Urenregistratie. Handleiding

Urenregistratie Handleiding

Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt, op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Easy Template B.V. Versie: Taal: Copyright

2015 V1.00 Nederlands Easy Template B.V.©

Gulperberg 63 ● 3453 RW De Meern ● Tel.:+31(0)30 232 10 92 ● Fax: +31(0)30 232 10 13 www.easytemplate.nl ● [email protected] ● Twitter:@EasyTemplateNL ABN AMRO 55 70 72 441 ● IBAN NL75ABNA0557072441 ● KvK 23070768 ● BTW nr. NL 8195.56.129.B01

Inhoudsopgave 1

ALGEMEEN URENREGISTRATIE PROJECTEN .................................................... 4 1.1 Inleiding ................................................................................................... 4 1.2 Installatie ................................................................................................. 4 1.3 Bestandsbeheer ........................................................................................ 4 1.4 Oude Excel bestanden ............................................................................... 4 1.5 Back-up..................................................................................................... 4 1.6 Hoofdmenu ............................................................................................... 4 1.7 Activeren Macro’s in Office 2000-2003 ..................................................... 4 1.7.1 Macro: beveiliging hoog ..............................................................................5 1.7.2 Macro: beveiliging gemiddeld .......................................................................5 1.7.3 Macro: beveiliging Laag ...............................................................................6 1.8 Activeren Macro’s in Office 2007-2010 ..................................................... 6

2

INSTELLINGEN EN TABELLEN .......................................................................... 6 2.1 Eenmalige instellingen .............................................................................. 6 2.1.1 Bedrijfsgegevens ........................................................................................6 2.1.2 Faktuur .....................................................................................................7 2.1.3 Status .......................................................................................................8 2.2 Tabel Klanten ............................................................................................ 8 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4

Kolom: Kolom: Kolom: Nieuwe

Klantnr. ..........................................................................................9 Naam .............................................................................................9 Overige kolommen ..........................................................................9 klant toevoegen ..............................................................................9

2.3 Tabel Projecten ......................................................................................... 9 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8

Kolom: Projectcode .....................................................................................9 Kolom: Projectnaam ...................................................................................9 Kolom: Klantnr. ..........................................................................................9 Kolom: klantnaam ......................................................................................9 Kolom: Uurprijs ..........................................................................................9 Kolom: Begin ........................................................................................... 10 Kolom: Eind ............................................................................................. 10 Kolommen verbergen ................................................................................ 10

2.4 Tabel Werknemers .................................................................................. 10 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 3

Werkn.code ............................................................................................. 10 Naam ...................................................................................................... 10 Kostprijs .................................................................................................. 10 Verkoopprijs ............................................................................................ 11 Nieuwe werknemer aanmaken ................................................................... 11

INVOER VAN GEGEVENS IN URENREGISTRATIE PROJECTEN ......................... 11 3.1 Kolom verbergen .................................................................................... 11 3.2 Menu van invoerwerkblad ....................................................................... 12 3.2.1 Menu ...................................................................................................... 12 3.2.2 Nieuwe regel ............................................................................................ 12 3.2.3 Laatste .................................................................................................... 12

Easy Template B.V.©

pagina 2 van 22

3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7

Alles open................................................................................................ 12 Klanten ................................................................................................... 12 Werknemers ............................................................................................ 12 Projecten ................................................................................................. 13

3.3 Invoeren van gegevens ........................................................................... 13 3.3.1 Datum .................................................................................................... 13 3.3.2 Wknr....................................................................................................... 13 3.3.3 Project .................................................................................................... 13 3.3.4 Klantnaam ............................................................................................... 13 3.3.5 Werkn. .................................................................................................... 13 3.3.6 Omschrijving............................................................................................ 13 3.3.7 Van......................................................................................................... 13 3.3.8 Tot ......................................................................................................... 13 3.3.9 Totaal ..................................................................................................... 14 3.3.10 Fact ...................................................................................................... 14 3.3.11 Km. ...................................................................................................... 14 3.3.12 Faktuur ................................................................................................. 14 3.3.13 Status ................................................................................................... 14 4

BEWERKINGEN MET URENREGISTRATIE ....................................................... 14 4.1 Printen .................................................................................................... 14

5

VEELGESTELDE VRAGEN ................................................................................ 14 5.1 Algemeen ................................................................................................ 14 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5

Prijs bij aanschaf na 30-06 ........................................................................ 15 Koppeling naar andere producten van Easy Template .................................... 15 Bedrijfsspecifieke aanpassingen ................................................................. 15 Koppeling naar externe database................................................................ 15 Zelf aanpassingen maken .......................................................................... 15

5.2 Werkblad invoer...................................................................................... 16 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7

Veld weeknummer geeft “#naam” of “##” .................................................. 16 Kolom totaalbedrag is te smal .................................................................... 17 Foutmelding bij invoer projectcode ............................................................. 17 Wat is het verschil tussen knop “laatste” en “nieuwe regel” ........................... 18 Vergelijken budgeturen en werkelijke uren .................................................. 18 Vastlegging soort werkzaamheden .............................................................. 18 Hoe toon ik de uren van één klant of project ................................................ 19

5.3 Werkblad Project .................................................................................... 19 5.3.1 Projectcode wordt omgezet in een datum .................................................... 19 5.4 Overzetten gegevens van oude versie..................................................... 19 5.4.1 Overzetten klantgegevens ......................................................................... 20 5.4.2 Overzetten projecten van 2010 naar 2011 ................................................... 21 5.4.3 Overzetten Werknemers ............................................................................ 22


pagina 3 van 22

1 ALGEMEEN URENREGISTRATIE PROJECTEN 1.1 INLEIDING Met behulp van de Urenregistratie in Excel worden op eenvoudige wijze de uren ingevoerd van de werknemers. Per klant worden factuurspecificaties door middel van een filter opgebouwd en eventueel toegevoegd als bijlage bij uw factuur.

1.2 INSTALLATIE Installatie is eenvoudig doordat het programma een Microsoft Excel sjabloon is. Door het bestand op te slaan op uw computer is het direct geschikt voor gebruik.

1.3 BESTANDSBEHEER Maak op het netwerk een aparte directory(map) aan waarin de originele sjablonen in kunnen worden opgeslagen. Hierdoor kunt u altijd terug naar de beginsituatie.

1.4 OUDE EXCEL BESTANDEN Het gebruik van verschillende versies van Excel tegelijkertijd geeft in sommige gevallen problemen. We hebben niet precies kunnen achterhalen wat de oorzaak is, maar Excel vindt het niet altijd leuk als oude en nieuwe versies van Excel werkbladen worden gebruikt. Zorg er dus voor dat wanneer u Excel 2007 of hoger gebruikt niet tegelijkertijd een Excel 2003 werkblad wordt geopend.

1.5 BACK-UP Wanneer het programma wordt voorzien van uw gegevens is het belangrijk dat het Excel werkblad wordt opgeslagen onder een andere naam. Controleer of de bestanden van de Urenregistratie in Excel worden meegenomen in de backup. In de praktijk worden de bestanden toegevoegd aan het gedeelte waar de documenten worden opgeslagen.

1.6 HOOFDMENU Dit sjabloon is voorzien van een menu. Met behulp van het menu kan snel door de diverse werkbladen worden “gelopen”.

1.7 ACTIVEREN MACRO’S IN OFFICE 2000-2003 Doordat wordt gewerkt met macro’s moet in Microsoft Excel een instelling met betrekking tot het werken met macro’s worden ingesteld op “Gemiddeld” of “laag”. Wij adviseren deze


pagina 4 van 22

instelling op “Gemiddeld” te zetten. Wordt gekozen voor de instelling “Hoog” dan zullen de macro’s niet worden geactiveerd en zijn dus niet te gebruiken.

Menu optie

  

Kies in de bovenste menubalk voor extra Kies vervolgens voor Macro/beveiliging Bovenstaand scherm verschijnt

1.7.1 Macro: beveiliging hoog Wanneer voor de optie “hoog” wordt gekozen, is het niet mogelijk de ingebouwde macro’s te gebruiken. Bij het opstarten van het programma zal de volgende melding verschijnen:

1.7.2 Macro: beveiliging gemiddeld Wanneer voor de optie “gemiddeld”wordt gekozen, verschijnt bij het openen van het werkblad de vraag of de macro’s moeten worden geactiveerd. Kies hier voor de optie “ja”. Deze optie wordt aanbevolen wanneer externe sheets worden ontvangen van onbekende bronnen.


pagina 5 van 22

1.7.3 Macro: beveiliging Laag Wanneer voor de optie “laag”wordt gekozen, worden de macro’s automatisch geactiveerd. Dit geldt tevens voor alle werkbladen die worden geopend.

1.8 ACTIVEREN MACRO’S IN OFFICE 2007-2010 Bij het opstarten van de Urenregistratie in Excel kan een melding worden weergegeven op het scherm met betrekking tot de Macro beveiliging.

Voor de juiste werking van de urenregistratie is net noodzakelijk dat de macro’s zijn ingeschakeld. 1. Klik op >> Opties 2. Kies voor >> Deze inhoud inschakelen

3. Druk op >> OK 4. De urenregistratie kan nu worden gebruikt. TIP U kunt de locatie waar de urenregistratie is opgeslagen als vertrouwde locatie instellen. Op die manier wordt de beveiligingswaarschuwing van de macro’s niet meer weergegeven. Op de website staat hoe dit moet worden ingesteld.

2 INSTELLINGEN EN TABELLEN De urenregistratie in Excel werkt op basis van een aantal standaard instellingen en een aantal tabellen waaruit gegevens worden overgenomen.

2.1 EENMALIGE INSTELLINGEN Voordat er kan worden gewerkt met de Urenregistratie in Excel moeten er eerst éénmalig enkele instellingen worden gedaan. Deze instellingen moeten worden vastgelegd in het werkblad 'Instellingen', maar zijn het beste via het menu te benaderen. 2.1.1 Bedrijfsgegevens Onderstaand scherm spreekt voor zich. Voer in de velden de gegevens in van uw bedrijf.


pagina 6 van 22

Aantal regels Bij aantal regels kan worden ingesteld hoeveel nieuwe regels moeten worden aangemaakt als op het invoerblad op de knop >> Nieuwe regel wordt gedrukt. 2.1.2 Faktuur

Per regel die is ingevoerd in het werkblad “invoer” kan worden aangegeven of de regel wel of niet moet worden gefactureerd. Op deze manier worden alle uren die op een project zijn gemaakt geregistreerd, maar worden niet allemaal doorberekend aan de klant. De meest voorkomende waarden die worden gebruikt zijn: “Ja” en “Nee”.

Figuur: voorbeeld wel of niet factureren uren

Een extra optie kan eenvoudig worden toegevoegd. Zet naast de nieuwe optie het veld aktief wel op “Ja’. Anders is deze waarde niet zichtbaar in het keuzemenu op de regels van het werkblad invoer. Voorbeeld extra optie Wanneer een klant een service contract afsluit en hiervoor later uren worden gemaakt, worden deze uren dus wel gefactureerd, maar niet gerelateerd aan de hoeveelheid werkelijk gemaakte uren. In dit geval wordt gekozen voor een code Ja_service. Alle uren van de service contracten kunnen dan worden geselecteerd, maar ook alle ja uren.


pagina 7 van 22

2.1.3 Status

Urenregistratie in Excel heeft geen directe koppeling naar een factureerprogramma. Wanneer regels zijn gefactureerd moet dit worden aangegeven op de regels. Wanneer bijvoorbeeld per week de uren worden gecontroleerd, kan een factuurstatus “gecontroleerd” worden aangemaakt. Op het moment dat de totale uren per maand worden gefactureerd, hoeven deze uren dus niet opnieuw te worden gecontroleerd. In onderstaand voorbeeld is te zien dat 2 van de 5 regels zijn verwerkt voor facturering. Faktuur 45012 zal 3 uur tonen die zijn gefactureerd.

De eerst volgende keer dat gefactureerd moet worden, worden de regels geselecteerd waar nog geen factuurnummer in de kolom “Faktuur” staat vermeld. Aan het eind van de maand als de facturen Wanneer de regels zijn gefactureerd kunnen de statussen in één keer op gefactureerd komen te staan. Wanneer per week wordt gecontroleerd en gefactureerd zal deze kolom een extra handeling tot gevolg hebben en kan het beste worden verborgen in het werkblad “Invoer”. Zie “kolom verbergen” in het volgende hoofdstuk. Toevoegen factureer optie In totaal kunnen 10 factuurstatussen worden aangemaakt. Door de naam in te voeren en vervolgens op dezelfde regel aktief op “Ja” te zetten, is de factuurstatus beschikbaar als keuze in de kolom “Status” in het werkblad “Invoer”.

2.2 TABEL KLANTEN De tabel klanten wordt ingevoerd voordat de tabel projecten wordt gevuld. De reden hiervoor is dat één klant meerdere projecten kan hebben en een project altijd aan een klant is verbonden. De breedte van de kolommen zijn door de gebruiker aan te passen.


pagina 8 van 22

2.2.1 Kolom: Klantnr. Voer hier de klantnummer in. Dit mag zowel een numerieke of alfanumerieke code zijn (cijfers en letters). Wanneer in uw financiële systeem al een klantnummer wordt gebruikt, is het aan te bevelen om in de urenregistratie dezelfde code te hanteren. 2.2.2 Kolom: Naam In deze kolom wordt de klantnaam ingevoerd. De klantnaam zal worden gebruikt in het invoerwerkblad en bij het vastleggen van de projecten. 2.2.3 Kolom: Overige kolommen De overige kolommen spreken voor zich. Deze kolommen worden verder niet meer gebruikt in de urenregistratie, maar dienen puur ter informatie. 2.2.4 Nieuwe klant toevoegen Gebruik de knop “Nieuwe klant” voor het aanmaken van nieuwe klanten. Door gebruik te maken van deze knop, blijft de opmaak voor de nieuwe klanten gelijk aan die van de bestaande regels.

2.3 TABEL PROJECTEN Voor elk project wordt een aparte regel aangemaakt in de tabel projecten. Wanneer in het financiële systeem al een projectcode wordt gebruikt, is het aan te bevelen om in de urenregistratie dezelfde code te hanteren.

2.3.1 Kolom: Projectcode Vul hier een projectcode in. Deze code wordt weergegeven in de kolom “Project” van werkblad “Invoer”. 2.3.2 Kolom: Projectnaam Geef een omschrijving (kort) op voor het project. 2.3.3 Kolom: Klantnr. Door op de regel in de kolom “klantnr” te klikken, verschijnt een lijst met mogelijke klantnrs. 2.3.4 Kolom: klantnaam Deze kolom wordt automatisch gevuld met de naam van de klant, zoals deze is opgegeven in de tabel klanten. Wanneer in de kolom “Klantnr.” Een niet bestaande code is ingevoerd 2.3.5 Kolom: Uurprijs Wanneer binnen de organisatie een uurprijs per project wordt vastgesteld, wordt deze in deze kolom ingevoerd. Wanneer de prijzen werknemer afhankelijk zijn, hoeft dit veld niet te worden ingevoerd.


pagina 9 van 22

2.3.6 Kolom: Begin Deze kolom is puur ter informatie. Hierin wordt de startdatum van het project ingevoerd. Met deze waarde wordt in het systeem verder niets gedaan. 2.3.7 Kolom: Eind Ook deze kolom is puur ter informatie. Hier wordt de geplande einddatum of werkelijke einddatum ingevoerd. 2.3.8 Kolommen verbergen Wanneer bepaalde kolommen niet worden gebruikt, kunnen deze worden verborgen. Hoe een kolom moet worden verborgen, staat beschreven in het volgende hoofdstuk. Let op! Het verbergen van een kolom is wat anders dan het verwijderen van een kolom. Het verwijderen van een kolom kan leiden tot het niet (meer) functioneren van het programma.

2.4 TABEL WERKNEMERS Bij het invoeren van uren wordt de code van de werknemer ingevoerd. Om ervoor te zorgen dat per werknemer één code wordt gebruikt, is voor de werknemers een aparte tabel aangelegd.

2.4.1 Werkn.code Voer in dit veld de code van de werknemer in. Deze code wordt getoond wanneer in het invoerwerkblad op werknemer wordt gedrukt. Zorg er dus voor dat de codes zo zijn gekozen dat de gebruiker weet welke werknemer met welke code wordt bedoeld. Tip Een veel voorkomende opbouw is een 3 cijferige code te hanteren die is opgebouwd uit de eerste letter van de voornaam en de eerste 2 letters van de achternaam. JJA is de code voor Jan Jansen. 2.4.2 Naam Voer in deze kolom de naam in van de werknemer. Overige kolommen De kolommen Adres, Postcode, Plaats, Telefoon, Mobiel, Fax zijn puur bedoeld als informatie. Het programma doet verder niets met deze gegevens. Deze velden hoeven dus niet verplicht worden ingevuld. 2.4.3 Kostprijs In het werkblad invoer wordt de kostprijs voor de uren getoond. In de kolom kostprijs wordt de kostprijs berekend van de regel op basis van de instelling i dit veld.


pagina 10 van 22

2.4.4 Verkoopprijs Op basis van dit veld wordt de verkoopwaarde uitgerekend van de ingevoerde regel in het werkblad invoer. In de kolom “verkoop WN” wordt de berekening gemaakt met als verkoopprijs de waarde uit dit veld. Het is niet verplicht een waarde in te voeren. 2.4.5 Nieuwe werknemer aanmaken De tabel werknemers beschikt standaard al over een aantal regels die kunnen worden ingevoerd. Wanneer deze regels bijna verbruikt zijn, worden nieuwe werknemers aangemaakt op nieuwe regels. Maak deze regels uitsluitend aan met behulp van de knop “Nieuwe werknemer”

3 INVOER VAN GEGEVENS IN URENREGISTRATIE PROJECTEN Het invoerblad bestaat uit een aantal kolommen. Ons advies is om eerst te starten met alle kolommen en vervolgens de kolommen te verbergen die u niet nodig heeft. Verwijder de kolommen nooit, want dan zijn de verbanden tussen de kolommen verdwenen.

3.1 KOLOM VERBERGEN Wanneer bijvoorbeeld kolom “Km.”moet worden verborgen, moeten de volgende actie worden uitgevoerd: Selecteer kolom “L” door op de kolomkop te klikken. De hele kolom wordt nu donker.

Klik op de rechtermuisknop als u met de muisaanwijzer boven de kolomkop “L” staat. Er verschijnt een lokaal menu. Kies in dit menu voor de optie “verbergen”


pagina 11 van 22

3.2 MENU VAN INVOERWERKBLAD Het werkblad “Invoer” is voorzien van een aantal knoppen. De belangrijkste knop is “nieuwe regel”. Zorg ervoor dat nieuwe regels altijd met de knop worden aangemaakt.

3.2.1 Menu Deze optie opent het hoofdmenu. 3.2.2 Nieuwe regel Door op deze button te klikken wordt een nieuwe regel aangemaakt. Nieuwe egels moeten altijd met deze knop worden aangemaakt. 3.2.3 Laatste Door op deze button te klikken wordt naar de laatste regel gesprongen. Deze optie heeft uiteraard pas nut bij een werkblad met veel regels. 3.2.4 Alles open Met behulp van filters kunnen selectie worden gemaakt. Wanneer op de button “Alles open”wordt geklikt worden alle filters verwijderd en zijn alle regels zichtbaar in het werkblad 3.2.5 Klanten Met deze button wordt het werkblad “klanten”geopend. Hier kunnen klanten worden toegevoegd. 3.2.6 Werknemers Met deze button wordt het werkblad “werknemers”geopend. Hier kunnen werknemers worden toegevoegd.


pagina 12 van 22

3.2.7 Projecten Met deze button wordt het werkblad “Projecten”geopend. Hier kunnen projecten worden toegevoegd.

3.3 INVOEREN VAN GEGEVENS Onderstaand voor elk veld een korte toelichting. 3.3.1 Datum Voer in dit veld de datum in van de transactie. 3.3.2 Wknr. Op basis van de ingevoerde datum wordt het weeknummer getoond van de datum. Voor een aantal velden zijn de mogelijke invoerwaarden vastgesteld. In dat geval verschijnt er naast het veld een knopje. Wanneer daar op wordt gedrukt verschijnen de mogelijke invoerwaarden.

3.3.3 Project Kies in dit veld het project waar de regel op betrekking heeft. Deze mogelijkheid is speciaal gemaakt wanneer binnen een bepaalde klant meerdere opdrachten lopen, waarop uren worden geschreven. Door meerdere projecten aan te maken, kunnen hiervan aparte specificaties worden gemaakt. 3.3.4 Klantnaam Klantnaam verschijnt automatisch na het invullen van het project. Aan het project zit een klant gekoppeld. 3.3.5 Werkn. Selecteer de werknemer die de uren heeft gemaakt. 3.3.6 Omschrijving In de omschrijving wordt nauwkeurig en kort beschreven welke werkzaamheden zijn uitgevoerd. 3.3.7 Van Voer hier de starttijd in. Let er hierbij op dat de tijd met een dubbele punt wordt ingevoerd. Voorbeeld 16:45 3.3.8 Tot Voer hier de eindtijd in. Let er hierbij op dat de tijd met een dubbele punt wordt ingevoerd. Voorbeeld 16:45


pagina 13 van 22

3.3.9 Totaal In dit veld wordt automatisch het aantal uren berekend dat tussen de twee ingevoerde tijden ligt. 3.3.10 Fact In dit veld wordt de faktuurstatus ingevoerd. In de meeste gevallen is dit ja of nee. Hiermee zijn de uren te filteren die moeten worden gefactureerd. 3.3.11 Km. Indien kilometers moeten worden bijgehouden, kan dat in dit veld. 3.3.12 Faktuur Geef in dit veld het factuurnummer in waarmee de uren zijn gefactureerd. Op elk moment is dan de factuurspecificatie uit te draaien. 3.3.13 Status Geef in dit veld aan wat de status van de regel is. Statussen kunnen worden toegevoegd in het werkblad instellingen.

4 BEWERKINGEN MET URENREGISTRATIE 4.1 PRINTEN Wanneer het werkblad wordt uitgeprint, is het verstandig eerst een afdrukvoorbeeld te tonen. Hiermee wordt voorkomen dat door verkeerde instellingen teveel pagina’s worden afgedrukt. Voor een afdrukvoorbeeld moet worden gedrukt op de knop:

5 VEELGESTELDE VRAGEN 5.1 ALGEMEEN In de handleiding wordt zoveel mogelijk uitgelegd, maar deze moet wel compact blijven. Daarom is op de website een gedeelte ingericht met veelgestelde vragen. Wanneer u een vraag heeft over een product raadpleeg dan eerst dit gedeelte op de website. De kans is erg groot dat uw vraag daar wordt beantwoord. Op de website worden ook een aantal tips en trucs beschreven. Heeft u geen vragen dan kan het ook nuttig zijn dit gedeelte eens te bekijken. Veelgestelde vragen op website: << Klik hier >>

Of ga naar urenregistratie op onze website en klik op >> Help


pagina 14 van 22

5.1.1 Prijs bij aanschaf na 30-06 De urenregistratie is geldig gedurende een kalanderjaar. U kunt alleen uren invoeren tot en met een bepaalde datum. Wij hebben dit niet direct op 31-12 afgebakend, maar wel vlak daarna. Omdat het “niet eerlijk” is als later in het jaar de urenregistratie wordt aangeschaft om het volledige bedrag in rekening te brengen, hebben wij een korting aangebracht voor bestellingen na 30-06 van een jaar. Wij ontvangen gedurende het jaar vragen over hoe wordt omgegaan met bestellingen later dan bijvoorbeeld 30-09. Wij hanteren hier geen andere tarieven voor. De belangrijkste reden hiervoor is dat het dan administratief niet meer is bij te houden. Uiteraard is het niet logisch om te betalen voor een periode die al verstreken is, maar aan de andere kant vinden wij dat dit ook moet worden vergeleken met de prijs. In de praktijk starten bedrijven aan het eind van het jaar met de vorige versie om te testen en starten in het nieuwe jaar met de volledige versie. Nieuwe versie volgend jaar Vanaf begin december is de nieuwe versie beschikbaar. In deze versie kunnen ook de uren van het voorafgaande jaar worden ingebracht. In dat geval krijgt u dus een maand extra voor de prijs van een jaar. 5.1.2 Koppeling naar andere producten van Easy Template De producten van Easy Template zijn op zichzelf staande producten. Nu is het zo dat bijvoorbeeld gegevens van de urenregistratie in de vakantiekaart en ziekteverzuim worden gebruikt. Er is geen directe koppeling tussen deze producten. U kunt uiteraard wel de gegevens per werknemers uitprinten per maand vanuit de urenregistratie en dan overnemen op de ziekteverzuimkaart en/of vakantiekaart. 5.1.3 Bedrijfsspecifieke aanpassingen Vraag: is het mogelijk dat Easy Template aanpassingen maakt aan de urenregistratie. Antwoord: in principe maakt Easy Template geen aanpassingen aan de standaard producten. De producten zijn gemaakt om ingezet te kunnen worden bij een groot aantal bedrijven. Wanneer u echter functies mist, is het wel handig om dit aan Easy Template te melden. De kans is dan aanwezig dat in een volgende versie deze functionaliteit aanwezig is. 5.1.4 Koppeling naar externe database Vraag: is het mogelijk om de urenregistratie te koppelen aan een database. Antwoord: Easy Template heeft geen standaard koppelingen naar externe programma’s of databases. Het doel van de urenregistratie is om een simpel en voordelig programma te leveren. Aanpassingen aan de standaard en het maken van koppelingen is een te specifieke handeling die lastig te onderhouden is. De urenregistratie is een standaard Excel programma. Het staat u dus vrij om een koppeling te maken, maar Easy Template zal hier geen begeleiding in kunnen geven. Alle aanpassingen geschieden voor eigen risico. Wij raden daarom ook af om koppelingen te maken. 5.1.5 Zelf aanpassingen maken Vraag: mag ik zelf aanpassingen maken aan de urenregistratie software. Antwoord: ja, formeel gezien mag u aanpassingen maken in de urenregistratie software. U heeft de software gekocht en wij hebben daarop geen beveiliging gezet. Het moet immers mogelijk zijn om uw eigen logo boven de urenregistratie te zetten. Ook de naman van de


pagina 15 van 22

kolommen kunt u eenvoudig aanpassen. Maar wanneer u zelf kolommen wilt toevoegen bijvoorbeeld is ruime kennis van Excel nodig. De urenregistratie werkt namelijk ook met een aantal verborgen gebieden. Ander nadeel is dat het volgende jaar u dezelfde aanpassingen ook weer moet maken op de nieuwe versie. Kortom, wij raden af om zelf aanpassingen te maken en willen u erop wijzen dat alle aanpassingen en de gevolgen hiervan voor uw eigen risico zijn. Dit klinkt heel formeel, maar wij willen voorkomen dat hier achteraf problemen door ontstaan.

5.2 WERKBLAD INVOER 5.2.1 Veld weeknummer geeft “#naam” of “##” Bovenstaande meldingen verschijnen wanneer een bepaalde functie nog niet is geactiveerd in Excel. Beide meldingen zijn hetzelfde. “##” wordt weergegeven als de kolom te smal is om de volledige melding te tonen.

Instructie Office 2000-2003 1. Om het weeknummer te berekenen moet een toolpak worden geactiveerd 2. Dit dient eenmalig te worden uitgevoerd. 3. Kies in het Excel werkblad voor de optie in de bovenste menubalk voor Extra/invoegtoepassingen. 4. Het onderstaande scherm verschijnt:

Selecteer het veld voor “Analysis Toolpak” en druk op OK. Instructie Office 2007 1. Om het weeknummer te berekenen moet een toolpak worden geactiveerd 2. Klik op de office knop 3. Kies voor opties voor >> Opties voor Excel


pagina 16 van 22

4. Kies aan de linkerkant voor >> invoegtoepassingen

5. Kies onder in het scherm bij beheren voor >> Excel-invoegtoepassingen 6. Klik op start

7. Zet vinkjes bij >> Analysis Toolpak en Analysis ToolPak – VBA 8. Druk op >> OK 5.2.2 Kolom totaalbedrag is te smal Vraag: Hoe kan ik de kolom verbreden zodanig dat er ook grote bedragen in passen. Wanneer Excel in een kolom bedragen heeft staan die groter zijn dan de kolom wordt dat als volgt weergegeven:

Antwoord: de oplossing is eenvoudig. De kolom moet breder worden gemaakt. 1. Klik op de gewenste kolomkop

2. Kies in menu opmaak >> kolom >> auto aanpassen aan breedte 5.2.3 Foutmelding bij invoer projectcode Vraag/probleem


pagina 17 van 22

Wanneer in het veld project een projectcode wordt ingevoerd, verschijnt de melding:

Antwoord/oplossing Deze melding geeft aan de ingevoerde waarde niet bekend is in de tabel met projectcodes. Controleer of de juiste projectcode is ingevoerd of voeg een projectcode toe in de projectentabel. Na invoer in de projectentabel is met het pull-down menu op het veld de code zichtbaar en kan worden geselecteerd. Uiteraard kan de projectcode ook met de hand worden ingebracht. 5.2.4 Wat is het verschil tussen knop “laatste” en “nieuwe regel” De knop laatste zorgt ervoor dat de cursor naar de laatst ingevoerde cel gaat. De knop nieuwe regel voegt een nieuwe regel toe en zal vervolgens ook naar de laatst ingevoerde regel gaan. Op het eerste gezicht lijkt dat hetzelfde, maar als vervolgens naar beneden wordt gegaan, is te zien dat er regels zijn toegevoegd. 5.2.5 Vergelijken budgeturen en werkelijke uren Vraag/probleem Kunnen budgeturen en werkelijke uren worden vergeleken? Antwoord/oplossing Nee, in de urenregistratie wordt alleen gewerkt met de vastlegging van de werkelijke uren. 5.2.6 Vastlegging soort werkzaamheden Vraag/probleem Is het mogelijk om uren van diverse klanten op één project te boeken. Antwoord/oplossing De urenregistratie gaat ervan uit dat een project één op één gekoppeld is aan een klant. Een klant kan wel meerdere projecten hebben. In de praktijk komt het voor dat bijvoorbeeld dezelfde soort werkzaamheden worden uitgevoerd voor meerdere klanten. Het is dan erg omslachtig om voor elke klant een extra project aan te maken. Veld Taak Voor dit probleem is de kolom (F) taak toegevoegd. Deze kolom heeft geen relatie naar projecten. Wanneer een boekhoudkantoor bijvoorbeeld de loonadministratie (lnadm) en de Financiële administratie (fadm) uitvoert voor diverse klanten biedt de kolom taak de oplossing. In onderstaand voorbeeld is voor klant Jansen Import een project aangemaakt voor alle werkzaamheden van een bepaald jaar. In de kolom taak is vervolgens aangegeven waarop de werkzaamheden betrekking hebben.


pagina 18 van 22

5.2.7 Hoe toon ik de uren van één klant of project Onder alle kolommen staat een pull-down button. Deze staan op regel 8 van het werkblad invoer. Met deze knoppen kunnen de kolommen worden gefilterd.

Er zit wel een verschil tussen de kolomkop en de velden in de werkbladen. Wanneer op het pulldown menu wordt gedrukt van project kan op project worden gefilterd. Wanneer echter in de witte velden wordt geklikt verschijnt ook een pull-down menu. Deze laat de keuzelijst zien van de te kiezen projecten. Let er wel op dat wanneer u weer gegevens in wilt voeren eerst alle filters weer vrijgeeft. Dit kan door op de knop “alles open” te drukken

5.3 WERKBLAD PROJECT 5.3.1 Projectcode wordt omgezet in een datum Vraag/probleem: Wanneer een project code, zoals bijvoorbeeld 04-23 wordt ingevoerd als projectcode maakt Excel hier een datum van. Antwoord/oplossing: Excel past in een aantal gevallen de opmaak van een cel aan. In het geval van een emailadres is dat wel handig, maar in sommige gevallen is het zelfs irritant. Dit probleem is op te lossen door voor de waarde het teken ‘ te zetten. De celwaarde wordt in dat geval ’0423. Dit geeft als resultaat 04-23. Een tweede optie is om ervoor te zorgen dat de projectcode een alfanumeriek veld wordt. Wanneer een letter in de code voorkomt, wordt er geen automatische opmaak toegepast. In dit voorbeeld zal de projectcode dus P04-23 worden.

5.4 OVERZETTEN GEGEVENS VAN OUDE VERSIE Wanneer u gebruik heeft gemaakt van de vorige versie van de Urenregistratie in Excel staan een hoop gegevens al in de oude versie. Wanneer de aanpassingen in de nieuwe versie niet voor u van toepassing zijn, kunt u er ook voor kiezen om door Easy Template de licentie op uw oude versie uit te breiden. Neem hiervoor contact met ons op als dit gewenst is. Vermeld in het onderwerp van uw e-mail svp uw klantnummer. Wanneer het aantal gegevens beperkt is, adviseren wij om de gegevens opnieuw in te voeren. De gegevens kopiëren van de ene naar de andere versie moet nauwkeurig worden uitgevoerd en geschied op eigen risico van de klant.


pagina 19 van 22

5.4.1 Overzetten klantgegevens De klantgegevens kunnen worden overgezet van versie 2010 naar 2011. Werkwijze: 1. Open zowel de versie van 2010 als de nieuwe van 2011 2. Maak in de nieuwe versie voldoende lege regels aan (met de knop) 3. Selecteer de klantgegevens in de “vorig jaar” versie

4. Kies voor Bewerken >> Kopiëren (CTRL+C) 5. Ga naar de versie 2011

6. Selecteer cel A9 (zie voorbeeld) 7. Kies in het menu Bewerken >> Speciaal Plakken

8. Kies voor de optie >> Waarden

9. De klantgegevens staan nu in de 2011 versie Om te controleren of het kopiëren op de juiste manier is uitgevoerd, wordt bij projecten gecontroleerd of de klanten erin staan.


pagina 20 van 22

10. Ga naar projecten en klik in het veld op het pull-dowm menu. Controleer of de eerste en het laatste klantnummer in de lijst voorkomen. 5.4.2 Overzetten projecten van 2010 naar 2011 Voor het overzetten van de projecten kan dezelfde werkwijze worden gevolgd als bij klanten. Het verschil hierbij is dat de tabel in 2 keer wordt gekopieerd. 1. Zorg dat er voldoende nieuwe regels zijn aangemaakt in de nieuwe versie (let op: altijd met de knop toevoegen)

Eerst worden de Projectcode, projectnaam en klantnr naar de nieuwe versie gekopieerd.

2. 3. 4. 5. 6. 7.

Selecteer de gegevens Kies voor Bewerken >> Kopiëren (CTRL+C) Ga naar de versie 2010 Ga in cel A9 staan Kies voor Bewerken >> Speciaal plakken Kies voor de optie >> Waarden


pagina 21 van 22

8. Klik vervolgens op de knop >> OK

Het resultaat is dat de witte cellen worden gevuld en de grijze automatisch worden opgehaald. Let op: kopieer nooit grijze cellen. 9. Herhaal dit voor de gegevens van Uurprijs, begin en Eind.

5.4.3 Overzetten Werknemers Voor het overnemen van de werknemers kan dezelfde werkwijze worden gehanteerd als bij klanten. Let er ook hier op dat er voldoende lege regels zijn aangemaakt (Met de knop).


pagina 22 van 22

Urenregistratie. Handleiding

Recommend Documents