Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN)

PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI (IDEC)

Sistem Permohonan Ke Luar Negara (SPLN) M a n u a l P e n g g u n a 1.0

2012

BLOK

5&7, PUTRA INFOPORT-IOI 43400 UPM SERDANG,

RESORT, JALAN KAJANG-PUCHONG, SELANGOR DARUL EHSAN

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Kandungan 1.0

ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA............................................. 1

2.0

LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA ........................................... 2

3.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN ................... 3

4.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – CARIAN PERMOHONAN ................................... 5

5.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN ...... 7

6.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – SENARAI CUTI AM ............................................ 8

Halaman |i

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 1.0

ALIRAN PROSES KERJA PERMOHONAN KE LUAR NEGARA

Mula

1.1

Proses ini merangkumi fungsi-fungsi berikut :-

Permohonan ke luar negara

Semakan Permohonan

Tugas Rasmi?

Tidak

Ya

Pengesahan Peruntukan/ Perbelanjaan

Permohonan daripada TNC?

FUNGSI KESELURUHAN

Fungsi Permohonan ke luar negara

Keterangan Pemohon memohon ke luar negara

Semakan permohonan

Urusetia Pejabat Naib Canselor menyemak permohonan yang diterima Pejabat Bendahari mengesahkan/tidak mengesahkan peruntukan dan perbelanjaan yang digunakan dalam permohonan Ketua PTJ memperakukan/tidak memperakukan permohonan untuk ke luar negara Naib Canselor menyokong/tidak menyokong permohonan daripada Timbalan Naib Canselor Naib Canselor meluluskan/tidak meluluskan permohonan ke luar negara

Pengesahan Peruntukan / Perbelanjaan

Perakuan Permohonan

Tidak

Perakuan Permohonan

Sokongan Permohonan

Ya

Sokongan Permohonan

Kelulusan Permohonan

Tamat

Kelulusan Permohonan

Petunjuk : Tindakan oleh Pemohon Tindakan oleh Urusetia Pejabat Naib Canselor Tindakan oleh Pejabat Bendahari Tindakan oleh Ketua PTJ Tindakan oleh Ketua Jabatan (Naib Canselor) Tindakan oleh Naib Canselor

Halaman |1

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 2.0

LOGIN KE DALAM SISTEM PERJALANAN KE LUAR NEGARA

2.1 Taipkan URL sistem iaitu http://spln.upm.edu.my pada pelayar Internet Explorer.

2.2 Taipkan ID dan kata laluan Putra, masing-masing di ruangan ID Putra dan Katalaluan.

Kemudian, klik pada butang Login.

Halaman |2

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 3.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – PERMOHONAN UNTUK SEMAKAN

3.1

Klik menu Modul Semakan Permohonan > Permohonan Untuk Semakan

3.2

Skrin Semakan permohonan dipaparkan.

3.3

Tempoh Status Permohonan boleh dilihat apabila klik pada Tarikh Permohonan.

3.4

Klik no permohonan untuk proses semakan.

3.5

Skrin Semakan Permohonan dipaparkan

3.6

Pilih status semakan di medan Status.

3.7

Jika status adalah dikembalikan, wajib lengkapkan alasan pada medan Alasan.

3.8

Taip catatan pada medan Catatan/Lain-Lain.

Halaman |3

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 3.9

Pilih klasifikasi risiko bagi permohonan. Perhatian : Sistem akan memaparkan Klasifikasi Risiko mengikut syarat yang telah ditetapkan tetapi boleh diubah mengikut kesesuaian. 

High Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Tugas Rasmi’ o Peruntukan = ‘Lain-lain Sumber’ atau

 

o Tujuan perjalanan = ‘Perjalanan Bukan Tugas Rasmi’ o Kekerapan = lebih 5 kali ke luar Negara bagi 1 tahun semasa Medium Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Tugas Rasmi’ o Peruntukan = ‘Mengurus’ / ‘Penyelidikan/akaun amanah’ Low Risk o Tujuan Perjalanan = ‘Perjalanan Bukan Tugas Rasmi’

3.10 Klik butang Simpan. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK

3.11 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan dengan status urusetia terkini. 3.12 Klik butang Proses untuk tindakan pihak selanjutnya. Mesej berikut dipaparkan. Klik butang OK.

3.13 Skrin Semakan Permohonan dipaparkan.

Halaman |4

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 4.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – CARIAN PERMOHONAN

4.1

Klik menu Modul Semakan Permohonan > Carian Permohonan

4.2

Skrin carian permohonan dipaparkan.

4.3

Taip maklumat No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /pilih Jenis Perjalanan/ pilih Status Terkini pada medan No Permohonan/Nama Pemohon/No staf /Jenis Perjalanan/Status Terkini. Perhatian : Masukkan hanya satu carian pada medan yang disediakan.

4.4

Klik butang Carian.

4.5

Jika maklumat yang dicari tidak wujud dalam sistem, mesej berikut dipaparkan.

4.6

Jika maklumat carian wujud, paparan maklumat dipaparkan.

4.7

Klik No Permohonan untuk paparan permohonan.

4.8

Borang permohonan dipaparkan.

Halaman |5

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0

Halaman |6

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 5.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – EMEL PERMOHONAN UNTUK KELULUSAN

5.1

Klik menu Modul Semakan Permohonan > Emel Permohonan Untuk Kelulusan

5.2

Senarai permohonan untuk diemel kepada Naib Canselor dipaparkan.

Perhatian : Hanya permohonan yang telah diperakukan oleh Ketua PTJ dipaparkan. 5.3

Klik

5.4

Klik butang Hantar untuk memaklumkan kepada Naib Canselor melalui email berkenaan permohonan untuk kelulusan.

untuk tidak menghantar maklumat permohonan kepada Naib Canselor.

Perhatian : Permohonan yang telah dimaklumkan kepada Naib Canselor melalui email akan dipaparkan pada skrin Permohonan Untuk Kelulusan pada Modul Kelulusan Permohonan

Halaman |7

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 6.0

URUSETIA PEJABAT NAIB CANSELOR – SENARAI CUTI AM

6.1

Klik menu Modul Semakan Permohonan > Senarai Cuti Am

6.2

Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan.

6.3

Klik butang Carian.

6.4

Senarai semua cuti Am dipaparkan.

6.5

Taip tahun pada medan Tahun.

6.6

Klik butang Carian.

6.7

Senarai cuti Am bagi tahun yang ditaip dipaparkan.

6.8

Klik Tarikh Cuti Am untuk mengemaskini cuti tersebut.

6.9

Skrin Kemaskini Cuti Am dipaparkan.

6.10 Kemaskini medan yang berkenaan. 6.11 Jika klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan.

Halaman |8

MANUAL PENGGUNA SPLN 1.0 6.12 Jika klik butang Hapus untuk menghapus maklumat cuti. Mesej berikut dipaparkan.

6.13 Skrin Paparan Cuti Am dipaparkan. 6.14 Klik butang Cetak untuk mencetak senarai Cuti Am. Klik butang Print untuk mencetak.

6.15 Untuk menambah Cuti Am klik butang Tambah pada skrin Paparan Cuti Am. 6.16 Skrin Tambah Cuti Am dipaparkan.

6.17 Taip tahun pada medan Tahun. 6.18 Taip T nama cuti pada medan Nama Cuti. 6.19

Klik

untuk memilih tarikh.

6.20 Klik pada medan Hari, paparan hari bagi tarikh yang dipilih dipaparkan. 6.21 Klik butang Simpan. Paparan mesej berikut dipaparkan.

Halaman |9