Tata Kelola Perusahaan Good Corporate Governance 49

Tata Kelola Perusahaan Good Corporate Governance Perusahaan sangat menyadari pentingnya pengelolaan secara profesional melalui penerapan prinsip-prinsip tata kelola yang baik seperti : transparansi, akuntabilitas, tanggungjawab,mandiri dan adil. Penerapan prinsipprinsip tata kelola yang konsisten dan berkelanjutan akan meningkatkan kinerja sekaligus nilai Perusahaan di mata pemegang saham, pemangku kepentingan dan masyarakat dalam jangka panjang.

The Company realizes the importance of professional management through the implementation of good governance principles, they are: transparency, accountability, responsibility, independence and fairness. The consistent and sustainable implementation of the those good corporate governance principles will lead to improved performance and rising Corporate value among the shareholders, stakeholders and public in the long run.

A.RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM (RUPS)

A.GENERAL MEETING OF SHAREHOLDERS (GMS)

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), merupakan pemegang keputusan tertinggi yang memfasilitasi pemegang saham dalam membuat keputusan penting terkait investasi di Hexindo. Namun demikian RUPS sebagai representasi para pemegang saham tidak dapat melakukan intervensi pada pelaksanaan tugas dan kewenangan Direksi dan Dewan Komisaris tanpa menggunakan hak yang diperoleh saat RUPS.

General Meeting of Shareholders (GMS), holds the highest authority in decision making process and facilitates shareholders in making important decision about investment in Hexindo. Still, GMS, though representing the shareholders, can not make any intervention into the duty implementation and authorities of the Board of Directors and Board of Commissioners without using their rights at GMS.

Pada tahun 2012, Perusahaan menyelenggarakan 1 (satu) kali RUPS Tahunan pada tanggal 21 September 2012. RUPS tersebut menghasilkan keputusan-keputusan yang meliputi :

In 2012, the Company held Annual GMS once on September 21, 2012. GMS brought forward the following decisions:

1. Persetujuan dan pengesahan atas Laporan Komisaris dan Laporan Direksi Perseroan mengenai jalannya Perseroan untuk tahun buku yang berakhir tanggal 31 Maret 2012.

1. The agreement and approval for the Reports of Board of Commissioners and of Board of Directors of the Company containing the management of the company during the book year ending on March 31, 2012.

2. Persetujuan dan pengesahan atas Laporan Tahunan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir pada tanggal 31 Maret 2012.

2. The agreement and approval for the Annual Report of the Company of the book year ending on March 31, 2012.

3. Menerima dan menyetujui serta mengesahkan Laporan Keuangan Tahunan Perseroan yang berakhir pada tanggal 31 Maret 2012 serta memberikan pelunasan dan pembebasan tanggung jawab (acquit et de charge) pada anggota Komisaris dan Direksi atas pengawasan dan pengurusannya untuk tahun buku yang berakhir 31 Maret 2012.

3. Accepting and agreeing as well as giving consent to Annual Financial Statements of the Company of the book year ending on March 31, 2012, also giving acquit et de charge to all members of the Board of Commissioners and Board of Directors from the supervision and management tasks during the book year ending on March 31, 2012

4. Menyetujui usulan Direksi mengenai penggunaan laba bersih Perseroan sebesar USD 72.228.767 (tujuh puluh dua juta dua ratus dua puluh delapan ribu tujuh ratus enam puluh tujuh Dolar Amerika) untuk:

4. Agreeing the Board of Directors' proposal to use the net income of the Company amounting to US$72,228,767 (seventy two million two hundred twenty eight thousand seven hundred and sixty seven American Dollars) for the following purposes:

L a p o r a n Ta h u n a n

Annual Report

2012

PT Hexindo Adiperkasa Tbk

49

50

Tata Kelola Perusahaan

Good Corporate Governance

a. Pembagian dividen tunai sebesar USD 0,0387 (tiga ratus delapan puluh tujuh per sepuluh ribu Dolar Amerika) atau total USD 32.508.000 (tiga puluh dua juta lima ratus delapan ribu Dolar Amerika). b. Dana cadangan sebesar USD 500.000 (lima ratus ribu Dolar Amerika) sebagaimana diamanatkan dalam Pasal 70 Undang-Undang No. 40 tahun 2007. c. Sisanya sebesar USD 39.220.767 (tiga puluh sembilan juta dua ratus dua puluh ribu tujuh ratus enam puluh tujuh Dolar Amerika) sebagai laba ditahan.

a. Distribution of cash dividend amounting to US$0.0387 (three hundred eighty seven tenth thousand American Dollars) or a total of US$32,508,000 (thirty two million five hundred and eight thousand American Dollars). b. Reserve fund of US$500,000 (five hundred thousand American Dollars) as amended in the Article 70 of Law No. 40 of 2007.

5. Menyetujui penunjukkan Kantor Akuntan Publik Purwanto, Suherman & Surja sebagai Akuntan Publik Independen yang akan mengaudit Laporan Keuangan Perseroan untuk tahun buku yang berakhir 31 Maret 2012.

5. Agreeing on the appointment of Public Accountant Firm of Purwanto, Suherman & Surja as Independent Public Accountant to take the duty of auditing the Company's Financial Statements of the book year ending on March 31, 2012.

6. Menyetujui pemberhentian dengan hormat Bapak Shinichi Hirota sebagai Direksi Perseroan dan menyetujui pengangkatan Bapak Syamsu Anwar sebagai Direktur, serta menyetujui pencalonan kembali Bapak Kardinal Alamsyah Karim, sebagai Direktur Utama, Bapak Chikara Hirose sebagai Direktur, Hideo Satake sebagai Direktur, Bapak Eiji Fukunishi sebagai Direktur, Djonggi Gultom sebagai Direktur, Bapak Masateru Kobashi dan Shogo Yokoyama sebagai Direktur.

6. Agreeing on the respectful discharge of Mr.Shinichi Hirota from the Company's Board of Directors and giving consent to the appointment of Mr. Syamsu Anwar as the Director, as well as approving the re-appointment of Mr. Kardinal Alamsyah Karim, as President Director, Mr. Chikara Hirose as Director, Hideo Satake as Director, Mr. Eiji Fukunishi as Director, Djonggi Gultom as Director, Mr. Masateru Kobashi and Shogo Yokoyama, both as Directors.

B.DEWAN KOMISARIS

c. The rest US$39,220,767 (thirty nine million two hundred twenty seven hundred and sixty seven American Dollars) as retained earnings.

B.BOARD OF COMMISSIONERS

Anggota Dewan Komisaris dan Direksi yang diputuskan dalam RUPS memiliki kewajiban dan tanggungjawab seperti yang tercantum dalam peraturan perusahaan. Sesuai Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (ADART), Komisaris dan Direksi dipilih dan diangkat oleh para pemegang saham melalui RUPS. Dalam menjalankan tugas-tugasnya BOD dan BOC wajib memprioritaskan kepentingan para pemegang saham dan bertanggung jawab kepada RUPS.

Members of Board of Commissioners and Board of Directors appointed through GMS carry duties and responsibilities as stated in the company's rules. According to the Article of the Association, Board of Commissioners and Board of Directors are selected and appointed by the shareholders through GMS. While running the duties, BOD and BOC are required to put the interests of shareholders as priority and show responsibility to GMS.

Tugas dan Tanggungjawab

Scope of Duties and Responsibilities

Dalam menjalankan tugas-tugasnya Dewan Komisaris yang memiliki posisi yang sama di koordinir oleh Komisaris Utama. Dewan Komisaris bertugas mengawasi dan memberikan arahan kepada Dewan Direksi serta memastikan pelaksanaan tata kelola perusahaan telah berjalan dengan baik.

In the duty implementation, the Board of Commissioners share same position and is under coordination of President Commissioner. Board of Commissioners is responsible for supervising and providing directions to the Board of Directors as well as ensure the smooth implementation of good corporate governance.


Annual Report

2012



Namun demikian Dewan Komisaris tidak memiliki wewenang membuat keputusan menyangkut kegiatan operasional perusahaan.


Yet, the Board of Commissioners has no authority to make any decisions regarding the company's operational activity.

Susunan Dewan Komisaris

Membership of Board of Commissioners

Berdasarkan RUPS tahun 2011, anggota Dewan Komisaris Perusahaan saat ini terdiri dari tiga (3) orang termasuk Komisaris Utama. RUPS juga menunjuk salah satu Komisaris yakni: Harry Danui sebagai Komisaris Independen untuk mewakili dan menjamin hak-hak/kepentingan pemegang saham minoritas. Komisaris Independen tidak memiliki hubungan dengan pemilik.

According to the GMS' decision in 2011, members of Board of Commissioners of the Company consist of 3 (three) people including the President Commissioner. GMS also appoints one of the Commissioners, namely: Harry Danui as Independent Commissioner to represent and protect the rights/interests of the minority shareholders. Independent Commissioner does not have relation with the owner.

Untuk menghindari timbulnya konflik kepentingan, setiap anggota Komisaris wajib melaporkan kepemilikan atas saham perusahaan maupun kepemilikan saham di perusahaan lain.

To avoid sort of conflict of interest, each member of the Commissioners is required to report their stock ownership in the Company and in other companies.

Frekuensi Rapat Komisaris

Commissioner's Meeting Frequency

Selama tahun 2012, Dewan Komisaris melakukan beberapa kali rapat yang frekuensinya di uraikan dalam tabel dibawah ini:

During 2012, Board of Commissioners had several meetings with frequency explained in the following table: Rapat Meeting

Kehadiran Attendance

Presentase Percentage

Nama Name

Jabatan Position

Harry Danui

Komisaris Utama/ President Commissioner

4

4

100%

Donald Chritian See

Komisaris/Commissioner

4

4

100%

Toto Wahyudianto

Komisaris/Commissioner

4

4

100%

Remunerasi

Remuneration

RUPS tahun 2012 menetapkan besaran remunerasi untuk Dewan Komisaris dalah sebesar USD 49.980.

GMS of 2012 decided the remuneration for Board of Commissioners at a total of US$ 49,980.

C.BOARD OF DIRECTORS

C.DIREKSI Tugas dan Tanggungjawab


Direksi bertanggungjawab menjalankan seluruh kegiatan operasional Perusahaan sehingga dapat mencapai target-target yang telah ditentukan. Untuk memudahkan kegiatan operasional keseharian masing-masing Direksi bertanggungjawab atas bidang-bidang tertentu sesuatu keahlian, kompetensi dan pengalaman yang mendasari penugasannya.

Board of Directors is responsible for all operations of the Company and ensure them to meet the determined targets. To ensure the smooth operations, each member of Board of Directors is responsible for each field of business based on their background skills, competence and experience.


Annual Report

2012


51

52



Untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan, seluruh anggota Dewan Direksi diwajibkan melaporkan kepemilikan atas saham perusahaan termasuk saham yang dimiliki di perusahaan lainnya.

In order to avoid sort of conflict of interest, all Untuk menghindari terjadinya konflik kepentingan, all members of the Directors are required to report their stock ownership in the Company and in other companies.

Susunan Direksi

Membership of Board of Directors

Berdasarkan RUPS tahun 2012 pemegang saham menunjuk delapan (8) orang Direktur, enam (6) Direktur Aktif serta dua (2) orang Direktur Non Aktif.

Based on GMS' decision in 2012, the shareholders appointed 8 (eight) Directors, consisting of 6 (six) Active Directors and 2 (two) Non-Active Directors.

Frekuensi Rapat Direksi

Frequency of the Directors' Meetings

Sepanjang tahun 2012, Dewan Direksi telah melakukan beberapa kali pertemuan, yang disampaikan dibawah ini:

During 2012, the Directors had 12 (twelve) meetings, as reported below:

Rapat Meeting

Kehadiran Attendance

Presentase Percentage

Nama Name

Jabatan Position

Kardinal A. Karim

Direktur Utama/President Director

12

12

100%

Chikara Hirose

Direktur/Director

12

12

100%

Hideo Satake

Direktur/Director

12

12

100%

Eiji Fukunishi

Direktur/Director

12

12

100%

Djonggi Gultom

Direktur/Director

12

12

100%

Syamsu Anwar*

Direktur/Director

12

7

58,33%

* Jumlah kehadiran Bapak Syamsu Anwar terhitung sejak ditunjuknya beliau sebagai Direktur Hexindo pada bulan September 2012

* Syamsu Anwar's meeting frequency was recorded since his appointment as the Director of Hexindo as of September 2012

Remunerasi

Remuneration

RUPS tahun 2012 menetapkan besaran remunerasi untuk Direksi selama tahun 2012 adalah sebesar USD 997.469.

GMS held in 2012 decided the remuneration for the Directors in 2012 was in the amount of US$997,469.


Annual Report

2012



D. KOMITE-KOMITE DI BAWAH KOMISARIS


D. COMMITTEES UNDER BOARD OF COMMISSIONERS

Komite Audit

Audit Committee

Perusahaan telah membentuk Komite Audit berdasarkan:

The Company established the Audit Committee based on:

1. Surat Edaran Bapepam Ref. No.Kep 29/PM/2004, tanggal 24 September tahun 2004, mengenai formulasi Komite Audit bagi Perusahaan Terbuka. 2. Surat Keputusan Bursa Efek Jakarta (sekarang, Bursa Efek Indonesia) No. KEP/305/BEJ/07-2004, tanggal 19 Juli tahun 2004.

1. Bapepam's Circular Letter Ref. No.Kep29/PM/2004, dated 24 September 2004, about the Formulation of Audit Committee for a Public Company. 2. Decision Letter of Jakarta Stock Exchange (now Indonesia Stock Exchange) No. KEP/305/BEJ/072004, dated 19 July 2004.

3. Ketentuan mengenai tata kelola yang baik yang diterbitkan oleh Komite Nasional Tata Kelola bulan Maret tahun 2000.

3. The regulation on good corporate governance released by National Committee of Good Governance in March 2000.

Komite Audit Perusahaan terdiri dari 3 (tiga) orang anggota yang salah satu diantaranya adalah Komisaris Independen. Seluruh anggota Komite Audit bersifat independen baik terhadap Direksi maupun Internal Auditor. Komite Audit dibentuk Perusahaan dan ditugaskan untuk: mengidentifikasi dan memberikan pendapat terhadap hal-hal yang memerlukan perhatian khusus kepada Dewan Komisaris berkaitan dengan laporan yang disampaikan oleh Dewan Direksi. Dalam menjalankan tugas-tugasnya Komite Audit bertindak selaku “counterpart” yang ikut aktif mencarikan solusi atas temuan-temuan dilapangan. Masukan dan solusi dari Komite Audit menjadi salah satu rekomendasi penting untuk meningkatkan kinerja Perusahaan.

The Audit Committee of the Company consists of 3 (three) members, of which one serves as Independent Commissioner. All members of the Audit Committee act independently against the Directors and Internal Auditor. The Audit Committee was established to carry out the duty of: identifying and giving opinions to Board of Commissioners regarding the issues that need particular attention, relating to the report of the Directors. In performing their duties, the Audit Committee act as “counterpart” that participates actively in seeking for solutions for any findings. Any advice and solutions from the Audit Committee will be an important recommendation to improve the performance of the Company.

Komite Audit Charter

Audit Committee's Charter

Perusahaan telah memiliki Komite Audit Charter yang mengatur tugas dan tanggungjawab Komite Audit. Melalui Charter ini, Komite Audit memberikan kewenangan secara penuh, bebas dan tidak terbatas kepada Komite Audit untuk mengakses berbagai informasi penting perusahaan yang terkait dengan pelaksanaan tugas-tugasnya.

The Company has an Audit Committee's Charter which states the duties and responsibilities of the Audit Committee. In this Charter, the Audit Committee is delegated with full and unlimited authorities to access any important information on the company relating to the duty implementation.

Tugas dan Tanggung Jawab


Berdasarkan Piagam tersebut, Komite Audit Perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

Based on the Charter, the Audit Committee of the Company carries duties and responsibilities as follows:


Annual Report

2012


53

54



b. Mengkaji kinerja fungsi audit internal Perseroan dan perusahaan akuntan publik terdaftar dan independen serta menyelesaikan ketidaksesuaian terkait pelaporan keuangan.

a. To assist Board of Commissioners in monitoring the qualifications and independence from the registered and independent public accountant firm. b. To review performance of internal audit function of the Company and the registered and independent public accountant firm as well as address the incompliance in financial reporting.

c. Memantau pelaksanaan tanggung jawab Direksi dan Komisaris guna memastikan penerapan sistem kendali yang efektif yang dibuat untuk melindungi aset dan pendapatan perusahaan, menjaga integritas laporan keuangan perusahaan dan kesesuaiannya dengan standar etika, kebijakan, rencana dan prosedur yang berlaku di Perseroan, serta dengan peraturan dan hukum yang berlaku.

c. To monitor the duty performance of the Directors and the Board of Commissioners to ensure the effective implementation of the control system which is designed to protect the assets and revenues of the company, secure the integrity of the company's financial statements and ensure its compliance with the ethical standards, policy, plan and procedures applicable in the Company, as well as the prevailing rules and regulations.

d. Mengkaji Piagam Komite setiap tahun dan mengajukan rekomendasi untuk perubahannya kepada Direksi jika ada.

d. To review the Committee Charter every year and present recommendation to any possible changes to the Directors.

e. Mempersiapkan laporan rutin kepada Direksi, termasuk kajian atas berbagai isu yang muncul terkait kualitas atau integritas laporan keuangan Perseroan, kepatuhan Perseroan terhadap hukum atau peraturan yang berlaku, kinerja dan independensi dari perusahaan akuntan publik terdaftar dan independen, maupun kinerja Auditor Internal. Komite mengadakan diskusi rutin dengan Direksi dan Komisaris mengenai laporan keuangan tahunan serta kuartalan Perseroan.

e. To prepare routine report to the Directors, including review over issues regarding the quality or integrity of the Company's financial report, the Company's compliance against the prevailing rules and regulations, performance and independence of the registered and independent public accountant firm also the performance of the Internal Auditor. The Committee has routine discussions with the Directors and the Board of Commissioners about the annual as well as quarterly financial reports of the Company. f. To give appropriate response against claims over accounting, internal accounting control, as well as other audit-related issues.

a. Membantu Dewan Komisaris dalam memantau kualifikasi dan independensi dari perusahaan akuntan publik yang terdaftar dan independen.

f. Memberikan respon yang tepat terhadap keluhan terkait akuntansi, pengendalian akuntansi internal ataupun hal-hal terkait audit lainnya. g. Mempersiapkan laporan Komite Audit sebagaimana disyaratkan Bapepam, yang akan disertakan dalam Laporan Tahunan Perseroan. Laporan tersebut berisi hasil pekerjaan audit selama tahun sebelumnya, dan menyampaikan opini Komite Audit tentang apakah laporan keuangan tersebut telah dibuat dengan benar, yang mencakup seluruh aspek material, termasuk posisi keuangan, operasional dan arus kas PT Hexindo Adiperkasa, dan memastikan kesesuaiannya dengan Peraturan Standar Akuntansi Keuangan yang berlaku di Indonesia.


Annual Report

g. To prepare Audit Committee's report as required by Bapepam, to be attached in the Annual Report of the Company. The report contains the audit results of the previous year, and presents the opinions of the Audit Committee about if the financial report has been well prepared, and cover all material aspects, including the financial position, operation, and cash flow of PT Hexindo Adiperkasa, and ensures its compliance against the Indonesia Accounting Standard.

2012




Rapat-Rapat Komite

Meetings of the Committees

Komite Audit dapat mengadakan rapat sesering mungkin, yaitu setidaknya per kuartal. Komite Audit juga setidaknya melakukan satu kali pertemuan dengan Auditor Internal dan perusahaan akuntan publik terdaftar dan independen. Rapat rutin juga diadakan antara Komite Audit dengan Direksi dan Dewan Komisaris untuk membahas berbagai isu penting.

The Audit Committee can hold meetings as frequent as possible, or at least in every quarter. The Audit Committee also has at least one meeting with the Internal Auditor and the registered and independent public accountant firm. Routine meetings between the Audit Committee and Directors and Board of Commissioners are held to discuss important issues.

Komite Audit dapat meminta pejabat atau karyawan perusahaan atau badan penasihat dari luar perusahaan atau perusahaan akuntan publik terdaftar dan independen untuk menghadiri pertemuan dengan anggota atau konsultan dari Komite Audit.

The Audit Committee can ask for the officer or employee of the company or external advisor or registered and independent public accountant firm to be present at meetings with members or consultant from the Audit Committee.

Dalam pengambilan keputusan, pertemuan Komite Audit harus dihadiri 2/3 dari total anggota Komite untuk mencapai kuorum.

In decision making process, the meeting of Audit Committee shall be attended by 2/3 (two-third) of total Committee members to reach the quorum.

Komite Audit juga melaksanakan rapat-rapat secara intensif dengan internal dan eksternal auditor perusahaan untuk memastikan bahwa seluruh sistem audit Perusahaan telah berjalan baik dan sesuai dengan ketentuan yang ada. Selama tahun 2011, Komite Audit melakukan 4 (empat) kali rapat bersama Direksi dan Komisaris untuk melakukan evaluasi atas performa keuangan Perusahaan, serta 2 (dua) kali rapat dengan auditor eksternal.

The Audit Committee also has intensive meetings with both internal and external auditors of the company to ensure that all audit systems of the Company run as expected and in accordance to the existing regulations. During 2011, the Audit Committee had 4 (four) joint meetings with the Directors and the Commissioners to evaluate the financial performance of the Company and 2 (two) meetings with the external auditor.


Annual Report

2012


55

56



PROFIL KOMITE AUDIT

PROFILE OF THE AUDIT COMMITTEE

Harry Danui Ketua Komite Audit

Harry Danui Chairman

Warga Negara Indonesia kelahiran tahun 1960, lulusan Universitas Simon Fraser Kanada tahun 1984 ini dipercaya sebagai Ketua Komite Audit. Beliau bertanggungjawab untuk: memastikan kepatuhan Perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan terkait pasar modal dan laporan keuangan agar sesuai dengan aturan-aturan yang disyaratkan.

An Indonesian citizen, born in 1960. The graduate of Simon Fraser University of Canada in 1984 has been serving the Commissioner of the Company since June 2003. He is responsible for ensuring the Company's compliance against the capital market regulation and financial report so as to meet the regulatory requirements.

Danny Lolowang Anggota Komite Audit

Danny Lolowang Member

Warga Negara Indonesia kelahiran tahun 1952, lulusan program manajemen Universitas Krisnadwipayana tahun 1983 ini selain sebagai anggota Komite Audit, juga menduduki posisi Direktur di PT Dafa Sinergi Anugerah sejak tahun 2007. Di Komite Audit beliau bertugas: memberikan analisa mengenai kondisi keuangan dan resiko yang dihadapi perusahaan, menelaah rencana kerja serta pelaksanaan pemeriksaan oleh Internal Auditor.

An Indonesian citizen, born in 1952. The graduate from Management Program at Krisnadwipayana University, in Jakarta, in 1983. He is now the Director of PT Dafa Sinergi Anugerah since 2007. In the Audit Committee, he is responsible for: giving analysis on financial condition and risks of the company, reviewing work plan as well as the audit implementation by Internal Auditor.

FX Bambang Wiharto Anggota Komite Audit

FX Bambang Wiharto Member

Warga Negara Indonesia kelahiran tahun 1949 ini merupakan lulusan S3 (strata 3) program Marketing Manajemen Universitas Indonesia tahun 2002. Beliau juga tercatat sebagai dosen pengajar program Magister Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Kristen Maranatha di Bandung sejak tahun 2008. Di Komite Audit beliau bertugas: menelaah informasi keuangan perusahaan dengan melakukan berbagai tindakan penting yang dianggap perlu termasukturun kelapangan untuk mendapatkan informasi yang kredibel secara langsung.

An Indonesian citizen, born in 1949. The S3 (Strata 3) graduate in Marketing Management Program at University of Indonesia, in Jakarta, in 2002. He is now a lecturer for Magister Management Program at Faculty of Economics at Kristen Maranatha University in Bandung since 2008. In the Audit Committee, he is responsible for: reviewing financial report of the company by taking some necessary actions including doing field investigation to directly obtain credible information.


Annual Report

2012


A Danny Lolowang Anggota Komite Audit Member of the Audit Committee


B

C

Harry Danui

FX Bambang Wiharto

Ketua Komite Audit Chairman of Audit Committee

Anggota Komite Audit Member of the Audit Committee

Annual Report

2012


58



Laporan Kegiatan Komite Audit

The Audit Committee's Report

Komite Audit PT Hexindo Adiperkasa Tbk bertugas membantu Dewan Komisaris menjalankan fungsi pengawasan dan bertanggungjawab melaksanakan fungsi kontrol dalam tugasnya menelaah integritas laporan keuangan Perusahaan yang telah diaudit oleh Auditor Independen. Peran, fungsi, tugas dan tanggungjawab komite audit telah diatur dalam Piagam Komite Audit yang telah disetujui dan disyahkan oleh Dewan Komisaris pada tanggal 10 Desember 2009.

The function of the Audit Committee of PT Hexindo Adiperkasa Tbk is to assist the Board of Commissioners to fulfill the supervisory role in reviewing the integrity of financial report, the audited financial report and responsibility for controlling the Company. The role, function, duty and responsibility of the Audit Committee are stated in the Audit Committee's Charter which has been agreed and approved by the Board of Commissioners on December 10, 2009.

Memenuhi tugas dan tanggungjawab yang dituangkan dalam Piagam Komite Audit tersebut, selama kurun waktu April 2012 sampai dengan Maret 2013, Komite Audit telah melaksanakan beberapa kegiatan yang diuraikan sebagai berikut:

As part of the duty stated in the Audit Committee's Charter, the following meetings were held in the period of April 2012 to March 2013:

1. Pertemuan dengan auditor eksternal Perusahaan, Purwantono, Suherman & Surja (Ernst & Young) untuk membahas rencana audit dan temuantemuan audit untuk tahun buku 2012.

1. The meeting with the external auditor of the Company, Purwantono, Suherman & Surja (Ernst & Young), to discuss the audit plan and findings of the book year of 2012.

2. Pertemuandengan internal auditor untuk membahas rencana audit tahunan, meninjau dan mengevaluasi temuan audit internal auditor termasuk rekomendasi audit dan tindakan yang telah diambil oleh manajemen untuk meningkatkan pengendalian internal Perusahaan.

2. The meeting with the internal auditor to discuss the annual audit plan, review and evaluate the audit findings by internal auditor including the audit recommendations and actions taken by the management to enhance internal control of the Company.

3. Pertemuan triwulanan dengan Dewan Komisaris dan Direksi untuk menelaah dan membahas laporan keuangan triwulanan Perusahaan sebelum disampaikan kepada Bursa Efek Indonesia (BEI) dan Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Pertemuan bersama untuk membahas dan menelaah draft akhir laporan keuangan yang telah diaudit untuk tahun buku 2012 juga telah dilaksanakan.

3. The quarterly meeting with the Board of Commissioners and the Directors to review and discuss the quarterly financial reports of the Company before being submitted to the IDX and OJK. The joint meeting was also held to discuss and review the final draft of the audited financial report of the book year of 2012.

Jakarta, Juni 2013 Komite Audit/Audit Committee


Annual Report

2012




Komite Tanggungjawab Sosial

Social Responsibility Committee

Komite tanggungjawab sosial membawahi 3 (tiga) komite lain yaitu: Komite Manajemen Resiko, Komite Keselamatan Kerja dan Komite Pengawasan Internal. Komite yang bertanggungjawab langsung kepada Direksi ini dipimpin salah satu Direktur yakni: Toshiaki Takase. Tugas komite ini adalah membuat dan menerapkan kebijakan serta rencana Corporate Social Responsibility (CSR) terkait ke-3 komite dibawahnya.

Social Responsibility Committee leads the other 3 (three) committees: Risk Management Committee, Safety Committee and Internal Audit Committee. Directly reporting to the Directors, the Committee is chaired by one of the Directors: Toshiaki Takase. The Committee is responsible for making and implementing policies and plans on Corporate Social Responsibility (CSR), which are related to the other 3 committees.

a. Komite Manajemen Resiko

a. Risk Management Committee

Perusahaan yang berkembang pesat membutuhkan sistem antisipasi resiko yang dapat menghindarkan atau meminimalkan resiko-resiko yang dihadapi perusahaan.

The vast developing Company surely needs risk anticipating system that can avoid or minimize the risks to the company's business.

Komite Manajemen Resiko mengembangkan pola tindakan preventif dengan merancang metode untuk mengenali, menganalisa, mengawasi, mengatasi dan memonitor berbagai resiko yang kemungkinan dapat menggangu kelancaran operasional perusahaan.

Risk Management Committee develops preventive action scheme using a method for recognizing, analyzing, supervising, handling and monitoring any potential risks to the company's operations.

Beberapa hal yang menjadi perhatian Komite ini diantaranya: kemungkinan terjadinya insiden, kecelakaan atau masalah lain yang dapat menggangu aktifitas perusahaan, menyebabkan kehilangan langsung maupun tidak langsung terhadap jalannya bisnis perusahaan, karyawan, keluarga atau orang lain yang memiliki hubungan dengan perusahaan seperti : a. Sumber daya manusia: kecelakaan kerja, hilangnya privacy; b. Kerusakan aset kantor: kecelakaan kerja, bencana alam; c. Masalah financial; d. Kehilangan kepercayaan; e. Pelanggaran hukum atau peraturan lainnya; f. Pelanggaran etika bisnis seperti tuntutan hukum atas suatu produk.

A number of issues that are the concerns of the Committee are: the possibility for an incident to take place, or other issues that can adversely affect the activity of the company, causing a direct or indirect loss to the company's business, employees, families, or other parties that have relation with the Company, such as:


Annual Report

a. Human Resources: accident at work, loss of privacy; b. Office Asset Damages: accident at work, natural disaster; c. Financial problem; d. Loss of trust; e. The violation of law or other regulations; f. Violation against business ethics, such as legal claims over one product.

2012


59

60



b. Komite Keselamatan Kerja

b. Safety Committee

Komite Keselamatan Kerja (K3) merupakan wujud komitmen Perusahaan untuk mencegah terjadinya kecelakaan kerja, sakit yang diakibatkan oleh aktivitas kerja,mencegah terjadinya pencemaran lingkungan, serta memastikan bahwa semua aktivitas Perusahaan terkait Safety, Heath dan Environment telah mematuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

Safety Committee (K3) represents the Company's commitment to prevent the accident at work, illness due to work activity, ad ensure that all Company's activities relating to Safety, Health and Environment are in compliance with the prevailing laws.

Untuk menjamin keberlangsungan seluruh program K3, Perusahaan menunjuk Manuntun Situmorang sebagai Ketua P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang dikenal juga dengan sebutan Safety Commitee.

To ensure the sustainability of all K3 programs, the Company appoints Manuntun Situmorang as Chairman of P2K3 (Supervising Commitee for Health and Safety at Work) or the Safety Commitee.

Program-program komite meliputi cara-cara penanganan atas : • Kasus kecelakaan yang bersifat darurat; • Penanganan kasus terkait penghinaan dan pelecehan karyawan; • Penanganan kasus bahaya kebakaran; • Penanganan kasus bencana gempa bumi; • Penanganan kasus ancaman bom; • Penanganan evakuasi korban kecelakaan.

The programs of the committee include method of handling the following issues: • Emergency accidents; • Handling cases relating to employee's insultment and harassment; • Handling fire case; • Handling earthquake cases; • Handling bom threat case; • Handling evacuation of accident victims.

Untuk memaksimalkan kesadaran dan menjalankan komitmen atas kesehatan dan keselamatan kerja, Perusahaan juga membentuk P2K3 disetiap daerah dan cabang memiliki karyawan lebih dari 50 orang.

To enahnce the awareness and realize the commitment to health and work safety, the Company also established P2K3 at each region and branch offices employing more than 50 employees.

c. Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (SMK3)

c. Health and Work Safety Management System (SMK3)

Perseroan memiliki komitmen untuk menerapkan tingkat kesehatan dan keselamatan kerja yang tinggi di seluruh lini usaha dengan mengupayakan pencapaian zero accident di lingkungan kerja. Perseroan dalam hal ini telah menerapkan Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) yang mengacu pada standar internasional. Untuk itu, Perseroan bahkan telah memiliki pengakuan internasional, berupa Sertifikasi OHSAS 18001:2007.

The Company has commitment to implement the high standard of health and work safety across the business lines by pursuing the zero accident within the working environment. The Company in that case has implemented Health and Work Safety Management System (SMK3) wchih refers to the international standard. Therefore, the Company attained international recognition, that is, OHSAS 18001:2007 certification.

Sementara itu, untuk meningkatkan kesadaran karyawan akan kesehatan dan keselamatan kerja, berikut ini beberapa aktivitas terkait penerapan SMK3 selama tahun 2012:

Meanwhile, to improve employee's awareness of health and work safety, followings are the activities relating to the implementation of SMK3 in 2012:


Annual Report

2012




1. SHE Audit Standard dan Inspeksi terhadap kantor-kantorcabang a. Inspeksi terhadap kantor-kantor cabang. b. Standarisasi ISO 14001 & OHSAS 18001 c. Kampanye Journey Management Risk

1. SHE Audit Standard and Inspection over the branch offices a. Inspection over branch offices. b. ISO 14001 & OHSAS 18001Standardization c. Journey Management Risk Campaign

2. Safety Talk di kantor-kantor cabang dan mempersiapkan materi presentasi untuk PIC di tiap kantor cabang

2. Safety Talk at branch offices and prepare the presentation materials for PIC at each branch office

3. Penerbitan Majalah Citra Katiga, SHE Magazine

3. Publication of Citra Katiga Magazine, SHE Magazine 4. Socialization of K3 program and information about Hygiene and the expected behavior from the employees and the mechanics

4. Sosialisasi mengenai K3 serta informasi mengenai Hygiene dan perilaku yang diharapkan dari para karyawan maupun dari para mekanik 5. Sosialisasi SHE Alert, yang terdiri sosialisasi mengenai bahaya-bahaya yang dapat timbul selama kerja

5. Socialization of SHE Alert, which consisted of socialization about possible danger during work

6. Rapat P2K3 - Safety Committee sesuai peraturan Depnakertrans No 4/MEN/1987

6. P2K3 Meeting - Safety Committee According to Depnakertrans No 4/MEN/1987

7. Pelatihan Evacuation Drill, Standarisasi ISO dan OHSAS dalam rangka meningkatkan daya respon terhadap situasi seperti gempa bumi, kebakaran, dan bencana lainnya.

7. Training on Evacuation Drill, ISO&OHSAS Standardization in order to enhance response to situation such as earthquake, fire, and other disasters.

8. Penyelenggaraan pemantauan terhadap limbah rumah tangga sesuai peraturan MENKLH No : 03/MENKLH/2010

8. Monitoring household waste was held According to MENKLH No : 03/MENKLH/2010

9. Penyelenggaraan Fire Extinguisher Quality Checklist sesuai peraturan DEPNAKERTRANS No. 04/MEN/1980

9. Fire Extinguisher Quality Checklist was held A c c o rd i n g t o D E P N A K E RT R A N S N o . 04/MEN/1980

10. Sosialisasi Hazardous Waste Management, ISO & OHSAS Standard sesuai peraturan MENKLH No. 30/MENKLH/2009

10. Socialization of Hazardous Waste Management, ISO & OHSAS Standard Held once a month, according to MENKLH No. 30/MENKLH/2009

11. Sosialisasi Journey Risk Management Plan, sesuai Standar OHSAS klausal 4.4.6 untuk kegiatan operasional

11. Socialization of Journey Risk Management Plan According to Clause 4.4.6 of OHSAS Standard for operational activity

12. Sosialisasi First Aider & R3 Rep, sesuai Standar OHSAS klausal 4.4.6 untuk kegiatan operasional 13. Audit Surveillance atas ISO 14001:2004

12. Socialization of First Aider & R3 Rep According to Clause 4.4.6 of OHSAS Standard for operational activity 13. Surveillance Audit against ISO 14001:2004

14. Audit Surveillance atas OHSAS 18001:2007

14. Surveillance Audit against OHSAS 18001:2007

15. Menindaklanjuti temuan OHSAS 18001:2007 a. Pelatihan Need Analyses b. Melakukan pengkajian HIRADC c. Investigasi terhadap kecelakaan di Pangkal Pinang

15. Following up the findings of OHSAS 18001:2007 a. Training on Need Analyses b. Reviewing HIRADC c. Investigation into Pangkal Pinang accident


Annual Report

2012


61

62



16. Inspeksi harian rutin untuk area Kantor Pusat, untuk memastikan kesesuaian dengan Standar ISO dan OHSAS Klausal 4.4.6 untuk kegiatan operasional

16. Daily routine inspection for Head Office area, to ensure the compliance against Clause 4.4.6 of OHSAS Standard for operational activity

17. Audit Internal atas ISO 14001:2004

17. Internal Audit against ISO 14001:2004

18. Audit Internal atas OHSAS 18001:2011

18. Internal Audit against OHSAS 18001:2011

19. Revisi HIRADC & SHE MS (Sistem Manajemen) di Kantor Pusat, sesuai Standar ISO dan OHSAS Klausal 3.2.1 untuk kegiatan Audit dan Sistem Manajemen

19. HIRADC & SHE MS (Management System) Revision at Head Office, according to Clause 3.2.1 of ISO & OHSAS Standard for Audit and Management System

20. Melakukan revisi kepatuhan terhadap peraturan perundangan, sesuai standar ISO dan OHSAS klausal 4.3.2. mengenai persyaratan ketentuan hukum dan akta.

20. Doing revision on the regulatory compliance, Clause 4.3.2. of ISO & OHSAS Standard for legal and act requirements

21. Izin perpanjangan FU, sesuai Standar ISO dan OHSAS klausal 4.3.2. mengenai persyaratan ketentuan hukum dan akta.

21. Permission for extension of FU, according to Clause 4.3.2. of ISO & OHSAS Standard for legal and act requirements

22. Supervisi Kegiatan Perakitan, sesuai standar ISO dan OHSAS klausal 4.4.6. untuk kegiatan operasional.

22. Supervision over Assembling Activity, according to Clause 4.4.6 of ISO & OHSAS Standard for operational activity.

23. Izin mengemudi KIMHAP atau HAP, sesuai standar ISO dan OHSAS klausal 4.4.6. untuk kegiatan operasional.

23. KIMHAP or HAP Driving License,according to Clause 4.4.6 of ISO & OHSAS Standard for operational activity.

24. Mengembangkan SHE MS (Sistem Manajemen) untuk kantor cabang, sesuai Standar ISO dan OHSAS Klausal 3.2.1 untuk kegiatan Audit dan Sistem Manajemen

24. Developing SHE MS (Management System) for branch offices, according to Clause 3.2.1 of ISO & OHSAS Standard for Audit and Management System

25. Audit Surveillance SMK3, sesuai peraturan KEPMENAKER No 5/MEN/1996 26. Audit Internal IQA untuk penerapan SMK3, ISO dan OHSAS, sesuai KEPMENAKER No. 5/MEN/1996

25. Surveillance Audit for the implementation of SMK3 According to KEPMENAKER No 5/MEN/1996 26. IQA Internal Audit for the implementation of SMK3, ISO and OHSAS According to KEPMENAKER No. 5/MEN/1996

27. Pelatihan pengoperasian Fire Extingusher bagi seluruh karyawan, sesuai KEPMENAKER No. 4/MEN/1980

27. Training on the Operation of Fire Extinguisher for all employees According to KEPMENAKER No. 4/MEN/1980

28. Survei Catering, sesuai KEPMENKES No. 715/Kepmenkes/ 2003

28. Catering Survey According to KEPMENKES No. 715/Kepmenkes/ 2003

29. Penyelenggaraan HCMI Patrol dan Monday Cleaning

29. HCMI Patrol and Monday Cleaning were held

30. Pelaksanaan HAP Klinik Pratama (HAP Clinic) sesuai peraturan KEPMENKES No. 131/ Kepmenkes/2004

30. The operation of HAP Klinik Pratama (HAP Clinic) 6 (six) times a year, according to KEPMENKES No. 131/Kepmenkes/2004


Annual Report

2012




Komite Pengawasan Internal

Internal Control Committee

Komite pengawasan internal bertanggungjawab langsung kepada Direksi yang meliputi pengawasan atas: unit-unit perusahaan, proses bisnis perusahaan serta teknologi informasi perusahaan.

Internal Control Committee directly reports to the Directors, and is reponsible for monitoring: the company's units, business process and information technology.

Tugas Komite ini adalah : merancang dan melakukan pengawasan atas efisiensi pelaksanaan kerja, keakuratan laporan financial serta pelaksanaan kegiatan perusahaan sehari-hari. Komite ini juga membantu Komite Manajemen Resiko dalam mengidentifikasi resiko-resiko dalam perusahaan.

The Committee's duties are: designing and monitoring the work efficiency, financial accuracy as well as the implementation of daily activities of the company. The Committee also assists the Risk Management Committee to identify risks of the company.

Komite Investasi dan Pembelian

Investment and Procurement Committee

Perusahaan membentuk komite ini untuk menfasilitasi dan mengawasi jalannya proses pembelian (e-procurement) agar sesuai dengan prinsip dan aturan yang berlaku. Komite ini juga telah membantu perusahaan untuk melakukan proses pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efisien.

The Company established the committee in order to facilitate and monitor the implementation of e-procurement so as to meet the applying principles and regulations. The committee also assists the company in the procurement process of goods and services in effective and efficient way.

E. SEKRETARIS PERUSAHAAN

E. CORPORATE SECRETARY

Sekretaris perusahaan membantu Dewan Direksi dalam menjaga hubungan baik dengan para pelaku keuangan, institusi pasar modal, investor dan masyarakat. Sekretaris perusahaan juga menyediakan berbagai informasi perusahaan bagi kepentingan pemegang saham, pemangku kepentingan dan masyarakat.

Corporate Secretary assists the Directors in maintaining good relation with the financial players, capital market institutions, investors and the public. Corporate Secretary also provides corporate information for the interests of the shareholders, stakeholders and the public.

Fungsi Sekretaris Perusahaan

Corporate Secretary Function

a. Mengembangkan strategi komunikasi dengan pelaku keuangan yang mendukung kinerja perusahaan. b. Menjaga reputasi dan menaikan citra perusahaan dimata umum bertanggungjawab kepada pasar modal dan pemilik modal. c. Menjaga hubungan eksternal dan internal perusahaan. d. Bertanggungjawab atas manajemen informasi perusahaan termasuk aspek keuangan sesuai aturan perundangan yang berlaku.

a. Develop communication strategies with financial players that support the performance of the company. b. Secure the reputation and improve the corporate image in the public eyes and be responsible to the capital market and the shareholders. c. Maintain external and internal relation of the company. d. Being responsible for management of corporate information including financial aspect according to the regulation.


Annual Report

2012


63

64



Hubungan Investor

Investor Relation

Perusahaan secara aktif diundang dalam berbagai pertemuan bisnis yang diselenggarakan berbagai lembaga keuangan dunia. Berikut kegiatan investor relation Perusahaan sepanjang tahun 2012 :

The Company is invited to many business meetings held by various world financial institutions. Below are the activities of investor relation of the Company in 2012:

Investor Meeting 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Bahana Securities, Jakarta Columbia Wanger AM Kokusai Asset Management, Japan CIMB Securities Indonesia OSK Securities Research, Jakarta JF Asset Management BNP Paribas Securities Indonesia UBS KE Capital Partners, Singapore Goldman Sachs, Singapore Maple-Brown Abbott Investment, Sydney Allianz Ayudhya Assurance, Thailand Deutsche Bank, Jakarta Cartica Capital, US JP Morgan Economist Credit Suisse Asset Management, Singapore Aberdeen Islamic Asset Management Sdn. Bhd. PT Nomura Indonesia Macquarie Capital Securities Ltd, Japan

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.

PT Buana Capital PT Investa Saran Mandiri Sumitomo Mitsui Trust Bank, Japan JP Morgan Asset Management, US Standard Chartered Bank, Jakarta Citi Investment Research GLG Barring Asset Management, HK Viking Global Investors, HK PT Danareksa Securitas Macquarie Capital Securities, HK Maverick Capital Management, HK Allianz Investment Management Maybank Asset Management, Singapore PT CLSA Indonesia Pangolin Investment,Singapore Wellington Management Arohi Asset Management Pte Ltd Alliance Bernsteain

Profil Sekretaris Perusahaan

Profile of the Corporate Secretary

Zahirman Warga Negara Indonesia, lahir di Medan, 9 November 1971. Sarjana Ilmu Komputer lulusan Universitas Gunadarma, Jakarta. Beliau menjabat posisi Corporate Secretary Hexindo sejak bulan April 2012. Beliau bergabung dengan Hexindo tahun 2001 sebagai General Manager Divisi Information & Technology. Sebelumnya beliau membangun karir profesionalnya di PT Seiwa Indonesia sebagai Staf EDP Divisi Accounting Finance pada tahun 1996-1999, lalu bergabung dengan PT Ludlow Indonesia sebagai Manager Departemen Information & Technology pada tahun 1999-2001.

Zahirman An Indonesian citizen, born in Medan, November 9, 1971. The graduate of Computer Science from Gunadarma University, Jakarta. He has been Corporate Secretary of Hexindo since April 2012. He joined in Hexindo in 2001 as General Manager of Information & Technology Division. He once had professional career at PT Seiwa Indonesia as EDP Staff at Accounting Finance Division in 1996-1999, and at PT Ludlow Indonesia as Manager of Information & Technology Department in 1999-2001.


Annual Report

2012



F. AKSES INFORMASI DAN DATA PERUSAHAAN


F. ACCESS TO INFORMATION AND CORPORATE DATA

Sebagai perusahaan terbuka, perusahaan menjalankan kewajiban penyebar luasan informasi perusahaan sebagaimana diatur dalam ketentuan perusahaan terbuka.

As a public company, the company carries out its obligation to distribute the information about the company as required in the regulation on the public company.

Perusahaan secara rutin menyediakan berbagai informasi perusahaan secara terbuka kepada masyarakat melalui berbagai kegiatan seperti: penyebarluasan informasi melalui media massa (cetak dan elektronika), public expose, analys meeting, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), dan website dengan alamat: www.hexindo-tbk.co.id.

The company on routine provides any information to public through activities, such as: distribution of information through mass media (printed and electronic), public expose, analysis meeting, General Meeting of Shareholders (GMS), and website: www.hexindo-tbk.co.id.

Corporate Contact Person Zahirman [email protected]

Corporate Contact Person Zahirman [email protected]

G.ETIKA PERUSAHAAN

G.CORPORATE ETHICS

Perusahaan telah memiliki panduan perilaku code of conducts sebagai panduan aktifitas kinerja keseharian yang sesuai dengan nilai-nilai yang dianut perusahaan.Code of conducts perusahaan merupakan penerjemahan nilai-nilai penting perusahaan seperti integritas dan etika dalam tindakan bisnis keseharian.

The Company has code of conducts as reference for the conduct of daily activities in accordance to the corporate values. The code of conducts of the company reflects the importatn values of the company, such as integrity and ethics in the daily business activities.

Pedoman perilaku perusahaan memuat dengan komprehensif dan detail setiap aktifitas perusahaan menyangkut hal-hal: keselamatan, kesehatan dan lingkungan, jaminan kualitas dan aktivitas bisnis, kerahasiaan dan kekayaan intelektual, insider trading, pemberian dan jamuan bisnis diluar jam kerja, kondisi kerja yang ideal, konflik kepentingan, hubungan dengan lingkungan, aktifitas pengadaan dan aset-aset perusahaan.

The code of conducts of the company contains a comprehensive and detailed description of activities relating to: safety, health, and environment, quality assurance and business activities, intellectual property and confidentiality, insider trading, giving and business meeting beyond working hours, ideal working condition, conflict of interest, relation to the environment, procurement activity and company's assets.

H.INTERNAL AUDITOR

H.INTERNAL AUDITOR

Perusahaan memiliki tim internal auditor yang terdiri dari komite internal kontrol yang dipimpin langsung oleh salah satu Direktur Perusahaan yang berfungsi sebagai pengawas dibantu tim internal auditor dibawah pimpinan kepala bagian internal auditor.

The Company has an internal auditor team which consists of internal control committee chaired directly by a Director of the Company to function as supervisor with assistance from the internal auditor team chaired Head of Internal Auditor Division.

Tim internal auditor perusahaan memiliki mekanisme pengawasan yang ketat sehingga proses kerjanya dapat berjalan efektif dan optimal.

The internal auditor team of the company employs tight supervision mechanism so that the working process can run effective and optimum manner.


Annual Report

2012


65

66



Fungsi internal auditor

The internal auditor's function:

• Memastikan bahwa Sistem Pengendalian Internal perusahaan telah memadai dan berjalan sesuai ketentuan. • Merupakan mitra kerja dalam penyempurnaan kegiatan pengelolaan perusahaan, memberikan nilai tambah melalui rekomendasi atas hasil audit yang dilakukan. • Menumbuhkan dan mengembangkan persamaan persepsi serta kerjasama antara internal auditor dengan unit kerja lainnya di lingkungan perusahaan mengenai pentingnya pengawasan untuk mendorong terwujudnya Good Corporate Governance di lingkungan perusahaan.

• To ensure that Internal Control System of the company is adequate and run as required. • As a working partner in improving the company's management activity, adding added value through recommendation over the audit results. • To grow and develop the same perception and cooperation between internal auditor with other working units in the company's environment about the importance of surveillance to encourage the implementation of Good Corporate Governance in the company's environment.

Tugas Internal auditor

The internal auditor's duties:

1. Berkewajiban membantu Direksi dalam memenuhi tanggungjawab pengelolaan perusahaan dengan memantau dan mengevaluasi kecukupan dan efektifitas sistem pengendalian manajemen perusahaan. 2. Membantu Dewan Direksi dan Dewan Komisaris dalam meningkatkan tata kelola perusahaan yang baik serta mengoptimalkan pengendalian manajemen, manajemen resiko, implementasi etika bisnis dan pengukuran kinerja organisasi; 3. Memberikan penilaian dan rekomendasi agar kegiatan perusahaan mengarah pada pencapaian tujuan dan sasaran dengan efektif, efisien, ekonomis. Membantu mengarahkan perhatian pada perubahan lingkungan kerja, resiko bisnis yang muncul serta hal penting lain yang dapat mempengaruhi kinerja dan hasil yang dicapai Perusahaan. 4. Membantu menciptakan nilai tambah dengan mengindentifikasikan peluang untuk meningkatkan penghematan, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan perusahaan.

1. Required to assist the Directors in fulfilling responsibility of the company's management by monitoring and evaluating the adequacy and effectiveness of the company's management control system. 2. Assisting the Directors and Board of Commissioners in enhancing the implementation of good corporate governance as well as optimizing management control, risk management, the implementation of business ethics and measurement of the organization's performance. 3. Giving judgement and recommendation so that the company's activities can lead to the target achievement with effective, efficient and economic ways. Assisting to direct attention to the changes in working environment, business risk as well as other important issues that can affect the performance and results of the Company. 4. Assisting to add values by identifying the opportunities to boost efficiency and effectiveness in the business activities of the company.

Tanggungjawab Internal auditor

Responsibilities:

1. Membuat laporan audit seluruh kegiatan pemeriksaan atas kegiatan operasional perusahaan. 2. Memberikan penilaian mengenai kecukupan dan efektifitas proses manajemen dalam mengendalikan kegiatan pengelolaan resiko. 3. Melaporkan hal-hal penting berkaitan dengan proses pengendalian manajemen, termasuk kemungkinan melakukan peningkatan/perbaikan pada proses pengendalian tersebut.

1. Preparing an audit report over all operational audit activities of the company.


Annual Report

2. Giving judgement over adequacy and effectiveness of management process in controlling risk management activity. 3. Reporting important issues relating to management control process, including the possibility to make enhancement/improvement on the control process.

2012




4. Memberikan informasi mengenai perkembangan pada hasil-hasil Melaksanaan dari rencana audit tahunan serta kecukupan sumber daya audit kepada Dewan Direksi dan Dewan Komisaris.

4. Providing information about the development of the results of the annual audit plan implementation as well as the adequacy of the audit resources to the Directors and Board of Commissioners.

Selama tahun 2012, Internal Auditor telah melaksanakan tugas dan tanggungjawab pemeriksaan rutin dan khusus sesuai ketentuan yang berlaku.

During 2012, Internal Auditor had completed its duties and responsibilities regarding the routine and special audit tasks as required by regulations.

Seluruh hasil pemeriksaan telah disampaikan dan ditindaklanjuti dengan pihak-pihak terkait yang dimanfaatkan sebagai bahan evaluasi untuk memperbaiki kinerja ditahun-tahun yang akan datang.

All audit results were already reported and followed up by the related parties and treated as evaluation material to improve performance in the years to come.

Kini, keberadaan internal auditor semakin strategis dan penting mengingat adanya syarat dikeluarkannya Laporan Keuangan (Financial Report) menuntut adanya Internal Auditor yang melakukan tugastugasnya secara aktif, efektif dan independen.

Now, the internal auditor becomes more strategic and important following the a policy on the issuance of Financial Report, which demands for the appointment of Internal Auditor performing its duties actively, effectively and independently.

Profil Kepala Bagian Internal Auditor

Profile of Head of Internal Auditor Unit

Ibnu Hajar SE,Ak,QIA Warga negara Indonesia, lahir tanggal 7 Maret 1969. Pemilik gelar Sarjana (S1) jurusan Akuntansi dan Sertifikat QIA (Quantified Internal Auditor) ini bergabung dengan PT Hexindo Adiperkasa Tbk sejak Februari 1996.

Ibnu Hajar SE,Ak,QIA An Indonesian citizen, born on March 7, 1969. The S1-degree graduate in Accounting and QIA (Quantified Internal Auditor) Certificate joined in PT Hexindo Adiperkasa Tbk as of February 1996.

I. MANAJEMEN RESIKO PERUSAHAAN

I. THE COMPANY'S RISK MANAGEMENT

Dalam rangka menjamin keberlangsungan usaha, Perseroan telah menerapkan manajemen risiko yang ketat. Pada tahun 2012, Perseroan menelaah sejumlah risiko terhadap usaha Perseroan, yaitu di antaranya:

To ensure the business sustainability, the Company has carried out the tight risk management policy. During 2012, the Company completed review over a number of risks to the Company's business, among which were:

a. Risiko Tingkat Suku Bunga Risiko tingkat suku bunga adalah risiko di mana nilai wajar arus kas di masa depan akan berfluktuasi karena perubahan tingkat suku bunga pasar. Perseroan terekspos terhadap risiko suku bunga terkait dengan utang bank jangka pendek. Untuk mengantisipasinya, Perseroan berupaya memilih bank yang dapat memberikan tingkat suku bunga pinjaman yang rendah.

a. Interest Rate Risk Interest rate risk is a risk where fair value of the cash flow is to fluctuate in the future because of the change in the interest rate at the market. The Company is exposed to the risk of interest rate relating to its short-term bank loans. In order to anticipate it, the Company carefully selects the bank that can provide lending at low interest rate.


Annual Report

2012


67

68



b. Risiko Kredit Risiko kredit adalah risiko yang muncul jika pihak pelanggan tidak memenuhi kewajibannya sehingga menimbulkan kerugian keuangan, Perseroan mengelola risik ini dengan menetapkan batasan risiko yang dapat diterima serta senantiasa memantau eksposir terkait batasanbatasan tersebut.

b. Credit Risk Credit risk is the risk that takes place if a customer fails to fulfill his or her obligation until it leads to financial loss. The Company manages the risks through the implementation of the acceptable risk limit and continuously monitors exposures relating to the limits.

c. Risiko Likuiditas Risiko likuiditas adalah risiko yang muncul jika arus kas menunjukkan pendapatan jangka pendek tidak cukup menutupi kewajiban jangka pendek. Perseroan mengelola risiko ini dengan mempertahankan tingkat kas dan bank pada level yang dianggap memadai untuk membiaya operasional perusahaan serta menjaga ketersediaan fasilitas utang perbankan.

c. Liquidity Risk The liquidity risk is the risk that takes place if the cash flow shows short-term revenue inadequate to cover the short-term obligations. The Company manages the risk by maintaining the cash and bank at the adequate level in order to cover the operational cost of the company while maintaining the availability of banking loan facility.

d. Risiko Nilai Tukar Mata Uang Asing Risiko nilai tukar mata uang asing adalah risiko di mana nilai wajar atau arus kas masa datang dari suatu instrumen keuangan akan berfluktuasi akibat perubahan nilai tukar mata uang asing. Perseroan dalam hal ini tidak mempunya kebijakan lindung nilai yang formal untuk laju pertukaran mata uang asing. Fluktuasi nilai tukar Rupiah dan dolar AS menghasilkan lindung nilai yang natural bagi laju nilai tukar perusahaan.

d. Foreign Exchange Risk Foreign exchange risk is a risk where the fair value or cash flow in the future results from a financial instrument will fluctuate due to changes in foreign exchange rate. The Company however does not have a formal hedging policy for controlling foreign exchange rate. Fluctuating Rupiah and US dollar result in natural hedging for foreign exchange of the company.

Selain itu dalam rangka melaksanakan kegiatan pengawasan internal yang efektif terhadap perusahaan, kegiatan manajemen resiko Hexindo menerapkan sistem J-SOX (Japan Sarbannes-Oxley). Sistem ini memastikan upaya untuk mengantisipasi kerugian materil berdasarkan setiap resiko yang timbul dalam suatu aktivitas bisnis perusahaan melalui pendekatan identifikasi terhadap tiap kontrol yang ada, yaitu berupa interaksi komponen transaksi dengan tujuan identifikasi resiko keuangan).

In order to run an effective internal supervision against the company, the risk management activity of Hexindo employs J-SOX (Japan Sarbannes-Oxley) system. The system ensures the effort to anticipate the material loss based on each potential risk in the business activity of the company through identification approach against each of existing control, namely the interaction among components of transactions for identifying financial risk).

Pada tahun buku 2012, Perusahaan memiliki 156 kontrol yang terdiri dari 53 Key Control yang memiliki dampak langsung terhadap Laporan Keuangan Perusahaan serta 103 Non-Key Control yang tidak berdampak langsung terhadap Laporan Keuangan Perusahaan. Kegiatan kontrol diterapkan pada aspek bisnis perusahaan dengan sasaran pengendalian pada kegiatan operasional secara menyeluruh dengan disertai pemenuhan dokumentasi pada sarana pendukung kegiatan.

In the book year of 2012, the Company possessed 156 controls consisting of 53 Key Controls with direct impact in the Company's Financial Report as well as 103 Non-Key Controls with indirect impact in the Company's Financial Report. The controlling activity was implemented on business aspect of the company with control target at the whole operational activities accompanied by fulfillment of documents as a tool to support activity.


Annual Report

2012




Kegiatan manajemen resiko Perseroan dikomunikasikan dengan memanfaatkan media sosialisasi dan pelatihan karyawan sementara diskusi juga dilakukan untuk membahas dampak dari tiap kontrol dan memastikan jumlah kontrol yang diperlukan untuk menjaga stabilitas kinerja Laporan Keuangan Perusahaan.

Risk management of the Company is communicated through socialization media and employee training program as well as discussion is done to discuss the impact of each control and ensure the number of necessary controls to maintain stable performance of Financial Report of the Company.

Dalam mempertahankan status A-Level Company, Perusahaan telah mampu memberikan dampak positif dalam beberapa hal seperti :

In order to maintain the A-Level Company status, the Company can give positive impact on few issues, such as:

• Proses Level Entitas Kegiatan pengawasan terhadap pemenuhan Level Entitas menunjukkan hasil positif. Dengan berpedoman pada Piagam Internal Audit, Departemen Internal Audit menunjukkan adanya peningkatan nilai kepatuhan secara berkelanjutan terhadap kinerja dari tiap divisi/departemen, cabang dan poryek.Perseroan mempertahankan kontribusi dari masing-masing level pekerja melalui Whistle-blower Hotline agar pengawasan atas resiko dari aspek non-finansial dapat efektif dan keamanan dan kenyamaman pekerja dapat terpenuhi. Komitmen Perseroan terhadap good corporate governance mendorong pelaksanaan code of conduct secara berkesinambungan pada setiap level pekerja.

• Entity Level Process Supervisory task over the fulfillment of Entity Level showed positive results. Referring to the Internal Audit's Charter, Internal Audit Department confirmed that compliance value improved in sustainable basis towards the performance of each division/department, branch office and project. The Company maintained the contribution from each level of employee through Whistleblower Hotline so that supervision activity against risk of non-financial aspect would run in effective manner while the security and safety of the employees are fulfilled. The Company's commitment to the implementation of good corporate governance encourages the sustainable implementation of code of conductat each level of employee.

• Proses Level Bisnis Perseroan memastikan transparansi atas dan pelaporan keuangan yang akurat dan akuntabel dengan mengacu pada asas kepatuhan (Compliance) yang mendalam. Selama tahun 2012, control atas proses inventory, Financial Reporting serta Sales dan Sales Receivable dapat diidentifikasi sebagai visualisasi pengawasan atas proeses utama dari bisnis Perusahaan.

• Business Process Level The Company ensures transparency and accurate and accountable financial reporting on the basis of deep Compliance aspect. During 2012, control on inventory process, Financial Reporting as well as Sales and Sales Receivable can be identified as visualization of supervision over the main business process of the Company.

• Proses Level TI : • Kontrol terhadap user ID manajemen. • Kontrol terhadap password manajemen. • Peningkatan network dan sistem security. • Perbaikan infrastruktur TI sesuai standarisasi J-SOX.

• IT Process Level: • C o n t ro l o v e r m a n a g e m e n t u s e r I D • Control over management password • Upgrading network dan sistem security; • Improving IT infrastructure based on J-SOX standards


Annual Report

2012


69

70



Efektifitas sistem J-SOX di uji melalui kegiatan Audit yang meliputi 3 (tiga) proses yaitu: entity level process, business process level dan IT process level. Audit dilakukan menggunakan pendekatan self assessment melalui 3 (tiga) tahapan yaitu : Test of Design (ToD), Test of Effectiveness (ToE) dan Year End Process (audit yang berkaitan dengan proses akhir tahun).

The effectiveness of J-SOX system was tested, which covered 3 (three) processes, they were: entity level process, business process level and IT process level. The audit employed self - assessment approach through 3 (three) stages, namely: Test of Design (ToD), Test of Effectiveness (ToE) and Year End Process (year-end process audit activity).

Dalam proses yang berkesinambungan dengan perubahan masa tahun fiskal yaitu dari JanuariDesember menjadi April-Maret.

In a sustainable process with a change in fiscal period, that is, January-December to April-March, the Company also employed split testing method.

Perusahaan juga menerapkan split testing method. Metode asestasi ini diterapkan dalam periode yang terbagi dalam periode: April - September dan Oktober-Desember dimana periode Januari - Maret digunakan sebagai pemeriksaan walkthrough.

The assessment method was applied in the period of April-September and October-December as in the period of January-March, walkthrough audit took place.

Dalam proses sales juga diterapkan pemeriksaan terhadap pengakuan penjualan (sales recognition) oleh perusahaan dengan melakukan metode pemeriksaan cut-off testing pada proses sales 5 hari sebelum dan sesudah tanggal akhir tahun buku.

In the sales process, the Company also launched audit task for sales recognition using cut-off testing method on 5-day sales process before and after the end of the book year.

Pada audit test of deficiency pada bulan September 2012, terdapat 3 temuan pada business process level dan entity level sebanyak 1 deficiency. Audit test of efficiency bulan Januari 2013 menemukan 8 deficiency, sedangkan pada audit year end process yang merujuk kepada kontrol terhadap prosesproses akhir tahun yaitu: annual part scrap, stock taking (unit/part), annual part return to principal, inventory provision dan customer confirmation yang dilakukan pada bulan Maret 2013 tidak terdapat adanya deficiency. Pada bulan Maret 2013 dilakukan remediasi pada temuan-temuan yang terjadi selama masa audit fiscal year 2012 terhadap 12 temuan pada business process level dan entity level dan secara keseluruhan, semua temuan tersebut telah dinyatakan terselesaikan oleh manajemen dan pihak auditor eksternal.

During test of deficiency audit process in September 2012, there were 3 findings in the business process level while 1 deficiency was found in entity level. The test of efficiency Audit in January 2013 found 8 deficiencies, and the year-end process audit which referred to control against year-end processes, namely; annual part scrap, stock taking (unit/part), annual part return to principal, inventory provision, whereas customer confirmation taken in March 2013 led to no deficiency. In March 2013, the Company launched remediation for 12 findings found in business process level and entity level during the audit process in the fiscal year of 2012 and the management and the external auditor had all confirmed to the findings to be settled.


Annual Report

2012



J. KOMITMEN PELAYANAN DAN PERLINDUNGAN KONSUMEN


J. COMMITMENT TO CUSTOMER SERVICE AND PROTECTION

Total Layanan

Total Services

Perusahaan terus mengembangkan kemampuan untuk menjawab dan memuaskan kebutuhan pelanggannya melalui pembangunan, penyediaan fasilitas dan infrastruktur yang berstandar internasional serta peningkatan kualitas pelayanan melalui layanan 24 jam.

The Company continues to develop its ability to meet and satisfy the customer's needs through the development of facilities and infrastructure of international standard and improve the service quality through 24-hour service.

Pada tahun 2009, dengan bangga Perusahaan membuka kantor cabang Balikpapan sebagai daerah pertambangan terbesar di Indonesia. Pembukaan kantor ini akan makin mendekatkan Hexindo dengan para pelanggan sehingga mempermudah mereka mendapatkan pelayanan alat berat dengan segera, lengkap dan memuaskan.

In 2009, the Company proudly launched the new branch office in Balikpapan, the biggest mining area in Indonesia. The opening of new office will bring Hexindo closer to the customers to help them access its heavy equipment service at immediate, comprehensive and satisfying way.

Menempati areal seluas 3.600 m2, kantor cabang Balikpapan yang berfungsi sebagai kantor sales dan marketing yang dilengkapi berbagai fasilitas pelayanan seperti: remanufakturing yang siap mendukung projek full maintenance contract (FMC), mining product support dengan layanan purna jual serta warehouse yang menjamin ketersediaan part yang Anda butuhkan.

Occupying a 3,600-sqm area, the Balikpapan Branch Office, which serves as sales and marketing office, provides end-to-end services, such as: remanufacturing which is ready for full maintenance contract (FMC) project, mining product supported with after-sales service, and warehouse to ensure the availability of the parts needed.

Perlindungan Konsumen melalui Komite Ekspor

Customer Protection through Export Committee

Hexindo juga menerapkan regulasi yang ketat terhadap transaksi bisnis produk-produknya, sebagaimana yang telah diatur oleh Hitachi Corporation Jepang. Untuk menjamin kelancaran dan ketaatan atas regulasi tersebut, perusahaan telah membentuk : Komite Ekspor.

Hexindo also implements tight regulation upon its products, as required by Hitachi Corporation Japan. To ensure the compliance against the regulation, the company has established an Export Committee.

Untuk kegiatan transaksi bisnis produk-produknya, Hexindo tidak diperkenankan melakukan transaksi dengan pihak-pihak yang ada dalam daftar hitam (black list) yang dikeluarkan Perserikatan Bangsa Bangsa (PBB) khususnya kepada para pihak yang dicurigai terkait dengan aktifitas terorisme dan narkotika serta obat-obat terlarang lainnya.

Regarding its products, Hexindo is not allowed to seal transactions with those blacklisted parties as stated by United Nations (UN), particularly those suspected as part of terrorism and narcotics chain as well as of other drugs.

Kebijakan ini merupakan salah satu bentuk komitmen Perusahaan untuk memberikan perlindungan kepada pelanggan, memberikan jaminan rasa aman dan kenyamanan dalam menggunakan produk-produk Perusahaan, serta turut berperan aktif menciptakan kondisi dunia serta kehidupan yang lebih baik.

The policy reflects the company's commitment to give protection to the customers, to ensure safety and security to the customers in using the Company's products and actively participate to create a better world and a better life.


Annual Report

2012


71

EH 1100 Kegiatan CSR Perseroan dititik beratkan pada bidang pendidikan dengan menekankan pada konsep, yaitu untuk membangun strategi yang tepat untuk menjawab kebutuhan akan sumber daya manusia yang kompeten di berbagai bidang industri, terutama Construction Machinery. The Company's CSR activities are concentrated on the education through the implementation of a concept, namely to build the right strategy to answer t he needs for competent human resources across industries, particularly in Construction Machinery. L a p o r a n Ta h u n a n

Annual Report

2012

PT Hexindo Adiperkasa Tbk.

Tata Kelola Perusahaan Good Corporate Governance 49

Recommend Documents