Tujuan Memberikan pedoman keagamaan bagi personalia PPA dalam memberikan pelayanan konsultasi, study banding keagamaan kepada masyarakat atau institusi lain yang membutuhkan.
Ruang Lingkup Berlaku bagi personalia PPA UB.
Definisi 1. PPA adalah lembaga non struktural yang dibentuk oleh rektor dan diberi tugas untuk 2. Person In Charge (PIC) adalah penanggung jawab kegiatan. 3. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. Merencakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM PPA UB. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan PPA UB. Membantu Top Management merencakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun.
Rujukan 1. Manual Mutu PPA UB 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standarisasi Nasional.
Garis Besar Prosedur 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Ketua PPA menerima permintaan pelayanan konsultasi. Wakil Ketua PPA merancang jadwal pelayanan konsultasi. Sekretaris PPA menentukan narasumber pelayanan konsultasi. Wakil Ketua PPA memberikan kesediaan pelayanan konsultasi. Wakil Ketua PPA dan narasumber melaksanakan kegiatan pelayanan konsultasi. Wakil Ketua PPA melakukan evaluasi pelayanan konsultasi.
Bagan Alir Mulai
Ketua PPA
Menerima permintaan pelayanan konsultasi
Wakil Ketua PPA
Merancang jadwal pelayanan konsultasi (2 hari)
Sekretaris PPA
Menentukan narasumber pelayanan konsultasi (1 hari)
Wakil Ketua PPA
Memberikan kesediaan pelayanan konsultasi (1 hari)
Wakil Ketua PPA
Melaksanakan kegiatan pelayanan konsultasi (1 hari)
Wakil Ketua PPA
Melakuakan evaluasi pelayanan konsultasi (30 menit)
Selesai
Surat Permohonan Layanan Konsultasi
Surat Kesediaan Layanan Konsultasi
- Borang Evaluasi Kepuasan Stakeholders - Borang Umpan Balik Tenaga Ahli
Lampiran 1.
Surat Kesediaan Layanan Konsultasi No : ………………………………………….. Lampiran : Hal : Kesediaan Memberikan Layanan ………………………..
Kepada Yth. ……………………………………………… ………………………………………………. …………………….. Menindaklanjuti permohonan Saudara melalui surat No. …………………………, tertanggal …………………………., perihal permohonan ……………………………, maka bersama ini disampaikan bahwa pada prinsipnya kami bersedia memberikan layanan yang dimaksud. Mengingat padatnya jadwal kegiatan Pusat Pembinaan Agama Universitas Brawijaya (PPA UB), maka kami memberikan alokasi waktu pada, Hari/Tanggal : ……………………………………………….. Pukul : ………………………………………………… Tempat : ………………………………………………… Demikian atas perhatian dan kesediaan saudara diucapkan terima kasih.
Malang, ……………………………. Ketua PPA
…………………………………………… NIP. ……………………………………. Tembusan : 1. Arsip
2. Borang Evaluasi Kepuasan Stakeholders (00009 02015 02) Survei Kepuasan Stakeholders PUSAT JAMINAN MUTU Universitas Brawijaya Mohon menjawab dan melengkapi semua pertanyaan. Bagian 1. Harapan Anda terhadap Pelayanan Kami Bagian ini mengukur harapan Anda terhadap pelayanan yang seharusnya kami sediakan. Silahkan menilai mulai dari 1 (kurang penting) hingga 7 (sangat penting), dengan memberikan tanda check (v) pada lingkaran. Apa yang saya pikir seharusnya Saya terima dari PPA UB ? 1. Ketika Saya menghubungi Sekretariat PPA UB, mereka seharusnya selalu : 1 2 3 4 5 a. Mengerti permasalahan Saya dan menawarkan solusi untuk memenuhi kebutuhan tersebut. b. Merespon dengan cepat dan selalu siap c. Menjelaskan dengan baik tentang pelayanan yang akan Saya terima atau dan biaya yang akan Saya bayarkan 2. Saya merasa PPA UB seharusnya menyediakan : 1 a. Tim yang mengerti pekerjaan Kami dan sangat memahami kegiatan Kami b. Tim yang menerima dan menyambut Kami c. Tim yang mampu menawarkan saran bagaimana Kami bisa meningkatkan sistem manajemen Kami
2
3
4
5
6
7
6
7
3. Ketika kita membuat kesepakatan dengan PPA UB, Kami mengharapkan bahwa : 1 2 3 4 5 6 a. Respon akan dikirimkan kepada Kami ketika Kami menginginkannya b. Kami akan mendapatkan kontak person dari PPA UB c. Ketika kami menghubungi PPA UB, pertama kali Kami akan dihubungkan dengan orang yang tepat d. Keluhan/permasalahan Kami akan segera dipecahkan
7
4.
Jika Saya memerlukan informasi, Saya seharusnya dapat : 1 2 3 a. Mengunjungi wedhost PPA UB untuk mendapatkan jawaban b. Berbicara dengan Tim PPA Saya untuk mendapatkan petunjuk c. Menghubungi kantor PPA UB untuk mendapatkan informasi teknis d. Mengacu kepada brosur PPA UB dan komunikasi tertulis lainnya untuk menolong Saya e. Mengikuti pelatihan yang diadakan PPA UB
4
5
6
7
5. Dengan mempertimbangkan tingkat kepuasan Kami kepada PPA UB secara keseluruhan, Kami mengharapkan bahwa : 1 2 3 4 5 6 7 a. PPA UB akan selalu memenuhi apa yang dijanjikan b. Keterlibatan PPA UB akan meningkatkan kesiapan kami mengembangkan sistem daripada sebelumnya c. Informasi dan pelayanan yang diberikan PPA UB akan meningkatkan kesempatan Apa yang Saya dapatkan dari PPA UB ? 6. Saya merasa bahwa PPA UB menyediakan : 1 a. Tim yang mengerti pekerjaan Kami dan sangat memahami kegiatan Kami b. Tim yang menerima dan yang menyambut Kami c. Tim yang dapat memahami kemajuan Kami d. Tim yang mampu memberikan saran bagaimana Kami bisa meningkatkan sistem manajemen Kami
2
3
4
5
6
7
7. Informasi yang Kami terima : 1
2
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
3
4
5
6
7
a. Singkat dan jelas b. Menunjukkan pemahaman pada kegiatan Kami c. Membantu Kami untuk fokus dalam meningkatkan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu Kami 8. Ketika Kami membuat Kesepakatan dengan PPA UB : 1 2 a. Respon dikirimkan kepada Kami ketika Kami menginginkannya b. Respon dan informasi dikirimkan kepada Kami dengan cepat c. Kami mendapatkan kontak person dari PPA UB d. Ketika Kmai menghubungi PPA UB pertama kali, Kami dihubungkan dengan orang yang tepat e. Kami dapat menghubungi Tim Kami ketika membutuhkannya f. Keluhan Kami segera mendapat pemecahan 9. Jika Saya memerlukan informasi, Saya dapat : 1 a. Mengunjungi webhost PPA UB untuk mendapatkan jawaban b. Ketika berkomunikasi dengan Tim, Saya untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan c. Menghubungi kantor PPA UB untuk pelayanan teknis d. Mengikuti pelatihan sesuai program PPA UB
2
10. Mempertimbangkan tingkat kepuasan Kami kepada PPA UB secara keseluruhan, Kami merasa bahwa : 1 2 3 4 5 6 7 a. PPA UB memenuhi apa yang dijanjikan b. Keterlibatan PPA UB memberi Kami kepercayaan diri lebih besar dalam pengembangan sistem daripada sebelumnya
c. Pelayanan yang disediakan PPA UB memberikan kepada Kami kesempatan untuk mendapatkan akses pendanaan 11. Bagaimana pelayanan PPA UB jika dibandingkan dengan badan lain yang sejenis ? Sangat Kira-kira Lebih Jauh Buruk Buruk Sama Baik Lebih Baik Layanan PJM UB adalah …….. 12. Pada skala 0 hingga 10 (dimana 0 adalah sangat tidak memuaskan dan 10 adalah sangat memuaskan), bagaimana ……………………………… N/ 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A Kepuasan Anda terhadap pelayanan yang diterima ? 13. Pada skala 0 hingga 10 (dimana 0 adalah tidak pasti dan 10 adalah pasti), apakah ………………. N/ 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A a. Anda akan mereko mendasi kan PPA UB untuk kolega ? b. Anda akan terus mengg unakan layana n PPA UB 14. Jika Anda memiliki komentar atau kritikan tentang segala hal terkait pelayanan Kami, silakan tulis pada kolom berikut. Khususnya, jika Anda memberikan skor di bawah 9 untuk pertanyaan 14 atau 15, bagaimana Kami bisa memperbaiki ?
15. Dalam pengamatan Anda, dua hal penting apa yang PPA UB harus berubah, perbaiki atau memberikan layanan baru ?
16. Nama Anda
17. Institusi Anda
18. Apa tugas utama unit kerja Anda
19. Berapa jumlah anggota Tim Anda
Terima kasih atas waktu yang Anda berikan. Semua informasi yang Anda berikan akan kami gunakan untuk memperbaiki layanan Kami kepada Anda.
Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya Gedung Rektorat UB Lantai 5 Jl. Veteran, Malang, 65145 Telp. +62 341 551611 psw 129 Fax. +62 341 565420 Email :
[email protected] www.ppa.ub.ac.id
3. Borang Umpan Balik Pemateri/Narasumber/Tenaga Ahli (00009 0201503)
Lembar Umpan Balik Pemateri/Narasumber/Tenaga Ahli Sistem Penjaminan Mutu di Perguruan Tinggi Kami telah berusaha untuk menjamin kegiatan yang dirancang dan dilaksnakan untuk memenuhi kebutuhan Saudara, akan tetapi masihg ada peluang untuk meningkatkan perbaikan. Untuk itu, Saudara dimohon kesediaan waktu untuk mengisi lembar umpan balik ini tentang apa yang telah terjadi agar penyelenggaraan kegiatan ini menjadi lebih baik lagi di masa yang akan datang. PPA UB menjadikan umpan balik ini sebagai bagian dari management review dan program continual improvement. Terima kasih atas kesediaan Saudara mengisi lembar umpan balik ini. Mohon diberi tanda centang (v) pada nilai 1-Buruk sampai 5-Baik Sekali di kolom jawaban. Nama Pemateri/Narasumber/ Tenaga Ahli : ……………………………………… Variabel penilaian
Baik Sekali
Buruk
Kemudahan mendapat informasi & jawaban dari Sekretariat PPA Kesesuaian materi presentasi/diskusi dengan tujuan kegiatan Kemudahan peserta memahami penjelasan yang diberikan
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
1
2
3
4
5
Penyampaian jawaban atas pertanyaan peserta
1
2
3
4
5
Bantuan pemateri/narasumber/tenaga ahli untuk kemajuan institusi Sdr.
1
2
3
4
5
Ketepatan alokasi waktu sesuai perencanaan
1
2
3
4
5
Keramahan dan kesopanan
1
2
3
4
5
Saran :
Tanggal Institusi Jabatan Nama
: ………………………………………. : ………………………………………. : ………………………………………. : ……………………………………….
Daftar Isi Tujuan …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ruang Lingkup ……………………………………………………………………………………………………………………………….. Definisi …………………………………………………………………………………………………………………………………………… Rujukan ………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Garis Besar Prosedur ……………………………………………………………………………………………………………………….. Bagan Alir ……………………………………………………………………………………………………………………………………….. Lampiran …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 1. Borang Klarifikasi Ketidaksesuaian Produk/Layanan (00009 02002 01) …………………………………. 2. Daftar Ketidaksesuaian Produk/Layanan dan Solusi (00009 02002 02) ………………………………….
Tujuan Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian produk yang tidak sesuai pada semua tahapan proses pelaksanaan penjaminan mutu UB, baik berupa pengembangan sistem penjaminan mutu internal, peningkatan akreditasi program studi, Monevin maupun audit internal mutu.
Ruang Lingkup Pengendalian produk yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua jenis produk dan metrial yang tidak sesuai pada saat realisasi mandat di PPA UB.
Definisi 1. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas : a. Memantau semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b. Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjhauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM PPA UB. c. Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman, dan sumberdaya di lingkungan PPA UB. d. Memantau Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Rektor dan feedback pelanggan lainnya. e. Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran minimal dua kali setiap tahun. 2. Wakil Ketua Bidang (Wakabid) yang di-review adalah : a. Yang bertanggung jawab terhadap pengendalian penerapan prosedur, menyetujui dan berwenang menanggapi laporan produk yang tidak sesuai. b. Yang bertanggung jawab untuk memelihara semua laporan ketidaksesuaian. c. Yang bertanggung jawab untuk kejelasan status produk setelah membicarakan dengan Wakabid yang lain. 3. Wakil Ketua Bidang (Wakabid) yang me-review adalah : a. Yang mengirimkan informasi ketidaksesuaian produk kepada MR. b. Bersama-sama dengan MR, melakukan pengujian, dokumentasi, evaluasi, pemisahan dan penempatan produk yang tidak sesuai, serta menentukan tindakan koreksi atau pencegahan yang perlu dilakukan. 4. Produk yang tidak sesuai adalah layanan PPA yang tidak memenuhi persyaratan sasaran mutu Rektor terhadap setiap proses dan produk PPA pada masing-masing bidang (00009 02016 MP Evaluasi Kepuasan Pelanggan PPA) dan pelanggan lain yang menilai bahwa produk PJM tidak memenuhi kebutuhan pelanggan yang dapat dievaluasi melalui borang umpan balik pelanggan. 5. Informasi tentang ketidaksesuaian produk/layanan PPA diperoleh dari beberapa sumber, antara lain : a. Pusat Pengelola Informasi, Dokumentasi dan Keluhan (PDIK) selaku pengelola keluhan pengguna jasa layanan UB. b. Keluhan yang disampaikan secara lisan pada saat Rapim, Rakerpim, dan Rapat Koordinasi. c. Pengguna Jasa Layanan terkait proses bisnis di PPA. d. Hasil audit internal mutu, audit internal dan tindakan pencegahan PPA.
Rujukan 1. Manual Mutu PPA UB (00009 01000) 2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional.
Garis Besar 1. Ketua PPA menerima informasi ketidaksesuaian produk/layanan PPA melalui rapat rutin, kemudian menyampaikan informasi tersebut kepada sekretaris dan Wakil Ketua PPA. Sekretaris melakukan klarifikasi terhadap informasi ketidaksesuaian produk/layanan PPA. 2. Wakil Ketua mendiskusikan informasi tersebut bersama sekretaris, melakukan kajian dan merumuskan tindak lanjut atau perbaikan yang perlu dilakukan. 3. Wakil Ketua melakukan tindakan perbaikan sesuai rumusan. Selanjutnya hasil tindakan perbaikan dilaporkan kepada sekretaris dan Ketua PPA. 4. Ketua PPA dengan dibantu sekretaris melakukan verifikasi perbaikan ketidaksesuaian produk/layanan PPA. 5. Wakil Ketua merekam informasi ketidaksesuaian produk/layanan PPA beserta rumusan solusi dan status tindakan perbaikan yang telak dilakukan.
Bagan Alir Mulai
Ketua PPA & Sekretaris
Menerima & klarifikasi informasi ketidaksesuaian produk/layanan melalui rapat rutin (1 hari)
Wakil Ketua & MR
Mendiskusikan informasi ketidaksesuaian produk/layanan, melakukan kajian dan rumusan solusi (1 hari)
Wakil Ketua PPA
Ketua PPA
Wakil Ketua PPA
Melakukan tindakan perbaikan (sesuai rumusan)
Melakukan verifikasi terhadap perbaikan ketidaksesuaian produk/layanan (1 hari)
Merekam informasi ketidaksesuaian produk/layanan beserta rumusan solusi dan status tindakan perbaikan yang telah dilakukan (1 hari)
Selesai
Verifikasi perbaikan ketidaksesuaian Produk/Layanan
Daftar ketidaksesuaian Produk/Layanan dan solusi
Lampiran 1. Borang Klarifikasi Ketidaksesuaian Produk/Layanan (00009 02002 01)
Klarifikasi Ketidaksesuaian Produk/Layanan Bidang/Jenis Ketidaksesuaian :
Keluhan Tanggal No. Ketidaksesuaian
: : :
Uraian Ketidaksesuaian :
Penyebab/Akar Masalah :
Tanda tangan Wakil Ketua/MR
Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan :
Target Waktu Selesai
Verifikasi :
Status Tindakan Perbaikan : 1. OPEN
2. CLOSED
Tanda tangan Ketua PPA
2. Daftar Ketidaksesuaian Produk/Layanan dan Solusi (00009 02002 02)
Daftar Ketidaksesuaian Produk/Layanan dan Solusi
No
Nama Pengguna Jasa Layanan
Unit Kerja
Tanggal
Bidang Layanan
Uraian Ketidaksesuaian
Solusi
Status Tindakan Perbaikan
