5
Personeel
5.1b Werving en selectie
Werving en selectieprocedure
Borging. Implementatie m.i.v. Opgenomen in kwaliteitshandboek Basisdocument opgeslagen in: Specifiek bijbehorende instrumenten opgeslagen in:
Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
26 februari 2001 26-2-2001 1. P&O/ algemeen / notities/ (werkdocument) 2. KWALITEITSHANDBOEK (vastgesteld beleid). Niet van toepassing
Pagina 1 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie Werving en selectieprocedure. Algemeen. • Voor te vervullen functies geldt dat in eerste instantie via een interne procedure gezocht wordt naar een kandidaat. Ook indien er geen sprake is van een vacature volgens de onderstaande definitie. Uitzondering: Medewerkers die op invalbasis op stedelijk niveau zullen worden ingezet, mogen zodra hiervoor een vacature ontstaat extern geworven worden (zie invalbeheer). Deze bevoegdheid geldt dus uitsluitend voor het hoofd planbureau. • Interne kandidaten worden alleen aangenomen bij gebleken geschiktheid. Ook als er maar één interne kandidaat is, is de functie dus niet gegarandeerd. Definitie vacature. Van een vacature is sprake indien: • Vooraf bekend is dat de functie voor een half jaar of langer vervuld kan worden, en/of • De functie (nog) niet behoort tot de vastgestelde functie- en taakomschrijving. Indien een leidinggevende vast stelt dat er sprake is van een vacature zoals hie rboven beschreven, bepaalt de leidinggevende vervolgens of de vacature opgevuld dient te worden. Uitzondering: Indien de vacante functie die van groepsleidster is, dient de betreffende vacante functie door de leidinggevende eerst voorgelegd worden aan de medewerksters van de “eigen” locatie. De leidinggevende gaat na of een medewerker van het vast personeel behoefte heeft aan overplaatsing (binnen de locatie) of dat een medewerker van het vast personeel uitbreiding van uren wil hebben. Tot medewerkers van “vast personeel” behoren ook de groepsleidsters die op basis van een kwartaalovereenkomst deel uit maken van het invalbestand van de eigen locatie. De leidinggevende bepaalt of een medewerker van de “eigen” locatie de vacante functie zal gaan vervullen. Pas indien duidelijk is dat de functie niet op deze wijze vervuld zal gaan worden moet de leidinggevende de vacature aan P&O doorgeven. Wanneer dit het geval is meldt de leidinggevende de vacature bij de afdeling P&O.
Vacaturemelding De leidinggevende meldt de vacature telefonisch bij P&O. P&O vult tijdens telefonisch onderhoud een vacaturemeldingsformulier in t.b.v., het selecteren van geschikte plaatsings - en/of mobiliteitskandidaten (zie verder). Het formulier wordt door P&O gearchiveerd in de map Vacaturemeldingen.
Voorrangslijst De gemelde vacature wordt in de navolgende volgorde, door de afdeling P&O, voorgelegd aan enkele categorieën medewerkers, te weten: 1. Plaatsingskandidaten (zie Rubriek 9; procedure omtrent plaatsingskandidaten). 2. Mobiliteitskandidaten (zie Rubriek 9; procedure omtrent mobiliteitskandidaten).
Sollicitatiecommissie Indien een vacature niet vanuit de plaatsings- of mobiliteitslijst vervuld kan worden geeft P&O dit door aan de leidinggevende. De leidinggevende vormt vervolgens een sollicitatiecommissie (zie Rubriek 9; samenstelling sollicitatiecommissie per functie). De leidinggevende treedt binnen de sollicitatiecommissie op als voorzitter (zie Rubriek 9; taken en verantwoordelijkheden voorzitter sollicitatiecommissie). Uitzondering: Wanneer er geschikte mobiliteitskandidaten zijn wordt dit door P&O doorgegeven aan de leidinggevende. De leidinggevende neemt contact op met de kandidaten en vormt een sollicitatiecommissie (zie Rubriek 9; procedure omtrent mobiliteitskandidaten). Procedure interne werving en selectie 1. De schriftelijke (interne) vacaturemelding wordt, aan de hand van de taak- en functie-omschrijving, opgesteld en verspreid (alle locaties en afdelingen) door de voorzitter van de sollicitatiecommissie. Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 2 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie
2. 3. 4. 5. 6. 7.
Tevens stelt de sollicitatiecommissie een tijdsplanning op, met daarin: sluitingsdatum, datum brievenselectie, datum sollicitatiegesprekken, etc. Medewerkers dienen schriftelijk te reageren. Reacties dienen gericht te worden aan de voorzitter van de sollicitatiecommissie. De sollicitatiecommissie bepaalt naar aanleiding van de brievenselectie welke kandidaten uitgenodigd worden voor een gesprek. Kandidaten die niet uitgenodigd worden ontvangen een (gemotiveerde) schriftelijke afwijzing van de sollicitatiecommissie. De sollicitatiecommissie voert de sollicitatiegesprekken met de kandidaten en bepaalt of er een geschikte kandidaat bij zit. Eventueel kan de sollicitatiecommissie besluiten tot een test, het in de praktijk laten meedraaien van de kandidaat of een tweede sollicitatiegesprek. Indien de sollicitatiecommissie één van de kandidaten geschikt acht zal zij deze ter aanstelling voordragen aan de directeur (zie procedure aanstelling). Kandidaten die na het sollicitatiegesprek door de sollicitatiecommissie afgewezen worden ontvangen een gemotiveerde afwijzingsbrief. Indien de sollicitatiecommissie ofwel geen (interne) reacties ontvangt ofwel geen van de kandidaten geschikt acht zal de externe wervingsprocedure gestart worden.
Procedure externe werving en selectie Indien uit de interne werving en selectie geen geschikte kandidaten zijn voortgekomen zal de externe werving(en selectie)procedure starten. De wijze waarop extern wordt geworven wordt per geval door het hoofd P&O, na overleg met de voorzitter van de sollicitatiecommissie, bepaald. Tevens stellen het hoofd P&O en de voorzitter van de sollicitatiecommissie de advertentietekst op. De sollicitatiecommissie stelt een tijdsplanning op, met daarin: sluitings-datum, datum brievenselectie, datum sollicitatiegesprekken, etc. Bijzonderheden voor externe werving/Minderheidsgroeperingen. • Indien uit de managementinformatie blijkt dat de streefcijfers m.b.t. de vertegenwoordiging van bepaalde categorieën medewerkers onder het personeel niet behaald worden, zullen kandidaten uit deze categorieën bij gelijke geschiktheid voorrang genieten op overige kandidaten. • Indien deze voorrangspositie voor bepaalde categorieën medewerkers nodig is, zal dit worden vastgesteld door de bestuursgroep en kenbaar worden gemaakt in de organisatie. • Signalering, rapportage en uitvoering ligt bij P&O. Zie; “Multicultureel personeelsbeleid” en “Doorstroombeleid”.. Externe werving wordt door P&O verzorgd en gecoördineerd. P&O stelt vast of er geschikte kandidaten zitten in de map “open sollicitaties”, indi en dit het geval is worden deze door P&O uitgenodigd te reageren. 1. Kandidaten dienen schriftelijk te reageren. Reacties dienen gericht te worden aan de voorzitter van de sollicitatiecommissie. 2. De sollicitatiecommissie bepaalt naar aanleiding van de brievenselectie welke kandidaten uitgenodigd worden voor een gesprek. 3. Kandidaten die niet uitgenodigd worden ontvangen een (gemotiveerde) schriftelijke afwijzing van de sollicitatiecommissie. 4. De sollicitatiecommissie voert de sollicitatiegesprekken met de kandidaten en bepaalt of er een geschikte kandidaat bij zit. Eventueel kan de sollicitatiecommissie besluiten tot een test, het in de praktijk laten meedraaien van de kandidaat of een tweede sollicitatiegesprek. 5. Indien de sollicitatiecommissie één van de kandidaten geschikt acht zal zij deze ter aanstelling voordragen aan de directeur (zie procedure aanstelling). Kandidaten die na het sollicitatiegesprek door de sollicitatiecommissie afgewezen worden ontvangen een gemotiveerde afwijzingsbrief. Procedures voor aanstelling en wijziging van overeenkomst. Voor de aanstellingsbevoegdheid en de aanstellingscriteria: zie 5.1.c loopbaanbeleid. Wijziging van overeenkomst voor interne kandidaten.
Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 3 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie 1. De “ontvangende’ leidinggevende verzorgt een melding aan P&O dat de overeen-komst wijzigt (en/of wijziging van geregistreerde gegevens). 2. Zij dient daarvoor gebruik te maken van formulier “melding wijziging in arbeids -overeenkomst” (zie formulierenboek). 3. P&O verzorgt de wijziging van de overeenkomst. 4. De opgemaakte overeenkomst wordt –ondertekend door de daartoe bevoegde functionaris* van de SKSG in tweevoud verzonden naar de “ontvangende” leidinggevende. 5. De leidinggevende bespreekt de wijziging van overeenkomst met de medewerker. 6. Indien de vermelde gegevens voor akkoord worden bevonden, retourneert de leiding-gevende een door de medewerker ondertekende overeenkomst naar P&O. 7. P&O archiveert de wijziging in het centrale personeelsdossier. Indien de overeenkomst bij bespreking niet akkoord wordt bevonden neemt de leidinggevende conta ct op met P&O om de gewenste veranderingen te bespreken. Aangaande arbeidsvoorwaarden beslist het HP&O (na overleg met leidinggevende en/of medewerker) over hetgeen in de overeenkomst kan worden opgenomen. HP&O volgt daarbij de bepalingen van de CAO. Een eventueel herziene overeenkomst wordt opnieuw toegezonden naar de leidinggevende (terug naar 6). P&O verzorgt tevens een wijziging van geregistreerde gegevens -indien van toepassingm.b.t.:Salarisadministratie, Cadans, Arbo-dienst, Quadraat. Aanstelling van indiensttredende medewerkers (externe kandidaten). 1. De leidinggevende neemt telefonisch contact op met de kandidaat en maakt een afspraak voor het aanstellingsgesprek. 2. De leidinggevende verzorgt dat alle benodigde formulieren en bescheiden voorafgaand aan het aanstellingsgesprek ofwel verstuurd dan wel verstrekt worden aan de kandidaat. 3. De leidinggevende vult, tijdens het aanstellingsgesprek, op “het indiensttreding -formulier” (zie formulierenboek) de gegevens in betreffende arbeidsduur, datum aanvang dienstverband, duur van de aanstelling, gewenste inschaling. 4. De aan te stellen medewerker vult, tijdens/na het aanstellingsgesprek, alle benodigde formulieren voor indiensttreding en levert deze samen met alle overige benodigde documenten in bij de leidinggevende, bij wie zij in dienst zal treden. 5. De leidinggevende controleert alle formulieren en gegevens op volledigheid en verzendt het indiensttredingformulier en alle benodigde bescheiden naar P&O. 6. P&O controleert nogmaals of alle benodigde bescheiden voor indiensttreding aanwezig zijn (bij onvolledigheid neemt zij contact op met de leidinggevende). 7. P&O maakt de arbeidsovereenkomst op nadat alle benodigde gegevens en bescheiden aanwezig zijn.. 8. De opgemaakte overeenkomst wordt –ondertekend door de daartoe bevoegde functionaris van de SKSG in tweevoud verzonden naar de “ontvangende” leidinggevende. 9. De leidinggevende bespreekt de arbeidsovereenkomst met de aan te stellen medewerker. 10. Indien de vermelde gegevens voor akkoord worden bevonden, retourneert de leidi nggevende een door de medewerker ondertekende arbeidsovereenkomst naar P&O. 11. P&O archiveert de ondertekende arbeidsovereenkomst , kopie relevante diploma’s, verklaring omtrent gedrag, kopie ID-bewijs, in het centrale personeelsdossier. 12. P&O archiveert de verklaring m.b.t. de wet SAMEN in een aparte map. Indien de overeenkomst bij bespreking niet akkoord wordt bevonden neemt de leidinggevende contact op met P&O om de gewenste veranderingen te bespreken. Aangaande arbeidsvoorwaarden beslist het HP&O (na overleg met leidinggevende en/of medewerker) over hetgeen in de overeenkomst kan worden opgenomen. HP&O volgt daarbij de bepalingen van de CAO. Een eventueel herziene arbeidsovereenkomst wordt opnieuw toegezonden naar de leidinggevende. P&O verzorgt tevens de registratie van gegevens m.b.t.:salarisadministratie, Cadans, Arbo-dienst, Quadraat, ziekenfondverzekering. Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 4 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie Open sollicitaties Open sollicitaties worden door P&O een half jaar in portefeuille gehouden. In geval van een externe wervingsprocedure wordt de map “open sollicitaties” door P&O gescreend op geschikte kandidaten. Indien er geschikte kandidaten zijn worden deze door P&O uitgenodigd te reageren. Eens per 6 maanden wordt de map “open sollicitaties” door P&O opgeschoond. Open sollicitaties worden vervolgens vernietigd. Introductie Na de aanstelling volgt de introductie, zie 5.4 inwerk - en introductieprogramma. Procedure omtrent plaatsingskandidaten. Melding plaatsingskandidaat door HKO of directeur. 1. P&O ontvangt van HKO en/of directeur een melding dat een kandidaat geplaatst dient te worden. 2. P&O verzorgt een schriftelijke melding van de plaatsingsstatus aan de betreffende medewerker en neemt de medewerker op in overzicht van te plaatsen medewerkers. Vacaturemelding. 3. Na ontvangst van een vacaturemelding gaat P&O na of er op dat moment medewerkers zijn, die geplaatst moeten worden. 4. Indien “aanwezig” gaat P&O na of de te plaatsen medewerker de vacante functie kan vervullen a.d.h.v. de functieomschrijving en gegevens vacaturemelding. 5. De leidinggevende krijgt –binnen twee werkdagen na ontvangst van de vacaturemeldingtelefonisch bericht van P&O of er wel of geen geschikte plaatsingskandidaten aanwezig zijn
•
Indien geen plaatsingskandidaten: door naar procedure bijlage 2, plaatsing van mobiliteitslijstkandidaten na vacaturemelding.
.NB. Gedurende de plaatsingsprocedure wordt er geen sollicitatiecommissie gevormd. Kennismakingsgesprek. 6. Indien wel een geschikte plaatsingskandidaat aanwezig is, zal een kennismakingsgesprek* plaatsvinden tussen medewerker en leidinggevende. Op verzoek van medewerker en/of leidinggevende kan P&O hierbij aanwezig zijn. 7. P&O informeert de betreffende medewerker –uiterlijk 5 werkdagen voor datum gesprek- schriftelijk over tijdstip en doel van het kennismakingsgesprek. De leidingge vende ontvangt een afschrift. Archivering in centrale P-dossier. 8. De leidinggevende voert kennismakingsgesprek. • Indien bezwaar wegens zwaarwegende argumenten door naar stap 9. • Indien geen bezwaar, door naar stap 12. Bezwaar leidinggevende/zwaarwegende argumenten. 9. Indien de betreffende leidinggevende zwaarwegende argumenten heeft om de plaatsing niet door te laten gaan, dient zij dit uiterlijk binnen twee werkdagen na het kennismakingsgesprek aan HKO of directeur gemotiveerd kenbaar te maken (mondeling of schriftelijk). Tevens informeert de leidinggevende P&O (ter info) dat zij bezwaar heeft aangetekend. 10. HKO of directeur besluit, binnen een week na het onderhoud met de leidinggevende, of de plaatsing wel of niet doorgaat en stelt zowel P&O als de betreffende leiding-gevende hiervan mondeling op de hoogte. 11. Indien de plaatsing niet doorgaat neemt P&O binnen twee werkdagen na ontvangst van het HKO/directie-besluit , contact op met de betrokken medewerker. En draagt binnen een week na ontvangstmelding door HKO/directie-besluit , zorg voor een gemotiveerde schriftelijke bevestiging aan de medewerker. Archivering in centrale P-dossier Geen bezwaar.
Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 5 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie 12. 13. 14. 15.
Indien “geen bezwaar” (of na besluit HKO/directeur dat de plaatsing door dient te gaan) neemt de leidinggevende contact op met de medewerker om afspraken te maken omtrent aanvang werkzaamheden en licht P&O telefonisch in over de gemaakte afspraken. De “ontvangende” leidinggevende verzorgt de overdracht van het decentrale personeelsdossier. P&O verzorgt een schriftelijke bevestiging aan medewerker over datum aanvang werkzaamheden en eventuele bijzondere afspraken. De leidinggevende ontvangt een afschrift. Archivering in centrale P-dossier P&O verwijdert gegevens medewerker uit plaatsingsoverzicht.
Procedure omtrent mobiliteitslijst. Minimale voorwaarden om op de mobiliteitslijst geplaatst te worden. 1. Een dienstverband voor onbepaalde tijd. 2. Minimaal twee jaar werkzaam in de huidige functie. Procedure aanvraag voor plaatsing op mobiliteitslijst: 1. De medewerker verzoekt om een intake gesprek bij haar leidinggevende. 2. De leidinggevende toetst of de aanvrager aan de minimale criteria voldoet. 3. Indien de aanvrager voldoet aan de criteria nodigt zij de medewerker uit voor een intakegesprek. 4. Indien de aanvrager niet voldoet aan de criteria wijst de leidinggevende met opgave van reden het verzoek af. 5. Tijdens het intake gesprek zal door de leidinggevende geïnventariseerd worden wat de mobiliteitswensen van de medewerker zijn. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het formulier “Mobiliteitslijstmelding” (zie formulierenboek). 6. De leidinggevende verzendt binnen een week het formulier voorzien van gemotiveerd advies aan de afdeling P&O. 7. De afdeling P&O verzorgt de plaatsing op de mobiliteitslijst. 8. Eventueel neemt P&O voorafgaande aan deze plaatsing contact op met medewerker en/of leidinggevende voor een nadere toelichting. 9. Op verzoek van de medewerker verschaft P&O aan de medewerker een overzicht van de geregistreerde gegevens. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Procedure plaatsing van mobiliteitslijstkandidaten na vacaturemelding. Een vacature wordt gemeld bij P&O (Zie Werving & selectieprocedure). 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8. 1
Versie
Indien de vacature niet vervuld is door een plaatsingskandida at zal de afdeling P&O nagaan of mobiliteitskandidaten in aanmerking komen voor de functie a.d.h.v. de functieomschrijving en gegevens van de vacaturemelding. Indien deze aanwezig zijn zal de afdeling P&O de gegevens van de betreffende medewerkers doorgeven aan de betreffende leidinggevende. De leidinggevende dient contact met deze kandidaten op te nemen en verstrekt informatie omtrent de vacature, wijze van solliciteren m.v.v. sluitingsdatum 1. Leidinggevende vormt sollicitatiecommissie. Indien de benaderde werknemers interesse hebben dienen zij dat schriftelijk kenbaar te maken aan de sollicitatiecommissie. De sollicitatiecommissie kan aan de hand van de verstrekte gegevens in de sollicitatiebrief besluiten om een kandidaat “ongeschikt” te bevinden en niet uit te nodigen. De voorzitter van de ci. geeft deze informatie telefonisch door aan P&O (ter registratie en mogelijke herziening van de in de mobiliteitslijst opgenomen gegevens) De kandidaten worden telefonisch of schriftelijk uitgenodigd of schriftelijk afgewezen door de sollicitatiecommissie. Zie : Werving en selectieprocedure. De sollicitatiecommissie voert gesprekken.
Na overleg kan de afdeling P&O deze taak overnemen. 26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 6 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie 9. 10. 11. 12. 13.
Een “ongeschiktbevinding” naar aanleiding van het sollicitatiegesprek, wordt door de voorzitter van de ci. binnen 7 dagen na het gesprek gemotiveerd gemeld bij P&O. P&O verwerkt de gegevens in de mobiliteitslijst. Naar aanleiding van het gesprek afgewezen kandidaten ontvangen van de voorzitter van de ci. binnen 7 dagen na het laatste gesprek een gemotiveerde schriftelijke afwijzing. De leidinggevende verzorgt afspraken met de aan te stellen medewerker over aanvang werkzaamheden. De leidinggevende geeft telefonisch aan P&O door welke medewerker is aangesteld; P&O verzorgt aanpassing in het mobiliteitsbestand.(NB. Aparte melding van locatiewisseling en eventuele wijziging arbeidsvoorwaarden via formulier “wijziging arbeidsovereenkomst). De “ontvangende” leidinggevende verzorgt de overdracht van het decentrale personeelsdossier.
Wanneer een mobiliteitskandidaat wordt aangenomen dan zal hij/zij voor deze functie eerst een contract van één jaar krijgen, tenzij leidinggevende en medewerker anders overeenkomen. Wanneer dit contract niet omgezet wordt in een contract voor onbepaalde tijd dan zal hij/zij haar oude contract terug krijgen.
Samenstelling sollicitatiecommissies per functie Groepsleidster en inval-groepsleidster uitsluitend werkzaam voor een bepaalde locatie: • locatiemanager van de locatie waar de vacature bestaat • een groepsleidster van het team waar de vacature bestaat • een lid van de oudercommissie. De locatiemanager is voorzitter van de sollicitatiecommissie. De locatiemanager beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de locatiemanager. Inval-groepsleidster ( indien niet uitsluite nd werkzaam voor een bepaalde locatie) • het hoofd planbureau • een bureaumedewerker planbureau. Het hoofd planbureau is voorzitter van de sollicitatiecommissie. Het hoofd planbureau beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de locatiemanager. Groepshulp: • Coördinator groepshulpen. • een groepsleidster. De coördinator is voorzitter van de sollicitatiecommissie. De locatiemanager beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de locatiemanager. Locatiemanager (externe kandidaat): hoofd kinderopvang locatiemanager van een andere locatie dan die waarvoor de vacature bestaat een groepsleidster van de locatie waar de vacature bestaat hoofd P&O een lid van de oudercommissie. Het hoofd kinderopvang is voorzitter van de sollicitatiecommissie. Het hoofd kinderopvang beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de HKO. Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 7 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie Locatiemanager (interne kandidaat): hoofd kinderopvang een groepsleidster van de locatie waar de vacature bestaat hoofd P&O een lid van de oudercommissie. Het hoofd kinderopvang is voorzitter van de sollicitatiecommissie. Het hoofd kinderopvang beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. De overige leden adviseren de HKO. Uitvoerende medewerkers van het Centraal Bureau: • het betreffende afdelingshoofd • een medewerker van de afdeling waar de vacature bestaat Het afdelingshoofd is voorzitter van de sollicitatiecommissie. Het afdelingshoofd beslist of de kandidaat wordt voorgedragen voor aanstelling. Overige leden adviseren het afdelingshoofd. Medewerkers direct ressorterend onder de directie: Samenstelling commissie wordt per situatie vastgesteld door de directeur. Directeur is voorzitter van eventuele commissie. Directeur beslist of de kandidaat wordt aangesteld. Overige commissieleden adviseren de directeur. Directeur: een lid van de Raad van Commissarissen een MT-lid Hoofd P & O Bij de besluitvorming wordt de commissie bijgestaan door een adviescommissie waarin een vertegenwoordiging van de cliëntenraad is opgenomen.
Taken en verantwoordelijkenheden voorzitter sollicitatiecommissie Bij de werving en de selectie procedure zijn de taken van de sollicitatiecommissie de volgende: • Opmaken van functieprofiel en advertentietekst; • Het vastleggen van accenten in het functieprofiel; • Bepalen of direct extern geworven moet worden; • Maken van een tijdsplanning; • Verzamelen van gegevens van geschikte kandidaten d.m.v. mobiliteitslijst, interne - en externe advertenties; • Het samenstellen van een sollicitatiecommissie (zie Rubriek 9; Samenstelling sollicitatiecommissie per functie); • Verspreiden van sollicitatiebrieven onder commissieleden; • Samen met commissie bepalen welke kandidaten worden uitgenodigd; • Kandidaten uitnodigen; • Gemotiveerd afschrijven van kandidaten die niet worden uitgenodigd; • Samen met commissie sollicitatiegesprekken voeren; • Eventueel organiseren van inwinnen van referenties over kandidaat, het laten doen van een test, het laten meedraaien van kandidaat in een groep of een tweede sollicitatiegesprek; • Binnen een week na de sollicitatiegesprekken aan de kandidaten laten weten of zij wel of niet worden aangenomen.
Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 8 / 9
5
Personeel
5.1b Werving en selectie • •
•
Verstrekking van alle benodigde gegevens voor indiensttreding aan een externe kandidaat die men voor wil dragen voor aanstelling. Hiervoor kan gebruikt worden gemaakt van een bij P&O verkrijgbaar aanstellingspakket (zie bijlage 3). Berichtgeving aan P&O van de (voorgenomen) benoeming van de medewerker (via regulier “mutatieformulier”.
Berichtgeving aan P&O dat een gemelde vacature vervuld is.
Zorgdragen dat de sollicitatiebrieven van interne kandidaten ter archivering in centraal P -dossier naar P&O worden verzonden. NB. Alle officiële correspondentie tussen werkgever en medewerker moet in c entraal P-dossier. Brieven afgewezen externen vernietigen 10 dagen na afwijzing De voorzitter dient verder te bewaken/verzorgen dat: • Brieven van sollicitanten alleen aan leden van de sollicitatiecommissie worden verstrekt en de inhoud van deze brieven vertrouwelijk wordt behandeld. • Bij de selectie van de kandidaten de commissie uitgaat van de functie-eisen die in het functieprofiel zijn vermeld. • De commissie de sollicitanten binnen veertien dagen na de sluitingsdatum bericht dat hij/ zij is afgewezen of wordt uitgenodigd voor een gesprek of dat de brief in reserve wordt gehouden. • De kandidaat schriftelijk wordt uitgenodigd en op de hoogte gebracht van de datum, plaats, tijd en tijdsduur van het gesprek. En dat wordt medegedeeld wie bij het gesprek aanwezig zullen zijn. • De na een sollicitatiegesprek afgewezen kandidaten binnen een week een gemotiveerde afwijzingsbrief ontvangen.
Versie
26 februari 2001
Proceseigenaar
Hoofd P&O
Pagina 9 / 9
