Schetsboek
Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening Van vraag naar experiment
digitale studiezaal
Schetsboek
Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening Van vraag naar experiment
Woord vooraf
Het Archiefatelier: collegebank, leeromgeving en werkpraktijk tegelijk Vertel het me en ik zal het vergeten. Laat het me zien en ik zal het onthouden. Laat het me ervaren en ik zal het me eigen maken. (Confucius) 70% van wat we leren, leren we in de praktijk, op het werk, door te experimenteren, te oefenen, te ervaren en weer opnieuw te beginnen. 20% leren we in direct contact met anderen, zoals collega’s, leermeesters en coaches. En 10% leren we via de formele weg, op school of in de collegebanken. De archiefsector heeft de wind mee, als nooit tevoren. De kansen liggen voor het oprapen. Snelle technologische en maatschappelijke ontwikkelingen maken het ons makkelijker dan ooit om ons publiek te bereiken, het digitale werken vraagt om onze deskundigheid bij de inrichting van digitale systemen en de groeiende behoefte aan binding en identiteit in de huidige mondiale wereld, doet de vraag naar de verhalen die in onze depots verborgen liggen, sterk groeien. Nieuwe wet- en regelgeving als de Wet Hergebruik Overheidsinformatie, Digitale Overheid 2017 en de Wet Open Overheid geven ons een extra duwtje in de rug. Nieuwe eisen aan veiligheid en privacy vergroten het belang van een zorgvuldige omgang met informatie. Hoeven we als archivarissen de bal alleen maar in te koppen?
Was het maar zo simpel. Als we onze kansen willen grijpen, is het zaak dat we meebewegen. Als we een sterke archiefsector willen, die vanuit zijn opdracht en missie maatschappelijke waarde creëert, hebben we flexibele, vitale en goed opgeleide collega’s nodig voor wie leren en ontwikkelen een tweede passie is. Leren en ontwikkelen zouden vanzelfsprekend moeten zijn, niet alleen aan het begin van je carrière, maar gedurende je hele loopbaan. Een leven lang leren dus. Het Archiefatelier, waarin het universitair- en beroepsonderwijs nauw samenwerkt met de archiefsector, biedt hiervoor een unieke en inspirerende leervorm. Studenten, docenten, onderzoekers en archivarissen werken samen aan een actueel thema uit de archiefpraktijk. Zij experimenteren, oefenen, onderzoeken, presenteren en geven elkaar feedback. Ter inspiratie nodigen zij deskundige gastsprekers uit, zowel van binnen als buiten de sector. Ter lering, verdieping en reflectie geven professoren en lectoren open colleges. Met deze leervorm past het Archiefatelier - bewust of onbewust – de nog immer actuele leerprincipes van de Chinese filosoof Confucius toe. Met het Archiefatelier halen we de opleidingen binnen de muren van onze instellingen en bieden we onze studenten en medewerkers een ideale leeromgeving: de verbinding van theorie en praktijk aan de hand van een actueel onderwerp. Dit schetsboek gaat over het derde Archiefatelier, waarin de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening centraal staat. De directe aanleiding voor dit thema was de Inspiratiedag Digitale Klantenkunde (23 maart 2015), een initiatief van het Brabants Historisch Informatiecentrum, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, het Stadsarchief Rotterdam, het Regionaal Archief Tilburg en het Gemeentearchief Venlo, in vervolg op een presentatie van Christian van de Ven (BHIC) en Janna Leguijt (RHCE) op de KVAN-dagen in 2014. De digitale onderzoekomgeving en dienstverlening raakt direct aan onze missie en is naast duurzaamheid één van de belangrijkste strategische succesfactoren voor de toekomst. Daarvan getuigen ook de Nationale strategie digitaal erfgoed (van het Netwerk Digitaal Erfgoed, waarin het drielagenmodel wordt gepresenteerd), en de scenario’s in Op weg naar 2020 en verder... Het verhaal van de archieffunctie van het Nationaal Archief. In de scenario’s van het Nationaal Archief vormt het internet in 2025 het fundament van de samenleving: het alomtegenwoordige communicatiemiddel dat de informatiesamenleving verbindt en voedt. De digitale studiezaal is in die ontwikkeling cruciaal en de fysieke studiezaal passé. Op de studiezaal komt hooguit nog een enkele hooggespecialiseerde onderzoeker die het authentieke stuk zelf wil bestuderen. Informatie die digitaal niet beschikbaar is, is voor de gebruiker eenvoudigweg niet meer in beeld. De meesten van ons realiseren zich dat dit
toekomstscenario niet eens zo heel erg ver weg meer is. Het is nu al zaak om te anticiperen op de digitale dienstverlening en de digitale onderzoekomgeving van de toekomst, zodanig dat eenieder kan vinden wat hij zoekt en daarin online wordt gefaciliteerd door de methoden, technieken, tools en kennis van de archivaris. Hoe de online dienstverlening en onderzoekomgeving er straks in 2025 precies uit zal zien is nu nog ongewis. De digitale dienstverlening zal zich voortdurend ontwikkelen en aanpassen aan nieuwe mogelijkheden en verwachtingen. Het Archiefatelier digitale onderzoekomgeving en dienstverlening geeft met dit schetsboek een aanzet tot die toekomst. Ik nodig u graag uit om mee te denken, mee te ontwikkelen en uw inzichten en resultaten met het veld te delen. Een leven lang leren betekent dat we als archiefsector het archiefonderwijs hard nodig hebben. BRAIN heeft onlangs een rapport gepubliceerd over de leerbehoeften van de archiefsector en geconcludeerd dat een kennisplatform professionalisering en deskundigheidsbevordering nodig is. Een goede samenwerking tussen de archiefinstellingen en het onderwijsveld is sowieso een randvoorwaarde. Paradoxaal genoeg is juist die samenwerking niet vanzelfsprekend. Een steeds grotere handicap in de samenwerking is het ontbreken van een regie- en coördinatiepunt, waar de trainings-, opleidings- en onderzoekbehoeften van de archiefsector op het gebied van de archivistiek en het aanbod van de archiefopleidingen op elkaar worden afgestemd. Het ligt voor de hand dat het Nationaal Archief die rol op zich neemt. Die rol ligt immers in het verlengde van de besteltaak van het Nationaal Archief en kan gezien de bredere trainings- en opleidingsbehoeften van de archiefsector niet door de opleidingen zelf worden vervuld. Zo’n regie- en coördinatiepunt zou behalve als beroepenveldcommissie ook kunnen dienen als clearing house voor stages en projecten van toegepast onderzoek (denk aan de Archiefateliers) en als middel om meer samenwerking en continuïteit te bewerkstelligen. Behalve dit soort praktische zaken kan binnen de regie- en coördinatiefunctie ook de ontwikkeling van een duurzame samenwerkingsstrategie over de toekomst van het archiefonderwijs worden belegd in samenwerking met BRAIN en de KVAN. Laten we als archiefsector de keuze maken voor een leven lang leren. Jantje Steenhuis Stuurgroeplid Archiefatelier Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening Gemeentearchivaris van Rotterdam
Colofon Redactie: Hans Berende, Karin van der Heiden, Theo Thomassen, Charles Jeurgens, Christian van der Ven, Harriet de Man © de auteurs en redacteuren De redactie heeft geprobeerd alle rechthebbenden te achterhalen en de rechten te regelen. Als desondanks eigenaar, rechthebbende of copyright onjuist of onvolledig vermeld zijn, gelieve contact op te nemen met de Stichting Archiefpublicaties. Illustraties omslag: Max Kisman Vormgever: Marc Meeuwissen, www.absoluutdesigners.com Druk: Schrijen-Lippertz Oplage: 600 ISBN 978-90-71251-42-9 Stichting Archiefpublicaties, ’s-Gravenhage, 2016
Inhoud
048
074
104
Kerntaken en meer
Het aanbod
Human Touch
Jantje Steenhuis
De wensen van professionele onderzoekers Marie-Christine Engels
010
052
Inleiding De historische werkplaats voorbij
Het archief
Karin van der Heiden
Woord vooraf
020
De vraag
076
Niet fysiek, niet digitaal, maar fygitaal
De weg naar een zichtbare professional Lisa Lucassen
108
Daan Hertogs
Het experiment
054
082
110
Schurende systemen
Online geleerd
Het experiment
seriearchieven in de digitale wereld Charles Jeurgens
Een vergelijkend onderzoek naar de digitale onderzoekomgevingen van de Regionale Historische Centra in Nederland Bram van de Ven en Lita Wiggers
Laboratoriumonderzoek door het E-team Babette van Alphen, Roosanne Goudbeek en Harriet de Man
062 022
De ijsberg zichtbaar maken
Achiefintelligentie: de brug tussen vraaggericht en aanbodgestuurd
Digitale (re)presentatie van seriearchieven Ceciel Huitema en Nico Vriend
090
128
De professional
Ruisverdelgers
Theo Thomassen
072
092
Computer says YES
032
Raadpleegbare seriearchieven
Samenwerking tussen archivarissen en developers in een Lab-omgeving Twan Mars
Memory and Media Archival Tasks in the Age of Algorithms Eivind Røssaak
Twee stappen om de digitale raadpleegbaarheid van seriearchieven te vergroten voor onderzoekers Karlijn van der Wijk
Luud de Brouwer
132 096
Het digitale LAB
Archiefservice met een smiley
De primaire en secundaire gebruikers Yorna Aimée Friemann
Christian van der Ven
042
De gebruikersvriendelijkheid van de digitale onderzoekomgeving
Hannah van Dam
134 100
Atelierdeelnemers
Professional Van cocon naar digitale onderzoekomgeving Peter Schulpen
138
Over de Archiefateliers
Inleiding
De historische werkplaats voorbij Atelier digitale onderzoeksruimte en dienstverlening
Jeroen van Geel tijdens zijn presentatie in het Open Atelier. Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
Karin van der Heiden
Met de presentatie van het schetsboek op het jubileumcongres van de KVAN in Haarlem wordt het Atelier DOD 2015-2016 afgesloten. De oorsprong van dit Atelier ligt in de Inspiratiedag Digitale Klantkunde die op 23 maart 2015 werd gehouden. Ruim 150 archiefmedewerkers kwamen die dag naar het Nationaal Archief in Den Haag om over de digitale historische werkplaats te discussiëren. Op die dag werd gesteld dat archiefdiensten wel werk maken van digitale dienstverlening, maar dat de digitale studiezaal beperkt blijft tot een aanbod van gedigitaliseerde toegangen en scans van analoge archiefstukken. Omdat de vraag hoe het dan wel moet niet in een dag werd beantwoord, is besloten om het onderzoek naar de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening voort te zetten binnen het kader van een Archiefatelier.
Archiefateliers: onderwijs en praktijk denken en delen samen Het Atelier DOD is het derde archiefatelier in een reeks. De eerste twee, de Ateliers Actieve Openbaarheid en Documenteren van de samenleving uit 2014-2015, waren nog experimenteel van aard. Het Archiefatelier is een initiatief van het Platform voor Archiefonderwijs en - Onderzoek, een samenwerkingsverband van de Hogeschool van Amsterdam, de Reinwardt Academie en de Universiteit van Amsterdam. De ateliers zijn opgezet om een stimulerende leervorm te creëren waar studenten en docenten samen met ervaren archivarissen, erfgoed- en informatieprofessionals werken aan oplossingen voor vraagstukken uit de veranderende praktijk. De vraagstukken zijn actueel, raken meerdere disciplines, zijn nog niet (volledig) opgelost en worden voorgedragen door organisaties uit het werkveld. In deze samenwerking en actieve kennisdeling verschilt een atelier van een regulier project binnen een organisatie of van een reguliere module, stage of scriptie in een opleiding. In de periode 2014-2016 werden drie Ateliers financieel ondersteund door Archief 2020 en de bij de ateliers betrokken praktijkinstellingen.
011
De digitale onderzoekomgeving en dienstverlening Presentatie Lotte Wilms op 12 oktober in het Regionaal Historisch Centrum EIndhoven en rechts, Ivo Zandhuis op 7 december in het Brabants Historisch Informatiecentrum Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
In in de zomermaanden werd in aanloop naar de officiële aftrap van het Atelier op Archief 2.0 aan de collega’s voorgelegd wat we eigenlijk onder een Digitale onderzoekomgeving willen verstaan. Theo Thomassen opende de discussie met: “Een samenhangend geheel van digitale hulpmiddelen ter ondersteuning van archiefgebruikers bij het identificeren, raadplegen en interpreteren van archief en bij het ontwikkelen van de daarvoor benodigde competenties.” Uit de vele reacties en commentaren blijkt hoezeer het onderwerp leeft. Nadat in het tijdsbestek van amper twee weken zo’n beetje elk woord ter discussie werd gesteld, is de volgende werkdefinitie geformuleerd: “het digitale deel van het informatiesysteem dat door archiefbeherende instellingen wordt ingericht om een ‘optimaal’ gebruik van archieven en andere collecties mogelijk te maken.” Deze definitie is binnen de scope van het Atelier DOD gehanteerd.
Onderwerpen in het Atelier DOD
012
Vanaf september 2015 gingen zo’n twintigtal onderzoekers van twee opleidingen en een achttal praktijkorganisaties gedurende vijf maanden aan de slag. Er is gedacht en gesproken over de vraag wat onderzoekers en gebruikers van archiefinformatie wensen, met welke middelen digitale dienstverlening kan worden vormgegeven, hoe om te gaan met de eigenaardigheden van archieven en wat de consequenties van digitalisering zijn voor de archiefprofessional. De vijf thema’s die op basis van de verschillende praktijkvraagstukken werden geformuleerd, corresponderen elk met een deel van het schetsboek. Het schetsboek opent met het deel dat de Vraag in de ruimste zin van het woord bestrijkt. Van de concrete wensen van onderzoekers ten aanzien van hulpmiddelen tot de meer existentiële vraag over over de positie van het archief en de archivaris in een snel veranderende omgeving. Het volgende deel over het Archief gaat in op de vraag of serie-archieven beter digitaal doorzoekbaar kunnen worden gemaakt, en zo ja, op welke wijze. De vraag of bestaande websites voldoen aan de definitie van digitale onderzoekomgeving en in welke mate ze bijdragen aan het ontwikkelen van archival intelligence is onderwerp van deel drie, dat het Aanbod behandelt. Is er nog ruimte voor de mens-professional in de digitale omgeving, of kan de techniek de taken van de archivaris overnemen? De uitkomst van deze vraag, die vanuit de stelling “mens-in” of “mens-uit” in de afgelopen maanden is bestudeerd, vinden we terug in het deel over de Professional. Daarin ook de werdegang van een archivaris die geconfronteerd wordt met de onvermijdelijke technologisering van zijn vak. In Experiment wordt tot slot wordt een warm pleidooi gehouden voor een de ontwikkeling van een Lab om archiefdata te analyseren, te delen en te verrijken. Op deze manier kunnen, volgens de onderzoekers van dit onderwerp, archiefinstellingen beter voldoen aan de eisen van (toekomstige) gebruikers.
013
014
Open Ateliers Kennisdelen is een belangrijke pijler van het Archiefatelier. Uitwisseling tussen studenten, docenten, archivarissen en andere professionals vindt op verschillende momenten en op diverse manieren plaats. Een Open Atelier is zo’n moment waarop experts van buiten hun kennis en inzicht delen met de onderzoekers in het Atelier. Tijdens de onderzoeksperiode werd er maandelijks een gehouden. In verschillende Open Ateliers hebben toehoorders door middel van observaties en kritische reflecties een bijdrage geleverd aan de onderzoeksprojecten. De kundige en frisse blik van buitenstaanders werd in alle gevallen gewaardeerd en bevestigd de waarde van het openstellen van deze bijeenkomsten voor externe professionals. Hun feedback en bijdrage aan de discussie was waardevol in de verschillende projecten.
Presentatie Pauline van Roosmalen op 12 oktober in het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
Verschillende experts hebben hun kennis en visie over een specifiek thema tijdens een presentatie in een Open Atelier met ons gedeeld. Zo was Lotte Wilms van de Koninklijke Bibliotheek in oktober onze gast. Ze vertelde over de ervaringen van de KB met het opzetten van een Research Lab. Dit Lab heeft als doel om data van de KB interactief te laten gebruiken. Gebruikers uit verschillende disciplines testen op die manier innovatieve technieken en ontwikkelen nieuwe tools. Gevraagd naar de lessons learned, wees ze op het belang van het vrijmaken van mensen om te experimenteren. Zonder veel te verwachten en te beloven maar gewoon door te beginnen, verschillende disciplines in het proces te betrekken en te zien wat er gebeurt. Pauline van Roosmalen nam ons vervolgens mee in haar ontwikkeling van bezoeker van de fysieke studiezaal (lekker rustig en je wordt er goed geholpen) naar digitale onderzoeker. Maar veel bronnen zijn niet digitaal beschikbaar of niet goed vindbaar binnen de bestaande digitale onderzoekomgevingen, websites en portals. De archivaris blijft als gids onmisbaar voor de toegang tot dit materiaal. In december kwam Jeroen van Geel, die als interaction designer betrokken was bij de ontwikkeling van websites als www.9292.nl, vertellen over de rol die vormgeving speelt bij de digitale toegang tot complexe informatie. De interactie tussen mens en machine, de manier waarop ze met elkaar communiceren en het gedrag van onderzoekers in digitale systemen, werden in dit Atelier niet naderbestudeerd. Toch bepalen die mede de kwaliteit van de digitale dienstverlening. De verklaring ligt wellicht in het feit, zo lichtte Ivo Zandhuis in dezelfde bijeenkomst toe, dat archivarissen over het algemeen niet zo geïnteresseerd zijn in techniek. En dat is volgens hem jammer, want dat heeft tot gevolg dat de techniek nu leidend is in de digitale dienstverlening. Beter is om informatiesystemen ‘open’ in te richten zodat verschillende gebruikstoepassingen eenvoudiger kunnen worden gerealiseerd.
015
Eivind Røssaak: Archives in Motion Deelnemers slotsymposium. Foto: Erwin van Amstel, Amsterdam
Mede dankzij een genereuze bijdrage van de KVAN Commissie Permanente Educatie leverde de Noorse wetenschapper Eivind Røssaak begin november een inspirerende bijdrage aan het Atelier. Røssaak werkt als niet-bibliothecaris bij de Noorse Nationale Bibliotheek in Oslo en vervult daar de rol van kritische buitenstaander. Vanuit die positie heeft hij de taak om ontwikkelingen te volgen en wensen uit de wetenschap te vertalen naar het beleid van de organisatie. Op 11 november hield hij op uitnodiging van het Atelier een open lezing in het Nationaal Archief. Daarin reflecteerde hij vanuit diezelfde positie op de gesprekken die hij in de twee voorgaande dagen had met de deelnemers in het Atelier. In zijn lezing blikte hij vooruit op de snel veranderende perspectieven waar archieven mee te maken krijgen in dit technologische tijdperk. Deze bieden verschillende mogelijkheden voor de archiefprofessional, maar vragen ook om nauwe samenwerking met andere disciplines. Zo wees hij op het belang van technische expertise in erfgoedorganisaties en de noodzaak om eigen programmeurs in huis te hebben.
Slotsymposium De officiële onderzoekperiode werd op 25 januari afgesloten met een openbaar symposium. In de ochtend presenteerden alle onderzoekers in een ware parade de uitkomsten van hun onderzoek. Onderzoek is nooit echt afgerond. Daarom werd door de onderzoekers direct een vervolgvraag of stelling opgeworpen waarover in de middag werd doorgepraat. Prikkelende sessies waarin modellen werden getest, een prototype experimenteeromgeving werd gedemonstreerd en de deelnemers hun voorkeursrobot konden kiezen.
016
Het symposium werd geopend met keynotes van Riemer Knoop en van Els Stronks die beiden aandacht vroegen voor de veranderende rol van de archivaris. Knoop, lector cultureel erfgoed aan de Reinwardt Academie, stelde polariserend dat het resultaat van een decennium lang digitaliseren nog het best te omschrijven valt als enorme digitale massa zonder context. Veel collecties zijn gedigitaliseerd om het brede publiek of het onderwijs te bedienen, maar zonder context hebben de meest losse objecten geen betekenis. Ook de professionele gebruiker, zoals de data-onderzoeker, kan niet zo veel met deze digitale collecties, er zijn simpelweg te weinig data van betekenis. Volgens Knoop is massadigitalisering een misverstand, gebaseerd op aanbodgericht beleid uit het verleden. In een toekomst waar participatie, fragmentatie en big data centraal staan kan alleen de archivaris als amnesiabuster de mensheid behoeden voor het verlies van context en betekenis.
017
018
Ook historisch letterkundige Professor Els Stronks, die in 2014 als fellow verbonden was aan de Koninklijke Bibliotheek, rekent op de archivaris als ze voor haar onbekende bronnen wil vinden. Generiek digitaliseren heeft niet haar voorkeur; als onderzoeker wil ze liever betere data dan meer data. Het resultaat is dat niet langer digitale collecties worden gevormd, maar digitale corpora op basis waarvan gericht onderzoek mogelijk is.
Keynotesprekers Els Stronks en Riemer Knoop bij slotsymposium 25 januari 2016 Foto: Erwin van Amstel, Amsterdam
In de paneldiscussie tot slot van het symposium, werd de wens uitgesproken om de aandacht voor de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening vast te blijven houden. Ook gezien de aanleiding en aanloop naar het Archiefatelier, is het niet vreemd om het Atelier DOD te beschouwen als een tussenstap in een gesprek dat we voortdurend moeten blijven voeren.
Het schetsboek Dit schetsboek moet in dat kader worden gelezen. Het is de weergave van een periode van vijf maanden onderzoek, waarin studenten, docenten en professionals actief hebben nagedacht en gesproken over de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening. Dat wil echter niet zeggen dat alle vragen nu zijn beantwoord of dat alle vraagstukken zijn opgelost. Integendeel: zoals in elk onderzoek leidt elk antwoord tot een nieuwe vraag. Het Atelier biedt aan archivarissen uit de praktijk tijd en ruimte om te leren en te experimenteren en tegelijkertijd hun kennis en ervaring met archivarissen in opleiding te delen. Het enthousiasme waarmee de afgelopen maanden is gedacht en gedeeld, is aan het schetsboek af te lezen.
019
De vraag Wat willen gebruikers eigenlijk? Wat verwachten ze van (digitale) archieven, archief beschrijving en welke ondersteuning is gewenst bij het doen van archiefonderzoek? Bekende vragen, die in dit deel van het schetsboek aan bod komen. Zo doet Hannah van Dam verslag van haar onderzoek naar gebruiksvriendelijkheid van archiefwebsites, en analyseert Marie Christine Engels op basis van een enquête de hulpbehoefte van professionele onderzoekers. Hun bijdragen raken steeds de vraag naar de positie van archieven in een omgeving die wordt beheerst door snel veranderende technologieën. Eivind Røssaak gaat daar diep op in en kijkt voor ons naar de existentiële rol van archieven in die veranderende technologische omgeving. Niet alleen de wijze waarop we geheugen vormen maar ook de wijze waarop we dat geheugen zullen raadplegen, verandert razendsnel. Als de technologie de intermediair tussen onderzoeker en bron is geworden, wat betekent dat voor de manier waarop onderzoek wordt gedaan? Onze ambivalente houding ten aanzien van technologisering van de professie wordt door Eivind Røssaak treffend omschreven als hij schrijft: “As long as computers appear as nothing new, the GLAM-sector and its clients can continue as if nothing new has happened. It is for example still a routine for state agencies to submit a selection of their emails as print-outs on paper to the archives.” In zijn bijdrage gaat Theo Thomassen in op de verschillende aspecten waar rekening mee moet worden gehouden wanneer archieven in een digitale context worden aangeboden. De complexiteit van archieven dwingt de online bezoekers om archival intelligence te ontwikkelen om goed onderzoek te kunnen doen in de archiefbronnen. Thomassen schetst het risico dat in een online onderzoekomgeving alleen nog eenvoudig te raadplegen bronnen beschikbaar worden gesteld en dat, zonder archival intelligence, de complexe archiefbronnen in de vergetelheid dreigen te raken.
Deelnemers tijdens Open Ateliers: Hannah van Dam, Theo Thomassen en Marie-Christine Engels Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
021
Achiefintelligentie: de brug tussen vraaggericht en aanbodgestuurd Theo Thomassen
Aanbodgestuurd en klantgericht Archiefinstellingen zijn geen supermarkten die hun klanten de producten verkopen waar de meeste vraag naar is. Ze zijn aanbodgestuurd: de archieven en collecties die ze beschikbaar stellen hebben ze meestal om andere redenen overgedragen gekregen of verzameld dan vanwege een veronderstelde actuele publieksvraag. Als je in een supermarkt een vakkenvuller naar de pijnboompitten vraagt, loopt hij linea recta met je naar de pijnboompitten. Als je aan een archiefmedewerker vraagt in welke stukken je specifieke informatie kunt vinden biedt hij je hulpmiddelen aan om die informatie zelf op te sporen, hulpmiddelen die uitgaan van de structuur van het materiaal en niet van jouw zoekgedrag. Archiefinstellingen zijn geen informatiesupermarkten. Ze kunnen je kant en klare informatie leveren en als je een bouwvergunning wilt inzien is dat meestal geen probleem, maar de kern van hun aanbod bestaat uit bronnen waarvan niet bij voorbaat duidelijk is wat je erin kunt vinden, waarin je iets kunt vinden wat nog nooit eerder iemand heeft gevonden en waarmee je een verhaal schrijven dat nog nooit door iemand is verteld. Archiefinstellingen verkopen geen informatie. Ze bieden archieven en collecties aan en een omgeving waarin je stukken uit die archieven en collecties kunt identificeren, raadplegen en interpreteren.
022
Het aanbodgestuurde karakter van archiefinstellingen staat hun klantgerichtheid niet in de weg. Publieksbereik en publieks vriendelijkheid zijn bij de meeste diensten centrale aandachts punten. Wie van hun specifieke aanbod gebruik wil maken heeft over de dienstverlening meestal niet te klagen. In de Kwaliteitsmonitor 2015 scoorde de hulpvaardigheid, vriendelijkheid en deskundigheid van het archiefpersoneel van 35 Nederlandse archiefinstellingen een ruime 8, kreeg het gemak waarmee bezoekers de stukken konden vinden een 7,4 en de kwaliteit van de website gemiddeld een ruime 7. Wel bestaat er tussen aanbod en vraag een zekere spanning. Archiefgebruikers die een snel antwoord willen vinden op hun vragen met zoekmethoden die op het internet gebruikelijk zijn, maar voor archieven ongeschikt zijn, worden in hun verwachtingen teleurgesteld. De behoeften van gebruikers die de eigenaardigheden van archieven en hun toegangen onderkennen, maar niet beschikken over voldoende kennis van archivistische begrippen, structuren en vaardigheden in het aanwenden van adequate zoekstrategieën, kunnen ook niet helemaal worden bevredigd. Dat kan een archiefinstelling in de verleiding brengen om de dienstverlening te richten op de populaire en gemakkelijk toegankelijke archieven met als gevolg dat de moeilijk toegankelijke archieven (seriearchieven bijvoorbeeld) uit het licht van de schijnwerpers verdwijnen.
Aanbodgestuurd en klantgericht op het internet De spanning tussen aanbodgestuurd en klantgericht heeft door het internet een nieuwe dimensie gekregen. De wet- en regelgeving is aanbodgericht. De waarderingssystematiek die voor de selectie van overheidsarchieven wordt gebruikt, is meer gericht op de relatieve waarde van de archieven en de
archiefbestanddelen, bezien vanuit het gezichtspunt van de archiefvormer, dan op het gebruik dat potentiële onderzoekers er later van kunnen maken. De archieven die voor blijvende bewaring zijn bestemd moeten in toegankelijke staat zijn, of er nu vraag naar is of niet. Maar archiefinstellingen hebben bij hun keuze in wat ze online zetten en wat niet, meer vrijheid om in te spelen op een vermoedelijke vraag. Ze kunnen daar de meest populaire archieven en collecties in het zonnetje zetten die gemakkelijk te ontsluiten en gemakkelijk te bevragen zijn en waarvoor je als gebruiker niet naar een studiezaal hoeft. Aan zo’n vraaggericht internetaanbod kleven verschillende risico’s. In een wereld waarin informatie die niet online beschikbaar is niet bestaat, groeit het risico dat de minder populaire, moeilijker te ontsluiten en lastiger te bevragen archieven minder zichtbaar en onderzoekbaar worden. Dat kan ertoe leiden dat de potentiële gebruikers daarvan niet worden bediend, zeker wanneer archiefinstellingen op hun websites niet duidelijk aangeven wat ze wel en niet gedigitaliseerd hebben en waarom. Bovendien brengt deze benadering het risico mee dat het aanbod niet zozeer aan een vraag voldoet, maar de vraag in grote mate bepaalt. Want weten archiefinstellingen eigenlijk wel in welke archieven en collecties hun klanten onderzoek willen doen, over welke hulpmiddelen ze daarbij online zouden willen beschikken en hoe ze de digitale onderzoekomgeving het liefst hadden zien ingericht?
De inspiratiedag, het Atelier en het vak vergelijkende archiefwetenschap Het antwoord daarop is nee, zeiden zeven archivarissen die op 23 maart 2015 Inspiratiedag Digitale Klantkunde organiseerden. “Zo goed we onze studiezaalbezoekers kennen, zo slecht kennen
we onze digitale klanten. Wie zijn ze, wat komen ze doen en hoe kunnen we ze daarbij zo goed mogelijk helpen? Onderzoek naar hun zoekgedrag doen we nauwelijks, webstatistieken gebruiken we alleen voor het jaarverslag, digitale studiezalen blijven beperkt tot toegangen met scans en keuzes voor platformen maken we eerder op basis van subsidies en mode dan strategie en marktonderzoek.” De inspiratiedag was een groot succes. Maar liefst 150 archiefmedewerkers wisselden met elkaar van gedachten over de digitale onderzoekomgeving, web statistics, zoekgedrag en zoeksystemen en platforms en communities. Het was de grote belangstelling voor dit thema die de gezamenlijke archiefopleidingen van de Universiteit van Amsterdam, de Hogeschool van Amsterdam en de Reinwardt Academie deed besluiten om de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening tot het centrale thema te maken van het Atelier van 2015-2016. Het vak vergelijkende archiefwetenschap van de UvA werd in het Atelier ingepast (zoals ook in 2014 het geval was geweest) en aan de digitale onderzoekomgeving gewijd. De relevante literatuur over dit onderwerp werd niet alleen gelezen en bediscussieerd door de UvA-studenten, maar ook door de studenten van de Reinwardt Academie die in het kader van hun afstudeerscriptie onder leiding van hun archiefdocent Ellen van Veen voor het Atelier relevant onderzoek deden en door geïnteresseerde archiefmedewerkers, vooral op de collegedagen waar ze ook aan een Open Atelier konden deelnemen. De behandelde literatuur sloot ook aan bij de projecten die in het kader van het Atelier door studenten van de UvA en de RWA werden uitgevoerd. Op de literatuur en de discussie daarover is dit artikel voor een belangrijk deel gebaseerd.
023
024
Zoekgedrag: Wubs en Huijsmans
Archival Intelligence: Yakel, Torres en Bromley
Over het zoekgedrag van bezoekers van archiefwebsites is in Nederland nog niet veel gepubliceerd. Ruim tien jaar geleden deden Henrieke Wubs en Frank Huysmans een uitgebreid literatuuronderzoek, waarvan de uitkomsten in 2006 door het SCP in het boekje Snuffelen en graven werden gepubliceerd. Die uitkomsten lijken in grote lijnen nog steeds valide. Volgens Wubs en Huysmans is zoekgedrag iets waarmee je online bezoekers het best kunt typeren. Voor dat zoekgedrag zijn hun cognities, zoekvaardigheden en betrokkenheid bepalend. Archiefonderzoekers moeten online in de eerste plaats over voldoende cognities beschikken: kennis, opvattingen en verwachtingen over het verleden, over de archieven, hun context en het relevante toegangenapparaat en over de mogelijkheden die archieven en de websites van archiefinstellingen te bieden hebben. Bovendien moeten ze zoekvaardigheden hebben: vaardigheden in het zoeken in fysieke archieven, in het zoeken op het internet, in het gebruik van zoekmachines, in het maken van keuzes tussen contextueel zoeken en zoeken op trefwoord en in kritische waardering. Tenslotte moeten ze om effectief te zoeken en de gevonden informatie goed te verwerken ook betrokken voelen bij de inhoud van de informatie en de informatieverwerking. Archivarissen zouden hun dienst verleningsstrategie dus moeten richten op het versterken van cognities, het aanbieden van verschillende zoekmethoden voor verschillende doelgroepen en het stimuleren van betrokkenheid en actieve informatieverwerking. In die richting zouden ze hun dienstverlening moeten verbeteren, hun aanbod moeten uitbreiden en handzame informatiepakketten moeten aanbieden.
Naar het zoekgedrag en de contextualiseringsmethoden van ervaren en onervaren gebruikers van archieven is veel empirisch onderzoek gedaan, om te beginnen in Noord-Amerika. Het is meestal niet al te grootschalig van opzet en gaat vaak over academici en in het bijzonder professionele historici en genealogen die onderzoek doen in bijzondere collecties van universiteitsbibliotheken. Literatuur over zoekgedrag op archiefwebsites is minder overvloedig. Toch zijn de publicaties hierover niet per se irrelevant voor de Nederlandse situatie. Enkele Universiteiten in de VS en Canada (Wendy Duff) zijn een paar decennia geleden begonnen met systematisch gebruikersonderzoek om vast te stellen hoe archiefinstellingen een goede brug kunnen slaan tussen aanbod en vraag, tussen de archieven en collecties die ze aanbieden en de onderzoekers die die archieven en collecties willen raadplegen. Een klassieke publicatie is het artikel van Yakel en Torres uit 2003, waarnaar veel wordt verwezen en dat door veel onderzoekers als methodische basis wordt gebruikt. Volgens Yakel en Torres is het de plicht van archivarissen om aan onervaren en minder competente onderzoekers hulpmiddelen aan te bieden waarmee ze ervaren en competente archiefonderzoekers kunnen worden. Dat betekent vooral dat ze onderzoekers moeten leren hoe ze archiefstukken moeten zoeken, hoe ze kunnen vaststellen wat voor hen bruikbare archieven zijn, hoe ze kunnen navigeren tussen archiefstukken en representaties van archiefstukken (zoals beschrijvingen in een inventaris) en hoe ze een systematische zoekstrategie voor primaire bronnen kunnen ontwikkelen en volgen. Ze moeten onderzoekers de mogelijkheid bieden tot het verwerven van
domeinkennis (kennis van het onderwerp dat wordt onderzocht), artifactual literacy (het vermogen om teksten te kunnen analyseren en interpreteren) en archival intelligence. Archival intelligence is hier het sleutelbegrip. Het is een vorm van informatievaardigheid waarover de onderzoeker kan beschikken bij zijn onderzoek in primaire bronnen en met name kennis van en inzicht in de onderzoekomgeving. Het bestaat uit drie componenten. In de eerste plaats moet de onderzoekers kennis worden bijgebracht van archivistische principes, concepten, praktijken en procedures en de ideeën die daaraan ten grondslag liggen. Zo kunnen ze een beter onderscheid maken tussen bibliotheken en archieven, beter werken met archieven en gemakkelijke communiceren met archivarissen. Voorwaarde voor die goede communicatie is overigens dat beide partijen zich ervan bewust zijn dat de archivaris geen allesweter is. In de tweede plaats moeten archivarissen onderzoekers helpen om hun vragen en hypothesen zo te structureren en te formuleren dat de onzekerheid en meerduidigheid die op dit gebied bij onervaren onderzoekers de norm is, zoveel mogelijk worden vermeden. En in de derde plaats moeten archivarissen de intellective skills van hun onderzoekers vergroten, ervoor zorgen dat ze de verhouding begrijpen tussen primaire bronnen, hun ontstaanscontext en hun surrogaten of representaties. Het onderzoek van Yakel en Torres was gericht op studiezaalbezoekers. In 2010 paste Benjamin Bromley hun methode om die studiezaalbezoekers de noodzakelijke onderzoekscompetenties bij te brengen toe op het online aanbod van archiefinstellingen. Hij onderzocht welke hulpmiddelen archiefinstellingen op hun websites beschikbaar
stellen om bezoekers te begeleiden bij hun onderzoek, of ze er met deze hulpmiddelen blijk van geven dat ze snappen wat archival intelligence is en of het überhaupt mogelijk is om bezoekers op het internet archival intelligence bij te brengen. Om deze vragen te beantwoorden ontwikkelde hij specifieke markers waarmee de drie componenten van archival intelligence op de websites in kwestie konden worden geïdentificeerd en als aanvulling op Yakel en Torres - markers voor de aangeboden contactinformatie en de diversiteit in de formats van de aangeboden hulpmiddelen.
Gebruikersonderzoek in Nederland Ook in Nederland wordt steeds meer onderzoek gedaan naar archiefonderzoekers en hun onderzoekomgeving, De Kwaliteits monitor Archieven van BRAIN, die sinds 2000 elke twee jaar wordt uitgevoerd, is hiervan een nuttig voorbeeld, maar niet het meest toepasselijke. Het meet de tevredenheid van gebruikers en niet hun zoekgedrag, laat staan in welke mate hun archival intelligence wordt bevorderd en wat de kwaliteit is van de archiefrepresentaties die hen worden aangeboden. Steeds meer archiefinstellingen gebruiken programma’s als Google analytics om te meten wat er op hun websites gebeurt, hoeveel unieke bezoekers ze krijgen, waar ze vandaan komen, hoe lang ze blijven, hoe ze navigeren en welke zoekopdrachten ze geven. Ze gebruiken deze gegevens om hun websites gebruikersvriendelijker te maken. Er wordt nog weinig over gepubliceerd, maar de studenten en projectmedewerkers van het Atelier konden er toch kennis van nemen dankzij het gastcollege van Christian van der Ven en Luud de Brouwer. Zij lieten zien hoe je op basis van dit soort gebruikersonderzoek de inrichting van je website kunt verbeteren. In andere colleges
025
wisselden Van der Ven en De Brouwer met de studenten van gedachten over genealogen op het internet, de rol van de professional in het zoekproces en de gebruiker als coproducent.
026
Ook de methode van Bromley om het archival intelligencegehalte van archiefwebsites te meten heeft in Nederland navolging gekregen. In 2011 studeerde Ellen van Veen, nu docent archivistiek aan de Reinwardt Academie, af op den analyse van websites van 28 nationale, provinciale, regionale en lokale archiefinstellingen. Aan de hand van 54 onderzoeksvragen, waaronder vragen met de markers van Bromley, onderzocht ze onder meer de mate waarin die instellingen archival intelligence bevorderden, als onderdeel van hun totale aanbod aan publieksbegeleiding op hun websites. Alle 28 instellingen bleken wisselend te scoren op de aanwezigheid van hulpmiddelen ter bevordering van archival intelligence. Ze presenteerden zichzelf en hun archieven allemaal op hun eigen wijze. Het gebrek aan uniformering en samenwerking deed afbreuk aan de kwaliteit van de dienstverlening. Systematisch zoeken in het totale archievenbestand werd slecht of helemaal niet gefaciliteerd, Maar een derde van de websites hielp bezoekers met het interpreteren van archief. Hulpmiddelen voor het leren begrijpen van archivistische concepten, ordeningsprincipes en methoden waren - voor zover aanwezig – meestal toegevoegd en zelden ingebouwd. Op basis van haar bevindingen pleitte ze in haar scriptie voor de combinatie archivaris – educator, iemand die de complexiteit van archieven begrijpt, die de technische presentatiemogelijkheden kent en die door een combinatie van kennis van archival intelligence en algemene didactische technieken het gedrag van archiefgebruikers kan meten en begrijpen.
Yakel, Torres en Bromley leverden ook voor de studenten van de UvA en een student van de RWA het methodische kader voor hun analyses van de mate waarin op archiefwebsites archival intelligence wordt bevorderd. De Uva-studenten schreven een paper over de bevordering van archival intelligence op de websites van de RHC’s. Hannah van Dam van de RWA deed een vergelijkbaar onderzoek op websites van vijftien andere archiefinstellingen. Een samenvatting van de resultaten van beide onderzoeken zijn elders in dit Schetsboek te vinden. De afdeling Mediastudies van de UvA (Jaap Kamps, Marijn Koolen e.a.) heeft de afgelopen jaren onderzoek gedaan naar het gebruik van zoekmachines voor gedigitaliseerde (EAD-) toegangen. Dat is een nieuwe en nuttige variatie op onderzoek naar het gebruik van meer algemene zoekmachines op het internet, waar wel al veel ervaring mee is opgedaan. Het belangrijkste onderzoeksmateriaal zijn de logfiles van interacties of transacties op websites van archiefinstellingen: zij kunnen inzicht geven in typen gebruikers en hun zoekgedrag. Het onderzoek heeft onder meer uitgewezen, dat onervaren gebruikers een hit-and-run-gedrag blijken te vertonen, terwijl ervaren gebruikers actief en interactief de beschikbare informatie analyseren. Uiteindelijk blijkt hun zoekgedrag te worden bepaald door de functionaliteiten en het rendement van de zoeksystemen. Koolen demonstreerde een en ander in zijn gastcollege van 2 november aan de hand van onderzoek in de logfiles van miljoenen unieke bezoekers van GaHetNa uit de periode 2004-2009. Dat onderzoek bevestigde nog eens, dat bij het zoeken de structuur van het archiefmateriaal niet gemakkelijk in zoekfunctionaliteiten kan worden vertaald. Open Atelier 12 oktober in het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, vlnr: Nico Vriend, Theo Thomassen, Anastassia Adriaanse Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
027
Archiefinstellingen moeten dus aan competentieontwikkeling doen, van onervaren onderzoekers ervaren onderzoekers maken. Voor het goed uitvoeren van die taak is goed gebruikersonderzoek een voorwaarde. Er zijn verschillende manieren om overeenkomsten en verschillen vast te stellen tussen ervaren en onervaren gebruikers en de manier waarop zij via internetzoekmachines in archieven en archieftoegangen onderzoek doen. Directe observatie biedt de meeste context, maar beïnvloedt het gedrag van de gebruiker en kan alleen op beperkte schaal worden uitgevoerd. Onderzoek in de logfiles van interacties of transacties op websites van archiefinstellingen levert minder contextinformatie, maar is gebruikersneutraal en kan grootschalig worden opgezet.
De DOO vanuit de optiek van de archiefinstelling bezien Archiefinstellingen moeten de spanning verminderen tussen een aanbodgestuurde en een vraaggerichte benadering en de kloof te overbruggen tussen de competenties waarover de gebruikers van hun archieven beschikken en de competenties die gebruikers nodig hebben om archieven met succes te kunnen onderzoeken. Hiervoor is een adequate onderzoek omgeving onmisbaar, waarin beide componenten, de fysieke onderzoekomgeving en de digitale onderzoekomgeving, nauw met elkaar verbonden zijn. Wat is een digitale onderzoekomgeving eigenlijk? Om spraakverwarring in het Atelier te voorkomen werd in juni 2015 een discussie hierover geopend op Archief 2.0. Uitgangspunt was een werkdefinitie waarin de digitale onderzoekomgeving Nico Vriend en Theo Thomassen werken samen tijdens Open Atelier 12 okotber RHCe Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
werd omschreven als een samenhangend geheel van digitale hulpmiddelen ter ondersteuning van archiefgebruikers bij het identificeren, raadplegen en interpreteren van archief en bij het ontwikkelen van de daarvoor benodigde competenties. Aan die definitie bleek nog heel wat te kunnen worden toegevoegd. Duidelijker moest worden aangegeven dat de digitale onderzoekomgeving een onderdeel is van de totale onderzoekomgeving die ook een fysiek component omvat. Het ging niet alleen om digitale hulpmiddelen, maar ook om de ondersteuning van het onderzoek door professional van vlees en bloed. De website waar archiefbronnen worden aangeboden is niet per se de onderzoekomgeving waar die bronnen worden bestudeerd. Er kwam een nieuwe werkdefinitie, waarin de digitale onderzoekomgeving werd omschreven als het digitale deel van het informatiesysteem dat door archiefbeherende instellingen wordt ingericht om een “optimaal” gebruik van archieven en andere collecties mogelijk te maken. In deze werkdefinitie moest het begrip informatiesysteem verwijzen naar het geheel van procedures, methoden, kennis, mensen (dus ook archivarissen), middelen en documenten, waarmee archiefbeherende instellingen (instellingen bij wie archiefbeheer een primaire functie is) hun informatiefunctie vorm geven en dat van dat systeem de digitale onderzoekomgeving een deelsysteem is.
De DOO vanuit de optiek van professionele onderzoekers bezien In een van de eerste colleges Vergelijkende archiefwetenschap werd het artikel besproken van Carusi en Reimer over de Virtual Research Environment, een fenomeen dat in de wetenschappelijke wereld inmiddels gemeengoed is. Bij de inrichting van digitale onderzoekomgevingen blijkt de invalshoek van wetenschappelijke onderzoekers een andere
029
dan die van archivarissen die hun dienstverlening willen optimaliseren, zoals overigens al in de discussie op Archief 2.0 was gebleken. De onderzoekomgevingen waar Carusi en Reimer over schrijven zijn onderzoekomgevingen voor professioneel, niet aan instituties gebonden en collaboratief onderzoek. Die omgevingen worden ingericht om wetenschappelijke onderzoekers in staat te stellen op afstand met elkaar samen te werken en informatie uit te wisselen, hen toegang te geven tot de benodigde vaardigheden, kennis, onderzoeksgegevens en digitale bronnen in afgelegen oorden en om ze de gelegenheid te geven om samen wetenschappelijke artikelen te schrijven.
030
Carusi en Reimer onderscheiden twee typen virtual research environments. De eerste is “A set of web applications, online tools, systems and processes interoperating to facilitate or enhance the research process within and without institutional boundaries; it enables collaborative research activities beyond geographical barriers. Industry, universities, other research institutions and government are all involved in collaborative research projects”. In deze digitale onderzoekomgeving worden data en diensten aangeboden. Het tweede type is “A community-developed set of tools, applications, and data that is integrated via a portal or a suite of applications, usually in a graphical user interface, that is customized to meet the needs of the targeted community”. Deze virtual research environment is een vraaggerichte omgeving die op een specifieke onderzoeksactiviteit is gericht. Hij fungeert als een interface naar de brede e-infrastructuur. Tot de hulpmiddelen die deel uit kunnen maken van een virtual research environment rekenen Carusi en Reimer niet alleen digitale hulpmiddelen om het onderzoek te doen, maar ook hulpmiddelen om het onderzoek te organiseren, zoals vergaderomgevingen, middelen ter ondersteuning van het projectmanagement en agenda’s.
Ze benadrukken sterk dat de totstandbrenging van een virtuele onderzoekomgeving niet alleen een technische, maar ook en vooral een sociale onderneming is: elke op de toekomstgerichte strategie moet virtual research environments dan ook op een holistische manier als projecten van een community benaderen.
Ook in het archiefwezen: twee typen onderzoekomgevingen Ook in de archiefwereld blijken we twee typen digitale onderzoekomgevingen te kunnen onderscheiden. Het eerste type is een digitale onderzoekomgeving in brede zin, de digitale omgeving die een archiefinstelling of samenwerkende archiefinstellingen inricht om het algemene publiek met uiteenlopende interesses in staat te stellen met het beschikbare materiaal en faciliteiten onderzoek te doen. Het tweede type is een digitale onderzoekomgeving in engere zin waar leden van een onderzoeksgemeenschap met behulp van dat aangeboden materiaal en die faciliteiten samenwerken bij onderzoek op een specifiek gebied. Het tweede type is de onderzoekomgeving die door specifieke onderzoeksgemeenschappen, (genealogen, streekhistorici etc.) is opgezet en wordt onderhouden en waarin die onderzoeksgemeenschappen het materiaal bewerken dat archieven en andere instellingen op de websites beschikbaar hebben gesteld. Een interessante vraag voor elke archiefinstelling is hoe je die twee omgevingen op elkaar laat aansluiten, hoe je de interface vorm wilt geven tussen je digitale onderzoekomgeving voor algemeen gebruik en de digitale onderzoekomgevingen van communities die van de door jou aangeboden content gebruik willen maken. Moet de archief dienst zelf op de website ruimte creëren voor onderzoeks communities van genealogen en lokale historici, en die ook
onderhouden, of moeten ze het aanbod zo inrichten en presenteren dat de website voor onderzoekscommunities die elders op het internet samenwerken fungeert als een goede toeleverancier? Veel archiefinstellingen hebben gekozen voor het eerste, maar het lijkt erop dat het tweede model populairder gaat worden. Historici en genealogen organiseren zich in toenemende mate in hun eigen communities binnen hun eigen digitale onderzoekomgevingen en gebruiken archiefinstellingen en andere informatieverschaffers als toeleveranciers. Voor hen zijn de communities die door archiefinstellingen op hun websites in het leven zijn geroepen niet per se het ideale platform.
Slot Om archief online toegankelijk te maken in een onderzoek omgeving die naar de behoeften van de gebruiker is ingericht, moeten er, zoals Andrea Johnson het formuleert, robuuste conceptuele modellen worden ontwikkeld van gebruikers en hun interactie met primaire (archief)bronnen in digitale vorm. Die modellen moeten gebaseerd zijn op empirisch onderzoek naar het zoekgedrag en de contextualiseringsmethoden van ervaren en onervaren gebruikers. Met behulp van die modellen kunnen systemen worden gebouwd en hulpmiddelen worden ontwikkeld waarmee de verwachtingen van gebruikers kunnen worden gemanaged. In de onderzoekomgeving lijken de aanbodkant en de vraagkant zich duidelijker van elkaar te gaan onderscheiden. Dat is misschien ook wel gewenst. De archiefinstelling is in eerste instantie een aanbieder van onderzoekmateriaal, van hulpmid delen waarmee dat materiaal kan worden geïdentificeerd, geraadpleegd en geïnterpreteerd, van trainingsinstrumenten ter bevordering van archival intelligence. Kortom: van een onder zoekomgeving met een fysieke en een digitale component, waar geen verhalen liggen te wachten om door gebruikers ontdekt te worden, zoals BRAIN het op zijn site formuleert, maar waar
gebruikers de optimale vrijheid hebben om het materiaal te interpreteren zoals zij dat willen en er verder in hergebruik wat zelfstandig of groepsgewijs alles mee te doen wat niet door de Tien Geboden en de wet wordt verboden. Hergebruik is hier overigens wel een delicate term. Ellen Van Veen stelde in haar masterscriptie al vast dat de gebruikersgroep waar de instellingen zich op richtten archiefhergebruikers zijn en dat archiefvormers op geen van de archiefwebsites als gebruikers worden bediend. Wordt de digitale onderzoekomgeving, die nu nog een onderzoekomgeving is voor gedigitaliseerd statisch archief, in de toekomst ook in gereedheid gebracht voor digital born archief en worden de e-depots er nog eens op aangesloten? Aan het eind van het slotsymposium van het Atelier Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening spraken de deelnemers unaniem de wens uit dat er weer een Atelier zou komen en dat dat Atelier weer over de digitale onderzoek omgeving zou gaan. Er waren nog teveel vragen blijven liggen.
Leestips Annamaria Carusi en Torsten Reimer, Virtual Research Environment, Collaborative Landscape Study (2010) Elizabeth Yakel & Deborah A. Torres “AI: Archival Intelligence and User Expertise”, The American Archivist (vol.66, spring/ summer 2003) p. 51-78 Benjamin S. Bromley, “Finding what, you know?”: A Content Analysis of the Websites of Archival Repositories for Markers of Archival Intelligence, Masterscriptie voor de faculteit Information and Library Science aan de Universiteit van North Carolina (Chapel Hill, North Carolina 2010) https://cdr.lib.unc.edu/ indexablecontent/uuid:8c2a2bf7-b9e2-4446-8f9262aa253ce23b
031
Memory and Media
we already do well, without realizing that they have changed our raison d’etre.
Archival Tasks in the Age of Algorithms Eivind Røssaak
Indeed, archives are in a crisis. Rather than lamenting it, we should explore the emancipatory potential of this crisis and assess how it is anchored in technological changes. Institutions like archives, libraries, museums and galleries (the GLAM-sector) were not built for new media. Yet, as concepts they are on everybody’s lips. Whenever we talk about how new media can store and display information, these concepts reappear as metaphors. Can the institutions themselves live up to their conceptual and metaphorical mobilizations? Can modern media ultimately make the sector bolder in terms of innovation, research, articulation and curation as well as consolidate a new type of public service model strengthening artistic creativity and sharing? To do this, we need to change some of our habits of thinking.
Old Habits Die Hard A few years back I was part of an international research project called Habits of Living, directed by Professor Wendy Chun. It made me aware of the usefulness of revisiting the notion of habits. Some of our habits we are aware of, others we are not. Habits tend to become invisible for ourselves, and interestingly, new media follows the same logic. That is why new media for many of us remain enigmatic, unexplored, and meagerly utilized. We tend to think of new media as tools helping us to do what Eivind Røssaak tijdens KVAN lezing op 11 november in het Nationaal Archief, Den Haag Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
Jay David Bolter and Richard Grusin argued in their influential book, Remediation: Understanding New Media (1999), that new media tend to hide their operative principles to avoid scaring away new users. The new technology becomes the cultural unconscious. Habits do not like to be challenged. New media become media only to the extent they appear to do better (i.e. “re-represent” or “remediate”) what old media did. The content of new media is in a way old media plus something else. The book re-represents the storyteller, the radio re-represents the voice, sounds, the film remediates all these functions and adds the moving image, television enhances liveness and adds the principle of selection, and the computer tend to become a new master-medium remediating aspects of many old media. Each medium remediate not only one medium, but two or several old modes of communication and representation. The computer grasps and remediates the radio, the book, the movie, television and many of our old writing habits at the same time. It even recreates old fashion environments like waste baskets, desktops, documents, fonts, folders and files, notepads and moviemakers – even a garage band (Apple’s software for music making). New media pretend they are the good old stuff in new and better versions, and in this way they smoothly replace old habits as if nothing new had happened. This is the science of human-computer-interaction. Its greatest success is the GUI (graphic user interface) famously promoted by Apple, which made us think that machines were not really machines. Why do I rehearse this primer in new media theory? As long as computers appear as nothing new, the GLAM-sector and its
033
clients can continue as if nothing new has happened. It is for example still a routine for state agencies to submit a selection of their emails as print-outs on paper to the archives.
complete activity tracker, follow your fitness and entertainment, track heart rate and pulse, set goals, and look back on the moments that matter”.
Memory as Big Business
The equation is: we serve you and you serve us. Every successful company online capitalizes on Big Data made by You, the user. To treat this information they need not only technical know-how, but all the tricks and trades of archivists through the ages. Silicon Valley has challenged the LAM-sector. However, in this world of information flows and hyperstorage, we still need institutions that can make distinctions and decisions, the way only archivists and librarians can.
How do we trace the record of an action or the memory of a nation? Archives and national libraries used to be the best in the class at this. However, now, just look around you. Almost every business in Silicon Valley is in the memory, record and storage business. It is as if computer scientists and programmers have an inclination to think in terms of archives and memory.
034
Computers were in their very conception thought of as expansions of intelligence and memory. Alan Turing’s machine needed an “infinite memory tape”, John von Neumann’s first drafts of the modern computer were organized as multiple memory systems (working memory, short term memory, long term memory etc.), Vannevar Bush called it a Memex, Douglas Engelbert wrote a PhD on computational storage devices. Likewise, the Internet was conceived of as a dynamic memory and capturing machine. Ted Nelson wanted a web of every text ever created, and Tim Berners-Lee called it the World Wide Web. No wonder every major company in Silicon Valley continues this line of thought. Or rather, the ICT industry has become library and archival science by other means. They translate the key insights from the field and turn them into principles of speed, precision and infinite storage, turning their users into an archivist of sorts. Facebook stores what they call “your memories”, Google and cookies register all your searches and clicks, and Sony’s “LifeLog App” can set-up your entire computer as an automated personal archive, logging all your activities from emails to postings on social media as well as your heartbeat. From their ad: “Sony’s Lifelog application is evolving. As your
Archivists and librarians have every reason to be on the offensive. We have a situation where new media smoothly and successfully has sutured us into a new universe were archivists and librarians can, if they like, happily continue working in the same ways as before, following their good old habits and rely on their knowledge. However, while old habits reign, the entire infrastructure of our habits has changed. We need to look into how this infrastructure has changed the rules of the game and how our habits need to follow suit.
Algorithms or the New Lingua Franca The new infrastructure of our culture is based on a new type of writing: computation, networks, codes, programs and algorithms. Algorithms denote coded instructions used to solve a problem or an action computationally. Computational algorithms have become the new lingua franca, but they are still not considered valuable enough to be harvested by any archive. They remain hidden as part of the infrastructure ruling our lives – both inside and outside the archives. How long shall this go on before someone presses SAVE. Many would say, let us do what
we are good at – archiving documents and files – and leave the lingua franca of codes and computational executions to someone else. However, as I argue, there are many reasons for looking into this infrastructure from exactly an archivist’s point of view. Archives deal with the infrastructure of actions and working process, and as actions are moved into the computer, there is an urgent need to look into this. Let me rehearse the argument via the French historian of knowledge, Michel Foucault. He operates with two notions of the archive: archives (les archives plural noun) refers to the physical archives we can see and visit, but the archive (l’archive in singular is highly unusual in French and should be considered as one of Foucault’s neologisms) is a more complex phenomenon. He calls the archive (in singular) a historical apriori. It is beyond and below all archives, and it governs all articulations and visibilities. In a sense we hear, read and see only what the rules of an age allow us to. This archive (in singular) refers to the grammar governing our actions. It determines what is acceptable and possible within a scientific or social community at a given historical epoch. To investigate this archive Foucault proposes a new methodology called “archaeology of knowledge”. Many of his writings follow this methodology, as when he discusses the historical emergence of reason, madness, medicine, sickness, normality, gender, sexuality etc. etc. All these terms imply a “law” or a “norm” making it possible to manage and control what is “true”, what is “correct”, what is “normal” and to divide populations into normal/abnormal, healthy/sick, good/bad, criminal/not-criminal etc. These terms and distinctions rely on invisible laws and grammars enabling us to delimit and distinguish between different times and epochs of history. However, Foucault wrote very little about technological media.
To what extent do media technologies challenge Foucault’s archive? Media historians such as Friedrich Kittler and Wolfgang Ernst extended and changed Foucault’s methodology. Foucault was a stringent user of archives, but he disregarded the effects of cinema, radio, television, and the computer. Technological media change the notion of evidence, of tracking and tracing. They store traces of life in new ways. In a derived sense writing stores thoughts and speech, the phonograph stores the voice, photography stores the body, film even stores the moving body, biotechnology tracks our DNA, computers store all our digital communications and transactions. All these technologies have their own logics. When we move from writing to technological media like phonographic recordings and films, we move from media based on symbols, the alphabet, to technological media based on signals; the latter record the real directly so to speak, not via the needle hole of an alphabet. Furthermore, with the computer and the internet, we reach yet another logic of “recording”. Computers transform everything mathematically, via numbers, 0s and 1s. Digital media work according to programs, codes, algorithms and protocols. They are instructions governing what computers can do and where messages, emails, content and files can be sent. In short, they govern our actions in a digital world. Indeed, they have become the new archive of the archive. Files will never be the same. I have treated the digital life of a file as a new mode of artificial life (see “FileLife” in Memory in Motion). The notion of the file was radically changed with computation. The file is a dear friend in the history of archiving. It is the primary object. However, today the notion of a file has travelled into cyberspace and encompasses a different entity. It has been taken over by the computer industry. They love terms from the archival sciences, use them and change them completely. The file used to be a
035
specialized term for archivists delimiting valuable records. After the computer revolution “the file” became a key term in the architecture of the machine. With the internet it became all the things we share, so to speak. In the old days, the file was an archival record. It designated a group of documents related by use or topic, typically housed in a folder. A computer file is much more than a record. It contains various layers of data including instructions on how to connect to other files actively within a network. It has become an artificial life form or part of what the industry calls artificial intelligence.
algorithms and programs (as long as you are not part of the technical staff). However, there are special digital archives out there, on the internet, some of them called GitHubs (perhaps 31 million repositories around the world), that specialize in taking care of algorithms and codes. Many of these are developed by hackers. They love to share codes and algorithms so they can build things and solve problems. The question is to what extent should “normal” archives, state archives, city archives, National Libraries and National Museums, also take care of codes and algorithms?
Let us take it step by step: A computer file contains data. Indeed, it could resemble an old fashion file; it could be an image or a word document, the kind archivists are used to. However, a computer-file, for example an image (a TIFF-file), contains metadata of a magnitude never addressed by a normal archive. The media lab group Constant in Brussels, have tried to activate these digital metadata in an interactive archive related to Erkki Kurenniemi’s life archive, and the possibilities turned out to be legio, as I show in “FileLife”. Furthermore, a computer file does not need to contain a document or an image; it can also be a program, a set of codes. A file can in other words store coded instructions for future tasks and operations. Software applications or programs may arrive in file formats. The file which used to be an expression of the actions of a governmental agency has become one of the core elements of the action and command structure of computation. Indeed, the file has become the archive within the archive, or even, the archive of archives. How should archives relate to this?
Archives and National Libraries should look into establishing a Section for Algorithmic Cultures which could overlook the institutions’ handling of digitization, born digital material, websites, video games, software and possibly influential algorithms as well as investigations issues of cultural heritage as big data and questions concerning Digital Humanities. In their new book Big Data: A Revolution that will Transform How We Live, Work, and Think (2015), Victor Mayer-Schonberger and Kenneth Cukier talks about the need for a new profession: the algorithmists. They write: “They would evaluate the selection of data sources, the choice of analytical and predictive tools, including algorithms and models, and the interpretation of results. In the event of a dispute, they would have access to the algorithms, statistical approaches, and datasets that produced a given decision”. The mission of state archives is of special interest in this case, because one of their key tasks is to enable historians to track the record or working process of a governmental agency, even
The Section for Algorithmic Cultures
036
Any archive with a digital holding contains millions of files with images and documents, and it can do this without any regard for
Publiek reageert op Eivind Røssaak tijdens KVAN lezing in Den Haag, 11 november Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
037
the police. Archives are good at covering this on the level of “analogue” materials (papers, documents, pictures, analogue files), but when dealing with digitized or born-digital material, the models of curating and organizing tends to adhere to analogue models. Today computation – another word for what codes, programs, software, protocols and algorithms do – is involved in almost all working processes in a society. Businesses and states, including the police, hospitals, armies etc., would not be able to do their job without computation. Sometimes a specific program or algorithm was inevitable and crucial for completing a task. Should not state archives be interested in harvesting some of these programs and algorithms? Indeed, their job is to collect important documents in a work-process, and if one of the key-elements of this process is algorithms, we cannot easily circumvent this. Collecting them should essentially not be any different from the traditional collecting of context information (for instance, the organization of work-processes), which is needed to understand the collected records. All key elements of a work-process should be available.
038
Even if most programs contain many minor algorithms, we can also talk about unique algorithms. Books like, John McCormick’s Nine Algorithms That Changed the Future (2011), explores this. Tech-giants – Google, Facebook, Amazon and Microsoft – are totally reliant on specific algorithms for their success. The Google Search Algorithm is probably the most powerful algorithm in the world right now. Many of these algorithms are of course business secrets, but most of them are not, and they are usually available and out in the open after a certain time. GitHubs are good at tracking these declassifications of algorithms. Google Map, TomTom and other GPS systems used by drivers all over the world are the result of the US Department of Defense’s decision to declassify their Geographical Positioning Algorithm in 1983
after a tragedy involving a civilian airplane. The algorithm was suddenly available for everybody. It changed driving habits around the world.
The Human/Nonhuman Assemblage “The robots are coming for Wall Street,” reads a headline from New York Times recently (25/02/16). It predicts that within a decade between a third and a half of the current employees in finance will lose their jobs to automation software. The algorithms will take over. Will the same happen within the archives? Yes and no. However, it is important to note that “intelligent” machines may both liberate the archivists from tedious routines and foster a new kind of creativity which will demand more people and researchers. Humans are not eradicated from the equation, but humans have to form a new creative assemblage with machines. The new archivist is the human/nonhuman assemblage. This makes the archives’ services more interesting – perhaps even mind-blowing. I will here briefly discuss three areas where creativity and research is of utmost importance: Big Data, Articulation and Curation.
The Cultural Heritage as Big Data Big Data is the new catch-all term. Everything has become big data in the sense that all human activities emit and generate data that can be stored and assessed to produce new knowledge. This knowledge is usually characterized as predictive analytics. Virtually all big companies run according to this model. Big Data analytics originates in the military/space industrial complex. As armies implemented cameras, satellites and computers in their surveillance and intelligence efforts they gathered so much data that human cognition could no longer assess it. Only computers can deal with Big Data. Big Data algorithms have travelled from
the armies to businesses and natural sciences like weather prediction and now gradually also to the humanities, so-called Digital Humanities, and I would add, to the GLAM-sector. As collections become digitized and as new collections increasingly contain born digital material, our entire cultural heritage will soon become Big Data. Analogue records can be treated statistically, but only digital data can be treated as Big Data. Analogue records (documents) must first be digitized to become data. Datafication is a prerequisite and from the archival perspective the handwritten documents can be digitized, but not dataficated yet. The National Library of Norway will most likely be the first library in the world to digitize a nation’s entire book collection. The job should be finished by 2017.
Articulating Futures We will soon be at that revolutionary moment when computers can read, assess and exhibit the nation’s cultural heritage in a new way. And this is where the librarians and the archivists of the future come in as the new creative expertise: they can articulate the questions, the input we feed into the computers, and assist in assessing the results. How do computers “read” Big Data? We move from “close reading” of a small number of documents to “distant reading” of large quantities of information. Franco Moretti has prophetically stated: so far humanists have concentrated their analytical efforts on only about 1% of the texts of the world (the canon), Digital Humanists will, with help from computers, be able to read the rest. While armies, businesses, data brokers like Google and Facebook and surveillance agencies have succeeded with the introduction of Big Data analytics, the results from the humanists so far has been meager. Most of the Digital Humanities projects have only been able to confirm what historians of the fields had
already predicted. However, and most Digital Humanists know this, the results from computational readings are always only preliminary. We need to move on, and this is where librarians and archivists have to be creative. Few people know as much about national collections as the professionals. Many Digital Humanities projects need inspiration and help with the conception and content (corpus) of a project and with the articulation of the good questions. Computers are never stupid, humans are. Computers (usually) do what humans tell them to do. It has been said that programmers are the new sovereigns because they are able to use the only language (codes and algorithms) which is executable: it actually does what it says. But programmers alone should not be in charge of this language alone. Indeed, programming languages are becoming the most important language of our times. Humanists, librarians and archivists need to have a say in articulating the problems computers should solve for us. Computers cannot articulate problems, only humans can. Programmers and humanists need to work together. What are the unsolved questions, problems, enigmas and lacunas we need to explore to understand our culture, actions and decisions even better? And how can we articulate these questions in a way computers can “understand”, i.e. how can they execute these questions as programs? These are some of the key question of a new ethics of programming. Who and how do we co-articulate the actions of computer programs? Librarians and archivists need to put their heads together and be in the forefront of such articulations.
Curating Memory Curation is no longer simply something curators in art galleries do. In their new book Digital_ Humanities (downloadable at
039
040
MIT Press, 2012), Johanna Drucker et al claim that research has to be reconfigured to also include design, modeling and curation as productive tools of knowledge. In an age suffering from information overload, the new masters are the strong curators of data. Dividing, segmenting and ordering information into meaningful entities is in itself a formidable task and a way to new knowledge. We can find inspiration in the history of the avant-garde. Avant-garde artists were always in the business of reimagining knowledge, practices and images into collages, montages and cut-ups. Crucially, the avant-garde was good at visualizing their findings, combining an aesthetic and audiovisual approach to knowledge. They address all our senses. They exhibited relationships, paradoxes and collisions in our culture. This is cultural curation at its best.
and programs. We need to embody codes and numbers viscerally as well as logically. How can we feel, think, see, smell and hear our cultural heritage in new ways? We need more prototypes, but we also need to make our repositories and files available in their multiplicity, i.e. we need to construct, access, display and exhibit the files in ways that harness the power of curiosity, potentiality and knowledge, rather than delimit or reduce their relevance. We need to enable our users and co-researchers to misuse our collections, relink and reconnect them to other things and associations. New media should open archives in new ways. The human/nonhuman assemblage of the contemporary archive is not an assemblage with restricted access, but an assemblage for new beginnings and new becomings. Let us make archives a new art form.
How can we use all possible means to visualize the documents and the histories hidden in our repositories? How can we make a nation’s memory tangible, present, graspable? The human senses are the brain’s windows to the world. How can archives use new forms of visualization and curation as interactive windows into our collections? Jeffrey Shaw’s T_Visionarium, prototype collaboration with the National Library in Australia, is a good example. Shaw created a multimedia interface into the library’s tv-programs collection enabling the aesthetically immersed user/viewer to reorganize the content on the fly according to certain given parameters. The human senses are activated and choreographed interactively with the collection in order to create new knowledge.
This article is based on my lecture notes for the Royal Society of Archivists in the Netherlands at the National Archives of the Netherlands in The Hague, November 2015. Thanks to Theo Thomassen for inviting me to his archival science programs at the University of Amsterdam and for preparing with his class, questions that sharpened my arguments, to Charles Jeurgens for valuable comments on my manuscript, to Karin van der Heiden for conversations and train rides to various archival venues and to the participants at the workshops at the National Archives of the Netherlands, the City Archives Rotterdam, and the Brabants Historic Information Center.
Aesthetics in its deepest sense, as the study of how humans use their senses to receive and produce knowledge, is urgently needed in a computational environment based on mathematics
Eivind Røssaak is universitair hoofddocent en staflid van het onderzoeksdepartement van de Nationale Bibliotheek van Noorwegen.
Eivind Røssaak tijdens KVAN lezing op 11 november in het Nationaal Archief, Den Haag Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
041
042
Illustratie: Max Kisman, Utrecht
De gebruikersvriendelijkheid van de digitale onderzoekomgeving Hannah van Dam
Naar aanleiding van mijn onderzoek naar de gebruikersvrien delijkheid van digitale hulpmiddelen op de websites van 15 Nederlandse archiefinstellingen, heb ik een checklist ontworpen die archiefinstellingen tracht te helpen om hun website of digitale onderzoekomgeving gebruikersvriendelijk(er) te maken, zodat bezoekers van de website van een archief beter geholpen kunnen worden tijdens het doen van archiefonderzoek. De checklist bestaat uit drie kolommen: Basis, Goed en Uitstekend. Elke kolom bevat digitale hulpmiddelen die op basis van het onderzoek zijn gerangschikt. Factoren die hierbij meespeelden, zijn: 1. De uitkomsten van het onderzoek van Yakel & Torres over archival intelligence (2003); 2. De aanwezigheid van hulpmiddelen op de websites van de archiefinstellingen; 3. De waarde die archiefinstellingen aan de hulpmiddelen hechten.
Archival Intelligence Yakel & Torres gaan uit van het concept archival intelligence, wat refereert aan (1) de kennis van de onderzoeker over de archivistische theorie, praktijken en procedures, (2) het ontwikkelen van strategieën voor het verminderen van onzekerheid en onduidelijkheid tijdens het onderzoeksproces
en (3) intelligente vaardigheden. Om een expert user van archieven te worden, moet de gebruiker beschikken over deze drie componenten. Bij een beginnende gebruiker ontbreken vaak de eerste twee componenten. De gebruiker is onervaren in archiefonderzoek en heeft moeite om zijn weg te vinden binnen een voor hem onbekende (digitale) onderzoekomgeving. Archiefinstellingen kunnen de gebruiker hierbij helpen door hem te begeleiden bij het archiefonderzoeksproces en het begrijpen van vakjargon met behulp van bijv. gidsen en archiefwoordenboeken die gericht zijn op de gebruiker.
Bromley’s kwalitatieve meetmethode Veel van de gebruikersonderzoeken binnen de archiefsector die hierna volgden, borduurden verder op de theorieën van Yakel en Torres. Zo ook Bromley in zijn onderzoek in 2010. Omdat het concept archival intelligence als zodanig niet direct te meten is, heeft Bromley een kwalitatieve meetmethode ontwikkeld, waarbij hij markers gebruikt om de verschillende aspecten van archival intelligence te kunnen meten, zoals te zien is in de tabel. Deze markers zijn tevens hulpmiddelen voor de gebruiker. Ik heb de 15 websites beoordeeld op de aanwezigheid van deze markers (of hulpmiddelen). Naast archival intelligence zijn de websites ook beoordeeld op contactinformatie en service. In totaal behalen de websites op de aanwezigheid van de hulpmiddelen een score van 52%. Dit is dus net iets meer dan de helft van de markers. De score op het component “Archivistische theorie, praktijken en procedures” is maar 46%. Deze score is met name zo laag omdat er op de archiefterminologie 0% wordt gescoord. In het gelijksoortige onderzoek uit 2011 door Ellen van Veen wordt op dit component nog 65% gescoord, maar ook
043
toen al was er een slechte score op de archiefterminologie (7%). Contactinformatie scoort met 75% het hoogst. Alle instellingen geven de basale contactgegevens. Ze hebben niet allemaal een chat of een forum maar dit zijn ook bijzondere contactmedia. Lang niet alle hulpmiddelen die op de websites te vinden zijn, zijn meegenomen in het onderzoek. Als deze hulpmiddelen zouden worden geïnventariseerd, zou de checklist dus nog uitgebreid kunnen worden. Daarbij kan het onderzoek worden verbreed naar de websites van andere instellingen. Overigens is de beschikbaarheid van de hulpmiddelen uit de checklist op de website niet een voldoende voorwaarde om de website gebruiksvriendelijk te maken.
Concepten
Markers
Archivistische theorie, praktijken en procedures
Huisregels, hanteerregels, archiefterminologie, reproductie, doelstelling en missie
Zoekmogelijkheden
Cataloguskeuze, toegangkeuze, catalogusinstructie, toeganginstructie
Middelen
Educatieve pagina, video, gidsen, cursussen
Contactinformatie
Openingstijden, telefoonnummer, (post)adres, routebeschrijving, e-mail, chat, forum
Service
044
Archiefstukken vooraf reserveren, archiefstukken scannen op verzoek, onderzoek laten doen
Archival Intelligence markers Bromley
Chat en Forum Digitale hulpmiddelen die een belangrijke functie kunnen hebben in een digitale onderzoekomgeving zijn de chat en het forum. Dit blijkt uit twee van de zeven interviews met archief instellingen over hun goede en slechte ervaringen met digitale hulpmiddelen. De chat is een medium waarmee de archivaris zijn expertise online kan overdragen aan de gebruiker. De chat is toegankelijk en levert snel resultaat. “Het is een vorm van digitale dienstverlening die aansluit bij de moderne archief beleving”, aldus Miel Jacobs, publieksadviseur bij het Gelders Archief. Het forum kan voor zowel de gebruiker als de archiefinstelling een belangrijke functie hebben, mits de instelling er tijd, energie en geld insteekt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) heeft op zijn website een succesvol, actief forum. “De key voor het succes van het forum is aandacht”, verteld Christian van der Ven, archivaris bij het BHIC. Want door alle vragen van de gebruikers op het forum te beantwoorden zorgde het BHIC ervoor dat de gebruikers steeds terugkwamen naar het forum en dat er langzaamaan een community begon te ontstaan. De huidige gebruikers van het forum van het BHIC fungeren niet alleen als een vaste bezoekersgroep maar zijn tevens een soort panel dat suggesties en feedback doorspeelt aan het BHIC.
Checklist Het onderzoek heeft dus geresulteerd in een checklist van digitale hulpmiddelen met drie kolommen: Basis, Goed en Uitstekend. De checklist is ontwikkeld op basis van de resultaten in het literatuuronderzoek, het praktijkonderzoek en de interviews. Op basis daarvan zijn ook de hulpmiddelen in de checklist gerangschikt.
Illustratie: Max Kisman, Utrecht
045
Checklist / eisen voor een gebruikersvriendelijke digitale onderzoekomgeving
Archivistische theorie, praktijken en procedures
+ basiseisen GOED
+ basiseisen UITSTEKEND
X
X
Catalogusinstructie / instructie voor het begeleiden van de cataloguskeuze
X
X
Toeganginstructie / instructie voor het gebruik en functie van de toegangen
X
X
Digitale hulpmiddelen
BASIS
Huisregels / hoe zich te gedragen in de studiezaal
X Zowel de huis- als hanteer regels helpen de gebruiker met voorbereiden op het bezoek aan de studiezaal.
Hanteerregels / hoe om te gaan met archiefstukken
X
Archieftermen / lijst met definities archiefterminologie
X Het begrijpen van de termino logie is essentieel tijdens het doen van archiefonderzoek en wordt, daarom als een basisbehoefte beschouwd.
Archiefgidsen / gebruikshandleiding voor bepaald type onderzoek van archieven en collecties Educatieve pagina / pagina bestemd voor nieuwe gebruikers waar archiefeducatie centraal staat Doelstelling / missie
X
Cataloguskeuze / archief, bibliotheek, beeldbank, etc. Toegangkeuze / inventarissen, indexen, archievenoverzicht, etc. zoekmogelijkheden
046
Uiterlijke vorm / wordt de uiterlijke vorm van de archiefstukken genoemd?
X
Checklist / eisen voor een gebruikersvriendelijke digitale onderzoekomgeving
Contactinformatie
service
Digitale hulpmiddelen
BASIS
Openingstijden
X
Telefoonnummer
X
(Post)adres
X
Routebeschrijving
X
E-mail - e-mailadres of contactformulier
X
+ basiseisen UITSTEKEND
Chat
X
Forum
X Het opzetten en onderhouden van een ‘succesvol’ forum kost tijd, geld en energie.
Reserveren / Archiefstukken vooraf digitaal reserveren
X
X
Scannen / archiefstukken digitaal aanvragen “scanning on demand”
X
X
Onderzoek doen op verzoek
X
X
Cursussen / online cursussen om de gebruiker te helpen zijn vaardigheden te ontwikkelen
Gebruikersonderzoek binnen de archiefinstelling / incl. aspecten ‘web usability’ en ‘user experience’ overige
+ basiseisen GOED
Sitemap / overzicht van de website
X Niet iedere archiefinstelling heeft de tijd en geld om cursussen aan te bieden. Het is een soort ‘luxe’ product. X Eén keer in de 3 jaar
X Eén keer in de 2 jaar
X Jaarlijks
X Een sitemap kan de gebruiker helpen oriënteren op de website.
X
047
Kerntaken en meer De wensen van professionele onderzoekers Marie-Christine Engels
De gebruiker centraal: ervaringen, wensen en verwachtingen van professionele onderzoekers ten aanzien van de digitale onderzoekomgeving In verslagen en monitors worden vaak cijfers van het aantal bezoekers op archiefwebsites genoemd. Die vertellen ons niet hoe de bezoekjes zijn bevallen en of ze bewust naar een archiefsite op zoek waren. Binnen het Atelier DOD heb ik daarom met behulp van een vragenlijst, grotendeels bestaande uit open vragen, aangevuld met enkele interviews, in kaart gebracht aan welke generieke hulpmiddelen professionele onderzoekers op de archiefsites behoefte hadden. Een stuk of tien historici, een kunsthistoricus en een professionele genealoog hebben aan het onderzoek meegewerkt. De leeftijden van de deelnemers, onderwerpen van onderzoek, de onderzochte tijdvakken en gebruik van archiefinstellingen varieerden. Bovendien heb ik gesproken met mensen die ervaring hebben met het werken op digitale onderzoekplatforms om gebruik en behoeften in kaart te brengen die tevens nuttig kunnen zijn bij het opzetten van een digitale onderzoekomgeving.
Zoeken en zoeken leren
048
Voor onderzoekers is belangrijk dat verschillende manieren van zoeken naast elkaar kunnen worden toegepast. Hoewel historici vrijwel allemaal, mede onder invloed van Google, meer gericht met trefwoorden zijn gaan zoeken, maken ze nog graag gebruik van de oorspronkelijke structuur van het archief. Dat geldt ook
voor de professionele genealoog, terwijl de kunsthistoricus het juist een minder handige manier van zoeken vindt. Het vergt zeker enige training en binnen de verschillende opleidingen is niet altijd ruimte voor lessen in archiefonderzoek. De focus zal bovendien verschillen. Leeftijd lijkt bij de keuze in het zoekgedrag minder een rol te spelen dan gedacht: het pleidooi voor pdf’s en papieren toegangen, waarin je al bladerend op een idee wordt gebracht, komt opvallend genoeg van jong en oud. Dingen die anders niet waren opgevallen, kunnen zo gevonden worden. Werken met zoektermen levert overigens net zo goed onverwachte treffers op. De onderzoekers twijfelen regelmatig of ze de juiste zoektermen hadden gebruikt en alle beschikbare informatie hadden gevonden.
Wel/niet doen Archivarissen kunnen, mits ze daartoe de tijd krijgen, uitgroeien tot expert-users en als educators de helpende hand bieden. Een link naar een recente wegwijzer voor historici kan een bredere doelgroep eveneens helpen. Het idee om op de site tips op te nemen van onderzoekers kan ook zinvol zijn, evenals een reactiemogelijkheid of er in de geboden uitleg nog iets ontbreekt. Zo krijgen we tegelijkertijd meer zicht op de digitale bezoekers. Archiefinstellingen zouden bovendien nog meer gezamenlijk op kunnen trekken bij het maken en beschikbaar stellen van tutorials, bijvoorbeeld over wet- en regelgeving rond audiovisueel materiaal. Daarnaast is het belangrijk verwachtingen te managen: archiefonderzoek kost vaak tijd en geduld, iets wat in populaire tv-programma’s over genealogisch onderzoek naar voorouders nauwelijks in beeld wordt gebracht. Aangeven dat volhouden loont en dat de speurtocht zelf ook leuk kan zijn, is belangrijk.
De kans om te verdwalen op de verschillende niveaus van de site moet tot een minimum worden beperkt en nadere uitleg over het zoeken hoort niet te diep in de site verstopt te zitten. Digitale toegangen zijn soms nog incompleet, zonder dat dit duidelijk staat aangegeven. Het vergelijken van de informatie met die uit oudere papieren toegangen kan dus zinvol zijn. Een betere filtering op periodes is wenselijk (dat lijkt vaak niet goed te werken, of behoeft nadere uitleg). Zoeken op inventarisnummer kan handig zijn, als daar in de vakliteratuur naar verwezen is. Inhoudsopgaven of archievenoverzichten ontbreken vaak op de sites, terwijl zoeken in de documenten zelf nog niet altijd goed mogelijk is. Denk bij dat laatste aan oud schrift, slechte kwaliteit OCR of de beschikbaarheid van soms heel langzaam ladende scans alleen. Een onderzoeker van vroegmodern materiaal wijst erop dat de scans soms te klein zijn en dat bladeren erg omslachtig kan zijn. Het structuurloos aanbieden van scans zonder de verwijzing naar de achterliggende bron dient eveneens vermeden te worden. Kritisch kijken hoe gedigitaliseerd vroegmodern materiaal beter kan worden aangeboden is dus wenselijk. Graag ziet men ook informatie over de archiefvormers, en verwijzingen naar informatie elders.
De digitale werkplaats Uitgangspunt bij het onderzoek is dat de digitale onderzoek omgeving wordt gevormd door: “het digitale deel van het informatiesysteem is dat door archiefbeherende instellingen is ingericht om een optimaal gebruik van archieven en andere collecties mogelijk te maken”. Dat is een ruime definitie. Er kunnen verschillende redenen zijn om van zo’n werkplaats gebruik te maken. Men kan de werkplaats bijvoorbeeld vooral
gebruiken voor de beschikbare instrumenten voor onderzoek. Daarnaast kan men de werkplaats beschouwen als een plek om in contact met anderen te komen en om zich te profileren.
Tools voor onderzoek: wel/niet doen De meningen waren verdeeld over de FAQ’s. Van waardevol tot “doorgaans staat er niet in wat ik zoek”. De presentatie verdient daarom nadere aandacht: best practises en do’s en don’ts kunnen wellicht uitkomst bieden. Ook zou onderzocht kunnen worden hoe men “mijn archief” gebruikt, of aanpassingen wenselijk zijn en goede voorbeelden van elders gevolgd kunnen worden. Instructiefilmpjes worden in het algemeen niet zinvol geacht, liever ziet men een korte tekst met de procedure. Ten aanzien van de inleiding vooraan of in stukken zegt men hierbij vaak “allebei” en zelfs als die inleiding lang is, kan men er later toch beter in duiken.
Tools voor contact en het samen bouwen aan toegankelijkheid: wel/niet doen Een goede bereikbaarheid voor het eerste contact en advies op afstand stelt men op prijs. Mail wordt, vooral als men op reis moet en weinig tijd heeft, als te langzaam ervaren. Chat en de telefoon zijn dan handiger middelen. Jongeren doen bovendien veel met chat. Overigens kan mail weer beter werken bij ingewikkelde zoekvragen. Aan andere digitale hulpmiddelen voor contactmogelijkheden, zoals fora, hebben onderzoekers minder behoefte. Reden is dat ze voor hun informatie dikwijls van meerdere instellingen afhankelijk zijn, regelmatig van onderwerp wisselen en vaak te weinig tijd hebben om alles overal bij te houden, ook al krijgen ze dikwijls het etiket van “diepgraver” opgeplakt. Het risico van versnippering is dan groot. Professionele onderzoekers beschikken voor het vragen
049
om hulp en voor het uitwisselen van ervaringen al over voldoende eigen platforms, zoals bijvoorbeeld academia.edu, en ze weten doorgaans de archivarissen te vinden als ze daar behoefte aan hebben. Daarom is het misschien beter fora gericht in te zetten voor communities die daaraan behoefte hebben. Wiki’s die aansluiten bij bestaande initiatieven kunnen wildgroei voorkomen. DANS biedt voor onderzoekers reeds een goed platform voor de duurzame opslag van datasets. Toespitsen op bepaalde groepen lokale gebruikers lijkt daarom zinvoller. De verwijsfunctie naar bronnen elders wordt belangrijk geacht, zowel verwijzingen door de archiefinstelling zelf, als door bezoekers van die instelling. Repositories en portals kunnen snel een overzicht bieden welk materiaal beschikbaar is en wat de stand van zaken in het onderzoek is. Ze kunnen dus functioneren als een digitale gids. In beeldbanken en bij sites als wiewaswie.nl is soms niet goed traceerbaar waar de informatie uit afkomstig is. Goede verwijzingen naar de archiefbronnen achter de surrogaten zijn belangrijk. Bij het maken van nadere toegangen zien onderzoekers een taak voor de onderzoeksinstituten als Huijgens-ING. Meer contacten tussen archieven en de opleidingen wordt tevens wenselijk geacht. Nadere ontsluiting is bovendien mogelijk via crowdsourcing en met behulp van vrijwilligers. In geval van tagging en indexering door gebruikers vindt vrijwel iedereen moderatie door archivarissen noodzakelijk, slechts één deelnemer noemt dit een vorm van betutteling.
050
Minimaal moet duidelijk zijn wie voor welke tags verantwoor delijk zijn: archivarissen of gebruikers. Een garantie voor de kwaliteit achten onderzoekers belangrijk. Tagging en thematiseren kunnen bovendien erg tijdgebonden zijn en worden bepaald door modes en trends. Het is daarom van belang te kijken hoe veel tijd hier vanuit de archiefinstellingen in gestoken zou moeten worden. Eigentijdse toegangen, zoals indexen, zouden bovendien zoveel mogelijk op de site moeten worden opgenomen. Integratie van oude en nieuwe hulpmiddelen die digitaal worden aangeboden, kan samen een beter zoekresultaat opleveren. Pdf’s geven onderzoekers vaak meer inzicht in de structuur van het archief. Dat maakt de zoektocht gemakkelijker, dan scrollen of het uitklappen van grote digitale toegangen op een computerscherm. Als het omslachtig is om pdf’s op de site aan te bieden, zou er een link kunnen worden opgenomen naar een programma, zodat de gebruiker zelf pdf’s kan maken. Over de inzet van een Lab is men wisselend, ook omdat, als het in de projectsfeer wordt getrokken, het wellicht geen duurzame resultaten oplevert. De zekerheid dat er fondsen zijn en beschikbaar blijven is daarom belangrijk. Onderzoekers raden tenslotte aan de focus meer op de toptaken van de website te richten, iets waar Hannah van Dam in haar onderzoek, dat voortbouwt op dat van Benjamin Bromley en Ellen van Veen, eveneens op wijst.
Conclusie De conclusie is dat professionele onderzoekers vooral hopen op goede en heldere zoekmogelijkheden, met duidelijkheid over de diepte van de zoekslag. Ze hebben minder behoefte aan extra’s, die meer gericht zijn op ondersteuning en onderling contact. Onderzoekplatforms en sites als Academia.edu spelen al genoeg op de behoefte aan digitaal contact en uitwisseling in. Bij de inrichting van de digitale werkplaats is het belangrijk niet te veel te willen, omdat bezoekers vaak ook elders zoeken, dus doorgaans niet alleen van een specifieke archiefsite afhankelijk zijn. Het is belangrijk te kijken, onder andere doormiddel van gebruikersonderzoeken, het liefst ook kwalitatieve, waar en voor welke doelgroepen zulke extra’s gericht zouden kunnen worden ingezet. Gebruikerscafé’s, zoals in het Rotterdamse stadarchief, kunnen eveneens nuttige informatie opleveren. Het maken van heldere keuzen en nadere afstemming met andere instellingen wie wat doet is bovendien wenselijk.
051
Het archief De traditionele manier om archieven te raadplegen verhoudt zich niet goed met Google-achtige zoekstrategieën. De wijze waarop we in de online omgeving gewend zijn om te zoeken, leidt er bij archieven toe dat veel bronnen niet meer worden gevonden of begrepen. De onderzoeker die op zoek is naar concrete antwoorden en directe resultaten moet het bij het online zoeken naar archieven doen met beschrijvingen van collecties en de onderliggende delen. Dat is bij zoeken naar gewone archieven al even slikken maar bij archiefbronnen die bestaan uit notulen, correspondentie, resoluties, en andere seriematig ontsloten bronnen, is het nog lastiger. Het algemene karakter van de omschrijving zorgt ervoor dat de informatie nauwelijks toegankelijk wordt, tenzij er wordt gezocht via de door de archiefvormer aangebrachte structuur. Dat vraagt een systematische manier van denken en zoeken die voor onderzoekers niet altijd vanzelfsprekend is. Dit daagt archivarissen uit om na te denken over andere wijze waarop deze archiefbronnen in een online omgeving kunnen worden gepresenteerd. Nieuwe middelen kunnen naar nieuwe methoden leiden.
vlnr: deelnemers Karlijn van der Wijk, Charles Jeurgens en Nico Vriend. Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
Dit deel richt zich specifiek op seriearchieven, een rijk en complex onderwerp waar verschillende onderzoekers hun tanden in hebben gezet. Charles Jeurgens licht toe wat we onder dit soort archieven kunnen verstaan en hoe deze zich verhouden tot de online zoekomgeving. Ceciel Huitema, Nico Vriend en Anastassia Adriaanse hebben de afgelopen maanden gewerkt aan een generiek model voor de digitale ontsluiting van deze archieven. Huitema en Vriend doen verslag van hun bevindingen in dit schetsboek. Karlijn van der Wijk geeft tenslotte enkele geïllustreerde tips die kunnen helpen bij het zichtbaar maken en houden van seriearchieven in een digitale onderzoekomgeving.
053
Schurende systemen seriearchieven in de digitale wereld Charles Jeurgens
Sinds 2004 geef ik ieder jaar de module “Zoeken en vinden in archieven” aan bachelor-studenten geschiedenis aan de Leidse universiteit. Voor de meesten van hen is het vak de eerste echte kennismaking met het archief. Ieder jaar is het weer een interessante gewaarwording te zien hoe groot de kloof is tussen de verwachtingen die studenten aan het begin van de cursus veelal hebben van het zoeken in archieven en de moeite en vooral de tijd die het hen kost om daadwerkelijk hun weg te kunnen vinden. Een enkeling vindt het vanaf het begin prachtig om de logica van archiefordeningen te doorgronden en te begrijpen hoe je je weg erin kunt vinden door je te verplaatsen in de verbanden van het verleden. Voor de meesten vallen de eerste schreden in het doen van archiefonderzoek echter niet mee. Dat geldt in het bijzonder voor het werken in zogeheten seriearchieven. De manier waarop toegang tot dit type archieven kan worden verkregen, wordt veelal als een omslachtige, tijdrovende en zelfs achterhaalde methode beschouwd. Kan de toegankelijkheid van deze archieven verbeterd worden? Die vraag stond centraal in twee onderzoeken die in het Atelier Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening werden verricht en waar de volgende bijdragen in dit schetsboek verslag van doen.
De hoedanigheid van seriearchieven
054
De term “seriearchieven” is bedacht door archivarissen om een bepaald type archieven aan te duiden. De Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen definieert een serie als een
“archiefbestanddeel bestaande uit formeel gelijksoortige archiefbescheiden”. De toelichting preciseert waar die gelijksoortigheid betrekking op kan hebben: op de functie van die bescheiden (bijvoorbeeld als bijlage bij een ander document), op het ontwikkelingsstadium (bijvoorbeeld klad, minuut of net) of op de redactionele vorm (bijvoorbeeld besluit, brief, notulen). Bij seriearchieven is de structuur van het archief bepaald door dergelijke series van gelijksoortige archief bescheiden die meestal chronologisch zijn geordend. Voorbeelden hiervan zijn chronologisch geordende series van (minuut) besluiten of chronologisch geordende series van ingekomen stukken. Een belangrijk ander kenmerk van dit type archieven is dat de verschillende series binnen het archief niet op zichzelf staan maar dat ze aan elkaar gerelateerd zijn. Daarmee zijn deze archieven meer dan simpele series met gelijkvormige bescheiden maar veelal ingenieus geconstrueerde informatiesystemen. Toegang tot deze archieven kan slechts verkregen worden als je begrijpt hoe dergelijke systemen in elkaar zitten. Als je snapt hoe ze in elkaar zitten, zijn ze nog steeds heel goed te gebruiken om er je weg in te vinden. De belangrijkste en meest omvangrijke seriearchieven zijn de archieven die gevormd zijn volgens het resolutiestelsel, verbaalstelsel en agendastelsel. Daarbij moet meteen de kanttekening gemaakt worden dat het resolutiestelsel en het agendastelsel - in tegenstelling tot het verbaalstelsel dat bij Koninklijk Besluit van 4 september 1823 een wettelijke grondslag kreeg voor de ministeries - geen voorgeschreven of gereglementeerde ordeningssystematiek kennen. Deze in de praktijk gegroeide vorm van ordenen heeft zich in verschillende organisaties op min of meer dezelfde manier ontwikkelde waardoor de archieven vergelijkbare kenmerken hadden.
Zo ontwikkelden veel collegiale bestuursorganen vanaf het einde van de zestiende eeuw een vergelijkbare wijze van ordenen die gebaseerd was op een vergelijkbare manier van werken van deze bestuursorganen. Als besluitvormend orgaan moest het college alle stukken die het ontving in de vergadering behandelen. De stukken werden gepresenteerd, besproken en er werd een besluit geformuleerd dat meestal in de eerstvolgende vergadering werd vastgesteld. De genomen resoluties vormden als het ware de ruggengraat van de administratie en ze werden opgeborgen in de volgorde waarin ze ter vergadering waren gekomen. De ingekomen stukken die de aanleiding vormden voor het nemen van een resolutie en de minuten van de uitgaande stukken fungeren binnen deze systematiek als bijlagen bij de resoluties en zijn in afzonderlijke series in dezelfde volgorde geplaatst als waarin de resoluties zijn genomen. Toegang tot de ingekomen en minuten van uitgaande stukken binnen dit informatiesysteem kan dus uitsluitend verkregen worden als men de datum van de resolutie kent. Om op de inhoud van de resoluties te kunnen zoeken, werden ze veelal geïndexeerd, aanvankelijk door in de marge een korte samenvatting te plaatsen en later via trefwoorden die in eerste instantie vaak nog achter in de resolutieboeken werden geplaatst. Naarmate de complexiteit en de omvang van de administraties groeiden, werden de indexen steeds vaker in afzonderlijk registers aangelegd met een verwijzing naar het folionummer waar de resolutie kan worden gevonden.
Botsing tussen twee werelden Hoewel deze in het verleden gevormde informatiesystemen nog steeds prima kunnen worden gebruikt, is het niettemin een arbeidsintensieve en omslachtige aangelegenheid om, meestal per jaar, via beschikbare klappers en indexen op zoek te gaan naar voor de hedendaagse onderzoeker relevante trefwoorden.
Als het professionele historici in spe al moeite kost om met deze archieven te werken, hoe moet het dan wel niet zijn voor de mensen die zich uit liefhebberij met geschiedenis en archief onderzoek bezighouden? Google lijkt met zijn ogenschijnlijk eenvoudige en door iedereen te gebruiken manier van zoeken, dan ook te knagen aan de fundamenten van dergelijke in het verleden gevormde informatiesystemen. Want wat is vanuit het perspectief van de hedendaagse gebruiker makkelijker dan gewoon een woord intikken en binnen een paar seconden het resultaat op het scherm te krijgen? Ligt hier een belangrijke opgave voor de archiefinstellingen? Op basis van de Gids voor de archieven van de ministeries en Hoge Colleges van Staat, 1813-1940 van Frank Otten en de beschikbare inventarissen van een aantal ministeries heb ik ooit eens een grove berekening gemaakt van het aandeel van de verbalen ten opzichte van de totale omvang van de ministeriële archieven in genoemde periode. Van de in totaal ruim twaalf strekkende kilometer archief van de in de tabel genoemde ministeries is bijna 75% volgens het verbaalstelsel gevormd. Ik heb niet berekend hoe groot het aandeel van de archieven is dat in het ancien régime en op lokaal niveau volgens het resolutiestelsel en nadien volgens het agendastelsel is gevormd, maar ik vermoed dat de verhouding niet veel anders zal zijn. Het probleem is niet zozeer dat deze seriearchieven in absolute zin niet goed toegankelijk zijn. Ze zijn immers, uitzonderingen daargelaten, in het algemeen goed toegankelijk indien het systeem begrepen wordt. We kunnen echter wel stellen dat de relatieve toegankelijkheid sterk verslechterd is sinds de inventarissen, die toegang geven tot deze archieven, gedigitaliseerd zijn en in toenemende mate uitsluitend nog online kunnen worden geraadpleegd.
055
Naam archief
Kabinet des Konings(der Koningin) (1841-1940)
omvang in m1
waarvan als verbaalarchief, in m1
1.475
1.455
36
36
Binnenlandse Zaken - Algemeen archief 1813-1817
8
- Geheim archief - Kabinetsarchief, 1870-1940
71
- Binnenlands Bestuur, 1817-1940
509
319
- Armwezen, 1817-1940
394
329
- Militie en schutterijen, 1817-1911
225
192
- Ambtenarenzaken, 1904-1940
68 9
- Volkshuisvesting, 1901-1940 - Beheersafdelingen, 1817-1940 Buitenlandse Zaken, 1813-1940 Defensie, 1813-1940
107
85
946
440
1.954
1.514
535
447
Justitie, 1813-1940
3.340
2.520
Koloniën, 1814-1940
2.711
1.915
12.388
9252
Eeredienst, 1815-1933
Totaal
Ontleend aan F.J.M. Otten, Gids voor de archieven van de Ministeries en de Hoge Colleges van Staat, 1813-1940
Figuur 1: omvang van een aantal archieven in m1 en het aandeel dat volgens het verbaalstelsel is gevormd.
056
Die ogenschijnlijke tegenspraak is goed te verklaren. Het online aanbieden van de inventarissen is een enorme verbetering ten opzichte van vroeger toen de gebruiker van deze archieven naar de studiezaal moest om eerst de inventarissen te raadplegen om vervolgens pas de archieven aan te kunnen vragen en in te zien. Je kunt nu als gebruiker immers thuis de inventarissen al bestuderen en de gewenste archiefstukken aanvragen zodat je bij het bezoek aan het archief meteen aan de slag kunt. Toch is de werkelijkheid weerbarstiger. De (gedigitaliseerde) inventarissen zijn immers helemaal niet vervaardigd met het doel gegevens uit de archieven te ontsluiten maar om toegang te bieden tot de archieven. En dat terwijl de websites van veel archiefinstellingen wel de suggestie wekken dat je als gebruiker op zijn “Googliaans” te werk kunt gaan en door middel van intikken van zoektermen toegang kunt krijgen tot de gegevens. Een blik onder de motorkap leert echter dat welke zoekterm iemand op de website ook intikt, niets van de driekwart van de eerdergenoemde ministeriearchieven die gevormd zijn volgens het verbaalstelsel bij een zoekactie zal oplichten als potentieel relevant. De verbalen zijn in de op de website doorzoekbare inventarissen immers beschreven zoals ze in de depotkasten te vinden zijn: met de datum waarop de besluiten werden vastgesteld (zie afbeelding 2). De toegangen tot die verbalen, in de vorm van klappers en indexen, bieden vanuit het zoeken op de website ook geen soelaas omdat ook die beschreven zijn met enkel een jaartal.
2.10.01
Tot voor kort stonden de inventarissen in de studiezaal. Je kon slechts binnen één inventaris tegelijk zoeken waardoor de gebruiker werd gedwongen om de inventaris te benaderen volgens de logica waarmee deze geconstrueerd was: systematisch. Als de gebruiker de logica van de inventaris niet begreep, waren er medewerkers die hem of haar uitleg konden geven over de systematiek van het zoeken, en de samenhang die bestond tussen de inventaris en de archiefbestanddelen die erin werden beschreven. Die samenhang is niet meer vanzelf sprekend op de website. Je kunt gebruik maken van de aangeboden zoekfuncties zonder enig besef te hebben van de onderliggende structuren die wel bepalend blijven voor wat je kunt vinden. Met andere woorden: het perspectief van digitaal, “Googliaans” zoeken is als een nieuwe schil om het bestaande instrumentarium gelegd, terwijl het bestaande instrumentarium zelf helemaal niet is toegesneden op deze manier van zoeken. Zo wordt een illusie gecreëerd. Een illusie van eigentijdse toegankelijkheid.
Figuur 2: voorbeeld van de manier waarop seriearchieven in de inventaris worden beschreven (Inventaris Nationaal Archief, Den Haag, Ministerie van Koloniën, nummer toegang 2.10.01)
21
Koloniën, 1814-1849
Beschrijving van de series en archiefbestanddelen
BESCHRIJVING VAN DE SERIES EN ARCHIEFBESTANDDELEN 1 STUKKEN BETREFFENDE HET BESTUUR DER KOLONIËN IN HET ALGEMEEN
1 STUKKEN BETREFFENDE HET BESTUUR DER KOLONIËN IN HET ALGEMEEN 1.1 Openbaar verbaalarchief
1.1 OPENBAAR VERBAALARCHIEF 1.1.1 Verbalen
1.1.1 VERBALEN In de beginperiode, 1814 tot en met maart 1818, kregen alle besluiten en minuten van uitgaande stukken een per jaar doorlopend nummer, waarbij de stukken per dag in een katern werden gebonden, bijvoorbeeld 22 oktober nummers 2572-2601. De bijlagen vormden een aparte serie: ze kregen hetzelfde nummer, maar voorafgegaan door de afkorting Exh. (van Exhibitum). Vanaf april 1818 werd een verbaal gevormd, waarbij de ingekomen stukken (de bijlagen) werden geborgen bij en op datum en nummer van het besluit, waarbij de zaak werd afgedaan. In de indices werd verwezen naar deze datum/nummercombinatie, vooraf gegaan door de letter `V' van verbaal. Na 1842 kwam het gebruik in zwang de datum/nummercombinatie aan te vullen met de letteraanduiding van de behandelende afdeling, bijvoorbeeld: 11 augustus 1848 (afdeling) A1 nr. 12. Op de ingekomen stukken werd behalve datum en nummer van het verbaal (in zwarte inkt) ook datum en nummer van inschrijving in de agenda genoteerd, vooraf gegaan door de aanduiding exh. Vanaf circa 1840 liggen de ingekomen stukken waarop geen besluit volgde in de dagbundel bovenop. De onderzoeker dient erop bedacht te zijn, dat de datum/nummercombinatie van deze exhibita dezelfde kan zijn als in het daarna volgende verbaal. Wel is het zo, dat bij de registratie van deze exhibita de maand werd aangeduid met een cijfer en dat maand en dag zijn omgekeerd: exh. 12/5 1845 nr. 10 moet dus gelezen worden als 5 december 1845. Dit wijkt af van de aanduiding van het verbaal: 5 december 1845 nr. 10.
1-100
Verbalen van de secretaris van Staat voor de Koophandel en Koloniën, sedert 16 september 1815 van de directeur-generaal voor de Koophandel en Koloniën. 1814-1818 100 pakken 1 1814 mei 17 - okt. 2 1814 nov. 3 1814 dec. 4 1815 jan. 5 1815 feb. 6 1815 mrt. 7 1815 apr. 8 1815 mei 9 1815 juni 1 - 25 10 1815 juni 26 - juli 25 11 1815 juli 26 - aug. 20 12 1815 aug. 21 - sep. 8 13 1815 sep. 9 - 25 14 1815 sep. 26 - okt. 10 15 1815 okt. 11 - 21 16 1815 okt. 22 - nov. 3 17 1815 nov. 4 - 17 18 1815 nov. 18 - 30 19 1815 dec. 1 - 14 20 1815 dec. 15 - 31 21 1816 jan. 1 - 15 22 1816 jan. 16 - 31
057
Zoeken naar nieuwe wegen In dit atelier is nagedacht over mogelijkheden om de discrepan tie tussen de bestaande toegang tot seriearchieven en het wenselijk geachte digitaal zoeken en vinden met trefwoorden te overbruggen. Welke middelen kunnen worden ontwikkeld om het zoeken en vinden in dergelijke archieven te vereenvoudigen? Is het antwoord dat er meer uitleg gegeven moet worden over wat deze archieven bevatten en hoe je te werk moet gaan om iets te kunnen vinden? Extra metadata toekennen? Of is het wachten op de techniek die het in de toekomst ongetwijfeld mogelijk zal maken om handschriften te lezen zoals dit nu al kan door middel van OCR bij gedrukte en getypte teksten? Binnen projecten als MONK en Transkribus (voor verdere uitleg hierover zie de bijdrage van Ceciel Huitema en Nico Vriend in deze bundel) wordt daar onderzoek naar gedaan en de resultaten worden geleidelijk steeds beter.
058
Toch is het de vraag of het digitaal kunnen doorzoeken van de documenten, te beginnen met de indexen en misschien ooit ook nog weleens van de series besluiten, ingekomen- en minuten van uitgaande stukken, de ultieme vervanger is van de bestaande systematiek die gebaseerd is op het werken met klappers en indexen die door de administratie zijn aangelegd. Die twijfel is gebaseerd op het feit dat het zoeken met trefwoorden in een groot corpus van documenten een fundamenteel andere manier van bevragen is dan het zoeken met gebruikmaking van de logica waarmee degenen die indertijd het informatiesysteem hebben ingericht. Het intikken van een trefwoord en vervolgens zien wat er op het scherm verschijnt is eigenlijk een heel onbenullige actie. Als het corpus documenten dat doorzocht kan worden maar groot genoeg is, zal iedere zoekactie resultaat opleveren. Wat ongewis blijft is hoe relevant de getoonde documenten zijn ten opzichte van
de ingevoerde term. Ieder woord dat op die manier wordt gebruikt om te zoeken is in principe gelijk, waardoor zich onmiddellijk het probleem van te veel of te weinig (relevante) resultaten voordoet. Googliaans zoeken met trefwoorden richt zich op gegevens in de documenten terwijl de bestaande ontsluitingsmechanismen binnen de seriearchieven zich primair richten op de documenten en pas in tweede instantie op een zeer beperkte hoeveelheid inhoudelijke gegevens. De informatiesystemen die we als seriearchieven aanduiden, zijn door de toenmalige administratie veelal op een hiërarchische manier ontsloten. Zo zijn de indexen op de verbalen van het Ministerie van Koloniën gestructureerd aan de hand van rubriekshoofden, die vanuit het perspectief van het administra tieve handelen zijn gekozen. De in de index opgenomen samenvattingen van besluiten zijn vervolgens geklapperd op de hierin voorkomende (eigen)namen en voor de administratie relevante termen. Dit hele systeem van metadata in de vorm van indexen met hun hoofdenlijsten en het meestal voor langere tijd stabiele format van data van besluiten, data van ingekomen brieven met de (veelal afgekorte) naam van afzender, samen vatting van het besluit, de eventuele opmerkingen enerzijds en de klappers op deze indexen anderzijds, werden bij het Ministerie van Koloniën op jaarbasis, en toen de administratie groeide zelfs per half jaar, vervaardigd. Daarmee vormt dit bestaande metadatasysteem een verfijnd en fijnmazig stelsel om toegang te krijgen tot de verbalen, al moeten we de kwaliteit ervan ook weer niet overdrijven. Die was lang niet altijd en overal even goed. Een structureel probleem bij doelmatig gebruik van de klappers en indexen over een langere periode vormde ook toen al de gebondenheid aan jaarlijkse of zelfs halfjaarlijkse cesuren veroorzaakt door de aanleg van een nieuw register. Het verbaalstelsel werd in de negentiende eeuw ook het
verplichte registratuurstelsel voor de overheidsorganen in de overzeese gebiedsdelen. Jean-Chretien Baud die tussen 1833 en 1836 gouverneur-generaal was in Nederlands-Indië en daarvoor onder andere als secretaris van het gouvernement had gediend, klaagde: “[o]p de secretarie bevindt zich thans niemand, die kan gezegd worden de zaken goed in het hoofd te hebben: ik ondervind dagelijks dat mijn eigen geheugen, hoe zwak ook, vele gapingen moet aanvullen die in de onvolledige inlichtingen die men mij soms geeft, bestaan. De index kan dat gemis niet aanvullen. Uit den aard der zaak moet die Index, als over alle Regeeringsbesluiten in en buiten Rade lopende, zich bij eene algemeene vermelding van derzelver inhoud bepalen: dezelve kan niet treden in bijzonderheden, en wanneer men nu nog let dat meerdere tijdvakken van denzelver door onoordeelkundige handen zijn samengesteld, dan behoeft het geen wonder te baren dat dezelve in geen gevallen van weinig nut is, gezwegen nog van de inlichtingen die men behoeft uit een vijftigtal boekdeelen op te delven” (uit: Geschiedkundige Nota over de Algemeene Secretarie (Batavia 1894) 19-20). Kortom, er kleven nogal wat verschillende problemen aan het digitaal toegankelijk maken van seriearchieven. Interessant is dat in de bijdrage van Ceciel Huitema en Nico Vriend een poging wordt gedaan om de kwaliteiten en mogelijkheden van het bestaande door de administratie gevormde zoekinstrumentarium te behouden bij de ontwikkeling van nieuwe, digitale zoekinstrumenten.
Andere perspectieven Misschien zijn we wel veel te veel bezig te proberen de kwaliteiten van het analoge zoekinstrumentarium van weleer in digitale vorm te gieten en met Googliaans zoeken te evenaren. Misschien moeten we dat idee loslaten, omdat Googliaans zoeken en systematisch zoeken simpelweg twee
heel verschillende talen zijn. Wanneer de gegevens uit de indexen gedigitaliseerd en gedataficeerd worden, en wanneer zelfs de verbalen in de verre toekomst misschien nog eens gedigitaliseerd en gedataficeerd zijn, wordt daarmee niet zozeer de ultieme toegankelijkheid gecreëerd, maar worden wel nieuwe vormen van onderzoek mogelijk zoals we nu al zien bij grote tekstcorpora die als doorzoekbare tekstbestanden beschikbaar zijn gemaakt. Gedigitaliseerde kranten die doorzoekbaar zijn via Delpher bieden bijvoorbeeld geheel nieuwe mogelijkheden ten opzichte van vroeger. Linguïsten maken er gretig gebruik van, bijvoorbeeld om de ontwikkeling van de taal te bestuderen. Ook historici beginnen in toenemende mate gebruik te maken van grote databestanden om bijvoorbeeld moeilijk grijpbare aspecten van het verleden te bestuderen zoals patronen in emotie en in menselijk redeneren en de veranderingen hierin in de loop van de tijd. Als in de toekomst de volumineuze seriearchieven gedataficeerd zijn, zal dit vooral interessant en relevant zijn om grootschalig onderzoek te doen naar patronen in de samenleving. Het is belangrijk om na te denken welke onderzoeksvragen beantwoord zouden kunnen worden als bijvoorbeeld zowel de verbaalarchieven van het Ministerie van Koloniën gevormd in Nederland als de verbalen van het gouvernement in Nederlands-Indië gedataficeerd zouden zijn. Onderzoek naar patronen van informatie- en kennisuitwisseling tussen Nederland en Indië, verschillen in de ambtelijke en de bestuurscultuur tussen Nederland en Indië en de veranderingen hierin in de loop van de tijd komen dan onder handbereik. Hetzelfde geldt voor onderzoek naar het ambtelijke en bestuurlijke sentiment ten opzichte van bijvoorbeeld islam en nationalisme en de veranderingen in de tijd. Maar wat is daar dan voor nodig om dit te kunnen doen? Welke infrastructuur en welke tools hebben onderzoekers daar dan voor nodig? Het zijn de vragen die in de digital humanities centraal staan en het
059
biedt een kans aan archivarissen om zich, als kenners bij uitstek van de archiveringssystemen, stevig in dit debat te positioneren.
Slot Het is evident dat toegankelijkheid een relatief en tijd- en plaatsgebonden begrip is. De manier waarop toegang binnen een archiveringssysteem werd geboden, vormt een onlosmakelijk en tijdgebonden onderdeel van het archief. Archivarissen hebben de professionele plicht om “de blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid van archiefmateriaal te waarborgen” (ICA beroepscode). Die blijvende toegankelijkheid en begrijpelijkheid betekent onder meer dat je na zoveel jaren nog steeds in staat bent om de betekenis en functie van het archief en de documenten in het archief binnen de toenmalige structuren te begrijpen. Het Atelier Digitale Onderzoekomgeving heeft bijgedragen aan het besef dat de eigenheid van de onder de noemer van seriearchieven ontstane archiveringssystemen goed gekend moet worden om digitale oplossingen te kunnen ontwikkelen die betekenisvolle toegang tot deze archieven waarborgen. Het digitaliseren en dataficeren van (onderdelen van) seriearchieven biedt interessante nieuwe onderzoeksmogelijkheden maar het is niet vanzelfsprekend dat daarmee de bestaande toegang en context in hun volle omvang behouden blijven. Het lijkt er zelfs op dat het vooralsnog ingewikkelder is om de hedendaagse verwachting van digitaal gebruiksgemak te verenigen met de tijdgebonden betekenisvolle functionele toegang tot de seriearchieven dan het bieden van geheel nieuwe vormen van digitale toegang tot de gegevens.
060
Illustratie: Max Kisman, Utrecht
1
2
3
1
2
3
061
De ijsberg zichtbaar maken Digitale (re)presentatie van seriearchieven Ceciel Huitema en Nico Vriend
Iedereen die werkzaam is in de studiezaal van een archief instelling herkent de situatie: een klant heeft thuis op de website een en ander proberen te vinden zonder veel resultaat en komt met weinig hoge verwachtingen toch nog even naar de studiezaal. Het blijkt dat je de klant aan bijzondere informatie kunt helpen uit een archief, dat op de website nauwelijks ontsloten is. Je bent blij dat deze klant toch de moeite heeft genomen naar de studiezaal te komen. Hoeveel klanten doen dat na een weinig succesvolle zoekopdracht op de site niet, terwijl er in de archieven interessante stukken liggen?
Het inhoudelijk ontsluiten van seriearchieven Bezoekers zoeken vaak naar een onderwerp via het zoekscherm op de website van een archiefinstelling (Google-achtig zoeken). Daarmee zoeken ze alleen in de beschrijvingen van archief stukken zoals die vermeld staan in de archiefinventarissen. Seriearchieven zijn veelal chronologisch geordend waardoor in de inventaris alleen data (datums) beschreven staan en geen onderwerpen. Hoewel laatstgenoemde informatie wel via eigentijdse toegangen te vinden is, is het niet online doorzoek baar. Je zou kunnen zeggen dat daar slechts een zeer klein topje van de ijsberg zichtbaar is. Kan hier iets aan gedaan worden? Het ontsluiten van dergelijke archieven op documentniveau is veelal te arbeidsintensief, maar er zijn wellicht andere opties te bedenken?
062
Illustratie Shutterstock © grop
Het is niet de eerste keer dat dit onderwerp onder de aandacht staat (zie leestips). Er zijn dan ook al diverse hulpmiddelen bedacht om de bezoeker bewust te laten worden van deze informatie onder de radar: infobladen, instructiefilmpjes, contextinformatie, transcriptie, enz. H.G. Visscher pleit in zijn afstudeerscriptie voor een samenwerking tussen archiefdiensten en gebruiker, omdat de archivaris nooit bij machte is om de volumineuze seriearchieven zelf inhoudelijk te beschrijven. De gebruiker kan bijvoorbeeld archiefdocumenten transcriberen of taggen. De archiefdienst zou dit moeten faciliteren en de kaders stellen. Een voorbeeld hiervan is het crowdsourcingplatform Vele Handen. Ons onderzoek gaat een stap verder. Want stel, archiefdiensten laten hun archiefstukken transcriberen (al dan niet door gebruikers), hoe zou die verkregen informatie dan het beste gepresenteerd kunnen worden? Hoe werkt dan het online zoekproces in een relatief ingewikkelde archiefstructuur en welke onderdelen zouden in aanmerking komen voor die verdere ontsluiting, de eigentijdse toegangen of de stukken zelf? En welke rol kan technologie spelen?
Een generiek presentatiemodel? In de negentiende eeuw archiveerden verschillende overheids instanties hun stukken via het genoemde seriestelsel. Voor ons onderzoek hebben we seriearchieven uit drie verschillende bestuurslagen, namelijk gemeente, provincie en rijk, met elkaar vergeleken om te kunnen onderzoeken of voor al deze verschillende soorten seriearchieven één generiek basismodel voor online ontsluiting ontwikkeld kan worden. Afgezien van het feit dat iedere archiefinstelling een andere terminologie gebruikt voor enigszins met elkaar vergelijkbare toegangen (klapper,
trefwoordenlijst, index, agenda, indicateur, enz.), ontdekten we dat elk seriearchief qua structuur in meer of mindere mate van elkaar verschilt. Zelfs binnen één organisatie zijn variaties in de tijd te vinden. Desalniettemin zijn generieke stappen voor onderzoek in seriearchieven op te stellen (zie figuur 1). Ondanks alle varianten kunnen archiefinstellingen dit generieke model als basis gebruiken bij een pilot of project in het kader van het digitaliseren en ontsluiten van (de eigentijdse toegangen van) het desbetreffende archief.
Stappen onderzoek in serie-archieven met drietrapsraket
bron
verwijzing
Klapper Trefwoordenlijst
1
bron
verwijzing
Index, agenda
2
3
bron
Verbaal, besluit, correspondentie, enz.
4
5
Figuur 1. Generiek model seriearchieven
Met dit schema in ons achterhoofd zijn twee modellen voor online doorzoekbaarheid en presentatie van de inhoud van seriearchieven ontwikkeld. Beide modellen beperken zich tot het zichtbaar en doorzoekbaar maken van de informatie uit de eigentijdse toegangen. Het scannen en doorzoekbaar maken van de stukken zelf (verbalen, besluiten, correspondentie, enz.) is niet meegenomen, omwille van de behapbaarheid.
063
Een belangrijke kanttekening is op voorhand te plaatsen. Van elk archief zijn namelijk stukken vóór overbrenging vernietigd volgens de toen geldende vernietigings- of selectielijst. Dit betekent dat de onderzoeker de in de index genoemde onderliggende stukken niet altijd zal aantreffen in het archief. Het is belangrijk om onderzoekers hier vooraf over te informeren. Desalniettemin levert in veel gevallen de documentbeschrijving al waardevolle informatie op. De ontwikkelde modellen tonen de manier waarop bezoekers op een publiekswebsite kunnen zoeken. Bij het ontwikkelen van deze modellen is geprobeerd vooral te kijken naar wat ideaal zou zijn, dat wil zeggen dat er zo min mogelijk rekening is gehouden met eventuele technische of praktische bezwaren van reeds bestaande websites. Uiteraard is wel onderzocht welke informatie ontsloten moet worden om de presentaties mogelijk te maken.
Model 1: Doorzoekbaar maken van eigentijdse trefwoorden Dit model gaat uit van het transcriberen en doorzoekbaar maken de trefwoorden uit de klappers en/of andere trefwoordenlijsten (bron 1 uit het generiek model), die worden gekoppeld aan (digitale) weergaves van de indexen (bron 2). Schermweergave 1 toont het zoekscherm op de website waarin de onderzoeker een dergelijk trefwoord en een periode vrij kan invoeren, en op basis daarvan suggesties krijgt. Wanneer een onderzoeker gezocht heeft op de naam (of woord) ‘Berg’, dan krijgt hij het zoekresultaat zoals getoond bij scherm weergave 2. Door vervolgens op de eerste naam te klikken (Berg, N.A.M.) worden de vijf treffers in de opgegeven periode zichtbaar en verder gespecificeerd (zie schermweergave 3).
064
Deze treffers zijn in feite scans van pagina’s uit de index waarop het gezochte woord voorkomt. Door verder te klikken komt de onderzoeker bij deze scans uit (bron 2 uit het generiek model). Daar aangekomen (zie schermweergave 4) kan op de scans het registratiekenmerk, bijvoorbeeld een datum, van het onderliggende stuk of onderliggende stukken gevonden worden. Met dit gegeven kan de onderzoeker doorklikken naar de inventaris en het betreffende inventarisnummer aanvragen voor raadpleging in de (fysieke) studiezaal, digitaal raadplegen (wanneer deze gescand is), of hiervoor een scanverzoek indienen. Het tonen van deze indexpagina als geheel zorgt voor de noodzakelijke context van het archief. Zo is het hoofd (rubriek) zichtbaar, bijvoorbeeld ‘Ambtenaren in de Koloniën’, en weet je als onderzoeker dat het onderliggende stuk betreffende ‘N.A.M. Berg’ bijvoorbeeld betrekking heeft op zijn aanstelling, ontslag of functioneren als ambtenaar in één van de koloniën. Bovendien kan met het bladeren in de scans een interne verwijzing opgezocht worden. Op de schermweergave zijn linksboven de andere trefwoorden die op de scan voorkomen getoond. Deze zijn aanklikbaar, zodat hierop kan worden doorgezocht. Overigens wordt onderzoekers ook de mogelijkheid geboden om te zoeken via de destijds aangemaakte rubrieken (hoofden lijst). Een voorbeeld hiervan is te zien op schermweergave 5. Het doorzoekbaar maken van seriearchieven via de eigentijdse rubrieken is een cruciaal onderdeel om de eigenheid van seriearchieven ook in digitale vorm te waarborgen. Immers, via deze rubrieken worden de individuele documentbeschrijvingen in hun context geplaatst.
Schermweergave 1
Model 1 trefwoord
periode
1911-‐1920
Be|
berg bergh beelen bekker
Schermweergave 4
> Verwijzing 3 Index 1915, folio.315 Voorkomende trefwoorden:
De in de index genoemde stukken zijn te vinden de volgende inventarisnummers
• Berg, N.A.M. • Regeering in de koloniën • Vrij, C.F. • …..
Archief [naam] Ingekomen stukken Inv. 1
1915, 1 januari – 30 april
Inv.2
1915, 1 mei – 29 november
Inv.3
1915, 30 november – 31 december
Schermweergave 2
Zoekresultaat: trefwoord
treffers
jaren
Berg, N.A.M.
5
1911-‐1915
Berg, J.N.
1
1910
Berg, K.A.
2
1915
Andere suggesAes
treffers
jaren
Berg en Dal
1
1920
Bergen
10
1910-‐1918
Zoekterm: rubrieken Rubriek A -‐ Z Z -‐ A
Schermweergave 3
> Berg, N.A.M., 1911-‐1915
Zoekresultaat: + 1911 (2) + 1912 (1) -‐ 1915 (3) Verwijzing 1 naar index / agenda Verwijzing 2 naar index / agenda Verwijzing 3 naar index / agenda
Schermweergave 5
Zoeken in rubrieken:
(Orde)nummer Hoog -‐ Laag Laag – Hoog Hoeveelheid onderliggende beschrijvingen Hoog -‐ Laag Laag – Hoog
Regeering in Nederland departement van Koloniën (9.960) Betrekkingen met vreemde mogendheden (9.050) Regeering i/d Koloniën (Gouv. Gen. Gouveneurs Raad van Indië en secretarissen) (8.760) Staatsbegroo;ng (6.770) Oost Indische begroo;ng (5.400) West Indische begroo;ng (4.540) Ambtenaren (algemeen) (4.333) Ambtenaren (opleiding en uitzending) (4.002) Ambtenaren (verloven) (2.680) Ambtenaren (ontslag en pensioen) (1.650) Ambtenaren (delega;ën) (1.000) Rechtswezen (989) Ambtenaren (W en W fonds) (970) Landbouw (cultures i/h algemeen) (967) Koffie (960) Suiker Zout Tabak Kina Tin Spoortram en stoomwezen Handel Maatschappij Verkoop van producten Muntwezen Javasche Bank Surinaamsche en Curaçaose Bank Nederlandsche Bank Kasbeheer en wisseltrekkingen Verpachte middelen Opium Belas;ngen in ’t algemeen Heerendiensten In en uitgaande rechten en accijnzen Handel en scheepvaart
Zoekterm: jaren Boschwezen Agragische aangelegenheden (stand van grond) Veeteelt Mijnwezen in het algemeen Binnenlandsch Bestuur Openbare werken Benoodigdheden (Oost-‐Indië) Benoodigdheden (West-‐Indië) Paketvaart Nijverheid in O en W Indië Successierecht Kunsten en Wetenschappen Onderwijs Burg-‐ Geneesk. dienst Steenkolen Naamlooze Vennootschappen Eredienst (niet Mohamed) Eredienst (Mohamed en Bedevaart) Eereteekenen en Geschenken Slavernij en zeeroof Overtocht van Gouv.ts passagiers Kaarten Na;onale Mili;e Schujerij & Landweer Reis en verblijlosten Kadaster Zegel en Leges Drukpers Kolonisa;e, Landverhuizing & Koelies Java en Madoera Vorstenlanden op Java Borneo ( ZO en W afdeeling) Celebes en Onderhorigheden Riouw en Onderhorigheden Banka Billiton
Molukken (Menado, Ternate, Amboina) Bali en Lombok Timor en Onderhorigheden Buitenbezimngen i/h algemeen Sumatra in ’t algemeen Atjeh en Onderhorigenheden Sumatra’s westkust Benkoelen Lampongs Palembang Sumatra’s Oostkust Suriname Curaçao Militaire Zaken (algemeen) Opleiding, Uitzending officieren (militaire academie, Krijgsschool, Cadejenschool, Geneeskundige en Pharmac. Kweekelingen) Werving en uitzending van troepen Koloniale Reserve Kleeding van troepen Wapening Detacheering van officieren Ontslag pensioen onderstand officieren Landspensioen en Ouderstand officiersweduwen Militaire personalia (stamboeken inlich;ngen, breukbanden, brillen, inten;teit) Nalatenschappen Ontslag paspoort, gagement onderstand mindere Militairen Gra;fica;ën Invalidenhuis Delega;ën (Officieren) Huwelijken (officieren) Militair W en W fonds Verlooven (militairen)
066
Aan het doorzoekbaar maken van de trefwoorden die toentertijd gegenereerd zijn, kleeft natuurlijk een probleem. Bezoekers van nu zijn immers geneigd op begrippen van nu te zoeken. Ze zijn zich wellicht niet eens bewust van het feit dat gezocht moet worden op eigentijdse woorden. Dit probleem kan ondervangen worden door enerzijds een taalmodel of thesaurus in te bouwen, dat automatisch woorden omzet naar woorden uit de tijd dat het archief is gevormd. Anderzijds zou je de mogelijkheid kunnen bieden om gebruikers tags te laten toevoegen, die meegenomen worden in de zoekresultaten. Naar het hertalen of met een omweg zoeken op het juiste begrip, zou nog verder onderzoek gedaan moeten worden. Belangrijk is wel dat onderzoekers altijd te zien krijgen onder welk eigentijds trefwoord de treffer geplaatst is. In dit model wordt de laatste stap van het onderzoek, namelijk het via de scans van de index vinden van de onderliggende stukken, aan de onderzoeker gelaten. Dit kan als een nadeel worden gezien. Daar staat tegenover dat het doorzoekbaar maken van de trefwoorden al grote winst oplevert voor de vindbaarheid van informatie uit seriearchieven.
Model 2: Doorzoekbaar maken van documentbeschrijvingen Het tweede uitgedachte model richt zich op het transcriberen en doorzoekbaar maken van de individuele documentbeschrij vingen die worden genoemd in de index (bron 2 uit het generiek model). De eerste bron uit het generiek model, de eigentijdse trefwoordeningangen, wordt hierbij dus grotendeels over geslagen. Wel wordt, net als in model 1, de optie aangeboden om via de zogenaamde rubrieken (hoofdenlijst) te zoeken. Afbeelding 2: Scan van indexpagina uit archief Ministerie van Koloniën (index 1910 Statius Muller)
Op afbeelding 2 is een voorbeeldpagina uit de index op het verbaalarchief van het Ministerie van Koloniën uit het jaar 1910 te zien. Bovenaan is de naam van de rubriek zichtbaar (Regeering in de Koloniën), het trefwoord waaronder de diverse daaronder opgesomde besluiten (verbalen) zijn ingeschreven. De eerste drie kolommen verwijzen naar de datum en het volgnummer van het besluit (bijvoorbeeld 3 januari 1910, nummer 49). Ook wordt, onder kolom 7, een korte inhoud weergegeven van ieder besluit. Om model 2 werkbaar te maken, moeten voor iedere individuele inschrijving uit de index minimaal deze drie elementen overgenomen worden: de rubrieksnaam, verwijzing naar onderliggende documenten (in dit geval het besluit) en korte inhoud. Daarnaast verdient het aanbeveling om iedere inschrijving uit een indexpagina digitaal te voorzien van een doorloopnummer. Dit maakt het mogelijk om online dezelfde volgorde van inschrijving te representeren. Het is (in dit voorbeeld) niet noodzakelijk om informatie uit andere kolommen uit de index over te nemen. Hoewel van ondergeschikt belang, kan deze informatie echter zeer relevant zijn (bijvoorbeeld bij doorverwijzingen). De onderzoeker kan de informatie uit deze kolommen wel raadplegen omdat de scans van de index in dit model gekoppeld zijn aan de individuele documentbeschrijvingen en online worden getoond. Via deze scans kan bovendien de gevonden documentbeschrijving worden gecontroleerd. Een uitwerking van dit model is te zien op schermweergave 6 en 7, waarbij een fictieve zoekopdracht wordt uitgevoerd naar de op de scan uit de index van het Ministerie van Koloniën voorkomende persoonsnaam ‘Statius Muller’ (zie afbeelding 2). De in de index voorkomende informatie uit de kolom ‘korte inhoud’, de rubrieksnaam (trefwoord) en de verwijzing naar de
067
datum van het verbaal worden gerepresenteerd op scherm weergave 7. Het registratiekenmerk van de onderliggende documenten, in dit geval het verbaal, wordt gebruikt om ook (op zijn minst) de inventarisnummers aan te bieden waaronder de stukken worden geborgen. Model 2 omhelst een ontsluiting van seriearchieven op een veel dieperliggend niveau dan in model 1. Een kanttekening is dat dit model arbeidsintensiever is. Handwritten Text Recognition (HTR) zou echter een rol kunnen spelen om dit model, maar ook het eerstgenoemde, minder arbeidsintensief te maken.
De gelijkvormigheid van de aangeboden documenten, qua structuur en taalgebruik, is daarom ook belangrijk en heeft consequenties voor de prestaties van het systeem. Gezien de behaalde foutmarges op woordniveau kunnen met HTR overigens vergelijkbare resultaten worden behaald als bij OCR (zie onder andere Sánchez 2015). Daar staat tegenover dat het aantal door de mens uit te voeren handelingen groot is (woorden labelen, eerste transcripties maken, tekstvlakken markeren, enzovoorts) en ook dit dus arbeidsintensief kan zijn. Vergeleken met het handmatig transcriberen van (gehele) teksten, zal de tijdswinst door het toepassen van HTR echter aanzienlijk zijn.
Handwritten Text Recognition (HTR)
068
Al enkele jaren kunnen door middel van Optical Character Recognition (OCR) gedrukte teksten zoals kranten full-text worden doorzocht. Maar ook met de ontwikkeling van enigszins vergelijkbare, maar op basis van andere technieken tot stand komende automatische tekstherkenning voor handgeschreven bronnen wordt de afgelopen jaren snel progressie geboekt. Een voorbeeld is het MONK-programma van de Rijksuniversiteit Groningen, waarin patroonherkenning van afbeeldingen (van woorden) centraal staat. In dit programma traint de mens een systeem om (afbeeldingen van) woorden steeds beter te herkennen. De herkende woorden worden per geval voorzien van een label, met als eindresultaat een steeds verfijnder resultaat op specifieke, doorzoekbare woorden. Een iets andere insteek heeft het Transkribus-project van de Universiteit Innsbruck. Anders dan MONK, streeft Transkribus per document namelijk een volledige transcriptie na. Daarbij wordt niet alleen gebruik gemaakt van een optisch model (vergelijkbaar met MONK), maar ook van een taalmodel. Bij dit laatste wordt nagegaan welk woord op een bepaalde plek verwacht mag worden, bijvoorbeeld afgaande op de zinsopbouw.
Bij model 1 zou HTR ingezet kunnen worden om de eigentijdse trefwoordeningangen (bijvoorbeeld klappers) versneld te transcriberen. Bij het tweede model kan HTR worden gebruikt om (gespecificeerde tekstvlakken of woorden uit) de index te transcriberen. Een belangrijk aandachtspunt is dat in alle gevallen, maar vooral in het laatste, informatie goed gekoppeld moet worden. Een voorbeeld hiervan zijn de individuele documentbeschrijvingen uit de index, waarbij de informatie uit de kolom ‘korte inhoud’ steeds gekoppeld moet worden aan de registratiekenmerken van de onderliggende documenten. Een laatste aandachtspunt is de wijze van onlinepresentatie van de getranscribeerde woorden. Gezien de blijvend aanwezige foutmarges is het aan te bevelen om het resultaat van de HTR apart beschikbaar te hebben voor onderzoekers, dus naast de weergave van de bijbehorende scan.
Vervolgonderzoek Verder onderzoek is noodzakelijk om beide modellen verder met elkaar te kunnen vergelijken en te achterhalen of de uitgedachte modellen ook in de praktijk uitvoerbaar zijn. Het Nationaal
Model 2
Schermweergave 6
Model 2 Zoekterm Zoekterm
Sta;us uller Sta;us MM uller
Jaar/jaren
Jaar/jaren
1901 -‐ 1910 1901 -‐ 1910
Of zoek via rubrieken
Of zoek via rubrieken
Schermweergave 7
Beschrijving: Benoeming v. het lid A.G. Sta;us Muller t. ondervoorzijer v/d Kol. Raad in Cur. van het tegenwoordig zimngsjaar
Datum
Inv.nr.
Datum
Inv.nr.
22 oktober 1909, nr 27
683
3 januari 1910, nr 49
699
Rubriek: Regeering in de Koloniën Jaar: 1910 Blader door scan index Archief: Ministerie van Koloniën Tags: ……
Scan index
Beschrijving: Aanbeveling v. Sta;us-‐Muller, A.
Scan index
benoeming van ondervoorzijer v/d Kol. Raad. Rubriek: Reegering in de Koloniën Jaar: 1909 Archief: Ministerie van Koloniën
22 december 1909, nr 1
696
Tags: ……
C. Sta;us-‐Muller Rubriek: Ambtenaren Verloven Scan index
Jaar: 1909 Archief: Ministerie van Koloniën Tags: ……
Archief en Noord-Hollands Archief willen daartoe een vergelijkend onderzoek in de vorm van pilots opzetten. Deze worden uitgevoerd met de archieven van het Ministerie van Koloniën, 1910-1920 (Nationaal Archief) en het gemeentebestuur van Haarlem, 1886-1898 (Noord-Hollands Archief). De intentie is om zowel het eerste als tweede model (of een combinaties daarvan) te onderzoeken en HTR-technieken een belangrijke rol te laten spelen. Daarnaast is het Gemeentearchief Ede (die ook betrokken was bij dit onderzoek) bezig met een plan voor het nader ontsluiten van de serie gemeentelijke correspondentie uit de periode van de Tweede Wereldoorlog op basis van model 2. Met een betere zichtbaarheid en vindbaarheid van informatie in archieven die nu nog grotendeels onzichtbaar zijn (het ijs onder het wateroppervlak), hopen we een belangrijke stap te zetten in de ontwikkeling van onze dienstverlening in een digitale onderzoekomgeving.
In: Document Analysis and Recognition (ICDAR), 2015 13th International Conference on Document Analysis and Recognition (ICDAR) (IEEE, 2015), 1166-1170. Thomassen, Theo, “De veelvormigheid van de archiefontsluiting en de illusie van de toegankelijkheid” in: Theo Thomassen, Looper, B en Kloosterman, J. ed., Toegang. Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Den Haag 2001), 13-43. Visscher, H.G., Ontsluiting van series. Bijdragen aan digitale toegankelijkheid door archiefgebruikers (Scriptie Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam, 2010). Over MONK: http://www.ai.rug.nl/~lambert/Monk-collections-nl.html Over Transkribus: www.transkribus.eu/Transkribus; www.transcriptorium.eu
Leestips Driel, Maarten van, “Traditie en digitaliteit: toegankelijkheid volgens het Proeftuinproject Archiefvormersoverzicht” in P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Context. Interpretatiekaders in de archivistiek (Den Haag 2000), 215-243. Jeurgens, Charles, “The scent of the digital archive. Dilemmas with archive digitisation” in: BMGN – Low Countries Historical Review (2013), 30-54. Oxener, Pim, Tijdloze toegang. De eigentijdse toegangen het digitale tijdperk (scriptie Hogeschool van Amsterdam, 2014).
070
Sánchez, J.A., et al. “ICDAR 2015 competition HTRtS: Handwritten Text Recognition on the tranScriptorium dataset”.
Ceciel Huitema toont concept model voor ontsluiting van serie-archieven tijdens bijeenkomst 7 december BHIC Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
Raadpleegbare seriearchieven Twee stappen om de digitale raadpleegbaarheid van seriearchieven te vergroten voor onderzoekers Karlijn van der Wijk
Zowel Henny van Schie, archivaris bij het Nationaal Archief, als Hein de Graaf, vrijwilliger bij het Nationaal Archief en gespecialiseerd in het verbaalarchief van het Ministerie van Koloniën, hebben al een gids gemaakt waarin seriearchieven worden genoemd en uitgelegd. Deze kunnen als bouwstenen gebruikt worden bij het maken van een hedendaagse en digitaal raadpleegbare gids.
Stap 1 Doe aan voorlichting
Henny van Schie geeft les in seriearchieven. Illustratie Karlijn van der Wijk
Een groot deel van de onderzoekers, zowel online als in de studiezalen, is niet of nauwelijks bekend met seriearchieven. Seriearchieven zijn archieven die formeel gelijksoortig geordend zijn op kenmerken zoals functie en/of ontwikkelingsstadium. Zolang onderzoekers dit niet weten zullen seriearchieven, hoe digitaal toegankelijk ze ook zijn, nog steeds niet of nauwelijks geraadpleegd worden. Het is dus van belang allereerst de bekendheid van seriearchieven te vergroten. Dat kan op verschillende manieren: a. Maak een gids waarin wordt uitgelegd wat seriearchieven zijn, wat de structuur ervan is en hoe erin gezocht moet worden. De gids kan zowel op papier als digitaal worden aangeboden.
072
b. Maak een instructiefilmpje waarin stap voor stap wordt uitgelegd hoe er gezocht moet worden in serie archieven. Laat hierin de onderzoeker over de schouder meekijken van een medewerker die het voordoet.
Stap 2 Digitaliseer de stukken Op dit moment kunnen onderzoekers, als ze onderzoek willen doen in serie archieven, terecht op de studiezaal. Maar in deze tijd, waarin er meer dan ooit gebruik wordt gemaakt van digitale middelen, is het van groot belang onderzoekers ook digitaal van dienst te kunnen zijn. Door informatie te digitaliseren wordt er een grotere doelgroep bereikt en door open data beschikbaar te stellen kan de informatie verrijkt worden met (nieuwe) informatie van onderzoekers.
Er zijn hiervoor momenteel twee modellen beschikbaar: 1. Het basisgeneriekmodel laat de onderzoeker een gedeelte van zijn zoektocht digitaal uitvoeren, maar biedt het uiteindelijke archiefstuk in de studiezaal aan. 2. Het digitaal-verbaalmodel laat de onderzoeker zijn gehele zoektocht digitaal uitvoeren, ook het uiteindelijke archiefstuk krijgt hij op zijn computerscherm te zien. Enkele voordelen en nadelen van beide systemen: Voordelen • Bij het digitaal-verbaalmodel hoeft de onderzoeker niet naar de archiefinstelling om het stuk in te zien. Vanachter zijn computer kan hij zijn zoektocht uitvoeren, van het intypen van de zoekopdracht tot het uiteindelijk inzien van het archiefstuk. • Door te zorgen voor een lijst met veelgebruikte trefwoorden kan ook een onderzoeker die niet weet waar hij moet beginnen met zoeken op ideeën worden gebracht.
Nadelen • Veel woorden die vroeger gebruikt werden hebben nu een andere betekenis. Een voorbeeld hiervan is het woord alimentatie. Alimentatie betekende vroeger iets anders dan tegenwoordig. Als een onderzoeker dit niet weet kan hij het woord verkeerd begrijpen en/of gebruiken en gehinderd worden in zijn onderzoek. • Namen die veranderd zijn. Een voorbeeld hiervan: een rubriek die tot en met 1911 bij een bepaalde naam genoemd werd, was in 1912 opeens onder een andere naam te vinden. Als een onderzoeker dit niet weet, heeft hij geen idee waar de desbetreffende rubriek is gebleven. Hij kan denken dat de rubriek is afgesloten, terwijl deze onder een andere naam is verder gegaan.
Op onderzoek achter de computer thuis. Illustratie Karlijn van der Wijk
073
Het aanbod Op verschillende momenten werd tijdens dit Atelier opgemerkt dat de digitale onderzoekomgeving nog ver is van wat het zou kunnen zijn. De archiefinventarissen die online worden aangeboden, zijn niet meer dan digitale kopieën van de papieren inventarissen en er wordt nog nauwelijks gebruik gemaakt van de mogelijkheden die de online omgeving biedt, wat die ook kunnen zijn. In dit deel van het schetsboek wordt in kaart gebracht hoe een deel van de huidige Digitale Onderzoekomgevingen momenteel is ingericht. Studenten die aan de UvA het vak vergelijkende archiefweten schappen van Theo Thomassen volgden, hebben de websites van de Regionaal Historische Centra aan een kwantitatief onderzoek onderworpen. Centraal stond de vraag of de websites van de RHC’s beschouwd kunnen worden als digitale onderzoek omgeving, en zo ja, of deze websites bijdragen aan de ontwikkeling van archival intelligence. Immers, zo blijkt uit eerdere bijdragen, het beschikken over archival intelligence is een voorwaarde om goed onderzoek in archiefbronnen te kunnen doen. Lita Wiggers en Bram van de Ven hebben het volledige onderzoek van de studenten samengevat tot een bijdrage voor het schetsboek. Daan Hertogs stelt in zijn bijdrage hoe de transitie van analoge studiezaal naar digitale onderzoekomgeving nog hortend en stotend verloopt. Hij pleit voor een tussenvorm, een fygitale studiezaal waar onderzoekers met snelle digitale tools ook de moeilijker toegankelijke archiefcollecties kunnen raadplegen.
Welmoed Bons, Daan Hertogs, Peter Schulpen, Lita Wiggers en andere deelnemers Open Ateliers Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
075
Niet fysiek, niet digitaal, maar fygitaal Daan Hertogs
Digitaal bieden archiefinstellingen al jaren van oorsprong analoog archiefmateriaal aan. Dat is voor die archiefinstellingen een grote wijziging, maar voor gebruikers slechts een marginale aanpassing in het aanbod. Bovendien gaan met het digitaal aanbieden van analoog archief belangrijke elementen verloren. Is de fygitale studiezaal een oplossing voor de problemen?
Digitaal en analoog Het onderzoeken van een digitale onderzoekomgeving houdt in, dat er ook een analoge bestaat. Daarvoor kan de volgende definitie gelden: “Het analoge deel van het informatiesysteem dat door archiefbeherende instellingen wordt ingericht om een “optimaal” gebruik van archieven en andere collecties mogelijk te maken.” Deze definitie verschilt één woord met de in het atelier gehanteerde werkdefinitie voor de digitale onderzoek omgeving: ‘digitale’ is vervangen door ‘analoge’. Tot nu toe heb ik echter nog geen enkele medewerker van een archiefinstelling horen praten over hoe de ‘analoge onderzoekomgeving’ is heringericht door bijv. het aantal tafels te verminderen. Hoe verhoudt de term ‘digitale onderzoekomgeving’ zich tot de bestaande praktijk?
076
Voor dat antwoord helpt een niet uitputtende beoordeling van bestaande internetsites van archiefinstellingen. Digitale inventarissen beschikbaar stellen is de kast met papieren inventarissen in de studiezaal; het digitaal reserveren is
het papieren aanvraagbriefje; chatten met het archief is de studiezaalmedewerker met verschoven kantooruren; een community is de muurloze koffiehoek; Vele handen is de muurloze vrijwilligerskamer; digitaal commentaar toevoegen is de expertise die de bezoeker deelt met de studiezaal medewerker. Deze archiefsites digitale onderzoekomgevingen noemen doet denken aan de trend om over bedrijfsrestaurants te praten in plaats van kantines, omdat men er ook een warme maaltijd kan krijgen. Wat archiefinstellingen nu vooral doen is het inrichten van een digitale studiezaal. Wat zou een digitale, virtuele onderzoekomgeving kunnen zijn?
Virtuele onderzoekomgeving In het college Vergelijkende archiefwetenschappen van Theo Thomassen kwam het onderzoek naar virtuele onderzoekomgevingen van Carusi en Reimer uit 2010 aan de orde. Deze studie concentreert zich op de academische wereld en mede op de daarin functionerende wetenschappelijke bibliotheken. De belangrijkste conclusie is dat virtuele onderzoekomgevingen als community- en niet als technologie projecten gezien moeten worden. Community wordt dan opgevat als virtuele gemeenschap; een groep die samenwerkt met behulp van internet. Onderzoekers en niet instellingen moeten de drijvende kracht achter virtuele onderzoek omgevingen zijn. De studie van Carusi en Reimer schrijft een aantal karakteris tieken toe aan een virtuele onderzoekomgeving, waarbij overigens het vinden van de juiste term voor de auteurs niet belangrijk is. In ieder geval moet de omgeving vanzelfsprekend electronic web-based zijn. De omgeving moet toegang geven tot data, instrumenten (tools) en bronnen (resources). Onderzoekers van één of meerdere instituten moeten met elkaar
kunnen samenwerken. De samenwerking dient zich binnen en tussen instituties af te spelen en de data en andere output moeten beheerd en bewaard blijven. Uit deze karakteristieken blijkt de sterk academische insteek, waarbij groepen onder zoekers, vaak van meerdere universiteiten, aan gezamenlijke projecten willen werken, zeker omdat de academische samenwerking tussen geografisch verspreide teams steeds belangrijker wordt. Uit de in de studie verwerkte enquête blijkt, dat onderzoekers sterk gemotiveerd zijn data te delen en samen te werken bij de analyse en interpretatie van data, waarvoor het gemakkelijk kunnen benaderen van elkaar voorwaardelijk is. Ook het gezamenlijk schrijven wordt als belangrijk gezien. Vooral, en misschien alleen genealogiecommunities vertonen een flink aantal van deze karakteristieken. Volgens Carusi en Reimer is de potentie van virtuele onderzoek omgevingen, dat zij het onderzoek naar een hoger niveau kunnen brengen. Er komen, o.a. door het delen en verbinden van data, mogelijkheden voor onderzoek die voorheen onmogelijk waren. Veel van de plannen van archiefinstellingen om nieuwe ‘onderzoekomgevingen’ te ontwikkelen blijven hier sterk bij achter, omdat in die omgevingen de data niet te verbinden zijn. Weliswaar is voor de gebruiker via het recht om open data te verkrijgen toegang tot materiaal mogelijk, maar de mogelijke verbindingen zullen in een andere, nietarchiefonderzoekomgeving plaatsvinden. Het concept van Carusi en Reimer lijkt (nog?) een brug te ver voor de archiefinstellingen.
Huidig digitaal aanbod: verre van ‘optimaal’ De huidige sites van archiefinstellingen zijn op een aantal gebieden een flinke verbetering van de toegang tot archief instellingen en hun materiaal. Een gebruiker hoeft voor een
enkel onderzoekthema – bijv. genealogie – vrijwel niet meer de deur uit en elke onderzoeker kan zich in ieder geval degelijker voorbereiden op een archiefbezoek. Het gevolg is dat in veel archiefinstellingen het aantal fysieke bezoekers daalt, maar het aantal opvragingen stijgt. Deze digitale dienstverlening is echter nog ver verwijderd van het woord ‘optimaal’ dat in de werkdefinitie staat. Er is zelfs op een aantal gebieden een verslechtering te zien. Het systematisch zoeken is op een ruim aantal archiefsites een hele opgave nu men vol inzet op het zoeken op termen uit de inventarissen. Stukken van algemene aard kunnen alleen gevonden worden door systematisch zoeken. Als zelfs promovendi niet weten dat deze stukken bestaan – zoals een aantal jaren geleden mijn ervaring was bij een bijeenkomst – is er voor archiefinstellingen nog een wereld te winnen. Lossen betere zoeksystemen onze problemen op; zijn betere algoritmen het ei van Columbus? Eivind Røssaak verwees tijdens zijn atelierbezoek nadrukkelijk naar het belang van kennis van algoritmen, omdat ze zo bepalend zijn in het zoeken en vinden van materiaal. Dat is een terechte vaststelling, al dienen dan wel de waarschuwingen van Hermans Konings in acht genomen te worden. Konings geeft algoritmen ook de eigenschappen mee als: het onbehagen van gesloten circuits, voorspelbaarheid en verveling. Daarbij zijn ze volgens hem ook minder klinisch als ze lijken. Algoritmen zijn namelijk ingewikkeld en Konings stelt dat zelfs softwareprogram meurs soms het spoor bijster zijn. Een aantal jaren geleden bleek een gedeelte van onze zoekopdrachten beïnvloed te worden door factoren als locatie en eerder zoekgedrag; een kenmerk dat zelfs Google niet in de gaten had. Daarbij zijn geautomatiseerde, slimme systemen te ingewikkeld om door mensen te worden geanalyseerd en – hoe ingewikkeld kan het worden – worden er weer algoritmen ontwikkeld om algoritmen te onderzoeken en
077
te controleren of een algoritme doet waarvoor het geschreven werd. Blind vertrouwen op algoritmen kent dus ook risico’s. Hoe ingrijpend moeten we veranderen?
productfunctie te realiseren. Wikipedia geeft als voorbeeld de – technologische – innovatie van het horloge waarbij de mechanische horloge vervangen werd door het elektronische horloge.
Innovatie
078
Bij Wikipedia is te lezen dat innovatie een sprongsgewijze verandering van het ‘oude’ naar het ‘nieuwe’ is. Het is in wezen een systeemverandering met een sprongsgewijs karakter, maar er ontstaan geen nieuwe systemen, zoals bij een uitvinding. Eerder wordt het bestaande systeem vernieuwd. Wat nu precies een innovatie is, hangt af van het perspectief van de beschouwer. Dat kan een gebruiker, maker of maatschappij zijn. Wikipedia geeft het voorbeeld van de elektronicus, die lyrisch kan worden als hij opsomt welke (technologische) innovaties nodig waren om tot de huidige televisietoestellen te komen (resulterend in plattere, grotere en scherpere televisies), terwijl de gemiddelde televisiekijker dit wellicht eerder ervaart als productaanpas singen. In ons geval, een archiefinstelling weet wat er allemaal moet gebeuren voor er gescande bronnen kunnen worden gepresenteerd (de productontwikkeling en het procesontwik keling) en gecommercialiseerd (marketing- en verkoopinspan ningen), en kijkt dus heel anders tegen dit nieuwe product aan als de gebruiker. Ook het tijdsbestek waarbinnen de verandering zich afspeelt is mede bepalend voor de perceptie van het begrip innovatie en ook dat is een subjectief element. Bij innovatie is wel altijd sprake van vernieuwing van ‘iets concreets’: van een product (productinnovatie), van een technologie (technologische innovatie), van een productieproces (procesinnovatie), van een organisatie (organisatie-innovatie), van een markt (marktinnovatie). In zoverre is het de vraag of bij de eerder opgesomde vergelijking tussen analoge en digitale dienstverlening niet gewoon sprake is van een productinnovatie: het toepassen van een nieuwe technologie om eenzelfde
De conclusie is gerechtvaardigd dat bij het inzetten van internet voor de dienstverlening van en toegang tot archiefinstellingen vanuit het perspectief van de gebruiker eigenlijk alleen nog maar marginale tot kleine aanpassingen op de al bestaande dienstver lening gedaan zijn, hoe ingrijpend de wijzigingen ook voor de archiefinstellingen zelf waren. Voor de gebruiker zijn we nog ver verwijderd van de radicale innovatie zoals Wikipedia die definieert en waarvoor eerder de term digitale onderzoekomge ving van toepassing zou kunnen zijn. Is een radicale aanpassing, innovatie eigenlijk nodig en wenselijk?
Beperking van de digitale toekomst Daarbij zijn archiefinstellingen met twee dingen bezig. Men dient zich voor te bereiden op het beschikbaarstellen van digital born materiaal, terwijl men echter de komende jaren op internet vooral gescand analoog materiaal zal aanbieden. Dat laatste kent al flinke uitdagingen. Charles Jeurgens heeft enkele jaren geleden een belangrijke waarschuwing gegeven, met name wat betreft het digitaliseren van analoog archiefmateriaal. Volgens hem is digitalisering meestal niet slechts een digitale kopie maken van een analoog document, maar veel meer de creatie van een nieuw informatieobject. In zijn artikel refereert Jeurgens aan de fysieke sporen en kenmerken van analoge documenten, die belangrijk kunnen zijn voor onderzoek, maar verloren gaan bij digitalisering. Daarbij, en dat sluit aan bij het bovenstaande, zoekmachines tonen resultaten op basis van zoektermen, maar geven niet de plaats van het document in zijn archivistische structuur, die zijn context verduidelijkt. In een analoog archief
krijgt de onderzoeker meteen een indruk van de context door het snuffelen door alle documenten, terwijl in een digitale omgeving wordt gezocht met zoektermen, zodat de onder zoeker veel verder verwijderd is van de context. Jeurgens stelt terecht, dat document na document gescand en getoond wordt zonder het belang van de fysieke vorm te beschouwen. Onderzoek aan de hand van een digitale collectie vindt anders plaats dan aan de hand van een analoge collectie. Daaruit is de gevolgtrekking te maken, dat dit tot andere onderzoeksresul taten moet leiden. Een intrigerende vraag is dan wat de verschillen zijn. In Op weg naar 2020 en verder… Het verhaal van de archief functie wordt een horizon 2025 geschetst: “Er is een nieuwe samenleving met een nieuwe cultuur ontstaan, waarin mensen totaal anders denken, voelen en handelen dan in de jaren voor de eeuwwisseling”. Werken onze hersenen straks anders, als we thuis op ons beeldscherm afbeeldingen bekijken, dan wanneer we in een studiezaal fysieke documenten in een archiefdossier omslaan. Ik denk van wel; een voorbeeld van An Kramer. Zij laat een traineeprogramma van een bank in een bakkerij plaatsvin den, waarbij de trainees tegelijkertijd deeg kneden en bakken, en over ondernemen discussiëren. Het praten spreekt de linkerhelft van het brein aan; het fysiek met het brood werken echter het rechtergedeelte waardoor het geleerde veel dieper landt. Wat gaat een digitale onderzoekomgeving doen met de historische sensatie en met het resultaat ervan; de gepubliceerde onderzoeken in boeken, artikelen en in Wikipedia?
Toekomsten Welke mogelijkheden zijn er? Laten we voor mogelijk antwoorden de Futures-boeken van Konings en Palmaerts betrekken.
De toekomst ontwikkelt zich nooit lineair, maar via ‘trillingen’, zoals Tom Palmaerts het noemt. “Trillingen zijn ideeën en acties, die schommelen, schokken en zwaaien”. Daarbij is toekomst op dit moment voor ons meervoudig. We moeten namelijk niet denken in lijnen, want zo is het verleden ook niet tot stand gekomen. Voor Palmaerts bestaan er alleen meerdere, mogelijke toekomsten en hij refereert aan de Franse filosoof Bertrand de Jouvenel, die in 1965 al over ‘futuribles’ sprak: een samenstelling van ‘futures’ (toekomsten) en ‘possibles’ (mogelijke). Palmaerts vindt dat we ons niet moeten blind staren op grote revoluties, omdat we dan ongevoelig worden voor de vele trillingen, die potentieel kunnen uitdraaien op een revolutie. Wat zou een revolutie kunnen zijn: het initiatief van eterni.me, waaraan Herman Konings in zijn boek refereert? Deze internet firma bouwt uit het door het individu tijdens zijn leven beschik bare gestelde en gemaakte digitale archief een avatar, die ‘eeuwig’ leeft en vragen van nabestaanden kan beantwoorden. Hoe gedetailleerder men tijdens zijn leven zaken vastlegt, hoe meer vragen in de toekomst beantwoord kunnen worden. Ik kan nog niet bevatten wat de consequenties zijn als we dit concept op onze archieven zouden ‘loslaten’. En ik gebruik het woord loslaten bewust, omdat eterni.me een revolutie lijkt met onvoorziene afloop. Palmaerts bezweert met zijn uitspraak “small is beautiful”; het is al prima als we geen extreme aanpassingen, maar af en toe een trilling in ons eigen leven verweven. Toch neemt Konings in zijn boek een kolom van Steven van Belleghem op. Deze voorspelt het einde van het internet. Mensen en dingen zullen namelijk de komende tien jaar allemaal connected worden en als alles met elkaar verbonden is, bestaat het internet niet meer. Dan leven we in het internet. Als alles verbonden is met elkaar en we leven in
079
het internet, dan kan de vroegere offline wereld dezelfde functionaliteiten bieden als de pure online wereld, maar – en daar zijn Van Belleghem, Konings en Palmaerts het over eens – met iets extra’s. Er moet ingezet worden op de sterktes van de digitale en de sterktes van de menselijke component; beide hebben complementaire waarden.
Mogelijke toekomst: fygitale studiezalen Palmaerts en Konings stellen beide, dat in een digitale omgeving datgene wat schaars dreigt te worden, er naar doet verlangen. Ook in een digitale wereld blijft het verlangen naar het analoge, het tastbare. Het combineren van beide werelden is een manier om kwaliteit op kwantiteit te laten prevaleren. Konings omschrijft die combinatie als ‘fygitaal’. Hij refereert aan winkelconcepten, waarbij klanten in fysieke winkels komen, maar waarbij wel alle noodzakelijk online instrumenten beschikbaar zijn. Er wordt in deze concepten gebruikgemaakt van online tools om uiteindelijk – met tijdwinst en de zekerheid dat de gewenste artikelen aanwezig zijn – in een fysiek winkelfiliaal je voorkeuren aan te passen en (eventueel) te kopen. Is dit concept op archiefinstellingen toe te passen? Ik denk dat het zelfs moet. Riemer Knoops (lector Reinwardt Academie) heeft onlangs verwezen naar het Glasmuseum in Leerdam, dat een tiental jaren geleden een onderscheid maakte in zijn ‘snelle’ en ‘langzame’ collectie. De langzame collectie – moeizamer toegankelijk – heeft een andere aandacht nodig dan de snelle, waarvoor gemakkelijker alleen maar digitale instrumenten in te zetten zijn en die vlugger een groot publiek krijgt. Vertaald naar archiefinstellingen is weinig materiaal als onderdeel van een ‘snelle’ collectie te zien, die men geheel digitaal kan gebruiken.
080
Het genealogische bronnenmateriaal is nog het meest voor de hand liggend. Echter, het overgrote deel van het materiaal is ‘langzaam’, omdat het veel context, uitleg nodig heeft en digitalisering zelfs in een aantal gevallen een vermindering van de onderzoekwaarde betekent. De verGoogle-ing van de samenleving heeft archiefinstellingen een Stockholmsyndroom bezorgd. Of, zoals Alessandro Baricco in zijn boek De barbaren verwoordt: “Het idee dat ‘begrijpen’ en ‘weten’ betekenen dat je diep in moet gaan op dat wat we bestuderen, tot we de essentie ervan bereiken, is een mooi idee dat aan het uitsterven is; daarvoor in de plaats komt een instinctieve overtuiging dat het wezen van de dingen niet een punt is maar een baan, dat het niet in de diepte verborgen zit maar over de oppervlakte verspreid ligt (…)”. Is het tweede deel wat in Op weg naar 2020 en verder bedoeld wordt onder anders denken, voelen en handelen. Ik mag het niet hopen. Veel van het archiefmateriaal is weerbarstig, niet ‘snel’, en niet gemakkelijk te begrijpen. Er zal ‘gewerkt’ moeten worden om er überhaupt mee aan de slag te kunnen, laat staan te begrijpen. Met Baricco ben ik het eens: ook bij veel archiefmateriaal zul je dieper moeten gaan, in ieder geval niet aan de oppervlakte kunnen blijven. Wat weerhoudt ons ervan om fygitale studiezalen in te richten, waarbij men de omvangrijke, langzame collectie kan onderzoeken met gebruikmaking van online tools? Simpelweg omdat veel van het archiefmateriaal niet simpel is. Zijn de digitale tools ook thuis te gebruiken, prima; zo niet, jammer. Bij het inrichten van fygitale studiezalen kunnen we er in ieder geval voor zorgen dat de kwaliteit – de context – voorop staat, en niet de kwantiteit.
Leestips Baricco, A., De barbaren, Amsterdam 2012. Carusi, A. & T. Reimer, Virtual research environment. Collaborative landscape study (2010). Jeurgens, Charles, “The scent of the digital archive. Dilemmas with archive digitisation” in: BMGN – Low Countries Historical Review (2013), 30-54. Konings, H., Futures¹. Turen naar onzekere tijden: Wending (Tielt 2015). Kramer, A., De zaal uit. Nomadisch leren voor HR-vernieuwers (Amsterdam 2014). Nekkers, J. & J. Plantinga, Op weg naar 2020 en verder… Het verhaal van de archieffunctie (2015). Palmaerts, T., Futures³. Turen naar onzekere tijden: Trilling (Tielt 2015). www: Eterni.me www: nl.wikipedia.org/wiki/Innovatie www: nl.wikipedia.org/wiki/Virtuele gemeenschap
081
082
In het kader van het thema voor het Atelier DOD is door de UvA studenten Archiefwetenschap een vergelijkend onderzoek uitgevoerd naar de websites van elf (nationale) Regionaal Historische Centra (RHC’s). De onderzoeksvraag die daarbij centraal stond is of de websites van deze elf RHC als digitale onderzoekomgevingen kunnen worden betiteld. De metho dische vraag die daarbij ook werd gesteld, was òf aan de manier waarop de RHC’s archival intelligence bijbrengen, kan worden getoetst of hun websites als digitale onderzoekomgevingen kunnen worden betiteld.
bereik al verraadt, was dat onderzoek vooral gericht op hoe de websites gebruikt konden worden om een groter en meer divers publiek te trekken. Niet alleen in de praktijk maar ook in de wetenschap is er in het afgelopen decennium veel onderzoek gedaan naar de invulling en gebruik van digitale onderzoek omgevingen in de archiefsector. Zo is onderzoek gedaan naar hoe de digitale onderzoekomgeving gebruikt kan worden voor het toegankelijk maken van archieven en archieftoegangen, naar het aanbieden van digitaal archief en naar online dienstverlening en interactie met de gebruiker. Veel van deze onderzoeken waren echter gericht op Amerikaanse research libraries en haar gebruikers en niet op de Nederlandse of Europese situatie. Het doel, de organisatie en de gebruikers van dergelijke bibliotheken verschillen in een aantal opzichten van de archiefinstellingen die wij in Nederland kennen. In ons onderzoek zijn deze Amerikaanse onderzoeken daarom wel als basis genomen maar zijn de concepten, theorieën en methodes vertaald en aangepast aan de Nederlandse situatie.
Het theoretisch kader
Archival Intelligence (AI)
Het inzetten van het digitale deel van het informatiesysteem om de klant te bedienen is voor archiefinstellingen niet nieuw. De afgelopen jaren hebben de meeste instellingen initiatieven ontplooid waarmee ze hun websites hebben uitgebouwd tot een volwaardig onderdeel van hun studiezaal. De eerste aanzet hiertoe werd gegeven door de Taskforce Digitale Archieven, die in 2004 de opdracht kreeg een zelfregulerend en dynamisch kwaliteitssysteem voor digitale toegankelijkheid op te zetten. Zoals de titel van het eindrapport De archiefsector in het digitale tijdperk: visie op de rol van ICT in het vergroten van het publiek
Ons onderzoek naar de vraag of de websites van de elf RHC als digitale onderzoekomgevingen kunnen worden betiteld, is gebaseerd op het theoretische concept van archival intelligence (AI) van Yakel en Torres. Zij beschrijven dit als volgt: “De kennis van onderzoekers inzake archivistische principes, archivistische theorie en -praktijk, kennis over archiefinstellingen zoals de gebruikte procedures en regels bij het vormen van een archief maar ook het bepalen van zoekstrategieën die gebruikt kunnen worden bij bepaalde vraagstukken, alsmede het inzicht krijgen in het verschil tussen primaire bronnen en hun surrogaten”. Een onderzoeker die alle drie de vormen van kennis bezit, typeren zij als een expert user. En hoewel de meeste archiefonderzoekers voldoende geschoold zijn in domain knowledge (expertise
Online geleerd Een vergelijkend onderzoek naar de digitale onderzoekomgevingen van de Regionale Historische Centra in Nederland Bram van de Ven en Lita Wiggers
Inleiding
Bram van de Ven presenteert op 7 december bij BHIC het resultaat van het onderzoek door de UvA-studenten archiefwetenschap. Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
083
opgedaan door scholing en werkzaamheden in het eigen vakgebied) en artifactual literacy (de bijgebrachte kennis over het te onderzoeken object of subject), ontbreekt het hen in het begin meestal aan die archival intelligence. Torres en Yakel stellen daarom dat het de taak van de archivaris is, hen die kennis bij te brengen. In de studiezaal kan die overdracht gemakkelijk plaats vinden, maar hoe kunnen archiefinstellingen dat nu online doen?
Bromley en Gillespie
084
Op basis van het concept van archival intelligence hebben Benjamin Bromley en Valerie Gillespie toetsbare criteria ontwikkeld op grond waarvan we in ons onderzoek nagingen in hoeverre de elf RHC’s online de principes van AI in praktijk brengen en de website als digitale onderzoekomgeving kan worden aangemerkt. Benjamin S. Bromley zocht dit uit voor een aantal archiefinstellingen die verbonden zijn aan Amerikaanse universiteiten. Hij concretiseerde het principe van AI door criteria op te stellen die hij toetste met een content-analyse van de websites van deze instellingen. Deze criteria verdeelde hij onder in vijf onderzoeksconcepten: • Archival theory, practices and procedures • Strategies for reducing uncertainty • Intellective skills • Formats • Contact information Bromley gebruikte in zijn onderzoek een codeboek. In dit codeboek benoemde hij een reeks markeringen waarmee al dan niet kon worden geconstateerd of een archiefinstelling kenmerken had inzake zijn vijf onderzoeksconcepten. Het codeboek dat hij opstelde is ook gebruikt in dit onderzoek. Het was het uitgangspunt voor de gehanteerde onderzoeks methode.
Ook Valerie Gillespie heeft onderzoek gedaan naar AI en dan vooral naar online user education in Amerikaanse research libraries. Ze heeft daarbij gekeken naar welke educatieve hulpmiddelen op de websites van deze instellingen aanwezig waren en hoe diep deze weggestopt waren op deze websites die vaak bedoeld zijn voor gebruikers van zowel de archief- als bibliotheekcollectie. Ze telde daarbij het aantal muisklikken waarmee deze hulpmiddelen verwijderd waren van de homepage. Op deze wijze kon ze een vergelijking maken tussen de toegankelijkheid van deze hulpmiddelen bij verschillende instellingen.
Casestudy en enquête Met dit onderzoek hebben de UvA studenten aan de hand van het theoretisch kader van archival intelligence (AI) een actuele beschrijving gegeven van het bestaande digitale deel van het informatiesysteem van de elf (nationale) Regionaal Historische Centra (RHC’s). Voor deze instellingen is gekozen omdat zij een homogene en vergelijkbare onderzoeksgroep vormen die in het geheel onderzocht kan worden en omdat deze instellingen in de afgelopen jaren een steeds meer divers takenpakket hebben gekregen. Het toegankelijk maken van de archiefcollectie is voor veel RHC’s wellicht geen kerntaak meer. Er is gekeken naar de manier waarop de RHC’s hun websites hebben ingericht en of deze websites inderdaad kunnen worden betiteld als digitale onderzoekomgevingen. Dat wil zeggen: ingericht om de gebruikers te bedienen en te onderwijzen en optimaal toegang te bieden tot de collectie. Centrale vraag is: kunnen de websites van de Regionaal Historische Centra daadwerkelijk als digitale onderzoekomgevingen worden betiteld en kan dit, gebruik makend van de hiervoor
door Benjamin Bromley en Valerie Gillespie ontwikkelde methodes, worden getoetst aan hoe deze instellingen online archival intelligence bijbrengen? Het is niet de eerste keer dat op basis van deze methodes onderzoek is verricht naar Nederlandse websites. In 2011 paste Ellen van Veen in haar masterscriptie Wat is dit? de methode van Bromley toe op de publieksbegeleiding op de websites van 28 Nederlandse archiefinstellingen. Dit onderzoek verschilt met dat van Ven Veen omdat de criteria specifiek toegespitst zijn op het doen van archiefonderzoek en het toegangenapparaat van de elf RHC-websites diepgaand wordt getoetst. Voor de contentanalyse hebben we de codering van Bromley uitgebreid met extra criteria om het beter toepasbaar te maken voor de Nederlandse situatie. Het onderzoek is verdeeld in vier thema’s, die elk een deel vormen van een digitale onderzoekomgeving voor archiefinstellingen: • Toegangenapparaat (onderverdeeld in een algemeen deel en drie casussen: beperkt openbare archieven, seriearchieven en niet-tekstuele archieven); • Hulpmiddelen; • Contactgegevens; • Interactie en Digitalisering. Om meer inzicht te krijgen in keuzes en overwegingen bij het inrichten van de websites is een enquête uitgezet onder de elf RHC’s. De respons was hoog doch niet 100%. Van één RHC konden niet de volledige gegevens in het onderzoek worden meegenomen.
De resultaten Bij het onderzoek naar het toegangenapparaat werd duidelijk dat de digitale archiefinventarissen een letterlijke kopie vormen van hun papieren voorouders. Bij de presentatie daarvan op de website wordt nauwelijks gebruik gemaakt van de mogelijk heden die de digitale omgeving biedt voor het plaatsen van extra uitleg en het geven van verwijzingen naar andere inven tarissen, indexen en informatiebladen. Het lijkt dat RHC’s vooral inzetten op makkelijk toegankelijke indexen voor een breed publiek en minder op het verrijken van bestaande inventarissen. Over het algemeen scoren de RHC binnen dit deelthema goed op het bijbrengen van archivistische principes, praktijken en procedures en op het helpen ontwikkelen van zoekstrategieën. Daarbij moet de kanttekening worden gemaakt dat er grote verschillen kunnen zijn tussen de RHC’s zoals ook in de analyse is weergegeven. De RHC scoren minder goed op het inzichtelijk maken van de verhouding tussen primaire bronnen en hun representaties. Wat betreft de beperkt openbare archieven valt het één en ander te verbeteren aan voorlichting, zeker op het niveau van het inventarisnummer. Dit lijkt een grote investering voor niet vaak gevraagde archieven, maar betere voorlichting over de regels en procedures kan het raadplegen van deze archieven bevorderen. De casus seriearchieven binnen het toegangenapparaat gaf de laagste scores van alle uitgevoerde content-analyses. Dit laat zien dat RHC’s op dit punt nauwelijks aandacht geven aan gebruikersinstructies ten behoeve van raadpleging of zoeken in inventarissen. Er valt voor alle RHC’s op dit punt nog veel te verbeteren. Te denken valt aan algemene uitleg en verklaringen over het begrippenkader. Niet-tekstuele archieven zijn goed vertegenwoordigd op de websites van alle RHC’s. Bij de helft van
085
de RHC’s is er nog wel ruimte voor verbetering als het gaat om uitleg over wat het niet-tekstuele materiaal precies is, waar het vandaan komt en welke relatie het materiaal heeft ten opzichte van de archieven. Alle RHC’s kunnen verbeteringen aanbrengen in de voorlichting over het zoeken naar, en hergebruiken van niet-tekstuele archieven. Hoewel RHC zowel educatieve- als onderzoekshulpmiddelen aanbieden op hun website, zijn de educatieve hulpmiddelen duidelijk in de minderheid en wordt er weinig aandacht besteed aan het bijbrengen van archival intelligence. Opvallend is dat geen enkele RHC aandacht besteedt aan archiefterminologie. De doelstellingen en taken van de archiefinstelling staan soms wel online, evenals wet- en regelgeving. De score op het gebied van archival intelligence is over het algemeen laag. De RHC’s nemen hier een passieve houding aan in de richting van de gebruiker, iets wat niet in het voordeel van laatstgenoemde is. Wat betreft onderzoekhulpmiddelen, zoals FAQ’s, onderzoeks gidsen en cursussen, is er meer aanbod maar lang niet iedere RHC benut alle mogelijkheden. RHC’s zien dit wel als belangrijk deel van hun dienstverlening.
086
Contact en Interactie is in een tijd waarin de gebruiker voor namelijk digitaal onderzoek doet, een belangrijk item. Want hoe bereik je de RHC dan digitaal, welke mogelijkheden worden er geboden en werkt het dan ook? De meeste RHC hebben een social media beleid opgesteld en het gebruik hiervan neemt steeds verder toe. Daarbij geldt voor alle RHC’s dat een gebrek aan capaciteit en tijd een belangrijke rol speelt in de keuzes die worden gemaakt. Zo wordt het forum als interactie middel in veel gevallen als te tijdrovend gezien. Wel in opkomst is de chatfunctie die, zoals het Brabants Historisch Informatie Centrum
(BHIC) het omschrijft, de vorm van digitale informatiebalie aanneemt. We hebben de volgende vormen van interactie onderscheiden: • e-mail of een algemeen contactformulier; • een forum; • een chatfunctie; • reactiemogelijkheden bij de website content; • een extern social media kanaal. Bij digitalisering denkt men al snel aan scans die op de website zijn geplaatst maar er komt meer bij kijken dan dat. Uit de content-analyse is gebleken dat er weinig wordt gedaan aan het bijbrengen van archival intelligence daar waar het gaat om uitleg over archief, inventaris en het plaatsen van digitale archief bestanden in hun context. Verder is het, op een uitzondering daargelaten, vaak onmogelijk voor een gebruiker om te achterhalen welke archiefbescheiden zijn gedigitaliseerd, laat staan dat het inzichtelijk is op basis waarvan deze keuzes zijn gemaakt. Een belangrijk onderdeel voor het slagen van een digitale onderzoekomgeving is de gebruikersvriendelijkheid van de website. Hier blijken veel RHC’s nog een verbeterslag te kunnen maken. De RHC’s die onderzoek hebben gedaan naar gebruikers en de manier waarop zij de website gebruiken, beschikken over een gebruikersvriendelijkere website.
BHIC
HUA
GA
Tresoar
HCO
NHA
RHCL
Zeeuws
Niewland
Behoud van het origineel
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Raadpleegfrequentie
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Omvang van het archief
1
Belang van het archief voor de (lokale) geschiedenis
1
1
1
Materiële staat (als in: wel of niet makkelijk te scannen en doorzoekbaar te maken)
1
1
1
Anders
1
1
1
1 1
1
1
1
1
1
1
Figuur 1: Overwegingen die bij RHC een rol spelen bij de keuze voor de digitalisering van archieven.
De conclusie Op basis van de casestudy en de resultaten van de enquête wordt het tweede deel van de onderzoeksvraag bevestigend beantwoord. Er kan op basis van de wijze waarop RHC’s archival Intelligence bijbrengen, worden getoetst of de websites ook als digitale onderzoekomgeving kunnen worden beschouwd. De methodes van Bromley en Gillespie kunnen uitstekend worden toegepast bij onderzoek naar de websites van Nederlandse archiefinstellingen. De content-analyse is een bruikbaar middel bij het onderzoek naar de wijze waarop de Regionaal Historische Centra hun online bezoekers archival intelligence bijbrengen. Door het codeboek van Bromley aan te passen en uit te breiden, konden alle elementen die in een echte digitaleonderzoek omgeving aanwezig moeten zijn, worden onderzocht.
Op het eerste deel van de onderzoeksvraag, kunnen de websites nu ook daadwerkelijk digitale onderzoekomgevingen worden genoemd, is het antwoord ontkennend. Annnamaria Carusi en Torsten Reimer deden in 2009 onderzoek naar Virtual Research Environments in het Verenigd Koninkrijk. Volgens hun definitie is de digitale onderzoekomgeving: “Een omgeving op het web die voornamelijk door de gemeenschap van onderzoeker wordt gedragen en onderhouden en waar deze onderzoekers toegang hebben tot data, tools en bronnenmateriaal, waar samengewerkt kan worden en waar data veilig kunnen worden bewaard”. Volgens Carusi en Reimer wordt een digitale onderzoek omgeving in stand gehouden door een gemeenschap van gebruikers, kan in die omgeving onderzoek worden gedaan in
087
bronnen en kan er worden samengewerkt. Dat gaat niet op voor de websites van de RHC’s. Die worden volledig door de organisaties zelf beheerd, zijn grotendeels aanbodgericht, bieden weinig tot geen ruimte voor samenwerking (op een enkel RHC na), weliswaar veel tools voor onderzoek maar weinig educatieve hulpmiddelen voor nieuwe onderzoekers. Bovendien bestaat het online beschikbare bronnenmateriaal uit slechts een fractie van de collecties. Dit wil niet zeggen dat de RHC’s slechte websites hebben, maar wel dat zij zich niet richten op het opleiden van het online publiek tot expert users. Er wordt vooral laagdrempelige informatie aangeboden in beeldbanken en indexen waarmee veel publiek wordt getrokken maar wie gebruik wil maken van archiefinventarissen en iets zoekt dat niet meteen uit het zoekveld komt rollen, blijft aangewezen op de archivaris. En die is, behalve bij de enkele RHC die daarvoor een chatfunctie heeft ingericht, in de digitale omgeving minder makkelijk aan te spreken. Een opvallend resultaat dat ook al door Ellen van Veen werd opgemerkt, is dat de RHC’s weinig samen lijken te werken op het gebied van hun website. Dat is jammer, want uit het onderzoek blijkt dat voor het doorvoeren van verbeteringen, de RHC’s niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Door naar elkaar te kijken, van elkaar te leren en samen te werken, kan er met minder geld meer worden bereikt. Gedacht kan worden aan het gezamenlijk ontwikkelen van educatieve hulpmiddelen op het gebied van archieftermino logie, paleografie en seriearchieven.
En verder …
088
Bij de eerste presentatie van de resultaten van dit onderzoek tijdens het Open Atelier, vroeg de zaal zich af of de gebruiker nu eigenlijk wel zit te wachten op archival intelligence en wat daar allemaal bij komt kijken. Dat is inderdaad de vraag, maar als de
dienstverlening zich meer en meer naar de online omgeving verplaatst en bezoekers daar alleen hapklare brokken krijgen voorgeschoteld, blijft een groot deel van de collecties van de RHC’s straks ongebruikt achter in de depots. Dat is in tegen spraak met de beroepscode van archivarissen die voorschrijft dat de archivaris het gebruik van archieven zo breed mogelijk moet bevorderen en onpartijdig diensten moet verlenen aan alle gebruikers. Voor een vervolgonderzoek is het interessant om de gebruiker centraal te stellen en met behulp van een gericht gebruikers onderzoek na te gaan hoe er tegen de digitale onderzoek omgeving van de RHC’s wordt aangekeken. Een onderdeel van zo’n onderzoek zou kunnen zijn om specifiek gericht kunnen zijn op welke aspecten van archival intelligence de gebruiker zelf het meeste baat heeft. Ook zou het interessant zijn om dit onderzoek breder uit te voeren en bij meer verschillende archiefinstellingen te kijken. Hoe scoren de websites van stads- en streekarchieven op het bijbrengen van archival intelligence? Hebben zij de ambitie om hun websites uit te bouwen naar volwaardige digitale onderzoekomgevingen en zo ja, hoe geven zij die dan vorm? Tenslotte blijft het zinvol om het onderzoek over een aantal jaren opnieuw uit te voeren en te kijken welke stappen door de RHC’s zijn gezet. Tegen die tijd zal elke instelling veel meer archieven, ook digital born, online hebben staan en zal dus ook een groter deel van het onderzoek naar de website zijn verplaatst. Hoewel er momenteel goede initiatieven zijn en de RHC’s zeker meer in onderlinge samenwerking een kijkje in elkaars keuken zouden moeten nemen om tot best practices te komen, is in het woud van alle verschillen en onbenutte mogelijkheden de gebruiker in onze ogen nu vooral nog zoekende.
Leestips Bromley, B.S., ‘Finding What, You Know?’: A content analysis of the websites of archival repositories for markers of archival intelligence (Master’s Paper, University of North Carolina at Chapel Hill, 2010). Gillespie, V., An Analysis of Online User Education Resources in Academic Archives (Master’s Papers, University of North Carolina at Chapel Hill, 2005).
Dit artikel is een samenvatting van een onderzoek door UvA studenten Vergelijkende Archiefwetenschap Welmoed Bons, Pauline Harmsen, Maartje van de Kamp, Erik Groot, Lotte Oldegbers, Jasper Snoeren, Dana Sörensen, Bram van de Ven, Lita Wiggers. Het onderzoek werd gedaan onder leiding van Prof. Dr. Theo Thomassen, Februari 2016. Het volledige onderzoeksrapport van de UvA Studenten OnLine geleerd is op te vragen bij de auteurs Bram van de Ven (
[email protected]) of Lita Wiggers (
[email protected])
Veen, Ellen van, Wat is dit? Publieksbegeleiding bij de digitale presentatie van archief en archiefinstellingen; museale begrippen toegepast in de archivistiek (Scriptie Archiefwetenschap, Universiteit van Amsterdam, 2011).
Lita Wiggers is sinds 2010 directeur van het Regionaal Historisch Centrum Limburg in Maastricht en studeert daarnaast de master Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. (
[email protected])
Yakel, E. & D.A. Torres, “AI: Archival intelligence and User Expertise”, The American Archivist 66 no. 1 (2003), 51-78.
Bram van de Ven is sinds 2007 Coördinator van de afdeling Documentaire Informatie Voorziening bij woningcorporatie WonenBreburg en studeert daarnaast de master Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. (
[email protected])
089
090
De professional De digitale dienstverlening van archiefdiensten is over het algemeen beperkt. Via websites kunnen beschrijvingen van archieven en collecties worden doorzocht en in sommige gevallen zijn er zelfs scans van originele stukken beschikbaar. Voor de onervaren archiefonderzoeker biedt de website in het beste geval ook toegang digitale hulpmiddelen, informatiebladen of woordenlijsten. Deze Do-it-Yourself aanpak staat in contrast met de meerwaarde van de dienstverlening op traditionele studiezalen waar vriendelijke medewerkers deskundige hulp bij onderzoek bieden, maar waar ook andere onderzoekers worden ontmoet. De keerzijde van het gemak van 24/7 vanuit je luie leunstoel online onderzoek kunnen doen, is niet alleen het ontbreken van persoonlijke aandacht en interactie, maar vooral ook de noodzakelijke adviezen voor de beste zoekstrategie in complexe archieven. Hoe kom je iets te weten over de context waarin de archieven tot stand zijn gekomen, wat de relatie is met het aanbod van andere archiefdiensten, wie helpt bij het begrijpen wat een concordans is? Archiefdiensten verliezen in de transitie van traditioneel naar virtueel vooralsnog belangrijke elementen in hun service aan archiefgebruikers. De vraag is in hoeverre dat een probleem is. Dienstverlening in de zin van onder steuning bij onderzoek naar en in bronnen, kan wellicht geautomatiseerd worden. Is het mogelijk dat de archivaris van vlees en bloed uit de onderzoekomgeving verdwijnt? En wat als die archivaris wel een rol zou houden in de digitale omgeving, wat is die dan? Dergelijke vragen zijn tijdens het Atelier gesteld. Vanuit verschillende perspectieven (mens-in en mens-out) is gedacht, gelezen, gesproken over de rol van de professional in de onderzoekomgeving, en in het bijzonder de menselijke maat van de professional. Wat dit onderzoek heeft opgeleverd voor de onderzoekers zelf, kunnen we lezen op de volgende pagina’s. Luud de Brouwer, Christian van der Ven en Peter Schulpen reflecteren in column-achtige vorm op de mens in de digitale archiefcontext. Aansluitend laat Lisa Lucassen zien op wat het belang is van de human touch en hoe die bewaard kan blijven in de digitale onderzoekomgeving.
vlnr: Lisa Lucassen, Christian van der Ven, Peter Schulpen en Luud de Brouwer. Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
091
092
Collectie Deventer Musea via Europeana
Computer says YES
verwarming aan moet, de gordijnen dicht, de magnetron aan en het licht uit.
Luud de Brouwer
Hoe je het ook wendt of keert, kunstmatige intelligentie (KI) is in opmars. Op allerlei gebieden is een race aan de gang om steeds meer processen te automatiseren en te onttrekken aan de invloed van de mens van vlees en bloed. De microprocessors of chips die onderdeel uitmaken van bijna alle (huishoudelijke) apparaten, bevatten verbindingen die het menselijk oog niet kan zien, laat staan dat een mens ze kan maken. Het zijn machines die ze maken. Chirurgen opereren met hulpmiddelen die veel verfijnder bewegen en reageren dan een mensenhand ooit zou kunnen. In alle aspecten van het leven dringen computers, of producten die gemaakt worden met behulp van computers, steeds verder binnen. Na het schaakspel is nu ook het spel Go, met een veelvoud aan variabelen, ten prooi gevallen aan de toenemende computer isering. De wereldkampioen is voor het eerst verslagen door een computer. De auto rijdt op steeds meer plaatsen in de wereld helemaal autonoom over de wegen en de navigatie van het verkeer wordt gedomineerd door satelliet informatie via een scherm in auto, motor en fiets. Zelfs de voetganger is steeds afhankelijker van de digitale input in zijn devices. In de zorgsector worden vele miljoenen geïnvesteerd om robots delen van de zorg over te laten nemen: het invoelende zeehondje als troostknuffel. In het onderwijs herhaalt een robot moeiteloos duizenden keren hetzelfde totdat de leerling het begrijpt. Wat te denken van de boost in de domotica? We laten steeds meer over aan techniek waar het ons welbevinden betreft, wanneer de
Via social media delen we veel van ons leven, onze gedachten, meningen en opvattingen, hoe we ons voelen zowel emotioneel als fysiek. Facebook heeft een serie emoticons toegevoegd die meer nuances van ons gevoel over berichten prijsgeven. Het gedrag van mensen op datingapps en datingwebsites is nog een belangrijke verzameling van metadata over menselijk gedrag, voorkeuren en gevoelens. Al die ontwikkelingen leiden tot een omvangrijke en onstuitbare verzameling van data die steeds meer prijsgeeft over het gedrag van mensen. Die immense dataverzamelingen stellen programmeurs steeds beter in staat om algoritmes te programmeren die menselijk gedrag simuleren en daarmee tot steeds verfijndere kunstmatige intelligentie. In al dat big-data-geweld zal uiteindelijk de informatieprofessional die in archieven werkt met de vraag van onderzoekers en burgers zijn taak overdragen aan een machine.
De gebruiker kiest voor ons Alle archiefinstellingen samen hebben (helaas!) een beperkte economische impact. Dat verhindert waarschijnlijk gedurende lange tijd een robotoplossing in de dienstverlening van archief diensten. Maar op enig moment zullen ook de archiefprofessio nals zich niet meer kunnen onttrekken aan de onstuitbare opmars van KI die steeds meer werk van hen gaat overnemen. Wie gaat er nog naar een reisbureau om een hotel of huisje te boeken? Websites en fabelachtig goed werkende apps hebben die rol al voor het allergrootste deel overgenomen. Komt dat omdat we geen mensen meer willen zien of spreken? Nee, de techniek maakt het mogelijk om veel sneller een geschikte kamer of appartement te vinden uit een overvloedig aanbod in
093
databases die van minuut tot minuut worden bijgewerkt. Geen telefoongesprekken meer over de omstandigheden in de kamer of appartement, zijn er bijzonderheden in de buurt? Online krijg je die informatie meteen aangeboden in de taal van je keuze. Daarbij komt nog de feedback die andere gasten en gebruikers hebben gegeven en die je vaak vertellen wat je graag wilt weten: op loopafstand van het centrum, lekkere restaurants, goede verbindingen, lastig parkeren etc. Al die informatie kun je tot je nemen wanneer het jou uitkomt: thuis op de bank, of onderweg aan de stadsgrens waar je de nacht wilt doorbrengen. Alles onder de tip van je vinger en snel geregeld met een simpele klik. Daar ga je het als mens altijd tegen afleggen. De digitale vraagbaak komt er onherroepelijk aan. Sterker nog, in een aantal gevallen is die al aanwezig. Ook bij archieven. 25 jaar geleden was de stamboomonderzoeker verplicht de studiezaal van het archief te bezoeken om aan zijn ontdekkings drang toe te kunnen geven. Nu staat een heel groot gedeelte van die informatie online in de vorm van databases al dan niet met de gescande papieren bron erbij. In die afgelopen 25 jaar hebben zij hun eigen netwerk opgebouwd, via het bulletinboard in de jaren 90 naar de verschillende hedendaagse sociale platforms. In toenemende mate organiseren zij hun vraag en antwoord buiten de geëigende archiefpaden om. De genealoog is daarmee niet een klant die bediend wordt door een robot, of een systeem waar mensen geen enkele rol meer spelen, maar via goed faciliteren van de kant van archieven en slim organiseren en gebruik maken van de beschikbare middelen aan de kant van de onderzoeker, is het stamboomonderzoek verregaand onafhankelijk geworden van de menselijke input van de archivaris/dienstverlener.
094
De geschetste bestaande werkelijkheid van de steeds auto nomer werkende stamboomonderzoekers krijgt binnen afzienbare tijd opvolgers voor specifieke informatiebronnen van archieven en gemeenten. De informatie die archiefdiensten in hun depot hebben liggen komt in steeds sneller tempo ter beschikking via de diverse websites. Een aantal van die informatiebronnen leent zich uitstekend om zonder tussenkomst van mensen door onderzoekers geraadpleegd te worden. Het gaat dan om bronnen als bouwdossiers, milieuvergunningen e.d. Die informatie wordt bijna uitsluitend op adres bevraagd. Die manier van zoeken is heel eenvoudig te automatiseren en het duurt geen vijf jaar meer voordat het grootste deel van de bouwvergunningen online, zonder menselijke tussenkomst doorzocht en geraadpleegd zal worden.
Gluren bij de buren Het zou van arrogantie getuigen om vol te blijven houden dat de voortdurende ontwikkeling op het gebied van KI geen invloed heeft - en zal hebben - op het gebruik van archiefinformatie, of de verwachtingen van gebruikers van die informatie. Archieven moeten zich opnieuw positioneren in het spel van vraag en antwoord. Met de toenemende digitale beschikbaarheid van informatie in de vorm van open, herbruikbare, (overheids)data zullen gemeenten en daarmee ook archieven niet langer de exclusieve toegang tot die informatie kunnen bieden. Als ze de vragen uit de samenleving willen blijven beantwoorden, of in die beantwoording een rol willen blijven spelen dan zijn andere manieren van werken noodzakelijk. Het toelaten van die gedachte en het introduceren van steeds verdergaande technische tools is daar onlosmakelijk mee verbonden. Opnieuw geldt hier, net als bij de hele ontwikkeling rondom web 2.0: omkijken naar het verleden en het koesteren
van wat is en was leidt tot onherroepelijke achterstand en uiteindelijk amputatie van de archiefdienst die blijft hechten aan de balie met mensen. Van de archiefprofessional mag en moet je verwachten dat die zich richt op de digitale klant en de digitale dienstverlening. Het simpele feit dat de toekomstige overheids- en archiefinformatie zich alleen nog maar digitaal laat presenteren en raadplegen maakt het noodzakelijk om daar heel veel aandacht aan te besteden. Het omzetten van de papieren informatie naar een digitale vorm speelt daar vanzelfsprekend een belangrijke rol in. Dat is het oefenmateriaal waarmee we ons moeten voorbereiden op wat komen gaat. Er is geen blauwdruk, er is geen vaststaand format, hoe graag we dat ook willen binnen de archivarissenclub. Het wordt goed om ons heen kijken naar de rest van de wereld, kennisnemen van de ontwikkelingen in aangrenzende vakgebieden en bij voortduring nadenken over hoe we die nieuwe technieken kunnen gebruiken of aanpassen voor de onderzoeker die we graag willen blijven bedienen. Met open vizier en nieuwsgierige blik naar buiten op zoek gaan naar wat van pas komt. Een robot wordt tenslotte ook een mens!
095
Archiefservice met een smiley Christian van der Ven
Daadwerkelijk digitale studiezalen zijn nog ver weg, de eerste schoppen zijn pas juist de bits en bytes ingegaan. Onze websites staan bol van de toegangen en archieven, maar over het geheel genomen gaat het in beide gevallen slechts om rechttoerechtaan gedigitaliseerd papier. Dat geldt ook voor alle hulp die we klanten online bieden - van eenmalige opvrager van een bouwtekening tot jarenlange diepgraver in middeleeuwse protocollen. Informatiebladen worden gescand, Latijnse woordenlijstjes online gezet en soms zien we zelfs een instructie filmpje bij een zoekmachine. Een schrale oogst aan ondersteuning als we dit afzetten tegen de traditionele studiezaal, waar deskundige raad en daad op maat vaak slechts een paar meter lopen van de klant verwijderd is. Uit de vragen en problemen die ons vanaf afstand steeds bereiken blijkt dat méér online hulp nodig is dan we nu bieden.
096
Veel archiefcollega’s noemen dan zelfbediening en geautomati seerde hulpverlening de meest voor de hand liggende keuze. Tegelijkertijd zijn deze vormen van dienstverlening nog lang geen praktijk in het digitale archiefwezen. Waar consumenten online gewend zijn aan snelle, directe hulp langs de kanalen van hun keuze, is het gros van de archiefinstellingen blijven steken bij louter bellen en mailen. Door de hoge gemiddelde leeftijd van onze huidige gebruikersgroep komen we daar vooralsnog aardig mee weg, maar tijden veranderen snel. Onderzoek door Teleperformance/Forrester onder consumenten in het algemeen, wijst uit dat bijna de helft van de klanten waarschijnlijk afhaakt
tijdens het online bestellen van een product als ze niet snel genoeg het antwoord op hun vraag kunnen vinden. Uit ander onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de klanten digitale live person help zoals chat verkiest boven telefoneren om redenen als gemak en multitasking. Het aantal archiefdiensten dat chat aanbiedt tegenover telefonisch contact geeft dan een nogal scheef beeld. Nou zal de gemiddelde archivaris denken dat hij toch niet hoeft te leven van de verkoop van producten of dat je voor zijn archieven toch nergens anders heen kunt, maar laat je eens verrassen door de afhaakpercentages en uitstap pagina’s op je website.
Overleven In andere branches dan de archiefwereld wordt driftig geëxperimenteerd met het informatiseren, automatiseren en zelfs robotiseren van de klantenservice. De virtuele assistente met een brein van kunstmatige intelligentie is niemand meer vreemd. Zeker efficiënt voor het eigen bedrijf, soms misschien effectief voor de klant, maar ook gewaardeerd? Het blijkt dat we moeten uitkijken met geautomatiseerde systemen die de klantenservice medewerker proberen na te bootsen. Nog lang niet iedereen waardeert deze vorm van service, veel mensen wijzen het zelfs af. Een kwestie van tijd, hoor ik je denken, maar generaties mensen volgen elkaar nu eenmaal minder snel op dan technische mogelijkheden geïntroduceerd worden. Sterker nog, in tegenstelling tot wat je zou denken dat de trend is, zetten steeds meer bedrijven - voor wie goede klantenservice een kwestie van overleven is - in deze digitale tijden juist weer de mens achter de knoppen. Via je mobiel kun je chatten met de bank, op het forum van de verzekeringsmaatschappij discussieer je mee over het al dan niet uitkeren bij schade en een ander
adverteert trots de video call mogelijkheid met een consulent in plaats van de volautomatische zelfservice adviesfunctie op zijn website. Slimme marketing in tijden waarin iedereen schreeuwt om persoonlijke aandacht? Of steekt er méér achter? Een bekende energiemaatschappij hervormde haar klanten service. Bij het klantcontact werd voortaan hoger opgeleid personeel ingezet met klantgerichtheid als belangrijkste competentie. Het contact moest directer - klanten overdragen aan een collega bleek immers klanten verliezen - en persoon lijker. WhatsApp, sociale media en webcare namen de functie van grote call centers over. De klantwaardering steeg in korte tijd enorm, tot ver boven het gemiddelde in de branche. Raakte dit bedrijf de juiste snaar bij haar klanten?
Blijf digitaal In 2015 nam zo’n 7% van alle consumenten via WhatsApp contact op met een bedrijf en beoordeelde dit contact als goed tot zeer goed. Steeds vaker zien bedrijven persoonlijke interactie met de klant niet als tijdrovend, maar als kans om service te verbinden aan branding en marketing. Klantcontact als instrument om de gunst, loyaliteit en waardering van die klant. Klantcontact niet proberen te vermijden, maar opzoeken! Daarbij geniet digitaal de voorkeur. Uit onderzoek in 2013 door McKinsey naar het verloop van klantcontact en de waardering daarvan blijkt dat klantcontact dat digitaal start, blijft en eindigt de hoogste waardering krijgt, beduidend hoger dan klantcontact dat louter langs traditionele kanalen verloopt (waaronder trouwens ook e-mail wordt gerekend) of dat weliswaar digitaal start, maar traditioneel eindigt (bijvoorbeeld iemand die op een forum een vraag stelt aanraden om even te bellen). Toch
verloopt het meeste contact nog langs precies die weg: klanten nemen digitaal contact op, maar worden vervolgens snel naar traditionele kanalen geleid. Voor archiefdiensten die vooral nog bellen en mailen is de boodschap helder: hun dienstverlening leidt hoe dan ook niet tot de hoogst mogelijke klantwaardering, simpelweg door de gebruikte communicatiekanalen alleen al.
Blijf persoonlijk Natuurlijk kun je niet ieder persoonlijk contact digitaal houden en bovendien kun je niet chatten met iedere individuele bezoeker van je website. En dat is precies het punt waar de techniek ons te hulp kan komen in plaats van aan de kant zou zetten. We moeten nadenken over slimme cross overs tussen de verschillende uitingen van afzonderlijke hulp die we aanbieden. Er zou zelfs een versmelting op dat vlak moeten plaatsvinden om daadwerkelijk effectief te worden. Onder de noemer van app care is de opkomst van service apps waarneembaar. Denk aan een zelfhulppakket bij autopech met stap-voor-stap begeleiding, instructiefilmpjes en tips. Maar ook met op noodzakelijke en wenselijke momenten een directe link naar een wegenwachter op afstand, die door de applicatie bovendien wordt voorzien van alle gegevens die hij of zij nodig heeft om jou meteen te kunnen helpen. Als archivaris mag je fantaseren over de daadwerkelijk digitale archieftoegang met geïntegreerde hulp bij onderzoek en een persoonlijke hotline met de archivaris of andere specialist. Alles wat je nodig hebt en anders een archivaris achter de hand. En denk bij persoonlijk contact ook niet alleen aan het een-op-een contact zoals je van chat kent, maar laat je daarnaast verrassen door de mogelijkheden van veel-op-veel kanalen,
097
zoals een paar archiefdiensten bijvoorbeeld actief forums inzetten. Volgens sommige experts kunnen organisaties in de toekomst zelfs niet meer overleven zonder online gemeenschap, zonder communities die zorgen voor creativiteit, productiviteit en financiering van dat alles. Kun je zelf bijvoorbeeld niet alle klanten te woord staan? Denk dan eens aan crowdservice via online communities! Onze grootste gebruikersgroep organiseert dit al jaren zelf, daarvan kunnen we leren.
Menselijke maat De mens is een sociaal dier en niet al het technisch mogelijke past bij de aard van dat beestje. Tegelijkertijd gaan we mee met de tijd en moeten we profiteren van de technieken die ons ten dienste zijn. Maar laten we daarbij niet het kind met het badwater weggooien en zorgen dat onze digitale dienstverlening voldoende menselijke maat in zich krijgt om niet alleen een zo groot mogelijke efficiency, maar ook effectiviteit en waardering te scoren. Die human touch kan al zitten in heel simpele dingen als menselijke validatie van een geautomatiseerde mail - of zet af en toe eens een smiley in je standaardbericht. Zoek niet alleen naar wat je kunt informatiseren of automatiseren, zoek ook naar hoe je het menselijk en persoonlijk kunt houden. Dienstverlening is meer dan een algoritme voor het beantwoorden van vragen, het is ook meedenken, meeleven en meebeleven. Het zijn immers nog altijd creativiteit, empathie en passie die ons onderscheiden van robots en ondanks het grote gemak van die laatste, voelen we ons nog altijd het prettigst in het gezelschap van andere mensen. En zeg dan eens eerlijk, hoe menselijk is jouw digitale dienstverlening?
098
Foto: Ben Husmann via Flickr
099
Professional van cocon naar digitale onderzoekomgeving Peter Schulpen
Het begon de laatste jaren steeds meer bij mij te knagen, het gevoel dat mijn archiefdienst onvoldoende is toegesneden op de toekomst en ik als professional de digitale boot heb gemist. Gelukkig wierpen enkele collega’s een reddingsboei uit. Zij organiseerden op 23 maart 2015 in het Nationaal Archief de “Inspiratiedag digitale klantenkunde”. Deze mondde uit in het Atelier DOD waar ik participeerde in de werkgroep die aan de slag ging met het thema “De professional”.
Mijn cocon
100
Wereldvreemd is deze professional niet, maar in het afgelopen jaar ben ik wel gaan beseffen dat mijn leven in de cocon van mijn historisch archief tot een zekere blindheid voor de omringende werkelijkheid geleid heeft. In december 1999 ging ik aan de slag bij het gemeentearchief Sittard, dat in 2001 Stadsarchief Sittard-Geleen werd, en in 2010 het Euregionaal Historisch Centrum Sittard-Geleen, welke dienst in 2015 opging in het cultuurbedrijf De Domijnen. Weliswaar veranderde de naam van mijn instelling voortdurend, de werkzaamheden bleven in essentie gelijk. Zoals betaamt bij kleine archiefbeherende instellingen ben ik als plaatsvervangend stadsarchivaris betrokken bij de interne organisatie, acquisitie, dienstverlening, inventarisatie, inspectie, educatie, presentaties en vooral in de beginjaren bij vele geschiedkundige publicaties. Dat laatste vond ik bijzonder aantrekkelijk. In die jaren liet ik me in mijn kennissenkring wel eens ontvallen: “Niet doorvertellen dat ik hiervoor betaald krijg”. U begrijpt dat voor het volgen van
archivistische en technologische ontwikkelingen geen tijd was, of beter gezegd: geen tijd werd gemaakt.
Mijn onrust De onstuitbare opmars van de digitale wereld drong echter ook de weldadige geslotenheid mijn historisch archief binnen. MAIS-Flexis werd als inventarisatieprogramma geïntroduceerd, toegangen op de webpagina geplaatst en mails stroomden binnen. Terwijl de genealogen meer en meer verdwenen uit de studiezaal, historische onderzoekers hun informatie ook steeds meer op het internet en minder in de studiezaal vonden en zelfs uitgeverij Waanders geen brood meer zag in gedrukte regionale historische publicaties, kreeg onze dienst het toch steeds drukker. Door de introductie en het vele gebruik van e-mail werd de snelheid waarmee men geacht werd te reageren, op het gehele palet van werkzaamheden enorm verhoogd. Uit angst dat ik bij gebruikmaking van alle digitale snelwegen gebombardeerd zou worden met duizenden brokjes informatie, hield ik me verre van de nieuwste technologische ontwikkelingen. Ik hield me op de baan van de e-mails, die was me al druk genoeg. Tijd om te reflecteren op de digitale ontwikkelingen nam ik niet. De ogen sluiten voor de realiteit van de snel veranderende wereld werd de laatste jaren echter steeds moeilijker. De voor historisch onderzoek zo waardevolle informatie bij archiefdiensten lijkt te verdrinken in het totale aanbod van informatie op het internet. Daarenboven is de archivaris, de noodzakelijke intermediair om goed onderzoek te kunnen doen in de door ons beheerde informatie, op het internet zo goed als onzichtbaar. De kennis en kunde van deze civil servants wordt op het wereldwijde web onvoldoende ingezet om de mensen van dienst te zijn. Ook welgemeend eigenbelang wakkert mijn onrust in deze verder aan. De veilige haven van het pensioen is immers voor een 52-jarige archivaris nog lang niet in zicht.
Mijn digitale onderzoekomgeving Binnen de werkgroep dachten we na over toekomstige ontwik kelingen op dit vlak. Tijdens dit proces reflecteerde ik ook op mijn houding van de afgelopen jaren ten aanzien van de digitale onderzoekomgeving. Ik werd me ervan bewust dat ik in al die jaren niet goed had gekeken naar de ontwikkelingen bij andere archiefdiensten in Nederland. Als medewerker bij een Limburgse archiefdienst relateerde ik de ontwikkelingen van mijn dienst aan die van andere archieven binnen de provincie en, omdat Limburg veel meer landsgrenzen dan provinciegrenzen heeft, met die van onze buren in België en Duitsland (NordrheinWestfalen). Vooral in vergelijking met onze buitenlandse buren deden we het voor mijn gevoel nog niet zo slecht op het gebied van digitale dienstverlening. Tijdens het werk in het Archief atelier drong het echter tot me door dat we in vergelijking met archiefdiensten in andere Nederlandse provincies op vele vlakken een achterstand hebben. Wij maken geen deel uit van een voor onderzoekers nuttig provinciaal archiefportal zoals het “Utrechts Archiefnet”; een afbeelding kan bij ons niet eenvoudig digitaal worden besteld, laat staan digitaal betaald; geboorte-, huwelijks- en overlijdensregister zijn op onze webpagina niet raadpleegbaar; bouwvergunningen zijn niet gescand, laat staan digitaal beschikbaar; chatfunctie en digitaal forum zijn toekomst muziek, et cetera. Onontkoombaar is de conclusie dat wij in vergelijking met andere archiefdiensten in het land achter lopen op het gebied van digitale onderzoekomgeving. Een en ander werd bevestigd door de uitkomsten van de kwaliteitsmonitor dienstverlening archieven 2015.
Professional in vicieuze cirkel De onvoldoende inrichting van het digitale deel van het informatiesysteem wordt, in een kleine dienst als de onze, gecompenseerd door een bovengemiddelde goede
dienstverlening in het traditioneel fysieke deel van het informatiesysteem (de studiezaal) en een snelle afhandeling van e-mails. Deze goede compensatie dienstverlening door onze professionals wordt door de gebruikers hoog gewaardeerd, maar is arbeidsintensief. Je kunt je afvragen of deze werkwijze wel toekomstbestendig is. Voor mijn gevoel zitten kleinere archiefdiensten in een vicieuze cirkel: door het brede palet aan werkzaamheden dat door een kleine groep medewerkers moet worden verricht, is er onvoldoende tijd voor een focus op toekomstige ontwikke lingen. Hierdoor is de digitale onderzoekomgeving verre van optimaal ingericht. Om de gebruikers toch goed van dienst te zijn begeleiden we hun onderzoek intensief, waardoor er weer minder tijd over is voor structurele verbetering van de dienstverlening.
Toekomstgerichte organisatie van professionals Ook archiefbeherende instellingen als de mijne, met ca. 8,5 fte voor een verzorgingsgebied van bijna 200.000 inwoners, beschikken over een digitale onderzoekomgeving. Maar is wat wij structureel kunnen bieden, optimaal voor de gebruiker? Zoals aangegeven is binnen een kleine organisatie minder ruimte om je te focussen op toekomstige ontwikkelingen en de inrichting van een digitale onderzoekomgeving. Daarbij vraagt een goede inrichting en beheer ervan ook nog eens om zeer specialistische kennis. Het duurzaam bewaren en toegankelijk houden van digitale informatie, het begeleiden van digitaliseringsprojecten, het regelen van de auteursrechten in een digitale onderzoekomgeving; het zijn allemaal zaken die vragen om specialistische kennis en expertise. Zelfs met het online zetten van toegangen en scans van originelen zijn we er nog niet. In een goed toegeruste digitale onderzoekomgeving moeten
101
professionals beschikbaar zijn voor het beantwoorden van vragen en het inrichten en ondersteunen van relevante platforms. En beschikbaar betekent in een digitale omgeving niet drie dagen in de week tussen 9.00 en 16.30 uur. Voor al deze zaken en de voor een digitale onderzoekomgeving noodzake lijke e-depotvoorzieningen zijn aanzienlijke investeringen nodig. Kleine zelfstandige archiefdiensten lijken mij kwantitatief, kwalitatief en financieel onvoldoende toegerust om structureel een toekomstbestendige digitale onderzoekomgeving te realiseren. In deze ben ik zeer benieuwd naar de handreiking Toekomstgerichte Archiefinstellingen die het projectteam Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) in juni zal presenteren omdat hierin onder andere zal worden ingegaan op de meest efficiënte organisatorische schaal voor archief beherende instellingen.
Professional in digitale onderzoekomgeving Welke organisatievorm voor archiefinstellingen ook zal worden voorgesteld, de onderzoekomgeving zal in de toekomst meer en meer digitaal worden en onze diensten en de eraan verbonden professionals moeten hierin mee. Tot mijn spijt moet ik conclu deren dat mijn houding hierin als professional de afgelopen jaren onprofessioneel was. Waarschijnlijk staat het thema digitale onderzoekomgeving gezien de urgentie van het vraagstuk ook het volgend jaar weer centraal in het Archiefatelier. Ik hoop dat de invulling ervan dan minder beschouwend en meer praktisch van aard zal zijn en meer collega’s - uit Limburg waren wij dit jaar met zijn tweeën- zullen deelnemen. Onze professionaliteit vraagt om samenwerken aan een degelijke toekomstbestendige digitale onderzoekomgeving.
102
Foto: Peter Schulpen
103
Human Touch De weg naar een zichtbare professional Lisa Lucassen
In dit artikel presenteer ik de aanbevelingen van mijn onderzoek The Human Touch. Het zichtbaar maken van de professional in een digitale onderzoekomgeving. Het onderzoek richt zich dus op het zichtbaar maken van een professional in de digitale dienstverlening van een digitale onderzoekomgeving. Bij fysieke dienstverlening (op de studiezaal) kunnen de professional en de gebruiker elkaar zien. Bij digitale dienstverlening ligt dit anders. Tussen de professional en de gebruiker is een computersysteem gekomen. De professional is onzichtbaar geworden als intermediair voor de gebruiker. Om de professional zichtbaar te maken in een digitale omgeving wordt het concept human touch van Steven van Belleghem geïntroduceerd in de archiefsector.
The Human Touch Human touch gaat over de emotionele link die je hebt met je klanten. Het gaat om het connecten van mens tot mens. Daarbij ga je op zoek naar de glimlach bij de klant. Human touch kan iets eenvoudigs zijn als een persoonlijke aanraking, bijvoorbeeld een schouderklopje, maar complexer gaat het over interactie met elkaar. Voordat digitaal de overhand nam, was human touch vanzelfsprekend. Op het moment dat digitaal de overhand neemt, en menselijke interacties schaars worden, dan wordt human touch een premium. Vanzelfsprekend wordt human touch in een gedigitaliseerde wereld een communicatieconcept.
104
Het menselijk vangnet Mensen zijn gewend aan datagedreven selfservice en automatisering. Maar als er iets mis is met je online bestelde product, dan wil je dit probleem melden bij een mens. Je wilt niet in contact komen met een geautomatiseerde robot, maar je vraag stellen aan een mens. Een digitaal platform wint aan vertrouwen als de gebruiker voelt dat er echte mensen klaar staan om bij te springen: een menselijk vangnet. Dat is de essentie van human touch. Het kanaal doet er niet toe, wel het feit dat het persoonlijk en vertrouwelijk is en niet geautomati seerd. Het samenvoegen van selfservice en een menselijk vangnet is een succesvolle combinatie.
The Human interface Computers blinken uit in rationeel denken.Computers kunnen beter routinematig werk uitvoeren, gedefinieerde processen uitvoeren, data analyseren, voorspellen etc. Echter, computers kunnen zich (nog) niet inleven en emoties tonen, laat staan dat ze emotie kunnen begrijpen. Computers zijn (nog) niet creatief. Tot nu toe zijn computers niet in staat geweest om vernieuwing aan te brengen, dat komt allemaal bij mensen vandaan. Computers kunnen niet onze functies uitvoeren wat ons menselijk maakt. Human touch bestaat uit emotionele componenten. Die componenten worden ondergebracht in een human interface. Deze bestaat uit drie componenten: creativiteit, empathie en passie. Creativiteit: Ligt aan de basis van vernieuwingen. Door creatief te denken kunnen mensen originele ideeën, oplossingen en methoden bedenken.
Empathie: De menselijke eigenschap dat je gevoelens of gedachten van een ander voelt. Het is iets wat alleen mensen kun- nen, elkaar begrijpen omdat je je vaak kan inleven in de emoties die iemand voelt. Passie: Dit hoort bij mensen. Computers hebben geen passie; zij voeren de opdracht uit die aan hen gegeven is. Bedrijven met gepassioneerde medewerkers hebben een voorsprong in het verkrijgen van een emotionele relatie met de klant. Trotse medewerkers dwingen namelijk respect af bij de klant.
Van onzichtbaar naar zichtbaar Door het concept human touch toe te passen is de professional zichtbaar te maken binnen de digitale dienstverlening. Door de volgende vijf stappen te volgen kan dit gerealiseerd worden (zie pagina 106).
Leestips Belleghem, Steven van, When digital becomes human. Nederland: Uitgeverij Van Duuren Media, 2014. Brynjolfsson, Erik and Mcafee, Andrew, The second machine age. Work, progress, and Prosperity in a time of Brilliant Technologies. New York: W. W. Norton & Company, Inc., 2014.
105
106
Workflow voor een zichtbare professional
107
Het experiment Het Atelier DOD kan wel eens de geschiedenis in gaan als het startpunt voor de oprichting van een heus archieflab. In zo’n experimenteeromgeving kunnen tools worden bedacht en gerealiseerd en kan nieuwe kennis ontwikkeld met digitale data. Zulke Labs bestaan al in verschillende andere sectoren maar de archiefsector beschikt er nog niet over. Waarom eigenlijk niet? Sinds enige tijd zijn big data booming in de geesteswetenschappen en we mogen toch stellen dat archieven over big data beschikken. Een labomgeving ondersteunt in de uitwisseling van kennis tussen verschillende disciplines. In een labomgeving voor archieven kan inzicht worden gekregen in de wensen en vragen van onderzoekers; bovendien kan worden bijgedragen aan het ontwikkelen van een nieuw instrumentarium om archiefbronnen te analyseren. Wat is nodig om nieuw manieren te vinden om de collecties te ontdekken? Wat is nodig om met visualisatie data te kunnen analyseren, om data van verschillende kennisinstellingen te verbinden, om data te verrijken door middel van OCR, linked open data, user generated content, participatie? Het antwoord is dat het allemaal kan door via één platform gedachten, ideeën en resultaten te delen. Babette van Alphen, Roosanne Goudbeek en Harriet de Man doen in de volgende pagina’s uitgebreid verslag van hun zoektocht naar de potentie van een E-lab voor archiefdata en doen aanbevelingen voor de realisatie daarvan. Twan Mars beschrijft tot welke nieuwe rol er voor een archivaris is weggelegd en introduceert een nieuwe term: de ruisverdelger. Yorna Friemann schetst tenslotte een beeld van enkele potentiële gebruikersgroepen voor het lab, waarmee ze de groep waarvoor de archivarissen het allemaal doen zichtbaar en levendig wordt.
Links: Yorna Friemann en Twan Mars Foto; Erwin van Amstel, Amsterdam Rechts: Harriet de Man Foto; Angeline Swinkels, Den Bosch
109
Aanleiding
In 2015 richtten het kenniscentrum Digitaal Erfgoed (DEN) en het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) drie werkpakketten in: • Digitaal Erfgoed Zichtbaar vergroot de zichtbaarheid van collecties, verkent de vraag van gebruikers en bevordert (her)gebruik van digitale collecties. • Digitaal Erfgoed Bruikbaar verbetert de mogelijkheden tot gebruik van collecties door ze gezamenlijk online beschikbaar te stellen, en door data te verbinden en te verrijken met behulp van termenlijsten en thematisch beheer en gerichte diensten te ontwikkelen. Door praktijkgericht onderzoek te bevorderen door community-vorming en agendering. • Digitaal Erfgoed Houdbaar werkt aan het sector overstijgend delen, benutten en opschalen van voorzieningen voor duurzaam behoud en toegang, met aandacht voor kostenbeheersing en onderlinge rolverdeling. Naast concentreren op beheer, behoud en beschikbaarstelling van informatie gaan erfgoedinstellingen zich nu dus ook meer richten op vergroting van de zichtbaarheid en het (her) gebruik van hun collecties door deze op nieuwe manieren aan te bieden.
Al in 2009 constateerde de Raad voor de Cultuur: “Om de dynamiek in het vak de baas te blijven, is het nodig om groei, uitwisseling, bundeling en verspreiding van kennis en ervaring goed te organiseren. In de culturele ondersteuningsstructuur zoals de minister van OCW die de afgelopen jaren heeft ingericht, is sprake van een ontwikkel-functie als noodzakelijke component. De Raad voor Cultuur constateerde in het advies Innoveren, participeren! (maart 2007) dat die functie voor de archiefsector gericht moet zijn op onderzoek, vernieuwing en experiment […. ] fundamenteel en toegepast onderzoek ten behoeve van de ontwikkeling van de professie en de sector”.
Buiten Nederland doen kunstgaleries, bibliotheken, archieven en musea het al veel langer: het actief aanbieden van archieven en collecties, het actief aangaan van nieuwe samenwerkings verbanden buiten het eigen werkveld en het actief als experiment combineren van de mogelijkheden van de samen werkingspartners tot vernieuwende producten ter vergroting van het bereik van hun collecties. De afkorting GLAM is daar een begrip en staat voor Galleries, Libraries, Archives and Musea. In Nederland staan dergelijke samenwerkingsverbanden nog in de kinderschoenen.
Het experiment Laboratoriumonderzoek door het E-team Babette van Alphen, Roosanne Goudbeek en Harriet de Man
Foto: Lab E-team
110
Probleem
Vraagstelling en deelvragen
Hoe is nu de situatie in Nederland wat betreft experimentele samenwerkingsverbanden en de aansluiting op de gebruikers vraag op het gebied van erfgoed? In het kader van het Atelier DOD gingen de vijf onderzoekers van de werkgroep E-team op zoek naar het antwoord op die vraag en definieerden het volgende probleem: “Erfgoedinstellingen vinden onvoldoende aansluiting bij (potentiële) gebruikers op het gebied van onderzoeksmethoden”.
Op zoek naar het antwoord op de vraag of een laboratorium of experimenteeromgeving de kloof tussen de behoefte van zowel wetenschappelijke als amateur onderzoekers en de erfgoed professional kan overbruggen hebben de leden van het E-team verschillende laboratoriumomgevingen bezocht en experimenteerders langs diverse kanalen geïnterviewd. Daarbij stelden zij zich de volgende deelvragen: • Wat is een laboratorium? Hoe ziet een laboratoriumomgeving eruit? • Wanneer gebruik je een laboratorium-omgeving? Voor welke onderzoeksmethoden is zo’n omgeving geschikt? • Wie gebruiken een laboratorium-omgeving? • Wat is de rol van de erfgoedprofessional in dit project? Welke competenties zijn er voor nodig om die rol te kunnen vervullen?
Ook onderzoekers die tot de doelgroepen van archiefinstel lingen behoren onderkennen dit probleem. Op de website historic.nl is te lezen: “Archieven spelen naast hun bredere rol als geheugen van de samenleving dankzij digitalisering een centrale rol in de digital humanities. Deze vernieuwing van de geestes wetenschappen staat nog in de kinderenschoenen. Komt het daadwerkelijk tot een methodologische vernieuwing van het vak of gaat het overwegend om een snelle toegang tot primaire en secundaire bronnen? Ondanks deze positieve ontwikkeling dreigt de ooit vanzelfsprekende aansluiting tussen onderzoekers en archieven langzaam te verdwijnen”.
Doelstelling Doel van het onderzoek is om erfgoedprofessionals en erfgoedinstellingen aan te zetten om meer te experimenteren. Soms moet je gewoon een nieuwe techniek uitproberen om te begrijpen hoe die werkt, wat je er mee kunt doen en wat niet. Op weg gaan is belangrijker dan een doel bereiken. Trends en ontwikkelingen op digitaal gebied hoeven niet eng of bedreigend te zijn. Deze brengen nieuwe mogelijkheden mee; niet alleen voor het beheer, behoud en beschikbaar maken, maar ook voor vergroting van de zichtbaarheid en het gebruik van collecties en archieven. Voorwaarde is wel dat de beherende instelling open staat voor dergelijke trends en ontwikkelingen.
111
Methodiek
Poster Twan Mars: Start before you’re ready
112
Om hun vragen te kunnen beantwoorden hield het E-team via diverse kanalen interviews met bedenkers en makers van bestaande laboratoriumomgevingen om best & worst practices te achterhalen en namen zij deel aan bijeenkomsten (meet-ups), congressen en lezingen. Een greep uit de laboratoria waar het E-team contact mee legde: • The National Archives Labs; het enige ons bekende laboratorium in de archiefsector; opgericht in Londen • Open State Foundation; experimenteren en innoveren met Nederlandse open overheidsdata • Europeana Labs; de grootste op het gebied van Europees cultureel erfgoed, niet in de laatste plaats vanwege de mensen en middelen • Bibliotheekfablab Frysklab, bibliotheekfablab FabLab Zeeland, Stadslab Rotterdam; fablabs het dichtst bij het publiek, ter stimulering van mediawijsheid en digitale geletterdheid • KB Research Lab; een laboratorium voor en door wetenschappelijk onderzoek op data uit de collectie van de Koninklijke Bibliotheek • The Digital Museum/Allard Pierson Museum & HvA Lectoraat Crossmedia, Hogeschool van Amsterdam, Lectoraat Crossmedia; twee laboratoria voor innovatie in musea/tentoonstellingen • Museon in Den Haag • Erfgoedlab van de Universiteit van Amsterdam • Waag Society; instituut voor kunst, wetenschap en technologie en hun raakvlakken • The New York Public Library Labs; een experimenteel design and technologie -team dat werkt aan vergroting van de interactie met, interpretatie en hergebruik van bibliotheekcollecties en -data.
Europeana Labs http://labs.europeana.eu Europeana Foundation wil een wereldver beteraar zijn, aldus de missie: “Wij geloven dat cultuur de wereld een stukje beter maakt! Daarom verzamelen wij al het cultureel erfgoed en maken het online beschikbaar zodat u het kan gebruiken voor professionele, entertainment en leerdoeleinden”. Europeana is gevestigd in de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag en wordt gefinancierd door de Europese Unie en de lidstaten. De staf van Europeana Foundation telt circa 60 vaste medewerkers. Europeana stimuleert hergebruik van culturele erfgoeddata door de creatieve industrie en zet zich in voor standaardisatie van open data (EDM: Europeana Data Model). Via de website biedt Europeana toegang tot: Collections, met een overzicht van de collecties van
aangesloten erfgoedinstellingen, Pro biedt informatie voor professionals in digitaal cultureel erfgoed (Europeana Network Association). Onder Research worden geselecteerde datasets voor wetenschap pelijk onderzoek (digital humanities en social sciences) aangeboden. Labs wordt gepresenteerd als “A playground for remixing cultural content” en geeft API’s, apps, datasets en biedt hulp bij incubation zoals product scenario’s, workshops voor crowdfunding en mogelijkheden voor subsidie door Europeana. Met Labs wil Europeana webdevelopers en vernieuwers op het gebied van cultureel erfgoed bereiken en bedienen met betrouwbare data van goed kwaliteit. Europeana organiseerde eerder het project Europeana Creative om samen met erfgoedinstellingen, webdevelopers en het bedrijfsleven innovatieve toepassingen te bedenken. Zes pilot-projecten werden ingericht over geschiedenisonderwijs,
Wat is een laboratorium? Dat is de vraag die wij krijgen als we vertellen over ons onderzoek. Vanaf 2010 wordt de term “laboratorium” of ”lab” steeds meer gebruikt voor innovatieve projecten rond collectie ontsluiting. Daarvoor werd innoveren nog gedaan door een afdeling Research & Development. Er is niet een vaste vorm voor een laboratorium. Theo Thomassen, hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam, noemde het laboratorium tijdens een atelier: “…het organiseren van chaos. Stop maar met die basis op orde want dat gaat toch niet meer lukken en begin met experimenteren!” Als E-team definiëren we een laboratorium als volgt:
natuurhistorie & educatie, sociale netwerken, toerisme en design. Op basis van deze zes pilots werden vijf Open Innovation Challenges gelanceerd, waarbij het bedrijfsleven werd uitgedaagd commerciële projecten te ontwikkelen. Tot de lessen die uit Europeana Creative werden getrokken, behoorde de conclusie dat het voor de deelnemende partijen erg moeilijk bleek om de inhoud van de omvangrijke database (meer dan 40 miljoen objecten) en de mogelijkheden die deze biedt, te doorgronden. Ook werd opgemerkt dat, hoewel het niet noodzakelijk is om de erfgoedinstelling bij het creatieve proces te betrekken, het wel interessant is te onderzoeken hoe co-creatie interdisciplinaire samenwerking kan ondersteunen.
• Mensen met verschillende achtergronden die fysiek komen samen om door kennis te delen en door te experimenteren nieuwe kennis of tools te ontwikkelen die vervolgens digitaal worden gedeeld, zodat anderen er verder mee kunnen experimenteren. • Een digitale samenwerkingsomgeving, waarin mensen via een platform informatie delen en verrijken zoals bijvoorbeeld Wikipedia. • Een mindset. Een open en leergierige instelling ten opzichte van nieuwe trends en ontwikkelingen.
113
De laboratoria kennen vele verschijningsvormen. Toch deelt het merendeel een aantal gemeenschappelijk kenmerken: • Experimenteel • Een laboratorium is een werkplaats voor proefonder• vindelijk onderzoek. Het blijft niet bij ideeën, de ideeën worden daadwerkelijk uitgevoerd • De resultaten zijn niet of niet direct bruikbaar voor het grote publiek • Mislukkingen horen erbij en worden net zo goed gedeeld als successen • Interdisciplinair • Het delen van kennis en ervaringen uit verschillende vakgebieden moet leiden tot nieuwe inzichten • Minimaal aanwezig zijn erfgoed-professionals en webdevelopers • Online & offline • Hoewel het resultaat vaak een product is dat gebruik maakt van web technologie, is de wijze waarop het product tot stand is gekomen juist erg afhankelijk van offline ontmoetingen
114
De eerste laboratoria op het gebied van erfgoed werden opgericht in de tweede helft van de 20ͤstee eeuw in de Verenigde Staten. Ze kwamen voort uit de bestaande afdelingen Research & Development van grote culturele instellingen. Voorbeelden zijn het Cooper Hewitt Museum, onderdeel van het Smithsonian Institute in Washington, en de New York Public Library. In Engeland richtte de National Archives in Londen in 2009 hun laboratorium op. De oprichting viel niet toevalligerwijs samen met de groei van internet en de komst van internet 2.0.
• Offline ontmoetingen hebben een specifieke benaming: meet-up, hack-a-thon, edit-a-thon • Hergebruik van data om nieuwe producten te ontwikkelen • Gebruik van bestaande datasets van één of meerdere aanbieders • Aanbieden van data via Application Programming Interfaces (API) of datasets, via de eigen website en of die van anderen • Producten: toepassingen, apps, voor website, tablet en smartphone, te gebruiken in online en of offline omgevingen (op internet maar ook in een tentoonstellings ruimte bijvoorbeeld) • Communicatie • De werkwijze, de samenwerking, de voortgang van projecten worden evenals mislukkingen en successen gedeeld via een eigen blog
Elk laboratorium is anders. Toch is het mogelijk om een indeling te maken in verschillende soorten laboratoria. Er zijn laboratoria die alleen fysiek zijn, sommige zijn alleen virtueel en andere zijnzowel fysiek als virtueel. Met fysiek wordt bedoeld dat mensen samenkomen en praktijkgericht experimenteren. Wat ze samen doen kan een digitale component hebben, zoals samen programmeren om verschillende datasets via een app op een nieuwe manier toegankelijk te maken (hack-a-thon of edit-a-thon).
De bus van Frysklab is een voorbeeld van een fysieke labomgeving. Deze omgeving is vergelijkbaar met een fablab: een combinatie van een laboratorium en een werkplaats. Hier komt het experiment samen met het daadwerkelijk creëren. Het voordeel van dit mobiele fablab is dat je de machines deelt met een grote groep gebruikers en dus ook de kosten voor aanschaf en onderhoud deelt. Echter, een fablab is een passieve vorm van delen. In een fablab is samenwerking en het delen van opgedane kennis en ervaring geen absolute vereiste.
FryskLab en Fablab Zeeland, Bibliotheekfablabs http://www.frysklab.nl http://www.fablabzeeland.com Fablabs brengen digitale innovatieve technieken naar het publiek, zo bevorderen zij mediawijsheid oftewel digitale geletterdheid. “Het FabLab is een leer- werkplaats waar iedereen spelenderwijs kennis kan maken met alle aspecten van digitale fabricage. Deze informele leer- werkplaats biedt iedereen de kans en ruimte om samen op lokaal, nationaal en internationaal niveau aan nieuwe ideeën, experimenten en uitvindingen te werken. Opgedane kennis en vaardigheden worden gedeeld met iedereen. Zo wordt de afstand van ‘idee naar product’ kleiner”.
en het Fablab Zeeland van ZB | Planbureau en Bilbliotheek in Zeeland zijn voorbeelden van bibliotheekfablabs. Het FabLab concept is bedacht door Neil Gershenfeld, directeur van het Centre of Bits and ATOMs (CBA) aan het Massachusetts Institute of Technology (MIT). Er zijn ruim 360 FabLabs over de hele wereld waarvan ruim 40 in Nederland. De FabLabs zijn via een netwerk met elkaar verbonden en ze werken allemaal volgens het FabLab charter: • Het FabLab is vrij toegankelijk voor iedereen. • Ieder FabLab verschaft toegang tot dezelfde machines en open source software. • Het FabLab participeert binnen een wereldwijd netwerk waar bij persoon lijke ontwikkeling, talentontwikkeling en kennisdeling voorop staat. Zie voor volledig charter: http://fab.cba.mit.edu/about/charter/
onderwijsactiviteiten worden verzorgd door freelance docenten. FabLab Zeeland heeft drie vaste medewerkers en werkt samen met een vormgever, stagiairs en vrijwilligers. FryskLab en Fablab Zeeland hebben in december 2015 de aanmoedigingsprijs van Stichting Mediawijzer gewonnen. Samen presenteren ze tijdens het Mediawijsheid Congres in 2016 de acht competenties van digitale geletterdheid: Cultureel, Cognitief, Constructief, Communicatief, Vertrouwd, Creatief, Kritisch en Maatschappelijk. Deze zijn door Doug Belshaw in The essential elements of digital literacies gedefinieerd, dankzij FryskLab en FabLab Zeeland is de Nederlandse vertaling van deze competenties binnenkort beschikbaar.
ze e
l d
FryskLab heeft een projectleider en twee vaste teamleden die afhankelijk van de lopende projecten aan FryskLab werken. De
an
De FabLabs bieden moderne computer gestuurde maakmachines zoals 3D-printers, lasersnijder, vinylsnijder en ontwerpsoftware om zelf dingen te (leren) maken. Het mobiele FryskLab van de Bibliotheekservice Fryslân
Dit zijn echter wél uitgangspunten van het charter dat Frysklab en FabLab Zeeland volgen. Frysklab doet ook aan actieve innovatie: tijdens een open design sessie “Serious innovation” bood een groep creatieven hun denk- en doekracht aan om voor maatschappelijke instellingen en bedrijven vraagstukken op te lossen. Zij ontwierpen bijvoorbeeld het prototype van een “Plassaplu” als oplossing voor het door het Rode Kruis ingebrachte probleem van ontbreken van urinoirs in rampgebieden.
115
Digitaal wordt via een laboratorium zowel passief als actief informatie gedeeld. Een laboratorium kan virtueel de vorm krijgen van een online community. Deze vorm van virtueel samen werken gebeurt bijvoorbeeld bij het aanvullen van Wikipedia pagina’s, waarbij de samenwerking via de overlegpagina’s direct zichtbaar is voor iedereen. Het laboratorium van de National Archives is meer passief en bestaat uit een website met tools, hoewel het Labsteam ook hack-a-thons organiseerde. Dit is het eerste ons bekende laboratorium in de archiefsector. Veruit de meeste laboratoria bevatten zowel fysieke als virtuele elementen en kunnen zowel op een passieve als actieve manier worden gebruikt. In Nederland is de Koninklijke Bibliotheek (KB) een voorloper op het gebied van innovatie en experiment. Het KB laboratorium bestaat uit een website met tools die zijn
The National Archives Labs http://labs.nationalarchives.gov.uk/ wordpress/
116
De blog van de The National Archives Labs in Londen nodigt bezoekers uit om mee te denken en mee te helpen. “We’ve created The National Archives Labs because we want to involve you, the customer, in the development of our services. Whether it be an improvement to an existing service or a completely new and innovative way of presenting the rich and vast data we hold, we want you to tell us what you think. Essentially, The National Archives Labs is a test area for you to try out our new ideas without affecting the main website”.
ontwikkeld door programmeurs van de KB, soms op verzoek van gebruikers van Delpher, de krantenbank van de KB, soms op initiatief van de KB zelf. Andere gebruikers kunnen deze tools via de website http://lab.kbresearch.nl/ vinden, gebruiken en eventueel zelf door ontwikkelen. Om gebruikers actief te helpen met hun onderzoek werkt de KB sinds 2014 samen met een jaarlijks wisselende Researcher-in-residence. Ben Vershbow, projectleider van de New York Public Library Labs, stelde ons de vraag waarom bij instellingen ideeën voor nieuwe tools blijven liggen. Als het komt omdat onder erfgoedprofessionals te weinig technische kennis is, vraag dan een programmeur om aan te schuiven, zodat direct duidelijk is of het idee haalbaar is of dat een tool misschien (deels) al bestaat.
Dit Labs werd in 2009 opgericht door het nationaal archief van het Verenigd Koninkrijk en Labs wordt onderhouden door gemiddeld 2 tot 3 parttime medewerkers uit het 40-koppige team dat verantwoordelijk is voor de voor- en achterkant van de website. Voor de oprichting was er al vraag van ontwikkelaars naar datasets van The National Archives, Labs biedt een platform om in contact te treden met ontwikkelaars en samenwerkingen aan te gaan. Via een blog worden de resultaten gepresenteerd. Veel apps zijn inmiddels van de blog verwijderd omdat het prototypes betrof maar er zijn ook succesvolle toepassingen die nog verder worden ontwikkeld.
Bijvoorbeeld: Timelines of Government Departments (visualisatie van overheidsdiensten verantwoordelijk voor buitenlands beleid) en Collections on a Map (presentatie van archieven en collecties op een interactieve, geografische kaart). Labs organiseerde hackathons om de API te ontwikkelen. De huidige API wordt, naast de datasets, via de blog aangeboden. Op de vraag waarom The National Archives wel, en andere (grote) archiefinstellingen niet een lab hebben, antwoordde Angela Hill, web content manager van The National Archives: “Waarschijnlijk omdat wij ons tussen archieven en musea in positioneren”.
KB Research Lab http://lab.kbresearch.nl/ Het KB Research Lab is “Een platform waar digital humanities onderzoekers kunnen experimenteren met KB-data”. Deze online speeltuin met KB-data en apps ontvangt circa 1300 bezoekers per maand. Het lab biedt zes omgevingen met tools en diensten rondom een bepaalde stap in het onderzoek: • Find: vind nieuwe manieren om onze collecties te ontdekken • Analyze: analyseer onze data met bijvoorbeeld topic modelling • Connect: ontdek de connecties tussen onze data en die van anderen • Get: krijg toegang tot onze data • Enhance: verrijk onze data met OCR correctie en Linked Open Data • Share: deel uw gedachten, ideeën en resultaten.
De KB richtte de eerste lab-omgeving op in 2013 en kreeg in 2014 de naam KB Research Lab. Het Lab komt voort uit, en wordt onderhouden door, de afdeling Onderzoek die zich sinds 1990 bezighoudt met Research & Development. Er werken circa vijftien personen en fulltime twee à drie programmeurs aan de onderzoeksprojecten. Aanleiding voor de oprichting van het Lab was de wens tot interactie met de gebruiker; de wetenschappelijke onderzoeker. Als voorbeeld dienden de New York Public Library Labs, de British Library Labs en de ontwikkelingen bij universiteiten, zoals de Universiteit van Umeå in Zweden. Het experiment is het uitgangspunt; experimenteren biedt nieuwe kansen. Het presenteren van producten voor publicatie is nadrukkelijk niet de opzet. Wel wordt er altijd gekeken of lab-producten kunnen worden ingezet voor productiedoeleinden.
samenwerking met, onderzoekers. Bijvoorbeeld tijdens een KB-fellowship (sinds 2004 nodigt de KB gerenommeerde onderzoekers uit om als fellow onderzoek te doen in de collecties van de KB) en de Researcherin-residence (sinds 2014 nodigt de KB jonge onderzoekers uit om een aantal maanden in het KB Research Lab door te brengen). Zo is de Ngramviewer een resultaat van zo’n samenwerking met onderzoekers van de Universiteit van Amsterdam, deze viewer werkt op data van historische kranten. Het KB Research Lab deelt ervaringen en ontwikkelingen via het KB Research Blog en Twitter. De onderzoekdata worden behalve via het Lab ook gedeeld via GitHub. In 2016 wordt een nieuwe versie van het Lab gepresenteerd.
De tools of applicaties die KB Research Lab online aanbiedt zijn ontwikkeld door, of in
In een laboratorium-omgeving werken bij voorkeur mensen met verschillende achtergronden samen en delen zij fysiek of digitaal hun kennis en informatie over of uit collecties. Informatie staat in dat geval gelijk aan data. Kennis is nodig om data te interpreteren. Dat vindt ook Els Stronks; hoogleraar Vroegmoderne Nederlandse letterkunde bij het departement Talen, Literatuur en Communicatie van de Universiteit Utrecht. Op 25 januari deelde zij haar visie op de toekomstige rol van de erfgoedprofessional met ons tijdens haar presentatie op
het slotsymposium van het Atelier DOD in Amsterdam. Graag zou zij zien dat data niet langer passief via aparte websites als databases aangeboden zouden worden aan onderzoekers maar op basis van inhoud gecombineerd tot corpora. Gecombineerd door agents op basis van hun inhoudelijke kennis en met behulp van ontologieën.
117
Ook tools kunnen helpen om data te interpreteren. Een tool is niet hetzelfde als een functionaliteit, maar voegt altijd iets toe aan de input. Functionaliteit is bijvoorbeeld het kunnen down loaden van een afbeelding van de website van een archief instelling. Een tool helpt om een afbeelding te kunnen uploaden en deze vervolgens beschrijven en linken aan gerelateerde afbeeldingen. Of helpt bij het visualiseren hoe vaak een bepaalde term in een tijdvak voorkomt. Een mooi voorbeeld hiervan is de Ngramviewer die Els Stronks in 2015 ontwikkelde voor haar onderzoek naar denkbeelden over jongeren in Nederlandse teksten (1500-1800). Zij deed dit als als researcherin-residence in samenwerking met de KB en de Digitale Bibliotheek Nederlandse Letteren. Met de Ngram-viewer kan de frequentie van bepaalde woorden in gedigitaliseerde teksten in een grafiek worden weergegeven. De Ngram-viewer is nu ook voor andere onderzoekers beschikbaar. Overigens gebruiken niet alle instellingen die het experiment stimuleren de aanduiding “Laboratorium”. Een voorbeeld is de Open State Foundation, die zich richt op het open maken van overheidsdata.
Welke rol speelt de erfgoed / informatieprofessional 3.0?
118
Slide agents en slide Ngramviewer uit presentatie Els Stronks
In een samenleving met informatie in overvloed worden gegarandeerde beschikbaarheid, authenticiteit en kwaliteit van informatie steeds schaarser en dús waardevoller. Of gebruikers van informatie zich daar nu van bewust (willen) zijn of niet. Lector Cultureel Erfgoed aan de Reinwardt Academie Riemer Knoop ziet in de toekomstige informatieprofessional een amnesiabuster die ons moet behoeden voor het verlies van informatie en betekenis. Ook hij deelde met ons zijn visie op het slotsymposium in Amsterdam.
Informatie is het vertrek- én eindpunt van Luciano Floridi, deze Italiaanse filosoof en onderzoeksdirecteur van het prestigieuze Oxford Internet Institute geldt als de vader van de informatie filosofie. Volgens Floridi leiden de nieuwe informatietech nologieën tot een culturele omwenteling. Ze veranderen onze leefwereld - en óns. Mensen definiëren hun identiteit aan de hand van de informatie die zij delen via sociale media en platformen. Onze identiteit hangt heel nauw samen met ons geheugen. Niet alleen, maar wel in hoge mate. En geheugen is informatie. Precies díe twee woorden werden genoemd toen in het gesprek met Eivind Røssaak op 9 november 2015 in het Stadsarchief Rotterdam. Het kan geen toeval zijn dat “identiteit” en “geheugen” het antwoord waren op zijn vraag om – in één woord – het bestaansrecht van archieven te noemen. Anders
Open State Foundation www.openstate.eu Open State Foundation wil met open data bijdragen aan het versterken van democratie en economie. Open State bevordert de publicatie van open data en stimuleert de ontwikkeling van innovatieve en creatieve toepassingen en publicatie (data journalistiek) daarover. Aandachtsgebieden zijn politiek en bestuur, onderwijs, zorg en cultureel erfgoed. Bij Open State Foundation werken anno 2016 acht medewerkers, drie stagiairs en enkele vrijwilligers. Open State Foundation is ontstaan in 2012 uit een fusie tussen Het
dan bij de revolutie die de drukpers teweegbracht voor het verspreiden van informatie hebben we nu digitale technologie waarmee we niet alleen informatie kunnen vastleggen, overbrengen en bijhouden, maar ook verwerken. Volgens Floridi komen wij daardoor terecht in een nieuwe context, die hij “infosfeer” noemt. Daarin wisselen wij constant informatie uit met elkaar en onze omgeving. De grens tussen de tastbare en virtuele realiteit is aan het vervagen. In deze context ontvouwt zich een nieuwe rol voor de erfgoed informatieprofessional: die van adviseur, geheugentherapeut en bemiddelaar op basis van veelzijdige kennis en expertise. Dievan kennismakelaar; samenwerkend met open netwerken enluisterend op zoek naar gedeelde aanknopingspunten om de toekomst vorm te geven. Essentieel daarbij is een veranderende houding (mindset) naar leren als levensstijl. (Archief 2020, BRAIN).
Nieuwe Stemmen, opgericht in 2006, en Hack de Overheid, opgericht in 2008. De stichting organiseert hackathons, challenges en competities en wordt daarbij ondersteunt door een community of netwerk van enige duizenden mensen, waaronder programmeurs, ontwerpers en studenten. Een voorbeeld van de competities die Open State organiseert is de Hacking-forSustainability app-competitie uit 2015, waarvan in januari 2016 de app OV-fietsuitje tot winnaar werd uitgeroepen. In 2014 lanceerde Open State de Open Cultuur Data API, een “infrastructuur om open cultuur data van Nederlandse erfgoed organisaties te verzamelen, combineren, te doorzoeken, filteren, verrijken en
hergebruiken”. Tal van erfgoedinstellingen leverden en leveren aan deze API open data aan. Samen met Kennisland organiseerde Open State in 2015 masterclasses voor erfgoedinstellingen om hun kennis van open data te ontwikkelen. In 2016 worden deze door Kennisland en Instituut Beeld & Geluid voortgezet onder de noemer Open Cultuur Data Masterclasses. Via de website biedt Open State API’s, apps en datasets.
119
Mindset Experimenteren en leren van gemaakte fouten, waarbij het belangrijker is om op weg te gaan dan om een doel te bereiken. Open staan voor innovatie; naast successen ook mislukkingen delen. De Church of Fail is een voorbeeld van hoe het delen van mislukkingen kan leiden tot verdergaande innovatie. Dit concept is drie jaar geleden bedacht door NixonMcInnes, een voormalige consultancybureau voor sociale media in de UK. Achter gesloten deuren worden geleerde lessen gedeeld zodat collega-innova toren niet in dezelfde valkuil hoeven te vallen. Ook in Nederland worden inmiddels dergelijke Church of Fail sessies gehouden. Naast de wil om te leren van je fouten is nieuwsgierigheid een belangrijk aspect bij het nieuwe leren. Danny Mekic, oprichter en directeur van NewTeam, een consultancybureau dat zich richt op strategische vraagstukken van organisaties, pleitte op het Nationale Bibliotheekcongres op 9 december voor de bibliotheek als “curiositheek”. Een bewaarplek voor nieuws gierigheid in een samenleving die door de razendsnelle ontwikkelingen van technologie dusdanig verandert dat de bibliotheek in de huidige vorm, waar slechts boeken geleend kunnen worden, daarin geen plek meer heeft. Het internet heeft zo veel manieren van kennisvergaring toegankelijk gemaakt voor iedereen met een smartphone of computer, waardoor kennis niet langer iets is wat alleen een bibliotheek kan bieden.
120
Tegelijkertijd schept nieuwe technologie ook veel nieuwe mogelijkheden, bezigheden en hobby’s die van gebruikers en enthousiastelingen een behoorlijke investering vragen voordat zij daarmee aan de slag kunnen. Denk hierbij aan 3D-printers, instrumenten, drones, smartphonereparatie et cetera. Een bibliotheek zou hierin een uitkomst kunnen bieden door die
investering te doen en de benodigde gereedschappen, apparaten en onderdelen te leen aan te bieden en wellicht met workshops het ontdekken van deze gebieden verder te stimuleren. De nadruk van de bibliotheek zou volgens Mekic moeten liggen op het leren van dingen die niet op school onderwezen worden en waar men thuis weinig mee in aanraking komt. Mekic ziet de bibliotheek van de toekomst op die manier als een kweekvijver voor nieuwsgierigheid. De naam bibliotheek, Grieks voor boekenbewaarplaats, past daar niet langer bij, volgens hem. Om het doel van de nieuwe bibliotheek duidelijk naar voren te laten komen is het belangrijk dat de naam dit doel reflecteert. Curiositheek: een bewaarplek voor nieuwsgierigheid. Een pleidooi voor een nieuwe invulling naast de traditionele bewaarfunctie in een verwante sector.
Het experiment Ook in de erfgoedsector wordt gepleit voor een nieuwe invulling van het vak. Naast het traditionele beheer, behoud en beschik baarstelling van informatie kunnen erfgoedinstellingen zich volgens DEN/NDE ook richten op vergroting van de zichtbaar heid en het (her)gebruik van hun collecties door deze op nieuwe manieren aan te bieden. Het E-team experiment vertoont vooral overlap met twee van de drie eerdergenoemde werkpakketten van DEN/NDE waar het gaat om de ontwikkeling van nieuwe tools, competenties, kennis delen, volgen van trends en ontwikkelingen en die toetsen op meerwaarde voor het veld; verbinden en het bevorderen van praktijkgericht onderzoek door community-vorming en agendering. Door praktijkgericht onderzoek kan het E-laboratorium bijdragen om de meerwaarde van inspelen op trends en ontwikkelingen met kansen voor de erfgoedsector, van ICT-kennis en kennis van
de klantvraag onder de aandacht te brengen van de erfgoed professionals. Ook kan het E-laboratorium een platform zijn om kennis en mensen te verbinden en innovatieve projecten landelijk zichtbaar en vindbaar maken. Waarom hebben andere verwante instellingen wel een laboratoriumomgeving en archieven (nog) niet? Bij bibliotheken en musea zijn de collecties en de stukken veel eenduidiger en daardoor makkelijker te ontsluiten dan bij archieven. Daarbij komt dat archieftoegangen altijd een gelaagde structuur hebben. Dossiers of stukken uit archieven hebben zonder de context van deze structuur een betekenisloze beschrijving. Denk bijvoorbeeld aan chronologisch geordende dossiers met notulen (inv. nr. 231 1956) of alfabetisch geordende correspondentie (inv.nr. 8 H). Nederlandse archiefinstellingen zijn overheidsinstellingen met een wettelijke taak. Daardoor zijn zij soms minder geneigd en geprikkeld om na te denken over mogelijke innovaties. Wat is het ultieme doel van archiefinstellingen? Waarom willen archivarissen collecties en archieven toegankelijk maken? Vanwege democratie, identiteit, geheugen, transparantie, diversiteit, authenticiteit en context. Eivind Røssaak zei het in zijn KVAN-lezing: “You need to know where you came from, to know where you are going to”. Røssaak roept over de collecties en experts van erfgoedinstellingen “Misuse us!”, en hij bedoelt dit niet negatief. Kijk bijvoorbeeld naar mashups die kunstenaars maken met verweesde films. Het doel moet zijn om maximaal bereik en (her) gebruik van informatie te bereiken.
Poster E-team uit Open Atelier sessie met Eivind Røssaak in Nationaal Archief Den Haag.
121
De laboratoria van het Smithsonian, Metropolitan en Allard Pierson museum dienen naast (her)gebruik van informatie nog een ander doel, namelijk inzicht krijgen in de bezoekers en gebruikers. Zoals Albert Heijn met haar bonus kaart ook gegevens verzameld over haar klanten. De verzamelde informatie zetten musea in voor marketing en communicatie en bij het verbeteren van haar presentaties.
Digital Museum Lab Allard Pierson Museum & Hogeschool van Amsterdam, Lectoraat Crossmedia http://www.allardpiersonmuseum.nl/ collectie-onderzoek/vaste-presentatie/ digital-museum-lab/digital-museum-lab. html http://designingexperiencescapes.com/ Het Allard Pierson Museum in Amsterdam heeft in samenwerking met Waag Society, DEN en het lectoraat Crossmedia (HvA) het Digital Museum Lab opgericht om onderzoek te doen “naar het gebruik van digitale media en technologie binnen het museum”. Het onderzoek richt zich met name op drie onderwerpen: • Het integreren van (nieuwe) technologieën in de tentoonstellingen en presentaties • Het vinden van duurzame oplossingen, waarbij software en hardware herbruik baar en makkelijk aan te passen zijn. • Het personaliseren van de bezoekerservaring
122
Het Lab is in het leven geroepen om te kunnen experimenteren met het gebruik van verschillende technologieën in presentaties. Aan het Lab werken een projectleider (0,6 fte) en parttime andere medewerkers van het museum. Het Lab heeft een fysieke
en permanente plek in het Allard Pierson Museum om onderzoek op locatie te bevorderen. Daarnaast staat reflectie en evaluatie op het gebied van digitale innovatie in musea en andere erfgoed instellingen centraal. Zo wordt er maandelijks een meet-up georganiseerd om samen met professionals uit het veld uitkomsten en ontwikkelingen te bespreken.
In de afgelopen vier jaar heeft het Allard Pierson Museum een groep van 550 innovators aan zich verbonden via de meetup group Digital Museum Network Amsterdam. Dit is een mix van museum collega’s, onderzoekers en vertegenwoordigers van de creatieve industrie. Gedurende 36 meet-ups is deze community langzaam uitgebouwd en beschikbaar voor een volgende stap. Het Digital Museum Lab wil een meer duurzame en gestructureerde programmering bieden aan deze community en deze kennis delen binnen de erfgoedsector. Het lectoraat Crossmedia van de Hogeschool van Amsterdam doet sinds 2014 onderzoek naar de manier waarop tentoonstellingsmakers kunnen sturen op de beleving van hun bezoekers. Daarbij is extra aandacht voor de inzet van digitale middelen op zaal. In het onderzoek wordt niet alleen gekeken naar de manier waarop bezoekers
reageren op (digitale middelen in) de tentoonstelling, maar wordt tevens het ontwerpproces in kaart gebracht. Op die manier worden verwachtingen van het museum ten aanzien van de bezoekers beleving gerelateerd aan het uiteindelijke gedrag van de bezoeker. Zo is in 2014 onderzoek gedaan bij tentoonstellingen van (o.a.) Rijksmuseum van Oudheden en Het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. Ook is het lectoraat betrokken bij een aantal herinrichtingstrajecten. Zo monitort het lectoraat op dit moment het herinrichtingstraject van het Allard Pierson Museum en zal zij na afronding tevens de ervaring van de bezoeker in kaart brengen.
In het vervolgproject “De Belevingswaarde van Musea” wordt zowel met musea (waaronder bovenstaande partners), tentoonstellingsontwerpers als kennisinstituten samengewerkt om meer inzicht te krijgen in het bieden van een inspirerende bezoekersbeleving, een speerpunt in de Nationale Kennisagenda voor het Museale Veld (2014). Het project richt zich op de vraag hoe een door de tentoonstellingsmaker beoogde bezoekersbeleving te realiseren en te meten is in een tentoonstelling. Wederom gaat daarbij specifiek de aandacht uit naar de inzet van digitale middelen op zaal. Het uiteindelijke doel is om praktische tools te ontwikkelingen
waarmee tentoonstellingsmakers gerichter belevingen kunnen creëren en evalueren. Hierbij kan gedacht worden aan een ontwerpspel, een (digitale) toolkit om bezoekers bij het ontwerpproces te betrekken, meetinstrumenten voor bezoekersbeleving en publicaties en workshops voor het werkveld. Het lectoraat Crossmedia werd opgericht in 2013 en is onderdeel van het kenniscentrum CREATE-IT van de faculteit Digitale Media en Creatieve Industrie (DMCI) van de Hogeschool van Amsterdam. Lectoraten en labs van CREATE-IT onderzoeken de invloed van digitale media en technologie op de maatschappij en de stad, waarbij nauwe samenwerking wordt gezocht met studenten, docenten en de creatieve industrie en IT-sector. Het team van het lectoraat bestaat uit lector dr. Harry van Vliet en 4 onderzoekers (4,4 fte). Daarnaast zijn 2 assistenten (1,3 fte) en 6 docenten uit het domein verbonden aan het lectoraat. Gezamenlijk werken zij aan 8 verschillende projecten binnen de bovengenoemde disciplines.
123
Conclusies en aanbevelingen Laboratorium = innovatie. Wie de weg tot innovatie bewandelt, heeft toekomst. Het laboratorium staat synoniem voor de zoektocht naar vernieuwing. Interdisciplinair, open, uitnodigend… De oorspronkelijke betekenis van lab of laboratorium is een werkplaats voor schei- en of natuurkundig wetenschappelijke proeven. Het element “werkplaats” en het experimentele karakter vinden we terug in de selectie van laboratoria die hierboven gepresenteerd wordt. Onder de noemer “E-Laboratorium” wordt de samenwerking met andere vakgebieden gezocht. Het is een sector breed, wellicht sector overstijgend concept waarbij E- staat voor erfgoed, experiment, elektronisch, e-discovery, e-vaardigheden, e-awareness. Programmeurs zijn bij deze samenwerking onmisbaar; zij bouwen met de archieven en collecties nieuwe applicaties voor het publiek. Daarbij staat de behoefte van de gebruiker centraal. Het (her)gebruik van data is niet het enige doel. Minstens zo belangrijk zijn het: • vergroten van de zichtbaarheid en het gebruik door het aanboren van nieuwe, potentiële doelgroepen, en • ontwikkelen van ict-kennis, kennis van andere vakgebieden en inzicht in de vraag bij onderzoekers en het grote publiek. Archiefmedewerkers zouden ruisverdelgers moeten worden; met kennis van ICT zouden zij vraag en aanbod bij elkaar kunnen brengen en het gesprek tussen aanbieders van archief en collecties en ontwikkelaars faciliteren.
Wat kun je zelf doen?
124
Dat was één van de vragen van erfgoedprofessionals uit het veld. En hoe kunnen managers overtuigd worden van nut en noodzaak van experimenteren? We bieden de volgende adviezen:
• Experimenteren kun je definiëren als een nieuwe vorm van leren; namelijk learning by doing. Breng dit onder bij competentieontwikkeling van je organisatie • Stel jezelf de vraag “Wanneer ben ik tevreden?” Het antwoord daarop kan óók zijn wat je van welke mislukking hebt geleerd voor de toekomst • Meet zoveel mogelijk de uitkomsten van je experimenten; maak deze zichtbaar en vertaal ze naar verbeteringen van producten en diensten • Richt op je website een pagina “laboratorium/experiment/ innovaties/ …” in om te laten zien met welke innovaties je instelling bezig is. • Ga continu het gesprek aan met je (potentiële) doelgroepen om de aansluiting te zoeken en te waarborgen van je dienstverlening op hun behoeften. • Volg trends en ontwikkelingen en vertaal die naar tools en producten met mogelijke meerwaarde voor de erfgoed sector. • Ga in gesprek met trendsetters op het gebied van Erfgoed én buiten de sector • Denk out of the box na over mogelijke samenwerkings verbanden met nieuwe partners, óók buiten de sector • Deel tijdens kennissessies, via Archief 2.0 en andere platforms en sociale media je successen en minder succesvolle ervaringen, geleerde lessen en de waardevolle trends en ontwikkelingen die je signaleert Tot slot aanbeveling van anderen: uit de keynote die Stuart Hamilton van de International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) in december 2015 hield tijdens het DISH-congres: “Benader problemen zoals rond auteursrechten positief: bekijk vooral wat je wel kunt doen en begin daarmee”. Gregory Markus van Beeld en Geluid vertelde tijdens een chef’s table bij DISH: “Organiseer een hack- a-thon: bedenk vooraf
goed wat je eruit wilt halen of wilt laten ontwikkelen als je daar zelf al ideeën over hebt, maar verwacht niet te veel van een hackathon. Kortom: Start before you are ready!”
aansluit bij een geconstateerde behoefte in de sector. Het is zaak om ervoor te zorgen dat de ontwikkeling van nieuwe competenties voor erfgoedprofessionals aansluit bij de technologische ontwikkelingen en de daaruit voortkomende verwachtingen en behoeften van onderzoekers. Het gaat daarbij om werken, leren en kennis delen in netwerken waarbij iedereen zijn of haar expertise toevoegt. Uitgaan van de mogelijkheden in plaats van de beperkingen voor ontwikkelingen.
Hoe verder? Langs een aantal lijnen zullen de activiteiten van het landelijke E-team geborgd worden: 1. Het gesprek met de medewerkers van het laboratorium van de Koninklijke Bibliotheek blijft op gang als het gaat om ontwikkelingen van competenties voor bibliothecarissen én voor archivarissen; zie bijvoorbeeld https://librarycarpentry. github.io/. Hier gaat het om de ontwikkeling van software skills voor bibliothecarissen, wat naadloos aansluit bij het concept van de ruisverdelger. Immers ook voor archivarissen geldt dat het wezenlijk is om een gelijkwaardige gespreks partner voor developers te worden door hun taal te leren spreken om de behoeften van de archiefsector te kunnen verwoorden. Daarnaast zullen gesprekken plaatsvinden met de ontwikkelaars van het KB laboratorium om te onderzoeken of er mogelijkheden zijn lokale archief(deel)collecties te verbinden met tools en of (deel)collecties uit dit laboratorium. 2. Ook zullen leden van het landelijke E-team ingaan op een hen gestelde vraag tijdens een open atelier en meedenken over een bottom-up op te zetten en door het Nationaal Archief te coördineren platform waarop kennis en informatie over innovatieve projecten en innovatoren in de sector gedeeld worden. 3. Tijdens een sessie over “Leren als levensstijl” die werd georganiseerd door Archief 2020 en BRAIN, bleek hoezeer één van de basisgedachtes achter het E-team/laboratorium
Het uiteenzetten van deze principes van een E-laboratorium tijdens deze bijeenkomst, heeft onder meer geleid tot de deelname van twee leden van het landelijke E-team aan de groep #Archiknowmads. Die zal met ondersteuning van Archief 2020 onder begeleiding van de Knowmads Business school (www.knowmads.nl) een traject volgen om, in sector overschrijdende samenwerkingsverbanden, nieuwe diensten, werkvormen en competenties voor de sector te helpen ontwikkelen. 4. De intentie bij het landelijke E-team om de zichtbaarheid en het gebruik van erfgoedcollecties te vergroten, sluit aan bij de werkpakketten ‘zichtbaar’ en ‘bruikbaar’ van het landelijke Netwerk Digitaal Erfgoed. Er is ons gevraagd om concrete voorbeelden te geven van dergelijke innovatieve toepas singen in de erfgoedsector. Het E-team kan meehelpen om de meerwaarde voor de erfgoedsector te verwoorden en kan experimenteren met nieuwe trends en technologische ontwikkelingen. 5. Tenslotte sluiten wij ook aan bij het Digital Museum Lab.
125
Verder lezen Archiveren is vooruitzien. Visie van BRAIN en KVAN op de koers ende inrichting van het archiefwezen, BRAIN en KVAN, juni 2009 via www.archiefbrain.nl/downloads/visiebinnenwerk.pdf www.den.nl/art/uploads/files/Publicaties/Nationale_Strategie_ Digitaal_Erfgoed_MinOCW.pdf https://www.historici.nl/groepen/archieven http://jeroendeboer.net/2013/10/12/frysklab-leverde-eenbijdrage-aan-innoveren-voor-het-goede-doel-si13/ https://www.kb.nl/organisatie/onderzoek-expertise/researcherin-residence http://multimedia.tijd.be/floridi/ https://archief2020.nl/nieuws/leren-als-levensstijl http://www.inc.com/magazine/201311/leigh-buchanan/ nixonmcinnes-innovation-by-celebrating-mistakes.html https://newteam.com/201512/2574 http://www.den.nl/index.php?go=nieuwsbrief.showNieuwsbrief &type=html&nieuwsbrief_id=163
126
E-team in actie in workshop tijdens slotsymposium in de HvA. Vlnr: Harriet de Man, Roosanne Goudbeek, Yorna Friemann, Babette van Alphen, Twan Mars en deelnemers Foto: Erwin van Amstel, Amsterdam
127
Ruisverdelgers Samenwerking tussen archivarissen en developers in een Lab-omgeving Twan Mars
Steeds meer archiefinstellingen bieden hun archiefinventarissen online aan. Uit onderzoek naar zoekgedrag van online bezoekers en bruikbaarheid van websites blijkt dat het voor beginnen gebruikers lastig is om informatie te vinden in online archief inventarissen. Er wordt namelijk gezocht zoals ze dat ook via Google doen. De meeste archiefinstellingen bieden de mogelijkheid om met één zoekingang op hun homepage te plaatsen in de archieven te zoeken maar vanwege de proces gebondenheid van archieven en de regels die worden gehanteerd bij het beschrijven van archieven is het moeilijk om de juiste zoektermen toe te passen. Het ontwikkelen van hulpmiddelen en toepassingen, die de gebruiker ondersteunen in hun zoektocht naar informatie uit archieven, kan hierbij oplossing bieden. Archivarissen kunnen daarbij samenwerken met ontwikkelaars (developers). Het is dan wel van belang dat ze dezelfde taal spreken en dat er geen ruis op de communicatielijn zit. Hoe worden archivarissen en developers samen ruisverdelgers?
128
zorgt dat developers, met hun kennis in het ontwikkelen van hulpmiddelen en toepassingen, worden ondersteund door archivarissen en hun archival intelligence. Een Lab-omgeving zou hier een oplossing voor kunnen zijn. Dit is een omgeving waarin mensen uit verschillende vakdisciplines samenwerken om innovatieve toepassingen en hulpmiddelen te ontwikkelen.
Lab = Samenwerken
Archival intelligence in de digitale onderzoeksomgeving
Samenwerking is ook het kernwoord op de afdeling van The New York Public Library Labs (NYPL Labs). Tijdens de vorming van deze afdeling, die is geïnspireerd door Digital Humanities, werden talenten uit verschillende vakdisciplines bij elkaar gezocht. Experts uit zowel de hoek van de informatieweten schappen, informatica en bibliotheekwetenschappen werken hier nu samen aan innovatieprojecten voor de NYPL Labs. Voor ieder project wordt nu gekeken welke kwaliteiten en expertise er nodig is om dit tot een goed einde te brengen. Hierbij speelt de motivatie van de deelnemer een grote rol. Het leren van elkaar is een belangrijk element in deze Lab-omgeving. Een duidelijk voorbeeld werd geschetst door Ben Vershbow, director van de NYPL Labs, namelijk: een project voor een nieuw metadaterings systeem; een behoorlijke technische opdracht, werd door een medewerker met een bibliotheekwetenschappelijke achtergrond aangenomen en succesvol afgerond. Het moge duidelijk zijn dat hier sprake is geweest van interesse in een nieuw vakgebied en speelruimte voor deze medewerker om de verkenning hiervan aan te gaan en met de specialisten in gesprek te gaan.
Het kennisgebied van de archivaris bestaat uit: archieftheorie, -gebruik en procedures. Deze kennis heet archival intelligence. Net zoals de beginnende onderzoeker, beschikt een developer nog niet over archival intelligence als hij de hulpmiddelen en toepassingen voor de digitale onderzoeksomgeving gaat ontwikkelen. Er is een vorm van samenwerking nodig die ervoor
Ook uit dit voorbeeld blijkt dat samenwerking tussen diverse vakdisciplines, ofwel kruisbestuiving van expertise, binnen een erfgoedinstelling kan leiden tot innovatie. De praktijk schrijft echter vaak voor dat dergelijke projecten binnen de institutio nele muren van een archiefinstelling moet plaatsvinden. Dit in
verband met subsidies, de verantwoording naar het bestuur of andere belemmerende voorwaarden. Tevens zorgt het simpelweg samenbrengen van verschillende experts in een setting zoals een Lab-omgeving bij het NYPL Lab niet dat er geen ruis ontstaat wanneer deze partijen met elkaar aan de slag moeten. Een manier om structureel ‘ruis te verdelgen’ zou daarom wenselijk zijn.
Figuur 1: Agile werken
Agile Voor mijn afstudeeronderzoek ben ik in gesprek gegaan met Richard Overboom, interaction designer bij Random Studios. Random Studios is een bedrijf dat zich richt op het ontwikkelen van creatieve en innovatieve toepassingen voor bedrijven. Hierbij proberen ze de grenzen tussen de digitale- en fysieke wereld, kunst en design te vervagen. De taak van de interaction designer hierbij is om te snappen hoe de interactie tussen een gebruiker en een applicatie verloopt. Richard Overboom is hierbij de ruisverdelger die probeert te snappen wat de wensen van een klant zijn, wat de behoefte van een gebruiker is en wat de mogelijkheden van het development team zijn. Hierbij is het de bedoeling dat de abstracte wens van de klant wordt verwerkt tot een logisch en begrijpelijk concept dat vervolgens in projectvorm wordt uitgevoerd. Voor de uitvoering van de uiteindelijke projecten is het vaak nodig dat er goede samenwerking is tussen verschillende disciplines en dat de klant goed wordt betrokken bij de ontwikkeling van hun product. Dit gebeurt volgens een projectmethode die op iteratieve wijze plaatsvindt. Dit betekent dat er vanaf het begin van het project sprints worden gehouden. Dit zijn periodes waarin het development team het vooraf ontwikkelde concept gaat uitwerken. Na een sprint van bijvoorbeeld twee weken wordt het resultaat uitvoerig met de opdrachtgever besproken. Alle functionaliteiten worden getest en getoetst aan de wensen van de klant. Hierdoor kan er tussentijds feedback worden gegeven aan het development team en dit kan dan aan de volgende sprint beginnen. De sprints duren voort tot de presentatie van het eindproduct en na iedere sprint vindt er een feedback moment plaats. Dit is dus een iteratie die gedurende het gehele project plaatsvindt en die vormt de ruggengraat voor de communicatie en samenwerking.
129
De projectmethode die zojuist is beschreven heet de Agile methode. Zoals de naam al aangeeft zorgt deze methode voor een direct contact met de opdrachtgever en door de sprints tussen deze contactmomenten wordt het gehele team gestimuleerd om nauw samen te werken. Zij moeten immers samen een eindproduct kunnen presenteren aan het einde van een sprint. Deze stimulans kan ervoor zorgen dat er een continue kruisbestuiving van expertise plaatsvindt en dat de ruis die hierin ontstaat op projectmatige wijze wordt verdelgd. Het ontwikkelen van digitale toepassingen voor archiefinstel lingen brengt meerdere vakdisciplines bij elkaar. Samenwerking moet ervoor gaan zorgen dat deze mix van expertise wordt ingezet om te komen tot innovatie en verrijking van erfgoed collecties. De samenwerking kan versterkt worden door deze op projectmatige wijze te laten plaatsvinden. Hierbij zou de Agile methode goed toepasbaar kunnen zijn, omdat deze wijze van werken zorgt voor voldoende controlemomenten, de stimulans voor de projectdeelnemers om samen te werken en de gelegenheid om ruis te verdelgen.
130
Twan Mars en Harriet de Man aan het werk tijdens Open Atelier in RHCe Foto: Angeline Swinkels, Den Bosch
131
Het digitale LAB De primaire en secundaire gebruikers Yorna Aimée Friemann
Na het lezen van het artikel Laboratoriumonderzoek door het E-team, mag duidelijk zijn dat een LAB in vele vormen kan voorkomen. Bij mijn onderzoek ben ik ervan uit gegaan dat een LAB een digitale onderzoekomgeving is waar hulpmiddelen voor iedereen gratis worden aangeboden, met als doel de data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Een voorbeeld van zo’n lab-omgeving is het KB Research Lab. In het KB Research Lab worden tools (hulpmiddelen) aangeboden om de gebruiker te helpen data te doorzoeken en te gebruiken. In mijn onderzoek De data, het delen en de gebruikers maak ik een verdeling tussen een onderzoek naar data, de mogelijkheden van data delen in een digitale lab-omgeving en de potentiële gebruikers van het LAB. De begrippen Open Data, API en datadump zijn voor velen niet meer nieuw. Veel archiefdiensten passen deze methoden al toe om data met anderen te delen, daarvoor is nog geen lab-omgeving nodig.
Secundaire gebruikersgroepen
132
Het experiment en de innovatie beginnen bij de potentiële gebruikers van het LAB. Mijn onderzoek richtte zich in eerste instantie vooral op de behoefte aan data van deze gebruikers groep. Om daarachter te komen moest ik de potentiële gebruikers eerst identificeren. Ik ben praktijkgericht te werk gegaan en heb aan medewerkers van archiefinstellingen gevraagd met wie zij nu al data delen. Uit de antwoorden bleek dat de professionele onderzoeker, de geïnteresseerde en de bibliotheekmedewerker de grootste gebruikers zijn van de
archiefdata. Vervolgens heb ik afgevaardigden uit die gebruikersgroepen ondervraagd. Ik wilde van hen weten aan welke data zij behoefte hebben in een LAB. Op basis van de antwoorden concludeerde ik dat deze gebruikers vooral behoefte hebben aan een antwoord op hun zoekvraag. Hier hebben zij geen specifieke data voor nodig maar wel een grote hoeveelheid, zodat er altijd relevante data beschikbaar is. Zij willen via known item searches snel door data heen kunnen zoeken om die informatie te vinden die het antwoord op hun vraag bevat. De experimentele factor waar je bij een LAB aan denkt, ontbreekt volledig in hun behoefte. Deze gebruikers groepen kunnen wellicht beter worden gezien als de secundaire gebruikersgroepen van een LAB. Zij maken wel gebruik van de hulpmiddelen die in een LAB worden aangeboden, maar ze experimenteren niet met data en ontwikkelen dus ook niets nieuws.
Primaire gebruikersgroep; Digital humanities Een gebruikersgroep die wel nieuwe toepassingen zou kunnen ontwikkelen zijn de onderzoekers uit de Digital Humanities. Digital Humanities is het onderzoeksgebied binnen de geesteswetenschappen waarin gebruik wordt gemaakt van een technologisch component. Dat varieert van casual gebruik van technologie in onderzoek tot het ontwikkelen van eigen software en methoden om onderzoek te vernieuwen. Zij hebben hier niet direct het LAB voor nodig, maar wel de data. Dit is een belangrijk verschil met de secundaire gebruikersgroepen die expliciet de hulpmiddelen in het LAB nodig hebben om gebruik te maken van de data. Digital Humanities creëren die mogelijkheid door middel van experiment en dat maakt hen de primaire gebruiker van de data. Deze primaire gebruikersgroep wil namelijk niet met een known item search zoeken, maar ze willen de data
kunnen inzetten om iets nieuws te creëren. Hier komt het experimentele karakter van het LAB heel duidelijk naar voren. Digital Humanities zijn op zoek naar samenwerking om te exploreren wat de mogelijkheden voor een LAB zijn. De uiteindelijke vorm van het LAB ligt namelijk niet vast. De Digital Humanities moeten vrij kunnen experimenteren met de data om zo uiteindelijk de invulling van het LAB te creëren. Hieruit kunnen bijvoorbeeld de hulpmiddelen ontstaan die de secundaire gebruikersgroep vervolgens kan inzetten. Een dergelijke samenwerking zou voor archiefinstellingen die innovatief met hun data willen omgaan een uitgelezen kans zijn richting de realisatie van een LAB.
133
Atelierdeelnemers
134
Aan het Atelier Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening werkten mee:
Roosanne Goudbeek (
[email protected]), webcoördinator en communicatieadviseur bij het Zeeuws Archief
Anastassia Adriaanse (
[email protected]), archiefinspecteur bij het Gemeentearchief Ede
Erik Groot (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Babette van Alphen (
[email protected]), teamleider archieven bij het RKD - Nederlands instituut voor kunstgeschiedenis
Pauline Harmsen (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Peter van Beek (
[email protected]), Gemeentearchivaris Ede, Scherpenzeel en Barneveld bij het Gemeentearchief Ede
Karin van der Heiden (
[email protected]) zelfstandig onderzoeker, producent en projectleider bij parkc
Hans Berende (
[email protected]), docent Archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam
Daan Hertogs (
[email protected]), vrijgevestigd archivaris en zelfstandig ondernemer
Welmoed Bons (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Erika Hokke (
[email protected]), vrijgevestigd archivaris en eigenaar van Stroom-in advies en opleiding
Luud de Brouwer (
[email protected]), projectleider Regionaal Archief Tilburg
Ceciel Huitema (
[email protected]), medewerker dienstverlening in het Nationaal Archief
Hannah van Dam (
[email protected]), student aan de Reinwardt Academie
Charles Jeurgens (
[email protected]), hoogleraar Archivistiek aan de Universiteit van Leiden
Marie-Christine Engels (
[email protected]), medewerker Oud Archief en Bibliotheek Hoogheemraadschap van Delfland
Maartje van de Kamp (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Yorna Aimée Friemann (
[email protected]), student aan de Reinwardt Academie
Lisa Lucassen (
[email protected]), student aan de Reinwardt Academie
Harriet de Man (
[email protected]), teamleider collecties in het Stadsarchief Rotterdam Twan Mars (
[email protected]) , student aan de Reinwardt Academie Lotte Oldegbers (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam
Nico Vriend (
[email protected]), senior medewerker dienstverlening en presentatie in het Noord-Hollands Archief Lita Wiggers (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Karlijn van der Wijk (
[email protected]), student aan de Reinwardt Academie
Peter Schulpen (
[email protected]), senior archivist en plaatsvervangend stadsarchivaris Sittard-Geleen bij De Domijnen Jasper Snoeren (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Dana Sörensen (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Theo Thomassen (
[email protected]) hoogleraar Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Ellen van Veen (
[email protected]), docent Archivistiek aan de Reinwardt Academie Bram van de Ven (
[email protected]), student Archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam Christian van der Ven (
[email protected]), digitale archivaris in het Brabants Historisch Informatie Centrum
135
136
Foto’s: Angeline Swinkels, Den Bosch
137
Over de archiefateliers Het archiefatelier is een initiatief van het Platform voor Archiefonderwijs en – Onderzoek (PAOO). Het PAOO is een samenwerkingsverband van de archivistiek opleidingen van de Hogeschool van Amsterdam, de Reinwardt Academie en de Universiteit van Amsterdam, met betrokkenheid van de specialisatie archivistiek van de Universiteit Leiden. Het Atelier DOD werd, evenals de vorige twee ateliers, financieel ondersteund door het innovatieprogramma Archief 2020 en de bij de ateliers betrokken praktijkinstellingen.
Stadsarchief Rotterdam
ARCHIEF
ATELIERS
www.archiefateliers.nl
138
Archief
2020
Dit schetsboek biedt een blik op de onderzoekresultaten uit het derde archiefatelier, waarin de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening centraal stond. Aanleiding voor de keuze van dit onderwerp was de Inspiratiedag Digitale Klantenkunde (23 maart 2015), een initiatief van het Brabants Historisch Informatiecentrum, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, het Stadsarchief Rotterdam, het Regionaal Archief Tilburg en het Gemeentearchief Venlo. Het schetsboek bevat de weerslag van een periode van vijf maanden waarin studenten, docenten en professionals actief hebben nagedacht en gesproken over verschillende aspecten van de digitale onderzoekomgeving en dienstverlening. Zo is er onderzoek gedaan naar de vraag wat een digitale onderzoek omgeving is en kan zijn; naar de mogelijke verbetering van de wijze waarop serie-archieven in digitale omgeving beschikbaar worden gesteld; de wensen en behoeften van onderzoekers; de rol van de professional in de digitale omgeving en zijn de mogelijkheden verkend voor de realisatie van een digitale experimenteeromgeving voor archiefdata. In het archiefatelier wordt theorie en praktijk met elkaar verbonden: studenten doen onderzoek binnen de muren van archiefinstellingen en archiefmedewerkers wordt een leeromgeving geboden. De bundel vormt een momentopname van onderzoek naar een onderwerp dat voortdurend onze aandacht behoeft. De technologische veranderingen volgen elkaar snel op en we beginnen de contouren te zien van de effecten die nieuwe technologie heeft op het doen van onderzoek in archieven. Wat de archivaris in deze veranderende omgeving kan en moet bieden, blijft onderwerp van gesprek. Mogen de resultaten in dit schetsboek daar een constructieve bijdrage aan leveren. ISBN 978-90-71251-42-9 Stichting Archiefpublicaties, ’s-Gravenhage, 2016
Schetsboek
Digitale Onderzoekomgeving en Dienstverlening Van vraag naar experiment
digitale studiezaal
