Versie 3.0.32
Centix
Gebruikershandleiding
Versie 3.0.32 Centix
• 1
Inhoudsopgave Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d.
6
Afdrukken.................................................................................................................................. 6 Sluiten........................................................................................................................................ 7 Automatisch tekst zoeken .......................................................................................................... 7 Detailscherm.............................................................................................................................. 8 E-mail ........................................................................................................................................ 8 Filteren....................................................................................................................................... 8 Hyperlink ................................................................................................................................... 8 Internet....................................................................................................................................... 9 Officekoppeling ......................................................................................................................... 9 Sneltoetsen............................................................................................................................... 10 Sorteren.................................................................................................................................... 10 Toevoegen ............................................................................................................................... 10 Toevoegen in lijsten................................................................................................................. 10 Verwijderen ............................................................................................................................. 11 Wissen selectie......................................................................................................................... 11 Zoeken in het Relatiebeheer .................................................................................................... 11
Onderhoud
12
Algemeen gebruik & relatiebeheer .......................................................................................... 12 Administratiecode................................................................................................... 12 Beoordeling status specialisme ............................................................................. 12 Garantieschema’s.................................................................................................... 12 Identificatiecode ..................................................................................................... 12 Landen ...................................................................................................................... 13 Lijsten & Velden .................................................................................................... 13 Positielijst ................................................................................................................ 14 Predikaatcode .......................................................................................................... 14 Prioriteiten ............................................................................................................... 14 Projectfase ............................................................................................................... 14 Staten ........................................................................................................................ 15 Valuta ....................................................................................................................... 15 Construct.................................................................................................................................. 15 Onderhoud projecten .............................................................................................. 15 Opleveren................................................................................................................. 17 Klachten ................................................................................................................... 18 Projecten .................................................................................................................. 20 Inkoop ...................................................................................................................... 21 Verkoop.................................................................................................................... 21 Materieelbeheer & FM apparaten ............................................................................................ 22 Afschrijvingstype.................................................................................................... 22 BTW coderingen..................................................................................................... 22 Depotgroep .............................................................................................................. 23 Eenheid .................................................................................................................... 23 Garantie .................................................................................................................... 23 Keuringstype ........................................................................................................... 23 Kostendrager ........................................................................................................... 23 Locatie / project ...................................................................................................... 23 Materieelsoort ......................................................................................................... 23 Merken en types ...................................................................................................... 24
Versie 3.0.32 Centix
• 2
Onderhoudstype ...................................................................................................... 24 Status ........................................................................................................................ 24 Facility Manager ................................................................................................................... 24 Categorie .................................................................................................................. 24 Helpdesk................................................................................................................................. 24 Documentsoort ........................................................................................................ 25 Code.......................................................................................................................... 25 Bewakingscode ....................................................................................................... 25 Status ........................................................................................................................ 25 Contracten ................................................................................................................ 25 Call............................................................................................................................ 26 Machine.................................................................................................................... 26 Software (2) ............................................................................................................. 28
Instellingen
28
Algemeen................................................................................................................................. 28 E-mail ....................................................................................................................... 28 Internet ..................................................................................................................... 28 Locatie sjablonen (Word instellingen) ................................................................ 29 Standaard pad tbv locatie sjablonen ..................................................................... 29 Locatie rapport definities ....................................................................................... 29 Relatiebeheer ........................................................................................................... 29 Materieelbeheer ...................................................................................................... 30 Gebruiker ................................................................................................................................. 30 Registratie pakket .................................................................................................................... 30 Rapportages ............................................................................................................................. 31 Relaties .................................................................................................................................... 31 Financieel................................................................................................................................. 32 BTW ......................................................................................................................... 32 Valuta ....................................................................................................................... 32 Facility Manager...................................................................................................................... 32 E-installatie velden ................................................................................................. 32 Materieelbeheer ....................................................................................................................... 32 Materieelvelden ...................................................................................................... 32 Facturatie ................................................................................................................. 33 Helpdesk .................................................................................................................................. 33
Interne organisatie
34
Medewerkers ........................................................................................................................... 34 Naw gegevens ......................................................................................................... 34 Partner ...................................................................................................................... 34 Persoonsgegevens ................................................................................................... 34 Overig ....................................................................................................................... 34
Toegangsbeveiliging
35
Het overzichtscherm van de rechten op modules..................................................................... 35 Toevoegen van rechten op een module ............................................................... 35 Verwijderen van rechten op een module ............................................................. 35 Kopieren van rechten ............................................................................................. 36 Afsluiten................................................................................................................... 36 Het overzichtscherm van de rechten op objecten..................................................................... 36 Toevoegen van een beveiligingsobject ................................................................ 36 Toevoegen van rechten op alle objecten ............................................................. 36 Verwijderen van een beveiligingsobject ............................................................. 36
Versie 3.0.32 Centix
• 3
Verwijderen van objecten zonder rechten ........................................................... 37 Afsluiten................................................................................................................... 37 Wachtwoord wijzigen.............................................................................................................. 37 Paswoord wijzigen ................................................................................................. 37
37
Relatiebeheer
Relatiebeheer ........................................................................................................................... 37 Stamgegevens.......................................................................................................... 38 Financiële gegevens ............................................................................................... 38 Wijzigen ................................................................................................................... 39 Activiteiten .............................................................................................................................. 39 Contactpersonen ...................................................................................................................... 40 Stamgegevens.......................................................................................................... 40 Extra ......................................................................................................................... 40 Gebruikersvelden..................................................................................................................... 41 Specialisme .............................................................................................................................. 42 Export BMS............................................................................................................................. 42
Materieelbeheer of FM – Apparaten?
43
Centix Materieelbeheer ............................................................................................. 43 Centix Facility Manager - Apparaten ........................................................................ 43 Beslissingsboom........................................................................................................ 43
Facility Manager
44
Wat is Facility Manager?......................................................................................................... 46 Stappenplan ............................................................................................................................. 47 Voorbereiding Relatiebeheer..................................................................................... 47 Voorbereiding Interne organisatie ............................................................................. 47 Voorbereiding Facility Manager ............................................................................... 47 Menustructuur.......................................................................................................................... 48 Ruimte-indelingen ................................................................................................................... 49 Lagenindeling: complex ............................................................................................ 50 Lagenindeling: Woningbouw .................................................................................... 51 Het selecteren van een ruimte .................................................................................................. 52 Het verwijderen van gegevens ................................................................................................. 53 Apparaten object...................................................................................................................... 54 E-installatie object ................................................................................................................... 54 Werkwijze invoeren van gegevens ............................................................................ 55 Verdeelinrichting....................................................................................................... 56 Repeterend invoeren.................................................................................................. 63 Wandcontactdoos ...................................................................................................... 64 Armatuur ................................................................................................................... 66 Motorgroep................................................................................................................ 67 Machine..................................................................................................................... 68 Diversen .................................................................................................................... 69 Installatietesters ......................................................................................................... 71 LAN object .............................................................................................................................. 77 De LAN aansluiting................................................................................................... 77 Rapportages LAN...................................................................................................... 78 Tekeningen object.................................................................................................................... 79 Het registreren van tekeningen .................................................................................. 79 Rapportages tekeningen............................................................................................. 80
Materieelbeheer
81
Wat is materieelbeheer............................................................................................................. 81 Werking depots visueel uitgelegd.............................................................................. 82
Versie 3.0.32 Centix
• 4
Stappenplan ............................................................................................................................. 83 Voorbereiding Relatiebeheer..................................................................................... 83 Voorbereiding Interne organisatie ............................................................................. 83 Voorbereiding Materieelbeheer................................................................................. 83 De menustructuur..................................................................................................................... 85 Depots...................................................................................................................................... 86 Aanmaken van depots................................................................................................ 86 Voorraad.................................................................................................................... 88 Zoeken....................................................................................................................... 88 Aanmaken en verplaatsen van materieel.................................................................................. 89 Toevoegen ................................................................................................................. 89 Het verplaatsen van materieel.................................................................................... 92 Materieel detailscherm............................................................................................................. 94 Verplichte velden ...................................................................................................... 94 Velden automatisch overnemen................................................................................. 94 Inkoop........................................................................................................................ 96 Facturatie ................................................................................................................... 97 Keurrapporten............................................................................................................ 98 Onderhoudsrapporten ................................................................................................ 98 Materieel verwijderen met een bepaalde status ....................................................................... 99 Materieeloverzicht ................................................................................................................. 100 Facturatie ............................................................................................................................... 101 Facturatie instellingen ............................................................................................. 101 Categorie ................................................................................................................. 101 Werkbare dagen....................................................................................................... 103 Factureren................................................................................................................ 104 Materieeltester ....................................................................................................................... 107 Aanmaken materieeltester ....................................................................................... 108 Inlezen materieeltester............................................................................................. 108 Doorvoeren testgegevens in Centix Materieelbeheer .............................................. 111
Index
Versie 3.0.32 Centix
116
• 5
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d.
Onder de afbeelding staan de algemene termen voor u toegelicht.
Afdrukken Het openen van het afdrukmenu kunt u op de volgende manieren doen: - Door met de muis op de knop Rapportages in de menubalk te klikken. - Door de toetsencombinatie ALT-R in te tikken.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 6
Wanneer u dat gedaan heeft krijgt u onderstaand afdruk menu in beeld.
Op het bovenstaande scherm kunt u aangeven welk rapport u wilt afdrukken. Nadat u het juiste rapport heeft geselecteerd dient u , afhankelijk van het rapport, een selectie op te geven waar het rapport aan moet voldoen. Wanneer u de juiste selecties heeft opgegeven kunt u het rapport op beeld (Klik om de knop met het vergrootglas) of rechtstreeks op de printer (Klik op de knop met de Printer) afdrukken. U kunt de lay-out van de rapporten aanpassen in de Report-editor. Deze is te benaderen via Start - Programma's Materieel - Report editor.
Sluiten U kunt het actieve scherm sluiten op de volgende manieren: - Door op de knop ESC te klikken op uw toetsenbord. - Door op het kruisje rechtsboven op het actieve scherm te klikken. - Door in de menubalk naar Bestand en vervolgens naar Sluiten te gaan. - Door de toetsencombinatie ALT-B-S in te tikken. - Door Ctrl-F4 in te tikken. Het volledige programma kunt u sluiten op de volgende manieren: - Door op het kruisje rechtsboven op de menubalk te klikken. - Door in de menubalk naar Bestand en vervolgens naar Afsluiten te gaan. - Door de toetsencombinatie ALT-B-A in te tikken. - Door F4 in te tikken.
Automatisch tekst zoeken U kunt snel een gegeven in een getoonde kolom vinden. Wanneer op de kolom van de veldwaarden in de desbetreffende kolom wordt geklikt, kan het eerste karakter van de gezochte waarden ingevoerd worden. De cursor zal nu naar de eerste regels springen waarin het eerste karakter gelijk is aan de ingevoerde waarde. Vervolgens kunt u de volgende karakters invoeren. Deze functie werkt op alle kolommen in een overzichtsscherm.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 7
Detailscherm Wanneer u de detailgegevens van een regel wilt inzien of wijzigen kunt u dat op de volgende manieren doen: - Door met uw muis te dubbelklikken op de desbetreffende regel. - Door de desbetreffende regel te selecteren en vervolgens op Enter te drukken. - Door de desbetreffende regel te selecteren en dan in de menubalk op Bewerken en vervolgens op Van geselecteerde "Onderdeel" en dan op Detail gegevens te klikken. - Door de desbetreffende regel te selecteren en dan op de toets F6 te drukken.
Wanneer dit gedaan wordt zal het detailscherm getoond worden waarin eventueel de gegevens gemuteerd kunnen worden.
E-mail Wanneer u beschikt over een E-mailtoepassing op uw computer die gebruik maakt van de Microsoft MAPI-Standaardinterface kunt u gebruik maken van de optie om vanuit het programma E-mailberichten te versturen. U kunt dit doen door bij de Opties - Instellingen – Algemeen de optie E-mail aan te vinken. Als u dat gedaan heeft kunt u dmv te dubbelklikken op een E-mail adres een E-mail versturen.
Filteren U kunt een selectie maken in een scherm met behulp van de filter. Door de juiste waarde op te geven kunt u een selectie maken waaraan de getoonde regels op het scherm dienen te voldoen. Wanneer u in het bovenstaande voorbeeld een medewerker opgeeft, krijgt een overzicht op het scherm waarvoor geldt dat de medewerker gelijk is aan de opgegeven medewerker. Het is ook mogelijk om op een combinatie van velden te filteren. U dient dan alle gewenste velden te vullen. Door middel van de knop "And" tussen de velden kunt u aangeven of u wilt filteren op allebei de velden of dat u wilt filteren op of de ene waarde of de andere waarde. Voorbeeld: Medewerker Type Filter Bos And Nabellen Filteren op Medewerker=Bos en Type=Nabellen Bos Or Nabellen Filteren op Medewerker=Bos of Type=Nabellen
Hyperlink In verschillende onderdelen in het programma kunt u een verwijzing naar een bestand maken (Een hyperlink). Zo kunt u bijvoorbeeld een keurrapport toevoegen aan een keuring. Als u op het hyperlink veld klikt krijgt u drie mogelijkheden: Het bestand openen De hyperlink handmatig openen Een nieuwe hyperlink aanmaken Wij adviseren u om de automatische methode te gebruiken omdat het programma dan werkelijk vaststelt of het document te vinden is.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 8
Als een hyperlink wordt geopend zal naast Centix automatisch het programma opstarten waarin het aangeklikte bestand kunt bekijken en bewerken.
Internet Wanneer u beschikt over een Internet Explorer op uw computer kunt u gebruik maken van de optie om vanuit het programma een website te openen. U kunt dit doen door bij de Opties - Instellingen – Algemeen de optie Internet aan te vinken. Als u dat gedaan heeft kunt u door middel van te dubbelklikken op een internetadres de website openen.
Officekoppeling In het Relatiebeheer zit een koppeling met office. Dit is handig omdat u zo vanuit het programma de juiste brief naar de juiste relatie kunt sturen. Wanneer u de officekoppeling wilt starten klikt u op de menubalk Extra op het menu-item Officekoppeling. Er verschijnt dan een scherm waar u twee contactpersonen van de desbetreffende relatie kunt selecteren. Dit is echter niet verplicht. Nadat u dat gedaan heeft dient u een sjabloon te selecteren. Nadat u alle selecties opgegeven heeft kunt u door op OK te klikken de koppeling voltooien. Veld naam op sjabloon
Omschrijving
Naam van de relatie
2e Naam van de relatie
Adres/Postbus van de relatie
Postcode van de relatie
Plaats van de relatie
<Straat>
Straat van de relatie
Land van de relatie
Telefoon van de relatie
Telefax van de relatie
Aanhef van de contactpersonen
Tav van de contactpersonen
In het documentsjabloon kunt u de gegevens opnemen welke in de tabel zijn weergegeven. Het is verplicht dat u de benaming exact (inclusief de <> tekens) overneemt. Het is niet noodzakelijk om alle velden op te nemen. Het adres, de postcode en de woonplaats zijn afhankelijk van de volgende instellingen: Indien het veld Postadresvoorkeur niet aangevinkt staat bij de Opties - Instellingen - Algemeen in het menu, wordt het bezoekadres (het eerste adres) gebruikt. Als het veld Postadresvoorkeur wel aangevinkt staat, wordt het postadres gebruikt. In het relatiescherm moet dan wel het postadres of postbus, de postcode en woonplaats ingevuld zijn anders wordt alsnog het bezoekadres gebruikt.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 9
Sneltoetsen U kunt alle knoppen en functionaliteiten in het programma bedienen door middel van sneltoetsen op uw toetsenbord. Hieronder staan de meest voorkomende sneltoetsen: Toevoegen Ctrl+I Verwijderen Ctrl+D Sluiten Esc of ALT+B+S Lijst openen F5 Detailscherm openen F6 Wissen selectie Ctrl+W Help F1 U kunt een knop bedienen door ALT+ de karakter waar een streep onder staat in te tikken. Wanneer er op een knop staat "Annuleren" dan kunt u deze bedienen dmv ALT+A in te tikken.
Sorteren U kunt de sortering gemakkelijk veranderen door op elk gewenste blauwe kolomtitel (boven in het scherm) te klikken. Als u de kolomtitel één keer aanklikt is de sortering oplopend en bij de tweede keer aanklikken is de sortering aflopend.
Toevoegen Bij het toevoegen verschijnt er een leeg invoerscherm waarin u de gewenste waarde kunt invoeren. Op dat scherm staat aangegeven welke waarde (Dit is meestal een uniek ID) u daar kunt invoeren. Meestal is het zo dat bij het aanmaken van een nieuw item er een aantal verplichte velden aanwezig zijn. U kunt dan het scherm niet verlaten voordat de verplichte velden zijn ingevuld. Er verschijnt automatisch een melding in uw scherm waarin staat dat u Het toevoegen kunt u op de volgende manieren doen: Door met de muis op de knop Toevoegen te klikken. Dit is de knop, onderin het actieve scherm, met de witte bladzijde erin. Door in de menubalk op Bewerken en vervolgens op Toevoegen te klikken. Door de toetsencombinatie Ctrl-I in te tikken.
Toevoegen in lijsten In verschillende onderdelen in het programma zitten lijsten. Dit zijn velden waar u een item kunt selecteren die u bijvoorbeeld in het onderhoud heeft aangemaakt. Een voorbeeld hiervan is het materieelsoort. Het materieelsoort kunt u aanmaken in het onderhoud van materieelsoorten. In het materieel detailscherm kunt u in het veld soort materieel een materieelsoort selecteren uit het onderhoud. Wanneer het item wat u heeft opgegeven niet in de lijst staat, hoeft u niet helemaal terug naar het onderhoud om het item toe te voegen. Automatisch wordt het onderhoud geopend waar u kunt toevoegen, verwijderen en muteren. Door te dubbelklikken op de juiste regel wordt deze overgenomen in het desbetreffende veld.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 10
Dit bovenstaande geldt alleen voor velden waarvan een onderhoud in het pakket aanwezig is, zoals Relaties, Materieelsoorten, Depotgroepen, Predikaatcodes en Landen. U kunt de lijst ook openen wanneer u nog helemaal geen waarden heeft opgegeven. Dit doet u door de toets F5.
Verwijderen Bij verwijderen verschijnt er een vraag op het beeld of u het geselecteerde item daadwerkelijk wilt verwijderen. Bij een afwijzend antwoord (klik met de muis op Nee) komt u weer terug in het voorgaande scherm. Indien u bevestigend antwoordt wordt het item uit de database verwijderd. Wanneer u het record om de een of andere reden niet kunt verwijderen dan verschijnt er een melding in beeld met de reden. Het verwijderen kunt u op de volgende manieren doen: Door met de muis op de knop Verwijderen te klikken. Dit is de knop, onderin het actieve scherm, met het kruis erin. Door in de menubalk op Bewerken en vervolgens op Verwijderen te klikken. Door de toetsencombinatie Ctrl-D in te tikken.
Wissen selectie Indien u een eerder gemaakte filterselectie op wilt heffen drukt in de menubalk op Bewerken en vervolgens op Wissen selectie, of u gebruikt de toetsencombinatie Ctrl- W. Nu krijgt u het totale overzicht weer op uw scherm terug.
Zoeken in het Relatiebeheer U kunt op verschillende manieren zoeken in het relatiebeheer. Het zoekscherm kunt u op de volgende manieren openen: Door op de verrekijker in het overzicht van relaties te klikken. Door op de toetsencombinatie Ctrl+F te klikken. Door in de menubalk op Bewerken en dan op Zoeken te klikken. U kunt u zoekcriteria baseren op de onderdelen: Relatiebeheer, Activiteiten, Specialisme, Selectievelden en Aankruisvelden. U geeft de tabel + veld op waarop u wilt zoeken en daarachter geeft u uw zoekcriteria op. Na alle criteria opgegeven te hebben klikt u op OK en het relatie-overzicht wordt geopend met daarop al de relaties die aan uw zoekcriteria voldoen.
Versie 3.0.32 Centix
Algemene uitleg over sneltoetsen, Schermindelingen e.d. • 11
Onderhoud
De onderhoudtabellen zijn onderverdeeld in de diverse categorieën.
Algemeen gebruik & relatiebeheer Administratiecode De administratiecode wordt voor vele doeleinden binnen Centix Construct gebruikt. Enkele doeleinden zijn: het logisch structureren/sorteren van werkzaamheden / gegevens op zowel het beeld als op rapportages. het coderen van werkzaamheden / gegevens Bij bouwbedrijven wordt meestal een afgeleide van de Stabu-codering gebruikt.
Beoordeling status specialisme Aan een relatie kunnen één of meerdere specialismen gekoppeld worden. De beoordeling van een specialisme kan door middel van dit status onderhoud worden onderhouden. Voorbeeld waarden zijn: - Niet beoordeeld - Voldoende - Afgevoerd
Garantieschema’s Aan een project kan een garantieschema gekoppeld worden. Dit garantieschema is belangrijk voor het vaststellen of een klacht binnen de garantie zit en uiteraard ook voor de verdere (management)rapportages. Veelal veranderen de garantieschema’s niet veel en wordt een bepaald schema, zoals het GIW schema, opgenomen met een bepaald versie nummer. De codes met hun omschrijvingen worden automatisch gegenereerd als u een nieuwe klachtcode aanmaakt.
Identificatiecode Voor een project kunt u een identificatielijst aanmaken. De identificatielijst is o.a. te maken als u in het onderhoud projecten het juiste project selecteert en dan op de functietoets F12 drukt. In het onderhoud identificatiecode kunt u uw identificatiecodes zelf bepalen echter heeft het programma wel uw hulp nodig om te bepalen welke ‘rol’ de identificatiecode heeft in het projectdocumentenscherm. Hiervoor dient u één of meerdere ‘rollen’ te selecteren.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 12
Landen Voor relaties en/of locaties in het buitenland kunt u de landen van herkomst onderhouden. Dit is handig omdat u zo niet telkens het land aan hoeft te maken, maar gewoon kunt selecteren uit de lijst. In deze tabel kunt u ook de invoermaskers aanmaken voor de velden Postcode, Telefoon voor het betreffende land. De opmaak van de postcode en de telefoon is bestemd voor het relatiebeheer en voor de locaties. Aan de hand van het land van herkomst kunt u hier het invoermasker invoeren die bij dat land horen, zodat u in het relatiebeheer en bij de locaties vlekkeloos de postcode en het telefoonnummer kunt invoeren. De opmaak van de postcode en het telefoonnummer werkt als volgt: Buiten een cijfer zijn er nog drie soorten tekens die je in kan voeren. Een # staat voor een willekeurig Cijfer. Een A staat voor een willekeurig Letter. Voorbeeld: Land Postcode Algemene opmaak postcode Nederland 3417 BK #### AA Duitsland 48751 ##### Voor een telefoonnummer moet u alleen het # teken invullen en eventuele cijfers. Voorbeeld: Land Nederland Duitsland
Telefoon 077 8596411 +49 8946 843989
Opmaak telefoon ############### 49############
Lijsten & Velden Het bedrijfsprofiel van een relatie bestaat uit die kenmerken van een relatie die bepalend zijn voor de manier waarop u uw relaties benadert. Elk bedrijf zal andere kenmerken van zijn relaties willen vastleggen. Daarom is dit onderdeel van het relatiebeheer zo gemaakt dat u beschikt over een groot aantal vrije gebruikersvelden. Bij het inrichten van Centix kunt u deze velden gebruiken om uw bedrijfsspecifieke informatiebehoefte vast te kunnen leggen. Er zijn twee soorten vrije gebruikersvelden: selectievelden en aankruisvelden. Selectievelden zijn gekoppeld aan lijsten met selectiecodes. Deze gebruikt u voor relatiekenmerken, die u vastlegt door middel van codes, zoals bijvoorbeeld de regio waar een relatie gevestigd is of wat voor rechtspersoon de relatie is. Aankruisvelden zijn velden die u aan en uit kunt schakelen. Deze velden gebruikt u voor kenmerken, die u vastlegt door middel van ja of nee. Een voorbeeld hiervan is of de relatie in aanmerking komt voor een relatiegeschenk of dat een relatie wel of niet gemaild mag worden. In het onderdeel Lijsten kunt u een onbeperkt aantal lijsten aanmaken. Hier is ook de lijst met ID "99" terug te vinden. Deze wordt door het systeem gebruikt in het onderdeel activiteiten. In deze lijst kunnen de diverse activiteitstypen vastgelegd worden. Deze lijst kan NIET verwijderd worden.
Aankruisvelden Contactpersonen In dit onderhoud kunt u de benaming van de 5 aankruisvelden, die in het onderhoud van de contactpersonen te benaderen zijn, bepalen. Wanneer een aankruisveld eenmaal in het systeem is gebruikt kan de benaming niet aangepast worden. Het is dus zaak dat voordat het systeem in gebruik genomen wordt goed over deze benamingen wordt nagedacht. Relatie In dit onderhoud kunt u de benaming van de 10 aankruisvelden, die in het onderhoud van de relaties te benaderen zijn, bepalen. Wanneer een aankruisveld eenmaal in het systeem is gebruikt kan de benaming
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 13
niet aangepast worden. Het is dus zaak dat voordat het systeem in gebruik genomen wordt goed over deze benamingen wordt nagedacht.
Selectievelden Contactpersonen Hier wordt de koppeling gemaakt tussen de 5 selectievelden en de aanwezige lijsten. De inhoud van de lijsten kunt u aanmaken in het onderhoud van lijsten. Wanneer u een lijst koppelt aan een selectieveld ziet u de inhoud van de lijst bij de selectievelden van de contactpersonen. Wanneer een selectieveld eenmaal in het systeem is gebruikt kan de koppeling niet aangepast worden. Het is dus zaak dat voordat het systeem in gebruik genomen wordt goed over deze koppeling wordt nagedacht. Relatie Hier wordt de koppeling gemaakt tussen de 10 selectievelden en de aanwezige lijsten, die in het onderhoud van de relatie te benaderen zijn. Wanneer een selectieveld eenmaal in het systeem is gebruikt kan de koppeling niet aangepast worden. Het is dus zaak dat voordat het systeem in gebruik genomen wordt goed over deze koppeling wordt nagedacht.
Positielijst Omdat het coderen met alleen een administratiecode voor de veelal niet gedetailleerd genoeg is er een uitbreiding in de vorm van een positielijst. Deze positielijst begint met een positienummer welke een grove indeling heeft, daarna volgt de administratiecode en vervolgens het volgnummer. Door deze codering ontstaat er een gestructureerde indeling van o.a. de kleur- en materiaalstaat.
Predikaatcode Door middel van een predikaatcode wordt er aan een persoon de juiste titulatuur, aanhef en koppel gegeven. Onder koppel wordt hetgeen wat van toepassing is wanneer er twee personen worden aangeschreven verstaan. In onderstaand voorbeeld staat de koppel tussen haakjes. Voorbeeld: Geachte heer Janssen (en mevrouw) Bos Door de juiste predikaatcode aan een persoon te koppelen vergemakkelijkt u het maken van correspondentie, immers het programma maakt volledig automatisch briefhoofden, zindoorsneden en aanheffen aan. De meest voorkomende predikaatcodes worden tijdens installatie in het onderhoud gezet. U dient de predikaatcodes te onderhouden per land. Dit omdat per land er andere predikaatcodes gelden.
Prioriteiten Prioriteiten worden gebruikt in het activiteitenscherm. Door een prioriteit aan een activiteit te koppelen kan bepaald worden op welke termijn de activiteit afgewikkeld dient te worden. Voorbeelden zijn: Lage prioriteit Normale prioriteit Hoge prioriteit
Projectfase De projectfase wordt gebruikt om vast te stellen in welk stadium een project zich bevindt. Het onderhoud bevat geen verdere intelligentie en is enkel bedoeld om structuur in uw rapportages en duidelijkheid voor u te verschaffen.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 14
Staten Staten en provincies worden per land vastgelegd. Als er in het onderhoud landen een land geselecteerd is kunt u door op de functietoets F7 te drukken de staten/provincies van het betreffende land invoeren en wijzigen.
Valuta Hier kunt u alle valuta onderhouden die u verwacht nodig te hebben. Er dient altijd een valuta aanwezig te zijn met omrekenfactor 1. Dit is de basisvaluta waaruit alles omgerekend kan worden. U dient zelf de omrekenfactoren te onderhouden. Voorbeeld: U voert alles in Euro Omrekenfactor = 1 Dan is Gulden Omrekenfactor = 0.4538 Tevens wordt er bijgehouden hoe vaak de omrekenfactor per valuta is veranderd en wanneer dat voor het laatst gebeurd is.
Construct Onderhoud projecten Binnen Centix Construct wordt er altijd vanuit een project gewerkt. Afhankelijk van de branche of van de afdeling binnen een organisatie worden er verschillende gegevens vastgelegd van een project. Er is daarom gekozen om meerdere projectsoorten te onderscheiden. De huidige projectsoorten zijn: Bouw, Projectontwikkeling en Nautisch. Het is mogelijk om projecten aan elkaar te koppelen. Er wordt op een project aangegeven dat deze is gekoppeld op een ander project. Hierdoor wordt alle onderliggende informatie overgenomen naar het subproject. Dit is erg handig bij bedrijven die verschillende belangen hebben op een project. Neem bijvoorbeeld de projectontwikkelaar die tevens als bouwbedrijf fungeert. Er worden twee projecten aangemaakt. Eén voor de projectontwikkeling en één voor bouw. Ze kunnen nu belangrijke afdelingsgevoelige informatie voor elkaar afschermen. Projectontwikkeling ziet nu geen inkoopgegevens van bouw en bouw ziet geen verkoopgegevens van projectontwikkeling. Ze hebben bijvoorbeeld wel allebei de beschikking over dezelfde objectnummers en ook eventuele wijzigingen worden op beide projecten doorgevoerd. Afhankelijk van de projectsoort heeft een project bepaalde eigenschappen (en dus bepaalde invoervelden). Afhankelijk van om wat voor soort project het gaat heeft een project een aantal eigenschappen welke bij details uitgelegd wordt. Daarnaast is het mogelijk om van het geselecteerde project de hieronder genoemde gegevens vast te leggen.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 15
Details De eigenaar van een project is een relatie uit het relatiebeheer. Uw eigen organisatie kan het zelf zijn maar het is ook goed mogelijk dat u bijvoorbeeld klachten afwikkelt van een project waarvan uzelf niet de eigenaar bent. De projectontwikkelaar is een relatie uit het relatiebeheer. Uw eigen organisatie kan het zelf zijn maar als er over bijvoorbeeld over een bouwproject gesproken wordt kan het evengoed een projectontwikkelingsmaatschappij zijn. Het garantieschema (voor meer informatie zie:Garantieschema’s) wordt voor een geheel project als standaardwaarde ingevuld. Bij het aanmaken van een bouwnummer zal het programma deze standaardwaarde invullen. Echter is het ook mogelijk om later aan een bouwnummer een afwijkend garantieschema vast te leggen. De projectfase (voor meer informatie zie: Projectfase). Medewerker opl. Het afronden van een project gebeurt door op het vinkveld afgerond te klikken. De datum en de ingelogde medewerker wordt automatisch opgeslagen. Vanaf het moment dat het project is afgerond wordt deze niet meer getoond bij alle modules behalve de klachtenmodule. Tabblad Bouwnummers Woningtype O&L lijst Er wordt op een project een lijst samengesteld van de onderaannemers en leveranciers. U heeft zodoende een perfect overzicht van alle betrokkenen bij een project. De O&L lijst kan deels automatisch worden samengesteld door de invoer van contracten in de inkoopmodule en de daaraan gekoppelde onderaannemer of leverancier.
Kleur- en materiaalstaat Om na jaren snel en eenvoudig terug te kunnen zoeken welke kleuren en materialen er tijdens het produktieproces gebruikt zijn, kunt u gebruik maken van de kleur- en materiaalstaat. Als er iets nagemaakt of vervangen dient te worden, dan kan men exact zien bij welke leverancier het vandaan is gekomen. U hoeft nu niet het stoffige archief in te duiken, want alles is vastgelegd in Centix. Indentificatielijst De betrokken instanties met bijbehorende contactpersonen per project kunt u bij de ID-lijst registreren. Deze lijst is niet bedoeld om de onderaannemers en leveranciers te registreren, deze worden namelijk al in
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 16
de inkoopmodule geregistreerd. Daarnaast kunt u een aantal gegevens zoals aanbestedingsvorm e.d. registreren. Per instantie kunt u meerdere contactpersonen registreren die u aan kunt maken in het relatiebeheer.
Opleveren Bewakingscode De bewakingscode is een verplicht veld bij de module Opleveren. Door deze code in te vullen kan een opleverpunt ‘bewaakt’ worden op het binnen de gestelde termijn oplossen van het opleverpunt. Dit is zowel een belangrijk hulpmiddel voor degene die de voortgang van het oplossen van opleverpunten moet bewaken maar ook voor het management die graag wil weten hoeveel opleverpunten binnen de gestelde termijn worden opgelost. De tijdstermijn wordt berekend vanaf de datum dat het opleverpunt gemeld is tot aan de datum dat het opleverpunt is afgehandeld. De doorlooptijd wordt in dagen ingesteld. Oplevercoderingen Voordat een opleverpunt op historie gezet kan worden dient er een oplevercodering te hebben plaatsgevonden. Dit mag maar één oplevercode zijn. Doordat u de opleverpunten met deze codering gecodeerd heeft is het mogelijk om een groot aantal rapporten samen te stellen, hetgeen u een perfect inzicht geeft in de opbouw van uw opleverpunten. Voorbeelden hiervan zijn o.a. dat u kunt vergelijken wat er bij het ene project verkeerd gaat ten opzichte van een ander project. U kunt vaststellen welke soort opleverpunten binnen de gestelde termijn opgelost worden. Zo kan er nog veel meer managementinformatie verschaft worden uit deze op zich simpele codering. Tevens kunt u per oplevercode een garantietermijn opgeven. Registratiewaarde Met de registratiewaarde legt u vast of het opleverpunt onder protest valt of dat het gewoon een opleverpunt is enzovoort. Deze registratiewaarde tabel is geheel naar eigen wens in te richten. Het gebruiken van een registratiewaarde in de opleverpuntenregistratie is niet verplicht, maar zeker aan te raden omdat u perfect inzicht krijgt in uw opleverpunten. Standaardwaarde Hier kunt u standaardwaarde invoeren welke automatisch worden meegenomen wanneer u een opleverpunt toevoegt. Het gaat hier om Medewerkers, Registratiewaarde, Bewakingscode en Statussen. Het invoeren van deze waarden scheelt u veel tijd bij het aanmaken van opleverpunten. Activiteiten Deze oplever activiteiten worden gebruikt in de log van opleverpunten en de werkzaamheden. Enkele voorbeelden zijn: brief verstuurd, opleverpunt toegevoegd en telefonisch onderhoud.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 17
Statussen De registratiestatus geeft het verloop aan van het proces. Er zijn twee waarden die niet gewijzigd kunnen worden dit is de beginwaarde (nieuw) en de eindwaarde (historie). Daartussen kunt u uw eigen proces inrichten. Hieronder volgt een voorbeeld: Waarde
Omschrijving
Nieuw
Het opleverpunt is aangenomen en aangemaakt maar er is verder nog niets ondernomen
In behandeling
Het servicebureau heeft het opleverpunt beoordeeld en in behandeling genomen.
Uitbesteed
Het opleverpunt is uitbesteed aan derden.
Besteld
Er is materiaal besteld.
Wacht op reactie O&L
Het opleverpunt is doorgemeld aan de onderaannemer of leverancier.
Afgehandeld
Het opleverpunt is technisch afgewikkeld, maar moet administratief nog afgewikkeld worden.
Historie
Het opleverpunt is compleet afgewikkeld.
Het mooie van deze codering is dat op een eenvoudige wijze opleverpunten met een bepaalde status naar voren gehaald kunnen worden. Zodat een medewerker bijvoorbeeld alle nieuwe opleverpunten kan inzien.
Portable Wanneer u gebruik maakt van portables op de bouwplaats, dus van de import en export van opleverpunten binnen Centix, dan kunt u deze hier onderhouden. Per portable moet u een medewerker opgeven welke de portable in zijn bezit heeft. Tevens moet u een import- en een exportpad opgeven waar de bestanden staan of komen te staan welke geïmporteerd en geëxporteerd moeten worden. Wanneer u deze gegevens heeft opgegeven, kunt u projecten aan de portable koppelen. Er worden alleen gegevens geëxporteerd van projecten die u hier aan de portable gekoppeld heeft.
Klachten Bewakingscode De bewakingscode is een verplicht veld bij de module Klachten. Door deze code in te vullen kan een klacht ‘bewaakt’ worden op het binnen de gestelde termijn oplossen van de klacht. Dit is zowel een belangrijk hulpmiddel voor degene die de voortgang van het oplossen van klachten moet bewaken maar ook voor het management die graag wil weten hoeveel klachten binnen de gestelde termijn worden opgelost. De tijdstermijn wordt berekend vanaf de datum dat de klacht gemeld is tot aan de datum dat de klacht is afgehandeld. De doorlooptijd wordt in dagen ingesteld. Klachtcoderingen Voordat een klacht op historie gezet kan worden dient er een klachtcodering te hebben plaatsgevonden. Dit mag maar één klachtcode zijn. Doordat u de klachten met deze codering gecodeerd heeft is het
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 18
mogelijk om een groot aantal rapporten samen te stellen, hetgeen u een perfect inzicht geeft in de opbouw van uw klachten. Voorbeelden hiervan zijn o.a. dat u kunt vergelijken wat er bij het ene project verkeerd gaat ten opzichte van een ander project. U kunt vaststellen welke soort klachten binnen de gestelde termijn opgelost worden. Zo kan er nog veel meer managementinformatie verschaft worden uit deze op zich simpele codering. Tevens kunt u per klachtcode een garantietermijn opgeven. Registratiewaarde Met de registratiewaarde legt u vast of de klacht onder protest valt of dat het gewoon een klacht is enzovoort. Deze registratiewaarde tabel is geheel naar eigen wens in te richten. Het gebruiken van een registratiewaarde in de klachtenregistratie is niet verplicht, maar zeker aan te raden omdat u perfect inzicht krijgt in uw klachten. Standaardwaarde Hier kunt u standaardwaarde invoeren welke automatisch worden meegenomen wanneer u een klacht toevoegt. Het gaat hier om Medewerkers, Registratiewaarde, Bewakingscode en Statussen. Het invoeren van deze waarden scheelt u veel tijd bij het aanmaken van klachten. Activiteiten Deze klacht activiteiten worden gebruikt in de log van klachten en de werkzaamheden. Enkele voorbeelden zijn: brief verstuurd, opleverpunt toegevoegd en telefonisch onderhoud. Statussen De registratiestatus geeft het verloop aan van het proces. Er zijn twee waarden die niet gewijzigd kunnen worden dit is de beginwaarde (nieuw) en de eindwaarde (historie). Daartussen kunt u uw eigen proces inrichten. Hieronder volgt een voorbeeld: Waarde
Omschrijving
Nieuw
De klacht is aangenomen en aangemaakt maar er is verder nog niets ondernomen
In behandeling
Het servicebureau heeft de klacht beoordeeld en in behandeling genomen.
Uitbesteed
De klacht is uitbesteed aan derden.
Besteld
Er is materiaal besteld.
Wacht op reactie O&L
De klacht is doorgemeld aan de onderaannemer of leverancier.
Afgehandeld
De klacht is technisch afgewikkeld, maar moet administratief nog afgewikkeld worden.
Historie
De klacht is compleet afgewikkeld.
Het mooie van deze codering is dat op een eenvoudige wijze klachten met een bepaalde status naar voren gehaald kunnen worden. Zodat een medewerker bijvoorbeeld alle nieuwe klachten kan inzien.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 19
Projecten Categorie De categorie wordt gebruikt om de projectdocumenten onder te verdelen in verschillende categorieën, bijvoorbeeld calculatie of coördinatie arbo / milieu. Status Bij status kunt u vastleggen in welke fase het document zit, bijvoorbeeld voorlopig, vervallen of definitief. Positielijst Met behulp van een positielijst kunnen bepaalde categorieën worden aangemaakt om een duidelijke verdeling te krijgen in het onderdeel ‘Projectdocumenten’. Aan een positienummer wordt een administratiecode gekoppeld. Het volgnummer zorgt voor een unieke codering als het positienummer in combinatie met de administratiecode meerdere keren voorkomt. Status MM Bij status kunt u vastleggen in welke fase het meer- en minderwerk zit, bijvoorbeeld voorlopig, vervallen of definitief. Onderdelen Bij de termijnen dient een omschrijving te worden meegegeven. De omschrijving is te selecteren uit de lijst van ‘Onderdelen’. Dit is een verzamelbak van veel voorkomende omschrijvingen. Standaard projectdocumenten Veel voorkomende projectdocumenten kunt u onderbrengen in ‘Standaard projectdocumenten’. U kunt hierdoor snel regels toevoegen en de kans verkleinen dat u een regel vergeet aan te maken. Gegevens die worden vastgelegd op een standaard projectdocument zijn: Categorie, Positielijst, Onderdelen, Stukken/documenten en Wie. Standaard alternatiefgroepen opdrachtgever Per project kan er ‘Standaard alternatiefgroepen opdrachtgever’ worden aangemaakt. Deze lijst is uniek voor het geselecteerde project en wordt gebruikt tijdens het aanmaken van ‘Alternatieven opdrachtgever’. Met behulp van de functie ‘Kopiëren’ is het mogelijk om één of meerdere alternatiefgroepen te kopiëren vanaf een ander project.
In het detailscherm van de standaard alternatievenlijst worden de volgende gegevens vastgelegd. Omschrijving Dit is de omschrijving van het standaard alternatief Opmerking Hier kunt u een opmerking plaatsen van het standaard alternatief. Verkoopprijs / eenheid excl. BTW Dit is de prijs die de hoofdaannemer betaalt voor het alternatief.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 20
Doorrekenen Met dit vinkveld wordt aangegeven of het standaard alternatief in aanmerking komt voor het automatisch doorrekenen. Dit houdt in dat bij een prijswijziging, alle alternatieven waarbij dit standaard alternatief is geselecteerd, de prijs automatisch aangepast kan worden.
Inkoop Offerte status Bij offerte status wordt vastgelegd in welke fase een offerte zich bevindt. Enkele voorbeelden hiervan zijn: aanvraag verzonden, vervallen en opdracht. Per status kan met een vinkveld worden aangegeven of er een koppeling gemaakt dient te worden naar ‘Contracten’ en de ‘O&L Lijst’. Bij ‘Inlezen offerteaanvraag’ wordt afhankelijk van de offerte status de gegevens verwerkt. Onderdelen In ‘Onderdelen’ kunnen de omschrijvingen worden vastgelegd uit het scherm ‘Termijn onderaannemer detail regel’.
Verkoop Offertestatus Door middel van een offerte status wordt aangegeven in welke fase de offerte zit. Enkele voorbeelden hiervan zijn: nieuw, volledig gegund en afgelegd. Onderdelen De omschrijving van een termijnregel is vrij in te voeren, maar te selecteren vanuit ‘Onderdelen’. Dit heeft als voordeel dat u niet telkens dezelfde tekst hoeft in te voeren en dat het geheel er uniform uit komt te zien. Fases Een fase wordt gebruikt om op een standaard alternatief vast te leggen in welke fase in het productieproces het alternatief van toepassing is. Tijdens het productieproces zijn er op een gegeven moment bepaalde alternatieven niet meer te realiseren. Enkele voorbeelden zijn: ruwbouw en afbouw. Standaard Alternatieven Per project kan er een standaard alternatievenlijst worden aangemaakt. Deze lijst is uniek voor het geselecteerde project en wordt gebruikt tijdens het aanmaken van de offertes. In het detailscherm van de standaard alternatievenlijst worden de volgende gegevens vastgelegd. Administratiecode Met het coderen van de standaard alternatieven door middel van een administratiecode worden de alternatieven in categorieën ingedeeld. Zodoende ontstaat er een duidelijke indeling. Het veld ‘Administratiecode’ is een verplicht veld. Doorrekenen mogelijk
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 21
Met dit vinkveld wordt aangegeven of het standaard alternatief in aanmerking komt voor het automatisch doorrekenen. Dit houdt in dat bij een prijswijziging, alle offertes waarbij dit standaard alternatief is geselecteerd, de prijs automatisch aangepast kan worden voor de nog niet gegunde alternatieven. Als het vinkveld niet aanstaat is er dus voor elk alternatief een andere prijs in te voeren (bijvoorbeeld keuken). Omschrijving Dit is de omschrijving van het standaard alternatief Koperprijs / eenheid (incl. BTW) Dit is de prijs die de koper betaalt voor het alternatief, dus de verkoopprijs. BTW code Dit is het BTW tarief dat wordt gerekend voor de ‘Koperprijs’. Aannemerprijs / eenheid (excl. BTW) Dit is de prijs die u betaalt voor het alternatief, dus de inkoopprijs. BTW code Dit is het BTW tarief dat wordt gerekend voor de ‘Aannemerprijs’. 50% afrekening Wanneer dit vinkveld aan staat, wordt dit alternatief meegenomen in de berekening als de 50% afrekening gegenereerd wordt. Alle woningtypes Als het standaard alternatief voor alle woningtypes gebruikt kan worden, kan dit door middel van dit vinkveld aangegeven worden. Als dit niet het geval is, dient men het betreffende woningtype toe te voegen aan de lijst onder in het scherm. Fase De fase geeft aan op welke fase in het productieproces het alternatief nog gegund kan worden. Het is natuurlijk logisch dat op een bepaald punt in het productieproces verscheidene alternatieven niet meer verwezenlijkt kunnen worden.
Materieelbeheer & FM apparaten Afschrijvingstype Wanneer u uniek materieel wilt gaan afschrijven kunt u hier de afschrijvingstypes aanmaken. Enkele voorbeelden zijn 1 jaar en 3 jaar. Het afschrijvingstype is onder andere belangrijk om de afschrijfstaten te kunnen maken. De Excel rapportage staat op de CD.
BTW coderingen Hier kunt u de BTW coderingen onderhouden die u bij de facturatie aan een materieelstuk kunt koppelen. Per BTW code kunt u het percentage aangeven
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 22
Depotgroep Om de depots overzichtelijk te kunnen rangschikken dienen er depotgroepen aangemaakt te worden. Enkele voorbeelden van depotgroepen zijn medewerkers, vervoersmiddelen en containers.
Eenheid Hier kunt u de eenheden aanmaken die u wilt gebruiken bij de waarde waarop uniek materieel onderhouden moet worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn kilometer en uren.
Garantie Hier kunt u de garantietermijnen aanmaken die u aan uniek materieel wilt koppelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn 1 jaar garantie en 1 maand garantie. Met de eenheid geeft u aan of het dag, week, maand, kwartaal of jaar is.
Keuringstype Hier kunt u de keuringstypes aanmaken die u voor het unieke materieel wilt vastleggen. Enkele voorbeelden hiervan zijn de APK keuring en vele soorten NEN keuringen. Per keuring kunt u het keuringstermijn opgeven. Dit is belangrijk omdat door middel van het keuringstermijn de datum van de volgende keuring wordt bepaald. U heeft hier de mogelijkheid om een testcertificaat aan een keuringstype te koppelen. Bij het afdrukken van een testcertificaat wordt er dan naar het keuringstype gekeken welk testcertificaat er afgedrukt moet worden.
Kostendrager Hier kunt u de kostendragers onderhouden waarop u de kosten van het materieel wilt boeken. Wanneer u bijvoorbeeld een shovel op een bepaald project heeft staan dan kunt u de kosten boeken op de kostendrager die aan de desbetreffende shovel zit gekoppeld.
Locatie / project Om vast te kunnen stellen waar het materieel zich bevindt wordt er aan een depot een locatie gekoppeld. Dit kan ook gelezen worden als project. Een andere reden waarvoor er een locatie aan een depot gekoppeld moet worden is het factureren. Bij het factureren wordt er voor elke locatie een subfactuur gemaakt zodat die ten laste van de locatie gebracht kan worden. Aan een locatie moet u aangeven of het intern of extern moet worden doorbelast. Wanneer het extern moet worden door belast dan bent u verplicht om een relatie op te geven.
Materieelsoort Om het materieel te kunnen verdelen in aparte groepen is er de mogelijkheid een materieelsoort aan te maken. Enkele voorbeelden hiervan zijn: handgereedschap, boormachines, blusapparaten en grondverzetmachines.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 23
Merken en types Het is voor het programma erg belangrijk dat merken en types altijd precies hetzelfde genoteerd worden omdat er anders niet op de juiste manier een verslag gegenereerd kan worden. Vandaar dat het onderhoud van merken en types centraal gebeurt. Aan de merknamen kunnen d.m.v. te klikken op Type de types gekoppeld worden.
Onderhoudstype Hier kunt u de onderhoudstypes aanmaken die u voor het unieke materieel wilt vastleggen. Enkele voorbeelden hiervan zijn de kleine- en grote beurt voor bedrijfswagens.
Status Doordat er aan een materieelstuk een status gekoppeld wordt is het mogelijk om inzicht te verkrijgen in bijvoorbeeld zaken zoals hoeveel materieel er in reparatie is. Enkele andere voorbeelden zijn: In gebruik, defect en verdwenen.
Facility Manager
Categorie Met behulp van een categorie is het mogelijk om structuur te brengen in de afwijkingen van de inspecties. Hierdoor is het mogelijk om rapportages te genereren per categorie. De indeling van de categorie en subcategorie is zelf aan te maken.
Helpdesk Merk en Type Het is voor het programma erg belangrijk dat merken en types altijd precies hetzelfde genoteerd worden omdat er anders niet op de juiste manier een verslag gegenereerd kan worden. Vandaar dat het onderhoud van merken en types centraal gebeurt. Type Per merk kunnen er types worden gekoppeld worden. Handleidingen Hier kunnen gegevens worden vastgelegd over de handleiding van het merk en type. Details Zie Documenten – Details
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 24
Documentsoort De documentensoorten worden vastgelegd voor het onderdeel ‘Documenten’. Door middel van het toekennen van een soort vindt er een onderverdeling plaats binnen de documenten.
Code Bij het aanmaken van een call kan deze melding in een categorie geplaatst worden. Hier kunt u de callcoderingen aanmaken, waaruit men kan selecteren.
Bewakingscode Door een bewakingscode in te vullen kan een call bewaakt worden op het binnen de gestelde termijn oplossen van de call. Dit is zowel een belangrijk hulpmiddel voor degene die de voortgang van het oplossen van calls moet bewaken, maar ook voor het management die graag wil weten hoeveel calls binnen de gestelde termijn worden opgelost. De tijdstermijn wordt berekend vanaf de datum dat de call gemeld is tot aan de datum dat de call is afgehandeld. De doorlooptijd wordt in dagen ingesteld.
Status Bij status kunt u vastleggen in welke fase de call zit, bijvoorbeeld nieuw, in behandeling of wacht op reactie.
Contracten Hier kunt u alle verschillende contracten invoeren die binnen de organisatie worden gehanteerd. Omschrijving Hier kunt u de omschrijving van het contract invoeren Hyperlink Met behulp van de hyperlink kunt u het contract aan deze regel linken. Versienummer Hier kunt u het versienummer van het contract invoeren. Minimum Hier kunt u aangeven wat het minimum bedrag is van het contract. Percentage Hier kunt u het percentage ingeven waarmee het bedrag van het bedrag kan worden berekend in combinatie met de aankoopprijs. Geïndexeerd Door middel van dit vinkveld kunt u aangeven of het jaarlijkse bedrag van het contract verhoogd dient te worden met een indexcijfer. Nacalculatie Door middel van dit vinkveld kunt u aangeven of er kosten worden doorberekend op basis van nacalculatie. Geblokkeerd Door middel van dit vinkveld kunt u aangeven dat er een nieuwe versie van het contract is en dat de oude versie niet meer gebruikt mag worden.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 25
Opmerkingen Hier kunt u opmerkingen plaatsen die betrekking hebben op het contract.
Call Activiteiten Op een call kan een activiteit worden ingevoerd. Hier kunt u alle mogelijke activiteiten invoeren, Registratiewaarde Op een call kan een registratiewaarde worden meegeven. Bij een registratiewaarde kunt u aangeven of de call binnen of buiten de garantie valt. Normen Hier kunt u aangeven wat de norm is voor bepaalde werkzaamheden. Omschrijving Hier kunt u de omschrijving van de norm vastleggen. Norm Hier vult u de norm in die in combinatie met de eenheid een waarde aangeeft. Eenheid Hier vult u de eenheid in die in combinatie met de norm een waarde aangeeft. Merk Hier kunt u het merk invullen waar de norm betrekking op heeft. Type Hier kunt u het type invullen die bij het merk hoort. Waar de norm betrekking op heeft. Machinegroep Hier kunt u de machinegroep invullen waar de norm betrekking op heeft. Soort Hier kunt u aangeven wat voor soort norm er gesteld is.
Machine Keurtype Hier kunt u de keuringstypes aanmaken die u voor een machine wilt vastleggen. Omschrijving Hier kunt u de omschrijving van het keurtype vastleggen. Termijn Per keuring kunt u het keuringstermijn opgeven. Dit is belangrijk omdat door middel van het keuringstermijn de datum van de volgende keuring wordt bepaald.
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 26
Rapport definitie U heeft hier de mogelijkheid om een testcertificaat aan een keuringstype te koppelen. Bij het afdrukken van een testcertificaat wordt er dan naar het keuringstype gekeken welk testcertificaat er afgedrukt moet worden. Norm omschrijving Hier kunt u een omschrijving van de norm geven die bij het keurtype hoort. Onderhoudseenheid Hier kunt u de onderhoudseenheden aanmaken. Zodoende kunt u aangeven op welke waarde een machine een onderhoudsbeurt nodig heeft. Onderhoudstype Hier kunt u de onderhoudstypes aanmaken die u voor een machine wilt vastleggen. Enkele voorbeelden hiervan zijn de kleine en grote beurt. Machinegroepen Hier kunt u de verschillende machinegroepen aanmaken. Specificaties Hier is het mogelijk om per machinegroep een aantal specificaties in te geven. Per machinegroep kunnen er 10 lijsten, 10 vinkvelden en 10 vrije velden vooraf worden gedefinieerd. Zodoende kunt u voor elke machinegroep andere specificaties vastleggen. RA-Specificaties Hier is het mogelijk om per machinegroep een aantal RA-specificaties in te geven. Per machinegroep kunnen er 10 lijsten, 10 vinkvelden en 10 vrije velden vooraf worden gedefinieerd. Zodoende kunt u voor elke machinegroep andere RA-specificaties vastleggen. Status Hier kunt u vastleggen wat de status is van de machine, bijvoorbeeld in gebruik en in reparatie. Categorie Door middel van een categorie kunt u onderscheid maken binnen uw inspecties. Subcategorieën Onder een categorie kunt u een subcategorie aangeven voor een extra onderverdeling. Garantie Hier kunt u de garantietermijnen aanmaken die u aan een machine wilt koppelen. Enkele voorbeelden hiervan zijn 1 jaar garantie en 1 maand garantie. Met de eenheid geeft u aan of het dag, week, maand, kwartaal of jaar is
Versie 3.0.32 Centix
Onderhoud • 27
Software (2) Softwaregroepen Bij softwaregroepen worden alle mogelijke softwarepakketten vastgelegd. Omschrijving Hier legt u de omschrijving vast van de softwaregroep. Merk Hier legt u het merk vast van de softwaregroep. Softwaresoort Hier legt u de softwaresoort vast van de softwaregroep. Versies Hier kunt u de verschillende versies vastleggen die van de softwaregroep is uitgekomen. Softwaresoort Hier kunt u de verschillende soorten software vastleggen, bijvoorbeeld antivirus en besturingssysteem.
Instellingen
De instellingen zijn onderverdeeld in de diverse categorieën.
Algemeen E-mail Hiermee geeft u aan of u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om vanuit het programma Emailberichten te versturen. Dit kan alleen wanneer u beschikt over een E-mailtoepassing op uw computer die gebruik maakt van de Microsoft MAPI-Standaardinterface. Door dubbel te klikken op een E-mailadres in het programma kunt u een E-mailbericht versturen.
Internet Hiermee geeft u aan of u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om vanuit het programma een website te openen. Dit kan alleen wanneer u beschikt over een Internet Explorer op uw computer.
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 28
Door dubbel te klikken op een Internet-adres in het programma kunt u een website openen.
Locatie sjablonen (Word instellingen) Als u gebruik maat van de office-koppeling dan kunt u hier aangeven in welk pad uw sjablonen staan. Word houdt hier namelijk al rekening mee en u kunt dus opgeven in welke map uw slablonen staan. Dit kunnen gebruikerssjablonen of werkgroepssjablonen zijn.
Standaard pad tbv locatie sjablonen U bent uiteraard niet verplicht om Word te volgen. Als u zelf een pad wilt kiezen kunt u die hier aangeven. Als u vervolgens gebruikt maakt van de office-koppeling zal hij automatisch in de door u opgeven pad openen.
Locatie rapport definities De rapportages die worden gebruikt in Centix worden op een bepaalde plek opgeslagen. Hier geeft u aan waar ze bij u worden opgeslagen, zodat de rapport definities kan vinden.
Relatiebeheer Verkort kiesnummer Door dit vinkveld kunt u een kolom in het contactpersonen overzicht aanzetten waardoor een verkort kiesnummer kan worden ingevoerd. Postadresvoorkeur (Office koppeling) Per relatie kunt u het post- en het bezoekadres vastleggen. De Office koppeling kan maar één adres invullen bij het genereren van bijvoorbeeld een brief. Door middel van dit vinkje kunt u aangeven of er gecontroileerd dient te worden of er een postadres is vastgelegd. Zodra dit het geval is zal het postadres gebruikt worden bij de Office koppeling. Zet u de voorkeur niet aan, dan zal er altijd gebruik gemaakt worden van het bezoekadres.
Activiteit beveiliging per gebruiker/afdeling Door dit vinkveld aan te schakelen kunt u bij een medewerker vastleggen van welke afdelingen hij/zij de activiteiten kan inzien. Standaard land (Relatieherkomst) Hier dient u het land invoeren waar u standaard uw relaties aan wilt koppelen. Dit veld is ter vereenvoudiging voor het invoeren van het land van herkomst van een relatie. Dit veld dient ook om de invoermaskers te bepalen voor de postcode, telefoon- en faxnummer van de relatie. Wanneer de meeste van uw relaties uit Nederland komen dan vult u hier als standaard land Nederland in. Wanneer u dan een relatie toevoegt wordt gelijk het standaard land meegenomen als land van herkomst. Dan kunt u vlekkeloos de postcode, telefoon- en faxnummer invoeren. U kunt in het relatiebeheer per relatie altijd het land van herkomst veranderen, zodat ook de invoermaskers worden aangepast aan het land. Standaard pad tbv hyperlinks Als u in Centix Relatiebeheer hyperlinks aanmaakt kunt bij het maken van de verwijzing direct openen in het pad dat u hier opgeeft. Locatie mailing bestand
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 29
Met behulp van uw favorieten lijst in Centix Relatiebeheer kunt u een mailing genereren. Hier geeft u het pad aan waar uw samengesteld bestand tijdelijk voor u wordt opgeslagen. Standaard grootboeknummer (Crediteur) Hier kunt het standaard grootboeknummer van de crediteuren opgeven. Standaard grootboeknummer (Debiteur) Hier kunt het standaard grootboeknummer van de debiteuren opgeven. Standaard inkoop BTW Hier kunt u de verschillende BTW-tarieven vastleggen van inkoop. Standaard verkoop BTW Hier kunt u de verschillende BTW-tarieven vastleggen van verkoop. Controleer de WKA op Hier kunt u aangeven op hoeveel dagen voor aflopen van de WKA (Wet Keten Aansprakelijkheid) een melding dient te verschijnen op het rapport. Geldigheidsduur verklaringen (in maanden) Hier kunt u aangeven hoe lang een WKA geldig is.
Materieelbeheer Standaard pad tbv hyperlinks Als u in Centix Materieelbeheer hyperlinks aanmaakt kunt bij het maken van de verwijzing direct openen in het pad dat u hier opgeeft.
Hoeveelheid materieelbonnen uitdraaien Hier geeft u aan hoeveel materieelbonnen er standaard worden uitgeprint. Een materieelbon is de bon die verschijnt als u materieel verplaatst. Zet u het aantal op 0 (nul) dan zal er geen materieelbon zichtbaar worden.
Gebruiker Hier kan iedere gebruiker voor de getoonde velden zijn of haar eigen standaardwaarden invullen. Zodoende worden bepaalde velden altijd met dezelfde gegevens voorgevuld die bij de gebruiker het meeste voorkomen.
Registratie pakket In dit scherm kunt u Centix Materieelbeheer registreren. Wanneer u het programma voor de eerste keer opstart, dan verschijnt gelijk dit scherm in uw beeld. Zonder het programma geregistreerd te hebben kunt u geen gebruik maken van het programma. Als u van de 'lite' versie naar de 'standard' versie wilt overstappen dan kunt u dat doen door in dit scherm de nieuwe registratiegegevens in te voeren. Wanneer de gegevens kloppen zal het programma worden afgesloten en bij het opnieuw opstarten zult u merken dat u gebruik maakt van de 'standard' versie.
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 30
Bij aanschaf krijgt u van ons de volgende gegevens: -De volledige bedrijfsnaam waaronder u bij ons vermeld staat -Een productcode -Een registratiecode Wanneer u deze gegevens exact heeft ingevoerd klikt u op de knop Registreren. Het programma controleert de gegevens op de juistheid ervan en wanneer alles klopt heeft u het pakket geregistreerd. Let op! Alle gegevens precies overnemen, dus ook hoofdletters gebruiken!
Rapportages Hier vindt u een overzicht van alle rapportages die mogelijk zijn in Centix. Indien u uw eigen rapport schrijft dan kunt u die hier koppelen aan een rapportnummer.
Relaties Aan een relatie dient altijd een relatiestatus gekoppeld te worden. Deze relatiestatus heeft het programma nodig om te weten om wat voor soort relatie het gaat. Deze relatiestatussen zijn van groot belang om uw relatie database op een efficiënte manier in te richten en alle modules op de juiste manier te laten werken. Indien u een relatiestatus wilt wijzigen kunt u op de omschrijving klikken en de tekst daarvan aanpassen. Let op: de omschrijving wordt bij alle relaties aangepast, dit kan misleidend en in sommige gevallen zelfs onjuist zijn. Voorbeeld: door het woord debiteur in uw omschrijving te veranderen in crediteur zal de relatiestatus aan de verkeerde relatie toegekend worden door een niets vermoedende medewerker. Verander dus nooit een omschrijving ingrijpend voordat u er van overtuigd bent dat het geen problemen kan opleveren. Achter een relatiestatus kunt u aangeven wat voor een relatie het betreft en welke onderdelen in het programma betrekking hebben op de relatie. Hieronder staat een overzicht van de velden die u kunt aanvinken. Crediteur Als het veld crediteur aangevinkt staat kunt u deze relatie gebruiken om als onderaannemer of leverancier aan een klacht te koppelen. Debiteur Als het veld debiteur aangevinkt staat wordt deze relatie gebruikt als debiteur. Algemeen Dit veld kan niet worden uitgezet, omdat u anders geen gegevens van deze relatie kunt aanmaken. Specialisme Als het veld specialisme aangevinkt staat kunt u voor deze relatie specialisme gegevens aanmaken. Historisch Als het veld historisch aangevinkt staat komt deze relatie niet voor op het overzicht van relaties totdat u de knop historisch aangeklikt heeft. Financieel Als het veld financieel aangevinkt staat kunt u voor deze relatie financiële gegevens aanmaken.
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 31
Financieel BTW Hier kunt u de verschillende BTW-tarieven vastleggen die u in de facturatiemodule wilt gebruiken.
Valuta Indien u te maken heeft met verschillende valuta kunt u hier de valuta aangeven waar u mee werkt. Tevens kunt u andere valuta aangeven met de omrekenfactor naar de standaard valuta. Kiest u voor een andere valuta, dan zal elk bedrag direct voor u worden omgerekend naar de nieuwe valuta.
Facility Manager E-installatie velden Verdeelinrichting Beheerspunt Voedingspunt Wandcontactdoos Nog niet actief. Armatuur Nog niet actief. Motorgroep Nog niet actief. Machine Nog niet actief. Diversen Nog niet actief.
Materieelbeheer Materieelvelden In het scherm met de materieelvelden vindt u elk veld terug die ook voorkomt in het materieeldetailscherm. Hier kunt u aangeven door middel van het veld uit te vinken dat u het veld niet wilt zien en dus onzichtbaar wilt maken. De verplichte velden zijn hier grijs gemaakt en dat betekent dat deze
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 32
altijd zichtbaar blijven. Wanneer u met de facturatiemodule werkt blijven de facturatievelden ook altijd zichtbaar.
Facturatie Indien u met de facturatie module werkt kunt u hier de instellingen vastleggen. Ordernummer Het ordernummer kunt u niet wijzigen. Dit nummer wordt door Centix gebruikt om iedere order uniek te maken. Factuurnummer Het factuurnummer kunt u zelf ingeven. Het systeem zal dan vanaf dit nummer gaan opnummeren. Bijvoorbeeld: 2002-001. Boekingsnummer Het boekingsnummer kunt u zelf ingeven. Het systeem zal dan vanaf dit nummer gaan opnummeren. Bijvoorbeeld: 2002-001. Voorloop letter voor boekingen Als u gewend bent om met letters te werken vooraf het boekingsnummer kunt u hier de letter invoeren. BTW code De BTW code die gehanteerd wordt in de facturatiemodule kunt u hier aangeven. De BTW code dient u eerst aan te maken in het onderhoud van BTW codes. Factuur datum Deze kunt u niet invoeren. Dit is de datum waarop de factuur wordt gegenereerd en wordt door het systeem zelf ingegeven. Boekingsdatum De boekingsdatum kunt u wijzigen. Hiermee geeft u aan tot welke datum de factuur dient te lopen. De boekingsdatum kan niet kleiner zijn dan de datum van de laatste boeking en niet groter dan de huidige datum. Facturatie Door middel van dit vinkje zet u de facturatie aan. Bij het aanzetten van de facturatie worden op de materieel detailkaart de velden: Facturatie eenheid, Interne verhuurprijs/doorbelasten per eenheid en Externe verhuurprijs/doorbelasten per eenheid verplichte velden. Als deze niet bij alle materieelstukken zijn gevuld, zal er een lijst getoond worden van de materieelstukken waar deze velden nog gevuld dienen te worden. De gegevens kunnen dan direct in deze lijst worden ingevoerd.
Helpdesk Eenheid doorlooptijd Hier kunt u aangeven in welke eenheid de bewakingscode berekent dient te worden. De keuze is uit dagen, weken en maanden.
Versie 3.0.32 Centix
Instellingen • 33
Interne organisatie
Medewerkers Het is altijd handig om een overzicht te hebben van medewerkers die werkzaam zijn of werkzaam waren in uw onderneming. In dit onderdeel kunt u diverse gegevens van de medewerkers vastleggen zoals bijvoorbeeld de n.a.w.-gegevens. Verder kunnen medewerkers gebruikt worden bij bijvoorbeeld het vastleggen van activiteiten. Bijzondere velden en velden waarbij extra informatie wenselijk is worden hieronder behandeld. Bij Centix Materieelbeheer kunt u medewerkers ook koppelen aan een depot. Wanneer u gebruik maakt van een netwerk versie bent u verplicht om medewerkers aan te maken, want anders kunt u geen gebruik maken van het programma. (i.v.m. het inloggen) Uit dienst Wanneer u op de knop Uit Dienst klikt dan krijgt u een overzicht van alle medewerkers die uit dienst zijn. Als u nog een keer op de knop klikt dan krijgt u weer een overzicht van alle medewerkers in dienst. Verwijderen U kunt enkel medewerkers verwijderen, waarvan er geen activiteiten open staan. Staan er geen activiteiten open dan worden alle afgewerkte activiteiten en alle rechten van de desbetreffende medewerker verwijderd. Ditzelfde geldt voor het uit dienst zetten van een medewerker.
Naw gegevens Land – het land is een verplicht veld omdat deze bepalend is voor o.a. de opmaak van een aantal velden. Alle genoemde velden m.b.t. telefoonnummers – de opmaak wordt bepaald door het gekozen land. Partner Deze velden worden veelal gebruikt bij uitnodigingen.
Persoonsgegevens Achternaam - is een verplicht veld. Titel – is een verplicht veld.
Overig Medewerker van – hier geeft men aan bij welke bedrijf de medewerker werkt. Afdeling/ sub afdeling – deze worden per bedrijf aangemaakt. Datum uit dienst – door deze datum in te vullen wordt de medewerker ‘uit dienst’ geplaatst.
Versie 3.0.32 Centix
Interne organisatie • 34
Toegangsbeveiliging
Met de toegangsbeveiliging kunt u (alleen als supervisor) alle objecten in het programma beveiligen voor gebruikers. In het onderhoud van de medewerkers zit een knop Toegangsrechten. Door op deze knop te klikken kunt u de toegangsrechten instellen van een gebruiker. Het instellen van de toegangsrechten is alleen mogelijk bij een netwerk versie en door iemand waarvan de supervisor optie ingeschakeld staat.
Het overzichtscherm van de rechten op modules U komt na op de knop Toegangsrechten geklikt te hebben in het overzichtscherm met de modules van een medewerker. Hier kunt u de gebruiker rechten op modules geven. Wanneer u voor het eerst rechten aanmaakt voor een gebruiker moet u eerst de inlognaam en het wachtwoord van de gebruiker ingeven. De inlognaam moet uniek zijn en mag dus niet vaker voorkomen in het systeem. Het wachtwoord kan alleen met kleine letters of kleine cijfers worden ingevoerd, dus geen hoofdletters of andere tekens. Tevens kunt u aangeven, wanneer de gebruiker overal gebruik van mag maken, dat de gebruiker supervisor rechten moet hebben. Let op dat u deze niet per ongeluk aanvinkt omdat de gebruiker dan zelf de gebruikersrechten kan wijzigen. U kunt, als supervisor, een (tijdelijk) wachtwoord aanmaken. Wanneer u een gebruiker supervisor maakt hoeft u verder geen rechten aan te maken voor deze gebruiker. De gebruiker kan zijn / haar paswoord altijd aanpassen in het menu Instellingen – Wachtwoord wijzigen. Daarnaast kunt u de modules registreren en onderhouden waarvoor een gebruiker rechten moet hebben. Voor modules die niet in het overzichtscherm voorkomen heeft de gebruiker geen rechten.
Toevoegen van rechten op een module Indien u een module wilt toevoegen klikt u met de muis op de knop Toevoegen. U krijgt u een formulier in beeld waarbij u kunt kiezen uit de verschillende modules die van toepassing zijn op het programma. Door de juiste module te selecteren en dan op enter te drukken of te dubbelklikken met u muis wordt de module toegevoegd bij de rechten van de gebruiker. Alle rechten binnen de module staan nu nog uit. Deze kunt u aanpassen door dubbel te klikken of op enter te drukken op de regel van de desbetreffende module.
Verwijderen van rechten op een module Indien u de rechten van een module van een gebruiker wilt verwijderen klikt u met de muis op de knop Verwijderen. Er verschijnt een vraag op het scherm of u de geselecteerde module wilt verwijderen. LET OP! U verwijdert dan ook alle rechten die bij die module horen voor die gebruiker. Bij een afwijzend antwoord (klik met de muis op nee) komt u weer terug in het voorgaande scherm, indien u bevestigend antwoordt worden alle rechten van de geselecteerde module verwijderd.
Versie 3.0.32 Centix
Toegangsbeveiliging • 35
Kopieren van rechten Wanneer u de rechten wilt overnemen van een andere medewerker dan klikt u op de knop Rechten kopieren. Er verschijnt een formulier in beeld waarop u een medewerker moet selecteren waarvan u de rechten wilt overnemen. Nadat u een medewerker heeft geselecteerd klikt u op de knop Kopieren. Het overnemen van de rechten is voltooid.
Afsluiten U kunt dit scherm niet verlaten wanneer u geen inlognaam of geen wachtwoord heeft ingevoerd. Dus u kunt ze allebei leeg laten of allebei opgeven.
Het overzichtscherm van de rechten op objecten Door in het overzichtscherm van de rechten op modules een modulenummer te selecteren en daarop met u muis te dubbelklikken of op enter te drukken, komt u in het overzichtscherm van de beveiligingsobjecten. Hier kunt u per gebruiker, per module rechten geven op één of meerdere beveiligingsobjecten van de module.
Toevoegen van een beveiligingsobject Indien u een object wilt toevoegen klikt u met de muis op de knop Toevoegen. U krijgt een formulier in beeld waarbij u kunt kiezen uit de objecten van de geselecteerde module. Door het juiste object te selecteren en dan op enter te drukken of te dubbelklikken met u muis wordt het object toegevoegd bij de rechten van de gebruiker. Door de juiste rechten aan te vinken voor de gebruiker is er een toegangsrecht voor de gebruiker aangemaakt. U kunt kiezen uit de volgende rechten: Leesrechten - De gebruiker kan de informatie inzien maar niet wijzigen. Schrijfrechten - De gebruiker kan de informatie inzien en wijzigen maar niet toevoegen en verwijderen. Toevoegrechten - De gebruiker kan de informatie inzien, wijzigen en toevoegen. Verwijderrechten - De gebruiker kan de informatie inzien, wijzigen, toevoegen en verwijderen.
Toevoegen van rechten op alle objecten Door op de knop alle objecten toevoegen te klikken is het mogelijk om in één keer alle beveiligingsobjecten van de module aan de gebruiker toe te kennen. Nadat op deze knop is geklikt worden alle nog niet aanwezige objecten toegevoegd aan de gebruiker waarna de rechten aangeklikt kunnen worden.
Verwijderen van een beveiligingsobject Indien u de rechten op een object wilt verwijderen selecteert u het object dat u wilt verwijderen en vervolgens klikt u met de muis op de knop Verwijderen. Er verschijnt een vraag op het scherm of u het geselecteerde object wilt verwijderen. Bij een afwijzend antwoord (klik met de muis op nee) komt u weer terug in het voorgaande scherm, indien u bevestigend antwoordt worden de rechten op het object verwijderd.
Versie 3.0.32 Centix
Toegangsbeveiliging • 36
Verwijderen van objecten zonder rechten Indien u op u scherm een aantal objecten ziet staan waar u geen rechten op heeft gegeven en u wilt die verwijderen, dan klikt u op de knop Objecten zonder rechten verwijderen. Er verschijnt een vraag op het scherm of u alle objecten zonder rechten wilt verwijderen. Bij een afwijzend antwoord (klik met de muis op nee) komt u weer terug in het voorgaande scherm, indien u bevestigend antwoordt worden alle objecten zonder rechten verwijderd.
Afsluiten Wanneer u een object heeft toegevoegd, maar er geen rechten op gegeven heeft kunt u dit scherm niet verlaten. U dient er dan rechten op te geven of het object te verwijderen.
Wachtwoord wijzigen Bij het aanmaken van een nieuwe medewerker in het systeem wordt er een (tijdelijk) wachtwoord aangemaakt door degene die de toegangsrechten aanmaakt, ( de supervisor). Het is raadzaam dat de betreffende werknemer dit paswoord wijzigt zodat niemand op de hoogte is van zijn / haar wachtwoord. Dit kunt u altijd doen.
Paswoord wijzigen In dit scherm moet eerst het oude wachtwoord en daarna twee maal het nieuwe wachtwoord ingevuld worden. Dit laatste is om te voorkomen dat er per ongeluk een verkeerd wachtwoord opgeslagen wordt. Nadat deze wachtwoorden zijn ingegeven kan er op de knop OK geklikt worden. Indien de wachtwoorden allemaal goed ingegeven zijn geeft het systeem de melding dat het wachtwoord gewijzigd is. Als er een fout gemaakt is bij het invoeren van één van de wachtwoorden of als er een ongeldig wachtwoord is ingevoerd geeft het systeem de melding dat het wachtwoord niet gewijzigd is.
Relatiebeheer
Relatiebeheer In het relatieoverzicht bevinden zich alle relaties. U kunt hier op verschillende manieren zoeken naar de relatie die u wilt muteren. De relaties kunnen zo gecodeerd worden zodat er bijvoorbeeld een onderscheid gemaakt kan worden in bijvoorbeeld klanten, leveranciers, onderaannemers of opdrachtgevers. Deze
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 37
indeling is naar eigen inzicht in te delen. Doordat er een aantal handige functies in relatiebeheer zitten kan bijvoorbeeld een brief gemakkelijk worden voorzien van de juiste gegevens. Ook kan er op een gemakkelijke manier naar een relatie gezocht worden. Wanneer alle basisgegevens van een relatie zijn vastgelegd kunnen, afhankelijk van de relatiecodering, bijvoorbeeld projectgegevens aan een relatie gekoppeld worden. Ook kunnen er gegevens ten behoeve van het Specialisme vast worden gelegd en kunnen er Contactpersonen, Activiteiten enzovoort aan een relatie gekoppeld worden. Als u in het overzicht een relatie geselecteerd heeft dan kunt u boven in het scherm kiezen voor bewerken – van geselecteerde relatie – en vervolgens op bijvoorbeeld: stamgegevens, activiteiten, contactpersonen, financiële gegevens enzovoort.
Stamgegevens Wanneer u de stamkaart opvraagt van een relatie in het relatieoverzicht komt u in het detailscherm van de desbetreffende relatie. Hier kunt u de relatiegegevens muteren. . Het scherm opent in de modus geblokkeerd en kan door op o.a. bewerken-wijzigen te klikken in wijzig modus gezet worden Het opgeven van een landcode is verplicht. Met de landcode geeft u de opmaak van de postcode en telefoon- en faxnummer aan. Bijzondere velden en velden waarbij extra informatie wenselijk is worden hieronder behandeld. Land – is een verplicht veld i.v.m. de opmaak van o.a. de telefoon en postcode velden. Email – als er aangegeven is dat er een MAPI emailprogramma is (bij de E-mail instellingen) dan kunt u klikken op het ingevulde emailadres en opent er automatisch een nieuwe email) Website – als er aangegeven is dat er een webbrowser is (bij de Internet instellingen) dan kunt u klikken en opent er automatisch een browser met het juiste adres. Opmerking – door op het plaatje bij opmerking te klikken opent er een apart scherm t.b.v. de opmerkkingen. Hoofdkantoren/vestigingen/eigen organisatie U kunt vastleggen wat de verbintenis tussen bepaalde organisaties is door aan te geven bij wie welke vestiging hoort. Ook kunt u aangeven of de relatie tot uw eigen organisatie behoort. Waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om medewerkers aan de relatie te koppelen. Invoer-, mutatiedatum en gecontroleerd Met Centix relatiebeheer beschikt u over uitgebreide middelen om uw relatiebestand te onderhouden. Als er bijvoorbeeld een nieuwe relatie door een bevoegd persoon ingevoegd wordt krijgt deze niet de status gecontroleerd (tenzij diegene die de relatie invoert het recht 30-18 extra relatiecontrole heeft). De relatiebeheerder kan nu gemakkelijk een filter opbouwen om na te gaan welke relaties zijn toegevoegd en/of zijn gewijzigd. Voldoet de invoer/wijziging aan de huisstijl dan zet de relatiebeheerder gecontroleerd aan. Diegene die de relatie heeft aangemaakt wordt vermeld naast de invoerdatum. Ditzelfde geldt ook voor diegene die het laatst een mutatie heeft uitgevoerd.
Financiële gegevens Ook is het mogelijk om voor een relatie financiële gegevens aan te maken. Deze financiële bestaan uit meerdere tabbladen. Het allereerste tabblad is financieel waar alle stamgegevens opstaan. Daarnaast is er (afhankelijk van uw configuratie) nog CTB t.b.v. Ctb- klanten en WKA voor de registratie van WKA gegevens.
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 38
Financieel Hier kunt u de algemene financiële gegevens van een relatie vastleggen. Deze gegevens bestaan onder andere uit het klantnummer, diverse bank-/giro- rekeningnummers, bedrijfsvereniginggegevens, KVKgegevens en btwnummer. CTB Indien u software heeft van het Ctb en de financiële gegevens vanaf Centix over wilt nemen naar de BMS software dan dient u dit tabblad met aanvullende gegevens in te vullen. Als u de gegevens wilt exporteren dan kunt u dat doen door de Export BMS functie te draaien. Voor verdere informatie omtrent het inlezen in de BMS software verwijzen wij u naar uw BMS documentatie. WKA
Wijzigen Wanneer u het detailscherm opent kunt u niet gelijk de gegevens muteren. U dient eerst in de menubalk op het menu-item Wijzigen(Archiefdoos) te klikken voordat u de gegevens kunt muteren. Wanneer u de gemuteerde gegevens wilt opslaan klikt u op het menu-item Opslaan(Diskette). Wilt u de gemuteerde gegevens terugdraaien dan moet u op het menu-item Ongedaan maken(Pijltje) klikken. Rechtsonder in het scherm staat in welke staat het scherm zich bevindt. U kunt pas andere functionaliteiten activeren wanneer er de tekst Geblokkeerd staat.
Activiteiten In het onderdeel ‘Activiteiten’ kunnen alle contacten worden vastgelegd die er met een relatie zijn geweest of nog dienen plaats te vinden. De volgende gegevens worden vastgelegd op het detail van een activiteit. Contactpersoon: de contactpersoon van de relatie. Medewerker: de interne medewerker die de activiteit uitvoert. Type: om aan te geven wat voor activiteit het betreft. Prioriteit: om de belangrijkheid van de activiteit aan te geven. Hyperlink: voor het koppelen van bestanden aan de activiteit (vb. een brief). Notitie: omschrijving van de activiteit en belangrijke punten. Start- en einddatum: voor de registratie van de tijdsduur van de activiteit. Afgewerkt: om aan te geven of de activiteit reeds afgerond is of nog plaats dient te vinden. Er zijn twee overzichten van activiteiten, een afgewerkte en een openstaande lijst. Het verschil tussen beide lijsten wordt gemaakt door het vinkje ‘Afgewerkt’ in het ‘Activiteiten detail’. De startdatum wordt gebruikt in het overzicht van de openstaande activiteiten.
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 39
Er is een overzicht te genereren van de activiteiten per relatie. U opent het scherm door in het ‘Relatiebeheer overzicht’ gebruik te maken van de sneltoets ‘F8’. Tevens is het mogelijk een overzicht te genereren van de activiteiten van alle relaties. U opent het scherm door in de menubalk de optie ‘Activiteiten’ aan te klikken. Contactpersonen Medewerkers Type: zie onderhoud Lijsten & Velden (lijst 99 is het onderhoud van de type) Prioriteiten
Contactpersonen Aan een relatie kunnen contactpersonen gekoppeld worden. Deze contactpersonen worden door het hele programma gebruikt om contacten, afspraken, documentstromen enzovoort vast te leggen. Het is erg belangrijk dat de gegevens correct ingevoerd worden zodat bijvoorbeeld toekomstige correspondentie foutloos gegenereerd wordt. De gegevens over de contactpersoon zijn verdeeld in verschillende categorieën en daarnaast kunnen er bij het tabblad extra gebruikersvelden ingevuld worden. Onderin het scherm kan u bekijken in welke modus het scherm staat. Het scherm opent in de modus geblokkeerd en kan door op o.a. bewerken-wijzigen te klikken in wijzig modus gezet worden. Bijzondere velden en velden waarbij extra informatie wenselijk is worden hieronder behandeld.
Stamgegevens Persoonsgegevens Code – wordt automatisch gecreëerd, u heeft daar geen invloed op. Achternaam – de 1e achternaam, alleen de achternaam invullen GEEN tussenvoegsel Achternaam2 – de 2e achternaam (bijvoorbeeld meisjesnaam) Tussenvoegsel – alleen het tussenvoegsel Titel – de titulatuur wordt per land vastgelegd (zie: Predikaatcode) Extra Afdeling – per relatie kunnen de afdelingen en subafdelingen vastgelegd worden Notitie – als u op het notitieblok klikt kunt u uw notities kwijt. NAW Land – (zie: Landen) Staat – (zie: Staten) Telefoon / mobiel / fax – hiervoor worden de instellingen gebruikt uit het: Landen onderhoud) Note: het is belangrijk dat u de namen, tussenvoegsels en titels goed invoert i.v.m. het juist genereren van correspondentie.
Extra Voordat u de specifieke eigenschappen gaat invoeren dient u eerst het onderdeel Lijsten & Velden te hebben doorgelezen en te hebben aangepast. Het detailscherm is te verdelen in drie onderdelen. In het linker gedeelte wordt getoond voor welk onderdeel binnen Construct de contactpersoon de hoofdcontactpersoon is. In het midden gedeelte worden de 5 lijsten getoond. En aan de rechterzijde worden de aankruisvelden getoond.
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 40
Selectievelden De indeling van de 5 lijstvelden is bepaald in Onderhoud – Selectievelden – contactpersonen. Hier wordt aangegeven welk lijst er op welk selectieveld getoond moet worden. Het onderhoud van de gegevens in de lijst kunt u terugvinden in Onderhoud – Lijsten. Aankruisvelden De indeling van de 5 aankruisvelden is bepaald in Onderhoud – Aankruisvelden – contactpersonen. Hier wordt de omschrijving van elk aankruisveld vastgelegd. U kunt d.m.v. het vinkje achter de omschrijving aan te klikken het juiste aankruisveld aanvinken.
Gebruikersvelden De inrichting van het relatiebestand kunt u geheel afstemmen op uw eigen bedrijf. Naast de algemene kenmerken, zoals de n.a.w.-gegevens van uw relaties, beschikt u over een groot aantal vrije gebruikersvelden. Bij het inrichten van Centix kunt u deze velden gebruiken om uw bedrijfsspecifieke informatiebehoefte vast te leggen. Er zijn twee soorten vrije gebruikersvelden: selectievelden en aankruisvakjes. Selectievelden zijn gekoppeld aan lijsten met selectiecodes. Deze gebruikt u voor relatiekenmerken, die u vastlegt door middel van codes, zoals bijvoorbeeld de regio waar een relatie gevestigd is. Aankruisvakjes zijn velden die u kunt aan- en uitschakelen. Deze velden gebruikt u voor kenmerken, die u vastlegt door middel van ja of nee, zoals bijvoorbeeld of een relatie een bepaald product heeft gekocht. Wanneer u dit onderdeel heeft opgestart zal het detailscherm getoond worden. Wanneer dit detailscherm voor de eerste maal bij een relatie wordt opgestart zal het systeem de vraag stellen of u voor deze relatie een leeg detailscherm wilt aanmaken. Wanneer dit bevestigend wordt beantwoord zal het detailscherm getoond worden. Invoeren van gebruikersvelden Voordat u de gebruikersvelden gaat invoeren dient u eerst het onderdeel Lijsten & Velden te hebben doorgelezen en te hebben aangepast. Het detailscherm is te verdelen in drie onderdelen. In het linker gedeelte worden 10 lijstvelden getoond. In het rechtergedeelte worden de 10 aankruisvelden getoond. En onderin is een notitieveld aanwezig. Selectievelden De indeling van de 10 lijstvelden is bepaald in Onderhoud – Selectievelden – Relaties. Hier wordt aangegeven welk lijst er op welk selectieveld getoond moet worden. Het onderhoud van de gegevens in de lijst kunt u terugvinden in Onderhoud – Lijsten. Aankruisvelden
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 41
De indeling van de 10 aankruisvelden is bepaald in Onderhoud – Aankruisvelden – Relaties. Hier wordt de omschrijving van elk aankruisveld vastgelegd. U kunt dmv het vinkje achter de omschrijving aan te klikken het juiste aankruisveld aanvinken. Notitieveld In dit veld kunt u een notitie plaatsen.
Specialisme Onder specialisme worden de werkzaamheden verstaan die een organisatie uitvoert. U legt hier vast welke werkzaamheden er door de desbetreffende relatie worden uitgevoerd en vervolgens kunt u per specialisme een beoordeling meegeven. Er wordt gebruik gemaakt van een administratiecode om aan te geven welke specialismen er mogelijk zijn. Door middel van de status wordt vervolgens aangegeven hoe de relatie wordt beoordeeld op de administratiecode. Er is een overzicht te genereren van de specialismen per relatie. U opent het scherm door in het ‘Relatiebeheer overzicht’ gebruik te maken van de sneltoets ‘F9’. Tevens is het mogelijk een overzicht te genereren van de specialismen van alle relaties. Er wordt hierin wel onderscheidt gemaakt in ‘Actieve’ en ‘Historische’ relaties. U opent het scherm door in de menubalk de optie ‘Specialisme’ aan te klikken. Administratiecode Beoordeling status specialisme
Export BMS Wanneer u in het bezit bent van BMS software kunt u een exportbestand genereren, welke vervolgens ingelezen kan worden in de CTB BMS software. Hierbij zullen de n.a.w.-gegevens geëxporteerd worden inclusief een aantal financiële gegevens. Wanneer u deze module opstart zal de vraag gesteld worden of u het bestand wilt genereren. Wanneer dit positief wordt beantwoord zal het systeem volgens de CTB specificaties in een bestand klaarzetten.
Versie 3.0.32 Centix
Relatiebeheer • 42
Materieelbeheer of FM – Apparaten?
Centix maakt onderscheidt in twee modules voor de registratie van materieel / apparaten. De modules lijken op veel punten op elkaar, maar er zijn enkele duidelijke verschillen. De verschillen in de pakketten worden hieronder per module voor u toegelicht.
Centix Materieelbeheer Onder materieel worden alle gebruiksgoederen binnen de organisatie verstaan. Deze gebruiksgoederen worden geboekt op een locatie/project en vervolgens in een depot. Een depot is een verzamelnaam van materieel. Enkele voorbeelden hiervan zijn: medewerkers, voertuigen, samengesteld materieel en het magazijn. Centix Materieelbeheer heeft de mogelijkheid om uit te breiden met een facturatiemodule. Met deze facturatiemodule kunt u materieel doorbelasten op een project en wordt er een factuurbijlage gegenereerd.
Centix Facility Manager - Apparaten Onder apparaten worden de gezamenlijke hulpmiddelen voor de uitvoering van een werk verstaan. In Centix Facility Manager - Apparaten worden de apparaten in een ruimte geboekt en dus niet op een project. Centix Facility Manager - Apparaten heeft niet de mogelijkheid om uit te breiden met een facturatiemodule, maar deelt wel de database met de andere objecten in Centix Facility Mananger als Installaties, Sleutels en Airco’s.
Beslissingsboom Hieronder vindt u een beslissingsboom om te bepalen welke module het best bij uw werkwijze past.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer of FM – Apparaten? • 43
1. Wilt u uw materieel / apparaten doorbelasten op een project. Zodat u een factuurbijlage kunt genereren met een verbijzondering van de kosten? 0 ja 0 nee, ga naar vraag 2
2. Keurt u voor derden / klanten? 0 nee, ga naar vraag 3 0 ja, ga naar vraag 4
3. Registreert u het materieel / apparaten van uw klanten op gebouwniveau. En dus nooit op medewerkers, voertuigen e.d. 0 nee 0 ja
4. Keurt u uw eigen materieel / apparaten en beheert u het vervolgens op ruimtes (gebouwen)? U legt het nimmer vast op medewerkers, voertuigen e.d. 0 nee 0 ja
CENTIX MATERIEELBEHEER
CENTIX FACILITY MANAGER - APPARATEN
Facility Manager
Het beheren van installaties en objecten in een kantoorpand, fabriek, school, woningen enzovoort is een nauwkeurige aangelegenheid. Vaak zijn er voor diverse onderdelen kleine hulpmiddelen voorhanden zoals een logboek. Wanneer u een goed overzicht wilt krijgen van de aanwezige installaties en objecten valt dat vaak niet mee. Speciaal voor die groep mensen hebben wij Facility Manager gemaakt. Dit pakket stelt u in staat om bijvoorbeeld: installaties, tekeningen, sleutels en appraten op een heldere manier te beheren en te registreren. U gaat er natuurlijk niet vanuit dat er zich een keer een calamiteit voordoet. Echter als dat gebeurt dan kunt u met een (backup) van Facility Manager exact vertellen wat u had, wanneer het object was aangeschaft, wanneer het object voor het laatst gekeurd was enzovoort.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 44
Het beheren in een spreadsheetprogramma, wat veel organisaties tot nu toe deden, is vaak te beperkt en zeker niet efficiënt genoeg. Daarom heeft Staro, met de hulp van een aantal bedrijven uit uiteenlopende branches, een facility Manager pakket ontwikkeld welke naadloos aansluit bij de praktijkbehoefte en welke eenvoudig te gebruiken is. Om ook andere processen binnen een organisatie te optimaliseren, is het tevens mogelijk het programma te integreren met andere modules van Centix. Voor meer persoonlijke informatie nodigen wij u uit contact op te nemen met uw Centix® dealer. Of bezoek de website: www.centix.com Wij staan altijd open voor uw vragen en opmerkingen om het pakket in de toekomst, daar waar mogelijk, te verbeteren. Helpdesk Centix (Staro Automatisering) telefoon : (0348) 471040 Helpdesk Centix (Staro Automatisering) telefax : (0348) 475036 E-mail Helpdesk Centix : [email protected] Wij wensen u veel succes met het pakket! Staro Automatisering
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 45
Wat is Facility Manager? Facility Manager is het pakket om diverse registraties die binnen kantoor-, bedrijfs- en woonruimtes voorkomen te verzorgen. Alle registraties worden vastgelegd op bepaalde ruimtes. Er zijn vijf lagen voorhanden om een ruimte-indeling te maken. Het pakket omvat op dit moment de volgende faciliteiten: Apparaten object Waar staat welk apparaat? Wanneer moet het gekeurd worden (eventueel met een apparaten tester)? Het valt allemaal vast te leggen met het apparatenobject in Facility Manager. De techniek van dit object is ruimschoots beproefd in Centix Materieelbeheer. U kan Centix Materieelbeheer en het apparaten object niet beide gebruiken in dezelfde database. Wel is het mogelijk om met behoud van de apparatengegevens over te stappen van Centix Materieelbeheer naar Facility Manager Apparatenbeheer en visa versa. U kunt altijd contact opnemen met de verkoopafdeling omtrent de mogelijkheden hiervan. E-Installatie object Met dit object bent u in staat om de complete elektra installatie vast te leggen. Compleet met verdeelinrichtingen, wandcontactdozen, armaturen enzovoort. Data van keuringen en bijvoorbeeld vervangdatums van lampen zijn mogelijk. Er zijn koppelingen voor installatie meetapparatuur beschikbaar. LAN object Met het LAN object bent u in staat om de patchpaneel digitaal bij te houden. Als u in het bezit bent van het apparatenobject kunt u exact vast leggen welk apparaat met welk apparaat verbonden is. Keuringen van de bedrading kunt u vastleggen en op een eenvoudige manier is er een lijst te generen van de gepatchste apparatuur. Sleutel object Wie heeft een sleutel voor een bepaalde ruimte? Hoeveel sleutels zijn er in omloop? Het zijn zo maar een paar vragen die op een gemakkelijke manier met dit object te beantwoorden zijn. Tekeningen object Over een bepaalde ruimte, bouwlaag, complex enzovoort zijn vaak diverse tekeningen gemaakt. Denk maar eens aan een interieurtekening, installatietekening en een vluchtplan. Vaak wordt er na een verbouwing een revisietekening gemaakt en dienen zowel de oude als de nieuwe tekeningen bewaard te worden. Met het tekeningen object kunt u in een handomdraai de tekeningen registreren en beheren.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 46
Stappenplan In het onderstaande overzicht wordt aangegeven in welke volgorde de diverse gegevens verwerkt moeten worden om tot een goed resultaat te komen. Voordat u uw gebouw/ruimte kunt gaan beheren met dit pakket dient u eerst een aantal gegevens in te voeren. In de onderstaande checklist staat beschreven in welke volgorde de tabellen ingevuld (of aangepast) moeten worden. Daarachter staan de links, waar u de uitleg kunt vinden van dat onderdeel. In de Menustructuur kunt u zien waar elk onderdeel zich in het programma bevindt.
Voorbereiding Relatiebeheer O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Predikaatcode
Onderhoud
Predikaatcode
Landen
Onderhoud
Landen
Lijsten & Velden
Onderhoud
Lijsten & velden
Systeem instellingen
Instellingen
Systeem
Relatiebeheer
Relatiebeheer
Relatiebeheer
Info
Voorbereiding Interne organisatie O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Afdelingen
Interne organisatie
Afdelingen
Medewerkers
Interne organisatie
Medewerkers
Info
Voorbereiding Facility Manager O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Categorie
Onderhoud
Categorie
Ruimte-indeling
Onderhoud
Ruimte-indeling
Versie 3.0.32 Centix
Info
Facility Manager • 47
Menustructuur
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 48
Ruimte-indelingen Omdat Centix Facility Manager gebruikt wordt in vele verschillende branches en instellingen is het pakket door de gebruiker zelf in te regelen wat betreft de ruimte-indeling. FM heeft vijf lagen waarvan er door de gebruiker vier zelf van te bepalen zijn. Alleen het hoogste niveau staat altijd vast dit betreft het relatieniveau. Met het relatieniveau koppelt u een eigenaar of gebruiker aan een ruimte-indeling. Deze eigenaar of gebruiker wordt onderhouden in het relatiebeheer gedeelte welke u in deze elektronische handleiding onder een ander 'boekje' kunt vinden. De overige vier lagen hebben de technische benamingen L0 t/m L3. U kunt deze in het onderhoud: lagen zelf aanmaken. Als u wilt dan kunt u per relatie een ander lagenschema aanmaken. Als u voor een relatie geen apart lagenschema aanmaakt dan wordt het systeemschema (DEFAULT) genomen. Dit systeemschema kunt u niet verwijderen. Als u niet alle lagen nodig heeft dan kunt u ze gewoonweg uitschakelen door niet in te vullen. In het pakket zullen deze lagen dan niet meer getoond worden. Voor een bepaalde laag kunt u een vijftal eigen velden definiëren met informatie welke u belangrijk vindt van de betreffende laag. Hieronder vindt u een tweetal voorbeelden uitgewerkt. Maar natuurlijk kunt u ook gewoon een heel ander schema of andere schema's bedenken.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 49
Lagenindeling: complex L0 L1 L2 L3 Complex F1 F2 F3 F4 F5 Gebouw F1 F2 F3 F4 F5 Bouwlaag F1 F2 F3 F4 F5 Ruimte F1 F2 F3 F4 F5
Versie 3.0.32 Centix
Complex Gebouw Bouwlaag Ruimte
Benaming Beheerder
Benaming Adres Postcode Plaats Beheerder
Benaming
Omschrijving Soort
Facility Manager • 50
Lagenindeling: Woningbouw L0 L1 L2 L3 Project F1 F2 F3 F4 F5 Straat F1 F2 F3 F4 F5 Huisnummer F1 F2 F3 F4 F5 Ruimte F1 F2 F3 F4 F5
Versie 3.0.32 Centix
Project Straat Huisnummer Ruimte
Projectnummer Aantal woningen Soort
Adres Postcode Plaats Bouwnummer
Nummer Type
Omschrijving
Facility Manager • 51
Het selecteren van een ruimte Het selecteren of aanmaken van een relatie met de bijbehorende ruimtes komt door heel FM voor. FM heeft een vaste laag relatie en daaronder kunt u eventueel per relatie een lagenschema vastgelegd hebben maar het is ook mogelijk dat u alleen een systeemschema heeft aangemaakt. Als u een geldige waarde invoert bij de relatie zal het systeem deze herkennen en doorgaan naar de volgende laag. Als het systeem de waarde niet herkent wordt er automatisch naar een lijst gegaan waar u de betreffende relatie kunt opzoeken of eventueel aanmaken. Als u gelijk wilt zoeken dan kunt u de F5(lijst) toets gebruiken om gelijk naar de lijst te gaan. Nadat u een relatie heeft geselecteerd kunt u op de zelfde manier de volgende laag of lagen achter elkaar opzoeken. Als u bent gekomen bij de laag waar u wat wilt registreren dan kunt u het venster activeren d.m.v. de muis of de TAB-toets. Vervolgens kunt u verder gaan met de handeling waarmee u mee bezig was zoals het aanmaken van een object.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 52
Het verwijderen van gegevens Een database kenmerkt zich door gegevens d.m.v. relaties aan elkaar te verbinden. Bekijk het volgende voorbeeld aandachtig zodat u begrijpt welke gegevens er door een verwijderactie verwijderd worden. Maak als u twijfelt over een verwijderactie, altijd eerst een backup van de database. Ook kunt u natuurlijk de helpdesk raadplegen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Relatie (bijvoorbeeld Staro Automatisering) Layer 0 (bijvoorbeeld Complex: Montfoort) Layer 1 (bijvoorbeeld Gebouw: Hoofdgebouw) Layer 2 (bijvoorbeeld Bouwlaag: begane grond) Layer 3 (bijvoorbeeld Ruimte: laagspanningsruimte) Installation00 (Algemene installatie gegevens) Installation01 (Een verdeelinrichting)
Als u een gegeven op een bepaald niveau verwijderd zullen alle onderliggende gegevens ook verwijderd worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn: • Als u een relatie verwijderd zullen alle gegevens van die klant zoals complexen, gebouwen enzovoort compleet verwijderd worden. • Als u een ruimte verwijderd zal afhankelijk van de componenten alle componenten in die ruimte maar ook samenhangende componenten verwijderd worden. Dit kan verstrekkende gevolgen hebben als u bijvoorbeeld een verdeelinrichting verwijderd. Als u het commando geeft om gegevens te verwijderen zal het systeem de vraag stellen of u het zeker weet dat u de betreffende gegevens wilt verwijderen. Ga dan altijd zorgvuldig na of u ervan overtuigd bent dat u het gegeven met alle onderliggende gegevens wilt verwijderen. Als dat niet zo is breek dan de verwijderactie af.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 53
Apparaten object Ons succesvolle pakket Materieelbeheer is de basis van deze module. De gebruikte technologie komt volledig overeen. Het enige verschil is dat Materieelbeheer gebruikt maakt van depotgroepen en depots en dat het apparatenobject van de lagenstructuur gebruikt maakt. In het hoofdstuk Materieelbeheer of apparaten object kunt u bepalen welke van de twee opzetten het beste bij u past. Voor de helpfunctionaliteit verwijzen wij u naar de hoofdstukken onder materieelbeheer. De onderdelen welke wel in Materieelbeheer (deels optioneel) beschikbaar zijn maar niet in apparatenbeheer zijn: • •
Facturatie van materieel Materieel overzichtscherm.
E-installatie object Het beheren van een Elektrotechnische installatie kan in FM gebeuren van grof tot zeer nauwgezet. Met het E-Installatie object van FM bent u in staat om zowel een goed beeld te krijgen van waar een component zich bevindt, maar ook wat de relatie is t.o.v. de elektrotechnische installatie. Het pakket legt relaties vanaf de hoofdverdeler tot de verste wandcontactdoos welke op een onderverdeelinrichting is aangesloten. Een van de grote voordelen van FM is dat de database ervoor zorgt dat u op een eenvoudige manier gegevens, zoals testresultaten, kunt terugvinden maar ook meterkastlijsten enzovoort kan genereren. De veel voorkomende componenten zijn aangemaakt in FM voor de overige componenten kan diversen gebruikt worden.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 54
Werkwijze invoeren van gegevens Omdat de componenten allen zijn aangesloten op verdeelinrichtingen is het belangrijk om vanuit de hoofdverdeelinrichting te werken. Dat wil zeggen dat u dient te beginnen met het aanmaken van de hoofdverdeelinrichting en dan de installatie steeds verder in te voeren. Ook is het mogelijk om d.m.v. een installatietester eerst een complete test op een installatie uit te voeren om vervolgens deze test deels automatisch te laten verwerken zodat de componenten voor u gemaakt worden. Het stappenplan wat hieronder getoond wordt is gebaseerd op een handmatige opbouw en niet door een testapparaat. U kunt in het hoofdstuk installatietester terugvinden hoe u te werk gaat als u eerst een meting uitvoert en daarna de gegevens verwerkt. 1. Het selecteren/aanmaken van de juiste relatie met de bijbehorende ruimte waarin de hoofdverdeelinrichting zich bevindt. 2. Het aanmaken van de hoofdverdeelinrichting. a. Groepen / velden b. Aardlekschakelaars c. Voorbeveiligingen 3. De componenten aanmaken die aangesloten zijn op de betreffende verdeelinrichting. 4. De onderverdeelinrichting(en) aanmaken die op de (hoofd)verdeler zijn aangesloten. 5. Vervolgens naar punt twee.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 55
Verdeelinrichting De verdeelinrichting is het belangrijkste component van de E-Installatie. Alle andere componenten zijn verbonden met een verdeelinrichting. Bij het aanmaken van een verdeelinrichting is het belangrijk om te weten of het om een hoofdverdeler gaat. Als het om een hoofdverdeler gaat dan komt er een extra tabblad beschikbaar namelijk: installatie. Op het installatie tabblad kan men diverse zaken aangeven over de inspectie van de installatie. Door de gegevens van de verdeler op de juiste manier in te vullen onstaat er eigenlijk een virtuele tekening. Immers de componenten zijn op een bepaalde manier met elkaar verbonden. Het is dus ook erg belangrijk dat u de gegevens juist en compleet invult.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 56
Tabblad algemeen Hoofdverdeelinrichting Het tabblad algemeen begint met een vinkveld: hoofdverdeelinrichting. Als u het veld aanvinkt dan krijgt u een extra tabblad installatie, maar de gegevens bij 'aangesloten op' kunt u juist niet meer invullen. Omschrijving Hiermee kunt u een specifiekere omschrijving van de verdeelinrichting opgeven. Aansluitkabel Na de omschrijving volgt er een aantal velden die allen betrekking hebben op de aansluiting van de verdeelinrichting. De meeste velden hebben betrekking op de kabel. Aangesloten op Deze gegevens zijn alleen benaderbaar als het om een onderverdeelinrichting gaat. Door de velden van boven naar beneden te doorlopen komt u vanzelf uit bij de juiste verdeelinrichting waarop de verdeelinrichting die u nu aan het invoeren bent op aangesloten is. U kunt van de betreffende 'voedende' verdeelinrichting alleen velden kiezen waarop de verdeelinrichting is aangesloten. Hoofdschakelaar De hoofdschakelaar kan een 'normale' schakelaar zijn maar het komt ook voor dat het om een automaat gaat. U kunt dan naast de In (die u bij een hoofdschakelaar ook heeft) dan ook de dN invoeren.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 57
Tabblad groepen/velden Als er voorbeveiligingen of aardlekschakelaars in de verdeelinrichting aanwezig zijn dan kunt u die beter eerst aanmaken voordat u de groepen en velden aanmaakt. Als u een nieuwe groep of veld aanmaakt dan begint u met opgeven van een objectID. Meestal wordt hiervoor het groepsnummer gebruikt. Daarnaast kunt u een omschrijving opgeven die o.a. bij de meterkastlijst terugkomt. Van een groep of veld kunnen de onderstaande gegevens vastgelegd worden. Als u te maken heeft met een gecombineerd apparaat (bijvoorbeeld een aardlekautomaat) dan dient u deze met dezelfde objectID aan te maken bij zowel de groepen/velden als bij de aardlekschakelaars. Type Met dit keuzeveld geeft u op of het om een groep of om een veld gaat. Een veld gaat naar een andere verdeelinrichting voor alle overige types dient u groep aan te geven. Uitvoering Door deze velden in te voeren geeft u aan of het om een één of driefase groep/veld gaat en of er sprake is van een nul en aarde aansluiting. Overstroombeveiliging Door het type en de In op te geven legt u de overstroombeveiliging vast. Voorbeveiliging Met dit veld kunt u een voorbeveiliging selecteren welke u op het tabblad voorbeveiligingen heeft aangemaakt. Aardlekschakelaar Met dit veld kunt u een aardlekschakelaar selecteren welke u op het tabblad aardlekschakelaars heeft aangemaakt.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 58
Tabblad voorbeveiligingen In een verdeelinrichting kunnen voorbeveiligingen voorkomen. Een voorbeveiliging kan één of meerdere groepen beveiligen. De koppeling tussen de voorbeveiliging en groep (of veld) gebeurt op het tabblad groepen/velden. Als u een nieuwe voorbeveiliging aanmaakt dan begint u met opgeven van een objectID. Meestal wordt hiervoor het groepsnummer gebruikt. Daarnaast kunt u een omschrijving opgeven. Uitvoering Door deze velden in te voeren geeft u aan of het om een één of driefase beveiliging gaat en of er sprake van is dat de nul mee geschakeld wordt.. Overstroombeveiliging Door het type en de In op te geven legt u de overstroombeveiliging vast.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 59
Tabblad aardlekschakelaar In een verdeelinrichting kunnen aardlekschakelaars voorkomen. Een aardlekschakelaar kan één of meerdere groepen beveiligen. Maar het kan ook voorkomen dat de aardlekschakelaar en een automaat gecombineerd zijn. Als dat het geval is dient u beide componenten van dezelfde objectID te voorzien. De koppeling tussen de aardlekschakelaar en groep gebeurt op het tabblad groepen/velden. Als u een nieuwe aardlekschakelaar aanmaakt dan begint u met opgeven van een objectID. Daarnaast kunt u een omschrijving opgeven. Van de aardlekschakelaar kunt u de In en de IdN opgeven.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 60
Tabblad keuringen Op dit tabblad kunnen de keuringen van verschillende componenten van de verdeelinrichting bekeken worden. Standaard opent het scherm met de keuringen van de gehele installatie. Deze keurgegevens komen niet uit testapparaten, maar worden met de hand ingevoerd en dienen voor het inspectieschema van de totale installatie. Als u aanvullende modules van E-Installatie heeft kan het zo zijn dat u afwijkende inspectieperiodes op componentniveau kunt maken. U kunt de keuringen van de verdeelinrichter, groepen/velden en van de aardlekschakelaar zien. Als u de stamkaart van een keuring geopend heeft en er zijn aanvullende testen, uit bijvoorbeeld een installatietester, aanwezig dan kunt u die opvragen in het rapportmenu. Door te kiezen uit het keuzeveld groepen/velden kunt u keuringen terugzien die u gedaan heeft op groepen/velden. Kies het juiste groep/veld en de keuringen verschijnen op het grid. Hetzelfde geldt voor keuringen aan aardlekschakelaars. Door een keuze te maken uit een aardlekschakelaar worden de juiste gegevens op het grid gezet.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 61
Tabblad installatie Voor een installatie kunt een bepaalde inspectieperiode vastleggen. U kunt aangeven wanneer de installatie voor het laatst geïnspecteerd is, volgens welke norm en wanneer de installatie weer geïnspecteerd dient te worden.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 62
Repeterend invoeren Als u gegevens van een ander object wilt overnemen wat bijvoorbeeld handig is bij het aanmaken van een aantal armaturen dient u het vinkveld 'kopieer gegevens van het vorig object' aan te zetten. Dit veld staat onderop het formulier wat u krijgt als u het commando nieuw heeft gekozen. Nadat het veld aangezet is kunt u het scherm sluiten (met annuleren) als u al een bestaand object heeft waarvan u de gegevens wilt overnemen. Open dan eerst het object waarvan u de gegevens wilt overnemen. En kies daarna nieuwe object. Het programma heeft nu de gegevens van het bestaande object op een klembord geplaatst en vult deze gegevens automatisch bij het nieuwe object in. Deze functionaliteit werkt alleen bij objecten van het zelfde type bijvoorbeeld: van armatuur naar armatuur. Het laatst ingevoerde of geopende object staat op het klembord. Voorbeeld: U wilt voor een ruimte twaalf armaturen aanmaken op dezelfde groep. U zet het vinkje 'kopieer gegevens van het vorig object' aan en vult het eerste armatuur volledig in. Bij de overige elf hoeft u alleen het ID en eventueel de omschrijving in te voeren.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 63
Wandcontactdoos De wandcontactdoos is een veelvoorkomend component in installaties. Het component bestaat uit drie tabbladen waarvan het tabblad specificatie hieronder uitgelegd wordt. De overige twee tabbladen worden bij het component diversen uitgelegd.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 64
Tabblad specificaties Een aantal eigenschappen van een wandcontactdoos kunt u vastleggen. Het gaat hier om de onderstaande velden. Soort Is een vaste tabel in het programma. U kunt geen waarden toevoegen. Als u toch een extra waarde heeft dan kunt u die doorgeven aan de helpdesk van Centix. Als er genoeg vraag is naar een nieuwe waarde dan wordt deze bij een update toegevoegd. Kleur Dit is een vrij in te voeren veld. U kunt zowel kleurnummers als omschrijvingen invoeren. Aantal aansluitingen Dit is een vrij in te voeren veld. Het wordt voornamelijk gebruikt bij het beheer van installaties om in te schatten of er voldoende aansluitingen zijn.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 65
Armatuur Het armatuur is een veelvoorkomend component in installaties. Het component bestaat uit drie tabbladen waarvan het tabblad specificatie hieronder uitgelegd wordt. De overige twee tabbladen worden bij het component diversen uitgelegd. Tabblad specificaties Een aantal eigenschappen van een armatuur kunt u vastleggen. Het gaat hier om de onderstaande velden. Soort Is een vaste tabel in het programma. U kunt geen waarden toevoegen. Als u toch een extra waarde heeft dan kunt u die doorgeven aan de helpdesk van Centix. Als er genoeg vraag is naar een nieuwe waarde dan wordt deze bij een update toegevoegd. Kleur licht Dit is een vrij in te voeren veld. U kunt zowel kleurnummers als omschrijvingen invoeren. Aantal lampen Dit is een vrij in te voeren veld. Het wordt voornamelijk gebruikt bij het beheer van installaties om in te schatten of er voldoende aansluitingen zijn. Spanning en vermogen Voor deze velden geldt hetzelfde als voor soort. Vervangen op Met dit veld kunt u aangeven wanneer de lamp(en) voor het laatst zijn vervangen.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 66
Motorgroep Omdat er van een motorgroep een aantal waardes vastgelegd dienen te worden die relevant voor de werking van de installatie zijn is hiervoor een apart component binnen het systeem gedefinieerd. Het component bestaat uit drie tabbladen waarvan het tabblad specificatie hieronder uitgelegd wordt. De overige twee tabbladen worden bij het component diversen uitgelegd.
Tabblad specificaties Een aantal eigenschappen van een motor kunt u vastleggen. Het gaat hier om de onderstaande velden. Vermogen en schakelwijze In deze twee velden kunt u aangeven wat het vermogen is van de motor en u kunt aangeven hoe de motor geschakeld wordt. Thermische beveiliging In dit veld kunt u aangeven wat de waarde is van de thermische beveiliging. Overstroombeveiliging Door het type en de In op te geven legt u de overstroombeveiliging vast.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 67
Machine Omdat er van een machine een aantal waardes vastgelegd dienen te worden die relevant voor de werking van de installatie zijn is hiervoor een apart component binnen het systeem gedefinieerd. Het component bestaat uit drie tabbladen waarvan het tabblad specificatie hieronder uitgelegd wordt. De overige twee tabbladen worden bij het component diversen uitgelegd.
Tabblad specificaties Een aantal eigenschappen van een machine kunt u vastleggen. Het gaat hier om de onderstaande velden. Vermogen en klasse In deze twee velden kunt u aangeven wat het vermogen is van de motor en u kunt aangeven aan welke klasse de machine voldoet. Overstroombeveiliging Door het type en de In op te geven legt u de overstroombeveiliging vast.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 68
Diversen Voor alle componenten die niet nader benoemd zijn dient u een diversen component aan te maken. Bij de omschrijving kunt u eventueel aangeven om wat voor een soort component het gaat. Het gaat hier om de onderstaande velden. Tabblad algemeen Op het algemene tabblad van een installatie component kunnen een aantal gegevens ingevoerd worden. Merk en Type Het merk en type wordt centraal onderhouden. Dit wordt gedaan om vervuiling in de database tegen te gaan. Als u het merk geselecteerd heeft dan kunt u alleen de types nog zien welke bij het betreffende merk horen. Omschrijving Een omschrijving is niet verplicht. Meestal wordt dit veld gebruikt om aan te geven waar een component zich bevindt (bijvoorbeeld: onder de balie). Aangesloten op Alle componenten behalve een hoofdverdeelinrichting zijn aangesloten op een ander component. Met de velden die bij 'aangesloten op' horen verbindt u de installatie aan elkaar. Dit is voor o.a. de verschillende rapportages en het doorrekenen van een installatie erg belangrijk. Keurgegevens Als u over de module uitgebreide keuringen beschikt dan kunt u de laatste keurdatum, de volgende keurdatum en het keuringstype vastleggen.
Tabblad keuringen Keuringen komen bij verschillende componenten in een installatie voor. Soms worden keuringen automatisch aangemaakt zoals bij het verwerken van een installatietester. Maar ook is het mogelijk om handmatig keuringen aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld na een visuele controle zijn. Keuring handmatig aanmaken Nadat de opdracht is gegeven om een nieuwe keuring aan te maken verschijnt er een stamkaart van de keuring. Deze stamkaart heeft de volgende velden. • Datum, de datum waarop de keuring is uitgevoerd. • Keurinstantie, degene welke de keuring heeft uitgevoerd. Als u voor uw eigen organisatie keurt dient u uw eigen bedrijf als relatie aan te maken. • Keurrapport, een hyperlink naar het keurrapport. Als u dubbelklikt op dit veld dan opent zich een verkenner waarmee u een bestand kunt selecteren welke gekoppeld moet zijn met deze keurregel. • Opmerking, in dit memo veld kunt u opmerkingen kwijt zoals: component was erg vies. • Kosten, door de kosten in dit veld in te voeren kunt u in de toekomst de benodigde rapportages uitdraaien.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 69
Als u te maken heeft met een automatisch aangemaakte regel uit bijvoorbeeld een installatietester dan kunt u in het menu rapportages het betreffende keurrapport selecteren en daarmee de technische details te voorschijn halen.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 70
Installatietesters Voordat u testen uit een installatietester kunt invoeren zult u deze eenmalig geregistreerd moeten hebben. Het is belangrijk dat een tester uniek geregistreerd wordt. Als later blijkt dat een tester toch onverhoeds kapot is geweest kunnen zo de testen opgespoord worden welke met de defecte tester gemeten zijn. Nadat de tester is aangemaakt kunnen er metingen worden ingelezen. Door het juiste testtoestel te selecteren en het onderliggende scherm te openen kunt u de metingen inlezen.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 71
Ontvangen van testdata Ontvangen: Nadat alle gegevens zijn opgegeven kunt u door op de knop Ontvangen te klikken de gegevens inlezen in Centix Facility Manager. Mocht het systeem geen reactie ontvangen van de tester of mocht het om een andere reden niet goed gaan dan wordt daar melding van gedaan en wordt het inlezen afgebroken. Wanneer het systeem klaar is met inlezen wordt het doorvoerscherm geopend. Tester leegmaken: Wanneer u na het inlezen van de tester, de tester leeg wilt maken kunt u dat doen door op de knop Tester leegmaken te klikken. Als het systeem na een aantal seconden geen reactie van de tester ontvangt wordt daar melding van gemaakt en het leegmaken wordt afgebroken. Als het systeem wel een reactie ontvangt, dan kan dat een positieve of een negatieve reactie zijn. Een positieve reactie betekent dat het leegmaken voltooid is en een negatieve reactie betekent dat het leegmaken niet gelukt is. Inlezen bestand: Wanneer u bijvoorbeeld een tester heeft uitgelezen via de Hyperterminal in een tekstbestand dan kunt u dat tekstbestand moeiteloos in Centix Facility Manager inlezen. Dmv op de knop Inlezen bestand te klikken wordt er een scherm geopend waar u moet aangeven welk bestand u gaat inlezen. Dit moet een tekstbestand (.txt file) zijn, want anders kunt u niets inlezen. Mocht het tekstbestand om één of andere reden niet goed zijn, dan wordt daar melding van gemaakt.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 72
Doorvoerscherm Het doorvoerscherm van installatietesten wordt geopend nadat er informatie van een testapparaat is ingelezen of nadat u een inleesbestand geselecteerd heeft. In dit scherm kunt u alle kolommen aanpassen. De testresultaten zijn echter niet aan te passen maar wel op te vragen door op de juiste regel te gaan staan en de stamgegevens op te vragen. Het filteren van gegevens Als u bijvoorbeeld voor meerdere projecten gegevens in uw scherm heeft zitten kan het gemakkelijk zijn om maar een deel van de gegevens te zien. Dit doet u door de filterfunctionaliteit te gebruiken. Als u een filter opbouwt (met het verrekijkericoontje) dan verbergt u tijdelijk de gegevens welke u niet nodig heeft. De onder genoemde functies hebben dan enkel betrekking tot het zichtbare gedeelte van de data.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 73
Het wijzigen van kolommen Afhankelijk van het merk en type installatietester wat u gebruikt zijn nu een aantal kolommen ingevuld. Omdat over het algemeen het aantal gegevens wat u in kan vullen op de tester beperkt zijn zullen een aantal kolommen leeg zijn. Om deze kolommen op een makkelijke manier te vullen zijn er een aantal mogelijkheden in het pakket. Voor elke tester is er een referentielijst gemaakt waarin vermeldt staat in welke kolom de ingevulde gegevens op de tester geplaatst worden. Aanpassen per referentie Om het aantal in te voeren gegevens op de tester te beperken wordt er meestal met een verkorte invoer op de tester gewerkt. U kunt nakijken welke positie op de tester gebruikt wordt als referentie. De verkorte invoer staat dan voor een aantal gegevens welke bijvoorbeeld op een lijst zijn bijgehouden. Door de optie aanpassen per referentie te kiezen kunt u in een keer een aantal gegevens wijzigen. Alle velden welke aangevinkt zijn worden gewijzigd in de door u aangegeven waarde. Dit kan een bestaande waarde in de database zijn (als u bijvoorbeeld met de lijstfunctie heeft gewerkt) maar ook is het mogelijk om een compleet nieuwe waarde in te tikken. Aanpassen alles Deze optie lijkt veel op de vorige optie met het verschil dat deze optie alle metingen aanpast. Kolommen wijzigen door waardes in te tikken of op te zoeken met de lijstfunctie. Als u een waarde van een kolom gewijzigd wilt hebben dan kunt u de kolom selecteren en de waarde veranderen door deze in te tikken of met de lijstfunctie (F5) de goede waarde in de database op te zoeken. Voor de kolommen welke van elkaar afhankelijk zijn zoals de ruimteindeling geldt dat de F5 functie alleen werkt met geldige waarden van links naar rechts.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 74
Rapportages Nadat u alle kolommen heeft aangepast kunt u vanuit het doorvoerscherm diverse rapportages uit draaien zoals een opleveringsrapport, rapport met alle meetwaarden enzovoort. Afdrukken Als u de optie rapporten gekozen heeft kunt u het juiste rapport selecteren en deze afdrukken op de printer van uw keuze door op het printericoontje te klikken. Preview en opslaan in pdf-formaat Als u het rapport op het scherm wilt bekijken voordat u het afdrukt of opslaat dan kunt u dat doen door op het document-icoontje te klikken. Als u de preview bekeken heeft dan kunt u alsnog kiezen om het rapport af te drukken maar ook om het rapport op te slaan in een pdf-formaat. Het opslaan doet u door op het diskette-icoontje te klikken.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 75
Het doorvoeren of verwijderen van de metingen Afhankelijk van de versie van Centix FM kunt u de gemeten waarden en aangemaakte ruimtes en objecten opslaan in een database zodat u op een later tijdstip deze weer terug kunt vinden. Als deze doorvoer functionaliteit bij u aanwezig is zult u in het doorvoerscherm een aantal knoppen aantreffen welke omkaderd zijn met een tekst doorvoeren. U heeft niet de beschikking over de doorvoerfunctionaliteit. Nadat u alle gewenste rapportages heeft uitgedraaid kunt u de ingelezen waarden verwijderen. Nadat u dit gedaan heeft sluit u het scherm en maakt u eventueel uw tester leeg vanuit het programma. U gaat uw gegevens bewaren in de database Nadat u alle gewenste rapportages heeft uitgedraaid kunt u ervoor kiezen om alle ruimtes, objecten e.d. automatisch aan te maken in de database. Dit doet u door de optie automatisch aanmaken in dit scherm aan te vinken. Als u deze optie niet aan heeft staan dan dient u de bovengenoemde items eerst handmatig in de database aan te maken. Daarna kunt u de metingen op de volgende drie manieren verwerken: Huidige test De geselecteerde test op het grid wordt doorgevoerd. Nadat de test is doorgevoerd verwijderd het programma deze uit dit scherm. Per relatie U selecteert een testregel van de relatie die u door wilt voeren. Als u nu op de knop per relatie klikt dan worden alle testregels van de betreffende relatie verwerkt. Alle testen Met deze optie worden alle testregels doorgevoerd.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 76
LAN object Het LAN object bestaat uit meerdere onderdelen: 1. Het registreren van de locatie van de aansluitingen. 2. Het registreren van keuringen en wat voor kwalificatie de aansluiting heeft. 3. Het registreren van welke apparaten op de bron en doelkant van de aansluiting zijn aangesloten. Vooral de registratie van welke apparaten zijn aangesloten op een bepaalde aansluiting is een werkzaamheid die nauwkeurig moet worden uitgevoerd. Vooral als er een apparaat verhuist van de ene naar de andere aansluiting wordt er nog wel eens vergeten om de ‘patchlijst’ bij te werken. Met het Lan object voorkomt u in ieder geval dat een bepaald apparaat nog zowel op de oude als op de nieuwe aansluiting is aangesloten. Daarnaast kunt u patchlijsten uitdraaien, bepalen wanneer de aansluitingen gekeurd dienen te worden enzovoort. Het registeren van apparaten op de aansluitingen is alleen mogelijk als u over het apparaten object beschikt.
De LAN aansluiting Elke LAN aansluiting wordt geregistreerd op de laag waarop hij afgemonteerd is. Dus een aansluiting wordt niet in de patchkast geregistreerd maar juist in de ruimte waar hij is afgemonteerd. Ook de aansluitingen welke niet gebruikt worden moeten worden aangemaakt. Hiermee kunt u bijvoorbeeld bepalen hoeveel aansluitingen u nog vrij heeft. Over het algemeen wordt als codering de codering van het patchpaneel aangehouden. Dit nummer staat bijna altijd ook op uw aansluiting vermeld. Tabblad algemeen Op dit tabblad legt u een aantal algemene gegevens vast. U kunt het bekabelingstype vastleggen. Als het zinvol is een omschrijving. Meestal wordt er alleen een omschrijving vastgelegd als het om een onlogische plek gaat. D.m.v. het keuringstype en de daarbij behorende keuringstermijn vast te leggen kunt u een rapportage genereren met wanneer welk aansluitpunt gekeurd dient te worden. Tevens kunt u op dit tabblad zien wanneer de aansluiting voor het laatst gekeurd is en wanneer het weer gekeurd dient te worden. Tabblad bron Hiermee kunt u aangeven wat de bron is van de aansluiting. Dit kan bijvoorbeeld een poort zijn van de telefooncentrale of een aansluiting op de hub. U selecteert de ruimte waarin het apparaat zich bevindt. Deze ruimte is meestal de ruimte waarin de patchkast/paneel zich bevindt. Vervolgens kiest u een apparaat wat zich ook in deze ruimte bevindt (eventueel maakt u het apparaat aan) en u kunt het vrije veld poort invullen. Een voorbeeld van de poort is poort 4 van een hub met 12 poorten. Tabblad doel U kunt aangeven welk apparaat aangesloten is op de aansluiting. Meestal gaat het om telefoontoestellen, computers e.d. Indien u het apparaat nog niet geregistreerd heeft kunt u dat
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 77
gelijk doen. U kunt ook vastleggen op welke poort van het apparaat de aansluiting is gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij een hub.
Tabblad keuringen Keuringen komen bij verschillende componenten in een installatie voor. Soms worden keuringen automatisch aangemaakt zoals bij het verwerken van een LAN tester. Maar ook is het mogelijk om handmatig keuringen aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld na een visuele controle zijn. Keuring handmatig aanmaken Nadat de opdracht is gegeven om een nieuwe keuring aan te maken verschijnt er een stamkaart van de keuring. Deze stamkaart heeft de volgende velden. Datum, de datum waarop de keuring is uitgevoerd. Keurinstantie, degene welke de keuring heeft uitgevoerd. Als u voor uw eigen organisatie keurt dient u uw eigen bedrijf als relatie aan te maken. Keurrapport, een hyperlink naar het keurrapport. Als u dubbelklikt op dit veld dan opent zich een verkenner waarmee u een bestand kunt selecteren welke gekoppeld moet zijn met deze keurregel. Opmerking, in dit memo veld kunt u opmerkingen kwijt zoals: component was erg vies. Kosten, door de kosten in dit veld in te voeren kunt u in de toekomst de benodigde rapportages uitdraaien. Als u te maken heeft met een automatisch aangemaakte regel uit bijvoorbeeld een installatietester dan kunt u in het menu rapportages het betreffende keurrapport selecteren en daarmee de technische details te voorschijn halen.
Rapportages LAN U kunt verschillende rapportages uitdraaien door de menuoptie rapportages te kiezen. Afhankelijk van het niveau waar u de rapportage vanuit aanroept zal het programma alle aansluitingen meenemen welke voldoen aan de criteria. Als u op het moment dat u de rapportage aanroept alle niveaus heeft ingevuld dan krijgt u alleen van dat betreffende niveau de aansluitingen te zien (bijvoorbeeld een bepaalde ruimte). Afdrukken Als u de optie rapporten gekozen heeft kunt u het juiste rapport selecteren en deze afdrukken op de printer van uw keuze door op het printericoontje te klikken. Preview en opslaan in pdf-formaat Als u het rapport op het scherm wilt bekijken voordat u het afdrukt of opslaat dan kunt u dat doen door op het document-icoontje te klikken. Als u de preview bekeken heeft dan kunt u alsnog kiezen om het rapport af te drukken maar ook om het rapport op te slaan in een pdf-formaat. Het opslaan doet u door op het diskette-icoontje te klikken.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 78
Tekeningen object Met deze module kunt u een tekening vastleggen in bijvoorbeeld een bepaalde ruimte of voor een gebouw. En dan niet alleen de bouwkundige tekeningen maar ook de interieurtekeningen, machinetekeningen, bouwtekeningen, installatietekeningen enzovoort. Het kan natuurlijk voorkomen dat een tekening gereviseerd wordt. Ook dat is natuurlijk te registreren in het softwarepakket. U kunt bijvoorbeeld een tekeninglijst uitdraaien met daarop de laatste revisie vermeld. En u kunt de historie van een bepaalde tekening inzien.
Het registreren van tekeningen Om een tekening of document te registreren dient u eerst naar het niveau te gaan waar u de tekening op wilt registreren. Als u op toevoegen klikt dan verschijnt er een nieuwe tekeningregistratie. Voor het geval dat u een bestaande tekening wilt vervangen met een nieuw exemplaar (een revisie) dient u geen nieuwe tekening aan te maken maar de juiste tekening te selecteren en bij het tabblad revisie een revisie aan te maken. Tabblad algemeen Op het tabblad algemeen kunt u de onderstaande velden invullen: Omschrijving Hiermee kunt u globaal aangeven om wat voor soort tekening het gaat. Soort Hiermee kunt u aangeven om wat voor soort tekening het gaat. Datum Dit is de oorspronkelijke datum van de tekening. Bij een revisie wordt deze datum niet gewijzigd. Projectnummer Als er eventueel een projectnummer is gekoppeld aan de tekening (wat vaak het geval is) dan kunt u deze in dit veld kwijt. Tekeningnummer Vaak staat er op een tekening een tekeningnummer vermeld. Deze kunt u hier kwijt. Installateur Als er een externe partij betrokken is dan kunt u aan de tekening een relatie vastkoppelen. Tekening U kunt een hyperlink maken naar de betreffende tekening. Door te dubbelklikken in het veld opent er een selectievenster waarmee u het juiste pad en naar de juiste tekening kunt vastleggen. Als u dat gedaan heeft en u dubbelklikt nogmaals op het vastgelegde pad dan zal de tekening zich automatisch openen.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 79
Tabblad revisies Op het tabblad revisies kunt u voor elke revisie welke uit komt een regel toevoegen. Op de tekeninglijst zal de laatste revisie getoond worden. Datum Hier geeft u de revisie datum in. Meestal staat deze in het kader van de tekening vermeldt. Door Hier vermeldt u de persoon of de initialen van de persoon welke de revisie heeft uitgevoerd. Wijzigingen Dit veld is bedoeld om summier de wijzigingen t.o.v. de vorige tekening te noteren. Tekening U kunt een hyperlink maken naar de betreffende tekening. Door te dubbelklikken in het veld opent er een selectievenster waarmee u het juiste pad en naar de juiste tekening kunt vastleggen. Als u dat gedaan heeft en u dubbelklikt nogmaals op het vastgelegde pad dan zal de tekening zich automatisch openen.
Rapportages tekeningen U kunt verschillende rapportages uitdraaien door de menuoptie rapportages te kiezen. Afhankelijk van het niveau waar u de rapportage vanuit aanroept zal het programma alle tekeningen meenemen welke voldoen aan de criteria. Als u op het moment dat u de rapportage aanroept alle niveaus heeft ingevuld dan krijgt u alleen van dat betreffende niveau de tekeningen te zien (bijvoorbeeld een bepaalde ruimte). Afdrukken Als u de optie rapporten gekozen heeft kunt u het juiste rapport selecteren en deze afdrukken op de printer van uw keuze door op het printericoontje te klikken. Preview en opslaan in pdf-formaat Als u het rapport op het scherm wilt bekijken voordat u het afdrukt of opslaat dan kunt u dat doen door op het document-icoontje te klikken. Als u de preview bekeken heeft dan kunt u alsnog kiezen om het rapport af te drukken maar ook om het rapport op te slaan in een pdf-formaat. Het opslaan doet u door op het diskette-icoontje te klikken.
Versie 3.0.32 Centix
Facility Manager • 80
Materieelbeheer
Wat is materieelbeheer Centix Materieelbeheer zorgt voor een duidelijk overzicht van al uw materieel. Door het zorgvuldig aanmaken van locaties en depots krijgt u een goed beeld van waar het materieel zich bevindt. Daarnaast wordt een depot in een categorie ingedeeld, dit is een depotgroep. Locatie Een locatie (ook wel project of werk) is een plaatsaanduiding waar materieel terug te vinden is. Het is een adres waar vervolgens meerdere depots op geboekt kunnen worden. Depot Een depot is een opslagplaats of een verzamelnaam voor materieel. Door middel van een depot kunt u een onderverdeling aanbrengen op een locatie. Enkele voorbeelden van een depot zijn: magazijn, container, medewerker, bedrijfswagen en samengesteld materieel. Depotgroep Middels depotgroepen kunt u categorieën aanbrengen in uw depots. Dit is om het zoeken te vereenvoudigen. Enkele voorbeelden van depotgroepen zijn: medewerkers, bedrijfswagens en klanten. Verplaatsen Als u materieel wilt verplaatsen doet u dat van een brondepot naar een doeldepot maar ook is het mogelijk om het gehele depot in één keer te verplaatsen naar een nieuwe locatie. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een depot zoals een medewerker of een schaftunit waarin alle inventaris is opgenomen als materieel of bij samengesteld materieel.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 81
Werking depots visueel uitgelegd
In het voorbeeld zijn drie depots, 'Magazijn', 'Medewerker' en 'Bedrijfswagen' , aanwezig op een locatie. In de depotgroepen wordt het materieel geplaatst. Voor meer voorbeelden over de inrichting kunt u een bezoek brengen aan www.centix.com/materieelbeheer.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 82
Stappenplan In het onderstaande overzicht wordt aangegeven in welke volgorde de diverse gegevens verwerkt moeten worden om tot een goed resultaat te komen. Voordat u uw materieel kunt gaan beheren met dit pakket dient u eerst een aantal gegevens in te voeren. In de onderstaande checklist staat beschreven in welke volgorde de tabellen ingevuld (of aangepast) moeten worden. Daarachter staan de links, waar u de uitleg kunt vinden van dat onderdeel. In de Menustructuur kunt u zien waar elk onderdeel zich in het programma bevindt.
Voorbereiding Relatiebeheer O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Predikaatcode
Onderhoud
Predikaatcode
Landen
Onderhoud
Landen
Lijsten & Velden
Onderhoud
Lijsten & velden
Systeem instellingen
Instellingen
Systeem
Relatiebeheer
Relatiebeheer
Relatiebeheer
Info
Voorbereiding Interne organisatie O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Info
Medewerkers
Medewerkers
Interne organisatie
Voorbereiding Materieelbeheer O.K.
Uit te voeren werkzaamheden
Handleiding
Hoofdstuk
Depotgroepen
Onderhoud
Depotgroep
Locaties/ projecten
Onderhoud
Locatie/ project
Kostendragers
Onderhoud
Kostendrager
Versie 3.0.32 Centix
Info
Materieelbeheer • 83
Onderhoudstypes
Onderhoud
Onderhoudstype
Keuringstypes
Onderhoud
Keuringstype
Onderhoudstype eenheden
Onderhoud
Eenheid
Afschrijvingtypes
Onderhoud
Afschrijvingtype
Merken en types
Onderhoud
Merken en types
Materieelsoorten
Onderhoud
Materieelsoort
Garanties
Onderhoud
Garantie
Statussen
Onderhoud
Status
Valuta's
Onderhoud
Valuta
BTW Coderingen
Onderhoud
BTW Coderingen
Materieelvelden
Instellingen
Materieelvelden
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 84
De menustructuur
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 85
Depots Voordat er materieel onderhouden kan worden dienen er depots aangemaakt te worden. Een depot is een combinatie van een locatie, depotgroep en een depotnummer. Voorbeeld van een depotgroep zijn werknemers, bedrijfsauto’s, materieelcontainers en magazijnen. Een depotgroep en een depotnummer wordt aan een locatie gekoppeld. Voor depots die mobiel zijn, zoals een werknemer, wordt een locatie aangemaakt waaruit blijkt dat het om een dergelijke locatie gaat. Nadat de depots zijn aangemaakt kan het materieel geregistreerd worden. Als het om voorraad gaat zoals bijvoorbeeld materieel in een loods wordt er gebruik gemaakt van een voorraaddepot. Dit zijn depots met een aparte status zodat men later kan vaststellen hoelang een bepaald materieel buiten gebruik is geweest. Als het om materieel gaat, welke gelijk in gebruik genomen wordt, kan het rechtstreeks op de betreffende depots geregistreerd worden.
Aanmaken van depots Bij het aanmaken/ muteren van materieel komt u eerst terecht in het overzicht van depots. Hier kunt u alle aanwezige depots onderhouden. Ook kunt u hier makkelijk zoeken naar materieelgegevens.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 86
Toevoegen Bij het toevoegen van een depot verschijnt er een scherm waar u de volgende gegevens moet invoeren: Locatie/ project Hier moet u een locatie/project invoeren waar het materieel zich bevindt. Indien u bijvoorbeeld een depot voor een bepaalde werknemer aanmaakt kunt u daarvoor een aparte locatie aanmaken (bijvoorbeeld locatie: personeel algemeen) Depotgroep Hier moet u een depotgroep invoeren. Dit veld is belangrijk, om de depots in te delen in groepen zodat er een overzichtelijk geheel ontstaat. Depotnummer Een depotnummer kunt u zelf toekennen. Het dient uniek te zijn binnen de locatie en depotgroep waaronder het depot valt. Het depotnummer kan zowel letters als cijfers bevatten maar mag niet groter dan vijftien karakters zijn. Voorraad Met voorraad geeft u aan of het een voorraaddepot betreft. De voorraaddepots worden niet meegenomen in de facturatie. Indien u de bovenstaande velden heeft ingevuld klikt u op de knop OK. Het depot wordt nu aangemaakt en wordt tegelijkertijd geopend. In dit scherm kunt u het materieel per depot onderhouden.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 87
Voorraad Wanneer u op de knop Voorraad klikt dan krijgt u alle voorraaddepots op uw scherm te zien. De tekst van de knop veranderd nu in Alle depots. Wanneer u dan op de knop Alle depots klikt krijgt u weer het totale overzicht.
Zoeken Door op de knop Zoeken te klikken kunt u een selectie maken van voorwaarden op elk gewenst veld van de tabellen Materieellines (Materieel tabel), Onderhoudrapporten (Tabel met onderhoudgegevens van materieel) en Keurrapporten (Tabel met keurgegevens van materieel) waar het getoonde op het scherm aan moet voldoen. Indien u een datumveld selecteert worden alleen de depots getoond met het materieel dat precies aan deze voorwaarde voldoet. Voor elk ander type veld (tekst of numeriek) geldt dat de opgegeven voorwaarde voor moet komen in het betreffende veld (in z’n geheel of gedeeltelijk).
Voorbeeld: Linkse selectieveld(tabel) : Materieellines Middelste selectieveld(veld) : Merk Rechtse selectieveld(waarde) : Bo Resultaat: Alle depots waar zich materieel bevindt, waarvoor geldt dat in het veld merk minimaal de tekst "Bo" voorkomt (bijvoorbeeld Bosch).
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 88
Aanmaken en verplaatsen van materieel Nadat u een depot heeft aangemaakt, kunt u materieel gaan registreren voor dat depot. Achter het overzicht van de depots bevindt zich het overzichtscherm van het materieel wat bij het geselecteerde depot hoort. Hier kunt u materieel onderhouden en verplaatsen, eenvoudig een heel depot verplaatsen naar een andere locatie en voor elk materieelstuk de historie bekijken.
Toevoegen U kunt twee soorten materieel toevoegen, Uniek en Niet uniek materieel. Bij het toevoegen moet u een boekingsdatum invoeren. Deze moet groter of gelijk zijn dan de laatste boekingsdatum en kleiner of gelijk zijn dan de huidige datum. Wanneer u gaat toevoegen verschijnt onderstaand scherm in uw beeld.
In dit scherm heeft u de mogelijkheid om materieel toe te voegen en te kopieren. Hieronder staan de verschillende mogelijkheden:
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 89
Uniek materieel Uniek materieel is een materieel wat een uniek kenmerk heeft. Dit soort materieel krijgt een ‘eigen’ identificatienummer in het programma, waardoor het mogelijk is om de gehele historie van het materieel zoals keuringen, onderhoud en alle locaties waar het materieel is geweest terug te kunnen vinden. Materieel wat gekeurd dient te worden moet altijd van het type uniek zijn. Een voorbeeld hiervan is een auto en een boormachine.Bij het toevoegen van uniek materieel dient u de volgende velden op te geven: - Boekingsdatum - Uniek - MaterieelID - Materieelsoort - Merk - Type - Status Nadat u deze velden heeft opgegeven klikt u op OK. Het detailscherm wordt nu geopend waar u verdere gegevens kunt invoeren.
Materieel kopieren Wanneer u 10 dezelfde boormachines heeft aangekocht, kost het u veel tijd om voor dit unieke materieelstuk 10 keer dezelfde gegevens in te voeren. Om u veel tijd te besparen hoeft u maar 1 keer een boormachine aan te maken en daarvoor alle gegevens in te voeren. Bij het kopieren van uniek materieel dient u de volgende velden op te geven: - Boekingsdatum - Uniek - Bestaand - MaterieelID Vervolgens dient u te dubbelklikken op het materieelstuk wat u wilt kopieren. Deze kunt u selecteren onderaan het scherm. Nadat u de velden heeft opgegeven en een materieelstuk heeft geselecteerd klikt u op OK. Het detailscherm wordt nu geopend waar u verdere gegevens kunt invoeren.
Niet uniek, niet bestaand materieel Niet uniek materieel is bijvoorbeeld materieel wat niet gekeurd hoeft te worden zoals een waterpomptang. Het materieel wordt dan één keer geregistreerd met een materieelID(-nummer) en het aantal dat men wil registreren. Een voorbeeld hiervan is: u koopt in één keer een dozijn waterpomptangen in, deze komen in het voorraaddepot te liggen en bij elke uitgifte naar een medewerker wordt er één van de voorraad afgeboekt. Bij het toevoegen van niet uniek - niet bestaand materieel dient u de volgende velden op te geven: - Boekingsdatum - Aantal - MaterieelID - Materieelsoort - Merk
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 90
- Type - Status Nadat u deze velden heeft opgegeven klikt u op OK. Het detailscherm wordt nu geopend waar u verdere gegevens kunt invoeren.
Niet uniek, bestaand materieel Niet uniek materieel is bijvoorbeeld materieel wat niet gekeurd hoeft te worden zoals een waterpomptang. Het materieel wordt dan één keer geregistreerd met een materieelID(-nummer) en het aantal dat men wil registreren. Een voorbeeld hiervan is: u koopt in één keer een dozijn waterpomptangen in, deze komen in het voorraaddepot te liggen en bij elke uitgifte naar een medewerker wordt er één van de voorraad afgeboekt. Bij het toevoegen van niet uniek - bestaand materieel dient u de volgende velden op te geven: - Boekingsdatum - Bestaand - Aantal Vervolgens dient u te dubbelklikken op het materieelstuk wat u wilt toevoegen. Deze kunt u selecteren onderaan het scherm. Nadat u de velden heeft opgegeven en een materieelstuk heeft geselecteerd klikt u op OK. Het detailscherm wordt nu geopend waar u verdere gegevens kunt invoeren.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 91
Het verplaatsen van materieel Bij het verplaatsen van materieel worden verschillende functionaliteiten geboden. Hieronder staan de functionaliteiten verder toegelicht. Selecteren Als u materieel wilt verplaatsen van het depot waar het zich nu bevindt naar een andere depot (bijvoorbeeld van een voorraaddepot naar een werknemerdepot) dan moet u het materieel selecteren welke u wilt verplaatsen. Het selecteren van het materieel doet u door het veld Verplaatsen (Ja/Nee) aan te vinken voor de regel van het materieel dat u wilt verplaatsen. Nadat u het veld Verplaatsen heeft aangevinkt wordt automatisch het Aantal (Aantal) dat u wilt verplaatsen op 1 gezet. Dit aantal kunt u wijzigen, maar het kan nooit hoger zijn dan het aantal dat aanwezig is op het huidige depot. Indien u toch niet het materieel wilt verplaatsen klikt u nogmaals op het veld Verplaatsen. Tip! Wanneer u een aantal verschillende materieelstukken wilt verplaatsen dan is dat lastig wanneer men telkens moet zoeken naar het desbetreffende materieelstuk. Om dit te vergemakkelijken kunt u met de cursor op het veld materieelID staan en vervolgens het MaterieelID in tikken wat u wilt verplaatsen. Wanneer de cursor op de juiste regel staat kunt u dmv op enter te drukken het vinkje "Ja/Nee." aan zetten en het aantal op 1 zetten.Op deze manier kunt u al het te verplaatsen materieel aangeven. Wanneer u de verplaatsing van een bepaald materieelstuk ongedaan wilt maken drukt u weer op enter en het vinkje "Ja/Nee" wordt uitgezet en het aantal op 0 gezet.
Alles selecteren Wanneer u al het materieel wilt verplaatsen van het huidige depot dan klikt u met de muis op de knop Alles selecteren. Nu wordt voor elk materieel op het desbetreffende depot het veld Verplaatsen (Ja/Nee) aangevinkt en het aantal gevuld met het aantal van het materieel op het desbetreffende depot. U kunt nu alsnog de aantallen wijzigen dat verplaatst moet worden.
Alle selecties opheffen Wanneer u voor verschillende materieel heeft aangegeven dat ze verplaatst moeten worden, maar u daar toch van af wilt zien, dan klikt u met de muis op de knop Selectie opheffen. Nu worden alle selecties opgeheven en de aantallen leeg gemaakt.
Te verplaatsen materieel Wanneer u voor verschillende materieelstukken heeft aangegeven dat ze verplaatst moeten worden, kunt u door op de knop Te verplaatsen materieel te klikken een overzicht krijgen met al het materieel dat verplaatst moet worden vanaf het huidig depot. Wanneer u nog een keer op de knop klikt krijgt u weer al het materieel van het huidige depot te zien.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 92
Verplaatsen Als u uiteindelijk al het materieel heeft geselecteerd wat van het ene depot naar het andere depot verplaatst moet worden klikt u op de knop Verplaatsen . U krijgt nu een scherm te zien met daarop het overzicht van de aanwezige depots. Toevoegen depot Wanneer u materieel wilt verplaatsen naar een nieuw depot dan kunt u dat doen door op de knop Toevoegen te klikken. Er verschijnt dan een scherm in uw beeld waar u een nieuw depot kunt opgeven. Als u dat gedaan heeft klikt u op de knop OK en het nieuwe depot staat in het scherm. Voorraad Wanneer u op de knop Voorraad klikt dan krijgt u alle voorraaddepots op uw scherm te zien. De tekst van de knop veranderd nu in Alle depots. Wanneer u dan op de knop Alle depots klikt krijgt u weer het totale overzicht. Voordat u kunt gaan verplaatsen dient u eerst de boekingsdatum op te geven. Deze moet groter of gelijk zijn dan de laatste boekingsdatum en kleiner of gelijk zijn dan de huidige datum. Nadat u de boekingsdatum heeft opgegeven kunt u dmv te dubbelklikken of op enter te drukken op het juiste depot de verplaatsing definitief maken. Er verschijnt vervolgens een verplaatsbon in uw scherm. Deze kunt u afdrukken op de printer of sluiten indien u geen bon wilt afdrukken. Hierna is de verplaatsing van het materieel een feit. Wanneer u al het materieel van een depot heeft verplaatst dan wordt er de vraag gesteld of u het depot wilt verwijderen. Indien u bevestigend antwoord wordt het oude depot verwijderd. Dan wordt het doeldepot geopend.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 93
Materieel detailscherm In het materieel detailscherm kunt u alle gegevens met betrekking tot het materieel registreren. Bij uniek materieel kunt u alle velden invoeren en bij niet uniek materieel worden er velden weggelaten die niet voor niet uniek materieel bestemd zijn. Hieronder staat een voorbeeld van het materieel detailscherm van een auto:
Verplichte velden Wanneer u gebruik maakt van de facturatie zijn de onderstaande velden verplicht: Facturatie eenheid Intern verh. prijs/ doorbelasten per eenh. Externe verh. prijs/ doorbelasten per eenh.
Velden automatisch overnemen Wanneer niet uniek materieel van een bepaald materieelID op verschillende depots aanwezig is en u wilt gegevens wijzigen van materieel op een bepaald depot dan wordt er bij een aantal velden gevraagd of u de wijzigingen op alle depots wilt doorvoeren waar dit materieel aanwezig is. Dit is om de algemene gegevens van hetzelfde materieel gelijk te houden. Indien u op de bovenstaande vraag afwijzend antwoord (klik met de muis op Nee) dan wordt de wijziging
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 94
nergens doorgevoerd, dus ook niet op het huidige depot. Indien u bevestigend antwoord dan wordt de wijziging op alle depots waar het materieel aanwezig is doorgevoerd. Dit bovenstaande geldt voor alle velden (Bij niet uniek materieel!) behalve: Aankoopdatum Aankoopbonnummer Status Facturatie eenheid Interne Verhuurprijs Externe Verhuurprijs Einddatum
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 95
Inkoop
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 96
Facturatie
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 97
Keurrapporten Wanneer uniek materieel gekeurd is kunt u de gegevens van de keuring eenvoudig registreren bij de keurrapporten. Hier kunt u per uniek materieel o.a. de kosten, keurinstantie en het keurrapport registreren. Mocht de keurregel aangemaakt zijn vanuit het onderdeel "Materieeltester" dan kunt u van hieruit ook een testcertificaat afdrukken.
Onderhoudsrapporten Wanneer uniek materieel een onderhoudsbeurt heeft ondergaan kunt u eenvoudig de gegevens van de onderhoudsbeurt registreren bij de onderhoudsrapporten. Hier kunt u per uniek materieel o.a. de kosten, onderhoudstype en het onderhoudsrapport registreren.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 98
Materieel verwijderen met een bepaalde status U kunt materieel met een bepaalde status in één keer verwijderen door op de knop Materieel verwijderen te klikken. Denkt u eraan dat u eerst een rapportage uitdraait voordat u materieel verwijdert. Als u de juiste status heeft geselecteerd en een boekingsdatum heeft opgegeven kunt u op de knop OK klikken. Wanneer u de facturatie aan heeft staan en nog niet alles heeft doorbelast dan kunt u niets verwijderen. U wordt nu gevraagd om de tekst "VERWIJDEREN" in te toetsen. Dit is om het per ongeluk verwijderen van materieel tegen te gaan. Als u de tekst heeft ingetikt en dan weer op OK geklikt heeft wordt al het materieel met de betreffende status verwijderd.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 99
Materieeloverzicht Wanneer u bijvoorbeeld snel een materieelstuk wilt opzoeken, of u wilt een overzicht van materieel op uw scherm zien van een bepaald depot dan is het materieeloverzicht daar de ideale oplossing voor.
Aanpassen scherm Het materieeloverzicht kunt u op uw eigen wijze aanpassen. Hieronder staat weergegeven wat er allemaal mogelijk is. Kolommen onzichtbaar maken. Kolommen verplaatsen. Toevoegen/Verwijderen Materieel. Sorteren. Detailscherm Materieel openen. Groeperen. Dmv intikken naar de juiste waarde lopen in elke kolom. Groeperen Dmv de desbetreffende kolom(men) naar boven te slepen kunt u groeperen op deze kolommen. Wanneer u bijvoorbeeld de kolom Locatie naar boven sleept verschijnen alle aanwezige locaties in beeld. Dmv op het plusje te klikken voor de desbetreffende locatie krijgt u al het materieel van de desbetreffende locatie in uw beeld. Door de kolom terug te slepen heft u de groepering op.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 100
Facturatie Centix Materieelbeheer geeft u de mogelijkheid om te facturen en te boeken. Dit is alleen mogelijk wanneer u bij het programma de facturatie heeft aangeschaft. Voordat u gebruik kan maken van de facturatiemodule moet u in de instellingen de optie facturatie aan hebben staan. Dit is om niet onnodig veel schijfruimte te gebruiken bij gebruikers welke de facturatie niet gebruiken. De facturatiemodule van Centix maakt het onderscheid tussen facturen en interne boekingen respectievelijk voor klanten en voor interne projecten.
Facturatie instellingen Wanneer u de facturatie in wilt schakelen kunt u dat doen in het formulier "Facturatie" in het menu Optie - Instellingen – Financieel - Facturatie. Tevens kunt u hier ook andere instellingen omtrent de facturatie opgeven. Hieronder volgt per item een korte uitleg: Ordernummer – Het ordernummer is niet aan te passen. Hij begint altijd op 1. Factuurnummer - Het factuurnummer is altijd aan te passen. Hij begint standaard op 1. Boekingsnummer - Het boekingsnummer is altijd aan te passen. Hij begint standaard op 1. BTW code – Met de BTW code kunt u opgeven met welke BTW code alle materieelstukken standaard worden gevuld. Dit scheelt u een hoop invoerwerk tijdens de facturatie. De BTW code kunt u altijd aanpassen. Factuurdatum – Hier wordt de datum bijgehouden, wanneer er voor het laatst facturatiegegevens zijn klaargezet om te worden gefactureerd. Boekingsdatum – Dit is de datum waarop het materieel geboekt wordt. Facturatie – Hiermee kunt u aangeven of u van de facturatie gebruik wilt maken. Wanneer u aangeeft gebruik te gaan maken van de facturatie controleert het systeem of alle benodigde velden per materieelstuk zijn gevuld. Is dit niet het geval dan wordt er een scherm geopend waarop u de gegevens per materieelstuk aan kunt passen.
Categorie Hierin kunt u de werkbare en niet-werkbare dagen onderhouden. Bij het factureren zal hiermee rekening gehouden worden. Per type dag/ dagen kunt u aangeven of het terugkeerend is, dus of het elk jaar op dezelfde dag valt zoals 1e kerstdag. En u kunt aangeven of het een werkbare dag is. Alle werkbare dagen zullen worden meegenomen in de facturatie. Hieronder staan een paar voorbeelden: ID
Omschrijving
VastF
Vaste feestdag
Weekend
Weekend
Werkdag
Werkdag
Terugkeerend
Werkbaar
x
x
Bij het menu-item werkbare dagen kunt u per jaar/ per dag aangeven wat voor een dag het betreft.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 101
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 102
Werkbare dagen Hierin moet u voor elke dag, van het jaar dat u wilt toevoegen, aangeven wat voor een dag het betreft. Hier wordt met de facturatie bij materieelstukken met als facturatie eenheid "Dag" rekening gehouden. Welke dagen moeten er berekend worden en welke niet. Als er geen werkbare dagenschema’s zijn aangemaakt worden alle dagen als werkbaar beschouwd. Wanneer u wilt toevoegen krijgt u een scherm in beeld waar u de volgende selecties op moet geven: •
Welk jaar u wilt toevoegen – U kunt kiezen van 1995 tot en met 2005.
•
Weekenden berekenen – Hoe wilt u de weekenden berekenen? Als werkdag of als weekend? Dit kunt u naar u eigen inzicht invoeren.
•
Overnemen vaste feestdagen – Hier kunt u opgeven van welk jaar u de vaste (dus op een vaste datum) feestdagen wilt overnemen. Wanneer u voor de eerste keer een jaar toevoegt kunt u dus geen vaste feestdagen van een ander jaar overnemen. Dus de eerste keer moet u in het detailscherm van het toegevoegde jaar de vaste feestdagen opzoeken en ze de juiste code geven, zodat u bij het toevoegen van een tweede jaar u de vaste feestdagen kunt overnemen van het eerste jaar.
•
Werkbare dagen - Hoe wilt u de werkbare dagen berekenen? Het ligt voor de hand dat u deze als werkbare dagen ziet, maar deze keuze is geheel aan u.
De codering van de dagen van een jaar kunt u altijd aanpassen. Dit kunt u doen door te dubbelklikken of op enter te drukken op het jaar dat u wilt wijzigen. U krijgt dan een overzicht van alle dagen van het desbetreffende jaar. Hier kunt u voor alle dagen de code veranderen. Wanneer bijvoorbeeld een werkbare dag veranderd in een ATV dag kunt u dat hier aanpassen.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 103
Factureren Op het moment dat u de facturatiemodule voor het eerst op een bepaalde dag start zal het programma vragen om de facturatiedatum. Na op de knop OK geklikt te hebben zal er een functie worden gestart welke de volgende stappen onderneemt: Materieelbeheer factureert alle materieelstukken van depots waarvan de optie voorraaddepot uit staat. Materieelbeheer factureert in ieder geval alle stukken die niet meer op het betreffende depot liggen (maar daar wel gelegen hebben). Nieuwe orders worden automatisch door de functie aangemaakt wanneer er geen lopende order is. De voorwaarden waarop het systeem bepaald of er een lopende order is zijn de volgende: De relatie moet overeen komen met de relatie die aan de locatie van het betreffende depot is gekoppeld. De locatie moet overeen komen met de locatie van het betreffende depot. Als er een eventuele order is die voldoet aan de twee bovengenoemde voorwaarden wordt er als laatste gekeken of de order nog niet verwerkt is. Als de bovengenoemde voorwaarden wel op gaan dan wordt het materieelstuk toegevoegd bij de desbetreffende orderregel. Materieelbeheer gebruikt de volgende systematiek voor het bepalen van de te factureren periode. Bij de facturatie wordt onderscheidt gemaakt tussen unieke materieelstukken en bulk materieel. De reden hiervan is dat er bij bulk materieel tussentijdse mutaties in de aantallen kunnen voorkomen. Als dit het geval is dan wordt de facturatie periode afgebroken en worden de dagen naar ratio berekend, waarna de periode opnieuw wordt gestart.
Voorbeeld facturatie 10 stuks van materieel X met facturatie eenheid week liggen vanaf 4 sept 2000 op locatie Y. Op 8 sept 2000 worden hier 10 stuks aan toegevoegd.
Tijdens de facturatie van deze locatie wordt er het volgende gefactureerd:
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 104
Van 4 sept 2000 tot 8 sept (4dagen/7dagen) worden 10 st materieel X berekend dus: Totaal = 4/7 * 10 st * prijs Op het moment dat het materieelstuk van de locatie verwijderd wordt dan wordt de periode dat het materieelstuk er gelegen heeft afgerond op hele eenheden (weken/maanden/periode) Dus indien in bovenstaand voorbeeld alle materieelstukken op 11 sept 2000 van de locatie verwijderd worden dan zien de gefactureerde regels er als volgt uit. Regelnr Materieel Aantal VanDatum TotDatum AantalEenh. Prijs Tot. 1 X 10 4 sept 2000 8 sept 2000 4/7 X X 2 X 20 8 sept 2000 15 sept 2000* 1 X X * toelichting: van 8 sept tot 15 sept is weer een volle week Bovenstaande geldt tevens voor de facturatie eenheden maand en periode waarbij voor de eerste geldt dat in de afgebroken periode het aantal dagen gedeeld wordt door het totaal aantal dagen van de betreffende maand. Een periode bestaat uit 28 dagen, zodat hier geldt dat het aantal dagen gedeeld wordt door 28. Nadat de orders zijn bijgewerkt volgens de bovenstaande methode is het mogelijk om de orders te muteren volgens de onderstaande uitleg. Let op: regels die u nu muteert of verwijderd worden niet meer opnieuw aangemaakt door de bovengenoemde functie.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 105
Toevoegen van een order Wanneer u zelf een order wilt aanmaken kunt u dat doen door op de knop Toevoegen te klikken. Er verschijnt nu een scherm in beeld waar u gegevens betreffende de order kunt invoeren. Tevens kunt u hier materieelstukken gaan invoeren die u aan de order wilt koppelen. Dit scherm is ook te bereiken wanneer u dubbelklikt of op Enter drukt op het ordernummer wat u wilt inzien. Bij valuta kunt u de valuta opgeven waarin alle bedragen binnen deze order berekent moeten worden. Met het veld "Intern" geeft u aan of het een interne boeking betreft of een factuur. Wanneer u materieelstukken wilt toevoegen klikt u op de knop Toevoegen. Er verschijnt een scherm in beeld met daarop al uw materieel. Door te dubbelklikken op het materieelID van het materieel wat u wilt toevoegen wordt het materieel toegevoegd aan de order. Vervolgens kunt u per materieelstuk opgeven: Het aantal eenheden(dagen,weken,maanden,periode) dat er gefactureerd moet worden. De start- en einddatum wanneer er gefactureerd moet worden. De prijs per eenheid. De BTW code die voor het materieelstuk geldt. Door in het detailscherm te dubbelklikken op een materieelID kunt u het materieel nog verplaatsen naar een ander depot binnen de opgegeven locatie. Zo is het dus mogelijk om ook zelf een order aan te maken en te factureren of te boeken.
Zoeken Wanneer u een order niet kunt vinden om één of andere reden dan kunt u het zoeken vergemakkelijken door op het verrekijkertje te klikken. Er verschijnt nu een scherm waar u kunt zoeken op factuurdatum, relatie en locatie. Door een gedeelte van de relatie of locatie in te tikken zoekt het systeem naar alle orders met relaties of locaties waar een gedeelte van de tekst de ingevoerde tekst is. Voorbeeld: U tikt bij relatie "Bo" in en vervolgens klikt u op OK dan krijgt u alle orders in uw scherm waarvan een gedeelte van het relatieID "Bo" is. (Bos of Verboon) Selectie Wanneer u wilt gaan factureren moet u aangeven welke orders u wilt gaan factureren. Dit doet u door het veld Selectie voor de order die u wilt gaan factureren aan te vinken. U kunt het selecteren vergemakkelijken door op de knop Selectie te klikken. Er verschijnt dan een scherm waarop u aan kunt geven of alle order wilt selecteren of alleen de orders van een bepaalde debiteur.
Proeffacturatie U heeft altijd de mogelijkheid om een proeffactuur te maken. Dit doet u door op de knop Proeffacturatie te klikken. Er verschijnt dan een scherm in beeld waar u uit de volgende mogelijkheden kunt kiezen:
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 106
Facturen(Extern) – Dan krijgt u een proeffactuur van alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" niet aanstaat. Boekingen(Intern) – Dan krijgt u een proeffactuur van alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" wel aanstaat. Verzamelen per debiteur(Extern) - Dan krijgt u een proeffactuur van alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" niet aanstaat en per debiteur verzameld. U kunt nu de proeffactuur op beeld verkrijgen of afdrukken op de printer.
Facturatie Wanneer u de facturatie definitief wilt laten uitvoeren klikt u op de knop Facturatie. Er verschijnt dan een scherm in beeld waar u uit de volgende mogelijkheden kunt kiezen: Facturen(Extern) – Dan worden alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" niet aanstaat gefactureerd. Boekingen(Intern) – Dan worden alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" wel aanstaat geboekt. Verzamelen per debiteur(Extern) - Dan worden alle geselecteerde orders waar bij het vinkje "Intern" niet aanstaat, per debiteur verzameld en gefactureerd. Door op de knop Doorvoeren te klikken wordt de facturatie in werking gesteld. De facturen worden afgedrukt op de printer en bij alle gefactureerde orders wordt het veld "Verwerkt" aangevinkt. Deze orders zijn nu niet meer te muteren.
Journaliseren Na de facturatie blijven de gefactureerde orders in uw scherm staan. Door op de knop Journaliseren te klikken worden alle verwerkte orders naar de historie geplaatst. Nadat ze eenmaal naar de historie zijn gezet kunt u ze niet meer inzien.
Materieeltester Alleen wanneer u Centix Materieelbeheer 'standard' heeft aangeschaft beschikt u over de mogelijkheid om testgegevens in te lezen. Wanneer u materieel getest heeft door middel van apparatuur van ABB of Nieaf Smitt en u wilt dat verwerken in Materieelbeheer dan kan dat in de Materieeltester. Hierin kunt u vanuit Materieelbeheer testgegevens inlezen van uw testapparaat. Wanneer u de Materieeltester opent krijgt u een overzicht in beeld waar u materieeltesters aan kunt maken. U kunt alleen materieeltesters aanmaken van de merken en typen die door Centix Materieelbeheer worden ondersteund. Dit zijn ABB en Nieaf Smitt. U kunt uw testapparaat gebruiken door hem aan te sluiten aan de compoort van de desbetreffende computer.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 107
Aanmaken materieeltester Wanneer u materieel wilt gaan inlezen dient u eerst een materieeltester aan te maken. Dit kunt u doen in het overzicht van de materieeltesters. Bij het toevoegen krijgt u een scherm in beeld waar u een uniek ID van de tester op moet geven. Vervolgens moet u opgeven wat voor een tester het betreft; een ABB of Nieaf Smitt tester. En wat voor een type het betreft. Nadat u de gegevens heeft ingevoerd wordt het inleesscherm geopend met de standaard instellingen van de toegevoegde tester.
Inlezen materieeltester Voordat u de testgegevens gaat inlezen dient u eerst het testapparaat aan te sluiten aan de commport van uw computer. Nadat u dat gedaan heeft opent u het menu-item Materieeltester in Materieelbeheer. Door te dubbelklikken of op enter te drukken op het TesterID krijgt u een detailscherm in beeld met daarop gegevens omtrent het desbetreffende testapparaat. Het inlezen van de materieeltesters is van ABB en Nieaf Smitt verschillend.
Inlezen materieeltester ABB Inleesscherm: Het inleesscherm van de ABB tester ziet er als volgt uit:
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 108
Bovenstaande instellingen zijn de standaard instellingen van de ABB tester. Het keuringstype wordt gebruikt als standaard keuringstype voor alle tests die worden ingelezen. Dit keuringstype kan voor het definitief doorvoeren in Centix Materieelbeheer per test nog aangepast worden. Ontvangen: Nadat alle gegevens zijn opgegeven kunt u door op de knop Ontvangen te klikken de gegevens inlezen in Centix Materieelbeheer. Mocht het systeem geen reactie ontvangen van de tester of mocht het om een andere reden niet goed gaan dan wordt daar melding van gedaan en wordt het inlezen afgebroken. Wanneer het systeem klaar is met inlezen wordt het doorvoerscherm geopend. Tester leegmaken: Wanneer u na het inlezen van de tester, de tester leeg wilt maken kunt u dat doen door op de knop Tester leegmaken te klikken. Als het systeem na een aantal seconden geen reactie van de tester ontvangt wordt daar melding van gemaakt en het leegmaken wordt afgebroken. Als het systeem wel een reactie ontvangt, dan kan dat een positief of een negatieve reactie zijn. Een positieve reactie betekent dat het leegmaken voltooid is en een negatieve reactie betekent dat het leegmaken niet gelukt is. Inlezen bestand: Wanneer u bijvoorbeeld een tester heeft uitgelezen via de Hyperterminal in een tekstbestand dan kunt u dat tekstbestand moeiteloos in Centix Materieelbeheer inlezen. Dmv op de knop Inlezen bestand te klikken wordt er een scherm geopend waar u moet aangeven welk bestand u gaat inlezen. Dit moet een tekstbestand (.txt file) zijn, want anders kunt u niets inlezen. Mocht het tekstbestand om één of andere reden niet goed zijn, dan wordt daar melding van gemaakt.
Inlezen materieeltester Nieaf Smitt Inleesscherm: Het inleesscherm van de Nieaf Smitt tester ziet er als volgt uit:
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 109
Bovenstaande instellingen zijn de standaard instellingen van de Nieaf Smitt tester. Het keuringstype wordt gebruikt als standaard keuringstype voor alle tests die worden ingelezen. Dit keuringstype kan voor het definitief doorvoeren in Centix Materieelbeheer per test nog aangepast worden. Klaarzetten: Nadat alle gegevens zijn opgegeven kunt u door op de knop Klaarzetten te klikken het systeem klaarzetten voor ontvangst van de testgegevens. Wanneer het systeem klaar staat voor ontvangst kunt u vanaf de tester de testgegevens gaan verzenden. Wanneer het systeem niets meer ontvangt, dus de tester klaar is met verzenden, dan wordt het doorvoerscherm geopend. Inlezen bestand: Wanneer u bijvoorbeeld een tester heeft uitgelezen via de Hyperterminal in een tekstbestand dan kunt u dat tekstbestand moeiteloos in Centix Materieelbeheer inlezen. Dmv op de knop Inlezen bestand te klikken wordt er een scherm geopend waar u moet aangeven welk bestand u gaat inlezen. Dit moet een tekstbestand (.txt file) zijn, want anders kunt u niets inlezen. Mocht het tekstbestand om één of andere reden niet goed zijn, dan wordt daar melding van gemaakt. Voorloop nullen verwijderen U kunt in de Nieaf Smitt testers materieelnummers invoeren van maximaal 10 karakters. Wanneer u hier geen 10, maar bijvoorbeeld 5 karakters invoert wordt het materieelnummer door de tester aangevuld met nullen. Deze nummers worden ook zo overgenomen in Centix Materieelbeheer. Hieronder volgt een voorbeeld: Ingevoerd in tester
Waarde in Centix Materieelbeheer
5895
0000005895
00
0000000000
MATR001
000MATR001
Wanneer u de nullen niet wilt overnemen in Centix Materieelbeheer, dan kunt u dat aangeven met het aanvinkveld "Voorloop nullen verwijderen". Wanneer u het veld aanvinkt worden alle nullen die vooraf gaan aan het materieelnummer verwijderd, zodat u het ingevoerde
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 110
materieelnummer overhoudt. Wanneer u het veld niet aanvinkt wordt het materieelnummer in zijn geheel overgenomen, dus inclusief de eventuele nullen.
Doorvoeren testgegevens in Centix Materieelbeheer Nadat de testgegevens over zijn gezet vanuit de tester naar Centix Materieelbeheer kunt u de testgegevens door gaan voeren. Het is zeer aan te raden om de gegevens in de tester overeen te laten komen met de gegevens in Centix Materieelbeheer. Dit is om het doorvoeren te vergemakkelijken. Wanneer het systeem de waarden uit de tester herkent zal het doorvoeren veel sneller gaan. Verwijderen tests Wanneer u tests wilt verwijderen klikt u op de knop Verwijderen. U heeft de keuze uit de volgende mogelijkheden: Annuleren – Verwijderen annuleren. Eén test verwijderen – De test verwijderen waar u met de cursor op staat. Alle tests verwijderen – Alle tests van de desbetreffende tester verwijderen.
Weergave Wanneer u op de knop Goedgekeurde klikt, dan verschijnen enkel de goedgekeurde tests op het scherm. Klikt u op de knop Alle tests, dan verschijnen alle tests op het scherm.
Aanpassen klant Wanneer u de klant voor de tests van een bepaalde klant/datum aan wilt passen klikt u op de knop Aanpassen klant. Er verschijnt een scherm in uw beeld met de volgende mogelijkheden: De klant van alle tests van een klant aanpassen. De klant van alle tests van een klant/datum aanpassen. De klant van alle tests van een datum aanpassen. Wanneer u niets opgeeft bij vervangen door, dan worden alle klanten van tests van de opgegeven selecties verwijderd. Geeft u wel een klant op bij vervangen door, dan worden alle klanten van tests van de opgegeven selecties vervangen door de opgegeven klant.
Doorvoeren goedgekeurde tests Wanneer u alle goedgekeurde tests wilt gaan doorvoeren dan kunt u dat doen door op de knop Goedgekeurde te klikken. Vervolgens heeft u de optie om de testcertificaten af te drukken. Deze optie geldt voor alle tests, dus niet speciaal voor één test. Bij het doorvoeren gelden de onderstaande criteria: Het materieel moet aanwezig zijn in de database. Is dit niet het geval dan wordt het materieel niet doorgevoerd.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 111
Wanneer het materieel aanwezig is in de database, dan, alleen als er een klant aan de test gekoppeld is, wordt er gecontroleerd of de klant overeenkomt met de relatie die aan de locatie gekoppeld is waar het materieel zich bevindt. Komt die niet overeen dan wordt de test niet doorgevoerd. Na alle goedgekeurde tests te zijn doorgelopen, doorgevoerd of niet, blijven in het scherm enkel die tests over die om één van bovenstaande redenen niet zijn doorgevoerd.
Doorvoeren per klant Wanneer u tests wilt gaan doorvoeren per klant dan kunt u dat doen door op de knop Per klant te klikken. Vervolgens verschijnt er een scherm in uw beeld waar u hieronder een voorbeeld van ziet staan.
U kunt in dit scherm op twee manieren gaan doorvoeren. Automatisch verwerken of niet. Niet automatisch verwerken Wanneer u niet automatisch wilt verwerken, dan moet u een klant met of zonder datum selecteren van tests welke u door wilt voeren. Het veld Automatisch verwerken moet dan uit staan. Wanneer u vervolgens op de knop OK klikt heeft u de optie om de testcertificaten af te drukken. Deze optie geldt voor alle tests van de opgegeven selectie, dus niet speciaal voor één test. Bij het doorvoeren gelden de onderstaande criteria: Het materieel moet aanwezig zijn in de database. Is dit niet het geval dan wordt het materieel niet doorgevoerd.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 112
Wanneer het materieel aanwezig is in de database dient er een klant aan de test gekoppeld te zijn. Er wordt gecontroleerd of de klant overeenkomt met de relatie die aan de locatie gekoppeld is waar het materieel zich bevindt. Komt die niet overeen dan wordt de test niet doorgevoerd. Na alle tests te zijn doorgelopen, doorgevoerd of niet, blijven in het scherm enkel de tests staan die om één van bovenstaande redenen niet zijn doorgevoerd. Automatisch verwerken Wanneer u automatisch wilt gaan verwerken, dan voegt het systeem, wanneer het materieel niet aanwezig is in de database, het materieel automatisch toe. Voordat u automatisch kunt gaan doorvoeren dient u wel de volgende velden te hebben ingevoerd (Deze velden zijn verplicht in het materieel detailscherm): Merk/Type – Wanneer het merk en type niet gevuld is van een test dan worden de hier ingevoerde waarden meegenomen bij het toevoegen van materieel. Materieelsoort – Deze materieelsoort wordt meegenomen met al het toegevoegde materieel. Boekingsdatum - Bij het toevoegen moet u een boekingsdatum invoeren. Deze moet groter of gelijk zijn dan de laatste boekingsdatum en kleiner of gelijk zijn dan de huidige datum. Depot - Hier moet u opgeven op welk depot het toe te voegen materieel geplaatst dient te worden. U kunt een bestaand depot of een nieuw depot opgeven. Wanneer u gebruik maakt van de facturatie moet u ook onderstaande velden voorvullen: Facturatie eenheid Interne verhuurprijs Externe verhuurprijs Tevens wordt het veld Omschrijving uit de tester meegnomen. Wanneer u alle velden ingevoerd heeft kunt u door op de knop OK te klikken het doorvoeren starten. Vervolgens heeft u de optie om de testcertificaten af te drukken. Deze optie geldt voor alle tests, dus niet speciaal voor één test. Tijdens het doorvoeren controleert het systeem of de velden Merk en Type gevuld zijn voor een test. Daarbij zijn onderstaande mogelijkheden.
Als Merk en Type gevuld zijn en ze komen allebei voor in de database dan wordt het materieel toegevoegd. Als het Merk en Type niet zijn gevuld dan worden deze gevuld met de default waarden die men heeft opgegeven. Als het Merk en/of het Type niet gevuld zijn, of het Merk en/of het Type komt niet voor in de database, dan wordt er een scherm geopend, waar het Merk en Type op staat. Op dit scherm kunt u het Merk en Type wijzigen of toevoegen. Wanneer u het juiste Merk en Type heeft kunt u door op de knop OK te klikken het doorvoeren voortzetten. Op deze manier worden alle tests van de opgegeven selectie doorgevoerd.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 113
Doorvoeren alle tests Wanneer u alle tests wilt gaan doorvoeren dan kunt u dat doen door op de knop Alle te klikken. Vervolgens heeft u de optie om de testcertificaten af te drukken. Deze optie geldt voor alle tests, dus niet speciaal voor één test. Bij het doorvoeren gelden de onderstaande criteria: Het materieel moet aanwezig zijn in de database. Is dit niet het geval dan wordt het materieel niet doorgevoerd. Wanneer het materieel aanwezig is in de database, dan, alleen als er een klant aan de test gekoppeld is, wordt er gecontroleerd of de klant overeenkomt met de relatie die aan de locatie gekoppeld is waar het materieel zich bevindt. Komt die niet overeen dan wordt de test niet doorgevoerd. Na alle tests te zijn doorgelopen, doorgevoerd of niet, blijven in het scherm enkel die tests staan die om één van bovenstaande redenen niet zijn doorgevoerd.
Doorvoeren per test U heeft ook de mogelijkheid om één test door te voeren. Dit kunt u doen door op de regel van de desbetreffende test te dubbelklikken of op enter te drukken. Het is ook mogelijk door de toets F6 in te drukken. Vervolgens verschijnt onderstaand scherm in uw beeld.
Dit zijn de gegevens zoals ze uit de tester komen. U kunt de test alleen doorvoeren wanneer het materieel aanwezig is in de database. Wanneer dit niet het geval is, dan kunt u het materieel vervangen door een bestaand materieelstuk of u kunt het materieel toevoegen.
Versie 3.0.32 Centix
Materieelbeheer • 114
Materieel vervangen Wanneer u het materieel wilt vervangen door bestaand materieel, dan kunt u dat doen door op de knop Materieel vervangen te klikken. Er wordt vervolgens een scherm geopend met al het aanwezige uniek materieel. Door te dubbelklikken of op enter te drukken op de juiste regel vervangt u het materieel uit de tester door het geselecteerde bestaande materieel. Materieel toevoegen Wanneer u het materieel wilt toevoegen, dan kunt u dat doen door op de knop Materieel toevoegen te klikken. Er wordt vervolgens een scherm geopend waar u het materieel kunt toevoegen. Dit scherm is hetzelfde als wanneer men via aanmaken/muteren materieel toevoegd. Doorvoeren Wanneer het materieel is aangemaakt kunt u door op de knop Doorvoeren te klikken de test doorvoeren. Vervolgens verschijnt het testcertificaat in uw beeld. Deze kunt u afdrukken of niet. Bij het sluiten van het testcertificaat wordt de test doorgevoerd.
Keurrapporten Wanneer men een test gaat doorvoeren, wordt er een regel aangemaakt bij de keurrapporten van het desbetreffende materieel. Als het keurtype van de test niet overeenkomt met het keurtype van het materieel dan wordt het keurtype van het materieel overschreven met het keurtype van de test. Aan de hand van de keurdatum en het keuringstermijn wordt de datum van de volgende keuring berekend. Deze kunt u terugzien in het materieel detailscherm. Tevens wordt de keurinstantie overschreven met de keurinstantie die u heeft opgegeven voor het inlezen.
Versie 3.0.32 Centix
• 115
F
Index
Facturatie instellingen 101 Facturatie materieel 97 facturatiedatum 104 feestdagen 103 filter 8 filterfunctionaliteit 73
G garantie 12 Garantie 23 garantieschema 12 A Aankruisvelden 13 Aanmaken materieeltester 108 Aansluitkabel 57 aardlekschakelaar 60 ABB 108 Activiteiten 39 Afschrijvingstype 22 apparaten 54 armatuur 66
Gebruikersvelden 41 GIW 12 groep 58
H hoofdschakelaar 57 hoofdverdeelinrichting 55 Hyperlink 8 Hyperterminal 72
I identificatielijst 12
B bedrijfsauto’s 86 beoordeling 42
Beoordeling status specialisme 12
installatietekeningen 79 installatietester 71 Interne organisatie 34 Internet 9
Boekingsdatum 101 bouwtekeningen 79 BTW coderingen 22
J
C
K
Categorie 24 contactpersonen 40
keuringen 61
D DEFAULT 49 depot 81 depotgroep 81 Depotgroep 23 depots 86 detailgegeven 8 diversen 69 Doorvoeren per klant 112 doorvoerscherm 73
E Eenheid 23 E-mail 8
Versie 3.0.32 Centix
Journaliseren 107
Keuringstype 23 Keurinstantie 69 Keurrapporten materieel 98 klasse 68 Kleur licht 66 kleurnummers 65 kolomtitel 10 Kostendrager 23 L lagen 49 LAN 77
Landen 13 Lijsten & Velden 13 Locatie / project 23 Locatie rapport definities 29 locatie/project 87
Index • 116
M
S
machine 68 magazijn 86 Materieel kopieren 90 materieelcontainers 86 Materieelsoort 23 Materieeltester 107 Materieelvelden 32 menustructuur 48, 85 Merken en types 24 motorgroep 67
Schermindelingen 6 Selectievelden 14 sluiten 7 Sneltoetsen 6 specialisme 42 Specialisme 31 stadium 14 Standaard land 29 stappenplan 47 Stappenplan 83 Staten 15 status 21 Status 24
N Nieaf Smitt 109 Niet uniek materieel 90
T O offerte 21 offerteaanvraag 21 office 9
tekening 79 tekeninglijst 79 tekstbestand 72
Toegangsbeveiliging 35
Officekoppeling 9 Onderdelen 21 Onderhoudsrapporten materieel 98 Onderhoudstype 24 opzoeken materieel 100 order 106 Overstroombeveiliging 58
toetsenbord 10 Toevoegen 10
P
V
paswoord 35 Paswoord wijzigen 37
Valuta 15 veld 58 verdeelinrichting 56 vermogen 67, 68 verplaatsen van materieel 89, 92 vervallen 21 verwijderen 11 Verwijderen tests 111 verwijderen van gegevens 53 verwijderen van materieel 99 voorraaddepot 86
patchlijst 77 patchpaneel 77 pdf-formaat 75 poort 77 Positielijst 14
Postadresvoorkeur 29 Predikaatcode 14 Prioriteiten 14 Proeffacturatie 106
U Uitvoering 58 Uniek materieel 90
projectfase 14 provincies 15
W
R
Wachtwoord wijzigen 37 wandcontactdoos 64 werkbare dagen 101 werkzaamheden 42
rapport 75 rechten op modules 35 Registratie pakket 30 Relatiestatus 31 Repeterend invoeren 63 Report editor 7 ruimte-indeling 49
Versie 3.0.32 Centix
Z zoeken 7 zoeken materieel 88
Index • 117
Versie 3.0.32 Centix
Index • 118