Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden voor Christelijk basis en (voortgezet) speciaal onderwijs
Versie december 2013
RICHTLIJN VOOR FINANCIEEL BEHEER EN BELEID VAN DE SCHOLEN
INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding……………………………………………………………………… 2. Administratie beheer en bestuur……………………………………………… 2.1. stafbureau 2.2. salaris- en personeelsadministratie 2.3. begroting 2.4. grootboek- en exploitatieoverzichten 2.5. financiële administratie 2.6. financiële administratie op de school 3. Inkomsten en uitgaven van de school………………………………………. 3.1. algemeen 3.2. gemeentegelden 3.2.1. algemeen 3.2.2. gymzaal 3.2.3. huisvesting 3.2.4. overschrijdingsregeling 3.3. rijksmiddelen 3.3.1. formatiebudget 3.3.2. budget voor personeelsbeleid (BPB budget) 3.3.3. groeiregeling 3.3.4. eigen risicodrager Vervangingsfonds 3.3.5. materiële instandhouding (VeLo) 3.3.6. gebouwonderhoud en verhuur ruimtes 3.3.7. bovenschoolse lasten 3.3.8. prestatiebox 3.4. overige inkomsten en uitgaven 3.4.1. ouderbijdragen 3.4.2. andere bijdragen 4. Voorzieningen, afschrijven, reserves en risicoanalyse…..…………….. 4.1. voorzieningen en afschrijvingen 4.2. reserves 4.3. risicoanalyse en hoogte van reserves 5. Gratificatie- en vergoedingenbeleid…….……………………………...…… 5.1. algemeen 5.2. bijzondere vergoedingen SCOH 6. Belastingenaspecten.………………………………………………………… 6.1. algemeen 6.2. werkkostenregeling 7. Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige versie………………..…
1
2 2
10
17
20
24
27
1. INLEIDING Uitgaande van haar grondslag stelt de SCOH zich ten doel: “De oprichting en instandhouding van scholen op Protestants Christelijke grondslag in ’s-Gravenhage en omstreken”. Het financiële beleid is erop gericht deze doelstelling in materiële zin te ondersteunen. Vooropgesteld zij, dat het gaat om een Stichting. Alleen de Stichting is rechtspersoon en alleen zij kan derhalve bezittingen en schulden hebben en verplichtingen aangaan. Op schoolniveau gelden de volgende principes: 1. De schooldirectie is verantwoordelijk voor het financiële reilen en zeilen van de school en iedere school wordt geacht uit te komen met haar budget. Eventuele tekorten in een jaar moeten volgende jaren worden ingelopen. Indien er sprake is van een tekort, maakt de schooldirecteur een plan hoe het tekort wordt ingelopen, dat ter goedkeuring aan het college van bestuur (CvB) wordt voorgelegd. Eventuele overschotten van een school worden toegevoegd aan de reserves van de school. 2. De scholen dragen (volgens een bepaald percentage) bij aan kosten die bovenschools gemaakt worden. Uitgangspunt daarbij is dat kosten zoveel mogelijk worden toegerekend naar de individuele school. Echter als het efficiënter is dan wel gewenst vanwege risicospreiding, worden kosten uit het gezamenlijke bovenschoolse budget bekostigd. Gevolg van het feit dat er bovenschools maar kleine reserveringen voor noodsituaties worden gemaakt, betekent wel dat scholen extra voorzichtig moeten zijn zodat knelpunten zelf opgevangen kunnen worden. 3. Binnen SCOH worden er algemeen geldende afspraken gemaakt over de hoogte van bijzondere vergoedingen (bijvoorbeeld bedragen voor jubilea, de kerstgratificatie etc).
2. ADMINISTRATIE, BEHEER EN BESTUUR 2.1 Stafbureau Het college van bestuur wordt ondersteund door het stafbureau. De scholen dragen bij in de kosten van het stafbureau. Hiervoor wordt 2% van de formatie van de individuele scholen gebruikt. Vanaf 1 augustus 2014 wordt dit percentage 2,5%. Dit is besloten naar aanleiding van het BMC advies. 2.2 Salaris en personeelsadministratie Ten behoeve van de personeels- en salarisadministratie is een contract afgesloten met Dyade dienstverlening. Om de kosten te beheersen dienen het bestuur en de directies zo efficiënt mogelijk gebruik te maken van de diensten van het administratiekantoor. Bijvoorbeeld door de contacten met het administratiekantoor te beperken. Ook op internet is het antwoord op veel vragen te vinden, bijvoorbeeld op de website van ABP of Dyade. Daar zijn ook modellen te vinden waarmee zelf berekening uitgevoerd kunnen worden, bijvoorbeeld om ouderschapsverlof te berekenen. Voor de financiële en huisvestigingsadministratie is per 1 januari 2010 een eigen servicebureau opgericht. Uitbetalingen aan personeelsleden, zoals vergoeding dienstreizen, parkeerkosten, stagevergoedingen, toelagen, etc moeten altijd via de salarisadministratie verlopen. Als personeel kosten heeft voorgeschoten dan mag dit wel gedeclareerd worden via de schoolrekening of via het servicebureau. Als het via het servicebureau verloopt dan moet daarvoor het standaard declaratieformulier voor worden gebruikt. Als het via de
2
schoolrekening verloopt, dan worden deze uitgaven opgenomen in de bankverantwoording. Uiteraard moeten in beide gevallen de originele bonnetjes worden bijgevoegd. 2.3 Begroting In de maand december wordt de meerjaenbegroting van heel SCOH en de bovenschoolse begroting voorgelegd aan het DO, bestuur en de Raad van Toezicht (RvT). De bijdragen van scholen aan de bovenschoolse begroting worden (in percentages) vastgelegd in de financiële richtlijn. Ook de financiële richtlijn wordt in december voorgelegd aan het DO en het bestuur. Deze algemene afspraken worden meegenomen in de schoolbegrotingen. Bij de schoolbegrotingen gaat het vooral om de begroting per schooljaar, omdat een school vooral op schooljaarbasis besluiten neemt, bijvoorbeeld over de aanname of ontslag personeel. Ook wordt een herberekening gemaakt van het lopende schooljaar. Via een omrekening in 5/12e – 7/12e wordt de kalenderjaarbegroting bepaald. Deze wordt opgenomen in de financiële administratie. Het servicebureau stelt elk jaar in de maand december/januari een concept begroting voor de individuele school op. Deze concept begroting is gebaseerd op (Rijks) en (Gemeentelijke) gegevens die op dat moment bekend zijn, in samenhang met de uitgaven van de school in het jaar daaraan voorafgaand. Deze concept begroting wordt toegezonden aan de scholen. Het begrotingsmodel bevat ook de investeringen in ict, onderwijsleerpakket en meubilair en biedt de mogelijkheid om nieuwe investeringen in de komende jaren op te nemen. Hierdoor ontstaat een goed beeld van de verwachte kosten over de komende jaren. Naar aanleiding van de concept begroting vindt in januari, februari of maart een gesprek plaats tussen schooldirectie en de controller van het SCOH. Tijdens dit gesprek kan de schooldirectie wijzigingen voorstellen. Daarnaast kan de schooldirectie aangeven in welke mate de school het komende jaar gebruik wil maken van opgebouwde reserves van de school. Kort na het begrotingsgesprek vindt een formatiegesprek plaats. De resultaten uit het formatiegesprek worden verwerkt in de begroting. Daarna wordt bekeken of er vervolgoverleg nodig is, bijvoorbeeld over bezuinigingen of een eventuele bijdrage uit de knelpuntenpot. Daarna wordt de begroting door de school ter advisering voorgelegd aan de MR van de school. Alle schoolbegrotingen worden samen met de bovenschoolse begrotingen, verwerkt in een totale SCOH begroting. Deze wordt als voorjaarsnota voorgelegd aan het bestuur en RvT. Verschillen met de meerjarenbegroting die in december wordt vastgesteld, worden toegelicht. 2.4 Grootboek- en exploitatieoverzichten De financiële administratie verloopt via AFAS. Iedere school kan hierop inloggen en op ieder moment een exploitatieoverzicht en een grootboekoverzicht inzien. Of bij ‘financiële mutaties’ alle boekingen inzien. Op het grootboekoverzicht staan alle geboekte baten en lasten van de school. Deze overzichten bevatten alle baten en lasten, die op dat moment zijn geboekt. Belangrijk om op te merken is, dat dit ongecontroleerde overzichten zijn, waarop mogelijk nog niet alle posten zijn geboekt. Facturen worden binnen 5 dagen na ontvangst door het servicebureau geboekt. Op dit punt zijn de overzichten dus up to date. Maar het boeken van de salariskosten of de ontvangsten kan langer duren. Op die punten zijn de overzichten dus niet altijd up to date. Vier keer per jaar ontvangt de school een exploitatieoverzicht per email. Deze momenten zijn: 31 mei: cijfers t/m april; 1 maand na de zomervakantie: cijfers t/m juli; 31 oktober: cijfers t/m september; 15 februari: voorlopige cijfers t/m december. Deze overzichten zijn wel gecontroleerd en bijgewerkt. Het is belangrijk dat de school aan de hand van dit overzicht periodiek controleert of de ingediende facturen en andere (automatische geïncasseerde) uitgaven en inkomsten op de juiste wijze zijn verwerkt. Bij vragen over een factuur kan de school de factuur oproepen in de CRM module in AFAS. Zoeken daarin gaat handig via het
3
INS nummer. Voor een verdere toelichting wordt verwezen naar de handleidingen die door het servicebureau zijn opgesteld en geraadpleegd kunnen worden in ‘servicebureau online’. Indien de school buiten de 4 standaardmomenten een exploitatieoverzicht wil ontvangen, dan kan dat. Neem dan contact op met het servicebureau. Bedenk dan wel dat het overzicht dan mogelijk niet helemaal is bijgewerkt. Het servicebureau kan op dat moment vertellen tot hoever de administratie is bijgewerkt en gecontroleerd. De exploitatieoverzichten bevatten een overzicht van alle baten en lasten van een school. De formatiekosten zijn hierin dus ook meegenomen. Niet alleen de begroting en de realisatie tot nu toe staat in de overzicht, maar ook een prognose voor het hele kalenderjaar en schooljaar. In het dashboard wordt op grafische wijze de financiële situatie van de school weergegeven. 2.5 Financiële administratie 2.5.1 Facturen Alle facturen moeten door de leverancier rechtstreeks naar het servicebureau worden gestuurd. Scholen wordt verzocht om erop te letten het juiste factuuradres door te geven aan de leverancier en dat de leverancier de naam en brinnummer van de school vermeldt. Door het servicebureau worden de facturen gescand en geboekt. De factuur wordt digitaal naar de budgethouder (de schooldirecteur) gestuurd ter beoordeling. De factuur wordt automatisch betaald als de factuur is goedgekeurd en de vervaldatum is verstreken. Bij het autoriseren van facturen zijn er 3 opties: goedkeuren, afkeuren of goedkeuren na aanpassing. Als de factuur wel akkoord is, maar de grootboekrekening klopt naar jouw mening niet, dan kun je de optie ‘goedkeuren na aanpassing’ gebruiken. Ook als een factuur nog ten laste van een financieringsbron moet worden geboekt, is de bedoeling dat je die optie gebruikt. In het reactieveld geef je vervolgens aan wat er moet worden aangepast. De optie afkeuren gebruik je als de factuur ten laste van een andere school of bovenschools moet komen (indien je een factuur ontvangt ter goedkeuring betekent dit automatisch dat deze ten laste van jouw budget komt). Indien de factuur onjuistheden bevat, moet de school zelf contact opnemen met de leverancier. Het servicebureau heeft daar geen rol in. Indien dit leidt tot een creditfactuur dan ontvangt de school de creditfactuur ook weer digitaal via AFAS. De school moet zowel de debet als de credit factuur goedkeuren via het systeem. In dit geval moet de factuur dus niet afgekeurd worden, maar blijft deze open staan tot het moment van goedkeuren (als de credit is ontvangen of de school andere afspraken heeft gemaakt met de leverancier). Het komt wel eens voor dat de school aangeeft dat een factuur niet betaald moet worden en dat deze uit de administratie gehaald moet worden. Het servicebureau haalt alleen facturen uit de administratie als daar een schriftelijke bevestiging van is ontvangen van de leverancier. Het liefst via een creditfactuur, maar indien de leverancier die niet wil versturen, dan kan het ook via een email waarin de leverancier aangeeft dat de factuur verscheurd mag worden. Facturen moeten wekelijks goed- of afgekeurd worden (facturen waarbij vragen aan leveranciers zijn gesteld kunnen uiteraard langer open blijven staan). De schooldirecteur mag deze werkzaamheden delegeren aan een medewerker, maar blijft uiteraard wel eindverantwoordelijk. Vanuit functiescheiding is het belangrijk dat de inkoop (bestelling) zoveel mogelijk door een andere persoon wordt gedaan als de goedkeuring van facturen.
4
Scholen hoeven geen kopie van de facturen te bewaren, want alle facturen zijn digitaal op te vragen via AFAS. Van de gescande facturen wordt ook een back-up gemaakt door AFAS. 2.5.2 Financieringsbronnen De financieringsbronnen dienen om geoormerkte subsidies en private baten en lasten apart te kunnen administreren. De geoormerkte subsidies zijn: de meeste gemeentesubsidies en enkele Rijkssubsidies. Voor een nieuwe financieringsbroncode kan contact opgenomen worden met het servicebureau. Een financieringsbron moet altijd in combinatie met een grootboekcode gebruikt worden. De grootboekcode geeft de soort kosten aan (bijvoorbeeld ict kosten). Een financieringsbron geeft aan waaruit het gefinancierd worden (bijvoorbeeld uit subsidie verlengde schooldag). Als geen financieringsbron wordt gebruikt, dan wordt het uit niet geoormerkte subsidies gefinancierd, zoals de lumpsum subsidie van het ministerie. 2.5.3 Automatische incasso’s Binnen SCOH worden verschillende facturen automatisch geïncasseerd. In de praktijk blijken deze posten zeer veel uitzoekwerk te kosten, omdat regelmatig niet duidelijk is bij welke school de uitgaven horen. Daarom worden automatische incasso’s alleen toegestaan bij: gas, water en elektriciteit, telefoonkosten en internet/tv abonnement. Overige zaken worden alleen in uitzonderlijke gevallen en na overleg met het servicebureau toegestaan. Laat de facturen die automatisch geïncasseerd worden ook altijd naar het servicebureau sturen onder vermelding van de naam van de school. De komende tijd zal geregeld gaan worden dat de facturen voor automatische incasso’s ook ter goedkeuring aan de scholen worden voorgelegd. Dat geldt niet voor maandelijkse voorschotnota’s; van deze onderdelen ontvangt de school alleen de jaarafrekening ter goedkeuring. Deze posten worden uiteraard wel maandelijks geboekt en zijn terug te vinden in het grootboek. 2.5.4 Debiteuren (te verzenden facturen) Wanneer je als school een factuur wilt versturen, bijvoorbeeld voor verhuur, geleverde diensten, etc. stuur dan een email naar het servicebureau. Zij maken en versturen de facturen. Het servicebureau bewaakt de ontvangst van het bedrag en bekijkt of er btw afgedragen moet worden. Stuur als school dus niet zelf facturen aan andere organisaties. Verzoeken om bijdragen door ouders verlopen wel via de school zelf. 2.5.5 Aangaan van verplichtingen/betalingen Een schooldirecteur mag betalingen doen via de schoolrekening tot een bedrag van maximaal 5000 euro per keer. Boven dat bedrag is voorafgaand toestemming van het CvB nodig. Dit geldt alleen voor betalingen van de schoolrekeningen. In de praktijk is het zo geregeld dat de controller, hoofd servicebureau of voorzitter CvB als 2e een betaling boven de 5000 euro autoriseert in accessonline. Stuur in een dergelijk geval de controller of hoofd servicebureau een email met het verzoek tot autorisatie. Voor wat betreft uitgaven via de SCOH rekening, mag de schooldirecteur verplichtingen aangaan tot een bedrag van 50.000 euro voor zover zijn begroting dit toelaat. Dit wordt niet per grootboeknummer, maar uitsluitend onder aan de streep bekeken. Indien de school zijn reserves wil aanspreken kan hij dit aangeven tijdens het begrotingsgesprek en wordt het opgenomen op de begroting. Indien de school uitgaven buiten de begroting wil doen, dan is voorafgaand toestemming nodig van het CvB. Ook voor verplichtingen boven de 50.000 euro is voorafgaand toestemming van het CvB nodig. Overeenkomsten met een looptijd langer dan 5 jaar mogen niet door de schooldirecteur worden aangegaan, maar moeten voorgelegd worden aan het CvB.
5
Verplichtingen met financiële instellingen mogen niet worden aangegaan dan na toestemming van het CvB. Ten aanzien van het aanstellen van personeel maakt de schooldirectie een voorstel tot benoeming. Dit voorstel wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het CvB. Scholen zijn niet gemandateerd tot het uitkeren van extra beloningen. Hiervoor is toestemming nodig van het CvB. Het verstrekken van leningen is niet toegestaan. Bij hoge uitzondering wordt wel eens een voorschot aan personeel gegeven, maar dan uitsluitend op basis van opgebouwde rechten (bijv. vakantie-uitkering) en na toestemming van het CvB. Dit wordt dan altijd via de salarisadministratie verwerkt en nooit via schoolrekeningen. Indien ouders met schulden om hulp vragen, kun je verwijzen naar instanties die zich daarmee bezighouden. SCOH heeft inkoopvoorwaarden opgesteld. Deze zijn te vinden op www.scoh.nl > organisatie > bedrijfsvoering. Met leveranciers moet bij opdrachten boven de 50.000 euro, afgesproken worden dat de SCOH inkoopvoorwaarden van toepassing zijn. Ook voor kleinere opdrachten wordt het van toepassing verklaren van de SCOH inkoopvoorwaarden aangeraden.
2.6 Financiële administratie op de school 2.6.1 Schoolbankrekeningen Het komt voor dat de school (kleine) uitgaven doet via de schoolbankrekening of via de kleine kas. Vanuit het bestuur wordt erop aangedrongen zo min mogelijk via de schoolrekeningen te laten verlopen. Zoveel mogelijk moet via een factuur via de SCOH rekening worden betaald in plaats van via betalingen door de school zelf. De schoolrekeningen zijn bedoeld voor ontvangsten van ouders en het doen van kleine betalingen. Het is niet toegestaan subsidies, huurinkomsten of andere inkomsten dan van ouders, contant of op de schoolrekening te ontvangen. Een goede, transparante administratie is van groot belang om verantwoording te kunnen afleggen naar degenen die daarom vragen, bijvoorbeeld ouders en bestuur. Zorg bij (internet) overboekingen of bij stortingen naar de schoolrekening voor een duidelijke omschrijving van de transactie. Dat maakt het gemakkelijker om later de overboeking te verklaren. In november 2011 zijn de nieuwe ABN-AMRO schoolbankrekeningen ingevoerd. Het is niet toegestaan om betalingen te doen van andere rekeningen, dan de nieuwe ABN rekeningen. Dat geldt ook voor de MR en OR rekeningen. Ook dat mogen alleen ABN rekeningen uit het SCOH mantel contract zijn. Gebruik van privé-rekeningen is niet toegestaan. Ook het gebruik van de zakelijke rekening voor privé doeleinden is niet toegestaan. De bankafschriften en facturen die ten laste van de schoolrekeningen worden betaald, dienen 7 jaar te worden bewaard. Bankafschriften van de nieuwe ABN-AMRO bankrekeningen worden op het servicebureau bewaard. Indien de oude rekeningen nog niet zijn opgezegd, dan moet dat zo snel mogelijk gebeuren. Stuur het bewijs dat de rekening is opgeheven naar het servicebureau. De gelden van de schoolbankrekeningen worden volledig in de SCOH administratie opgenomen. Maar deze worden wel apart bijgehouden. Enerzijds per school. En anderzijds ook per financieringsbron (ouderbijdrage, overblijfgelden, ouderraad of overig). Dat betekent dat deze gelden niet ‘op de grote hoop’ komen, maar apart zichtbaar blijven. Naast de algemene reserve (opgebouwd uit overheidssubsidies), zijn er de private reserves (ouderbijdragen, overblijfgelden, ouderraadgelden en overige private middelen).
6
Scholen ontvangen van SCOH een rentevergoeding over de private reserves. De rente wordt dan gegeven over het saldo aan private reserves dat op 31 dec. op de SCOH rekening staat. Het rentepercentage wordt gelijkgesteld aan een 12 maandsdeposito van het ministerie van Financiën. 2.6.2 Bank en kasverantwoording De school verantwoordt de inkomsten en uitgaven van de schoolbankrekeningen maandelijks via de bankverantwoording. Voor contante inkomsten en uitgaven wordt de kasverantwoording ingevuld. Verantwoording van een OR/MR rekening of kas vindt bij voorkeur maandelijks, maar minimaal 2x per jaar plaats (per 31 juli en 31 dec). De kas/bankverantwoording wordt naar het servicebureau gemaild en per post verstuurd vergezeld van alle bijbehorende bonnetjes/facturen en de bankafschriften. Als de factuur / bonnetje ontbreekt (bijv. gekocht via marktplaats) dan licht de school dat zelf toe via een briefje en laat de ontvanger van het geld indien mogelijk een kwitantie ondertekenen. Vier keer per jaar moet de kasverantwoording voorzien zijn van een kastelling. Dit is opgenomen in het format voor de kasverantwoording. De kas/bankverantwoordingen worden automatisch ingelezen in AFAS waardoor al deze posten zijn opgenomen in de financiële administratie. Deze posten kun je dus weer terugvinden in AFAS. Voor meer informatie over het invullen van de kas- en bankverantwoordingen wordt verwezen naar de handleiding die door het servicebureau is opgesteld en te vinden is op ‘servicebureau online’. 2.6.3 Gedetailleerde beschrijving werkwijze schoolbankrekeningen 1. Iedere school heeft een declaratie rekening en voor iedere school een ontvangsten rekening geopend. Indien de school en ouderraad dit wensten, is er een extra bankrekening aangevraagd worden voor de ouderraad (dit is overigens niet direct nodig, daar alle inkomsten en uitgaven van de ouderraad altijd apart in beeld komen door het gebruik van de financieringsbron). De rekeningen staan op het KvK nummer van SCOH. De vertegenwoordiger van de rekeningen is het bestuur. De schooldirecteur is gemachtigd. 2. Het stafbureau en servicebureau hebben inzage in de rekeningen via internet bankieren (accessonline). 3. Alle rekeningen worden opgenomen in de jaarrekening van SCOH. Declaratierekening 4. De rekening heeft de mogelijkheid van internet bankieren. 5. Er wordt 1 bankpasje (wereldpas) verstrekt voor het doen van betalingen. Indien de school dit wenst, kan een extra pas worden aangevraagd. Geadviseerd wordt dit zo min mogelijk te doen. 6. Daarnaast wordt een bankpasje (e-dentifyer) verstrekt voor het internetbankieren (acces online). 7. De school krijgt op de rekening standaard een voorschot van 3000 euro. Indien nodig kan het voorschot structureel verhoogd worden naar 6000 of 9000 euro. Het is ook mogelijk om het voorschot incidenteel te verhogen. Dat kan bijvoorbeeld bij: personeelsactiviteiten, schoolreisjes of kerst. Neem hiervoor 2 weken van te voren contact op met het servicebureau. Een voorschot wordt niet verhoogd, indien de school een achterstand heeft bij de aanlevering van de bankverantwoording. 8. De school stuurt minimaal 1x per maand digitaal en per post het ingevulde format ‘bankverantwoording’ (met bonnetjes/facturen) naar het servicebureau, waarna het voorschot weer aangevuld wordt.
7
9. Deze rekening wordt een zuivere declaratierekening. Dat betekent dat er geen inkomsten op gestort mogen worden. Behalve het voorschot (eenmalig) en de aanvullingen van het voorschot (na het insturen van de bankverantwoording). Dan geeft deze rekening ten allen tijde het voorschot minus de nog te declareren bedragen. 10. Het rekeningnummer mag niet aan derden worden verstrekt, zodat voorkomen wordt dat er per ongeluk ontvangsten op komen te staan (behalve evt een creditfactuur, maar die wordt uiteraard ook in mindering gebracht op de declaratie). 11. Alle uitgaven worden opgenomen in de financiële administratie van SCOH. 12. Er wordt op aangedrongen zo min mogelijk van de schoolrekeningen gebruik te maken, maar indien mogelijk op factuur te kopen en die rechtstreeks naar het servicebureau te laten sturen. 13. Dat geldt ook voor de uitgaven aan de overblijf of van de ouderbijdragen. 14. Bij uitgaven die van de ouderbijdragen betaald moeten worden, moet naast het grootboeknummer (zelf te kiezen), de financieringsbron O0001 gebruikt worden. Dat geldt ook als de betaling door de school is voorgeschoten en gedeclareerd wordt via het format ‘kas/bankverantwoording’. 15. De uitgaven aan overblijven moeten ook apart bijgehouden worden. Gebruik dan naast de grootboekcode, financieringsbron O0002. 16. De uitgaven van de ouderraad moeten, indien van toepassing, ook apart bijgehouden worden. Gebruik dan naast de grootboekcode, financieringsbron O0003. 17. Als er daarnaast nog meer private uitgaven zijn (uitgaven die niet ten laste van Rijks of gemeente-subsidies moeten komen), moeten die op financieringsbron O0004 private middelen geboekt worden. 18. Een aandachtspunt is de contante geldstroom: o Contante geldstromen zijn vaak niet transparant en hebben een relatief grote kans op het maken van fouten. Daarom moet zo min mogelijk met contant geld gewerkt worden. o Geadviseerd wordt de contante inkomsten te storten op de schoolbankrekening (op de ontvangstenrekening en niet op de declaratierekening!) en niet te gebruiken voor het doen van contante uitgaven. o Geadviseerd wordt om indien er contante uitgaven gedaan moeten worden (alleen in uitzonderlijke gevallen!) dan apart geld te pinnen van de declaratierekening. De bonnetjes van de contante uitgaven moeten vervolgens via de normale (maandelijkse) declaratie (kasverantwoording) naar het servicebureau worden gestuurd. Zij storten het bedrag vervolgens op de declaratierekening. Indien de school bijvoorbeeld €500 pint en €450 uitgeeft. Dan stort het servicebureau na ontvangst van de bonnetjes 450 euro en is het restant van 50 euro nog in kas op school. Ontvangstenrekening 19. Deze rekening dient voor de ontvangsten van ouders (en indien van toepassing voor personeelsleden (personeelspot)). 20. Alle andere inkomsten (subsidies, sponsorbijdragen, creditnota’s, stagevergoedingen, verhuurinkomsten, etc) dienen rechtstreeks op de SCOH rekening te worden overgemaakt (25.78.05.451). Dus bij het versturen van brieven met het verzoek om subsidies, moet het SCOH rekeningnummer vermeld worden. Als je een subsidie krijgt, stuur dan altijd een kopie van de brief/beschikking naar het servicebureau. Als er een factuur gestuurd moet worden, laat dat dan door het servicebureau doen (behalve als de factuur naar ouders moet). 21. Iedere rekening heeft de mogelijkheid om via internet het saldo in te zien, via hetzelfde pasje (accesscard) als bij de declaratierekening. 22. Voor het afstorten van contant geld, ontvangt de school ook een bankpasje. Dat is een wereldpas. Met deze pas kun je geen betalingen doen en geen geld opnemen. 23. Maandelijks wordt het saldo op deze rekening automatisch overgeboekt naar een spaarrekening. 24. Ten gunste van de ontvangstenrekening kun je bedragen automatische incasseren en/of hier acceptgiro’s voor aanvragen. Ook bestaat de mogelijkheid een PIN apparaat aan te vragen bij de bank. Aan een PIN apparaat zijn kosten verbonden. 25. Een paar scholen incasseert bijdragen van ouders automatisch. Je hebt hiervoor een machtiging van de ouders nodig. Het werkt alleen goed, als de ouders het niet massaal laten terugboeken. Maar het kan een hele handige inningswijze zijn. Misschien goed om dit ook eens te overwegen.
8
26. Er mogen geen uitgaven gedaan worden ten laste van deze rekening. Indien er ouderbijdragen terugbetaald moeten worden aan ouders, dan moet dat via de declaratierekening lopen. 27. De school controleert de volledigheid van de ontvangsten van de ouders en stuurt maandelijks het bankverantwoordingsbestand naar het servicebureau. De school vermeldt in dit bestand de ontvangsten met daarbij de financieringsbron: a. O0001 voor ouderbijdragen b. O0002 voor overblijfgelden c. O0003 voor ouderraad (indien van toepassing) d. O0004 overige private middelen e. O0005 schoolreis/kamp f. O0006 schoolzwemmen En grootboeknummer: a. 8401 voor ouderbijdragen b. 8405 voor overblijfgelden c. 8406 voor overige private ontvangsten d. 8595 voor niet private ontvangsten (dat mag eigenlijk niet voorkomen, maar kan gebruikt worden als er toch per ongeluk Rijks- of gemeentesubsidie op de schoolrekening is gestort) 28. Aan de hand van de bankverantwoording boekt het servicebureau dit in de administratie. Ouderraadsrekening 29. Indien mogelijk moeten alle inkomsten en uitgaven via de genoemde declaratie en ontvangsten rekeningen lopen. Maar als de school en de ouderraad het wensen, bijvoorbeeld als de ouderraad zelfstandig bepaalde uitgaven doet, dan is het mogelijk een extra bankrekening te gebruiken voor de ouderraad. 30. De schooldirecteur en penningmeester ontvangen een machtiging en ieder een bankpasje voor deze rekening, zodat beiden bevoegd zijn voor deze rekening. 31. De (penningmeester van de) ouderraad is verplicht het format ‘bankverantwoording’ aan te leveren aan het servicebureau. Dit format moet minimaal 2x per jaar (per einde schooljaar en per einde kalenderjaar) worden aangeleverd. Alle inkomsten en uitgaven worden dan netjes opgenomen in de jaarrekening van SCOH. 32. De inkomsten en uitgaven van de ouderraadsrekening worden bijgehouden op financieringsbron O0003 33. Als de OR zelfstandig de bankrekening beheert, dan is aan deze OR rekening een spaarrekening gekoppeld. De OR is zelf verantwoordelijk voor het overboeken van en naar de spaarrekening. Ook van de spaarrekening moet een bankverantwoording aangeleverd worden.
9
3. INKOMSTEN EN UITGAVEN VAN DE SCHOOL 3.1 Algemeen Veruit de meeste inkomsten van de school zijn afkomstig van het Rijk in de vorm van personele lumpsum, het budget voor personeelsbeleid (BPB budget) en de materiele lumpsum (VeLo vergoeding). Daarnaast zijn er nog een aantal subsidies van de gemeente, enkele specifieke doelsubsidies van het Rijk en inkomsten van ouders (ouderbijdragen, overblijven, etc). Voor een aantal subsidies geldt dat deze binnen een bepaalde termijn moeten zijn besteed (m.n. gemeentelijke subsidies). Het is belangrijk goed in de gaten te houden dat deze subsidies dan ook als eerste worden opgemaakt (uiteraard conform de subsidievoorwaarden). 3.2 Gemeentegelden 3.2.1 algemeen De meeste scholen ontvangen diverse gemeentelijke subsidies, bijvoorbeeld in het kader van de Haagse Educatieve agenda (HEA). De beschikbare subsidies zijn opgenomen in het budgetoverzicht van de gemeente. Toegekende subsidies worden opgenomen op het bestedingsprogramma van de gemeente of er worden aparte beschikkingen verstrekt. De bestedingsvrijheid verschilt per subsidie, deze is opgenomen in de het budgetoverzicht, bestedingsprogramma of subsidiebeschikking. Het is belangrijk om voorzichtig te zijn met het aangaan van structurele personele verplichtingen op gemeentesubsidies, omdat deze subsidies tijdelijk van aard kunnen zijn. Veel gemeentesubsidies moeten jaarlijks verantwoord worden. Om de extra kosten die dit met zich meebrengt te dekken, dragen scholen 2,5% van de geoormerkte subsidies af voor administratie (1,5%) en accountantskosten (1%). 3.2.2 gymzaal De scholen voor primair onderwijs met een gymzaal ontvangen een klokuurvergoeding gymzalen van de gemeente. Deze klokuurvergoeding bestaat uit een klokuurvergoeding ‘eigen school’ en als ook andere scholen de gymzaal gebruiken ook uit een klokuurvergoeding ‘medegebruik’. Daarnaast is het mogelijk dat de gymzaal ook nog verhuurd wordt aan derden niet zijnde scholen (avondverhuur). Ook dit verloopt meestal via de gemeente. Indien het niet via de gemeente verloopt dan moet het aan het servicebureau gemeld worden, omdat het servicebureau de facturen maakt en een contract opstelt. 3.2.3 huisvesting De gemeente is verantwoordelijk voor de onderwijshuisvesting. Dat geldt voor nieuwbouw en het groot onderhoud (onderhoud aan de ‘buitenkant’). Via het stafbureau worden jaarlijks aanvragen bij de gemeente gedaan. 3.2.4 overschrijdingsregeling Kern van de overschrijdingsregeling is dat de gelden die door het bestuur openbaar onderwijs, i.c. de gemeente, boven op de reguliere Rijksinkomsten zijn uitgekeerd aan de openbare scholen procentueel worden doorvergoed aan het bijzonder onderwijs. Vanaf 1 januari 2008 is het openbaar onderwijs verzelfstandigd, zodat er na 1 januari 2008 geen bedragen meer worden toegekend vanuit de overschrijdingsregeling. In 2013 zijn de bedragen van 2006 en 2007 vastgesteld door de gemeente. SCOH heeft daardoor in 2013 een bedrag van circa €0,3 miljoen ontvangen. Dit geld is verdeeld over de scholen.
10
3.3 Rijksmiddelen De toegekende Rijkssubsidies zijn te raadplegen op www.duo.nl. Klik op: ‘zakelijk’ en op ‘instellinginformatie’ in de lichtblauwe balk; vul het brinnummer van de school in en druk op <enter>. Klik op het getoonde administratienummer van je school. Ga naar bekostigingsinformatie; klik op ‘op onderwerp’. Hier zie je de actuele toegekende Rijkssubsidies. 3.3.1 Formatiebudget SCOH ontvangt een lumpsum budget voor personeelskosten. Bij SCOH hebben we afgesproken dat dit budget zoveel mogelijk conform de berekening van het ministerie naar de individuele school wordt toegedeeld. Het budget is voornamelijk gebaseerd op het aantal leerlingen, schoolgewicht en de gewogen gemiddelde leeftijd van de leerkrachten per school. Per 1 augustus 2006 is de nieuwe gewichtenregeling voor het basisonderwijs in werking getreden. De voornaamste wijziging is dat etniciteit niet langer een criterium is, maar dat de hoogte van het schoolgewicht alleen bepaald wordt door het opleidingsniveau van de ouders. Met ingang van het schooljaar 2009/2010 is er een regeling, waarbij het ministerie zogenoemde impulsgebieden (probleemcumulatiegebieden) aanwijst. Dat zijn globaal gesproken gebieden met een hoge concentratie mensen met lage inkomens. Scholen die in deze impulsgebieden vallen, krijgen dan een extra bedrag per schoolgewicht. SCOH ontvangt in het jaar 2013/2014 circa €2,9 miljoen uit deze regeling. Dat betekent dat het negatieve effect van de daling van het schoolgewicht door de nieuwe gewichtenregeling, geheel wordt opgevangen door de nieuwe impulsregeling. Op schoolniveau kunnen echter wel aanzienlijke verschuivingen plaatsvinden. Met name scholen die niet in een impulsgebied vallen en wel een sterke daling van het schoolgewicht hebben, zijn er fors op achteruit gegaan. De wijze van inzet van het personele budget geschiedt in overleg met het stafbureau. Het jaarlijks formatieoverzicht wordt door de schooldirecteur ook besproken met de medezeggenschapsraad. Twee procent (2,5% per 1 augustus 2014) van de personele vergoeding wordt ingezet voor de bekostiging van het stafbureau. Daarnaast wordt 2% (de Poort 4%, omdat deze school geen bovenschools BPB afdraagt) van de personele lumpsum ingezet ter financiering van een aantal bovenschoolse kosten. 3.3.2 Budget voor personeelsbeleid (BPB) Het budget voor personeelsbeleid is een budget voor personele doeleinden. Dit is geen geoormerkt budget, dus dit budget kan gewoon meegenomen worden in het totaal te besteden budget. Afgesproken is dat een deel van het BPB budget op Bovenschools niveau wordt ingezet. Vanaf 1 augustus 2004 wordt een percentage gehanteerd van 30%. Indien de begroting daar aanleiding toe geeft, kan het percentage gewijzigd worden.
11
3.3.3
Groeiregeling basisonderwijs
Inleiding Vanaf 1 augustus 2010 wordt de groei door het ministerie niet meer per school, maar op bestuursniveau bezien. We hebben besloten daarom een eigen groeiregeling te hanteren. Hiervoor dragen alle basisscholen 1,1% van hun personele lumpsum bij aan een bovenschoolse pot. Ieder jaar wordt dan bezien of dit percentage goed is. Indien er geld overblijft wordt het percentage naar beneden bijgesteld en indien er geld te weinig is wordt het jaar erna extra ingelegd. Zowel in 2010/2011, 2011/2012 en 2012/2013 hebben we toch nog subsidie van het ministerie ontvangen. Daarom is in 2011, 2012, 2013 en 2014 de bijdrage van de scholen op nul gesteld. Dit geeft echter geen garantie voor de toekomst. Daarom moeten scholen er rekening mee houden dat in de toekomst deze bijdrage wel weer vereist kan zijn. Scholen die groeien kunnen aanspraak maken op deze pot. Dit is gebaseerd op de groeiregeling van het ministerie. De regeling geldt alleen voor basisscholen. Voor de Da Costa school Hollanderstraat en Spiegel en OG Heldring en Meerpaal wordt dit per locatie bekeken. Vergoeding Het bedrag per leerling wordt gebaseerd op de Regeling bekostiging personeel PO van het betreffende jaar. Het bedrag dat in de maand juni voorafgaand aan het schooljaar bekend is, wordt als definitief bedrag aangehouden. In dit geval gaat het om schooljaar 2013/2014. Het bedrag in 2013/2014 is €2.813,86 per leerling voor een heel schooljaar. Bij groei gedurende het jaar wordt dit bedrag naar rato verminderd. Vereiste aantal leerlingen De school moet met minimaal 13 leerlingen gestegen zijn ten opzichte van het aantal leerlingen op de teldatum + 3%. Voor het schooljaar 2012/2013 gaat het om de teldatum 1 oktober 2011. Voorbeeld. Als de school per 1 oktober 200 leerlingen heeft, kun je groei aanvragen als je 200+3%=206 + 13 = 219 leerlingen hebt. Vervolgens kun je bij iedere stijging van 13 leerlingen weer groei aanvragen. Dus in dit voorbeeld bij 219 + 13 = 232 leerlingen. Moment van aanvragen e e Groei kan aangevraagd worden per de 1 van de maand en/of de 1 schooldag na de zomervakantie. De laatste aanvraagdatum is 1 april. Aanvragen Stuur een email naar Ineke Arts van het stafbureau (
[email protected]). Aanvragen moeten binnen 4 weken na de gekozen datum van de groeitelling binnen zijn. Vermeld bij de aanvraag: 1. de datum van de telling (1e schooldag of 1e van een maand) 2. aantal leerlingen op die datum Het stafbureau controleert de aanvraag door het aantal leerlingen in BRON hiermee te vergelijken. Toekenning Binnen 4 weken na de aanvraag, ontvang je een email over de hoogte van de groeibekostiging.
12
Overig De materiële bekostiging wordt door het ministerie aangepast bij groei van het aantal leerlingen. Dit wordt nog wel per school bekeken. Hiervoor geldt de SCOH groeiregeling dus niet. Als een school op 1 maart meer dan 13 leerlingen boven het aantal van 1 okt +3% zit, dan ontvangt de school extra materiele bekostiging. Dit wordt door het ministerie bepaald aan de hand van de gegevens in BRON. 3.3.4
Eigen risicodrager vervangingsfonds
De SCOH is per 1 augustus 2013 eigen risicodrager voor de ziektevervanging. Dit geldt voor een periode van minimaal 3 jaar. Een en ander is vastgelegd in de notitie ‘eigen risicodrager vervangingsfonds (VF)’ van 15 mei 2013. We hebben besloten het eigen risicodragerschap vooralsnog “beleidsarm” in te voeren. Oftewel: - De premie die nu wordt afgedragen aan het VF, stoppen we in een bovenschoolse pot. Premiebetalingen aan de bovenschoolse pot zijn gelijk aan de premie die het VF in rekening zou brengen, als ware we daar nog verzekerd. - Uit die pot worden de ziektevervangingen bekostigd die anders door het VF vergoed zouden worden. Uitkeringen vinden plaats conform het reglement van het VF. Dus er wordt alleen een uitkering gedaan (salariskosten vervanger), indien een vervanger is aangesteld. Dat geeft maximale stimulans voor scholen om afwezigen ook daadwerkelijk te vervangen. - Indien er een tekort ontstaat, dan zal het tekort in het lopende jaar worden aangezuiverd uit de bovenschoolse begroting. In het jaar erop zal de premie worden verhoogd, om het tekort weer in te lopen. Indien de bovenschoolse pot een reserve heeft van meer van €250.000,- wordt de premie verlaagd. Gezien de financiële prognoses, is de verwachting dat een premiedaling aan de orde zal zijn. - Deze regeling wordt ook ingevoerd voor het ziekterisico van personeelsleden die voorheen vielen onder de vrijwillige verzekering en die voorheen onder het Risicofonds vielen. - De verzekering bij het risicofonds is per 1 augustus 2013 opgezegd. Vanaf 1 augustus 2012 lopen de zwangerschapsvervangingen niet meer via het VF. Vanaf dat moment ontvangt SCOH een bedrag van UWV om die vervangingen te bekostigen. 3.3.5
Materiele instandhouding (VeLo- vergoeding)
De vergoeding voor materiele uitgaven bestaat voor wat betreft het Rijk uit de vergoeding vereenvoudigd Londo (VeLo). Door iedere school voor (speciaal) basisonderwijs wordt 10% en voor de scholen voor speciaal onderwijs 8,5% van de VeLo vergoeding afgedragen voor kosten op Stichtingsniveau . Voor de Poort geldt een percentage van 7,5%. Het verschil in percentages tussen het basis- en het speciaal onderwijs hangt samen met hogere vergoeding die het speciaal onderwijs ontvangt, waardoor het absolute bedrag op een vergelijkbaar niveau komt met het basisonderwijs. De percentages worden jaarlijks geëvalueerd. 3.3.6
Gebouwonderhoud en verhuur ruimtes
Voor gebouwonderhoud (inclusief gymzaal) wordt een voorziening gevormd. Voorheen maakte het gebouwonderhoud deel uit van de bovenschoolse begroting. Vanaf 2013 wordt
13
een voorziening gebouwonderhoud gevormd. Hiermee wordt dit onderdeel apart gezet van de bovenschoolse begroting. De reden hiervoor is o.a. dat SCOH per 1 januari 2015 verantwoordelijk wordt voor het buitenonderhoud (dat zit nu bij de gemeente). Hierdoor kunnen de baten en lasten per jaar sterker van elkaar gaan verschillen. Voor een goed overzicht van de te verwachten lasten wordt een Meerjaren Onderhoudsplanning (MOP) gemaakt. Scholen dragen volgens een vast percentage bij aan de voorziening voor gebouwonderhoud, zodat een school jaarlijks ongeveer dezelfde lasten heeft. Scholen dragen hiervoor de volgende bedragen af: 90% van de Velo vergoeding voor gebouwonderhoud, 30% van de klokuurvergoeding gymzaal en 25% van de inkomsten verhuur (lokalen of gymzalen). Jaarlijks maken de stafmedewerkers huisvestingszaken een rondgang langs de scholen om te bepalen wat er nodig is aan gebouwonderhoud. Hiervan maken zij een begroting, die wordt toegelicht in het directeurenoverleg. Zie voor de inkomsten en uitgaven op totaalniveau de voorziening gebouwonderhoud bij de bovenschoolse begroting. De afspraak was dat er 1 speeltoestel per school voor rekening van het bestuur komt. In de praktijk bleek dat lastig, omdat niet duidelijk was welk toestel dat is. Daarom is de hierboven genoemde afdracht van 92% naar 90% verlaagd. In ruil daarvoor betalen en onderhouden scholen zelf ook het 1e speeltoestel. Indien de school lokalen verhuurt, dan ontvangt zij daarvoor een medegebruikers vergoeding. Dat geldt ook voor verhuur van ruimtes aan de peuterspeelzaal. (Alleen als de school met een reguliere peuterspeelzaal voor hetzelfde lokaal al een vergoeding van de BSO ontvangt, dan ontvangt ze niet ook nog een vergoeding van de stichting peuters.) De vergoeding voor het verhuren is gebaseerd op de VeLo vergoeding van de 7e groep (€4.773 in 2014). De kosten van gebouwonderhoud, schoonmaak en energie etc. zijn dan voor de verhuurder. Of er wordt afgesproken de werkelijk kosten (voor energie, schoonmaak, etc) op basis van een afgesproken verdeelsleutel te verdelen over de partijen. Dat is meestal het geval bij verhuur aan organisaties voor naschoolse opvang. Verhuur van de gymzaal verloopt meestal via de gemeente. Hiervoor ontvangt de school een standaard vergoeding. In het geval er in een ruimte is geïnvesteerd uit bovenschoolse middelen, dan ontvangt de school wel de vergoeding voor medegebruik (vergoeding voor energie, schoonmaak en gebouwonderhoud), maar niet de eventuele extra huurinkomsten. Pas als de investering (+ rendement van 5%) is afbetaald, gaat de school de volledige huuropbrengsten ontvangen. 3.3.7
Bovenschoolse lasten
Bij de bepaling wat bovenschools te bekostigen en wat op schoolniveau, zijn er een aantal criteria die een rol spelen: a. de school kan de kosten niet beïnvloeden; b. de school is niet verantwoordelijk voor het ontstaan van de kosten; c. de school had de kosten niet kunnen voorzien; d. efficiëntie overwegingen. Als een onderwerp aan 1 of meerdere van bovenstaande criteria voldoet, kan dit een reden zijn om dit bovenschools te verrekenen. De lumpsum vergoeding is gebaseerd op gemiddelden. Wanneer de uitgaven op een school sterk afwijken van het gemiddelde, dan zou de school in de problemen kunnen komen. Daarom ligt het voor de hand om de zaken die voor grote afwijkingen van het gemiddelde kunnen zorgen, eruit te halen en die op bovenschools niveau te verrekenen.
14
Daarom worden de volgende onderdelen bovenschools bekostigd: 1. BAPO 2. Salarisgaranties Als er sprake is van salarisgaranties, bijvoorbeeld als een voormalig directeur als leerkracht op een school gaat werken of als een leerkracht als onderwijsassistent gaat werken, kan dit kostenverhogend werken. Bij gedwongen herplaatsing (na besluit van het bestuur) op een andere school, worden de meerkosten (extra salariskosten boven het salaris van de uit te oefenen functie) bovenschools verrekend. Dit geldt voor bestaande gevallen en voor nieuwe gevallen. 3. Zij-instromers De hogere inschaling van zij-instromers dan op grond van hun leeftijd verwacht zou worden, wordt bovenschools vergoed. Dit geldt alleen voor reeds aanwezige zijinstromers en niet voor nieuw aan te stellen zij-instromers. 4. Kosten outplacement en ontslagvergoeding De helft van de kosten komt voor rekening van de school en de helft wordt bovenschools bekostigd. Indien de kosten van ontslag het draagvermogen van de school overstijgt, kan een beroep gedaan worden op de knelpuntenpot, zulks ter beoordeling van het CvB. 5. Betaald ouderschapsverlof 6. Case management arbozaken 7. Boventallig personeel, zoals bovenschoolse interim directeur, bovenschools personeel, etc. Deze kosten moeten in principe door de scholen zelf gedragen worden. Alleen als het echt niet anders kan wordt het uit deze bovenschoolse reservering betaald. 8. Kosten herintreders extra periodieken voor herintreders die voor 1 januari 2003 in dienst gekomen zijn. 9. Kosten van de dienstverlening door het administratiekantoor voor personeels- en salarisadministratie en accountantskosten. 10. Kosten voor formatiebeheer. Voorheen werd dit door Dyade gedaan. Vanaf febr. 2010 is deze functie opgenomen in het stafbureau. Vanuit de bovenschoolse begroting wordt een bedrag overgeheveld naar het stafbureau om de kosten van deze functionaris te dekken. De kosten van Dyade zijn uiteraard lager, omdat deze diensten niet meer afgenomen worden. 11. PR en teambuilding SCOH (SCOH volleybaltoernooi en feest, nieuwjaarreceptie, etc) 12. Jubilea school, personeel en vertrek personeel 13. Bestuurlijk vertrouwenspersoon 14. Kosten servicebureau 15. Nascholing bovenschools 16. Contributie besturenraad en PO/VO raad 17. Kosten schoolgebouwen die voor eigen rekening komen 18. Verzekering dienstreizen (verzekert teruguitgang in bonus/malus trede) 19. Knelpunten. Voor noodsituaties een klein knelpuntenbudget op stichtingsniveau beschikbaar. Het CvB bepaalt de inzet van deze knelpuntenpot. Een verzoek tot een bijdrage uit deze pot kan ingediend worden bij het CvB. 20. Advertentiekosten werving schooldirecteuren. De advertentiekosten adjuncten komen niet bovenschools, want het aanstellen van een adjunct is eigen beleid van een school. 21. 5000 euro per jaar voor een school met een 2e locatie 22. Er wordt een vergoeding toegekend aan scholen die beschouwd worden als zelfstandige school, maar het BRIN nummer met een andere school moeten delen. Beide locaties moeten o.a. een eigen directeur en een volledig onderwijsaanbod (alle groepen) hebben. De reguliere personele en materiele bekostiging wordt bijgeplust tot de bekosting die de school van het ministerie zou ontvangen als ze een eigen brinnummer had gehad. De impuls postcodes gelden en schoolgewicht gelden worden niet vergoed. 23. Overige: o.a. de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad (GMR) Zie voor de bedragen de bovenschoolse begroting.
15
3.3.8 Prestatiebox Het ministerie heeft met de sector PO een akkoord gesloten over een aantal te bereiken doelstellingen. Hiervoor wordt extra geld beschikbaar gesteld. Het gaat om geld voor: cultuureducatie, professionalisering en opbrengstgericht werken. Het geld wordt ter beschikking gesteld in de zogenoemde prestatiebox. Deze subsidies in de prestatiebox zijn niet geoormerkt. Dat betekent dat je het niet aan deze onderwerpen hoeft uit te geven, maar er ook wat anders mee mag doen. Daarom worden de uitgaven in de financiële administratie niet apart bijgehouden. Wel moet het bestuur in het jaarverslag aangeven wat er met deze thema’s is gedaan. Deze subsidies zijn dus niet vrijblijvend. Je wordt wel geacht aandacht aan deze onderwerpen te besteden. Naar verwachting zullen deze bedragen vanaf 2012 jaarlijks t/m het schooljaar 2015-2016 toegekend gaan worden. Daarna blijven deze middelen beschikbaar voor de sector, maar kan de bestemming wel anders gaan worden. 3.4 Overige inkomsten en uitgaven 3.4.1 Ouderbijdragen Deze vrijwillige bijdragen kunnen worden gevraagd door de school. De hoogte van de bijdragen wordt bepaald door de school in overleg met de mr. In de schoolgids dient melding te worden gedaan van de bijdragen, waarbij het vrijwillige karakter wordt benadrukt en waarbij tevens wordt aangegeven waar de bijdragen voor bestemd zijn. Ouderbijdragen kunnen alleen gevraagd worden binnen de wettelijke regelgeving hiervoor. Een aantal jaar geleden vroeg SCOH ook nog een bestuursbijdrage van de ouders. Deze aparte bestuursbijdrage is komen te vervallen en is nu opgenomen in de ouderbijdrage. De bestuursbijdrage werd gebruikt voor de schoolexploitatie. Nu deze is vervallen, kunnen scholen na overleg met de mr, een deel de ouderbijdrage voor de schoolexploitatie bestemmen. 3.4.2 Andere bijdragen zoals daar zijn: Fancy fairs, overblijfgelden, verhuur van lokalen en gymzalen aan derden niet zijnde scholen, donaties, legaten, sponsorgelden, etc.
16
4. VOORZIENINGEN / RESERVES / FINANCIERINGSBRONNEN 4.1 Voorzieningen en afschrijvingen Er mogen nog maar beperkt voorzieningen worden gevormd. Daarom heeft SCOH nog maar 3 soorten voorzieningen: - spaarverlof; dit is een voorziening per school om de kosten van een vervanger te kunnen betalen, wanneer degene die ADV spaart met verlof is. Dit staat op grootboekcode 0705. - Voorziening jubilea. Dit is een verplichte (bovenschoolse) voorziening. - Voorziening gebouwonderhoud. Vanaf 1 januari 2005 is overgegaan op het systeem van activeren en afschrijven. Dat betekent dat investeringen die meer dan 1 jaar meegaan en boven een bepaald bedrag uitkomen (ondergrens) opgenomen worden op de balans. De kosten worden over een aantal jaar uitgesmeerd (afschrijven). De afschrijvingstermijnen zijn bij SCOH vastgesteld en kunnen alleen in heel uitzonderlijke gevallen nog gewijzigd worden. De belangrijkste worden hieronder genoemd. Vaste activa Schoolmeubilair & inventaris
Activa Code 0150 0155 0155
Omschrijving Kantoormeubilair Schoolmeubilair Gymmeubilair
Afschrijvingstermijn + ondergrens 20 jaar, 500,20 jaar, 500,12 jaar, 500,-
Onderwijskundige apparatuur en machines (audio/video, camera)
0175 Onderwijskundige app
5 jaar, €500
ICT ICT ICT ICT
0190 0192 0194 0196
10 jaar, €500,5 jaar, €500,3 jaar, €500,10 jaar, €500,-
Leermiddelen (lesmethodes)
0200 Leermiddelen
Netwerk Smartboard/beamer PC/server Telefooncentrale
8 jaar, €500,-
Het is uiteraard belangrijk een goed beeld te hebben wanneer er investeringen gedaan moeten worden en welke gevolgen dit heeft voor de hoogte van de afschrijvingskosten. Doordat de kosten over een aantal jaren worden uitgesmeerd, zijn de jaarlijkse kosten niet zo hoog, maar deze kosten komen wel meerdere jaren terug. Het is daarom belangrijk om na te gaan of de kosten op lange termijn ook nog opgebracht kunnen worden vanuit de schoolbegroting. Daarom wordt bij de begroting ook een investeringsplan voor onderwijsleerpakket (methodes), ict en meubilair opgesteld. 4.2 Reserves Reserves ontstaan doordat er in een bepaald jaar minder kosten zijn gemaakt dan er baten waren. Er zijn 2 soorten reserves: publieke en private reserves. De publieke reserve is opgebouwd uit overheidssubsidies. De private reserves zijn opgebouwd uit gelden van ouders. Iedere school heeft 1 publieke reserve, namelijk de algemene reserve. Aan het einde van het kalenderjaar wordt het saldo van de schoolexploitatie (positief of negatief) toegevoegd aan de algemene reserve. Op het periodeoverzicht staan de reserves genoemd per 31 december van een jaar.
17
De private middelen worden volledig opgenomen in de financiële administratie van SCOH. Om deze apart zichtbaar te kunnen houden worden private reserves geregistreerd: 1. Private reserve van ouderbijdragen 2. Private reserve van overblijfgelden (indien van toepassing) 3. Private reserve van ouderraad (indien van toepassing) 4. Private reserve van overige private middelen (indien van toepassing) 4.3 Risicoanalyse en hoogte van reserves De commissie Don heeft een aantal risico’s geïnventariseerd. In het rapport komt Don tot een aantal niet beheersbare risico’s, waarvoor een risicobuffer gevormd zou moeten worden. Tussen haakjes is aangegeven welk percentage van de totale baten hiervoor gereserveerd zou moeten worden: Fluctuatie leerlingaantallen (0%; groeiregeling) Financiële gevolgen arbeidsconflicten (1%) Instabiliteit in de bekostiging (2%) Onvolledige indexatie van de bekostiging (1%) Restrisico (1%) Voor grote besturen is volgens de commissie voor deze risico’s 5% van de totale jaarlijkse baten nodig als buffer. Voor kleine besturen is dit 10%. Blijkbaar gaat de commissie er vanuit dat de scholen binnen een groot bestuur voor elkaar in staan, elkaars risico’s (deels) overnemen. Het is belangrijk om onderscheid maken in risico’s en mogelijke bezuinigingen. Dat laatste wordt door Don alleen als risico gezien wanneer het op korte termijn plaatsvindt. Op langere termijn kan de organisatie aangepast worden aan de lagere bekostiging. Overigens vergt dat wel een goede meerjarenplanning, bestuursformatieplan en snel ingrijpen. Indien de organisatie een grotere buffer heeft, is het mogelijk om langer te wachten met ingrijpende maatregelen zoals ontslag. Don schrijft ook dat ieder bestuur een eigen risico analyse zou moeten doen. Op basis van de door Don geïnventariseerde risico’s is een SCOH risico analyse gemaakt. Tevens is een globale inschatting gemaakt van het financiële effect en zijn maatregelen beschreven hoe er wordt omgegaan met deze risico’s. De risico analyse van SCOH komt uit op €3,5 miljoen. Dat is 5% van de totale baten. Dat ligt in lijn met de 5% die Don noemt. Indien de risicobuffer van 5% wordt toegepast op alle SCOH scholen, dan zijn er een paar scholen die onder de 5% zitten. Alle andere scholen zitten daar (ruim) boven. Het is goed om te realiseren dat scholen niet alleen reserves nodig hebben voor het afdekken van de risico’s, maar er kunnen andere redenen zijn voor het aanhouden van reserves: - extra investeringen, bijvoorbeeld op het moment dat de school nieuwbouw krijgt. - opvangen van terugloop van het aantal leerlingen. Het kan wenselijk zijn om niet direct de formatie aan te passen aan een tijdelijke dip in het aantal leerlingen. Uit concurrentie overwegingen of verwachte toename van het aantal leerlingen, kan het wenselijk zijn de formatie intact te houden. De kosten hiervan kunnen behoorlijk oplopen, aangezien een leerkracht gemiddeld circa €60.000 per jaar kost. - andere schoolspecifieke redenen. Bij SCOH hechten we sterk aan de autonomie van iedere school. Daar past ook bij dat de school overschotten in het budget zelf mag houden. Maar er zijn ook scholen die nauwelijks
18
uit kunnen komen met het toegekende budget. Ook bovenschools is een beperkt budget aanwezig. De vraag dringt zich op hoe om te gaan met scholen die zeer hoge reserves hebben en tegelijkertijd niet goed kunnen uitleggen waar deze reserves voor nodig zijn. Zou het misschien wenselijk zijn om deze reserves deels af te romen? Of misschien een verdere toename deels af te romen? Het is niet geheel uit te sluiten dat het Rijk in de toekomst besturen gaat korten, die in de ogen van het ministerie te veel eigen vermogen hebben. Het zou zonde zijn als op dat moment SCOH geld zou gaan mislopen, terwijl sommige scholen het nu goed zouden kunnen gebruiken. Bovendien is het in een aantal gevallen geen bewust beleid van een school geweest om reserves te creëren, maar is dat ontstaan door de leerling-populatie, personeelssituatie of gebouwsituatie. Ook is het niet hebben van een reserve niet altijd het gevolg van onzuinig beleid. Het is duidelijk dat er ook een gevaar schuilt in het (deels) afromen of inperken van de reserveringsmogelijkheden door scholen. Het gevaar is ondoelmatige bestedingen om te voorkomen dat gelden worden afgeroomd. Gezien het voorgaande is het volgende afgesproken: - Scholen moeten een buffer van minimaal 5% van hun jaarlijkse baten nastreven. Scholen die een buffer hebben die lager is, wordt gevraagd hierover een toelichting te geven. - Scholen die een buffer hebben van meer dan 30% wordt gevraagd een toelichting te geven op hun reserves. Wat is het doel van de reserve? - Indien scholen met een reserve van meer dan 30% niet goed kunnen toelichten waarom ze de reserve nodig hebben, dan geldt het volgende: o De reserves per 31 dec. 2010 worden als uitgangspunt genomen o Indien die reserve nog verder toeneemt, wordt 25% van de toename ingeleverd in een bovenschoolse pot. - Het bovenstaande geldt ook voor de bovenschoolse reserves. Voor de bovenschoolse reserves wordt dus gestreefd naar een buffer van 5%. Indien de buffer boven de 30% uitkomt, wordt de bijdrage van de scholen aan de bovenschoolse begroting verlaagd, tenzij er goede argumenten zijn waarom een hogere buffer nodig is.
19
5. GRATIFICATIE- en VERGOEDINGENBELEID 5.1 Algemeen Bij bijzondere gebeurtenissen kan door het bestuur een attentie worden aangeboden. Het aanbieden van deze attentie geschiedt in de vorm van een cadeau en/of receptie in overleg met het bestuur. De nota wordt gedeclareerd tot een maximum van de in deze paragraaf genoemde bedragen en komt ten laste van het budget van de school zelf of het bestuursbudget. De directeur van de school wordt geacht het stafbureau te attenderen op de gebeurtenis. Met ingang van 1 januari 2011 is SCOH overgegaan op de werkkostenregeling. Dit is een fiscale regeling met betrekking tot onbelaste vergoedingen aan werknemers. De volgende vergoedingen zijn opgenomen in de werkkostenregeling: kerstgratificatie, vergoeding bij jubilea/vertrek, personeelsuitjes, vaste kosten vergoeding directie, fietsvergoeding conform het fietsenplan, vakbondscontributie, vergoeding kosten VOG, vergoeding voor telefoonkosten, vergoeding bijbelsonderwijs/na-akte, incidenteel cadeautje aan personeel. Indien de salderingsregeling niet toegepast kan worden, komt daar nog bij: de vergoeding dienstreizen + parkeerkosten boven het vrijgestelde bedrag van 0,19 cent p/km. Zolang deze onderdelen minder dan 1,5% van de totale loonsom zijn van SCOH, zijn die vergoedingen onbelast. Dit wordt bijgehouden in de financiële administratie. Daarom is het belangrijk dit op aparte grootboekcodes te boeken. De kosten die ten laste van de werkkostenregeling moeten komen, moeten op de volgende grootboekcodes geboekt worden: 4090 Personeelsactiviteiten (werkkosten) 4096 Werkkostenregeling 4406 Vergoeding telefoonkosten Voor de regelgeving wordt verwezen naar hoofdstuk 6. 5.2 Bijzondere vergoedingen SCOH Kerstbijdrage (ten laste van de school) De kerstgratificatie is vastgesteld op €50,- netto per persoon. De kerstgratificatie wordt uit de schoolbegroting betaald. De schooldirectie beslist hoe de kerstbijdrage wordt besteed (kerstmarkt, kerstpakket, cadeaubon, kerstviering met het team). De kerstgratificatie mag niet in geld worden uitgekeerd. Voor een langdurig ziek personeelslid kan de school zelf naar eigen inzicht het bedrag passend besteden. Indien het personeelslid op meerdere scholen van de Stichting werkzaam is, ontvangt het personeelslid de kerstbijdrage van de school waar het grootste deel van het dienstverband wordt doorgebracht. Indien de school een peuterspeelzaal van de stichting PC peuterspeelzalen heeft, regelt de school ook de attentie voor de peuterleidsters. De school krijgt hiervoor 50 euro per peuterleidster vergoed. Jubilea/vertrek (ten laste van bestuur) Bij een jubileum of vertrek bij de SCOH wordt namens de SCOH een cadeau aangeboden aan de werknemer ter hoogte van de onderstaande bedragen. Het is belangrijk dat voor alle
20
werknemers bij de SCOH dezelfde regels gelden, vandaar dat het niet is toegestaan deze bedragen ten laste van het schoolbudget te verhogen. De uitgaven aan een eventuele receptie komen ten laste van het budget van de school. a) Jubileum bij de SCOH Ter besteding aan een cadeau (netto bedragen) 25 jaar: 40 jaar: b) Vertrek bij de SCOH Ter besteding aan een cadeau (netto bedragen) na een SCOH dienstverband 1-20 jaar: na een SCOH dienstverband 20-30 jaar: na een SCOH dienstverband > 30 jaar:
directie
overig personeel
€ 270,€ 600,directie
€ 135,€ 300,overig personeel
€ 150,€ 270,€ 400,-
€ 75,€ 135,€ 200,-
Procedure Stuur de facturen van de cadeaus naar het servicebureau via de maandelijkse kas/bankverantwoording of als de factuur nog betaald moet worden kan de factuur rechtstreeks aan het servicebureau gestuurd worden. Geef aan op de factuur: 1) dat de factuur ten laste van bestuur moet komen 2) om welke persoon het gaat + functie; 3) wat de reden van de verstrekking is; 4) op welk bedrag betrokkene recht heeft conform bovenstaande bedragen; Het servicebureau zet de factuur dan in de workflow van de controller. Indien de school de kosten via de schoolrekening betaalt, dan moeten bovenstaande punten in de email worden opgenomen bij het mailen van de bankverantwoording. Dan zal het servicebureau de kosten overboeken ten laste van het bestuur. Jubileum of (her)opening scholen (ten laste van bestuur) Indien een school 25 jaar (of een veelvoud daarvan) bestaat, of een school (her)opent (met een investering voor aanpassing/uitbreiding van tenminste €400.000 + feestelijke opening, waarbij ook ouders uitgenodigd zijn), wordt een bedrag beschikbaar gesteld om dit te vieren. Op declaratiebasis bedraagt dit maximaal €3000,- plus €5,- per leerling. Dit wordt gefinancierd vanuit het bestuursbudget. Stuur de facturen naar het servicebureau via de maandelijkse kas/bankverantwoording of als de factuur nog betaald moet worden kan de factuur rechtstreeks aan het servicebureau gestuurd worden. Geef aan op de factuur: 1) dat de factuur ten laste van bestuur moet komen 2) op welk bedrag de school recht heeft conform bovenstaande bedragen; Het servicebureau zet de factuur dan in de workflow van de controller. Indien de school de kosten via de schoolrekening betaalt, dan moeten bovenstaande punten in de email worden opgenomen bij het mailen van de bankverantwoording. Dan zal het servicebureau de kosten overboeken ten laste van het bestuur. Vaste telefoonkosten vergoeding directie (ten laste van de school) Vanaf 1 januari 2014 ontvangen directieleden maandelijks via het salaris een onbelaste vaste vergoeding. Directeur Adjunct Vaste kostenvergoeding per maand € 50,€ 25,-
21
In de vaste kosten vergoeding is begrepen: kosten voor communicatiemiddelen, mobiele telefonie, mobiel internet, internetverbinding thuis, telefonie thuis. Het gaat hier om kosten die voor het werk gemaakt worden. Computers (tablets, Ipads en laptops) vallen hier buiten. Deze zijn door SCOH aangeschaft, worden ter beschikking gesteld aan de gebruiker en blijven in bezit van SCOH. Of ze zijn privé bezit en kunnen niet gedeclareerd worden. Ter beschikking gestelde computers worden geacht voor meer dan 90% zakelijk te worden gebruikt. Voor het onderscheid tussen communicatiemiddelen en computers wordt aangesloten bij onderstaande definitie van de belastingdienst. Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers. Indien de werkelijke kosten hoger zijn dan de vaste vergoeding per jaar, kan een verzoek ingediend worden om de werkelijk gemaakte kosten te vergoeden. Dit verzoek moet onderbouwd zijn met facturen en kan jaarlijks voor 1 maart (over het voorgaande kalenderjaar) worden ingediend bij de sectordirecteur financiën. Indien een onderdeel uit deze vaste vergoeding al op een andere wijze door SCOH wordt vergoed, bijvoorbeeld doordat de mobiele telefoon op naam en rekening van SCOH staat, dan moet die persoon contact opnemen met de sector directeur financiën. Dan worden deze kosten (deels) verrekend met de vaste kostenvergoeding. Directieleden ontvangen de vaste kosten vergoeding. Overige personeelsleden kunnen hun werkelijk gemaakte kosten declareren. Parttimers met een betrekking van meer dan 0,4 fte, ontvangen de volledige vergoeding, omdat zij meer dan gemiddeld thuis werken. Indien de betrekking minder dan 0,4 fte is, dan kunnen de werkelijke kosten worden gedeclareerd. Dienstreizen (ten laste van de school) Bij dienstreizen dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van het openbaar vervoer, 2e klas. Indien naar het oordeel van de directeur dit niet doelmatig is, mag gebruik worden gemaakt van eigen vervoer. De hiervoor in aanmerking komende onkostenvergoeding wordt vastgesteld door het Bestuur en is gerelateerd aan de Rijksregeling. De vergoeding bedraagt €0,28 cent per kilometer. Declaratie van dienstreizen door personeel in loondienst moet altijd via salarisadministratie verlopen. Dat geldt ook voor vergoeding parkeerkosten. Bij personeel dat niet in loondienst is hoeft het niet via de salarisadministratie, maar verloopt het via de door betrokkene ingediende factuur. De schooldirecteur ondertekent de declaraties van het personeel van de school. Deze declaraties kunnen rechtstreeks naar het Dyade worden verzonden. Declaraties van de schooldirecteur zelf worden ingediend bij het CvB. Het declaratieformulier kan gedownload worden van de website van Dyade (www.dyade.nl > personele administratie > formulieren). Om de administratiekosten zo laag mogelijk te houden, is het verzoek om de declaraties van dienstreizen zo veel mogelijk op te sparen en 1x per jaar te declareren. Indien er grotere bedragen worden gedeclareerd mag ook vaker een declaratie worden ingediend. In verband met de cafetariaregeling ‘uitruil eindejaarsuitkering en vergoeding woon-werkverkeer’, kunnen er in december geen dienstreizen worden gedeclareerd.
22
Voor dienstreizen (studiereizen) naar het buitenland moet vooraf toestemming verkregen worden van het CvB. Sollicitatiekosten zoals reiskosten en verklaring omtrent gedrag (ten laste van de school) Eventuele reiskosten van sollicitanten worden vergoed op basis van openbaar vervoerkosten (NS 2e klasse). Kosten verbonden aan het verkrijgen van een ‘verklaring omtrent gedrag’ worden ook vergoed en komen ten laste van de school. Kledingtoelage conciërges en banenpoolers De school heeft de mogelijkheid om werkkleding te vergoeden tot een maximum van €100 per jaar. Dit kan op declaratiebasis ten laste van de het budget van de school. Het moet hier gaan om werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen of werkkleding die op het werk achterblijft. EHBO/BHV diploma De SCOH kent hiervoor geen vergoeding toe. Wel worden, conform de CAO, de kosten vergoed die samenhangen met het faciliteren van bedrijfshulpverleners en EHBO-ers in het kader van ‘veiligheid, het voorkomen van seksuele intimidatie, racisme, agressie en geweld’. Vergoeding bijbelsonderwijs/na-akte Onderwijsgevend personeel van SCOH (of diens rechtsvoorgangers) dat deze vergoeding op 31 juli 1985 ontving, blijft recht houden op deze vergoeding. De vergoeding varieert van €45,- tot €113,- per jaar en wordt in november of december uitbetaald. De kosten van de vergoeding wordt ten laste van de school geboekt.
23
6. BELASTING ASPECTEN 6.1 Algemeen Een aantal vragen gerelateerd aan belastingen komt regelmatig terug. Hieronder staan hierover een aantal opmerkingen: Netto effect van toelagen De totale kosten van een toelage incl. werkgeverslasten zijn ca 130% van de bruto toelage. Netto voor werknemer resteert: de bruto toelage -/- ca. 42% = 58% v/d bruto toelage. Als de toelage €1000,- bedraagt, houdt de werknemer hier dus ongeveer €580 aan over, terwijl het de werkgever €1300,- kost. Vrijwilligersvergoeding De vrijwilligersvergoeding geldt alleen als er geen dienstbetrekking is en indien er geen sprake is van beroepsuitoefening en er geen marktconforme vergoeding wordt betaald. De belastingvrije vrijwilligersvergoeding is aan een aantal maxima gebonden, die allemaal in acht genomen moeten worden: a) Maximaal €1.500,-per jaar; b) En maximaal €150,- per maand; c) En maximaal 4,50 euro per uur (bij personen jonger dan 23 jaar is dit €2,50 per uur). Vrijwilligersvergoeding en de bijstandsuitkering Als een vrijwilliger een bijstandsuitkering krijgt dan verandert de hoogte van de bijstandsuitkering niet als de vergoeding voor vrijwilligerswerk maximaal 95 euro per maand is en maximaal 764 per jaar. Als het gaat om vrijwilligerswerk dat de gemeente noodzakelijk vindt voor de reïntegratie, dan gelden de maxima van €150,per maand en €1.500,- per jaar. Deze regel geldt niet voor mensen in de WW, WAO, WIA of met een AOW-uitkering. Het verdient de voorkeur om de vrijwilligersuitkering via de bankrekening te vergoeden, maar in uitzonderingsgevallen mag het via de schoolkas vergoed worden. Dan moet er wel een kwitantie worden getekend door betrokkene. Verklaring arbeidsrelatie (VAR verklaring). Indien je een ZZP-er of freelancer inhuurt, dan moet diegene een VAR verklaring meesturen naar het servicebureau, voordat er nota’s uitbetaald kunnen worden. Anders lopen we het risico dat de belastingdienst dit ziet als een dienstbetrekking, waarbij SCOH de belastingen moet betalen. De VAR verklaring moet vermelden: 'winst uit onderneming' of 'inkomsten uit werkzaamheden voor rekening en risico van een vennootschap'. Een VAR geldt voor 1 jaar en moet dus ieder jaar opnieuw worden aangevraagd. Zie voor meer info: http://www.antwoordvoorbedrijven.nl/regel/var?gclid=CPW4junyu7sCFUkUwwodISw AsA Jubileumuitkeringen na een diensttijd van 25 en 40 jaar is tot een bedrag van een maandloon vrijgesteld van loonbelasting. Bij 40 jaar dienstverband ontvang je van het Rijk een maandloon en bij 25 jaar een ½ maandloon. De PC privé regeling is vervallen Het fietsenplan bestaat nog wel. Zie hiervoor het Handboek SCOH dat op het intranet van de website te vinden is. Computers U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur een meerjarig belang heeft, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden of verstrekken. Als de kostprijs inclusief omzetbelasting minder is dan € 450, dan mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.
24
Een digitale camera kan meestal niet belastingvrij vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld worden, omdat het zakelijke belang meestal minder dan 90% is. Wordt de computer voor meer dan 10% privé gebruikt, dan is sprake van loon. Een vergoeding moet u dan tot het loon rekenen. De bijtelling geldt alleen voor de eerste 3 jaren na de eerste ingebruikneming van de computer. Vanaf het vierde jaar kunt u de computer zonder bijtelling ter beschikking stellen. Voor tablets gelden specifieke regels, die door verschillende belastinginspecteurs verschillend beoordeeld worden. Hierover zullen we contact opnemen met onze belastinginspecteur. Personeelsuitjes vallen onder de 1,5% van de werkkostenregeling. Een studiedag valt daar niet onder, want dat is een gerichte vrijstelling en dus vrijgesteld van loonbelasting. Een verstrekte reis zal snel als beloning worden gezien en een brutering is in zicht. Het kan alleen zonder belastingconsequenties als er seminars worden georganiseerd en er een vol programma is waar de deelnemers aan deel "moeten" nemen. Alleen dan heb je kans om niet te hoeven bruteren. Het beste is om dit van te voren met het stafbureau af te stemmen en goedkeuring te krijgen. Zij zullen dit zonodig voorleggen aan de belastinginspectie. Een cadeau aan een school bijv bij een jubileum van de school heeft geen belastingconsequenties, alleen bij cadeaus aan medewerkers kan brutering aan de orde zijn.
6.2 Werkkostenregeling Hieronder is de werkkostenregeling in schema opgenomen. Belastbaar loon voor de loonheffingen (loon van de werknemer)
Geen loon of geen belast loon voor de loonheffingen
Vergoedingen en verstrekkingen binnen de vrije ruimte
Hieronder vallen: - regulier loon - auto van de zaak - dienstwoning - boetes - vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten - deel van vergoedingen en verstrekkingen dat boven de 30%-grens uitkomt (gebruikelijkheidstoets) - als u daarvoor kiest: bovenmatig deel van gerichte vrijstellingen
Hieronder vallen: - intermediaire vergoedingen - voordelen buiten de dienstbetrekking - vrijgestelde aanspraken, uitkeringen en verstrekkingen (vrijgesteld loon) - verstrekkingen waarvoor de werknemer een eigen bijdrage van ten minste de waarde betaalt
Hieronder vallen: - alle vergoedingen en verstrekkingen die u hebt aangewezen - de volgende twee verstrekkingen aan postactieve werknemers: - producten uit eigen bedrijf - verstrekkingen die u ook aan uw werknemers geeft, zoals een kerstpakket Hiervan trekt u af: 1,5% van het totale fiscale loon van uw werknemers Over het restant betaalt u 80% eindheffing
25
Vergoedingen en verstrekkingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte Hieronder vallen: - Gerichte vrijstellingen - Nihilwaarderingen
De werkkostenregeling kent gerichte vrijstellingen voor de volgende vergoedingen en verstrekkingen: - vervoer en reiskosten: - abonnementen voor reizen met openbaar vervoer - kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer - losse kaartjes voor zakelijke reizen met openbaar vervoer - tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking - bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur (alleen op de werkplek), training en dergelijke, voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer - studie- en opleidingskosten - procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC procedures) - outplacement - maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen en dergelijke - verhuiskosten - fiets, elektrische fiets, scooter en dergelijke: maximaal € 0,19 per kilometer - extraterritoriale kosten Voor de volgende soorten loon in natura geldt een nihilwaardering: - voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het kopieerapparaat en de vaste telefoon. - arbo-voorzieningen - consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd - uniformen, werkkleding die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op het werk achterblijft - mobiele telefoon, blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is - portable computer, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is - ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt Zie voor meer informatie de website van de belastingdienst. Zie voor de te gebruiken grootboekcodes de codeerinstructie van het servicebureau.
26
7. BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN TEN OPZICHTE VAN DE VORIGE VERSIE: Paragraaf 2.3 Meerjarenbegroting toegevoegd Paragraaf 2.4 - Data van de exploitatieoverzichten toegevoegd - Servicebureau online toegevoegd Paragraaf 2.5.1 Optie ‘goedkeuren na aanpassing’ toegevoegd. Paragraaf 2.5.5 Inkoopvoorwaarden toegevoegd. Paragraaf 2.6 - Overgangssituatie ivm oude OR/MR rekeningen verwijderd - Verantwoording OR/MR toegevoegd - Kastelling toegevoegd. Paragraaf 2.6.3 - Tekst bij ‘voorschot’ aangepast - Bij contante geldstroom gold de verplichting om inkomsten en uitgaven gescheiden te houden. Deze verplichting is omgezet in een advies. Veel scholen hebben de kas inmiddels goed op orde, zodat het geen problemen geeft om inkomsten in de kas te storten en deze te gebruiken voor uitgaven. Paragraaf 3.2 - Enkele tekstuele aanpassingen - Overschrijdingsuitkering aangepast. Paragraaf 3.3 - 3.3.3 Bedrag groeiregeling aangepast - 3.3.4 Eigen risicodrager vervangingsfonds aangepast - 3.3.6 Gebouwonderhoud aangepast aan voorziening gebouwonderhoud - 3.3.7, nr. 20. Toegelicht dat wervingskosten adjunct niet bovenschools vergoed worden. - 3.3.7, nr. 22. Toegevoegd: beide locaties moeten een volledig onderwijsaanbod hebben. - 3.3.8 Einddatum prestatiebox aangepast. Hoofdstuk 4 Enkele tekstuele aanpassingen Paragraaf 5.2 - Indien de school een peuterspeelzaal van de stichting PC psz heeft, regelt de school ook de attentie voor de peutersleidsters. De school krijgt hiervoor 50 euro per peuterleidster vergoed. Dit was al de afspraak, maar is nu toegevoegd aan de financiële richtlijn. - Vaste vergoeding en telefoonkosten aangepast aan 7 nov. 2013 vastgestelde notitie. Hoofdstuk 6 - Toegevoegd: VAR is maar 1 jaar geldig + geldt ook voor freelancer - Toegevoegd: Voor tablets gelden specifieke regels, die door verschillende belastinginspecteurs verschillend beoordeeld worden. Hierover zullen we contact opnemen met onze belastinginspecteur.
27
