Algemene Ledenvergadering s.v. De Valken 1 november 2013
Aanwezig namens het bestuur: Frank Hand (Voorzitter), Ron Laan (secretaris), Trudie Besseling (penningmeester), Timo Groot (vice voorzitter), Peter Bakker (wedstrijdsecretaris), Guus Bosch (afd. Jeugdvoetbal), Afwezig: Marijke Laan-Groot (afd. Handbal), Verder aanwezig ter vergadering 30 leden en enige ereleden. Ook was er een afbericht van Martin Beemster. 1.Opening
Om 20.20 uur opent Frank Hand als voorzitter de vergadering. Hij memoreert dat het de laatste jaarvergadering wordt in het bestaande, oude clubgebouw, waar voor velen mooie herinneringen liggen, lief en leed is gedeeld en waar mooie en minder mooie tijden zijn beleefd. 2. Ingekomen stukken en mededelingen
Secretaris Ron Laan geeft aan dat er geen ingekomen stukken en mededelingen zijn. 3. Verslag algemene ledenvergadering 27 september 2012
De notulen van de vorige jaarvergadering op 27 september 2012 worden ongewijzigd vastgesteld. 4.Verslag bijzondere ledenvergadering 19 december 2012
Ter vaststelling ligt voor de verslaglegging van de bijzondere ledenvergadering waarbij de leden aan het bestuur goedkeuring hebben gegeven om het nieuwbouwproject in gang te zetten binnen de financiële kaders die tijdens die vergadering werden uiteengezet. Jan Koster stelt de vraag of de gerealiseerde extra obligatie-opbrengst boven de EUR 100.000 ook wordt aangewend. Frank Hand antwoordt dat bij de presentatie van het budget aangegeven was dat een opbrengst van EUR 100.000 een minimumopbrengst voor de obligatielening zou moeten zijn. Dat werd uiteindelijk meer en had zelfs nog meer kunnen zijn, maar de Stichting Fondswerving De Valken en het bestuur van SV De Valken hebben besloten dat de obligatielening niet meer dan EUR 120.000 moest worden vanwege de daaropvolgende aflossingsverplichtingen. In eerste instantie wordt het bedrag boven de EUR 100.000 beschouwd als buffer. Het hangt af van de uiteindelijke financiële situatie hierop een beroep moet worden gedaan of dat het bedrag aangewend kan worden om versneld het aflossingstraject in te gaan. De notulen van de bijzondere ledenvergadering van 19 december 2012 worden ongewijzigd vastgesteld.
1
5.Jaarverslag secretaris
Secretaris Ron Laan zet op hoofdlijnen uiteen waar het algemeen bestuur zich in het seizoen 2012/2013 mee heeft beziggehouden. Het was vanwege de aanloop naar de nieuwbouw en het nieuwbouwproject zelf een uitermate druk jaar voor het bestuur, en voor sommige bestuurders in het bijzonder, daarbij wel gesteund door intensieve hulp van mensen van buiten het bestuur en vanuit de bouwcommissie en financiële commissie. Niet alleen dienden de formaliteiten met een bijzondere ledenvergadering te worden geregeld, maar ook de aanbestedingprocedure en de organisatie rondom de obligatielening waren een intensief traject. Het algemeen bestuur heeft het gehele seizoen in volle bezetting kunnen werken, maar op onderdelen van de organisatie zou het bestuur nog steun kunnen gebruiken. Vooral de optimalisering van de kantinediensten en de oud-papiercoördinatie blijven aandachtspunten die in de nabije toekomst vaste invulling moeten krijgen. Ron Laan laat weten dat na 30 jaar bestuurlijke trouwe dienst Marian Boots afscheid heeft genomen als bestuurslid. In de handbalcommissie is hieraan reeds feestelijk aandacht besteed om Marian Boots te bedanken, maar ook het algemeen bestuur zal bij een geschikte gelegenheid hier nog stilstaan. Door alle drukte rondom de nieuwbouw is hiervoor nog een geschikt moment geweest, maar een en ander is gecommuniceerd met Marian Boots, aan wie de vereniging veel dank is verschuldigd voor haar ongebreidelde inzet in tientallen jaren. 6.Jaarverslag commissie jeugdvoetbal
Guus Bosch licht als voorzitter van de commissie jeugdvoetbal het seizoen 2012/2013 toe. Het was een mooi seizoen met als hoogtepunt de sportieve prestaties van de B junioren 1. Vorig seizoen was er ook enige groei bij de F-pupillen, waar in het huidige seizoen helaas sprake is van enige krimp. 7.Jaarverslag commissie handbal
Aangezien Marijke Laan pas later op de vergadering kon komen, neemt Nanette Singer namens de commissie handbal het woord en ze geeft op heldere en enthousiaste wijze een overzicht van wat op handbalgebied heeft gespeeld. Het was een leuk en sportief seizoen, waarbij naast de competitie en toernooien ook plaats was voor aanvullende evenementen zoals de Pietenmiddag, het bezoek van een Europacupwedstrij d van SEW en een clinic bij SEW. Vanuit de clinic is er nog een Valkenspeelster doorgestroomd naar SEW door scouting. Ook de nieuwjaarswedstrijden worden steeds met een nieuw accent ingevuld. Er waren de nodige kampioenschappen en de geslaagde ledenwervingsactiviteiten op scholen werkten een groei van ledenaantal in de hand. Binnen de handbalcommissie werd afscheid genomen van Marian Boots en Wilna de Koning die met 30 respectievelijk 15 jaar een bijzondere staat van dienst hebben, die veel waardering verdient. In het nieuwe seizoen draait de handbalafdeling voorlopig in de zaal, waardoor pas tijdens de buitenwedstrijden in de latere fase van het lopende seizoen het nieuwe gebouw ook door de handbalsters qua kleedkamers gebruikt gaat worden. Ten slotte spreekt Nanette Singer de hoop uit dat het gaat lukken bij de nieuwe kantine een handbalveld te realiseren.
2
8.Jaarverslag commissie seniorenvoetbal
Mark Dop vormt ter ondersteuning van het bestuur de seniorencommissie, in welke rol hij natuurlijk nog wel enige steun kan gebruiken. Mark Dop schetst zijn rol als "luisterend oor" waaraan ook behoefte blijkt te zijn. Hij is het aanspreekpunt voor seniorenteams en tegelijkertijd de intermediair naar het algemeen bestuur. Sportief gezien was het seizoen 2012/2013 vooral het jaar van Valken 2 met het kampioenschap, maar ook het eerste elftal deed het tot en met wedstrijdronde 20 heel goed. De veteranen werden officieus kampioen omdat ze duidelijk minder verliespunten hadden dan hun tegenstanders die soms veel meer wedstrijden speelden en daardoor bovenin eindigden. Verder is de aansluiting van jeugd op de senioren onder de aandacht. Bij de lagere seniorenteams zijn er verhoudingsgewijs veel spelers, een luxe probleem. Er is ook een team bijgekomen, maar door de veelheid aan spelers is het indelen een lastig vraagstuk. Op dit moment lijkt vrijwel iedereen tevreden daarmee. 9. Jaarverslag commissie wedstrijdsecretariaat
Wedstrijdssecretaris Peter Bakker laat weten dat hij aan de door Mark Dop gegeven toelichting verder niets toe te voegen heeft. 10.Jaarrekening
Trudie Besseling heeft als penningmeester vanwege het unieke nieuwbouwproject en alle financiële acties daaromtrent een jaar met extreem veel geldelijke boekingen achter de rug. Het betreft een tienvoud van wat normaal gesproken op de bankrekening aan boekingen passeert. Frank Hand licht de jaarrekening toe en probeert de vertekening eruit te lichten met betrekking tot het nieuwbouwproject. Zo komt hij uit op een gezonde "normale" exploitatie ingeval alle met het nieuwbouwproject samenhangende geldstromen worden afgezonderd. De balans zal straks het beeld laten zien van een vereniging met veel vermogen, maar wel met verplichtingen tot aflossing daar tegenover als het gaat om bijvoorbeeld de obligatielening Het bestuur concentreert zich nu op de kasstroom om de rekeningen te betalen die met het nieuwbouwproject worden veroorzaakt. Het bestuur is kostenbewust en de exploitatie laat een positief saldo zien van EUR 9551. In de cijfers wordt geen ldedingfonds apart aangehouden vanwege de kledingbijdrage, maar in de exploitatie wordt wel rekening gehouden met uitgaven voor kleding. De veilingopbrengsten zitten niet in de cijfers. De sportveiling werd gehouden op 29 juni 2013, vlak voor het einde van het boekjaar, maar de betalingen kwamen in het huidige boekjaar. De overige acties, zoals wijnactie, après ski-avond, ondernemersseminar, schenkingen etcetera zijn wel in de cijfers verwerkt. 11.Begroting
Bij de begroting wordt ingezet op een positief resultaat van tussen de 10.000 en 15.000 EUR, hetgeen ook nodig is om later de aflossingen aan de obligatiehouders te kunnen doen.
3
Gestreefd wordt naar lagere energielasten door de aan te brengen zonnepanelen op het nieuwe gebouw en door hogere kantine-inkomsten vanwege de aantrekkingskracht van het nieuwe gebouw. Op een vraag van Jan Koster over de subsidievoorwaarden, antwoordt Frank Hand dat in een vroegtijdig stadium de begroting en de kostenverdeling tussen primaire en overige ruimten (lees: kantine) met de wethouder en de ambtenaren zijn gecommuniceerd en dat het bestuur ervan overtuigd is dat ook bij de afwikkeling van de betaalbaarstelling de maximale subsidieverlening een feit wordt, gelet op de gedetailleerde opzet die eerder is besproken, waarbij ook de zelfwerkzaamheid is gekapitaliseerd. De Gemeente, zo mag wel worden gezegd, is een betrouwbare partner in het traject omtrent de nieuwbouw, er wordt goed samengewerkt. Het loopt goed met de sponsorinkomsten ondanks de moeilijke economische omstandigheden. Er is sprake van een goede spreiding, waardoor SV De Valken op dit gebied minder kwetsbaar is. De jaarlijkse subsidies van de overheid worden wel lager. Ter vergadering wordt door een opmerking van Jeen Kersten vastgesteld dat de veilingopbrengst niet in de begroting is opgenomen. Frank Hand laat weten dat deze opmerking terecht is. Aangezien tegenover de veilingopbrengst de uitgaven voor de nieuwbouw wordt het beeld van de reguliere exploitatie hierdoor niet beïnvloed. Frank Hand zegt toe dat na afronding van het nieuwbouwproject bij de eerstvolgende ledenvergadering een financieel overzicht wordt gepresenteerd waarin alle uitgaven en de financiering daarvan met betrekking tot de nieuwbouw helder worden gepresenteerd. Ron Laan laat weten dat als het om de contributie-inkomsten gaat, geldt dat de contributies conform en doorlopend besluit van de ledenvergadering uit het verleden, ook dit jaar zullen worden geïndexeerd en derhalve de bedragen licht zijn verhoogd. Frank Hand sluit hierop aan met de mededeling dat voortaan de contributies bij voetbal net als bij handbal eerder, dus voorafgaand aan de jaarvergadering, worden geïnd, uiteraard wel met communicatie op de website. De leden stemmen hiermee in. De begroting wordt ongewijzigd vastgesteld.
12. Verslag kascommissie en benoeming kascommissie Namens de kascommissie doet Jeen Kersten verslag. Jeen Kersten en Chris Wij sman hebben onderzoek verricht en hadden daarbij de moeilijke taak goed zicht te krijgen op de "normale" exploitatie en de geldstromen in verband met de nieuwbouw. Uiteindelijk heeft de kascommissie een helder inzicht gekregen. Frank Hand gaat nog in op een door Jeen Kersten genoemde post, waarbij Frank Hand uitlegt dat het een boeking betreft voor "eigen gebruik" om zodoende de verhouding tussen inkoop en verkoop zuiver te houden, hetgeen ook van belang is ter verantwoording aan de belastingdienst. Jeen Kersten benoemt verder wat geconstateerde aandachtspunten, maar kan met overtuiging namens de kascommissie de ledenvergadering vragen décharge te verlenen aan de penningmeester en het algemeen bestuur voor het gevoerde (financieel) beleid. Dit nog wel onder het voorbehoud dat een bankafschrift met een bedrag van EUR 4.000 wordt getoond dat
4
bij de ledenadministratie wordt bewaard en niet bij de stukken van de penningmeester omdat daarop de contributie wordt ontvangen. Dit wordt na de jaarvergadering afgewikkeld en uitgaande van het ordentelijk verloop daarvan, besluiten de leden ter vergadering décharge te verlenen vanwege de sluitende boekhouding. Als nieuw reservelid van de kascommissie wordt gekozen Joris Groot, ter vervanging van Jeen Kersten. Vanwege het vertrek van Jeen Kersten uit de kascommissie treedt reservelid Sharon Bosch toe tot de kascommissie. Voorzitter Frank Hand bedankt Jeen Kersten voor zijn inspanningen als lid van de kascommissie. 13.Verkiezing bestuursleden
Als eerder gememoreerd stopte Marian Boots afgelopen seizoen als bestuurslid en geldt deze ledenvergadering als het formele moment van aftreden. Een aantal jaren geleden was met de komst van Marijke Laan in het bestuur hierop al geanticipeerd, zodat voor Marian Boots geen vervangend bestuurlid hoeft te worden gekozen. Timo Groot is aftredend maar wel herkiesbaar als bestuurslid. Unaniem wordt vice-voorzitter Timo Groot met een applaus voor een periode van drie jaar herkozen. 14.Afscheid "oude" gebouw
Bij de sluiting van de vergadering, zal Frank Hand als voorzitter, in aanvulling op zijn openingswoorden, nog enige woorden wijden aan het afscheid van het bestaande gebouw en vooral de laatste loodjes van de bouw van het nieuwe gebouw. 15.Rondvraag
Voor de pauze worden de vragen in de rondvraag geïnventariseerd, na de pauze zijn deze beantwoord. Jan Koster vraagt of er nog een aanvullende fondsenwerfactie voor het nieuwe gebouw gaat plaatsvinden. Ron Laan antwoordt dat een comité bezig is een actie voor te bereiden om de zonnepanelen die op het dak van het gebouw komen (170 stuks) te laten sponsoren en de sponsorvermelding op een mooi display te laten zien in de kantine, waarop ook de energiewinst valt af te lezen. Met deze actie wordt binnenkort naar buiten getreden. De bedoeling is ook te vissen in andere vijvers, bijvoorbeeld die van oud-leden en oud-bestuurders die niet meer in de buurt wonen, maar nog wel bereid zouden kunnen zijn hun oude club te ondersteunen hiermee. Maar iedereen krijgt de kans om hieraan mee te doen, waarbij voor particulieren een ander bedrag gaat gelden dan voor bedrijven. Verder wordt in december de tweede bijeenkomst van het Valken-seminar gehouden. Daarvoor is als topspreker Mathijs Bouman aangetrokken, die waarschijnlijk voor veel extra deelnemers gaat zorgen en daarmee voor extra opbrengsten. De "marketing" hiervoor gaat in november plaatsvinden.
5
In aansluiting hierop kondigt Mark Dop aan dat er ook een vervolgeditie van de zeer geslaagde "Voetbalkwis" komt in de nieuwe kantine. Joris Groot vraagt hoe het loopt met de webshop. Timo Groot antwoordt dat de webshop op de veilingavond is gelanceerd met de kledinglijn. De eerste en tweede ronde van bestellingen zijn gedaan, waarbij de aflevering van de eerste keer helaas wat was vertraagd. Verder is de handbalkledinglijn verfijnd met een speciaal broekje. De coordinatie van de webshop wordt gedaan door Jack en Carin Vriend. Er is ook vanuit voorraad een groot aantal producten leverbaar. Mark Dop, Jeen Kersten en Paul Dalmulder vragen naar — kort gezegd - het kantinebeleid en vooral hoe kantinediensten worden ingevuld. Frank Hand antwoordt dat er geen uitgeschreven kantinebeleid is, maar dat dit wel zou moeten. In de nieuwe situatie na ingebruikname van het nieuwe gebouw wil het bestuur dit beleid ontwikkelen. Nog belangrijker is de medewerking van veel, enthousiaste mensen op dit gebied. Nu is het af en toe wat moeizaam met bijvoorbeeld sluitingstijd op zondag bij vroege wedstrijden of de invulling op donderdagavond. Het moet en kan beter, maar het valt of staat met beschikbaarheid van mensen. Maar het bestuur heeft ook te maken met regelgeving op het gebied van horeca, hygiëne en alcoholgebruik. Mark Dop vraagt of er een gebrekkige aanwas is bij de jeugd. Frank Hand antwoordt dat een gegeven is dat de demografische ontwikkeling in Hem/Venhuizen beperkend is in jeugdige aanwas. Wel is de nieuwbouwwijk nabij het sportcomplex in het voordeel van SV DeValken. Toch zal er op dit thema gericht geacteerd moeten worden: zorgen dat kinderen op voetbal/handbal blijven, zorgen dat ze niet lichtvaardig vertrekken naar andere clubs en ledenwervingsacties organiseren. Bij dit laatste is de handbal vorig seizoen een goed voorbeeld geweest. Als de schouders eronder worden gezet, is er veel mogelijk. Arnold Boots vraagt wanneer het bestaande gebouw wordt gesloopt en of er zicht is op een handbalveld op die plek. Frank Hand antwoordt dat het bestuur ervan uitgaat dat de sloop voor de jaarwisseling plaatsvindt, het hangt vooral af van de aannemer c.q. sloopbedrijf P. Vriend. Wat het gewenste handbalveld betreft, geldt dat bij de ontwikkeling van de plannen voor het nieuwe gebouw rekening is gehouden met een handbalveld op de plek van het bestaande, te slopen gebouw. De tijden zijn wel veranderd de afgelopen jaren. Er zijn geen concrete afspraken met de Gemeente op dit gebied, maar het bestuur wil na ingebruikname van het nieuwe gebouw en sloop van het bestaande, de haalbaarheid van het handbalveld onderzoeken om te kijken of deze "droom" kan uitkomen. In aansluiting hierop meldt Narmette Singer dat in dat verband ook de staat van het huidige veld niet goed is en dat dat wellicht een rol kan spelen.
6
Frank Hand bevestigt dat dit een aandachtspunt kan zijn, al is dat tot dusverre niet zo naar voren gekomen. Vooralsnog moet er rekening worden gehouden met een terughoudende opstelling van de gemeente.
16. Sluiting Alvorens af te sluiten, laat Frank Hand weten dat bewust de jaarvergadering wat later was gepland om een goedbezochte jaarvergadering in combinatie met het feestelijk "uitluiden" van het oude gebouw mogelijk te maken. Een gebouw waaraan vele Valkenleden toch bijzondere herinneringen zullen blijven houden. In dat verband valt de opkomst een beetje tegen, maar de voorzitter spreekt de verwachting uit dat bij de opening op 16 november 2013 de belangstelling wel heel groot zal zijn. Voor de opening moet er nog veel gebeuren en daarvoor is op de website een oproep geplaatst. Het gaat om de laatste loodjes, vooral schoonmaakwerk en dat kan iedereen doen. Frank Hand spreekt de hoop uit dat het nieuwe gebouw voor nieuw elan gaat zorgen. Dat het een broedplaats van nieuwe ideeën en initiatieven mag worden, waar we ook veel gezelligheid met elkaar gaan beleven. Daarom was het leuk tijdens de vergadering van de handbalcommissie en de commissie seniorenvoetbal leuke, enthousiaste verhalen te horen. Als grootste wens spreekt Frank Hand uit dat handbal en voetbal in het nieuwe gebouw meer gaan integreren. Met nog enige aandacht voor de actie van de aanwezige wijncommissie met de Valken-wijnen die besteld kunnen worden, sluit Frank Hand als voorzitter om 22.25 uur de vergadering en kan de feestelijke "uitluidavond" met het aanwezige gezelschap beginnen.
7
