SIMIN 1977-2002: een kwart eeuw museale collectie-ontsluiting door Jan P. van de Voort
Op 11 mei 2002 bestond SIMIN 25 jaar. Bijna een jaar eerder was het idee geboren om een documentaire sectie bij de NMV op te richten. Ook Boy Wander was er een krachtig voorstander van. Hij heeft eerst de afkorting bedacht en later hebben we de naam ingevuld: 'SIMIN', als je goed uitspreekt, zei hij, dan hoor je de maritieme herkomst. Het was allemaal niet toevallig. Bij een jubileumbijeenkomst mag een historische terugblik niet ontbreken. Allerlei herinneringen komen boven. Een aantal daarvan past wel in het thema van deze dag. Maar eerst de voorgeschiedenis. In 1967 verwierf het nog jonge Visserijmuseum te Vlaardingen (1962) een omvangrijke documentaire collectie op visserijgebied1. Hoe die toegankelijk te maken voor museum en publiek? SIMIN was er nog niet, maar er fungeerde natuurlijk wel een netwerk waartoe allerlei personen behoorden die iets met collectie-registratie te maken hadden. Dat netwerk dateerde van 1948, toen inventarisatie en registratie van museumvoorwerpen onderwerp was van een museumdag. Het resulteerde in een commissie met de volgende personen2: Ton Koot (secretaris van het Rijksmuseum), D.F. Lunsingh Scheurleer (Rijksinspecteur voor roerende monumenten), dr. R.E.J. Weber (directeur van het Nederlands Postmuseum), dr. L.J. van der Wolk (bibliothecaris van de Staatsmijnen te Geleen) en dr. P.H. Pott (conservator aan het Rijksmuseum voor Volkenkunde te Leiden). Deze commissie produceerde het bekende 'witte boekje', dat oude SIMIN-leden van vóór 1982 nog gehanteerd zullen hebben onder de titel 'Richtlijnen en wenken voor het administratief beheer van museumverzamelingen'3. Om het verhaal kort te houden: het Visserijmuseum sprak dit netwerk aan en het resultaat was dat het Ministerie van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk ingaande 1970 subsidie gaf aan wat later het 'MARDOC-project' zou gaan heten. De belangstelling van CRM gold natuurlijk niet zo zeer het aspect visserij, als wel de verwachting, dat dit project een 1
Voor (voor)geschiedenis van het Visserijmuseum en de ingestelde commissie, tot 1975, zie: J. van Dorp en J.P. van de Voort, ‘Het Visserijmuseum te Vlaardingen’, in: Holland 6(1974)6, p. 269-287; ook: Jaarverslag Visserijmuseum, 1969 2 75 Jaar Nederlandse Musea. Uitgave ter gelegenheid van het 75-jarig bestaan van de Nederlandse Museumvereniging op 27 februari 2001 (cd-rom). 3 Richtlijnen en wenken voor het administratieve beheer van museumverzamelingen. Deel I. De grondslagen van het administratief beheer (2e dr.; ’s-Gravenhage 1952); 1e dr. 1950 en 3e dr. 1974; deze publicatie werd in de wandeling ‘het witte boekje’ genoemd
1
experiment was dat van wijdere betekenis zou kunnen zijn. De Commissie formuleerde het als volgt4: ‘dat een modern opgezette centrale documentatie van de Nederlandse zeevisserij mettertijd de aanzet zou kunnen vormen respectievelijk model zou kunnen staan voor een maritiem-historische documentatie ten dienste van alle Nederlandse scheepvaart- en aanverwante musea’. Onwillekeurig denk ik dan nu: Maritiem Digitaal werd toen aangekondigd! De financiële steun van CRM maakte het in elk geval mogelijk een geschoolde kracht aan te trekken, die beroepshalve en niet te zeer belast met andere bezigheden kon werken aan museale documentatiesystemen. Ik was de uitverkorene. In de jaren 1970-1976 breidde het onderwerpsgebied van het project zich uit van visserij ('VISDOC-project') naar scheepvaart in de brede zin. Dienovereenkomstig veranderde de commissie haar naam in 1976 in ‘Commissie Documentatie Nederlandse Maritieme Collecties’. Het beoogde centrale systeem werd met het acroniem ‘MARDOC’ aangeduid5. Als noodzakelijke voorwaarden om een dergelijk centraal systeem te realiseren noemde men: beschikbaarheid van een (minimum)beschrijvingsformat en gestandaardiseerde terminologie om gegevens eenduidig te kunnen vastleggen en dus te kunnen terugzoeken. Deze inzichten werden ook getoetst bij collega's in het buitenland. Joost Braat, conservator bij het Rijksmuseum, bracht de connectie met het toen nog kleine CIDOC tot stand. Hierin speelde de 'IRGMA', later omgedoopt in 'MDA' een belangrijke rol, met name goeroe Andrew Roberts. De MARDOC-groep testte de MDA-kaarten en vertaalde de History Artefact-kaart. Een werkgroep van conservatoren uit verschillende maritieme musea heeft vanaf 1975 jaren gewerkt aan het beschrijven van scheepsmodellen en schilderijen en de daarvoor benodigde terminologie gestandaardiseerd. Vóór ca. 1975 was er geen kennis over moderne ontsluitingstechnieken aanwezig in de Nederlandse museumwereld, uitgezonderd bij het beperkte aantal opgeleide museumbibliothecarissen en die waren natuurlijk gericht op één type document: het boek. Wij verkregen onze kennis door de opleiding voor literatuuronderzoeker bij de nog steeds bestaande Stichting GO in Den Haag te volgen. Ik was de eerste uit de museumwereld, die deze zogenaamde 'C-opleiding' van bijna twee jaar volgde; Boy Wander, bibliothecaris van het Openluchtmuseum te Arnhem, was de tweede. In 1976 werkten wij aan het plan om naar analogie van de MDA in Engeland ook in Nederland een platform voor moderne museale collectie-ontsluiting op te richten en wel als sectie van de Nederlandse Museumvereniging. Een directe aanleiding was het feit dat het Ministerie van CRM een nota 'Naar een nieuw museumbeleid' zou gaan uitgeven. En daar moesten toch kanttekeningen bij geplaatst worden. Op 19 februari 1976 was er een gesprek van de initatiefnemers met Udo Vroom, bestuurslid van de NMV6. Op 21 juni 1976 werd de NMV schriftelijk op de hoogte gesteld van het plan. Er is dan nog sprake van een ‘Sectie Integratie Museale Informatievoorziening in Nederland’, later wordt dat: ‘Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland’. Op 20 september is er een gerichte enquête verstuurd om mensen te vinden om de sectie te helpen oprichten. Behalve enkele hierna te noemen bestuursleden, maakten van die voorbereidingsgroep (2 november ingesteld) ook deel uit: mevr. A. Fluyter (Hoofd administratie/documentatie Tropenmuseum Amsterdam), J.-P. Puype (bibliothecaris Scheepvaartmuseum Amsterdam) en mw. T.
4
Eindrapport van de Commissie Documentatie Nederlandse Zoutwatervisserij (’s-Gravenhage-Vlaardingen, 22 augustus 1969). Een exemplaar bevindt zicht in het MARDOC-archief, dat bewaard wordt bij het RKD. Citaten uit het rapport ontlenen wij hier aan: MARDOC-Handleiding voor de beschrijving van scheepsmodellen (Vlaardingen 1977), p. 3-4. 5 J.P. van de Voort, Van model naar werkelijkheid. MARDOC voortgangsrapport (Vlaardingen 1980). 6 Voor dit en enkele andere gegevens is gebruik gemaakt van een notitie van Marianne de Rijke, ‘Archief SIMIN ingezien bij het RKD op 15 januari 2002’.
2
Wiersma (waarnemend hoofd bibliotheek Stedelijk Museum Amsterdam). Op 15 november werd aan de NMV het verzoek gericht om de sectie SIMIN te mogen oprichten. Het kostte niet veel moeite om de sectie door het bestuur van de NMV geaccepteerd te krijgen. Kandidaat-bestuursleden werden gezocht onder museummensen die belast waren met collectie-ontsluiting en -registratie, verspreid over verschillende soorten musea: Joost Braat (conservator Rijksmuseum te Amsterdam), Piet van Gorp (literatuuronderzoeker Nederlands Textielmuseum te Tilburg), Dick de Vries (bibliothecaris Maritiem Museum 'Prins Hendrik' te Rotterdam ), Jan van de Voort (documentalist / wetenschappelijk medewerker Visserijmuseum te Vlaardingen) en last but not least, voorzitter Boy Wander (bibliothecaris Nederlands Openluchtmuseum) te Arnhem. Zoals men ziet, op één na allemaal mensen uit de literatuurdocumentatiewereld. Dan hoeft geen verbazing te wekken, omdat de museumwereld zich tot dan toe niet echt professioneel bezig hield met collectie-ontsluitingsmethodieken. Tijdens de oprichtingsbijeenkomst gaf Boy Wander een voordracht onder de titel 'Museumnota en informatieverzorging: naar een nieuw museumbeleid'. Ik herinner mij dat hij de term ‘corporele documenten’ introduceerde, een term die in de literatuurdocumentatiewereld al in gebruik was7. Het betekende dat het trefwoord ‘documenten’ een bredere betekenis kreeg: niet alleen beperkt tot paperassen, zoals men ook tegenwoordig nog veel denkt, maar alles omvattend waaraan kennis ontleend kan worden en zolang het daarvoor gebruikt wordt. En hij illustreerde dat met ‘Een krant is een document tot dat je er haring in verpakt’. Nu voorwerpen onder de documenten gebracht waren, konden de methoden en technieken uit de ínformation retrieval-wereld ook toegepast worden op de eigenlijke museale collecties. Een doelmatige informatieverzorging bij en ten behoeve van de musea in Nederland was de doelstelling van SIMIN8. Een bijzonder dag was 15 december 1978, de najaarsvergadering van SIMIN in het Helders Marinemuseum9. Toen kon MARDOC voor het eerst een on-line zoekproces demonstreren. Met medewerking van de Rekentechnische Dienst van het Koninklijk Instituut voor de Marine (KIM) waren ongeveer vijftig MARDOC-beschrijvingen van scheepsmodellen uit het Visserijmuseum te Vlaardingen, het Fiskershûske te Moddergat en het Rijksmuseum ‘Nederlands Scheepvaartmuseum’ te Amsterdam in de grote mainframecomputer van het KIM opgeslagen. Voor de huidige pc-gebruikers zal het onvoorstelbaar zijn, maar het heeft de marine toen heel wat moeite gekost om het Booleaanse zoekproces dat SIMIN-deelnemers op het bestand wilden loslaten, mogelijk te maken, want er bestond nog geen museale standaardsoftware zoals museale Q&A-applicaties, IMC-modules, Adlib-Museum of TMS. Bijzondere gast en spreker was Dr. Andrew Roberts van de MDA, een van de pioniers in Engeland. Met hem kon MARDOC afspraken maken om de beschreven scheepsmodellen en later ook van schilderijen uit de Nederlandse maritieme musea off line te laten verwerken in Engeland. In deze jaren bezaten bezaten de Nederlandse musea nog geen computers. Alle aandacht ging uit naar standaardisatie van de vele verschillende soorten inventariskaarten en naar de inhoudelijke methodieken om de museale collecties te ontsluiten. Vooruitlopend op geautomatiseerde ontsluiting was het nog droogzwemmen met de zogenaamde unitermkaartjes om de post-coördinatie te oefenen.10 Begin 1980 nam de Staatssecretaris van CRM in overleg met de NMV het initiatief. om de discussie over het toekomstig gebruik van computers in musea te ontwikkelen. De voorbereidingsgroep, waarin ook SIMIN 7
‘SIMIN’, Museumvisie 1(1977)2, p. 8; ‘Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland [SIMIN]’, Museumvisie 2(1978)1, p. 12-13; ‘SIMIN; , Museumvisie 1(1977)2, p. 8. 8 Zie ook: ‘Aspecten van museale registratie en documentatie (SIMIN)’, Museumvisie2(1978)1, p. 12-13. 9 ‘Computer als hulpmiddel voor musea’, Museumvisie 3(1979)1, p. 21. 10 ‘SIMIN-voorjaarsbijeenkomst te Arnhem’, Museumvisie 3(1979)2. P. 58.
3
vertegenwoordigd was in de persoon van eerst voorzitter Boy Wander en later bestuurslid Marceline Dop, kreeg de weer door Wander bedachte afkorting ‘AMI’(voorbereidingsgroep Automatisering Museale Informatieverzorging). Voorzitter was Johannes van der Wolk, kunsthistoricus, die enkele jaren eerder gedurende zijn verblijf in de Verenigde Staten zijn netwerk in Nederland van nieuws voorzag met zijn ‘Nieuwsbrief Computer en Woord, Beeld en Geluid’. Helaas bleek de Staatssecretaris AMI niet zo vriendelijk gezind, want hij kwam een jaar later terug op zijn voornemen: er was geen structurele financiële bijdrage van overheidszijde te verwachten11. Reden voor Boy Wander, als ik het mij goed herinner, om de naam van de voorbereidingsgroep uit te breiden met de toevoeging ‘Nederland’, waarmee de afkorting ‘AMIN’zou worden, wat in die tijd onmiddellijk aan een kwaadaardig Afrtikaans heerschap deed denken (de bloedige dictator Idi Amin). Het beleidsplan is desondanks toch uitgebracht.12 De eerste museale computerexperimenten vonden in de jaren omstreeks 1980 plaats. De MARDOC-musea maakten off-line gebruik van de computer van de MDA in Engeland13. Het Boerhaave Museum te Leiden kreeg subsidie van het Rijk voor een experiment met het database-programma STAIRS, aanwezig op de computer van het Rijkscomputercentrum (RCC) te Apeldoorn. Het leverde een zodanige grote frustatie op voor dit museum, dat men voorlopig geen voortzetting van een geautomatiseerde collectie-ontsluiting wilde.14 Er werd nu ook voor het eerst geëxperimenteerd met een microcomputer voor het vervaardigen van een museumcatalogus. Kunsthistoricus Hans Paijmans, geheel verslingerd aan de ‘Apple’ van MacIntosh, maakte proefbestandjes bij het Rijksmuseum en, produceerde samen met kunstbroeder Herman Colenbrander, op zijn ‘Appeltje’ een tekeningencatalogus voor het Kröller-Müller Museum.15 De bezuinigen van de rijksoverheid belemmerde de ontwikkeling van de museale automatisering waar het ging om hard- en software, maar op inhoudelijk gebied viel er nog enorm veel te doen. Jacobus Trijsburg, museumconsulent van het Gelders Oudheidkundig Contact te Zutphen, pleitte er in april 1981 voor om de museale informatieverzorging te laten aansluiten bij de provinciale museumconsulentenorganisaties: elke provincie zou een museumconsulent documentatie moeten krijgen, die op het specifieke gebied van museumregistratie en –ontsluiting stimulerend en coördinerend zou werken. SIMIN legde vanaf 1982 dan ook het accent op het geven van cursussen registratie. Na de in 1981 door SIMIN/NMV uitgegeven handleiding ‘Museumregistratie en ontsluiting van gegevens’16 kwam dit jaar het tweede nummer in de reeks SIMIN publicaties uit: de Handleiding voor de beschrijving van historische voorwerpen, tevens een instructie voor het gebruik van de in het Nederlands vertaalde History Artefact Card van de MDA17 In het zelfde jaar verscheen ook 11
J.P. van de Voort, ‘Van AMI naar Amen?, Museumvisie5(1981)3, p. 80-81. Voorbereidingsgroep Automatisering Museale Informatieverzorging, Beleidsplan voor automatisering van de museale informatieverzorging, aangeboden aan de Staatssecretaruis van Cultuur, Recreatie en Maatschappelijk Werk en het Bestuur van de Nederlandse Museumvereniging, september 1981. 13 Jan van de Voort, Automatisering maritieme musea op een laag pitje, Museumvisie5(1981)3, p. 69-71. 14 Verslag van het proefprojekt Boerhaave Automatisering Museumdocumentatie, januari 1983. Die frustratie klonk jaren later nog door in de 9e stelling bij het proefschrift van Steven Engelsman, medewerker van het Boerhaave Museum: "De conclusie van Aarts dat de grote achterstand in de documentatie van maritieme collecties in Nederlandse musea zou kunnen worden opgeheven door meer en meer verfijnd te gaan beschrijven toont aan dat hij van de essentie van het documentatieprobleem niets heeft begrepen", zie H. Aarts, "Documentatie van objecten in musea laat nog erg veel te wensen over". Museumvisie 3(1979), pp. 109-111. 15 J.J. Paijmans, De microcumputer als eerste stap op weg naar automatisering, Museumvisie 5(1983)3, p. 71-73; Henk Maurits, Computer-hobyist Hans Paijmans: “Als je eenmaal over de eerste schrik heen bent zijn computers heel eenvoudige dingen”’, Museumvisie 5(1983)3, p. 73-74. 16 J.P. van de Voort (red.), Museumregistratie en ontsluiting van gegevens, tevens een aanzet tot automatisering (Enkhuizen, NMV, 1981; SIMINpublicatie No 1).) 17 Caroline Boot, Jan van de Voort, Boy Wander, Handleiding voor de beschrijving van historische voorwerpen. Instructie bij de Historisch-Voorwerpkaart (Rotterdam, SIMIN, 1982; SIMIN-publikatie nr. 2). 12
4
nog de bekende MARDOC-handleiding voor het beschrijven van beeldmateriaal.18 Er waren inmiddels verschillende SIMIN-leden met registratiekennis beschikbaar om cursussen museale registratie te geven19: Caroline Boot, kunsthistorica en de eerste docente museumregistratie aan de Reinwardt Academie; Boy Wander en Dick de Vries, die als gastdocenten de museumdocumentatie onderwezen aan de bibliotheek- en documentatie academies in Groningen en Den Haag; museumconsulent Jules Verschuuren organiseerde een museumcursus in Noord-Brabant. Probleem was dat vele kleine musea de kosten van cursussen en reiskosten niet konden betalen. Dit laatste wordt ook nu nog dikwijls als argument aangevoerd. Hoe dan ook, de grote varieteit aan weinig gestructureerde inventariskaarten, zoals een SIMIN-enquête had onthult, zou nu kunnen verminderen.Tijdens de ledenvergadering van 18 mei 1984 werd genotuleerd, dat het SIMIN-bestuur al duizendmaal had gezegd: ‘het doet er niet toe hoe u uw beschrijvingskaarten indeelt, zolang ze maar ingedeeld zijn’. 1982 was ook een jaar waarin audio-visueel materiaal en de museaal georienteerde ontsluiting daarvan aandacht kreeg van SIMIN. Op het drukke symposium DIA ’82, georganiseerd door de Nederlandse Vereniging voor Medische Audiovisuele Communicatie (NVMAC) en het Onderwijs Media Instituut (OMI) was SIMIN vertegenwoordigt door Boy Wander. Hij hield een inleiding, waarin hij aangaf dat museale beschrijvingsmethode voor beeldmateriaal, zoals dia’s geschikter was dan de bibliotheekmethode, en hij formuleerde dat als volgt: ‘dat zodra bibliothecarissen iets in handen krijgen – al is het een UFO of een UMO (unidentified museum object) – ze het net zo lang kneden en pletten tot het de vorm van een boek heeft aangenomen, waarna ze het volgens de internationale bibliografische regels (ISBD!) beschrijven en catalogiseren, om het vervolgens tussen de boeken in de kast te zetten’20. Behalve dia’s kreeg ook een ander type materiaal aandacht van SIMIN: archieven, waarbij onderscheid gemaakt werd tussen het eigen museale bedrijfsarchief en archieven als collectie verworven.21 De opvattingen van museumbeheerders en beheerders van archiefbewaarplaatsen bleken in 1984 nog ver uit elkaar te liggen. De ontsluiting is verschillend vanwege een ander gebruik. Bij musea wordt archiefmateriaal ook als visueel materiaal benaderd, terwijl met name het statisch gedeelte van het eigen bedrijfsarchief als essentieel voor het beheer en de wetenschappelijke documentatie van de collecties wordt beschouwd. In juni 1985 organiseerde SIMIN voor het eerste een bijeenkomst samen met een andere NMV-sectie en wel met de Sectie Management. Het was dé gelegenheid voor Boy Wander om de relaties tussen informatieverzorging en management helder uiteen te zetten voor de museummanagers. Een streven naar een doelmatig collectiemanagementsysteem was immers vanaf de oprichting in 1977 het SIMIN-evangelie, maar toen bestond er nog geen Sectie Management. Zijn lezing, uitgebreid weergegeven in Museumvisie22, is nog steeds actueel. Een interessante bijeenkomst was de najaarsbijeenkomst van 8 november 1985 in Museum Fléhite te Amsersfoort, gewijd aan beschrijvingsmethoden en interpretatieproblemen van iconografisch materiaal23. Het bijzondere was dat toen in Nederland voor het eerst een museale collectie beeldmateriaal (van het Maritiem Museum te Rotterdam) op afstand en met 18
Jeanne Hogenboom en Jan van de Voort (red.), MARDOC-Handleiding voor de beschrijving van afbeeldingen (Rotterdam, 1982; MARDOC-publicatie no. 4). 19 J.P. van de Voort, ‘SIMIN wil regionale instructiedagen voor musea’, Museumvisie 6(1982)2, p. 66. 20 B. Wander, ‘Ook dia’s moeten ademen: notities bij een symposium’, Museumvisie 6(1982)3, p. 93. 21 Marceline Dop, ‘SIMIN bekommert zich om museale archieven’, Museumvisie 9(1985)1, p. 33. 22 B. Wander, ‘Van nutsbedrijf der muzen naar nutsbedrijf: relaties tussen informatieverzorging en management’, Museumvisie 9(1985)3, p. 101-104. 23 G.A. Schot, ‘SIMIN bestudeert methoden voor beschrijven beeldmateriaal’, Museumvisie 9(1985)4, p. 166.
5
behulp van een thesaurus kon worden doorzocht. In hun overzichtsartikel uit 1986 constateerden de twee kunsthistorici met ‘ICT’ opleiding (toen nog veel zeldzamer dan nu), Eloy Koldeweij en Gerhard Nauta, dat langzamerhand de automatisering van de Nederlandse musea op een serieuze manier van de grond begon te komen.24 Ze telden 36 voorbeelden van museaal computergebruik, tekstverwerking en puur administratieve toepassingen niet meegerekend. In 1987 trachtte de rijksoverheid de museale automatisering te versnellen door onder bepaalde voorwaarden de kosten van automatiseringsprojecten gedeeltelijk te subsidiëren.25 De eigenlijke doorbraak werd in 1988 ingezet met het initiatief van de NMV (onder SIMIN-druk) om een pc-museumproject op te zetten en daarmee minstens honderd musea over de streep te trekken. De rijksoverheid honoreerde dit project met ƒ 400.000.26 Dankzij de enthousiaste projectcördinator Wilfred van Brunschot werd het een groot succes.27 Was de automatiseringsgraad in 1988 nog maar 4%, uitgaande van 800 musea, eind 1990 was die gestegen tot 25%. Het startpakket omvatte een pc, een printer, museale software (Q&A of Tinman) en een cursus. In de najaarsbijeenkomst van SIMIN op 24 november 1988 kregen de eerste nieuwe automatiseringsprojecten aandacht.28 Het eerste museum met een Q&Aapplicatie was het Veluws Museum van Oudheden te Harderwijk, daarna door enige honderden musea gevolgd; een aantal daarvan werken er nog steeds mee. Het PC-museumproject had ook tot gevolg, dat er onder de vleugels van SIMIN Q&Agebruikersgroepen ontstonden. Q&A was immers het meest gebruikte databaseprogramma. Ze waren regionaal georganiseerd: Oost, West en Noord. Musea uit het Zuiden en Zeeland konden deelnemen aan Oost of West. Deze gebruikersgroepen, die tweemaal per jaar een bijeenkomst hielden, waren vooral bedoeld als een onderlinge helpdesk-functie, niet alleen gericht op vragen met betrekking tot de applicatie, maar ook op inhoudelijk vragen terzake van beschrijving en standaardisatie. Deze gebruikersgroepen hebben tot in het jaar 2001 gefungeerd en zijn onlangs overgegaan in een museale gebruikersgroep als onderdeel van de Adlib Gebruikersgroep. Al die inspanning en aandacht voor de automatisering zou doen vergeten, dat de computer slechts een hulpmiddel is en dat het gaat om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de collectiegegevens. Zo was de voorjaarsbijeenkomst op 27 mei 1988 gewijd aan uitwisseling van gegevens en die van 7 mei 1990 aan museumbibliotheken.29 En, zoals zo dikwijls met SIMIN-bijeenkomsten, leidde deze laatste tot een praktische handleiding voor de registratie van literatuurcollecties, samengesteld door Dick de Vries, bibliothecaris van het Maritiem Museum en een SIMIN-bestuurder van het eerste uur.30 Intussen rukten ook de interactieve media in de musea op via de educatieve afdelingen. En omdat er ook hier raakvlakken zijn met de collectie-automatisering, organiseerde SIMIN en 24
Eloy F. Koldeweij en Gerrhard J. Nauta, ‘De automatisering in de Nederlandse museumwereld’, Museumvisie 10(1986)3, p. 94-98. 25 Diny van der Kolk, 'Rijk financiert mee in automatiseringsprojecten', Museumvisie 12(1988)2, p. 86. 26 Robert Zijp, '400.000 gulden voor PC-project', Museumvisie 12(1988)4, p. 169. 27 Jeanne Hogenboom, 'OC-museumproject valt in goede aarde', Musuemvisie 13(1989)3/4, p. 16-17; Wilfred van Brunschot, 'PC-Museumproject wegens succes geprolongeerd', Museumvisie 14(1990)2, p. 71; Jan van de Voort, 'Doorbraak bij museale collectieautomatisering', Museumvisie 15(1991)2, p. 45-47; Jeanne Hogenboom en Paula Fontij, ‘Wegens gebrek aan registratie niet van toepassing’, Museumvsie 15(1991)2, p. 48-50. 28 Fieke Pabst, 'SIMIN bespreekt actuele automatiseringsprojecten', Museumvisie 13(1989)2, p. 88. 29 Jeanne Hogenboom, 'SIMIN praat over uitwisseling van gegevens', Museumvisie 12(1988)3, p. 125; Annemiek Ouwerkerk, 'Bijeenkomst SIMIN: Nieuwe taak voor museumbibliotheken', Museumvisie 14(1990)3, p. 111. 30 E.A. de Vries, Registratie van literatuurcollecties in musea. Handleiding voor het verkort beschrijven, opbergen en terugvinden (Amsterdam, NMV, 1990).
6
de Sectie Educatieve Diensten (SED) een gezamenlijke najaarsdag op 14 december 1990.31 Verschillende SIMIN-leden waren in de volgende jaren betrokken bij onderzoek van beeldopslagmethoden (CD-I) en beeldbanken: Joods Historisch Museum, Rijksmuseum voor Volkenkunde, Museon (project European Network, later RAMA), Maritiem Museum ‘Prins Hendrik’, Museum Boymans-Van Beuningen.32 In 1996 braken de ‘nieuwe media’ pas goed door. Museumvisie wijdde er een themanummer aan.33 RKD en SIMIN waren heel actief om via publicaties en enquête het veld te informeren over ontwikkelingen in binnen- en buitenland. Een dertigtal musea hadden al een of meerdere museumapplicaties gemaakt en bijna alle musea hadden plannen voor beeldopslag, Internetaansluiting, eigen homepage of productie van een cd-rom of cd-i. SIMIN had in 1992 al een themadag gewijd aan het auteursrecht op museaal beeldmateriaal en data, maar met de multimedia werd het nog ingewikkelder.34 De grote aandacht voor automatisering en digitalisering zou doen vergeten dat de basis van dit alles de museale collectieregistratie is, de belangrijkste doelstelling van SIMIN. Voor het eerst in december 1991 vinden we in Museumvisie een advertentie voor een registrator, gevraagd door het Maritiem Museum ‘Prins Hendrik’te Rotterdam. Het was een full-time functie. Zijn taken: leiding geven aan de depotbeheerder en tijdelijke registratiemedewerkers, opzetten en bewaken van procedures op het gebied van objectenregistratie, opzetten en begeleiden van het gebruik van de geautomatiseerde gegevensbestanden t.b.v. de collecties, het doen van invoerprojecten met de daarbij behorende begrotingen en voorstellen voor financiering. Er was overeenkomst met de al lang in de V.S. bekende functie van registrar. SIMIN wijdde op 11 mei 1992 een voorjaarsdag aan de registrator35. De meeste van de tachtig deelnemers verrichtten registratiewerk, maar een echte registrator op zijn Amerikaans of Engels was er nog niet bij. Annemiek Ouwerkerk stelde dat de registrator verantwoordelijk moet zijn voor alle gegevens in relatie tot de collectie: dat die gegevens er zijn, en, vooral, hoe ze er zijn. Ook is hij verantwoordelijk voor alle bewegingen van de voorwerpen. Een probleem was (en is misschien nog?) dat conservatoren zich bedreigt voelen door de registrator op zijn Amerikaans. Traditioneel verzorgen de conservatoren de wetenschappelijke beschrijving van de voorwerpen, maar bij hen is registratie/documentatie meestal een ondergeschoven kind. Bijna tien jaar na het PC-Museumproject vond SIMIN het daarom wenselijk te onderzoeken hoe het gesteld was met de kwaliteit van de museale collectieregistratie. Aan het project ‘Kwaliteit Collectieregistratie in Musea’, uitgevoerd door Chanou Stolk onder de paraplu van het NMV-bureau, namen 26 musea deel; ze stuurden 70000 records in.36 De conclusie was niet mals: de geautomatiseerde collectieregistratie was over het algemeen niet van een dusdanige kwaliteit, dat de bestanden zonder meer zouden kunnen worden samengevoegd tot een bruikbaar uitwisselingsbestand. Een jaar later zette Jeanne Hogenboom tijdens de SIMINbijeenkomst in Enkhuizen een vraagteken bij de betrouwbaarheid van de collectie-informatie
31
Pieter van der Heijden, 'SIMIN en SED samen interactief', Museumvisie 15(1991)1, p. 31-32; Alice Snijders, ' De opkomst van de interactieve media' , Musuemvisie 15(1991)4, p. 141-144 en andere artikelen in dit themanummer. 32 Jeanne Hogenboom, ‘Moderne beeldopslagmethoden in musea’, Museumvisie 16(1992)1, p. 16-18; idem, ‘’Beeldbanken en de museale praktijk’, Musdeumvisie 17(1993)3, p. 130-134 33 Museumvisie 20(1996)4. 34 Jan van de Voort (red.), Auteursrecht en reproduktierechten op museaal beeldmateriaal en data. Lezingen van de themadag van SIMIN in het Rijksmuseum Twenthe te Enschedé op 19 november 1992 (’s-Gravenhage: RKD, 1992), SIMIN-bundel nr. 8. 35 Geert Jan Koot en Dick de Vries, ‘Is er een registrator in de zaal?’, Museumvisie 16(1992)2, p. 81; Annemiek Ouwerkerk, Nieuwe functie: de registrator. Duizendpoot tussen conservator en depotbeheerder’, Museumvisie 16(1992)2, p. 50-52. 36 Chanou Stolk, ‘Collectieregistratie laat te wensen over’, Musaeumvisie 221998)3, p. 16-17.
7
die op de museale websites te vinden is.37 In 1999 bracht SIMIN een voorbeeldenboek voor het registreren van museumcollecties uit.38 Standaardisatie, zowel op inhoudelijk als technisch gebied, is een absolute voorwaarde om digitale erfgoedcollecties zowel afzonderlijk als gezamenlijk op Internet efficient te kunnen doorzoeken. Vanaf juni 1992 werkten SIMIN, het RKD, het Landelijk Contact van Museumconsulenten en de Rijksdienst Beeldende Kunst samen in het project MuseumTerm39. Het was een project op initiatief van SIMIN en RKD, uitgevoerd door het Nederlands Bureau voor Bibliotheekwezen en Informatieverzorging (NBBI) in Den Haag. Doel was een onderzoek naar het nut van een ‘clearinghouse’ voor trefwoordenlijsten en standaarden. Een clearinghouse bleek uiteindelijk niet haalbaar, maar het project leverde wel een schat aan gegevens op over trefwoordgebruik in de Nederlandse musea en de gebruikte en aanwezige terminologische bronnen.40 Nu, tien jaar later, zijn er in digitale erfgoedkringen weer plannen voor een clearinghouse. De toenemende digitalisering van de museale collecties sinds 1996 effende de weg voor het beleid van Staatssecretaris Van der Ploeg om de collectie Nederland zichtbaar te maken.41 Een ander initiatief was het ‘Museum Inventarisatie Project Utrecht’, dat toegang wilde verschaffen tot museale collecties op het niveau van deelcollecties.42 De hier ontwikkelde aanpak zal ook in andere provincies gevolgd worden. De in 1998 opgerichte Vereniging Digitaal Erfgoed (DEN) is bedoeld als het platform om het toepassen van de vereiste standaarden te bevorderen en om alle erfgoedcollecties via één loket op Internet toegankelijk te maken.43 In april 2002 jl. is de door DEN ontwikkelde ‘Cultuurwijzer’ gelanceerd, een prachtige zoekinstrument om via Internet de gedigitaliseerde erfgoedcollecties als een grote database te doorzoeken. Terug kijkend over 25 jaar SIMIN, al bladerend in vooral Museumvisie, valt op hoe actief SIMIN al die jaren is geweest. En dan hebben we nog niet eens alle SIMIN-bundels van de themadagen (zo’n 15 ) en SIMIN-publicaties (4) besproken. Ook hebben we geen aandacht besteed aan de internationale contacten van SIMIN, in het bijzonder met de MDA en CIDOC. We mogen constateren dat SIMIN in deze periode, in samenwerking met vooral de MARDOC-groep en daarna met de Afdeling Automatiseringsadviezen van het RKD, zijn rol als aanjager van en voorlichter over de museale collectie-ontsluiting uitstekend heeft vervuld.
37
Jeanne Hogenboom, ‘Museumdatabases en de Schone Schijn’, Museumvisie 24(2000)2, p. 42-45. Guus Boekhorst, Annemiek Ouwerkerk en Jan van de Voort, Een klein Musée imaginaire: voorbeeldenboek bij het registreren van museumobjecten (Amsterdam: NMV/SIMIN, 1999); SIMIN-publicatie nr. 4. 39 Fransje Kuyvenhoven, ‘Clearinghouse moet klaarheid brengen over trefwoordenlijsten’, Museumvisie 16(1992)3, p. 113-115. 40 Jan P. van de Voort, ‘Museale thesaurusactiviteiten in Nederland’, Museumleven. Jaarboek van de Vlaamse Museumvereniging 20(1994), p. 26-36, met name p. 31-32. 41 Max Meijer, ‘Van der Ploeg in Beleidsbrief: Collectie Nederland moet beter zichtbaar worden’, Museumvisie 24(2002)2, p. 46-47. 42 Marianne de Rijke, ‘Museum Inventarisatie Project Utrecht’, Museumvisie 22(1998)3, p. 18-21. 43 Jos Taekema en Else Laura Rademaker, Çultuurwijzer in het internetuniversum’, Museumvisie 25(2001)4, p. 47 38
8
