Wijzigingen Release 1.4 oktober 2010 Inleiding Er is met name geïnvesteerd in meer controle voor beheerders, zodat deze MWIB zelf beter kunnen beheren. De mogelijkheid om acties te verwijderen is toegevoegd, net als de mogelijkheid een actie af te sluiten met het signaal dat de actie niet heeft plaatsgevonden. Er zijn een aantal nieuwe instellingen toegevoegd en een aantal nieuwe overzichten. De beheerder kan vanaf deze versie ook instellen of, en op welke manier, de gebruikers e-mail moeten ontvangen. Voor gebruikers is de mogelijkheid toegevoegd alle documenten bij een verzuimperiode in één keer te downloaden en zijn er kleine wijzigingen op de weergave van gegevens, zoals bijvoorbeeld de volgorde van gegevens. Hieronder vindt u de wijzigingen voor het gebruik van MWIB in detail toegelicht.
Aanpassingen voor gebruikers Zoekscherm: Te weinig resultaten De handleiding is uitgebreid om te verduidelijken dat als een gebruiker geen of weinig resultaten krijgt via het zoekscherm bij de beheerder kan navragen of de autorisaties wel goed zijn ingesteld. Acties op koppelverzuim tonen bij verzuimperiode waar de actie in valt Sinds deze versie worden acties die zijn aangemaakt op basis van samengesteld verzuim afgebeeld in de verzuimperiode waarbinnen ze gepland zijn. Mocht een actie niet binnen een bestaande verzuimperiode vallen, dan wordt de actie in de voorgaande periode afgebeeld. Belangrijkste verbetering is dat in voorgaande versies acties op basis van samengesteld verzuim altijd werden afgebeeld bij de eerste verzuimperiode die deel uit maakt van de periode van samengesteld verzuim. Dat is onlogisch, omdat deze eerste periode vaak al is afgesloten en de actieve behandeling van het verzuim van de werknemer vindt plaats op de meest recente (nog niet afgesloten) verzuimperiode. Acties die niet werkzaam zijn op basis van samengesteld verzuim zijn niet gewijzigd.
Beperking op toegestane bestandssoorten Er is een controle gekomen op de bestandsextensie, om te voorkomen dat potentieel gevaarlijke bestanden worden toegevoegd. De toegestane bestandssoorten zijn nu: Extensie
Omschrijving
bmp
Bitmap afbeelding
doc(x)
Word document
docm
Word open XML Macro-enabled document
dot
Word document template
eml
Emailbericht
gif
Afbeelding
htm(l)
Webpagina
jp(e)g
Afbeelding
mht
Web archief
msg
Emailbericht
pdf
Portable doc format
rtf
Tekstdocument
tif
Afbeelding
txt
Tekstdocument
xls(x)
Excel document
xml
Extensible markup language
zip
Bestandsarchief
Bestanden met een ander formaat die al aanwezig zijn kunnen geopend blijven worden, maar nieuwe bestanden moeten een extensie hebben uit bovenstaande lijst.
Ontvangen van e-mailberichten voor het uitvoeren van een actie Afhankelijk van de instelling die uw beheerder heeft gekozen ontvangt u wel of geen e-mail voor het afhandelen van een actie. E-mail met link naar loginscherm Vanaf deze versie hebben algemene e-mails voor het uitvoeren van een actie een link naar het loginscherm. Door hierop te klikken krijgt de gebruiker na inloggen direct het dashboard te zien, waarop acties die nog uitgevoerd moeten worden direct worden afgebeeld. Toevoegen van e-mails aan het dossier De handleiding is uitgebreid met uitleg hoe een e-mail als bijlage aan een dossier kan worden toegevoegd in MWIB. Print optie gehele verzuimdossier Op het verzuimdossier, tabblad Documenten is een nieuwe optie toegevoegd voor alle gebruikers: “Alle documenten downloaden”. Met deze optie kan een gebruiker in één keer alle documenten onder Documenten en alle documenten die aan een actie zijn gekoppeld bij deze verzuimperiode downloaden in één .zip bestand. Na het opslaan van het .zip bestand kunt u de bestanden uitpakken en eventueel printen. Documenten die gekoppeld zijn aan een actie waar de werknemer geen autorisatie voor heeft worden niet getoond. Sortering actiesjablonen bij toevoegen nieuwe actie De sortering van de dropdown met actiesjablonen bij het toevoegen van een nieuwe actie aan een werknemer is aangepast. De sortering is nu eerst de preventieve sjablonen gesorteerd op naam, daarna verzuim sjablonen die gesorteerd worden op aantal dagen planning en bij gelijk aantal dagen op naam. Actie afsluiten met status ‘Niet uitgevoerd’ Ingeplande acties zijn uitgebreid met de optie “Actie uitgevoerd? Ja/Nee”. Hiermee kan worden aangegeven dat een actie niet heeft plaatsgevonden, terwijl de actie wel kan worden afgesloten. Standaard staat de optie op “Ja”, en is de werking net als in voorgaande versies. Als de gebruiker de optie op “Nee” zet verdwijnt het veld “Datum uitgevoerd”. De notitie is vanaf dat moment een verplicht veld. Acties die zijn afgesloten met de markering “Niet uitgevoerd” worden afgebeeld onder de uitgevoerde acties, maar zonder einddatum. In plaats daarvan wordt de tekst “Niet uitgevoerd” weergegeven, zodat in één oogopslag op een dossier te zien is welke acties wel hebben plaatsgevonden en welke niet. Uniforme volgorde van sortering In deze versie is de sortering van acties en documenten consistent gemaakt. Op verzuim- en werknemerdossiers wordt de verst in de toekomst geplande actie het laatst getoond. Bij documenten wordt het laatst toegevoegde document als laatste getoond. De gegevens zijn door gebruikers naar keuze op andere kolommen of in een andere volgorde te sorteren.
Een document openen In voorgaande versies konden er problemen ontstaan bij het downloaden van documenten. Dat is in deze versie opgelost. De browser komt direct met de vraag de bijlage op te slaan of te openen. E-mailadressen klikbaar In deze versie is op alle plaatsen waar een e-mailadres wordt afgebeeld (zoals bijvoorbeeld op het scherm Gebruikers of bij de contactpersonen op een dossier) het e-mailadres voortaan aan te klikken, waarna direct een nieuw e-mailbericht wordt geopend, waarbij het adres van de ontvanger direct wordt ingevuld. Dit alles is afhankelijk van de instellingen op de pc van de gebruiker, zoals het aanwezig zijn van een e-mail programma. Verwijderen documenten via tab “Documenten” Op het tabblad Documenten zijn nu, net als bij een actie, de opties toegevoegd een document door een ander document te vervangen of het document te verwijderen. Hiervoor zijn twee kolommen toegevoegd, met dezelfde iconen als bij documenten die aan een actie zijn gekoppeld. De optie documenten te vervangen of te verwijderen wordt niet geboden bij documenten die afkomstig zijn van Achmea Vitale. Acties verwijderen door beheerder Beheerders hebben vanaf deze versie de mogelijkheid een actie die nog niet is afgesloten zelf te verwijderen. De optie is alleen voor beheerders beschikbaar en de beheerder moet wel beschikken over de juiste autorisaties. Als de beheerder niet beschikt over de autorisatie voor de afdeling of groep, of is uitgesloten voor die werknemer dan is het dossier niet in te zien, als de beheerder geen autorisatie heeft voor het actiesjabloon van de te verwijderen actie, dan is de actie niet te zien en dus niet te verwijderen. Aan acties is naast “Aanpassen” de optie “Verwijderen” toegevoegd. Ook eventuele aan de actie toegevoegde documenten en notities worden daarmee verwijderd. Er wordt nog wel om een bevestiging gevraagd, voordat de gegevens echt worden verwijderd. Zoeken van afdelingen of actiesjablonen Bij het zoeken op afdelingen of actiesjablonen via de blauwe tekst “zoeken” kan nu door het teken “ * “ in te vullen het overzicht getoond worden van alle afdelingen of acties. Hiermee wordt zonder dat de beginletter bekend is alles getoond. Alle resultaten worden getoond wanneer alleen een “ * “ wordt ingevuld, het is niet mogelijk het sterretje te combineren met letters (bijvoorbeeld “ *bel”) om zo alle afdelingen of sjablonen te vinden die de tekst “ ..bel “ bevatten.
Acties bij te laat hersteld melden ook evalueren In deze versie is toegevoegd dat bij laat doorgeven van de herstelmelding van een werknemer de acties die na de hersteldatum automatisch zijn ingepland toch worden verwijderd. Een werknemer die hersteld is per 15 september, maar waarvan de herstelmelding pas op 29 september wordt doorgegeven, kan acties ingepland hebben gekregen tussen 15 en 29 september, omdat de werknemer in die periode arbeidsongeschikt was voor het systeem. Vanaf deze versie worden de acties die na 15 september zijn aangemaakt wel automatisch verwijderd, mits aan de voorwaarden wordt voldaan, zoals dat altijd van toepassing is voordat een actie automatisch verwijderd kan worden:
Er mag niemand zijn toegewezen als uitvoerende
Er mag geen notitie zijn aangemaakt
Er mag geen document zijn toegevoegd aan de actie
De actie mag nog niet zijn afgesloten.
Als aan al deze voorwaarden wordt voldaan wordt de actie verwijderd. Popup samengesteld verzuim – datum hersteld ontbreekt Op het verzuimdossier van werknemers waarbij sprake is van samengesteld verzuim is in de popup achter de tekst “samengesteld verzuim” nu in de kolom ‘Herstel’ correct de einddatum van afgesloten verzuimperiodes te vinden. Spatie toevoegen tussen huisnummer en toevoeging Bij de werknemergegevens wordt nu een spatie toegevoegd tussen het huisnummer en de toevoeging. Bij handmatig uitloggen wordt het login scherm niet in de oorspronkelijke stijl getoond Gebruikers die MWIB gebruiken in een afwijkende stijl keren nu na uitloggen via de link “uitloggen” altijd terug naar een login scherm in de oorspronkelijke stijl.
