Wijzigingen in versie g2.8.3

«Planning en tijdsregistratie van uurroosters »

Wijzigingen in versie g2.8.3

C-Consult advice sprl Avenue de la Closeraie 5 4000 ROCOURT Tél : (+32) 04 224 94 10 – Fax : (+32) 04 224 94 39

Site: http://www.ccabe.com Battelsesteenweg 455 A2 2800 MECHELEN Tel : (+32) 015 28 17 05 – Fax : (+32) 015 27 17 05

Index 1. INTRODUCTIE ___________________________ 4 2. WERKUURINDICATOREN _________________ 4 2.1 Nieuw veldwerk voor de werkuurindicatoren __________________________________________ 4 2.1.1 Meertijd _____________________________________________________________________ 5 2.1.2 Overuren ____________________________________________________________________ 5 2.1.3 Overtijd _____________________________________________________________________ 5 2.2

Berekening van de werkuurindicatoren ______________________________________________ 6

2.3

Activeren van de functie ___________________________________________________________ 6

2.4

Divers _________________________________________________________________________11

3. PLANNINGSBLAD IN HET VERLEDEN BLOKKEREN _____________________________ 14 4. NIEUWE KREDIETEN ____________________ 15 4.1

Variant: kredieten in dagen _______________________________________________________16

4.2

Variant: kredieten in uren _________________________________________________________17

4.3

Contrôle en aanpassing van de bestaande kredieten __________________________________19

4.4 Activering van de nieuwe kredieten ________________________________________________20 4.4.1 Enkel de keuze « Oude berekening van kredieten »__________________________________20 4.4.2 De « Oude berekening van kredieten » en de « Nieuwe berekening van kredieten » zijn geactiveerd _________________________________________________________________________21 4.4.3 Enkel de keuze « Nieuwe berekening van kredieten » is geactiveerd ____________________21 4.5

Invoer van de oude kredieten ______________________________________________________21

4.6 Een kredietenprofiel bepalen ______________________________________________________23 4.6.1 Algemene definities ___________________________________________________________24 4.6.2 Het krediet formule bepalen ____________________________________________________25 4.6.3 Planningsregels ______________________________________________________________27 4.6.4 Opties van de statistiek van kredieten _____________________________________________29 4.7

Defaultwaarden in de hierarchie ___________________________________________________30

4.8

Conversie van oude kredieten _____________________________________________________32

4.9

Een nieuwe medewerker invoeren / een nieuwe bestemming ___________________________35

© C-Consult advice

2

PEP / Wijzigingen in versie g2.8.3

4.10 Een kredietenprofiel manueel toewijzen _____________________________________________37 4.10.1 Een nieuw krediet toekennen ___________________________________________________37 4.10.2 Een krediet wijzigen ___________________________________________________________37 4.11 Een correctie van krediet invoeren _________________________________________________40 4.11.1 Een absolute correctie invoeren _________________________________________________40 4.11.2 Een relatieve correctie invoeren _________________________________________________40 4.11.3 Een correctie van krediet wijzigen ________________________________________________40 4.12 Zichten / Afdrukken ______________________________________________________________41 4.12.1 Statistiek van kredieten ________________________________________________________42 4.12.2 Zicht in het selectief plan _______________________________________________________44 4.12.3 Zicht in de statistiek van diensten ________________________________________________45 4.12.4 Zicht in het maandplan ________________________________________________________45 4.12.5 Zicht in het planningsblad ______________________________________________________46 4.12.6 Zicht in de certificering van uren _________________________________________________47 4.12.7 Weergave en keuze in de assistent van lijsten ______________________________________48

5. CERTIFICERING VAN UREN ______________ 49 6. LIJST MET DE PRIKKINGEN ______________ 55 7. ONDERSCHEID VASTBENOEMDEN CONTRACTUELEN ________________________ 58

© C-Consult advice

3


1.

Introductie

De versie g2.8.3 van POLYPOINT PEP concentreert zich op het nieuwe kredietsmodel en het beheer van overuren volgens de wettelijke bepalingen (indicatoren, overtijd en overuren). Met deze versie is het nieuwe kredietsmodel, aangekondigd in de versie g2.7.1, geïmplementeerd in de personeelsplanning. Dit laat toe een krediet leeftijdsafhankelijk te maken of een vaste waarde toe te kennen.

2.

2.1

Werkuurindicatoren

Nieuw veldwerk voor de werkuurindicatoren

Het beheer van de werkuurindicatoren in POLYPOINT PEP g2.8.3 werd helemaal opnieuw ontworpen. Deze laat toe aan de HR-verantwoordelijken om de toepassing van de legale beperkingen in verband met meertijd, overuren en overtijd te controleren. De concepten van deze beheersmodullen van werkuurindicatoren in de PEP worden hieronder in het kort beschreven.

Vbd 19U Deeltijd swerk

Meertijd

Overuren Overtijd

Voltijds werk Beperking wekelijkse uren (Voorbeeld 50u)

38U

© C-Consult advice

4


2.1.1

Meertijd

Meertijd is enkel van toepassing voor de deeltijdse medewerkers en komt overeen met de werkelijke tijd die zich tussen de verschuldigde tijd van de deeltijdse medewerker en de verschuldigde tijd van een voltijdse medewerker bevindt. Het meertijdsaldo informeert u over de status van de meertijd, rekening houdend met de compensatie of betaling van uren.

2.1.2

Overuren

Overuren komen overeen met de werkelijke tijd die zich tussen de verschuldigde tijd en de maximale wekelijkse beperking van een voltijdse medewerker bevindt. Het saldo van overuren informeert u over de status van overuren, rekening houdend met de compensatie of betaling van overuren.

2.1.3

Overtijd

De overtijd komt overeen met de werkelijke tijd die de maximale wekelijkse arbeidstijd van de medewerker overschrijdt. De maximale wekelijkse arbeidstijd wordt in de persoonlijke gegevens bepaald. Als we 50u/week als beperking nemen, wordt alles wat de 50u/week overschrijdt als overtijd beschouwd. Als een feestdag op een werkdag valt, wordt de beperking van zoveel verminderd. Overtijdsaldo: informeert u over de status van de overtijd, rekening houdend met de compensaties of uitbetalingen van uren. Overtijdsindicator: overtijd die op het jaar gecumuleerd wordt (buiten correcties)

•

Deze indicator wordt begin van elk jaar op nul gezet.

•

De waarde van deze indicator mag de maximale jaarlijkse overtijd, door de wet aanvaard, niet overschrijden.

© C-Consult advice

5


2.2

Berekening van de werkuurindicatoren

De werkuurindicatoren kunnen per week of per maand berekend worden.

2.3 1)

Activeren van de functie Als HR-verantwoordelijke, heb ik een globale parameter nodig die de werkuurindicatoren activeert.

Volgens de noden van elk bedrijf, is het nu mogelijk om het saldo van overuren te vermeerderen, enkel in geval van een positief werkelijk saldo uren. Deze functie kan geactiveerd worden via het menu “Definities / Globale parameters / Personeel (1) / werkuurindicatoren. De compensaties in tijd kunnen ook of niet afgerekend worden van de overuren.

Fig. 1

© C-Consult advice

6


2) Als verantwoordelijke van het personeel, wil ik niet-planbare uurroosters kunnen bepalen, waarvan het gebruik geen invloed heeft op de overtijdsindicator. Als verantwoordelijke van de werkuurindicatoren, wil ik bepaalde uren kunnen definiëren die de mogelijkheid geven om deze te betalen zonder het saldo van overuren en overtijd te beïnvloeden. •

De keuze “Dienst beïnvloedt de overtijdsindicator niet” geeft de mogelijkheid om een uurrooster uit te sluiten van de berekening van de overtijdsindicator. (Dit is absoluut noodzakelijk bij correcties zonder band met de werktijd, en dit om te vermijden dat de overtijdsindicator beïnvloed wordt.)

•

De PA-codes die voor de betaling van de meertijdsuren en de overuren gebruikt worden, moeten echter absoluut in aanmerking genomen worden. Dit heeft de volgende gevolgen:

o

Deze PA-codes moeten enkel gebruikt worden voor de tijdsingave in de prikkingbewerker.

o

Deze PA-codes moeten enkel gebruikt worden voor de vermindering van de meertijdsuren en de overuren.

o

De planning van het personeel toont een conflictsbericht wanneer de gebruiker méér uren wil betalen dan er beschikbaar zijn in de meertijdsuren en de overuren.

o

Deze correcties beïnvloeden enkel de meertijdsuren en de overuren. Het meertijdsaldo blijft identiek.

Het beheer van niet-planbare uren in de planning van het personeel, voor correcties van saldo, vindt plaats wanneer u een uurrooster maakt, in de tab « Aanrekening », paragraaf « werkuurindicatoren ».

Fig 2: Invloed op de werkuurindicatoren

© C-Consult advice

7


3) Als verantwoordelijke van het personeel, wil ik vertreksaldo’s voor de meertijdssuren, overuren en overtijd kunnen ingeven. Beginwaarden voor de werkuurindicatoren kunnen bepaald worden gegevensdatum moet aan de volgende criteria beantwoorden.

(Fig

3).

•

Een zondag zijn als de berekening per week uitgevoerd wordt.

•

De laatste dag van de maand zijn als de berekening per maand uitgevoerd wordt.

De

De beginwaarden zullen de eventuele berekende waarden van de werkuurindicatoren overschrijven. Alle latere werkuurindicatoren worden nagerekend. De wijziging van de basiswaarden vereist wijzigingsrechten in de persoonlijke gegevens / veranderen p. datum / werktijdsregeling / werkuurindicatoren.

Opgelet: Zodat de overtijdsindicator niet vervalst wordt, mag er daar geen enkel beginwaarde bepaald worden.

Fig. 3: Ingave van de beginwaarden voor de werkuurindicatoren

© C-Consult advice

8


4) Als verantwoordelijke van de werkuurindicatoren wens ik over een keuze “plannen ondanks conflict” beschikken, die mij toelaat om de beperkingen bepaald in de indicator te overschrijden.

In de globale parameters (Personeel 1) is het mogelijk om aan de bevoegde personen de mogelijkheid te geven om de beperkingen bepaald in de indicator te overschrijden.

Fig. 4: Overschrijding van de beperkingen activeren

Het is eveneens mogelijk om een overschrijdingsrecht voor een medewerker toe te kennen. Het voldoet om de overeenkomstige keuze in de persoonlijke gegevens te activeren: tab “bezetting / veranderen p. datum / werktijdsregeling / overschrijding activeren. Deze regeling is geldig voor het gewenste jaar (5). Het is eveneens mogelijk om een commentaar in te voeren.

© C-Consult advice

9


Fig. 5: De overschrijding van de werkuurindicatoren voor een medewerker toestaan

Alle wijzigingen in het venster “werkuurindicatoren: planningsregels” zijn in het logboek geregistreerd en zijn toegankelijk in de tab “logboek” (6) of via het menu “Bestand / logboek” (7).

Fig 6: Logboek in de persoonlijke gegevens

© C-Consult advice

10


Fig. 7: Bestand / Logboek

2.4

Divers

Als planningsverantwoordelijke in een instelling met een prikkingssysteem, wil ik kunnen bepalen of een outputsprikking na het einde van de uurrooster maar tijdens de wachtdienst die volgt, als binnen of buiten de glijtijd erkend wordt. De regel die bepaalt of een prikking buiten de glijtijd als correctie van prikking of wachtdienst moet tellen, kan voortaan preciezer beïnvloed worden. Bij de planning van een aanwezigheid gevolgd door een wachtdienst, is het mogelijk te bepalen of een outputsprikking na het einde van de uurrooster maar tijdens de wachtdienst die volgt, als binnen of buiten de glijtijd erkend moet worden. Gelijktijdig, een correctie van prikking « Einde na de glijtijd: aan het einde van de glijtijd verplaatsen » kan of niet geactiveerd worden. Een keuze “geldt als glijtijd” is voortaan beschikbaar voor de wachtdiensten (8).

© C-Consult advice

11


Fig. 8: Keuze «geld als glijtijd»

Dit wordt beter uitgelegd door middel van een voorbeeld. Een normale uurrooster met automatische prikkingscorrectie aan het einde van de bloktijd is gepland. De aanwezigheidsuurrooster wordt gevolgd door een wachtdienst. De prikking wordt na het einde van de uurrooster gegrepen. Met de regeling “geldt als glijtijd” zou het einde van de uurrooster in het wachtblok gelaten worden (9, bovenaan). Integendeel, eens de keuze gedesactiveerd is, wordt de prikking aan het einde van het aanwezigheidsblok verbeterd (9, beneden).

© C-Consult advice

12


Fig. 9: Prikkingscorrectie

© C-Consult advice

13


3.

Planningsblad in het verleden blokkeren

Het lezen van de planningsbladen werd tot hiertoe niet in het verleden beperkt. Vanaf de versie 2.8.2 van PEP, is het voortaan mogelijk in de globale parameters een aantal beperkte maanden in het verleden toegankelijk te laten (10).

Fig. 10: Beperking van het toegangsrecht De keuze beperkt de toegang tot volgende vensters: • • • • •

© C-Consult advice

Maandplan Jaarplan Selectief plan Statistiek van kredieten Prikkingskaart

14


• • • • • •

Certificering van de uren Maandelijkse afrekening afdrukken Dienststatistieken Dagelijkse lijst Rustijdlijsten Interpretatieniveaus

De lijsten en de afrekeningen zijn niet beïnvloed.

4.

Nieuwe kredieten

Het invoeren van de nieuwe kredieten biedt vooral de volgende mogelijkheden: -

Definitie volgens de leeftijd: verandering aan het begin van het jaar, aan het begin van de maand, op datum van verjaardag

-

Vast recht: bepaald bij de toewijzing aan elke medewerker

-

Toewijzing afhankelijk van een datum

-

Halfautomatische toewijzing bij de ingang of per interface

-

Toewijzing van verschillende profielen bij de ingang

-

Duidelijke statistiek van kredieten, met detail van de berekeningen

Opgelet PEP maakt het mogelijk om de kredieten in uren of in dagen te berekenen. Maar in het nieuwe krediet, is het niet meer mogelijk om de kredieten in uren en in dagen gelijktijdig te volgen. Zo bestaat het risico niet meer om verschillen te creëren bij verandering van de bezettingsgraad. Om tot de hieronder beschreven beslissingen te komen, is het nuttig om de varianten van de berekeningsmanier geldend aan de filosofie van de onderneming evenals aan de arbeidsovereenkomsten te confronteren. Alvorens met de werkzaamheden te beginnen, wordt sterk geadviseerd om dit document aandachtig te bestuderen. Het is belangrijk om op te merken dat de verrichtingen van “Import” en “Conversie” van een uiterst belang zijn voor een juiste opleving van de oude gegevens en de oprichting van het nieuwe saldo van kredieten. Deze werkzaamheden moeten met de grootste zorg verwezenlijkt worden. De volgende beslissingen dienen genomen te worden: -

Is een migratie naar de herberekening van de kredieten noodzakelijk? Welk variant moet men voor elk soort krediet kiezen?

© C-Consult advice

15


Voor de verlofdagen BEREKEND OP BASIS VAN HET VORIGE JAAR zijn de nieuwe kredieten nog niet aangepast. Voor deze verlofdagen raden wij u aan om de oude kredieten te gebruiken. De nieuwe kredieten voor deze verlofdagen zullen in de toekomstige versies aangepast worden.

4.1

Variant: kredieten in dagen

Als een kredietenprofiel in dagen berekend wordt, worden de verbruikte kredieten in de kredietenrekening uitsluitend in dagen en ½ dagen berekend. In de statistiek van kredieten voor de uurrooster, worden het recht, de overdracht, het verbruik en het saldo altijd in dagen berekend. Een verandering van de bezettingsgraad heeft geen invloed op het aantal dagen. De werkelijke tijd van de geplande uurrooster bëinvloedt het urensaldo maar wordt niet aanmerking genomen in het kredietensaldo. De tijd die in aanmerking wordt genomen, wordt bij de planning gecontroleerd. •

Voordeel: De medewerkers kunnen de geplande dagen op het plan tellen.

•

Nadeel: De kredieten worden uitsluitend in dagen en ½ dagen berekend.

De veranderingen van de bezettingsgraad hebben geen invloed op de kredieten, maar kunnen echter het saldo van de medewerker positief of negatief beïnvloeden: Voorbeeld: Op 01/07/2014 vermindert een medewerker zijn bezettingsgraad van 100% naar 80%, maar 15 op de 20 beschikbare vakantiedagen werden al genomen. Op het saldo worden de uren op het moment van de planning in aanmerking genomen, d.w.z. 15 dagen aan 100% en 5 dagen aan 80%. De medewerker heeft bijgevolg tijdens het eerste deel van het jaar 5 dagen met 20% van tijd te veel gekregen.

© C-Consult advice

16


4.2

Variant: kredieten in uren

Als een kredietenprofiel in uren berekend wordt, worden de verbruikte kredieten in de kredietenrekening uitsluitend in uren berekend. In de statistiek van kredieten voor de uurrooster, worden het recht, de overdracht, het verbruik en het saldo altijd in uren berekend. Een automatische omzetting in dagen is mogelijk (ook voor het zicht). In geval van verandering van bezettingsgraad, wordt het aantal dagen dan verhoogd of verminderd. -

Voordeel: De afrekening is in realtime correct. De veranderingen van de bezettingsgraad worden in aanmerking genomen voor de berekening.

-

Nadeel: In geval van verandering van de bezettingsgraad, kan de medewerker het aantal dagen op het plan niet tellen.

Zicht in uren:

© C-Consult advice

17


Zicht in uren met conversie in dagen volgens verschuldigde dag

Om dit zicht te activeren : Definities / Kredietenprofielen / Krediet kiezen en detail / keuze “conversie in dagen volgens verschuldigde dag” activeren

© C-Consult advice

18


4.3

Controle en aanpassing van de bestaande kredieten

Vóór de conversie, is het belangrijk om te controleren als de overdracht van de kredieten van het vorige jaar in dagen of in uren werd verwezenlijkt. De kredieten moeten vóór de conversie juist zijn, want de oude kredieten en overdrachten zijn nadien bevroren. Aandacht: De berekening op basis van het vorige jaar is nog niet operationeel in de nieuwe kredieten Voorbeeld: Een werknemer heeft 2 verschillende bezettingsgraden tijdens het jaar 2013 (hij was aan 100% tijdens héél het jaar 2012) gehad: -

100% van 01.01.2013 tot en met 30.06.2013;

-

50% van 01.07.2013 tot en met 31.12.2013.

Op basis van zijn prestaties van het vorige jaar (2012) zou hij recht hebben op 20 dagen. Hier beperkt tot 114 uren gezien de verschillende bezettingsgraden. De werknemer neemt 15 dagen verlof tijdens de periode van 01.01.2013 tot en met 30.06.2013 (15 dagen aan 7,6u). Vervolgens plant hij de 5 resterende dagen tijdens de periode van 01.07.2013 tot en met 31.12.2013 (5 dagen aan 3,8u). In aantal verlofdagen, heeft de werknemer het geheel, van zijn verlof verbruikt. Maar in aantal uren, is het krediet overtroffen en heeft de werknemer een negatief van 19u.

Genomen dagen

Uren/dag

Totaal

Recht in dagen

Uren/dag

Recht in uren

Verschil

15

07:36

114:00

10

7:36

76:00

-38:00

5

03:48

19:00

10

3:48

38:00

19:00

133:00

20

114:00

-19:00

20

Als enkel de dagen (zonder de uren) in aanmerking genomen werden voor de overdracht sinds verschillende jaren, is het absoluut nodig om tot een sanering van de situatie van de vorige jaren over te gaan.

© C-Consult advice

19


4.4

Activering van de nieuwe kredieten

De nieuwe definitie van de kredieten kan in het menu “Globale parameters / Personeel (2)” geactiveerd worden. Het is mogelijk om zowel de oude als de nieuwe kredieten te activeren.

4.4.1

Enkel de keuze « Oude berekening van kredieten » is geactiveerd

Dit is het regelen bij verstek van de update vanaf g2.7.1. De toepassing werkt op dezelfde manier dan de vorige versies (tot g2.5): het kredietenprofiel, de uurroosterdefinitie, de persoonlijke gegevens en de overdracht van kredieten werken op onveranderde wijze.

© C-Consult advice

20


4.4.2

De « Oude berekening van kredieten » en de « Nieuwe berekening van kredieten » zijn geactiveerd

Deze situatie laat het parallelle gebruik van de oude en de nieuwe berekening van kredieten, voor een gegeven periode, toe, voor zover alle soorten kredieten niet beschikbaar zijn in de nieuwe berekening van kredieten.

•

De oude en de nieuwe kredietenprofielen kunnen in het menu “Definities / Kredietenprofiel (oud formaat)” en “Definities / Kredietenprofiel” gewijzigd worden. Voor de al veranderde kredieten, is het oude profiel enkel beschikbaar in lezing.

•

Beide soorten kredieten kunnen door het personeelsdienst in eenzelfde menu bestuurd worden (zie paragraaf personeelsdienst).

•

De overdracht van kredieten kan enkel plaatsvinden voor de kredieten die nog niet omgezet werden. Want de overdracht van de nieuwe kredieten gebeurt op automatische wijze.

4.4.3

Enkel de keuze « Nieuwe berekening van de kredieten » is geactiveerd

Dit is de uiteindelijke verwachte situatie. •

Het kredietenprofiel (Oud formaat), de overdracht van de kredieten en de conversie van de kredieten zijn niet meer zichtbaar.

•

De oude kredieten zijn in de persoonlijke gegevens nog toegankelijk, maar enkel de nieuwe kredieten kunnen toegekend worden.

4.5

Invoer van de oude kredietenprofielen

Als toepassingsgerichte verantwoordelijke, wil ik de oude kredieten naar de nieuwe berekening van de kredieten omzetten. Als planningsverantwoordelijke, wil ik de jaarlijkse kredieten berekend in uren van de oude berekening omzetten naar de nieuwe berekening van de kredieten. De oude kredieten kunnen ofwel met terugwerkende kracht aan het begin van het lopende jaar omgezet worden, ofwel aan het begin van het volgende jaar. De conversie omvat de volgende stappen: •

Invoer van de oude kredietenprofielen

•

Wijziging van de kredietenprofielen

•

Conversie van de oude kredieten

•

Check van de statistieken van kredieten

© C-Consult advice

21


Om het in te voeren, klik op “Importeren” in de definitie van de kredietenprofielen en kies de oude in te voeren krediet evenals de geldigheidsdatum van het nieuwe profiel (1 januari van het lopende jaar of 1 januari van het volgende jaar). Het past op dit ogenblik om te besluiten of het nieuwe krediet in dagen of in uren berekend moet worden. Deze regel is beslissend voor de berekening van het krediet en kan slechts na de conversie zeer moeilijk gewijzigd worden. Wij raden aan om de eenheid “uren” te gebruiken voor de berekening van de verlofkredieten en de keuze “Conversie in dagen volgens verschuldigde dag” te activeren (zie hoofdstuk 3.2.4).

Het regelen van de oude kredietenprofielen wordt als volgt in de nieuwe kredietenprofielen omgezet:

•

Als een leeftijdsregel bepaald werd, zal deze in het nieuwe profiel hernomen worden. Als het nieuwe krediet in uren bepaald wordt, is het recht volgens de verschuldigde tijd van de uurrooster berekend.

•

Als medewerkers met verschillende wekelijkse verschuldigde tijden werken, dan moeten verschillende kredietenprofielen bepaald worden.

De opties « Dagen overdragen », « Uren overdragen » en « Automatisch konverteren » beschikken niet over een exact equivalent in de nieuwe berekening van de kredieten. De volgende regels naderen er zich zoveel mogelijk van:

© C-Consult advice

22


Oude kredietenprofielen

Nieuwe kredietenprofielen

Dagen overdragen

Unit credit-waarde: [Uren]

Uren overdragen

Conversie in dagen volgens verschuldigde dag

Dagen overdragen


Uren overdragen Automatisch konverteren


Dagen overdragen


Uren overdragen Automatisch konverteren


Dagen overdragen

Unit credit-waarde: [Dagen]

Uren overdragen Automatisch konverteren Dagen overdragen

Unit credit-waarde: [Dagen]

Uren overdragen Automatisch konverteren Een eventuele beperking van de kredietoverdracht wordt in het nieuwe profiel hernomen. De limiet wordt eventueel in uren omgezet. In tegenstelling tot de oude berekening van de kredieten, produceert de limiet slechts een alarm. De overdracht is niet automatisch verminderd (zie hoofdstuk 3.2.4). De twee opties “Waarschuw indien de dagen/uren zijn overschreden” zijn overgenomen in het veld “Waarschuw indien krediet is overschreden”. De opties « Automatisch het krediet aanpassen bij opname/ontslag » en « Krediet gebruikt voor volgende werknemers: Maandsalaris / Uursalaris / Maandsalaris en Uursalaris” worden niet hernomen, want deze punten worden anders opgelost in de nieuwe berekening van de kredieten.

4.6

Een kredietenprofiel bepalen

Als verantwoordelijke van het personeel, wil ik dezelfde PA-code gebruiken voor verschillende kredietenprofielen. Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik in de definitie van het krediet kunnen bepalen of het krediet geldig is voor de maandsalaris of het uursalaris. Als planningsverantwoordelijke van de nieuwe kredieten, wil ik een waarschuwing ontvangen wanneer ik te veel verlof plan.

© C-Consult advice

23


Als verantwoordelijke van de definitie van de kredieten, wil ik over een keuze beschikken die het mogelijk maakt om een krediet in uren automatisch om te zetten in dagen in functie van de huidige bezettingsgraad.

4.6.1

Algemene definities

•

«Definities > kredietenprofielen… », «Nieuw »

•

De code en de beschrijving bepalen

•

Een geldigheidsdatum bepalen (de profielen kunnen vanaf een gegeven datum gewijzigd worden).

•

De PA-code en de unit credit-waarde bepalen. Eén enkel PA-code kan voor verschillende kredietenprofielen gebruikt worden.

•

De wijziging van de unit credit-waarde is enkel mogelijk bij de oprichting van het kredietprofiel.

•

Status bepalen (geldig voor maandsalaris, uursalaris of de twee).

© C-Consult advice

24


4.6.2

Het krediet formule bepalen

Als toepassingsgerichte verantwoordelijke voor de planning van het personeel, wil ik de verlofkredieten afhankelijk maken van de geboortemaand. Als toepassingsgerichte verantwoordelijke voor de planning van het personeel, wil ik kredieten kunnen bepalen in functie van de geboortedatum van de medewerker. Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik het recht op een krediet in uren ook in dagen of in weken in beslag nemen.

Twee berekeningsformules van de kredieten zijn ter beschikking: “Vast recht” of “Leeftijdsregel” •

Als de leeftijdsregel gekozen wordt, verschijnt een knop op de rechterkant om de regel in te voeren. Klik op “Nieuw” in het nieuwe dialoogvenster om een nieuw invoer in te brengen of op “Detail” om een bestaande invoer te bewerken.

•

Het is mogelijk om als veranderingsdatum van het recht, het begin van het jaar, het begin van de maand of de verjaardagsdatum te kiezen.

•

Het krediet kan in uren, dagen of weken bepaald worden.

FIg. 1 Leeftijdsregels bepalen

© C-Consult advice

25


•

Als « Vast recht » gekozen wordt, is het recht onmiddellijk in de persoonlijke gegevens bepaald (zie § 3.6.1).

•

De keuze “Waarschuw indien krediet is overschreden” wordt gewoonlijk geactiveerd, zodat de planner een conflictsbericht ontvangt wanneer hij een krediet blijft plannen terwijl het krediet uitgeput is. Hij kan dit bericht echter voorbijgaan door middel van de knop “Plannen ondanks conflict”.

Dit werkt ook voor de oude kredieten :

© C-Consult advice

26


Om de knop “Plannen ondanks conflict” te activeren, moet u het volgende doen: Definities / Planning / Planningsregels / Verdere regels

Opgelet : Als u deze keuze activeert, zal deze voorwaarde van toepassing zijn op alle kredieten!!

4.6.3

Planningsregels

Als toepassingsgerichte verantwoordelijke voor de planning van het personeel, wil ik verschillende niveau’s van kredieten voor de afwezigheden kunnen bepalen. Voorbeeld: Afwezigheid 1 > Krediet 1 Afwezigheid 2 > Krediet 2 Afwezigheid 3 > Krediet 3 Afwezigheid 2 mag enkel gepland worden wanneer afwezigheid 1 volledig uitgeput. 1. Menu «Definities > Kredietenprofielen…“, een krediet openen. 2. De keuze «Kan enkel worden genomen na het krediet »

© C-Consult advice

27


3. Druk op de knop

© C-Consult advice

en kies 1 of méér prioritaire profielen

28


Als de gewenste voorwaarde (Krediet 2 kan enkel gepland worden wanneer Krediet 1 uitgeput is) niet vervuld wordt, verschijnt volgende conflictsbericht:

4.6.4

•

Opties van de statistiek van kredieten

Waarschuwen als het uitstel van vorig jaar overstijgt / Waarschuwen als het krediet van het vorige jaar niet genomen wordt voor het einde: Deze opties laten de planner toe om te controleren dat de kredieten wel degelijk in de gewenste periode werden verbruikt. Opgelet: deze opties geven enkel een alarmbericht. Het recht van het vorige jaar wordt niet gewijzigd.

•

Decimale uren: bepaalt of de statistiek van kredieten in decimale uren of uren/minuten weergegeven worden. Deze regel is enkel van toepassing op de statistieken van kredieten. De leeftijdsregels of de kredietencorrecties worden altijd in uren/minuten weergegeven.

•

Conversie in dagen volgens verschuldigde dag: bepaalt of de kredieten in uren, in dagen weergegeven moeten worden in de statistiek van kredieten. De conversie is gebaseerd op de verschuldigde tijd per dag aangegeven in de persoonlijke gegevens, verminderd volgens de bezettingsgraad.

© C-Consult advice

29


Fig. 2: Verschuldigde tijd per dag, verminderd volgens de bezettingsgraad

4.7

Defaultwaarden in de hierarchie

Eens de kredietenprofielen bepaald zijn, kunnen deze beheerd worden in de definitie van de defaultwaarden van de medewerker, in de tab “Profielen” in de gewenste knoop van de hierarchie. Het is mogelijk om te bepalen welk kredietenprofiel moet gebruikt worden bij het aanmaken van een nieuwe medewerker.

•

Menu: Definities > Personeelsattribuut > Voordefinitie, de gewenste knoop kiezen, op “vervolg” klikken, vervolgens verschijnt het venster “Defaultwaarden voor de medewerker”.

•

In de tab « Profielen », een kredietenprofiel kiezen. Als de oude en de nieuwe kredieten tegelijkertijd actief zijn, is het hier eveneens mogelijk om oude kredieten te kiezen.

© C-Consult advice

30


Als een verandering op een hogere knoop gedaan wordt, zal deze verandering op alle lagere knopen uitgevoerd kunnen worden …

© C-Consult advice

31


4.8

Conversie van oude kredieten

De conversie van een krediet heeft als gevolg dat alle medewerkers die over het krediet in kwestie beschikken, een nieuw vertreksaldo gaan krijgen. Als de conversie met terugwerkende kracht op 1 januari van het lopende jaar wordt uitgevoerd, worden alle manuele correcties ook hernomen. Indien noodzakelijk worden de kredieten in dagen in uren of omgekeerd omgezet. Menu “Definities > Kredietenprofielen”, het gewenste krediet kiezen en op “Conversie” klikken.

De activeringsdatum van het krediet wordt in het eerste stap van het assistent bepaald (1 januari van het lopende jaar of van het volgende jaar).

© C-Consult advice

32


In een tweede stap moeten de te om te zette oude kredieten, gekozen worden. Gewoonlijk kiest men hier dezelfde uurrooster dan in de definitie van het kredietenprofiel.

De nieuwe berekening van kredieten maakt het mogelijk om het aantal pictogrammen nodig voor de planning te verminderen, teneinde de planning te vereenvoudigen. Als men deze mogelijkheid wenst te beheren, is het in deze stap mogelijk verschillende oude kredieten te cumuleren. In dit geval, worden de kredieten ofwel gecumuleerd, ofwel wordt het saldo van het laatste geactiveerde krediet overgenomen, naar keuze van de gebruiker.

In een derde stap, kiest u de medewerkers voorwie de kredieten omgezet moeten worden.

© C-Consult advice

33


Tot slot, start u de conversie. Dit kan een paar minuten van behandeling nemen. De volgende informaties verschijnen vervolgens in het activiteitenverslag:

Personeelsnummer en naam van de medewerker

Geldigheidsdatum van het omgezette krediet

Eventuele correcties van het omgezette krediet

Het is aangeraden om het activiteitenverslag te saven en om de omgezette kredieten te controleren. De statistieken van kredieten geven de mogelijkheid om de standen voor/na de conversie aan te geven. Het is belangrijk om alle medewerkers met een ontslagdatum en manuele correcties van kredieten in het bijzonder te controleren.

© C-Consult advice

34


4.9

Een nieuwe medewerker invoeren / een nieuwe bestemming

Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik onmiddellijk bij het eerste beslag de goede kredieten toekennen aan de medewerker. Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik verschillende kredieten in de hierarchie kunnen toekennen, alsook bij het eerste beslag van de medewerker. Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik de geldigheid van het krediet op datum van ingang/ontslag van de medewerker automatisch synchroniseren. Als verantwoordelijke van de kredieten, wil ik, bij een statuutsverandering (maandsalaris / uursalaris), de betrokkene kredieten automatisch aanpassen / toekennen. Bij het invoeren van een nieuwe medewerker (eveneens bij het inbrengen van een nieuwe bestemming voor een medewerker) wordt er eerst geen kredietenprofiel gekozen. •

Men moet eerst een categorie in de hierarchie kiezen. Het overeenkomstige kredietenprofiel wordt dat toegekend aan de medewerker (Fig. 3).

•

Indien nodig, is het mogelijk om een tweede kredietenprofiel te selecteren. 1. Als het over een profiel gaat dat door de leeftijdsregel getroffen is, hangt de waarde van het krediet van de geboortedatum, van het begin van de planning en van de bezettingsgraad af. De waarde van het krediet kan niet worden bewerkt. Het

© C-Consult advice

35


vertreksaldo zou nog gewijzigd kunnen worden. De leeftijd van de medewerker is berekend op de begindatum van de planning. 2. Als het over een profiel gaat dat met een vast recht berekend is, moeten het aanvangsaldo en het recht bepaald worden (Fig 4). 3. Als het om een oud kredietenprofiel gaat, het basiskrediet en de eventuele manuele correcties kunnen bepaald worden (Fig 5). •

In geval van een eventuele verandering van maandsalaris naar uursalaris, worden de kredieten automatisch aangepast.

Fig. 3: Een medewerker invoeren

Fig. 4: Vast recht

© C-Consult advice

36


Fig. 5: Oud formaat

4.10

Een kredietenprofiel manueel toewijzen

Als planner, wil ik voor een medewerker kredieten bepalen die van een datum afhangen. De kredieten worden in de tab “kredieten” in de persoonlijke gegevens beheerd. De knop met dezelfde naam die zich op de rechterkant bevond, werd verwijderd. De kredieten zijn per uurrooster en per datum gehergroepeerd.

4.10.1 Een nieuw krediet toekennen

•

Klik op de knnop «Nieuw »

•

Als de oude en de nieuwe kredieten geactiveerd zijn, is een contextuele menu zichtbaar met “Krediet” en “Krediet (oud formaat)». Op “Krediet” klikken.

•

Het kredietenprofiel kiezen.

•

Een geldigheidsbegindatum bepalen.

•

Een geldigheidseinddatum bepalen of de optie « onbeperkt » kiezen.

•

Het aanvangssaldo bepalen.

•

In geval van een krediet met een vast recht, het recht bepalen.

4.10.2

Een krediet wijzigen

•

Dubbelklik op het krediet of klik op de knop “Detail”.

•

Wijzig de gewenste waarde. Als de geldigheidsbegindatum van het krediet zich in een al afgesloten periode bevindt, worden de velden geblokkeerd en kunnen ze niet meer gewijzigd worden. Enkel de geldigheidseinddatum kan veranderd worden, als ze zich niet in een reeds afgesloten periode bevindt.

•

De correcties op het krediet uitvoeren

© C-Consult advice

37


•

Op “OK” klikken

Fig. 6: Een krediet toekennen

1) Een krediet in het oude formaat toekennen (als de oude en de nieuwe berekening van kredieten geactiveerd zijn): •

Op de knop “Nieuw / Krediet (oud formaat)” klikken.

© C-Consult advice

38


•

Het klassieke venster verschijnt, waarin enkel de nog niet toegekende of omgezette kredieten beschikbaar zijn.

2) De kredieten in het oud formaat wijzigen:

•

Dubbelklik op het krediet of klik op de knop “Detail”

•

Het klassieke venster verschijnt, maar de uurrooster kan niet gewijzigd worden.

© C-Consult advice

39


4.11

Een correctie van krediet invoeren

Het is mogelijk om absolute en relatieve correcties in te voeren:

•

In geval van absolute correcties, is het recht verminderd / verhoogd met een vast aantal uren of dagen.

•

In geval van relatieve correcties, kan het recht op nul gezet worden voor een bepaalde periode, of verhoudingswijze verminderd / verhoogd worden (in %). Dit soort correctie past in het bijzonder bij vermindering van recht wegens ziekte of niet-betaalde verlof.

Verschillende correcties kunnen ingevoerd en aangevuld door een commentaar worden. Het commentaar zal op de statistiek van de kredieten verschijnen. In geval van relatieve correcties, moeten de betrokkene periodes zich echter niet overlappen.

4.11.1 Een absolute correctie invoeren

•

Het krediet bewerken.

•

Klik op de knop “Nieuw” in de tab “Correcties”.

•

De optie “Absoluut” kiezen.

•

Het aantal uren of dage bepalen, alsook het type (vermindering of verhoging).

•

De geldigheidsdatum bepalen en een commentaar invoeren.

•

Op “OK” klikken.

4.11.2 Een relatieve correctie invoeren

•


•

Klik op de knop “Nieuw” in de tab “Correcties”.

•

De optie “Relatief” kiezen.

•

Een percentage bepalen, alsook het type (vermindering of verhoging). Een vermindering van 100% brengt het recht op nul.

•

De geldigheidsdatum bepalen en een commentaar invoeren.

•

Op “OK” klikken.

4.11.3 Een correctie van krediet wijzigen

•


•

Dubbelklik op de correctie of klik op de knop “Detail”.

© C-Consult advice

40


•

De waarde wijzigen. Als de geldigheidsbegindatum van het krediet zich in een afgeslote periode bevindt, worden de velden geblokkeerd en kunnen ze niet meer gewijzigd worden. Enkel de geldigheidseinddatum kan veranderd worden, als ze zich niet in een reeds afgeslote periode bevindt.

•

Op “OK” klikken

Fig. 7: Een correctie van krediet wijzigen

4.12

Zichten / Afdrukken

Als planner, wil ik een jaarlijkse statistiek van kredieten in uren kunnen weergeven. Als planner, wil ik, na conversie van de kredieten, het recht en het saldo in het selectief plan en in de statistiek van diensten kunnen weergeven. Definitie van de kredieten in de persoonlijke gegevens:

© C-Consult advice

41


4.12.1 Statistiek van kredieten De statistiek van kredieten van een medewerker bevat gedetailleerde gegevens voor de berekening van het recht, voor de betrokkene uurroosters en voor de overdracht van de vorige periode. De statistiek is toegankelijk via het planningsblad door middel van het contextuele menu (rechterklik) op de lijn van de medewerker.

Fig. 8: Toegang tot de statistiek van kredieten

Als planner, wil ik de oude kredieten kunnen weergeven na conversie naar de nieuwe kredieten. Als planner, wil ik een statistiek in uren van de kredieten van het jaar kunnen weergeven. Als planner, wil ik een statistiek in dagen van de kredieten van het jaar kunnen weergeven. Als gebruiker van de planning van het personeel, wil ik het personeelsnummer van de medewerker op de statistiek van kredieten en van diensten kunnen weergeven. De gewenste kredieten kunnen in het hogere deel van het venster (standaard worden alle kredieten van de medewerker geactiveerd) gekozen worden. Zowel de oude als de nieuwe kredieten zijn weergegeven.

© C-Consult advice

42


Fig. 9: Weergave van de oude kredieten

Fig. 10: Weergaven van de nieuwe kredieten in uren

Voor de kredieten met het type « jaar », worden het recht, het genomen en het saldo voor het hele jaar weergegeven. Aan elke verandering van de bezettingsgraad, van leeftijdsklasse of van om het even welke andere relevante parameter, verschijnt een nieuwe afdeling die van een intermediair saldo voorzien is. Volgens de definitie van het kredietenprofiel, kunnen waarden in dagen naast de gegevens in uren weergegeven worden. Voor de kredieten met het type « maand », worden enkel de waarden van het betrokkene maand weergegeven.

© C-Consult advice

43


Het betrokkene jaar kan in het hoofding van het venster weergegeven worden. (Als de kredieten met het type “maand” beschikbaar zijn, wordt het betrokkene maand weergegeven) De statistiek van kredieten kan door middel van de knop « afdrukken » in de balk met de pictogrammen afgedrukt worden, of opgeslagen in verschillende formaten.

Fig. 11: Zicht van de kredieten in dagen

4.12.2 Zicht in het selectief plan

Fig. 12: Zicht in het selectief plan

© C-Consult advice

44


4.12.3 Zicht in de statistiek van diensten Als planner, wil ik het recht en het saldo in het selectief plan en de statistiek van diensten kunnen weergeven.

Fig. 13: Zicht in de statistiek van diensten

4.12.4 Zicht in het maandplan

Als planner, wil ik, na de nieuwe berekening, het recht en het jaarlijkse saldo van een krediet in uren op het planningsblad kunnen weergeven. De velden kunnen in het planbladprofiel geselecteerd worden.

© C-Consult advice

45


In het volgdende dialoogvenster, moet het krediet, waarvan men het jaarlijks recht en saldo wil weergeven, geselecteerd worden. Het voldoet om de pictogram die met de uurrooster overeenkomt, te kiezen. Zo, is het mogelijk om verschillende kredietenprofielen te bepalen in functie van de categoriëen van medewerkers, terwijl de weergave van de kredietwaarden op één saldokolom mogelijk is.

Enkel de pictogrammen verbonden aan minstens één kredietenprofiel in het gekozen formaat (uren / minuten of dagen) worden onder “beschikbare uurroosters” weergegeven.

4.12.5 Zicht in het planningsblad

De toepassing geeft automatisch het kredietenprofiel weer dat toegekend is aan de medewerker. Als geen enkel kredietenprofiel toegekend is, blijven de velden leeg. Los van de gekozen maand, worden het recht en het saldo in functie van de gekozen periode voor het kolom (geheel jaar, maanden) weergegeven. De begin- en einddatum van het krediet (zoals bepaald in de persoonlijke gegevens) worden natuurlijk in aanmerking genomen. Als men zich in het plan op een vroegere datum dan het begindatum van het krediet of op een latere datum dan het einddatum van het krediet bevindt, zijn de velden leeg.

© C-Consult advice

46


4.12.6 Zicht in de certificering van uren Als planner, wil ik het recht, de genomen en het saldo van jaarlijkse kredieten in uren kunnen weergeven op de certificering van uren. De weergave kan geactiveerd worden in het profiel van de certificering van uren.

De gegevens verschijnen op een zeer gedetailleerde wijze op de certificering van uren (zie ook de instellingen van de definitie van de kredieten betreffende de verwerking van uren tot dagen volgens de bezettingsgraad).

© C-Consult advice

47


4.12.7

Weergave en keuze in de assistent van lijsten

Als planner, wil ik het recht, de genomen uren en het kredietsaldo in uren kunnen uithalen vanaf de assistent van lijsten. De nieuwe kredieten in uren zijn beschikbaar in meerdere verzoeken voor een periode variërend van een jaar tot een vrije periode.

© C-Consult advice

48


5.

Certificering van uren

De certificering van uren is een document dat het prikkingskaart, de afrekening, de statistiek van kredieten, enz. bevat. U kunt zelf aangeven wat er op de certificering van uren moet verschijnen. Het voordeel van de certificering van uren is dat u deze op elk moment van de maand kunt raadplegen, zonder een afrekening te moeten doen. Om de certificering van uren te bepalen: Definities / Evaluaties / Certificering van de uren profiel

© C-Consult advice

49


1

2

3

Hier kunt u de gegevens bepalen die u wenst nakijken op de certificering van uren. 1. Hier bepaalt u als u de afrekening en de prikkingskaart of enkel één van beide opties wenst. 2. Hier vindt u de tijdsrekeningen terug. 3. Geeft de mogelijkheid om de statistiek van kredieten weer te geven.

© C-Consult advice

50


Definities op niveau van de prikkingskaart:

U kunt de gegevens kiezen die u wenst weer te geven op de certificering van uren.

© C-Consult advice

51


Voorbeeld: We gaan volgende velden kiezen : Verschuldigd en effectieve tijd

De titel kan gewijzigd worden

© C-Consult advice

52


Lijsten integreren van de nieuwe uitgever

Om de certificering van uren te bereiken: Bestand / Certificering van de uren afdrukken:

© C-Consult advice

53


In de tab « profiel » kiest u het type certificering van uren dat bepaald werd.

© C-Consult advice

54


6. Lijst met de prikkingen Het is voortaan mogelijk, met de nieuwe uitgever van lijsten, een lijst aan te maken die de prikkingen bevat. De lijst aanmaken : Definities / Evaluaties / Lijsten / Nieuw / Assistent

Planning van het personeel / Tijdsingave aan de prikklok

© C-Consult advice

55


De nodige velden:

Hier kan je de gegevens sorteren

© C-Consult advice

56


Vervolgens moet de lijst geregistreerd worden. Dit kan nadien gebeuren via: Definities / Evaluaties / Lijsten organiseren

De lijst bevindt zich : Bestand / Lijst openen De période en de knoop kiezen

© C-Consult advice

57


Beginprikking

Theoretische vertrekuur

Effectieve vertrekuur

7. Onderscheid vastbenoemden - contractuelen Als beheerder van het personeel, wil ik de “contractuele medewerkers” en de “vastbenoemde” medewerkers kunnen onderscheiden. Eerst en vooral moeten de soorten personeel bepaald worden via : Definities / Personeelsattribuut / Soort van personeel / Nieuw

© C-Consult advice

58


Vervolgens kunnen de soorten toegekend worden aan de werknemer Persoonlijke gegevens / Bezetting / Veranderen p. datum

© C-Consult advice

59


Wijzigingen in versie g2.8.3

Recommend Documents