SISTEM MENEJEMEN ARSIP SEWA TOKO DAN TLASARAN PADA UPT PASAR MINULYO KABUPATEN PACITAN Krisna Astianingrum, Indah Uly Wardati

Seminar Riset Unggulan Nasional Informatika dan Komputer FTI UNSA 2013

SISTEM MENEJEMEN ARSIP SEWA TOKO DAN TLASARAN PADA UPT PASAR MINULYO KABUPATEN PACITAN Krisna Astianingrum, Indah Uly Wardati [email protected] Abstract: The data and information presented in these systems play an important role, both for the government and all those who require such private institutions, researchers and students. With the Records Management System Rental Stores and Tlasaran system using UML (Unified Modeling Language), the arrangement of archives can be more structured so that in this era of information disclosure of data and information has become a necessity as a planning and evaluation of the performance Minulyo Market. Therefore, for the presentation of data continuity from year to year should be maintained and evaluated so that the quality and accuracy of the data on it can be. Keyword: Records Manajement System Abstrak: : Data dan informasi yang disajikan dalam sitem ini sangat berperan penting, baik untuk instansi pemerintah maupun semua pihak yang memerlukan seperti instansi swasta, peneliti dan mahasiswa. Dengan adanya Sistem Manajemen Arsip Sewa Toko dan Tlasaran yang menggunakan sistem UML (Unified Modeling Language) maka penataan arsip dapat menjadi lebih terstruktur sehingga dalam era keterbukaan informasi ini data dan informasi telah menjadi suatu kebutuhan utama sebagai bahan perencanaan dan evaluasi terhadap capaian Pasar Minulyo. Oleh karena itu untuk kesinambungan penyajian data dari tahun ke tahun perlu terus dijaga dan dievaluasi agar kualitas dan keakuratan data di dalamnya dapat dipertanggungjawabkan. Kata kunci: Sistem Manajemen Arsip 1.1. Latar Belakang Masalah Pasar Minulyo adalah pasar tradisional dengan sistem pengelolaan secara modern serta memiliki fungsi strategis antara lain: kontribusi ekonomi, penciptaan lapangan pekerjaan, peningkatan kesejahteraan masyarakat, pemberdayaan UMKM, indikator kestabilan harga dan inflasi nasional, pendapatan Asli Daerah (PAD) serta penguatan nilai sosial budaya Indonesia. Tantangan dan permasalahan yang dihadapi oleh Pasar Minulyo adalah kotor, bau, jorok, tidak aman, kumuh, timbangan tidak pas, barang kurang higienis, tidak nyaman, kalah bersaing dengan minimarket dan hipermarket. Kebijakan pemerintah untuk memperkuat keberadaan Pasar Minulyo adalah mengoptimalkan fungsi pasar sehingga dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya bagi masyarakat. Sasaran dan target Pasar Minulyo adalah: terciptanya pasar yang bersih, sehat, higienis, segar, nyaman, jujur dan ramah lingkungan; menjadi referensi bagi pasar-pasar tradisional yang lain di seluruh Indonesia. Untuk mendukung Keputusan Bupati Nomor 8 Tahun 2005 tentang tata cara penyetoran, pelaporan hasil penerimaan Pendapatan Asli Daerah dan Pengelolaan Benda Berharga Pemerintah Kabupaten Pacitan, maka dalam sistem penarikan retribusi tlasaran setiap hari dan sewa toko pertahun yang dapat diangsur selama 12 bulan maka yang semula masih

manual yang hanya merekap harian dan bulanan yang dilaporkan dalam buku besar. Hal ini membuat staf yang bertugas mengerjakan perekapan setiap harinya bekerja ganda untuk menghitung dan membuat laporan dalam buku besar, sehingga perlu dibuat sistem yang dapat merekap sekaligus mampu mencetak hasil rekapan.

Vol 2 No 1 – Maret 2013 ISSN: 2302-1136 - seruniid.unsa.ac.id

1.2. Rumusan Masalah 1.Sistem manajemen arsip sewa toko dan tlasaran masih bersifat manual. 2.Bagaimana membuat sistem pengelolaan arsip sewa toko dan tlasaran pada UPT Pasar Minulyo Kab. Pacitan? 1.3. Batasan Masalah 1. Sistem mencakup tentang pengelolaan arsip sewa toko dan tlasaran pada UPT Pasar Minulyo Kab. Pacitan. 2. Objek penelitian adalah pengelolaan arsip sewa toko dan tlasaran. 3. Sistem dibangun dengan menggunakan acuan dari sistem sebelumnya. 4. Sistem ini dibuat berbasis web 1.4. Tujuan Penelitian 1. Sistem mencakup tentang pengelolaan arsip sewa toko

32


dan tlasaran pada UPT Pasar Minulyo Kab. Pacitan. 2. Objek penelitian adalah pengelolaan arsip sewa toko dan tlasaran. 3. Sistem dibangun dengan menggunakan acuan dari sistem sebelumnya. 4. Sistem ini dibuat berbasis web 1.5. Manfaat Penelitian Membuat sistem manajemen untuk membantu mempermudah pengelolaan arsip sewa toko dan tlasaran pada UPT Pasar Minulyo Kab. Pacitan. 2.1. DASAR TEORI Pasar adalah salah satu dari berbagai sistem, institusi, prosedur, hubungan sosial dan infrastruktur dimana usaha menjual barang, jasa dan tenaga kerja untuk orangorang dengan imbalan uang. Barang dan jasa yang dijual menggunakan alat pembayaran yang sah seperti uang fiat. Kegiatan ini merupakan bagian dari perekonomian. (Arsyad, Lincoln. 2002) Ini adalah pengaturan yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk item pertukaran. Persaingan sangat penting dalam pasar, dan memisahkan pasar dari perdagangan. Dua orang mungkin melakukan perdagangan, tetapi dibutuhkan setidaknya tiga orang untuk memiliki pasar, sehingga ada persaingan pada setidaknya satu dari dua belah pihak. Pasar bervariasi dalam ukuran, jangkauan, skala geografis, lokasi jenis dan berbagai komunitas manusia, serta jenis barang dan jasa yang diperdagangkan. Beberapa contoh termasuk pasar petani lokal yang diadakan di alun-alun kota atau tempat parkir, pusat perbelanjaan dan pusat perbelanjaan, mata uang internasional dan pasar komoditas, hukum menciptakan pasar seperti untuk izin polusi, dan pasar ilegal seperti pasar untuk obat-obatan terlarang. Dalam ilmu ekonomi mainstream, konsep pasar adalah setiap struktur yang memungkinkan pembeli dan penjual untuk menukar jenis barang, jasa dan informasi. Pertukaran barang atau jasa untuk uang adalah transaksi. (Ernan, dkk. 2011) Proses editing dilakukan secara manual dengan cara dimasukkan dalam database. (Riyanto.2010) Data menjadi tidak up to date sehingga diperlukan teknologi yang mendukung sistem informasi geografis yang dapat langsung diimplementasikan di lapangan sehingga informasi dapat ditambahkan secara real time dan up to date. Dengan demikian

data menjadi lebih akurat untuk dapat mendukung sistem pengarsipan. Program aplikasi mendefinisikan caracara bagaimana sumber daya digunakan untuk menyelesaikan persoalan. (Bambang.2007) Kekhususan statistika sebagai bahasa tidak berarti bahwa kita harus berkomunikasi secara berbeda, tetapi kekhususan dimaksud hanya sekedar untuk mendorong supaya kita bisa berbicara atau menyajikan data lebih tepat dan akurat. Sekalipun penelitian dilakukan terhadap sebagian dan seluruh kejadian yang hendak diteliti. Namun kesimpulan dan penelitian ini akan diperuntukan bagi keseluruhan kejadian atau gejala yang hendak diambil. (Riduan dan Akdon.2010) Sistem berbasis komputer harus merupakan hasil dari suatu analisis dan dirancang sebaik mungkin. Pendekatan konvensional (aliran data atau terstruktur) tidak berdasarkan pada entitas-entitas di dunia eksternal dan hal ini mempersulit dalam mengelola dan mengadaptasi data ketika terjadi perubahan kebutuhan. (Bambang.2004) Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP. PHP sendiri dikenal sebagai bahasa pemrograman yang kodenya dijalankan disisi server. Dengan demikian kode aslinya tidak akan terlihat pada klien (browser). PHP banyak dipakai dalam membuat aplikasi web antara lain karena dukungan pustaka yang lengkap dan mudah digunakan pada berbagai platform (Windows, Mac, Linux dan lain-lain). Dengan menggunakan PHP, koneksi ke database server (penyedia daya) juga mudah dilakukan. (Abdul Kadir, 2011) MySQL dikenal sebagai database server terutama semenjak internet menjadi populer. Software ini banyak digunakan dalam berbagai website. Yang menarik, MySQL tergolong sebagai open source dan sangat handal sehingga menjadi pilihan dalam mengelola data di berbagai organisasi. Selain itu, MySQL dapat berjalan pada beberapa platform, dari Windows sampai ke Linux. MySQL didukung oleh tool yang memungkinkan pengelolaan data menjadi lebih mudah. Tool yang tersedia berupa program klien bernama mysql yang bersifat commandline (setiap perintah ditangani dengan mengetikkan perintah). Alternatif lain berupa PHPMyAdmin, sebuah aplikasi yang berbasis web. (Abdul Kadir, 2011) 2.2.KAJIAN PUSTAKA Menurut jurnal ilmiah yang berjudul “Penelitian Implementasi Sistem Informasi :Pendekatan Yang Lebih Integratif” oleh Rina


33


Br Bukit, SE AK, M.Si ; Fakultas Ekonomi; Program Studi Akuntansi dari Universitas Sumatera Utara Tahun 2002, dalam banyak hal, penerapan sistem yang baru atau perbaikan sistem dibuat pada basis data dan jaringan yang telah ada. Jika penerapan sistem yang baru memerlukan basis data dan jaringan yang baru atau dimodifikasi maka sistem yang baru ini biasanya harus diimplementasikan sebelum pemasangan program komputer. Tahap kedua adalah membuat dan menguji program. Tahap ini merupakan tahap pertama untuk siklus pengembangan sistem yang spesifik bagi programer. Tahap kedua ini bertujuan untuk mengembangkan rencana yang lebih rinci dalam pengembangan dan pengujian program computer yang baru atau program perbaikan computer yang lama serta mengembangkan program computer yang secara akurat memenuhi kebutuhan pemrosesan bisnis. Pada tahap ketiga, software package dipasang dan diuji. Tahap ini dilakukan untuk menyakinkan bahwa kebutuhan integrasi system baru terpenuhi. Rencana konversi juga dikembangkan pada tahap ini agar pengiriman system baru kedalam operasi dapat berjalan dengan sukses. Tahap terakhir adalah mengirim system baru ke dalam operasi. Tujuan tahap ini adalah untuk mengubah secara perlahan – lahan system lama menjadi system baru sehingga perlu dilakukan pemasangan basis data yang akan digunakan pada system baru, menyediakan pelatihan dan dokumentasi untuk individu yang akan menggunakan system baru tersebut, dan evaluasi proyek dan system. Dan menurut jurnal ilmiah yang berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Tata Persuratan Menggunakan UML dan Natular Language Processingpengarang Dina Anggraini; Widiastuti; Yuniar Magdalena Zega oleh Lembaga Penelitian Universitas Gunadharma, id Jakarta tahun 2008; sistem informasi tata persuratan memegang peranan penting dalam pengelolaan surat dalam kegiatan di Lingkungan Direktorat Jalan dan Jembatan Wilayah Barat Departemen Pekerjaan Umum. Sistem ini mirip dengan sistem manajemen arsip yang sedang dikembangkan pada UPT Pasar Minulyo karena sama-sama menggunakan sistem UML (Unified Modeling Language). Yaitu untuk merubah bentuk data tidak terstruktur (unstructured database) dari arsip sewa toko dan tlasaran menjadi bentuk yang terstruktur. Aplikasi ini juga memudahkan terjadinya komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan periodik.

3.1. Analisis Masalah a) Sistem pengarsipan pembayaran masih menggunakan cara yang konvensional. Yakni data dicatat kedalam pembukuan. b) Proses pembayaran masih menggunakan pembukuan, dan ketika ada customer yang akan membayar petugas harus mencari data satupersatu dalam pembukuan, c) Data para pedagang masih dicatat dalam pembukuan, d) Proses pengolahan data masih menggunakan buku besar. e) Pembuatan laporan sudah menggunakan komputer, namun tidak otomatis harus menginputkan data pada Ms. Excel. f) Media penyimpanan berupa buku kurang efektif karena terbatasnya yang bisa dimasukkan dalam buku tersebut. 3.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan Alat bantu perancangan sistem informasi yang digunakan adalah metode pendekatan terstruktur dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD), Enhanced Entity Relationship (EER) untuk perancangan basis data dan Unified Modeling Language (UML). a) Perancangan Data Flow Diagram (DFD) a. Diagram Konteks input retribusi user

view retribusi masuk

0 input sewa

sistem

+

view sewa

Gambar 3.1 Diagram konteks b. DFD Level 1 1

user setting user manage

administrator

+ input manage place

2 place

view manage place

+ 3

input customer action

data customer

customer view all customer view retribusi masuk

user

input retribusi

4

input every transaction

transaction

report of data

input sewa view sewa 5 report view transaction & customer


input all data

6 printout print of data

Gambar 3.2 DFD Level 1

34


c. DFD Level 2 information system

save information 1

2

user manage

information

+

user setting

user

input information

user manage

view information

Gambar 3.3 DFD Level 2 d. DFD Level 3 manage level

setting user action

Gambar 3.7 Perancangan EER c) Perancangan Unified modeling Language (UML)

report

report of user 1

2

user action

group

user manage

view group action

user

user setting

insert group action

Gambar 3.4 DFD Level 3 e. DFD Level 4 all user

report of input 1

Gambar 3.8 Perancangan UML

2

place action

place manager

view new user

+

user

4.1.

Halaman Utama

input manage place

input new user view manage place

Gambar 3.5 DFD Level 4

f. DFD Level 5

Gambar 4.1 Tampilan halaman utama

1

insert place category view place category

place category

input place action

manage place category action view place action

4.2.

Jendela Manage Place Category

2 user

input manage place

place acsess

input acsess

manage place acsess

view manage place view acsess

3 view of search

search place

input keyword

Gambar 3.6 DFD Level 5 b) Perancangan Enhanced Entity Relation (EER)


Gambar 4.2 Jendela Manage Place Category

35


4.3.

ini pihak UPT tentu terbantu dalam pelayanan terutama pengelolaan arsip serta pelaporan keuangan ke DPPKA. 3. Dengan pemanfaatan teknologi informasi yang ditunjang dengan kemajuan kesisteman, perangkat kera dan perngkat lunak dapat mendukung implementasi sistem ini pada UPT Pasar Minulyo. 4. Sistem Manajemen Arsip Sewa Toko dan Tlasaran pada UPT Pasar Minulyo ini mempermudah dalam pembuatan laporan. 5. Sistem ini diajukan mengupayakan penerapan dalam penguasaan teknologi informasi yang harus dikembangkan untuk meningkatkan kinerja dari sistem yang ada selain itu juga untuk meningkatkan nilai tambah institusi.

Jendela Manage Place Acsess

Gambar 4.3 Jendela Manage Place Acsess 4.4.

Jendela Searching

Gambar 4.4 Jendela Searching 4.5.

5.2. SARAN 1. Perlu adanya pengembangan dari segi desain dan kemudahan operasinya. 2. Sistem yang dibangun hanya sebatas pada pengelolaan arsip retribusi dan sewa saja, diharapkan kedepannya dapat dikembangakan dengan ruang lingkup yang lebih luas. 3. Sumber daya yang menangani sistem harus memiliki kualitas yang memadai sehingga dapat mengurangi kesalahan human error.

Jendela Fungsi Cetak

Gambar 4.5 Jendela fungsi cetak 5.1 KESIMPULAN 1. Dalam kegiatan penarikan retribusi harian pada sewa tlasaran dan uang sewa toko pada Pasar Minulyo ditemui kekurang efienan pada pencatatan pada buku besar karena sistem yang masih konvensional ini rawan dengan kesalan human error. Pemanfaatan komputer yang hanya sebatas perapian pambuatan laporan dinilai membuat petugas bekerja ganda karena melakukan input data dua kali yaitu pada buku besar dan embuatan laporan sehingga diperlukan sistem yang dapat meringkas kinerja petugas pencatatan sehingga mempercepat manajemen pengarsipan. 2. Dengan adanya Sistem Manajemen Arsip Sewa Toko dan Tlasaran pada UPT Pasar Minulyo

Daftar Pustaka [1] Bambang Eka Purnama, Sistem Informasi Kartuhalo Dari Telkomsel Berbasis Komputer Multimedia Kajian Strategis Praktis Telkomsel Divisi Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 No 2 – Agustus 2011 , ISSN 1979 – 9330 [2] Alex Fahrudin, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Layanan Haji Berbasis Web Pada Kelompok Bimbingan Ibadah Haji Ar Rohman Mabrur Kudus, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330 [3] Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada


36


[4]

[5]

[6] [7]

[8]

[9]

[10] [11] [12]

[13]

Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 – Agustus 2012 , ISSN 1979 – 9330 Akdon, & Ridwan. Rumus dan Data dalam Analisis Statistika. Bandung: Alfabeta.2010 Ari Yuana, Rosihan. 67 Trik & Ide Brilian MASTER PHP. Yogyakarta: Lokomedia.2010 Arsyad, Lincoln. Ekonomi Manajerial. Yogyakarta: BPFE.2002 Bukit, Rina BR, 2002. Jurnal Ilmiah Penelitian Implementasi Sistem Informasi: Pendekatan yang Lenih Integratif Fakultas Ekonomi Program Studi Akuntansi. Sumatra Utara: Universitas Sumatra Utara Dina Anggraini, 2008. Jurnal Ilmiah Pengembangan Sistem Informasi Pada Tata Persuratan Menggunakan UML dan Natural Language Processing. Jakarta: Universitas Gunadharma Hariyanto, Bambang. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.2004 Hariyanto, Bambang. Sistem Operasi Edisi 3. Bandung: Informatika.2007 Kadir, Abdul. Buku Pintar jQuery dan PHP. Yogyakarta: Mediakom.2011 Kendall, & Kendall. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks.2010 Rustiadi, Ernan. Perencanaan dan Pengembangan Wilayah. Jakarta: Yayasan Pustaka Obor Indonesia.2011


37

SISTEM MENEJEMEN ARSIP SEWA TOKO DAN TLASARAN PADA UPT PASAR MINULYO KABUPATEN PACITAN Krisna Astianingrum, Indah Uly Wardati

Recommend Documents