STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN

Universitas Respati Yogyakarta Jln. Laksda Adi Sucipto KM 6.3 Depok Sleman Yogyakarta Telp : 0274-488 781 ; 489-780 Fax : 0274-489780

KUMPULAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BADAN PENJAMINAN MUTU Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO

Page 1

UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA

Kode/No

:

SOP/PMU/03/VI/2016

Tanggal

:

28 Juni 2016

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Revisi Ke

:

3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR UNIVERSITAS RESPATI YOGYAKARTA Penanggung Jawab Nama Jabatan  Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok Rektor  Dr. Fransiska Lanni, MS

Wakil Rektor I

 Sari Sundari S.KM

Wakil Rektor II

1. Perumusan

Tanda Tangan

Tanggal

14 Juni 2016

 Dr. Agustinus Suharno, MM

Wakil Rektor III

 Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc

Ketua BPM

2. Pemeriksaan

Venny Vidayanti S.Kep.,Ns.M.Kep

Sekretaris BPM

22 Juni 2016

3. Persetujuan dan Penetapan

Prof. Dr. dr. Santoso, MS, Sp.Ok

Rektor

28 Juni 2016

4. Pengendalian

Andre Kussuma Adiputra, SE. M.Si

Auditor Internal

Standar Operasional Prosedur Bidang Kepegawaian UNRIYO

19 Desember 2016

Page 2

KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kepada Alloh S.W.T karena atas karunia-Nya Badan Penjaminan Mutu (BPM) Universitas Respati Yogyakarta (Unriyo) telah menyelesaikan penyusunan kumpulan Standar Operasional Prosedur Akademik dan Non Akademik Badan Penjaminan Mutu dalam rangka peningkatan sistem dan tata kelola manajemen mutu di Unriyo . Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas, pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja institusi berdasarkan indikatorindikator teknis, administrasif dan prosedural sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.Tujuan penyusunan SOP adalah menciptakan komitmen mengenai peningkatan kualitas kinerja satuan unit kerja di Institusi untuk mewujudkan good governance. Kumpulan prosedur ini disusun berdasarkan hasil workshop penyusunan prosedur Badan Penjaminan

Mutu

yang

melibatkan

semua

unit

kerja

di

Universitas

Respati

Yogyakarta.Kumpulan prosedur yang sudah disusun ini masih belum sempurna.Oleh karena itu, kami berharap masukan dari berbagai pihak untuk menyempurnakan prosedur yang sudah ada. Kami mengucapkan terima kasih atas kerja keras dari semua unit kerja yang terlibat dalam penyusunan prosedur ini dan semoga kumpulan prosedur Badan Penjaminan Mutu Universitas Respati Yogyakarta ini bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

KETUA BADAN PENJAMINAN MUTU

Ariyanto Nugroho S.KM. M.Sc


Page 3

DAFTAR PROSEDUR KODE SOP

NAMA PROSEDUR

HALAMAN

PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN

SOP/SDM/VI/2016/003

Penerimaan Pegawai dan Prosedur Orientasi Kerja Pelatihan dan Pengembangan pegawai Formasi pegawai

12

SOP/SDM/VI/2016/004

Cuti dan Izin Pegawai

14

SOP/SDM/VI/2016/005

Evaluasi Kerja Pegawai

16

SOP/SDM/VI/2016/006

Penghargaan pegawai

19

SOP/SDM/VI/2016/007

Sanksi pegawai

21

SOP/SDM/VI/2016/008

Penggajian Pegawai

25

SOP/SDM/VI/2016/009

Pemutusan Hubungan Kerja

27

SOP/SDM/VI/2016/010

39

SOP/SDM/VI/2016/011

Perencanaan karir pegawai Pelaksanaan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan

SOP/SDM/VI/2016/012

Penilaian Angka Kredit Dosen

44

SOP/SDM/VI/2016/001 SOP/SDM/VI/2016/002


6 9

41

Page 4


Page 5

Nomor SOP Tanggal Pembuatan Revisi Diajukan oleh

: SOP/SDM/VI/2016/001 : 28 Juni 2016 : 2 : Ka Biro SDM

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

Rektor UNRIYO Alur Penerimaan Pegawai dan Prosedur Orientasi Kerja

DASAR HUKUM

KUALIFIKASI PELAKSANAAN

1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta

Ruang lingkup prosedur ini mencakup Identifikasi kebutuhan pegawai, perencanaan dan pelaksanaan proses seleksi, pemanggilan dan penempatan pada unit kerja yang membutuhkan

KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati. Statuta Universitas Respati Yogyakarta

PERALATAN/PERLENGKAPAN


Page 6

ALUR ALUR PENERIMAAN PEGAWAI DAN PROSEDUR ORIENTASI KERJA

Pelaksana No

Kegiatan

1

Unit kerja mengusulkan kebutuhan SDM kepada Wakil Rektor 2 sesuai RKAT Tahun berjalan pada Rapat Koordinasi Kerja Bidang II. WR II membahas usulan BSDM dan BAUK disesuaikan dengan kebijakan anggaran yang tersedia.

2

3

4

5

6

User

Bag. KPO

BSDM

Warek II

Rektor

Yayasan

Koordinasi

Usulan kebutuhan SDM yang telah dibahas dan dikoordinasikan dengan unit kerja direncanakan proses Rekrutmen oleh BSDM melalui Bagian Kepegawaian dan Tata Organisasi dengan menyusun matrik rekrutment untuk diajukan WR II ke Yayasan. Permohonan Persetujuan Matrik rekrutment ke Yayasan oleh WR II diketahui oleh Rektor Matrik Rekrutment yang telah disetujui oleh Yayasan diproses oleh Bagian Kepeg. &Pengembangan Organisasi untuk dillakukan proses seleksi. Bag. KPOmerekap hasil seleksi untuk menentukan pelamar yang sesuai kualifikasi dan dinyatakan lolos untuk dilaporkan ke BSDM dan WR II.


BAAK

Kelengkapan

BAUK

Ya

Output

Keterangan

Form Usulan SDM

2 hari



Form Usulan SDM RAKT Unit Kerja

1 hari

Berita Acara Analisis Kebutuhan SDM dan kemampuan Institusi.

1 hari

 Surat Permohonan  Matrik Rekrutment

2 hari

Memo Persetujuan Rekrutment

 Konsep Iklan  Form Seleksi

± 4 Jam

Hasil Seleksi



Tidak

Waktu

Form penilaian tiap tahapan seleksi

2 hari

Berita Acara Analisis Kebutuhan SDM dan kemampuan Institusi. Matrik Rekrutment

Sesuai Tahapan Seleksi

DiSOPsisi / Surat

Page 7

7

Pelamar yang masuk kualfikasi dan dinyatakan Lolos dijadwalkan melakukukan perjanjian kerja dengan Ka. Biro SDM.

 Draft Perjanjian Kerja  Pedoman Peraturan Kepegawaian

15 Menit

8

Perjanjian Kerja yang telah ditandatangani Calon Pegawai dikirim ke Yayasan untuk disahkan

1 Minggu

9

Perjanjian Kerja yang telah disahkan Yayasan dikembalikan Ke BSDM untuk di input ke Database Pegawai, diberikan ke pegawai ybs 1 rangkap, dan membuat surat pemberitahuan ke unit terkait :

 Perjanjian Kerja  Form penilaian tahapan seleksi  Surat Pelaporan pegawai baru  FC Perjanjian Kerja  Scan Ijazah & transkrip, KTP (bagi Dosen).

a) b)

c)

d) 10

Ke Rektor sebagai laporan. Ke BAUK terkait penggajian, Rekening Bank, Penyediaan sarana dll. Ke User terkait waktu mulai kerja. Ke BAAK terkait pengajuan NIDN bagi dosen.

Dokumentasi


 Perjanjian Kerja  Berkas Lamaran  Berkas Seleksi

Penandatangana n Perjanjian Kerja terkait hak dan kewajiban, serta tanggal mulai kerja. Pengesahan Perjanjian Kerja

 Perjanjian dibuat 2 rangkap

10 Menit  Nomor Induk Kepegawaian (NIK)  Posting Data Gaji Pegawai  Penyediaan Sarana Kerja.  NIDN (bagi dosen).

5 Menit

Page 8


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

SOP/SDM/VI/2016/002 28 Juni 2016 2 Ka Biro SDM

Rektor UNRIYO Alur Pelatihan dan Pengembangan Pegawai

DASAR HUKUM



Tujuan Pengembangan adalah untuk meningkatkan kemampuan, keterampilan, sikap dan tanggung jawab pegawai sehingga lebih efektif dan efisien dalam mencapai sasaran program dan tujuan institusi Prosedur operasional ini mencakup Penentuan Kebutuhan, Penentuan Sasaran, Penetapan Desain, Pelaksanaan Program, Evaluasi Pelaksanaan Program

KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta



Page 9

ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA PRODI No

Kegiatan

1

Unit Kerja Prodi menyusun rancangan program pelatihan dan pengembangan berkoordinasi dengan Fakultas yang dituangkan dalam RKAT.

2

Rancangan program pelatihan/pengembangan beserta anggarannya yang telah disusun diajukan secara hierarkhi dan bertahap sesuai schedule teknisnya ke BAUK.

3

Dosen melaksanakan program pelatihan dan pengembangan

4

Dosen melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke pimpinan Prodi/Fakultas dan Biro SDM. Dan melakukan presentasi di Prodi. Dokumentasi.

5

Pelaksana Prodi


Fakultas

BSDM

BAUK

WR II

Dosen

Kelengkapan

Waktu

Output

Data Dosen

60 Menit

Rancang an Program

Surat Pengajuan dan Rancangan Program Surat Tugas

10 Menit

DiSOPsis i Anggaran

10 Menit

Laporan Hasil

Laporan Hasil

10 Menit

Tidak

Keterangan

Surat Tugas dibuat di Fakultas ditembuskan ke Prodi dan BSDM. Share Information

Page 10

ALUR PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN YANG DILAKUKAN OLEH UNIT KERJA BIRO/LEMBAGA Pelaksana No

Kegiatan

1

Unit Kerja Biro/lembaga menyusun rancangan program pelatihan dan pengembangan berkoordinasi Wakil Rektor sesuai bidangnya dan dituangkan dalam RKAT.

Data Staf

60 Menit

Rancangan Program

2

Rancangan program pelatihan dan pengembangan yang telah disusun diajukan secara hierarkhi dan bertahap sesuai schedule teknisnya ke BAUK.

10 Menit

DiSOPsisi Anggaran

3

Staf yang ditugaskan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan.

Surat Pengajuan dan Rancangan Program Surat Tugas

10 Menit

Laporan Hasil

4

Staf melaporkan hasil pelatihan/pengembangan ke pimpinan unit kerja dan Biro SDM. Dan mempresentasikan untuk membagi informasi ke staf lainnya. Dokumentasi.

Laporan Hasil

10 Menit

5

Biro /Lembaga


WR

BAUK

Staf

BSDM

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan WR dalam hal ini sesuai bidang biro/lembaga yang menaungi mengacu struktur organisasi.

Surat Tugas dibuat di tingkat Universitas (khusus P3M dan UPT dibuat oleh Pimpinan unit masingmasing) ditembuskan ke BSDM. Share Information

Page 11


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta KETERKAITAN Manual Mutu Universitas Peraturan Kepegawaian Yayasan Pendidikan Respati Statuta Universitas Respati Yogyakarta

:


Rektor UNRIYO Alur Formasi Pegawai

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan bahan perencanaan formasi, monitoring-evaluasi, perbaikan dan pengembangan sistem, serta rekam jejak data pegawai dan perkembangan beban kerja serta jenis pekerjaan.



Page 12

ALUR FORMASI PEGAWAI Pelaksana No

Kegiatan

1

User mengambil form formasi pegawai ke BSDM.

2

BSDM menyerahkan form formasi pegawai untuk di isi oleh User dengan mempertimbangkan masukan BSDM berdasarkan data dan acuan terkait. User mengisi form dan melampirkan deskripsi kerja sebagai dasar permohonan.

3

4

Form dikonsultasikan untuk mendapatkan persetujuan oleh Pimpinan Unit dan WR II.

5

Form yang telah disetujui diserahkan ke BSDM untuk ditindaklanjuti menindaklanjuti sesuai kebutuhan yang tertuang dalam form .

6

BSDM membuat laporan hasil tindak lanjut ke WR II dan User tembusan ke Pimpinan unit terkait.

7

BSDM melakukan Dokumentasi

User


BSDM

Pimpinan

Unit Kerja

Warek II

Kelengkapan

Waktu 5 Menit

Form Formasi Pegawai

5 Menit

 Form Formasi Pegawai  Deskripsi Kerja  Form Formasi Pegawai  Deskripsi Kerja  Form Formasi Pegawai  Deskripsi Kerja

1 hari

 Form Formasi Pegawai  Deskripsi Kerja  Surat Persetujuan WR II  Form Formasi Pegawai  Deskripsi Kerja

15 Menit

10 Menit

Output

Keterangan

Form Formasi Pegawai

Pengesahan Form

1 hari

10 Menit

Page 13


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:


Rektor UNRIYO Alur Cuti dan Izin Pegawai

DASAR HUKUM



Prosedur operasional ini mencakup pelaksanaan dan pemberian izin dan cuti sesuai ketetapan Yayasan dan perundang-undangan yang berlaku




Page 14

ALUR CUTI DAN IZIN PEGAWAI Pelaksana Pimpinan Unit Kerja

No

Kegiatan

1

Pegawai melapor ke pimpinan unit perihal rencana cuti/izin untuk memberikan informasi alasan cuti/izin dan memastikan adanya delegasi tugas yang ditinggalkan

10 Menit

2

Setelah mendapatkan persetujuan Pimpinan Unit, Pegawai ybs berkonsultasi ke BSDM perihal hak cuti/izin yang dapat diambil dan selanjutnya mengisi Form.

10 Menit

Form Cuti/Izin

3

Pegawai mengisi Form Cuti/Izin dan dibubuhi tanda tangan Pimpinan Unit terkait pada kolom persetujuan yang tersedia.

Form Cuti/Izin

5 Menit

Pengesahan Form

4

Form Cuti/Izin yang telah mendapatkan tandatangan Pimpinan Unit ditandatangani oleh Ka.BSDM.

Form Cuti/Izin

5 Menit

5

Form Asli diserahkan Pegawai ke BSDM dan copy rangkap (2) diserahkan masing-masing ke Unit Kerja dan Arsip Pegawai ybs.

Form Cuti/Izin

60 Menit

7

Dokumentasi


Pegawai

BSDM

Kelengkapan

Waktu

Output

Input data

Keterangan

Untuk keadaan mendesak/da rurat setalh hadir kerja mengurus dari poin 1 s/d 5.

5 Menit

Page 15


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:


Rektor UNRIYO Alur Evaluasi Pegawai

DASAR HUKUM



Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan bahan evaluasi, perbaikan dan pengembangan sistem, dan rekam data hasil evaluasi yang memberikan panduan dalam pelaksanaan evaluasi kerja pegawai agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan informasi/data yang sahih




Page 16

ALUR EVALUASI PEGAWAI Pelaksana No

Kegiatan

1

Bagian Kepegawaian dan PO menggandakan dan membuat Draft Surat permohonan monitoring dan evaluasi kinerja pegawai ke setiap unit kerja dengan melampirkan form evaluasi kinerja dan Soft Copy LKD

2

Biro SDM menandatangani surat permohonan monitoring dan evaluasi kinerja dengan tembusan ke Wakil Rektor II. Bagian Kepegawaian dan PO mendistribusikan surat ke masing-masing unit kerja Pimpinan Unit Kerja melakukan evaluasi kinerja staf berdasarkan monitoring selama periode masa evaluasi yang dinilai.

3

4

5

6

Bag. KPO

Pimpinan

BSDM

Warek II

Hasil evaluasi diterima oleh Bagian Kepegawaian dan PO untuk dikompilasi dengan data catatan BSDM. Rekap Penilaian diteliti dan divalidasi oleh Kepala BSDM.


Unit Kerja

Rektor

Yayasan

Kelengkapan

 Form Evaluasi Kinerja.  Soft Copy Lembar Kinerja Dosen.

Surat Dinas

Waktu

2 hari

Output

Surat permohonan penilaian

10 Menit

1 hari

Tanda terima surat

2 hari

Hasil Evaluasi

Hasil Evaluasi

2 hari

Rekap Penilaian

Rekap Penilaian

1 hari

 Surat dinas  Form Evaluasi

Keterangan

Page 17

7

8

8

9

Kepala BSDM membuat surat dinas pelaporan proses evaluasi dilampiri oleh Rekap Penilaian yang telah tervalidasi ke Wakil Rektor II untuk dimohonkan tindaklanjut. Wakil Rektor II berkoordinasi ke Para Pimpinan Universitas untuk memberikan instruksi tindak lanjut.

 Surat dinas  Rekap Penilaian

60 Menit

Memo

Rekap Penilaian

30 Menit

Memo tindak lanjut

Laporan yang telah dimemo Wakil Rektor II ditindaklanjuti oleh BSDM untuk pengusulan reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian ditandatangani oleh Wakil Rektor II ditujukan Ke Yayasan dengan tembusan Rektor. Realisasi Pengusulan reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian

 Surat Dinas


10 Menit

reward, punishment, pembinaan maupun pemberhentian

Page 18


: : : :

Disahkan oleh

:

Nama SOP

:


Rektor UNRIYO Prosedur Penghargaan Pegawai

DASAR HUKUM



Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan perencanaan, penklasifikasian beban kerja pegawai, pelaksanaan, dan evaluasi




Page 19

ALUR PENGHARGAAN PEGAWAI Pelaksana No 1

Kegiatan

Bag.KPO

Bag.KPO menyusun data penilaian kinerja pegawai dan dilanjutkan tindakan leveling nilai sesuai beban kerja pegawai.

Ka. BSDM

WR II

Rektor

Yayasan

BAUK

Tidak

Kelengkapan

Waktu

Output

Data Rekap Penilaian Kinerja Tahunan

60 menit

Matriks hasil penilaian


20 Menit

2

Kepala BSDM menvalidasi berkoordinasi dengan para pimpinan unit kerja terkait.

3

Data yang telah divalidasi diserahkan ke WR II (WR II berkoordinasi dengan Rektor dan Pengurus Yayasan) untuk memberikan persetujuan pengusulan reward ke Yayasan.


20 Menit

4

Data yang telah disetujui oleh WR II diajukan ke Yayasan untuk pengesahan dengan tembusan Rektor, untuk dipertimbangkan dilakukan pengesahan pelaksanaan pemberian reward yang mekanismenya akan dilaksanakan di tingkat UKPT melalui WR II. WR II menerima instruksi pelaksanaan pemberian reward dari Yayasan dan didelegasikan ke BAUK untuk dijadwalkan/disesuaikan sesuai mekanisme dan ketentuan yang berlaku.


30 Menit

DiSOPsisi Pengesahan

5 Menit

6

BAUK menjadwalkan penyesuaian pemberian tunjangan kinerja dan agenda pembiayaan kegiatan reward non financial moneter.


20 Menit

7

Dokumentasi

DiSOPsisi Pengesahan Matriks hasil penilaian

10 Menit

5

Tidak

 


Keterangan


Page 20


: : : :

Disahkan oleh

:


:


Rektor UNRIYO Alur Sanksi Pegawai

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan peraturan disiplin, sosialisasi dan bimbingan, pembina dan penjatuhan sanksi



Page 21

ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI TEGURAN LISAN Pelaksana No

Kegiatan

Pimpinan

Unit Kerja 1

Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya.

2

Setelah berkoordinasi dengan berbagai pihak Pimpinan Unit memanggil Pegawai Yang bersangkutan untuk dilakukan pembinaan dan dibuat dalam berita acara pemanggilan. Pegawai yang telah dilakukan pembinaan diberikan Sanksi berupa Teguran lisan dan berita acara ditembuskan ke Biro SDM dan WR II. Dokumentasi

3

4

Pegawai


BSDM

WR II

Kelengkapan

Waktu

Output

-

Pencatatan Indisipliner

Surat Pemanggilan

10 Menit

Berita Acara Pemanggilan

 Berita Acara Pemanggilan

10 Menit

 Data/Saksi/Melih at Sendiri

Keterangan

10 Menit

Page 22

ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN I (PERTAMA) DAN II (KEDUA) Pelaksana No

Kegiatan

1

Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya dilaporkan tertulis ke Biro SDM.

2

Biro SDM menerima laporan dan berkoordinasi dengan pihak terkait, kemudian melakukan pemanggilan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dimintai keterangan. Berita Acara pemanggilan diserahkan ke WR II untuk dimintakan tanggapan tindaklanjut.

3

4

WR II memberikan diSOPsisi tindaklanjut penjatuhan sanksi ke BSDM

5

BSDM memberikan sanksi Surat Peringatan I/II secara tertulis sesuai ketentuan yang berlaku.

6

Dokumentasi

Pimpinan

Unit Kerja


BSDM

Pegawai

WR II

Kelengkapan

Waktu

Output

10 menit

Hasil Investigasi

10 Menit


10 Menit

DiSOPsisi tindaklanjut

10 Menit

Surat Peringatan I / II

Surat Peringatan I / II

10 Menit

Evaluasi

 Surat  Berita Acara Pemanggilan  Surat Peringatan I / II

10 Menit

 Data laporan

Data Laporan & Hasil Investigasi

 Surat  Berita Acara Pemanggilan DiSOPsisi tindaklanjut

Keterangan

Page 23

ALUR PROSEDUR PENJATUHAN SANKSI SURAT PERINGATAN III (KETIGA) Pelaksana No

Kegiatan

1

Pimpinan Unit mendapatkan laporan/data/melihat pelanggaran disiplin pegawai dilingkungan unit kerjanya dilaporkan tertulis ke Biro SDM.

2

Biro SDM menerima laporan dan berkoordinasi dengan pihak terkait, kemudian melakukan pemanggilan kepada pegawai yang bersangkutan untuk dimintai keterangan. Berita Acara pemanggilan diserahkan ke WR II untuk diteruskan tindaklanjutnya ke Yayasan.

3

4

Yayasan memberikan Sanksi kepada Pegawai yang bersangkutan dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan Pimpinan (WR II/Rektor).

5

Pegawai menerima Sanksi Surat Peringatan III tembusan ke Rektor dan diarsipkan oleh BSDM.

6

Dokumentasi

Pimpinan

Unit Kerja

BSDM


Pegawai

WR II

REKTOR

Yayasan

Kelengkapan

Waktu

Output

10 menit

Hasil Investigasi

10 Menit


10 Menit

Surat Tindaklanjut

10 Menit

Surat Peringatan III

Surat Peringatan III

10 Menit

Evaluasi/PHK

 Surat Dinas  Berita Acara Pemanggilan  Surat Peringatan III/PHK

10 Menit

 Data laporan

Data Laporan & Hasil Investigasi

 Surat  Berita Acara Pemanggilan Surat WR II/Rektor

Keterangan

Page 24


: : : :

Disahkan oleh

:


:


Rektor UNRIYO Alur Penggajian Pegawai

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses input data pegawai berdasarkan jenjang gaji, sistem penggajian dan alur proses penggajian



Page 25

ALUR PENGGAJIAN PEGAWAI Pelaksana No 1

Kegiatan

Bag.KPO

Ka.BSDM

Bag. Keuangan

BAUK

Bagian KPO mendownload presensi dari mesin presensi dan merekapitulasi kedalam laporan gaji pegawai.

Kelengkapan

Waktu

Output

Koneksi Internet

13 Jam

 Data Presensi  Data terkait perubahan gaji

Rekap Data Presensi

10 Menit

Validasi

Rekap Data Presensi

10 Menit

Validasi

Slip Gaji

Keterangan

Tidak

2

BSDM memvalidasi laporan presensi.

3

Laporan presensi dan data pengajuan lain terkait gaji yang telah divalidasi oleh BSDM diserahkan ke BAUK diteruskan ke Bagian Keuangan.

Ya

Ya Tidak

4

Bagian Keuangan meng-input data gaji ke sistem penggajian dan mencetak slip gaji.

Rekap Data Presensi

16 Jam

5

Dokumentasi.

Rekap Data Presensi

5 Menit


Page 26



Disahkan oleh

:

Nama SOP

:

Rektor UNRIYO Alur Pemutusan Hubungan Kerja

DASAR HUKUM



Prosedur operasional ini mencakup pelaksanaan PHK dan pemberian hak sesuai ketetapan Yayasan dan perundang-undangan yang berlaku




Page 27

ALUR PHK PEGAWAI MELAKUKAN KESALAHAN BERAT (BERDASAR PUTUSAN PENGADILAN) No

Kegiatan

1

Pegawai mengajukan secara tertulis permohonan cuti ke Biro SDM sesuai ketentuan yang berlaku.

2

Pelaksana Pegawai

BSDM

WR II

Tidak

Biro SDM berkoordinasi dengan pimpinan unit terkait membalas surat terkait ketentuan cuti.

Rektor

Yayasan

Pengadilan

Kelengkapan

Waktu

Output

Surat Pengajuan Cuti

10 Menit

Surat Pengajuan Cuti

10 Menit

Surat Ijin Cuti

Surat Ijin Cuti

10 Menit

Pelaksanaan cuti

Surat Keputusan Pengadilan

10 Menit

Instruksi kerja

Surat Keputusan Pengadilan

10 Menit

SK Pemberhenti an

SK Pemberhentian

10 Menit

SK Pemberhenti an dan Pesangon

 Surat Keputusan Pengadila  SK Pemberhentian dan Pesangon

10 Menit

Keterangan

Ya

3

Pegawai menjalani pemeriksaan pihak berwajib sampai dengan hasil keputusan pengadilan bersalah atau tidak bersalah.

4

Laporan keputusan pengadilan diterima Rektor yang di diSOPsisi ke BSDM untuk tidak lanjut. Apabila bersalah maka dikeluarkan, namun jika tidak bersalah bekerja kembali seperti sedia kala.

5

Pegawai yang dinyatakan bersalah oleh pengadilan maka oleh BSDM diusulkan SK Pemberhentian sebagai pegawai ke Yayasan

6

Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian sebagai Pegawai dan Yayasan memberikan haknya sesuai perundang-undangan yang berlaku.

7

Dokumentasi

Tdk Bersalah


Bersalah

Page 28

ALUR PHK PEGAWAI MELAKUKAN PELANGGARAN SESUAI KETENTUAN KONTRAK KERJA DAN TELAH MENDAPAT

SURAT PERINGATAN

No

Kegiatan

Pelaksana Pimpinan Unit

BSDM

WR II

Rektor

Yayasan

Disnakertr ans

Kelengkapan

Waktu

Output

1

Pimpinan Unit berkoordinasi dan memberikan laporan tertulis ke SDM terkait indisipliner pegawai yang melanggar kesepakatan kerja dan telah beberapa kali mendapatkan SP.

Surat Laporan Indisipliner

10 Menit

Surat Rekomendasi Pemberhentian

2

Biro SDM memproses (menghimpun informasi ke pegawai yang bersangkutan dan koordinasi dengan pimpinan terkait) laporan dan apabila telah lengkap data dan informasi membuat usulan SK Pemberhentian Ke Yayasan. WR II menandatangi usulan Surat penerbitan SK Pemberhentian berserta lampiran pertimbangannya.

Draft Surat Rekomendasi Pemberhentian

10 Menit



10 Menit

SK Pemberhentian

4

Yayasan menerbitkan SK Pemerhentian dan memberikan hak pegawai sesuai perundang-undangan ke Rektor.

SK Pemberhentian

10 Menit

5

Rektor mendiSOPsisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan

SK Pemberhentian

10 Menit

6

BSDM mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.

SK Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak

10 Menit

Pemberhentian dan Pembayaran Hak Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak Validasi Form dan SK Pemberhentian

7

Validasi Form Pembayaran hak dan SK Pemberhentian

8

Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran.

Validasi Form dan SK Pemberhentian

10 Menit

9

Dokumentasi

SK Pemberhentian dan Bukti Pembayaran Hak

10 Menit

3


Keteranga n

Bukti Pembayaran Hak

Page 29

ALUR PHK PEGAWAI BERPERKARA PIDANA LEBIH DARI 6 BULAN (KASUSNYA BUKAN PENGADUAN PEMBERI KERJA)

No

Kegiatan


BSDM

WR II

Rektor

Yayasan

Disnakertra ns

Kelengkapan

Waktu

Output

1

Pimpinan Unit memberikan informasi terkait keputusan perkara Pegawai ke Biro SDM

Laporan Tertulis

10 Menit

Draft Surat Pemberhentian

2

Biro SDM membuat Draft Usulan Pemberhentian ke Yayasan kepada WR II

Draft Surat usulan Pemberhentian

10 Menit

Surat Usulan Pemberhentian

3

WR II menandatangani surat usulan pemerhentian dan dikirim ke Yayasan tembusan Rektor.


10 Menit

SK pemberhentian

4

Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai perundang-undangan yang berlaku.

SK pemberhentian

10 Menit

5

Rektor mendiSOPsisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan

SK pemberhentian

10 Menit

6


DiSOPsisi SK Pemberhentian

10 Menit

7


SK Pemberhentian dan Form Pembayaran Hak

10 Menit


8

Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran. Dokumentasi


10 Menit

Bukti Pembayaran Hak

SK Pemberhentian dan Bukti Pembayaran Hak

10 Menit

9


Keterangan

DiSOPsisi

Page 30

ALUR KARYAWAN MENGUNDURKAN DIRI

No

Kegiatan


BSDM

WR II

Rektor

Yayasan

Disnakertra ns

Kelengkapan

Waktu

1

Pegawai mengajukan ke Biro SDM surat pengunduran diri yang telah disetujui oleh Pimpinan Unit Kerja.

Surat Pengunduran Diri

10 Menit

2

Biro SDM mengklarifikasi alasan dan dampak pengunduran diri, dan selanjutnya data tersebut disajikan dalam Surat Usulan pemberhentian ke WR II.

Surat Rekomendasi pengunduran diri.

10 Menit

3

WR II berberkoordinasi dengan BAUK terkait hak dan hal lain atas dampak pengunduran diri, setelah pengunduran diri dinyatakan “bersih” dan WR II meneruskan permohonan ke Yayasan SK Pemberhentian kerja ditembuskan ke Rektor. Yayasan menerbitkan SK pemberhentian Kerja dan pemberian hak sesuai perundang-undangan yang berlaku dan mengirimkan ke Rektor. Rektor mendiSOPsisi ke WR II dan atau BSDM untuk menyampaikan ke pegawai yang bersangkutan

10 Menit

6


10 Menit

7


10 Menit

8

Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dan BAUK untuk dilakukan pembayaran. Dokumentasi

10 Menit

4

5

9


Output

Keterangan

10 Menit

10 Menit

10 Menit

Page 31

ALUR PERUBAHAN STATUS,PENGGABUNGAN,PELEBURAN/ PERUBAHAN KEPEMILIKAN, PEKERJA TIDAK BERSEDIA LANJUT KERJA. Pelaksana

No

Kegiatan

1

Yayasan melakukan sosialisasi kepada pegawai minimal 1 tahun/6 bulan sebelum pelaksanaan merger/perubahan kepemilikan, dan memberikan kebebasan kepada pegawai untuk memilih keberlanjutan hubungan kerja dengan mengisi Form Kesediaan Lanjut Kerja. Pegawai yang menyanggupi untuk lanjut kerja dikaryakan lanjut sesuai peraturan kepemilikan yang baru, jika tidak maka pegawai akan diberhentikan sesuai ketentuan yang berlaku.

Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger

10 Menit

Form Kesediaan

Form Kesediaan

10 Menit

Usulan Nama untuk SK Pemberhentian/SK Pengangkatan baru.

10 Menit

6

Yayasan menerbitkan SK Pengangkatan Baru bagi pegawai yang lanjut kerja dan SK Pemberhentian Kerja beserta pemberian hak kepada pegawai yang tidak lanjut kerja sesuai perundang-undangan yang berlaku dan mengirimkan ke Rektor. Yayasan mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.

Usulan Nama untuk SK Pemberhentian/S K Pengangkatan baru. SK Pengangkatan/SK Pemberhentian

SK Pemberhentian

10 Menit

Tanda Terima Hak

7


 

SK Pemberhentian Tanda Terima Hak

10 Menit

Validasi

8

Form yang tervalidasi ditandatangani Pegawai ybs dilakukan pembayaran.

 SK Pemberhentian  Tanda Terima Hak

10 Menit

Bukti Terima

9

Dokumentasi

 SK Pemberhentian  Tanda Terima Hak  Bukti Terima

10 Menit

2

4


Yayasan

Pegawai

Kelengkapan

Disnaker trans

Lanjut Tdk Lanjut

Waktu

Output

Keterangan

Page 32

ALUR PERUBAHAN STATUS, PENGGABUNGAN, PELEBURAN, YAYASAN TIDAK BERSEDIA MENERIMA PEGAWAI KEMBALI BEKERJA ; PERUSAHAAN TUTUP KARENA RUGI, FORCE MAJEUR ;PERUSAHAAN TUTUP KARENA MELAKUKAN EFISIENSI. Pelaksana

No

Kegiatan

1

Yayasan melakukan sosialisasi kepada pegawai minimal 1 tahun/6 bulan sebelum pelaksanaan merger/perubahan kepemilikan/Tutup, dan memberikan penjelasan kejelasan tidak berlanjutnya hubungan kerja. Yayasan memberikan pesangon kepada seluruh pegawai sesuai ketentuan yang berlaku. Mekanisme dan besaran pesangon terlebih dahulu divalidasi ke Disnakertrans untuk mendapatkan jaminan hukum.

Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger

10 Menit

SK Pemberhentian

SK Pemberhentian

10 Menit

Form Pemberian Hak

6

Yayasan mencetak form penerimaan hak yang sebelumnya divalidasi ke Disnakertrans.

Form Pemberian Hak

10 Menit

Tanda Terima Hak

8

Form ditandatangani Pegawai ybs dilakukan pembayaran.

Tanda Terima Hak

10 Menit

Bukti Terima

9

Dokumentasi

 Surat Keputusan adanya tindakan perubahan/merger  SK Pemberhentian  Tanda Terima Hak  Bukti Terima

10 Menit

2


Yayasan

Pegawai

Disnaker trans

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Page 33

ALUR PEGAWAI MENINGGAL DUNIA

No

Kegiatan

Pelaksana Ahli Waris

Pimpinan Unit

BSDM

BAUK

WR II

Yayasan

Kelengkapan

BPJS

Waktu

Output

1

Ahli Waris memberikan informasi kepada Pimpinan Unit dan BSDM.

Laporan Tertulis

10 Menit

Draft Surat Pemberhentian

2

BSDM berkoordinasi dengan WR II dan BAUK untuk memberikan sumbangan uang duka, form pengisian data pencairan BPJS Ketenagakerjaan (JHT & JKM), serta pencatatan hari terakhir kerja untuk hak pegawai yang diberhentikan karena meninggal dunia dan SK Pemberhentian. Ahli Waris mengisi form dengan melampirkan data syarat lainnya dan diserahkan ke BSDM

Draft Surat usulan Pemberhentian

10 Menit


Surat Usulan Pemberhentian Dokumen Kematian SK pemberhentian

10 Menit

SK pemberhentian

10 Menit

Form Pemberian Hak

Form Pemberian Hak

10 Menit

Tanda Terima Pemberian Hak

SK Pemberhentian Tanda Terima Pembayaran Hak Dokumen kematian

10 Menit

3 4

5

6

 

BSDM berkoordinasi dengan BPJS dan BAUK untuk pencairan hak. Pencairan hak dari BPJS diserah terimakan dikantor BPJS sesuai mekanisme BPJS, sedangkan dari Yayasan dicairkan melalui BAUK dengan mengisi form penerimaan hak yang ditandatangani oleh Ahli Waris. Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani ahli waris diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke Ahli Waris Dokumentasi

  


Keterangan

Page 34

ALUR PEGAWAI TIDAK MASUK 5 HARI SECARA BERTURUT-TURUT TANPA SURAT YG DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN (MANGKIR).

No

Kegiatan

1

Pimpinan Unit melaporkan ke BSDM

2

BSDM menindaklanjuti laporan dengan menggecek data presensi dan melakukan konfirmasi ke Pegawai bersangkutan, kemudian dibuat laporan hasil investigasi sebagai pertimbangan pemberhentian ke Yayasan melalui WR II. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.

3


BSDM

WR II

BAUK

Yayasan

Kelengkapan

Rektor

  

Waktu

Laporan Tertulis

10 Menit

Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi

10 Menit

Usulan SK Pemberhentian


10 Menit

SK Pemberhentian dan Pemberian Hak Cetak Form Pembayaran Hak

4

Yayasan menerbitkan Surat Pemberitahuan Pensiun kepada pegawai bersangkutan maksimal 1 tahun sebelumnya.

SK Pemberhentian dan Pemberian Hak

10 Menit

5

Form Penerimaan hak yang telah ditandatangani pegawai ybs diserahkan ke BAUK untuk dicairkan ke rek beserta hak gaji bulan terakhir.

Form Pembayaran Hak

10 Menit

6

Dokumentasi

Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi SK Pemberhantian Form dan bukti Pembayaran Hak

10 Menit


    

Output

Keterangan

Pencairan Hak

Page 35

ALUR PEGAWAI MELAKUKAN PELANGGARAN BERAT

No

Kegiatan

1

Pimpinan Unit melaporkan ke BSDM

2

BSDM menindaklanjuti laporan dan melakukan konfirmasi ke Pegawai bersangkutan terkait pelanggaran yang dilakukan, kemudian dibuat laporan hasil investigasi sebagai pertimbangan pemberhentian ke Yayasan melalui WR II. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.

3


BSDM

WR II

BAUK

Yayasan

Kelengkapan

Rektor

  

Waktu

Laporan Tertulis

10 Menit

Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi

10 Menit



10 Menit


4

Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian


10 Menit

5


Form Pembayaran Hak

10 Menit

6

Dokumentasi

Laporan tertulis Print out Presensi Berita Acara Investigasi SK Pemberhantian Form dan bukti Pembayaran Hak

10 Menit


    

Output

Keterangan

Pencairan Hak

Page 36

ALUR PEGAWAI MENGALAMI SAKIT BERKEPANJANGAN, MENGALAMI CACAT AKIBAT KECELAKAAN KERJA DAN TIDAK DAPAT MELAKUKAN PEKERJAANNYA SETELAH 12 BULAN

No

Kegiatan

1

Pegawai/keluarga pegawai mengajukan surat keterangan dokter yang menjelaskan kondisi kesehatan (fisik) pegawai ke BSDM.

2

BSDM berkoordinasi dengan pimpinan unit terkait mendiskusikan kondisi pegawai atas keberlangsungan kerja selanjutnya, dan informasi yang dihimpun diajukan ke WR II untuk dimohonkan SK Pemberhentian. WR II memperhatikan laporan hasil investigasi berkoordinasi dengan Yayasan untuk tindak lanjut penerbitan SK Pemberhentian dan pemberian hak sesuai ketentuan yang berlaku.

3


BSDM

WR II

BAUK

Yayasan

Kelengkapan

Rektor

 

Waktu

Surat keterangan dokter

10 Menit

Surat keterangan Dokter. Form Pemberian Hak

10 Menit


Usulan SK Pemberhentian dan Pemberian Hak

10 Menit


4

Yayasan menerbitkan SK Pemberhentian


10 Menit

5


Form Pembayaran Hak

10 Menit

6

Dokumentasi

Surat Keterangan Dokter SK Pemberhentian Form dan bukti Pembayaran Hak

10 Menit

  


Output

Keterangan

Pencairan Hak

Page 37

ALUR PEGAWAI MASUK MASA PENSIUN Pelaksana

No

Kegiatan

1

Bagian KPO mengecek Daftar Urut Kepegawaian terkait umur pegawai (dosen/staf kependidikan) yang memasuki batas umur pensiun, dan melaporkan ke Ka.BSDM.

Data Kepegawaian

10 Menit

2

Ka.BSDM mengajukan nama pegawai yang memasuki usia pensiun maksimal 18 Bulan sebelumnya ke WR II.

Data Kepegawaian

10 Menit

3

WR II meneruskan usulan pensiun ke Yayasan atas persetujuan Rektor.

Data Kepegawaian

10 Menit

4

Yayasan menerbitkan Surat Pemberitahuan pensiun kepada Pegawai ybs maksimal 1 tahun sebelumnya ditembuskan ke Rektor. SK Pemberhentian di terbitkan 6 bulan sebelum tanggal pensiun. Rektor menginstruksikan kepada BSDM untuk mengelola pegawai yang memasuki usia pensiun terkait Tupoksinya untuk dapat terdelegasi dengan baik ke pegawai lainnya dengan berkoordinasi dengan Pimpinan Unit Pegawai menerima SK Pensiun 6 bulan sebelumnya.

Surat Pemberitahuan penetapan masa pensiun

10 Menit


10 Menit

SK Pensiun beserta haknya

10 Menit

7

Pengurus Yayasan bersama Rektor beserta jajarannya mengadakan ceremonial pelepasan pegawai yang memasuki masa pensiun.

SK Pensiun

30 Menit

8

Dokumentasi

Data Pegawai Surat penetapan pensiun dari Yayasan Dokumentasi acara

10 Menit

5

6

Bag.KPO

Ka.BSDM

WR II

Rektor

Yayasan

Kelengkapan

Pegawai

  


Waktu

Output

Keterangan


SK Pensiun

Acara dikelola oleh BSDM

Page 38



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Perencanaan karir pegawai

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan manajemen karir yang terdiri dari perencanaan, pengembangan, kepemimpinan dan monitoring-evaluasi



Page 39

ALUR PERENCANAAN KARIR PEGAWAI Pelaksana No

Kegiatan

1

Membuat jadwal Koordinasi kepegawaian terkait pengembangan karir pegawai.

2

BSDM berkoordinasi dengan pimpinan unit kerja membahas tentang masalah kepegawaian.

3

Hasil koordinasi dibuat laporan secara periodik ke WR II sebagai bahan pembahasan pengembangan karir dengan Rektor.

4

Laporan BSDM ditindaklanjuti ke pembahasan tingkat universitas melalui forum rapat pimpinan universitas/rapat senat universitas.

5

WR II memberikan otorisasi/instruksi tindaklanjut sesuai keputusan dalam rapat pimpinan universitas/rapat senat universitas kepada Kepala BSDM. BSDM menindaklanjuti sesuai skala prioritas yang diberikan dan dilaporkan kembali ke WR II untuk persetujuan.

6

7

BSDM

Pimpinan

Unit Kerja

Dokumentasi.


Warek II

Rektor

RKPU/Rapat Senat

Kelengkapan Undangan

Notulesi Laporan BSDM Notulensi Laporan BSDM Berita Acara/Notulen si Rapat Berita Acara/Notulen si Rapat  Laporan Tindaklanjut  Dokumen Realisasi

Waktu

Output

10 Menit

5 Menit

Notulensi

1 hari

Memo Persetujuan Rektor Berita Acara/Notulensi Rapat

10 Menit

1 hari

15 Menit

Realisasi

10 Menit

Page 40

Keterangan


: : :

Disahkan oleh

:

KETERKAITAN 1. Kebijakan Mutu Universitas Respati Yogyakarta 2. Manual Mutu Universitas Respati Yogyakarta


Rektor UNRIYO Alur Pelaksanaan Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan KUALIFIKASI PELAKSANAAN Survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan dilaksanakan untuk menjaga keberlangsungan pelaksanaan sistem mutu di Universitas Respati Yogyakarta dan dilaksanakan setiap 2 tahun sekali oleh AMI (Audit Mutu Internal) dan BSDM (Biro Sumber Daya Manusia). Nama SOP

DASAR HUKUM 1. Undang-undang no. 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. UU no 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi 3. Peraturan Presiden no 60 tahun 1999 tentang Pendidikan Tinggi 4. Peraturan Pemerintah no. 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan 5. Peraturan Pemerintah no. 4 tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Pendidikan Tinggi 6. Anggaran Dasar Yayasan Pendidikan Respati 7. Anggaran Rumah Tangga Yayasan Pendidikan Respati 8. Statuta Universitas Respati Yogyakarta

:

:

PERALATAN/PERLENGKAPAN Kuesioner Survei Kepuasan Dosen dan Tenaga Kependidikan


Page 41

ALUR PELAKSANAAN SURVEI KEPUASAN DOSEN DAN TENAGA KEPENDIDIKAN

No

Kegiatan

1.

AMI dan BSDM menyiapkan draft kuesioner survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan. AMI dan BSDM mengkonsultasikan draft kuesioner kepada BPM AMI dan BSDM melakukan perbaikan form kuesioner hasil konsultasi dengan BPM dan melakukan uji validitas dan reliabilitas kuesioner. Kuesioner yang telah diuji validitas dan reliabilitas, diajukan pengesahannya ke rektor sebagai instrumen pelaksanaan survei kepuasan dosen dan tenaga pendidik. AMI dan BSDM menentukan jumlah responden survei kepuasan, yaitu 30% dari jumlah dosen dan tenaga kependidikan AMI dan BSDM melakukan penggandaan form kuesioner sesuai jumlah yang dibutuhkan AMI dan BSDM mendistribusikan form kuesioner ke setiap unit kerja untuk diisi oleh dosen dan tenaga kependidikan

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Pelaksana BSDM & AMI

BPM

WR II

AMI dan BSDM mengumpulkan kuesioner yang telah diisi oleh dosen dan tenaga kependidikan kemudian melakukan tabulasi dan rekapitulasi hasil survei.


Rektor

Dosen/tendik

Kelengkapan

Waktu

Output

Referensi tentang survei kepuasan

3 hari

Draft Kuesioner

Draft kuesioner

2 hari

Catatan dari BPM

Draft kuesioner

3 hari

Kuesioner survei kepuasan

 Surat pengajuan  Kuesioner survei kepuasan

1 hari

SK Instrumen Survei Kepuasan Dosen & Tenaga Kependidikan

Data jumlah dosen dan tenaga kependidikan

1 hari

Kuesioner survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan  Surat pemberitahuan tentang adanya survei kepuasan.  Kuesioner survei kepuasan Kuesioner yang telah diisi oleh responden

3 hari

Total responden survei kepuasan dosen dan tenaga kependidikan Form kuesioner sejumlah responden survei kepuasan Kuesioner yang telah diisi oleh responden

2 minggu

1 minggu

Rekapitulasi hasil survei kepuasan

Page 42

Keterangan

9.

10.

11.

12.

AMI dan BSDM membuat laporan hasil pelaksanaan yang berisi analisa hasil, kesimpulan dan rekomendasi Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan diserahkan kepada Wakil Rektor II Wakil Rektor II menyerahkan laporan dan rekomendasi pelaksanaan survei kepuasan kepada rektor Pimpinan perguruan tinggi melakukan rapat koordinasi bidang yang terkait dengan rekomendasi dari AMI dan BSDM.


Rekapitulasi hasil survei kepuasan

3 hari

 Surat pengantar  Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan

1 hari

Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan

1 hari

Laporan hasil pelaksanaan survei kepuasan

1 hari

Kebijakan terkait rekomendasi hasil survei kepuasan

Page 43



Disahkan oleh

:


:

Rektor UNRIYO Penilaian Angka Kredit Dosen

KUALIFIKASI PELAKSANAAN Prosedur operasional ini mencakup proses penyusunan manajemen karir yang terdiri dari perencanaan, pengembangan, kepemimpinan dan monitoring-evaluasi



Page 44

ALUR PENILAIAN ANGKA KREDIT DOSEN Pelaksana No

Kegiatan

1

Dosen mengumpulkan data pelaksanaan Dharma PT maksimal 3 tahun terakhir untuk diajukan ke pengusulan baru/kenaikan jabatan akademik dosen. Data di input ke template form yang disediakan oleh Biro SDM. Dokumen yang sudah terkumpul dan diinput diajukan ke KPS untuk mendapatkan rekomendasi.

2

3

Dosen

KPS

Tim Penilai

Senat Fak/Univ

Tidak

Berkas yang direkomendasikan KPS selanjutnya dinilai oleh Tim Penilai Jabatan Akademik Dosen. Tidak

4

5

Berkas yang telah dinilai oleh Tim Penilai dan dinyatakan layak untuk diusulkan, selanjutnya di koordinasikan dengan kesekretariatan Fakultas/Universitas untuk di ajukan dalam Sidang Senat Fakultas/Universitas untuk diberikan pengesahan. Berkas yang telah disidangkan dalam Sidang Senat dikumpulkan ke BSDM untuk diakumulasi dengan berkas dari berbagai Fakultas untuk dikirim ke Kopertis.

Ya


Ya

BSDM

Kopertis

Kelengkapan

Waktu

Output

Keterangan

Berkas Dharma PT

60 Menit

Form Template PAK terisi

 Form Template PAK terisi.  Berkas hardcopy  Form Template PAK terisi.  Berkas hardcopy

10 Menit

Rekomendasi

120 menit

Pengesahan Form PAK untuk Bidang A,C,D Dan Bidang B oleh Rektor.

30 Menit

PengesahanFor m PAK untuk Bidang A,C,D Dan Bidang B oleh Rektor. Berita Acara Senat

 Pengesahan Form PAK untuk Bidang A,C,D dan Bidang B oleh Rektor.  Beritas Acara Senat  Surat Pengantar permohonan penilaian Angka Kredit

60 Menit

2 Bendel (Asli dan 1 copy ke Kopertis)

Page 45

Pelaksana No 6

Kegiatan

Dosen

KPS

Tim Penilai

Dokumentasi


Senat Fak/Univ

BSDM

Kopertis

Kelengkapan  2 Bendel (Asli dan 1 copy ke Kopertis)  Tanda Terima Berkas

Waktu 5 Menit

Output

Keterangan

Arsip

Page 46

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIDANG KEPEGAWAIAN

Recommend Documents