SKRIPSI
ANALISIS AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN EKSPOR PADA PT. TOARCO JAYA
ANNICA BUNGIN PADDYLAND
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2013
i
SKRIPSI ANALISIS AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN EKSPOR PADA PT. TOARCO JAYA
sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi
disusun dan diajukan oleh ANNICA BUNGIN PADDYLAND A31109016
kepada
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2013
ii
SKRIPSI ANALISIS AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN EKSPOR PADA PT. TOARCO JAYA
disusun dan diajukan oleh
ANNICA BUNGIN PADDYLAND A31109016
telah diperiksa dan disetujui untuk diuji
Makassar, 07 Nopember 2013
Pembimbing I
Pembimbing II
Drs. Deng Siraja, M.Si, Ak. NIP 195112281986031002
Drs. Haerial, M.Si, Ak. NIP 196310151991031002
Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin
Dr. Hj. Kartini, SE, M.Si, Ak NIP 196503051992032001
iii
PERNYATAAN KEASLIAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, nama
: ANNICA BUNGIN PADDYLAND
NIM
: A31109016
jurusan/program studi
: AKUNTANSI
dengan ini menyatakan dengan sebenar-benarnya bahwa skripsi yang berjudul ANALISIS AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN EKSPOR PADA PT. TOARCO JAYA adalah karya ilmiah saya sendiri dan sepanjang pengetahuan saya di dalam naskah skripsi ini tidak terdapat karya ilmiah yang pernah diajukan oleh orang lain untuk memperoleh gelar akademik di suatu perguruan tinggi, dan tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh orang lain, kecuali yang secara tertulis dikutip dalam naskah ini dan disebutkan dalam sumber kutipan dan daftar pustaka. Apabila dikemudian hari ternyata di dalam naskah skripsi ini dapat dibuktikan terdapat unsur-unsur jiplakan, saya bersedia menerima sanksi atas perbuatan tersebut dan diproses sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku (UU No. 20 Tahun 2003, pasal 25 ayat 2 dan pasal 70).
Makassar, 12 September 2013 Yang membuat pernyataan,
ANNICA BUNGIN PADDYLAND
iv
PRAKATA
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas kasih karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Skripsi ini merupakan tugas akhir untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi (S.E.) pada Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penyelesaian skripsi ini tidak bisa lepas dari bimbingan, dorongan dan bantuan baik material maupun nonmaterial dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada: 1.
My Lord Jesus Christ atas pertolongan dan kasih karuniaNya dalam kehidupan penulis, sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
2.
Papa dan mama tercinta, serta adik-adikku Lin, Tia, dan Risna atas doa, kasih sayang, nasehat, serta motivasi yang diberikan selama penulisan skripsi ini.
3.
Bapak Drs. Deng Siraja, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing 1 dan Bapak Drs. Haerial, M.Si., Ak. selaku dosen pembimbing 2 atas waktu yang diluangkan untuk membimbing, memberi motivasi, dan memberi bantuan literatur, serta diskusi-diskusi yang dilakukan dengan penulis.
4.
Bapak Drs. Syamsuddin, M.Si., Ak. selaku pembimbing akademik yang telah membimbing penulis selama kurang lebih 4 tahun dalam menjalani masa kuliah.
5.
Bapak Drs. Muhammad Ishak Amsari, M.Si., Ak. selaku penguji yang telah meluangkan waktu untuk membimbing dan mengarahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi.
v
6.
Bapak Marthian SB, SE, MM. selaku manajer PT. Toarco Jaya dan pihak terkait dalam perusahaan atas pemberian izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di perusahaan beliau.
7.
Ibu Dr. Hj. Kartini, SE, M.Si., Ak. dan Bapak Dr. Yohanis Rura, SE., M.Si., Ak. selaku ketua dan sekertaris Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin beserta staf akademik bagian akuntansi yang telah memberi andil besar dalam pelaksanaan penulisan skripsi ini.
8.
Teman-teman seperjuangan selama kuliah, khususnya sahabatku tercinta Natalia Daud Songli, Imelda Priska Takbi, SE, Maydeline Ararat Malewa, Mersy, Nony Tanggo, Kalsi Patandean atas bantuan dan support kalian selama penulis menyelesaikan skripsi ini. Love you so much guys :).
9.
Teman-teman K09NITIF yang sudah memberikan semangat dan bantuan kepada penulis.
10. Kakak-kakak dan teman-teman PMKO atas doa dan dukungannya. 11. Semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Skripsi ini masih jauh dari sempurna walaupun telah menerima bantuan dari berbagai pihak. Apabila terdapat kesalahan-kesalahan dalam skripsi ini sepenuhnya menjadi tanggung jawab penulis dan bukan para pemberi bantuan. Kritik dan saran yang membangun akan lebih menyempurnakan skripsi ini. Terima Kasih. God bless Makassar, 12 September 2013
Penulis
vi
ABSTRAK
ANALISIS AUDIT MANAJEMEN ATAS FUNGSI PENJUALAN EKSPOR PADA PT. TOARCO JAYA ANALYSIS OF THE MANAGEMENT AUDIT FUNCTION EXPORT SALES IN PT. TOARCO JAYA Annica Bungin Paddyland Deng Siraja Haerial Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefisienan fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya. Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini yaitu teknik analisis deskripsi kualitatif dengan menggunakan beberapa tahapan audit manajemen yang terdiri dari audit pendahuluan, review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen, audit terinci, dan pelaporan. Data penelitian ini diperoleh dengan cara melakukan wawancara langsung dengan pihak yang terkait dengan masalah yang akan diteliti dan pengisian kuesioner yang dibagikan kepada personil bagian penjualan pada PT.Toarco Jaya. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa kegiatan penjualan ekspor yang dilakukan oleh perusahaan masih belum berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini disebabkan oleh sistem perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian manajemen serta pengukuran dan evaluasi di bidang penjualan ekspor yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Kata Kunci: audit manajemen, fungsi penjualan, efektif, efisien This study aims to measure the level of effectiveness and efficiency of export sales function in PT. Toarco Jaya. The method of analyzing of the data which is applied on this research is qualitative description analysis by using some of multiple stages which consists of a management audit of the preliminary audit, review and testing of the control system management, detailed auditing and reporting the data. To obtain this objective the writer used field research by interviewing some people who relates with the problem and distribute the questionnaires to personnel of sales in PT. Toarco Jaya. Based on the results of the research, the export sales activities which is undertake by the company is already been worked efficiently but it is still not running effectively. This is caused by the system of planning, implementation, management control, measurement and evaluation in the sector of export sales are not properly run as it should be. Keyword: management audit, sales function, effectively, efficiently
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL ................................................................................. HALAMAN JUDUL .................................................................................... HALAMAN PERSETUJUAN ..................................................................... HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN .................................................... PRAKATA.................................................................................................. ABSTRAK.................................................................................................. DAFTAR ISI............................................................................................... DAFTAR TABEL ....................................................................................... DAFTAR GAMBAR ................................................................................... DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................
Halaman i ii iii iv v vii viii x xi xii
BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................... 1.1 Latar Belakang .................................................................. 1.2 Rumusan Masalah............................................................. 1.3 Tujuan Penelitian ............................................................... 1.4 Kegunaan Penelitian ......................................................... 1.4.1 Kegunaan Teoritis .................................................... 1.4.2 Kegunaan Praktis ..................................................... 1.5 Sistematika Penulisan .......................................................
1 1 5 5 5 5 6 6
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA ................................................................ 2.1 Audit Manajemen............................................................... 2.1.1 Pengertian Audit Manajemen .................................. 2.1.2 Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen ................... 2.1.2.1 Tujuan Audit Manajemen ............................. 2.1.2.2 Manfaat Audit Manajemen ........................... 2.1.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen ........................... 2.1.4 Sasaran Audit Manajemen ...................................... 2.1.5 Tahapan Audit Manajemen ...................................... 2.1.6 Tipe Audit Manajemen ............................................. 2.1.7 Prinsip Dasar Audit Manajemen .............................. 2.1.8 Perbedaan Audit Manajemen dan Audit Keuangan ................................................................. 2.1.9 Laporan Hasil Audit Manajemen ............................. 2.1.10 Yang Melakukan Audit Manajemen ...................... 2.1.11 Keterbatasan Audit Manajemen ............................ 2.2 Pengertian Efektifitas dan Efisiensi ................................... 2.3 Ruang Lingkup Manajemen Penjualan Ekspor................. 2.3.1 Pengertian Penjualan............................................... 2.3.2 Pengertian Penjualan Ekpor .................................... 2.3.3 Manfaat Penjualan Ekspor....................................... 2.3.4 Tahap-tahap Penjualan Ekspor ............................... 2.3.5 Pengertian Manajemen Penjualan .......................... 2.3.6 Proses Manajemen Penjualan ................................. 2.3.7 Teknik Penjualan...................................................... 2.3.8 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan .................................................................
8 8 8 10 10 10 11 12 13 15 15
viii
17 21 22 22 `23 24 24 25 27 27 28 28 28 31
2.4 Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan Ekspor ............. 2.4.1 Tujuan Strategis Fungsi Penjualan .......................... 2.4.2 Tujuan Audit Manajemen Fungsi Penjualan............ 2.4.3 Proses Audit Manajemen ......................................... 2.5 Penelitian Terdahulu .........................................................
33 33 34 34 35
BAB III METODE PENELITIAN .............................................................. 3.1 Rancangan Penelitian ....................................................... 3.2 Kehadiran Peneliti ............................................................. 3.2 Lokasi Penelitian ............................................................... 3.3 Jenis dan Sumber Data ..................................................... 3.4 Teknik Pengumpulan Data ................................................ 3.5 Teknik Analisis Data .......................................................... 3.6 Pengecekan Validitas Penemuan ..................................... 3.7 Tahap-tahap Penelitian Kualitatif ......................................
40 40 40 41 41 42 42 43 45
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ......................................... 4.1 Sejarah Singkat Perusahaan ............................................ 4.2 Struktur Organisasi ............................................................ 4.3 Pembagian Tugas ............................................................. 4.4 Jenis Produksi ................................................................... 4.5 Proses Produksi ................................................................ 4.6 Prosedur Penjualan ...........................................................
48 48 51 53 56 57 59
BAB V HASIL PENELITIAN.................................................................... 5.1 Audit Pendahuluan ............................................................ 5.2 Review dan Pengujian terhadap Sistem Pengendalian Manajemen atas Fungi Penjualan Ekspor ........................ 5.3 Audit Terinci ....................................................................... 5.3.1 Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Efektifitas .................................................................. 5.3.2 Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Efisiensi .................................................................... 5.4 Pelaporan Audit Manajemen Fungsi Penjualan Ekspor ................................................................................
63 63
BAB VI PENUTUP ................................................................................... 6.1 Kesimpulan ........................................................................ 6.2 Saran .................................................................................
72 72 73
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................
74
LAMPIRAN ................................................................................................
76
ix
64 67 68 68 69
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman
1.1
Laporan Data Penjualan PT. Toarco Jaya ...............................
4
4.1
Jenis Kopi Bubuk ......................................................................
56
4.2
Jenis Green Coffee Beans .......................................................
57
5.1
Laporan Penjualan Ekspor PT. Toarco Jaya ...........................
65
5.2
Anggaran dan Realisasi Penjualan Ekspor..............................
65
5.3
Penelaahan Analisis Terhadap Efisiensi. .................................
69
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
4.1
Struktur Organisasi PT. Toarco Jaya .......................................
52
4.2
Proses Produksi Kopi PT. Toarco Jaya ...................................
58
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1
Halaman Audit Laporan Pemeriksaan Manajemen Terhadap Penjualan Ekspor ...................................................................
76
2
Kuesioner ...............................................................................
77
3
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) ...................................
80
xii
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Perkembangan dunia usaha yang mengalami pertumbuhan pesat dan
persaingan bisnis yang semakin ketat akan berdampak terhadap ketatnya seleksi perusahaan yang bisa tetap bertahan atau memenangkan persaingan. Perusahaan sebagai penyedia barang dan jasa harus sadar bahwa sebenarnya penghasilan yang diperoleh merupakan akibat dari kemampuannya untuk memberikan kepuasan kepada para pelanggannya. Jadi dengan demikian perusahaan
yang
mampu
bersaing
adalah
perusahaan
yang
mampu
memaksimalkan manfaat yang diperoleh dari pengorbanan yang dilakukan oleh pelanggan. Agar perusahaan dapat terus mampu bertahan dalam usahanya diperlukan peranan manajer dalam perusahaan untuk mampu mengelola perusahaannya dengan baik. Manajer mempunyai kewajiban untuk menetapkan kebijakankebijakan yang harus dilaksanakan untuk semua pihak sesuai dengan arah yang ditetapkan. Manajer juga perlu dibantu pihak-pihak lain, baik pihak internal maupun eksternal dalam mencapai tujuan perusahaan. Salah satu cara yang dilakukan oleh manajer untuk dapat mencapai tujuan perusahaan dan meningkatkan kemampuan bersaingnya adalah dengan meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional, serta meningkatkan produktivitas perusahaan. Tentu saja dalam upaya melaksanakan kebijakan dan strategi untuk mencapai tujuan perusahaan, manajer sering menghadapi
1
2
berbagai masalah, baik yang berasal dari luar perusahaan maupun dari dalam perusahaan itu sendiri. Terkadang masalah tersebut menyebabkan perusahaan harus menghadapi hambatan yang lebih besar dalam usaha mencapai tujuannya. Semakin berkembang dan kompleksnya kegiatan suatu organisasi, maka terdapat
kemungkinan
munculnya
penyimpangan
karena
kurangnya
pengendalian yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan. Oleh karena itu, kebutuhan akan audit semakin diperlukan oleh perusahaan untuk mengurangi penyimpangan yang mungkin terjadi, sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan arah yang telah ditetapkan dan tujuan perusahaan dapat tercapai. Untuk itulah perusahaan perlu melakukan audit manajemen. Audit manajemen dirancang untuk menemukan penyebab dari kelemahan-kelemahan yang terjadi pada pengelolaan program/aktivitas perusahaan, menganalisis akibat yang ditimbulkan oleh kelemahan tersebut dan menentukan tindakan perbaikan (rekomendasi) yang berkaitan dengan kelemahan tersebut agar dicapai perbaikan pengelolaan di masa yang akan datang. Audit
manajemen
dalam
perusahaan
dapat
dilakukan
kapan
saja
perusahaan membutuhkan audit dan dapat dilakukan secara menyeluruh terhadap semua fungsi-fungsi yang ada dalam perusahaan atau hanya pada satu fungsi tertentu saja dalam suatu perusahaan. Pelaksanaan audit manajemen dalam menilai kualitas manajemen dapat dilakukan oleh pemeriksa interen sendiri maupun pihak diluar perusahaan. Audit manajemen biasanya dilakukan oleh perusahaan untuk memberikan rekomendasi yang bersifat petunjuk bagaimana perusahaan mampu meningkatkan aktivitas usahanya agar dapat berkembang di masa yang akan datang dan mampu mengelola kegiatan perusahaannya secara efektif dan efisien.
3
Efektifitas dan efisiensi membutuhkan komitmen bersama di antara bagian yang terlibat dalam perusahaan. Efektifitas berhubungan dengan penentuan apakah tujuan perusahaan yang ditetapkan telah tercapai. Sedangkan efisiensi berhubungan dengan penentuan apakah tujuan tersebut dicapai dengan penggunaan sumber daya yang optimal. Operasi yang efektif dan efisien tanpa mengabaikan tujuan perusahaan, adalah tanggung jawab bersama secara proporsional setiap
bagian
dan
tingkatan
yang
terlibat dalam
operasi
perusahaan. Perbaikan secara terus-menerus menjadi dasar tercapainya proses operasi yang efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Sehubungan
dengan
pencapaian
tujuan
perusahaan,
maka
setiap
perusahaan berusaha untuk meningkatkan aspek penjualannya agar mampu memperoleh pendapatan yang maksimal. Penjualan merupakan salah satu dari kegiatan pokok yang dilakukan perusahaan untuk berkembang dan mendapatkan keuntungan. Penjualan yang berhasil dapat menjadi motivasi kuat tercapainya tujuan perusahaan, namun apabila perusahaan tidak berhasil mencapai target penjualan sesuai dengan anggaran yang sudah ditentukan, itu berarti bahwa perusahaan belum mampu beroperasi secara efektif dan efisien serta manajemen tidak melakukan kegiatan operasionalnya sesuai dengan sistem yang telah dibuat. Penjualan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu penjualan lokal dan penjualan ekspor. PT. Toarco Jaya yang menjadi obyek penelitian penulis, dalam melakukan aktivitas penjualannya, selain melakukan penjualan lokal juga melakukan penjualan ekspor untuk meningkatkan keuntungan perusahaan. Penjualan ekspor merupakan penjualan yang dilakukan dengan pihak pembeli luar negeri yang mengimpor barang tersebut. PT. Toarco Jaya dalam perkembangannya sebagai salah satu perusahaan penghasil kopi bermutu tinggi
4
dan juga sebagai pionir di dunia perkopian di Jepang, sangat berhasil karena mampu mempertahankan eksistensinya dalam melewati pesatnya persaingan antara perusahaan-perusahaan kopi di Indonesia, terutama dalam kegiatan penjualan ekspornya. PT. Toarco Jaya sejak didirikan sekitar 43 tahun yang lalu dan berbagai suka duka dilalui, kini Kopi Toarco Jaya meraih posisi yang kokoh berkat dukungan dari semua orang secara luas. Proyek ini juga memperoleh penilaian positif sebagai salah satu contoh sukses yang langka dari proyek pertanian di luar negeri, karena memberikan kontribusi tidak sedikit untuk peningkatan mutu kopi Republik Indonesia serta perkembangan daerah. Pada tahun 2009 PT. Toarco Jaya juga menerima penghargaan dari pemerintah Propinsi Sulawesi Selatan sebagai perusahaan penanaman modal yang telah beroperasi 25 tahun di Sulawesi Selatan. Prestasi ini tentunya tidak terlepas dari peran serta seluruh manajemen dalam membantu top manajemen dalam mengambil keputusan demi terwujudnya tujuan bisnis perusahaan. Namun keberhasilan ini tidak berarti bahwa kinerja manajemen PT Toarco Jaya, terutama bagian penjualan, telah berjalan dengan baik. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Laporan Data Penjualan PT. Toarco Jaya Tahun 2010-2012
Tahun 2010 2011 2012
Penjualan Ekspor Satuan (M/T) Rupiah 577,26 26.507.274.510 186,96 19.594.276.260 438,54 31.014.617.628
Penjualan Lokal Satuan (M/T) Rupiah 105,00 2.123.503.000 23,62 1.115.888.000 88,13 3.318.442.000
Sumber: PT. Toarco Jaya Makassar
Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa terjadi penurunan angka penjualan pada tahun 2011. Hal tersebut dapat disebabkan oleh kendala-kendala
5
seperti adanya beberapa prosedur penjualan yang belum dilaksanakan dengan baik yang bisa mengurangi efektifitas dan efisiensi perusahaan, serta pembagian job atau pekerjaan pada bagian penjualan tidak sesuai dengan standar operasi perusahaan sehingga dapat merugikan perusahaan tersebut. Berdasarkan hal-hal tersebut di atas, maka penulis merasa tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Analisis Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan Ekspor pada PT. Toarco Jaya”.
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka yang menjadi rumusan
masalah dalam penelitian ini adalah “Apakah fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya telah dilaksanakan secara efektif dan efisien?”
1.3
Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui tingkat keefektifan dan keefisienan fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya.
1.4
Kegunaan Penelitian
1.4.1
Kegunaan Teoritis
Bagi Penulis: 1. Sebagai bahan perbandingan teori yang diperoleh selama masa perkuliahan dengan yang terjadi di perusahaan.
6
2. Sebagai sarana untuk mengembangkan wawasan dan pengetahuan penulis mengenai masalah yang diteliti. Bagi Universitas: 1. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan referensi untuk membantu dalam penelitian selanjutnya. 2. Sebagai bahan bacaan yang bermanfaat bagi yang memerlukan sehingga dapat menambah pengetahuan.
1.4.2
Kegunaan Praktis
Bagi perusahaan, hasil penelitian ini diharapkan sebagai bahan masukan dalam penyusunan perencanaan penjualan ekspor, kebijakan dan strategi di bidang penjualan ekspor mendatang.
1.5
Sistematika Penulisan Dalam penulisan ini dibagi ke dalam beberapa bab yang disusun secara
sistematis dengan urutan sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan secara keseluruhan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, kegunaan penelitian, dan sistematika penulisan penelitian. BAB II TINJAUAN PUSTAKA Bab ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan masalah yang diteliti, dan ringkasan dari beberapa penelitian terdahulu.
7
BAB III METODE PENELITIAN Dalam bab ini diuraikan tentang rancangan penelitian, kehadiran penelitian, lokasi penelitian, jenis dan sumber data, teknik pengumpulan data, teknik analisis data, pengecekan validitas temuan, serta tahap-tahap penelitian kualitatif yang digunakan dalam penulisan skripsi ini. BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN Di dalam bab ini dijelaskan tentang secara garis besar profil perusahaan seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi dan pembagian tugas, jenis produksi serta proses produksi. BAB V HASIL PENELITIAN Dalam bab ini dijelaskan mengenai hasil penelitian yang menguraikan tentang audit manajemen atas fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya. BAB VI PENUTUP Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan atas hasil penelitian dan saran kepada pihak perusahaan atas hasil penelitian yang diperoleh.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Audit Manajemen
2.1.1 Pengertian Audit Manajemen Audit manajemen dilakukan untuk menilai efektifitas dan efisiensi operasi suatu
perusahaan
serta
memberikan
rekomendasi
perbaikan
kepada
manajemen. Audit manajemen juga dapat menjadi alat kontrol bagi perusahaan, sebab audit manajemen tidak hanya melakukan audit atas hasil-hasil yang telah dicapai, tapi juga meningkatkan kesigapan dalam menghadapi terjadinya masalah-masalah serta melihat peluang-peluang baru dan dapat memonitor jalannya operasional perusahaan. Istilah audit manajemen sering dipakai untuk menggambarkan pengkajian ulang perusahaan untuk efektifitas dan efisiensi. Dalam artikulasi yang berbeda, audit manajemen dikenal sebagai audit operasional dan sering digunakan secara bergantian. Audit manajemen juga sering digunakan bergantian dengan istilah “performance audit”, “program results audit”, dan “management review” (Tunggal, 1992). Dalam penulisan skripsi ini digunakan istilah audit manajemen, tidak dibedakan antara audit operasional dan audit manajemen karena keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu untuk menilai efektifitas dan efisiensi suatu perusahaan. Pengertian audit manajemen menurut beberapa ahli pun berbeda-beda antara lain, Bayangkara (2008) dalam bukunya “Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi” mendefinisi audit manajemen sebagai berikut:
8
9
“audit manajemen adalah pengevaluasian terhadap efisiensi dan efektifitas operasional perusahaan. Dalam konteks audit manajemen, manajemen meliputi seluruh operasi internal perusahaan yang harus dipertanggungjawabkan kepada berbagai pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi”.
Supriyono (1990) dalam Rafikah (2008:11) menjelaskan audit manajemen “adalah suatu proses pemeriksaan secara sistematik yang dilaksanakan oleh pemeriksa independen untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti secara objektif atas prosedur dan kegiatan-kegiatan manajemen”. Definisi lain juga dikemukakan oleh Jung (2002) dalam Irwansyah (2004:10) bahwa “audit manajemen adalah menganalisa, menilai, meninjau ulang, dan menimbang hasil kerja yang dibandingkan dengan standar yang ditentukan atau pedoman yang ditentukan oleh manajemen”. Menurut Alejendro R Gorospe yang diterjemahkan oleh Tunggal (1992) definisi audit manajemen sebagai berikut: “audit manajemen adalah suatu teknik yang secara teratur dan sistematis digunakan untuk menilai efektifitas unit atau pekerjaan dibandingkan dengan standar-standar perusahaan dan industri, dengan menggunakan petugas yang bukan ahli dalam lingkup obyek yang dianalisis, untuk meyakinkan manajemen bahwa tujuannya dilaksanakan, dan keadaan yang membutuhkan perbaikan ditemukan”.
Kemudian Siagian (2001) dalam Tampang (2011:9) menyatakan bahwa “audit manajemen adalah suatu bentuk pemeriksaan yang bertujuan untuk meneliti dan menilai kinerja perusahaan disoroti dari peningkatan efisiensi dan efektifitas dan produktivitas kerja dalam berbagai komponen perusahaan”. Berdasarkan beberapa pengertian yang telah dijelaskan di atas dapat disimpulkan bahwa audit manajemen merupakan suatu proses perencanaan, pengumpulan, dan proses pengevaluasian secara teratur dan sistematis terhadap bukti-bukti yang ada untuk menilai efisiensi dan efektifitas kegiatan operasi perusahaan atau organisasi kemudian melaporkannya kepada pihakpihak yang berkepentingan dan disertai dengan rekomendasi atau saran-saran
10
tentang kemungkinan adanya perbaikan kepada manajemen yang bersangkutan demi tercapainya tujuan perusahaan. 2.1.2
Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen
2.1.2.1 Tujuan Audit Manajemen Menurut Bayangkara (2008) bahwa audit manajemen bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan terutama pada berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di masa akan datang, di samping juga mencegah kemungkinan terjadinya berbagai kerugian. Tujuan lain audit manajemen menurut Agoes (2004) dalam Rezkiya (2011:8) yaitu sebagai berikut: 1. Menilai kinerja (performance) dari manajemen dari berbagai fungsi di dalam perusahaan. 2. Menilai apakah berbagai sumber daya (manusia, mesin, dana, harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yang telah ditetapkan oleh top manajemen. 4. Memberikan rekomendasi kepada manajemen puncak untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern, sistem pengendalian manajemen, dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi, keekonomisan, dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.
2.1.2.2 Manfaat Audit Manajemen Menurut Tunggal (2003) dalam Rafikah (2008:16) manfaat dilaksanakannya audit manajemen dalam perusahaan adalah: 1. Memberikan informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan dan laporan. 3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan, rencanarencana, prosedur serta persyaratan pemerintah. 4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini untuk menentukan tindakan preventif yang akan diambil.
11
5. Menilai ekonomisasi dan efisiensi penggunaan sumber daya termasuk memperkecil pemborosan. 6. Menilai aktifitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. 7. Menyediakan tempat pelatihan untuk personil dalam sebuah fase operasi perusahaan.
Audit manajemen dilakukan untuk meyakinkan suatu organisasi telah berjalan dengan baik dan merupakan teknik pengendalian yang dapat membantu manajemen untuk mengevaluasi keefektifan prosedur kegiatan dan pengendalian intern. Karenanya agar memberikan manfaat yang optimal kepada perusahaan maka pelaksanaan audit manajemen harus mendapatkan dukungan dari semua pihak yang ada pada perusahaan tersebut.
2.1.3
Ruang Lingkup Audit Manajemen
Ruang lingkup audit manajemen meliputi semua kegiatan yang ada di setiap departemen dalam perusahaan atau hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan. Risiko dan kesempatan kerja pada setiap sektor aktivitas harus dimuat berdasarkan prioritas untuk menentukan di area mana saja audit manajemen tampaknya dapat memberikan kontribusi yang paling efektif. Adapun ruang lingkup yang dilakukan dapat meliputi: 1.
Pemeriksaan secara keseluruhan (full audit) Pemeriksaan secara keseluruhan meliputi pemeriksaan terhadap semua kegiatan atau aktifitas pada departemen-departemen yang ada dalam perusahaan yang memperlihatkan tata cara kerjanya melalui proses pemeriksaan yang dilaksanakan.
2.
Pemeriksaan sebagian (partial, mini or phased audit) Pemeriksaan secara sebagian hanya meliputi pada aktifitas atau kegiatan pada departemen tertentu saja.
12
2.1.4
Sasaran Audit Manajemen
Sasaran dalam audit manajemen adalah kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/peningkatan, baik dari segi ekonomis, efisiensi, dan efektifitas. Sasaran pemeriksaan dapat dibagi menjadi tiga elemen penting, yaitu: 1.
Kriteria (criteria) Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu atau kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya sebagai pertanggungjawaban atas wewenang yang dilimpahkan.
2.
Penyebab (cause) Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif, program/aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.
3.
Akibat (effect) Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan bahwa program/aktivitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan.
13
2.1.5
Tahapan Audit Manajemen
Agar supaya pemeriksaan manajemen dapat mencapai tujuannya, maka setiap tahap pemeriksaan hendaknya dirancang dengan baik. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar, Bayangkara (2008) mengelompokkan menjadi lima tahapan, yaitu: 1.
Audit Pendahuluan Tahap ini merupakan tahap awal bagi auditor dalam melaksanakan audit manajemen. Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara.
2.
Review dan Pengujian Terhadap Sistem Pengendalian Manajemen Pada tahapan ini, auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Untuk mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen yang terdapat di perusahaan biasanya digunakan internal control questionnaires (ICQ), flowchart dan penjelasan naratif serta dilakukan
pengetesan
atas
beberapa
transaksi
(walk
through
the
documents). Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah
14
dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. 3.
Audit Terinci Pada tahap ini, auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditemukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam satu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.
4.
Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.
5.
Tindak Lanjut Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi yang diberikan tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit.
15
2.1.6
Tipe Audit Manajemen
Menurut Tunggal (1992), terdapat tiga kategori audit manajemen, yaitu: 1.
Audit Fungsional (functional audit) Suatu audit fungsional berhubungan dengan satu atau fungsi yang lebih banyak dalam suatu organisasi. Mungkin berhubungan dengan fungsi upah untuk suatu divisi perusahaan secara keseluruhan. Suatu audit fungsional mempunyai
keuntungan
memungkinkan
spesialisasi
oleh
auditor.
Kelemahan dalam audit fungsional ialah kealpaan dalam menilai fungsi yang saling berhubungan. 2.
Audit Organisasi (organizational audit) Suatu unit organisasional berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Tekanan dalam audit organisasi adalah bagaimana efektif dan efisiennya fungsi-fungsi berinteraksi.
3.
Penugasan Khusus (special asignment) Penugasan khusus audit manajemen timbul karena permintaan manajemen. Terdapat variasi yang luas untuk audit demikian.
2.1.7
Prinsip Dasar Audit Manajemen
Prinsip dasar yang harus diperhatikan auditor agar audit manajemen dapat mencapai tujuan dengan baik, yaitu: 1.
Audit dititikberatkan pada objek audit yang mempunyai peluang untuk diperbaiki. Prinsip audit ini mengarahkan audit pada berbagai kelemahan manajemen baik dalam bentuk operasional yang berjalan tidak efisien dan pencapaian
16
tujuan yang tidak efektif maupun kegagalan perusahaan dalam menerapkan berbagai ketentuan dan peraturan serta kebijakan yang telah ditetapkan. 2.
Prasyarat penilaian terhadap kegiatan objek audit. Penilaian yang akurat baik terhadap kinerja manajemen maupun berbagai program atau metode operasi yang telah dilaksanakan, membutuhkan audit yang saksama. Dari hasil audit yang dilakukan akan diketahui apakah program yang ditetapkan, metode pelaksanaan operasi, atau kebijakan yang ditetapkan manajemen secara efektif dapat mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Jadi dengan demikian audit merupakan prasyarat yang harus dilakukan sebelum penilaian dilakukan.
3.
Pengungkapan dalam laporan tentang adanya temuan-temuan yang bersifat positif. Di samping menyajikan temuan-temuan yang merupakan kelemahan dalam pengelolaan perusahaan, auditor juga harus menyajikan temuan-temuan positif yang biasanya berupa keberhasilan yang dicapai manajemen dalam mengelola berbagai program/aktivitas dalam operasinya. Hal ini dilakukan untuk memberikan penilaian yang objektif terhadap objek yang diaudit.
4.
Identifikasi
individu
yang
bertanggung
jawab
terhadap
kekurangan-
kekurangan yang terjadi. Hal ini penting karena dengan mengetahui individu-individu tersebut, akan lebih dalam dapat digali permasalahannya dan penyebab terjadinya kelemahan tersebut, sehingga tindakan koreksi yang akan dilakukan menjadi lebih tepat dan lebih cepat. 5.
Penentuan tindakan terhadap petugas yang seharusnya bertanggung jawab. Walaupun auditor tidak memiliki wewenang dalam memberikan sanksi atau tindakan terhadap petugas yang bertanggung jawab terhadap kelemahan
17
yang terjadi, tetapi berdasarkan hasil audit yang dilakukan, auditor dapat memberikan berbagai pertimbangan dalam menentukan sanksi yang akan diberikan oleh pihak yang lebih tinggi dari petugas yang bersangkutan. 6.
Pelanggaran hukum Dalam proses audit, tidak tertutup kemungkinan auditor menemukan berbagai pelanggaran terhadap hukum yang berlaku. Pelanggaran dapat berupa penipuan, penggelapan aset-aset perusahaan maupun berbagai kegiatan yang secara sengaja merugikan perusahaan untuk kepentingan pribadi maupun kelompok. Walaupun bukan tugas utama auditor untuk melakukan penyelidikan terhadap pelanggaran hukum, auditor harus segera menyampaikan temuan tersebut kepada atasannya tentang adanya pelanggaran tersebut.
7.
Penyelidikan dan pencegahan kecurangan. Jika terdapat indikasi terjadinya kecurangan (fraud) pada objek audit, auditor harus memberikan perhatian khusus dan melakukan penyelidikan yang lebih dalam terhadap hal tersebut, sehingga diharapkan kecurangan tersebut tidak terjadi.
2.1.8
Perbedaan Audit Manajemen dan Audit Keuangan
Berbagai
program/aktivitas
yang
dilakukan
dalam
mencapai
tujuan
perusahaan baik yang bersifat kuantitatif maupun kualitatif, dapat menjadi tujuan audit manajemen. Karena karakteristik yang berbeda antara audit keuangan dan audit manajemen, maka tujuan dan tujuan auditnya juga berbeda. Secara lebih rinci, beberapa hal yang membedakan antara audit manajemen dan audit keuangan diuraikan sebagai berikut:
18
1.
Tujuan Audit Audit keuangan dilakukan untuk mendapatkan keyakinan bahwa laporan keuangan yang disajikan oleh perusahaan (manajemen) telah disusun melalui proses akuntansi yang berlaku umum dan menyajikan dengan sebenarnya kondisi keuangan perusahaan pada tanggal pelaporan dan kinerja manajemen pada periode tersebut. Sedangkan audit manajemen ditujukan untuk mencapai perbaikan atas berbagai program/aktivitas dalam pengelolaan perusahaan yang masih memerlukan
perbaikan.
Oleh
sebab
menemukan
berbagai
kelemahan
itu,
auditnya
dalam
dirancang
operasional
untuk
perusahaan,
menentukan penyebabnya, menganalisis akibat yang ditimbulkan, dan mencari jalan perbaikan atas kelemahan tersebut. 2.
Ruang Lingkup Audit Audit keuangan menekankan auditnya pada data-data akuntansi perusahaan dan proses penyajian laporan yang disajikan manajemen. Oleh karena itu, ruang lingkup auditnya berkisar pada bukti-bukti transaksi dan proses akuntansi yang diterapkan pada objek audit. Pada audit manajemen, ruang lingkup audit meliputi keseluruhan fungsi manajemen dan unit-unit terkait yang ada di dalamnya. Ruang lingkup ini dapat berupa seluruh program/aktivitas atau dapat juga hanya mencakup bagian tertentu dari program/aktivitas yang dilakukan.
3.
Dasar Yuridis Secara hukum semua perusahaan harus menyajikan laporan keuangan yang telah diaudit oleh auditor independen (akuntan publik) kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan laporan keuangan tersebut. Oleh sebab itu, salah satu prasyarat perusahaan untuk tetap dapat mencatat sahamnya di
19
bursa adalah penyajian laporan keuangan interim yang telah diaudit oleh auditor independen. Berbeda dengan audit keuangan, audit manajemen bukanlah merupakan suatu keharusan bagi suatu perusahaan. Audit manajemen berangkat dari kepedulian manajemen atau yang memiliki wewenang lebih tinggi untuk memperbaiki berbagai program/aktivitas yang berjalan di perusahaan. 4.
Pelaksana Audit Audit keuangan dilakukan dalam rangka mendapatkan pengesahan (opini) secara independen dari pihak auditor atas kewajaran laporan keuangan yang disajikan manajemen perusahaan tersebut. Oleh karena itu, audit juga harus dilakukan oleh pihak independen (auditor eksternal) agar pengguna informasi merasa yakin akan keakuratan dan kebenaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan tersebut. Sedangkan audit manajemen dilakukan dalam rangka untuk menemukan berbagai
kekurangan/kelemahan
pengelolaan
pengelolaan
perusahaan
(melalui
berbagai program/aktivitas) yang dilakukan manajemen,
sehingga dapat ditentukan langkah-langkah perbaikan terhadap kekurangan tersebut. Oleh karena itu, selain auditor independen, audit juga bisa dilakukan oleh auditor internal (staf auditor yang dimiliki perusahaan). 5.
Frekuensi Audit Kebutuhan audit berhubungan langsung dengan penerbitan laporan keuangan, audit keuangan dilakukan paling sedikit satu kali dalam satu tahun dan ini bersifat reguler. Sedangkan audit manajemen, tidak ada ketentuan mengikat yang mengharuskan untuk melakukan audit setiap periode waktu tertentu. Kebutuhan audit sangat dipengaruhi oleh kepedulian manajemen dalam mencapi tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi
20
dan kebutuhan untuk memperbaiki berbagai program/aktivitas yang hasilnya belum optimal. 6.
Orientasi Hasil Audit Audit keuangan dilakukan terhadap data-data keuangan perusahaan yang bersifat historis. Oleh karena itu, audit ini lebih menekankan pada penilaian terhadap kinerja masa lalu yang telah dicapai manajemen pada periode pelaporan. Sedangkan audit manajemen lebih menekankan auditnya untuk kepentingan perbaikan-perbaikan yang akan dilakukan di masa yang akan datang. Audit manajemen lebih merupakan anticipatory audit, sebagai sarana untuk mengantisipasi atau mencegah kemungkinan terjadinya kegagalan akibat kelemahan-kelemahan yang ada pada perusahaan.
7.
Bentuk Laporan Audit Audit keuangan telah memiliki standar bentuk laporan audit yang bersifat baku bagi seluruh akuntan independen yang melakukan audit keuangan. Hal ini diatur dalam Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Bentuk laporan yang disampaikan biasanya adalah laporan bentuk pendek yang menyertai laporan keuangan hasil audit. Sedangkan laporan hasil audit manajemen, biasanya disajikan dalam bentuk laporan yang bersifat komprehensif, di mana di dalam laporan tersebut di samping menyampaikan kesimpulan hasil audit, juga disajikan temuantemuan penting hasil audit yang menjadi dasar dalam pembuatan kesimpulan dan rekomendasi.
8.
Penggunaan Laporan Laporan audit keuangan ditujukan kepada berbagai kelompok pengguna yang berada diluar perusahaan (eksternal). Berbagai kelompok tersebut diantaranya pemegang saham, kreditor, pemerintah, dan sebagainya. Untuk
21
memenuhi kebutuhan informasi berbagai kelompok tersebut, laporan keuangan disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan sebagian besar pemakai. Laporan audit manajemen lebih ditujukan kepada pihak internal perusahaan. Berbagai pihak sesuai dengan bidangnya membutuhkan informasi tentang potensi perbaikan yang bisa dilakukan perusahaan di masa yang akan datang. Oleh karena itu, laporan audit manajemen dapat menyajikan berbagai informasi untuk memenuhi kebutuhan pemangku kepentingan yang ada pada perusahaan.
2.1.9
Laporan Hasil Audit Manajemen
Hasil akhir dari audit manajemen adalah laporan hasil audit. Menurut Bayangkara (2008), “laporan hasil audit manajemen perlu disusun secara cermat, jelas, ringkas dan obyektif mengingat tidak adanya standar sebagaimana yang ada pada laporan hasil pemeriksaan keuangan dan adanya tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki kondisi yang ada pada saat pemeriksaan dilakukan”.
Laporan hasil berfungsi sebagai upaya peningkatan dan perbaikan berbagai kelemahan dan kekurangan masa lalu dan laporan pemeriksaan haruslah dapat mendorong dilakukannya tindak lanjutan. Ada dua cara dalam penyajian laporan audit manajemen, yaitu: (1) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang diperoleh selama tahapan-tahapan audit, (2) cara penyajian yang mengikuti arus informasi yang menitikberatkan penyajian pada kepentingan para pengguna laporan hasil audit. Laporan audit memuat kesimpulan audit tentang elemen-elemen atas tujuan audit dan rekomendasi yang diberikan untuk memperbaiki berbagai kekurangan yang terjadi serta rencana tindakan lanjut dalam mengaplikasikan rekomendasi tersebut.
22
2.1.10 Yang Melakukan Audit Manajemen Menurut Tunggal (1992), bahwa pihak-pihak yang bisa melakukan audit manajemen antara lain: 1.
Internal Auditor Suatu keuntungan internal auditor melakukan audit manajemen adalah bahwa mereka menghabiskan semua waktu mereka bekerja untuk perusahaan yang mereka periksa. Sebab itu, mereka mengembangkan pengetahuan yang baik tentang perusahaan dan usahanya, yang penting sekali untuk melakukan audit manajemen audit yang efektif dalam rangka kemajuan perusahaan tersebut.
2.
Akuntan Pemerintah Akuntan pemerintah dapat juga diminta untuk melakukan pemeriksaan manajemen. Mereka biasanya memberi perhatian kedua-duanya, baik audit keuangan dan audit manajemen.
3.
Kantor Akuntan Publik Perusahaan juga biasa menunjuk sebuah kantor akuntan publik untuk melakukan pemeriksaan manajemen. Hal ini biasanya terjadi apabila perusahaan ingin mengetahui kemampuan perusahaan sehubungan dengan permasalahan tertentu dimana internal audit tidak memiliki keahlian dalam lingkup audit tersebut.
2.1.11 Keterbatasan Audit Manajemen Meskipun audit manajemen memiliki banyak manfaat, namun audit manajemen juga memiliki beberapa keterbatasan. Menurut Siagian (2001) bahwa audit manajemen dilaksanakan pihak eksternal bukannya tidak memiliki hal yang negatif, diantaranya:
23
1.
Sulitnya memperoleh data yang diperlukan,
2.
Waktu yang terbatas,
3.
Biaya. Kurangnya pengetahuan audit manajemen terhadap teknik audit dan obyek
yang diperiksa merupakan salah satu keterbatasan penting audit manajemen. Untuk mengatasi keterbatasan ini perlu pendidikan dan pelatihan bagi pemeriksa manajemen. Biasanya keterbatasan ini telah tampak dalam pemeriksaan yang dilakukan oleh akuntan publik. Waktu merupakan faktor yang sangat mempengaruhi hasil dari pemeriksaan manajemen. Hal ini disebabkan karena auditor dapat memberikan informasi pada manajemen mengenai masalah perusahaan yang ada dan cara-cara yang tepat dalam mengatasi masalah tersebut. Oleh karena itu, sangat penting bahwa pemeriksa manajemen harus terarah untuk menjamin saran dari auditor manajemen dapat memberikan solusi dari masalah tersebut. Seorang auditor harus memahami bahwa biaya merupakan salah satu faktor keterbatasan dalam melaksanakan pemeriksaan. Oleh karena itu, auditor harus menghemat waktu sehingga obyek pemeriksaan dapat lebih luas. Keterbatasan biaya yang tersedia ini mengharuskan auditor untuk menentukan skala prioritas pemeriksaannya.
2.2
Pengertian Efektifitas dan Efisiensi Efektifitas mengacu pada pencapaian suatu tujuan, sedangkan efisiensi
mengacu pada sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan itu. Sebelum audit operasi untuk efektifitas dapat dilaksanakan, harus ada kriteria tertentu mengenai apa yang dimaksud dengan efektifitas. Begitu pula efisiensi,
24
harus ada kriteria tertentu mengenai apa yang dimaksud dengan melakukan secara lebih efisien, sebelum audit operasi dapat bermakna. Pengertian efektifitas dapat dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apabila perusahaan sudah berhasil mencapai target yang telah ditentukan maka perusahaan tersebut sudah dapat dikatakan bekerja secara efektif. Pengertian efisiensi berhubungan dengan metode operasi, atau penilaian terhadap suatu kegiatan apakah kegiatan tersebut sudah dapat dijalankan dengan menggunakan biaya sesuai dengan perencanaan atau bahkan tidak membutuhkan biaya tambahan. Jika aktivitas atau kegiatan perusahaan sudah dijalankan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan, atau bahkan bisa meminimalkan biaya yang dikeluarkan maka perusahaan tersebut sudah dapat dikatakan bekerja secara efisien.
2.3
Ruang Lingkup Manajemen Penjualan Ekspor
2.3.1 Pengertian Penjualan Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang. Secara umum definisi penjualan dapat diartikan sebagai sebuah usaha atau langkah konkrit yang dilakukan untuk memindahkan suatu produk, baik itu berupa barang ataupun jasa, dari produsen kepada konsumen sebagai sasarannya. Tujuan utama penjualan yaitu mendatangkan keuntungan atau laba dari produk ataupun barang yang dihasilkan produsennya dengan pengelolaan yang baik. Dalam pelaksanaannya, penjualan sendiri tak akan dapat dilakukan
25
tanpa adanya pelaku yang bekerja didalamnya seperti agen, pedagang dan tenaga pemasaran. Menurut Swastha (1989) dalam bukunya “Manajemen Penjualan” definisi penjualan “adalah ilmu dan seni mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang atau jasa yang ditawarkannya”. Adapun empat syarat untuk menjual adalah: (1) ada calon pembeli dan penjual,
(2)
proses
interaksi
dan
persepsi,
(3)
menjajaki
sebuah
transaksi/pertukaran kepentingan, (4) barang, jasa, ide, gagasan, rencana, keyakinan, prinsip. Bagi perusahaan pada umumnya memiliki tiga tujuan umum dalam perusahaan, yaitu mencapai penjualan tertentu, mendapatkan laba tertentu, dan menunjang pertumbuhan perusahaan.
2.3.2 Pengertian Penjualan Ekspor Hampir setiap negara di dunia tidak dapat memenuhi kebutuhannya dari hasil produksi negaranya sendiri, tetapi satu negara dengan negara lainnya saling membutuhkan. Ekspor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu negara ke negara lain. Proses ini seringkali digunakan oleh perusahaan dengan skala bisnis kecil sampai menengah sebagai strategi utama untuk bersaing di tingkat internasional. Strategi ekspor digunakan karena risiko lebih rendah, modal lebih kecil dan lebih mudah bila dibandingkan dengan strategi lainnya. Strategi lainnya misalnya franchise dan akuisisi. 1.
Ekspor langsung adalah cara menjual barang atau jasa melalui perantara/ eksportir yang bertempat di negara lain atau negara tujuan ekspor.
26
Penjualan
dilakukan
melalui
distributor
dan
perwakilan
penjualan
perusahaan. Keuntungannya, produksi terpusat di negara asal dan kontrol terhadap distribusi lebih baik. Kelemahannya, biaya transportasi lebih tinggi untuk produk dalam skala besar dan adanya hambatan perdagangan serta proteksionisme. 2.
Ekspor tidak langsung adalah teknik dimana barang dijual melalui perantara/eksportir negara asal kemudian dijual oleh perantara tersebut. Melalui perusahaan manajemen ekspor (export management companies) dan perusahaan pengekspor (export trading companies). Kelebihannya, sumber daya produksi terkonsentrasi dan tidak perlu menangani ekspor secara langsung. Kelemahannya, kontrol terhadap distribusi kurang dan pengetahuan terhadap operasi di negara lain kurang. Umumnya, industri jasa menggunakan ekspor langsung sedangkan industri
manufaktur menggunakan keduanya. Menurut Amir (2001) pengertian perdagangan ekspor “yaitu pemindahan barang-barang dari dalam negeri keluar negeri dengan syarat-syarat yang telah ditentukan”. Amir juga menambahkan bahwa ada hal-hal yang menjadi landasan untuk kemungkinan melakukan perdagangan ekspor, yaitu: a.
Komoditi atau produk negara kita mempunyai keunggulan mutlak.
b.
Komoditi yang dikirim ke negara lain sesuai selera dan kebutuhan konsumen di luar negeri.
c.
Komoditi tersebut diperlukan untuk diekspor dalam rangka pengamanan cadangan strategi nasional. Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan oleh perusahaan
yang baru melakukan ekspor, yaitu:
27
1.
Tidak melakukan penyelidikan yang lengkap sebelum melakukan ekspor.
2.
Tidak melakukan konsultasi terlebih dahulu.
2.3.3
Manfaat Penjualan Ekspor
Berikut ini beberapa manfaat penjualan ekspor, yaitu: a.
Memperluas Pasar bagi Produk Indonesia Penjualan ekspor merupakan salah satu cara untuk memasarkan produk Indonesia ke luar negeri.
b.
Menambah Devisa Negara Perdagangan antarnegara memungkinkan eksportir Indonesia untuk menjual barang kepada masyarakat luar negeri. Transaksi ini dapat menambah penerimaan devisa negara. Dengan demikian, kekayaan negara bertambah karena devisa merupakan salah satu sumber penerimaan negara.
c.
Memperluas Lapangan Kerja Penjualan ekspor akan membuka lapangan kerja bagi masyarakat. Dengan semakin luasnya pasar bagi produk Indonesia, kegiatan produksi di dalam negeri akan meningkat. Semakin banyak pula tenaga kerja yang dibutuhkan sehingga lapangan kerja semakin luas.
2.3.4 Tahap-tahap Penjualan Ekspor Dalam perencanaan ekspor perlu dilakukan berbagai persiapan. Berikut ini langkah-langkah persiapannya: 1.
Identifikasi pasar yang potensial.
2.
Penyesuaian antara kebutuhan pasar dengan kemampuan analisis SWOT.
3.
Melakukan pertemuan dengan eksportir, agen, dan lain-lain.
4.
Alokasi sumber daya.
28
2.3.5 Pengertian Manajemen Penjualan Manajemen penjualan adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, implementasi, pengendalian terhadap aktifitas kegiatan menjual yang dilakukan oleh perusahaan melalui tenaga penjualan. Manajemen penjualan termasuk kegiatan penarikan, pemilihan, perlengkapan, penugasan, penentuan rute, supervise, pembayaran dan pemotivasian serta pengembangan kemampuan yang diberikan kepada tenaga penjual.
2.3.6 Proses Manajemen Penjualan Setiap adanya proses penjualan mempunyai strategi penjualan yang ditetapkan, maka untuk selanjutnya manajemen tentu harus melaksanakannya dan mengelola pelaksanaan penjualan. Kegiatan pengelolaan dimulai dari perencanaan penjualan yang meliputi pengenalan pasar dan peran mendesain organisasi dan struktur organisasi penjual, Meramalkan penjualan menentukan objektif penjualan dan manajemen waktu dan didalam penentuan tujuan harus diturunkan dari tujuan perusahaan pada tingkat manajemen yang lebih tinggi. Tingkatan tujuan penjualan terdiri dari tujuan korporasi unit bisnis, pemasaran dan penjualan yang beberapa tingkatan sampai ketujuan individu tenaga penjual.
2.3.7 Teknik Penjualan Teknik penjualan merupakan cara-cara atau kiat-kiat yang dilakukan oleh penjual dalam rangka meraih konsumen. Ada lima langkah dalam melakukan penjualan, yaitu:
29
1.
Tentukan kebutuhan dan keinginan pelanggan Untuk menentukan kebutuhan konsumen haruslah terlebih dahulu diadakan semacam pengamatan atau penelitian sederhana terhadap kebutuhan konsumen, misalnya barang atau jasa apa yang dibutuhkan dan diinginkan konsumen, berapa jumlahnya, siapa yang membutuhkan, dan kapan mereka memerlukan.
2.
Pilihlah pasar sasaran khusus Ada tiga jenis pasar sasaran khusus, yaitu: a. Pasar individual, adalah pasar yang memberikan layanan kepada individu-individu tertentu untuk memenuhi kebutuhan secara individual. Jenis pasar ini sangat cocok untuk perusahaan kecil dan menengah. b. Pasar khusus, yaitu pasar yang memberikan pelayanan khusus untuk konsumen tertentu, misalnya petani, pegawai negeri, pedagang dan sebagainya. Jenis pasar khusus sangat cocok untuk perusahan kecil. c. Pasar tersegmentasi, yaitu pasar yeng menyediakan pelayanan bagi kelas
konsumen
tertentu,
misalnya
untuk
pelanggan
kelas
berpendapatan tinggi, kelas pelanggan berpendapatan sedang, dan kelas pelanggan berpendapatan rendah. Konsumen dikelompokan berdasarkan geografis (desa, kota), demografis (jenis kelamin, usia, pendapatan, tingkat pendidikan), dan kelas sosial (tingkat sosial, gaya hidup) serta faktor perilaku. 3.
Tetapkan posisi pasar Setelah menentukan segmentasi pasar, perusahaan harus menentukan posisi pasar yang ingin diduduki segmen tersebut. Menetapkan posisi pasar ialah menyusun produk ditempat yang lebih jelas, khas, sehingga menimbulkan hasrat terhadap produk tersebut dalam pikiran konsumen daripada produk sejenis yang lain.
30
4.
Tempatkan strategi penjualan dalam persaingan Perusahaan harus lebih siap untuk melakukan bauran pemasaran sebagai strategi dalam
pengelolaan perusahaan. Bauran pemasaran adalah
kombinasi penawaran produk, penetapan harga, metode promosi, dan sistem distribusi untuk menjangkau kelompok konsumen tertentu. 5.
Pilih strategi penjualan yang paling tepat Memilih strategi dengan menempatkan keempat bauran pemasaran, produk, harga, promosi, dan distribusi. Untuk melakukan program penjualan harus dilakukan tahapan-tahapan sebagai berikut: a. Persiapan sebelum penjualan Kegiatan pada tahap ini adalah mempersiapkan tenaga penjualan dengan memberikan pengertian tentang barang yang akan dijual, pasar yang akan dituju, dan teknik penjualannya. b. Penentuan lokasi pembeli potensial Tahap kedua adalah menentukan lokasi dari segmen pasar yang menjadi sasarannya. Dari lokasi inilah dapat disusun daftar calon pembeli atau pembeli potensial. c. Pendekatan pendahuluan Sebelum melakukan penjualan, penjual harus mempelajari semua masalah tentang calon pembelinya. Selain itu, perlu juga mengetahui tentang produk atau merk apa yang sedang digunakan dan bagaimana reaksi konsumen untuk membeli suatu produk. Beberapa informasi perlu dikumpulkan untuk mendukung penawaran produk kepada pembeli, misalnya
tentang kebiasaan membeli, kegemaran
dan kesukaan
konsumen. Semuanya merupakan pendekatan pendahuluan terhadap pasarnya.
31
d. Melakukan penjualan Penjualan
permulaan dilakukan untuk memikat calon konsumen,
kemudian diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka, dan pada akhirnya penjual melakukan penjualan kepada pembeli. e. Pelayanan sesudah penjualan (purna jual) Kegiatan penjualan tidak berakhir pada saat pembeli membeli dan membayar barang yang dibelinya, tetapi perlu memberikan pelayanan purna jual. Pelayanan purna jual diberikan untuk barang-barang tahan lama seperti elektronika, lemari es, kendaraan bermotor, televisi. Pelayanan purna jual ini banyak macamnya, seperti garansi, reparasi dan pengantaran barang.
2.3.8 Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Kegiatan Penjualan Kegiatan penjualan itu dipengaruhi oleh beberapa faktor sebagai berikut: 1.
Kondisi dan Kemampuan Penjual Transaksi jual-beli atau pemindahan hak milik secara komersial atas barang dan jasa itu pada prinsipnya melibatkan dua pihak, yaitu penjual sebagai pihak pertama dan pembeli sebagai pihak kedua. Penjual harus dapat menyakinkan kepada pembelinya agar dapat berhasil mencapai sasaran penjualan
yang diharapkan. Untuk maksud tersebut penjual harus
memahami beberapa masalah penting yang sangat berkaitan, yaitu : a. Jenis dan karakteristik barang yang ditawarkan. b. Harga produk. c. Syarat penjualan seperti: pembayaran, pengantaran, pelayanan sesudah penjualan, garansi dan sebagainya.
32
2.
Kondisi Pasar. Pasar sebagai kelompok pembeli atau pihak yang menjadi sasaran dalam penjualan, dapat pula mempengaruhi kegiatan penjualannya. Adapun faktorfaktor kondisi pasar yang perlu diperhatikan adalah: a. Jenis pasarnya. b. Kelompok pembeli atau segmen pasarnya. c. Daya belinya. d. Frekuensi pembelian. e. Keinginan dan kebutuhan para konsumen. f. Harga produk tersebut.
3.
Modal Modal
dalam
usaha
yang
sangat
dibutuhkan
dalam
membangun
perusahaan. Modal adalah salah satu faktor penunjang jalannya proses usaha. Akan lebih sulit bagi penjualan barangnya apabila barang yang dijual tersebut belum dikenal oleh calon pembeli, atau apabila lokasi pembeli jauh dari tempat penjual. Penjual harus memperkenalkan dulu barangnya ketempat pembeli. Untuk melaksanakan maksud tersebut diperlukan adanya sarana serta usaha, seperti: alat transportasi, tempat peragaan baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan, usaha promosi, yang hanya dapat dilakukan apabila penjualan memiliki sejumlah modal yang diperlukan. 4.
Kondisi Organisasi Perusahaan Pada perusahaan besar, biasanya masalah penjualan ditangani oleh bagian penjualan yang dipegang orang-orang tertentu yang ahli di bidang penjualan.
5.
Faktor lain Faktor-faktor lain, seperti: periklanan, peragaan, kampanye, pemberian hadiah, sering mempengaruhi penjualan. Namun untuk melaksanakannya, diperlukan sejumlah dana yang tidak sedikit. Bagi perusahaan yang
33
bermodal kuat, kegiatan ini secara rutin dapat dilakukan. Sedangkan bagi perusahaan kecil yang mempunyai modal relatif kecil, kegiatan ini lebih jarang dilakukan.
2.4
Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan Ekspor
2.4.1 Tujuan Strategis Fungsi Penjualan Penjualan merupakan bagian dari pemasaran, namun pemasaran memiliki ruang lingkup yang lebih luas yang meliputi berbagai kegiatan mulai dari kegiatan perencanaan produk, penentuan harga, melakukan promosi terhadap produknya, dan mendistribusikan produk tersebut. Kegiatan-kegiatan tersebut mencakup penilaian
konsumen,
penelitian
dan
pengenalan
pasar
sasaran,
dan
pengembangan produk. Penjualan merupakan kegiatan final dari fungsi pemasaran yang merupakan pendistribusian produk kepada konsumen. Untuk dapat membedakan peranan dari fungsi pemasaran dan fungsi penjualan, Jung (2002) dalam Rafikah (2008:21) mengemukakan tujuannya masing-masing yaitu: a.
Tujuan strategis dari fungsi pemasaran, yaitu: 1.
Melakukan analisa selera konsumen dan perubahan karakteristik pasar dan konsumen secara berkelanjutan.
2.
Membuat suatu strategi perusahaan yang khusus untuk menilai kemungkinan bagi produk yang baru.
3.
Membuat strategis pemasaran untuk mendukung proyek penjualan yang bersifat jangka panjang maupun jangka pendek.
34
b.
Tujuan strategis dari fungsi penjualan, yaitu: 1.
Melakukan program administrasi penjualan untuk mendukung strategi penjualan dan pemasaran jangka pendek maupun jangka panjang.
2.
Membuat rencana penjualan untuk semua jenis produk.
3.
Menjalankan fungsi pelayanan langganan yang efektif dalam organisasi.
Tujuan strategis penjualan secara keseluruhannya harus selalu dipusatkan pada perkiraan penjualan untuk tahun yang bersangkutan maupun untuk tahun jangka panjangnya. Perkiraan penjualan ini nantinya dapat dipakai sebagai acuan untuk memperkirakan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhannya.
2.4.2
Tujuan Audit Manajemen Fungsi Penjualan
Audit manajemen fungsi penjualan bertujuan untuk: 1.
Melakukan penilaian terhadap aktivitas penjualan perusahaan.
2.
Mendeteksi jika ada kelemahan dalam kegiatan penjualan dan berusaha untuk mencari solusi mengatasi penyebab adanya kelemahan tersebut.
3.
Mencari
alternatif
dalam
usaha
meningkatkan
efektifitas
penjualan
perusahaan. 4.
Mengembangkan rekomendasi bagi penanggulangan adanya kelemahankelemahan untuk peningkatan prestasi perusahaan.
2.4.3
Proses Audit Manajemen
Menurut Siagian (2001) proses dalam melakukan audit manajemen yaitu: 1.
Objektivitas (Tujuan Penjualan) Proses audit manajemen akan menimbang keberhasilan tujuan strategis penjualan pada tahun-tahun sebelumnya yang sudah lewat. Keberhasilan ini
35
tergantung dari seberapa besar penyimpangan proyeksi penjualan aktual yang terjadi. 2.
Perencanaan Terhadap Fungsi Penjualan Dalam perencanaan fungsi penjualan, proses audit manajemen akan menganalisis proses penjualan dan menentukan apakah perencanaan tersebut efektif untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
3.
Organisasi Fungsi Penjualan Proses audit manajemen akan menilai kelengkapan organisasi fungsi penjualan dengan mempertimbangkan besarnya perusahaan, penempatan fungsi tersebut dalam struktur organisasi dan memastikan fungsi tersebut diisi oleh personil yang betul-betul profesional.
4.
Pengendalian terhadap Fungsi Penjualan Proses audit manajemen akan menilai fungsi penjualan dalam perusahaan dengan memastikan beberapa hal berikut ini: a.
Pemberian pengarahan dan dukungan yang tepat terhadap tenaga penjual agar mereka dapat mencapai target penjualan yang telah ditentukan dan diharapkan dapat melebihi target penjualan tersebut.
b.
Sasaran
penjualan
sejalan
dengan
tujuan
operasional
yang
menunjangnya. c.
Manajemen harus memiliki data yang cukup untuk mengikuti hasil penjualan untuk dibandingkan dengan proyeksi atau target yang dianggarkan.
36
2.5
Penelitian Terdahulu Dalam melakukan penelitian ini, peneliti memperoleh rujukan dari:
1.
Irwansyah (2004), dalam penelitiannya mengenai audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Makassar Kota Branch Office, permasalahan yang diangkat adalah realisasi pendapatan premi asuransi tidak mencapai target untuk tahun 2002-2003. Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif komparatif yang mencakup dua aspek yaitu aspek kuantitatif dan kualitatif. Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa penetapan target terhadap realisasi penjualan polis asuransi perusahaan tidak efektif karena dua tahun berturut-turut (2002-2003) realisasi tidak sesuai dengan target yang ditetapkan sehingga terjadi penurunan penjualan polis dan penerimaan premi pada tahun-tahun tersebut. Persamaan: Pada penelitian terdahulu dan penelitian sekarang sama-sama meneliti tentang audit manajemen atas fungsi penjualan. Metode yang dipakai pun sama yaitu analisis deskriptif. Perbedaan: Pada penelitian terdahulu peneliti mencoba untuk mengetahui audit manajemen atas fungsi penjualan keseluruhan perusahaan, sedangkan peneliti saat ini mencoba untuk meneliti lebih spesifik mengenai audit manajemen atas penjualan ekspor perusahaan. Objek yang digunakan dalam penelitian terdahulu adalah perusahaan asuransi yaitu PT. Asuransi Jiwasraya (Persero) Makassar Kota Branch Office, sedangkan dalam penelitian saat ini menggunakan perusahaan kopi yaitu PT. Toarco Jaya.
37
2.
Rafikah (2008), dalam penelitiannya tentang audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Traktor Nusantara Cabang Makassar, membatasi masalah-masalah yang terjadi dalam fungsi penjualan hanya pada apakah fungsi penjualan telah berjalan secara efektif dan efisien. Dan dapat disimpulkan bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan masih belum berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini disebabkan oleh sistem perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian manajemen di bidang penjualan yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Persamaan: Pada penelitian terdahulu dan penelitian sekarang sama-sama meneliti tentang audit manajemen fungsi penjualan dan permasalahan yang diangkat pun sama yaitu apakah fungsi penjualan telah berjalan secara efektif dan efisien. Perbedaan: Pada penelitian terdahulu peneliti mencoba untuk mengetahui audit manajemen atas fungsi penjualan keseluruhan perusahaan, sedangkan peneliti saat ini mencoba untuk meneliti lebih spesifik mengenai audit manajemen atas penjualan ekspor perusahaan.
3.
Fitri Rezkiya (2011), meneliti tentang audit manajemen atas fungsi penjualan pada PT. Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Cabang Makassar. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mengevaluasi kinerja fungsi penjualan pada perusahaan dan memberikan usulan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dan penyempurnaan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah bahwa kegiatan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan belum berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini disebabkan oleh sistem
38
perencanaan,
pelaksanaan,
dan
pengendalian
manajemen
dibidang
penjualan yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Persamaan: Pada penelitian terdahulu dan penelitian sekarang sama-sama meneliti tentang audit manajemen fungsi penjualan dalam perusahaan. Perbedaan: Pada penelitian terdahulu peneliti mencoba untuk mengetahui audit manajemen atas fungsi penjualan keseluruhan perusahaan, sedangkan peneliti saat ini mencoba untuk meneliti lebih spesifik mengenai audit manajemen atas penjualan ekspor perusahaan. Yang menjadi objek penelitian pun berbeda. 4.
Elvira
Bartholomeus Tampang
(2011), yang meneliti tentang
audit
manajemen atas fungsi keuangan pada PT. Tirta Makna Bahagia Makassar. Permasalahan dalam penelitian ini adalah fungsi manajemen keuangan pada perusahaan belum berjalan secara efektif dan efisien. Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah menggunakan tahapan audit manajemen. Kesimpulan dari penelitian ini antara lain, data-data keuangan dari kantor cabang yang dibutuhkan kantor pusat untuk pembuatan laporan keuangan sering datang terlambat. Hal ini menyebabkan terlambatnya informasi keuangan yang penting untuk pengambilan keputusan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Persamaan: Pada penelitian terdahulu dan penelitian sekarang sama-sama meneliti tentang audit manajemen perusahaan. Metode analisis yang digunakan pun sama-sama menggunakan tahapan audit manajemen.
39
Perbedaan: Pada penelitian terdahulu yang diteliti mengenai audit manajemen atas fungsi keuangan, sedangkan penelitian sekarang meneliti tentang audit manajemen atas fungsi penjualan. Objek yang diteliti juga berbeda.
40
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Rancangan Penelitian Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif, dimana data yang
diperoleh bersifat deskriptif, yaitu meliputi kegiatan pengumpulan data, penyusunan data, dan analisis data. Dalam penelitian ini, penulis melakukan penelitian tentang analisis audit manajemen atas fungsi penjualan ekspor. Penelitian ini menggunakan pendekatan etnografi, dimana etnografi adalah pendekatan empiris dan teoritis yang bertujuan mendapatkan deskripsi dan analisis mendalam tentang kebudayaan berdasarkan penelitian lapangan (fieldwork) yang intensif. Pengumpulan data biasanya dilakukan melalui pengamatan partisipan, wawancara, kuesioner, dan lain-lain.
3.2
Kehadiran Peneliti Dalam penelitian ini, penulis bertindak sebagai instrumen sekaligus
pengumpul data. Adapun alat-alat bantu lain selain instrumen yang dapat digunakan seperti tape recorder, video kaset, atau kamera, namun fungsinya tersebut hanya sebagai pendukung dan pembantu dalam penelitian. Dalam hal pengumpulan data, penulis terjun langsung ke lapangan dalam komunitas subyek penelitian. Peranan penulis sebagai instrumen utama dalam proses pengumpulan data, penulis lakukan dengan mengamati dan melakukan diskusi secara langsung dengan beberapa pihak dan elemen yang terkait.
41
Selama di lapangan, penulis berperan sebagai pengamat partisipan. Maksudnya, peneliti mengamati secara langsung dalam kegiatan pengamatan di lapangan. Peneliti merupakan bagian dari kelompok yang ditelitinya.
3.3
Lokasi Penelitian Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian pada PT. Toarco
Jaya yang berlokasi di Jalan Kapasa Raya 29 Bira, Biringkanaya, Makassar, Sulawesi Selatan. Penulis memilih lokasi ini karena PT. Toarco Jaya adalah sebuah perusahaan yang melakukan penjualan ekspor, sehingga menurut penulis lokasi yang diambil sangat relevan dengan masalah yang ingin diteliti.
3.4
Jenis dan Sumber Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian skripsi ini adalah:
1.
Data Kualitatif, yaitu data yang terdiri dari kumpulan non angka yang sifatnya deskriptif,
berupa
gambaran
umum
mengenai
perusahaan,
struktur
organisasi, dan pembagian tugas serta sistem dan kebijakan yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. 2.
Data Kuantitatif, yaitu data yang terdiri dari angka-angka, seperti data volume penjualan, anggaran penjualan dan realisasinya. Sumber data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini adalah:
1.
Data Primer, yaitu data yang diperoleh secara langsung dari objek penelitian. Data tersebut diperoleh dengan cara melakukan wawancara langsung dengan pihak yang terkait dengan masalah yang akan diteliti dan pengisian kuesioner yang dibagikan pada personil penjualan.
42
2.
Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari objek penelitian yang sudah terolah dan dalam bentuk dokumen-dokumen serta arsip-arsip perusahaan yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti sejarah perusahaan, struktur organisasi, job description, dan data-data lain yang relevan dengan penulisan ini.
3.5
Teknik Pengumpulan Data Dalam melakukan penelitian ini, penulis menggunakan teknik pengumpulan
data sebagai berikut : 1.
Penelitian Lapangan (Field Research), yaitu penelitian secara langsung terhadap objek penelitian. Penelitian ini dimaksudkan untuk mengetahui dan memperoleh data yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti, baik melalui wawancara langsung ataupun dengan menjalankan kuesioner kepada pihak terkait dalam perusahaan.
2.
Penelitian Kepustakaan (Library Research), yaitu penelitian yang dilakukan dengan membaca buku, literatur, dan tulisan yang berhubungan dengan penelitian ini sehingga dapat menjadi alat bantu untuk menganalisis data.
3.6
Teknik Analisis Data Dalam penulisan ini, teknik analisis data yang digunakan yaitu teknik analisis
deskripsi kualitatif dengan menggunakan beberapa tahapan audit manajemen, sebagai berikut: 1.
Audit Pendahuluan Audit pendahuluan bertujuan untuk memperoleh informasi umum dan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada
43
audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan-kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan tujuan audit sementara. 2.
Review dan Pengujian Terhadap Sistem Pengendalian Manajemen Pada
tahapan
ini,
auditor
melakukan
review
pengujian
terhadap
pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan melalui efektifitas pengendalian
manajemen
dalam
mendukung
pencapaian
tujuan
perusahaan. 3.
Audit Terinci Pada tahap pemeriksaan terinci harus diperoleh bukti-bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit.
4.
Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen (objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan.
44
3.7
Pengecekan Validitas Temuan Sebelum dilakukan analisis dan penafsiran data, maka keabsahan data
terlebih dahulu dilakukan. Dalam penelitian yang akan dilakukan ini pemeriksaan keabsahan data menggunakan kriteria kredibilitas. Untuk mempertinggi tingkat kredibilitas hasil penelitian, maka dilaksanakan teknik pemeriksaan keabsahan data. Menurut Moleong (2007), teknik pemeriksaan keabsahan data dilakukan dengan cara: 1.
Perpanjangan keikutsertaan Perpanjangan keikutsertaan berarti peneliti tinggal dilapangan penelitian sampai kejenuhan pengumpulan data tercapai. Hal ini bertujuan untuk membatasi gangguan dari dampak peneliti pada konteks, membatasi kekeliruan peneliti, mengkompensasikan pengaruh dari kejadian-kejadian yang tidak biasa atau pengaruh sesaat. Dengan adanya perpanjangan keikutsertaan peneliti, memungkinkan peningkatan derajat kepercayaan data yang dikumpulkan.
2.
Ketekunan pengamatan Ketekunan pengamatan bermaksud menemukan cirri-ciri dan unsur-unsur dalam situasi yang sangat relevan dengan persoalan atau isu yang sedang dicari dan kemudian memusatkan diri pada hal-hal tersebut secara rinci. Dengan kata lain jika perpanjangan keikutsertaan menyediakan lingkup, maka ketekunan pengamatan menyediakan kedalaman.
3.
Trianggulasi Trianggulasi
adalah
teknik
pemeriksaan
keabsahan
data
yang
memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu. Teknik trianggulasi yang paling banyak digunakan adalah pemeriksaan melalui sumber lainya. Terdapat
45
enam macam trianggulasi yaitu trianggulasi data, trianggulasi peneliti, trianggulasi metodologis, dan trianggulasi teoritis. 4.
Pemeriksaan sejawat Teknik ini dilakukan dengan cara mengekspos hasil sementara atau hasil akhir yang diperoleh dalam bentuk diskusi dengan rekan-rekan sejawat. Teknik ini mengandung beberapa maksud sebagai salah satu teknik pemeriksaan keabsahan data.
5.
Uraian rinci Teknik ini menuntut peneliti agar melaporkan hasil penelitiannya sehingga uraiannya itu dilakukan seteliti dan secermat mungkin yang menggambarkan konteks tempat penelitian diselenggarakan. Jelas laporan itu harus mengacu pada fokus penelitian.
3.7
Tahap-tahap Penelitian Kualitatif Pendekatan dan teori yang menjadi akar dari penelitian kualitatif pada intinya
memiliki ciri-ciri yang berbeda bila dibandingkan dengan pendekatan dan teori yang menjadi akar dari penelitian kuantitatif. Oleh karena itu, prosedur dan tahap-tahap yang harus dilalui untuk melakukan penelitian kualitatif juga berbeda dari prosedur dan tahap-tahap penelitian kuantitatif. Prosedur dan tahap-tahap yang harus dilalui apabila melakukan penelitian kualitatif adalah sebagai berikut: 1.
Menetapkan Fokus Penelitian Prosedur penelitian kualitatif mendasarkan pada logika berfikir induktif sehingga perencanaan penelitiannya bersifat sangat fleksibel. Walaupun bersifat fleksibel, penelitian kualitatif harus melalui tahap-tahap dan prosedur penelitian yang telah ditetapkan. Sama halnya dengan penelitian kuantitatif,
46
hal pertama yang dilakukan sebelum memulai seluruh tahap penelitian kualitatif adalah menetapkan research question. Research question yang dalam penelitian kualitatif disebut sebagai “Fokus Penelitian”, adalah pertanyaan tentang hal-hal yang ingin dicari jawabannya melalui penelitian tersebut. 2.
Menentukan Setting dan Subjek Penelitian Sebagai sebuah metode penelitian yang bersifat holistik, setting penelitian dalam penelitian kualitatif merupakan hal yang sangat penting dan telah ditentukan ketika menetapkan fokus penelitian. Setting dan subjek penelitian merupakan suatu kesatuan yang telah ditentukan sejak awak penelitian. Setting penelitian ini menunjukkan komunitas yang akan diteliti dan sekaligus kondisi fisik dan sosial mereka. Dalam penelitian kualitatif, setting penelitian akan mencerminkan lokasi penelitian yang langsung “melekat” pada fokus penelitian yang telah ditetapkan sejak awal. Setting penelitian ini tidak dapat diubah kecuali fokus penelitiannya diubah.
3.
Pengumpulan Data, Pengolahan Data, dan Analisis Data Penelitian kualitatif merupakan proses penelitian yang berkesinambungan sehingga tahap pengumpulan data, pengolahan data, dan analisis data dilakukan secara bersamaan selama proses penelitian. Dalam penelitian kualitatif pengolahan data tidak harus dilakukan setelah data terkumpul, atau analisis data tidak mutlak dilakukan setelah pengolahan data selesai. Dalam hal ini sementara data dikumpulkan, peneliti dapat mengolah dan melakukan analisis data secara bersamaan. Sebaliknya pada saat menganalisis data, peneliti dapat kembali lagi ke lapangan untuk memperoleh tambahan data yang dianggap perlu dan mengolahnya kembali.
47
4.
Penyajian Data Prinsip dasar penyajian data adalah membagi pemahaman kita tentang sesuatu hal pada orang lain. Oleh karena ada data yang diperoleh dalam penelitian kualitatif berupa kata-kata dan tidak dalam bentuk angka, penyajian biasanya berbentuk uraian kata-kata dan tidak berupa tabel-tabel dengan ukuran statistik. Sering kali data disajikan dalam bentuk kutipankutipan langsung dari kata-kata terwawancara sendiri. Kata-kata itu ditulis apa adanya dengan menggunakan bahasa asli informan (misalnya bahasa ibu, bahasa daerah, dan bahasa khusus) yang dalam penelitian kualitatif sering disebut sebagai “transkrip”. Selain itu, hasil penelitian kualitatif juga dapat disajikan dalam bentuk life history, yaitu deskripsi tentang peristiwa dan pengalaman penting dari kehidupan atau beberapa bagian pokok dari kehidupan seseorang dengan kata-katanya sendiri.
48
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
4.1
Sejarah Singkat Perusahaan PT. Toarco Jaya didirikan dalam rangka Undang-Undang Penanaman Modal
Asing No. 1 tahun 1967 berdasarkan akta No. 2 tanggal 2 April 1976 dari Eliza Pondaag, SH Notaris di Jakarta. Akta pendirian ini disahkan oleh Menteri Kehakiman Republik Indonesia dalam Surat Keputusannya No. 4 tanggal 14 Januari 1997. Anggaran Dasar Perusahaan telah beberapa kali mengalami perubahan, terakhir dengan akta No. 138
tanggal 28 Pebruari 1998 dari
Soekaimi, SH Notaris di Jakarta, dalam rangka penyesuaian dengan UndangUndang No. 1 tahun 1995 mengenai Perseroan Terbatas. Akta perubahan ini telah memperoleh persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan Surat Keputusan No. 5962 tanggal 23 Oktober 1998, tambahan No. 85. Sejarah berdirinya PT. Toarco Jaya berawal dari tahun 1970, dimana segenggam biji kopi Toraja dibawa ke ruangan direksi kantor pusat Kimura CoffeeCo. Ltd. (sekarang Key Coffee Inc.) di Jepang. Dua tahun kemudian yaitu pada tahun 1972, Toshoku Ltd. sebagai mitra usaha Key Coffee Inc. melakukan survei mengenai keberadaan kopi Toraja di pulau Sulawesi Indonesia. Tujuan pertama adalah melakukan peninjauan di bekas perkebunan kopi arabika yang dikelola oleh Belanda di wilayah Bokin Kabupaten Tana Toraja pulau Sulawesi. Pada survei lapangan pertama tersebut, Toshoku Ltd. meyakini bahwa kopi Toraja niscaya dapat bangkit kembali apabila diusahakan dengan melakukan kerja sama serta melibatkan masyarakat daerah, tujuan dari usaha yang akan
49
dimulai pada saat itu tidak sebatas pada rencana perolehan keuntungan bagi sebuah perusahaan, tetapi yang paling penting adalah bagaimana memberikan kontribusi
terhadap
peningkatan
taraf
hidup
petani
setempat
dan
mengembangkan perekonomian daerah, serta membuat kopi Toraja tampil kembali di panggung internasional sebagai sumber daya pertanian yang bernilai tinggi dari Republik Indonesia. Setelah survei-survei lanjutan yang dilakukan menunjukkan kelayakan untuk membangun perkebunan kopi di Toraja, Key Coffee Inc. dan Toshoku Ltd. Oleh karena syarat untuk mendirikan perkebunan di Indonesia memerlukan mitra lokal, maka pada tahun 1974 dilakukan penandatanganan perjanjian dasar mengenai perusahaan patungan antara Sulawesi Development Company Ltd. dan PT. Utesco. Tujuan usaha dari perusahaan patungan yang tercantum dalam surat perjanjian dasar adalah: 1. Mengelola perkebunan kopi dalam wilayah propinsi Sulawesi Selatan dan sekitarnya. 2. Memproses hasil perkebunan kopi dan biji kopi yang dibeli dari pihak lain, untuk diproduksi dan dijual dalam bentuk green coffee beans, dan dalam hal tertentu dapat memproduksi kopi bubuk. 3. Mengekspor dan menjual dalam negeri hasil produksi baik yang diperoleh dari perkebunan maupun yang dibeli dari pihak lain. Pada tanggal 14 Pebruari 1975 permohonan investasi usaha pengembangan kopi Toraja yang diajukan oleh Sulawesi Development Company Ltd. dari pihak Jepang dan PT. Utesco dari pihak Indonesia disetujui oleh Presiden Republik Indonesia, Soeharto. Pada tanggal 2 April 1976 PT. Toarco Jaya resmi berdiri sebagai perusahaan patungan Jepang dan Indonesia dengan presentase
50
penanaman modal Sulawesi Development Company Ltd. 80% dan PT. Utesco 20%. Pada tanggal 12 Mei 2012 terjadi perubahan pemilik atau pemegang saham dengan presentase modal Sulawesi Development Company Ltd. menjadi 94,98% dan Frans Honga Halim 5,02%. Nama TOARCO JAYA berasal dari kata TOARCO yang merupakan singkatan Toraja Arabica Coffee dengan masing-masing mengambil dua huruf dari setiap kata, yang berarti mengembangkan kopi arabika di Toraja, sedangkan kata JAYA melambangkan kemakmuran dan kesuksesan. Kantor pusat perusahaan beralamat di Jl. Bekasi Timur IV/3A, Jakarta Timur. Perusahaan berdomisili di Jatinegara, Jakarta Timur dan perkebunan serta pabrik pengolahan kopi masing-masing berlokasi di Pedamaran, Desa Bokin Kecamatan Sanggalangi, Tana Toraja dan di Tondoklitak Desa Landorundun Kecamatan Sesean, Tana Toraja Sulawesi Selatan. Perusahaan mulai beroperasi secara komersial pada bulan April 1984 dan hasil produksinya terutama dipasarkan ke Jepang. Jumlah karyawan perusahaan rata-rata 420 karyawan untuk tahun 2012. Susunan pengurus perusahaan pada tanggal 31 Desember 2012 adalah sebagai berikut: Komisaris Utama
: Nobuo Sakamoto
Komisaris
: Sumio Atsuta
Direktur Utama
: Baharuddin Sirajuddin
Direktur Keuangan
: Masataka Nakano
Direktur Produksi
: Takashi Watanabe
Direktur Personalia
: Hiroyuki Yoshihashi
Direktur Administrasi untuk daerah Toraja Utara
: Jabir Amien
51
4.2
Struktur Organisasi Untuk lebih memudahkan pelaksanaan tugas-tugas rutin dalam perusahaan,
maka dibutuhkan suatu bentuk organisasi perusahaan. Hal ini diberlakukan agar kegiatan dalam perusahaan tersebut dapat terlaksana dengan baik,serta memberikan ketegasan dalam pembagian kerja dalam semua unsur dan fungsi yang diperlukan, sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Pimpinan mempunyai kekuasaan atas segala kegiatan dalam perusahaan. Tanggungjawab mengalir dari pimpinan ke jajarannya, sehingga setiap bagian memiliki tugas dan wewenang masing-masing dalam melakukan pekerjaan dan tanggungjawab kepada atasannya. Untuk memperoleh gambaran lebih jelas tentang struktur organisasi perusahaan PT. Toarco Jaya dapat dilihat pada gambar 4.1.
52
RUPS Dewan Komisaris Dewan Direksi Direktur Utama
Direktur Keuangan
Kantor Pusat Jakarta
Administrasi Umum
Direktur Administrasi
Kantor Cabang Makassar
Kantor Perwakilan Rantepao
Direktur Produksi
Unit Pembelian Tondoklitak
Quality Control
Unit Perkebunan Pedamaran
Administrasi Umum
Administrasi Umum
Processing
Akuntansi dan Keuangan
Administrasi Produksi
Administrasi Umum
Roasting Coffee Division
Processing
Bengkel
Lokasi-1 Lokasi-2
Lokasi-3 Lokasi-4
Sumber : PT. Toarco Jaya
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Toarco Jaya
53
4.3
Pembagian Tugas Pembagian tugas dan wewenang masing-masing bagian akan dijelaskan
berikut ini: 1.
Direktur Utama (President Director) a.
Memiliki wewenang penuh dan bertanggungjawab secara menyeluruh terhadap kegiatan perusahaan baik yang bersifat intern maupun ekstern.
b.
Melakukan hubungan dengan pemerintah pusat, terutama menyangkut perpanjangan izin usaha, dokumen-dokumen keimigrasian tenaga kerja asing baik menyangkut izin kerja maupun izin tinggal di Indonesia.
c.
Menyelenggarakan pemerintah,
kewajiban-kewajiban
khususnya
mengenai
perusahaan
pajak-pajak
kepada
perusahaan
yang
pembayarannya harus dilakukan melalui pemerintah pusat. d.
Mengatur semua kebutuhan kantor cabang Makassar dan kantor-kantor di Tana Toraja apabila ada kebutuhan material yang mendesak yang ternyata tidak dapat diperoleh atau tidak dijual dalam wilayah Sulawesi Selatan, sehingga pengadaannya harus dipesan melalui kantor pusat Jakarta.
e.
Melakukan
hubungan
intensif
dengan
semua
Direktur
untuk
mengevaluasi dan membandingkan antara hasil-hasil yang telah dicapai dengan target yang telah ditetapkan dalam anggaran pada periode berjalan.
2.
Wakil Direktur Utama (Vice President Director) a.
Bertanggungjawab kepada Direktur Utama dalam penetapan visi dan strategi keuangan, akuntansi perpajakan, pengadaan barang-barang
54
spare part, sub material perusahaan dan perencanaan anggaran perusahaan. b.
Membantu Direktur Utama dalam menyelesaikan semua kegiatankegiatan perusahaan, khususnya yang bersifat mendesak.
c.
Bersama-sama Direktur Utama dan Direktur lain dalam perusahaan untuk menetapkan kebijakan dan strategi-strategi baru yang dapat menguntungkan perusahaan di masa yang akan datang.
d.
Dalam hal-hal tertentu setiap saat harus mampu memimpin atau tidak dapat melaksanakan tugasnya.
3.
Direktur Keuangan (Finance Director) Direktur Keuangan bertanggungjawab kepada Direktur Utama dengan tugas
sebagai berikut: a.
Bertanggungjawab atas aktivitas kantor cabang Makassar.
b.
Mengadakan hubungan baik dengan pemerintah Propinsi Sulawesi Selatan.
c.
Membuat laporan keuangan bulanan, periode enam bulan dan periode satu tahun.
d.
Mengatur penerimaan uang dari hasil penjualan serta pengeluaran uang untuk kebutuhan masing-masing kantor atau unit kegiatan dalam perusahaan.
e.
Melakukan hubungan dan membuat perjanjian tertulis dengan bank pemberi pinjaman (kreditur).
f.
Melakukan pengawasan terhadap pengiriman kopi ekspor dari kantor cabang Makassar ke Tokyo, Jepang atau ke negara lain.
55
4.
Direktur Administrasi (Administration Director) Direktur Administrasi bertanggungjawab kepada Direktur Utama dengan
tugas sebagai berikut: a.
Bertanggungjawab atas aktivitas kantor perwakilan Rantepao.
b.
Mengadakan hubungan baik dengan pemerintah kabupaten Tana Toraja.
c.
Bersama-sama Direktur Produksi untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk dapat mempertahankan kuantitas dan kualitas produksi sesuai dengan jumlah dan standar mutu yang telah ditetapkan perusahaan.
d.
Mengatur promosi dan mutasi karyawan dalam lingkungan kerja Tana Toraja.
e.
Mengatur pelaksanaan administrasi produksi, terutama pengiriman hasil produk akhir ke kantor cabang Makassar untuk selanjutnya dikirim ke Jepang oleh kantor cabang Makassar melalui kapal laut.
5.
Direktur Produksi (Production Director) Direktur Produksi bertanggungjawab kepada Direktur Utama dengan tugas
utama sebagai berikut: a.
Bertanggungjawab atas pengawasan dan pengendalian operasional unit perkebunan Pedamaran dan unit pembelian Tondoklitak.
b.
Melakukan
pengolahan
hasil
produksi
baik
yang
berasal
dari
perkebunan maupun yang berasal dari pembelian kopi rakyat (petani). c.
Melakukan evaluasi terhadap hasil-hasil yang dicapai setiap bulan, kemudian dibandingkan dengan rencana produksi.
56
d.
Melakukan pengawasan yang ketat atas sistem pengolahan produksi, agar setiap bagian yang terlihat di dalamnya senantiasa mengikuti prosedur standar yang sudah ditetapkan perusahaan, sehingga standar mutu yang diharapkan dapat dicapai.
e.
Melakukan pengawasan langsung terhadap pelaksanaan uji cita rasa (cup test), untuk menjaga agar kopi biji (Green Coffee Beans), yang sudah diseleksi untuk masuk dalam kelompok ekspor benar-benar kopi pilihan yang kualitasnya tidak diragukan.
4.4 a.
Jenis Produksi Jenis Kopi Bubuk
Tabel 4.1 Jenis Kopi Bubuk
Kode 13 14 15 23 33 43 16 27 37 47 73
Jenis Toarco Toraja Coffee Toarco Toraja Coffee Toarco Toraja Coffee Toraja Blend Coffee Toraja Ice Coffee Toraja Espresso Coffee Toarco Toraja Coffee Toraja Blend Coffee Toraja Ice Coffee Toraja Espresso Coffee Melodi
Sumber: PT. Toarco Jaya
Berat 100 g 100 g 250 g 250 g 200 g 200 g 225 g 225 g 180 g 180 g 250 g
57
b.
Jenis Green Coffee Beans Export
Tabel 4.2 Jenis Green Coffee Beans
Jenis AA A ES SDU/P SAA SA SP P HG
Berat Kgs Kgs Kgs Kgs Kgs Kgs Kgs Kgs Kgs
Sumber: PT. Toarco Jaya
Keterangan: Nama jenis kopi menggunakan istilah intern perusahaan, tidak ada singkatan atau lainnya.
4.5
Proses Produksi Proses produksi merupakan sebuah rangkaian kerja yang berantai, dimana
tujuannya adalah melakukan perubahan bentuk dari bahan baku menjadi bentuk lain berupa produk akhir yang siap untuk dipasarkan. Selama proses produksi dibutuhkan dibutuhkan berbagai macam sumber daya, teknologi bahkan campur tangan pemerintah, antara lain bahan baku sebagai sumber daya alam, tenaga kerja sebagai sumber daya manusia, peralatan mesin-mesin sebagai teknologi dan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan pemerintah dapat digunakan untuk menunjang proses produksi tersebut. Untuk lebih memudahkan pemahaman mengenai proses produksi PT. Toarco Jaya, maka pada gambar 4.2 akan diperlihatkan tentang proses produksi
58
dari bahan baku kopi mentah (cherry) yang diolah atau diproses menjadi biji kopi (green coffee beans).
Buah Kopi (cherry)
Pulping
Permentation
Washing
Drying
Store
Sumber: PT. Toarco Jaya
Gambar 4.2 Proses Produksi Kopi PT. Toarco Jaya
59
4.6
Prosedur Penjualan
1.
Prosedur Penjualan Lokal a.
Customer memesan barang yang dikehendaki, dengan mengirimkan purchase order (PO) kepada bagian penjualan, setelah diproses customer akan mendapatkan kiriman barang dari bagian pengiriman.
b.
Bagian penjualan setelah menerima order barang dari customer, membuat permintaan kepada bagian produksi dalam rangkap 3; lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian gudang dan lembar ketiga sebagai arsip. Kemudian membuat faktur penjualan dan surat jalan dalam rangkap 3; lembar pertama untuk customer, lembar kedua untuk bagian keuangan dan lembar ketiga sebagai arsip.
c.
Bagian produksi setelah menerima permintaan dari bagian penjualan memproses barang pesanan customer. Barang yang telah selesai diproses dikirim kepada bagian gudang.
d.
Bagian gudang mengirim barang sesuai surat jalan (SJ) yang diterima dari bagian penjualan kepada bagian pengiriman.
e.
Bagian pengiriman setelah menerima barang dari bagian gudang dan surat jalan dan faktur pembelian dari bagian penjualan, lalu barang dikirim bersama surat jalan dan faktur pembelian tersebut kepada customer. Bukti pembelian dan surat jalan yang telah ditandatangani oleh customer diberikan kepada bagian penjualan.
f.
Customer menerima faktur penjualan lalu melakukan pembayaran tunai ke bagian kasir atau ditransfer melalui bank supplier jika pembelian kredit. Jika customer melakukan pembayaran tunai maka kasir akan membuat nota kepada customer dan jika pembelian kredit maka customer menerima barang dan faktur penjualan.
60
g.
Customer service menerima pembayaran dari customer lalu membuat tanda terima rangkap 2; lembar pertama dikirim ke customer, lembar kedua disimpan sebagai arsip.
h.
Kasir menerima barang yang akan dibeli oleh customer, jika customer melakukan pembayaran tunai maka kasir akan membuat nota yang diberikan kepada customer. Jika non tunai maka kasir akan membuat slip cc rangkap 2; lembar pertama beserta barang akan dikirim ke customer, lembar kedua akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan penjualan non tunai rangkap 2; lembar pertama dikirim ke keuangan dan lembar kedua akan disimpan sebagai arsip.
i.
Bagian keuangan menerima laporan penjualan tunai dan laporan penjualan kredit, berdasarkan kedua laporan tersebut bagian keuangan membuat laporan penjualan rangkap 2; lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke direktur.
j.
Direktur menerima laporan penjualan asli dari bagian akuntansi dan keuangan.
2.
Prosedur Penjualan Ekspor a.
Customer memesan barang yang dikehendaki, dengan mengirimkan purchase contract (PC) kepada bagian penjualan, setelah diproses customer akan mendapatkan kiriman barang dari bagian ekspor impor.
b.
Bagian penjualan setelah menerima purchase contract (PC) barang dari customer, bagian penjualan membuat permintaan kepada bagian produksi dalam rangkap 3; lembar pertama untuk bagian produksi, lembar kedua untuk bagian gudang dan lembar ketiga sebagai arsip. Kemudian membuat faktur penjualan dan packin list dalam rangkap 3;
61
lembar pertama untuk customer, lembar kedua untuk bagian keuangan dan lembar ketiga sebagai arsip. c.
Bagian produksi setelah menerima permintaan dari bagian penjualan memproses barang pesanan customer. Barang yang telah selesai diproses dikirim kepada bagian gudang.
d.
Bagian gudang mengirim barang sesuai surat jalan (SJ) yang diterima dari bagian penjualan kepada bagian ekspor impor.
e.
Bagian ekspor impor setelah menerima barang dari bagian gudang lalu barang dikirim mengunakan river container yang berkapasitas 20 feet bersama packing list dan faktur penjualan tersebut kepada customer.
f.
Setelah barang masuk ke pelabuhan, bagian penjualan mengirim shipping guide sebagai pemberitahuan awal kepada customer melalui email. Setelah kapal sudah meninggalkan pelabuhan (on board) dan perusahaan pelayaran mengeluarkan Bill of Lading (BL) dan diberikan kepada eksportir maka dibuat shipping advice sebagai pemberitahuan bahwa barang sudah on board yang berisi data tentang nama kapal pengangkutnya, jumlah muatan, tanggal keberangkatan, tanggal tibanya kapal di pelabuhan tujuan dan jumlah harga barang.
g.
Bagian
penjualan
menyiapkan
dokumen
ekspor
pembayaran untuk dikirim kepada customer berupa: 1. Bill of Lading asli dalam rangkap 2, 2. PEB dalam rangkap 7, 3. SPEK dalam rangkap 5, 4. SPM dalam rangkap 3, 5. Draft or Bill of exchang.
sebagai
dasar
62
h.
Eskportir menerima pemberitahuan pembayaran dari bank berupa Credit dan Debit Notes.
i.
Direktur menerima laporan penjualan asli dari bagian akuntansi dan keuangan.
63
BAB V HASIL PENELITIAN
5.1
Audit Pendahuluan Salah satu tujuan dalam audit manajemen adalah untuk mengidentifikasi
kegiatan, program dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada perusahaan tersebut. Tahap pertama dalam melaksanakan audit manajemen adalah dengan melakukan audit pendahuluan. Audit pendahuluan merupakan prosedur yang umum dilakukan oleh auditor untuk memperoleh informasi umum dari perusahaan, seperti latar belakang perusahaan, kegiatan, program dan sistem yang akan diperiksa agar peneliti dapat memperoleh pemahaman yang menyeluruh atau gambaran yang memadai mengenai perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan audit manajemen yang akan dilakukan. Pada tahap ini, peneliti dalam melakukan audit manajemen atas fungsi penjualan ekspor pada PT. Toarco Jaya memperoleh data melalui dokumentasi data perusahaan dan wawancara dengan pihak terkait. Adapun data dan informasi yang diperoleh meliputi: 1.
Sejarah perusahaan.
2.
Struktur organisasi.
3.
Pembagian tugas untuk mengetahui tugas-tugas pokok bagian-bagian dalam perusahaan.
64
4.
Jenis produksi.
5.
Proses produksi.
6.
Prosedur penjualan ekspor.
7.
Data penjualan ekspor selama tiga tahun berturut-turut.
8.
Anggaran dan realisasi penjualan ekspor selama tiga tahun berturut-turut.
9.
Data lain yang relevan dan berhubungan dengan penelitian ini.
5.2
Review dan Pengujian Terhadap Sistem Pengendalian Manajemen atas Fungsi Penjualan Ekspor PT. Toarco Jaya Setelah melakukan audit pendahuluan yang bertujuan untuk mendapatkan
informasi dan bukti-bukti, maka tahap selanjutnya adalah melakukan review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen objek audit. Tahap review dan pengujian terhadap sistem pengendalian manajemen mencakup keseluruhan sistem yang ada dalam organisasi, termasuk di dalamnya perencanaan, penetapan kebijakan dan penetapan prosedur serta praktek-praktek yang dijalankan
dalam
pengelolaan
kegiatan-kegiatan
perusahaan. Dari hasil
pengujian ini, peneliti dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku dalam objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan PT. Toarco Jaya. Dalam melakukan penilaian terhadap pengendalian manajemen pada fungsi penjualan ekspor perusahaan ini, maka peneliti memperoleh data kuantitatif dan data kualitatif. Untuk data kuantitatif yang penulis peroleh untuk mendukung audit adalah sebagai berikut:
65
1. Adanya penurunan angka penjualan ekspor pada tahun 2011. Hal ini dapat dilihat pada laporan penjualan ekspor perusahaan selama tiga tahun terakhir pada tabel 5.1 sebagai berikut: Tabel 5.1 Laporan Penjualan Ekspor PT. Toarco Jaya Tahun 2010 - 2012
Tahun 2010 2011 2012
Satuan (M/T) 577,26 186,96 438,54
Rupiah 26.507.274.510 19.594.276.260 31.014.617.628
Sumber: PT. Toarco Jaya
2. Realisasi penjualan ekspor pada tahun 2010, 2011, 2012 melebihi target penjualan ekspor, sehingga hal tersebut menguntungkan perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada tabel 5.2 sebagai berikut: Tabel 5.2 Anggaran dan Realisasi Penjualan Ekspor PT. Toarco Jaya Tahun 2010 - 2012
Tahun 2010 2011 2012
Realisasi (Rupiah) 26.507.274.510 19.594.276.260 31.014.617.628
Anggaran (Rupiah) 18.805.076.880 19.141.670.400 20.093.842.800
Selisih (Rupiah) 7.702.197.630 452.605.860 10.920.774.828
Sumber: PT. Toarco Jaya
Sedangkan untuk data kualitatif, peneliti menyusun kuesioner dengan pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan serta pengukuran dan evaluasi penjualan perusahaan. Kuesioner yang digunakan memiliki sistem penilaian jika jawaban “ya” menunjukkan kebaikan sistem pengendalian perusahaan, sedangkan jika jawaban “tidak” menunjukkan kelemahan sistem pengendalian internal perusahaan.
66
Berdasarkan hasil dari kuesioner yang dibagikan ke beberapa pihak dalam perusahaan seperti pada lampiran I, dapat diperoleh informasi antara lain sebagai berikut: 1. Perencanaan Bagian fungsi penjualan telah menyusun anggaran penjualan ekspor secara periodik dan disusun sebelum waktu berjalan serta perusahaan juga sudah memperhitungkan target jangka panjang dan jangka pendek yang ingin dicapai. Namun sistem perencanaan dalam perusahaan masih terdapat kekurangan karena tidak dilakukan analisa hasil penjualan ekspor. Oleh karena itu, masalah perencanaan manajemen PT. Toarco Jaya belum memenuhi syarat pengendalian manajemen yang baik. Hal ini menyulitkan perusahaan mengadakan pengawasan karena perencanaan merupakan alat pengawasan yang penting. 2. Pelaksanaan Adapun kuesioner mengenai pelaksanaan terbagi atas beberapa pertanyaan mengenai unsur-unsur pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi, dan praktik yang sehat. Hasil yang didapatkan bahwa dalam pelaksanaan manajemen sudah berjalan dengan baik dari organisasi dan sistem otorisasinya walaupun dari segi praktik yang sehat, perusahaan
masih
terdapat
kekurangan
karena
perusahaan
belum
menerapkan kertas kerja monitoring pelaksanaan internal control, dimana hal itu sangat diperlukan karena apabila terjadi kesalahan dapat segera diatasi sehingga tidak menyebabkan kerugian bagi perusahaan. 3. Pengukuran dan evaluasi Dalam pengendalian manajemen, masalah penelitian hasil suatu kegiatan atau evaluasi adalah sangat penting, karena dapat dijadikan tolak ukur
67
prestasi manajemen yang bertanggungjawab atas kegiatan tersebut serta dapat digunakan untuk mencari sebab terjadinya penyimpangan apabila hasil yang dicapai tidak sesuai dengan apa yang diinginkan. PT. Toarco Jaya telah melaksanakan pengukuran dan evaluasi dengan cukup baik, itu dapat dilihat dari segi evaluasi penjualan ekspornya walaupun masih terdapat beberapa kekurangan dalam pelaksanaannya. Kekurangan itu antara lain, karyawan tidak ditempatkan berdasarkan keahliannya, penyerahan produk tidak dilakukan tepat waktu, tidak dibuat survei kepuasan konsumen dimana hal ini juga diperlukan sebagai pengukuran untuk meningkatkan volume penjualan. Perusahaan juga tidak membuat daftar pengendalian dimana hal ini juga diperlukan sebagai tolak ukur manajemen dalam melakukan pengendalian pada perusahaan.
5.3
Audit Terinci Sebagaimana telah dijelaskan sebelumnya bahwa penjualan merupakan
salah satu kegiatan yang terpenting dalam perusahaan. Demikian pula pada PT. Toarco Jaya kegiatan fungsi penjualan ekspor diutamakan dalam rangka meningkatkan
produknya
sehingga
pada
akhirnya
dapat
meningkatkan
penjualannya. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu Kertas Kerja Audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.
68
Bagian awal dari tahapan ini adalah membuat program audit manajemen penjualan ekspor agar lebih sistematis. Susunan program audit manajemen terhadap penjualan ekspor dapat dilihat pada lampiran 1.
5.3.1
Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Efektifitas
Efektifitas merupakan ukuran tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Apakah pelaksanaan suatu program atau aktivitas pada PT. Toarco Jaya
telah mencapai tujuannya. Dalam hal ini efektif terjadi apabila
fungsi pemasaran dan penjualan berjalan dengan baik, misalnya bagian penjualan dapat mencapai target volume yang ditentukan dalam penjualan ekspor kopi. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap-tahap sebelumnya ditemukan bahwa target volume penjualan ekspor tahun 2011 mengalami penurunan drastis dibandingkan tahun 2010, namun terjadi kenaikan signifikan pada tahun 2012. Dengan demikian target volume penjualan ekspor tahun 2011 belum sesuai dengan anggaran yang direncanakan sebelumnya.
5.3.2
Evaluasi Pemeriksaan Manajemen Terhadap Efisiensi
Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan PT. Toarco jaya melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki. Dalam hal ini efisien terjadi bila proporsi realisasi penjualan ekspor dan pemasarannya sesuai dengan proporsi anggaran penjualan ekspor dan pemasarannya. Berdasarkan data yang telah diperoleh pada tahap-tahap sebelumnya ditemukan bahwa realisasi penjualan ekspor untuk tahun 2010, 2011, 2012 melebihi anggaran yang ditetapkan perusahaan. Hal tersebut dapat dilihat pada tabel 5.3 sebagai berikut:
69
Tabel 5.3 Penelaahan Analisis Terhadap Efisiensi
Ket.
Realisasi Penjualan Ekspor
Ref.
Anggaran Penjualan Ekspor
Selisih (Rp)
(%)
3 4 (1-2) (3:2x100%) 26.507.274.510 18.805.076.880 7.702.197.630 40,96% 19.594.276.260 19.141.670.400 452.605.860 2,36% 31.014.617.628 20.093.842.800 10.920.774.828 54,35% 1
2010 2011 2012
2
77.116.168.398 58.040.590.080 19.075.578.318
32,87%
Sumber: Data diolah
5.4
Pelaporan Audit Manajemen Fungsi Penjualan Ekspor PT. Toarco Jaya Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk
rekomendasi berdasarkan evaluasi dan penilaian terhadap kegiatan penjualan ekspor perusahaan. Berikut bukti-bukti temuan yang diperoleh selama tahap pemeriksaan sebelumnya pada PT. Toarco Jaya 1.
Pemeriksaan manajemen ini dilaksanakan pada bagian penjualan ekspor perusahaan. Latar belakang diadakannya pemeriksaan ini karena target volume penjualan tahun 2011 mengalami penurunan yang signifikan dibandingkan pada tahun 2010, dan mengalami kenaikan signifikan pada tahun 2012.
2.
Selama melakukan penelitian lapangan, diperoleh temuan-temuan seperti adanya
karyawan
yang tidak
ditempatkan berdasarkan keahliannya
sehingga menghambat kelancaran dalam pekerjaannya, tidak dilakukan analisa
hasil
penjualan
ekspor
sehingga
menyulitkan
perusahaan
mengadakan pengawasan, perusahaan belum menerapkan kertas kerja
70
monitoring pelaksanaan internal control sehingga apabila terjadi kesalahan tidak dapat segera diatasi. 3.
Ditemukan adanya selisih antara realisasi dan anggaran penjualan ekspor yang menguntungkan perusahaan yaitu pada tahun 2010 sebesar Rp 7.702.197.630,00 dengan persentase 40,96%, pada tahun 2011 sebesar Rp 452.605.860,00 dengan persentase 2,36%, dan pada tahun 2012 sebesar Rp 10.920.774.828,00 dengan persentase 54,35%. Dimana hal itu sangat berpengaruh terhadap peningkatan penjualan ekspor di tahun-tahun yang akan datang.
4.
Dari temuan-temuan yang terdapat diatas, maka dapat dikembangkan tujuan pemeriksaan sementara bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku pada perusahaan. Hal ini dapat mengakibatkan terjadinya penurunan volume penjualan ekspor sehingga pendapatan perusahaan menjadi lebih kecil dari yang diharapkan. Terealisasinya hasil yang diharapkan oleh perusahaan (causes) diakibatkan karena pihak manajer memperhatikan takaran yang ditetapkan oleh manajemen (effect) dari target yang telah ditetapkan perusahaan (criteria). Berdasarkan hasil pemeriksaan manajemen dapat disimpulkan bahwa
kegiatan penjualan ekspor yang dilakukan oleh perusahaan sudah berjalan secara efisien, namun masih belum berjalan secara efektif. Hal ini disebabkan oleh sistem perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian manajemen serta pengukuran dan evaluasi di bidang penjualan ekspor yang belum berjalan sebagaimana mestinya. Adapun faktor lain diluar efektifitas yang menyebabkan tidak tercapai atau menurunnya volume penjualan ekspor karena penjualan ekspor juga dipengaruhi oleh harga pasar dunia serta jumlah pasokan kopi yang diperoleh biasanya sedikit dikarenakan biji kopi yang dihasilkan dari kebun kopi
71
milik PT. Toarco Jaya hanya 20% sedangkan yang dibeli dari petani kopi sebanyak 80%. Jadi, harga pasar dunia dan pasokan kopi juga mempengaruhi tingkat pencapaian penjualan ekspor kopi pada PT. Toarco Jaya.
BAB VI PENUTUP
6.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian pada bab sebelumnya dengan melakukan
tahap-tahap audit manajemen disertai dengan melakukan analisis data yang dilandasi teori yang relevan dengan masalah yang diteliti pada PT. Toarco Jaya, maka peneliti mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1.
Ditemukan bahwa target volume penjualan ekspor tahun 2011 mengalami penurunan drastis dibandingkan tahun 2010, namun terjadi kenaikan signifikan pada tahun 2012. Dengan demikian target volume penjualan ekspor tahun 2011 belum sesuai dengan anggaran yang direncanakan sebelumnya, sehingga perusahaan masih belum berjalan secara efektif.
2.
Adanya karyawan yang tidak ditempatkan berdasarkan keahliannya sehingga menghambat kelancaran dalam pekerjaannya.
3.
Pihak perusahaan tidak melakukan survei kepuasan terhadap konsumen, dimana hal tersebut merupakan salah satu faktor yang menentukan pencapaian penjualan perusahaan.
4.
Realisasi penjualan ekspor pada tahun 2010, 2011, 2012 yang dikeluarkan perusahaan melebihi dari anggaran yang telah ditentukan oleh manajemen, sehingga dengan begitu dapat disimpulkan bahwa perusahaan sudah berjalan secara efisien.
72
73
5.
Temuan-temuan tersebut menunjukkan bahwa masih terdapat beberapa kelemahan pada sistem pengendalian manajemen yang berlaku pada perusahaan. Hal ini disebabkan karena masih lemahnya pengukuran atau evaluasi perusahaan terhadap sistem perencanaan dan pelaksanaan penjualan, khususnya pada penjualan ekspor.
6.2
Saran Berdasarkan
hasil
penelitian
yang
dilakukan,
maka
penulis
dapat
memberikan saran-saran sebagai berikut: 1.
Sebaiknya dibuat perencanaan volume penjualan yang matang sehingga tercapainya efektivitas pengelolaan penjualan yang berjalan sesuai harapan perusahaan.
2.
Sebaiknya
perusahaan
menempatkan
karyawannya
berdasarkan
keahliannya masing-masing sehingga pekerjaannya dapat berjalan dengan baik. 3.
Sebaiknya perusahaan melakukan survei terhadap kepuasan konsumen.
4.
Sebaiknya perusahaan menerapkan kertas kerja monitoring pelaksanaan internal control, agar apabila terjadi kesalahan atau terdapat kelemahankelemahan serta penyimpangan-penyimpangan dapat segera diatasi sehingga tidak menyebabkan kerugian bagi perusahaan.
74
DAFTAR PUSTAKA
Agoes, Sukrisno. 2004. Auditing (Pemeriksaan Akuntansi). Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Amir, M.S. 2001. Seluk Beluk dan Teknik Perdagangan Luar Negeri. Jakarta: PPM. Lestari, Cinta. 2013. Pengertian Penjualan. Artikel (Online), (http://pengertianbahasa.blogspot.com/2013/02/pengertian-penjualan. html, diakses 28 Juli 2013). Setianingsih, Melasari Dwita. 2011. Manajemen Penjualan. Artikel (Online), (http://mimijawa.blogspot.com/2011/03/manajemen-penjualan.html, diakses 28 Juli 2013). _______. 2012. Uji validitas dalam penelitian kualitatif. Artikel (Online), (http:// samoke2012.wordpress.com/2012/09/27/uji-validitas-dalam-penelitiankualitatif/, diakses 28 Juli 2013). Fuadilah Habib, Muhammad. 2013. Tahap-tahap Penelitian Kualitatif. Artikel (Online), (http://alhada-fisip11.web.unair.ac.id/artikel_detail-74829-Penge tahuan%20Akademik-Tahaptahap%20Penelitian%20Kualitatif.html, di akses 28 Juli 2013). Ekspor. Artikel (Online), (http://id.wikipedia.org/wiki/Ekspor, diakses 28 Juli 2013). Anon. 2009. Perjalanan Panjang Kopi Toraja PT. TOARCO JAYA KISAH SUKSES PT. TOARCO JAYA (was: Kopi Toraja..Nasibmu kini...), Artikel (Online), (http://groups.yahoo.com/group/sulawesi-forum/message/116, diakses 12 Juni 2013). Azis, Faizal Abdul. 2012. Manfaat Ekspor dan Impor, (Online), (http://coadcit. blogspot.com/2012/11/manfaat-ekspor-dan-impor.html, diakses 16 April 2013). Azmi, Leanna. 2011. Penjualan Ekspor, (Online), (http://azmiweblog.blogspot. com/2011/12/ penjualan-ekspor.html, diakses 16 April 2013). Bayangkara, IBK. 2008. Audit Manajemen: Prosedur dan Implementasi. Cetakan kedua. Jakarta: Salemba empat. Hiddayatika, Yuliana Nur. 2012. Pemeriksaan Manajemen terhadap Fungsi Penjualan pada PT. Serba Mulia Auto di Samarinda. Samarinda: Fakultas Ekonomi Universitas Mulawarman. Irwansyah. 2004. Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan pada PT Asuransi Jiwasraya (Persero) Makassar Kota Branch Office. Makassar: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin.
75
Jung, St. Dian. 2002. Manajemen Audit: Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Perusahaan Anda. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Rafikah. 2008. Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan pada PT Traktor Nusantara Cabang Makassar. Makassar: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin. Rezkiya, Fitri. 2011. Audit Manajemen atas Fungsi Penjualan pada PT Perusahaan Gas Negara (Persero) Tbk. Cabang Makassar. Makassar: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin. Siagian, Sondang P. 2001. Audit Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara. Supriyono, R.A. 1990. Pemeriksaan Manajemen dan Pengawasan Pemerintah Indonesia. Yogyakarta: BPFE. Swastha, Basu. 1989. Manajemen Penjualan. Edisi Ketiga. Yogyakarta: BPFE. Tampang, Elvita Bartholomeus. 2011. Audit Manajemen atas Fungsi Keuangan pada PT Tirta Makna Bahagia Makassar. Makassar: Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Hasanuddin. Tunggal, Amin Widjaja. 1992. Management Audit: Suatu Pengantar. Cetakan Pertama. Jakarta: PT Rineka Cipta. ________. 2003. Audit Manajemen Kontemporer. Edisi Revisi. Jakarta: Harvarindo. Universitas Binus . 2010. Bab II Landasan Teori, Thesis (Online), (http://thesis. binus.ac.id/Doc /Bab2/2010-2-00029-AK%20bab%202.pdf, diakses 10 April 2013). Wae, Rebecca. 2013. Pengertian Penjualan. Artikel (Online), (http://www.yang baru.info/2700/pengertian-penjualan.html, diakses 16 April 2013).
76
LAMPIRAN
77
Lampiran 1 AUDIT PROGRAM PEMERIKSAAN MANAJEMEN TERHADAP PENJUALAN EKSPOR PT. TOARCO JAYA No. A.
B. 1. 2. 3. 4. 5.
6.
Keterangan Tujuan Pemeriksaan Manajemen Tujuan pemeriksaan manajemen adalah untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefisienan penjualan ekspor. Prosedur Pemeriksaan Manajemen Minta data anggaran dan realisasi penjualan ekspor tahun 2010-2012 Minta data laporan penjualan ekspor tahun 2010-2012 Membuat kuesioner untuk diisi oleh pihak yang berwenang di perusahaan Pengisian kuesioner Membandingkan anggaran dengan realisasi tahun 2010-2012, kemudian menganalisis keefektifan dan keefisienan kegiatan penjualan ekspor Mengumpulkan temuan-temuan dari hasil analisa dan review pengujian sistem pengendalian kemudian membuat kesimpulan untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya.
Dibuat oleh: Annica B. P.
Direview oleh:
Tanggal: 14/7/2013
Tanggal:
Sumber: Data diolah
Klien: PT. Toarco Jaya Skedul: Audit Program Pemeriksaan Manajemen Terhadap Penjualan Ekspor
Paraf
Tanggal
15/7/2013 15/7/2013 16/7/2013 16/7/2013
22/7/2013
29/7/2013 Periode: 2010-2012
Indeks: KKP AP
78
Lampiran 2 KUESIONER BAGIAN PENJUALAN Berilah jawaban pertanyaan berikut dibawah ini dengan tanda “ “ pada kolom Ya atau Tidak, dan tersedia kolom komentar jika ingin menambahkan komentar. Tanggapan No.
Pertanyaan Ya PERENCANAAN
1.
Apakah dibuat anggaran penjualan ekspor?
2.
Apakah anggaran penjualan ekspor dibuat secara periodik?
3.
Apakah
rencana/target
ekspor
dibuat
penjualan
sebelum
waktu
berjalan? 4.
Adakah ketentuan mengenai besaran target penjualan ekspor yang ingin dicapai?
5.
Apakah dilakukan analisa penjualan ekspor?
6.
Apakah penjualan produk dilakukan untuk
memenuhi
target
jangka
panjang dan pendek? PELAKSANAAN Organisasi 7.
Apakah terdapat pemisahan yang
Tidak
Komentar
79
jelas disetiap divisi? 8.
Apakah
divisi
penjualan
terpisah
dengan divisi keuangan? 9.
Apakah bagian penjualan terpisah dengan bagian gudang? Sistem Otorisasi
10.
Apakah bukti keluar produk diotorisasi oleh pejabat yang berwenang? Praktik yang Sehat
11.
Apakah
ada
prosedur
dalam
pembelian produk? 12.
Apakah ada kertas kerja monitoring pelaksanaan Internal Control? PENGUKURAN DAN EVALUASI
13.
Apakah
volume
penjualan
ekspor
meningkat selama 3 tahun terakhir? 14.
Adakah
evaluasi
terhadap
hasil
penjualan ekspor? 15.
Apakah hasil evaluasi dibuat secara periodik?
16.
Apakah evaluasi penjualan ekspor selalu dibandingkan dengan tahun sebelumnya?
17.
Apakah
selalu
diadakan
kepuasan konsumen?
survei
80
18.
Apakah penyerahan produk selalu dilakukan tepat pada waktunya?
19.
Apakah diadakan evaluasi terhadap permasalahan yang dihadapi?
20.
Apakah
garis
wewenang
tanggung jawab dalam
dan
organisasi
yang diperiksa disusun dengan baik? 21.
Apakah
digunakan
daftar
pengendalian? 22.
Apakah
karyawan
ditempatkan
berdasarkan keahliannya? 23.
Apakah
perusahaan
menerapkan
sasaran atau tujuan yang berupa pencapaian laba? 24.
Jika
sistem
pengendalian
menunjukkan
prestasi
yang
memuaskan,
apakah
dokumentasi
yang
diselenggarakan
tidak
dapat
digunakan untuk membuat tindakan perbaikan?
81
Lampiran 3
82
83
