Werken bij De Overheid. Werken bij de Overheid. Informatie voor flexibele arbeidskrachten Versie 1.0

Werken bij De Overheid

Werken bij de Overheid Informatie voor flexibele arbeidskrachten 2015 Versie 1.0


Inhoud

Welkom! Werkplek en werktijden Eerste werkdag Werktijden Vragen

3 3 3 3

Integriteit en geheimhouding Hoe werkt de Overheid aan integriteit Geheimhoudingsverklaring Formulier verklaringen flexwerker Verklaring omtrent gedrag Nevenwerkzaamheden Niet toegestane nevenwerkzaamheden

4 4 4 4 4 5 5

Algemene huisregels Veiligheid Toegangspas

6 6 6

Arbeidsvoorwaarden Beloningsregeling Salaris en inschaling Salarisverhoging Reiskostenvergoeding Hoe declareren Het wijzigen van je reiskosten Dienstreizen

7 7 7 7 7 8 8 8

Tijdregistratie Urenregistratie bij jouw opdrachtgever Niet gewerkte uren Controle urendeclaratie Mijn Randstad

9 9 9 9

Vakantie en Verlof Vakantie opnemen Vakantie opnemen bij een uitzendovereenkomst in fase A Vakantie opnemen bij een arbeidsovereenkomst in fase A/ B/ C Feestdagen Kort verzuim/ buitengewoon verlof Kort verzuim/ buitengewoon verlof bij een uitzendovereenkomst in fase A Kort verzuim/ buitengewoon verlof bij een arbeidsovereenkomst in fase A/ B/ C Onbetaald verlof Spelregels vakantie en verlof op een rijtje

10 10 10 10 11 11 11

Ziek & hersteld melden Ziekte begeleiding Uitbetaling ziekte-uren bij een uitzendovereenkomst in fase A Uitbetaling ziekte-uren bij een arbeidsovereenkomst in fase A/ B/ C

13 13 13 13

11 11 12

Werken bij De Overheid Binding & begeleiding Jaarlijkse beoordeling

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Kernwaarden Toevoegingen aan Integriteit en geheimhouding formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’ (Rijks)overheid arbowijzer voor flexmedewerkers Instructie declareren reizen met openbaar vervoer FAQ - reiskosten Uren declareren via ‘Mijn Randstad” Formulier kort verzuim en buitengewoon verlof

14 14


Welkom !

Binnenkort ga je aan de slag via Randstad binnen de branche Overheid. Naast het inwerktraject dat je op je nieuwe werkplek gaat volgen, bieden wij je deze informatie aan. Lees de informatie zorgvuldig door zodat je weet wat er van je wordt verwacht en je voorbereid aan de slag gaat. In dit boekje vind je informatie over: • Basiswaarden en huisregels • Werken bij de Overheid via Randstad Dit Werken bij de Overheid boekje vormt samen met je uitzendovereenkomst, de werkwijzer voor uitzendkrachten (of bij detachering je arbeidsovereenkomst, de werkwijzer voor gedetacheerden Randstad Resource Bedrijf) en de CAO voor Uitzendkrachten de basis voor onze samenwerking. Mocht je na het lezen meer willen weten kom dan gerust bij ons langs. Ideeën en suggesties voor dit boekje zijn van harte welkom. Je kan ze kenbaar maken bij je accountspecialist. Veel werkplezier en wij vertrouwen op een plezierige samenwerking! Good to know you!

Randstad Uitzendbureau Randstad Resource Bedrijf

Alle onderwerpen die in dit boekje ter sprake komen zijn onder voorbehoud van veranderingen in wettelijke bepalingen. De reeds eerder uitgegeven boekjes komen hierbij te vervallen. Op alle plaatsen waar in deze personeelsgids medewerker of hij staat, wordt ook medewerkster en zij bedoeld.

2


Werkplek en werktijden

De eerste werkdag Op jouw eerste werkdag word je ontvangen door de contactpersoon van de betreffende opdrachtgever. De accountspecialist heeft daarnaast regelmatig contact met je tijdens de uitvoering van je werkzaamheden om direct te kunnen inspelen op de vragen die je eventueel hebt. Dit contact is voor Randstad van groot belang, want zowel jij als ook de opdrachtgever zijn gebaat bij een goede samenwerking. Wij gaan er dan ook van uit dat je ons op de hoogte houdt van de omstandigheden die je functioneren op het werk kunnen beïnvloeden. Je werkplek Binnen de Overheid werk je voornamelijk in een kantooromgeving. De Overheid gaat steeds meer naar flexibele werkplekken toe en in de toekomst wordt het voor bepaalde functies mogelijk om vanuit huis te werken. Op bepaalde locaties krijg je de beschikking over een laptop en mobiele telefoon van de opdrachtgever. Hiervoor teken je op de locatie een gebruikersverklaring. Pauzes Iedere dag heb je recht op een half uur pauze (afhankelijk van je uren per dag). Deze pauze is onbetaald. Vragen Op de locatie waar je werkzaam bent, is niet altijd een accountspecialist van Randstad aanwezig. Je accountspecialist zal bij je aangeven wanneer hij op de locatie aanwezig is en hoe hij in de tussentijd bereikbaar is. Voor vragen met betrekking tot je verloning, bijvoorbeeld uitbetaling van gewerkte uren en/of reiskosten, kun je telefonisch contact nemen met de servicedesk Overheid op telefoonnummer: 020- 569 1391.

3


Integriteit en geheimhouding

Hoe werkt de overheid aan integriteit De overheid besteedt al geruime tijd aandacht aan het onderwerp integriteit. Dit is terug te vinden in de regelgeving, circulaires en rapportages. Zo wordt bijvoorbeeld jaarlijks aan de Tweede Kamer gerapporteerd. Tevens zijn er wijzigingen in de Ambtenarenwet aangebracht zoals bijvoorbeeld de openbaarmaking van geregistreerde nevenwerkzaamheden, een procedure voor het omgaan met een bij een ambtenaar levend vermoeden van misstanden en de rechtspositie van de klokkenluider. Er is een Rijks brede modelgedragscode ontwikkeld die een basis legt voor integriteit. Daarnaast hebben veel ministeries een eigen gedragscode opgesteld. Integriteit is in feite een onderdeel van het dagelijks functioneren van de ambtenaar. Integriteit is iets van ons allemaal, daarom wordt ook jij gevraagd daaraan bij te dragen. Geheimhouding Alle medewerkers die voor de Overheid werken hebben een geheimhoudingsplicht. Dat geldt ook voor jou. Je moet dus vertrouwelijk omgaan met informatie over bijvoorbeeld de organisatie, de werking van apparatuur, documentatie, bestanden en programmatuur. Het gaat om alle informatie die een van de partijen kan schaden. Voordat je bij de Overheid aan de slag gaat, moet je een geheimhoudingsverklaring ondertekenen. Deze geheimhoudingsverklaring is onderdeel van het “Formulier verklaringen flexwerker”. In de geheimhoudingsverklaring verklaar je dat je op de hoogte bent van het vertrouwelijke karakter van (sommige) informatie en deze geheimhouding in stand zal houden. Geheimhouding stopt dan ook niet na afloop van het contract. Het niet naleven van deze belofte vormt een reden voor de betreffende opdrachtgever én voor Randstad om de arbeidsverhouding te beëindigen. Randstad bewaart de verklaring in je digitale dossier. Formulier verklaringen flexwerker Voordat je aan het werk gaat bij de Overheid, ontvang je vanuit Randstad Groep Nederland een formulier ‘Formulier Verklaringen flexwerker’ met het verzoek deze te lezen en bij akkoord te ondertekenen en retour te sturen per mail. Met het ondertekenen van dit document, geef je aan dat je akkoord gaat met bepalingen die op het formulier zijn opgenomen. Dit zijn onder andere:

    

Eigen verklaring van goed gedrag Geheimhoudingsverklaring overeenkomstig Verklaring omtrent intellectuele eigendommen Integriteitsverklaring Volledigheidsverklaring

Lees het formulier goed door en stuur het compleet ingevuld en getekend retour naar Randstad Groep Nederland via [email protected]. Het formulier is compleet ingevuld wanneer:

 

Parafen onderaan elke pagina zijn gezet Datum en handtekening op de laatste pagina staan

Wanneer aan één van bovenstaande voorwaarden niet is voldaan, wordt het formulier retour gestuurd en kun je niet beginnen bij je opdrachtgever binnen de branche Overheid. Verklaring omtrent gedrag Naast het ondertekenen van de “formulier verklaringen flexwerker” dien je, voor het werken bij de meeste opdrachtgevers binnen de branche Overheid, ook een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aan te vragen bij dienst Justis. Een VOG houdt in dat je nog nooit met politie

4

Werken bij De Overheid of justitie in aanraking bent geweest ter zake van vermogens- en/of geweldsdelicten. De Overheid is met name geïnteresseerd in overtredingen op het gebied van fraude e.d. De Randstad Groep Nederland zorgt ervoor dat je een mailbericht met een link krijgt van het Ministerie van Justitie waarmee je een VOG kunt aanvragen. Je hebt hiervoor een DigiD nodig en dien je binnen 5 dagen te hebben aangevraagd. Zodra je de aanvraag hebt ingediend, ontvang je twee PDF-documenten. Een bewijs van aanvraag en een bewijs van betaling. Deze twee documenten dien je na ontvangst direct door te sturen naar Randstad Groep Nederland via de mail: [email protected]. Wanneer deze documenten niet binnen 5 dagen na ontvangst van de mail binnen zijn, kan dit gevolgen hebben voor je opdracht. Binnen 2 tot 4 weken zal je VOG thuisgestuurd krijgen. Zodra je VOG hebt ontvangen, stuur je een kopie hiervan zo spoedig mogelijk op naar Randstad Groep Nederland (dus niet naar de opdrachtgever tenzij anders vermeld in het document ‘informatie over jouw opdrachtgever” - zie ‘Mijn Randstad’/ ‘Mijn afspraken’). Het origineel mag je zelf bewaren en dien je bij bepaalde overheidsdiensten te laten zien op je eerste werkdag. De kosten voor de VOG zijn € 24,55. Zodra je de – kopie/originele - VOG mailt naar de Randstad Groep Nederland krijg je dit bedrag vergoed. Wordt er binnen 4 weken geen VOG verstrekt, dan wordt je opdracht om deze reden beëindigd. Nevenwerkzaamheden Veel medewerkers van de Overheid zijn - betaald of onbetaald - in hun vrije tijd actief. Natuurlijk mag je in je vrije tijd andere werkzaamheden uitoefenen, maar je bent niet helemaal vrij in wat je naast je werk bij de Overheid doet. Nevenwerkzaamheden mogen de integriteit van de Overheidsmedewerker namelijk niet in gevaar brengen. Daarom moeten deze voldoen aan bepaalde voorwaarden:  Nevenwerkzaamheden mogen niet leiden tot belangenverstrengeling m.b.t. je functie bij de Overheid  De nevenwerkzaamheden mogen niet botsen met het dienstbelang

  

Het nevenwerk mag “het aanzien van jouw opdrachtgever binnen de branche Overheid” niet schaden Het nevenwerk wordt gemeld bij jouw opdrachtgever en jouw leidinggevende

Het nevenwerk mag niet leiden tot onvoldoende beschikbaarheid voor de je functie Mocht je twijfelen of bepaalde nevenwerkzaamheden in strijd zijn met werken bij je opdrachtgever, dan kun je dit bespreken met jouw accountspecialist of leidinggevende. Hiervoor kun je het formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’ gebruiken (bijlage 3). Niet toegestane nevenactiviteiten Kies je er voor om naast je werk bij de Overheid nevenactiviteiten te verrichten die raakvlakken hebben met de dienstverlening van jouw opdrachtgever binnen de branche Overheid, dan dien je dit te melden bij je direct leidinggevende, Ook bij twijfel. Sommige nevenwerkzaamheden conflicteren namelijk met het werk dat je verricht voor de Overheid. Burgers en ondernemingen moeten erop kunnen vertrouwen dat de medewerkers van overheidsinstellingen alleen vanuit dat belang handelen. Indien nevenwerkzaamheden niet zijn toegestaan, dan wordt dit schriftelijk aan je bevestigd. Vervolgens heb je zelf de keuze om door te gaan met je werkzaamheden bij de Overheid of om door te gaan met de nevenwerkzaamheden. Kies je ervoor om te stoppen met je werk bij de Overheid, dan betekent dit dat je op eigen verzoek stopt. Daarmee vervallen voor Randstad de verplichtingen vanuit de uitzendovereenkomst of, bij detachering, je arbeidsovereenkomst.

5


Algemene huisregels

Veiligheid In het kader van de Arbowet is Randstad verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid, welzijn) van flexwerkers. De Overheid is net zo verantwoordelijk voor de flexwerkers als voor de werknemers die bij de Overheid in dienst zijn. De Overheid heeft Randstad geïnformeerd over de functie-eisen en de specifieke arbeidsomstandigheden op de betreffende werkplek. Voordat je bij de Overheid aan de slag gaat zal je accountspecialist je hierover informeren, zodat je weet waar je terecht komt, welke eisen er aan je worden gesteld en aan welke arbo-risico´s je wordt blootgesteld. De Overheid zal zorgdragen voor veilige werkomstandigheden in het bedrijf, de gezondheid van de werknemer zo goed mogelijk beschermen en het welzijn van de werknemer in verband met de arbeid bevorderen. In de bijlagen is de ‘De Overheid arbowijzer voor flexibele arbeidskrachten’ opgenomen. Toegangspas Iedereen die gaat werken bij de Overheid heeft een toegangspas nodig voor toegang tot de gebouwen en bepaalde ruimtes. Deze toegangspas krijg je op het moment dat je gaat starten bij de Overheid. Deze pas moet altijd zichtbaar gedragen worden. Aan het einde van je dienstverband moet je de toegangspas weer inleveren.

6


Arbeidsvoorwaarden

Beloningsregeling Met de opdrachtgevers binnen de branche Overheid is afgesproken dat vanaf de eerste werkdag de beloningsregeling van de betreffende opdrachtgever, waar jij gaat werken, van toepassing is. Dit betekent dat je een salaris ontvangt dat gebaseerd is op de salarisschalen van de betreffende opdrachtgever. Daarnaast zijn de toeslagen voor overwerk en onregelmatigheid eveneens gebaseerd op de beloningsregeling van je opdrachtgever. De geldende toeslagen staan vermeld in ‘Mijn Randstad’/ 'Mijn afspraken’. Voordat je met je opdracht begint is je inschaling en dus je salaris met je besproken. Je salaris wordt bevestigd middels je opdrachtbevestiging in Mijn Randstad. Salaris en inschaling De salarisperiode van een week voor zowel een fulltime medewerker als een parttime medewerker loopt van maandag tot en met zondag van een week. In ‘Mijn Randstad’ vind je - na elke loonbetaling - je loonstrook terug. Daarop staan alle relevante gegevens vermeld over inkomen, ingehouden belasting en sociale premies. Eenmaal per jaar, in februari, wordt je jaaropgave digitaal beschikbaar gesteld via ‘Mijn Randstad’. Je salaris wordt betaald in de week volgend op de gewerkte week, mits je je uren op maandag voor 9 uur hebt ingevoerd. Begint het dienstverband niet op de eerste werkdag van de week of eindigt het dienstverband niet op de laatste dag van de week, dan wordt over die week een evenredig deel van het salaris en de eventuele overige vergoedingen betaald. Over de tijd welke je, in strijd met je verplichtingen, opzettelijk nalaat je werkzaamheden te verrichten is Randstad je geen salaris verschuldigd. Salarisverhoging Volgens de CAO voor uitzendkrachten heb jij recht op dezelfde verhogingsmethodiek en frequentie van verhoging zoals die bij je opdrachtgever geldt. In ‘Mijn Randstad’/ ‘Mijn afspraken’ vind je de regeling voor de opdrachtgever waar jij gaat werken. Afhankelijk van de opdracht en werkzaamheden die je verricht wordt ook bepaald hoe je ingeschaald wordt volgens de CAO voor Uitzendkrachten. Mocht het werk bij jouw opdrachtgever onverhoopt eindigen terwijl je arbeidsovereenkomst met Randstad voortduurt (alleen bij een fase B en C contract), dan zal Randstad passende vervangende arbeid voor je zoeken conform vergelijkbaar functieniveau van de CAO voor Uitzendkrachten. Op je opdrachtbevestiging is te zien hoe je ingeschaald bent volgens de CAO voor Uitzendkrachten. Wil je hier meer over weten, dan kun je dit nalezen in de werkwijzer voor gedetacheerden in Mijn Randstad/mijnafspraken. Reiskostenvergoeding Als flexibele arbeidskracht heb je recht op een reiskostenvergoeding om op je werk te komen, conform de regeling die geldt bij de opdrachtgever waar je gaat werken. Reiskosten worden alleen vergoed over de daadwerkelijk gewerkte dagen en de uitbetaling vindt plaats in of direct na de loonbetalingsperiode waarin de reiskosten zijn gemaakt. Bij de – onderdelen van de – Overheid worden de OV-reiskosten vergoed op basis van tijdig ingeleverde originele reisbewijzen/ abonnementen of op basis van forfait (kilometervergoeding). Voordat je gaat werken heb je bij je accountspecialist aangegeven op welke wijze je gaat reizen (OV/fiets/auto) en wordt bevestigd op je opdrachtbevestiging. Indien je niet met OV reist ontvang je een vaste vergoeding per werkdag. De vergoedingen die gelden bij jouw opdrachtgever staan in ‘Mijn Randstad’ en op je opdrachtbevestiging.

7

Werken bij De Overheid Ga je verhuizen, binnen een straal van 50 kilometer (enkele reis) of één tot anderhalf uur (enkele) reistijd gerekend vanaf de locatie van je opdrachtgever waar jij werkt, dan word je reiskostenvergoeding aangepast. Hoe declareren Indien je met eigen vervoer reist (fiets, auto, motor, scooter, brommer, snorfiets), krijg je per gewerkte dag een (vaste) tegemoetkoming in de reiskosten. De uitbetaling gaat automatisch; je hoeft hier geen reiskostendeclaratieformulier voor in te vullen. Indien je met openbaar vervoer reist ontvang je een (volledige) vergoeding op basis van de transactieoverzichten die opgevraagd kunnen worden via je persoonlijke account op www.ov-chipkaart.nl. Je kiest hierbij voor de goedkoopste manier van reizen in de vorm van bijvoorbeeld reizen op saldo, of een maandabonnement. In combinatie met de benodigde reisbewijzen kun je de reiskosten declareren via: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN. In bijlage 5 vind je een volledige instructie waarin wordt beschreven hoe je de OV-reiskosten kunt declareren. Het wijzigen van je reiskosten Wijzigingen met betrekking tot je reiskostenvergoeding kun je doorgeven via de volgende link: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN. Dit geldt dus wanneer je het type vervoersvoorziening wilt wijzigen of wanneer je verhuist. Indien het gaat om een verhuizing, dien je het adres ook aan te passen in je ‘Mijn Randstad’-pagina. Dienstreizen Per opdrachtgever zijn er afspraken gemaakt over de mogelijkheden om dienstreizen te maken en te declareren (reizen die anders zijn dan woon-werkverkeer) . Overleg daarom altijd eerst met je leidinggevende, aangezien bepaalde opdrachtgevers ook mobiliteitskaarten ter beschikking stellen. In ‘Mijn Randstad’ is opgenomen of er afwijkende afspraken zijn bij jouw opdrachtgever. Indien je de dienstreizen bij Randstad kunt declareren, dan gebruik je het hiervoor bestemde declaratieformulier. De dienstreis kan pas worden verwerkt wanneer er een akkoord van je leidinggevende is opgenomen. Op het declaratieformulier wordt uitvoerig beschreven hoe je de declaratie kunt indienen. Een digitaal bestand van dit formulier kun je aanvragen via [email protected].

8


Tijdregistratie

Om wekelijks je salaris te ontvangen, dient Randstad van iedere week precies te weten welke uren je hebt gewerkt. Bij een arbeidsovereenkomst moet Randstad daarnaast precies weten welke uren je niet hebt gewerkt en waarom ze niet zijn gewerkt. Dat is nodig voor een zorgvuldige administratie en om er voor te zorgen dat het (juiste) loon kan worden uitbetaald. Urenregistratie bij jouw opdrachtgever Bij Randstad gaat het registreren van uren digitaal. Dit werkt snel, simpel en is minder foutgevoelig. Bij onze opdrachtgevers zijn er verschillende manieren voor de registratie van uren. Welk systeem bij jouw opdrachtgever wordt gebruikt vind je in ‘Mijn randstad’, ‘informatie over jouw opdrachtgever’. Indien het een registratiesysteem is van de opdrachtgever (niet ‘Mijn randstad’), dan wordt de werking hiervan uitgebreid uitgelegd tijdens je inwerktraject bij je opdrachtgever. Voor de wijze waarop je je uren dient in te voeren in ‘Mijn Randstad’ verwijzen we je naar bijlage 7. In het kort komt het er op neer dat Randstad wekelijks je gewerkte – en door je opdrachtgever - goedgekeurde uren digitaal ontvangt en uitbetaald aan jou. Niet gewerkte uren Vakantie-uren en feestdag uren kunnen alleen maar worden geboekt via ‘Mijn Randstad’. Heb je een arbeidsovereenkomst in fase A, B of C, dan kun je ook je ziekte uren inboeken. Bijzonder verlof en kort verzuim uren kunnen niet ingeboekt worden via ‘Mijn Randstad’. Dit heeft te maken met het feit dat er goedkeuring vanuit je accountspecialist moet zijn om deze uren op te mogen nemen. Moet je een keer naar een huwelijk of heb je een bezoek bij de tandarts of dokter dat niet buiten werktijd te plannen is, neem hiervoor contact op met de accountspecialist. Zie ook het hoofdstuk vakantie en verlof blz. 10. Let op: Vul je uren wekelijks in ‘Mijn Randstad’ in. Schrijf voor een kwartier 0,25; voor een half uur 0,50 en voor drie kwartier 0,75. Het is niet mogelijk om bij een reeds verstuurde declaratie nog een aanpassing te doen. Je krijgt de volgende melding: “Deze uren zijn al ingediend en kunnen niet meer online worden gewijzigd. Neem contact op met je accountspecialist”. Indien je na de werkzaamheden bij de Overheid erachter komt dat nog niet alle uren zijn uitbetaald is het je eigen verantwoordelijkheid om je leidinggevende van de Overheid en je accountspecialist hiervan op de hoogte te brengen en alsnog akkoord te krijgen voor deze uren. Indien het nog niet langer dan 5 weken is geleden, dan kan de leidinggevende deze uren alsnog voor je boeken en accorderen via de systemen. Is het langer dan 5 weken geleden, zal de leidinggevende een schriftelijk akkoord moeten geven richting Randstad om deze uren alsnog aan je te kunnen uitbetalen. Controle urendeclaratie ‘Mijn Randstad’ Voor al de te verwerken uren worden controles uitgevoerd. Als je uren invoert, waar je volgens de regels geen recht op hebt, krijgen wij een foutmelding in ons systeem en ondernemen wij en jouw opdrachtgever actie zoals hier onder is beschreven.  De accountspecialist neemt contact met je op en bespreekt dat ten onrechte uren zijn ingevoerd in ‘Mijn Randstad’  Je ontvangt schriftelijk een bevestiging van het gesprek



Indien het vervolgens nog een keer voorkomt, ontvang je hiervoor een officiële waarschuwing  Misbruik heeft gevolgen voor de arbeidsverhouding Als je vragen hebt over de werking van ‘Mijn Randstad’ of je hebt inlogproblemen neem dan contact op met ons ‘Servicepunt Mijn Randstad voor werknemer’ op 020-4056565.

9


Vakantie en Verlof

Iedereen heeft het recht om vakantie, vrije dagen of een andere soort van verlof op te nemen, dus jij ook. In dit hoofdstuk vind je informatie over verschillende vormen van vakantie/ verlof, de gevolgen voor je salaris en de spelregels. Vakantie opnemen De data waarop je vakantiedagen wilt opnemen, dien je altijd in overleg met je direct leidinggevende én de accountspecialist van Randstad vast te stellen. Aangevraagde vakantiedagen kunnen worden geweigerd om redenen van bedrijfsbelang. De weigering wordt binnen twee weken na aanvraag aan je medegedeeld onder vermelding van de reden. Is je vakantieaanvraag akkoord dan is het jouw verantwoordelijkheid om de vrije uren via ‘Mijn Randstad’ in te voeren. Je kunt tot 5 weken in de toekomst vakantie-uren invoeren in ‘Mijn Randstad’. Zorg ervoor dat je je vakantie-uren elke week voor maandag 9.00 uur invoert. Het maximum aantal vakantie-uren dat je per week kunt opnemen, is het aantal uren zoals dat is overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of op basis van het gemiddeld aantal gewerkte uren in de 13 weken voorafgaande aan je vakantie. Vakantie opnemen bij een uitzendovereenkomst in Fase A Je kunt alleen vakantie-uren opnemen als je voldoende vakantie-uren hebt opgebouwd. Op je loonstrook staan de opgebouwde vakantie-uren uitgedrukt in geld. Door deze te delen door je uurloon, weet je hoeveel vakantie-uren je heb opgebouwd. Op het moment dat je vakantie op wilt nemen, maar niet voldoende uren hebt staan, zal de vakantie geheel of gedeeltelijk onbetaald zijn. Vakantie opnemen bij een arbeidsovereenkomst in Fase A/ B/ C Heb je een arbeidsovereenkomst in Fase A, B of C kunt je bij het opnemen van vakantie gebruik maken van de reeds opgebouwde uren, maar ook van de uren die je in de toekomst op basis van je arbeidsovereenkomst gaat opbouwen. Deze twee samen zijn je totale vakantie-uren en kun je te allen tijde aanspreken. Hieronder vind je een aantal spelregels rondom vakantie en de opname daarvan;

 



  

Meer vakantie opnemen/ inboeken dan het totaal recht is niet mogelijk Wanneer je voor de einddatum van de lopende arbeidsovereenkomst stopt en reeds meer vakantie hebt opgenomen dan tot op dat moment opgebouwd, dan heb je een schuld, welke verrekend zal worden met de eindafrekening Heb je een arbeidsovereenkomst, wordt het toekomstig vakantie berekend over wat je zou moeten werken, op basis van de contracturen. Wanneer je uiteindelijk minder werkt dan berekend (door onbetaald verlof, ziekte, e.d.), kan er ook een schuld ontstaan (als het toekomstig recht reeds is opgenomen). Indien er geen verlenging van de arbeidsovereenkomst plaatsvindt zal deze schuld worden verrekend met de eindafrekening Wanneer er wel sprake is van een verlenging van de arbeidsovereenkomst, start je de nieuwe overeenkomst met een negatief verlof saldo Je opgebouwde vakantie-uren mag je onbeperkt meenemen en hoeft niet voor het eind van het jaar te worden opgenomen Je reeds opgebouwde vakantie-uren kun je zelf checken op je loonspecificatie via ‘Mijn Randstad’ op het tabblad ‘Geldzaken’

Heb je een arbeidsovereenkomst in fase B of C waarin is opgenomen dat je loon ontvangt over tenminste het minimum aantal contracturen per week/periode van 4 weken, dan is Randstad verplicht je voor dat minimum aantal uren per week/periode van 4 weken loon door te betalen.

10

Werken bij De Overheid Werk je op eigen verzoek minder dan de overeengekomen minimum aantal uren, dan dien je betaald verlof (vakantie-uren) op te nemen. Werk je minder omdat de opdrachtgever binnen de branche Overheid minder werk heeft, dan kan Randstad je voor die uren passende vervangende arbeid aanbieden. Wil je dit niet, dan kun je ook vakantie-uren opnemen. Weiger je passende vervangende arbeid, dan heb je geen recht op loon. Feestdagen Op de volgende feestdagen zijn de meeste opdrachtgevers binnen de branche Overheid gesloten en kan niemand werken: - Nieuwjaarsdag - Tweede paasdag - Hemelvaartsdag - Tweede pinksterdag - Beide kerstdagen - Koningsdag - Bevrijdingsdag (5 mei, 1 keer in de vijf jaar een officiële feestdag) Als bij jouw opdrachtgever ook op feestdagen wordt gewerkt, dan moet je in principe gewoon werken. Je kunt dan wel – in overleg met je leidinggevende en accountspecialist – een vakantiedag nemen, maar die wordt afgetrokken van je opgebouwde vakantiedagen. Als jouw opdrachtgever gesloten is op een dag, welke geen nationale feestdag is volgens de CAO dan wordt deze dag niet als feestdag uitbetaald. Er kunnen in een jaar meerdere van deze ‘verplichte vrije dagen’ (brugdagen/blokdagen) voorkomen. Voor deze dagen zal een vakantiedag opgenomen moeten worden. Kort verzuim/ Buitengewoon verlof In een aantal bijzondere situaties heb je het recht op kort verzuim (bijvoorbeeld voor een doktersbezoek) en buitengewoon verlof (bijvoorbeeld voor een trouwdag). In artikel 37 van de CAO voor Uitzendkrachten zijn deze situaties en het daarbij behorende recht op verlof beschreven. Kort verzuim/ Buitengewoon verlof bij een uitzendovereenkomst in Fase A Neem je kort verzuim of buitengewoon verlof op, dan krijg je in beginsel geen loon doorbetaald. Voor de vergoeding van kort verzuim en buitengewoon verlof reserveert Randstad een vast percentage van je bruto-uurloon. Stop je met werken voor Randstad, dan wordt het tegoed, net zoals het gereserveerde bedrag voor vakantie-uren, automatisch uitbetaald. Wil je tijdens kort verzuim wel geld uitbetaald krijgen, dan kun je gebruik maken van je reservering vakantie-uren. Kort verzuim/ Buitengewoon verlof bij een arbeidsovereenkomst in Fase A/ B/ C Indien je een arbeidsovereenkomst hebt, kun je deze uren/ dagen meteen uitbetaald krijgen. Uiteraard verwachten we van je dat je deze afspraken zoveel als mogelijk plant op momenten dat je niet werkt. Voor de verlening van kort verzuim of buitengewoon verlof dien je dit – met uitzondering bij het overlijden van een 1 - of 2 -lijns bloedverwant - ten minste één dag van tevoren aan te vragen bij je accountspecialist onder vermelding van de reden. Er kan gevraagd worden om documenten om je verlofaanvraag te onderbouwen, bijvoorbeeld de uitnodiging van een huwelijk. Kort verzuim/ buitengewoon verlof dien je aan te vragen via het – door jouw leidinggevende geaccordeerde – formulier dat in de bijlage is opgenomen en te mailen naar je accountspecialist. e

e

Onbetaald verlof Naast de verschillende vormen van betaald verlof, is er ook onbetaald verlof. Onbetaald verlof is verlof dat je kunt opnemen, maar waarbij je niet doorbetaald krijgt door Randstad. Deze vorm van verlof is bedoeld als je er een tijd tussenuit wil om een opleiding of cursus te volgen of om een lange reis te maken. Onbetaald verlof kan ook ingezet worden als je niet

11

Werken bij De Overheid voldoende dagen hebt opgebouwd voor je vakantie. Er bestaat geen wettelijk recht op onbetaald verlof. Omdat je tijdens onbetaald verlof geen loon ontvangt, hoeft Randstad in deze periode geen loonbelasting en sociale premies af te dragen. Ook je pensioenopbouw staat stil en je bouwt geen vakantiedagen op. Onbetaald verlof kan alleen opgenomen worden met toestemming van Randstad en je opdrachtgever. Daarnaast kan, afhankelijk van de fase waarin je werkzaam bent, een schriftelijke overeenkomst worden opgesteld ter ondertekening. Spelregels vakantie en verlof op een rijtje  Als je op vakantie gaat dien je dit minimaal 2 weken van tevoren aan te vragen.  Vakantie mag maximaal drie weken aaneengesloten zijn  Voor de zomerperiode kan het zijn dat er een specifieke vakantieplanning geldt. Informeer lokaal naar de spelregels voor jouw werklocatie  Een bezoek aan bijvoorbeeld de dokter of de tandarts dien je zoveel mogelijk buiten werktijd in te plannen, mocht het echt niet anders kunnen dan kun je hiervoor verlof aanvragen  Kort verzuim en buitengewoon verlof dien je vooraf bij je direct leidinggevende van de jouw opdrachtgever te melden  Een bezoek aan bijvoorbeeld de dokter of de tandarts dien je zoveel mogelijk buiten werktijd in te plannen, mocht het echt niet anders kunnen dan kun je hiervoor verlof aanvragen  Kort verzuim en buitengewoon verlof dien je vooraf bij je direct leidinggevende van jouw opdrachtgever te melden  Je, door je leidinggevende, ondertekende verzuimformulier dien je vooraf te mailen naar je accountspecialist  Je ontvangt alleen doorbetaling van je loon tijdens kort verzuim of buitengewoon verlof indien je op die dag gewerkt zou hebben en je door je verlof niet in staat bent om de geplande uren te werken  Je ontvangt alleen doorbetaling van je loon tijdens kort verzuim of buitengewoon verlof indien je een arbeidsovereenkomst in Fase A, B of C hebt  Randstad zorgt - bij akkoord - dat de kort verzuim of buitengewoon verlof uren aan je uitbetaald worden

12


Ziek- en hersteld melden

Binnen Randstad hanteren wij het ziekteverzuimprincipe: “Ziek zijn overkomt je, ziekmelden is een keuze’’. Voor jou, de opdrachtgever en Randstad is het wenselijk dat je snel weer kunt hervatten met je werkzaamheden. Als je ziek bent verwachten we van je dat je je 30 minuten voor aanvang van je werkdag en uiterlijk om 8:30 uur telefonisch ziek meldt bij je leidinggevende en jezelf ziek meldt bij Randstad via je eigen account op www.mijnrandstad.nl. Ga naar de tab ‘mijn gezondheidszaken’. Hier kun je jezelf ziekmelden, betermelden en zien wanneer je de afgelopen periode ziek bent geweest. Wanneer je weer in staat bent om te werken, meld je je op de dag dat je weer begint beter bij Randstad via je account op www.mijnrandstad.nl. Ziektebegeleiding Op het hoofdkantoor van Randstad zitten de collega’s van Health@Work. Zij zijn (eind)verantwoordelijk voor de begeleiding tijdens ziekte en zullen dan ook z.s.m. contact met je opnemen. Daarnaast zal je accountspecialist tijdens je ziekte ook contact met je onderhouden. Uitbetaling ziekte-uren bij een uitzendovereenkomst in Fase A Health@Work berekent op basis van je werkverleden je loon tijdens ziekte. Bij een uitzendovereenkomst zijn je eerste twee ziektedagen ‘wachtdagen’ en ontvang je geen ziekte-uitkering. Je overige ziekte-uren worden tussen de 4 en 6 weken na je ziekmelding uitbetaald. Uitbetaling ziekte-uren bij een arbeidsovereenkomst in Fase A/B.C Indien je een arbeidsovereenkomst hebt, voer je je ziekte-uren zelf in via ‘Mijn Randstad’. Je vult je gewerkte uren van de betreffende week aan met je ziekte-uren. Voer per dag de uren in je normaal gesproken zou werken. Je eerste ziektedag is een wachtdag (onbetaald) en wordt door Randstad ingevuld, laat deze dag dus leeg. Ziekte-uren kunnen alleen worden ingevoerd in de te verlonen week en alleen als er bij Randstad een ziekmelding bekend is. Zie hieronder een voorbeeld. Gewerkte uren

Maandag

Dinsdag

8

8

Woensdag

Donderdag

Vrijdag

Totaal 16

Wachtdag (vult Randstad in)

8

Ziek 91% TOTAAL

8

8

8

8

8

4

12

8

4

36

13


Binding en begeleiding

Jaarlijkse beoordeling Jaarlijks wordt er een functionerings- en/of beoordelingsgesprek gevoerd waarin we je performance, houding en gedrag bespreken samen met je direct leidinggevende van De Overheid. Indien je voldoende functioneert heb je recht op een periodiek (salarisverhoging), conform de regels van je opdrachtgever. Indien het relevant is voor jou en/of je functie wordt er eveneens gesproken over opleidingswensen en -mogelijkheden, loopbaanontwikkeling en je verzuim. Randstad zal je er tijdig op wijzen wanneer je onvoldoende functioneert. Tijdens een (extra) functioneringsgesprek bijvoorbeeld. Je accountspecialist geeft aan wat je niet goed doet en wat van je verwacht wordt. Je krijgt vervolgens een reële kans om je functioneren te verbeteren, zo nodig met begeleiding. Als na verloop van tijd blijkt dat je functioneren niet verbetert, kan Randstad je ontslaan wegens ongeschiktheid voor de functie. De gesprekken zullen zoveel als mogelijk binnen de reguliere werktijd plaatsvinden. Heb je eerder een onderwerp om met de accountspecialist te bespreken neem dan contact op voor het maken van een afspraak.

14


Veel plezier en een prettige werktijd bij de Overheid!

15


Bijlagen


Bijlage 1: Kernwaarden De Overheid is een mensgerichte en een prettige werkgever. Er heerst een informele cultuur waarin de medewerkers een belangrijke plaats innemen. De Overheid is er voor de burger. Maar de overheid vraagt ook veel van de burger. Regels moeten worden nageleefd, belastingen betaald en boetes geïnd. Voor handhaving en een correcte uitvoering van overheidstaken is een gezaghebbende en betrouwbare overheid vereist. Het vertrouwen in de overheid staat en valt met integriteit. Om deze reden heeft overheid 5 kernwaarden opgesteld: Onpartijdigheid Omdat ambtenaren het algemeen belang vertegenwoordigen, moeten burgers en externe partijen erop kunnen vertrouwen dat de overheid niet de ene burger voortrekt ten opzichte van de andere, met andere woorden dat de overheid niet bevooroordeeld of partijdig is. De ambtenaar moet op zuiver zakelijke gronden tot een oordeelsvorming kunnen komen en mag daarbij niet worden gehinderd door oneigenlijke of persoonlijke motieven. Een ambtenaar mag dan ook geen belanghebbende of partij zijn bij beslissingen die hij vanuit zijn functie neemt. Ook iedere schijn van belangenverstrengeling moet worden vermeden. Deze kernwaarde van onpartijdigheid en het daarmee samenhangende vermijden van belangenverstrengeling manifesteert zich in een aantal concrete integriteitsregels. In bijvoorbeeld de regelingen inzake de meldplicht van nevenwerkzaamheden, de meldplicht van financiële belangen en transacties in effecten, het aannemen van geschenken of giften en het verbod van draaideurconstructies zijn normen neergelegd die moeten voorkomen dat een ambtenaar in een positie komt waarin hij niet meer vrij of objectief zijn werk kan doen. Betrouwbaarheid Betrouwbaarheid betekent dat de burger erop moet kunnen vertrouwen dat de overheid, dus ook de ambtenaar, zijn afspraken of toezeggingen nakomt of waarmaakt. Dit heeft te maken met de geloofwaardigheid van de organisatie. Dit vertrouwen staat of valt met de betrouwbaarheid van de individuele ambtenaar. Veel van wat hij doet, op welke plaats en op welk moment dan ook, heeft invloed op hoe anderen tegen ambtenaren aankijken en daarmee op het vertrouwen dat in de organisatie moet kunnen worden gesteld. Betrouwbaar zijn als ambtenaar betekent ook dat zorgvuldig wordt omgegaan met informatie waarover deze uit hoofde van zijn functie beschikt. Deze informatie mag uitsluitend worden aangewend voor het doel waartoe die is verstrekt en er moet bovendien rekening worden gehouden met de aard van de informatie (bijvoorbeeld politiek gevoelig, privacy gevoelig of vertrouwelijke documenten). Door het lekken van informatie wordt het vertrouwen in de overheid geschaad. Zorgvuldigheid Naast het feit dat besluitvorming zorgvuldig dient te geschieden, onder andere door het betrekken in de afweging van alle relevante belangen en een juist gebruik van de gegeven bevoegdheden, komt deze kernwaarde ook tot uiting in het gedrag waarbij zorgvuldig met de door de dienst verstrekte middelen moet worden omgegaan. Behalve apparatuur, kantoorartikelen en voertuigen behoren ook nadrukkelijk intranet-, e-mailen internetvoorzieningen daartoe. Aangezien dit publieke middelen zijn, mogen deze enkel worden gebruikt voor het doel waartoe zij zijn verstrekt. Eveneens wordt zorgvuldig omgegaan met de ter beschikking staande financiële middelen, dat wil zeggen zuinig en efficiënt alsmede dat deze enkel mogen worden aangewend voor geoorloofde doelen.


Dienstbaarheid en respectvolle bejegening Het handelen van ambtenaren dient gericht te zijn op het belang van de organisatie en de burgers die daarvan afhankelijk zijn. Ambtenaren dienen de burgers maar ook elkaar vanuit een respectvolle houding te bejegenen waarin standpunten, visies en inbreng van anderen serieus worden genomen. Dit komt onder andere tot uiting in de wil en het vermogen tot samenwerking. Verder betreft het de aspecten als klantgerichtheid, hulpvaardigheid of fatsoen. Een onderdeel van een respectvolle bejegening is het zich onthouden van discriminatie. Deze, ook wettelijk verankerde, waarde houdt in dat discriminatie - in welke vorm dan ook - moet worden voorkomen en waar het zich voordoet, bestreden. Het gaat om het voorkomen van discriminatie binnen de organisatie, maar ook om het voorkomen van mogelijke discriminatie van burgers buiten de overheidsorganisatie. Professionaliteit en morele verantwoordelijkheid Professionaliteit wordt niet als laatste genoemd omdat deze kernwaarde het minst belangrijk zou zijn, maar omdat deze de bovengenoemde kernwaarden als het ware omspant. Professionaliteit houdt in dat de ambtenaar zich gedraagt zoals een goed ambtenaar betaamt, dat hij zijn werk goed uitvoert en integer is. Dit behelst tevens het vermogen om kernwaarden tegelijkertijd toe te kunnen passen en daar waar de verschillende waarden om voorrang strijden (bijvoorbeeld in het geval van efficiency versus rechtmatigheid) de juiste en (moreel) verantwoorde afweging te maken. Deze kernwaarden zijn het visitekaartje van De Overheid. Ze maken duidelijk waar De Overheid voor staat en wat de burger mag verwachten. Daarnaast dient ieder onderdeel van de Overheid een eigen gedragscode integriteit op te stellen, toegespitst op de eigen organisatie.


Bijlage 2: Toevoegingen aan integriteit en geheimhouding

Geschenken en voordelen Het kan zijn dat een zakelijke relatie je iets wil aanbieden. Hierbij valt te denken aan een fles wijn, een uitnodiging voor een lunch of evenement. Het accepteren van deze gift kan integriteitsrisico’s met zich mee brengen. Krijg je hiermee te maken tijdens je werkzaamheden binnen de Overheid, zorg dan voor openheid hierover en bespreek dit met je leidinggevende. Deze bepaald of de gift geaccepteerd mag worden. Voor het aanvaarden van een dienst of gift gelden de volgende criteria:

    

Een geschenk of dienst met een waarde van meer dan € 50,- mag niet worden aanvaard; geschenken mogen nooit op het huisadres worden ontvangen; leveranciers worden hier, voor zover nodig, per brief op gewezen; geschenken die niet kunnen worden geaccepteerd, moeten worden geweigerd dan wel, indien bijvoorbeeld eerst achteraf de juiste waarde kan worden vastgesteld, worden teruggestuurd; uitstapjes, reizen, lunches, diners e.d. worden niet bekostigd door derden. Gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij het ministerie worden gedeclareerd; uitnodigingen worden altijd besproken met de leidinggevende of in het werkoverleg. Zodoende kan in alle openheid worden bepaald of een uitnodiging kan worden geaccepteerd.

Regels omtrent geschenken en voordelen kunnen per Dienst afwijkend zijn. Vraag de geldende regels voor jouw locatie na bij je leidinggevende. Gedragscode De Overheid heeft een gedragscode opgesteld waar alle medewerkers zich aan dienen te houden. De belangrijkste regels zijn:               

Heb respect voor elkaars rechten/integriteit en voorkom ongewenste gedragsvormen Geef zelf geen informatie aan journalisten, maar verwijs deze door naar de persvoorlichter of bewindsvoerder van jouw dienst Als een kamerlid of fractievoorzitter contact met je opneemt meld je dit aan je leidinggevende In gevaarlijke situaties wordt altijd als eerste gekozen voor de veiligheid van de medewerker Je bent verplicht situaties die het bedrijfsbelang kunnen schaden en waar je kennis van draagt direct te melden bij je manager Voorkom dat informatie van het bedrijf en/of klanten ter inzage komt van derden Gooi nooit gebruikte gegevensdragers zomaar weg en neem geen informatie mee naar huis op cd-rom’s of usbsticks. Gooi gevoelige informatie op papier weg in een van de speciaal afgesloten containers of papiervernietiger Wees bewust in je communicatie naar derden met betrekking tot het bekendmaken van bedrijfsinformatie Laat nooit andere personen werken op uw autorisaties voor toegang tot bedrijfssystemen Plaats geen privésoftware op het De Overheid-netwerk Verleen nooit andere personen toegang tot De Overheid-locaties met jouw geautoriseerde legitimatiebewijs (toegangspas/ companycard) Draag je legitimatiebewijs zichtbaar en spreek ook anderen erop aan als zij hun legitimatiebewijs niet zichtbaar dragen Gasten dien je altijd aan te melden en deze moeten zich kunnen legitimeren, daarna ben je zelf verantwoordelijk voor de duur van hun aanwezigheid Het is niet toegestaan om , zonder toestemming vooraf, foto’s of filmopnamen te maken in de panden van de Overheid

Meld beveiligingsincidenten meteen bij de daarvoor aangewezen personen binnen het betreffende dienstonderdeel. Hierbij kun je denken aan: vermissing of diefstal van kostbaarheden, verlies van sleutels, je pas die toegang geeft tot de gebouwen, zwakke plekken in de beveiliging en bedreigingen of bommeldingen. Vraag aan je leidinggevende de procedure voor jouw locatie.


Ambtelijke integriteit Het doen en laten van medewerkers van De Overheid bepaalt het gezicht en de geloofwaardigheid van De Overheid. In dit kader wordt van elke medewerker verwacht dat je zowel tijdens werk- als in privé-tijd geen dingen doet die de belangen of het aanzien van De Overheid kunnen schaden. Dit geldt ook voor jou, als flexibele arbeidskracht van Randstad, werkzaam bij de – onderdelen van –De Overheid. Financiële belangenverstrengeling Er bestaat een wettelijk verbod op het handelen in effecten met gebruik van voorwetenschap. Het is mogelijk dat de je vanuit je functie kan bezitten over koersgevoelige informatie. Dit is vertrouwelijke, niet-openbare informatie over een rechtspersoon waarvan de openbaarmaking invloed kan hebben op de koers van effecten. Hij mag deze informatie dan ook op geen enkele manier gebruiken, noch door zelf daarin te handelen noch door die informatie aan derden te verstrekken.


Bijlage 3: Formulier ‘verplichte melding nevenwerkzaamheden’ Algemene gegevens Naam Voorletters

: :

Functie bij Functie Dienstonderdeel Aard functie

: : : Alleen die nevenfunctie vermelden die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staat met de functievervulling, kunnen raken (ARAR, art. 61 lid 1)

Nevenwerkzaamheden

(Voorgenomen) nevenfunctie kort omschreven Naam organisatie/ bedrijf Adres Vestigingsplaats

Aard betrekking

Nevenfuncties sinds/ m.i.v. In diensttijd

Zo ja, is het (Gemiddeld) aantal uren per week Raakvlakken

Verband met functie bij Rijksoverheid

:

: : :

:

□ □ □ □

dienstbetrekking politieke functie freelance anders, nl.

: : :

□ ja □ nee □ salaris of uurvergoeding □ onkostenvergoeding □ onbetaald

: :

:

Geef zo goed mogelijk aan in welk opzicht en op welke taakonderdelen er raakvlakken zijn tussen de functie bij Rijksoverheid en de voorgenomen nevenwerkzaamheden

Werken bij De Overheid Beslissing

Beslissing leidinggevende m.b.t. aanvaardbaarheid nevenwerkzaamheden

□ niet akkoord nevenwerkzaamheden □ akkoord met nevenwerkzaamheden □ akkoord met inachtneming van de volgende nadere afspraken m.b.t. de wijze waarop de nevenwerkzaamheden worden verricht in relatie toe de functievervulling bij Rijksoverheid Afspraken: :

Ondertekening medewerker Plaats en datum

:

Handtekening

:

Ondertekening leidinggevende Plaats en datum

:

Handtekening

:

Melding beëindiging nevenwerkzaamhede n Datum beëindiging nevenfunctie

:

Plaats en datum

:

Handtekening medewerker

:

Gemeld aan leidinggevende

:

□ ja □ nee


Bijlage 4: De Overheid Arbowijzer voor flexibele arbeidskrachten

De Overheid Arbowijzer voor flexibele arbeidskrachten

De Overheid Arbowijzer voor flexibele arbeidskrachten – versie 1.0 – 28 mei 201


Inhoudsopgave 1

Inleiding

2

Fysieke arbeidsomstandigheden Instellen van de stoel Instellen van de werktafelhoogte Instellen van het beeldscherm Gebruik de werkplek op de goede manier RSI

3

Preventie & Veiligheid Wat is een gezonde en veilige werkplek? Veiligheid op de werkplek Incidenten & nooduitgangen Toegangspas Gedragscode Informatiebeveiliging Milieu Rookbeleid

4

Computergebruik & overige bedrijfsmiddelen Regels voor het gebruik van internet en e-mail op de werkplek Overige bedrijfsmiddelen

5

Welzijn Ongewenste omgangsvormen Wat is seksuele intimidatie? Wat is discriminatie? Wat is pesten? Vertrouwenspersonen & klachtencommissie

6

Overige arbeidsomstandigheden Geheimhouding & integriteit Klokkenluidersregeling Nevenwerkzaamheden Bedrijfsmiddelen


1. Inleiding Wat verstaan we onder arbobeleid? Arbobeleid is de afkorting van arbeidsomstandighedenbeleid. Het arbobeleid van een organisatie is gericht op optimale arbeidsomstandigheden. Iedereen die werkt heeft recht op een gezonde en veilige werkplek. De juiste arbeidsomstandigheden leveren een bijdrage aan de inzetbaarheid van werknemers en voorkomen dat mensen door hun werk ziek of arbeidsongeschikt worden. Bovendien vergroten ze het werkplezier. Hoe draagt de De Overheid als opdrachtgever hieraan bij? Jouw opdrachtgever voert regelmatig een risico-inventarisatie en –evaluatie (RI&E) uit. De RI&E bevat de risico’s voor veiligheid en gezondheid op de werkplek en benoemt concrete maatregelen. Deze maatregelen worden opgenomen in een plan van aanpak dat met de Ondernemingsraad (OR) wordt besproken.

2. Fysieke arbeidsomstandigheden

Instellen van de stoel Stoel: Ga voor uw stoel staan en laat de zitting omhoog komen tot net tegen de knieschijf. Draag hierbij uw gangbare schoenen. Zitdiepte-instelling: Als de rugleuning van de stoel horizontaal naar achteren kan schuiven of de zitting met een slede naar voren kan schuiven, zorg er dan voor dat de stoelzitting niet tot in de knieholtes steekt. Stel de hoogte van de rugleuning (meestal met een knop achter op de rugleuning) zo in dat de bolling van de rugleuning bij u in de holte van uw rug past. Let op, deze functie is niet op elke stoel aanwezig. Als de armsteunen naar binnen en buiten geschoven kunnen worden stel dan zo de armsteunen in dat deze recht onder de ellebogen uitkomen. Ga zitten op de stoel en ontspan uw schouders. Om deze te ontspannen kunt u de schouders optrekken en weer laten vallen. Stel de armsteunen zo hoog in dat u net steun krijgt met ontspannen schouders. Instellen van de werktafelhoogte Uw tafel en toetsenbord moeten op ongeveer gelijke hoogte staan met de armleggers van uw stoel. Als uw tafel te hoog staat en niet instelbaar is, stel uw zitting hoogte dan zo hoog in dat de armleggers en de tafel ongeveer even hoog zijn. Maak dan gebruik van een voetensteun onder uw voeten. Vraag om een voetensteun indien deze niet aanwezig is. Als uw tafel te laag staat, vraag dan of het tafelblad hoger ingesteld kan worden (desnoods door blokken onder de poten). Met deze werkhoogte kunt u nu met ontspannen nek en schouders werken. De werktafel die u voor lees- en schrijfwerkzaamheden gebruikt, heeft voor u een goede hoogte als het werkvlak zich, bij ontspannen neerhangende bovenarmen, een paar centimeter boven ellebooghoogte bevindt. Instellen van het beeldscherm Indien u werkt met een normaal beeldscherm: Plaats nu uw beeldscherm recht voor u op afstand van een gestrekte arm. Als dit problemen oplevert met het beeldscherm van uw overbuurman of -buurvrouw schuif dan de beeldschermen langs elkaar heen. Als dit problemen geeft door de muur achter uw bureau, schuif uw bureau dan wat van de muur af. Zorg dat de bovenrand van het zichtbare deel van het scherm op of iets lager dan ooghoogte staat. Als het scherm te laag staat verhoog het dan. U kijkt dan recht naar voren of iets omlaag naar het scherm, maar nooit omhoog! Indien u werkt met een laptop: Met een laptop is de monitor te laag voor een ontspannen houding van de nek. Ook is werken met het (hoge) toetsenbord en de muis of touchpad lichamelijk meer belastend.

Werken bij De Overheid U mag maximaal twee uur per dag met de laptop werken, tenzij u aanpassingen doet om met de laptop goed te werken zoals: - Sluit een los toetsenbord en een losse muis aan op uw laptop. - Gebruik een laptophouder om de laptop op de juiste hoogte en afstand te brengen. Bijbehorende hulpmiddelen Concepthouder: Als u veel met papieren werkt gebruik dan een concepthouder waarop de papieren of mappen geplaatst kunnen worden. Het gemakkelijkst is een houder die tussen het scherm en het toetsenbord kan worden gezet. Muis en toetsenbord: Plaats uw toetsenbord recht voor u parallel aan het beeldscherm en de tafelrand. Plaats de muis direct naast het toetsenbord aan de voorzijde van de tafel. Gebruik de werkplek op de goede manier Let bij langdurig beeldschermwerk op de volgende punten: - Zorg dat bij het gebruik van de muis de onderarm altijd ergens op steunt (leuning of werkblad). - Zorg dat voeten, knieën, armen en schouders tijdens het werken allemaal dezelfde richting uitwijzen. - Voorkom dat u met opgetrokken schouders werkt. - Zorg dat het toetsenbord ongeveer 10 cm van de tafel rand ligt met de muis daar vlak naast. - Voorkom dat u tijdens het typen of muizen met uw hoofd/nek naar voren buigen. RSI RSI (repetitive strain injury) is een verzamelnaam voor aandoeningen aan de nek, bovenrug, schouders, armen, polsen en handen. Het wordt ook wel CANS genoemd. Dit is de Engelse afkorting voor ‘complaints of arms, neck and shoulders'. Deze omschrijving dekt de lading beter dan de term RSI maar omdat "RSI" algemeen bekend, blijft deze in gebruik. Hoe kan ik het risico op RSI beperken? U kunt door beeldschermwerk klachten aan schouders, nek en armen krijgen. Een goede inrichting van uw werkplek is dus erg belangrijk. Let daarom samen met uw opdrachtgever goed op:  de plaatsing van het meubilair  de opstelling van het beeldscherm en het beeldscherm zelf (spiegeling en leesbaarheid)  de verlichting en zonwering  uw lichaamshouding  de werksfeer, het takenpakket en beheersing van werkdruk. Hoe herken ik RSI-klachten? Kramp en tintelingen zijn de eerste symptomen. Dit kan overgaan in aanhoudende pijn en verlies van kracht in armen en handen. Neem uw klachten serieus en meld ze bij uw leidinggevende of de bedrijfsarts. U kunt dan gezamenlijk actie ondernemen. Wat is de oorzaak van RSI? U kunt van allerlei werkzaamheden RSI krijgen, zolang er sprake is van deze risicofactoren:  voortdurend werken in dezelfde houding  repeterende bewegingen  overmatig uitoefenen van kracht. Indirecte factoren zijn werkstress, kou en tocht. U kunt RSI krijgen van beeldschermwerk, maar ook van werken aan de lopende band. Ook in uw vrije tijd kunt u RSI oplopen, bijvoorbeeld door breien, door spelen met de spelcomputer of door overbelasting bij het fitnessen. Hoe vaker en hoe langer u repeterende bewegingen in dezelfde houding uitvoert, des te groter de kans dat u RSI ontwikkelt. Hoe kan ik RSI-klachten voorkomen? U kunt RSI-klachten voorkomen door:  te zorgen voor een goed afgestelde werkplek  werkzaamheden en werkhouding af te wisselen  het voorkomen van het uitoefenen van kracht als dat niet nodig is, bijvoorbeeld bij computerwerkzaamheden en/of schrijven  regelmatig pauzes te nemen  alert te zijn bij hoge werkdruk  kou, tocht, lawaai en slechte verlichting te vermijden.

Werken bij De Overheid Kan iedereen RSI krijgen? In principe wel, maar sommige mensen lopen een groter risico dan anderen. De risicofactoren van RSI kunnen worden onderverdeeld in drie groepen:  persoonsgebonden factoren (bijvoorbeeld lichaamsbouw, perfectionistisch zijn, conditie)  omgevingsgebonden factoren (bijvoorbeeld samenwerking met collega's, werkstress)  activiteitsgebonden factoren (bijvoorbeeld precisie en eenzijdige bewegingen, statische werkhouding). Als u perfectionistisch bent ingesteld, de neiging heeft met opgetrokken schouders te zitten en de werkdruk hoog is, loopt u meer risico op RSI dan uw collega met de kaarsrechte rug die voldoende ook genoeg vindt. Het is belangrijk dat u zich bewust bent van uw persoonlijke risico's.

3. Preventie & Veiligheid Wat is een gezonde en veilige werkplek? Op een gezonde en veilige werkplek loopt u geen onnodige lichamelijk of psychische risico's. Bijvoorbeeld op kantoor: uw stoel en bureau zijn goed afgesteld, het beeldscherm van uw computer staat op de juiste hoogte en de werkdruk is niet te hoog. U verkleint hiermee het risico van RSI. Werkt u op een bouwplaats, langs de weg of op een schip? Dan beschikt u over persoonlijke beschermingsmiddelen, weet u hoe u die kunt gebruiken en staan onveilige plekken aangegeven. Als u zwanger bent of u borstvoeding geeft, zijn er aanvullende voorzieningen voor uw werkplek. Veiligheid en gezondheid op de werkplek betekent ook dat u niet wordt blootgesteld aan agressie en geweld. Het gaat om verbaal, fysiek en psychisch geweld (bedreigen, intimideren) en om seksuele intimidatie. Als dit moeilijk te vermijden is, omdat u bijvoorbeeld in een justitiële inrichting werkt, neemt uw opdrachtgever maatregelen om het risico zo veel mogelijk te beperken. Veiligheid op de werkplek  Meld bezoek aan bij de receptie, haal ze daar op, laat ze niet rondzwerven en breng ze ook weer weg  Leen je toegangspas niet uit aan anderen  Spreek onbekenden op je afdeling aan  Sluit kasten en lades af en laat geen grijpbare kostbaarheden van de opdrachtgever of jezelf liggen  Meld overwerken na 19:00 uur bij de Centrale Meldkamer. Incidenten & nooduitgangen Vraag op je eerste werkdag aan je leidinggevende informatie wat te doen bij calamiteiten. Stel je van te voren op de hoogte van de vluchtmogelijkheden, de nooduitgangen en de plaats en gebruikswijze van de blusmiddelen. Maak bij calamiteiten nooit gebruik van de lift. Gebruik de trappenhuizen. Maak bij calamiteiten nooit gebruik van de parkeergarage. Het kan gebeuren dat een medewerker een ongeval overkomt als gevolg van zijn werkzaamheden. De leidinggevende moet een arbeidsongeval dat ernstig lichamelijk of geestelijk letsel of de dood tot gevolg heeft zo snel mogelijk (in ieder geval binnen 24 uur) telefonisch bij de Arbeidsinspectie melden. Voor de regio Den Haag is dat het kantoor Regio Midden (tel. 030-2305600). Ook moet de leidinggevende de melding zo snel mogelijk schriftelijk bevestigen. Wordt het ongeval niet tijdig gemeld dan kan de Arbeidsinspectie een boete opleggen. Het arbeidsongeval moet ook worden gemeld aan de ondernemingsraad, de Arbo coördinator en de Bedrijfshulpverlening . Toegangspas Alle panden van de De Overheid zijn beveiligd en uitsluitend toegankelijk met een toegangspasje. De overheidsinstelling waar je te werk bent gesteld, zal zo snel mogelijk een toegangspasje voor je aanmaken, maar tot die tijd moet je een geldige legitimatie hebben om het pand binnen te komen. De toegangspas dien je ten alle tijden zichtbaar te dragen. Als je stopt met werken lever je jouw pas weer in bij de manager van de afdeling. Gedragscode De de Overheid heeft een gedragscode opgesteld waar alle flexibele arbeidskrachten zich aan dienen te houden. De belangrijkste regels zijn:  In gevaarlijke situaties wordt altijd als eerste gekozen voor de veiligheid van de medewerker.  U bent verplicht situaties die het bedrijfsbelang kunnen schaden en waar u kennis van draagt direct te melden bij uw manager.  Voorkom dat informatie van het bedrijf en/of klanten ter inzage komt van derden.  Wees bewust in uw communicatie naar derden met betrekking tot het bekendmaken van bedrijfsinformatie.

Werken bij De Overheid    

Laat nooit andere personen werken op uw autorisaties voor toegang tot bedrijfssystemen Plaats geen privésoftware op het netwerk. Verleen nooit andere personen toegang tot De Overheid locaties met uw geautoriseerde legitimatiebewijs (companycard/Rijkspas). Draag uw legitimatiebewijs zichtbaar en spreek ook andere erop aan als zij hun legitimatiebewijs niet zichtbaar dragen.

Informatiebeveiliging  Verstandig omgaan met informatie  Neem niet onnodig gevoelige informatie mee naar buiten, zeker niet op onbeveiligde digitale informatiedragers.  Houd je gebruikersnaam en wachtwoord van je computer voor jezelf.  Laat gevoelige informatie, zowel digitaal als op papier, nooit onbeheerd achter.  Berg stukken op, vergrendel je computer of zet deze uit bij het verlaten van je werkplek.  Wees extra voorzichtig met vertrouwelijke informatie.  Stop gevoelige informatie na gebruik in de papiervernietiger of in de afgesloten papiercontainers bij de printers.  Bespreek geen gevoelige zaken in het openbaar of met mensen van wie Milieu In het kader van maatschappelijk verantwoord Ondernemen (MVO) kunnen we er samen voor zorgen dat de De Overheid bijdraagt aan een goed milieu. Wanneer je als laatste de afdeling verlaat , zorg er dan voor dat de lichten uit zijn (indien mogelijk). Deponeer afval op de daarvoor bestemde plaatsen. Zo werk je mee aan het scheiden van afval zodat dit hergebruikt kan worden. Rookbeleid Roken op de werkplek is sinds 1 januari 2004 verboden. Op die datum is de gewijzigde Tabakswet in werking getreden. De bedoeling van deze wet is het tabaksgebruik te beperken en de niet-roker te beschermen. Voor overheidsinstellingen gold al een rookverbod in openbare ruimten, maar sindsdien heeft u recht op een rookvrije werkplek. Het verbod geldt niet alleen voor de werkplek, maar ook voor alle andere ruimten waarvan werknemers gebruik maken. Denk aan liften, de kantine, gangen, vergaderruimten en toiletten. Meer informatie over de wet staat op www.rokenendewet.nl.

4. Computergebruik & overige bedrijfsmiddelen Regels voor het gebruik van internet en e-mail op de werkplek Wie kan er tegenwoordig nog zonder internet en e-mail? De meeste medewerkers hebben een computer met internettoegang nodig om hun werk goed te kunnen doen. Het is de bedoeling dat u communicatiemiddelen als internet en e-mail zakelijk gebruikt. Dat geldt ook voor de laptop die uw opdrachtgever u mogelijk ter beschikking stelt. Vrijwel elke werkgever heeft hiervoor een protocol. Maar zelfs als dit niet het geval mocht zijn, geldt voor jouw als flexibele arbeidskracht dat je deze communicatiemiddelen niet mag misbruiken. Wat gebeurt er als ik de regels overtreed? Dan is er sprake van plichtsverzuim en kunnen er disciplinaire maatregelen volgen. Welke dat zijn, is afhankelijk van de situatie. Het downloaden van afbeeldingen met seksuele of schokkende inhoud en het doorzenden daarvan kan bijvoorbeeld worden bestraft met strafontslag. Wat is absoluut niet toegestaan bij het gebruik van internet en e-mail? Het verzenden van berichten of het bezoeken en downloaden van websites met pornografische, racistische, discriminerende, aanstootgevende of (seksueel) intimiderende inhoud. Sommige vormen van misbruik, zoals het downloaden of verspreiden van kinderporno, overschrijden de strafrechtelijke grenzen. De werkgever zal dan aangifte doen bij de politie. Overige bedrijfsmiddelen Om je werk goed uit te voeren heb je een computer, telefoon en kantoorartikelen als pennen en papier nodig. Deze zaken stelt de opdrachtgever ter beschikking. Je mag deze artikelen alleen gebruiken voor je werk en slechts in uitzonderingsgevallen voor privézaken. Sommige rijks-eigendommen gebruik je ook buiten de rijks-locaties. Je mobiele telefoon of laptop neem je bijvoorbeeld soms zelfs mee naar huis. Ook thuis hoor je deze apparatuur echter alleen voor je werk te gebruiken. Het voor privédoeleinden gebruiken van voorzieningen als kopieerapparatuur, (mobiele)telefoon en fax, gebeurt slechts in uitzonderlijke gevallen. Het verzenden van privé-post via de postkamer is verboden.


5. Welzijn Ongewenste omgangsvormen Hiervan is sprake als u wordt benaderd op een manier die niet bij een gewone collegiale relatie hoort. Voorbeelden zijn:  bedreiging  discriminatie  seksuele intimidatie  pesten  agressie  geweld. Ook roddelen en het verspreiden van geruchten zijn ongewenste omgangsvormen. Wat ongewenst gedrag is, verschilt per persoon: wat de ene medewerker een grap vindt, kan voor een andere medewerker veel te ver gaan. Uw opdrachtgever voert een beleid om ongewenste omgangsvormen te voorkomen en te beperken.. Wat is seksuele intimidatie? Seksuele intimidatie bestaat uit:  ongewenste seksuele benaderingen  verzoeken om seksuele gunsten  ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag van seksuele aard op het werk. Het kan bijvoorbeeld gaan om handtastelijkheden of seksistische grappen en opmerkingen. Het hoeft dus niet altijd om lijfelijk contact te gaan. Door seksuele intimidatie worden vaak de werkprestaties van de medewerker aangetast en ontstaat er een intimiderende, onaangename of ronduit vijandige werkomgeving. Dit kan leiden tot stress bij de medewerker en zelfs tot ziekmeldingen. Wat is discriminatie? Discriminatie bestaat uit beledigende uitlatingen over:  ras  godsdienst  huidskleur  afkomst  nationale of etnische afstamming  geslacht  seksuele geaardheid. Ook indirecte uitlatingen kunnen discriminerend zijn. Dergelijk gedrag heeft vaak een negatieve invloed op de werkprestaties van de medewerker en op de werkomgeving. Zie ook het onderwerp Gelijke behandeling. Wat is pesten? In tegenstelling tot een onschuldige plagerij, is bij pesten sprake van bewust pijn doen of nadeel toebrengen. Voorbeeld: een werknemer verstopt gereedschap van zijn collega, waardoor deze de productienorm niet haalt. Cyberpesten en het plaatsen van (bewerkte) foto's of filmpjes op internet zijn nieuwe vormen van pesten. Pesten gebeurt vaak anoniem en in het geniep. Daardoor veroorzaakt dit ongewenste gedrag extra stress bij het slachtoffer. Iedereen kan slachtoffer worden van pesten. Vertrouwenspersoon en klachtencommissie Laat duidelijk blijken dat u er niet van gediend bent, spreek uw collega erop aan. Ook uw leidinggevende heeft een belangrijke rol bij het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen. U kunt een klacht bij hem indienen. Mocht u dat niet prettig vinden, dan zijn er andere mogelijkheden. Bijna elke overheidsopdrachtgever heeft een of meerdere vertrouwenspersonen, bij wie u ongewenste omgangsvormen kunt melden. Ook hebben veel organisaties een klachtencommissie en een ombudsfunctie ingesteld waar u terecht kunt. In sommige gevallen kunt u aangifte doen bij de politie. Bedenk dat het indienen van een valse klacht ook ongewenst gedrag is. U maakt zich dan schuldig aan laster waarvoor u kunt worden vervolgd. Over het algemeen zijn er twee verschillende procedures:

Werken bij De Overheid  

de informele procedure bij een vertrouwenspersoon de formele procedure bij een klachtencommissie.

Als u dit wilt, kunt u ervoor kiezen het probleem intern op te lossen, bijvoorbeeld samen met de vertrouwenspersoon of via bemiddeling. Is dat niet aan de orde, dan kunt u de formele weg bewandelen en een klacht indienen bij de klachtencommissie. Natuurlijk is het ook mogelijk bij uw leidinggevende een klacht in te dienen. Uw leidinggevende onderneemt dan verdere actie. In ernstige gevallen kan aangifte bij de politie worden gedaan.

6. Overige arbeidsomstandigheden Geheimhouding & integriteit Als flexibele arbeidskracht van een overheidsinstelling kunt u in aanraking komen met informatie die voor andere partijen heel waardevol zijn. Denk hierbij aan plattegronden van een gevangenis, begrotingen of ramingen van projecten enzovoort. U dient zich bewust te zijn van de waarde van deze informatie en deze niet met derden te delen.     

Maak jezelf niet onnodig kwetsbaar, denk bewust na over jouw integriteit, die van anderen en van . Bespreek dilemma's met je collega's, je leidinggevende, diens leidinggevende of de vertrouwenspersoon. En wees zelf aanspreekbaar. Meld nevenwerkzaamheden altijd aan je leidinggevende. Zeker als ze kunnen leiden tot verstrengeling of botsing van belangen. Aangeboden geschenken moet je altijd melden, voor het behouden is toestemming nodig, ook onder de € 50. Voorkom ongeoorloofd privégebruik van De Overheids-middelen en bevoegdheden, houd privégebruik van e-mail, internet en (mobiele) telefoon beperkt.

Bij het uitzendbureau vul je een Geheimhoudings- en Integriteitsverklaring in en onderteken je dit formulier, dit wordt bewaard in je dossier. Nevenwerkzaamheden Werk je buiten de De Overheid (betaald of onbetaald), dan dien je dit in veel gevallen als ‘nevenwerkzaamheden’ aan te melden. Het gaat om alle werkzaamheden die, op welke manier dan ook, een relatie kunnen hebben met je werk voor de overheidsinstelling waar je te werk bent gesteld en waarmee je jezelf of de overheidsinstelling belangen zou kunnen schaden. Je bent zelf voor melding verantwoordelijk. Als je twijfelt over een mogelijke belangenverstrengeling, overleg dan met je leidinggevende. Dit voorkomt misschien misverstanden. Wat is integriteitsschending? Dan handelt een medewerker binnen uw of een andere organisatie incidenteel of structureel in strijd met de organisatievoorschriften of leeft op andere wijze waarden en normen niet na. Wat kan ik doen met een integriteitsschending of een vermoeden daarvan? U kunt een melding intern of extern doen. Uitgangspunt is dat misstanden of vermoedens daarvan eerst intern aan de orde behoren te worden gesteld. U kunt de melding in eerste instantie bij uw leidinggevende doen. Als u dit niet wenst, kunt u het vermoeden melden aan een hogere leidinggevende of aan een vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Dit laatste kan vertrouwelijk. Uw organisatie krijgt dan de mogelijkheid om de vermoede misstand te onderzoeken en zo nodig orde op zaken te stellen. Wilt u liever extern uw melding doen? Dan kunt u, als daar aanleiding voor is, rechtstreeks een melding doen bij de Commissie integriteit overheid (CIO). De CIO onderzoekt het vermoeden van een misstand en adviseert uw werkgever daarover. Werkt u niet meer bij de organisatie waarop uw melding betrekking heeft? Dan kunt u de melding binnen twee jaar na uw vertrek bij die organisatie doen. Daarnaast kunnen ook andere (niet-ambtenaren) binnen de organisatie werkzame personen (bijvoorbeeld gedetacheerden) een melding doen. Van strafbare feiten kunt u aangifte doen bij de politie. Kan ik een integriteitsschending melden over een organisatie waar ik niet werkzaam ben? Ja. U kunt dat doen bij een leidinggevende of bij een vertrouwenspersoon integriteit (VPI) van die organisatie. Als daar aanleiding voor is, kunt u ook rechtstreeks een melding doen bij de Commissie integriteit overheid (CIO).

Werken bij De Overheid Wordt mijn melding geregistreerd? Ja. Dat gebeurt via het systeem Registratie Integriteitsbreuken (RI). In deze rijksbreed gehanteerde registratie worden alle integriteitsinbreuken anoniem geregistreerd. De reden hiervoor: uw werkgever moet schriftelijk verantwoording kunnen afleggen over het gevoerde integriteitsbeleid en de gedragscode integriteit. Kan ik een integriteitsschending ook anoniem melden? Ja. Hiervoor kunt u terecht bij het meldpunt Meld Misdaad Anoniem (M). Na uw melding zal M een intake doen en de melding indien nodig overdragen aan uw werkgever. Ook kunt u bij de politie zelf aangifte doen van strafbare feiten. U kunt M bereiken op telefoonnummer 0800-7000. Wat is klokkenluiden? Klokkenluiden houdt in dat u een vermoeden heeft van een misstand binnen uw dienst en dit meldt. Hiervoor geldt onderstaande procedure. Wat wordt gezien als een misstand? De volgende situaties worden als misstanden beschouwd:



een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels (waaronder ook wordt verstaan het plegen van een ernstig strafbaar feit)



het veroorzaken van een gevaar voor de gezondheid, veiligheid of milieu



een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst.

Kan het melden van een misstand negatieve gevolgen voor mij hebben? Als u uw melding te goeder trouw volgens de procedure doet, mag u hiervan geen nadeel ondervinden. Wanneer kan ik een misstand melden bij de Commissie integriteit overheid?



als uw werkgever een standpunt inneemt waarmee u het oneens bent als uw werkgever niet binnen twaalf weken na uw melding zijn standpunt kenbaar maakt



als zwaarwegende belangen aan een interne melding in de weg staan, waardoor u de misstand rechtstreeks wilt melden bij de Commissie Integriteit Overheid (CIO). Een voorbeeld hiervan is als uw leidinggevende zelf deelneemt aan een misstand en het onmogelijk is een melding te doen bij diens leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. Of als het risico bestaat dat bewijsmateriaal verdwijnt. U verklaart in dat geval bij de CIO waarom u de misstand niet intern wilt melden. De commissie oordeelt vervolgens of u terecht rechtstreeks uw melding heeft gedaan, of dat u in eerst instantie intern bij uw leidinggevende of vertrouwenspersoon integriteit (VPI) melding moet maken van de misstand.

Werken bij De Overheid Hoe kan ik de Commissie integriteit overheid bereiken?



Secretariaat Commissie integriteit overheid (CIO) Centrum voor Arbeidsverhoudingen Overheidspersoneel (CAOP) Postbus 556 2501 CN Den Haag Tel. (070) 376 57 65



Bezoekadres: Lange Voorhout 13 2514 EA Den Haag

Kan ik een misstand melden zonder dat mijn identiteit bekendgemaakt wordt? Uw vertrouwenspersoon integriteit, uw leidinggevende of de Commissie Integriteit Overheid (CIO) maakt uw identiteit niet bekend als u daar niet mee instemt. Gaat er nog iets veranderen in de klokkenluidersregeling? Op korte termijn zal een advies- en verwijspunt klokkenluiders voor de markt en overheid worden opgericht. Tevens zal de Commissie Integriteit Overheid (CIO) in de nabije toekomst vervangen worden door een centraal meldpunt voor integriteitschendingen voor de overheid. Waar vind ik meer informatie? U vindt meer informatie in de Handreiking melding integriteitsschending op de site: Integriteitoverheid.nl of Commissieintegriteitoverheid.nl.


Bijlage 5: Instructie declareren reizen met openbaar vervoer

Je hebt de keuze gemaakt om met het openbaar vervoer naar je werk te reizen. Alle woonwerkverkeerdeclaraties en wijzigingen met betrekking tot de reiskostenvergoeding kunnen via de volgende link worden ingediend: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN. Hieronder staat aanvullende informatie over het aanvragen van een OV-chipkaart en voorwaarden voor de vergoeding van je reiskosten. LET OP: Reizen met een OV-chipkaart kunnen niet met terugwerkende kracht worden opgevraagd. Koppel je OV-chipkaart dus zo spoedig mogelijk aan je persoonlijke account op http://www.ov-chipkaart.nl.

Hoe declareer ik mijn OVkosten voor het woonwerkverkeer?

3

Reizen op saldo

2 Heb je een persoonlijke OV-chipkaart en account?

Vraag je OV-transactieoverzicht op met de reisgegevens van woonwerkverkeer: LET OP: Per week gesplitst OVtransactieoverzicht

4 Vraag je OV-transactieoverzicht op

Ja

Welke kosten wil je declareren?

Registreer tijdig je uren

met de reisgegevens van woonwerkverkeer: LET OP: Volledig overzicht met de reisgegevens van de eerste drie reisweken

Alleen een (maand-) abonnement

4 Vraag je OV-transactieoverzicht op

Nee Een kortingskaart óf abonnement + overige kosten

1 Vraag een persoonlijke OV –chipkaart aan en registreer een account op: www.ov-chipkaart.nl

met alleen de reisgegevens van woonwerkverkeer LET OP: Per week gesplitst OVtransactieoverzicht van de eerste drie reisweken

5 Reiskostendeclaraties worden op dinsdag verwerkt. De verloning van deze vergoedingen vindt daarom op woensdagochtend plaats

Legenda:

4 Ga naar http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN, vul de benodigde velden in en upload de bestanden die voor jou van toepassing zijn

Vergeet het betaalbewijs niet van je abonnement of kortingskaart (N.v.t. indien je op saldo reist)

Actie Vraag

1

Verwijzing naar instructie / uitleg

Hoe geef ik een wijziging door bij verandering van vervoersmiddel of verhuizing? (zie gedetailleerde uitleg op pagina 4) Je wilt jouw reiskosten wijzigen vanwege verhuizing of de keuze voor een ander type vervoersvoorziening

6 Wil je een wijziging met betrekking tot je reiskosten doorgeven?

Ja

6

6 Ga naar http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU _reiskostendeclaratie_RGN

Volg de stappen van het wijzigingsformulier en maak de gewenste keuzes

LET OP: Je nieuwe reiskostenvergoeding gaat in vanaf het moment waarop Randstad je wijzigingsverzoek heeft ontvangen.


Hoe declareer ik mijn OV-kosten voor het woon-werkverkeer?

Op www.ov-chipkaart.nl of www.ns.nl dien je een persoonlijke OV-chipkaart aan te vragen. De kosten voor het aanvragen van je persoonlijke OV-chipkaart zijn voor eigen rekening. Let op: je kunt je reistransacties pas inzien wanneer je OV-chipkaart is gekoppeld aan een persoonlijk account op www.ov-chipkaart.nl. Je reiskosten kunnen alleen worden vergoed wanneer de reislocaties en -kosten zichtbaar zijn op het transactieoverzicht.

Reiskosten worden verwerkt nadat de gewerkte uren voor de betreffende week zijn binnengekomen bij Randstad. Registreer dus altijd tijdig je uren bij je opdrachtgever en houd rekening met de deadline.

Ga naar de site www.ov-chipkaart.nl/login/ en log in op ‘mijn OV-chipkaart’ om je reisgegevens op te halen.

Op www.ov-chipkaart.nl kun je online je reisgegevens opvragen. In het overzicht met je reisgegevens heb je de mogelijkheid om de transacties te kiezen die je wilt declareren. In het OV-transactieoverzicht vink je alleen je woon-werkreizen aan: je privéreizen dienen niet te worden aangevinkt. De reiskosten worden niet uitbetaald wanneer de gegevens op de overzichten worden afgeschermd. Via je privacy instellingen kun je de reislocaties en productnamen inzichtelijk maken.

Hoe vraag je de reisgegevens gesplitst per week op?

Werken bij De Overheid  Reiskosten dien je gesplitst met de reiskosten per week op te sturen.  Je verkrijgt weekoverzichten door op ‘OV-reishistorie’ te klikken nadat je bent ingelogd. Selecteer vervolgens de optie ‘type periode in’ om de data van de betreffende week in te voeren. Vervolgens klik je op ‘Transacties tonen’ om de weekoverzichten te krijgen.  De transactieoverzichten, verkregen via www.ov-chipkaart.nl, moeten voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. Dit verkrijg je door het transactieoverzicht in PDF-format op te slaan door op het PDF-icoon te klikken.  Je slaat de PDF’s op per werkweek. Als titel voor het bestand gebruik je de betreffende werkweek, bijvoorbeeld ‘reiskosten week 20’. Let op: De reiskosten worden niet uitbetaald wanneer de transactieoverzichten niet per week zijn gesplitst.

Je kunt een abonnement declareren nadat het abonnement minimaal drie weken geldig is. We vergoeden een abonnement na de derde reisweek wanneer de volgende documenten compleet worden aangeleverd: Bij een abonnement dat op een OV-Chipkaart is geladen: 



Het transactieoverzicht van je OV-chipkaart via je persoonlijke account. Het is belangrijk dat alle reisgegevens van de eerste drie reisweken op het transactieoverzicht staan. Zo kunnen we zien wanneer het product (het abonnement) op je kaart is gezet, met welke frequentie er gebruik wordt gemaakt van het product en of het de meest goedkope manier van reizen is. Een betaalbewijs (print screen via digitaal bankieren is tevens voldoende)

Bij een abonnement met zichtkaart:

 Een kopie van de zichtkaart 

Een betaalbewijs (print screen via digitaal bankieren is tevens voldoende)


Via http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN kun je de reiskostendeclaraties indienen. Selecteer, na het invullen van je persoonsgegevens, de optie ‘mijn OV kosten declareren’ en klik op ‘Verder >>’. Op de tweede pagina kun je vervolgens kiezen of je een abonnement of losse reizen wilt declareren. Indien van toepassing is een combinatie van de twee ook mogelijk. Op de volgende pagina kun je de documenten uploaden die nodig zijn voor de vergoeding van het woon-werkverkeer. Dit doe je door op ‘Choose File’ te klikken en het juiste document op de harde schijf te selecteren. Wanneer alle velden zijn ingevuld en de documenten zijn gekozen kun je op ‘verzenden’ klikken. Hiermee bevestig je de declaratie. Wanneer we de declaratie hebben ontvangen, ontvang je hiervan een bevestiging op het opgegeven emailadres. De verwerking van reiskostendeclaraties vindt over het algemeen op dinsdag plaats. Zorg er dus voor dat je de declaratie uiterlijk op maandag hebt ingediend. De uitbetaling van de reiskostenvergoedingen vindt op woensdag plaats. Hierdoor ontvang je de vergoeding van je OV-kosten een dag later dan het reguliere loon. Indien er sprake is van een maandverloning dan is het helaas niet mogelijk om de reiskostenvergoeding wekelijks te ontvangen.

Een wijziging met betrekking tot het type vervoersmiddel of een verhuizing kan gevolgen hebben voor je reiskostenvergoeding. Geeft dit daarom tijdig door via de volgende link: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN Na het invullen van de persoonsgegevens kies je vervolgens de optie ‘mijn vervoersmiddel of woonadres wijzigen' en selecteer je de opties die op jou van toepassing zijn. Let op: Vergeet in het geval van een wijziging van vervoersmiddel niet om dit ook door te geven op ‘Mijn Randstad’. Indien je een vraag hebt over bovenstaande dan kun je deze per mail aan ons stellen. Wij zorgen dat je spoedig een reactie van ons ontvangt. E:

[email protected]


Bijlage 6: FAQ – reiskosten

Wat heb ik nodig om mijn reiskosten van het openbaar vervoer te declareren? In het document Instructie Reiskostendeclaratie wordt stap voor stap uitgelegd wat je aan moet leveren zodat je gemaakte kosten kunnen worden uitbetaald. Wanneer ontvang ik mijn reiskosten van het openbaar vervoer? Je reiskosten declareer je via de volgende link: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN. Reiskostendeclaraties worden op dinsdag verwerkt. Hierdoor vindt de verloning van deze kosten meestal op woensdagochtend plaats. Indien je twijfelt of je reiskosten vergoed zijn, dan kun je dit altijd controleren op de (gecorrigeerde) loonspecificatie van de betreffende week. Indien je declaratie niet compleet bij ons is aangeleverd, ontvang je binnen een week een melding. Ik wil mijn reiskosten wijzigen Je kunt je reiskosten wijzigen via de volgende link: http://www.nlforms.nl/doc/ebr_CSU_reiskostendeclaratie_RGN. Dit geldt dus wanneer je het type vervoersvoorziening wilt wijzigen of wanneer je verhuist. Indien het gaat om een verhuizing, dien je het adres ook aan te passen in je ‘Mijn Randstad’-pagina. Ik wil een dienstreis of overige onkosten declareren Per opdrachtgever zijn er afspraken gemaakt over de mogelijkheden om dienstreizen te maken en te declareren (reizen die anders zijn dan woon-werkverkeer) . Overleg daarom altijd eerst met je leidinggevende, aangezien bepaalde opdrachtgevers ook mobiliteitskaarten ter beschikking stellen. In ‘Mijn Randstad’ is opgenomen of er afwijkende afspraken zijn bij jouw opdrachtgever. Indien je de dienstreizen bij Randstad kunt declareren, dan gebruik je het hiervoor bestemde declaratieformulier. De dienstreis kan pas worden verwerkt wanneer er een akkoord van je leidinggevende is opgenomen. Op het declaratieformulier wordt uitvoerig beschreven hoe je de declaratie kunt indienen. Een digitaal bestand van dit formulier kun je aanvragen via [email protected]. Vragen Voor vragen met betrekking tot je verloning, bijvoorbeeld uitbetaling van je gewerkte uren en/ of reiskosten, kun je telefonisch contact opnemen met de servicedesk Overheid, telefoonnummer: 020- 569 1391. Vragen omtrent het declareren van reiskosten en onkosten kun je mailen naar [email protected].


Bijlage 7: Uren declareren via ‘Mijn Randstad’


Bijlage 8: Formulier kort verzuim en buitengewoon verlof voor gedetacheerden

Algemeen Dit formulier is specifiek voor het aanvragen van kort verzuim of buitengewoon verlof. Reguliere verlof- of vakantie uren dienen via ‘Mijn Randstad’ aangevraagd te worden. Voornaam en achternaam

:

Geboortedatum

:

Kort verzuim Bijvoorbeeld tandarts of huisartsbezoek dat niet in vrije tijd kan plaatsvinden. Een afsprakenkaart dient als bijlage bijgevoegd te worden. Datum

:

Aantal uur

:

Reden

:

Buitengewoon verlof Bijvoorbeeld het bijwonen van een 25-jarig huwelijk, gezinsuitbreiding of begrafenis/crematie. De kaart dient als bijlage bijgevoegd te worden. Datum/data

:

Aantal dagen

:

Reden

:

één dag

twee dagen

Verlof heeft betrekking op week ………… Dag: Datum:

Maandag ……………

Dinsdag ……………

Woensdag ……………

Donderdag ……………

Vrijdag ……………

van ………uur tot ………uur





Aantal uren Tijd afwezig

Datum ingeleverd Handtekening direct leidinggevende Handtekening flexmedewerker

: :

:

Alleen volledig ingevulde formulieren worden in behandeling genomen!


Aantekeningen

Werken bij De Overheid. Werken bij de Overheid. Informatie voor flexibele arbeidskrachten Versie 1.0

Recommend Documents