Synergie in de Spiegel

‘Synergie in de Spiegel’ Visitatietraject van de scholen van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam

Informatiebrochure voor schoolleiders over het visitatietraject van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam 2012-2013

september 2012

1

Colofon Deze brochure is een uitgave van de stichting Lucas Onderwijs Den Haag en CVO Rotterdam. Tekst:

Caroline Barnhard, Karen Ephraim, José Hofman, Adri van der Meij en Arjen Toet. Eindredactie: José Hofman, Karen Ephraim. Met dank aan: Stuurgroep Collegiale Visitatie en Harm Klifman. Het overnemen van delen of het geheel van de tekst van deze brochure is uitsluitend toegestaan in overleg met de auteurs.

Secretariaat collegiale visitatie Lucas Onderwijs Bezoekadres: Postadres: Telefoon: E-mail: CVO Rotterdam Bezoekadres: Postadres: Telefoon: E-mail:

Judith Lommel Saffierhorst 105 2592 GK Den Haag Postbus 93231 2509 AE Den Haag 070 - 300 1177 [email protected] Tineke Dam Henegouwerplein 14 3021 PM Rotterdam Postbus 2152 3000 CD Rotterdam 010 - 217 13 18 [email protected]

E-mail-adressen projectleiders en secretarissen visitatiecommissies José Hofman (projectleider en secretaris): Karen Ephraim (projectleider en secretaris): Caroline Barnhard (secretaris): Arjen Toet (secretaris): Kees den Ouden (secretaris): Charlotte Visser Ineke Sagasser

[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]

© Lucas Onderwijs Den Haag/CVO Rotterdam Rotterdam/Den Haag, september 2012

2

Inhoudsopgave

1

Inleiding

4

2

Ambitie en perspectief

5

3

Collegiale Visitatie

6

4

Uitgangspunten van het visitatietraject

7

5

Fasering

9

6

Format zelfevaluatie

14

7

Organisatie en taakverdeling

18

8

Evaluatie

19

Bijlagen:

1.

Agenda startgesprek met locatiedirectie

20

2.

Agenda themagesprek met locatiedirectie

22

3.

Dagprogramma collegiale visitatie

24

4.

Agenda nagesprek met schoolleiding

25

3

1.

INLEIDING

Deze brochure is geschreven voor de ‘opdrachtgevers’ van de visitatie: de directies van de scholen die worden gevisiteerd. Zij kunnen zich met behulp van deze informatie goed voorbereiden op de visitatie. Voor de communicatie met de overige betrokkenen of belangstellenden in en om de school (panelleden, leerlingen, medewerkers, ouders, MR-leden) is een flyer beschikbaar. De leden van de visitatiecommissies beschikken over het Handboek voor de voorzitters en commissieleden 2012-2013 bij het visitatietraject van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam. Het is onze wens dat er veel extra energie en synergie zal ontstaan wanneer scholen bij elkaar in de keuken kijken en elkaar een spiegel voorhouden. Dat er boeiende en interessante ontmoetingen zullen plaats vinden en dat scholen verder komen met goede inzichten en concrete plannen. Dat we vooral plezier beleven aan leren van en met elkaar.

José Hofman (CVO Rotterdam) en Karen Ephraim (Lucas Onderwijs) Organisatie en projectleiding collegiale visitatie

4

2.

AMBITIE EN PERSPECTIEF

Alle scholen voor voortgezet onderwijs werken gericht aan kwaliteitszorg. De scholen willen systematisch werken aan schoolontwikkeling en grip krijgen op de (primaire) processen in de school die de kwaliteit van het onderwijs bepalen. Zo kunnen scholen beter sturen, hun eigen verantwoordelijkheid nemen en beter communiceren met leerlingen, ouders, medewerkers, het bestuur en de onderwijsinspectie. De scholen van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam hebben de ambitie om zoveel mogelijk zélf verantwoordelijk te zijn voor de kwaliteitszorg. Die ambitie is uitgewerkt in een serie van activiteiten passend bij het ambitieniveau, de mogelijkheden en de specifieke schoolontwikkeling van de diverse deelnemende scholen. Eén van die activiteiten is een gezamenlijk interbestuurlijk traject van collegiale visitatie: 'Synergie in de spiegel'. Wanneer kwaliteitszorg daadwerkelijk functioneert (en geen papieren tijger is) komen verbeteringen eerder en makkelijker tot stand, worden medewerkers en leerlingen meer tevreden, kortom: ontstaat er synergie in de school. Dit zal uiteindelijk resulteren in betere (leer)resultaten, een rijkere interactie tussen leerling en docent en een school waar het voor allen goed toeven is. Bij collegiale visitatie houden we elkaar een spiegel voor van dat leerproces. Dat stimuleert de gevisiteerde school om een volgende stap te zetten in het ontwikkelingsproces. Synergie in de spiegel dus. De doelstellingen van de collegiale visitatie zijn door de beide betrokken besturen als volgt vastgesteld: het realiseren van een sterke vorm van reflectie tussen scholen het versterken van de systematische kwaliteitszorg in de scholen Als de scholen leren van elkaar en de kwaliteitszorg verbetert, zal dat leiden tot versterking van de schoolontwikkeling en de mogelijkheden daarop te sturen. Daarnaast biedt het traject ondersteuning bij de (externe) verantwoording die steeds belangrijker wordt. In de schooljaren 2005-2006 tot en met 2011-2012 zijn 76 vestigingen gevisiteerd. Inmiddels zijn meerdere vestigingen twee maal gevisiteerd. De ervaringen waren vrijwel altijd positief. De gevisiteerde scholen gaven aan baat te hebben bij de bevindingen en adviezen van de visitatie en de commissieleden bleken veel te leren van het bezoek aan de school, de gesprekken met de panels en het nadenken en discussiëren over het visitatierapport in de visitatiecommissie. Een en ander werd bevestigd door een aantal externe evaluaties. In het voorjaar van 2007 is er een artikel van de hand van de projectleiding verschenen in Meso Magazine met als titel ‘De kracht van collegiale visitatie’. In juni 2008 is een interview met José Hofman verschenen in Q5 Magazine onder de titel “Collegiale visitatie is een krachtig instrument”. In december 2008 hebben de secretarissen een presentatie gegeven op de slotconferentie van Q5. In 2010 is tijdens het International Congress for School Effectiveness and Improvement (ICSEI) aandacht besteed aan de collegiale visitatie van CVO en Lucas. In de eerste paar jaar van de visitaties is met de onderwijsinspectie overlegd en heeft de inspectie kennis genomen van de resultaten en zich positief uitgelaten over de opbrengsten tot nu toe. In juli 2008 heeft de inspectie aangegeven dat de visitaties passen binnen de horizontale verantwoording. Wanneer de inspectie een visitatierapport ontvangt, is het voor hen aanvullend op andere informatiebronnen tijdens de kennisanalyse. De projectleiders hebben een analyse gemaakt van de vijftig visitatierapporten die zij opgesteld in de periode 2005-2010. Een aantal opvallende zaken:

5





   

Er is veel kracht en ambitie binnen de scholen van CVO en Lucas! De mensen in de scholen die gevisiteerd worden, stellen zich vrijwel altijd open, kwetsbaar en leergierig op. Er is bereidheid om te investeren in de zelfreflectie die nodig is voor de zelfevaluatie. Men beschikt over de veerkracht en de wil om te ontwikkelen. Veiligheid is een belangrijke succesfactor. Om die te kunnen blijven waarborgen is de keuze gehandhaafd dat de schoolleider van de te visiteren school eigenaar is van de visitatie en van het rapport. De schoolleider kiest de thema’s en de taak van de commissie houdt op wanneer het rapport is opgeleverd. Openheid over het rapport is inmiddels gebruikelijk, maar dan wel door de betrokken school (-leider). Scholen zoeken vaak oplossingen in de structuur van de organisatie (wijzigingen in het al dan niet werken met teams, secties, matrixorganisaties, projectgroepen, enz.). Een analyse van wat er aan de problemen ten grondslag ligt, wordt niet altijd gemaakt. De aanbevelingen betreffen vaak een combinatie van categorieën. Sturing is vrijwel altijd aan de orde, vaak aan de hand van een de andere aspecten (pdca, communicatie, strategie, hiërarchie of cultuur). Wanneer een school voor de tweede maal wordt gevisiteerd blijkt dat er vorderingen zijn geboekt. Schoolontwikkeling verloopt niet snel, wel gestaag. Gezien de opbrengsten en de tevredenheid die wij tegenkomen, durven we de stelling aan dat de kosten opwegen tegen de baten. De visitaties sluiten aan op de ambitie van de medewerkers en geven energie door de inspiratie die ervan uitgaat.

Voor alle betrokkenen - van bestuur tot en met het panellid tijdens de visitatie - vormt de visitatie een uitdaging om te leren van elkaar. En leren, daar gaat het om in de school, niet alleen bij leerlingen, maar ook bij docenten, leden van de schoolleiding en andere betrokkenen. Met dit traject krijgt de wens van de betrokken scholen - een lerende organisatie zijn en werken aan een betere school met bijbehorende goede kwaliteitszorg - concreet gestalte. 3.

COLLEGIALE VISITATIE

ISIS/Q5 (de landelijke organisatie voor kwaliteitszorg in het VO) plaatst collegiale visitatie in het overzicht van de diverse instrumenten van kwaliteitszorg waarbij derden zijn betrokken: 1. Georganiseerde feedback door kritische vrienden. 2. Een door meerdere scholen onderling georganiseerde, (horizontale) collegiale visitatie. 3. Een mengvorm van 1 en 2: een review of assessment. 4. Een volledig externe (verticale) visitatie, zoals in het HBO. Hier gaat het om beoordeling en voorbereiding op accreditering. 5. Een audit, waarbij de school een externe commissie (zoals het INK of ISO) om feedback vraagt. Dit kan leiden tot certificering. Net als bij de externe visitatie worden hoge eisen gesteld aan het interne kwaliteitssysteem en het zelfevaluatierapport. Collegiale visitatie heeft op diverse plaatsen in het land goede resultaten opgeleverd, bijvoorbeeld bij het VIA-traject op de Veluwe en de Fricolore groep in Friesland. De VO-Raad onderhoudt een landelijk netwerk van mensen die zich bezighouden met visiteren. Zoals in het vorige hoofdstuk is aangegeven, is er inmiddels ook in eigen kring positieve ervaring opgedaan met dit instrument. Als vorm van ‘intersubjectieve’ kwaliteitszorg is het een goede aanvulling op de zelfevaluatie (subjectief) en op het reguliere inspectiebezoek (‘objectief’ en verticaal). Met de resultaten van de collegiale visitatie heeft een school een 'bodem' voor het inspectiebezoek en een

6

aanknopingspunt voor de uitbouw van de eigen kwaliteitszorg. De bevindingen van de visitatie kunnen mede de agenda bepalen van het inspectiebezoek en meegenomen worden in het inspectierapport (als een van de bronnen). De stuurgroep wil overigens niet teveel accent leggen op de proportionaliteit. De inspectie heeft immers haar eigen rol en verantwoordelijkheid en zal met haar audit-achtige beoordeling - vanuit landelijk vastgestelde, 'statische' kaders altijd een aanvulling hebben op de eigen bevindingen van de school. Zij legt vooral de nadruk op opbrengsten, het primaire proces en kwaliteitszorg. In de collegiale visitatie gaat het meer om schoolontwikkeling, de inspanningen van de school en de rol van de schoolleiding daarin. Een cruciaal verschil: de inspectie beoordeelt en komt langs in opdracht van de ‘maatschappij’, de collegiale visitatie wordt uitgevoerd door collega’s, op verzoek van de school en beantwoordt de vragen die de school zichzelf stelt. Met de onderwijsinspectie is vanaf de start van dit traject regelmatig overlegd, de inspectie heeft kennis genomen van de resultaten en zich positief uitgelaten over de opbrengsten tot nu toe. In juli 2008 heeft de inspectie aangegeven dat de visitaties passen binnen de horizontale verantwoording. Wanneer de inspectie een visitatierapport ontvangt is het voor hen aanvullend op andere informatie bronnen tijdens de kennisanalyse Wat levert collegiale visitatie meer op? Betrokkenen treffen in de ontmoeting met collega’s kritische medestanders van de eigen schoolontwikkeling en participeren in een netwerk van betrokken deskundigen (waarop wederzijds een beroep kan worden gedaan). Directieleden zijn specialisten in het aansturen van leerprocessen in de eigen school en willen ook zelf graag blijven leren. Het is dus de moeite waard om mee te doen in een 'geconcentreerd' leerproject. Bijzonder is dat veel betrokkenen in beide rollen meedoen: visiteren en gevisiteerd worden. Vanuit ervaring geldt dan: 'Een advies aan een ander, is een beroep op jezelf.' Betrokkenen leren van de sterke punten van anderen en krijgen (weer) oog voor de sterke kanten van de eigen school. In de collegiale visitatie gaat het er dus ook om de blik te richten op de goede kanten van de school. Het is een opgewekte, opbouwende en open ervaring die energie geeft en betrokkenen verder helpt.

4.

UITGANGSPUNTEN VAN HET VISITATIETRAJECT

1

De school die wordt gevisiteerd is 'opdrachtgever' van de visitatie. Zij bepaalt het thema en de focus van de visitatie en geeft aan op welke zaken feedback gewenst is.

2

De visitatie is ‘collegiaal’, dat wil zeggen: de commissie beoordeelt niet, maar kijkt naar wat de school(leiding) zich heeft voorgenomen, wat daarvan is gerealiseerd en wat de diverse betrokkenen daarvan merken en vinden. Zij spiegelt wat zij aantreft, plaatst dat in een breder kader, doet eventueel suggesties aan de schoolleiding en beantwoordt de specifieke vragen die de schoolleiding vooraf aan de commissie heeft gesteld.

3

Uitspraken, standpunten en (kritische) opmerkingen in het visitatierapport moeten: -vallen binnen de thema's waarover het oordeel is gevraagd; - onderbouwd worden door concrete informatie vanuit de zelfevaluatie

7

of

panelgesprekken; - breed gedeeld worden binnen de visitatiecommissie (bij twijfel niet inhalen); - naar het oordeel van de commissie in het belang zijn van de school/schoolontwikkeling (niet alles is relevant om terug te geven). 4

Leden en voorzitters van de visitatiecommissies moeten voldoen aan een competentieprofiel. Cruciaal hierin zijn: kennis, juiste grondhouding (open, nieuwsgierig, onbevooroordeeld, vertrouwend, van daaruit zoeken naar feiten, die steeds weer checken) en zorgvuldigheid. Bij de samenstelling van de commissies wordt gelet op een goede mix van ervaren en beginnende commissieleden. Ook wordt gelet op kennis van de betreffende schoolsoort.

5

De leden van de visitatiecommissies en de directieleden van de gevisiteerde school gaan uit van de integriteit en professionaliteit van de partners. Commissieleden behandelen alle informatie die hun ter ore komt vertrouwelijk.

6

De visitatiedatum wordt bepaald in overleg tussen locatiedirectie, secretaris en voorzitter. De schoolleiding zorgt ervoor dat de visitatie zoveel mogelijk past in de eigen cyclus van kwaliteitszorg en inhoudelijk zo goed mogelijk wordt afgestemd op een eventueel inspectiebezoek.

7

De visitatiecommissie stelt het conceptvisitatierapport vast en de schoolleiding krijgt gelegenheid te reageren op feitelijke onjuistheden in het rapport. De gevisiteerde school is eigenaar van de definitieve versie van het visitatierapport. Bij de toezending van het rapport aan de school wordt hierover in de aanbiedingsbrief het volgende gesteld: `U als directie en opdrachtgever van de visitatie bepaalt wat er verder met de rapportage gebeurt. De leden van de visitatiecommissie hebben een geheimhoudingsplicht en krijgen het definitieve rapport alleen ter kennisneming. Het rapport wordt door ons niet aan derden verstrekt (binnen of buiten de organisatie). In de bestuurlijke eindrapportage van de visitatie aan het bestuur worden gegevens van de afzonderlijke visitaties alleen geanonimiseerd gebruikt.`

8

Het is gebruikelijk dat de schoolleiding het visitatierapport bespreekt met vertegenwoordigers van het echelon boven hen, centrale directie of bestuur. Het ligt voor de hand dat het visitatierapport aan de orde komt in de P&C-gesprekken. Daarmee wordt het aan de orde stellen van het visitatierapport een verantwoordelijkheid van zowel de schoolleiding als van de centrale directie (dan wel bestuur). Veel schooldirecties kiezen er voor om het rapport ook ter beschikking te stellen aan de onderwijsinspectie, als onderdeel van hun horizontale verantwoording.

9

De secretarissen zorgen voor bemensing van de visitatiecommissies, zorgen voor tijdige berichtgeving van alle betrokkenen en een goede organisatie. Zij bewaken de kwaliteit van de visitaties (procedures, afspraken, geheimhouding) en zorgen voor scholing van voorzitters, commissieleden en directeuren van te visiteren scholen. Zij overleggen met de Stuurgroep Collegiale Visitatie en de voorzitters over de evaluatie van het traject.

8

5.

FASERING

Idealiter is de collegiale visitatie onderdeel van de beleidscyclus van de school. De schoolleiding zal de collegiale visitatie dus inzetten om t.a.v. enkele cruciale thema’s van schoolontwikkeling nieuwe informatie te krijgen. a De startfase (week 1-2) Tijdens de startfase oriënteren alle betrokkenen zich op de collegiale visitatie. De secretaris bezoekt de school voor een startgesprek. De locatiedirectie is met het managementteam (incl. eventuele coördinatoren) aanwezig. De secretaris informeert de directie over de collegiale visitatie: de uitgangspunten, de thema’s, de zelfevaluatie, de noodzakelijke voorbereidende activiteiten, het proces en de werkwijze. De schoolleiding neemt kennis van de samenstelling van de visitatiecommissie en bespreekt eventuele belemmeringen met de secretaris. De schoolleiding krijgt de gelegenheid een extern lid toe te voegen aan de commissie. In deze fase moet worden nagegaan wie aanwezig zal zijn bij het themagesprek. Een brede vertegenwoordiging versterkt het draagvlak en de kwaliteit. Voor het startgesprek is een standaard agenda gemaakt (bijlage 1). b Het themagesprek (week 3) De locatiedirectie en het managementteam kiezen twee onderwerpen en beschrijven deze onderwerpen (kort) ter voorbereiding op het themagesprek. In het themagesprek spreken de voorzitter en de secretaris met de locatiedirectie en het managementteam. Aan de orde komen de inhoudelijke thema’s van de visitatie, de verwachtingen van de opbrengst van de visitatie, verheldering van de thema’s, de formulering van de vragen, de zelfevaluatie, de samenstelling van de panels, de logistiek van de visitatiedag etc. De schoolleiding informeert de voorzitter en secretaris over de algemene situatie van de school (de context) en legt uit welke twee thema’s centraal staan in de visitatie. Tevens geeft zij aan welke vragen zij in de visitatie beantwoord wil zien. De voorzitter en secretaris geven hun reactie op thema’s teneinde deze scherp te krijgen waardoor de opbrengst van de visitatie groter kan worden. Indien nodig wordt de schoolleiding gevraagd een en ander toe te spitsen. Als de visitatie plaatsvindt op een vestiging van een grote school met meerdere vestigingen, wordt tevens besproken wat wenselijk is met betrekking tot de betrokkenheid van de centrale directie. Een overweging kan zijn dat het de openheid en het verloop van de visitatie kan beïnvloeden. De voorzitter geeft aan het eind van het themagesprek een samenvatting van de thema’s, afspraken en een overzicht van zaken die nog moeten worden uitgezocht of vragen die nog moeten worden beantwoord door de school en checkt of dit klopt. De secretaris schrijft een verslag van het themagesprek en zendt dat naar de schoolleiding en de commissieleden. Ook voor het themagesprek is een standaard agenda gemaakt (bijlage 2). c De voorbereiding (week 4-11) Voorbereidingscursus Voor alle betrokkenen bij het collegiale visitatietraject van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam wordt een voorbereidingscursus georganiseerd voor de gehele schoolleiding: (locatie-)directeur met de collega’s (adjunct-directeur/coördinatoren/teamleiders), die medeverantwoordelijk zijn

9

voor de visitatie en daarmee voor het schrijven van de zelfevaluatie. Doelstelling van de cursus is dat de deelnemers aan het eind van de cursus voldoende zijn voorbereid op hun eigen taak en rol in de aanstaande visitatieronde. De cursus wordt jaarlijks geëvalueerd en aangepast. De zelfevaluatie De schoolleiding start tijdig met de zelfevaluatie, maakt voldoende tijd vrij voor het schrijven ervan en betrekt anderen bij het opstellen van de zelfevaluatie (collega’s uit de staf, het (midden-)management of een externe deskundige). Het is ook mogelijk om een concept zelfevaluatie twee weken voorafgaand aan de eigenlijke deadline ter commentaar voor te leggen aan de secretaris. De zelfevaluatie is van grote invloed op de hele visitatie. De opbrengst van de visitatie wordt rijker naarmate de school duidelijker weet waar zij staat en wat zij wil. Daarnaast geeft de zelfevaluatie richting aan de hele visitatie en daarmee aan de schoolontwikkeling. Uit de ervaringen tot nu toe blijkt dat deze cruciale waarde van de zelfevaluatie vaak achteraf pas duidelijk is voor de school. Om redenen van objectiviteit, hanteerbaarheid, beknoptheid en vergelijkbaarheid is gekozen voor een vaste inhoudsopgave voor de zelfevaluatie zoals opgenomen in het format in het volgende hoofdstuk van deze brochure. Het format is gebaseerd op de ervaringen van de visitaties in de voorgaande schooljaren. Het uitgangspunt is dat het format ondersteunend, verhelderend en niet knellend is. De zelfevaluatie geeft kort een algemeen beeld van de school en beschrijft de context van de gekozen thema’s voor de visitatie. Cruciaal is het reflectieproces dat leidt tot de keuze voor de twee centrale thema’s. Onderdelen van dit proces zijn het gesprek in de schoolleiding, het inschatten van de eigen situatie, het verzamelen van onderbouwende gegevens, het ‘waarderen’ van de gegevens die op tafel liggen, het maken van een SWOT-analyse, etc. De school neemt een weerslag van dit reflectieproces op in de zelfevaluatie en bijbehorende bijlagen met behulp van de inhoudsopgave in het volgende hoofdstuk. De school stelt een informatiepakket samen voor de visitatiecommissie. Dit pakket bestaat uit de zelfevaluatie, bijbehorende bijlagen en het dagprogramma inclusief een lijst met namen en functies van de panelleden (bijlage 3). De panels De school kiest 4 à 5 panels. Een panel bestaat uit ongeveer 6 personen die betrokken zijn bij de school en het onderwerp van de visitatie: docenten, (midden-)management, leerlingen, ouders, externe adviseurs of begeleiders, vertegenwoordigers van basis- of vervolgonderwijs, zorgteam, enz. De kwaliteit van de visitatie is gebaat bij een goede spreiding van de panels over de stakeholders. Ouders en externen brengen bijvoorbeeld elementen in die niet gecompenseerd kunnen worden door interne geledingen. De panels vormen een goede afspiegeling van de doelgroep (dus niet alleen voorlopers en trekkers maar ook remmers en volgers). Het is belangrijk dat de school op tijd begint met de samenstelling van panels. De ervaring leert dat vooral een panel van ouders alleen bij zeer tijdige werving (start- of themafase) voldoende gevuld raakt. Wanneer een panel kleiner is dan vier personen kan de commissie besluiten het gesprek niet door te laten gaan. De school informeert de panelleden over de visitatie zodat ze zich kunnen voorbereiden op de panelgesprekken. De school gebruikt hiervoor de flyer en de

10

zelfevaluatie of een beknopte versie daarvan. De school stuurt vier weken na het themagesprek de zelfevaluatie met bijlagen naar de secretaris (8 exemplaren, per post). In verband met de voorbereiding van de visitatiedag en de verslaglegging verdient het de voorkeur de zelfevaluatie, het dagprogramma en de lijst met panelleden tevens digitaal te versturen naar de secretaris. De secretaris controleert de ontvangen stukken op volledigheid en verspreidt de stukken onder commissieleden. Voor de visitatiecommissie vormt de informatie uit het themagesprek en de zelfevaluatie de belangrijkste input voor de visitatie. De commissie bestudeert het informatiepakket en voert op basis hiervan een voorbereidingsbijeenkomst. In die bijeenkomst probeert de commissie te komen tot een gedeeld (voorlopig) beeld van de school. Tevens wordt ten aanzien van de twee thema’s de focus bepaald. Daarna worden de vragen voor de diverse panels geformuleerd. De secretaris verzendt de definitieve informatie (dagprogramma, logistiek en inhoud) over de visitatiedag naar de directie en de commissieleden. Voorbereidingen visitatiedag De school zorgt voor uitnodigingen voor de slotpresentatie, voor een lunch voor de commissie en tot slot ook voor een rustige spreekkamer. Bij de lunch zijn geen directieleden aanwezig. De visitatieruimte moet groot genoeg zijn en een ronde of vierkante opstelling mogelijk maken (vermijd de ‘tribunaalopstelling’); op de deur van de ruimte moet een papier komen te hangen met ‘niet storen’. Eén vaste ruimte voor de hele visitatiedag is beslist nodig; de commissieleden hebben voldoende ruimte nodig om te zitten en papieren te kunnen neerleggen; de slotpresentatie kan in een andere (grotere) ruimte worden gehouden. Enkele dagen voor de visitatiedag neemt de secretaris contact op met de (locatie-) directeur over de laatste praktische zaken d De visitatiedag (week 12) De commissie bezoekt de school een hele dag. Het schema van de dag is doorgaans als volgt: Globaal beeld van een visitatiedag*: 08.00 – 08.30 uur: Inloop, ontvangst met koffie 08.30 – 09.00 uur: Korte rondleiding door de school 09.00 – 10.00 uur: Eerste gesprek panel 1 (schoolleiding) 10.00 – 10.15 uur: Pauze 10.15 – 11.15 uur: Gesprek panel 2 11.15 – 12.15 uur: Gesprek panel 3 12.15 – 13.00 uur: Lunchpauze 13.00 – 14.00 uur: Gesprek panel 4 14.00 – 15.00 uur: Gesprek panel 5 15.00 – 15.30 uur: Pauze en intern beraad door de commissie 15.30 – 16.00 uur: Tweede gesprek panel 1 schoolleiding) 16.00 – 16.30 uur: Voorbereiding van de presentatie 16.30 – 17.00 uur: Presentatie van de eerste bevindingen en informatie over de vervolgprocedure 17.00 – 17.15 uur: Korte afsluiting binnen de commissie

* Het definitieve programma wordt in overleg met de school vastgesteld. Bijlage 3 bevat een format. De secretaris heeft zelf een laptop bij zich en kan gebruik maken van geluidsopnameapparatuur.

11

De panelgesprekken De panelleden moet op het hart gedrukt worden op tijd aanwezig te zijn; de beschikbare tijd is beperkt. Het is aan te bevelen dat de schoolleiding iemand aanwijst die de panels vooraf opvangt en tijdig naar binnen loodst. Voor elk panelgesprek wordt in totaal maximaal één uur uitgetrokken: vijf minuten binnenkomst/kennismaken, 40 minuten gesprek, ca. vijf minuten samenvatten en afronden. Tussen twee panelgesprekken heeft de commissie dan ca. tien minuten voor eventuele uitloop en intern overleg. Elk panelgesprek wordt geopend door de voorzitter, waarna een van de commissieleden de gespreksleiding krijgt. Aan het eind van het gesprek vraagt de voorzitter of de panelleden nog iets belangrijks kwijt willen dat nog niet aan bod is gekomen. Vervolgens vat de voorzitter het belangrijkste samen en vraagt aan de panelleden of de samenvatting adequaat is. Elk panelgesprek wordt beëindigd met informatie over het vervolg (rapport, wie het krijgt etc.). De gesprekken met het directiepanel worden geleid door de voorzitter. In het laatste gesprek met de directie komen alle ‘open eindjes’ en vragen die in de loop van de dag zijn genoteerd aan de orde. e De rapportage (week 13-18) De secretaris schrijft een conceptrapport van de visitatie. De commissie bestudeert en bespreekt het conceptrapport. De secretaris verwerkt het commentaar van de visitatiecommissie en zendt het conceptrapport naar de schoolleiding. De schoolleiding controleert het conceptrapport op feitelijke onjuistheden. De voorzitter en secretaris stellen naar aanleiding daarvan de definitieve versie van het rapport op. De secretaris verzendt het definitieve rapport naar de school (10 papieren versies; digitale versie in ‘alleen lezen’) en de commissieleden. f De evaluatie (enkele maanden na oplevering van het visitatierapport) In een nagesprek evalueren de voorzitter, secretaris en de schoolleiding de visitatie. Van tevoren maakt de schoolleiding een memo voor de voorzitter en secretaris waarin zij beschrijven wat zij naar aanleiding van het visitatieproces en het rapport van plan zijn te doen in hun school. Aan de orde komen: Hoe heeft de schoolleiding het hele traject ervaren. Hoe was het om collega’s over de vloer te hebben? Hoe is de opbrengst van het hele proces voor de school en hoe wordt de opbrengst geborgd? (Hoe) Is het visitatierapport in de school verspreid? Welke adviezen geeft de directie mee voor de inrichting van de volgende tranche visitaties? Er is een standaard agenda voor de nabespreking opgenomen in bijlage 4.

12

Kortom, Het proces van de visitatie kent het volgende tijdpad*:

Planning visitatietraject activiteit startgesprek Voorbereidend overleg

aanwezigen/verantwoordelijk Locatiedirectie, secretaris Voorzitter, secretaris

planning Week 1 Week 2

Themagesprek Inleverdatum zelfevaluatie en dossier Voorbereiding van visitatiedag Visitatiedag

Locatiedirectie, voorzitter, secretaris Locatiedirecteur

Week 3 Week 7

Visitatiecommissie

Week 9

Locatiedirectie, school (panels), visitatiecommissie secretaris

Week 12

Visitatiecommissie secretaris

Week 16 Week 17

Locatiedirecteur

Week 18

Voorzitter, secretaris Locatiedirectie, voorzitter, secretaris

Week 18 Ca. 2 maanden na oplevering definitief rapport

Conceptrapport naar commissie Bespreking conceptrapport Conceptrapport naar de school Reactie van school op conceptrapport Oplevering definitief rapport Evaluatie

* Vakantieweken tellen niet mee

13

Week 14 (uiterlijk 15)

6.

FORMAT ZELFEVALUATIE

De schoolleiding betrekt bij het schrijven van de zelfevaluatie anderen (collega’s uit de staf, het (midden-)management of een externe deskundige). De zelfevaluatie wordt geschreven aan de hand van de volgende aandachtsgebieden: 1. Basisinformatie Beschrijf in het kort de school: schoolsoort, omvang (leerlingen, locaties, personeel, ...) specifieke kenmerken m.b.t. leerlingen / ouders / omgeving het schoolprofiel (hoe of waarmee profileert de school zich naar buiten toe, bijv. identiteit of onderwijskundige keuzes) de managementstructuur de positie van een vestiging in een groep of gemeenschap van scholen. 2. Schoolontwikkeling en kwaliteitszorg A Geef in het kort een algemeen beeld van het beleid van de schoolontwikkeling. Waar is de school mee bezig? Hoe verloopt dat proces? B Beschrijf in relatie hiermee of en hoe er op uw school aan kwaliteitszorg gedaan wordt. Enkele aandachtspunten: - Worden er doelen gesteld en hoe komen die tot stand? - Worden er acties genomen om de doelen te realiseren en hoe verloopt dit proces? - Wordt er gemeten of er resultaten geboekt worden en hoe gaat dat in zijn werk? - Worden resultaten van metingen systematisch teruggekoppeld om de doelen bij te stellen? - Hoe wordt er over deze gehele cyclus gecommuniceerd binnen en buiten de school? - Worden de resultaten geborgd en is de cyclus vastgelegd en verankerd in de organisatie? - Vindt er regelmatig evaluatie plaats van deze beleidscyclus? 3. Focus van de visitatie Geef aan op welke thema’s de visitatie gericht zal zijn. Beargumenteer deze keuze in het licht van de schoolontwikkeling en het strategische beleid. Suggesties voor (het kiezen van) onderwerpen: - Kies op basis van de belangrijkste bevindingen uit het laatste inspectierapport een onderwerp dat te maken heeft met een of meer domeinen of kwaliteitaspecten en dat ook gerelateerd is aan de actuele beleidsspeerpunten van de school - Kies een thema vanuit de missie of het strategisch beleidsplan van het schoolbestuur of de eigen scholengemeenschap (indien van toepassing). - Het thema moet niet te algemeen zijn, maar voldoende concreet gemaakt kunnen worden. Er moet ook voldoende materiaal voorhanden zijn. 4. Thema 1: …………………… (onderwerp) Om een goed antwoord te kunnen geven op jullie vragen is het belangrijk dat de commissie een helder beeld krijgt van de thema’s: de voorgeschiedenis, de actuele situatie en de toekomstverwachtingen. Geef de volgende informatie: a) Hoe was de situatie? b) Hoe is de situatie nu?

14

c) Beschrijf wat gedaan is om in de huidige situatie te komen: - Wat waren wij van plan? (de doelstelling van het begin) - Wat hebben wij gedaan? (feitelijke acties) - Wat leverde dat op? (feitelijke resultaten) - Wat vinden wij van wat het heeft opgeleverd? (oordeel) - Wat vinden anderen van wat het opgeleverd? (feitelijk geconstateerde reacties) - Wat vinden wij van wat anderen hier van vinden? (oordeel) - Welke conclusies verbinden we hier aan? d) Waar willen we staan over een beperkt aantal jaren (3 à 5)? e) Wat willen we weten van de visitatiecommissie? Sluit de uitwerking af met een aantal gerichte vragen of opdrachten aan de visitatiecommissie die u beantwoord wilt zien in het visitatierapport. Formuleer vragen die gericht zijn op het proces om te komen tot het beeld dat geschetst is onder d): het verloop van de implementatie, inhoudelijke opvattingen over de analyse van het thema, de kritische succesfactoren voor de toekomst, e.d. f) Geef een beeld van de sterke/zwakke kanten van de school, en de kansen en bedreigingen die relevant zijn voor het thema. Vul hiertoe de volgende tabellen in. Thema 1 (2): ……….titel……………. Sterk

Zwak

Thema 1 (2): ……….titel……………. Kansen

Bedreigingen

N.B.: Maak in dit hoofdstuk gebruik van relevante beschikbare gegevens. Denk daarbij aan informatie uit Schoolinfo.nl, verslagen van enquêtes, evaluaties van eerder uitgevoerde interventies en activiteiten. Relateer dit aan de laatste inspectierapporten (Periodiek Kwaliteits Onderzoek of Jaarlijks Onderzoek), en indien aanwezig: andere relevante kwalitatieve of kwantitatieve gegevens. 5. Thema ……………………(onderwerp) Werk voor het tweede thema dezelfde punten 4 a tot en met f uit.

6. Verwachting Geef kernachtig aan wat de schoolleiding verwacht van de collegiale visitatie. Wanneer is de

15

schoolleiding tevreden met de opbrengst van de visitatie? Wat verwacht de school dat de collegiale visitatie teweeg zal brengen in de school? (proces in de school). 7. Keuze panels Geef aan welke panels u gaat samenstellen voor de beantwoording van de vragen: benoem de groepen of geledingen en de namen van de panelleden. 8. Bijlagen Hier geldt: het gaat alleen om relevante stukken. De commissie wil in elk geval ontvangen: 1 schoolgids 2 organogram met toelichting 3 inspectierapporten: het laatste PKO en het laatste Jaarlijks Onderzoek 4 schoolplan en activiteitenplan 5 relevante beleids- of visiedocumenten die betrekking hebben op de thema’s Naar keuze kunt u bijvoorbeeld nog toevoegen: evaluaties (cyclische documenten) tevredenheidsonderzoeken recente kwaliteitskaart / idu-gegevens overzichten van leerlingenprestaties vsv-gegevens Praktische aanwijzingen bij het maken van de zelfevaluatie: 1 Houd de tekst zo beknopt mogelijk en voorzie deze van zoveel mogelijk concrete voorbeelden / gegevens. Besteed de meeste ruimte aan de themabeschrijving (4 en 5). 2 Voorzie de bijlagen van een duidelijke nummering, van een datum van schrijven en een auteur (naam/functie). Dat bespaart de commissie veel zoekwerk. Verwijs ook in de tekst van de zelfevaluatie verwijzen naar de bijlagen. 3 Als een bijlage een document betreft dat uit een context is gehaald, geef dan een korte toelichting. Logistieke aanwijzingen 1 Verspreid de zelfevaluatie inclusief de bijlagen onder alle leden van de schoolleiding. 2 De inleverdatum van de zelfevaluatie is in week 7 van het visitatietraject; deze datum treft u aan op het planningsoverzicht dat per school wordt verstrekt. Het is belangrijk dat de informatie op de aangegeven datum binnen is bij de secretaris. Het vervolgtijdpad (voorbereiding commissie etc.) is namelijk erg strak. 3 Wijze van aanleveren: A. Digitaal bij de secretaris: zelfevaluatie, dagprogramma en lijst met namen van de panelleden B. Per post bij de secretaris: 8 complete sets (zelfevaluatie + alle bijlagen). 4 Inleveradres: U wordt verzocht uw pakket op te sturen naar de secretaris. Op het planningsoverzicht van de visitaties staat vermeld welke secretaris uw visitatie organiseert en begeleidt.

16

De adressen zijn: José Hofman, Caroline Barnhard, Arjen Toet en Kees den Ouden: CVO Rotterdam Postbus 2151 3000 CD Rotterdam Karen Ephraim, Charlotte Visser en Ineke Sagasser: Lucas Onderwijs t.a.v. Judith Lommel Postbus 93231 2509 AE Den Haag

17

7.

ORGANISATIE EN TAAKVERDELING

De visitaties vinden plaats onder verantwoordelijkheid van de interbestuurlijke Stuurgroep Collegiale Visitatie (ingesteld door beide besturen). Deze bestaat uit: Dirk Wakker, Harry van Alphen en José Hofman (CVO Rotterdam) Cor van Dalen, Marjolein Verheij en Karen Ephraim (Lucas Onderwijs). De stuurgroep vormt een klankbord voor de projectleiding. Zij is ook verantwoordelijk voor de eindevaluatie en voor contacten met externe partners zoals de inspectie. Zij brengt verslag en adviezen uit aan het management van CVO Rotterdam en Lucas Onderwijs. Twee leden van de stuurgroep vormen samen de projectleiding: José Hofman (Bestuursbureau CVO) en Karen Ephraim (Stichtingsbureau Lucas Onderwijs). Zij zijn verantwoordelijk voor de organisatie, communicatie en kwaliteitsbewaking van het hele visitatietraject. Zij worden daarbij ondersteund door Tineke Dam (CVO) en Judith Lommel (Lucas Onderwijs), zie de gegevens in het colofon. Elke visitatiecommissie bestaat uit zes leden: de voorzitter; de secretaris (staf/bestuursbureau); vier leden (directieleden of leidinggevenden uit andere scholen); soms is er ook een extern lid (aan te wijzen door de schoolleiding, bijvoorbeeld een deskundige uit de omgeving van de school, een ondernemer, een directeur van een toeleverende basisschool, een oud-leerling van de eigen school etc. Er is dus niet één commissie voor alle visitaties, de bezetting van de commissie varieert per visitatie. Er wordt rekening gehouden met verschillende zaken. Gestreefd wordt naar continuïteit, deskundigheid en naar evenredige spreiding van de leden: verdeling van mensen van CVO en Lucas, mannen en vrouwen, ervaren en minder ervaren, directieleden en middenmanagement. Ook wordt gekeken naar relaties tussen de school en de commissieleden. Het is wenselijk dat de commissieleden geen privé-banden hebben met de school en daar niet recent (de laatste vier jaar) zelf hebben gewerkt. Er zijn in 2012-2013 zeven secretarissen: Caroline Barnhard, José Hofman, Arjen Toet en Kees den Ouden van CVO; Charlotte Visser, Ineke Sagasser en Karen Ephraim van Lucas Onderwijs. José Hofman en Karen Ephraim vormen daarnaast samen de projectleiding.

18

8.

EVALUATIE

Evaluatie van het visitatietraject vindt plaats op diverse momenten en op verschillende niveaus: De schoolleiding evalueert de visitatie in de eigen school en doet daarvan verslag in het eindgesprek met de voorzitter en de secretaris. Tevens worden daarin de visitatiedag, het rapport, de opbrengst voor de school en het leerproces van de diverse betrokkenen besproken. De visitatiecommissies evalueren per visitatiebezoek de gang van zaken, de kwaliteit van het proces, de totstandkoming van het rapport, de samenwerking in de commissie en de trends rond schoolontwikkeling. Aan het einde van het schooljaar 2012-2013 vindt de evaluatie van de achtste tranche visitaties plaats in de stuurgroep Collegiale Visitatie. Dit gebeurt op basis van: 1 een onafhankelijk onderzoek door een derde; 2 de werkevaluatie van de secretarissen; 3 informatie uit de bijeenkomsten met de commissies; 4 informatie uit de eindgesprekken met de directies; 5 een uitwisseling in de stuurgroep. De stuurgroep brengt een advies uit aan beide besturen. De besturen wegen de opbrengsten van de visitaties en besluiten over al dan niet continueren en (structurele) inbedding van de visitaties in de beleidscycli van de scholen en/of besturen. De projectleiding en de secretarissen evalueren proces en product van de visitaties en stellen op grond daarvan procedures en documenten bij.

19

Bijlage 1

‘Synergie in de Spiegel’ Visitatietraject van de scholen van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam Contactpersoon

NAAM (CVO/LUCAS, TEL + EMAILADRES)

Datum

DATUM

Locatie

PLAATS

Tijdstip

##.00 – ##.00 uur

Onderwerp

Agenda startgesprek Collegiale Visitatie, aan de hand van de informatiebrochure SCHOOLLEIDING, secretaris

Aanwezig

1

Kennismaking (indien van toepassing)

2

Uitgangspunten van het visitatietraject

3

Doornemen van het volledige visitatietraject Startfase (week 1-2): a. Oriëntatie b. Draagvlak, aanwezigen themagesprek c. Voorbereiden themakeuze (communicatie en rol collega’s) d. Voorbereiden zelfevaluatie en cursus Themakeuze (week 3): a. Verwachtingen b. Rol visitatie in beleidscyclus c. Inrichting proces Voorbereiding (week 4-11): a. Opstellen zelfevaluatie (deadline week 7, begin op tijd, volg format, externe deskundige) b. Samenstellen panels (begin op tijd) c. Logistiek d. Voorbereidingsvergadering visitatiecommissie (week 9) Visitatiedag (week 12): a. Dagprogramma b. Presentatie eerste bevindingen c. Logistiek (Zie ommezijde)

20

Rapportage (week 13-18): a. Bespreking concept-rapport door visitatiecommissie (week 16) b. Check onjuistheden concept-rapport door schoolleiding c. Definitief rapport (week 18) Evaluatie/vervolg (+ 2 maanden na oplevering rapport): a. Nabespreking schoolleiding, secretaris en schoolleiding a.d.h.v. memo van de schoolleiding b. Gesprek schoolleiding met centrale directie/bestuur c. Vervolgacties in de school d. Gebruikelijk: rapport naar inspectie 4

Vragen en/of afspraken:

21

Bijlage 2

‘Synergie in de Spiegel’ Visitatietraject van de scholen van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam Contactpersoon

NAAM (CVO/LUCAS, TEL + EMAILADRES)

Datum

DATUM

Locatie

PLAATS

Tijdstip

##.00 – ##.00 uur

Onderwerp

Agenda Themagesprek Collegiale Visitatie SCHOOLLEIDING, voorzitter, secretaris

Aanwezig

1

Kennismakingsronde (indien van toepassing)

2

Informatie van de school a. beeld van de school b. verwachting school van effect van de collegiale in de school (punt 6 van de zelfevaluatie) c. hoe past de collegiale visitatie in de beleidscyclus van de school d. draagvlak in de school e. wie neemt deel aan de visitatiedag vanuit de schoolleiding

3

De thema’s a. b.

4

de keuze van de thema’s (argumentatie) de inhoud van de thema’s ( welke vragen wil de school beantwoord zien)

Voorbereidingproces a. voorbereidingstraject in de school: schrijfgroep, planning, betrokkenheid collega’s b. de zelfevaluatie 1. basisinformatie, 2. schoolontwikkeling en kwaliteitszorg, 3. focus van de visitatie 4. en 5. per thema: 6. verwachting, 7. Keuze panels, 8. bijlagen c. samenstelling van de panels (op tijd beginnen) d. extern lid in de visitatiecommissie (Zie ommezijde)

22

5

De organisatorische voorbereiding (zie ook de Informatiebrochure voor directies): a. aan te leveren documenten b. de logistiek van de dag: 1. het dagprogramma, namen van panelleden 2. plaats, catering en benodigdheden 3. centrale afsluiting

6

Tijdpad tot en met nagesprek

7

Rondvraag

8

Resumé van afspraken

23

Bijlage 3 Dagprogramma collegiale visitatie …… naam van de school, …….. datum 08.00 – 08.30 uur 08.30 – 09.00 uur 09.00 – 10.00 uur

Inloop, ontvangst met koffie Een kort rondje door de school Gesprek panel 1 schoolleiding Leden: naam ….., directeur naam ….., functie (bijvoorbeeld teamleider onderbouw) ….., ………..

10.00 – 10.15 uur

Pauze

10.15 – 11.15 uur

Gesprek panel 2 ….. (kenmerk, bijvoorbeeld docenten onderbouw) Leden: naam …., functie …. naam …., functie …..

11.15 – 12.15 uur

Gesprek panel 3 ………. (kenmerk) Leden: naam …., functie …. naam …., functie …..

12.15 – 13.00 uur

Lunchpauze in kamer ……………(kenmerk)

13.00 – 14.00 uur

Gesprek panel 4 ………….. Leden: naam ouder ….., ouder van leerling in klas … naam ouder ….., ouder van leerling in klas … Gesprek panel 5 ……………. (kenmerk) Leden: naam leerling ….., klas …./ naam leerling ….., klas ….

14.00 – 15.00 uur

15.00 – 15.30 uur

Pauze en intern beraad door de commissie

15.30 – 16.00 uur 16.00 – 16.30 uur

Tweede gesprek panel 1 schoolleiding Voorbereiding door de commissie van de eerste bevindingen

16.30 – 17.00 uur

Presentatie van de eerste bevindingen Genodigden zijn ……. (bijvoorbeeld alle teamleden, leden Centrale directie, alle panelleden etc.)

17.00 – 17.15 uur

De commissie sluit intern de visitatie af

NB: U kunt er ook voor kiezen het dagprogramma en een overzicht van namen en functies/klassen van panelleden als twee aparte overzichten aan te leveren. De school stelt in overleg met de secretaris het definitieve programma vast. De tijden kunnen aangepast worden aan de tijden van de school.

24

Bijlage 4

‘Synergie in de Spiegel’ Visitatietraject van de scholen van Lucas Onderwijs en CVO Rotterdam Contactpersoon

NAAM (CVO/LUCAS), TEL + EMAILADRES

Datum

DATUM

Locatie

PLAATS

Tijdstip

##.00 – ##.00 uur

Onderwerp

Nagesprek Collegiale Visitatie SCHOOLLEIDING, voorzitter, secretaris

Aanwezig

Agenda nagesprek met schoolleiding Aan de hand van het memo van de schoolleiding `Wat gaan we doen n.a.v. de visitatie en het visitatierapport?`

1

Opening, doel van dit gesprek

2

Reactie van de schoolleiding op de inhoud van het rapport a. herkenbaarheid van conclusies b. bruikbaarheid van de adviezen c. effecten van de visitatie / het rapport d. hoe wordt de opbrengst van de visitatie geborgd?

3

Welke gremia hebben het rapport ontvangen; hoe is de reactie?

4

Reactie van de schoolleiding op het proces en de werkwijze van de visitatie a. ervaringen b. adviezen aan het project of de commissie c. bruikbaarheid van het format zelfevaluatie d. is de visitatie voor herhaling vatbaar?

5

Informatie over de evaluatie van het visitatietraject

6

Interesse schoolleiding in deelname aan commissie in de toekomst

7

Wat verder ter tafel komt

25