Standar Operasional Prosedur Pelayanan Permohonan Informasi Publik
2014
Pemerintah Kabupaten Bandung Jl. Raya Soreang KM. 17 Soreang Kabupaten Bandung
Penjelasan Singkat Penggunaan
1. Ruang Lingkup Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Permohonan Informasi Publik disusun untuk memberikan panduan kepada semua pihak yang terkait dalam proses pelayanan permohonan informasi kepada Badan Publik Pemerintah Kabupaten Bandung.
2. Ringkasan SOP Pelayanan Permohonan Informasi Publik ini menjelaskan tahapan-tahapan beserta pihak-pihak yang terlibat dalam pelayanan permohonan informasi publik kepada Badan Publik Pemerintah Kabupaten Bandung. SOP ini dilengkapi pula dengan formulir-formulir yang harus diisi, baik oleh pemohon ataupun oleh pihak Badan Publik Pemerintah Kabupaten Bandung.
3. Definisi/Pengertian Umum a.
Bupati adalah Bupati Bandung.
b.
Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) adalah satuan kerja perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung.
c.
Daftar Informasi Publik (DIP) adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada di bawah penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
d.
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik Pemerintah Kabupaten Bandung.
e.
PPID Pembantu adalah pejabat di lingkungan SKPD yang bertugas membantu PPID Utama dalam menjalankan tugas, tanggungjawab, dan kewenangannya.
f.
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik adalah tim yang beranggotakan seluruh Kepala SKPD yang memiliki tugas melakukan uji konsekuensi informasi publik.
g.
Petugas Pelayanan adalah personil yang ditugaskan oleh PPID Utama untuk melakukan tugas-tugas yang berkaitan pelayanan terhadap permohonan informasi yang masuk kepada Badan Publik, meliputi registrasi permohonan, penyampaian Pemberitahuan Tertulis atau Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik, penyampaian salinan informasi yang diminta, dan tugas-tugas lainnya yang berhubungan langsung dengan pihak pemohon informasi (front office);
h.
Petugas Informasi adalah personil yang ditugaskan oleh PPID Utama untuk melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan penyiapan informasi/dokumen yang diminta oleh pemohon (back office).
NOMOR SOP
:
TGL. PEMBUATAN
:
TGL. REVISI
:
TGL. EFEKTIF
:
DISAHKAN OLEH
BUPATI BANDUNG
DADANG M. NASER PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
NAMA SOP
: PELAYANAN PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK
DASAR HUKUM:
KLASIFIKASI PELAKSANA
1. UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
1.
Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana;
2. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
2.
Memahami Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
3. Perbup No.... Tahun 2014 tentang Pedoman Pelaksanaan Teknis Peraturan Daerah Nomor 12 Tahun 2013 tentang ... KETERKAITAN:
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik.
1.
Tupoksi;
2.
Form Daftar Informasi Publik;
3.
Komputer, Printer, dan Scanner;
PERINGATAN
PENCATATAN DAN PENDATAAN -
Disimpan sebagai data elektronik dan manual
No.
Kegiatan
Pelaksana Petugas Pelayanan
Petugas Informasi
PPID Utama
Mutu Baku PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Kelengkapan
Ket.
Waktu
Output
1.
Petugas Pelayanan menerima permohonan informasi publik dari pemohon yang datang langsung ataupun melalui surat permohonan yang dikirimkan via pos, fax, email atau media komunikasi lainnya. Catatan: - Dalam hal terdapat permohonan informasi yang tidak dilengkapi dengan fotokopi/scan identitas diri pemohon, maka Petugas Pelayanan harus memintanya terlebih dahulu sebelum memproses permohonan yang bersangkutan; - Dalam hal terdapat permohonan informasi yang diterima oleh SKPD, maka PPID Pembantu SKPD tersebut harus segera menyerahkan permohonan informasi tadi kepada PPID Utama paling lambat 1 (satu) hari sejak penerimaan permohonan dimaksud.
- Formulir Permohonan Informasi (Format 1) - Fotokopi/hasil scan identitas diri pemohon (KTP/SIM/Paspor)
15 Menit
Permohonan Informasi disertai fotocopy/hasil scan identitas diri pemohon (KTP/SIM/Paspor)
2.
Petugas pelayanan melakukan registrasi permohonan informasi publik.
- Permohonan Informasi disertai fotocopy/hasil scan identitas diri pemohon (KTP/SIM/Paspor) - Register Permohonan Informasi Publik (Format 2)
15 Menit
- Register Permohonan Informasi Publik - Tanda Terima Permohonan Informasi (Format 1)
Pelaksana No.
3.
Kegiatan
Petugas Informasi mengidentifikasi apakah informasi yang diminta tercantum dalam Daftar Informasi Publik atau tidak? Jika Ya, lanjutkan ke langkah nomor 4; Jika Tidak, lanjutkan ke langkah nomor 8.
Petugas Pelayanan
Petugas Informasi
Tidak
PPID Utama
Mutu Baku PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Ket. Kelengkapan - Permohonan Informasi - Keputusan Bupati tentang Daftar Informasi Publik
Waktu 15 Menit
Output Status informasi yang diminta apakah tercantum dalam DIP atau tidak
Ya
4.
Petugas Informasi menyiapkan Pemberitahuan Tertulis
- Formulir Pemberitahuan 30 Menit Tertulis (Format 3) yang telah diisi
- Draft Formulir Pemberitahuan Tertulis
5.
PPID Utama memeriksa dan menandatangani Pemberitahuan Tertulis
- Draft Formulir Pemberitahuan Tertulis
6.
Petugas Informasi menyiapkan salinan informasi yang diminta
- Formulir Pemberitahuan 60 Menit Tertulis (Format 3) yang telah di tandatangani
- Formulir Pemberitahuan Tertulis (Format 3) yang telah di tandatangani - Salinan informasi yang diminta
7.
Petugas Pelayanan menyampaikan Pemberitahuan Tertulis dan salinan informasi kepada Pemohon
- Tanda Bukti Penerimaan 15 Menit Salinan Informasi (Format 4) - Formulir pemberitahuan tertulis (format 3) yang telah di tandatangani - Salinan informasi yang diminta
- Tanda Bukti Penerimaan Salinan Informasi (Format 4) yang telah diisi
15 Menit Pemberitahuan Tertulis
No.
Kegiatan
Pelaksana Petugas Pelayanan
Petugas Informasi
PPID Utama
Mutu Baku PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Kelengkapan
Waktu
Output
8.
PPID Utama menyampaikan permintaan informasi yang diminta Pemohon kepada SKPD penguasa informasi/dokumentasi melalui PPID Pembantu
Permohonan Informasi
60 menit
Surat PPID Utama tentang permintaan informasi kepada SKPD
9.
PPID Pembantu memberikan jawaban atas permintaan informasi dari PPID Utama
Surat PPID Utama tentang permintaan informasi kepada SKPD
180 Menit
Surat jawaban SKPD atas permintaan informasi PPID utama
- Surat jawaban SKPD atas 15 permintaan informasi Menit PPID Utama
Status informasi yang diminta apakah dikuasai atau tidak dikuasi atau belum didokumentasikan
- Surat jawaban SKPD atas 30 permintaan informasi Menit PPID Utama - Format pemberitahuan tertulis (Format 3)
Draft Pemberitahuan Tertulis
12. PPID Utama memeriksa dan menandatangani Pemberitahuan Tertulis
Draft Pemberitahuan Tertulis
15 Menit
Pemberitahuan Tertulis
13. Petugas Pelayanan menyampaikan Pemberitahuan Tertulis kepada Pemohon
Pemberitahuan Tertulis
15 Menit
Tanda Terima Pemberitahuan Tertulis
10. Berdasarkan jawaban dari PPID Pembantu, apabila informasi yang diminta: - Dikuasai, lanjutkan ke langkah nomor 14 - Tidak Dikuasai atau Belum Didokumentasikan, lanjutkan ke langkah nomor 11 11.
Petugas Informasi menyiapkan Pemberitahuan Tertulis
Tidak
Ya
Ket.
No.
Kegiatan
Pelaksana
Mutu Baku Ket.
Petugas Pelayanan
14. PPID Utama menganalisa apakah diperlukan pertimbangan/Uji Konsekuensi dari Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik : - Jika Ya, lanjutkan ke langkah nomor 15 - Jika Tidak, lanjutkan ke langka nomor 22
Petugas Informasi
PPID Utama
PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Kelengkapan
Waktu
Output
- Surat jawaban SKPD atas 15 permintaan informasi Menit PPID Utama
Status informasi yang diminta apakah memerlukan pertimbangan/Uji Konsekuensi dari Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
15. PPID Utama mengajukan permohonan Uji Konsekuensi kepada Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
- Surat Jawaban SKPD atas 60 permintaan informasi PPID Menit Utama
- Surat permohonan uji konsekuensi informasi public - Salinan Permohonan Informasi
16. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik melakukan Uji Konsekuensi Informasi Publik (Diatur melalui SOP tersendiri)
- Surat Permohonan uji 900 konsekuensi informasi Menit publik - Salinan Permohonan Informasi - Formulir Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik (Format 6)
Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik
Tidak Ya 22
Apabila diperlukan dapat ditambah 7 (tujuh) hari kerja berikutnya dengan memberikan alasan secara tertulis. (Lihat SOP Uji Konsekuensi Informasi Publik)
Pelaksana No.
17.
Kegiatan
Berdasarkan Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi, apabila informasi yang diminta termasuk: - Informasi yang Dikecualikan, lanjutkan ke langkah nomor 18 - Bukan Informasi yang Dikecualikan, lanjutkan ke langkah nomor 21
Petugas Pelayanan
Petugas Informasi
PPID Utama
Mutu Baku PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Kelengkapan
Waktu
Output
- Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik
15 Menit
Status informasi apakah termasuk informasi yang dikecualikan atau bukan
18. Petugas Informasi menyiapkan Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
- Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik - Formulir Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik (Format 5)
30 menit
Draft Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
19. PPID Utama memeriksa dan menandatangani Surat Penolakan Informasi Publik
- Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi - Draft Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
15 Menit
Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
20. Petugas Pelayanan menyampaikan Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik kepada Pemohon
Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
15 Menit
Tanda Terima Surat Penolakan Permohonan Informasi Publik
Tidak Ya
21
Ket.
Pelaksana No.
Kegiatan
Petugas Pelayanan
Petugas Informasi
PPID Utama
Mutu Baku PPID Pembantu
Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi Publik
Ket. Kelengkapan
Waktu
21. PPID Utama menyampaikan permintaan informasi kembali kepada SKPD penguasa informasi/dokumentasi tersebut melalui PPID Pembantu berdasarkan Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik
- Surat permintaan informasi publik dari PPID Utama - Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi publik
22. PPID Pembantu menyampaikan salinan informasi kepada PPID Utama
- Surat permintaan 120 informasi publik dari PPID Menit Utama - Salinan Berita Acara hasil uji konsekuensi
Salinan Informasi Publik
23. Petugas Informasi menyiapkan Pemberitahuan Tertulis
- Berita Acara Hasil Uji Konsekuensi Informasi Publik - Salinan Informasi
30 Menit
Draft Pemberitahuan Tertulis
24. PPID Utama memeriksa dan menandatangani Pemberitahuan Tertulis
Draft Pemberitahuan Tertulis
15 Menit
Pemberitahuan Tertulis
25. Petugas Pelayanan menyampaikan Pemberitahuan Tertulis dan Salinan Informasi kepada Pemohon
- Salinan informasi yang diminta - Pemberitahuan Tertulis
30 Menit
Tanda Terima Salinan Informasi Publik
26
- Pemberitahuan Tertulis - Tanda Terima Salinan Informasi Publik
15 Menit
Register Permohonan Informasi Publik
Petugas Pelayanan melengkapi Register Permohonan Informasi Publik
60 Menit
Output Surat permintaan informasi publik dari PPID Utama
Format 1 : Formulir Permohonan Informasi
[KOP INSTANSI]
Logo Badan Publik
FORMULIR PERMOHONAN INFORMASI No. Pendaftaran (diisi petugas)* : …......................................
Nama
:...........................................................................................
Alamat
:........................................................................................... ...........................................................................................
Pekerjaan
:...........................................................................................
Nomor Telepon/E-Mail
:...........................................................................................
Rincian Informasi yang dibutuhkan
:...........................................................................................
(tambahkan kertas bila perlu)
........................................................................................... ...........................................................................................
Tujuan Penggunaan Informasi
:........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ...........................................................................................
Cara Memperoleh Informasi**
: 1. 2.
Cara mendapatkan Salinan Informasi**
: 1.
Melihat/Membaca/Mendengarkan/Mencatat*** Mendapatkan Salinan Informasi (hardcopy/softcopy)*** Mengambil Langsung
2.
Kurir
3.
Pos
4.
Faksimili
5.
E-mail
…................(tempat),...............................(tanggal/bulan/tahun) Petugas Pelayanan Informasi (Penerima Permohonan)
Pemohon Informasi
(…...............................................) Nama dan Tanda Tangan
(…...............................................) Nama dan Tanda Tangan
Keterangan : * Diisi oleh petugas pelayanan informasi (terpusat di PPID Utama) berdasarkan nomor registrasi permohonan informasi publik ** Pilih salah satu dengan memberikan tanda (√) *** Coret yang tidak perlu.
Di Balik Formulir Permohonan Informasi Dicetak informasi berikut:
Format 2 : Register Permohonan Informasi Publik
REGISTER PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK* Status Informasi No. Tgl
Nama
Alamat
Nomor Kontak
Informasi yang Diminta
Tujuan Penggunaan Informasi
Dibawah Penguasaan Ya
KETERANGAN : Nomor Tanggal Nama Alamat Nomot Kontak Pekerjaan Informasi yang Diminta Tujuan Penggunaan Informasi Status Informasi Bentuk Informasi yang Dikuasai Jenis Permohonan Keputusan Alasan Penolakan Hari dan Tanggal
Biaya & Cara Pembayaran
Tidak
Belum Didokumentasikan
Bentuk Informasi yang Dikuasai Softcopy
Hardcopy
Jenis Permohonan Melihat/ Mengetahui
Meminta Salinan
Hari dan Tanggal Keputusan
Alasan Penolakan
Pemberitahuan Tertulis
Biaya & Cara Pembayaran
Pemberian Biaya Informasi
: diisi tentang nomor pendaftaran permohonan informasi publik. : diisi tentang tanggal permohonan diterima. : diisi tentang nama pemohon. : diisi tentang alamat lengkap dan jelas Pemohon Informasi untuk memudahkan pengiriman informasi publik. : diisi tentang nomor kontak (nomor telepon/faksimili/telepon seluler/email Pemohon Informasi Publik. : diisi tentang pekerjaan Pemohon Informasi Publik. : diisi tentang detail informasi yang diminta. : diisi tentang tujuan/alasan permohonan dan penggunaan informasi. : diisi dengan memberikan tanda (√). Bila tidak di bawah penguasaan, tuliskan Badan Publik lain yang mengusai bila diketahui, sesuai dengan isian di formulir pemberitahuan tertulis. : diisi dengan memberikan tanda (√). : diisi dengan memberikan tanda (√). : diisi sesuai dengan isi keputusan dalam pemberitahuan tertulis. : diisi dengan alasan penolakan oleh Atasan PPID. : diisi tentang : a. Hari dan tanggal penyampaian pemberitahauan tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22 Undang-Undang No. 14/2008 dan Peraturan ini. Waktu Pemberitahuan Tertulis juga menandakan waktu penolakan informasi apabila permohonan ditolak. Dengan kata lain, dalam hal permohonan informasi publik ditolak, maka pemberitahuan tertulis ini sama dengan penolakan. b. Hari dan Tanggal pemberian informasi kepada pemohon informasi publik. : diisi dengan biaya yang dibutuhkan serta perinciannya dan cara pembayaran yang dilakukan.
* Format ini adalah formatRegister Permohonan Informasi Publik secara manual. Badan Publik dapat mengembangkan dalam format lain, misalnya secara komputerisasi dengan memenuhi unsur-unsur yang termuat dalam format ini.
Cara
Format 3 : Pemberitahuan Tertulis
[KOP INSTANSI]
Logo Badan Publik
PEMBERITAHUAN TERTULIS
Berdasarkan permohonan informasi tanggal …...... bulan ….... tahun …..... dengan nomor pendaftaran* …......, kami menyampaikan kepada Saudara/i: Nama
:...........................................................................................
Alamat
:........................................................................................... ...........................................................................................
Nomor Telepon/E-Mail
:...........................................................................................
Pemberitahuan sebagai berikut : A. Informasi Dapat Diberikan No.
Hal-hal Terkait Informasi Publik
Keterangan
1
Penguasaan Informasi Publik**
Kami Badan Publik lain, yaitu …................
2
Bentuk fisik yang tersedia**
Softcopy (termasuk rekaman). Hardcopy/Salinan Tertulis
3
Biaya yang dibutuhkan***
Penyalinan
Rp......x......(jml lembaran) = Rp.........
Pengiriman
Rp............
Lain-lain
Rp............
Jumlah
Rp............
….......hari
4
Waktu Penyediaan
5
Penjelasan penghitaman/pengaburan informasi yang dimohon****(tambahkan kertas bila perlu) ….................................................................................................................................................................. ....... ….................................................................................................................................................................. .......
B. Informasi tidak dapat diberikan karena: ** Informasi yang diminta belum dikuasai Informasi yang diminta belum didokumentasikan
Penyediaan informasi yang belum didokumentasikan dilakukan dalam jangka waktu ….............***** …..........(tempat),.........................(tanggal/bulan/tahun) Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama (….............................................................) Nama & Tanda Tangan Keterangan : * Diisi sesuai dengan nomor pendaftaran pada formulir permohonan ** Pilih salah satu dengan memberikan tanda (√) *** Biaya penyalinan (fotocopy atau disket) dan/atau biaya pengiriman (khusus kurir dan pos) sesuai dengan standar biaya yang telah ditetapkan. **** Jika ada penghitaman informasi dalam suatu dokumen, maka diberikan alasan penghitamannya. ***** Diisi dengan keterangan waktu yang jelas untuk menyediakan informasi yang diminta.
Format 4 : Tanda Bukti Penerimaan Salinan Informasi
Logo Badan Publik
[KOP INSTANSI]
TANDA BUKTI PENERIMAAN SALINAN INFORMASI Nomor (Diisi oleh Petugas) :_____________________ Tanda terima ini dibuat di …......... pada hari …....... Tanggal …....... Bahwa, dalam rangka memenuhi Permohonan Informasi Publik atas nama …............... dengan No. Pendaftaran: …....... (Formulir pendaftaran terlampir) dan No. Pemberitahuan Tertulis........ (Pemberitahuan Tertulis terlampir), maka Pihak Kedua dengan ini menyerahkan kepada Pihak Pertama dan Pihak Pertama dengan ini menerima dari Pihak Kedua, salinan dokumen sebagai berikut: …................................................................................................................................................................................................... …....................................................................................................................................................................................... ............ …................................................................................................................................................................................................... Demikian Tanda Terima Salinan Informasi Publik ini dibuat berdasarkan keadaan yang sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Pihak Pertama,
Pihak Kedua,
Yang Menerima
Yang Menyerahkan
(…....................................................)
(…....................................................)
Format 5 : Surat Keputusan PPID Utama tentang Penolakan Permohonan
Logo Badan Publik
[KOP INSTANSI] SURAT KEPUTUSAN PPID UTAMA TENTANG PENOLAKAN PERMOHONAN No. Pendaftaran: *................
Nama
:...........................................................................................
Alamat
:........................................................................................... ...........................................................................................
Nomor Telepon/E-Mail
:...........................................................................................
Rincian Informasi yang dibutuhkan
:........................................................................................... ...........................................................................................
PPID memutuskan bahwa Informasi yang dimohon adalah: INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Pengecualian didasarkan pada alasan:
Pasal 17 huruf …... UU KIP ** Pasal ….. Undang-Undang …...***
Bahwa berdasarkan pasal-pasal di atas, membuka informasi tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagai berikut : ….............................................................................................................................................................................. …..............................................................................................................................................................................
Dengan demikian menyatakan bahwa: PERMOHONAN INFORMASI DITOLAK Jika Pemohon Informasi keberatan atas penolakan ini maka Pemohon Informasi dapat mengajukan keberatan kepada atasan PPID Utama selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kerja sejak menerima Surat Keputusan ini. […..........(tempat),.........................(tanggal/bulan/tahun)****] Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Utama (….............................................................) Nama & Tanda Tangan Keterangan : * Diisi oleh petugas berdasarkan nomor registrasi permohonan Informasi Publik. ** Diisi oleh PPID Utama sesuai dengan pengecualian pada Pasal 17 huruf a – i UU KIP. *** Sesuai dengan Pasal 17 huruf j UU KIP, diisi oleh PPID sesuai dengan pasal pengecualian dalam UndangUndang lain yang mengecualikan informasi yang dimohon tersebut (sebutkan pasal dan Undang-Undang-nya). **** Diisi oleh petugas dengan memperhatikan batas tentang jangka waktu pemberitahuan tertulis sebagaimana diatur dalam UU KIP dan Peraturan ini.
