Handleiding
versie februari 2015
Inhoud Inhoud ................................................................................................................................................... 2 Welkom ................................................................................................................................................. 4 Systeem vereisten............................................................................................................................... 5 Windows 7 of Windows 8:............................................................................................................. 5 Apple: ................................................................................................................................................ 5 Installatie HerbaVieW ........................................................................................................................ 6 Hulp vragen ......................................................................................................................................... 6 Opstarten HerbaVieW ...................................................................................................................... 7 Tabblad : ALGEMEEN ........................................................................................................................ 9 Fiche: ............................................................................................................................................... 11 Status ............................................................................................................................................... 13 Bestellingen .................................................................................................................................... 14 Memo .............................................................................................................................................. 19
Tabblad : KLANTEN........................................................................................................................... 21 Verjaardagen................................................................................................................................ 21 Lijsten memo .................................................................................................................................. 21 Wie heeft besteld?....................................................................................................................... 22 Klantengroepen ........................................................................................................................... 22 Inactieve klanten ......................................................................................................................... 23 Overzicht bestellingen ................................................................................................................ 24 Overzicht facturen ....................................................................................................................... 24
Tabblad : PRODUCTEN.................................................................................................................... 25 Voorraadlijst ................................................................................................................................... 25 Nieuw product aanmaken........................................................................................................ 26 Productgroepen ........................................................................................................................... 27 Bestellen .......................................................................................................................................... 27 Geleverde producten ................................................................................................................ 28 Tabblad : BOEKHOUDING .............................................................................................................. 30 Voorraadlijst ................................................................................................................................... 30 Omzet .............................................................................................................................................. 30 Commissies ..................................................................................................................................... 31 Pagina | 2
Kwartaallijst .................................................................................................................................... 31 Tabblad : INSTELLINGEN .................................................................................................................. 32 Bedrijfsgegevens .......................................................................................................................... 32 Bestelbonnen ................................................................................................................................ 32 Facturen.......................................................................................................................................... 33 Parameters ..................................................................................................................................... 34 BTW-codes ...................................................................................................................................... 34 Export/Import klanten ................................................................................................................. 35 Back-up database....................................................................................................................... 35 Tabblad : ABOUT .............................................................................................................................. 36 About ............................................................................................................................................... 36 Facturen raadplegen. ................................................................................................................ 36 Contacteer ons............................................................................................................................. 36
Pagina | 3
Welkom Dank u voor uw keuze voor HerbaVieW.
Met deze tool willen we u een eenvoudig hulpmiddel geven in uw werk met Herbalife.
Pagina | 4
Systeem vereisten Windows 7 of Windows 8: Zorg dat alle windows-updates bijgewerkt zijn. Download & installeer SQL compact versie 3.5 - SQL compact 3.5 (voor windows 32bit) - SQL compact 3.5 (voor windows 64bit) Download & installeer Framework 4.0 Download & installeer HerbaVieW Nu kan je HerbaVieW starten en de basisinstellingen uitvoeren.
Apple: Wij hebben nog geen versie die rechtstreeks op de mac kan draaien. Via het programma PARALLELS Desktop 9 voor Mac kan je Windows 7 op je mac installeren en HerbaVieW draaien. LET OP! Als je deze oplossing gebruikt, installeer dan Windows 7 en NIET windows 8/8.1. Windows 8 en Parallels geeft nog problemen om de framework 4.0 geïnstalleerd te krijgen. Eens je je windows geïnstalleerd hebt, kan je de richtlijnen van windows volgen voor de installatie van HerbaVieW.
Ga naar de downloadpagina op de website
Pagina | 5
Installatie HerbaVieW Met onderstaande link kan je het setup-bestand van HerbaVieW downloaden Download HerbaVieW
Voor je de installatie start, kan je best zorgen dat je configuratie aan de systeemvereisten voldoet.
Hulp vragen Bij vragen, problemen, zelfs ideeën voor verbeteringen, mag je ons altijd contacteren.
[email protected]
Pagina | 6
Opstarten HerbaVieW Bij de installatie van het programma is er een icoontje op het bureaublad geplaatst. Dubbelklik op het icoontje om het programma te starten. Het programma zal als eerste een verbinding maken met de server om de laatste updates op te vragen.
Bij het eerste gebruik gaat het programma een aantal gegevens vragen.
Dit zijn de gegevens die wij registreren om je factuur te maken en de licentiesleutel te genereren
Pagina | 7
Hierna kom je in het basisvenster van HerbaVieW
Pagina | 8
Tabblad : ALGEMEEN Het programma opent zich en je komt terecht in het tabblad ‘ALGEMEEN’
Bovenaan het scherm zie je een tabbalk met hierin de belangrijkste functies. Algemeen Klanten Producten Boekhouding Instellingen About
Hier kan je ‘nieuwe klant’ aanmaken en de gegevens van deze klant invullen: Nieuwe klant: 1x klik op het icoontje Je komt terecht op ‘Klant ID’, waar je al je gegevens van je klant kan invullen Je vult de klant ID in en als je alle gegevens hebt ingevuld, klik je boven in de balk op ‘OPSLAAN’ (icoontje rechts van ‘nieuwe klant’) Pagina | 9
Volgende gegevens vind je terug onder KlantID:
Naam Voornaam Adres Postcode Woonplaats Land Taal Bedrijfsnaam BTWnr Startdatum Tel Thuis Tel werk Mobiel Email
Je ziet de nieuwe klant links in de lijst verschijnen Klantengroepen: op de ‘gereedschapstool’ klikken -> hier aanduiden in welke klantengroep de klant zich bevindt -> ‘SLUITEN’ LET OP!!! Deze klantengroepen moet je eerst nog aanmaken, meer informatie hierover verder onder KLANTENGROEPEN
Je kan een foto bij de nieuwe klant aanmaken: 1x rechtermuisklik -> nu kan je foto met webcam maken of opgeslagen foto toevoegen. Je kan de klantenfiche ook afdrukken: Je klikt links in de lijst op de desbetreffende klant- > klantenfiche verschijnt Je drukt op ‘PRINT’ en daarna ‘AFDRUKKEN’ Als je terug naar het vorige venster wil-> ‘SLUITEN’
Onderaan het venster ‘ALGEMEEN’(onder de klantinfo) vind je 4 verschillende tabbladen terug:
Fiche Status Bestellingen memo
Pagina | 10
Fiche:
Hier vind je de gezinssituatie en andere persoonlijke informatie van je klant terug:
man/vrouw: gewoon aanklikken wat van toepassing is leeftijd: je klikt op het pijltje achter de datum, waardoor je een uitgeklapt overzicht krijgt van data (standaard staat de dag datum) Je klikt op de datum en dan kan je verder klikken, zodat je ziet dat er enkel nog het jaartal staat. Als je daar nog eens op klikt, krijg je een overzicht van verschillende jaartallen. Met de pijltjes links en rechts kan je naargelang dalen of stijgen in jaartal. Als je het juiste jaartal bereikt heb, klik je hierop en zal je zien dat er automatisch de maanden van het jaar verschijnen. Je klikt 1x op de desbetreffende maand, waardoor je vervolgens enkel nog de juiste dag moet aanklikken. In het balkje zie je dan de uiteindelijke geboortedatum verschijnen. Partner: Hier kan je de naam van de partner invullen (ook evt. de geboortedatum van de partner kan je hier ingeven idem zoals bij geboortedatum klant) en aanduiden of de klant gehuwd is of samenwonend is. Kinderen: Als je de namen van de kinderen wil toevoegen, is hier ruimte voor. Je klikt in het kadertje van ‘kinderen’ op het gereedschap en daardoor opent zich een nieuw venster (zie afbeelding)
Pagina | 11
Je geeft naam en voornaam van het kind in, incl. eventueel de geboortedatum en je klikt op ‘OPSLAAN’. Dit herhaal je tot je alle kinderen hebt ingegeven. Je kan ook op het icoontje ‘nieuw’ klikken en op die manier ‘nieuwe kinderen’ toevoegen. De namen en geboortedata van de desbetreffende kinderen verschijnen
Als je een kind wil verwijderen, dubbelklik je met de linkermuisknop op de naam van het desbetreffende kind en klik je op ‘verwijder’. Er verschijnt een venster met de bevestiging of je dat kind echt wel wil verwijderen, waarna je dit bevestigt (JA klikken)
Als je het venster terug wil verlaten, klik je op sluiten en ga je terug naar de ‘fiche’
Opmerkingen: Hier kan je nog wat extra informatie m.b.t. het gezin typen.
Pagina | 12
Status Hier vind je terug in welke ‘rang’ zich iemand bevindt, evenals de manier waarop ze jullie hebben leren kennen.
Status: Je klikt met de linkermuisknop op de desbetreffende status (klant, distributeur, senior consultant, …). Herbalife: Je vult de verschillende velden in Afkomstig van: je klikt met de linkermuisknop op het pijltje waardoor een lijst opent en je kan kiezen hoe de klant bij jou terecht gekomen is.
Pagina | 13
Bestellingen Indien je dit venster voor de eerste maal opent, zie je dat er nog geen bestellingen ingevoerd zijn. Via dit venster kan je ook een nieuwe bestelling toevoegen.
Nieuwe bestelling: je klikt op het icoontje ‘nieuwe bestelling’ en hierdoor opent een nieuw venster (zie afbeelding)
Hoe maak je nieuwe bestelling aan? Je ziet duidelijk de naam van de desbetreffende klant linksboven staan. In de linkerzijde vind je de lijst met alle producten van Herbalife. Deze zijn op hun beurt onderverdeeld in verschillende categorieën:
Inner Nutrition (standaard, klik op pijltje voor de andere categorieën) Herbalife 24 Outer nutrition Promo materiaal Gratis staaltjes
Pagina | 14
Onder elke categorie zie je de desbetreffende producten staan, die besteld kunnen worden bij Herbalife. Bestelling: Hier vul je de datum van de bestelling en de leverdatum in. Levervoorwaarde: Je duidt aan of de klant het product komt afhalen of dat het geleverd moet worden Betaling: Je duidt aan hoe de bestelling betaald wordt (overschrijving, contact, bankcontact) Bestellijnen: Hier kan je de bestelling van de producten ingeven. Je kan dit op verschillende manieren doen. Enerzijds door het aanklikken van de producten links in de lijst ofwel door op het vergrootglas te klikken en te zoeken op de verschillende producten. Producten aanklikken in de lijst: Je zet je cursor in het veld ‘productcode’ en vervolgens ga je links in de lijst op zoek naar het product dat je in bestelling wil zetten, vb. Liftoff Citroen-Limoen (let wel op je in de juiste categorie zoekt!!) -> je klikt in dit geval op categorie ‘Inner Nutrition’ en dubbelklikt met de linkermuisknop op Liftoff Citroen-Limoen. Het veld met de bestelling wordt nu automatisch ingevuld met 1X Liftoff CitroenLimoen.
Indien dit product door je klant vb. 5x besteld wordt, klik je in totaal 5x op je product in de linker kolom en tellen de aantallen automatisch op. Je krijgt ook een afbeelding van het desbetreffende product naast de benaming te zien. Ook wordt heel duidelijk vermeld wat de EHP (eenheidsprijs), BTW, prijs excl. BTW, prijs incl. BTW en de VP (volumepunten) bedraagt. Door in de linker kolom de producten aan te klikken die je klant bestelt, kan je de volledige bestelling ingeven.
Pagina | 15
Onderaan het venster staan ook de volumepunten, totale korting, excl. BTW, Btwbedrag en incl. Btw-bedrag vermeld. Indien je een klant een ‘GRATIS’ product bezorgt, vink je voor het desbetreffende product het vakje ‘GRATIS’ aan en zie je dat de prijs op 0 blijft staan voor dat product. Indien je toch een wijziging wil doorgeven, doordat je vb. foute product hebt ingegeven, dubbelklik je met de linkermuisknop op de desbetreffende lijn en klikt daarna op ‘VERWIJDER’-> Er wordt gevraagd of je zeker bent dat je deze lijn wil verwijderen-> je gaat hiermee akkoord indien je dit echt wel verwijderen. Indien je bestelling volledig opgenomen is, ga je de bestelling ‘OPSLAAN’ (rechtsboven in het venster!!) Indien je deze bestelling wil afdrukken, klik je op het icoontje van de printer bestelling. Er opent zich een printvoorbeeld, waarop je duidelijk de bestelbon kan terugvinden.
Je kan hier een keuze maken tussen afprinten of de bestelbon doormailen. Daarna klik je rechtsboven op ‘SLUITEN’, waardoor je terug op de pagina van de bestellingen terecht komt. Als je een bestelbon hebt aangemaakt, moet deze nadien omgezet worden naar een Factuur. Dit doe je door rechts in het venster op ‘OVERZETTEN FACTUUR’ te klikken.
Pagina | 16
Je ziet onder ‘factuur’ dat er automatisch een factuurnummer verschijnt, een factuurdatum en vervaldatum factuur. Ook deze factuur kan je vervolgens afprinten door op het icoontje ‘printen factuur’ te klikken. Er opent zich een nieuw venster, waar de factuur wordt weergegeven.
Deze kan je weer, zoals bij de bestelbon, afprinten of doormailen. Indien je wil mailen, opent zich een nieuw venster met de mailgegevens en een veld waar je nog bijkomende informatie kan typen. Daarna klik je op ‘VERSTUUR’. Nadien kan je dit venster sluiten door op het pictogram ‘SLUITEN’ te klikken.
Pagina | 17
Handmatig producten zoeken: Je zet je cursor in het venster van productcode en klikt vervolgens op het icoontje van het vergrootglas. Hierdoor opent zich een nieuw venster (zie afbeelding)
Hier kan je op verschillende manieren zoeken naar Artikels: via artikelcode, artikelgroep of via omschrijving. Vervolgens klik je op het icoontje ‘ZOEKEN’. Als je een artikel wil aanklikken, dubbelklik je met de linker muisklik op het product dat je in bestelling wil zetten. Je komt automatisch terug terecht op de bestellingen. Hier kan je handmatig het aantal artikelen ingeven (standaard staat hier ‘1’) De prijs van het product verschijnt automatisch. Als je het aantal van het desbetreffende product juist hebt ingevuld, klik je op ‘OPSLAAN’. Indien je nog producten wil toevoegen, ga je naar het icoontje ‘nieuwe lijn toevoegen’ en je herhaalt de handeling. Als je de volledige bestellijnen hebt ingevuld, herhaal je de handelingen zoals hierboven beschreven (bestelbon-> bestelbon afdrukken-> overzetten naar factuur-> factuur afdrukken) Indien je om de 1 of andere reden een bestelbon wil verwijderen, klik je rechtsboven op ‘verwijderen’. Er verschijnt een nieuw venster dat hiervoor bevestiging vraagt. Als je uit de ‘bestellingen’ wil gaan, klik je rechtsboven op het icoon ‘SLUITEN’ en keer je terug naar de klantfiche, waar je op het tabblad ‘BESTELLINGEN’ een overzicht ziet van de voorbije bestellingen van de desbetreffende klant. Je kan ook elke bestelling terug gedetailleerd bekijken. Dit doe je door 1 maal met de linkermuisknop op de bestellijn te klikken, die je wil bekijken. Je ziet dat de lijn blauw kleurt. Vervolgens klik je op het icoon ‘BEKIJK BESTELLING’. Je merkt dat opnieuw het overzicht van de desbetreffende bestelling naar voren treedt.
Pagina | 18
Memo Hier kan je informatie of memo’s toevoegen over de desbetreffende klant. Je gaat naar het icoon ‘NIEUW’ en klikt hier 1x met de linkermuisknop op. Vervolgens typ je in het vak ‘TITEL’ het onderwerp van je memo en in de omschrijving geef je meer informatie over je titel. Daarna bevestig je deze memo door op het icoon ‘OPSLAAN’ te klikken en je ziet dat links in de tabel de datum en de titel weergegeven worden.
Indien je een memo wil verwijderen, dubbelklik je in de tabel op de desbetreffende memo, waarop een nieuw venster verschijnt en waarbij je moet bevestigen of je de desbetreffende memo effectief wil verwijderen. Indien een memo uitgevoerd is, kan je links van de datum de memo aanvinken (er verschijnt een groen vinkje) LET OP!!! Vergeet niet om al je wijzigingen op te slaan!! Dit kan door op het icoon ‘OPSLAAN’ linksboven (naast ‘nieuwe klant’) te klikken. Op deze manier heb je alle wijzigingen voor de desbetreffende klant opgeslagen.
Pagina | 19
Je kan alle klantgegevens afprinten door op het icoontje van de printer te klikken. Hierdoor opent zich een nieuw venster (zie afbeelding)
Als je de gegevens wil afprinten, klik je nogmaals op het icoontje ‘AFDRUKKEN’ en daarna kan je dit venster afsluiten door op het icoontje ‘SLUITEN’ te klikken.
Pagina | 20
Tabblad : KLANTEN
Verjaardagen
Hier krijg je een overzicht van de verjaardagen van klanten, kinderen, partners en dit per maand weergegeven. Indien je op de desbetreffende verjaardag klikt, ga je automatisch terug naar de klant waar dit betrekking op heeft. Indien je het venster van de ‘VERJAARDAGEN’ wil afsluiten, klik je op het icoon ‘SLUITEN’.
Lijsten memo Hier kan je terecht voor memo’s die ingegeven zijn bij je klanten.
Je kan op verschillende manieren op zoek gaan naar memo’s: Op datum: je geeft de periode in waarin je op zoek wil gaan naar memo’s en je vinkt ‘memo’s tot…’ aan. Je zal ook merken dat er nadien een blauwe ‘refresh-pijl’ verschijnt. Dit is om je pagina regelmatig te updaten en te zoeken volgens de nieuwste gegevens die je ingaf. Je kan ook op alle memo’s gaan zoeken Je kan zoeken op alle niet afgewerkte memo’s Tenslotte kan je ook zoeken op afgewerkte memo’s Je kan een memo verwijderen, door 1x met de rechtermuisknop op de desbetreffende memo te klikken, waardoor er gevraagd wordt om de memo te verwijderen. Om uit dit venster te gaan, klik je op ‘SLUITEN’ Pagina | 21
Wie heeft besteld? Hier kan je op verschillende manieren nagaan wie bestellingen geplaatst heeft.
Je kan zoeken op maand/jaartal, waardoor je een overzicht krijgt van alle bestellingen voor desbetreffende periode. Indien je de periode wil veranderen, verander je vb. de maand in 9 (september) i.p.v. 10 en klik je op de blauwe refreshknop. Hierdoor veranderen de bestellingen van de maand oktober naar de bestellingen van de maand september. Je kan dit overzicht afprinten door te klikken op het icoon ‘AFDRUKKEN’. Je kan dit venster sluiten, door uiteraard te klikken op ‘SLUITEN’
Klantengroepen Zoals we reeds eerder aanhaalden, kan je ook verschillende klantgroepen aanmaken. Deze maak je aan onder dit venster.
Pagina | 22
Klantengroep: je geeft hier een naam in van de klantengroep die je wil aanmaken (vb. seminarie) Omschrijving: klanten aangeworven tijden seminaries Je bevestigt dit door te klikken op ‘OPSLAAN’. Je ziet dat je klantengroep in de tabel onder ‘groepsnaam’ verschijnt, met daarnaast de omschrijving. Indien je nog een nieuwe klantengroep wil aanmaken, klik je 1x op ‘NIEUW’ en zie je dat de cursor opnieuw verschijnt in het veld ‘klantengroep’ en kan je een volgende klantengroep aanmaken. Indien je een klantengroep wil verwijderen, dubbelklik je op de desbetreffende groepsnaam (in de tabel)-> Je ziet dat deze lijn blauw oplicht-> hierna klik je op ‘VERWIJDEREN’ en bevestig je dit nogmaals. Voor klanten toe te voegen tot deze groep, komt het erop aan om klanten via de pijltjes toe te voegen. Concreet: je hebt 2 tabellen, enerzijds ‘in deze groep’ en anderzijds ‘niet in deze groep’. De klanten die je graag tot deze groep wil toevoegen, klik je met een simpele muisklik in de tabel ‘niet in deze groep’ aan, zodat de klant blauw oplicht. Daarna klik je op het pijltje dat naar links wijst (is altijd de richting van de desbetreffende groep) en je merkt dat de klant meteen toegevoegd werd aan de desbetreffend groep. Heb je toch per vergissing iemand toegevoegd, klik je de klant aan in de tabel ‘in deze groep’ en klik je op het pijltje dat naar rechts wijst. Je merkt dat de klant verwijderd wordt uit de groep. Als je dit venster wil verlaten, klik je rechtsboven op het icoon ‘SLUITEN’!
Inactieve klanten Stel: je hebt klanten die niet meer bestellen en je wil die verwijderen uit je klantenlijst. 1x R-muisklik op naam van de klant (in linker kolom) -> klant verwijderen Deze klant verdwijnt nu in de klantenlijst, maar vind je nog terug bij de ‘inactieve klanten’. Hier heb je nadien nog de mogelijkheid om deze klanten te heractiveren of definitief te verwijderen. Daarna: ‘SLUITEN’
Pagina | 23
Overzicht bestellingen Lijst met bestellingen, je kan hierin filteren op datum. Zo kan je eenvoudig een selectie maken om een periode af te drukken. Je kan ‘van’ en ‘tot’ selecteren en daarna TONEN. Hier kan je ook nog facturen afdrukken
Overzicht facturen Lijst met facturen, je kan hierin filteren op datum. Zo kan je eenvoudig een selectie maken om een periode af te drukken. Dit werkt op dezelfde manier dan het overzicht van de bestellingen.
Pagina | 24
Tabblad : PRODUCTEN
Voorraadlijst Hier kan je in 1 oogopslag je stockbeheer nakijken. Je kan hier ook filteren op subgroep. Ook staan hier alle producten in van Herbalife en kan je je minimumvoorraad ingeven. Op die manier weet je tijdig wanneer je je producten moet bijbestellen. Hoe geef je een minimumvoorraad in? Je klikt op het product en geeft bovenaan in ‘vakje’ voorraad de minimumvoorraad in. Als je venster wil sluiten, slaat hij deze gegevens op.
Door in de 2de kolom te klikken kan je een product verbergen in de produktlijst van het bestelformulier. De voorraadlijst kan je exporteren naar Excel
Pagina | 25
Nieuw product aanmaken Hoe maak je een nieuw product aan? Je opent je voorraadlijst en rechtsboven in dit venster vind je icoontje ‘NIEUW’
Hier klik je 1x op en de cursor verschijnt links bij de productcode. Je kan meteen een nieuwe code ingeven voor je eigen product dat je wil toevoegen. Je kiest een productgroep waar je dit product aan wil toevoegen (vb staaltjes) en vult een beschrijving in. Je selecteert (je kan ook kiezen welke je aanvinkt) -
Artikel actief (anders krijg je dit niet te zien in je productoverzicht) Product zonder korting Artikel tonen in bestelformulier
Indien het gaat om een voedingssupplement, kies je BTW 6% - anders voor verzorgingsproducten 21% Je vult de aankoopprijzen verder in en de eventuele kortingen, minimum voorraden, maximum voorraden,… Daarna bevestig je dit product door te klikken op ‘OPSLAAN’ (rechtsboven) Als je gaat zoeken op producten, vind je je product terug in de lijst. LET OP!!! Het beste is om een nieuwe productgroep voor je eigen, nieuwe producten aan te maken, vooraleer je de nieuwe producten toevoegt. Vb seminarie, marketingtools,…
Pagina | 26
Productgroepen Hier kan je nieuwe productgroepen aanmaken, vb. ‘opleiding’. NIEUW Productgroep invullen Omschrijving invullen Opslaan
Bestellen Je kan bestaande bestellingen raadplegen of nieuwe bestellingen toevoegen. Je kan hier ook bestellingen verwijderen Overzicht van je bestellingen
Je kan dit opsplitsen in
Huidig boekjaar Vorig boekjaar Alles
Pagina | 27
Als je overzicht bestellingen hebt, kan je bestellingen aanklikken+ TOON bestelling OF verwijder bestelling. Je kan hier ook nog nieuwe bestellingen(aan Herbalife) aanmaken. Nieuw bestelling aanmaken HerbaVieW gaat nu eerst de voorraadlijst bekijken, om dan alle producten die onder de minimumvoorraad zitten in het bestelvoorstel op te sommen. Je kan de aantallen nog altijd aanpassen door te dubbelklikken op een lijn, het aantal wijzigen, en dan de lijn opslaan. Indien je een product in de voorstellijnen niet wil bijbestellen, kan je deze lijn verwijderen uit het voorstel.
Let op! Als je wil zorgen dat een bepaald product niet meer in de automatisch voorgestelde lijnen van je bestelling aan Herbalife voorkomt, bijvoorbeeld omdat je zelf niet meer werkt met dit product, ga naar het venster voorraadlijst, selecteer het product dat je uit de voorstellijst wil halen. Verwijder het getal in het vakje “minimum voorraad”, klik op “OPSLAAN”
Geleverde producten Hier kan je een geleverde bestelling opzoeken, en deze verwerken in het programma, zodat de voorraadlijst aangepast wordt.
Pagina | 28
Als je een overzicht hebt, kan je op een bepaalde bestelling klikken en onderaan krijg je een overzicht van de aantallen die je besteld hebt. Je kan bij het veld ‘geleverd’ de aantallen ook nog aanpassen, indien de geleverde aantallen verschillen van de bestelde hoeveelheden. Verwerking van een bestelling
Dubbelklik rechts op bestellingen Nieuw tabblad met ‘bestelling-lijnen’ Aantallen invullen+ voorraad boeken Alle producten zijn ingeboekt
Pagina | 29
Tabblad : BOEKHOUDING
Voorraadlijst Je kan hier filteren op de verschillende productgroepen en je voorraadlijst raadplegen. ‘SLUITEN’ om terug te gaan. (zelfde als voorraadlijst onder de tab producten)
Omzet Je kan hier een periode selecteren en je omzet bekijken
Dit overzicht kan je exporteren naar Excel, door te klikken op ‘export omzet’
Pagina | 30
Commissies Hier kan je alle vormen van commissie registreren en aanmaken
Als je nieuwe commissies wil aanmaken nieuwe lijn en alle gegevens invullen-> opslaan lijn.
Kwartaallijst Lijst voor de boekhouder. Deze kan je ook exporteren naar Excel
Periode selecteren of huidige maand, kwartaal, jaar
Pagina | 31
Tabblad : INSTELLINGEN
Bedrijfsgegevens Hier kan je je eigen gegevens invullen en je eigen logo toevoegen+ ‘OPSLAAN’
Bestelbonnen Hier staan de vervaldatum, teksten, voetteksten, standaard levervoorwaarden aangegeven
Pagina | 32
Facturen Hier kan je zaken die op je factuur staan, veranderen. Ook de vervaldatum en de standaard levervoorwaarden voor je factuur kan je hier aanpassen.
TIP! Let op bij het voorvoegsel van de bonnennummering. Zet hier gewoon het jaartal, of de initialen van de vennootschap. Geen voorvoegsels met maandaanduiding gebruiken, zo maak je het jezelf te moeilijk om je nummering op orde te houden.
Pagina | 33
Parameters hier kan je HERBAVIEW mee personaliseren
Landcode Weergave klanten Verjaardagen: hoelang op voorhand meldingen? Standaard weergave: hier geef je aan welke fiche je als eerste wil zien Uitgaan mailserver Kleurkeuze bij de voorraadlijst Standaard betaling Initialiseer voorraad producten op nul!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! OPGELET Als je de voorraad op nul zet, is heel je voorraadgeschiedenis gewist! Dit kan alleen teruggezet worden vanuit een back-up!
Forceer update artikelen Hier forceer je een update met onze server
‘OPSLAAN’ en ‘SLUITEN’
BTW-codes Deze worden door de server doorgegeven.
Pagina | 34
6% voor de voedingssupplementen 21% voor de uiterlijke verzorgingsproducten
Export/Import klanten Hier kan je je klantenlijst exporteren/importeren Alleen gebruiken in samenspraak met één van onze medewerkers. Op voorhand eerst een back-up maken!!!!
Back-up database
HerbaVieW maakt elke dag een back-up op de harde schijf. Je moet zelf wel een externe back-up maken. Je kan hiervoor de knop “Opslaan naar externe back-up” gebruiken. Wij raden aan om minstens om de 14 dagen een externe back-up te maken. Dit kan gewoon op een usb-stick of een externe harde schijf.
Pagina | 35
Tabblad : ABOUT About
Hier vind je wat algemene info van het programma (VERSIENUMMER!) Ook staat er in de box of het om een proefversie gaat, of een geregistreerde versie. (info van de gebruiker staat er dan in)
Facturen raadplegen. Hierin komen onze facturen naar de gebruiker in te zitten.(in ontwikkeling)
Contacteer ons Met vragen, problemen of ideeën mag je ons altijd contacteren.
Pagina | 36
