SBR Whitepaper
SBR één bron, meerdere rapportages, vele mogelijkheden
1. Inleiding
inhoud
Het jaar 2014 wordt een cruciaal jaar voor Standard Business
1.
Inleiding
Reporting (SBR). Voor steeds meer financiële rapportages geldt
2.
De stand van zaken rondom SBR
dat ze alleen nog aangeleverd mogen worden als SBR-document.
2.1 Wat is SBR?
Intermediairs en ondernemers moeten hun werkwijze en werkpro-
2.2 Waarom wordt SBR verplicht?
gramma’s hierop afstemmen.
2.3 Invoering in fasen
Hoewel SBR steeds meer een verplichtend karakter krijgt, is het
2.4 Bekendheid met SBR
vooral ook een kans. Het vastleggen en aanleveren van financiële
2.5 Meer cijfers
informatie krijgt een nieuwe dimensie. SBR maakt veel taken van
3.
De voordelen van SBR
intermediairs eenvoudiger en overzichtelijker. Door de standaardi-
4.
Alles staat of valt met de software
satie neemt de kans op fouten af en kunnen eenmalig ingevoerde
4.1 De rol en koers van CaseWare Nederland
gegevens voor vele doelen worden hergebruikt.
4.2 Uitgangspunten voor SBR van CaseWare
In deze whitepaper leest u de laatste stand van zaken over het
4.3 Nieuwe inzichten, nieuwe mogelijkheden
SBR-project en krijgt u handreikingen voor maatregelen die u als
4.4 Automatische validatie
intermediair kunt treffen om zorgeloos (definitief) over te stappen
4.5 What you see, is what you … XBRL
naar SBR.
4.6 Snel invoeren en zoeken 4.7 Flexibele software 4.8 In aantocht: integratie met samenstelsoftware 5.
Stappen zetten naar de toekomst
5.1 Inventarisatie van eisen en wensen 5.2 Inventarisatie van de infrastructuur 5.3 Regelen van een certificaat 5.4 Kiezen van de meest geschikte software 6.
2
Meer weten?
2. De stand van zaken rondom SBR 2.1 Wat is SBR?
3. De derde pijler bestaat uit de digitale ‘poorten’ waar de fi-
Standard Business Reporting is een gestandaardiseerde werkwij-
nanciële rapportages naar toe verzonden worden. Verschillende
ze voor het maken en aanleveren van financiële rapportages. Het
uitvragende partijen hebben verschillende toegangspoorten. Zo
wordt de nieuwe norm voor alle partijen die verplicht informatie
heeft de overheid Digipoort en kennen de banken de Bancaire
moeten aanleveren aan overheidsinstellingen, banken en andere
Infrastructurele Voorziening (BIV). De leveranciers van financiële
instanties.
software, waaronder CaseWare, moeten ervoor zorgen dat er koppelingen worden gelegd met de digitale poorten zodat deze de
SBR steunt op drie pijlers:
rapportages als zodanig ‘herkennen’. Iedereen die rapportages verstuurt naar Digipoort en BIV, waar-
1. De eerste pijler is die van de XBRL-techniek. Met behulp van
onder accountantskantoren en andere intermediairs, moeten
deze internationale standaardtaal kunnen gegevens, in een ‘ge-
daarnaast een certificaat aanschaffen. Dit is nodig om de be-
labelde’ vorm, rechtstreeks van de ene ICT-omgeving naar het
trouwbaarheid van de afzender vast te stellen.
andere ICT-omgeving worden gestuurd, waarna ze automatisch worden ingelezen en verwerkt. Het handmatig samenstellen, verzenden en (bij de ontvanger) verwerken van rapportages is niet meer nodig. 2. De tweede pijler onder SBR vormt de Nederlandse Taxonomie. Omdat standaardisatie het hoofddoel is van SBR zijn alle begrippen, die gebruikt worden binnen de financiële verantwoording, uniform gedefinieerd en gelabeld. Ze zijn opgenomen in een gezamenlijk ‘woordenboek’: de Nederlandse Taxonomie. Verschillende uitvragende partijen, zoals Belastingdienst, KvK, banken en statistiekbureaus kennen deels afzonderlijke taxonomieën maar overal is sprake van standaardisatie vanuit één gemeenschappelijke basis.
3
2.2 Waarom wordt SBR verplicht?
Nederland is trouwens niet uniek wat de verplichtstelling betreft.
In de aanloopfase, die ruim zes jaar heeft geduurd, hebben alle
In vrijwel alle West-Europese landen is het aanleveren met behulp
bij het SBR-project betrokken partijen afspraken gemaakt, pro-
van XBRL verplicht voor één of meerdere verantwoordingsstro-
ducten en werkwijzen ontwikkeld en methoden getest. CaseWare
men. Ook wordt vanuit Brussel de roep steeds sterker om voor
Nederland heeft in deze periode bijvoorbeeld software ontwikkeld
verantwoordingsrapportages XBRL te gebruiken.
om rapportages om te zetten naar XBRL-formaat. Ook zijn er koppelingen aangebracht met de poorten en zijn de taxonomieën
2.3 Invoering in fasen
verwerkt in de CaseWare-programma’s.
Vanaf 1 januari 2013 (verslagjaar 2013) is SBR de enig geaccepteerde aanlevermethode voor de IB- en Vpb-aangiften Met ingang
Het aantal gebruikers van XBRL en SBR is de afgelopen jaren
van 1 januari 2014 wil de Belastingdienst ook de OB-aangiften
steeds verder gegroeid. Inmiddels is SBR in de volwassenheidsfa-
alleen nog in SBR-formaat via Digipoort ontvangen. Vanaf dezelfde
se terecht gekomen. Alle randvoorwaarden voor het functioneren
datum is het tevens niet meer mogelijk om jaarrekeningen van
van SBR zijn ingevuld en het wordt tijd om de voordelen van SBR
kleine rechtspersonen via e-mail aan te leveren bij de Kamer van
ten volle te gaan benutten.
Koophandel. De KvK stelt, wat die rapportages betreft, SBR in principe verplicht. Als alternatief kunnen kleine rechtspersonen,
De overheid stelt zichzelf al jaren ten doel de administratieve las-
die zelf de deponering verzorgen, terecht op een portaal waar ze
ten voor ondernemers te verlichten. Met SBR hebben onderne-
de jaarrekening kunnen invullen op een webformulier. Voor inter-
mers en intermediairs minder werk aan het maken en aanleveren
mediairs lijkt dit echter geen werkbare optie. Het aanleveren op
van verplichte rapportages. Want als de bedrijfsadministratie een-
papier wordt tot 2016 nog gedoogd (maar wel ontmoedigd) door
maal is ingericht volgens SBR, leidt dat tot een efficiënt herge-
de KvK.
bruik van gegevens en minder drukte rondom de verwerking. Wellicht nog belangrijker is dat de kans op fouten aanzienlijk kleiner wordt als gevolg van de standaardisatie en eenduidigheid binnen de financiële verantwoording. De kwaliteit van de verslaglegging wordt dus beter.
4
Andere rapportages en instanties volgen waarschijnlijk spoedig in
Er wordt gewerkt aan een wetswijziging om de nieuwe eisen wet-
de verplichtstelling. Raadpleeg tabel 1 voor een overzicht. In tabel
telijk vast te leggen.
2 (tabel ‘deponeringsmogelijkheden bij KvK) ziet u welke deponeringsmogelijkheden de Kamer van Koophandel in de overgangsperiode biedt.
Tabel 1: Planning per rapportagesoort
5
1 januari 2013
IB- en Vpb-aangiften
Belastingdienst
1 januari 2014
Aangifte BTW en opgaaf ICP
Belastingdienst
1 januari 2014
Publicatiestukken Klein
Kamer van Koophandel
1 januari 2015
Overige belastingaangiften
Belastingdienst
1 januari 2015
Jaarrekeningen Middelgroot en Groot
Kamer van Koophandel
1 januari 2015
Statistiekopgaven (productiestatistiek, investeringsstatistiek en omzet-statistiek)
Centraal Bureau voor de Statistiek
Nog niet bekend
Kredietrapportages
Banken (ABN-AMRO, ING en Rabobank)
Tabel 2: deponeringsmogelijkheden bij de Kamer van Koophandel In jaar
Klein
(Middel)groot
Op papier1
Via e-mail2
SBR Digipoort
<2013
X
X
X
2013
X
X
X
2014
X
2015 2016
Op papier1
Via e-mail2
X
X
X3
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X4
X
X
X
X
X4
X
X
2017
Selfserv. portaal
SBR Digipoort
Selfserv. portaal ?
X4
X4
1) Naar verwachting. Bedoeling is dat jaarrekeningen, waarvan het boekjaar aanvangt op of na 1 januari 2016, niet meer op papier mogen worden ingediend bij de KvK. In de praktijk betekent dit dus “in 2017”; 2) Gedoogd; 3) Vanaf 4e kwartaal 2013; 4) SBR-variant accountantsverklaring nodig.
6
2.4 Bekendheid met SBR
Uit de SBR Monitor blijkt dat veel intermediairs in de praktijk de
Nu de noodzaak tot overstappen steeds dringender wordt, groeit
voordelen van SBR ervaren. 56 procent is tevreden over het ge-
onder intermediairs het besef dat ze in actie moeten komen en
bruik van SBR. Veel intermediairs hebben de wens om, naast de
hun werkwijzen ‘SBR-proof’ moeten maken.
IB/VPB, ook andere stromen via SBR te laten lopen. Ze beseffen
Uit de onlangs gehouden SBR-Monitor (oktober 2013) blijkt dat
wel dat ze daarvoor over de juiste software moeten beschikken.
de naamsbekendheid van SBR onder intermediairs hoog is: 96 procent. 85 procent van de intermediairs werkt al met SBR in
2.5 Meer cijfers
de praktijk.
In de periode januari-oktober 2013 werden in totaal ruim drie
Dezelfde monitor laat zien dat 70 procent van de intermediairs
miljoen berichten verstuurd naar de Belastingdienst via SBR. 80
van plan is komend jaar een eerste deponering via SBR te doen bij
procent daarvan had betrekking op de aangifte IB, ongeveer 10
de Kamer van Koophandel. Dat is een enorme omschakeling ten
procent op de aangifte BTW en zo’n 8 procent op de aangifte Vpb.
opzichte van 2013 toen 7 van de 10 intermediairs hun jaarreke-
Het aantal uitgegeven certificaten door PKIoverheid om gebruik
ningen via de post aanleverden. Dat wordt nu dus steeds lastiger.
te kunnen maken van Digipoort bedraagt inmiddels meer dan
E-mail wordt helemaal niet meer geaccepteerd.
13.000. Intermediairs die een certificaat hebben aangevraagd,
De meerderheid van de intermediairs is inmiddels overtuigd van
melden doorgaans geen problemen bij de afhandeling ervan.
het nut van SBR. 68 procent verwacht dat SBR de verwerking en
Uit de SBR Monitor blijkt dat de bekendheid van SBR ook onder
aanlevering van de jaarrekeningen zal vergemakkelijken.
ondernemers toeneemt. De helft van de ondernemingen, die zelf
Van de intermediairs die statistiekopgaven verzorgen voor hun cli-
aangifte doet bij de Belastingdienst, heeft inmiddels van SBR ge-
ënten (dat zijn er 4 op de 10) verwacht 66 procent dat het aan-
hoord. Een half jaar eerder was dat slechts een derde.
leveren bij het CBS gemakkelijker zal verlopen met SBR. Een jaar
Uit deze cijfers blijkt dat de inspanningen van overheid, banken en
eerder was dat nog slechts 27 procent.
leveranciers om SBR onder de aandacht te brengen, hun vruch-
Wat de kredietrapportages betreft zijn de cijfers hoopgevend. Het
ten beginnen af te werpen.
aantal intermediairs dat zich nog niet heeft voorbereid op de invoering van SBR bij de banken, daalde in een jaar tijd van 39 procent naar 11 procent. Diverse intermediairs leveren al kredietrapportages aan in SBR. 7
3. De voordelen van SBR Zoals boven al vermeld, is het verstandig om SBR niet zozeer te beschouwen als een verplichting die nou eenmaal moet worden nageleefd, maar vooral ook te kijken naar de voordelen voor het bedrijfsproces. We noemen de belangrijkste: • SBR vermindert het rapportage- en administratieve werk; • SBR biedt efficiencyvoordelen. Is het systeem eenmaal ingericht, dan kunnen de vastgelegde gegevens steeds worden hergebruikt voor verschillende soorten rapportages; • Nieuwe rapportagestromen kunnen in de toekomst relatief eenvoudig worden geïmplementeerd; • Door de standaardisatie is er geen sprake meer van interpretatieverschillen en kunnen fouten in een vroeg stadium worden opgespoord. De kwaliteit en validatie van de rapporten neemt toe; • Doordat financiële verantwoordingsrapportages op een eenduidige wijze tot stand komen, kunnen ze gemakkelijk met elkaar worden vergeleken. Dit leidt tot klant- en branchespecifieke inzichten, waarmee intermediairs mogelijk hun dienstenpakket kunnen uitbreiden; • Door de directe bevestiging vanuit de ontvangende partij is er zekerheid dat de rapportage daadwerkelijk is aangeleverd; • SBR en XBRL zijn ook internationaal de standaard.
8
4. Alles staat of valt met de software SBR is niet mogelijk zonder goede technische en organisatori-
CaseWare was al in een vroeg stadium overtuigd van het feit dat
sche randvoorwaarden. In het vorige hoofdstuk noemden we al
SBR beeldbepalend zou worden voor de verschillende rapporta-
het belang van de XBRL-taal en de digitale ontvangstpoorten. De
gestromen. Daarom is fors geïnvesteerd in de ontwikkeling van
software van zowel de gebruikers (intermediairs en ondernemin-
SBR-functionaliteiten. In eerste instantie ging het vooral om slim-
gen) als de ontvangende partijen moet aan deze technische eisen
me hulpprogramma’s en add ons. Maar gaandeweg is de koers
worden aangepast. Ook de Nederlandse Taxonomie werkt pas als
verlegd. Afgelopen jaar is ervoor gekozen SBR met ingang van
deze is geïntegreerd in de software.
2014 volledig te integreren in de rapportagesoftware en de sa-
CaseWare Nederland wil als toonaangevend softwareleverancier
menstelmanagers.
nog een stap verder gaan. Door het volledig integreren en afstem-
Dat heeft geleid tot een grondig vernieuwd softwarepakket. Er is
men van de rapportage- en samenstelsoftware op SBR, willen wij
geen sprake meer van ‘een extra handeling’ om een rapportage
de voordelen en kansen, die SBR biedt, maximaal gaan benutten.
om te zetten naar een zogenaamde XBRL-instance file. Ervoor
Daarover leest u meer op de volgende pagina’s.
in de plaats komt een volledig geïntegreerd SBR-Management. Deze neemt een centrale plaats in binnen de rapportagesoft-
4.1 De rol en koers van CaseWare Nederland
ware Financials. De naam wordt om die reden ook gewijzigd in
CaseWare Nederland is vanaf 2006 actief betrokken bij de lan-
Financials SBR.
delijke ontwikkelingen rondom SBR in Nederland. Al in een vroeg stadium kwamen de betrokken partners in het SBR-project – overheid, banken, vakorganisaties en leveranciers – tot de conclusie dat voor een goede invoering van SBR duidelijke en uniforme maatregelen een eerste vereiste waren. Werken volgens de principes van SBR betekent immers veel meer dan het simpel omzetten van een jaarrekening naar het XBRL-formaat. Om maximaal rendement te halen uit de gegevensuitwisseling via internet en SBR zijn andere zaken nodig. Zoals: heldere standaarden, uniforme taxonomieën, slim gebruik van brongegevens, goed functionerende aanleverpunten (portalen) en gebruiksvriendelijke software. 9
4.2 Uitgangspunten voor de SBR-functionaliteit van CaseWare:
In de nieuwe situatie is daarom niet meer de template leidend voor
Aan de hand van de landelijke uitgangspunten heeft CaseWare
is losgekoppeld van de content. Nieuw is de Editor, die in elk klant-
een eigen visie en vertrekpunten geformuleerd die bepalend wa-
dossier opgenomen wordt en die op basis van de gekozen taxono-
ren voor de nieuw te ontwikkelen software:
mie alle SBR-elementen laat zien. Alle relevante gegevens worden
• SBR moet niet alleen het uitwisselen van gegevens vergemak-
vanuit één centrale bron, namelijk het onderliggende klantdossier,
kelijken maar vooral ook toegevoegde waarde hebben voor het
gegenereerd. De gebruiker legt daarin alle informatie en bevindin-
totale rapportageproces;
gen vast die betrekking hebben op de opdracht.
het proces, maar de taxonomie. In andere woorden: de techniek
• De gegevens ten behoeve van de verschillende rapportagestro-
Als er gerapporteerd moet worden, krijgt de gebruiker aan het
men komen uit één bron. Dus: eenmaal invoeren, steeds op-
begin van het proces een vrijwel blanco Editor te zien. Deze wordt
nieuw gebruiken;
echter, volgens de vereiste taxonomie, razendsnel gevuld met ge-
• De software moet snel en eenvoudig kunnen worden aangepast
gevens die eerder in het dossier zijn vastgelegd. Dit kunnen SBR-
aan nieuwe eisen en taxonomieën. Gebruikers kunnen daardoor
elementen zijn maar ook teksten die de gebruiker eerder heeft
direct inspelen op nieuwe ontwikkelingen.
geformuleerd.
CaseWare heeft de bestaande software getoetst aan de nieuwe
Vereist de soort rapportage een andere template? Dan wordt
uitgangspunten. Hieruit bleek dat de wensen ten aanzien van de
eerst bepaald welke taxonomie aangesproken moet worden,
meerwaarde van SBR alleen vervuld konden worden als de rap-
waarna de gevraagde gegevens opnieuw uit de onderliggende da-
portagesoftware ‘van binnenuit’ grondig zou worden vernieuwd.
tabase worden gehaald.
Waarom was dit noodzakelijk? Op deze manier kunnen vanuit één bron gegevens naar believen
4.3 Nieuwe inzichten, nieuwe mogelijkheden
worden hergebruikt in de uiteenlopende SBR-rapportages. Op ba-
Het programma Financials maakte tot voor kort gebruik van tem-
sis van de gekozen taxonomie worden ze opgevraagd en automa-
plates die al voor een belangrijk deel voordefinieerd waren. SBR-
tisch gekoppeld aan de juiste XBRL-labels.
elementen, zoals de labels (of ‘tags’ in ICT-jargon) vanuit de taxonomie en de XBRL-koppelingen werden daar later handmatig aan toegevoegd. Deze methode volstaat echter niet als het uitgangspunt is dat alle informatie uit één bron moet komen. 10
Het kan voorkomen dat er in het CaseWare-dossier onvoldoende
de partij. CaseWare heeft er nu voor gezorgd dat de informatie in
informatie aanwezig is om het rapportagerapport volledig te vul-
de instance file exact overeenkomt met de getoonde informatie op
len. In dat geval kan informatie handmatig via de Editor worden
het scherm. De gebruiker weet dus altijd precies welke informatie
toegevoegd waardoor er toch altijd een volledig en valide rapport
wordt verstuurd.
tot stand komt.
4.6 SNEL INVOEREN EN ZOEKEN 4.4 Automatische validatie
Het bundelen van alle taxonomiegegevens op één plek, te weten
Een tweede belangrijke verbetering die de SBR-herziening biedt,
de Editor, heeft als voordeel dat gegevens eenvoudig geselecteerd
is de mogelijkheid voor automatische validatie. In de oude situatie
en gemuteerd kunnen worden. Tevens is in de Editor een uitge-
was bij de verzending nooit helemaal zeker of alle in de rapportage
breide zoekfunctie geïntegreerd, waarbij op elementnaam, zowel
ingevoerde gegevens correct waren ingevuld. De rapportage werd
Engels- als Nederlandstalig, gezocht kan worden.
dan door de ontvangende partij retour gestuurd. Het aanpassen en opnieuw verzenden was vaak een tijdrovende klus.
4.7 Flexibele software
Met Financials SBR kunnen dergelijke situaties worden voorko-
Al eerder stelden we vast dat het meest kenmerkende aan het
men. Het programma geeft automatisch een waarschuwing af als
nieuwe SBR Management de scheiding is tussen techniek en con-
vóór de verzending blijkt dat er gegevens ontbreken of niet correct
tent. De inhoudelijke gegevens in een dossier zijn niet meer af-
zijn ingevuld. De gebruiker kan deze aanvullen of wijzigen, waarna
hankelijk van de technische omgeving of de template. Technische
het document in de juiste staat en volledig gevalideerd naar de
updates kunnen daardoor eenvoudig worden doorgevoerd zonder
ontvangende partij wordt gestuurd.
dat dit gevolgen heeft voor vastgelegde gegevens.
4.5 What you see is what you …….XBRL In de oude situatie genereerde de gebruiker twee afzonderlijke documenten: een leesbare rapportage voor eigen gebruik en de informatie-uitwisseling met de klant én een zogenaamde XBRLinstance file. Deze laatste versie was onleesbaar en kon alleen gebruikt worden voor verzending naar het portaal van de uitvragen11
Het feit dat de taxonomie leidend wordt, schept nieuwe mogelijk-
beeld tijdens een andere stap in het werkprogramma of voor een
heden. Het wordt bijvoorbeeld veel eenvoudiger en aantrekkelijker
andere rapportage. Het nieuw te ontwikkelen SBR Management
om, naast de publicatiestukken en fiscale aangiften, ook andere
van CaseWare helpt de gebruiker om op de juiste momenten al
rapportages via SBR in te dienen. Omdat binnen Financials SBR
deze informatie te verwerken.
verschillende rapportagestromen samenkomen, kan de SBRoplossing van CaseWare desgewenst worden gebruikt voor do-
Enkele voorbeelden kunnen dit duidelijk maken.
cumenten die niet binnen CaseWare zijn opgesteld (volgens het
Tijdens het uitvoeren van het werkprogramma Materiële Vaste
zogenaamde ‘best of breed’-principe).
Activa kan de gebruiker gelijktijdig de WOZ-waarde van het be-
Ook kan op deze wijze eenvoudig worden aangesloten op mogelijke
ingevuld weer terug in de Editor en hoeft dan niet opnieuw te
extensies op de taxonomie.
worden ingevoerd.
4.8 In aantocht: integratie met samenstelsoftware
Tijdens de beschrijving van de huishouding kunnen gelijktijdig de
Alle bovengenoemde features zijn nu al beschikbaar in Financials
ders worden vastgelegd. Deze informatie is later direct weer voor-
SBR. CaseWare voert de vernieuwingen echter door in twee fa-
ingevuld beschikbaar in de Editor.
drijfspand vastleggen. Deze waarde komt later automatisch voor-
NAW-gegevens van het bedrijf en de gegevens van de bestuur-
sen (zie het kader). In de volgende tranche worden de Samenstel Managers onder handen genomen. Dan is er sprake van een vol-
Dat dit efficiencyverhogend werkt, behoeft nauwelijks uitleg. Gebrui-
ledige integratie van SBR in alle stappen van het werkproces.
kers hoeven bij het maken van meerdere rapportages vanuit één dossier geen overbodige handelingen meer uit te voeren. Informa-
Wat houden de toekomstige vernieuwingen in? CaseWare wil het
tie hoeft niet meerdere keren verzameld en beoordeeld te worden.
voordeel van het vastleggen van gegevens bij de bron, in plaats
In deze visie vormt de jaarrekening het startpunt van activiteiten
van in de afzonderlijke rapporten, verder gaan uitbuiten. Binnen
en rapportagestromen in plaats van het sluitstuk.
de Samenstel Managers kan de gebruiker in de toekomst gege-
12
vens vastleggen wanneer hij deze bij de hand heeft en er toch al
De verwachting is dat deze functionaliteit in de herfst van 2014
mee bezig is. Oók als de gegevens later pas relevant zijn, bijvoor-
beschikbaar komt in de Samenstel Managers.
De twee invoeringsfasen van CaseWare in het kort 1. SBR Rapport Gebruikers krijgen nieuwe instrumenten in handen om snel en eenvoudig SBR-rapporten te maken. Kenmerken zijn: • hergebruik van gegevens die al zijn vastgelegd in het dossier; • snelle invoer, zoekfunctie en overzicht op maat door het gebruik in de Editor; • eenduidigheid in de getoonde informatie op het scherm en in de XBRL-instance file volgens het credo ‘What you see is what you XBRL’; • automatische validatie van het document vóór verzending. 2. SBR Samenstelmanager In de loop van 2014 (waarschijnlijk in de herfst) introduceert CaseWare mogelijkheden om gegevens met behulp van de Samenstel Manager, bij elke stap in het werkproces, direct bij de bron vast te leggen. Het programma wijst de gebruiker dan op de momenten waarop de vastlegging gewenst is. Fase 2 leidt tot een volledige integratie van SBR in de werkstappen van de Samenstel Manager.
13
5. Stappen zetten naar de toekomst We kunnen ons voorstellen dat kantoren zich afvragen wat zij op
Het is ook zeker aan te raden uw technische kantooromgeving
korte termijn in gang kunnen zetten om zich voor te bereiden op
aan een kritische blik te onderwerpen. De vraag is of uw huidige
SBR. Het volgende stappenplan kan daarvoor een leidraad zijn.
omgeving nog wel up-to-date is. Kijk hierbij bijvoorbeeld naar ondersteunende Windows-versies, actuele webbrowsers en de ca-
5.1 Inventarisatie van eisen en wensen
paciteit van de internetverbindingen.
Het is van belang vooraf een beeld te krijgen van de impact van SBR op uw organisatie. U zult voor uzelf helder moeten hebben
5.3 Regelen van een certificaat
welke financiële rapportages u de komende jaren gaat aanleveren
U heeft een certificaat nodig om informatie via SBR te kunnen
aan uitvragende partijen en welke daarvan wanneer moeten vol-
uitwisselen met de overheid en de banken. Concreet gaat het
doen aan de aanlevereisen van SBR. De tabellen op de eerdere
om een PKIoverheid services certificaat. Deze kunt u aanvragen
pagina’s geven een goede indicatie.
bij één van de vier Certification Serviceproviders (CSP’s). Dit cer-
Hebt u zicht op de rapportagestromen en de planning, dan is dat
tificaat wordt ook gebruikt voor het indienen van de aangiftes IB
een goed vertrekpunt voor de volgende stap.
en Vpb en, vanaf 2014, de aangiftes BTW en opgaves ICP bij de Belastingdienst. Veel intermediairs beschikken inmiddels over een
5.2 Inventarisatie van de infrastructuur
dergelijk certificaat.
Uw infrastructuur moet zijn aangepast aan de eisen van SBR. Het is verstandig om te inventariseren of uw technische infrastructuur
Hebt u nog geen certificaat, houd er dan rekening mee dat het
geschikt is voor het maken en verzenden van SBR-rapportages.
aanschaffen ervan de nodige tijd in beslag neemt. Start tijdig met
Voorziet uw infrastructuur daar nog niet in, dan moet u voor uzelf
uw aanvraag zodat u binnen de gestelde termijnen uw SBR-rap-
vaststellen op welke manier u de rapportages wilt gaan aanleve-
portages kunt indienen.
ren. In de meeste gevallen verloopt dit via een gespecialiseerde
De banken werken eveneens met het PKIoverheidscertificaat.
portal. In het kader op pagina 6 leest u daar meer over. Zorg er-
Waar nodig vragen zij om een beroepsgebonden certificaat. De
voor dat u zich tijdig oriënteert op de mogelijkheden en kosten van
banken hebben wel een eigen aanleverkanaal: BIV.
de verschillende portalen. De leveranciers van portalen kunnen u er alles over vertellen.
14
5.4 Kiezen van de meest geschikte software
Een accountantskantoor dat gebruik wil gaan maken van een
Uw accountancysoftware moet geschikt zijn om de jaarrekening
portaal moet daarvoor een investering doen. Hoe hoog die inves-
naar XBRL-formaat om te zetten. Met programma’s als Word en
tering is, hangt af van de aanbieder en de diensten die via het
Excel is dit niet mogelijk. Uw software moet ook mogelijkheden
portaal geleverd worden. Het is mogelijk om een portaal alleen
bieden om jaarrekeningen te deponeren via SBR en koppelingen
te gebruiken voor de afhandeling van elektronische berichten en
te maken met de digitale ontvangstpoorten.
het verzenden van SBR-documenten naar de overheid, banken en
Met de software van CaseWare kunnen nu al KvK-publicatiestuk-
andere uitvragende partijen. Maar een portaal kan ook worden
ken (kleine BV) en kredietrapportages voor de banken worden
ingericht als leidend communicatiemedium tussen de intermediair
gegenereerd en aangeboden aan de uitvragende partijen. Dat
en de klant. In dat geval dient het portaal als een digitaal platform
aanbieden vindt plaats via een portaal (zie het kader hieronder).
waar de accountant alle relevante informatie deelt met de klant,
De SBR-mogelijkheden van CaseWare worden in 2014 fors uit-
inzage geeft in het dossier en documenten klaarzet ter onderteke-
gebreid. Daarover heeft u kunnen lezen in hoofdstuk 4 van deze
ning. Het is verstandig om als kantoor na te denken over de rol die
whitepaper. Beschikt u nog niet over geschikte software, vraag
een portaal kan spelen in de strategie en klantbenadering.
dan gerust om een toelichting aan onze CaseWare-adviseurs.
Kijkend naar de SBR-toepassingen is CaseWare Nederland ervan overtuigd dat de noodzakelijke investering in een portaal zich snel
Aanleveren via een portaal Wat de daadwerkelijke aanlevering van de SBR-documenten
gebruiksgemak, maar ook een strakke beheersing van de elektro-
betreft, gelooft CaseWare Nederland sterk in de kracht van
nische post en het SBR-verkeer.
internetportalen. De SBR-software van CaseWare is volledig
Dit uit zich bijvoorbeeld in:
ingericht op communicatie via portalen. De volgende portalen
- een geautoriseerde aanlevering van berichten;
worden op dit moment door CaseWare ondersteund:
- inzicht in de status van ondertekening door de klant;
- MijnAccountantsPortal
- inzicht in de status van documenten die zijn aangeleverd bij uit-
- Pinkweb
15
terugverdient. Want een portaal betekent niet alleen snelheid en
vragende partijen.
- CreAim/X-portal
Wilt u zich verder verdiepen in de mogelijkheden van portalen,
- Reeleezee
neemt u dan vooral eens een kijkje op de websites van de eerder-
- AFAS
genoemde portaalaanbieders.
6. Meer weten? Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met
• www.nlvalidatie.nl/validatiesite
CaseWare Nederland B.V.
Hier kunt u instance documenten aanbieden om de validatie te
T: 055 368 1050
testen.
E:
[email protected] • www.acportal.nl
Meer lezen?
Dit is een voorbeeld van een portal, speciaal voor accountants-
Websites waar u informatie met betrekking tot SBR kunt vinden:
kantoren, vanaf waar onder andere SBR-documenten kunnen worden verstuurd.
• www.sbr-nl.nl Dit is de site van het SBR-programma, met o.a.: - Video over De kern van SBR; - Video over De voordelen van SBR; - Video over De elementen van SBR. • www.sbrbanken.nl Hier vindt u informatie over de aanlevering van kredietrapportages aan de banken. • www.logius.nl Logius is de beheerorganisatie van het SBR-programma namens de overheid.
16
