Versie 18 november 2010

INKOOPNOTA 2010

Versie 18 november 2010

INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING.......................................................................................................... 3 1.1 Het begrip inkoop en de relatie tot aanbesteding .................................................. 3 1.2 Het belang van de inkoopnota.......................................................................... 3 1.3 Het doel van deze nota In de startnotitie van de drie gemeenten “Samen Sterk” is de samenwerking vastgelegd. .............................................................................. 3 1.4 Het inkoopproces ......................................................................................... 4 2. INKOOPNOTA VAN DE GEMEENTEN GULPEN-WITTEM, VAALS EN VALKENBURG AAN DE GEUL ........ 6 2.1 Aard van de opdracht .................................................................................... 6 2.2 Bepaling totale geraamde waarde ..................................................................... 6 3. INKOOPVORMEN .................................................................................................. 7 3.1 Vormvrij.................................................................................................... 7 3.2 Onderhands (enkelvoudig) .............................................................................. 7 3.3 Onderhands (meervoudig)............................................................................... 8 3.4 De openbare procedure (Niet-Europees) ............................................................. 8 3.5 De Europese aanbestedingsvormen .................................................................... 9 3.5.1 De openbare aanbesteding ..................................................................... 9 3.6 De niet-openbare aanbesteding (de aanbesteding met voorafgaande selectie)................ 9 3.7 Bepaling inkoopvorm....................................................................................10 3.8 Inkoop bevoegdheden...................................................................................11 3.9 Aankondiging opdracht .................................................................................11 3.10 Europees aanbesteden..................................................................................12 4. UITGANGSPUNTEN..............................................................................................13 4.1 Juridisch verantwoord inkopen........................................................................13 4.1.1 Wet en regelgeving .............................................................................13 4.1.2 MKB gericht beleid.............................................................................. 14 4.1.3 Duurzaamheid ...................................................................................14 4.1.4 Transparantie, objectiviteit en non-discriminatie ........................................15 4.2 Maatschappelijke beleidsuitgangspunten............................................................15 4.2.1 Maatschappelijke eisen aan de leverancier ................................................15 4.2.2 Integriteiteisen aan bestuur en ambtenaren ...............................................15 4.3 Economische beleidsuitgangspunten .................................................................16 4.3.1 Mate waarin concurrentie wordt gezocht...................................................16 4.3.2 Afweging tussen prijs en kwaliteit ...........................................................16 5. SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIA .............................................................................17 5.1 Selectiecriteria ..........................................................................................17 5.2 Gunningscriteria .........................................................................................17 5.2.1 Economisch meest voordelige aanbieding ..................................................18 5.2.2 De laagste prijs .................................................................................18 5.2.3 Alcatel termijn ..................................................................................18 BIJLAGEN ............................................................................................................19 BIJLAGE I. DREMPELBEDRAGEN ...................................................................................20 BIJLAGE II. TIJDSTERMIJNEN ......................................................................................21 BIJLAGE III. WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN..............................................................22 BIJLAGE IV. FORMULIER INKOOP EN AANBESTEDING ..........................................................25

Inkoopnota 2010 gemeenten Gulpen-Wittem, Vaals en Valkenburg aan de Geul

2

1. INLEIDING 1.1

Het begrip inkoop en de relatie tot aanbesteding

De gemeente verwerft diverse goederen en diensten van derden. Dit betreft bijvoorbeeld de aanschaf van kantoorartikelen, de reconstructie van een weg en de inhuur van tijdelijk personeel. Al deze soorten van verwerving betreffen een vorm van inkoop. De meest gangbare en praktische definitie voor Inkoop is: 'Inkoop betreft alle verwervingen waarvoor een factuur gegenereerd wordt die betaald moet worden'. De meest gangbare en praktische definitie voor Aanbesteden kan worden omschreven als: de uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert. Doordat aanbesteden een vorm van inkopen is en dus onderdeel uitmaakt van deze inkoopnota, spreken we hier van een integraal inkoopbeleid. 1.2

Het belang van de inkoopnota

Al langere tijd bestaan regels voor Europese aanbestedingen, ook lokale regels voor integrale inkoop worden in toenemende mate vastgesteld. De samenleving eist namelijk een verantwoorde besteding van gemeenschapsgeld. Het lokale beleid dient doelmatig, transparant, integer, objectief en controleerbaar te zijn. Het nieuwe wetsvoorstel “Aanbestedingswet” is op 25 juni 2010 naar de Tweede kamer gezonden, en zal naar verwachting op 1 juli 2011 in werking treden. Deze wet is ook van invloed op het inkopen en aanbesteden van gemeenten. Zo zal de aanbestedende dienst in het nieuwe wetsvoorstel geen onredelijke eisen stellen aan het bedrijfsleven. Ook moet de aanbestedende dienst een opdracht zo maken dat een MKB-bedrijf kan inschrijven op een opdracht in zijn eigen regio of grensoverschrijdend. Ook dienen afspraken te worden gemaakt over de procedures bij aanbesteden onder de Europese grens (lees drempelbedragen) van werken, leveringen en diensten. Schaalvoordelen Door verregaande samenwerking is het mogelijk de inkoopwerkzaamheden en inkoopkrachten van gemeenten te bundelen. Gemeenten kopen in grote lijnen allemaal dezelfde producten, diensten en werken in. Gemeenten zijn geen concurrenten van elkaar maar kunnen gebruik maken van elkaars kennis. Samenwerking op inkoopgebied ligt op veel terreinen voor de hand, het is slechts een kwestie van organisatie om de daaruit komende voordelen te gelde te maken. Door bundeling van inkoopvolumes en het efficiënt uitvoeren van een gemeenschappelijk inkoopproces valt er op kwalitatief, procesmatig en financieel gebied veel voordeel te behalen. 1.3 Het doel van deze nota In de startnotitie van de drie gemeenten “Samen Sterk” is de samenwerking vastgelegd. Intensieve samenwerking betekent gebruik maken van elkaars sterkten en een vangnet bieden voor ieders zwakten. Het geeft de mogelijkheid (specialistische) kennis en vaardigheden breder in te zetten, continuïteit en professionaliteit te waarborgen en slagkracht te vergroten. De kracht van de kleinschaligheid moet geactiveerd en beter benut worden. Samen zijn we sterker, veel meer dan de som van de individuele gemeenten.


3

Alleen door het bundelen van krachten kunnen we de uitdagingen die voor ons liggen aan. Verder is het mogelijk onze eigen identiteiten en kleinschaligheid veilig te stellen en in te zetten als sterkte. Een van deze sterktes is bijvoorbeeld op het gebied van inkoop. Het doel van deze nota is verder om als gemeenten bij de inkoop een eenduidige, heldere en efficiënte werkwijze te bereiken, die de toets der rechtmatigheid en doelmatigheid en die van integriteit kan doorstaan. Deze nota dient om medewerkers, die betrokken zijn bij het inkoop- en aanbestedingsproces, te ondersteunen om op correcte, efficiënte en effectieve manier hun taken op dit gebied uit te voeren. Deze inkoopnota geeft sturing aan het inkoopproces en bevat de kaders waarbinnen de medewerkers die betrokken zijn bij dit proces geacht worden te handelen. Door de totale inkoop op doelmatige en integere wijze te laten plaatsvinden, kan ingekocht worden tegen de juiste prijs/kwaliteit verhouding met inachtneming van de duurzaamheidsaspecten. Dit schept de basis voor functioneel inkopen, hetgeen resulteert in het voorkomen van onnodige uitgaven in zijn algemeenheid. Om te komen tot functioneel inkopen worden de zeven stappen van het inkoopproces doorlopen. 1.4

Het inkoopproces

De wijze waarop een inkoop wordt uitgevoerd verloopt volgens het hieronder beschreven inkoopproces. Inkopen is een procesmatige activiteit die in zeven fasen wordt onderverdeeld. Initiële inkoop

Inventariseren

Specificeren

Operationele inkoop

Selecteren

Contracteren

Bestellen

Bewaken

Nazorg

Aanbesteden De eerste vier fasen behoren tot de zogeheten initiële inkoop. 1. Inventariseren: bepalen van de behoefte in de eigen organisatie en/of in samenwerking en inventariseren van het aanbod in de markt; 2. Specificeren: formuleren waar de inkoop aan moet voldoen; opstellen van het programma van eisen, het conceptcontract en de offerteaanvraag; 3. Selecteren: aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers; 4. Contracteren: afsluiten contract(en) met leveranciers. Zodra de leveranciers zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. 5. Bestellen: het plaatsen van de orders; 6 Bewaken: bewaken van het uitleveren van de orders, verifiëren en afhandelen van de facturering; 7. Nazorg: afhandelen klachten en claims, afhandelen meer-/minderwerk, evalueren leveranciers en herzien contracten. Het belangrijkste deel van het inkoopproces vindt plaats vóór de daadwerkelijke onderhandelingen. In veel overheidsorganisaties is de aandacht van inkopers vaak gericht op de operationele inkooptaken. Om de inkoopfunctie en de positie van inkopers te versterken is het noodzakelijk de aandacht te verschuiven van de operationele inkooptaken naar initiële inkooptaken.


4

Zo wordt binnen de fase inventariseren wel nauwkeurig bepaald wat de behoefte binnen de organisatie is, daarbij zal ook een inventarisatie van het aanbod in de markt goede hulp bieden. Daarnaast vindt specificeren enkel plaats bij aanbestedingen. Bij reguliere inkoop van werken, leveringen of diensten, wordt meestal geen programma van eisen geformuleerd. Juist in deze fase van de inkoop zal een goede omschrijving worden geformuleerd van het aan te schaffen product of dienst. Door in een programma van eisen duidelijk aan te geven wat je verwacht van de opdrachtnemer worden misverstanden, onnodige meerlasten/kosten, overbodige kosten en onvolledige offertes voorkomen. Tot de ontwikkeling van de inkoopfunctie behoort uiteraard het grondig doorlopen van alle 7 fasen van het inkoopproces, met gerichte aandacht voor de fasen inventariseren en specificeren. Het is daarom van belang in het beginstadium veel zorg te besteden aan het invullen van het formulier inkopen en aanbesteding boven een geraamd bedrag van boven de € 15.000,- (zie bijlage IV). Uitvoering inkopen Voor alle geplaatste opdrachten worden in principe de zeven stappen van het inkoopproces doorlopen. De inkopende ambtenaar is verantwoordelijk voor het op een juiste wijze doorlopen van het inkoopproces. Voor iedere geplaatste opdracht vanaf de onderhandse meervoudige procedure (boven € 15.000) dient door de inkopende ambtenaar een 'inkoopdossier' aangelegd en bijgehouden te worden. Een dergelijk dossier is onder meer bedoeld om aan te kunnen tonen dat de zeven stappen van het inkoopproces correct doorlopen zijn. Met de onderliggende documentatie wordt aangetoond dat alle stappen daadwerkelijk doorlopen zijn, met andere woorden het uitgangspunt is dat alle stappen van het inkoopproces goed gedocumenteerd zijn vastgelegd. Tevens kan vanuit het “inkoopdossier” worden aangetoond dat de juiste vorm van inkoop is toegepast en dat de bevoegde inkoper de inkoop heeft geautoriseerd. Op de correcte uitvoering van inkopen en de dossiervorming zal vanuit Interne Controle jaarlijks een check plaatsvinden.


5

2. INKOOPNOTA VAN DE GEMEENTEN GULPEN-WITTEM, VAALS EN VALKENBURG AAN DE GEUL 2.1

Aard van de opdracht

Om te kunnen bepalen op welke wijze de opdracht ingekocht dient te worden, wordt allereerst de categorie bepaald. Voorgenomen opdrachten worden in drie hoofdcategorieën ingedeeld namelijk: werken, leveringen en diensten. (Zie voor definities hoofdcategorieën Bijlage III) Hoewel voor wat betreft deze categorieën de inkoopvormen overeenkomen, verschillen de onderlinge drempelbedragen. Het onderwerp (hoofddoel) van de opdracht is daarbij het bepalende element. Indien er sprake is van een samengestelde opdracht (een combinatie van bijvoorbeeld de levering van een product en aanvullende dienstverlening) is het onderwerp, dat de grootste financiële waarde vertegenwoordigt, bepalend voor de categorie waarin de opdracht dient te worden ingedeeld. Een opdracht die zowel diensten en/of leveringen als werken bevat, is een opdracht voor werken, tenzij de werken bijkomstig zijn ten opzichte van het hoofdvoorwerp van de opdracht. Bij Europese aanbestedingen moet een zo nauwkeurig mogelijke omschrijving worden gegeven van de opdracht, zonder dat taalverschillen een hinderpaal of interpretatierisico vormt. Daartoe dient gewerkt te worden met codes van de Common Procurement Vocabulary (CPV). De Common Procurement Vocabulary (CPV) is de Gemeenschappelijke Woordenlijst Overheidsopdrachten, een uniform classificatiesysteem voor overheidsopdrachten. (EG-Verordening nr. 2195/2002). 2.2

Bepaling totale geraamde waarde

Nadat de categorie is vastgesteld, dient vervolgens naar de totale (geraamde) waarde van de opdracht exclusief BTW te worden gekeken. Aan de hand van de kostenraming die getoetst wordt aan vastgestelde drempelbedragen, kan worden vastgesteld, welke inkoopvorm van toepassing is. Bij de bepaling van de inkoopvorm krijgen gemeenten tot op heden behoorlijk wat speelruimte, enkel de drempelbedragen voor Europees aanbesteden zijn wettelijk geregeld. Voor inkopen onder de drempelbedragen hebben veel gemeenten al regels opgesteld, die echter onderling nogal verschillen. Bij het bepalen van de waarde van de opdracht, dient de volledige omvang van de behoefte als uitgangspunt te worden genomen. Er mag niet een bepaalde ramingmethode worden gekozen met het doel om de opdracht onder de vastgestelde drempelbedragen te houden. Concreet betekent dit enerzijds dat de opdracht niet in onderdelen mag worden opgesplitst (organisatorisch noch inhoudelijk) en anderzijds dat de opdracht niet in de tijd mag worden beperkt.


6

3. INKOOPVORMEN Bij inkoopvormen kan een onderscheid worden gemaakt tussen de verplichte Europese aanbestedingsvormen en de lokale inkoopvormen. De lokale inkoopvormen betreffen een selectie uit de bestaande nationale aanbestedingsvormen. Het plaatsen/ aangaan van de inkoop vindt in principe schriftelijk plaats. 3.1

Vormvrij

Bij deze vorm van inkopen bestaan geen inhoudelijke vereisten. In tegenstelling tot alle andere inkoopvormen mag bij deze wijze van inkopen, het plaatsen van de inkoop mondeling plaatsvinden. Voordelen • de procedure is kort; • er is een maximale mogelijkheid om bij de keuze rekening te houden met de kwaliteit en kennis in relatie tot de eisen die aan het werk worden verbonden; • men heeft mogelijk profijt van de vertrouwensrelatie met de desbetreffende opdrachtnemer/ leverancier; • de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen interpretatieverschillen voorkomt en een gunstige invloed op de prijs en de kwaliteit kan hebben; • de kosten van de procedure zijn laag. Nadelen • er is geen concurrentie hetgeen tot een hogere prijs kan leiden; • er wordt een grote kostendeskundigheid van de aanbesteder vereist; • het mogelijk steeds uitnodigen van hetzelfde bedrijf om een prijsaanbieding te doen kan leiden tot een al te goede verstandhouding waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan afnemen; • Er bestaat geen mogelijkheid om een adequate afstemming te maken tussen de bestelling en de ontvangst vanwege het (mogelijk) ontbreken van een schriftelijke opdrachtverlening; • er kunnen verantwoordingsproblemen, bijvoorbeeld ten aanzien van openbaarheid, integriteit en objectiviteit optreden. 3.2

Onderhands (enkelvoudig)

Deze vorm van inkopen wordt ook wel de één op één benadering of 'gunning uit de hand' genoemd. Er wordt ook wel gesproken van het werken met een “open begroting” omdat de begroting van de gemeente naast die van de desbetreffende opdrachtnemer wordt gelegd. Voordelen de procedure is kort; er is een maximale mogelijkheid om bij de keuze rekening te houden met de kwaliteit en kennis in relatie tot de eisen die aan het werk worden verbonden; • men heeft mogelijk profijt van de vertrouwensrelatie met de desbetreffende aannemer; • de uitvoeringswijze kan vooraf worden besproken, hetgeen interpretatieverschillen voorkomt en een gunstige invloed op de prijs en de kwaliteit kan hebben; • de kosten van de procedure zijn laag. • •

Nadelen • er is geen concurrentie hetgeen tot een hogere prijs kan leiden; • er wordt een grote kostendeskundigheid van de aanbesteder vereist;


7

•

•

het mogelijk steeds uitnodigen van hetzelfde bedrijf om een prijsaanbieding te doen kan leiden tot een al te goede verstandhouding waardoor de waakzaamheid in verschillende opzichten kan afnemen; er kunnen verantwoordingsproblemen, bijvoorbeeld ten aanzien van openbaarheid en objectiviteit optreden.

3.3

Onderhands (meervoudig)

De onderhandse aanbesteding is een aanbestedingsvorm waarvoor een beperkt aantal van tenminste twee dan wel drie natuurlijke- of rechtspersonen (afhankelijk van de opdrachtwaarde) worden uitgenodigd om in te schrijven voor een levering, een dienst of werk. In de regel zal dit aantal niet meer bedragen dan zes. Het minimum van twee of drie offertes geldt zolang het geen vervolgopdracht betreft. Voordelen • de procedure vraagt niet veel tijd; • bedrijven die voor het werk geschikt zijn, met specifieke kwaliteiten of faciliteiten kunnen rechtstreeks worden uitgenodigd; • het scheppen of in stand houden van een vertrouwensrelatie met een aannemer. Nadelen er is geen kans op contact met een mogelijk goed, maar onbekend bedrijf; er kunnen problemen ontstaan bij de keuze wie er uitgenodigd zullen worden; ondanks dat dit is verboden, is de kans op onderlinge prijsafspraken tussen inschrijvers groter; kans op klachten in verband met niet-rechtmatige toepassing van aanbestedingsregelgeving wordt groter.

• • • •

3.4

De openbare procedure (Niet-Europees)

Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij ondernemers mogen inschrijven. De gegadigden worden door middel van een aankondiging in bijv. de Nederlandse Staatscourant dan wel een landelijk verspreid vakblad of op de aanbestedingskalender op de hoogte gebracht van de mogelijkheid tot inschrijving op de aan te besteden opdracht. Na de officiële publicatie van de aanbestedingsdocumenten krijgen ondernemers de kans om binnen een bepaalde tijdsperiode een prijs- en kwaliteitsbod te doen. Gegadigden kunnen daarbij (eventueel tegen vergoeding) het bestek verkrijgen. Voordelen • mededinging kan leiden tot de laagst mogelijke kostprijs; • openbaarheid en niet-discriminatoir handelen door de gemeente zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om een reële kostenbegroting te maken; • kennismaking met onbekende bedrijven. Nadelen • de selectiecriteria dienen vooraf zeer zorgvuldig geformuleerd te worden omdat bij onbekende gegadigden vaak moeilijk is te beoordelen of zij hieraan (kunnen) voldoen; • kans op misbruik van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter en daardoor de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; • bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium “economisch meest voordelige aanbieding” geldt, moet de inschrijver veel werk maken van zijn inschrijving en worden hoge kosten gemaakt ten behoeve van de selectie.


8

3.5

De Europese aanbestedingsvormen

3.5.1

De openbare aanbesteding

Een aanbesteding volgens de openbare procedure is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij ondernemers mogen inschrijven. De gegadigden kunnen door middel van een aankondiging in het Publicatieblad van de EG als de Nederlandse Staatscourant dan wel een landelijk verspreid vakblad op de hoogte worden gebracht van de mogelijkheid tot inschrijving op het aan te besteden werk. Gegadigden kunnen daarbij (eventueel tegen vergoeding) het bestek verkrijgen. Voordelen • maximale mededinging kan leiden tot de laagst mogelijke kostprijs; • openbaarheid en niet-discriminatoir handelen door de gemeente zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • kennismaking met onbekende bedrijven; • het behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om reële kostenbegrotingen te maken. Nadelen • zeer lange doorlooptijd; • de selectiecriteria dienen vooraf zeer zorgvuldig geformuleerd te worden omdat bij onbekende gegadigden vaak moeilijk is te beoordelen of zij hieraan (kunnen) voldoen; • kans op misbruik van interpretatiemogelijkheden (in het bestek) is groter en daardoor de kans dat de opdrachtnemer marginaal zal presteren; • bij ingewikkelde aanbestedingen, zeker die waarbij het gunningscriterium “economisch meest voordelige aanbieding” geldt, moet de inschrijver veel werk maken van zijn inschrijving en worden hoge kosten gemaakt ten behoeve van de selectie. 3.6

De niet-openbare aanbesteding (de aanbesteding met voorafgaande selectie)

Een openbare aanbesteding (zowel een Europese als een nationale) die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij eenieder zich als gegadigde kan melden en waarvoor - na selectie van de gegadigden - een of meer van hen (bij Europese procedure minimaal 5) tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd en een offerte mogen indienen. voordelen ruime mededinging doordat openbaar bekend wordt gemaakt dat gegadigden zich voor het werk kunnen aandienen; • openheid en non-discriminatie zijn gewaarborgd, mede door de objectiviteit van de procedure; • kennismaking met onbekende bedrijven; • behouden van inzicht in de marktsituatie en in de marktverhoudingen en het objectief kunnen toetsen van de kennis die nodig is om een reële kostenbegroting te maken; • van tevoren kan een maximum aantal uit te nodigen gegadigden worden vastgesteld. •

nadelen • de selectieprocedure vergt meer tijd; • kans op misbruik van interpretatie (in het bestek) is groter met als gevolg dat de kans dat de aannemer marginaal presteert, toeneemt; • de prijs kan iets hoger liggen dan bij een openbare aanbesteding doordat er minder concurrentie is; • de selectiecriteria zijn minder eenvoudig vast te stellen en dienen daarom nog uitputtender te worden geformuleerd.


9

3.7

Bepaling inkoopvorm

Aan de hand van het vastgestelde drempelbedrag wordt de inkoopvorm vastgesteld. In de tabel in Bijlage I vindt u een overzicht betreffende de drempelbedragen bij de verschillende procedures. Vervolgopdracht Wat is een vervolgopdracht? Dat begrip is breed te interpreteren. Er bestaat vaak een relatie tussen eerder uitgevoerd werk en wat er daarna moet gebeuren. Het is voor medewerkers soms onduidelijk of iets een vervolgopdracht is, of dat het beschouwd moet worden als onderdeel van één opdracht. Van een herhalings- c.q. vervolgopdracht is sprake bij (cumulatief): • het plaatsen van een opdracht bestaande uit de herhaling van een soortgelijk(e) werk of dienst; • én dat door dezelfde (decentrale) overheid aan de met de eerste opdracht belaste marktpartij wordt toevertrouwd; • én waarbij het werk/de dienst overeenstemt met een basisproject dat het voorwerp vormde van de door die (decentrale) overheid aanbestede eerste opdracht. Een vervolgopdracht kan een-op-een worden verleend met in achtneming van onderstaande regels. Als algemene regel geldt dat iedere opdracht opnieuw moet worden aanbesteed volgens de aanbestedingsrichtlijnen. Er zijn echter gevallen waarin wel 'uit de hand' mag worden gegund bv.: 1. Opdrachten die volgens de aanbestedingsrichtlijnen uit de hand kunnen worden gegund (een offerte is voldoende). 2. Opdrachten waar in de oorspronkelijke aanbesteding al op een bepaalde manier rekening is gehouden met vervolgopdrachten zoals: vervolg- of herhalingsopdrachten bij Diensten en Werken (moet vooraf bekend worden gemaakt); vervolgopdracht na Prijsvraag (bijv. ontwerpprijsvraag met als vervolgopdracht de uitwerking van het ontwerp). * Het is vanzelfsprekend mogelijk om bij bedragen die onder het drempelbedrag liggen toch te kiezen voor een “hoger liggende” inkoopvorm. Opties Vervolgopdrachten worden onderscheiden van opties, indien er sprake van is dat de (decentrale) overheid eenzijdig kan bepalen of de duur van een bepaalde overeenkomst wordt verlengd. Bij vervolgopdrachten is zulks slechts mogelijk met medewerking van de opdrachtnemer. Hardheidsclausule In uitzonderingsgevallen mag gemotiveerd van de eerder genoemde aanbestedingsvormen worden afgeweken. De uiteindelijke beslissing hiertoe wordt genomen door het betreffende college van burgemeester en wethouders. Van een uitzonderingsgeval is sprake: • Wanneer dat strikt noodzakelijk is als gevolg van dwingende spoed. Het spoedeisende karakter mag niet te wijten zijn aan de aanbestedende dienst. Het moet hierbij gaan om omstandigheden die de aanbestedende dienst niet kon voorzien. Het gaat alleen om leveringen, diensten of werken die nodig zijn om een onmiddellijke noodsituatie te verhelpen, hierbij zij echter opgemerkt, dat voor bepaalde soorten calamiteiten ook zogenoemde raamovereenkomsten kunnen worden opgesteld. In de raamovereenkomst worden alle technische, organisatorische, financieeleconomische en juridische randvoorwaarden vastgelegd, zodat in geval van een calamiteit snel


10

•

• •

•

•

• • •

opdracht kan worden verleend en nog slechts de bijzondere omstandigheden van het geval behoeven te worden vermeld. Er is sprake van een situatie, waarbij er maar één opdrachtnemer in aanmerking komt (bijvoorbeeld omdat deze beschikt over een alleenrecht - Octrooi of Auteursrecht- of over specifieke technische of artistieke kwaliteiten); In het geval van aanvullende diensten of werken, die, als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn om de oorspronkelijke dienst of het werk te kunnen verlenen; In het geval van aanvullende leveringen, ter vervanging van al in gebruik zijnde goederen of voor leveringen ter uitbreiding, indien de keuze van een andere leverancier of andere producten onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich mee zou brengen. De looptijd van deze opdrachten mag niet langer zijn dan drie jaar; In het geval van herhalingsopdrachten voor werken, die deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht die zelf openbaar is aanbesteed. De herhalingsopdracht moet gaan naar de aannemer die de oorspronkelijke opdracht uitvoert. Herhalingsopdrachten kunnen slechts worden geplaatst tot uiterlijk 3 jaar na gunning van de oorspronkelijke opdracht. In het geval van herhalingsopdrachten voor leveringen of diensten die deel uitmaken van de oorspronkelijke opdracht. Een van de voorwaarden is dat in de aanbestedingstekst van de eerste opdracht al melding is gemaakt van de inkoop van mogelijke bijkomende diensten/leveringen; In het geval van wettelijk gedwongen winkelnering (de verplichting om aankopen bij een bepaalde leverancier te doen); In het geval dat bij een aanbesteding sprake is van dienstverlening welke in het BAO (Besluit Aanbesteding Overheidsopdrachten) is opgenomen als 2B dienst *; In het geval dat een aanbestedingsvorm als gevolg van zwaarwegende argumenten, voor het college van burgemeester en wethouders, nadelig is. * Diensten zoals genoemd in bijlage 2 lid B van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten.

Sociale Werkvoorziening Een aanbestedende dienst mag opdrachten voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen. Randvoorwaarde is dat een meerderheid van de bij de uitvoering van de opdracht betrokken werknemers van deze sociale werkvoorziening personen met een handicap zijn die geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Dit staat omschreven in artikel 19 van het Besluit Aanbesteding Overheidsopdrachten (BAO) 2005. 3.8

Inkoop bevoegdheden

De Raad heeft het budgetrecht op programma- en investeringskredietniveau; dus elke inkoopbevoegdheid geldt onder voorwaarde dat de raad budget/krediet ter beschikking heeft gesteld (binnen de afspraken van de verordening art. 212). Op productniveau is het budgetrecht aan het College. Tot aan de vastgestelde budgetten op productniveau gelden de volgens bijlage I geldende bevoegdheden. Aan de hand van het drempelbedrag wordt het bevoegd orgaan bepaald voor het aangaan van de inkoop. Met bevoegdheid wordt dus concreet bedoeld het geautoriseerd zijn tot het aangaan/sluiten van de inkoop. 3.9

Aankondiging opdracht

Bij de openbare inkoopvorm dient de opdracht te worden aangekondigd. In geval de opdracht Europees wordt aanbesteed, dient de voorgenomen opdracht gemeld te worden bij de Europese Gemeenschap om te worden gepubliceerd in het Supplement op het Publicatieblad van de EG. Om dit te bewerkstelligen wordt de aankondiging van de opdracht gezonden aan het Bureau voor Officiële Publicaties in Luxemburg. De gemeente kan eveneens een vooraankondiging publiceren. Het publiceren van een dergelijke aankondiging verplicht de gemeente (later) niet tot het doen van de feitelijke aanbesteding. Een


11

vooraankondiging heeft als voordeel dat termijnen van de aanbestedingsprocedure mogen worden verkort. 3.10

Europees aanbesteden

In geval van opdrachten die Europees moeten worden aanbesteed is het raadzaam advies in te winnen ten aanzien van: • het voldoen van de aanbestedingsstukken aan de Europese regels en het inkoop- en aanbestedingsbeleid • de wijze van aanbesteden (wordt met onder meer de geformuleerde selectie- en gunningscriteria een optimaal (economisch) resultaat gewaarborgd?) • advies over gunning


12

4. UITGANGSPUNTEN Het is belangrijk dat de gemeenten uitgangspunten formuleren die nagestreefd dienen te worden. Daarom volgen een aantal uitgangspunten op drie verschillende gebieden. Als eerste zullen uitgangspunten op juridisch niveau worden besproken. Vervolgens zullen het maatschappelijk en het economisch inkopen besproken worden. Uiteraard dient te allen tijde binnen de kaders van de juridische uitgangspunten gehandeld te worden. Daarnaast dient echter vermeld te worden dat niet alle uitgangspunten die hieronder zijn geformuleerd bij elke inkoop gehanteerd worden. Elke inkoop brengt specifieke eisen met zich mee. De gemeenten kunnen per inkoop kiezen welk uitgangspunten worden gehanteerd. 4.1

Juridisch verantwoord inkopen

Er zijn verschillende juridische uitgangspunten die we hanteren bij het inkoopbeleid. De gemeente heeft de wettelijke verplichting om bij een inkoop de wet- en regelgeving na te leven. Daarnaast is het van belang dat we streven naar transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. 4.1.1

Wet en regelgeving

De regelgeving voor inkoop en aanbestedingen door de gemeente is wettelijk vastgelegd. Als gemeente dienen we deze wet- en regelgeving zorgvuldig na te leven. Hieronder staat de specifieke wet- en regelgeving op het terrein van inkopen en aanbesteden door overheden. •

•

•

•

•

De Europese aanbestedingsrichtlijnen, voor het uitvoeren van aanbestedingen van leveringen, diensten en werken door overheden. Deze richtlijnen gelden voor opdrachten die een bepaalde waarde te boven gaan. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) en het Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren (Bass) verplichten Nederlandse overheden om de Europese aanbestedingsrichtlijnen toe te passen. Het Aanbestedingsreglement werken 2005 (ARW 2005). De overheden zijn verplicht dit reglement toe te passen, wanneer zij een opdracht willen laten uitvoeren waarvan de raming boven het Europese drempelbedrag uitkomt. Daarnaast zijn hierin regels vastgelegd die worden gehanteerd wanneer de raming van een werk beneden het Europese drempelbedrag ligt en het derhalve “nationale” aanbestedingen betreft. De Wet BIBOB (Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur) biedt de mogelijkheid aan gemeenten om bij het Bureau BIBOB in concrete aanbestedingen advies te vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen aanleiding kunnen zijn partijen uit te sluiten. De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira) creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen.

Naast deze specifiek op aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere wetten relevant: •

• •

•

De Algemene Wet Bestuursrecht (Awb), waarin de algemene regels van bestuursrecht zijn opgenomen zoals de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer zorgvuldigheids-, motiverings-, gelijkheids-, vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel). De Gemeente-, Provincie- en Waterschapswet als wettelijk kader voor het handelen van gemeenten, provincies en waterschappen. Het EG-verdrag: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EG-Verdrag inzake de interne markt. Het Burgerlijk Wetboek (BW) ten aanzien van het contractenrecht.


13

Naar verwachting wordt in juli 2011 de nieuwe Aanbestedingswet van kracht. Daar waar mogelijk is al met deze nieuwe wet rekening gehouden bij de totstandkoming van deze Inkoopnota. Uiteraard zal na de inwerkingtreding van de nieuwe Aanbestedingswet naleving van deze wetgeving plaats gaan vinden. Indien nodig zal vanwege de nieuwe Aanbestedingswet en de aangekondigde modellen van de VNG eind 2011 aanpassing van de inkoopnota plaatsvinden. 4.1.2

MKB-gericht beleid

Onderdeel van de professionele inkoopafwegingen, is ook het bepalen van het gewenste aantal en omvang van de toekomstige leveranciers om een opdracht te vervullen. Hierbij is regelmatig sprake van schijnbaar tegengestelde eisen en wensen. Zowel qua inhoud (denk aan gemeentebrede standaardisering van producten en diensten versus toegesneden maatwerk), qua directievoering of contractmanagement (aansturing van weinig versus veel verschillende leveranciers), risico (alle eieren in één grote mand, of ieder ei in een afzonderlijk klein mandje), bedrijfszekerheid (bewezen dienstverlening) en het realiseren van politieke doelstellingen (denk aan duurzaam inkopen of social return on investment/rendement van maatschappelijke investeringen). Met name de organisaties vanuit het Midden- en Kleinbedrijf (MKB) geven aan, dat de manier waarop overheden hun opdrachten aanbesteden, vaak een barrière opwerpt voor kleinere bedrijven om in te schrijven. De gemeenten Gulpen-Wittem, Vaals en Valkenburg aan de Geul stellen zich als doel om in al hun opdrachten de bovengenoemde afwegingen expliciet te maken en ook om potentiële aanbieders de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan de inkoop. Hierbij zij opgemerkt, dat het Europees aanbestedingsrecht geen ruimte biedt om een voorkeursbeleid te voeren t.a.v. lokale en/of MKB-bedrijven, en dat omgekeerd het ook niet mogelijk is om grote bedrijven te verbieden in te schrijven op kleine opdrachten. Om geïnteresseerde marktpartijen, ongeacht of deze in Nederland dan wel België of Duitsland gevestigd zijn, een gelijke kans te bieden om voor uitnodiging tot inschrijving in aanmerking te komen, verplichten wij ons tot publicatie van de opdracht. Het staat de gemeenten echter zonder meer vrij om voor een enkelvoudig dan wel meervoudig onderhandse procedure enkel regionale marktpartijen uit te nodigen, indien: • • •

4.1.3

de publicatie enkel de interesse wekt van regionale marktpartijen; geen enkele marktpartij haar interesse kenbaar maakt naar aanleiding van de publicatie; het niet gaat om een opdracht met een duidelijk grensoverschrijdend belang.

Duurzaamheid

De gemeenten streven ernaar via de opdrachtverstrekking aan marktpartijen concrete duurzaamheidswinst te bereiken. Duurzaam inkopen is het integraal meewegen van milieu-, maatschappelijke- en sociale criteria bij de inkoop van diensten, leveringen en werken. Hierdoor kan de overheid een grote invloed uitoefenen op de verduurzaming van de productie en het terugdringen van de milieubelasting bij de uitvoering van diensten, leveringen en werken. In 2010 moet de Rijksoverheid bij 100% van haar inkopen en aanbestedingen duurzaamheid als zwaarwegend criterium bij de besluitvorming meenemen. Voor provincies, gemeenten en waterschappen geldt deze eis voor 75% van de inkopen. Bij duurzaam inkopen gaat het om maatschappelijk verantwoord ondernemen; het is meer dan milieu alleen. Het gaat om de balans tussen milieu, mens en middelen en het is een integrale verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. Feitelijk betreft het verantwoord inkopen met respect voor de omgeving. In alle fasen van het inkoopproces zullen milieu-, maatschappelijke en sociale aspecten toegepast worden, zodat het geleverde aan deze criteria voldoet. SenterNovem (nu


14

Agentschap voor duurzaamheid en innovatie) heeft op diverse gebieden duurzaamheidscriteria ontwikkeld, zie hiervoor www.agentschapnl.nl. Toepassing duurzaamheid in onze dagelijkse praktijk Voor alle inkopen worden keuzes gemaakt op het gebied van duurzaam inkopen. Het doel hiervan is dat de gemeenten duurzaam inkopen tegen een optimale prijs-kwaliteitverhouding. Concreet betekent dit dat bij alle inkopen toetsing plaatsvindt aan de duurzaamheidscriteria, ontwikkeld door SenterNovem. De duurzaamheidseisen gelden in principe als harde voorwaarde voor de uit te voeren inkoop. Een eventuele compensatie voor het niet voldoen aan duurzaamheidseisen kan zijn dat wel aan bepaalde duurzaamheidswensen wordt voldaan, zodat toch in belangrijke mate de gewenste duurzaamheidsscore wordt behaald. In het inkoopdossier, dat voor elke inkoop boven de gestelde drempelbedragen wordt opgesteld, wordt duurzaamheid een vast onderdeel. Met onderliggende documentatie wordt aangetoond dat toetsing aan de duurzaamheidscriteria heeft plaatsgevonden. Tevens wordt onderbouwd dat aan de duurzaamheidseisen voor de betreffende inkoop is voldaan. Een eventuele inkoop waarbij niet (geheel) voldaan is aan de duurzaamheidseisen wordt gemotiveerd toegelicht, waarbij tevens de toestemming van de direct leidinggevende wordt gedocumenteerd. Op de correcte uitvoering van duurzaam inkopen en de dossiervorming zal vanuit Interne Controle jaarlijks een check plaatsvinden. 4.1.4

Transparantie, objectiviteit en non-discriminatie

In haar publiekrechtelijke hoedanigheid dienen de gemeenten een grote mate van transparantie en openheid in hun beleid na te leven en dienen keuzes op een objectieve en non-discriminerende manier gemaakt te worden. 4.2

Maatschappelijke beleidsuitgangspunten

Maatschappelijke (ook wel genoemd ethische en ideële) beleidsuitgangspunten geven aan welke waarden en normen worden uitgedragen in het inkoopbeleid. Naast de beginselen van behoorlijk bestuur waar alle overheden aan gebonden zijn, formuleren we hieronder een aantal algemene maatschappelijke beleidsuitgangspunten die wij als gemeenten van belang achten. Uiteraard past ook duurzaamheid binnen het kader van maatschappelijke beleidsuitgangspunten. 4.2.1

Maatschappelijke eisen aan de leverancier

De maatschappelijke eisen hebben betrekking op de rol van de leverancier als werkgever. Hierbij wordt met name bedoeld dat leveranciers zich houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dit betekent onder meer dat de leverancier zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid en niet discrimineert. Met de komst van de Wet BIBOB (Bevordering Integriteits- Beoordelingen door het Openbaar Bestuur) is een instrument in handen om de integriteit van leveranciers te beoordelen. 4.2.2

Integriteiteisen aan bestuur en ambtenaren

Niet alleen aan leveranciers, ook aan de integriteit van onze eigen bestuurders en ambtenaren worden eisen gesteld. Naast een interne strikte functiescheiding dienen, om belangenverstrengeling te voorkomen, enkel zakelijke relaties te worden onderhouden met de leveranciers. Voor de uitvoering en consequenties van deze eisen, gelden de regels van het door de betreffende gemeente vastgestelde integriteitsbeleid.


15

4.3

Economische beleidsuitgangspunten

Economische beleidsuitgangspunten hebben onder andere te maken met de manier waarop de markt wordt benaderd en de economische criteria die gehanteerd worden in het selectieproces. 4.3.1

Mate waarin concurrentie wordt gezocht

Om optimale aanbiedingen te krijgen wordt er zoveel mogelijk in concurrentie ingekocht. Toch is de mate waarin we concurrentie zoeken afhankelijk van de waarde van de in te kopen diensten, leveringen of werken. Tevens kan het aantal beschikbare leveranciers bepalend zijn. Een eerste richtlijn voor het kiezen van een inkoopvorm zijn de bij deze nota vastgestelde drempelwaarden. 4.3.2

Afweging tussen prijs en kwaliteit

Gunningscriteria worden gehanteerd om de aanbieding te selecteren. Het ARW 2005 (zie punt 4.1.1.) vermeldt bijvoorbeeld, dat de aanbesteder bij een Europese aanbesteding de inschrijvingen beoordeelt op grond van: 1. de laagste prijs of 2. de economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding. Het eerste criterium zal over het algemeen slechts worden gehanteerd indien er sprake is van een zeer hoge mate van standaardisatie van het aanbestede werk of de opdracht gedetailleerd wordt omschreven waardoor onderscheid van aanbiedingen nauwelijks mogelijk is. Het tweede criterium is een verzamelbegrip en de (sub)criteria voor de invulling van dit begrip kunnen per opdracht variëren. Hiervoor dienen in de aankondiging van de aanbesteding objectieve en functionele criteria te worden opgesteld. Het criterium “economisch meest voordelige inschrijving/aanbieding” verdient de voorkeur omdat het past bij de doelstelling van de gemeente om bij inkopen en aanbesteden zo veel mogelijk naar een optimale verhouding tussen van belang zijnde aspecten te streven (prijs, kwaliteit, duurzaamheid, social return etc.). Daar waar dit criterium niet geschikt is kan gebruik worden gemaakt van het gunningcriterium ”laagste prijs”. Voor de overige inkopen (-> niet Europese aanbesteding) is eveneens een scheiding in deze twee criteria aangebracht. De gemeenten Gulpen-Wittem, Vaals en Valkenburg aan de Geul hebben hiervoor, zonder een volgorde van gewicht vast te stellen, de navolgende criteria in ieder geval als zwaarwegend aangemerkt. • Prijs en meerwerk In bepaalde gevallen bestaat de bereidheid om voor meer kwaliteit te betalen. Voorkomen moet worden, dat als gevolg van te scherpe prijzen in combinatie met een goede kwaliteit een te grote druk op de controle van de werkzaamheden komt te liggen en het risico van meerwerk zal toenemen waardoor de goedkoopste aanbieder uiteindelijk niet goedkoop is. • Kwaliteit Door in het plan van eisen (waar moet de inkoop aan voldoen?) uitgebreid aan te geven aan welke technische, organisatorische en financiële eisen de leverancier/aannemer moet voldoen kan de kwaliteit van het uit te voeren werk zoveel mogelijk worden gewaarborgd. • Milieu De gemeenten toetsen in gezamenlijkheid of afzonderlijk voor zover dat bij de desbetreffende opdracht aan de orde kan zijn of voldaan wordt aan de vigerende milieueisen waarbij zoveel mogelijk de gehele levenscyclus van de bij het werk gebruikte product(en) in ogenschouw wordt genomen. Gestreefd wordt naar de meest milieuvriendelijke oplossing met een goede functionaliteit tegen een marktconforme prijs. Verwezen wordt naar de toepassing van duurzaamheid in onze dagelijkse praktijk.


16

5. SELECTIE EN GUNNINGSCRITERIA In de derde fase van het inkoopproces vindt de selectie plaats uit de verschillende offertes. Aangezien er sprake moet zijn van verschillende offertes geldt dit hoofdstuk niet voor de inkoopvormen vormvrij en (enkelvoudig) onderhands. Als eerste wordt bekeken of de inschrijvers voldoen aan de gestelde selectiecriteria. Dit betreft de zogenaamde knock-out criteria, waaraan de aanbieder te allen tijde moet voldoen. Daarna wordt op objectieve gronden de aanbieding geselecteerd die het beste aansluit bij de in het plan van eisen (waar moet de inkoop aan voldoen?) gestelde gunningscriteria. Een inschrijver moet zowel op de dag van inschrijving als op de dag van opdrachtverlening aan deze criteria voldoen. De criteria moeten voor alle gegadigden gelijk zijn en ook op gelijke wijze worden toegepast. Hoewel er in de Europese regelgeving een strikte scheiding is gemaakt tussen selectiecriteria en gunningscriteria blijkt in de praktijk dat bepaalde criteria afhankelijk van de opdracht zowel als selectie- alsook gunningscriteria kunnen worden gehanteerd. Het is daarom van belang te vermelden dat een criterium dat als selectiecriterium is gebruikt niet meer bij de gunning kan worden gebruikt. 5.1

Selectiecriteria

Onder het EG-drempelbedrag, bij nationale aanbestedingen, geldt geen limitatief gebruik van selectiecriteria. Wel dient bij werken rekening te worden gehouden met de kaders van het ARW 2005, terwijl bovendien niet in strijd mag worden gehandeld met de beginselen van het EG-recht omdat deze ook doorwerken op nationaal niveau. Selectiecriteria worden zoals gesteld gehanteerd om de aanbieder te selecteren. Men dient er op bedacht te zijn dat de aanbieder ook aan iedere eis die in het plan van eisen wordt opgenomen moet (kunnen) voldoen. Selectiecriteria dienen proportioneel te zijn, dat wil zeggen zij moeten in een redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Voor Europese aanbestedingen geldt dat de beoordeling van de geschiktheid en de selectie van gegadigden alleen kan geschieden op basis van gegevens zoals: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

5.2

betrouwbaarheid: uittreksel handelsregister, notariële getuigschriften, onberispelijke beroepsmoraal. financiële en economische draagkracht: bank- en accountantsverklaring, uittreksel bedrijfsbalans. technische bekwaamheid: beroepsdiploma’s, referentielijst, milieu en veiligheidsaspecten. kwaliteitsbewaking: door onafhankelijke instanties opgestelde verklaringen dat de ondernemer aan bepaalde kwaliteitsnormen voldoet. normen inzake milieubeheer: een door onafhankelijke instanties opgestelde verklaring dat de ondernemer aan bepaalde normen inzake milieubeheer voldoet. certificering en bewijs van inschrijving op een lijst van erkende aannemingsbedrijven.

Gunningscriteria

De gunningscriteria worden gehanteerd om de aanbieding te selecteren. Bij het beoordelen van offertes staan een overheidsorganisatie twee gunningscriteria ter beschikking. De eerste is de laagste prijs en de tweede is de economisch meest voordelige aanbieding. De gunning van de opdracht kan dus plaatsvinden op grond van de laagste aangeboden prijs (laagste prijs) of op basis van de prijs / kwaliteitverhouding van de aanbieding. In dat laatste geval wordt gesproken van gunning op basis van economisch meest voordelige aanbieding of inschrijving (EMVA of EMVI). Bij EMVI dan wel EMVA stelt de inkoper vast hoeveel waarde wordt gehecht aan bepaalde eisen. Hieronder worden beide criteria nader uitgelegd.


17

5.2.1

Economisch meest voordelige aanbieding

Indien mogelijk zullen de gemeenten Gulpen-Wittem, Vaals en Valkenburg aan de Geul altijd kiezen voor de economisch meest voordelige aanbieding. In dit geval formuleert men naast ‘prijs’ aanvullende gunningscriteria. Deze kunnen betrekking hebben op het in te kopen product (zoals kwaliteit, milieuvriendelijkheid, levertijd), maar bijvoorbeeld ook op het beheer en onderhoud daarvan. Indien er meerdere aanbieders aan de bijkomende criteria voldoen geldt dat er wordt gekozen voor de laagste prijs. Indien gekozen wordt voor de economisch meest voordelige aanbieding, moeten vooraf de wegingsfactoren van de verschillende gunningscriteria bekend worden gemaakt. 5.2.2

De laagste prijs

Wanneer een opdracht tegen de laagste prijs wordt gegund, is het beoordelen van de offertes relatief eenvoudig. Er vindt een controle plaats of de aanbiedingen voldoen aan de vooraf vastgestelde en bekendgemaakte minimum- c.q. selectie-eisen. Hierna geeft de prijs de doorslag. Gunning tegen de laagste prijs wordt in de praktijk veel toegepast in de bouwsector. Deze methodiek is bij uitstek geschikt voor producten en diensten die een opdrachtgever gedetailleerd kan omschrijven in een bestek of waarvan het kwaliteitsniveau goed kan worden vastgelegd. Inschrijvers kunnen zich dan niet onderscheiden met de inhoud van hun aanbieding, maar alleen met de prijs. 5.2.3

Alcatel termijn

De gemeenten Gulpen-Wittem, Vaals of Valkenburg aan de Geul gunnen onder voorwaarden volgens het Alcatel Arrest. Dit betekent dat er een termijn van 15 dagen wordt gesteld waarbinnen verliezende inschrijvers de mogelijkheid hebben om beroep aan te tekenen of een kort geding bij het Arrondissementrechtbank te Maastricht aan te spannen tegen het voorgenomen gunningsbesluit. Eerst na het verstrijken van die termijn, dan wel na een beslissing op een binnen die termijn ingekomen beroep, zal de opdracht worden verleend.”


18

BIJLAGEN


19

BIJLAGE I. DREMPELBEDRAGEN

INKOOPBELEID Basisafspraak:

Inkoopvorm

Het budgetrecht op programma- en investeringskredietniveau is aan de raad, dus elke inkoopbevoegdheid geldt onder de voorwaarde dat de raad budget/krediet ter beschikking heeft gesteld (binnen de afspraken van de verordening art. 212). Op productniveau is het budgetrecht aan het college. Tot aan de budgetten op productniveau gelden de onderstaande bevoegdheden. De genoemde drempelbedragen zijn exclusief BTW. Vormvrij

Onderhands Enkelvoudig 1 offerte of meer

Vrij Aard Opdracht

Openbaar

Meervoudig 2 offertes of meer

Meervoudig 3 offertes of meer > € 30.000 - € 100.000

LEVERINGEN

< € 2.500

[1]

€ 2.500 - € 15.000

[1]

€ 15.000 - € 30.000

[1]

DIENSTEN

< € 2.500

[1]

€ 2.500 - € 25.000

[1]

€ 25.000 - € 50.000

[1]

WERKEN

< € 2.500

[1]

€ 2.500- € 25.000

[1]

€ 25.000 - € 150.000 [1]

> € 100.000 - € 150.000 > € 50.000 - € 100.000

Niet Europees

Europees

[2]

> € 150.000 [3] > Europese drempel [3] < Europese drempel [2]

> € 100.000 - € 150.000

> € 150.000 [3] > Europese drempel [3] < Europese drempel

> € 150.000 - € 250.000

[2]

> € 250.000 - € 500.000

[3]

> € 500.000 [3] > Europese drempel [3] < Europese drempel

Bevoegdheden: WIE: [1] Budgethouder/Projectleider [2] Leidinggevende [3] College

Europese Drempels per 1-1-2010 € 193.000 € 4.845.000

Leveringen en diensten Werken

Bevoegdheid : geautoriseerd tot het aangaan/sluiten van de inkoop


20

[3]

[3]

BIJLAGE II. TIJDSTERMIJNEN

Het ARW 2005 noemt een aantal tijdstermijnen waaraan bij aanbestedingen van werken volgens dit reglement moet worden voldaan. De termijnen zijn vastgesteld in dagen. Onder deze “dagen” wordt verstaan een “kalenderdag”. Deze termijnen zijn in onderstaande figuur opgenomen. Onderhandse procedure

Ontvangst van de inschrijvingen Bestek ter inzage en verkrijgbaar Termijn van gestanddoening

Vragen naar motief voor niet uitnodigen tot inschrijving Motivering van afwijzing tot niet gunnen c.q. niet uitnodigen

Niet openbare procedure (Aanbesteding met voorafgaande selectie)

Openbare procedure

Minimaal 36 dagen, te rekenen vanaf de publicatiedatum binnen 6 dagen na ontvangst van de aanvraag De inschrijver moet zijn inschrijving gestand doen gedurende 45 dagen na de dag waarop de aanbesteding heeft plaatsgevonden tenzij in de aankondiging, het bestek of de nota van inlichtingen een andere termijn is gesteld. Minimaal 21 dagen, te rekenen vanaf de publicatiedatum

Binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek Binnen 15 dagen na ontvangst van het verzoek


21

BIJLAGE III. WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN Het is van belang bij de keuze van de aanbestedingsvorm een begripsbepaling te geven van de drie verschillende categorieën. Daarom hebben we hieronder een bepaling geven van achtereenvolgens werken, leveringen en tot slot diensten. Onder werken wordt verstaan een product van bouw- dan wel wegenbouwkundige, waterbouwkundige en milieutechnische werken in hun geheel dat er toe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Dit betreft zowel opdrachten die betrekking hebben op de uitvoering van werken als de combinatie van ontwerp en uitvoering. Bij werken geldt ook het ARW 2005. Het ARW 2005 is een stapsgewijze uitwerking van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten. De sterke punten van het ARW 2005 zijn met name het praktische gehalte en de helderheid van zorgvuldig uitgeschreven aanbestedingsprocedures. Verder is aangesloten bij de tekst van het Besluit. Naast de traditionele aanbestedingsprocedure bij werken kan eveneens gebruik worden gemaakt van de volgende vormen: • Bouwteam • Design & construct • Design & construct en maintenance • Turnkey Bij het Bouwteam besluit de opdrachtgever om het bedrijf al in het begin van de ontwerpfase in te schakelen. De bouwvoorbereiding vindt in een zogenaamd bouwteam plaats, waarin, naast de opdrachtgever, ook de architect, de aannemer en eventuele andere adviseurs participeren. Deze constructie wordt in de bouw al jaren toegepast doch komt in de civieltechnische hoek nog relatief weinig voor. Vaak komt dit voor bij werken die op gebruikelijke wijze zijn aanbesteed en waar vervolgens een vervolgopdracht uit voortvloeit. Vaak is het dan voor die vervolgopdracht aantrekkelijk om 1 op 1 zaken te doen met de aannemer die al op dat werk bezig is. Design & Construct betekent letterlijk "Ontwerp en constructie" (in jargon "aangenomen werk"), en houdt in dat de aannemer verantwoordelijk is voor zowel ontwerp als uitvoering. In de meest basale vorm krijgt de aannemer een functionele omschrijving van het te realiseren project met daarbij een programma van eisen (PVE). Hij dient op basis van die omschrijving en eisen een detailontwerp te vervaardigen en de constructie op zich te nemen. Soms krijgt de aannemer een basisontwerp en dient dat als basis voor zijn opdracht. De opdrachtgever toetst het ontwerp, de kwaliteit en bouwmethodiek aan het PVE, de geldende normen en richtlijnen, alsmede aan de afgesproken kaders (voorwaarden, kwaliteitsplan, veiligheidsplan, enz.). Uitgangspunt van de contractvorm is dat een vaste prijs wordt aangeboden om het geheel te realiseren. De aannemer heeft een verregaande verantwoordelijkheid, grote vrijheid (binnen de kaders van het PVE), en is kosten- en tijdgedreven. De opdrachtgever heeft idealiter een lichtere taak dan bij een regie of bouwteam contractvorm, omdat in dit geval slechts toetsend kan worden toegezien. Wanneer bij het laten realiseren van een (civiel)technisch werk één van de navolgende aspecten aan de orde is kan ervoor gekozen worden om het werk aan te besteden in een design & construct constructie.


22

Aspecten: • Het werk is van specialistische aard, zodat specifieke knowhow van een bedrijf al in de ontwerpfase geïntegreerd dient te worden. • Voor de realisatie van het werk is een spoedeisend karakter aan de orde, of er bestaat de wens om af te wijken van het normale tijdspad ten aanzien van een ontwerp-, voorbereidings- en aanbestedingsprocedure. • Het project heeft een vergaande complexiteit waardoor het wenselijk is de ontwerpverantwoordelijkheid bij één marktpartij neer te leggen, zulks om risico en aansprakelijkheid voor de gemeente te beperken. • Bij ontwerp en realisatie van een project zijn tal van belanghebbenden betrokken, zodat uit het oogpunt van beperking van ambtelijke inbreng, doorlooptijd en coördinatieoptimalisatie, het de voorkeur geniet de coördinatie van ontwerpen realisatiefase bij één marktpartij te leggen Bij een design en construct aanbesteding zal telkens gebruik worden gemaakt van een standaard afstandsverklaring waarbij een ‘knipmoment’ wordt ingebouwd tussen ontwerpen uitvoeringsfase. Aanbesteding op basis van een design en construct concept geschiedt in principe met één geselecteerde partij. Wanneer het wenselijk is meerdere marktpartijen te betrekken in de selectie voor een Design en construct aanbesteding, geschiedt de eindselectie op basis van een selectie. Bij Design & Construct en maintenance gaat het nog een stapje verder, dan wordt er namelijk ook een contract gesloten voor meerdere jaren, waarin het bedrijf het onderhoud verzorgt van het werk. Dit kan gedurende 2 of 5 jaar, maar ook 10 jaar. Met name bij grote werken van Rijkswaterstaat en grote gemeenten komt deze vorm van aanbesteden in toenemende mate voor. Turnkey gaat nog een stapje verder dan design en construct. Tijdens het project heeft de gemeente feitelijk geen controlemomenten meer, hetgeen bij design en construct wel het geval is. In feite is de opdrachtgever alleen bij de start betrokken, dan reikt hij het programma van eisen aan, waaraan het project moet voldoen. Motieven om te kiezen voor alternatieve samenwerkingsvormen zijn onder meer: effectieve inzet van de beschikbare capaciteit bij gemeenten, de complexiteit van het werk, maximaal benutten van de deskundigheid van een aannemer voor genereren van goede oplossingen voor een acceptabele prijs. Leveringen kunnen omschreven worden alles wat betrekking heeft op de leveringen van (on)roerende homogene goederen. De producten kunnen op verschillende manieren geleverd worden en aangeschaft worden door middel van aankoop, leasing, huur of huurkoop. Installatie valt hier eveneens onder. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld een telefooncentrale onder leveringen. Onder Diensten wordt verstaan: activiteiten die door derden op contractbasis worden verricht zonder eigendomsoverdracht van goederen. Alle overeenkomsten op het gebied van dienstverlening, die niet beschouwd kunnen worden als opdrachten voor werken of leveringen. Voorbeelden hiervan zijn (technische) adviesbureaus, (milieutechnische) onderzoekbureaus, onderhoudsdiensten, schoonmaakdiensten, accountantsdiensten, vuilafvoerdiensten, verzekeringsdiensten, inhuur personeel, enz. Ook het uitschrijven van prijsvragen voor ontwerpen zijn diensten. Bij Diensten wordt in de Algemene Aanbestedingsrichtlijn (2004/18/EG) een onderscheid gemaakt tussen "prioritaire" diensten (2A-diensten) en "residuaire" diensten (2B-diensten). De indeling in Adiensten en B-diensten berust op:


23

• • • • •

bestaande ervaring met overheidsopdrachten voor de betrokken diensten; het aandeel van overheidsopdrachten in de totale omzet van de sector in kwestie; het groeipotentieel voor grensoverschrijdende opdrachten voor de betrokken diensten; de impact die de volle toepassing van de aanbestedingsvoorschriften zou kunnen hebben op de openstelling van markten en op de mededinging; de praktische toepasbaarheid van de regels.

Het onderscheid tussen A-diensten en B-diensten is met name van belang bij het plaatsen van dienstenopdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempel overschrijdt. Bij het plaatsen van overheidsopdrachten voor het leveren van A-diensten met een geraamde waarde boven de Europese drempel is de Richtlijn integraal van toepassing. Bij het plaatsen van overheidsopdrachten voor het leveren van B-diensten met een geraamde waarde boven de Europese drempel zijn slechts de artikelen 23 (technische specificaties) en 35 lid 4 (aankondiging van de gegunde opdracht) en de beginselen van gelijke behandeling en transparantie van toepassing. Het vorenstaande betekent – kort gezegd – dat geen Europese aanbestedingsprocedure hoeft te worden gevolgd bij het plaatsen van de laatstgenoemde opdrachten. De (decentrale) overheid kan in die gevallen volstaan met een nationale of regionale aanbesteding met een publicatie van die aanbesteding op een voor marktpartijen toegankelijke website of in een regionaal of landelijk dagblad. Bij het plaatsen van dienstenopdrachten waarvan de geraamde waarde de Europese drempel niet overschrijdt is het onderscheid tussen A-diensten en B-diensten niet relevant. Tot de groep prioritaire diensten (2A-diensten) behoren: • Onderhouds- en reparatiediensten • Diensten voor vervoer over land • Postvervoer • Telecommunicatiediensten • Financiële diensten zoals verzekeringsdiensten, bankverrichtingen en diensten in verband met beleggingen • Computer- en aanverwante diensten • O & O - diensten • Diensten van accountancy, controle en boekhouding • Diensten voor marktonderzoek en peiling van de openbare mening • Diensten voor bedrijfsadvisering en aanverwante diensten • Bouwkundige diensten en technische en geïntegreerde technische diensten • Diensten van stedenbouw en landschapsarchitectuur • Diensten voor aanverwante technische en wetenschappelijke advisering • Diensten voor het uitvoeren van technische proeven en analyses • Advertentie- en reclamediensten • Diensten voor het schoonmaken van gebouwen en het beheer van onroerende goederen • Uitgeverij- en drukkerijdiensten, in regie of op contractbasis • Riolering- en vuilophaaldiensten; afvalverwerking en aanverwante diensten De residuaire diensten (2B-diensten) omvatten: Hotel- en restauratiediensten Spoorwegvervoerdiensten Diensten voor ondersteunend en hulpvervoer Diensten van juridische aard Plaatsing van personeel en personeelsverschaffing Diensten voor onderwijs en beroepsonderwijs Gezondheids- en sociale diensten Diensten voor recreatie, cultuur en sport Andere diensten

• • • • • • • • •


24

BIJLAGE IV. FORMULIER INKOOP EN AANBESTEDING Het invullen van dit formulier is verplicht bij inkoop en aanbestedingen voor leveringen, diensten en werken bij ramingen (excl. BTW) groter dan € 15.000, -. 1. Behandelende afdeling

Afdeling

2. Behandelend ambtenaar/projectleider: Gemandateerd namens bestuursorgaan: Externe deskundige: inzake

Bestek

3. Aanleiding Hierin wordt de aanleiding van de aanbesteding beschreven, bijvoorbeeld in het kader van een nieuw project.

De aanleiding is:

4. Behoeftestelling/onderbouwing opdracht In de behoeftestelling moet beschreven worden wat nodig is. In eerste instantie is dit een summier overzicht van het product dat wordt aanbesteed. Ook dienen de meest belangrijke nevenproducten en/of eventuele werkzaamheden of aanvullende diensten te worden beschreven voor zover die door de opdrachtnemer moeten worden uitgevoerd of uitbesteed. Een goed omschreven behoeftestelling maakt het mogelijk dat opdrachtnemers in het kader van de aanbesteding aangeven op welke wijze zij invulling kunnen geven aan de behoeftestelling. Dit is de basis om te komen tot aanbiedingen met een optimale verhouding tussen prijs, kwaliteit en prestatie. 5. Raming kosten Hier dient de geraamde waarde van het product te worden vermeld (excl. btw), alsmede (zonodig) de te verkrijgen subsidie.

Naam en nummer aanbesteding: Soort aanbesteding Werk Levering 2a Dienst 2b Dienst Opdrachtformulering (overwegingen):

De raming bedraagt: € Raming subsidie: € (zonodig specificeren volgens bijlage) Onderbouwing raming inkoopbedrag

Zie zonodig art. 9 BAO.

6.Keuze aanbestedingsprocedure* Procedure meervoudig onderhands (2 offertes) meervoudig onderhands (3 offertes) meervoudig onderhands (3 offertes) openbaar Europees

Raming werk

Raming dienst

Raming levering

€ 25.000 - € 150.000

€ 25.000 - € 50.000

€ 15.000 - € 30.000

€ 150.000 - € 250.000

€ 50.000 - € 100.000

€ 30.000 - € 100.000

€ 250.000 - € 500.000

€ 100.000 - € 150.000

€ 100.000 - € 150.000

€ 500.000 – Europese drempel*

> € 150.000 – € Europese drempel*

> € 150.000 - € Europese drempel*

> € Europese drempel*



* genoemde bedragen worden geïndexeerd op basis van de daartoe wettelijk geldende normen


25

Ja Nee* Zo nee: Reden afwijking:

Aanbesteding conform beleid? * Aktie: B&W-advies opstellen (toepassing hardheidsclausule) 7. Duurzaamheid Is de inkoop conform de duurzaamheidcriteria uitgevoerd .

Ja Nee* Zo nee: Reden afwijking:

Goedkeuring direct leidinggevende: 8. Gunning Gunning aan Bedrag gunning

€

Datum gunning Datum ondertekening contract 9. Evaluatie Aspect: Levert volgens opdracht Beantwoordt vlot Waarschuwt tijdig bij moeilijkheden Helpt in noodgevallen Levert goede kwaliteit Heeft goede kwaliteitscontrole Vervangt afgekeurd materiaal Reageert goed op correctieverzoek Heeft goede technische service Verstrekt nodige technische gegevens Heeft deskundige vertegenwoordigers Komt beloften na Heeft concurrerende prijzen Heeft goede communicatie Algemene indruk

Altijd

Zeer goed

Meestal

goed

Zelden

Matig

Nooit

slecht

10. Meer/minder werk Was er sprake van meer/minderwerk ?

Ja Nee* Zo Ja:

Reden:


26

Versie 18 november 2010

Recommend Documents