Verenigings- en lidmaatschapsreglement Vastgoedmanagement Nederland 23 juni 2015 Versie 4.0
Begripsbepalingen Artikel 1 1. Vastgoedmanagement: het verlenen van diensten op het gebied van de exploitatie van vastgoed 2. Vastgoedmanagement-diensten: technische, commerciële, administratieve en juridische diensten op het gebied van de exploitatie van vastgoedobjecten. 3. Vereniging van Eigenaren (VvE): groepering van (rechts)personen die eigenaar zijn van een appartementsrecht in een gebouw. Een VvE is een rechtspersoon. 4. VvE-diensten: technische, commerciële, administratieve en juridische diensten ten behoeve van VvE’s 5. Vastgoedmanagement-onderneming / ondernemingsdeel: zelfstandige, duurzame organisatie van kapitaal en arbeid ter uitoefening van dienstverlening op het gebied van Vastgoedmanagement-diensten en VvE-diensten.
Toelatings- en lidmaatschapscriteria Artikel 2 1. Om lid van Vastgoedmanagement Nederland te worden en te blijven, dient: a. voldaan te worden aan de eisen gesteld in de artikel 4 van de statuten van Vastgoedmanagement Nederland; b. een hoofdactiviteit van de vastgoedmanagement-onderneming / het ondernemingsdeel te bestaan uit het verlenen van Vastgoedmanagement-diensten ten behoeve van professionele zakelijke en / of georganiseerde opdrachtgevers. c. de onderneming / het ondernemingsdeel onafhankelijk en zelfstandig te zijn: I. in relatie tot opdrachtgevers; een lid dient aan meerdere opdrachtgevers vastgoedmanagementdiensten te verlenen waardoor afhankelijkheid van één opdrachtgever voorkomen wordt. II. met betrekking tot het eigendom van de vastgoedmanagement-onderneming / het ondernemingsdeel; een lid dient onafhankelijk van het eigendom van de vastgoedmanagement-onderneming / het onderdeel zelfstandige beslissingen te nemen. III. met betrekking tot uitbesteding werkzaamheden; een lid dient bij uitbesteding van werkzaamheden aan derden, namens zijn opdrachtgevers, onafhankelijke criteria te hanteren. d. de Vastgoedmanagementonderneming minimaal 2 fte in dienst te hebben. e. de vertegenwoordiger van het lid, namens het lid, de ‘Gedragscode’ van Vastgoedmanagement Nederland te ondertekenen. f. in Nederland zijn gevestigd. 2. Om aspirant lid van Vastgoedmanagement Nederland te worden zijn: a. de bepalingen in artikel 2 lid 1 van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van het bepaalde onder d; b. na maximaal 2 jaar - op 1 januari na het eerste volledige kalanderjaar dat het aspirantlidmaatschap is toegekend – gaat het aspirant-lidmaatschap over in een lidmaatschap mits voldaan is aan het bepaalde in artikel 2 lid 1d of eindigt het aspirant-lidmaatschap zonder dat opzegging noodzakelijk is.
3. Om geassocieerd lid van Vastgoedmanagement Nederland te worden en te blijven zijn: a. de bepalingen in artikel 2 lid 1 van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van het bepaalde onder c. I. Artikel 3 1. Iedere lidmaatschapsaanvraag wordt door het bestuur beoordeeld aan de hand van de criteria genoemd onder artikel 6 lid 1a t/m 1e. Artikel 4 Een lid dient een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. De genoemde verzekering moet doelmatig zijn. De verhouding tussen risico dragen en risico verzekeren mag de continuïteit van de vastgoedmanagement-onderneming niet in gevaar brengen. Artikel 5 1. Elk lid is verplicht zich in te spannen om haar kennis van het vakgebied te delen met de overige leden van de vereniging. 2. Elk lid is verplicht deel te nemen aan een brancheonderzoek, dat in opdracht van Vastgoedmanagement Nederland wordt verricht. 3. De verplichting tot kennisdeling en deelname aan het brancheonderzoek is beperkt tot die onderwerpen die door de ledenvergadering zijn goedgekeurd. 4. Elk VGM NL-lid dat gebruik wenst te maken van funda voor het plaatsen van huurwoningen middels het VGM nummer is verplicht bij VGM NL gegevens te melden omtrent huurmutaties bij verhuur, betrekking hebbend op in Nederland gelegen objecten. Deze meldingsplicht vloeit voort uit de afspraken gemaakt tussen NVM, funda en VGM NL om transparantie in de huurmarkt te bevorderen. VGM NL leden die huurwoningen wensen te plaatsen op funda leveren mutatiedata aan uiterlijk 5 dagen na afloop van de opgevraagde periode. De huurmutatie heeft betrekking op eventuele wijzigingen in bedoelde gegevens, daaronder begrepen de totstandkoming van een transactie, intrekking van de opdracht, prijswijzigingen e.d. Het Bestuur van VGM NL is bevoegd uitzonderingen op de bedoelde meldingsplicht toe te staan. Het kan daaraan voorwaarden verbinden. De melding vindt plaats via de VGM NL database en met inachtneming van de daaromtrent door het Bestuur van VGM NL gestelde regels. Bij herhaaldelijk niet aanleveren van data aan VGM NL aan de VGM NL database heeft dit verwijdering van de aangemelde woningen op funda tot gevolg. 5. Het Bestuur van VGM NL draagt zorg voor het putten van statistische informatie uit de aangeleverde gegevens. VGM NL en haar (externe) medewerkers zijn bevoegd gemelde gegevens te gebruiken voor de samenstelling van collectieve overzichten van het aanbod. 6. De VGM NL leden ontlenen aan onverhoopt voorkomende onvolkomenheden in de verstrekking of verwerking van gegevens geen aanspraken jegens de vereniging of een aan de vereniging nauw gelieerde rechtspersoon, tenzij in geval van opzet of grove schuld.
Artikel 6 1. Een lid is verplicht eenmalig, bij aanvang lidmaatschap, dan wel op het eerste verzoek van het bestuur, een Verklaring Omtrent Gedrag Rechtspersoon (VOG RP), profiel vastgoed te overleggen. 2. Een lid is verplicht wijzigingen met betrekking tot de onderneming, in relatie tot het lidmaatschap van Vastgoedmanagement Nederland op eigen initiatief, terstond, te melden aan het bestuur.
Artikel 7 Het einde van het lidmaatschap brengt verlies mee van alle aan dat lidmaatschap verbonden rechten. Artikel 8 Vastgoedmanagement Nederland kan haar leden niet verplichten hun lidmaatschap van de vereniging kenbaar te maken naar het publiek.
Financiële verplichtingen Artikel 9 1. De leden zijn een jaarlijkse contributie verschuldigd. 2. Geassocieerde leden ontvangen een korting. 3. De contributie is gerelateerd aan het aantal fte’s werkzaam binnen de vastgoedmanagement-organisatie ten behoeve van de exploitatie van vastgoed, inclusief ondersteunende diensten naar rato. 4. De hoogte van de contributie per categorie wordt jaarlijks in de ledenvergadering vastgesteld. 5. Treedt het lidmaatschap in werking na 1 januari dan is de contributie (voor dat eerste kalenderjaar) verschuldigd naar rato van het aantal maanden dat ligt tussen de maand voor die van toetreding en het einde van het jaar. 6. Over contributie is BTW verschuldigd. Artikel 10 1. Wegens toetreding tot Vastgoedmanagement Nederland is entreegeld verschuldigd. 2. Het entreegeld bedraagt een door de ledenvergadering vast te stellen bedrag. 3. Over entreegeld is BTW verschuldigd.
Begroting, beleidsplan, rekening en verantwoording Artikel 11 Het bestuur legt tijdig, uiterlijk 1 december, een begroting van inkomsten en uitgaven met bijbehorend beleidsplan voor het nieuwe kalenderjaar, ter goedkeuring, aan de ledenvergadering voor. Zo spoedig mogelijk na afloop van het kalenderjaar, uiterlijk 1 juli, stelt de ledenvergadering de rekening en verantwoording vast. Het bestuur draagt zorg dat de ledenvergadering tijdig over concepten van één en ander beschikt.
Bestuur Artikel 12 1. Een natuurlijk persoon, werkzaam bij een lid van Vastgoedmanagement Nederland, kan worden voorgedragen als bestuurslid. 2. Indien een bestuurslid niet langer werkzaam is voor een lid van Vastgoedmanagement Nederland, kan het bestuurslid niet in het bestuur aanblijven. Er dient een nieuw bestuurslid te worden voorgedragen. 3. De ledenvergadering benoemt bestuurleden. 4. De ledenvergadering benoemt de voorzitter. 5. Het bestuur kiest uit zijn midden een secretaris en penningmeester 6. Verplicht aftredend is elk lid dat sinds zijn benoeming of herbenoeming drie jaar zitting heeft. 7. Een aftredend lid kan worden herbenoemd. 8. Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen en op te heffen en adviseurs te benoemen en te ontslaan.
Ledenvergadering Artikel 13 1. De leden van Vastgoedmanagement Nederland komen in vergadering bijeen, zo dikwijls het bestuur dit nodig acht, maar ten minste tweemaal per jaar. 2. Het bestuur heeft de bevoegdheid om over haar vast te stellen onderwerpen, niet zijnde de jaarstukken en de contributie, alleen met de leden en aspirant-leden te vergaderen. 3. Geassocieerde leden zijn ten alle tijde gerechtigd aanwezig te zijn bij het gedeelte van de ledenvergadering waarin de jaarstukken en de contributie wordt behandeld. 4. De ledenvergadering wordt in vergadering bijeen geroepen door het bestuur. De termijn van de oproeping bedraagt ten minste drie weken. Indien, ter beoordeling van het bestuur, dringende redenen daartoe aanleiding geven, kan het bestuur de ledenvergadering op kortere termijn bijeenroepen. 5. De bijeenroeping van de ledenvergadering geschiedt door middel van schriftelijke mededeling aan de leden. Een emailbericht is ook een schriftelijke mededeling. 6. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen vermeld. 7. Het bestuur stelt de agenda samen. De tekst van de agenda geeft een indruk van de inhoud en strekking van de te behandelen punten. De agenda wordt tijdig aan de leden toegezonden. 8. De ledenvergadering mag gedeeltelijk worden bezocht door medewerkers van de leden van Vastgoedmanagement Nederland. Artikel 14 1. Alleen leden en aspirant-leden hebben stemrecht. 2. Geassocieerde leden hebben beperkt stemrecht. Daar waar zij mogen stemmen, hebben zij, gelijk aan de andere leden, tenminste 1 stem. 3. Geassocieerde leden zijn ten alle tijden gerechtigd te stemmen over de jaarstukken en de contributie 4. Het stemrecht wordt uitgeoefend door de geregistreerde vertegenwoordiger van de ondernemingsleden 5. Het gewicht van het stemrecht is gerelateerd aan het aantal fte’s werkzaam ten behoeve van de exploitatie van vastgoed, inclusief ondersteunende diensten naar rato, per 1 oktober van het kalenderjaar voorafgaande aan het jaar waarin de ledenvergadering plaatsvindt. 6. Besluiten worden genomen met een volstrekte meerderheid van de uitgebrachte geldige stemmen. 7. De onderstaande stemverhouding is van toepassing:
Aantal fte VGM in onderneming > 100 76 - 100 51 - 75 26 - 50 11 - 25 2 - 10 1
Aantal stemmen in ALV 20 15 10 7 5 3 1
Ontheffingen Artikel 15 Het bestuur kan, indien bijzondere redenen daartoe aanleiding vormen, een lid, geassocieerd lid of aspirant-lid al of niet onder voorwaarden geheel of gedeeltelijk ontheffing verlenen van een of meer uit dit reglement voortvloeiende verplichtingen.
Afwijkingsbevoegdheid Artikel 16 Indien bijzondere redenen daartoe aanleiding vormen staat het bestuur vrij om in bijzondere gevallen van het gestelde in dit reglement af te wijken al dan niet onder het stellen van voorwaarden aan betrokkene.
Slotbepalingen Artikel 17 Indien dit reglement in een bepaald geval niet voorziet, onduidelijk is of twijfel overlaat, besluit het bestuur. Hierbij wordt aansluiting gezocht bij regelingen zoals die voorkomen in de statuten en reglementen. Artikel 18 Dit reglement treedt in werking op de dag na die waarop de algemene ledenvergadering het heeft vastgesteld.
Dit Verenigings- en lidmaatschapsreglement is vastgesteld in de ledenvergadering Vastgoedmanagement Nederland van 21 april 2009 en gewijzigd in de ledenvergadering van: 30 november 2010; ivm de introductie van het aspirant lidmaatschap en het geassocieerde lidmaatschap 18 juni 2013; ivm de verplichting een Verklaring Omtrent Gedrag Rechtspersoon (VOG RP), profiel vastgoed te overleggen. 23 juni 2015 ivm Aanpassing reglement op data uitwisseling.
