Reglement Raad van Commissarissen Parteon – geldend vanaf januari 2012
Artikel 1
Vaststelling en reikwijdte reglement
1.
Dit reglement is vastgesteld en goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d. 7 september 2005. Dit reglement kan bij besluit van de Raad van Commissarissen worden gewijzigd. De eerste wijziging – in de vorm van toevoeging van artikel 19 – is goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d. 18 december 2006. De tweede wijziging - in de vorm van toevoeging van artikel 20 - is goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen d.d 31 maart 2008. De derde wijziging is goedgekeurd in de vergadering van de Raad van Commissarissen van 2 april 2012.
2.
Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 30 van de statuten en is te zien als aanvulling op de statutaire bepalingen en de van toepassing zijnde Governancecode. Het reglement omvatregels met betrekking tot aangelegenheden van de Raad van Commissarissen, welke regels door de Raad van Commissarissen, dan wel door ieder lid van de Raad van Commissarissen afzonderlijk, dienen te worden nageleefd.
3.
In de in lid 1 van dit artikel genoemde vergadering van de Raad van Commissarissen heeft het bestuur verklaard, in te stemmen met de inhoud van dit reglement en de daarin opgenomen regels, voor zover die hun regarderen, te zullen naleven.
4.
Van het bestaan van dit reglement wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag.
Artikel 2
Samenstelling Raad van Commissarissen
1.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 lid 2 van de statuten, bestaat de Raad van Commissarissen uit zes tot negen natuurlijke personen. In meerderheid dient de Raad van Commissarissen te bestaan uit personen die geen bestuursfunctie bij de desbetreffende woningcorporatie hebben gehad.
2.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 10 lid 3 van de statuten wordt het aantal leden door de Raad van Commissarissen vastgesteld.
Artikel 3
Benoeming/herbenoeming Raad van Commissarissen
1.
Om te komen tot het benoemen van een commissaris benoemt de raad uit haar midden een benoemingscommissie. Deze commissie bereidt de uiteindelijke kandidaatstelling aan de Raad van Commissarissen voor. In geval van herbenoeming zijn de leden 2, 4, 5 en 6 van dit artikel ook van toepassing. Bij een herbenoeming geldt lid 3 ook, maar uitsluitend met betrekking tot de toets aan de profielschets.
2.
Deze commissie bestaat uit twee uit de Raad van Commissarissen door de raad te benoemen leden. De voorzitter is een van de leden. Indien de voorzitter en of het tweede lid van de Raad van Commissarissen als gevolg van het rooster van aftreden herbenoembaar gesteld kan worden dan treedt de vicevoorzitter en of een niet op dat moment herbenoembaar lid van de Raad van Commissarissen in zijn plaats in de benoemingscommissie.
3.
Voor de leden van de Raad van Commissarissen is een profielschets opgesteld. Behoudens de benoeming van de leden conform lid 4 en lid 5 van dit artikel plaatst de benoemingscommissie ten behoeve van de werving van kandidaten op basis van de profielschets een advertentie in een regionale en/of landelijke krant. De benoemingscommissie toetst de kandidaten aan deze profielschets. De benoemingscommissie selecteert een kandidaat en doet een schriftelijke voordracht,
januari 2012
1
voorzien van een beknopte argumentatie, aan de raad. Deze schriftelijke voordracht kan worden aangevuld met een mondelinge toelichting aan de raad als daar om gevraagd wordt. 4.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 2 van de statuten worden de in het belang van huurders werkzame organisaties of de huurders voor de benoeming van twee leden van de Raad van Commissarissen in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht uit hun eigen kring te doen. De benoemingscommissie toetst deze kandidaten aan de profielschets en doet een schriftelijke voordracht, voorzien van een beknopte argumentatie, aan de Raad van Commissarissen. Deze schriftelijke voordracht kan worden aangevuld met een mondelinge toelichting aan de raad als daar om gevraagd wordt.
5.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 5 van de statuten wordt de ondernemingsraad voor de benoeming van een lid van de Raad van Commissarissen in de gelegenheid gesteld een bindende voordracht te doen. De benoemingscommissie toetst deze kandidaten aan de profielschets en doet een schriftelijke voordracht, voorzien van een beknopte argumentatie, aan de Raad van Commissarissen. Deze schriftelijke voordracht kan worden aangevuld met een mondelinge toelichting aan de raad als daar om gevraagd wordt.
6.
Aan de voordrachten overeenkomstig de leden 4 en 5 van dit artikel kan haar bindende karakter worden ontnomen door een hiertoe genomen beslissing met meerderheid van stemmen, binnen de Raad van Commissarissen genomen. Alsdan worden de huurders, de organisatie van de huurders of de ondernemingsraad van dit besluit, alsmede de motivering hiervan, in kennis gesteld en uitgenodigd tot het doen van een nieuwe voordracht.
7.
Het lid van de Raad van Commissarissen benoemd op voordracht van de huurders van de woningen van de stichting of de in het belang van die huurders werkzame organisaties vervult de taak zonder mandaat van degene door wie hij is voorgedragen en onafhankelijk van de bij de Woningstichting betrokken deelbelangen.
8.
Het lid van de Raad van Commissarissen benoemd op voordracht van de ondernemingsraad van de stichting vervult de taak zonder mandaat van degene door wie hij is voorgedragen en onafhankelijk van de bij de Woningstichting betrokken deelbelangen
Artikel 4 1. 2.
Onverenigbaarheden
Lid van de Raad van Commissarissen kan niet zijn een persoon waarvoor een van de onverenigbaarheden conform artikel 14 van de statuten van toepassing is. Indien een lid van de Raad van Commissarissen voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid, als in het vorige lid van dit artikel bedoeld, zou kunnen optreden, of een anderszins tegenstrijdig belang tussen de woningcorporatie en het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen, dient het desbetreffende lid via de voorzitter de Raad van Commissarissen hiervan onverwijld in kennis te stellen.
3.
Nadat de voorzitter van de Raad van Commissarissen in kennis is gesteld, als bedoeld in het vorige lid van dit artikel, zal de voorzitter de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk consulteren. Indien de voorzitter een onverenigbaarheid of een anderszins tegenstrijdig belang voor zichzelf voorziet, zal de vicevoorzitter de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk consulteren.
4.
Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid c.q. een onverenigbaarheid niet van materieel belang, waarvoor een tijdelijke oplossing gevonden kan worden, werkt het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen aan die oplossing mee.
januari 2012
2
5.
Indien de Raad van Commissarissen van oordeel is dat er sprake is van een meer dan incidentele onverenigbaarheid c.q. een onverenigbaarheid van materieel belang, dient het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen af te treden.
6.
In verband met bepaalde in de leden 4 en 5 van dit artikel dient ieder lid van de Raad van Commissarissen bij zijn aantreden op voorhand aan te geven dat, als het gaat om de eigen positie in de raad, hij zich zal neerleggen bij het oordeel en besluit van de Raad van Commissarissen en daar naar zal handelen.
Artikel 5
Aftreden en herbenoeming Raad van Commissarissen
1.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 15, lid 1 van de statuten treedt een lid van de Raad van Commissarissen af volgens een door de Raad van Commissarissen schriftelijk vast te stellen rooster van aftreden, doch uiterlijk 4 jaar na zijn benoeming. Bij het vaststellen van het rooster van aftreden geldt als uitgangspunt dat zo weinig mogelijk leden van de Raad van Commissarissen tegelijkertijd aftreden
2.
In afwijking van het bepaalde in artikel 15, lid 2 van de statuten, maar wel conform de Governancecode, kan een op grond van het vorige lid afgetreden lid van de Raad van Commissarissen maximaal één keer worden herbenoemd. Bij herbenoeming van een lid van de Raad van Commissarissen dient toetsing plaats te vinden aan het profiel.
3.
In het geval van mogelijke herbenoeming vindt aan het einde van de benoemingsperiode er een evaluatie plaats over het functioneren van het aftredende lid. De voorzitter voert daartoe met desbetreffende lid een evaluatiegesprek op grond waarvan een eventuele herbenoeming kan plaatsvinden. Voor de verdere procedure met betrekking tot de herbenoeming is artikel 3 van toepassing. In het geval de voorzitter aftredend is wijst de Raad van Commissarissen uit haar midden een lid aan dat met de voorzitter een evaluatiegesprek zal voeren.
4.
Beraad over de herbenoeming in de Raad van Commissarissen vindt in eerste instantie buiten aanwezigheid van betrokkene plaats en kan desgewenst in aanwezigheid van betrokkene worden afgerond. Het beraad wordt gevoerd op basis van een door de voorzitter opgesteld en door het betrokken lid ondertekend evaluatieverslag. In het geval het de evaluatie van de voorzitter betreft, wordt het beraad gevoerd op basis van een door het in lid 3 aangewezen lid opgesteld en door de voorzitter ondertekend evaluatieverslag.
Artikel 6
Schorsing en ontslag Raad van Commissarissen
1.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 16, lid 4 van de statuten kan de Raad van Commissarissen een lid van de Raad van Commissarissen ontslaan wegens verwaarlozing van zijn taak, wegens andere gewichtige redenen of wegens ingrijpende wijziging van de omstandigheden op grond waarvan zijn handhaving als lid van de Raad van Commissarissen redelijkerwijs niet van de woningcorporatie kan worden verlangd.
2.
Alvorens een besluit tot ontslag te nemen, zal de voorzitter van de Raad van Commissarissen, buiten aanwezigheid van het lid van de Raad van Commissarissen over wiens ontslag wordt besloten, de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren. Als het een voorgenomen besluit tot ontslag van de voorzitter betreft dan zal de vicevoorzitter van de Raad van Commissarissen, buiten aanwezigheid van de voorzitter, de overige leden van de Raad van Commissarissen elk afzonderlijk over het voornemen tot ontslag consulteren.
3.
Vervolgens wordt een besluit tot ontslag, overeenkomstig het bepaalde in artikel 16, lid 5 van de statuten, niet genomen dan nadat het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen over wiens ontslag wordt besloten vooraf de gelegenheid wordt geboden om te worden gehoord.
januari 2012
3
4.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 16, lid 5 van de statuten is voor een besluit als bedoeld in lid 1 van dit artikel een meerderheid van tweederde vereist in een vergadering waar alle leden van de Raad van Commissarissen aanwezig zijn. Verkeert een lid van de Raad van Commissarissen in de onmogelijkheid aan deze vergadering deel te nemen, dan kan niettemin een geldig besluit worden genomen door de aanwezige leden van de Raad van Commissarissen, mits de reden van het niet aanwezig zijn van het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen in het besluit wordt genoemd.
5.
Het besluit tot ontslag wordt, met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen schriftelijk bevestigd.
6.
In verband met het bepaalde in dit artikel dient ieder lid van de Raad van Commissarissen bij zijn aantreden op voorhand aan te geven dat, als het gaat om de eigen positie in de raad, hij zich zal neerleggen bij het oordeel en het besluit van de Raad van Commissarissen en daarnaar zal handelen.
Artikel 7
Taken Raad van Commissarissen
1.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 18, lid 1 van de statuten heeft de Raad van Commissarissen tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de gang van zaken in de woningcorporatie en de met haar - van belang zijnde - verbonden ondernemingen. De leden van de Raad van Commissarissen richten zich bij de vervulling van hun taak naar het belang van de woningcorporatie en de met haar - van belang zijnde - verbonden ondernemingen.
2.
Bij zijn toezicht, als bedoeld in lid 1 van dit artikel, hanteert de Raad van Commissarissen als uitgangspunt de vraag, of het beleid wordt gevoerd overeenkomstig de elementaire beginselen van verantwoord ondernemerschap. Daarvoor ziet de Raad van Commissarissen erop toe dat het beleid in ieder geval in overeenstemming is met wettelijke, statutaire en andere voorschriften en dat de continuïteit van de woningcorporatie stichting gewaarborgd is. De Raad van Commissarissen vergewist zich er van dat de door het bestuur genomen/ te nemen besluiten op goede gronden berusten en zorgvuldig tot stand zijn gekomen.
3.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 18, lid 3 van de statuten heeft de Raad van Commissarissen de bevoegdheid de uitvoering van besluiten van het bestuur te schorsen.
4.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 18, lid 1 van de statuten staat de Raad van Commissarissen het bestuur met raad ter zijde.
5.
Besluiten van het bestuur, waarvoor op grond van artikel 7, lid 4 van de statuten goedkeuring door de Raad van Commissarissen is vereist, kunnen eerst worden genomen nadat de Raad van Commissarissen deze goedkeuring schriftelijk heeft verstrekt, waaronder vastlegging in de notulen is begrepen.
Artikel 8 1.
Werkgeverschap van de Raad van Commissarissen
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 4, lid 2 van de statuten benoemt, schorst en ontslaat de Raad van Commissarissen het bestuur. Voorts stelt de Raad van Commissarissen het salaris en de overige arbeidsvoorwaarden van het bestuur vast. Wanneer de Raad van Commissarissen in een vacature in het bestuur moet voorzien, stelt de raad een schriftelijk profiel vast alvorens dienovereenkomstig een kandidaat te zoeken en te benoemen. De Raad van Commissarissen vraagt daarbij advies aan de ondernemingsraad.
januari 2012
4
2.
De Raad van Commissarissen draagt zorg voor een schriftelijk arbeidsovereenkomst met een taakomschrijving.
3.
Wanneer de Raad van Commissarissen het voornemen heeft te besluiten tot schorsing of ontslag van een lid van het bestuur, zal de raad door de voorzitter of een delegatie uit zijn midden het betrokken lid van het bestuur horen. Voorts zal de Raad van Commissarissen zorgvuldig overleg plegen met de zittende leden van het bestuur en advies vragen aan de ondernemingsraad. Indien schorsing of ontslag mocht volgen, wordt zulks met vermelding van de gronden onmiddellijk aan het desbetreffende lid van het bestuur schriftelijk bevestigd.
4.
Worden bij ontstentenis of belet van het bestuur een of meer leden van de Raad van Commissarissen tijdelijk met het bestuur van de woningcorporatie belast, dan treden zij voor die tijd af als lid van de Raad van Commissarissen
5.
De Raad van Commissarissen vormt zich gedurende het jaar een beeld inzake het gevoerde beleid, de bereikte resultaten, de ontwikkelingen en de mate waarin het bestuur daarop adequaat reageert. Op een vast tijdstip in het jaar bespreekt de Raad van Commissarissen de beoordeling van het bestuur en de kwaliteit van het functioneren van het bestuur.
Artikel 9
Voorzitter
1.
Voor de voorzitter van de Raad van Commissarissen is een profiel opgesteld, waarin voor het voorzitterschap benodigde specifieke deskundigheden en ervaringen zijn opgenomen
2.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de statuten wordt de voorzitter door de Raad van Commissarissen benoemd. Benoeming dient te geschieden aan de hand van het profiel, als bedoeld in lid 1 van dit artikel.
3.
De voorzitter is in beginsel permanent aanspreekbaar voor de overige leden van de Raad van Commissarissen en het bestuur. De voorzitter onderhoudt nauw en frequent contact met het bestuur en houdt de Raad van Commissarissen van deze contacten nauwkeurig en regelmatig op de hoogte.
4.
De voorzitter treedt namens de Raad van Commissarissen naar buiten op. Hij streeft naar optimale participatie van de overige leden van de Raad van Commissarissen bij de werkzaamheden van de Raad van Commissarissen en regelt de coördinatie van alle activiteiten van de Raad van Commissarissen.
5.
De voorzitter van de Raad van Commissarissen is belast met de leiding van de vergadering van de Raad van Commissarissen. Daarnaast heeft de voorzitter de volgende taken: a. coördinatie tussen de Raad van Commissarissen en het bestuur; b. afstemming van de informatievoorziening tussen het bestuur en de Raad van Commissarissen; c. het vervullen van een klankbordfunctie voor het bestuur. Via deze klankbordfunctie geeft de voorzitter mede inhoud aan de bevoegdheid van de Raad van Commissarissen, het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies te dienen. Periodiek vindt informatieuitwisseling plaats tussen de voorzitter van de Raad van Commissarissen en het bestuur.
Artikel 10
Secretariaat
Het bestuur voorziet de Raad van Commissarissen van een secretariaat met archief, waarin notulen en andere vergaderstukken alsmede alle correspondentie en overige documentatie, de Raad van Commissarissen betreffende, worden bewaard, met uitzondering van die documentatie ten aanzien waarvan het bestuur een afzonderlijke bewaring verlangt, zoals, doch niet uitsluitend, arbeidsovereenkomsten met de leden van het bestuur en pensioenregelingen.
januari 2012
5
Artikel 11
Honorering en vergoeding van kosten
1.
De honorering voor de Raad van Commissarissen is conform de 'Honoreringscode voor commissarissen van woningcorporaties' Deze honorering wordt aan het eind van het jaar door de woningcorporatie voldaan.
2.
Alle overige kosten, welke leden van de Raad van Commissarissen in het kader van hun commissariaat mochten maken worden door de woningcorporatie vergoed, indien zulke kosten worden gemaakt na voorafgaand overleg met en toestemming van de voorzitter. Ten aanzien van de overige kosten gemaakt door de voorzitter zelf wordt gehandeld overeenkomstig de gedragslijn die gehanteerd wordt voor de andere leden van de Raad van Commissarissen.
3.
De honorering, de afgesproken kostenvergoeding en andere overeengekomen voorwaarden als onder andere de datum van ingang van het commissariaat, worden tussen de woningcorporatie en de individuele leden van de Raad van Commissarissen schriftelijk vastgelegd.
4.
Voorts wordt de honorering bekend Commissarissen in het jaarverslag.
Artikel 12
gemaakt in
het
verslag
van
de
Raad
van
Vergaderingen en besluitvorming Raad van Commissarissen
1.
Jaarlijks stelt de voorzitter van de Raad van Commissarissen, met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel, een vergaderschema op.
2.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 19, lid 1 van de statuten wordt ieder kalenderkwartaal ten minste één vergadering gehouden. Voorts wordt een vergadering gehouden wanneer de voorzitter van de Raad van Commissarissen dit nodig acht.
3.
Wanneer een of meer leden van de Raad van Commissarissen en/of een of meer leden van het bestuur het nodig achten dat een vergadering wordt gehouden, dan kan/kunnen hij/zij de voorzitter van de Raad van Commissarissen schriftelijk en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten verzoeken een vergadering bijeen te roepen. Geeft de voorzitter aan een dergelijk verzoek geen vervolg dan is/zijn de verzoekers(s) bevoegd zelf een vergadering bijeen te roepen op de wijze waarop de secretaris, uit naam van de voorzitter, een vergadering bijeenroept. Aan een dergelijk verzoek wordt in elk geval geacht geen gevolg te zijn gegeven indien de vergadering niet binnen drie weken na het verzoek wordt gehouden.
4.
Aan de vergaderingen, als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel, neemt het bestuur deel.
5.
De agenda’s van de vergaderingen, als bedoeld in de leden 2 en 3 van dit artikel, worden door de voorzitter in overleg met het bestuur vastgesteld en bevatten behalve de van tijd tot tijd zich voordoende onderwerpen telkens een aantal door de Raad van Commissarissen vast te stellen punten, welke hij iedere vergadering aan de orde wenst te zien. In ieder geval vergadert de Raad van Commissarissen ten minste één maal per jaar over de volgende onderwerpen: de (meerjaren)begroting; de conceptjaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter; de invulling van de maatschappelijke taak en positie van de woningcorporatie en de strategie en risico’s verbonden aan de onderneming, mede in het licht van het lange termijn karakter van de activa en de aard van de financiering;
januari 2012
6
de uitkomsten van de beoordeling van het bestuur van de opzet en de werking van de interne beheersingssystemen; de voortgang van de realisatie van het ondernemingsplan.
6.
Naast de in de leden 2 en 3 van dit artikel bedoelde vergaderingen, vergadert de raad van commissarissen ten minste eenmaal per jaar buiten de aanwezigheid van het bestuur. Deze vergadering heeft als doel het eigen functioneren alsmede het functioneren van het bestuur te evalueren, met inbegrip van opvolgings- en beloningskwesties en opleidingsbehoeften.
7.
Tenminste een keer in de vier jaar toetst de Raad van Commissarissen de vastgestelde profielen op hun actualiteit en relevantie en past deze zo nodig aan.
8.
De vergaderingen als bedoeld in de leden 2, 3 en 6 van dit artikel worden in beginsel gehouden ten kantore van de woningcorporatie. Van het houden van vergaderingen van de Raad van Commissarissen wordt melding gemaakt in het verslag van de Raad van Commissarissen in het jaarverslag.
9.
Behalve wanneer overeenkomstig lid 3 van dit artikel de vergadering door een of meer leden van de Raad van Commissarissen en/of een of meer leden van het bestuur wordt bijeengeroepen, geschiedt de oproeping tot de vergadering door de voorzitter.
10.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 20, lid 2 van de statuten geschiedt de oproeping met inachtneming van een termijn van zeven dagen, waarbij de dag van de oproeping en die van de vergadering niet worden meegerekend.
11.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 20, lid 3 van de statuten gebeurt de oproeping schriftelijk, waarbij worden vermeld de plaats en het tijdstip van de vergadering. De oproeping gaat vergezeld van de agenda en eventueel te bespreken stukken.
12.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 19, lid 4 van de statuten worden de vergaderingen geleid door de voorzitter. De notulen van de vergadering worden gehouden door de bestuurssecretaris en worden, na toezending aan alle leden van de Raad van Commissarissen en leden van het bestuur, in de eerstvolgende vergadering door de Raad van Commissarissen vastgesteld en ten blijke daarvan ondertekend door de voorzitter.
13.
De notulen zullen beknopt doch adequaat de ter vergadering behandelde onderwerpen, standpunten, overwegingen en besluiten weergegeven op zodanige wijze, dat voor niet ter vergadering aanwezige leden van de Raad van Commissarissen en/of leden van het bestuur een duidelijk en volledig beeld wordt gegeven van het, voor zover relevant, ter vergadering besprokene. De notulen van de vergadering zijn vertrouwelijk. Bij de notulen wordt een aparte besluitenlijst gevoegd, uitdrukkelijk blijk gevende van de ter vergadering genomen en goedgekeurde besluiten. De besluiten worden genummerd van 1 af en vervolgens in iedere vergadering doorgenummerd.
14.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 21, lid 1 van de statuten kunnen besluiten slechts worden genomen over onderwerpen die bij de oproeping zijn meegedeeld. Zijn echter ter vergadering alle in functie zijnde leden van de Raad van Commissarissen aanwezig, dan kunnen besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en het houden van vergaderingen niet in acht genomen.
15.
Voor zover de statuten en dit reglement geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle besluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij staking van stemmen wordt een tweede vergadering uitgeschreven. Indien dan opnieuw de stemmen staken, is de stem van de voorzitter beslissend.
januari 2012
7
16.
Ieder lid van de Raad van Commissarissen wordt geacht de vergaderingen van de raad van commissarissen bij te wonen. Bij frequente afwezigheid zal het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen hierop worden aangesproken. Bij recidive kan de Raad van Commissarissen overgaan tot schorsing en/of ontslag van het desbetreffende lid van de Raad van Commissarissen, op de wijze zoals omschreven in artikel 6 van dit reglement.
Artikel 13
Informatie
1.
De Raad van Commissarissen bevordert dat hij tijdig schriftelijke informatie van het bestuur ontvangt over alle feiten en ontwikkelingen met betrekking tot de woningcorporatie, welke informatie de Raad van Commissarissen nodig heeft om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen. De Raad van Commissarissen is bevoegd met het bestuur nader afspraken te maken over de informatievoorziening, onder andere qua omvang, presentatie en frequentie.
2.
Ontvangt een lid van de Raad van Commissarissen uit andere bron dan het bestuur of Raad van Commissarissen informatie of signalen die in het kader van het toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo spoedig mogelijk ter kennis van de voorzitter, die vervolgens de Raad van Commissarissen op de hoogte zal stellen.
3.
Ieder lid van de Raad van Commissarissen zal alle informatie en documentatie, die hij in het kader van zijn commissariaat verkrijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Commissarissen en het bestuur openbaar maken, ook niet na zijn aftreden.
4.
Om adequaat te kunnen functioneren en zijn taken naar behoren te kunnen uitoefenen is de Raad van Commissarissen bevoegd zich op kosten van de woningcorporatie op enigerlei wijze te laten bijstaan door een of meer (externe) deskundigen.
Artikel 14
Relatie tot de externe accountant en de functie van 'controller' binnen de organisatie
1.
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 24, lid 2 van de statuten wijst de Raad van Commissarissen jaarlijks een accountant, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, aan en verleent hem opdracht de jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht met cijfermatige kerngegevens en prognoses) te onderzoeken en daarover een verklaring, dan wel een mededeling af te leggen.
2.
Aan de vergadering(en) van de Raad van Commissarissen, waarin de concept jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses), alsmede het accountantsverslag en de managementletter worden behandeld, neemt als regel ook de accountant deel.
3.
Bij de beoordeling van de jaarstukken (jaarrekening, jaarverslag, volkshuisvestingsverslag en overzicht cijfermatige kerngegevens en prognoses) zal de Raad van Commissarissen zich in elk geval rekenschap geven van keuzes en de toepassing der grondslagen voor vermogens- en resultaatbepaling.
4.
Voorts dient de Raad van Commissarissen zich inzicht te verschaffen in en een kwalitatief oordeel te geven over de diverse noodzakelijk geachte balansvoorzieningen, ook al bestaat daarvoor een bestendige gedragslijn.
5.
De contacten tussen de Raad van Commissarissen en de accountant lopen via de voorzitter, dan wel via (de leden van) de Audit Commissie.
januari 2012
8
6.
De Raad van Commissarissen spreekt zich uit over de wenselijkheid van uitvoering van de eventueel door de accountant gedane aanbevelingen in de aan haar gerichte managementletter.
7.
De Raad van Commissarissen ziet erop toe dat de eventueel door de accountant gedane aanbevelingen in de aan haar gerichte managementletter voor zover die door de Raad van Commissarissen wenselijk worden geacht, daadwerkelijk door de directie worden nageleefd.
8.
Overleg tussen accountant en RvC zonder bestuur is mogelijk. Bij voorkeur vindt dit niet plaats buiten het bestuur om tenzij de RvC van mening is dat daar redenen voor zijn. In dat geval wordt het bestuur achteraf van dit overleg op de hoogte gebracht.
9.
De functie van 'controller' is binnen Parteon belegd bij de 'medewerker Organisatiecontrol'. De onafhankelijkheid van die functie is opgenomen in de desbetreffende functiebeschrijving. De medewerker heeft de plicht om de RvC in voorkomende gevallenl, buiten het bestuur om, te informeren.
10.
De Raad van Commissarissen maakt met één lid deel uit van de selectiecommissie voor de invulling van de functie van 'controller' binnen de organisatie. In geval van voorgenomen ontslag van de 'controller' zal de Raad van Commissarissen vooraf worden geïnformeerd over de redenen daarvoor.
Artikel 15
Relatie tot de ondernemingsraad
1.
De Raad van Commissarissen overlegt één keer per jaar met (een delegatie van) de ondernemingsraad over de algemene gang van zaken in de onderneming.
2.
Indien een lid van de Raad van Commissarissen wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de ondernemingsraad, zal hij deze uitnodiging accepteren en daarover de voorzitter informeren.
3.
Het lid, benoemd 'op voordracht van de OR', kan afzonderlijk overleg voeten met (een delegatie van) de ondernemingsraad. De uitkomsten daarvan worden teruggekoppeld aan de gehele RvC
Artikel 16
Relatie tot de huurdersorganisatie/Bewonersraad
1.
De Raad van Commissarissen overlegt één keer per jaar met (een delegatie van) het bestuur van de huurdersorganisatie over de algemene gang van zaken in de onderneming.
2.
Indien een lid van de Raad van Commissarissen wordt uitgenodigd voor een (interne) vergadering van de huurdersorganisatie, zal hij deze uitnodiging accepteren en daarover de voorzitter informeren.
3.
Het lid, benoemd 'op voordracht van de Bewonersraad', kan afzonderlijk overleg voeten met (een delegatie van) de Bewonersraad. De uitkomsten daarvan worden teruggekoppeld aan de gehele RvC
Artikel 17
Informele contacten
Ieder lid van de Raad van Commissarissen die op informele of andere indirecte wijze in vertrouwen wordt genomen ten aanzien van kwesties de woningcorporatie betreffende, zal in deze contacten zorgvuldig handelen en steeds vooropstellen dat de Raad van Commissarissen, althans de voorzitter, in dit vertrouwen kan worden betrokken.
januari 2012
9
Artikel 18
Externe verantwoording
Ten behoeve van het jaarverslag van de woningstichting wordt door de Raad van Commissarissen een verslag opgesteld. In het verslag van de Raad van Commissarissen worden onder meer de volgende onderwerpen behandeld: a. de goedkeuring van de Raad van Commissarissen betreffende de jaarrekening, het volkshuisvestingsverslag en het jaarverslag b. aantal vergaderingen van de Raad van Commissarissen c. opsomming van de meest belangrijke onderwerpen die zijn behandeld tijdens de vergaderingen van de Raad van Commissarissen d. melding van aanwezigheid van een reglement voor toezicht en bestuur, waarin onder andere de profielschets en de honorering zijn opgenomen e. informatie omtrent de individuele leden van de Raad van Commissarissen en de benoemingsperioden f. informatie omtrent eventuele benoemingen en herbenoemingen binnen de Raad van Commissarissen g. melding maken van de bespreking aangaande de evaluatie van het eigen functioneren en de relatie tot het bestuur h. overige van belang zijnde informatie. Artikel 19
Toezicht op dochtermaatschappijen van Parteon
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 7 lid 4 sub j van de statuten van Parteon is een besluit van het bestuur tot het oprichten van een rechtspersoon aan voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen onderworpen. 2. Onder een dochtermaatschappij wordt verstaan een rechtspersoon waarin Parteon of één of meer van haar dochtermaatschappijen meer dan de helft van de stemrechten in de algemene vergadering kan uitoefenen, dan wel een stichting waarvan het bestuur gevormd wordt door Parteon. 3. Het bestuur legt ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voor, de uitoefening van het stemrecht c.q. de besluitvorming binnen de dochter(stichting) met betrekking tot de aangelegenheden vermeld in artikel 7 lid 4 van de statuten van Parteon. 4. Het bestuur staat er voor in dat in een dochtermaatschappij van Parteon de onderwerpen bedoeld in artikel 7 lid 4 van de statuten van Parteon door het bestuur van de betreffende dochtermaatschappij aan voorafgaande goedkeuring van haar algemene vergadering van aandeelhouders worden onderworpen. 5. De RvC houdt ook zicht op de ontwikkelingen en financiële positie van dochtermaatschappijen waarin geen sprake is van een meerderheidsbelang, maar waarbij het algemene belang van Parteon wel een rol speelt. Artikel 20
Aanvulling op artikel 7 van de statuten van Parteon
In artikel 7 van de voor de stichting Parteon van kracht zijnde statuten wordt onder meer geregeld welke besluiten van het bestuur aan goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn onderworpen. Lid 4, letter j. geeft aan dat deze goedkeuring nodig is voor het oprichten van andere rechtspersonen. Dit moet worden aangevuld met goedkeuring voor het afstoten, verkopen of opheffen van andere rechtspersonen.
januari 2012
10
Reglement van de Auditcommissie van stichting Parteon Inleiding De Raad van Commissarissen beschikt over een Auditcommissie (AC), bestaande uit leden van de RvC. De AC rapporteert haar bevindingen aan de plenaire vergadering van de Raad van Commissarissen en doet zo nodig aanbevelingen. De Raad van Commissarissen ziet er op toe dat er waarborgen zijn, dat de AC haar werkzaamheden onafhankelijk kan verrichten. Het reglement van de AC maakt onderdeel uit van het reglement van de Raad van Commissarissen. Ten behoeve van het adequaat functioneren van de AC zijn de volgende regels en uitgangspunten, gebaseerd op de Governancecode voor woningcorporaties, vastgesteld: Artikel 1
Taken AC
De AC is een vaste commissie van de Raad van Commissarissen. De AC ondersteunt de Raad van Commissarissen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van het toezicht. De onafhankelijke toetsing en beoordeling van de financiële administratie en verslaglegging, de organisatie-inrichting en het beheersingsmechanisme behoren tot de kernaspecten van de AC. Het Bestuur draagt in beginsel zorg hiervoor. Het Bestuur draagt er tevens zorg voor dat de interne auditfunctie, die deze toetsing en beoordeling uitvoert, in de praktijk lijnonafhankelijk functioneert. De Raad van Commissarissen ziet er op toe, dat het Bestuur deze uitgangspunten realiseert. In het bijzonder over de waarborgen voor zelfstandigheid ten opzichte van het Bestuur dient de raad zich concreet uit te laten. De AC houdt toezicht op het adequaat functioneren van: De werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevante wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van relevante interne kaders en beleidsafspraken; De financiële informatieverschaffing door de instelling (keuze van accountingpolicies, inzicht in de behandeling van 'schattingsposten' in de jaarrekening, prognoses, de externe accountant terzake et cetera); De naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de controller en de externe accountant; De rol en het functioneren van de interne auditfunctie; Het beleid van de instelling met betrekking tot taxplanning; De relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn onafhankelijkheid, de bezoldiging en eventuele niet-controle werkzaamheden voor de instelling; De financiering van de instelling; De toepassing van de informatie- en communicatietechnologie (ICT) Bij het uitvoeren van haar taken onderhoudt de commissie een effectieve werkrelatie met de Raad van Commissarissen, het management, de controller en de externe accountant. Om zijn rol effectief te vervullen, verkrijgt ieder commissielid inzicht, op detailniveau, in de verantwoordelijkheden die aan het lidmaatschap van de commissie zijn verbonden, alsmede in de onderneming, haar activiteiten en de risico’s waaraan de onderneming blootstaat. Artikel 2
Bevoegdheden AC
De Raad van Commissarissen verantwoordelijkheden:
januari 2012
machtigt
de
AC
om
binnen
de
reikwijdte
van
haar
11
1. Elke vorm van informatie die zij nodig heeft in te winnen bij: a.
elke werknemer van Parteon of van een werknemer van een onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van Parteon vallende dochteronderneming, (alle werknemers worden geïnstrueerd mee te werken aan elk verzoek van de AC);
b.
externe partijen.
2. Extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen; 3. Ervoor te zorgen dat, indien daaraan behoefte bestaat, functionarissen van de onderneming bij vergaderingen aanwezig zijn. Artikel 3
Organisatie AC
1. De commissie bestaat uit tenminste twee personen. 2. Ieder lid dient in staat te zijn een waardevolle bijdrage aan de commissie te leveren 3. De voorzitter van de commissie wordt periodiek door de Raad van Commissarissen voorgedragen. 4. Leden worden benoemd voor een periode van 4 jaren. 5. De voorzitter van de AC mag niet de voorzitter van de Raad van Commissarissen of een voormalig bestuurder zijn. 6. De secretaris van de AC is de bestuurssecretaris van de stichting, of een andere door de Raad van Commissarissen benoemde persoon. 7. De AC stelt vast dat de onderneming in haar jaarverslag de samenstelling van de AC vermeldt. 8. Tenminste één lid van de AC dient voldoende relevante kennis en ervaring te hebben op financieel-administratief/accounting gebied. Artikel 4
Bijwonen van vergaderingen
1. De AC mag iedere persoon (bijvoorbeeld de directeur-bestuurder, de directeur Financiën & Middelen, de controller (medewerker Organisatiecontrol) etc.) uitnodigen van wie men de aanwezigheid tijdens de vergaderingen noodzakelijk acht. De AC bepaalt dit zelf. 2. De AC overlegt zo vaak als zij dit nodig acht, doch minstens tweemaal per jaar. 3. Alle vergaderingen worden genotuleerd. 4. De commissie stelt vast dat de stichting in haar jaarverslag het aantal vergaderingen van de AC evenals de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen, vermeldt. 5. De Raad van Commissarissen ontvangt van de AC een verslag van de beraadslagingen en bevindingen. 6. De commissie stelt regelmatig de Raad van Commissarissen op de hoogte van de commissieactiviteiten en doet relevante aanbevelingen.
januari 2012
12
Artikel 5
Overige verantwoordelijkheden
De AC: 1. Beoordeelt en actualiseert het reglement; legt wijzigingen ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; 2. Evalueert regelmatig het eigen functioneren van de commissie. Artikel 6
Slotbepalingen
1. De Raad van Commissarissen kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de AC toegekende bevoegdheden herroepen.
januari 2012
13
Reglement van de Vastgoedcommissie van stichting Parteon Inleiding De Raad van Commissarissen stelt een Vastgoedcommissie (VC) in, bestaande uit leden van de raad. De VC rapporteert haar bevindingen aan de plenaire vergadering van de Raad van Commissarissen en doet waar nodig c.q. gewenst, aanbevelingen. De Raad van Commissarissen ziet er op toe dat er waarborgen zijn, dat de VC haar werkzaamheden onafhankelijk kan verrichten. Het reglement van de VC maakt onderdeel uit van het reglement van de Raad van Commissarissen. Ten behoeve van het adequaat functioneren van de VC zijn de volgende regels en uitgangspunten, gebaseerd op de Governancecode voor woningcorporaties, vastgesteld: Artikel 1: Taken VC De VC is een vaste commissie van de Raad van Commissarissen. De VC ondersteunt de Raad van Commissarissen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van het toezicht en besluitvorming. De VC heeft de volgende taken: Het toezien c.q. beoordelen van activiteiten/handelen van de directeur-bestuurder op de volgende gebieden: 1. Activiteiten met betrekking tot het vastgoedontwikkeling en -sturing, in brede zin, inclusief de vastgoedaspecten met betrekking tot gebiedsontwikkeling. Dit omvat in ieder geval ook de activiteiten met betrekking tot de ontwikkeling van nieuwbouw/ herstructureringsprojecten en het alle deelgebieden van het Strategisch Voorraadbeleid, bezien vanuit de vastgoedkant; 2. Het beoordelen van de met deze activiteiten samenhangende risico’s op politiek, bestuurlijk, maatschappelijk, ruimtelijk, technisch en economisch terrein, mede in relatie tot de ontwikkelingen op de woningmarkt; 3. Het beoordelen van de gegevens met betrekking tot samenwerkingsconstructies; 4. De beoordeling en waarborging van de kwaliteit van de projectplannen en rekenmodellen; 5. De commissie zorgt ervoor dat de Raad van Commissarissen zich bewust is van zaken die een belangrijke invloed kunnen hebben op de financiële positie en/of activiteiten van de onderneming, inclusief (grote) financiële risico’s die worden gelopen en in de wijze waarop het management deze risico’s effectief beheerst. 6. Met betrekking tot de organisatie van zowel de stichting als alle relevante verbindingen, het beoordelen van: a. de structuur van de organisatie, waaronder taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden etc.; b. de processen rond de projectontwikkeling en het projectmanagement en alle overige op de vastgoedsturing betrekking hebbende activiteiten; c.
de cultuur binnen de organisatie (normen en waarden, managementstijl, besturingsfilosofie) en de kwaliteit en capaciteit van de medewerkers.
Bij het uitvoeren van haar taken onderhoudt de VC een effectieve werkrelatie met de overige leden van de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder.
januari 2012
14
Om zijn rol effectief te kunnen vervullen, verkrijgt ieder commissielid inzicht, op detailniveau, in de verantwoordelijkheden die aan het lidmaatschap van de commissie zijn verbonden, alsmede in de onderneming, haar activiteiten en de risico’s waaraan de onderneming blootstaat. Artikel 2: Bevoegdheden VC De Raad van Commissarissen machtigt de VC om binnen de reikwijdte van haar verantwoordelijkheden: 1. Elke vorm van informatie die zij nodig heeft in te winnen bij: a. elke werknemer van Parteon of van een werknemer van een onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van Parteon vallende dochteronderneming, (alle werknemers worden geïnstrueerd mee te werken aan elk verzoek van de VC); b. externe partijen. 2. Extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen; 3. Ervoor te zorgen dat, indien daaraan behoefte bestaat, functionarissen van de onderneming bij vergaderingen aanwezig zijn. Artikel 3: Organisatie VC 1. De commissie bestaat uit tenminste twee personen. 2. Ieder lid dient in staat te zijn een waardevolle bijdrage aan de commissie te leveren 3. De voorzitter van de commissie wordt periodiek door de Raad van Commissarissen voorgedragen. 4. Leden worden benoemd voor een periode van 4 jaren. 5. De voorzitter van de VC mag niet de voorzitter van de Raad van Commissarissen of een voormalig bestuurder zijn. 6. De secretaris van de VC is de bestuurssecretaris van de stichting, of een andere door de Raad van Commissarissen benoemde persoon. 7. De VC stelt vast dat de onderneming in haar jaarverslag de samenstelling van de VC vermeldt. 8. Tenminste één lid van de VC dient voldoende relevante kennis en ervaring te hebben op het gebied van vastgoed en projectontwikkelingsactiviteiten. Artikel 4: Bijwonen van vergaderingen 1. De VC mag iedere persoon (bijvoorbeeld de directeur-bestuurder, de directeur en de controller van Parteon Projectontwikkeling BV, de controller van Parteon, etc.) uitnodigen van wie men de aanwezigheid tijdens de vergaderingen noodzakelijk acht. De VC bepaalt dit zelf. 2. De VC overlegt zo vaak als zij dit nodig acht, doch minstens tweemaal per jaar. 3. Alle vergaderingen worden genotuleerd. 4. De commissie stelt vast dat de stichting in haar jaarverslag het aantal vergaderingen van de VC evenals de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen, vermeldt. 5. De Raad van Commissarissen ontvangt van de VC een verslag van de beraadslagingen en bevindingen.
januari 2012
15
6. De commissie stelt regelmatig de Raad van Commissarissen op de hoogte van de commissieactiviteiten en doet relevante aanbevelingen. Artikel 5: Overige verantwoordelijkheden De VC: 1. Beoordeelt en actualiseert het reglement; legt wijzigingen ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen; 2. Evalueert regelmatig het eigen functioneren van de commissie. Artikel 6: Slotbepalingen 1. De Raad van Commissarissen kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de VC toegekende bevoegdheden herroepen.
januari 2012
16
Reglement van de Remuneratiecommissie van stichting Parteon Inleiding De Raad van Commissarissen beschikt over een Remuneratiecommissie (RC), bestaande uit leden van de RvC. De RC rapporteert haar bevindingen aan de plenaire vergadering van de Raad van Commissarissen en doet zo nodig aanbevelingen. De Raad van Commissarissen ziet er op toe dat er waarborgen zijn, dat de RC haar werkzaamheden onafhankelijk kan verrichten. Het reglement van de Commissarissen.
RC maakt onderdeel uit van het reglement van de Raad van
Ten behoeve van het adequaat functioneren van de RC zijn de volgende regels en uitgangspunten, gebaseerd op de Governancecode voor woningcorporaties, vastgesteld: Artikel 1
Taken RC
De RC is een vaste commissie van de Raad van Commissarissen. De RC ondersteunt de Raad van Commissarissen bij het uitvoeren van de verantwoordelijkheden op het terrein van het toezicht en heeft de volgende taken: 1. Het doen van een voorstel betreffende de beloning van de leden van het bestuur, ter vaststelling door de Raad van Commissarissen, in welk voorstel in ieder geval aan de orde komen: a.
de beloningsstructuur;
b.
de hoogte van de vaste bezoldiging;
c.
de toe te kennen andere variabele beloningscomponenten;
d.
pensioenrechten;
e.
afvloeiingsregelingen, indien op voorhand vastgelegd;
f.
de prestatiecriteria die als toetssteen worden toegepast.
g.
de uitkomsten van het door de RC met het bestuur gehouden jaarlijkse beoordelingsgesprek. Bij de voorbereiding voor dit beoordelingsgesprek worden de leden van het Directieteam gehoord. Het onderwerp 'integriteit' zal daarin specifiek aan de orde komen.
2. Het vervullen van een klankbordfunctie voor de directeur-bestuurder bij het opstellen en uitvoeren van het beloningsbeleid voor de Hoofden van de afdelingen van Parteon. 3. Het doen van een voorstel voor selectiecriteria en benoemingsprocedure inzake de directeurbestuurder. 4. Het werven, selecteren en voordragen van directeur-bestuurder(s) ter benoeming door de Raad van Commissarissen; 5. Het doen van een voorstel voor een profielschets van de Raad van Commissarissen; 6. Het werven, selecteren en voordragen van de leden van de Raad van Commissarissen ter benoeming door de Raad van Commissarissen en het voordragen van leden voor een eventuele herbenoeming;
januari 2012
17
7. Het doen van een voorstel aan de Raad van Commissarissen betreffende het te voeren beloningsbeleid ten aanzien van de individuele leden van de Raad. 8. Het voorbereiden van de evaluatievergadering ten aanzien van het functioneren van de individuele leden van de Raad van Commissarissen en de Raad van Commissarissen als college; 9. Het opmaken van het remuneratierapport als bedoeld in de uitwerking (II.2.3) van het principe 'Rechtspositie en bezoldiging bestuur' van de Governancecode woningcorporaties; Bij het uitvoeren van haar taken onderhoudt de RC een effectieve werkrelatie met de overige leden van de Raad van Commissarissen en de directeur-bestuurder. Om zijn rol effectief te kunnen vervullen, verkrijgt ieder commissielid inzicht, op detailniveau, in de verantwoordelijkheden die aan het lidmaatschap van de commissie zijn verbonden, alsmede in de onderneming, haar activiteiten en de risico’s waaraan de onderneming blootstaat. Artikel 2
Bevoegdheden RC
De Raad van Commissarissen verantwoordelijkheden: 1.
machtigt
de
RC
om
binnen
de
reikwijdte
van
haar
Elke vorm van informatie die zij nodig heeft in te winnen bij: a. elke werknemer van Parteon of van een werknemer van een onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van Parteon vallende dochteronderneming, (alle werknemers worden geïnstrueerd mee te werken aan elk verzoek van de RC); b.
externe partijen.
2.
Extern juridisch of ander professioneel advies in te winnen;
3.
Ervoor te zorgen dat, indien daaraan behoefte bestaat, functionarissen van de onderneming bij vergaderingen aanwezig zijn.
Artikel 3
Organisatie RC
1.
De commissie bestaat uit tenminste twee personen.
2.
Ieder lid dient in staat te zijn een waardevolle bijdrage aan de commissie te leveren
3.
De voorzitter van de commissie wordt periodiek door de Raad van Commissarissen voorgedragen.
4.
Leden worden benoemd voor een periode van 4 jaren.
5.
De voorzitter van de RC mag niet de voorzitter van de Raad van Commissarissen of een voormalig bestuurder zijn.
6.
De secretaris van de RC is de bestuurssecretaris van de stichting, of een andere door de Raad van Commissarissen benoemde persoon.
7.
De RC stelt vast dat de onderneming in haar jaarverslag de samenstelling van de RC vermeldt.
8.
Tenminste één lid van de RC dient voldoende relevante kennis en ervaring te hebben op Human Resource Management-gebied.
januari 2012
18
Artikel 4
Bijwonen van vergaderingen
1.
De RC mag iedere persoon (bijvoorbeeld de directeur-bestuurder, de directeur Financiën, de controller, etc.) uitnodigen van wie men de aanwezigheid tijdens de vergaderingen noodzakelijk acht. De RC bepaalt dit zelf.
2.
De RC overlegt zo vaak als zij dit nodig acht, doch minstens tweemaal per jaar.
3.
Alle vergaderingen worden genotuleerd.
4.
De commissie stelt vast dat de stichting in haar jaarverslag het aantal vergaderingen van de RC evenals de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen, vermeldt.
5.
De Raad van Commissarissen ontvangt van de RC een verslag van de beraadslagingen en bevindingen (het Remuneratierapport).
6.
De commissie stelt regelmatig de Raad van Commissarissen op de hoogte van de commissieactiviteiten en doet relevante aanbevelingen.
Artikel 5
Overige verantwoordelijkheden
De RC: 1.
Beoordeelt en actualiseert het reglement; legt wijzigingen ter goedkeuring voor aan de Raad van Commissarissen;
2.
Evalueert regelmatig het eigen functioneren van de commissie.
Artikel 6 1.
Slotbepalingen
De Raad van Commissarissen kan dit reglement te allen tijde wijzigen en/of de aan de RC toegekende bevoegdheden herroepen.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Vastgesteld in de RvC van 2 april 2012
………………………………………………………. J.B.S. Conijn voorzitter Raad van Commissarissen Parteon
januari 2012
19
