SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADASMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Endang Retno Rustiningrum 06.12.1998
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
MANAGING SYSTEM OF TEACHERS AND STAFFS SALARY DATA IN SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN SISTEM PENGOLAHAN DATA PENGGAJIAN GURU DAN KARYAWAN PADA SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN Endang Retno Rustiningrum ( 06.12.1998 ) Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRAKSI Under the Law No.42 year 1999 on amendment of the law No.8 of 1974 concerning staffing,particularly trees of articel 34 paragraph (2) states the need for maintenance and staffing information caring.To support these policies,it is deemed necessary to build and develop a system that has done.While,the effort to support the consolidation of personnel administration system was created with the expansion of employment for the employees. Payroll information system,is part of the information system that is useful to solve the problems in the processing of employee payroll data SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN located in Jln.Raya Kare wungu Madiun has a payroll system is quite good but still uses the employee’s payroll information system based computers are expected can solve problems in the payroll data processing Teachers and Employees.
1. Pendahuluan Saat ini kemajuan teknologi sangat membantu manusia menjadi lebih mudah dalam mengerjakan pekerjaannya. Hal ini juga sering dijadikan solusi untuk mengatasi berbagai problem yang seringkali muncul dalam kehidupan manusia. Salah satu contohnya adalah pengolah data penggajian yang masih banyak dilakukan secara manual disebagian instansi Pegawai Negeri. Sehingga penerapan sistem komputerisasi yang berbasis client server dirasa sangat perlu untuk mengolah data pada pegawai negeri khususnya para Guru dan Karyawan. Hal ini dimaksud agar dapat mengatasi masalah rendahnya tingkat kekurangan data dan keterlambatan dalam penyajian informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Pengolahan data penggajian di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN masih menggunakan cara manual. Penggajian yang tidak akurat ataupun keterlambatan penerimaan gaji dalam pengolahan data sering menjadi hambatan dalam pelayanan informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Oleh karena itu, saya memilih SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN sebagai obyek penelitian saya. Pembuatan sistem komputerisasi pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN ini dibahas dalam laporan skripsi dengan judul “Sistem Pengolahan Data Penggajian Guru dan Karyawan Pada SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.
2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Informasi 1. Pengertian Informasi Menurut Mc.Load (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
3
Menurut Davis (1995) informasi adalah data yang diolah menjadi sebuah sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
4
2. Siklus Informasi Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu dijelaskan bagaimana siklus yang dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Data dimasukkan kedalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah proses dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar membuat keputusan tertentu, dari keputusan tersebut akan menghasilkan kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali
sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan
demikian
akan
membentuk
suatu
siklus
informasi,
(information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles). 3. Kualitas Informasi Kualitas informasi sangat dipengaruhi oleh tiga hal pokok yaitu relevancy, accurancy, dan time linness. 1) Relevansi (relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Tapi relevansi informasi itu untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2) Akurasi (Accuracy) Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga dapat merusak atau merubah data-data asli tersebut. 3) Tepat Waktu (time liness) Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya pada penerima tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Sehingga kalau digunakan
sebagai
dasar
dalam
pengambilan
keputusan
dapat
menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah infornasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi.
3
Ibid. Hal 9
4
Ibid
3. Analisis 3.1 Analisis PIECES Untuk menganalisis sistem yang lama dimaksudkan untuk menemukan penyebab sebenarnya permasalahan-permasalahan yang terjadi sehingga sistem yang lama tidak berfungsi. Sistem yang lama akan diganti dengan sistem yang baru. Permasalahan-permasalahan di sistem yang lama perlu ditemukan dan diperbaiki. Jika sistem yang baru merupakan teknologi informasi maka perbaikan dari sistem yang lama berupa perbaikan-perbaikan dalam bentuk informasi yang disediakan oleh sistem yang baru. Supaya sistem yang baru berhasil, informasiinformasi yang dihasilkan harus sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Menganalisis kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk menghasilkan informasi yang relevan. Dengan dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan
yang
berhubungan
dengan
analisis
PIECES
(Performances, Informations, Economics, Control, Eficiency, and Service)
1. Kinerja (Performances) Adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Troughput dan Response Time. Troughput adalah jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Jadi ini berhubungan dengan seberapa maksimal pekerjaan yang dapat dilakukan oleh pegawai pada pengolahan data kependudukan di Kulon Progo pada waktu tertentu dapat dikatakan efektif dan efisien. Response Time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. Disini melihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan atau waktu yang terbuang percuma oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan efektifitas kerja pegawai . Hal ini bisa dilihat dari proses pengolahan data pegawai misalnya pencarian data penduduk serta pembuatan laporan yang dilakukan masih manual, sehingga dalam pengerjaannya memerlukan waktu yang lama yaitu sekitar 5 menit. Dengan adanya sistem yang baru ini, diharapkan kinerja pegawai menjadi maksimal yaitu sekitar 3 menit untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat waktu untuk tercapainya sasaran. Adapun perkiraan berbandingan sistem lama dengan baru adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1 Analisis Performance Sistem Lama Informasi yang diperlukan misalnya data pegawai didapat dalam waktu yang cukup 5 menit karena proses pencarian data masih membutuhkan arsip-arsip yang ada.
2. Informasi (Informations) Informasi merupakan hal yang penting dan sangat menunjang bagi pimpinan dalam proses pengambilan keputusan. Laporan-laporan yang sudah selesai diproses mestinya digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen maupun pihak lain yang membutuhkan. Dimana bagi pihak manajemen
laporan
tersebut
dapat
digunakan
sebagai
acuan
untuk
merencanakan langkah selanjutnya. Dari analisis yang telah dilakukan terlihat bahwa pada pencarian data penduduk
masih
terdapat
beberapa
situasi
yang
masih
membutuhkan
peningkatan kualitas kecepatan dalam pemberian informasi antara lain adalah laporan data penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan, dan dan informasi data sekolahan. Yang menjadi permasalahan dalam hal ini adalah kurang keakuratan data karena seringnya terjadi kesalahan dalam pencatatan data penduduk, jumlah penduduk setiap kecamatan dan informasi data sekolahan. Dengan sistem yang baru ini mencoba membuat laporan menggunakan teknologi komputerisasi sehingga diharapkan dapat menghasilkan laporan sesuai dengan kebutuhan dan harapan serta dapat menghasilkan informasi yang terformat, akurat dan tepat waktu guna memberi manfaat bagi pemakai. Adapun perkiraan perbandingan sistem lama dengan sistem yang baru yaitu :
Tabel 3.2 Analisis Informations Sistem lama • Informasi tentang data pegawai dihasilkan tidak
yang
akurat karna masih
banyak terdapat kesalahan penulisan. • Informasi yang dihasilkan sering tidak tepat waktu untuk diberikan kepada pegawai . • Informasi yang diberikan tidak relevan karna kurang memberikan manfaat,data yang dihasilkan juga masih banyak terdapat kesalahan.
3. Ekonomi (Economics) Adalah penilaian sistem didalam penggunaan dana dan keuntungan yang didapat dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi/perusahaan. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal perlu adanya penghematan atas biaya yang dikeluarkan. Begitu juga dengan SMP Negeri 1 Wungu Madiun, penghematan dapat dilakukan melalui penggunaan sarana dan prasarana secara optimal. Dengan menggunakan sistem lama terdapat pembengkakan biaya tinta alat tulis karena pencatatan data pegawai dilakukan secara manual dengan alat tulis, sehingga terjadi pemborosan. Diharapkan dengan adanya sistem yang baru nantinya akan memiliki nilai ekonomis yang akan mampu menghasilkan manfaat sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan pemborosan dapat diminimalkan.
Tabel 3.3 Analisis Economic Sistem Lama Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat-alat tulis yang digunakan untuk penyimpanan dokumen, karena jika
terjadi
kesalahan
tidak
dapat
digunakan lagi dan data yang salah tidak dapat diedit.
4. Kendali (Control) Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik. Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun
terlihat adanya pengendalian yang
kurang maksimal, salah satu diantaranya adalah kurangnya pengendalian yang terdapat pada sistem informasi kepegawaian sehingga data atau laporan yang dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta terdapat kesamaan data kepegawaian. Dengan adanya pengawasan menggunakan sistem baru serta pengendalian yang dilakukan, diharapkan sistem akan lebih terkendali dan dapat berjalan dengan baik sesuai dengan standar yang diharapkan dan data lebih aman serta tidak terdapat kesamaan data kepegawaian. Tabel 3.4 Tabel Analisis Kendali Sistem lama a. Pengendalian kesalahan
untuk
yang
mendeteksi
dilakukan
masih
rendah. b. Memungkinka penyalahgunaan oleh data.
operator
adanya sistem, yang
misalnya
memanipulasi
5. fisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana suatu sumber daya dapat digunkan dengan pemborosan minimal. Untuk meminimalkan sumber daya tersebut bisa dilakukan dengan cara menaikkan atau menurunkan komoditas berupa orang, uang, bahan atau sumber daya lainnya. Maksudnya adalah mendapatkan sebanyak-banyaknya dari yang sekecil-kecilnya atau paling tidak mendapatkan lebih banyak dari apa yang sudah ada. Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun terlihat adanya ketidakefisienan dalam hal pengolahan data pegawai. Hal ini disebabkan sistem yang kurang baik, yang masih bersifat manual sehingga penggunaan sumber daya tenaga kerja lebih banyak karena beban kerja besar. Dengan menggunakan sistem baru pengguanaa sumber tenaga kerja lebih sedikit, karena beban kerja ringan pengolahan data yang dilakukan dengan terkomputerisasi. Tabel 3.5 Analisis Eficiency Sistem Lama Dengan beban kerja yang banyak maka melibatkan banyak sumber daya
6. Pelayanan (Service) Peningkatan pelayanan yang lebih baik pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun dimaksudkan untuk memberi kan pelayanan yang terbaik bagi karyawan serta meningkatkan kepuasan kerja karyawan. Upaya peningkatan pelayanan tersebut dapat dilakukan melalui perbaikan dalam proses pengolahan data karyawan. Pada SMP Negeri 1 Wungu Madiun
terlihat bahwa karyawan harus
menunggu lamanya antrian karena pencatatan data presensi dilakukan secara manual dalam dokuman. Dengan menggunakan sistem yang baru karyawan tidak perlu mengantri lama-lama karena pelayanan lebih cepat dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Tabel 3.6 Analisis Service Sistem Lama Pelayanan informasi yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi dimana tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.
Flowchart Yang Diusulkan Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. Adapun gambaran flowchart sistem baru sebagai berikut
5. Kesimpulan dan Saran 5.1 Kesimpulan Dari penjelasan dan uraian pada bab sebelumnya, serta analisis yang telah dilakukan dengan melakukan studi kelayakan terlebih dahulu, dapat disimpulkan bahwa : 1. Dari observasi yang telah dilakukan, dapat diidentifikasi bahwa sistem lama (manual) yang masih diterapkan di SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN dinilai masih kurang efektif dan efisien. 2. Adapun alternatif dari pemecahan masalah yang ada adalah dengan mengganti sistem lama yang masih manual dengan sistem baru yang sudah terkomputerisasi. 3. Maka dikembangkanlah sebuah sistem baru yang sudah terkomputerisasi dan terintegrasi, yang secara garis besar dapat mempermudah dalam berbagai hal, misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang mungkin timbul akibat faktor sumber daya manusianya sendiri dan masih banyak yang lainnya. 4. Diharapkan dengan diterapkannya sistem baru yang sudah terkomputerisasi ini, kegiatan pencatatan, pencarian dan pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien.
5.2 Saran Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan guna meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu : 1. Mengganti sistem lama dangan sistem baru yang sudah tekomputerisasi, dimana sistem tersebut dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem manual. 2. Ada baiknya jika dalam tahap pengembangan sistem kedepannya, aspek keamanan data dapat lebih diperhatikan, agar dapat meminimalisasi hal-hal yang tidak diinginkan. Serta dalam pembuatan laporan yang masih dibuat secara global dapat ditingkatkan menjadi lebih mengkhusus, agar lebih mempermudah dalam pengambilan keputusan. 3. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat
diharapkan. Serta harapan penulis semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan SMP NEGERI 1 WUNGU MADIUN.
Daftar Pustaka
Benny Parlaungan Sialaga,S.H dan Irwansyah Lubis, S.E., Pedoman Perpajakn bagi Bendaharawan Pemerintah Pusat dan Daerah serta Rekanan Pmrintah, hal 9 Fathansah. 1999. Buku Teks Ilmu Komputer : Basis Data . Bandung: Informatika.. Gordon B. Davis, Managemen Informations Sistem : Conceptual Fundations, Structure, and Development, Tokyo : McGraw-HillKogakusha,1 Ltd., International Student Edition, 1974,p.81 Jerry FitxGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings. Jr., Fundamentals of Sistems Analysis, New New York : John Willey & Sons, Inc., Second dition, 1981, p.5 Jogiyanto HM., MBA., Akt., Ph.D., Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Paket Aplikasi Bisnis Modul Praktek PBD, 2006. Halaman 1.
