Starreveld, Van Leeuwen en Van Nimwegen

Starreveld, Van Leeuwen en Van Nimwegen Bestuurlijke informatieverzorging Fasen van de waardekringloop

Vijfde editie

BESTUURLIJKE-INFORMATIEVERZORGING Deel 2A Toepassingen Fasen van de waardekringloop

BESTUURLIJKE-INFORMATIEVERZORGING DEEL 2A

Toepassingen Fasen van de waardekringloop Prof. R.W. Starreveld RA ✝ Prof. dr. O.C. van Leeuwen RA Hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam Prof. drs. H. van Nimwegen RA Hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam met medewerking van Prof. drs. H.B. de Mare RA Emeritus hoogleraar Vrije Universiteit te Amsterdam Prof. E.J. Joëls RA Emeritus hoogleraar Universiteit van Amsterdam

5e druk

Noordhoff Uitgevers Groningen/Houten 2004

Ontwerp omslag: Total Identity, Amsterdam Omslagbeeld: Tony Stone

Eventuele op- en aanmerkingen over deze of andere uitgaven kunt u richten aan: Noordhoff Uitgevers bv, Afdeling Hoger Onderwijs, Antwoordnummer 13, 9700 VB Groningen, e-mail: [email protected] Met betrekking tot sommige teksten en/of illustratiemateriaal is het de uitgever, ondanks zorgvuldige inspanningen daartoe, niet gelukt eventuele rechthebbende(n) te achterhalen. Mocht u van mening zijn (auteurs)rechten te kunnen doen gelden op teksten en/of illustratiemateriaal in deze uitgave dan verzoeken wij u contact op te nemen met de uitgever. Aan de totstandkoming van deze uitgave is de uiterste zorg besteed. Voor informatie die desondanks onvolledig of onjuist is opgenomen, aanvaarden auteur(s), redactie en uitgever geen aansprakelijkheid. Voor eventuele verbeteringen van de opgenomen gegevens houden zij zich aanbevolen.

5 6 7 8 9 / 15 14 13 12 11 © 2005 Noordhoff Uitgevers bv Groningen/Houten, The Netherlands. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet van 1912 gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet 1912 dient men de daarvoor verschuldigde vergoedingen te voldoen aan Stichting Reprorecht (postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) kan men zich wenden tot Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.stichting-pro.nl). All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted, in any form or by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording, or otherwise, without the prior written permission of the publisher. ISBN (ebook) 978-90-018-4445-5 ISBN 978-90-207-3053-1 NUR 780

Inhoudsopgave

DEEL 1 ALGEMENE GRONDSLAGEN Sectie A Algemene problematiek van de bestuurlijkeinformatieverzorging

1

Hoofdstuk I

3

Basisbegrippen, terreinafbakening en uitgangspunten

Sectie B Organisaties, besturing en beheersing

53

Hoofdstuk II Hoofdstuk III

55

Hoofdstuk IV

Besturing van organisaties Strategiebepaling, management control en internal control Besturing en beheersing van processen

75 105

Sectie C De rol en plaats van bestuurlijke informatie

137

Hoofdstuk V Hoofdstuk VI Hoofdstuk VII

139 163

Hoofdstuk VIII Hoofdstuk IX

Communicatie- en informatienetwerk Methoden voor het verkrijgen van basisgegevens Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex ante Het beslissen Informatieverstrekking ten behoeve van de oordeelsvorming ex post

Sectie D Doelgerichtheid van informatie Hoofdstuk X Hoofdstuk XI Hoofdstuk XII

Kwaliteit van het bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Doelgerichte informatie Het tolmodel

Sectie E Het interne-betrouwbaarheidssysteem Hoofdstuk XIII

De organisatie van het interne-betrouwbaarheidssysteem; Algemene inleiding

193 227 245 275 277 321 349 387 389

6

Inhoudsopgave

Hoofdstuk XIV Hoofdstuk XV Hoofdstuk XVI

De organisatie van de controle op de aanwezigheid van activa (bewaringscontrole) De organisatie van de controle op de betrouwbaarheid van de door het informatieverzorgingssysteem geproduceerde informatie (informatiecontrole) Samenvattend overzicht van het instrumentarium van het interne-betrouwbaarheidssysteem

Sectie F Het ontwikkelen en het beheer van informatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XVII Algemeen: Informatiebeleid, informatieplanning en informatiesystemen Hoofdstuk XVIII Het beheer van geautomatiseerde bestuurlijkeinformatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XIX Het ontwikkelen van bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen Hoofdstuk XX Het interne-betrouwbaarheidssysteem van geautomatiseerde bestuurlijke-informatieverzorgingssystemen Sectie G De organisatie van de bestuurlijke-informatieverzorging Organisatie van de controlling- en informatiemanagementtaken Hoofdstuk XXII Verdere eisen die aan de informatie moeten worden gesteld Hoofdstuk XXIII De structuur van de hoofdadministratie (het rekeningstelsel)

417 449 469 483 485 525 571 609 661

Hoofdstuk XXI

663 689 717

Appendices Appendix a Appendix b Appendix c Appendix d Appendix e Appendix f Appendix g

Wat is administratie? Semi-historische schets van de ontwikkeling van de administratie van primitieve financiële boekhouding tot bestuurlijke-informatieverzorgingssysteem Bestuurlijke-informatietechniek (BIT) Schematechnieken De met betrekking tot de te verzamelen basisgegevens te maken begripsmatige onderscheidingen Deelwaarnemingen op het gebied van informatiecontrole en in het bijzonder de detailcontrole De beslissing tot het investeren in een informatiesysteem onder onzekerheid

Trefwoordenregister

743 747 763 837 857 863 889 913

7

Inhoudsopgave

DEEL 2A Woord vooraf bij de vijfde druk

15

Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A

19

§ 1 Introductie: Bestuurlijke-informatieverzorging § 2 Opbouw deel 2 § 3 Toetsingsvragen hoofdstuk I

19 21 24

Sectie A De inkoop- en betalingsprocessen (Acquisition and Payment cycle of Purchase to pay cycle)

27

Hoofdstuk II Inkopen

29

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van het inkoopproces De functie De plaats binnen de organisatie Activiteiten § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 Het initiatief tot inkoop Inkoopbegroting c.q. inkoopbudget De inkoopimpuls De verwerking van de impuls in het inkoopproces § 5 Het aanvragen van offerten § 6 De inkoopbeslissing Inkoopresultaat § 7 De bestelling § 8 De ontvangst van de goederen § 9 De behandeling van retouren Het zeker stellen van de compensatie De verrekening met de leverancier § 10 De controle op de levering van diensten § 11 De ontvangst en de controle van de facturen De behandeling van facturen, waarbij ondersteuning door een geautomatiseerd systeem plaatsvindt Handmatige behandeling van de inkoopfacturen De door de afnemer opgestelde afrekening § 12 De berekening van de bijkomende kosten § 13 De behandeling van betalingskortingen § 14 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk II Casus 1, 2, 3 en 4

29 31 31 31 35 36 36 38 40 40 41 44 46 48 50 52 55 60 61 62 63 64 64 66 68 68 69 70 73

Hoofdstuk III Inkoopschulden

79

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van de crediteurenadministratie

79 80

8

Inhoudsopgave

§ 3 De informatiebehoeften § 4 De vorm van de crediteurenadministratie De vorm van de crediteurenadministratie als neerslag van het administreren De afdeling Crediteurenadministratie § 5 De betalingsorganisatie De in acht te nemen functiescheidingen Het geautomatiseerd gereedmaken van girale betalingsopdrachten Het handmatig gereedmaken van girale betalingsopdrachten Elektronisch bankieren Kasbetalingen Telefonische betalingsopdrachten Periodieke betalingen § 6 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk III Casus 1 en 2

81 83 83 87 87 87 88 94 96 97 98 98 99 101

Hoofdstuk IV Geldmiddelen

103

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten op het gebied van treasury De functie Operationele versus financiële geldstromen Defensieve en offensieve doelstellingen van de treasuryfunctie De plaats binnen de organisatie Maatregelen van interne betrouwbaarheid Activiteiten § 3 De informatiebehoeften § 4 De te onderscheiden vormen § 5 Het cashmanagement Geautomatiseerde hulpmiddelen § 6 Risicobeheersing Middelen voor het afdekken van financiële risico’s § 7 De kasadministratie § 8 De registratie van vreemde valuta § 9 De bankadministratie § 10 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IV Casus 1 en 2

103 106 106 106 108 108 109 110 112 113 114 116 117 119 119 120 120 121 124

Sectie B De personeels- en salarisprocessen (human resources, payroll and personnel cycle)

127

Hoofdstuk V De factor arbeid

129

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten met betrekking tot de factor arbeid De functie De plaats binnen de organisatie Activiteiten Informatietechnologie en Human Resources Management

129 131 131 132 132 135

9

Inhoudsopgave

§ 3 De afdeling Personeelszaken Personeelsbureau Personeelsbeleid Werving en selectie Personeelsadministratie § 4 De informatiebehoeften § 5 De bestuurlijke-informatieverzorging van de factor arbeid in het algemeen De primaire vastlegging De overige vast te leggen gegevens Beveiliging en privacybescherming Overige wetgeving Interne-betrouwbaarheidsmaatregelen § 6 Controle op de gewerkte tijd en arbeidsprestaties Het vaststellen van de arbeidsprestaties § 7 De loon- of salarisadministratie en de loonbetaling Het vaststellen van de brutoloonbedragen Het vaststellen van de nettoloonbedragen en het opstellen van afrekeningen voor de werknemers Loonbetaling § 8 Ontwikkelingen op personeelsgebied § 9 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk V Casus 1, 2, 3, 4 en 5

136 136 136 138 138 139

150 150 151 153 155

Sectie C Transformatieprocessen (inventory, warehousing and production cycle)

159

140 140 141 142 143 143 144 147 149 149

Hoofdstuk VI Voorraden

161

§ 1 Introductie § 2 De functie van en activiteiten met betrekking tot de beheersing van de voorraden De functie De voorraden in de organisatie Activiteiten § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 De vormen van voorraadadministratie/mate van detaillering Registratie van de voorraad op een beperkt aantal verzamelrekeningen in geldtotalen Registratie op rekeningen per artikelsoort Registratie per partij Registratie van afzonderlijke exemplaren § 5 De functies van de voorraadregistratie met detaillering per artikelsoort § 6 Enkele of dubbele registratie van de voorraad; kantoorvoorraadadministratie/magazijnvoorraadadministratie Kantoorvoorraadadministratie Magazijnvoorraadadministratie § 7 Gesloten of open magazijnen

161 163 163 164 164 166 166 166 171 171 172 173 174 174 179 179 179 181

10

Inhoudsopgave

§ 8 Prijsbasis voor de voorraadregistratie in hoeveelheden en geldbedragen Prijsbasistypen Mogelijkheden van gemengde goederenrekeningen Voorraadregistratie bij industriële bedrijven § 9 De voorraadregistratie in geldtotalen Permanence tegen inkoopprijzen Permanence tegen verkoopprijzen Permanence tegen inkoopprijzen/permanence tegen verkoopprijzen; Afweging van voor- en nadelen Permanence tegen vaste verrekenprijzen § 10 Voorraadbeheersing bij het ontbreken van detailrekeningen § 11 De inventarisatie Controleaspecten Tijdstippen van inventarisatie § 12 Verbandlegging met de geldbeweging § 13 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VI Casus 1 en 2

181 182 184 184 185 186 186 186 188 188 190 190 192 193 195 198

Hoofdstuk VII Productieprocessen

201

§ 1 Introductie § 2 De productiefunctie De waardekringloop van het industriële bedrijf Homogene massaproductie Heterogene massaproductie Seriestuk- en/of stukproductie § 3 De informatiebehoeften § 4 Interne betrouwbaarheid en verbetering van het inzicht in het fabricageresultaat § 5 Productieprocessen en de invloed op de informatiesystemen Homogene massaproductie Heterogene massaproductie Seriestuk- en/of stukproductie § 6 Te stellen eisen in verband met milieuvoorschriften § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VII Casus

201 202 202 204 205 206 207 209 211 211 212 214 216 217 219

Hoofdstuk VIII Vaste activa

221

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten met betrekking tot de vaste activa De functie § 3 De informatiebehoeften § 4 Bedrijfsgebouwen en -terreinen Inkoop Beheer van ruimte (voorraadbeheer) Gebruik Informatiebehoeften Informatiesystemen

221 223 223 224 226 226 227 228 228 229

11

Inhoudsopgave

§ 5 Machines, installaties en inventaris Investeringen Voorraadbeheer Benutting Informatiebehoeften Informatiesystemen § 6 De kosten van onderzoek en ontwikkeling Investeringen Beheersing Benutting Informatiebehoeften Informatiesystemen § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk VIII Casus 1 en 2

230 230 230 231 231 232 234 234 235 236 236 237 237 239

Sectie D De verkoop- en incassoprocessen (sales and collection of order to cash cycle)

241

Hoofdstuk IX Verkopen

243

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van het verkoopproces De functie De plaats binnen de organisatie Het commerciële beleid Delegatie van bevoegdheden Activiteiten § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 De orderadministratie De planning De werkvoorbereiding De voortgangscontrole § 5 De te onderscheiden factureringssystemen Voorfacturering Nafacturering § 6 Diversen De volledigheid van de opbrengstverantwoording Emballage Verkoopretouren Maandrekeningen § 7 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk IX Casus 1, 2 en 3

243 244 244 245 246 249 249 252 252 253 255 256 256 258 259 259 261 263 263 264 266 267 268 270

Hoofdstuk X Vorderingen

275

§ 1 Introductie § 2 De functie en activiteiten van de debiteurenadministratie De functie

275 276 276

12

Inhoudsopgave

De plaats binnen de organisatie § 3 De informatiebehoeften Informatiebehoeften met betrekking tot het besturen-in-engere-zin Overige informatiebehoeften § 4 Vormen van de registratie van de vorderingen Registratie per debiteur Andere vormen van debiteurenadministratie § 5 Groepering en rangschikking van de vorderingen binnen de debiteurenadministratie § 6 Het incasseren van vorderingen Traditionele afrekenmethodieken Innen door middel van de acceptgiroprocedure Innen door middel van automatische incassosystemen Innen door middel van kwitanties Op betaling via internet gebaseerde incassomethoden § 7 Het manen van debiteuren § 8 Enkele facetten van het interne-betrouwbaarheidssysteem inzake de administratie van vorderingen § 9 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk X Casus 1, 2 en 3

277 279 279 280 281 282 282

Sectie E Informatieverzorgende processen (reporting cycle)

301

284 285 285 286 287 289 291 292 293 296 297

Hoofdstuk XI Het informatieverzorgingsproces

303

§ 1 Introductie § 2 Het informatieverzorgingsproces § 3 Besturing en beheersing van informatieverzorgende processen Logistiek van informatieverzorgende processen Betrouwbaarheid van de gegevensverwerking Workflowmanagementsystemen § 4 Informatiebehoeften inzake het informatieverzorgingsproces § 5 Maatregelen van interne betrouwbaarheid en het informatieverzorgingsproces Interne betrouwbaarheid van het informatieverzorgingsproces in het algemeen De Sarbanes Oxley-wet De gevolgen van Sarbanes Oxley en Tabaksblat § 6 Toetsingsvragen en casus hoofdstuk XI Casus 1, 2 en 3

303 304 308 308 309 310 314

Appendix a De kasadministratie

327

Ontvangsten Betalingen Het kasregister Speciale vastleggingsapparatuur Kasopname Instructie voor de kassier Aanvullende beveiligingsmaatregelen

328 331 332 333 333 333 335

316 316 316 318 319 320

13

Inhoudsopgave

Appendix b Enkele bedrijfseconomische en boekhoudkundige beschouwingen § 1 Enkele beschouwingen met betrekking tot de toepassing van het reële-waardebeginsel Waardewijzigingen van niet-speculatieve voorraden Rationeel voorraadbeleid Nadere bepaling van het begrip speculatieve voorraad en berekening van het speculatieresultaat Scheiding tussen gerealiseerde en niet-gerealiseerde winsten Vaststelling van de kosten van de verbruikte respectievelijk verkochte goederen Praktische toepassing van het principe van de permanente waarderegistratie § 2 Toepassing van het reële-waardebeginsel bij de permanence in geldtotalen Permanence tegen inkoopprijzen met correctie naar reële waarde Permanence tegen verkoopprijzen met reële-waardecorrectie Permanence tegen vaste verrekenprijzen met reële-waardecorrectie Verband met de mutaties op de tegenrekeningen § 3 Het rekeninggebruik met betrekking tot de registratie van technische en economische voorraden Registratie van de drie delen van de economische voorraad op een gemeenschappelijke rekening Registratie van de drie delen van de economische voorraad op afzonderlijke rekeningen Het belang van gegevens betreffende de economische voorraad Vereenvoudiging van de registratie van de economische voorraad

337

337 338 339 339 340 341 344 344 345 345 346 346 347 347 348 349 349

Appendix c Enkele notities omtrent het verwerken van vreemde valuta bij de resultaatbepaling

351

Inleiding Omrekeningsmethoden Verwerking in de jaarrekening In de toelichting op te nemen informatie

351 351 353 353

Appendix d Waarderingsgrondslagen en verwerking in de jaarrekening van vaste activa

355

Inleiding Waarderingsgrondslagen Verwerking in de jaarrekening

355 355 355

Trefwoordenregister

359

14

Inhoudsopgave

DEEL 2B TOEPASSINGEN. TYPOLOGIE VAN DE BEDRIJFSHUISHOUDINGEN Hoofdstuk X Typologie Hoofdstuk XI Handelsbedrijven Hoofdstuk XII Industriële bedrijven Hoofdstuk XIII Agrarische bedrijven Hoofdstuk XIV Organisaties gericht op massale gegevensverwerking Hoofdstuk XV Dienstverleningsbedrijven Hoofdstuk XVI Verzekeringsbedrijven Hoofdstuk XVII Banken Hoofdstuk XVIII Overheidshuishoudingen Hoofdstuk XIX Verenigingen en stichtingen Appendices Appendix e Appendix f Appendix g

Kasprocedures in de detailhandel Een kleine moeilijkheid bij de bepaling van efficiencyresultaten en bezettingsresultaten De Comptabiliteitswet 1976 en het Besluit taak Centrale directie Financieel-Economische Zaken (FEZ) bij de ministeries

Woord vooraf bij de vijfde druk

In 2002 heeft een grondige herziening plaatsgevonden van Bestuurlijke-informatieverzorging deel 1, algemene grondslagen. Daarin is aandacht geschonken aan een groot aantal nieuwe ontwikkelingen die in de voorafgaande jaren hebben plaatsgevonden. Het betrof met name ontwikkelingen op het gebied van het bepalen van managementinformatie en de aansluiting op de internationale literatuur. In de onderhavige vijfde druk van deel 2A, de Typologie van de toepassingen, worden deze ontwikkelingen verder uitgewerkt bij de toepassing van de algemene grondslagen. Om de toegankelijkheid van het boek te waarborgen is gekozen voor een zoveel mogelijk uniforme opzet bij de behandeling van de stof. Na het inleidende hoofdstuk I worden in de volgende hoofdstukken de te onderscheiden fasen van de waardekringloop behandeld. Deze hoofdstukken hebben alle een zoveel mogelijk gelijke opbouw. Daarbij wordt aandacht geschonken aan de functionele en organisatorische plaats van afdelingen en activiteiten die samenhangen met de behandelde fasen van het waardekringloopproces. Tevens wordt gericht aandacht geschonken aan de informatiebehoeften. De Nederlandse waardekringloop is verwant aan de in de Verenigde Staten gehanteerde cyclebenadering, waarbij de processen in zogenoemde cycles zijn ondergebracht. In het nieuwe deel 2A is getracht zo goed mogelijk aan te sluiten op deze cyclebenadering. Tevens zijn twee nieuwe hoofdstukken toegevoegd over productie- en informatieverzorgende processen. Uitgangspunt voor een beschouwing over informatieverzorging is voor elk informatiesysteem de informatiebehoefte waarin moet worden voorzien. Zoals is besproken in deel 1 worden de informatiebehoeften, alsmede de vormgeving van het informatieverzorgingssysteem, bepaald door een groot aantal factoren. Naast persoonsgebonden factoren betreft dit onder meer de strategie, de missie, de kritische succesfactoren, de doelstellingen, de aard van de kenmerkende bedrijfsprocessen en de ondersteunende processen, de omvang en de structuur van de organisatie, het besturingsprincipe (centralisatie/decentralisatie, ...) alsmede de cultuur en managementstijl van de organisatie. Tegen deze achtergrond wordt bij de bespreking van de informatiebehoeften in elk hoofdstuk in de daarvoor bestemde para-

16

Woord vooraf

graaf onderscheid gemaakt in informatie die benodigd is voor het nemen van beslissingen-in-engere-zin en informatie ten behoeve van overige activiteiten, waaronder begrepen het beheersen van de processen en de interne en externe communicatie, inclusief het afleggen van verantwoording. Daarnaast wordt een onderscheid gemaakt naar de vraag of de informatie continu, periodiek dan wel incidenteel benodigd is. Om het nadenken omtrent de informatiebehoeften te stimuleren zijn daarom, op plaatsen waar dat wenselijk lijkt, in de betreffende hoofdstukken voorbeelden opgenomen van denkbare informatiebehoeften. Alle hoofdstukken worden afgesloten met een of meer cases. De te stellen eisen met betrekking tot de kwaliteit van informatie betreffen onder meer de betrouwbaarheid van de informatie. Om hieraan te kunnen voldoen is een goed stelsel van interne betrouwbaarheid vereist. In deel 1 is besproken dat daarbij het leggen van verbanden binnen de waardekringloop van grote betekenis is. Bij de praktische vormgeving is daarbij een onderscheiding van organisaties naar de aard van het waardekringloopproces gemaakt. De hierop aansluitende typologie van huishoudingen en de nadere uitwerking worden behandeld in deel 2B. De typologie is daarbij op onderdelen enigszins gewijzigd ten opzichte van die welke in de voorgaande druk van dit leerboek werd opgenomen. Bij de bespreking van de fasen van de waardekringloop wordt de organisatorische plaats besproken van de functies (beschikken, bewaren, registreren, uitvoeren en controleren) welke op de betreffende fase betrekking hebben. In de hoofdstukken die de fasen van de waardekringloop behandelen (deel 2A) is in een afzonderlijke paragraaf de bespreking van de informatiebehoeften opgenomen. Daarbij zijn deze ook schematisch weergegeven. Aan deze vijfde druk van dit leerboek kon de inmiddels overleden prof. R.W. Starreveld geen medewerking meer verlenen. Starreveld was de grondlegger van het onderhavige vakgebied in Nederland, in eerste aanleg aangeduid als administratieve organisatie. Nadere bezinning op de naamgeving leerde dat met de omschrijving ‘bestuurlijke-informatieverzorging’ het wezen van de problematiek beter tot uitdrukking wordt gebracht. Starreveld was ook de initiatiefnemer tot de vormgeving in de betreffende leerboeken. Nog tijdens zijn leven heeft hij met grote belangstelling en instemming kennis genomen van de veranderingen die in de beide delen van het leerboek in de loop der tijd zijn aangebracht. De vele grondige alsmede ondergeschikte wijzigingen sloten aan op de ontwikkelingen in theorie en praktijk. Ook in deze vijfde druk van Bestuurlijke-informatieverzorging, deel 2A en 2B, is nog de eerste opzet van Starreveld te herkennen. Het is een eerbetoon, en ook niet meer dan logisch, dat ook in deze nieuwe uitgave de naam Starreveld, als eerste naamgever, wordt gehandhaafd. Bij het (her)schrijven van een leerboek als het onderhavige is overleg met vakgenoten een voorwaarde om tot een goed resultaat te komen. De schrijvers vroegen op onderdelen ook de mening van anderen. Ze willen, voorzover dit deze uitgave van deel 2A betreft, hun erkentelijkheid uitspreken aan onder anderen:drs. R. van Altena RA, ir. F.J. Balder, drs. J. Bergsma RA, drs. W. Boogaard RA, prof. dr. J.A. Emanuels RA, drs. S.M.T. Everard, drs. P.G.L.M. Kluskens RE, drs. J.P. Koning RA, ing. M.J. van Meeteren, drs. L.G.Q. Meijers RA, ir. L.A.J.M. Peters, drs. H.P de Pree, ir. J. Pröpper, drs. C.M. Taia Boneco RA, drs. A. Verduin en drs. M.W.L. Wiegeraad.

Woord vooraf

Tevens zeggen wij dank aan Atos Consulting en de Vrije Universiteit Amsterdam voor de diverse wijzen van medewerking. De secretariële ondersteuning van Lilian Muilwijk (Atos Consulting) was bij het realiseren van dit boek onmisbaar. De auteurs houden zich gaarne aanbevolen voor kritische opmerkingen en suggesties voor verbeteringen met betrekking tot de vorm en inhoud van de behandelde stof en de daarop afgestemde vragen en casussen. Zomer 2004 Prof. R.W. Starreveld (✝) Prof. dr. O.C. van Leeuwen RA Prof. drs. H. van Nimwegen RA Prof. drs. H.B. de Mare RA Prof. E.J. Joëls RA

17

I Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A Bestuurlijke-informatieverzorging wordt gedefinieerd als ‘alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd. Het gaat hierbij om de vraag door wie welke informatie over welke periode aan wie wordt verstrekt en op welke wijze deze informatie totstandkomt. In dit deel 2A worden hiervoor aan de hand van de fasen van de waardekringloop een aantal referentiemodellen behandeld.

§1

Introductie: Bestuurlijke-informatieverzorging

In deel 1, Algemene grondslagen hoofdstuk I is het begrip Bestuurlijke-informatieverzorging gedefinieerd als ‘alle activiteiten met betrekking tot het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen-in-engere-zin (kiezen uit alternatieve mogelijkheden), het doen functioneren en het beheersen van een huishouding en ten behoeve van de verantwoordingen die daarover moeten worden afgelegd.’ Uit deze definitie blijkt dat het met een bestuurlijk informatieverzorgingssysteem te bereiken doel is: ‘het produceren van gegevens die als informatie verstrekt kunnen worden met de bedoeling het besturen (in ruime zin) van de betrokken huishouding zo optimaal mogelijk te ondersteunen’. Het woord optimaal wordt hier gebruikt omdat de mate waarin het systeem aan zijn doel beantwoordt onder meer door economische overwegingen wordt beïnvloed. Men kan dus geen absolute kwaliteitseisen, zowel aan het informatieproduct als aan het verzorgingsproces, stellen. Het gaat hier om kosten-batenverhoudingen, alsmede om niet-weegbare factoren (zoals de door de informatiegebruikers subjectief gestelde vormeisen). Deze kwaliteitseisen worden onder meer in sectie D van deel 1 beschreven. Uitgaande van de veronderstelling dat de te verstrekken of verstrekte informatie zowel begrijpelijk als passend in het informatiebeleid moet zijn, dient het product informatie aan twee hoofdeisen te voldoen, namelijk aan doelgerichtheid-in-ruime-zin en aan betrouwbaarheid. Doelgerichtheid in ruime zin omvat de inhoudelijke doelgerichtheid (waaronder relevantie), tijdigheid en presentatievorm van de informatie. Naar aanleiding van het begrip betrouwbaarheid kan een ontvanger van een verantwoording zich afvragen of deze in overeenstemming met de werkelijkheid is (de juistheid) en of zij wat dat betreft volledig is (de volledigheid).

Problematiek bestuurlijkeinformatieverzorging

De problematiek van het vak Bestuurlijkeinformatieverzorging is samengevat in een twaalftal vragen, die als volgt in vier groepen zijn verdeeld:

Twaalf vragen die de problematiek van Bestuurlijke-informatieverzorging samenvatten

Vragen betreffende het ‘wat’, in casu ‘welke informatie?’ 1. Welke informatie hebben de verschillende functionarissen voor hun besluitvorming, uitvoeringsvoorbereiding, uitvoering en controle nodig?

20

I

Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A

2. Welke informatie moeten zij eventueel kunnen verschaffen ten behoeve van hun eigen decharge? 3. Welke basisgegevens dienen te worden vastgelegd ten behoeve van de onder 1 en 2 bedoelde informatie, alsmede die ten behoeve van het contact met derden? Vragen betreffende het ‘wie’, in casu ‘welke taakverdeling?’ 4. Waar en door wie dient de eerste vastlegging van de basisgegevens te worden gemaakt? 5. Door wie kan de verdere gegevensverwerking het best geschieden? 6. Hoe dient de taakverdeling met betrekking tot de bedrijfsvoering overigens te zijn geregeld opdat de met de informatieverzorging belaste organen hun functie op optimale wijze kunnen vervullen? Vragen betreffende het ‘hoe’, in casu ‘welke werkwijze?’ 7. Volgens welke systematiek kunnen de primaire vastlegging en de verdere verwerking van de gegevens het best geschieden? 8. Hoe kan de geproduceerde informatie het best ter beschikking worden gesteld van hen die deze nodig hebben? 9. Hoe kan een optimale betrouwbaarheid van de geproduceerde informatie worden verzekerd? Vragen betreffende het ‘wanneer’, in casu ‘welk tijdschema?’ 10. Op welke tijdstippen dienen de primaire vastleggingen te worden gedaan? 11. Wat is de lengte van de perioden waarover de samenvattende overzichten dienen te worden geproduceerd? (informatie-interval) 12. Op welke tijdstippen dienen de onderscheiden gegevensverwerkingsprocessen te zijn beëindigd, opdat de informatieverstrekking tijdig kan plaatsvinden? (informatievertraging) De algemene beginselen die bij de beantwoording van de vragen als richtsnoer kunnen dienen, zijn uitvoerig behandeld in deel 1. Bij het ontwerpen van een bestuurlijk informatieverzorgingssysteem dient men overigens niet alleen met de uit de bovengenoemde vragen voortvloeiende kwaliteitseisen rekening te houden maar ook met de in deel 1, hoofdstuk XXII aangegeven overige eisen, waaronder die welke uit wettelijke bepalingen voortvloeien. Daarnaast is de stand van zaken met betrekking tot de informatietechnologie van invloed. Standaard versus maatwerk

Een voor een organisatie optimaal bestuurlijke-informatiesysteem zou maatwerk moeten zijn. In beginsel ziet een bestuurlijke-informatiesysteem voor iedere organisatie er weer anders uit. Met maatwerk is hier overigens bedoeld maatwerk voor de organisatie. Maatwerk betekent dus niet dat geautomatiseerde systemen zelf moeten worden gebouwd. Standaard-toepassingsprogrammatuur (standaardpakketten)1 kan uitstekend tot maatwerk leiden. Omdat de ontwikkelingskosten en de onderhoudskosten, zeker in vergelijking met de apparatuurkosten, voortdurend hoger worden, verovert dit soort programmatuur steeds meer terrein. Enerzijds beantwoorden deze standaardpakketten veelal niet geheel aan de te vervullen informatiebehoeften, anderzijds wordt dit nadeel beperkt doordat door de gestelde bedrijfsdoelen, regelgeving, traditie, enz., aan belangrijke delen van

1. Onder standaardpakketten worden hier ook de meer bedrijfsbreed werkende Enterprise Resource Plannings- (of ERP-) toepassingen bedoeld.

§2

21

Opbouw deel 2

de informatiebehoefte op min of meer uniforme wijze kan en moet worden tegemoetgekomen. Overigens mag men de kosten van het parametriseren van een pakket niet onderschatten. Eventueel kan, indien het belang dit vereist, zo’n pakket nog verder specifiek worden aangevuld. Daartegenover zijn deze pakketten normaliter goed op de betrouwbare werking getoetst, zodat de gebruiker in het algemeen weinig met storingen en fouten wordt geconfronteerd.

§2

Opbouw deel 2 Deel 1. Algemene grondslagen

Deel 2. Toepassingen in de vorm van referentiemodellen

Deel 2a. Processen

Deel 2b. Typen organisaties

Figuur I.1. Schematische indeling deel 1 en 2. In de delen 2A en 2B van dit werk wordt verder ingegaan op de uitwerking van de in deel 1 behandelde algemene beginselen, door het geven van een betrekkelijk globale, doch meer concrete schets van zo’n uitwerking voor de verschillende typen organisaties en de verschillende processen binnen deze organisaties. Voor deze uitwerkingen geldt dat daarbinnen in de praktijk zeer veel varianten mogelijk zijn. De uitwerkingen mogen derhalve niet zonder meer als ideaalmodel worden gehanteerd; zij fungeren als referentiemodellen. Afhankelijk van de actuele omstandigheden zijn aanpassingen gewenst. Dergelijke aanpassingen kunnen voortvloeien uit zaken zoals de bedrijfsmissie, kritische succesfactoren, bedrijfsdoelstellingen, bedrijfsomvang, bijzondere beleidsoverwegingen, stijl van leidinggeven en besturingsvorm, organisatiestructuur, bedrijfscultuur, de wijze van (geautomatiseerde) gegevensverwerking en overige beschikbare hulpmiddelen, alsmede de omgevingsfactoren. Met name bij kleine huishoudingen is het vaak economisch niet mogelijk om alle maatregelen te treffen die in het algemeen nodig zijn om het in gebruik zijnde interne-betrouwbaarheidssysteem de label ‘kwalitatief goed’ mee te geven. Daarbij tekenden wij aan dat dit ‘dan nog niet wil zeggen dat men geen aandacht aan het interne-betrouwbaarheidssysteem behoeft te besteden. Er zijn namelijk altijd maatregelen te treffen die nog wel kunnen worden genomen, en het is altijd beter om zich er bewust van te zijn welke risico’s worden gelopen dan daar niet alert op te zijn.’

Referentiemodellen

De waardekringloop neemt in de literatuur van het vak Bestuurlijke informatieverzorging een belangrijke plaats in. De waardekringloop gaat uit van een proces-

Waardekringloop

22

I

Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A

benadering. Deze manier van denken staat haaks op bijvoorbeeld afdelingsgewijs denken of hiërarchisch denken. Overigens kunnen onderdelen van het waardekringloopproces zich organisatorisch afdelingsgewijs voltrekken. De administratie heeft tot taak het verband te leggen tussen de informatie inzake de verschillende stadia van de waardekringloop. In figuur I2 wordt de waardekringloop schematisch weergegeven.

Inkopen

Voorraden

Verkopen

Schulden

Administratie

Vorderingen

Betalen

Geld

Innen

Figuur I.2. De waardekringloop in een handelsbedrijf. De waardekringloop geeft de samenhang aan tussen verschillende processen en geeft aan op welke wijze omspannende materiële verbandscontroles binnen de organisatie gelegd kunnen worden (totaal ontvangen goederen door het magazijn = totaal ingekochte goederen volgens inkoop). Het zichtbaar maken van deze verbanden kan bij handmatige verwerking zeer arbeidsintensief zijn. In de praktijk worden ze bij automatische verwerking zichtbaar, of worden de redenen waardoor het totaalverband doorbroken wordt zichtbaar vermeld. De informatie die nodig is voor het bewaken van de waarden van het bedrijf is in eerste instantie financieel georiënteerd en gericht op betrouwbaarheid van informatieverzorging. De Nederlandse waardekringloop is verwant aan de in de Verenigde Staten gehanteerde cyclebenadering, waarbij de processen in zogenoemde cycles zijn ondergebracht. In figuur I.3 wordt een opsomming van de verschillende te onderkennen cycles gegeven, waarbij tevens de processen uit de waardekringloop afzonderlijk zijn vermeld. Hiermee is overigens niet gezegd dat de fasen van de waardekringloop en de daaraan gekoppelde bestuurlijke informatie, onder meer voortvloeiend uit de gegevens van de waardekringlooptransacties, zich beperkt tot de eigen organisatie. Ook informatie van andere bedrijven (of marktplaatsen) in de waardeketen van een bedrijfstak kan relevant zijn. Een voorbeeld hiervan is de automobielindustrie, waar een leverancier inzage heeft in de planning van de assemblagelijn en ervoor moet zorgen dat hij de juiste bumpers op tijd ter plekke heeft.

§2

23

Opbouw deel 2

Cycle

Proces

A. Acquisition and Payment cycle (Purchase to pay cycle) including Capital acquisition and repayment cycle

Inkopen (aanbieders, toeleveranciers) van productiefactoren

Inkoopschulden Geldmiddelen B. Human resources and payroll and personnel cycle

Arbeid

C. Production cycle (inventory, warehousing and production)

Bewaren van voorraden (inclusief gereed product) Productieproces Bewaren van vaste activa

D. Sales and collection cycle (Order to cash cycle)

Marketing en verkopen

Bewaren van vorderingen E. Reporting cycle

Informatieverzorgingsproces

Figuur I.3. De waardekringloop vergeleken met de cyclebenadering. In dit deel 2A zal allereerst een aantal fasen van het waardekringloopproces in beschouwing worden genomen. Daarnaast zal afzonderlijk aandacht worden besteed aan het informatieverzorgingsproces2. Deze fasen lopen parallel met de functies (processen) die in zeer veel huishoudingen worden aangetroffen en die daardoor tot de algemeen gemeenschappelijke problematiek van die huishoudingen kunnen worden gerekend. De volgende indeling in processen kan worden opgevat als een synthese van de waardekringloop en van de Amerikaanse cyclebenadering: A. De inkoop- en betalingsprocessen – de inkopen (hoofdstuk II); – de inkoopschulden en de voldoening daarvan (hoofdstuk III); – de geldmiddelen (hoofdstuk IV). B. De personeels- en salarisprocessen – de factor arbeid (hoofdstuk V). C. Transformatieprocessen – Voorraden (hoofdstuk VI); – het productieproces (hoofdstuk VII) – de vaste activa (hoofdstuk VIII). D. Het verkoop- en incassoproces – de verkopen (hoofdstuk IX); – de handelsvorderingen en de inning daarvan (hoofdstuk X). E. Informatieverzorgende processen – het informatieverzorgingsproces (hoofdstuk XI).

2. Hoewel een uitwerking van het informatieverzorgingsproces feitelijk meer in deel 1 thuishoort, is hiervoor gekozen om ook aan recente wetgeving zoals de Sarbanes Oxley Act en aan de logistieke aspecten van administratieve en rapportageprocessen aandacht te kunnen geven.

Structurering van de hoofdstukken

24

Behandeling typologie in deel 2B

I

Inleidend overzicht van de inhoud van het tweede deel A

In deze hoofdstukken zal, na een introductie, eerst een analyse worden gegeven van de betreffende functie3 en de in dat kader normaliter voorkomende te verrichten activiteiten. Daarna worden de informatiebehoeften behandeld die in het algemeen gevoeld worden door de directe en voorzover nodig de indirecte functionarissen. Deze paragraaf sluiten wij af met een schematisch overzicht van de meest voorkomende informatiebehoeften. Uiteraard kunnen deze overzichten niet volledig zijn, omdat de zeer uiteenlopende aard, omvang en structurering van de bedrijfsprocessen van de onderscheidene organisaties leiden tot informatiebehoeften van zeer uiteenlopende inhoud en frequentie. Bij het ontwikkelen van deze overzichten zijn wij uitgegaan van een middelgrote niet-complexe organisatie. Het is de bedoeling de lezer te stimuleren tot bezinning op de informatiebehoeften met betrekking tot de besproken functie in de specifieke gevallen van de praktijk en de eisen die dit stelt aan de betreffende administratie. Vervolgens behandelen wij de meest voorkomende te onderscheiden vormen van de betrokken (delen van de) informatiesystemen, waarna in de volgende paragrafen een beschrijving van het bestuurlijk informatieverzorgingssysteem per (cluster van) activiteit(en) en zo nodig per onderscheiden vorm volgt. Zowel de doelgerichtheid-in-ruime-zin – en meer speciaal de relevantie – van het product informatie als de betrouwbaarheid van dit product en die van het informatieproces komt derhalve aan de orde. Daarbij zal uiteraard ook aandacht worden besteed aan de in dat kader te treffen organisatorische maatregelen. Vervolgens zal in deel 2B worden ingegaan op de bijzondere problematiek van de verschillende typen organisaties. Deel 2B begint met een inleidend hoofdstuk, uitmondend in een typologie. De daaropvolgende hoofdstukken behandelen de diverse typen organisaties die onderdeel uitmaken van de typologie. Hoewel bij de behandelingen van een en ander uiteraard rekening wordt gehouden met de vele mogelijkheden die worden geboden door het gebruikmaken van de huidige informatietechnologie, zal op de technische details van de daarbij toe te passen werkwijzen in dit boek nauwelijks worden ingegaan. Daarvoor wordt onder meer verwezen naar deel 1, Appendix C.

§3

Toetsingsvragen hoofdstuk I

1. Welke vier groepen vragen vatten de problematiek van bestuurlijke-informatieverzorging samen? 2. Welke vragen zijn er betreffende: a. het ‘wat’, in casu ‘welke informatie?’ b. het ‘wie’, in casu ‘welke taakverdeling?’ c. het ‘hoe’, in casu ‘welke werkwijze?’ d. het ‘wanneer’, in casu ‘welk tijdschema?’ 3. Wat zijn referentiemodellen? Welke zekerheid kan hieraan worden ontleend? 4. a. Leg de indeling van deel 2A uit. b. Hoe verhouden delen 1, 2A en 2B zich tot elkaar?

3. Hierbij worden de begrippen functie en proces soms door elkaar gebruikt. Onder proces wordt hier een systematische opvolging van gelijkgerichte activiteiten verstaan.

§3

Toetsingsvragen hoofdstuk I

5. Er wordt ook wel gezegd dat deel 2A een procestypologie behandelt. Kunt u dat toelichten? 6. Hoe verhoudt de Amerikaanse cyclebenadering zich tot de waardekringloop?

25