PENGARUH PENGETAHUAN KEARSIP DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI TATA USAHA DALAM MENGLOLA ARSIP (STUDI TERHADAP UPTD DINAS PERTANIAN TANAMAN PANGAN DAN HOLTIKULTURA (TPH) TK I PROVINSI SUMATERA BARAT) Zeonaldo, D Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Padang Jl. Prof. Dr. Hamka Kampus Air Tawar Padang Email :
[email protected] Abstrak Penelitian ini bertujuan mengetahui sejauhmana Pengaruh Pengetahuan kearsipan terhadap Kemampuan Pegawai Dalam Mengelola Arsip, dan Pengaruh Sarana Kearsipan terhadap Kemampuan Pegawai Dalam Mengelola Arsip Di UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK.I Provinsi Sumatera Barat. Jenis penelitian Deskriptif dan Asosiatif. Teknik pengambilan sampel dengan cara total sampling. Data dikumpulkan melalui tes objektif dan kuesioner, disebarkan kepada sampel. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa 43,08% Pengetahuan kearsipan dan sarana mempengaruhi kemampuan pegawai dalam mengelola arsip. Kata Kunci: Pengetahuan kearsipan, sarana, kemampuan. Abstract This study aims to determine the extent of influence the ability of employees filing Knowledge In Managing Archives and Archival Influence Means for Employee Capabilities in Managing Records in UPTD Office of Food Crops and Horticulture (TPH) TK.I West Sumatra Province. Descriptive and associative type of research. Sampling technique by total sampling. Data were collected through an objective test and a questionnaire, distributed to the sample. Based on the survey results revealed that 43.08% of archival knowledge and means affect the ability of employees to manage archives. Keyword: Archival, the means, ability.
Page 1
PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini semakin pesat, banyak membawa perubahan dalam berbagai aspek kehidupan termasuk dalam administrasi perkantoran. Masalah organisasi unit kearsipan pada saat ini yang terdapat di suatu instansi dan perusahaan sering kurang mendapat perhatian. Padahal unit kearsipan yang terdapat di instansi dan perusahaan merupakan suatu wadah di mana petugas kearsipan itu bekerja sama dengan unit kerja lain untuk mencapai suatu tujuan. Peranan dan fungsi unit kearsipan sebagai alat administrasi dan manajemen untuk melancarkan tugasnya sehari-hari di bidang kearsipan untuk membantu unit kerja lain, selalu dikaitkan dengan kemampuan manusia juga sebagai sumber informasi yang tidak dapat terlepas dari meningkatnya kerjasama dan hubungan kerja dengan unit kerja lainnya dalam instansi tersebut. Menurut Sedarmayanti (2003:19) tugas pokok unit kearsipan adalah sebagai berikut menerima warkat, mencatat warkat, mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan, menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu, memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip, mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip dan mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip. Menurut Abubakar (1997:1) bahwa faktor manusia dalam unit kearsipan sangatlah penting peranannya, sebab manusia di unit kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Manusia atau pegawai yang ditugaskan di unit kearsipan haruslah pegawai pilihan yang sama dengan pegawai-pegawai di unit kerja lainnya. Oleh sebab itulah pegawai yang ditugaskan di unit kearsipan harus mempunyai syarat tertentu.
Menurut Syamsul (1997:44) bahwa arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan. Untuk kegiatankegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau keputusan yang akan datang dalam suatu instansi, maka arsip harus diatur dan dipelihara dengan sebaik-baiknya. Seorang petugas kearsipan dituntut memiliki syarat dalam mengelola arsip, karena arsip adalah merupakan bahanbahan informasi yang erat sekali dengan keputusan- keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai korelasi yang positif terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh pimpinan suatu organisasi atau kantor. Dalam kegiatan mengelola arsip meliputi menaruh warkat-warkat dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diketemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat. Kegiatan ini tidak lepas dari faktor sumber daya manusia karena memegang peranan yang sangat penting dalam menentukan berhasil tidaknya kegiatan mengelola arsip. Walaupun didukung oleh sarana dan prasarana serta sistem yang cukup baik, jika sumber daya manusianya tidak memiliki kemampuan atau tidak mengetahui bidang kearsipan maka kegiatan mengelola arsip tidak akan berjalan lancar. Menurut The Liang Gie (1991:150) dikatakan bahwa “Sistem penyimpanan warkat yang tepat, tata kerja kearsipan yang baik, dan tata penyingkiran warkat yang tertib dapatlah terlaksana pengurusan arsip yang efisien dalam setiap organisasi. Tetapi, segi metode dan peralatan dalam Page 2
bidang kearsipan itu harus pula dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang cakap agar arsip benar-benar menjadi sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan perkembangan organisasi”. Tujuan kegiatan kearsipan yang diselenggarakan oleh pemerintah dimaksudkan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. (Pasal 2 UndangUndang No 7 Tahun 1971). Arsip sebagai pusat ingatan dan sebagai sumber informasi tertulis harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan arsip. UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat adalah salah satu instansi pemerintah yang berada dibawah pengawasan Pemerintah Daerah TK I Propinsi Sumatera Barat yang fungsi dan tujuannya adalah menyelenggarakan sebagian kewenangan Pemerintah Propinsi dan tugas dekonsentrasi dibidang Diklat Pertanian, Pendidikan sederajad SMK khususnya dibidang pertanian, Balai Benih Induk Tanaman Padi, Palawija dan Holtikultura, dan Balai Perlindungan Tanaman Pangan Holtikultura. Untuk mendukung terlaksananya tugas dan fungsinya, UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data dan informasi tersebut adalah arsip.
Karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan mulai dari kegiatan terdepan sampai pada kegiatan pengambilan keputusan. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Namun kenyataannya meskipun suatu instansi atau organisasi memahami konsep tersebut ini bukan berarti instansi yang bersangkutan dipastikan mengelola arsip sesuai dengan prosedur secara baik dan efektif. Sesuai pasal 4 UU No. 7 Tahun 1971, yakni pengamanan pertanggung jawaban di bidang Nasional dan bidang Pemerintahan. Pemerintah mempunyai kewajiban dan tanggung jawab sepenuhnya terhadap arsip-arsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsiparsip (naskah-naskah) yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Pemerintah menguasai arsip-arsip sendiri secara menyeluruh sesuai dengan fungsinya. Pada bulan Maret 2012, peneliti melakukan observasi di UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat adapun masalah yang muncul berdasarkan survey pendahuluan pada Kantor UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan Dan Holtikultura (TPH) TK. I Provinsi Sumatera Barat adalah belum terlaksananya sistem pengelolaan arsip secara maksimal dalam hal ini dapat terlihat antara lain belum sepenuhnya mekanisme pengelolaan kearsipan dapat Page 3
berjalan sesuai dengan sistem yang berlaku, berkaitan dengan penyediaan sarana prasarana pengelolaan kearsipan yang belum mencukupi, sumber daya manusia yang mempunyai kemampuan teknis pengelolaan kearsipan yang masih sangat terbatas. Faktor yang mempengaruhi pengetahuan pegawai tata usaha dalam mengelola kearsipan adalah pengalaman kerja. Dimana pengalaman kerja pegawai mempengaruhi pengetahuan pegawai dalam mengelola arsip, karena pegawai yang berpengalaman dapat menerapkan pengetahuan lama dengan cara yang baru atau mempunyai minat yang lebih besar untuk menerapkan apa yang diketahuinya. Tabel 1 Pengalaman Kerja Pegawai Tata Usaha Pengalaman Jumlah Pegawai Kerja 1 1-3 tahun 2 2 4–9 tahun 3 3 10–15 tahun 21 4 16–20 tahun 13 5 21–25 tahun 3 6 26–30 tahun 5 7 31-35 tahun 3 Total 50 Sumber: Tata Usaha UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat (Tahun 2012)
perlu mengembangkan pengetahuan dan kecakapan, untuk mmeningkatkan pengetahuan, sikap, dan keterampilan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip Tabel 2 Pegawai Tata Usaha Mengikuti Pelatihan/Kursus Kedinasan Non Penjenjangan Dalam Negeri No 1
Nama Pegawai 1. 2. 3. 4.
Ratmiswista Hidayati. Abd.Wahid,S.Sos Gusrianto.
2
UPTD SMK Pertanian Pembangunan Negeri Padang
1. Nazarudin, SH 2. Roni Can, SST 3. Agus Hartono
3
Balai Perlindungan Tanaman Pangan dan Holtikultura
1. 2. 3. 4.
No
Dari tabel 1 dapat dilihat bahwa ada beberapa pegawai yang pengalaman kerja dibawah 10 tahun berjumlah 5 orang pegawai dan pegawai yang pengalaman kerja 10-15 tahun ada 21 orang. Akan tetapi pegawai yang paling banyak pengalaman kerja dari rentangan 10-15 tahun sebanyak 21 orang. Selain faktor pengalaman dalam bekerja, faktor yang mempengaruhi pengetahuan pegawai tata usaha adalah faktor pelatihan kearsipan dimana pelatihan diri pegawai dibidang kearsipan merupakan suatu usaha yang perlu dilaksanakan untuk tercapainya peningkatan mutu pegawai itu sendiri. Pegawai yang bekerja di bidang kearsipan
Nama Instansi Balai Diklat Pertanian Tanaman Pangan dan holtikultura
4
Yurdi Masri. J, SE Mafral, SE Supardi
Balai Benih 1. Isramadius, Sp Induk 2. Syafrizal. B Tanaman 3. Alfian, Sp Padi, Palawija Dan Holtikultura Sumber: Tata Usaha UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura TK I Provinsi Sumatera Barat.(Tahun 2012)
Nama Latihan Tata Surat Kearsipan Diklat Tata Surat dan Kearsipan.. Bimbingan Teknis Kearsipan. Kearsipan Diklat Tata Surat Kearsipan Bimbingan Teknis Kearsipan Kearsipan Diklat Tata Surat Kearsipan Kearsipan Bimbingan Teknis Kearsipan Tata Surat Kearsipan Bimbingan Teknis Kearsipan Tata Surat Kearsipan Kearsipan
Dari tabel 2 dapat dilihat bahwa tidak semua pegawai tata usaha yang pernah mengikuti pelatihan/kursus kearsipan. Balai Diklat Pertanian Tanaman Pangan dan holtikultura berjumlah 16 orang pegawai tata usaha, hanya 4 0rang yang pernah mengikuti pelatihan kearsipan. UPTD SMK Pertanian Pembangunan Negeri Padang berjumlah 15 orang pegawai tata usaha, hanya 3 orang yang pernah mengikuti pelatihan Page 4
kearsipan. Balai Perlindungan Tanaman Pangan dan Holtikultura berjumlah 15 orang pegawai tata usaha, hanya 4 orang yang pernah mengikuti pelatihan kearsipan. Balai Benih Induk Tanaman Padi, Palawija Dan Holtikultura berjumlah 5 orang pegawai tata usaha, hanya 3 orang yang pernah mengikuti pelatihan kearsipan. Selain pengalaman kerja dan pelatihan kearsipan faktor yang mempengaruhi pegawai tata usaha dalam mengelola arsip adalah faktor sarana kearsipan yang dimiliki oleh instansi UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura TK I Provinsi Sumatera Barat. Tabel 3 Sarana Kearsipan Sarana
No
1
2
3
4
Nama Instansi
Sarana Penataan Arsip
Sarana Menyim pan dan Menemu kan Kembali Arsip
Sarana Pemeli haraan serta Penceg ahan Kerusa kan Arsip
Sarana Pengha pusan /Pemus nahan Arsip
UPTD BDP TPH √ √ Provinsi Sumatera Barat UPTD BBI TPH √ √ Provinsi Sumatera Barat UPTD SMK-PP √ √ √ Negeri Padang UPTD BPTP TPH √ √ Provinsi Sumatera Barat Sumber: Tata Usaha UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura TK I Provinsi Sumatera Barat (Tahun 2012)
Dari tabel 3 dapat dilihat bahwa kurangnya sarana kearsipan yang dimiliki
oleh kantor UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat dimana sarana kearsipan berpengaruh terhadap mengelola arsip karena dalam penggunaan sarana yang kurang maksimal. Berdasarkan uraian-uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “PENGARUH PENGETAHUAN KEARSIPAN DAN SARANA TERHADAP KEMAMPUAN PEGAWAI TATA USAHA DALAM MENGELOLA ARSIP DI UPTDDINAS PERTANIAN TANAMAN PANGAN DAN HOLTIKULTURA (TPH) TK I PROVINSI SUMATERA BARAT “.
METODE a. Jenis Penelitian Jenis penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dan asosiatif. Menurut Sugiyono (2005:11) penelitian deskriptif merupakan penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, menghubungkan dengan variabel yang lain. Sedangkan penelitian asosiatif adalah penelitian yang menguji ada atau tidaknya hubungan atau pengaruh antara satu variabel bebas dengan variabel terikat (Arikunto 2003:239). b. Populasi dan Sampel penelitian Populasi penelitian ini adalah pegawai tata usaha di UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat sebanyak 50 orang. Teknik pengambilan sampel pada penelitian ini adalah Total sampling karena populasinya 100. Hal ini sesuai dengan yang dikemukakan oleh Arikunto (2002:112) ”Apabila subjeknya kurang dari 100, lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan penelitian populasi” c. Instrumen Penelitian Untuk mengumpulkan data yang diperlukan dalam penelitian ini, Page 5
1.
2.
digunakan beberapa instrumen penelitian yaitu: Tes pengetahuan kearsipan, angket. Tes Tes yang diberikan berupa soal objektif. Untuk mendapatkan soal tes yang baik maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: a) Membuat kisi-kisi soal tes. b) Menyusun tes sesuai dengan kisi-kisi soal tes yang telah dibuat. c) Menvalidasi soal tes d) Soal yang telah divalidasi, diujicobakan. Angket Menurut Suharsimi (2003 : 124) “Angket adalah sejumlah pertanyaan tertulis yang digunakan untuk memperoleh informasi dari responden dalam arti laporan tentang pribadinya, atau hal-hal yang ia ketahui”. Angket digunakan untuk mengungkapkan aspek afektif yaitu sarana kearsipan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Suharsimi (2003: 140-141) menggolongkan angket sebagai berikut: a) Berdasarkan cara menjawab, angket dibedakan menjadi dua yaitu angket terbuka dan angket tertutup. b) Berdasarkan dari jawaban yang diberikan, angket dibedakan menjadi dua yaitu angket langsung dan angket tidak langsung. c) Dipandang dari bentuknya, angket dibedakan menjadi empat yaitu angket pilihan ganda, isian, check list, dan rating scale. Berdasarkan macam-macam angket di atas, maka penelitian ini menggunakan angket check list.. Langkah-langkah penyusunan instrumen angket ini adalah: (a) Pembuatan kisi-kisi berdasarkan indikator (b) Menyusun pernyataan sesuai dengan kisi-kisi yang dibuat
Berdasarkan Hasil Validitas yang telah dilakukan dari variabel sarana kearsipan (X2) dengan 11 butir pernyataan dan terdapat 1 pernyataan yang tidak valid yaitu no 1 0,167. Hasil Validitas yang telah dilakukan dari variable kemampuan mengelola arsip (Y) dengan 17 butir pernyataan dan terdapat1 pernyataan yang tidak valid yaitu no 6 0,350. Setelah melakukan beberapa kali bibingan dan konsutasi dengan dosen pembimbing, maka butir soal yang tidak valid dibuang pernyataan di karenakan dari indikator pernyataan tersebut masih ada yang mewakili dari pernyataan tersebut.Kemudian berdasarkan hasil olahan data denganmenggunakan program SPSS menyatakan semua butir pernyataan vaid, dan semua butir pernyataan digunakan dalam penelitian. d. Teknik Analisis Data (1) Analisis deskriptif Analisis yang menggambarkan keadaan data masing-masing variabel sebagaimana adanya dengan jalan menyajikan kedalam tabel distribusi frekuensi menghitung persentase, Mean dan melakukan interpretasi. Analisis ini bertujuan untuk menggambarkan data apa yang telah dikumpulkan dari responden. Adapun variabel yang akan dideskripsikan mengenai pengetahuan kearsipan (X1) dan sarana (X2) dengan kemampuan mengelola arsip (Y). Dengan cara menyajikan ke tabel distribusi frekuensi, menghitung nilai pemusatan (dalam hal rata-rata, median, modus). Untuk memperoleh gambaran tentang pengaruh pengetahuan kearsipan dan sarana terhadap kemampuan mengelola arsip digunakan rumus sebagai berikut: Page 6
=
f i xi ..........(Akhirmen, fi
2006:91) Dimana : = Rata-rata hitung xi = Bobot fi = Frekuensi (2) Analisis induktif a. Uji Normalitas Pengujian normalitas digunakan untuk mengetahui apakah sebaran data yang dianalisis normal atau tidak, uji normalitas sebaran data menggunakan metode Kolmogrov - Smirnov (K-S) yang telah diprogram dalam Program SPSS dengan α 0,05. Kriteria pengujian jika sig ≥ α berarti data sampel yang diambil berdistribusi normal, jika sig < α berarti data sampel yang diambil berdistribusi tidak normal. b. Uji Multikolonearitas Uji multikolinearitas digunakan untuk mengetahui ada atau tidaknya penyimpangan asumsi klasik multikolinearitas, yaitu adanya hubungan linear antara variabel independen dalam model regresi. Prasyarat yang harus terpenuhi dalam model regresi adalah tidak adanya multikolinearitas. Uji multikolinearitas dengan melihat nilai VIF (Varian Inflation Factor) pada model regresi. Untuk menguji adanya multikolinearitas dapat dilihat melalui nilai Variance Inflation Factor (VIF) < 5dan telerance > 0,1 kriteria yang dipakai sebagai berikut:
- Jika VIF 5, maka terdapat masalah multikolinearitas - Jika VIF 5, maka tidak terdapat masalah multikolinearitas c. Analisis Regresi Berganda Model analisis regresi berganda menurut Irianto dengan rumus sebagai berikut: Ŷ=a+b1x1+b2x2+e (Irianto, 2009:193) Untuk mendapatkan nilai a, b1, b2, dihitung dari persamaan sebagai berikut : ∑Y=an+b1∑X1+b2∑X2……..(1) ∑X1=a∑X1+b1∑X1²+b2∑X1∑X2.(2) ∑X2=a∑X2+b1∑X1X2+b2∑X2....(3) Uji Hipotesis Pengujian hipotesis akan dilakukan dengan menggunakan uji t, F. signifikansi untuk semua uji dilakukan pada @=0,05 Teknik Pengumpulan Data Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan cara menyebarkan angket kepada pegawai tata usaha di UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat untuk mengetahui sarana dan kemampuan mengelola arsip. Sedangkan untuk mengetahui pengetahuan kearsipan menggunakan tes. Hasil Penelitian Pada sub bab ini diuraikan tentang deskripsi masing-masing variabel penelitian. 1. Kemampuan Mengelola Arsip pada Pegawai Tata Usaha (Y) Dari hasil penelitian diperoleh informasi skor rata-rata keseluruhan pada variabel Kemampuan Pegawai Tata Usaha Mengelola Arsip sebesar 3,90% dan tingkat capaian responden atas indikator-indikator dari variabel Kemampuan Mengelola Arsip sebesar 78,04% yang berada pada kategori cukup baik/cukup efektif. Page 7
2 Pengetahuan Kearsipan (X1) Berdasarkan hasil penelitian, terlihat bahwa Pegawai Tata Usaha yang memiliki Pengetahuan Kearsipan adalah sebanyak 24 orang (48%). Sedangkan sisanya yaitu sebanyak 52% (26 orang) tidak memiliki pengetahuan kearsipan (tidak menjawab dengan benar atas pertanyaan yang diberikan lewat kuesioner) 3 Sarana (X2) Dari hasil penelitian diperoleh informasi skor keseluruhan pada variabel sarana diperoleh sebesar 3,78 dan tingkat capaian responden atas indikator-indikator dari variabel sarana sebesar 75,58% berada pada kategori cukup baik/cukup efektif. Uji Hipotesis Uji T 1) Hipotesis 1 Hipotesis pertama dalam penelitian ini adalah terdapatnya pengaruh yang signifikan antara pengetahuan kearsipan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Berdasarkan analisis data dapat diketahui bahwa nilai probabilitas Pengetahuan Kearsipan adalah sebesar 0,001 jika dibandingkan dengan tingkat signifikan ( =0,05) terbukti bahwa nilai probabilitas lebih kecil dari tingkat signifikannya (0,001<0,05) atau dengan kata lain thitung sebesar 3,612 > ttabel 2,021, hal ini berarti Ho ditolak dan Ha diterima. Dengan demikian, terdapat pengaruh yang signifikan antara pengetahuan kearsipan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip artinya semakin baik pengetahuan kearsipan yang dimiliki seorang pegawai maka kemampuan mengelola arsip akan baik pula. 2) Hipotesis Kedua Hipotesis kedua dalam penelitian ini adalah terdapatnya
pengaruh yang signifikan antara sarana terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Berdasarkan analisis data dapat diketahui bahwa nilai probabilitas sarana adalah sebesar 0,003 jika dibandingkan dengan tingkat signifikan ( =0,05) terbukti bahwa nilai probabilitas lebih kecil dari tingkat signifikannya (0,003<0,05) atau dengan kata lain thitung sebesar 3,118 > ttabel 2,021, hal ini berarti Ho ditolak dan Ha diterima. Dengan demikian, terdapat pengaruh yang signifikan antara sarana terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip artinya semakin lengkap sarana yang dapat menunjang pekerjaan pegawai maka kemampuan mengelola arsip akan baik pula. Uji F Hasil uji F menunjukkan bahwa fhitung = 18,351 dan ftabel = 3,20 =0,05. Dengan demikian, fhitung lebih besar dari ftabel (18,351 > 3,245) yang berarti Ho ditolak dan Ha diterima. Artinya terdapat pengruh secara signifikan antara pengetahuan kearsipan (X1) dan sarana kearsipan (X2) secara bersama-sama terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Pembahasan Berdasarkan kajian teori diketahui bahwa pengetahuan kearsipan dapat berpengaruh secara posiif dan negatif terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip. Artinya pengetahuan kearsipan dapat berpengaruh secara ganda terhadap kemampuan pegawai dalam mengelola arsip. Berdasarkan analisis data dapat diketahui bahwa nilai probabilitas Pengetahuan Kearsipan adalah sebesar 0,001 jika dibandingkan dengan tingkat signifikan ( =0,05) terbukti bahwa nilai probabilitas lebih kecil dari tingkat signifikannya (0,001<0,05) atau dengan Page 8
kata lain thitung sebesar 3,612 > ttabel 2,021, hal ini berarti Ho ditolak dan Ha diterima. Dengan demikian, terdapat pengaruh yang signifikan antara pengetahuan kearsipan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip artinya semakin baik pengetahuan kearsipan yang dimiliki seorang pegawai maka kemampuan mengelola arsip akan baik pula. Pengetahuan Kearsipan memberikan pengaruh yang signifikan terhadap Kemampuan Mengelola Arsip. Hal ini sejalan dengan pendapat Sedarmayanti (2003:122) pegawai untuk mengelola arsip perlu ditunjang dengan pengetahuan yang cukup tentang administrasi kearsipan. Menurut Setyawan (2010) bahwa “sebaiknya seorang arsiparis berpendidikan tinggi, yang dapat diraih dari jalur akademik. Tingkat pendidikan adalah sebuah hal yang sangat diperlukan dalam kompetisi profesi. Semakin tinggi tingkat pendidikan, maka akan semakin tinggi pula kesempatan untuk meraih derajat profesi yang lebih tinggi. Hasil pengolahan deskriptif terlihat bahwa pegawai yang memiliki Pengetahuan Kearsipan adalah sebanyak 24 orang (48%). Sedangkan sisanya yaitu sebanyak 52% (26 orang) tidak memiliki pengetahuan (tidak menjawab dengan benar atas pertanyaan yang diberikan lewat kuesioner). Jadi dapat dilihat dalam penelitian ini pengeathuan kearsipan berpengaruh signifikan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip hal ini sangat sesuai dengan pendapat Setyawan (2010) yang mengemukakan bahwa semakin tinggi tingkat pendidikan, maka akan semakin tinggi pula kesempatan unuk meraih derajat profesi yang lebih tinggi, artinya semakin tinggi tinggkat pendidikan semakin tinggi tingkat pengetahuan yang dimiliki seseorang dalam profesi dalam pekerjaanya. Selain itu sarana kearsipan yang dimiliki pada setiap instansi sangat
berpengaruh terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Sarana Kearsipan ini adalah dimana seseorang pegawai dituntut memiliki keterampilan dalam melaksanakan tugas dalam bidang kearsipan. Artinya sebelum mengadakan penataan arsip, maka terlebih dahulu perlu dipersiapkan/dipahami tentang istilah serta saran yang berkaitan dengan kearsipan, dalam rangka mempelancar pelaksanaan penataan arsip Sarana Kearsipan memberikan pengaruh yang signifikan terhadap Kemampuan Mengelola Arsip. Hasil penelitian ini sejalan dengan pendapat Sedarmayanti (2003 :119) Segala sarana yang dimiliki oleh suatu organisasi, seperti peraturan, prosedur, metode, struktur organisasi hanyalah merupakan benda mati dan hanya aka nada manfaatnya apabila dikelola oleh pikiran yang mempunyai pengetahuan yang luas dan keterampilan yang tinggi dengan disertai pula oleh disiplin dan dedikasi yang besar. Menurut The Liang Gie (1988:37) “mengerahkan segenap sarana, dalam arti menyiapkan pengadaan, mengatur pemakaian, menetapkan langkah, dan menyempurnakan daya guna aneka benda, biaya, alat, bangunan, metode, dan sumber-sumber lainnya yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam organisasi yang bersangkutan. Sarana yang lengkap juga harus didukung dengan kemampuan mengelola arsip agar keutuhan arsip selalu terjaga dengan baik. Penelitian ini juga berkaitan dengan penelitian yang terdahulu yang diteliti oleh Nelinofita (2011) yang berjudul “Pengaruh Latar pendidikan, dan Pengalaman Mengarsip Terhadap Efektifitas Penyimpanan Arsip Pegawai Tata Usaha Di SMP Negeri Di Kecamatan Koto Tangah Padang”.. Teknik analisis datanya adalah uji-t dan uji-f. berdasarkan analisis data sumbangan variable X terhadap Variabel Y sebesar 30,08%. Berdasarkan analisis data dapat diketahui bahwa nilai probabilitas sarana Page 9
adalah sebesar 0,003 jika dibandingkan dengan tingkat signifikan ( =0,05) terbukti bahwa nilai probabilitas lebih kecil dari tingkat signifikannya (0,003<0,05) atau dengan kata lain thitung sebesar 3,118 > ttabel 2,021, hal ini berarti Ho ditolak dan Ha diterima. Dengan demikian, terdapat pengaruh yang signifikan antara sarana terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip artinya semakin lengkap sarana yang dapat menunjang pekerjaan pegawai maka kemampuan mengelola arsip akan baik pula. Hasil olahan deskriptif menunjukkan bahwa skor keseluruhan pada variabel sarana diperoleh sebesar 3,78 % dan tingkat capaian responden atas indikator-indikator dari variabel sarana sebesar 75,58% masuk dalam kategori Cukup. Artinya sarana diukur dengan dua indikator ini belum dapat dikatakan baik. Sumbangan bersama-sama antara pengaruh pengetahuan kearsipan dan sarana terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip Sebesar 43,08 % sedangkan sisanya 56,92 % disebabkan oleh faktor lain yang tidak diteliti. Penelitian ini juga berkaitan dengan penelitian yang terdahulu yang diteliti oleh Nelinofita (2011) yang berjudul “Pengaruh Latar pendidikan, dan Pengalaman Mengarsip Terhadap Efektifitas Penyimpanan Arsip Pegawai Tata Usaha Di SMP Negeri Di Kecamatan Koto Tangah Padang”. Teknik analisis datanya adalah uji-t dan uji-f. berdasarkan analisis data sumbangan variable X terhadap Variabel Y sebesar 30,08%. Pada penelitian terdahulu tidak terdapat pengaruh latar belakang pendidikan terhadap variable Y. Sedangka pada penelitian ini, terdapat pengaruh kemampuan pegawai dalam menglola arsip terhadap variable Y. Dari penelitian diatas, secara keseluruhan dapat diketahui bahwa pengetahuan kearsipan berpengaruh
positif, dan sarana kearsipan berpengaruh positif terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip Kesimpulan Dan Saran Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: (1) Pengetahuan kearsipan berpengaruh signifikan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Oleh sebab itu pelu ditingkatkan pengetahuan kearsipan pegawai dengan cara mengikuti atau mengadakan pelatihan kearsipan dan mengikuti seminar kearsipan untuk dapat meningkatkan pengetahuan kearsipan maka akan semakin meningkatkan kemampuan pegwai tata usaha dalam mengelola arsip. (2) Sarana kearsipan berpengaruh singnifikan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Semakin lengkap sarana kearsipan maka akan semakin meningkatkan kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. (3) Pengaruh pengetahuan kearsipan dan sarana secara bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip. Oleh karena itu agar kemampuan pegawai tata usaha dalam mengelola arsip dapat terus meningkat maka diharapkan instansi dapat mengikuti pegawainya atau mengadakan pelatihan kearsipan dan melengkapi segala sarana penunjang dibidang kearsipan sehingga akan meningkatkan kemampuan pegawai dalam mengelola arsip Saran Berdasarkan temuan penelitian dan implikasi yang telah dikemukakan sebelumnya, maka upaya yang dapat penulis sarankan agar pengetahuan kearsipan dan sarana kearsipan dapat lebih baik untuk masa yang akan dating adalah : (1) Dalam peneltian ini terlihat bahwa pengetahuan kearsipan berada pada kategori cukup. Namun masih ada hal-hal yang harus diperbaiki lagi kepada para Page 10
pegawai tata usaha untuk dapat meningkatkan lagi pengetahuan kearsipannya, dengan cara meningkatkan pengetahuan dalam hal: a) mengikuti pelatihan kearsipan, dan b) mengikuti seminar kearsipan. (2) Kepada UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat untuk dapat melengkapi lagi sarana yang dapat menunjang kerja para pegawai, hal ini berkaitan dengan: a) sarana pengurusan surat, dan b) sarana pemerkasan arsip. (3) Kepada para pegawai UPTD Dinas Pertanian Tanaman Pangan dan Holtikultura (TPH) TK I Provinsi Sumatera Barat hendaknya dapat meningkatkan lagi kemampuannya dalam mengelola kearsipan, Sehingga dapat meningkatkan lagi kemampuannya dalam hal ketelitian,kecekatan dan kerapian dalam mengerjakan pekerjaan. (4) Penelitian ini masih terbatas pada ruang lingkup pembahasan yang kecil dan diharapkan pada peneliti selanjutnya untuk meneliti fakto-faktor lain untuk meneliti kemampuan pegawai dalam mengelola arsip.
Penyimpanan Arsip Pegawai Tata Usaha di Sekolah SMP Negeri di Kecamatan Koto Tangah Kota Padang (skripsi) Sedramayanti. 2003. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : CV. Mandar Maju. Syamsul, Anwar. 1997. Kearsipan Jilid I. Bandung : Titian Ilmu. The
Liang Gie. 1991. Administarsi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty.
Setyawan,Herman.http://othenk.blogspot .com. Tingkat Pendidikan Arsiparis. 15 Desember 2010.20.00 PM
DAFTAR RUJUKAN Abu bakar, Hadi. 1985. Pola Kearsipan Modern (Sistem Kartu Kendali). Jakarta : Djambatan. _________1997. Cara-cara Pengelolaan kearsipan yang Praktis dan Efisien. Jakarta : Djambatan. Akhirmen. 2004. Statistic Deskriptif. Teori dan Aplikasi. Padang: UNP Press Irianto, Agus. 2009. Statistik: Konsep Dasar dan Aplikasinya. Jakarta: Kencana Prenada Media Group Nelinofita.
2011. Pengaruh Latar Belakang Pendidikan dan Pengalaman Mengarsip Terhadap Efektiitas Page 11