Leiden, Februari 2011
Verdwalen Plan van aanpak
Projectleden:
Opleiding:
Anette Tabak Ayla Teunissen Liza Klok Nicole Tjan Vivianne Borger Daan Communicatie, 1e jaar
(
[email protected]) (
[email protected]) (
[email protected]) (
[email protected]) (
[email protected]) (
[email protected])
1
2
Inhoudsopgave:
Achtergronden Projectopdracht Projectactiviteiten Projectgrenzen Producten Kwaliteit Projectorganisatie Planning Risico’s
Pagina 3 Pagina 4 Pagina 5 Pagina 6 Pagina 8 Pagina 10 Pagina 11 Pagina 14 Pagina 16
3
Achtergronden Het project Ons project heet “De vetkuif.” Tijdens dit project wordt er onderzoek (desk- en fieldresearch) gedaan naar de vetkuif en het merk Brylcreem. Na het verkrijgen van antwoorden op de geformuleerde onderzoeksvragen, wordt er een communicatieplan geschreven. Het doel hiervan is de dat de gekozen doelgroep de vetkuif weer gaat dragen. Dit plan wordt aangevuld met een briefing die wordt opgestuurd naar een creatief bureau voor de uitvoering. Opdrachtgever Onze is bij dit project het merk Brylcreem. Het merk is niet tevreden met de grootte van haar marktaandeel en wilt deze vergroten door middel van een nieuwe impuls. Opdrachtnemers De opdrachtnemers is het communicatiebureau ‘LAVAND’ van deze projectgroep. Het gebruik Het gaat over de oude haarstijl ‘De vetkuif’ à la Elvis en John Travolta. In de jaren `50 en `60 een grote hit, maar hedendaags nog maar zelden terug te vinden. Hier moet verandering in worden gebracht. De stakeholders De stakeholder is Brylcreem, omdat zij na het lezen van het communicatieplan een beeld krijgen over hoe zij hun marktaandeel kunnen vergroten en daarbij hun markpositie kunnen versterken. Zij zijn dan ook de belanghebbenden. Daarnaast is de jongvolwassen man die mode belangrijk vindt en daarin meegaat, oftewel onze doelgroep, ook een stakeholder. Zij hebben uiteraard ook baat bij deze campagne, want na de uitvoering hebben zij er weer een haarstijl bij.
4
Projectopdracht De opdracht is om een oude gewoonte te herintroduceren. Voor dit project is er gekozen voor de verkuif. Om deze vetkuif te creëren, zal er gebruik worden gemaakt van de gel van het merk “Brylcreem”. Dit is dan ook de opdrachtgever. Het doel van dit project is ervoor te zorgen dat de vetkuif weer gedragen gaat worden door de doelgroep. Dit wordt gedaan door middel van een campagne die tijdens deze periode ontwikkeld wordt. Eerst wordt er een plan van aanpak geschreven, waarin staat beschreven hoe de doelstelling bereikt kan worden. Vervolgens wordt er kwantitatief onderzoek verricht, met behulp van enquêtes. Ook wordt er onderzoek gedaan door middel van een deskresearch. Op die manier wordt er meer informatie over onze opdrachtgever en de vetkuif bekend. Met de uitslag van deze onderzoeken wordt er duidelijk wat de doelgroep wil en wat er dus in het campagneplan verwerkt moet worden. Wanneer de vetkuif weer als trend gezien wordt, zal dit ervoor zorgen dat de vetkuif meer gedragen wordt. (het gel merk waar de verkuif mee gemaakt wordt) groter wordt. Beknopte beschrijving Voer een campagne voor het herintroduceren van de vetkuif en vergroot daarmee het marktaandeel van Brylcreem. De centrale vraag bij dit project is: ‘‘Wat zijn de redenen waardoor de vetkuif niet meer gedragen wordt door de gekozen doelgroep (de jongvolwassenman)? De deelvragen bij dit project zijn: -
Wat kenmerkt de vetkuif? Wie droeg de vetkuif? Waar staat de vetkuif de voor? Wie droeg de vetkuif? Waarom zijn de mensen vroeger de vetkuif gaan dragen? Welke mensen droegen de vetkuif? Waarmee wordt de vetkuif de geassocieerd?
5
Projectactiviteiten Wat moeten we doen om het resultaat te behalen?
o o o o o o o o o
Een oude gewoonte bedenken die we weer onder de aandacht willen gaan brengen. Een doelgroep bedenken door af te bakenen. Een plan van aanpak maken. Een situatieanalyse maken van onze gekozen gewoonte. Communicatiestrategie bedenken waarmee we onze boodschap op de doelgroep over gaan brengen. Een doelgroepmiddelenmix maken. Een voorstel schrijven om de opdrachtgever te overtuigen dat dit een goed voorstel is. Een briefing schrijven voor het creatieve bureau. Alles samenvoegen zodat er een communicatieplan ontstaat.
6
Projectgrenzen Data De startdatum van het project is 10 februari 2011 (1e projectbegeleiding) en de einddatum is 1 april 2011 (eindpresentatie project). Het is belangrijk om deze data aan te houden, aangezien er anders een tekort aan tijd zal zijn. Dit kan ervoor zorgen dat er kwaliteitsverlies ontstaat, ten kosten van het project met haar eindproduct. Campagne en middeleninzet Het project is erop gericht om de vetkuif te herintroduceren in de maatschappij van tegenwoordig. Hierbij gaat het om een campagne die de vetkuif weer in de aandacht brengt onder de gekozen doelgroep. De middeleninzet wordt bepaald aan de hand van de resultaten van het verrichtte onderzoek. Vetkuif Er bestaan verschillende soorten vetkuiven. Dit project richt zich op de vetkuif die afstamt uit de jaren `50 en 60` en vroeger kenmerkend was voor de Nozems met hun lifestyle. Een voorbeeld van een opinieleiders die deze vetkuif ook droeg was Elvis Presley. Onderzoek In dit project zal er deskresearch en kwantitatief onderzoek uitgevoerd worden. Het deskresearch dient voor de informatietoevoer over de achtergrondinformatie van de vetkuif. Het kwantitatieve onderzoek (internet enquête) zal inzicht geven in de kennis, houding en gedrag van de consument tegenover de haardracht. Bij de enquête zal de deelnemer eerst een screening moeten doorstaan, om te achterhalen of deze persoon aan de doelgroep voldoet. Doelgroep De doelgroep bij dit project is de jongvolwassen man die mode belangrijk vindt en daarin meegaat. In deze doelgroep wordt er gekeken naar de jongvolwassen man die woonachtig is binnen de bebouwde kom (steden/dorpen met inwoners vanaf de 50.000). Verder heeft deze jongvolwassen man één van de volgende werksituaties: eind middelbare scholier, student, werkende student, startende werker (iemand met een baan die hij/zij maximaal 7 jaar heeft). Hiermee krijgt de doelgroep automatisch een leeftijd die circa van 16 tot 30 jaar loopt. Er is voor deze doelgroep gekozen, omdat deze groep voldoet aan de criteria van de doelgroep die de vetkuif vroeger had (de jongvolwassen man die meer tijd en geld overhad voor zijn vrije tijd). Deze doelgroep stelt wel de moderne vorm voor, doordat erin de loop van tijd de economische situatie veranderd is en daarmee bijvoorbeeld ook de “threenager” is ontstaan.
7
Producten Uiteindelijk wordt er een communicatieplan geschreven, waarin de vetkuif door het merk Brylcreem geherintroduceerd wordt. Tussentijdse producten die geproduceerd moeten worden om tot een goed communicatieplan te komen zijn: -
Plan van aanpak Onderzoeksrapport Briefing Communicatieplan
In het plan van aanpak staan de regels, rolverdeling, randvoorwaarden en planningen waar de projectgroep mee instemt. Volgens dit plan wordt de gehele projecttijd gewerkt om miscommunicatie te voorkomen en afspraken te verduidelijken. Al het verrichte onderzoek met bijbehorende analyses en resultaten wordt nauwkeurig beschreven in het onderzoeksrapport. Als alle kennis over de verkuif, de nodige informatie over de doelgroep, de communicatiestrategieën, de communicatiemiddelen rond zijn, komt alles samen en wordt het uitgewerkt. Hieruit volgt een voorstel bij de opdrachtgever, Brylcreem. Vervolgens wordt er een briefing geschreven, waarin alle uitleggen hoe het eindproduct eruit moet zien. Hierin worden alle elementen genoemd en beschreven die naar aanleiding van het onderzoek voor een goed imago van de vetkuif zorgen. Deze briefing is voor het creatief bureau die het eindproduct zal ontwikkelen. Het doel van deze briefing is om zo precies mogelijk de sfeer en het doel van de campagne duidelijk te maken, zodat het creatief bureau deze goed tot uiting kan brengen. Als laatste worden alle onderdelen samengevoegd. Hieruit komt het eindproduct, het communicatieplan om de vetkuif voor Brylcreem te herintroduceren.
8
Kwaliteit Om te zorgen dat de kwaliteit van het project hoog blijft en de producten volgens de eisen van de projectleider moet de groep duidelijke afspraken maken en dient ieder lid van de groep zich aan deze afspraken en deadlines te houden. Alle stukken worden door de projectleden nagekeken op eventuele fouten of tekortkomingen. Door middel van de projectbegeleiding kan de groep feedback krijgen op ingeleverde producten. Aandachtspunten:
Het plan van aanpak moet gemaakt worden volgens de richtlijnen uit het boek Projectmanagement van Roel Grit. Doelstellingen en problemen moeten duidelijk verwoordt worden, Zodat deze voor iedereen duidelijk zijn en er aan gewerkt kan worden. Er moet een duidelijke planning worden gemaakt en de groep moet zich hier aan houden. In deze planning moet ook de verwachte tijdsduur vermeld worden. Bij het niet naleven van de regels of deadlines wordt een groepslid hier op door andere groepsleden op aangesproken. Ieder groepslid levert een nuttige bijdrage aan het project. Groepsleden moeten elkaar stimuleren en motiveren om goed aan het project te werken. Groepsleden behandelen elkaar met respect. Groepsleden controleren al het werk op de kwaliteit. Elk groepslid is verantwoordelijk voor het ingeleverde werk.
9
Projectorganisatie Namenlijst: Naam Anette tabak Ayla Teunissen Liza Klok Nicole Tjan Vivianne Borger Daan van der Valk
GSM 06-33828265 06-50939458 06-45263972 06-40030684 06-12465280 06-41036657
E-mail
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Beschikbaarheid informatie Het is van belang dat alle teamleden bij de benodigde informatie kunnen. Wanneer iemand iets heeft gemaakt, zal deze persoon het naar de overige projectleden mailen. Zij zullen dit controleren op juistheid en volledigheid. Informatieopslag Alle bestanden zullen opgeslagen worden op de eigen computers. Daarbij wordt er gebruik gemaakt van een map voor de opleiding in onze mailaccount, zodat de informatie gemakkelijk te vinden zal zijn. Wegvallen van een teamlid Wanneer een teamlid wegvalt, zullen de anderen zijn/haar taken moeten uitvoeren. Wanneer een teamlid wegens ziekte wegvalt, zullen zijn/haar taken niet door anderen worden uitgevoerd tenzij er goed overlegd wordt. Teambespreking De teambespreking van het projectteam zal plaatsvinden buiten schooltijd. Indien er tussentijds problemen zal optreden, zal er indien nodig een extra teambespreking gepland worden. Taakverdeling tijdens teambespreking De taakverdeling wordt in de teambespreking afgesproken en is te vinden in de planning. Voorzitter: Nicole Tjan Afwerker: Liza Klok Besluitvorming De besluiten worden genomen in teamoverleg. Waarbij de meeste stemmen zullen gelden. Rapporteren Elke week zal er een gesprek plaatsvinden tussen ons en de projectbegeleider. Er is afgesproken dat de opdracht altijd al de dag van te voren wordt ingeleverd, zodat ernaar gekeken kan worden.
10
Sociaal contract Iedereen is aanwezig bij de teambesprekingen en andere afspraken. Er worden afspraken gemaakt op momenten dat er vanuit wordt gegaan dat iedereen aanwezig kan zijn. Mocht dit niet het geval zijn in verband met andere afspraken, dan dient dit tijdig te worden gemeld. Sanctie 1e keer afwezig zonder afmelding: 2e keer afwezig zonder afmelding: 3e keer afwezig zonder afmelding:
Des betreffend lid wordt hierop gewezen. Gesprek met de groep. Gesprek met groep en projectbegeleider, met eventuele consequenties.
Iedereen komt op tijd bij de teambespreking en andere afspraken. Wanneer dit niet mogelijk is in verband met trein- en busvertragingen dien je dit tijdig telefonisch of per sms te melden bij een van de groepsleden. Sanctie 1e keer te laat zonder melding: 2e keer te laat zonder melding: 3e keer te laat zonder melding:
Des betreffend lid wordt hierop gewezen. Gesprek met de groep. Gesprek met groep en projectbegeleider, met eventuele consequenties.
Iedereen levert zijn of haar taken op tijd in bij de voorzitter. De taken worden correct ingeleverd op de dag die hiervoor samen afgesproken is.
Sanctie 1e keer te laat ingeleverd bij voorzitter: 2e keer te laat ingeleverd bij voorzitter: 3e keer te laat ingeleverd bij voorzitter:
Gesprek met de groep Melding bij de projectbegeleider Betreffend persoon wordt uit de groep geplaatst
11
Extra regels (verwachtingen): o Elk projectlid controleert dagelijks zijn e-mail, zodat niemand afwezig is dankzij het niet lezen van een e-mail. o Elk projectlid leest de verslagen van de andere projectleden door en geeft hier feedback op als dit nodig is. o Elk projectlid stelt het projectbelang voorop bij het maken van keuzes en beslissingen. o Elk projectlid meldt het tijdig wanneer hij/zij denkt dat het project fout loopt. o Elk projectlid reageert op e-mails, zodat het duidelijk is of hij/zij deze mail heeft gelezen. o Elk projectlid is bereidt de taken op zich te nemen die voor hem/haar zijn gepland. Mocht dit problemen opleveren dient hij/zij dit tijdig te melden bij de projectgroep. o We evalueren regelmatig onze samenwerking.
12
Planning Wanneer gaat wie wat doen?
week 1
inleveren en bespreken van het idee voor het gebruik, de gewoonte, stijl, etc. die wordt geherintroduceerd. Daarbij wordt het plan van aanpak gemaakt.
Week 2
Werken aan de situatieanalyse van onze gewoonte, gebruik, etc. Er wordt een doelgroepomschrijving, fictieve opdrachtgever en doelstelling gegeven. Ook wordt er een start gemaakt aan het kwantitatieve onderzoek.
Week 3
Tijdens projectbegeleiding wordt de analyse besproken, die in week 2 is gemaakt. Daarnaast wordt er gewerkt aan de communicatiestrategie die gevolgd moet worden om de kernboodschap zodanig bij de doelgroep over te brengen. Op die manier kan hun kennis, houding en gedrag ten aanzien van de vetkuif dusdanig veranderen, dat de doelstelling wordt bereikt.
Week 4
In deze week wordt de middeleninzet bepaald die bij onze doelgroep en opdrachtgever horen. We maken hiervoor een doelgroepenmiddelenmatrix.
Week 5
Alles wat tot nu toe is verwerft komt samen in een voorstel dat later moet worden uitgewerkt door het creatieve bureau. Daarnaast wordt er een pakkende, prikkelende beschrijving van het voorstel gecreëerd.
Week 6
Deze week wordt een briefing voor het creatief bureau geschreven.
Week 7
Deze week worden alle eerder geschreven onderdelen zodanig met elkaar verbonden, dat een samenhangend communicatieplan ontstaat.
13
Hoeveel tijd is er als projectgroep (en als projectlid) om de beoogde resultaten te realiseren? Contactmomenten (colleges) Projectteamoverleg Uitvoeren van taken
14 à 15 uur per week 5 à 6 uur per week 7 à 8 uur per week
Hoe worden de taken tussen de projectleden verdeeld? Naam Taak Werkzaamheden Anette Tabak projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten Ayla Teunissen Projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten Liza Klok Projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten Nicole Tjan projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten Vivianne Borger Projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten Daan van der Valk Projectlid Uitvoeren van opdrachten Kwaliteitscontrole en creativiteit uiten
14
Risico’s Tijdens het werken in een projectgroep kan het samenwerken bemoeilijkt worden door een aantal risico’s, we onderscheiden de interne en de externe risico’s van werken in groepsverband. De interne risico’s zijn: 1. De haalbaarheid van het project, want soms is het projectdoel met de beschikbare middelen niet binnen de tijd haalbaar 2. Een lange doorlooptijd 3. Een definitieve deadline 4. Projectleden zijn niet gewend te plannen met elkaar 5. Onvoldoende kennis/niveau van de projectleden 6. Onvoldoende motivatie bij de projectleden 7. Een ongeschikte projectleider 8. Projectleden moeten van ver komen om te vergaderen en communiceren dus liever over de mail 9. Projectleden kunnen of willen niet met elkaar samenwerken Externe risico’s zijn: 1. 2. 3. 4.
Onvoldoende tijd voor besluitvorming Onduidelijke projectgrenzen en afbakening Wijziging in samenstelling van projectgroep Een andere doelstelling dan die welke is geformuleerd in het plan van aanpak
Interne risico’s beperken door: Goede afspraken maken over de planning Het project niet te moeilijk maken, het moet haalbaar zijn. Zorgen dat de stof beheerst wordt Elkaar motiveren Iedereen moet uitspreken waar hij/zij mee zit, dit om vervelende situaties te voorkomen. Externe risico’s beperken door: Zorgen voor een goede doelstelling en hier vervolgens naartoe werken Zorgen dat er duidelijk is wat er moet gebeuren.
15
