STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN
Universitas Respati Yogyakarta Jln. Laksda Adi Sucipto KM 6.3 Depok Sleman Yogyakarta Telp : 0274-488 781 ; 489-780 Fax : 0274-489780
KUMPULAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BADAN PENJAMINAN MUTU
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 1
UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA
Kode/No
:
SOP/PMU/02/XII/2014
Tanggal
:
08 Desember 2014
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
Revisi Ke
:
1
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR TAHUN 2014 Penanggung Jawab Nama Jabatan Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok Rektor Dr. Fransiska Lanni, MS
Wakil Rektor I
Sari Sundari S.KM
Wakil Rektor II
Dr. Agustinus Suharno, MM
Wakil Rektor III
Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc
Ketua BPM
2. Pemeriksaan
Venny Vidayanti S.Kep.,Ns.M.Kep
Sekretaris BPM
3. Persetujuan dan Penetapan
Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok
Rektor
4. Pengendalian
Andre Kussuma Adiputra, SE. M.Si
Auditor Internal
1. Perumusan
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Tanda Tangan
Tanggal
26 November 2014
02 Desember 2014
08 Desember 2014 07 Januari 2015
Page 2
KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Alloh S.W.T karena atas rahmat dan karunia-Nya Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Respati Yogyakarta (UNRIYO) telah menyelesaikan penyusunan kumpulan Standar Operasional Prosedur Akademik dan Non Akademik Badan Penjaminan Mutu sebagai hasil revisi Standar Operasional Prosedur yang telah disusun pada tahun 2009 oleh Badan Penjaminan Mutu Akademik UNRIYO dalam rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di UNRIYO . Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas, pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikatorindikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. Tujuan penyusunan SOP adalah menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk mewujudkan good governance. Kumpulan prosedur ini disusun berdasarkan hasil workshop penyusunan prosedur Badan Penjaminan
Mutu
yang
melibatkan
semua
unit
kerja
di
Universitas
Respati
Yogyakarta.Kumpulan prosedur yang sudah disusun ini masih belum sempurna.Oleh karena itu, kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah ada. Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur Badan Penjaminan Mutu Universitas Respati Yogyakarta ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.
KETUA BADAN PENJAMINAN MUTU
Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 3
DAFTAR PROSEDUR KODE SOP
NAMA PROSEDUR
HALAMAN
PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN SOP/SDM/XII/2014/001 SOP/SDM/XII/2014/002 SOP/SDM/XII/2014/003 SOP/SDM/XII/2014/004 SOP/SDM/XII/2014/005 SOP/SDM/XII/2014/006 SOP/SDM/XII/2014/007 SOP/SDM/XII/2014/008 SOP/SDM/XII/2014/009 SOP/SDM/XII/2014/010 SOP/SDM/XII/2014/011
Penerimaan Pegawai dan Prosedur Orientasi Kerja Pelatihan dan Pengembangan pegawai Formasi pegawai Cuti dan Izin Pegawai Evaluasi Kerja Pegawai Penghargaan pegawai Sanksi pegawai Penggajian Pegawai Pemutusan Hubungan Kerja Perencanaan karir pegawai Alur Pelaksanaan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
6 9 12 14 16 19 21 25 27 39 41
Page 4
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 5
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: SOP/SDM/XII/2014/001 : 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
Rektor UNRIYO Alur Penerimaan Pegawai dan Prosedur Orientasi Kerja
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANAAN
1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta
Ruang lingkup prosedur ini mencakup Identifikasi kebutuhan pegawai, perencanaan dan pelaksanaan proses seleksi, pemanggilan dan penempatan pada unit kerja yang membutuhkan
KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati. Statuta Universitas Respati Yogyakarta
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 6
ALUR ALUR PENERIMAAN PEGAWAI DAN PROSEDUR ORIENTASI KERJA
Pelaksana No
Kegiatan
1
Unit kerja mengusulkan kebutuhan SDM kepada Wakil Rektor 2 sesuai RKAT Tahun berjalan pada Rapat Koordinasi Kerja Bidang II. WR II membahas usulan BSDM dan BAUK disesuaikan dengan kebijakan anggaran yang tersedia.
2
3
4
5
6
User
Bag. KPO
BSDM
Warek II
Rektor
Yayasan
Koordinasi
Usulan kebutuhan SDM yang telah dibahas dan dikoordinasikan dengan unit kerja direncanakan proses Rekrutmen oleh BSDM melalui Bagian Kepegawaian dan Tata Organisasi dengan menyusun matrik rekrutment untuk diajukan WR II ke Yayasan. Permohonan Persetujuan Matrik rekrutment ke Yayasan oleh WR II diketahui oleh Rektor Matrik Rekrutment yang telah disetujui oleh Yayasan diproses oleh Bagian Kepeg. &Pengembangan Organisasi untuk dillakukan proses seleksi. Bag. KPOmerekap hasil seleksi untuk menentukan pelamar yang sesuai kualifikasi dan dinyatakan lolos untuk dilaporkan ke BSDM dan WR II.
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
BAAK
Kelengkapan
BAUK
Ya
Output
Keterangan
Form Usulan SDM
2 hari
Form Usulan SDM RAKT Unit Kerja
1 hari
Berita Acara Analisis Kebutuhan SDM dan kemampuan Institusi.
1 hari
Surat Permohonan Matrik Rekrutment
2 hari
Memo Persetujuan Rekrutment
Konsep Iklan Form Seleksi
± 4 Jam
Hasil Seleksi
Tidak
Waktu
Form penilaian tiap tahapan seleksi
2 hari
Berita Acara Analisis Kebutuhan SDM dan kemampuan Institusi. Matrik Rekrutment
Sesuai Tahapan Seleksi
Disposisi / Surat
Page 7
7
Pelamar yang masuk kualfikasi dan dinyatakan Lolos dijadwalkan melakukukan perjanjian kerja dengan Ka. Biro SDM.
Draft Perjanjian Kerja Pedoman Peraturan Kepegawaian
15 Menit
8
Perjanjian Kerja yang telah ditandatangani Calon Pegawai dikirim ke Yayasan untuk disahkan
1 Minggu
9
Perjanjian Kerja yang telah disahkan Yayasan dikembalikan Ke BSDM untuk di input ke Database Pegawai, diberikan ke pegawai ybs 1 rangkap, dan membuat surat pemberitahuan ke unit terkait :
Perjanjian Kerja Form penilaian tahapan seleksi Surat Pelaporan pegawai baru FC Perjanjian Kerja Scan Ijazah & transkrip, KTP (bagi Dosen).
a) b)
c)
d) 10
Ke Rektor sebagai laporan. Ke BAUK terkait penggajian, Rekening Bank, Penyediaan sarana dll. Ke User terkait waktu mulai kerja. Ke BAAK terkait pengajuan NIDN bagi dosen.
Dokumentasi
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Perjanjian Kerja Berkas Lamaran Berkas Seleksi
Penandatangana n Perjanjian Kerja terkait hak dan kewajiban, serta tanggal mulai kerja. Pengesahan Perjanjian Kerja
Perjanjian dibuat 2 rangkap
10 Menit Nomor Induk Kepegawaian (NIK) Posting Data Gaji Pegawai Penyediaan Sarana Kerja. NIDN (bagi dosen).
5 Menit
Page 8
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
SOP/SDM/XII/2014/002 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Alur Pelatihan dan Pengembangan Pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Tujuan Pengembangan adalah untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan, sikap dan tanggung jawab pegawai sehingga lebih efektif dan efisien dalam mencapai sasaran program dan tujuan institusi Prosedur operasional ini mencakup Penentuan Kebutuhan, Penentuan Sasaran, Penetapan Desain, Pelaksanaan Program, Evaluasi Pelaksanaan Program
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 9
ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA PRODI No
Kegiatan
1
Unit Kerja Prodi menyusun rancangan program pelatihan dan pengembangan berkoordinasi dengan Fakultas yang dituangkan dalam RKAT.
2
Rancangan program pelatihan/pengembangan beserta anggarannya yang telah disusun diajukan secara hierarkhi dan bertahap sesuai schedule teknisnya ke BAUK.
3
Dosen melaksanakan program pelatihan dan pengembangan
4
Dosen melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke pimpinan Prodi/Fakultas dan Biro SDM. Dan melakukan presentasi di Prodi. Dokumentasi.
5
Pelaksana Prodi
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Fakultas
BSDM
BAUK
WR II
Dosen
Kelengkapan
Waktu
Output
Data Dosen
60 Menit
Rancang an Program
Surat Pengajuan dan Rancangan Program Surat Tugas
10 Menit
Disposisi Anggaran
10 Menit
Laporan Hasil
Laporan Hasil
10 Menit
Tidak
Keterangan
Surat Tugas dibuat di Fakultas ditembuskan ke Prodi dan BSDM. Share Information
Page 10
ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA BIRO/LEMBAGA Pelaksana No
Kegiatan
1
Unit Kerja Biro/lembaga menyusun rancangan program pelatihan dan pengembangan berkoordinasi Wakil Rektor sesuai bidangnya dan dituangkan dalam RKAT.
Data Staf
60 Menit
Rancangan Program
2
Rancangan program pelatihan dan pengembangan yang telah disusun diajukan secara hierarkhi dan bertahap sesuai schedule teknisnya ke BAUK.
10 Menit
Disposisi Anggaran
3
Staf yang ditugaskan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan.
Surat Pengajuan dan Rancangan Program Surat Tugas
10 Menit
Laporan Hasil
4
Staf melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke pimpinan unit kerja dan Biro SDM. Dan mempresentasikan untuk membagi informasi ke staf lainnya. Dokumentasi.
Laporan Hasil
10 Menit
5
Biro /Lembaga
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
WR
BAUK
Staf
BSDM
Kelengkapan
Waktu
Output
Keterangan WR dalam hal ini sesuai bidang biro/lembaga yang menaungi mengacu struktur organisasi.
Surat Tugas dibuat di tingkat Universitas (khusus P3M dan UPT dibuat oleh Pimpinan unit masingmasing) ditembuskan ke BSDM. Share Information
Page 11
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: SOP/SDM/XII/2014/003 : 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
Rektor UNRIYO Alur Formasi Pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan bahan perencanaan formasi, monitoring-evaluasi, perbaikan dan pengembangan sistem, serta rekam jejak data pegawai dan perkembangan beban kerja serta jenis pekerjaan.
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 12
ALUR FORMASI PEGAWAI Pelaksana No
Kegiatan
1
User mengambil form formasi pegawai ke BSDM.
2
BSDM menyerahkan form formasi pegawai untuk di isi oleh User dengan mempertimbangkan masukan BSDM berdasarkan data dan acuan terkait. User mengisi form dan melampirkan deskripsi kerja sebagai dasar permohonan.
3
4
Form dikonsultasikan untuk mendapatkan persetujuan oleh Pimpinan Unit dan WR II.
5
Form yang telah disetujui diserahkan ke BSDM untuk ditindaklanjuti menindaklanjuti sesuai kebutuhan yang tertuang dalam form .
6
BSDM membuat laporan hasil tindak lanjut ke WR II dan User tembusan ke Pimpinan unit terkait.
7
BSDM melakukan Dokumentasi
User
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
BSDM
Pimpinan
Unit Kerja
Warek II
Kelengkapan
Waktu 5 Menit
Form Formasi Pegawai
5 Menit
Form Formasi Pegawai Deskripsi Kerja Form Formasi Pegawai Deskripsi Kerja Form Formasi Pegawai Deskripsi Kerja
1 hari
Form Formasi Pegawai Deskripsi Kerja Surat Persetujuan WR II Form Formasi Pegawai Deskripsi Kerja
15 Menit
10 Menit
Output
Keterangan
Form Formasi Pegawai
Pengesahan Form
1 hari
10 Menit
Page 13
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
SOP/SDM/XII/2014/004 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Alur Cuti dan Izin Pegawai
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANAAN
1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta
Prosedur operasional ini mencakup pelaksanaan dan pemberian izin dan cuti sesuai ketetapan Yayasan dan perundang-undangan yang berlaku
KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 14
ALUR CUTI DAN IZIN PEGAWAI Pelaksana Pimpinan Unit Kerja
No
Kegiatan
1
Pegawai melapor ke pimpinan unit perihal rencana cuti/izin untuk memberikan informasi alasan cuti/izin dan memastikan adanya delegasi tugas yang ditinggalkan
10 Menit
2
Setelah mendapatkan persetujuan Pimpinan Unit, Pegawai ybs berkonsultasi ke BSDM perihal hak cuti/izin yang dapat diambil dan selanjutnya mengisi Form.
10 Menit
Form Cuti/Izin
3
Pegawai mengisi Form Cuti/Izin dan dibubuhi tanda tangan Pimpinan Unit terkait pada kolom persetujuan yang tersedia.
Form Cuti/Izin
5 Menit
Pengesahan Form
4
Form Cuti/Izin yang telah mendapatkan tandatangan Pimpinan Unit ditandatangani oleh Ka.BSDM.
Form Cuti/Izin
5 Menit
5
Form Asli diserahkan Pegawai ke BSDM dan copy rangkap (2) diserahkan masing-masing ke Unit Kerja dan Arsip Pegawai ybs.
Form Cuti/Izin
60 Menit
7
Dokumentasi
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Pegawai
BSDM
Kelengkapan
Waktu
Output
Input data
Keterangan
Untuk keadaan mendesak/da rurat setalh hadir kerja mengurus dari poin 1 s/d 5.
5 Menit
Page 15
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
SOP/SDM/XII/2014/004 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Alur Evaluasi Pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan bahan evaluasi, perbaikan dan pengembangan sistem, dan rekam data hasil evaluasi yang memberikan panduan dalam pelaksanaan evaluasi kerja pegawai agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan informasi/data yang sahih
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 16
ALUR EVALUASI PEGAWAI Pelaksana No
Kegiatan
1
Bagian Kepegawaian dan PO menggandakan dan membuat Draft Surat permohonan monitoring dan evaluasi kinerja pegawai ke setiap unit kerja dengan melampirkan form evaluasi kinerja dan Soft Copy LKD
2
Biro SDM menandatangani surat permohonan monitoring dan evaluasi kinerja dengan tembusan ke Wakil Rektor II. Bagian Kepegawaian dan PO mendistribusikan surat ke masing-masing unit kerja Pimpinan Unit Kerja melakukan evaluasi kinerja staf berdasarkan monitoring selama periode masa evaluasi yang dinilai.
3
4
5
6
Bag. KPO
Pimpinan
BSDM
Warek II
Hasil evaluasi diterima oleh Bagian Kepegawaian dan PO untuk dikompilasi dengan data catatan BSDM. Rekap Penilaian diteliti dan divalidasi oleh Kepala BSDM.
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Unit Kerja
Rektor
Yayasan
Kelengkapan
Form Evaluasi Kinerja. Soft Copy Lembar Kinerja Dosen.
Surat Dinas
Waktu
2 hari
Output
Surat permohonan penilaian
10 Menit
1 hari
Tanda terima surat
2 hari
Hasil Evaluasi
Hasil Evaluasi
2 hari
Rekap Penilaian
Rekap Penilaian
1 hari
Surat dinas Form Evaluasi
Keterangan
Page 17
7
8
8
9
Kepala BSDM membuat surat dinas pelaporan proses evaluasi dilampiri oleh Rekap Penilaian yang telah tervalidasi ke Wakil Rektor II untuk dimohonkan tindaklanjut. Wakil Rektor II berkoordinasi ke Para Pimpinan Universitas untuk memberikan instruksi tindak lanjut.
Surat dinas Rekap Penilaian
60 Menit
Memo
Rekap Penilaian
30 Menit
Memo tindak lanjut
Laporan yang telah dimemo Wakil Rektor II ditindaklanjuti oleh BSDM untuk pengusulan reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian ditandatangani oleh Wakil Rektor II ditujukan Ke Yayasan dengan tembusan Rektor. Realisasi Pengusulan reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian
Surat Dinas
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
10 Menit
reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian
Page 18
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
Nama SOP
:
SOP/SDM/XII/2014/006 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Prosedur Penghargaan Pegawai
DASAR HUKUM
KUALIFIKASI PELAKSANAAN
1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta
Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan perencanaan, penklasifikasian beban kerja pegawai, pelaksanaan, dan evaluasi
KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 19
ALUR PENGHARGAAN PEGAWAI Pelaksana No 1
Kegiatan
Bag.KPO
Bag.KPO menyusun data penilaian kinerja pegawai dan dilanjutkan tindakan leveling nilai sesuai beban kerja pegawai.
Ka. BSDM
WR II
Rektor
Yayasan
BAUK
Tidak
Kelengkapan
Waktu
Output
Data Rekap Penilaian Kinerja Tahunan
60 menit
Matriks hasil penilaian
Matriks hasil penilaian
20 Menit
2
Kepala BSDM menvalidasi berkoordinasi dengan para pimpinan unit kerja terkait.
3
Data yang telah divalidasi diserahkan ke WR II (WR II berkoordinasi dengan Rektor dan Pengurus Yayasan) untuk memberikan persetujuan pengusulan reward ke Yayasan.
Matriks hasil penilaian
20 Menit
4
Data yang telah disetujui oleh WR II diajukan ke Yayasan untuk pengesahan dengan tembusan Rektor, untuk dipertimbangkan dilakukan pengesahan pelaksanaan pemberian reward yang mekanismenya akan dilaksanakan di tingkat UKPT melalui WR II. WR II menerima instruksi pelaksanaan pemberian reward dari Yayasan dan didelegasikan ke BAUK untuk dijadwalkan/disesuaikan sesuai mekanisme dan ketentuan yang berlaku.
Matriks hasil penilaian
30 Menit
Disposisi Pengesahan
5 Menit
6
BAUK menjadwalkan penyesuaian pemberian tunjangan kinerja dan agenda pembiayaan kegiatan reward non financial moneter.
Disposisi Pengesahan
20 Menit
7
Dokumentasi
Disposisi Pengesahan Matriks hasil penilaian
10 Menit
5
Tidak
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Keterangan
Disposisi Pengesahan
Page 20
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
:
SOP/SDM/XII/2014/007
:
08 Desember 2014
: :
1 Ka Biro SDM
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
Rektor UNRIYO Alur Sanksi Pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan peraturan disiplin, sosialisasi dan bimbingan, pembina dan penjatuhan sanksi
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 21
ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI TEGURAN LISAN Pelaksana No
Kegiatan
Pimpinan
Unit Kerja 1
Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya.
2
Setelah berkoordinasi dengan berbagai pihak Pimpinan Unit memanggil Pegawai Yang bersangkutan untuk dilakukan pembinaan dan dibuat dalam berita acara pemanggilan. Pegawai yang telah dilakukan pembinaan diberikan Sanksi berupa Teguran lisan dan berita acara ditembuskan ke Biro SDM dan WR II. Dokumentasi
3
4
Pegawai
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
BSDM
WR II
Kelengkapan
Waktu
Output
-
Pencatatan Indisipliner
Surat Pemanggilan
10 Menit
Berita Acara Pemanggilan
Berita Acara Pemanggilan
10 Menit
Data/Saksi/Melih at Sendiri
Keterangan
10 Menit
Page 22
ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN I (PERTAMA) DAN II (KEDUA) Pelaksana No
Kegiatan
1
Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya dilaporkan tertulis ke Biro SDM.
2
Biro SDM menerima laporan dan berkoordinasi dengan pihak terkait, kemudian melakukan pemanggilan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dimintai keterangan. Berita Acara pemanggilan diserahkan ke WR II untuk dimintakan tanggapan tindaklanjut.
3
4
WR II memberikan disposisi tindaklanjut penjatuhan sanksi ke BSDM
5
BSDM memberikan sanksi Surat Peringatan I/II secara tertulis sesuai ketentuan yang berlaku.
6
Dokumentasi
Pimpinan
Unit Kerja
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
BSDM
Pegawai
WR II
Kelengkapan
Waktu
Output
10 menit
Hasil Investigasi
10 Menit
Berita Acara Pemanggilan
10 Menit
Disposisi tindak lanjut
10 Menit
Surat Peringatan I / II
Surat Peringatan I / II
10 Menit
Evaluasi
Surat Berita Acara Pemanggilan Surat Peringatan I / II
10 Menit
Data laporan
Data Laporan & Hasil Investigasi
Surat Berita Acara Pemanggilan Disposisi tindaklanjut
Keterangan
Page 23
ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN III (KETIGA) Pelaksana No
Kegiatan
1
Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya dilaporkan tertulis ke Biro SDM.
2
Biro SDM menerima laporan dan berkoordinasi dengan pihak terkait, kemudian melakukan pemanggilan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dimintai keterangan. Berita Acara pemanggilan diserahkan ke WR II untuk diteruskan tindaklanjutnya ke Yayasan.
3
4
Yayasan memberikan Sanksi kepada Pegawai yang bersangkutan dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Pimpinan (WR II/Rektor).
5
Pegawai menerima Sanksi Surat Peringatan III tembusan ke Rektor dan diarsipkan oleh BSDM.
6
Dokumentasi
Pimpinan
Unit Kerja
BSDM
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Pegawai
WR II
REKTOR
Yayasan
Kelengkapan
Waktu
Output
10 menit
Hasil Investigasi
10 Menit
Berita Acara Pemanggilan
10 Menit
Surat Tindak lanjut
10 Menit
Surat Peringatan III
Surat Peringatan III
10 Menit
Evaluasi/ PHK
Surat Dinas Berita Acara Pemanggilan Surat Peringatan III/PHK
10 Menit
Data laporan
Data Laporan & Hasil Investigasi
Surat Berita Acara Pemanggilan Surat WR II/Rektor
Keterangan
Page 24
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
SOP/SDM/XII/2014/008 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Alur Penggajian Pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses input data pegawai berdasarkan jenjang gaji, sistem penggajian dan alur proses penggajian
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 25
ALUR PENGGAJIAN PEGAWAI Pelaksana No 1
Kegiatan
Bag.KPO
Ka.BSDM
Bag. Keuangan
BAUK
Bagian KPO mendownload presensi dari mesin presensi dan merekapitulasi kedalam laporan gaji pegawai.
Kelengkapan
Waktu
Output
Koneksi Internet
13 Jam
Data Presensi Data terkait perubahan gaji
Rekap Data Presensi
10 Menit
Validasi
Rekap Data Presensi
10 Menit
Validasi
Slip Gaji
Keterangan
Tidak
2
BSDM memvalidasi laporan presensi.
3
Laporan presensi dan data pengajuan lain terkait gaji yang telah divalidasi oleh BSDM diserahkan ke BAUK diteruskan ke Bagian Keuangan.
Ya
Ya Tidak
4
Bagian Keuangan meng-input data gaji ke sistem penggajian dan mencetak slip gaji.
Rekap Data Presensi
16 Jam
5
Dokumentasi.
Rekap Data Presensi
5 Menit
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 26
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
:
Disahkan oleh
:
: 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
SOP/SDM/XII/2014/009
:
Rektor UNRIYO Alur Pemutusan Hubungan Kerja
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup pelaksanaan PHK dan pemberian hak sesuai ketetapan Yayasan dan perundangundangan yang berlaku
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 27
ALUR PHK PEGAWAI MELAKUKAN KESALAHAN BERAT (BERDASAR PUTUSAN PENGADILAN) No
Kegiatan
1
Pegawai mengajukan secara tertulis permohonan cuti ke Biro SDM sesuai ketentuan yang berlaku.
2
Pelaksana Pegawai
BSDM
WR II
Tidak
Biro SDM berkoordinasi dengan pimpinan unit terkait membalas surat terkait ketentuan cuti.
Rektor
Yayasan
Pengadilan
Kelengkapan
Waktu
Output
Surat Pengajuan Cuti
10 Menit
Surat Pengajuan Cuti
10 Menit
Surat Ijin Cuti
Surat Ijin Cuti
10 Menit
Pelaksanaan cuti
Surat Keputusan Pengadilan
10 Menit
Instruksi kerja
Surat Keputusan Pengadilan
10 Menit
SK Pemberhenti an
SK Pemberhentian
10 Menit
SK Pemberhenti an dan Pesangon
Surat Keputusan Pengadila SK Pemberhentian dan Pesangon
10 Menit
Keterangan
Ya
3
Pegawai menjalani pemeriksaan pihak berwajib sampai dengan hasil keputusan pengadilan bersalah atau tidak bersalah.
4
Laporan keputusan pengadilan diterima Rektor yang di disposisi ke BSDM untuk tidak lanjut. Apabila bersalah maka dikeluarkan, namun jika tidak bersalah bekerja kembali seperti sedia kala.
5
Pegawai yang dinyatakan bersalah oleh pengadilan maka oleh BSDM diusulkan SK Pemberhentian sebagai pegawai ke Yayasan
6
Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian sebagai Pegawai dan Yayasan memberikan haknya sesuai perundang-undangan yang berlaku.
7
Dokumentasi
Tdk Bersalah
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Bersalah
Page 28
ALUR PHK PEGAWAI MELAKUKAN PELANGGARAN SESUAI KETENTUAN KONTRAK KERJA DAN TELAH MENDAPAT
SURAT PERINGATAN
No
Kegiatan
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
Rektor
Yayasan
Disnakertr ans
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Pimpinan Unit berkoordinasi dan memberikan laporan tertulis ke SDM terkait indisipliner pegawai yang melanggar kesepakatan kerja dan telah beberapa kali mendapatkan SP.
Surat Laporan Indisipliner
10 Menit
Surat Rekomendasi Pemberhentian
2
Biro SDM memproses (menghimpun informasi ke pegawai yang bersangkutan dan koordinasi dengan pimpinan terkait) laporan dan apabila telah lengkap data dan informasi membuat usulan SK Pemberhentian Ke Yayasan. WR II menandatangi usulan Surat penerbitan SK Pemberhentian berserta lampiran pertimbangannya.
Draft Surat Rekomendasi Pemberhentian
10 Menit
Surat Rekomendasi Pemberhentian
Surat Rekomendasi Pemberhentian
10 Menit
SK Pemberhentian
4
Yayasan menerbitkan SK Pemerhentian dan memberikan hak pegawai sesuai perundang-undangan ke Rektor.
SK Pemberhentian
10 Menit
5
Rektor mendisposisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan
SK Pemberhentian
10 Menit
6
BSDM mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.
SK Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak
10 Menit
Pemberhentian dan Pembayaran Hak Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak Validasi Form dan SK Pemberhentian
7
Validasi Form Pembayaran hak dan SK Pemberhentian
8
Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran.
Validasi Form dan SK Pemberhentian
10 Menit
9
Dokumentasi
SK Pemberhentian dan Bukti Pembayaran Hak
10 Menit
3
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Keteranga n
Bukti Pembayaran Hak
Page 29
ALUR PHK PEGAWAI BERPERKARA PIDANA LEBIH DARI 6 BULAN (KASUSNYA BUKAN PENGADUAN PEMBERI KERJA)
No
Kegiatan
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
Rektor
Yayasan
Disnakertra ns
Kelengkapan
Waktu
Output
1
Pimpinan Unit memberikan informasi terkait keputusan perkara Pegawai ke Biro SDM
Laporan Tertulis
10 Menit
Draft Surat Pemberhentian
2
Biro SDM membuat Draft Usulan Pemberhentian ke Yayasan kepada WR II
Draft Surat usulan Pemberhentian
10 Menit
Surat Usulan Pemberhentian
3
WR II menandatangani surat usulan pemerhentian dan dikirim ke Yayasan tembusan Rektor.
Surat Usulan Pemberhentian
10 Menit
SK pemberhentian
4
Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai perundang-undangan yang berlaku.
SK pemberhentian
10 Menit
5
Rektor mendisposisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan
SK pemberhentian
10 Menit
6
BSDM mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.
Disposisi SK Pemberhentian
10 Menit
7
Validasi Form Pembayaran hak dan SK Pemberhentian
SK Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak
10 Menit
Validasi Form dan SK Pemberhentian
8
Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran. Dokumentasi
Validasi Form dan SK Pemberhentian
10 Menit
Bukti Pembayaran Hak
SK Pemberhentian dan Bukti Pembayaran Hak
10 Menit
9
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Keterangan
Disposisi
Page 30
ALUR KARYAWAN MENGUNDURKAN DIRI
No
Kegiatan
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
Rektor
Yayasan
Disnakertra ns
Kelengkapan
Waktu
1
Pegawai mengajukan ke Biro SDM surat pengunduran diri yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja.
Surat Pengunduran Diri
10 Menit
2
Biro SDM mengklarifikasi alasan dan dampak pengunduran diri, dan selanjutnya data tersebut disajikan dalam Surat Usulan pemberhentian ke WR II.
Surat Rekomendasi pengunduran diri.
10 Menit
3
WR II berberkoordinasi dengan BAUK terkait hak dan hal lain atas dampak pengunduran diri, setelah pengunduran diri dinyatakan “bersih” dan WR II meneruskan permohonan ke Yayasan SK Pemberhentian kerja ditembuskan ke Rektor. Yayasan menerbitkan SK pemberhentian Kerja dan pemberian hak sesuai perundang-undangan yang berlaku dan mengirimkan ke Rektor. Rektor mendisposisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan
10 Menit
6
BSDM mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.
10 Menit
7
Validasi Form Pembayaran hak dan SK Pemberhentian
10 Menit
8
Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran. Dokumentasi
10 Menit
4
5
9
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Output
Keterangan
10 Menit
10 Menit
10 Menit
Page 31
ALUR PERUBAHAN STATUS,PENGGABUNGAN,PELEBURAN/ PERUBAHAN KEPEMILIKAN, PEKERJA TIDAK BERSEDIA LANJUT KERJA. Pelaksana
No
Kegiatan
1
Yayasan melakukan sosialisasi kepada pegawai minimal 1 tahun/6 bulan sebelum pelaksanaan merger/perubahan kepemilikan, dan memberikan kebebasan kepada pegawai untuk memilih keberlanjutan hubungan kerja dengan mengisi Form Kesediaan Lanjut Kerja. Pegawai yang menyanggupi untuk lanjut kerja dikaryakan lanjut sesuai peraturan kepemilikan yang baru, jika tidak maka pegawai akan diberhentikan sesuai ketentuan yang berlaku.
Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger
10 Menit
Form Kesediaan
Form Kesediaan
10 Menit
Usulan Nama untuk SK Pemberhentian/SK Pengangkatan baru.
10 Menit
6
Yayasan menerbitkan SK Pengangkatan Baru bagi pegawai yang lanjut kerja dan SK Pemberhentian Kerja beserta pemberian hak kepada pegawai yang tidak lanjut kerja sesuai perundang-undangan yang berlaku dan mengirimkan ke Rektor. Yayasan mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.
Usulan Nama untuk SK Pemberhentian/S K Pengangkatan baru. SK Pengangkatan/SK Pemberhentian
SK Pemberhentian
10 Menit
Tanda Terima Hak
7
Validasi Form Pembayaran hak dan SK Pemberhentian
SK Pemberhentian Tanda Terima Hak
10 Menit
Validasi
8
Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dilakukan pembayaran.
SK Pemberhentian Tanda Terima Hak
10 Menit
Bukti Terima
9
Dokumentasi
SK Pemberhentian Tanda Terima Hak Bukti Terima
10 Menit
2
4
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Yayasan
Pegawai
Kelengkapan
Disnaker trans
Lanjut Tdk Lanjut
Waktu
Output
Keterangan
Page 32
ALUR PERUBAHAN STATUS, PENGGABUNGAN, PELEBURAN, YAYASAN TIDAK BERSEDIA MENERIMA PEGAWAI KEMBALI BEKERJA ; PERUSAHAAN TUTUP KARENA RUGI, FORCE MAJEUR ;PERUSAHAAN TUTUP KARENA MELAKUKAN EFISIENSI. Pelaksana
No
Kegiatan
1
Yayasan melakukan sosialisasi kepada pegawai minimal 1 tahun/6 bulan sebelum pelaksanaan merger/perubahan kepemilikan/Tutup, dan memberikan penjelasan kejelasan tidak berlanjutnya hubungan kerja. Yayasan memberikan pesangon kepada seluruh pegawai sesuai ketentuan yang berlaku. Mekanisme dan besaran pesangon terlebih dahulu divalidasi ke Disnakertrans untuk mendapatkan jaminan hukum.
Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger
10 Menit
SK Pemberhentian
SK Pemberhentian
10 Menit
Form Pemberian Hak
6
Yayasan mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.
Form Pemberian Hak
10 Menit
Tanda Terima Hak
8
Form ditandatangani Pegawai ybs dilakukan pembayaran.
Tanda Terima Hak
10 Menit
Bukti Terima
9
Dokumentasi
Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger SK Pemberhentian Tanda Terima Hak Bukti Terima
10 Menit
2
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Yayasan
Pegawai
Disnaker trans
Kelengkapan
Waktu
Output
Keterangan
Page 33
ALUR PEGAWAI MENINGGAL DUNIA
No
Kegiatan
Pelaksana Ahli Waris
Pimpinan Unit
BSDM
BAUK
WR II
Yayasan
Kelengkapan
BPJS
Waktu
Output
1
Ahli Waris memberikan informasi kepada Pimpinan Unit dan BSDM.
Laporan Tertulis
10 Menit
Draft Surat Pemberhentian
2
BSDM berkoordinasi dengan WR II dan BAUK untuk memberikan sumbangan uang duka, form pengisian data pencairan BPJS Ketenagakerjaan (JHT & JKM), serta pencatatan hari terakhir kerja untuk hak pegawai yang diberhentikan karena meninggal dunia dan SK Pemberhentian. Ahli Waris mengisi form dengan melampirkan data syarat lainnya dan diserahkan ke BSDM
Draft Surat usulan Pemberhentian
10 Menit
Surat Usulan Pemberhentian
Surat Usulan Pemberhentian Dokumen Kematian SK pemberhentian
10 Menit
SK pemberhentian
10 Menit
Form Pemberian Hak
Form Pemberian Hak
10 Menit
Tanda Terima Pemberian Hak
SK Pemberhentian Tanda Terima Pembayaran Hak Dokumen kematian
10 Menit
3 4
5
6
BSDM berkoordinasi dengan BPJS dan BAUK untuk pencairan hak. Pencairan hak dari BPJS diserah terimakan dikantor BPJS sesuai mekanisme BPJS, sedangkan dari Yayasan dicairkan melalui BAUK dengan mengisi form penerimaan hak yang ditandatangani oleh Ahli Waris. Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani ahli waris diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke Ahli Waris Dokumentasi
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Keterangan
Page 34
ALUR PEGAWAI TIDAK MASUK 5 HARI SECARA BERTURUT-TURUT TANPA SURAT YG DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN (MANGKIR).
No
Kegiatan
1
Pimpinan Unit melaporkan ke BSDM
2
BSDM menindaklanjuti laporan dengan menggecek data presensi dan melakukan konfirmasi ke Pegawai bersangkutan, kemudian dibuat laporan hasil investigasi sebagai pertimbangan pemberhentian ke Yayasan melalui WR II. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.
3
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
BAUK
Yayasan
Kelengkapan
Rektor
Waktu
Laporan Tertulis
10 Menit
Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi
10 Menit
Usulan SK Pemberhentian
Usulan SK Pemberhentian
10 Menit
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak Cetak Form Pembayaran Hak
4
Yayasan menerbitkan Surat Pemberitahuan Pensiun kepada pegawai bersangkutan maksimal 1 tahun sebelumnya.
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak
10 Menit
5
Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani pegawai ybs diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke rek beserta hak gaji bulan terakhir.
Form Pembayaran Hak
10 Menit
6
Dokumentasi
Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi SK Pemberhantian Form dan bukti Pembayaran Hak
10 Menit
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Output
Keterangan
Pencairan Hak
Page 35
ALUR PEGAWAI MELAKUKAN PELANGGARAN BERAT
No
Kegiatan
1
Pimpinan Unit melaporkan ke BSDM
2
BSDM menindaklanjuti laporan dan melakukan konfirmasi ke Pegawai bersangkutan terkait pelanggaran yang dilakukan, kemudian dibuat laporan hasil investigasi sebagai pertimbangan pemberhentian ke Yayasan melalui WR II. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.
3
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
BAUK
Yayasan
Kelengkapan
Rektor
Waktu
Laporan Tertulis
10 Menit
Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi
10 Menit
Usulan SK Pemberhentian
Usulan SK Pemberhentian
10 Menit
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak Cetak Form Pembayaran Hak
4
Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak
10 Menit
5
Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani pegawai ybs diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke rek beserta hak gaji bulan terakhir.
Form Pembayaran Hak
10 Menit
6
Dokumentasi
Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi SK Pemberhantian Form dan bukti Pembayaran Hak
10 Menit
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Output
Keterangan
Pencairan Hak
Page 36
ALUR PEGAWAI MENGALAMI SAKIT BERKEPANJANGAN, MENGALAMI CACAT AKIBAT KECELAKAAN KERJA DAN TIDAK DAPAT MELAKUKAN PEKERJAANNYA SETELAH 12 BULAN
No
Kegiatan
1
Pegawai/keluarga pegawai mengajukan surat keterangan dokter yang menjelaskan kondisi kesehatan (fisik) pegawai ke BSDM.
2
BSDM berkoordinasi dengan pimpinan unit terkait mendiskusikan kondisi pegawai atas keberlangsungan kerja selanjutnya, dan informasi yang dihimpun diajukan ke WR II untuk dimohonkan SK Pemberhentian. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.
3
Pelaksana Pimpinan Unit
BSDM
WR II
BAUK
Yayasan
Kelengkapan
Rektor
Waktu
Surat keterangan dokter
10 Menit
Surat keterangan Dokter. Form Pemberian Hak
10 Menit
Usulan SK Pemberhentian
Usulan SK Pemberhentian dan Pemberian Hak
10 Menit
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak Cetak Form Pembayaran Hak
4
Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian
SK Pemberhentian dan Pemberian Hak
10 Menit
5
Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani pegawai ybs diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke rek beserta hak gaji bulan terakhir.
Form Pembayaran Hak
10 Menit
6
Dokumentasi
Surat Keterangan Dokter SK Pemberhentian Form dan bukti Pembayaran Hak
10 Menit
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Output
Keterangan
Pencairan Hak
Page 37
ALUR PEGAWAI MASUK MASA PENSIUN Pelaksana
No
Kegiatan
1
Bagian KPO mengecek Daftar Urut Kepegawaian terkait umur pegawai (dosen/staf kependidikan) yang memasuki batas umur pensiun, dan melaporkan ke Ka.BSDM.
Data Kepegawaian
10 Menit
2
Ka.BSDM mengajukan nama pegawai yang memasuki usia pensiun maksimal 18 Bulan sebelumnya ke WR II.
Data Kepegawaian
10 Menit
3
WR II meneruskan usulan pensiun ke Yayasan atas persetujuan Rektor.
Data Kepegawaian
10 Menit
4
Yayasan menerbitkan Surat Pemberitahuan pensiun kepada Pegawai ybs maksimal 1 tahun sebelumnya ditembuskan ke Rektor. SK Pemberhentian di terbitkan 6 bulan sebelum tanggal pensiun. Rektor menginstruksikan kepada BSDM untuk mengelola pegawai yang memasuki usia pensiun terkait Tupoksinya untuk dapat terdelegasi dengan baik ke pegawai lainnya dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Unit Pegawai menerima SK Pensiun 6 bulan sebelumnya.
Surat Pemberitahuan penetapan masa pensiun
10 Menit
Surat Pemberitahuan penetapan masa pensiun
10 Menit
SK Pensiun beserta haknya
10 Menit
7
Pengurus Yayasan bersama Rektor beserta jajarannya mengadakan ceremonial pelepasan pegawai yang memasuki masa pensiun.
SK Pensiun
30 Menit
8
Dokumentasi
Data Pegawai Surat penetapan pensiun dari Yayasan Dokumentasi acara
10 Menit
5
6
Bag.KPO
Ka.BSDM
WR II
Rektor
Yayasan
Kelengkapan
Pegawai
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Waktu
Output
Keterangan
Surat Pemberitahuan penetapan masa pensiun
SK Pensiun
Acara dikelola oleh BSDM
Page 38
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: SOP/SDM/XII/2014/010 : 08 Desember 2014 : 1 : Ka Biro SDM
Disahkan oleh
:
Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta
:
Rektor UNRIYO Perencanaan karir pegawai
KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan manajemen karir yang terdiri dari perencanaan, pengembangan, kepemimpinan dan monitoring-evaluasi
PERALATAN/PERLENGKAPAN
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 39
ALUR PERENCANAAN KARIR PEGAWAI Pelaksana No
Kegiatan
1
Membuat jadwal Koordinasi kepegawaian terkait pengembangan karir pegawai.
2
BSDM berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja membahas tentang masalah kepegawaian.
3
Hasil koordinasi dibuat laporan secara periodik ke WR II sebagai bahan pembahasan pengembangan karir dengan Rektor.
4
Laporan BSDM ditindaklanjuti ke pembahasan tingkat universitas melalui forum rapat pimpinan universitas/rapat senat universitas.
5
WR II memberikan otorisasi/instruksi tindaklanjut sesuai keputusan dalam rapat pimpinan universitas/rapat senat universitas kepada Kepala BSDM. BSDM menindaklanjuti sesuai skala prioritas yang diberikan dan dilaporkan kembali ke WR II untuk persetujuan.
6
7
BSDM
Pimpinan
Unit Kerja
Dokumentasi.
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Warek II
Rektor
RKPU/Rapat Senat
Kelengkapan Undangan
Notulesi Laporan BSDM Notulensi Laporan BSDM Berita Acara/Notulen si Rapat Berita Acara/Notulen si Rapat Laporan Tindaklanjut Dokumen Realisasi
Waktu
Output
10 Menit
5 Menit
Notulensi
1 hari
Memo Persetujuan Rektor Berita Acara/Notulensi Rapat
10 Menit
1 hari
15 Menit
Realisasi
10 Menit
Page 40
Keterangan
DASAR HUKUM 1. UU RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional. 2. UU RI Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi. 3. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi. 4. Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. 5. PP Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan. KETERKAITAN 1. Kebijakan Mutu Universitas Respati Yogyakarta 2. Manual Mutu Universitas Respati Yogyakarta
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh
: : : :
Disahkan oleh
:
SOP/SDM/XII/2014/011 08 Desember 2014 1 Ka Biro SDM
Rektor UNRIYO Nama SOP : Alur Pelaksanaan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan dilaksanakan untuk menjaga keberlangsungan pelaksanaan sistem mutu di Universitas Respati Yogyakarta dan dilaksanakan setiap 2 tahun sekali oleh AMI (Audit Mutu Internal) dan BSDM (Biro Sumber Daya Manusia).
PERALATAN/PERLENGKAPAN Kuesioner Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Page 41
ALUR PELAKSANAAN SURVEI KEPUASAN DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
No
Kegiatan
1.
AMI dan BSDM menyiapkan draft kuesioner survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan. AMI dan BSDM mengkonsultasikan draft kuesioner kepada BPM AMI dan BSDM melakukan perbaikan form kuesioner hasil konsultasi dengan BPM dan melakukan uji validitas dan reliabilitas kuesioner. Kuesioner yang telah diuji validitas dan reliabilitas, diajukan pengesahannya ke rektor sebagai instrumen pelaksanaan survei kepuasan dosen dan tenaga pendidik. AMI dan BSDM menentukan jumlah responden survei kepuasan, yaitu 30% dari jumlah dosen dan tenaga kependidikan AMI dan BSDM melakukan penggandaan form kuesioner sesuai jumlah yang dibutuhkan AMI dan BSDM mendistribusikan form kuesioner ke setiap unit kerja untuk diisi oleh dosen dan tenaga kependidikan
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Pelaksana BSDM & AMI
BPM
WR II
AMI dan BSDM mengumpulkan kuesioner yang telah diisi oleh dosen dan tenaga kependidikan kemudian melakukan tabulasi dan rekapitulasi hasil survei.
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Rektor
Dosen/tendik
Kelengkapan
Waktu
Output
Referensi tentang survei kepuasan
3 hari
Draft Kuesioner
Draft kuesioner
2 hari
Catatan dari BPM
Draft kuesioner
3 hari
Kuesioner survei kepuasan
Surat pengajuan Kuesioner survei kepuasan
1 hari
SK Instrumen Survei Kepuasan Dosen & Tenaga Kependidikan
Data jumlah dosen dan tenaga kependidikan
1 hari
Total responden survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan
Kuesioner survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan Surat pemberitahuan tentang adanya survei kepuasan. Kuesioner survei kepuasan Kuesioner yang telah diisi oleh responden
3 hari
Form kuesioner sejumlah responden survei kepuasan Kuesioner yang telah diisi oleh responden
2 minggu
1 minggu
Rekapitulasi hasil survei kepuasan
Page 42
Keterangan
9.
10.
11.
12.
AMI dan BSDM membuat laporan hasil pelaksanaan yang berisi analisa hasil, kesimpulan dan rekomendasi Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan diserahkan kepada Wakil Rektor II Wakil Rektor II menyerahkan laporan dan rekomendasi pelaksanaan survei kepuasan kepada rektor Pimpinan perguruan tinggi melakukan rapat koordinasi bidang yang terkait dengan rekomendasi dari AMI dan BSDM.
Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO
Rekapitulasi hasil survei kepuasan
3 hari
Surat pengantar Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan
1 hari
Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan
1 hari
Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan
1 hari
Kebijakan terkait rekomendasi hasil survei kepuasan
Page 43