Verpakkingsinstructie archieven Objectsoorten: Losse stukken en gebonden delen
Verpakking:
Algemeen Archiefbescheiden zijn vrij van stof en vuil Archiefbescheiden zijn vrij van insecten en schimmel. Metalen hechtmechanismen zoals nietjes, paperclips, ringbanden e.d. zijn verwijderd. Kunststof hechtmechanieken en hoezen zijn verwijderd. Opgevouwen charters of zeer beschadigde archiefstukken worden genoteerd op een verpakkingsformulier. Het verpakkingsformulier is verkrijgbaar bij het restauratie atelier. Na het verpakkingsproject worden alle verpakkingsformulieren ingeleverd bij het restauratie atelier. Prenten/tekeningen, bouwtekeningen, kaarten en affiches worden verpakt volgens de daartoe behorende verpakkingsinstructies. Chemisch instabiele materialen zoals fotografische materialen e.d. worden verpakt volgens de verschillende verpakkingsinstructies voor fotografische materialen. Verpakkingsvorm Losse stukken en gebonden delen worden per inventarisnummer in een zuurvrije omslag verpakt. De omslagen worden in standaard liggende dozen geborgen. Als de stukken niet passen worden ze in standaard staande dozen verpakt. Nog grotere archiefstukken worden in een prentendoos K - formaat verpakt. Gebonden delen die niet in deze twee dozen passen worden niet verpakt. Omslagen en dozen De zuurvrije omslagen zijn voorgevouwen. Pakken dikker dan vijf centimeter worden dichtgebonden met een sluitlint. Liggende dozen mogen niet te vol gepakt worden, de pakken zijn daarom niet hoger dan 7,5 cm. Tussen de zijwand van de staande doos en de archivalia zit ongeveer één handdikte ruimte. De klep van een staande doos sluit rechts als men naar het etiket kijkt.
Etiketten:
De doos - en omslagetiketten zijn zelfklevend. Etiketten worden met behulp van het etiketteerprogramma op de PC gemaakt. De omslagetiketten bevinden zich aan de voorzijde in de rechterbovenhoek van de omslag. Een liggende doos heeft het etiket rechts. Een staande doos heeft het etiket onderaan. Een prentendoos K – formaat heeft het etiket aan de lange zijde rechts. Gebonden delen krijgen een etiket op de zuurvrije omslag. Hetzelfde inventarisnummer wordt ook met grafietpotlood op het eerste schutblad geschreven. Op de etiketten hoort te staan;
Stadsarchief Amsterdam archiefbloknummer verkorte naam archiefvormer inventarisnummer (s) Een aaneengesloten reeks inventarisnummers wordt aangegeven met een streepje (-).Tussen inventarisnummers in een onderbroken reeks staan komma’s (,). Alfabetische onderverdelingen worden aangegeven met een kleine letter. Er worden geen spaties gebruikt. b.v. 1-10,16a-d. Plak bij onverpakte gebonden delen het nieuwe etiket over het oude etiket. Als er geen oud etiket is wordt het nieuwe etiket bovenaan een zuurvrije strook geplakt. Deze strook wordt met gomtape op het achterste dekvel in de band bevestigd. Zo dat het etiket net boven de band uit steekt. Ook wordt het nummer met potlood op het eerste schutblad geschreven. Benodigde verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Standaard liggende doos, no. 186, binnenmaat: 35,4 x 22,8 x 8 cm Standaard staande doos, no. 169, binnenmaat: 38,5 x 26 x 11,4 cm Prentendoos K – formaat, no. 193, binnenmaat: 43 x 30,5 x 6 cm 2 Voorgevouwen zuurvrije omslag: 135 gr/m 22 x 34 cm Sluitlint keperband 15/16 Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Zuurvrij gomtape Grafietpotlood HB
Verpakkingsinstructie beeldmateriaal Objectsoorten: Bouwtekeningen, kaarten en affiches
Verpakkingsvorm:
De bouwtekeningen, kaarten of affiches worden in passende omslagen van zuurvrij omslagpapier gelegd. Er mogen ca. 10 objecten in een omslag. De objecten zijn gevlakt en worden op formaat geborgen in een prentendoos K, M of G – formaat. Of in een affichemap X- formaat. De dozen worden horizontaal geborgen in stellingen. Kaarten groter dan X - formaat (=120,5 x 87,2 cm) worden tussen zuurvrije omslagen in ladekasten bewaard. Blauwdrukken worden in een ongebufferde omslag bewaard. Relevante nummers worden met potlood op de achterkant van het origineel geschreven. Op de zuurvrije omslag worden de etiketten geplakt. De plaats van de etiketten is bij de prentendoos K – formaat aan de lange zijde rechts. Bij het M – formaat aan de korte zijde rechts, G – formaat lange zijde rechts en bij de affichemap X – formaat aan de korte zijde.
Etiketten:
Doos etiketten voor de affichemap X – formaat wijken af van de standaard etikettering in verband met de smalle zijkant van deze map. Neem voor het juiste etiket contact op met het restauratieatelier.
Benodigde verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Prentendoos K – formaat, no. 193, binnenmaat: 43 x 30,5 x 6 cm Prentendoos M – formaat, no. 194, binnenmaat: 43 x 60,5 x 6 cm Prentendoos G – formaat, no. 412, binnenmaat: 60,5 x 85,5 x 3 cm Affichemap X – formaat, no. 300, binnenmaat: 120,5 x 87,2 x 1 cm 2 Zuurvrije omslag: 135 gr/m Ongebufferd omslagpapier Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Grafietpotlood HB
Verpakkingsinstructie beeldmateriaal Objectsoorten: prenten en tekeningen
Verpakkingsvorm:
Tekeningen welke “smetten”, bv pastel, zacht grafietpotlood of houtskool tekeningen worden altijd door het restauratieatelier verpakt. Prenten en tekeningen kunnen individueel in standaard of K-,M-,of G- formaat zuurvrije omslagen verpakt worden. Prenten en tekeningen worden in transparante katernen gestoken. Er mogen 1 tot 5 katernen in een zuurvrije omslag. De prenten / tekeningen worden in de standaard liggende archiefdoos of een prentendoos K –formaat geborgen. Etiketten worden op de zuurvrije omslag en / of de doos geplakt, niet op het katern. Nummers worden met potlood aangebracht op de achterkant van de prent of tekening en op het katern. Een liggende doos heeft het etiket rechts. Een prentendoos K – formaat heeft het etiket aan de lange zijde rechts.
Benodigde verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Standaard liggende doos, no. 186, binnenmaat: 35,4 x 22,8 x 8 cm Prentendoos K – formaat, no. 193, binnenmaat: 43 x 30,5 x 6 cm Prentendoos M – formaat, no. 194, binnenmaat: 43 x 60,5 x 6 cm Prentendoos G – formaat, no. 412, binnenmaat: 60,5 x 85,5 x 3 cm 2 Zuurvrije omslag: 135 gr/m 2 Transparantpapier 80/85 gr/m Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Grafietpotlood HB
Verpakkingsinstructie fotografische materialen Objectsoorten: Fotoafdruk zwart/wit en kleur, glasnegatief, cellulosenegatief, dia.
Objectsoort: fotoafdruk zwart/wit of kleur
Verpakkingsvorm:
Kleurenfoto’s en zwart/wit foto’s worden in gescheiden dozen bewaard. Fotoafdrukken worden in transparante katernen gestoken. Er mogen 1 tot 5 katernen in een zuurvrije omslag. De fotoafdrukken worden in de standaard liggende archiefdoos of een prentendoos K – formaat geborgen. Etiketten worden op de zuurvrije omslag en / of de doos geplakt, niet op het katern. Nummers worden met potlood aangebracht op de achterkant van de foto en op het katern. Een liggende doos heeft het etiket rechts. Een prentendoos K – formaat heeft het etiket aan de lange zijde rechts. Kleine hoeveelheden foto’s kunnen in een zuurvrije envelop gestoken worden.
Capaciteit per verpakkingseenheid: Er kunnen 7 foto’s in een katern en 20 katernen in een standaard liggende doos. Dus ca. 140 foto’s in een standaard liggende doos. In een prentendoos K- formaat kunnen 10 katernen met 7 fotoafdrukken. Er kunnen totaal 70 foto’s in een prentendoos K - formaat. Benodigd verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Bij voorkeur zuurvrije dozen ICN kwaliteitseis no. 3. Het verpakkingsmateriaal dat in direct contact komt met het fotografische materiaal voldoet aan de PAT-test ISO 14523-1999, specifiek voor fotografische materialen. Standaard liggende doos, no. 186, binnenmaat: 35,4 x 22,8 x 8 cm Prentendoos K – formaat, no. 193, binnenmaat: 43 x 30,5 x 6 cm 2 Zuurvrije omslag: 135 gr/m 22 x 34 cm. Bij voorkeur voorgevouwen. Katern standaard liggend formaat Katern K - formaat 2 Zuurvrije envelop: 135 gr/m 17 x 22,5 cm Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Grafietpotlood HB
Objectsoort: glasnegatief
Verpakkingsvorm:
De glasnegatieven worden in een passend formaat Four Flap gevouwen en in een zuurvrije doos verpakt tot deze vol is. De dozen worden staande op de lange zijde, op het deksel geborgen. Op de Four Flaps mogen geen etiketten geplakt worden. Op de dozen is een gekleurd waarschuwingsetiket: “Breekbaar” aangebracht.
Capaciteit per verpakkingseenheid: Er kunnen ca. 15 glasnegatieven in een glasnegatiefdoos Benodigd verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Bij voorkeur zuurvrije dozen ICN kwaliteitseis no. 3. Het verpakkingsmateriaal dat in direct contact komt met het fotografische materiaal voldoet aan de PAT-test ISO 14523-1999, specifiek voor fotografische materialen. Glasnegatiefdoos, no. 191, binnenformaat: 18,5 x 13,5 x 4 cm Glasnegatiefdoos, no. 192, binnenformaat: 30 x 24 x 4 cm Four Flaps, leverbaar in alle standaard glasnegatief formaten Grafietpotlood HB
Objectsoort: cellulosenegatieven
Verpakkingsvorm:
Nitraat- ,acetaat- en polyesternegatieven worden van elkaar gescheiden en afzonderlijk bewaard. Neem voor advies contact op met het restauratieatelier van het Stadsarchief Amsterdam. De negatieven worden in het juiste formaat negatiefpagina gestoken. De negatiefpagina’s kunnen aan twee zijden gevuld worden. De negatiefpagina’s gaan per 10 in een zuurvrije omslag. Deze omslagen worden in een standaard liggende doos geborgen. Etiketten worden op de zuurvrije omslag en / of de doos geplakt, niet op negatiefpagina’s.
Benodigd verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen gesteld in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Bij voorkeur zuurvrije dozen ICN kwaliteitseis no. 3. Het verpakkingsmateriaal dat in direct contact komt met het fotografische materiaal voldoet aan de PAT-test ISO 14523-1999, specifiek voor fotografische materialen. Standaard liggende doos, no. 186, binnenmaat: 35,4 x 22,8 x 8 cm 2 Zuurvrije omslag: 135 gr/m 22 x 34 cm. Bij voorkeur voorgevouwen Negatiefpagina’s voor 6 x 6 en 6 x 9 cm negatieven Negatiefpagina’s voor stroken negatieven 35 mm of groter Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Grafietpotlood HB
Objectsoort: Dia’s
Verpakkingsvorm:
De 35 mm ingeraamde dia’s worden in een inzetdoosje geborgen of tussen kartonnetjes, in de diadoos verpakt. Er passen 7 diadozen in een prentendoos K - formaat. Op de doos wordt een etiket met “DIABERGING” geplakt. Een prentendoos K – formaat heeft de etiketten aan de lange zijde rechts. Kleinere hoeveelheden dia’s kunnen in negatiefpagina’s gestoken worden. De negatiefpagina’s worden in een zuurvrije omslag bewaard.
Capaciteit per verpakkingseenheid: Er kunnen tussen de 80 en 120 dia’s in een diadoos, dit is afhankelijk van de dikte van de raampjes. Ander formaat dia’s worden in Four Flaps gestoken en in dozen verpakt zoals de glasnegatieven. Benodigd verpakkingsmateriaal: Alle verpakkingsmaterialen voldoen aan de ICN kwaliteitseisen genoemd in de artikelen 9-11 van de Archiefregeling 2010. Bij voorkeur zuurvrije dozen ICN kwaliteitseis no. 3. Het verpakkingsmateriaal dat in direct contact komt met het fotografische materiaal voldoet aan de PAT-test ISO 14523-1999, specifiek voor fotografische materialen. Diadozen met inzetdoosje of kartonnetje. Prentendoos K - formaat, no. 193, binnenmaat 43 x 30,5 x 6 cm Standaard liggende doos, no. 186, binnenmaat: 35,4 x 22,8 x 8 cm 2 Zuurvrije omslag: 135 gr/m 22 x 34 cm. Bij voorkeur voorgevouwen Negatiefpagina’s voor 6 x 6 en 6 x 9 cm negatieven Zelfklevende doos- en omslagetiketten 3,2 x 6,3 cm Grafietpotlood HB
