Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
ANALISIS SISTEM PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN OBAT DI RUMAH SAKIT ANAK ASTRINI WONOGIRI Irna Dwi Rahayu1*, Dra. Trimurti, MM2, Yuli Chomsatu, S.E,M.si,Akt,CA3 Program Studi Akuntansi S1, Fakultas Ekonomi, Universitas Islam Batik Surakarta Jln. H. Agus Salim No.10 Surakarta *Email :
[email protected] Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian intern persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri dan apakah sistem pengendalian intern persediaan obat pada Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri sudah efektif. Data diperoleh dari wawancara terstruktur dengan bagian farmasi rumah sakit dan mengutip data-data rumah sakit berupa Standart Operation Prosedure, struktur organisasi dan lain-lain. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem pengendalian intern persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri sudah efektif. Namun diketahui masih terdapat kekurangan yaitu belum adanya pemisahan tugas antara bagian pembelian dan penerimaan obat sehingga kemungkinan terjadi kecurangan atau kesalahan cukup besar. Berdasarkan ditemukanya kelemahan tersebut, kemudian diberikan rekomendasi dan saran yaitu sebaiknya terdapat pemisahan tugas untuk meminimalisir kecurangan ataupun kesalahan dalam pengelolaan persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri. Kata kunci : Efektivitas, Persediaan, SPI
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan teknologi informasi dan ilmu pengetahuan menawarkan kemudahan dalam berbagai bidang kegiatan, salah satunya dalam pencatatan dan pengelolaan persediaan barang dalam suatu perusahaan. Rumah sakit adalah suatu fasilitas yang berfungsi sebagai pusat pelayanan kesehatan meliputi pencegahan dan penyembuhan penyakit, serta pemeliharaan, peningkatan dan pemulihan kesehatan secara paripurna. (Luh, Sulindawati, & Herawati, 2015) Persediaan obat dalam suatu rumah sakit memiliki arti yang sangat penting karena persediaan obat merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas pelayanan suatu rumah sakit. Oleh karena itu perlakuan akuntansi persediaan obat yang baik harus diterapkan oleh pihak rumah sakit untuk membantu kelancaran dalam kegiatan operasionalnya. Tanpa adanya persediaan, rumah sakit akan dihadapkan pada resiko tidak dapat memenuhi kebutuhan para pengguna jasa rumah sakit (pasien). Persediaan sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Oleh karena itu diperlukan pengendalian intern yang bertujuan melindungi persediaan obat tersebut dan juga agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. (Pamungkas; 2011) Pengendalian intern adalah tindakan yang dilakukan untuk mengarahkan kegiatan agar tujuan dapat tercapai secara efektif, efisien dan ekonomis, segala sumber daya dapat dimanfaatkan dan dilindungi, data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar, serta ditaatinya segala peraturan yang berlaku. Pengendalian intern persediaan barang apabila diterapkan dengan benar yaitu dengan diterapkannya unsur-unsur pengendalian intern yang saling berhubungan satu sama lain secara harmonis untuk menghasilkan informasi persediaan barang yang baik. Informasi yang baik menjadi indikator bahwa efektifitas pengendalian intern persediaan barang telah tercapai. Apabila sistem informasi pengendalian yang dijalankan oleh badan usaha tidak menerapkan unsur-unsur sistem pengendalian intern dan tidak berhubungan satu sama lain secara harmonis maka efektifitas pengendalian intern persediaan barang akan sulit tercapai karena salah satu tujuan utama sistem informasi pengendalian intern persediaan barang adalah untuk meningkatkan pengendalian intern.
886
Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
1.2 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem pengendalian intern persediaan obat pada Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri dan apakah sistem pengendalian intern persediaan obat pada Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri sudah efektif. 2. METODOLOGI PENELITIAN 2.1 Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif. Menurut Pamungkas (2011), Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih independen tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan variabel lain. 2.2 Variabel Penelitian dan Pengukurannya Variabel bebas (independen) yaitu Sistem Pengendalian Intern Persediaan. Indikator Sistem Pengendalian Intern Persediaan yaitu sistem dan prosedur persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini. Variabel terikat (dependen) yaitu Sistem Pengendalian Intern Normatif. Indikator Sistem Pengendalian Intern Normatif yaitu struktur organisasi, sistem wewenang dan prosedur pencatatan, prektek yang sehat, dan karyawan yang cakap/kompeten. 2.3 Sumber Data Dan Responden Sumber data dalam penelitian adalah subjek dari mana data dapat diperoleh. Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini ada dua yaitu : a. Data Primer b. Data Sekunder Responden pada penelitian ini adalah staff bagian farmasi di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri, yang dianggap dapat memberikan informasi atau masukan data yang dapat dianggap berguna dalam penelitian ini. 2.4 Populasi Dan Sampling Populasi dari penelitian ini adalah sistem pengendalian intern persediaan obat pada tahun 2015 di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri, sedangkan sampel dalam penelitian ini adalah sistem pengendalian intern persediaan obat pada tahun 2015. 2.5 Instrumen Penelitian Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Wawancara Mengadakan wawancara terstruktur dengan bagian farmasi rumah sakit. b. Dokumentasi Mengumpulkan dan mengutip data-data rumah sakit berkaitan dengan penelitian ini. 2.6 Teknik Analisi Data Analisa data dilakukan dengan mengumpulkan data dari sumber yang bersangkutan dalam penelitian ini yaitu Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri, kemudian peneliti mendeskripsikan data yang diperoleh mengenai sistem pengendalian intern persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri. Hasil deskripsi sistem pengendalian intern persediaan obat di Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri selanjutnya dibandingkan dengan sistem pengendalian intern persediaan obat berdasarkan normatif atau berdasarkan teori. 3. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 3.1 Sejarah Singkat Perusahaan Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri adalah Rumah Sakit Milik PT Astrini yang beralamat di di Jalan Brigjen Katamso, Kaliancar, Selogiri, Wonogiri, Jawa Tengah. Rumah Sakit Anak Astrini wonogiri mempunyai kapasitas temapt tidur sebanyak 39 buah, yang terdiri dari beberapa kelas perawatan, yaitu : Kelas VIP, Kelas Utama, Kelas I, Kelas II dan Kelas III. Instalasi Rawat Inap 887
Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
terbagi menjadi beberapa unit pelayanan yaitu Unit Pelayanan Perawatan Pasien Anak dan Unit Pelayanan Perinatal Resiko Tinggi. Sedangkan instalasi rawat jalan terdiri dari poliklinik umum, poliklinik anak, dan klinik tumbuh kembang. Instalasi penunjang terdiri dari : Gawat Darurat, Laboratorium, Radiologi dan Farmasi. Terdapat 62 tenaga yang terdiri dari : 10 dokter umum, 2 dokter spesialis anak, tenaga medis perawatan sebanyak 26 orang, 19 orang tenaga non keperawatan, 6 orang tenaga penunjang medis, dan 6 tenaga konsulen. 3.2 Struktur Organisasi
Ka IFRS PJ Pelayanan
PJ Gudang
Gambar 1. Struktur organisasi bagian farmasi 3.3 Sistem dan Prosedur Pengendalian Intern Pesediaan Obat Sistem dan prosedur pengendalian intern persediaan obat-obatan yang dilakukan oleh Rumah Sakit Astrini Wonogiri meliputi : Perencanaan Perbekalan Farmasi Perencanaan perbekalan farmasi adalah perencanaan pengadaan perbekalan farmasi dalam rangka pengadaan dengan tujuan untuk mendapatkan jenis dan jumlah sesuai dengan kebutuhan dan anggaran serta menghindari kekosongan farmasi. Prosedur perencanaan perbekalan farmasi : a. Mengumpulkan data kebutuhan perbekalan farmasi dari unit-unit pelayanan seperti rawat jalan, rawat inap, IRD, floorstock selama 1 tahun. b. Memeriksa data laporan bulanan pemakaian perbekalan farmasi dari masing-masing unit pelayanan dan meneliti sisa barang yang ada. c. Membuat perencanaan pembelian perbekalan farmasi selama 1 tahun. d. Mengajukan data perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi selama 1 tahun ke Bagian Perencanaan dan MR untuk diketahui dan disetujui Direktur Rumah Sakit melalui Bagian Umum. Pengadaan Perbekalan Farmasi Pengadaan perbekalan famasi adalah suatu kegiatan untuk realisasi kebutuhan yang direncanakan, yang biasanya melalui pembelian/produksi dan sumbangan/dropping/hibah. Prosedur pengadaan perbekalan farmasi : a. Membuat usulan kebutuhan perbekalan farmasi untuk disampaikan kepada Ka IFRS untuk diteliti. b. Ka Instalasi mengesahkan usulan kebutuhan perbekalan farmasi. c. Ketua tim pengadaan membuat surat pesanan dengan diketahui Direktur Rumah Sakit. d. Barang yang dipesan harus dari sumber dan jalur distribusi yang resmi dan memenuhi persyaratan. e. Sistem pengadaan sesuai dengan Keppres/Peraturan pengadaan barang dan jasa yang berlaku saat itu. Penerimaan Perbekalan Farmasi Penerimaan perbekalan farmasi adalah suatu kegiatan menerima perbekalan farmasi yang diserahkan baik dari pihak kedua/rekanan tertentu berdasarkan Surat Pesanan (SP)/ Surat Perintah Kerja (SPK) yang dibuat oleh panitia pembelian/pengadaan sesuai dengan pengajuan/usulan dari user, maupun perbekalan farmasi yang diperoleh dari bantuan pihak lain/hibah. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi :
888
Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
a. Tim pemeriksa barang dan pengelolaan gudang farmasi membaca surat pesanan yang ditandatangani oleh atasan langsung dari pihak rekanan untuk mengetahui secara jelas jenis perbekalan farmasi yang akan diterima. b. Tim pemeriksa barang dan pengelolaan gudang farmasi menerima perbekalan farmasi yang dikirim oleh rekanan (supplier) dengan cara mencocokan jenis, nomor bacth, jumlah, harga, tanggal kadaluwarsa dari perbekalan farmasi yang diserahkan dengan dokumen kontrak yang ada. c. Perbekalan farmasi dinyatakan diterima bila hasil penelitian bekal farmasi oleh Tim pemeriksa barang dan pengelolaan gudang farmasi telah sesuai dengan isi dokumen kontrak. d. Penerimaan perbekalan farmasi dinyatakan sah bila dokumen penerimaan perbekalan farmasi telah ditandatangani oleh tim pemeriksa barang , pengelolaan gudang dan rekanan. e. Bila ada kekurangan atau syarat belum terpenuhi maka penerima perbekalan farmasi dapat dilakukan dengan tanda tangan penerimaan sementara yang ditandatangani oleh ketua tim pemeriksa barang. Penyimpanan Perbekalan Farmasi Penyimpanan perbekalan farmasi adalah suatu kegiatan yang digunakan dalam pelayanan kesehatan untuk mengamankan perbekalan farmasi dari berbagai hal yang merugikan. Prosedur penyimpanan perbekalan farmasi : a. Menyelenggarakan tata usaha yang baik mengenai penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran perbekalan farmasi secara tertib dan teratur. b. Mengerjakan pencatatan tentang penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran perbekalan farmasi serta catatan dan laporan lain sesuai kebutuhan. c. Menyusun dokumen/bukti penerimaan dan pengeluaran bekal farmasi secara tertib dan teratur. d. Membuat laporan baik secara periodik maupun secara insidentil mengenai pengurusan perbekalan farmasi yang menjadi tanggung jawab atasan langsung. e. Bertanggungjawab kepada Direktur Rumah Sakit melalui atasan langsungnya mengenai perbekalan farmasi yang diurusnya dari kerugian, rusak, hilang/dicuri, dan lain-lain. Penyaluran/Pendistribusian Perbekalan Farmasi Penyaluran/pendistribusian perbekalan farmasi adalah pemberian/penyerahan perbekalan farmasi dari sub unit gudang farmasi kepada masing-masing user/pemakai perbekalan farmasi baik hasil/realisasi dari pemberian perbekalan farmasi/hibah. Prosedur Penyaluran/pendistribusian perbekalan farmasi : a. Setiap unit pelayanan rumah sakit membuat surat permintaan perbekalan farmasi yang diketahui oleh Kepala unit pelayanan dan diserahkan kepada sub unit perlengkapan (Bagian Gudang). b. Menerima dan meneliti permintaan perbekalan farmasi untuk dilihat legalitas persetujuan serta menyiapkan perbekalan farmasi yang dibutuhkan. c. Membuat surat bukti pengeluaran perbekalan farmasi dalam bentuk SBBK dan menyerahkan perbekalan farmasi yang dibutuhkan user. d. Setiap perbekalan farmasi yang dikeluarkan harus disertai bukti penerimaan perbekalan farmasi yang ditandatangani oleh user/pemakai. e. Semua perbekalan farmasi yang dikeluarkan dari gudang farmasi harus dicatat dalam buku pengeluaran dan kartu stock sesuai masing-masing jenis dan asal sumber dana. f. Permintaan kebutuhan obat ruang melalui sub unit floorstock. Penghapusan/Pemusnahan/Penarikan Perbekalan Farmasi Yang Rusak Atau Kadaluarsa Penghapusan/pemusnahan/penarikan perbekalan farmasi yang rusak/kadaluarsa adalah proses untuk mengurangi beberapa perbekalan farmasi dari persediaan (stock) akibat terjadi kerusakan atau kadaluarsa. Prosedur pemusnahan/penghapusan perbekalan farmasi : a. Petugas gudang farmasi memeriksa dan mencatat setiap pengembalian perbekalan farmasi yang diterima dari unit pelayanan farmasi. b. Mengeluarkan perbekalan farmasi yang batas kadaluarsanya lebih rendah terlebih dahulu (maksimal 6 bulan). 889
Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
c. Mencari faktur pembelian bekal farmasi yang kadaluarsa kurang dari 6 bulan. d. Menginformasikan ke kepala sub unit perlengkapan/gudang farmasi untuk pengembalian ke supplier/distributor dengan dilengkapi faktur pembelian. e. Untuk perbekalan farmasi yang telah mengalami kerusakan setelah lewat 6 bulan dilakukan pemusnahan dengan cara dibakar dengan incenerator dengan dibuatkan berita acara pemusnahan. f. Menginformasikan kepada Bagian Umum tentang pemusnahan perbekalan farmasi yang akan dilaksanakan. 3.4 Evaluasi Efektivitas Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat Struktur Organisasi Dalam struktur organisasi bagian farmasi Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri belum efektif. Pada bagian farmasi belum ada pemisahan tugas dan tanggung jawab antara bagian pembelian obat, bagian penerimaan obat dan bagian pencatatan persediaan obat yang saat ini masih dikerjakan oleh satu bagian sehingga terjadi perangkapan tugas yang memungkinkan terjadinya kecurangan pada bagian persediaan yang dapat merugikan rumah sakit. Penulis merokemndasikan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian pembelian, penerimaan dan pencatatan persedian obat untuk meminimalisir kecurangan. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan Dengan melihat hasil wawancara dan SOP untuk sistem otorisasi dan prosedur belum bisa dikatakan efektif. Bagian farmasi memang telah menjalankan prosedur pencatatan dengan baik tapi belum memberlakukan sistem otorisasi ini dilihat dari perencanaan, pengandaan dan penerimaan persediaan obat tidak diotorisasi oleh pimpinan perusahan. Praktek Yang Sehat Dalam unsur praktik yang sehat pengendalian intern sudah efektif. Dalam praktiknya Rumah Sakit Anak Astrini telah menjalankan sesuai yang ditetapkan oleh peraturan rumah sakit. Rumah sakit telah menggunakan formulir bernomor urut tulis tangan, absensi kehadiran karyawan dengan menggunakan absensi finger print, diadakannya pemeriksaan mendadak dan periodik oleh penanggung jawab yaitu pimpinan rumah sakit, dan adanya batas waktu penyerahan laporan pertanggung jawaban dari fungsi-fungsi terkait yaitu setiap tanggal 10 tiap bulannya. Karyawan Yang Cakap/Kompeten Dalam unsur karyawan yang cakap/kompeten rumah sakit sudah efektif. rumah sakit telah menempatkan karyawan sesuai dengan kemampuan dibidang masing-masing, rumah sakit juga menyelenggarakan pelatihan kerja/training untuk meningkatkan kualitas kerja karyawan, adanya saksi yang bagi karyawan yang bermaslah sesui peraturan rumah sakit, dan jenjang karir yang jelas. 4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan Setelah menganalisi pengendalian intern persediaan obat Pada Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Struktur organisasi Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri bagian farmasi belum bisa dikatakan baik karena belum ada pemisahan tugas dan tanggung jawab dibagian perencanaa, pembelian dan penerimaan obat, sehingga ada perangkapan tugas. 2. Sistem otorisasi dan prosedur Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri bagian farmasi juga belum bisa dikatakan baik. Untuk prosedur memang telah dijalankan sesuai dengan peraturan rumah sakit tetapi untuk sistem otorisasi belum diberlakukan dengan baik sehingga masih ada resiko terjadinya kecurangan. 3. Praktik yang sehat Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri bagian farmasi telah dijalakan dengan baik dengan telah digunakannya formulir bernomor urut tulis tangan, absensi kehadiran karyawan dengan absensi finger print, adanya pemeriksaan mendadak dan periodik oleh penanggung jawab dan adanya batas waktu penyerahan laporan pertanggung jawaban dari fungsi-fungsi terkait yaitu setiap tanggal 10 tiap bulannya. 890
Seminar Nasional IENACO – 2016
ISSN: 2337 – 4349
4. Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri telah menempatkan karyawan yang sesuai dengan bidang keahlianya, adanya jenjang karir yang jelas, dan pelatihan kerja/training terhadap karyawan. 4.2 Saran Adapun saran yang dapat penulis sampaikan dari penelitian ini sebagai bahan masukan dan pertimbangan Rumah Sakit Anak Astrini Wonogiri yaitu: 1. Pemisahaan bagian perencanaan, pengadaan dan penerimaan obat untuk meminimalisir kecurangan. 2. Pemberlakuan sistem otorisasi untuk menimalisir penyalahgunaan wewenang. 3. Penggunaan formulir cetak, menggunakan formulir tulis tangan masih mungkin terjadinya kesalahan dalam penulisan. 4. Mengadakan reward/hadiah untuk karyawan teladan untuk meningkatkan kinerja karyawan. DAFTAR PUSTAKA Arini, L. S., Ni L. G. E., & Herawati, N. T., (2015), Analisis Pengendalian Intern Terhadap Persediaan Obat Untuk pasien BPJS Kesehatan di RSUD Kabupaten Buleleng, E-Journal S1 Ak Universitas Ganesha Jurusan Akuntansi Program S1 (Volume 3 No 1 Tahun 2015 Ayunani, S. P., (2014), Analisis Pengendalian Internal Pada Distributor Obat, Skripsi, Universitas Bengkulu Ikatan Akuntansi Indonesia, (2001), Standar Akuntansi Keuanga, Jakarta: Salemba Empat. Kieso, D. E., Weygandt, J. J., & Warfield, T. D., (2008), Accounting Intermediate, Jakarta: Erlangga. Kusuma, A. W., (2010), Analisis Pengendalian Intern Persediaan Obat Pada Apotek Kencana Semarang, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Mulyadi, (2002), Auditing, Yogyakarta: Salemba Empat. Mulyadi, (2001), Sistem Akuntansi, Jakarta: Salemba Empat. Mustharikhah, S., 2015, Evaluasi Sistem Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagangan UD Al Ikhlas Stationary, Skripsi, Universitas Islam Batik Surakarta. Pah, J. P. A., 2012, Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Pesediaan Obat-Obatan Pada Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga, Skripsi, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jawa Timur Pamungkas, Y. D. P., 2011, Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk Pasien Dinas di Rumah Sakit Tingkat II DR. Soedjono Magelang, Skripsi, Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Yogyakarta Salamah, N., 2014, Analisis Pencatatan Dan Penilaian Persediaan Sesuai Dengan PSAK N0.14 Tahun 2009 Pada UD.Jaya Aluminium Jl.Banjarsari Cerme-Gresik, Skripsi, Universitas Wijaya Putra Surabaya Wijaya, V., (2012), Analisis Sistem Penendalian Intern Persediaan Obat-Obatan Pada Puskesmas Menur Surabaya. Surabaya, Skripsi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia Surabaya
891
