Univé Privacyverklaring
Privacyverklaring Univé Januari 2012
Univé Privacyverklaring
Wie is Univé? Onder de naam Univé werken verschillende (verzekerings-)bedrijven samen. Univé bestaat uit de Coöperatie Univé met daarin bedrijven als Univé Schade, Univé Services, Stichting Univé Rechtshulp en Univé Expertise Services. Daarnaast is er intensieve samenwerking met regionale Univé’s, de zogenaamde Onderlingen. Tussen Coöperatie Univé en Coöperatie VGZ wordt samengewerkt vanwege de Univé Zorgverzekering. Voor al deze bedrijven geldt deze privacyverklaring.
Bescherming van uw persoonsgegevens Univé hecht veel waarde aan bescherming van uw privacy en aan uw vertrouwen in onze manier van werken. U kunt er van op aan dat wij: • werken naar de letter en de geest van de privacy wet- en regelgeving • uw gegevens veilig en zorgvuldig verwerken • uw gegevens niet doorgeven of verkopen aan derden voor commerciële of charitatieve doeleinden • uw wettelijke rechten respecteren • alleen samenwerken met partijen die dezelfde uitgangspunten hanteren • uw vragen over uw privacy eerlijk zullen beantwoorden Met deze privacyverklaring wil Univé u duidelijk maken waarom en onder welke voorwaarden wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken. Ook leggen wij uit hoe wij uw privacy beschermen en welke rechten u heeft. Waar nodig kunnen er voor een bepaalde organisatie, dienst, product of actie aanvullende of anders beschreven privacyregels worden gemaakt.
Welke persoonsgegevens gebruikt Univé en waarom? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarvan bekend zijn dat ze bij u horen. Wij verwerken deze gegevens om u op een goede wijze van dienst te zijn. Denk hierbij aan uw naam, geboortedatum, contactgegevens of het kenteken van uw auto. Om uw aanvraag in behandeling te kunnen nemen, hebben wij persoonsgegevens nodig van alle te verzekeren personen. Deze gegevens worden gebruikt voor de behandeling van uw aanvraag, de totstandkoming en de uitvoering van de overeenkomst. Wij zijn bovendien wettelijk verplicht om persoonsgegevens van onze verzekerden te verstrekken, bijvoorbeeld vanwege opgave aan de belastingdienst. Ook gebruiken wij uw gegevens voor onze eigen (marketing-)activiteiten, bijvoorbeeld voor het aanbieden van extra producten en diensten. U heeft daarbij zelf de regie over wat u wel of niet wilt ontvangen.
Wij beschermen uw gegevens U mag van ons verwachten dat wij doen wat we kunnen om uw privacy te waarborgen. Uiteraard houden wij ons aan de wet- en regelgeving. Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Zij kunnen alleen die gegevens zien die zij nodig hebben voor hun werk. Ook zorgen wij voor een goede beveiliging van de toegangssystemen, computernetwerken en gebouwen. Bovendien bewaren wij de verzamelde gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Hoe lang dat precies is, kan in de wet zijn vastgelegd en hangt af van het specifieke gegeven en het doel waarvoor we uw gegevens nodig hebben.
Bijzondere gegevens Onder bijzondere persoonsgegevens vallen bijvoorbeeld informatie over uw gezondheid, lidmaatschap van een vakbond en strafrechtelijk verleden. Deze gegevens worden vanzelfsprekend extra zorgvuldig verwerkt, meestal door een beperkte en selecte groep medewerkers. Onze medische adviseurs zijn verantwoordelijk voor de juiste verwerking van de gegevens omtrent uw gezondheid. Deze worden alleen aan medewerkers verstrekt die tot de ‘functionele eenheid’ van die medische adviseur behoren en alleen als zij de gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden. De medewerkers van deze functionele eenheid werken altijd onder directe verantwoordelijkheid van de medische adviseur. Zij zijn gebonden aan het medische beroepsgeheim. Strafrechtelijke gegevens die wij naar aanleiding van bijvoorbeeld uw aanvraagformulier hebben ontvangen, worden binnen Univé alleen verwerkt door onze afdeling Veiligheidszaken. In het kader van de opsporing van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik worden ook gegevens vastgelegd. Hierbij houden wij ons aan het Fraudeprotocol van het Verbond van Verzekeraars en het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen.
Univé Privacyverklaring
Het gebruik van uw gegevens Wij gebruiken uw gegevens met verschillende specifieke doelen: • Dienstverlening en service U kunt hierbij denken aan informatie die hoort bij de verzekeringstaken. Bijvoorbeeld aangepaste voorwaarden, offertes en premieaanpassingen. Voor nieuwsbrieven van Univé kunt u zichzelf inschrijven via onze website en uitschrijven via de link in de nieuwsbrief. • Aanbiedingen Wij willen u graag aanbiedingen doen voor onze andere producten. Zo’n aanbod kan van alle Univé-onderdelen komen. Als u dit niet wilt, kunt u ons dat laten weten per post, mail of telefoon. U kunt uiteraard ook naar uw lokale Univé kantoor gaan. Regelmatig wordt Univé door samenwerkingspartners gevraagd of zij u een aanbieding mogen doen. Hier gaan wij niet op in, wij verkopen of geven uw gegevens niet. Wel kan het voorkomen dat wij u attenderen op een aanbieding van onze partners in bijvoorbeeld een klantenmagazine. • Klant en Marktonderzoeken Wij kunnen klantgegevens gebruiken bij onderzoek naar bijvoorbeeld de tevredenheid over onze dienstverlening of de behoefte aan nieuwe producten. Het kan zijn dat wij u benaderen met het verzoek om deel te nemen aan zo’n onderzoek. Uiteraard staat het u geheel vrij om van deelname af te zien. • Selectie en profilering Wij kunnen voor sommige doeleinden selecties maken uit onze klanten- of andere bestanden. Een aanbod voor een bromfietsverzekering wordt dan bijvoorbeeld alleen gedaan aan klanten jonger dan twintig jaar . Ook kunnen wij gebruik maken van profilering: klanten selecteren op basis van een indeling in verschillende categorieën. • Wettelijke verplichting gebruik BurgerServiceNummer (BSN) Voor de meeste schadeverzekeringen en diensten mag geen gebruik gemaakt worden van het BSN. Alleen voor inkomensverzekeringen en overlijdensrisicoverzekeringen legt Univé dit nummer verplicht vast. Dit heeft te maken met de plicht om gegevens door te geven aan de belastingdienst. Voor Univé Zorg geldt dat vanaf 2009 zorgverzekeraars verplicht zijn om uw BSN vast te leggen en te gebruiken bij onderlinge gegevensuitwisseling met zorgaanbieders en indicatieorganen. • Controle op verzekeringsrecht (alleen Univé Zorg) Via het bedrijf Vecozo (veilige communicatie in de zorg) kunnen zorgaanbieders controleren of en hoe iemand verzekerd is bij één van de aangesloten zorgverzekeraars. Tevens is het voor de zorgaanbieder mogelijk om andere dan medische persoonsgegevens over de betreffende verzekerde en de verzekering in te zien. Om ervoor te zorgen dat zorgaanbieders hun declaraties bij de juiste zorgverzekeraar digitaal kunnen aanleveren, worden uw naam-, adres- en woonplaatsgegevens beschikbaar gesteld aan Vecozo. Als u om privacyredenen de verspreiding van uw gegevens wilt beperken, dan kunnen wij op uw verzoek uw adres als geheim markeren. Alle zorgverzekeraars zijn bij Vecozo aangesloten. • Dienstverlening door derden Wij schakelen soms andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Dit heeft te maken met uitvoering van de verzekeringsovereenkomst met u, bijvoorbeeld een herverzekeraar, expertisebureau of incassobureau. Dit gebeurt onder onze verantwoordelijkheid. Met deze partijen maken wij contractuele afspraken over de omgang met uw gegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft. Dit is anders waar het gaat om uw gezondheidsgegevens: hiervoor is altijd een machtiging nodig. Wij verzekeren u dat wij uitsluitend de relevante gegevens verstrekken of opvragen. • Fraude- en criminaliteitsgegevens uitwisselen Fraude- en criminaliteitsgegevens wisselen we uit met andere financiële instellingen, het Fraudeloket van het Verbond van Verzekeraars, de politie en/of andere opsporingsdiensten en specifiek voor Univé Zorg met Zorgverzekeraars Nederland. Dit gebeurt via opname in een aantal bij het College Bescherming Persoonsgegevens aangemelde registratiesystemen zoals het Bedrijfsprocessensysteem, het Incidentenregister (IR), de Externe Verwijzingen Register (EVR) of Centraal Informatie Systeem (CIS). Deze systemen en registers vallen onder de verantwoordelijkheid van onze afdeling Veiligheidszaken. • Verstrekking aan derden Soms zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens te verstrekken aan organisaties buiten Univé. Denk hierbij aan de belastingdienst, sociale recherche, politie of justitie. U kunt er van op aan dat wij bij het verstrekken van uw gegevens zorgvuldig zijn.
Univé Privacyverklaring
Bijzondere situaties In bijzondere situaties kunt u ons vragen om extra beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld omdat u een publieke functie hebt of verblijft in een Blijf-van-mijn-lijf-huis.
Internet Ook via onze internetomgevingen doen wij er alles aan om uw privacy te beschermen. Hieronder leggen wij de belangrijkste elementen uit. Klikgedrag Op onze websites worden algemene (anonieme) bezoekergegevens vastgelegd. Dit doen wij om onze website te verbeteren. Bijvoorbeeld om te ontdekken waar in een aanvraagtraject mensen regelmatig lang moeten nadenken of zelfs stoppen. Mijn Univé U kunt een aantal zaken via de Mijn Univé-pagina’s inzien en regelen. Denk hierbij aan het inzien van uw polisgegevens, het doorgeven van wijzigingen of een schade en het volgen van de voortgang van uw schademelding of declaratie. Deze gegevens zijn alleen voor u toegankelijk met behulp van een inlognaam in combinatie met een wachtwoord en/of een SMS code. Cookies Wanneer u onze website bezoekt, slaat uw eigen computer automatisch enkele gegevens op met behulp van een zogeheten cookie. Daardoor wordt u bij een volgend bezoek automatisch herkend. Cookies zorgen ervoor dat de inhoud van onze websites beter afgestemd wordt op uw wensen. Zo kan de computer uw gebruikersnaam onthouden zodat u die niet steeds hoeft in te voeren. Als u niet wilt dat er cookies worden gebruikt, kunt u in uw browser ‘cookies off’ aanvinken. Indien u de cookies accepteert, blijven zij maximaal vijf jaar in uw computer staan, tenzij u deze voor die tijd verwijdert. Het uitzetten van cookies kan het gebruiksgemak van onze website en diensten wel beperken. Andere website Deze privacyverklaring geldt voor websites die bij Univé horen. Op onze websites treft u ook links aan naar andere, niet Univé-websites. Het is verstandig om bij die partijen na te gaan wat hun privacybeleid is. Social Media Univé is steeds actiever op Social Media als Hyves en Twitter. Bij het reageren op uw berichten vragen wij u uw persoonsgegevens naar ons te mailen of via een Direct Message te sturen om te zorgen dat anderen uw gegevens niet kunnen zien.
Wij helpen u graag Wanneer u informatie wilt, over uzelf of over anderen op uw polis, kunnen wij dat pas geven als voldoende duidelijk is wie u bent (identificeren) en u ook daadwerkelijk de persoon bent die u zegt te zijn (authenticeren). Wij verstrekken geen specifieke gegevens over uw gezondheid, declaraties of schade via de telefoon of via e-mail zonder dat wij zeker weten dat wij u aan de telefoon hebben of een mail van uw e-mailadres afkomstig is. Wilt u anderen toestemming geven uw verzekeringszaken af te handelen, dan vragen wij u dit per machtiging te regelen. Alleen op deze manier kunnen wij misbruik of onjuist gebruik van uw gegevens voorkomen. U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens: • recht op inzage in door ons over u vastgelegde gegevens; • recht op het indienen van een verzoek tot correctie van uw gegevens, zoals het wijzigen of verwijderen van gegevens; • recht om bezwaar te maken (verzet) tegen bepaalde wijzen van gebruik van uw gegevens. In sommige gevallen kunnen of mogen wij geen wijziging of verwijdering doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd met de wet is. Een verzoek tot inzage of correctie kunt u indienen bij uw lokale Univé kantoor of mailen aan
[email protected]. Wilt u wel een kopie identiteitsbewijs bijvoegen? Binnen vier weken ontvangt u dan een reactie van ons. U kunt het gebruik van uw gegevens door ons beperken. Dit zijn de mogelijkheden van bezwaar (verzet) die u heeft: • tegen het ontvangen van commerciële aanbiedingen van Univé; • tegen telefonische commerciële acties. Dit gaat via het ´Bel me niet register´; • tegen deelname aan klanttevredenheidsonderzoeken. U kunt hierover bellen of mailen. Uiteraard kunt u ook naar uw lokale Univé kantoor gaan.
Univé Privacyverklaring
Onderlingen Een Onderlinge- een Univé kantoor of winkel in uw regio - heeft verschillende rollen in de relatie met u, namelijk: • De rol van verzekeraar. Hier heeft de Onderlinge een eigen verantwoordelijkheid voor uw gegevens. Zij maakt daarbij gebruik van de overkoepelende ondersteuning van Univé, bijvoorbeeld voor computers en fraudebestrijding. • De rol van bemiddelaar. De Onderlinge helpt u bij het vinden van een passende verzekering. Ook hierbij heeft zij de verantwoordelijkheid om zorgvuldig met uw gegevens om te gaan. • De werkzaamheden van assistentie bij uitvoer en beheer van verzekeringen. Dit zijn afspraken binnen de totale organisatie om regionaal aanspreekpunt te kunnen zijn. Hierbij is Univé Schade of Zorg verantwoordelijk voor uw gegevens. • Overige diensten als makelaardij of hypotheken. Voor deze werkzaamheden geldt deze privacyverklaring niet. Uiteraard kunt u er wel van op aan dat ook deze bedrijven zorgvuldig met uw gegevens omgaan.
Wettelijke kader, toezicht en wijzigingen Univé handelt wat betreft uw persoonsgegevens op basis van onder andere de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), de Telecommunicatiewet, de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen en specifiek voor Univé Zorg de Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Zorgverzekeraars. Deze gedragscode(s) kunt u inzien op www.unive.nl/privacy . Voor de afdeling Veiligheidszaken geldt daarnaast het Protocol Incidentenwaarschuwingssysteem Financiële Instellingen. De verwerkingen van persoonsgegevens hebben wij aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. U kunt dit nalezen op www.cbpweb.nl via de button ‘openbare registers’, daarna kiest u ‘register meldingen’ en u zoekt op naam Univé. Deze privacyverklaring wordt regelmatig getoetst aan ontwikkelingen in de wet- en regelgeving en aan bedrijfsmatige veranderingen.
Vragen over privacy Wilt u meer weten over uw rechten, over onze omgang met en houding ten aanzien van privacy in het algemeen? Wilt u weten welke gegevens zijn vastgelegd of heeft u andere vragen over uw privacy? Neemt u dan contact op met uw lokale Univé kantoor of met onze Privacy officer via een e-mail naar
[email protected]. Als uw vraag een Onderlinge betreft, sturen wij deze door. Per post mag natuurlijk ook. Hieronder staat het adres: Univé T.a.v. Compliance / Privacy officer Postbus 15 9400 AA Assen
Klachten Klachten over de omgang met uw persoonsgegevens kunt u ook indienen bij uw lokale Univé kantoor of via Klachtenmanagement Univé. Ook hier is het adres Postbus 15, 9400 AA te Assen. Onze klachtbehandelaar neemt, afhankelijk van uw klacht, contact op met de Privacy officer. Als u ontevreden bent over de behandeling, kunt u uw klacht voorleggen aan het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD). Voor klachten over de zorgverzekering bij Stichting Klachten en Geschillen Zorgverzekeringen (SKGZ). In onze reactie op uw klacht vindt u hierover meer informatie.
0431.01/12
Univé Privacyverklaring
