SISTEM PENGOLAHAN DATA A. SISTEM PENGOLAHA DATA System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pndangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hnaya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data : - system manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan recod dari operasi perusahaan. - Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar. Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. - Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka. Era permulaan database ditandai dengan : 9 Pengulangan data 9 Ketergatungan data 9 Kepemilikan data yang tersebar Konsep Database Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file. Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program. Program mengacu pada tabel untuk mengakses data. 3. Saat mengadopsi konsep database, Struktur Database menjadi : • Database • File • Catatan • Elemen data B. TUJUAN PENGOLAHAN DATA Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date. C. TUGAS PENGOLAHAN DATA Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan pengumpulan data
sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi. - pengubahan data diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record. Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal. Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor. Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal. - penyimpanan data pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson. - Pembuatan dokumen System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan. - Sifat pengolahan data Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain. System pengolahan data : a. menjalankan tugas penting b. mengikuti prosedur standar secara relative c. mendapatkan data yang lengkap. d. Mempunyai focus historisa yang palin utama e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal. D. SISTEM PENGOLAHAN DATA SAMPEL Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya.kita namakan system tersebut dengan system distribusi. E. HIRARKI DATA • File yaitu kumpulan catatan data yang berhubungan dengan subyek tertentu. • Catatan adalah elemen data yang berhubungan dengan obyek tertentu. • Elemen data yaitu unit data terkecil yang tidak dapat dibagi lagi menjadi unit yang berarti. Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan akurat , mutakhir , aman dari gangguan yang tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data mencakup : • Pengumpulan data • Integritas pengujian • Penyimpanan • Keamanan
• Pemeliharaan • Organisasi • Pengambilan F. PENYIMPANAN SEKUNDER 1. Penyimpanan Berurutan (Sequential Access Storage Device) 9 Suatu organisasi / penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan tertentu . 9 Contoh pita magnetik yg digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yg sama dengan pita audio. 2. Penyimpanan Akses Langsung (Direct Access Storage Device) Cara mengorganisasikan data yang ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan. DASD dapat diarahkan ke lokasi manapun dalam medium penyimpanan dan digunakan sebagai media input. F. PEMROSESAN DATA 1. Pemrosesan Batch 9 Pengumpulan transaksi dan pemrosesan semua sekaligus dalam batch. 9 kelemahan dari pemrosesan ini manajemen tidak selalu memiliki informasi mutakhir yg menggambarkan sistem fisik. 2. Pemrosesan On-Line Pengolahan transaksi satu per satu, kadang saat terjadinya transaksi, karena pengolahan online berorientasi transaksi. 3. Sistem Real Time Sistem yang mengendalikan sistem fisik, dimana sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada sistem fisik.
E. DOKUMENTASI SISTEM Dokumentasi system menggunakan diagram arus data (DFD) untuk menggambarkan system kita harus mengetahui salah satu dari fasilitas utama tujuanya adalah untuk mendokumentasi logika system dan logika tersebut dijalankan oleh segala jenis system yaitu manual, key driven, computer. F. TINJAUAN SINGKAT MENGENAI SISTEM Diagram kontek menggambarkan system dalam konteksnnya dengan lingkungannya sistem distribusi digambarkan sebagai sebuah persegi panjang tegak lurus, dengan tanda panah yang menggambarkan data yang mengalir antara sistem dan lingkunganya. Elemen lingkungan digambarkan dengan persegi panjang yang lebih kecil. G. SUBSISTEM UTAMA DARI SISTEM DISTRIBUSI Diagram kontek cocok untuk menentukan wilayah sistem yaitu elemen lingkungan dan interface. Sub sistem di definisikan dengan sebuah persegi panjang. Sub sistem yang pertama berkenaan dengan pemenuhan pemesanan pelanggan yang kedua berkenaan dengan penambahan stok dari pemasok dan yang ketiga berkenaan dengan pemeliharaan atau kepengurusan buku besar perusahaan.
H. SISTEM YANG MEMENUHI PESANAN PELANGGAN
Langkah ini menunjukan empat sistem pertama yang terlibat dalam pemenuhan pemesanan pelanggan yaitu order entri (entri pesanan) inventarisasi, penagihan, (billing)dan penerimaan pembayaran (account reciavable). I. SISTEM YANG MEMESAN STOK TAMBAHAN Dengan cara ini kita mendefinisikan sub sistem yang berhubungan dengan pemesanan stok tambahan dari pemasok. Terdiri dari tiga sub sistem. Yaitu pembelian, penerimaan, dan pembayaran. J. SISTEM YANG MELAKUKAN PROSES BUKU BESAR UMUM Sistem buku besar umum (general ledger system) merekapitulasi atau meringkas transaksi dari berbagai sistem yang lain,seperti inventarisasi dan penggajian.dua subsistem yang terlibat disini .yang pertama adalah membukukan record yang memjelaskan berbagai tindakan dan transakasi ke dalam biku besar umum tersebut.sub yang kedua menggunakan isi dari buku besar umum tersebut untuk membuat laporan bagi manajer. K. MEMENUHI PESANAN PELANGGAN Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram. 1. Entri pesanan (order entri) a. mengedit data pesanan perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan. b. Melakukan pengecekan kridit Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account receivable. c. melakukan log in pesanan jika pesanan di terima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi a. menandai pesanan yang terpenuhi ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan dengan arus data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data. d. inventarisasi kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak. a. mengecek keseimbangan persediaan langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order. b. mengecek point pemesanan kembali kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field poit pemesanan kembali recor
point (point pemesanan kembali)adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok. c. menambah item yang diterima untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang diterima dal;am file inventori. e. penagihan invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang. a. mendapatkan data pelanggan data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenagga penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain b. membuat faktur pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah tiap line item (item baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan mengalikan harga dengan jumlah item. f. account receivable a. memasukan receivable baru b. menghapus receivable yang telah terbayar c. membuat steatment d. memberikan data pada buku besar umum L. MEMESAN STOK TAMBAHAN 1. pembelian merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian: a. menetukan pemasok b. mendapatkan komitmen verbal c. membuat pesanan pembelian d. menutup pesanan pembelian 2. penerimaan sitem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus tersebut terjadi. a. mengolah penerimaan b. memberitaukan kepada sistem lainya 3. account payable account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi 1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan 2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima 3. bila factor telah diterima dari pemasok M. PERANAN PEMROSESAN DATA DALAM PEMECAHAAN MASALAH Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama sistem pengolahan data benar benar menghasilkan out put informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua sistem pengolahan data memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.
MANAJEMEN DATA Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen data Kegiatan manajemen data mencakup : • Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem. Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan • akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya. Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan • magnetik. • Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir. • Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan. Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi • pemakai. Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai • PENYIMPANAN SEKUNDER Penyimpanan berurutan. Penyimpanan berurutan (sequential storage) adalah suatu organisasi atau penyusunan data di suatu medium penyimpanan yang terdiri dari suatu catatan mengikuti satu catatan lain dalam suatu urutan nomor pegawai. Penyimpanan pita magnetik Pita magnetik yang digunakan untuk menyimpan data komputer memiliki bentuk fisik yang sama dengan pita audio. Pita ini terdiri dari bahan plastik yang dilapis dengan suatu zat yang memungkinkan perekaman. Memperbarui file pita magnetik Sejumlah file yang menyediakan gambaran konseptual dari perusahaan tersebut file master. Ada file master persediaan, file master pelanggan, file master pegawai, dsb. Tiap file master berisi data tentang suatu subyek tertentu. File master diperbarui dengan data dari file transaksi. Suatu file transaksi berisi data yang menggambarkan kegiatan perusahaan seperti penjualan, pembelian, dan waktu kerja pegawai. Pengunaan pita magnetik
Pita magnetik angat cocok untuk dgunakan sebagai medium penyimpanan historis. Perusahaan dapat menyimpan data pada pita dan menyimpan pita tersebut sebagai catatan kegiatan bisnis. Pita magnetik juga digunakan sebagai file backup dari file master yang tertulis pada alat penyimpanan akses langsung. Pita magnetik dapat pula berfungsi sebagai medium input. Pita magnetik dapat berfungsi sebagai medium komunikasi yang dapat dikirimkan melalui pos. Penyimpana akses langsung Penyimpanan akses langsung (direct access storage) adalah suatu cara mengorganisasikan data yang memungkinkan catatan – catatan ditulis dan dibaca tanpa pencarian secara berurutan. Unit perangkat keras yang memungkinkan hal ini disebut Direct Access Storage Device (DASD). Penyimpanan piringan magnetik Piringan (disk) yang digunakan untuk mencatat data komputer biasanya terbuat dari metal dan dilapisi bahan perekaman yang sama dengan pita magnetik. Beberapa piringan dapat disusun menjadi suatu tumpukan piringan (disk stack) vertikal. Jalur adalah suatu pola melingkar dari bit – bit data. Tumpukan piringan dimasukkan dalam suatu disk drive atau disk unit. Membaca dan menulis data pada piringan Disk address menetukan nomor jalur, nomor read/write head, serta biasanya nomor catatan pada jalur – catatan 1, catatan 2, dan seterusnya. Pembuatan alamat catatan Ada tiga pendekatan dasar untuk menghasilkan alamat yang diperlukan DASD untuk mengakses suatu catatan. Pendekatan tersebut adalah direct, hashing, dan indexed sequential. Direct addressing. Pada direct addressing, kunci catatan (record key) berfungsi sebagai alamat. Kunci (key) adalah elemen data yang mengidentifikasi catatan suatu file. Hashing. Menghitung alamat dari kunci itu dapat dilakukan. Alamat diubah oleh suatu algoritma yang disebut hashing scheme atau randomizing formula untuk menghasilkan alamat. Overflow area adalah suatu bagian dari DASD yang dicadangkan untuk penyimpanan catatan – catatan yang kuncinya telah ditentukan. Kunci – kunci duplikat itu disebut synonym. Indexed sequential. Jika suatu file diorganisasikan secara indexed sequential, catatan – catatan dicatat pada piringan secara berurutan. Kemudian kunci catatan ini dan disk address-nya ditempatkan dalam satu file atau tabel tersendiri yang disebut indeks. Penggunaan DASD DASD adalah medium file master yang baik. Pengunaan lain yang terpopuler adalah sebagai medium penyimpanan sementara untuk menampung data semi-terproses. HUBUNGAN PENYIMPANAN SEKUNDER DENGAN PEMROSESAN. Terdapat dua cara utama untuk mengolah data-pengolahan batch dan pengolahan online. Pengolahan batch mencakup pengumpulan transaksi dan pemrosesan semuanya sekaligus, dalam batch. Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, kadang saat terjadinya transaksi.
Pengolahan batch Tujuan dari sistem ini adalah memperbarui tiga file master – perswediaan, piutang, dan analisis penjualan. Perusahaan biasanya memperbarui file batch mereka secara harian, yang disebut siklus harian.
Pengolahan online Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan online adalah penyimpanan piringan magnetic. Sistem realtime Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik. Sistem ini mengharuskan komputer berespon cepat pada status sistem fisik. Sistem realtime adalah bentuk khusus dari sistem online.sistem online menyediakan sumber daya konseptual tersebut dengan menggunakan sumber daya konseptual untuk menentukan operasi dari sistem fisik. ERA SEBELUM DATABASE Era penggunaan computer yang ada sebelum konsep database dengan pengulangan data (data redundancy), ketergantungan data (data dependency), dan kepemilikan data yang tersebar (diffused data ownership). Pengulangan data Saat sistem pengolahan data dirancang, file data input yang diperlukan oleh sistem tersebut diciptakan tanpa mempertimbangkan bagaimana data tersebut mempengaruhi sistem lain. Mungkin banyak, atau bahakan seluruh, data dalam sustu file baru telah terdapat dalam file yang sudah ada. Hasilnya adalah pengulangan data atau duplikasi. Ketergantungan data Ketergantungan data mengacu pada penggabungan yang erat antara spesifikasi data dan program computer. Karakteristik data seperti panjang field, panjang catatan, dan lain – lain dikodekan kedalam tiap program yang mengakses data tersebut. KEBANGKITAN ERA DATABASE Organisasi logis (logical organization) mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan merupakan cara pemakai melihat data. Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan cara computer melihat data – sebagai file – file yang terpisah. Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang diperlukan oleh pemakai dalam kendala dari organisasi fisik. Integritas logis dalam satu file Dua pendekatn memungkinkan catatan – catatan pada satu file dipih berdasarkan karakteristiknya daripada berdasarkan kuncinya. Pendekatan ini disebut inverted file dan linked list. Keduanya membutuhkan DASD. Inverted file. Inverted file adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu indeks yang menyertainya memungkinkan catatan – catatan dari file itu dipilih dalam urutan yang berbeda. Inverted file dirancang untuk memecahkan jenis masalah berupa permintaan manajer atas laporan yang mendaftarkan hanya catatan –catatan tertentu dalam suatu file. Inverted file index seperti itu, juga sering disebut indeks sekunder. Linked list. Suatu file tersendiri, yaitu salesperson link, ditambahkan pada tiap catatan dalam file master wiraniaga. Field tersebut berisi link, atau pointer, yang menghubungkan semua catatan dari setiap wiraniaga. File yang berisi link filed disebut linked list.
Integritas logis antara beberapa file Link digunakan untuk saling menghubungkan catatan- catatan dalam satu file dengan catatn – catatan yang berhubungan dengan secara logis di file – file lain. Sistem GE ini dimulai, yaitu integrated data store, dan merupakan langkah maju pertama menuju satu database terintegrasi dari beberapa file. KONSEP DATABASE Database adalah suatu koleksi computer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Integrasi logis dari catatan – catatan dalam banyak file ini disebut konsep database. Dua tujuan utama dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data. Independensi data adalah kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data. STRUKTUR DATABASE Hubungan eksplisit. Satu pendekatan untuk menetapkan hubungan eksplisit antara catatan – catatan dari beberapa file adalah dengan menyusun catatan – catatan tersebut dalam suatu hirarki, ini disebut struktur hirarki. Suatu catatan yang memiliki anak catatan disebut parent, dan anak catatan itu disebut children. Hubungan implisit Hubungan implisit, yaitu hubungan yang dapat dinyatakan secara tidak langsung dari catatn data yang telah ada. Data dalam database relasional ada dalam bentuk tabel – tabel yang disebut flat file. Flat file adalah suatu penyusunan data dua dimensi dalam kolom – kolom dan baris – baris. PERANGKAT LUNAK DATABASE Perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik eksplisit maupun implisit, disebut sistem manajemn database. MENCIPTAKAN DATABASE Menentukan kebutuhan data Definisi dari kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Nama yang diberikan untuk deskripsi dari semua data perusahaan adalah model data perusahaan. MENGGUNAKAN DATABASE Query adalah permintaan informasi dari data-base, dan query language adalah bahasa khusus yang user-friendly yang memungkinkan computer menjawab query. SUATU MODEL DBMS Manajer database adalah elemen paling penting karena menangani permintaan data para pemakai. Query language dan DML adalah bagian dari manajer data-base. PENGELOLA DATABASE Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: perencanaan database, penerapan database, operasi database, dan keamanan database. MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM PERSPEKTIF Keuntungan DBMS : Mengurangi pengulangan data
Mencapai independensi data Mengintegrasikan data dari beberapa file Mengambil data dan informasi secara tepat Meningkatkan keamanan Kerugian DBMS : Memperoleh perangkat lunak yang mahal Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar Mempekerjakan dan mempertahankan staff DBA IKHTISAR Manajemen data adalah subset dari irm yang melaksanakan fungsi pengumpulan, pengujian dan integritas, penyimpanan, pemeliharaan, keamanan, organisasi dan pengambilan data. Alat penyimpanan sekunder ada dalam dua jenis – berurutan dan akses langsung. Jenis DASD paling popular adalah piringan magnetic. Istilah realtime digunakan untuk menggambarkan sistem online yang bereaksi cukup cepat pada kegiatan dalam sistem fisik sehingga dapat mengendalikan sistem itu.
