TEKNIK PRESENTASI Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis Dadang Syafarudin, SE., MM www.dadangsya.stieyasaanggana.ac.id
PENDAHULUAN • Dalam dunia bisnis maupun organisasi Presentasi sering digunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. • Presentasi bisnis itu adalah presentasi lisan yang dilakukan oleh orang-orang yang tertarik dengan penjualan gagasan, proses2 program, produk, dll yang ditujukan kepada berbagai kelompok yg memiliki kekuatan untuk merekomendasikan atau melakukan keputusan pembelian
LANGKAH SEBELUM PRESENTASI 1. Membuat overview of this poitns ( sekliasmengenai topik ) 2. Hadirkan presentasi untuk audience 3. Simpulkan presentasi yang sudah anda lakukan pada akhir presentasi
Dalam Kegiatan Bisnis : Presentasi dirancang untuk 1. Menjual ( to sell 2. Menjelaskan ( to explain 3. Memotivasi ( to motivate
TUJUAN PRESENTASI • PRESENTASI INFORMATIF : untuk menginformasikan atau memberitahukan • PRESENTASI PERSUASIF : untuk memotivasi audience untuk melakukan atau percaya terhadap sesuatu • GOODWILL PRESENTATIONS : menghubur dan mensyahkan ( validasi) komitment audience kepada tujuan organisasi
Perencanaan Sebelum mempersiapkan sebuah presentasi beberapa hal perlu diketahui terlebih dahulu: (SPAM) • Situation : Perhatikan waktu dan tempat Anda akan memberikan presentasi • Purpose (Tujuan) : Apa tujuan yang ingin dicapai dari presentasi yang dilakukan • Audience : perhatikan siapa saja yang menjadi peserta dari presentasi Anda • Method : metode apa yang akan Anda pakai sehingga tujuan presentasi dapat tercapai
Tipe Presentasi • Informasi : menyampaikan suatu informasi baru kepada audience dengan harapan audience akan mengetahui dan memahami topik yang dipresentasikan, mis: workshop, seminar, kuliah, dsb. • Persuasi: bertujuan untuk mengubah perilaku atau kebiasaan dari audience, misalnya: kampanye, penyuluhan narkoba, dsb. • Entertaining: bertujuan untuk menghibur peserta, berusaha agar peserta tetap memperhatikan kita, mis:
Persiapan • Langkah pertama dalam presentasi adalah memilih topik (apa yg akan dipresentasikan). • Apakah Anda tertarik dengan topik ? • Apakah Anda enjoy berbicara ttg topik tsb ? • Apakah Anda ingin entertain, inform atau persuade ? • Apakah audience akan tertarik dengan topik ? • Apakah topik yg dibicarakan topik yg sensitif thd sekelompok pihak dari audience ? • Apakah ada peristiwa tertentu yang berkaitan dengan topik ?
Persiapan (2) • Setelah mendapatkan topik presentasi, selanjutnya bagaimana membuat dan menyampaikannya. • Beberapa hal yang dipersiapkan: • Apa yang dibutuhkan untuk disampaikan • Kumpulkan materi-materi presentasi yang terkait • Buatlah materi presentasi yang baik, dan • Gunakan komputer (mis: Powerpoint) sedapat mungkin
Outlining
Beberapa Elemen Penting • • • • •
Kecepatan presentasi Pembukaan yang menarik -- examples Transisi yang benar Konklusi (relevansi topik) Panjang presentasi: jangan melebihi waktu yang tersedia!
Audience mendengarkan!
Latihan • Latihan akan membantu menghasilkan presentasi yang baik. • Mendapatkan bagaimana presentasi tersebut mengalir. • Mendapatkan feedback. • Lakukan beberapa kali.
Siap Presentasi • Kalau bisa, sehari sebelumnya coba lagi presentasi anda. (dapat dibantu dengan webcamp) • Atur slide sesuai urutan. • Pastikan alat-alat bantu bekerja dengan baik. • Pastikan siapa yang membantu (apabila diperlukan) • Pastikan pengeras suara bekerja dengan baik • Datang lebih awal. • Perhatikan: penampilan • Jangan berdiri dibelakang meja, jangan menghalangi slide, usahakan dekat dengan audience
Saat Presentasi • Utarakan objective anda diawal prsentasi, dan ulangi kembali di akhir presentasi. • Jangan membuat lawakan kalau anda tidak ahli untuk itu. • Perhatikan kelakuan anda, hindari kebiasaan tidak baik. • Gunakan laser pointer dengan benar, dan jangan ganggu audience anda dengannya. • Libatkan audience dalam proses • Awasi waktu anda! • Jangan mengkritik hal-hal diluar topik.
Saat Presentasi (2) • Hindari membaca notes, kata per kata • Usahakan Anda lihat terlebih dahulu setiap transisi slide ke layar…apakah Audience dapat melihat slide Anda dengan baik ?
Menarik Perhatian Audience • • • • •
Berhenti berbicara (stop talking) / diam Ajukan pertanyaan ke audience Gunakan board untuk membuat lebih jelas Ubah intonasi suara Lakukan sesuatu yang tidak terduga (jatuhkan buku, matikan slide, dsb)
Menangani Tanya-Jawab Pertanyaan audience tidak selalu bisa diprediksi • Ulangi pertanyaan audience agar yang lain tahu apa yang ditanyakan. • Berikan jawaban untuk si penanya dan audience
• Tunggu penanya selesai sebelum menjawabnya. • Atau potonglah dengan taktis.
• Apabila ada pertanyaannya selama presentasi mengenai ketidak jelasan/kerancuan jawablah segera.
Menangani Tanya-Jawab (2) • Tundalah pertanyaan yang terlalu spesifik pada akhir presentasi atau tawarkan “offline” • Hindari pertanyaan yang mengarah ke diskusi panjang dengan seseorang (Berikan batasan waktu dalam menjawab pertanyaan) • Tidak bisa menjawab?
Presentasi Yang Baik Saat Seminar Up Atau Ujian Sidang Sarjana
Bahan Presentasi a. Biasanya presentasi ujian pendadaran dilakukan selama 10 – 15 menit. Slide yang dipersiapkan sebanyak 5 bagian, meliputi judul dan penulis/peneliti (1), latar belakang, lingkup, tujuan, dan metodologi (2), Istilah, definisi, konsep penunjang analisis (3), diagram analisis (3), perancangan/konsep baru (4), dan kesimpulan serta saran (5). b. Gunakan program presentasi yang baik (power point) c. Tampilan materi sederhana tetapi informatif dan menarik. d. Persiapkan back-up files, jangan sampai kehilangan teks presentasi ataupun skripsi.
Persiapan Fisik Mahasiswa a. JAGA BADAN Agar tetap sehat dan jangan sampai sakit ketika ujian pendadaran : makan, istirahat, bekerja, dan berolah raga yang seimbang. b. KENDALIKAN RASA TAKUT karena kekhawatiran tidak mampu melakukan presentasi dengan baik, materi tidak menarik, atau dosen penguji yang mungkin “killer”. Rasa takut ini normal karena kita belum terbiasa presentasi, dan juga perlu karena akan memotivasi kita agar berhati-hati dan mau mempersiapkan materi dengan baik, tidak over confidence . c. BERLATIHLAH SEEFEKTIF MUNGKIN: lafal, kejelasan ucapan, gaya non verbal : eye contact, body language, penampilan fisik dll. di depan cermin. Suara lebih baik direkam agar bisa didengarkan kembali dan dievaluasi kejelasan pengucapan dan waktunya, terlebih ketika akan presentasi dalam bahasa nonIndonesia. Usahakan presentasi di depan sekelompok teman dan saling memberikan masukan yang positif. Boleh berlatih diskusi sampai berdebat sekalipun. d. BERLATIHLAH UNTUK MENGHILANGKAN NERVOUS , misalnya dengan menarik nafas panjang, minum air putih, dan berusaha rileks. e. PADA WAKTU PRESENTASI PAKAILAH BAJU YANG SOPAN DAN NYAMAN. Riasan mahasiswi sebaiknya sederhana tetapi menarik.
Audience • Yang penting, Anda harus mampu berempati, yaitu bersedia menempatkan posisi sebagai pendengar ( dewan penguji, teman mahasiswa). Hal ini berarti Anda harus mampu menerangkan dengan jelas, bersedia menerima kritikan dan masukan, serta menghormati pendengar.
Intelektual • Selain memahami isi BAHAN SEMINAR UP atau SKRIPSI, Anda sebaiknya juga membaca, melihat program tivi, dan informasi lain berkaitan dengan topik yang dipresentasikan, baik itu paparan ilmiah ataupun populer. Semakin banyak informasi yang diperoleh akan membuat Anda semakin percaya diri.
Emosional Pengendalian emosi sangat diperlukan selama presentasi, terutama dalam melakukan diskusi dengan dosen penguji. Rasa percaya diri yang tinggi dapat diperoleh dengan penguasaan materi dan pengalaman selama penelitian. Dengan demikian, semua pertanyaan dosen penguji pasti terjawab. Pertanyaan dosen yang “aneh/ menyimpang” bisa ditangkis dengan cara diplomatis, misalnya menyebutkan ruang lingkup, literatur yang dibaca, atau pengalaman selama meneliti. Yang penting adalah jangan keras kepala dan lepas emosi, serta jangan malu untuk mengakui jika tidak bisa menjawab pertanyaan dosen penguji. Sebelum menjawab, ucapkan terima kasih begitu pula apabila diberi masukan.
Spiritual • Persiapan spiritual dilakukan dengan berdoa secara khusuk, terutama menjelang ujian pendadaran. Mintalah restu orang tua atau yang dituakan agar hati lebih tenang dan percaya diri tinggi. • Dengan persiapan ini diharapkan Anda semua berhasil dalam ujian pendadaran dan mendapatkan nilai A atau B+. Silakan dipraktikkan.
Tujuan Presentasi • M edia melat ih k emampuan verbal dalam menyampaik an pok ok -pok ok pik iran hasil penelit ian. • M endapat k an feedback berupa saran-saran guna penyempurnaan laporan penelit ian yang t elah dirumusk an. • M enyampaik an secara lisan hasil penelit ian yang t elah dilak uk an dan dapat digunak an sebagai media unt uk mendapat k an masuk an-masuk an jik a ada masalah berat yang dihadapi dalam penelit ian.
Menjadi Pembicara yang Efektif : • • • • •
Mengendalikan Rasa Takut Membangun Fondasi Presentasi Menyusun struktur presentasi Meningkatkan Keterampilan Materi Memimpin Sesi Tanya Jawab
Mengendalikan Rasa Takut
• • • •
Pendekatan Rasional Latihan olah Fisik Latihan olah Mental Tindakan Praktis
Membangun Fondasi Presentasi • • • •
Menganalisis Momentum Mengenali Audiens Mempelajari lokasi Menentukan Pesan Pokok
Menyusun Struktur Materi
• Bagian pembukaan • Batang Tubuh • Bagian Penutup
Meningkatkan Keterampilan Materi 1. Membuka Presentasi dan merebut Atensi 2. Mendukung ide-ide dalam presentasi 3. Menutup Presentasi secara Mengesankan
Lima kiat Pembuka yang Sukses
1. 2. 3. 4. 5.
Pesan pokok dan arti Pesan Analogi Suara yang Berwenang Menyampaikan Sebuah Cerita Menggunakan Humor
Mendukung ide-ide dalam presentasi
• Data Statistik dan Fakta • Kesaksian dan Komentar Pakar • Pengalaman, peristiwa • Contoh konkrit
Menutup Presentasi secara Mengesankan • • • • • •
Membuat ringkasan Kutipan Himbauan dan Pernyataan memotivasi Tantangan untuk segera bertindak Lelucon yang relevan Mengulangi manfaat
Memimpin Sesi Tanya Jawab
• Fakta-fakta mengenai pertanyaan • Mengantisipasi pertanyaan • Strategi menghadapi pertanyaan • Menghadapi situasi sulit
Alat Peraga Mengevaluasi Kebutuhan Alat Peraga 1. Mengapa anda menggunakan? 2. Apa yang diinginkan pendengar anda? 3. Alat peraga seperti apa yang mestinya anda buat ? Membuat Alat Peraga yang Efektif
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Warnanya simpel Gunakan warna kontras Buat judul dengan Pendek Mudah dibaca Pilih desain untuk alat peraga anda Koreksi cetakan sementara
10 HAL UTAMA DALAM PRESENTASI
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Lakukan kontak mata Buka saluran Ciptakan irama keluarkan energi melalui gestur Pertanyaan dialog Jangan panik Mengalirlah Kenali perlengkapan Buat catatan Evaluasi diri sendiri
