Release notes Release BE.13.11
CARYA GROUP HQ Fountain Business Center / Building 5 C. Van Kerckhovenstraat 110 2880 Bornem T. +32 3 369 18 50 F. +32 3 369 18 51 E-mail:
[email protected]
CARYA GROUP La Grande Arche Paroi Nord La Défense 92044 Paris T. +33 1 40 90 34 02 E-mail:
[email protected]
WWW.CARYAGROUP.EU
Inhoudstafel 1
1 Release notes - Release BE.13.11 NL
1
1.1 Receptie
1
1.1.1 Aangepaste functionaliteit
1
1.1.1.1 Alignatie wizard resource planning met wizard werkplaatsplanning (OF/4525) 1.1.1.1.1 Instellingen
1
1.1.1.1.2 Functionaliteit
2 4
1.1.1.2 Extra beveiliging op gebruikerscode in werkplaatsorderlijnen (INF/1760)
6
1.2 Magazijn
6
1.2.1 Aangepaste functionaliteit
6
1.2.1.1 Sortering picking list (OF/4525)
8
1.3 Sales
8
1.3.1 Nieuwe functionaliteit
8
1.3.1.1 Loggen van een activiteit lijn bij afdrukken van een proefrit document (INF/1862) 1.3.1.1.1 Instellingen
8
1.3.1.1.2 Functionaliteit
9 12
1.3.1.2 Mogelijkheid tot printen van bedankbrieven in de Prospect kaart (INF/1906) 1.3.1.2.1 Instellingen
12
1.3.1.2.2 Functionaliteit
12 13
1.3.2 Aangepaste functionaliteit 1.3.2.1 SMS functionaliteit via de Prospect kaart
13
1.3.2.2 Relatiestatus Samenwonend werd toegevoegd in de Prospect kaart
14 15
1.4 Voertuigadministratie
15
1.4.1 Oplossingen van fouten
15
1.4.1.1 Foutmelding bij invullen van Datum betaling in Verkoopfiche
16
1.5 CRM verantwoordelijke
16
1.5.1 Nieuwe functionaliteit
16
1.5.1.1 Form security op de prospect kaart (INF/1908)
24
1.5.2 Aangepaste functionaliteit
24
1.5.2.1 Normalisatie van telefoonnummers bij inlezen van een Contact update (INF/1907)
25
1.6 Boekhouding & Administratie
25
1.6.1 Nieuwe functionaliteit
25
1.6.1.1 Form security op de prospect kaart (INF/1908) Index
0
1 Release notes - Release BE.13.11 NL 1.1 Receptie 1.1.1 Aangepaste functionaliteit 1.1.1.1 Alignatie wizard resource planning met wizard werkplaatsplanning (OF/4525) Voor de concessies die met planningstype = Resource werken zijn er een aantal velden toegevoegd in de planningswizard.
1.1.1.1.1 Instellingen U kan de instelling vinden onder: Werkplaats beheer - Beheer werkplaats - Instellingen Instellingen beheer werkplaats.
Instellingen beheer w erkplaats
Indien in het veld Type Planning = Resource staat, dan werkt u reeds met de Resource planning.
© 2013 Carya Group
1
1.1.1.1.2 Functionaliteit Voeg een nieuwe planningslijn toe door op de knop Toevoegen te drukken. In het venster dat verschijnt vult u de gegevens van het voertuig en de bestuurder in.
Planningsw izard
In het eerste venster van de wizard zijn volgende velden toegevoegd: Toestand: Naast het toestand veldje werd een veldje toegevoegd waar u het aantal planningslijnen kan zien voor dezelfde dag met dezelfde toestand. Op die manier kan u bvb bekijken hoeveel wachters u al heeft op een bepaalde datum. U kan ook op het pijltje klikken om de betreffende planningslijnen te bekijken. Korte omschrijving 2: Hierin kan u de korte omschrijving 2 invullen. Repeat repair: Hierin kan u aanduiden of het om een repeat repair gaat. SMS sturen: Hierin kan u aanduiden of naar deze klant een automatisch sms'je mag gestuurd worden één dag op voorhand en indien de wagen klaar is. (Enkel indien de SMS Module geactiveerd is). Dim. werksoort: Hierin kan u aanduiden of het om Body of Mechanic gaat. De link met de SAM Keyreader werd verwijderd.
© 2013 Carya Group
2
Via Volgende komt u in het volgende venster van de planningswizard.
Planningsw izard
In het tweede venster van de wizard zijn volgende velden toegevoegd: Datum ophaling: Hierin kan u de datum van ophaling vermelden. Uur ophaling: Hierin kan u het uur van ophaling vermelden. Toestand: Hierin kan u de toestand Verwacht eventueel nog aanpassen naar Klant wacht . RR: Hierin kan u aanduiden of het om een repeat repair gaat. Taakomschrijving: Via deze knop kan u per taak die u heeft ingegeven een taakomschrijving ingeven. Via Volgende komt u in het volgende venster van de planningswizard. In het derde venster van de planningswizard werd er niks aangepast.
© 2013 Carya Group
3
1.1.1.2 Extra beveiliging op gebruikerscode in werkplaatsorderlijnen (INF/1760) In het werkplaatsorder had u vroeger op lijnniveau 1 kolom waarin u kon zien wie de lijn had aangemaakt of het laatst had gewijzigd. Daardoor kon u in sommige gevallen niet meer zien door welke gebruiker de lijn origineel werd aangemaakt. Om dit probleem te verhelpen werd er een extra kolom toegevoegd dewelke aantoont wie een aanpassing gedaan heeft op lijnniveau.
Werkplaatsorder
In de kolom Create User ID ziet u wie de betreffende lijn aangemaakt heeft. In de kolom Modify User ID ziet u wie de betreffende lijn als laatste aangepast heeft. Door deze kolom toe te voegen werd ook het probleem verholpen in de module security matrix. Nu kan u geen lijnen meer verwijderen die u origineel niet had aangemaakt. Voor meer info omtrent de module Security Matrix kan u de webshop van Carya Group raadplegen.
© 2013 Carya Group
4
In het takenvenster (Ctrl + F11) werden deze 2 kolommen ook toegevoegd volgens hetzelfde principe.
Werkplaatstaken
© 2013 Carya Group
5
1.2 Magazijn 1.2.1 Aangepaste functionaliteit 1.2.1.1 Sortering picking list (OF/4525) Vanuit een werkplaatsorder kan u een Picking list afdrukken via Afdrukken - Picking list. Volgend venster verschijnt.
Picking list opties
Ga naar het tabblad Opties.
Picking list opties
Hier kan u het vinkje Sorteren op schapnr aanvinken. Standaard staat dit vinkje niet aangevinkt, maar indien u dit vinkje aanvinkt blijft dit wel bewaard.
© 2013 Carya Group
6
Bij het afdrukken wordt deze lijst gesorteerd volgens Schapnummer.
© 2013 Carya Group
7
1.3 Sales 1.3.1 Nieuwe functionaliteit 1.3.1.1 Loggen van een activiteit lijn bij afdrukken van een proefrit document (INF/1862) Indien de verkoper een testrit document afdrukt vanuit Navision heeft u vanaf nu de mogelijkheid om een automatische activiteit lijn aan te maken in de agenda van de betreffende verkoper. Standaard is deze functionaliteit niet geactiveerd. U dient dit zelf in te stellen via volgende instellingen. Deze functionaliteit kadert in het Care project en wordt later nog uitgebreid besproken.
1.3.1.1.1 Instellingen U kan deze functionaliteit activeren via Relatiebeheer - Prospectie - Instellingen - Bijkomende merkgegevens. Volgend venster verschijnt.
Bijkomende merkgegevens
Vink het vinkje Maak testrit activiteit aan en selecteer de gewenste activiteitsoort in het veld Activiteitsoort testrit. Zorg ervoor dat u een testritdocument aangemaakt heeft als template en dat deze ingesteld is in Navision. De werkwijze om dit te doen kan u vinden op de service desk portal onder Handleidingen Navision - Algemeen.
© 2013 Carya Group
8
1.3.1.1.2 Functionaliteit Ga naar de Prospect kaart. Selecteer Prospect - Print testrit document.
Prospect kaart
© 2013 Carya Group
9
Indien er nog een openstaande activiteit bestaat voor deze prospect, verschijnt volgend venster.
Afsluiten activiteit
De nog openstaande activiteit kan dan worden afgesloten en er wordt een activiteit aangemaakt voor de proefrit die zal aangevat worden en waarvoor u zodadelijk het proefritdocument zal kunnen printen. U vult de nodige velden in. Indien u op de knop Afsluiten klikt, zal het proefrit document automatisch aangemaakt worden, en kan u het document printen.
© 2013 Carya Group
10
Indien er geen openstaand contact bestaat, verschijnt volgend venster.
Aanmaken activiteit
Op die manier wordt er een activiteit aangemaakt voor de proefrit die zal aangevat worden en waarvoor u zodadelijk het proefritdocument zal kunnen printen. U vult de nodige velden in. Indien u op de knop Voltooien klikt, zal het proefrit document automatisch aangemaakt worden, en kan u het document printen. Er wordt dus automatisch een nieuwe openstaande activiteit aangemaakt van het ingestelde type. Deze dient dus nog manueel afgesloten en opgevolgd te worden.
© 2013 Carya Group
11
1.3.1.2 Mogelijkheid tot printen van bedankbrieven in de Prospect kaart (INF/1906) Via de Prospect kaart kan u vanaf nu 2 types bedankbrieven aanmaken: Bedankbrief verkoop: onderscheid tussen particulier en leasing Bedankbrief levering: onderscheid tussen particulier en leasing
1.3.1.2.1 Instellingen Zorg ervoor dat u uw bedankbrieven aangemaakt heeft als template en dat deze ingesteld zijn in Navision. De werkwijze om dit te doen kan u vinden op de service desk portal onder Handleidingen Navision - Algemeen.
1.3.1.2.2 Functionaliteit Open de Prospect kaart.
Prospect kaart
Via de functies Prospect - Afdrukken bedankbrief: Verkoop en Afdrukken bedankbrief: Levering kan u vanaf nu 4 verschillende soorten bedankbrieven afdrukken door op de betreffende functie te klikken.
© 2013 Carya Group
12
1.3.2 Aangepaste functionaliteit 1.3.2.1 SMS functionaliteit via de Prospect kaart Ga naar Relatiebeheer - Prospectie - Dossierbeheer. De Prospect kaart verschijnt.
Prospect kaart
In de Prospect kaart zijn 2 knopjes toegevoegd naast de velden GSM (Bedrijf) en GSM (Privé). Indien de SMS Module geactiveerd is, kan u via deze 2 knoppen een SMS versturen naar het betreffende GSM nummer.
© 2013 Carya Group
13
Indien u op één van de knopjes drukt, verschijnt volgend venster.
SMS
U kan in het tekstveld het sms'je typen dat u naar de klant wenst te versturen. Door op de knop Verstuur te klikken wordt het sms'je verstuurd.
1.3.2.2 Relatiestatus Samenwonend werd toegevoegd in de Prospect kaart In de Prospect kaart werd de optie Samenwonend toegevoegd in het veld Gezinssituatie.
Prospect kaart - Profielgegevens
© 2013 Carya Group
14
1.4 Voertuigadministratie 1.4.1 Oplossingen van fouten 1.4.1.1 Foutmelding bij invullen van Datum betaling in Verkoopfiche Bij het invullen van de Datum betaling in de Verkoopfiche kreeg u regelmatig de melding Datum is ongeldig. Dit gebeurde als het betalingstype cash was ingevuld zonder Datum levering klant. Dit probleem werd verholpen.
© 2013 Carya Group
15
1.5 CRM verantwoordelijke 1.5.1 Nieuwe functionaliteit 1.5.1.1 Form security op de prospect kaart (INF/1908) Momenteel kan elke gebruiker alle velden aanpassen op de Prospect kaart. Daarom werd de Form security nu ook uitgebreid naar de Prospect kaart zodat u per concessie zelf kan instellen welke gebruiker welke velden op de Prospect kaart kan aanpassen. Ga naar Financieel - Instellingen - Gebruikers - Gebruikersinstellingen. Selecteer de gewenste gebruiker waarvoor u de instellingen wil aanpassen. Ga naar Setup user - Form Security - Prospectkaart.
© 2013 Carya Group
16
De Prospect kaart verschijnt en bevat een prospect uit uw database, dit is enkel ter info. In de tab Prospect ziet u naast elk veld een vinkje staan, indien het vinkje aangevinkt is, wil dit zeggen dat het veld wijzigbaar is, indien het niet aangevinkt is, is het veld niet wijzigbaar. U kan dus voor de velden waarvoor u niet wil dat de gebruiker die kan wijzigen het vinkje uitvinken. Standaard heeft iedereen rechten om alles te wijzigen.
Prospect kaart - Prospect
© 2013 Carya Group
17
In het tabblad Profielgegevens zie u ook naast de veldjes vinkjes staan, de werkwijze is dezelfde als op het tabblad Prospect.
Prospect kaart - Profielgegevens
© 2013 Carya Group
18
In de tab Klant zijn er geen wijzigbare velden.
Prospect kaart - Klant
© 2013 Carya Group
19
In de tab Contacten is er geen form security actief.
Prospect kaart - Contacten
© 2013 Carya Group
20
In de tab Voertuigen is er geen form security actief.
Prospect kaart - Voertuigen
© 2013 Carya Group
21
In de tab Offertes zijn er geen wijzigbare velden.
Prospect kaart - Offertes
© 2013 Carya Group
22
In tab Extra zijn er geen wijzigbare velden.
Prospect kaart - Extra
© 2013 Carya Group
23
In het tabblad Vrij kan de form security ook geactiveerd worden, de werkwijze is dezelfde als op het tabblad Prospect. De vrije velden kan u instellen via Relatiebeheer - Prospectie - Instellingen -VAP Setup.
Prospect kaart - Vrij
1.5.2 Aangepaste functionaliteit 1.5.2.1 Normalisatie van telefoonnummers bij inlezen van een Contact update (INF/1907) BMW Group Belux stuurt op regelmatige basis CRM Contact updates door naar de verdelers. Dit betreft eventuele klantwijzigingen zoals adres, telefoonnummers, e-mail adres, ... Bij de import van deze CRM gegevens diende u steeds het geïmporteerde telefoonnummer manueel te aligneren met het reeds bestaande telefoonnummer. Zelfs als het geïmporteerde telefoonnummer gelijk was aan het reeds bestaande telefoonnummer op de Prospect kaart. Dit probleem werd verholpen door de telefoonnummers die geïmporteerd werden onmiddellijk te normaliseren waardoor ze in hetzelfde formaat staan als het reeds bestaande telefoonnummer. Bij gelijke telefoonnummers zal er dus voortaan niet meer gealigneerd moeten worden.
© 2013 Carya Group
24
1.6 Boekhouding & Administratie 1.6.1 Nieuwe functionaliteit 1.6.1.1 Form security op de prospect kaart (INF/1908) Zie hoofdstuk Form security op de prospect kaart (INF/1908).
© 2013 Carya Group
25