Referentiematrix Zelfverklaring NEN-ISO 26000

Referentiematrix Zelfverklaring NEN-ISO 26000

Bijlage B Zelfonderzoeksvragen NPR 9026

MVO Zelfverklaring ISO 26000

1.

Onze organisatie legt rekenschap af over onze effecten op de maatschappij, de economie en het milieu. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij leggen rekenschap af over: - de maatregelen die we hebben genomen om herhaling van die negatieve effecten te voorkomen - Unilin Insulation bv legt formeel geen directe rekenschap af rond deze onderwerpen. Toelichting/voorbeelden: De producten van Unilin Insulation zijn gecertificeerd volgens de geldende standaarden (KOMO - KIWA SKH). De aard van onze organisatie maakt het noodzakelijk zeer goed de effecten op milieu en maatschappij te meten. Nauw contact met de betreffende stakeholders daarin is onontbeerlijk Unilin Insulation streeft in haar contacten met de verschillende stakeholders transparantie na rond de ontwikkeling van de activiteiten van het bedrijf en de effecten op de maatschappij, het milieu en de economie. Waar nodig organiseert ook Unilin Insulation ad hoc communicatie met de omwonenden en de lokale overheden. De Unilin-groep geeft op haar website informatie over MVO. Aandeelhouder Mohawk (VS) geeft jaarlijks een duurzaamheidsrapport uit, waarin ook de resultaten van Unilin Insulation verwerkt zijn. Zie http://mohawksustainability.com

2.

Onze organisatie is transparant over besluiten en activiteiten die een effect hebben op de omgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij zijn transparant over: - het doel, de aard en de plaats van onze activiteiten - wie het meerderheidsbelang in onze organisatie heeft - de manier waarop besluiten tot stand komen - welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij die functies horen in het kader van de besluitvorming - wie welke functie binnen onze organisatie heeft in het kader van de besluitvorming - hoe onze MVO-prestaties worden geëvalueerd - onze MVO-prestaties op significante onderwerpen - onze financiële prestaties - waar onze financiële middelen vandaan komen - de gevolgen van ons beleid en onze organisatiebeslissingen en -activiteiten op de omgeving (belanghebbenden, de maatschappij, het milieu enz.) - wie wij als onze stakeholders beschouwen - de manier waarop deze stakeholders zijn geselecteerd - hoe deze stakeholders worden betrokken bij de organisatie Toelichting/voorbeelden: - het doel, de aard en de plaats van de activiteiten zijn terug te vinden op de diverse websites, maar voor Unilin Insulation specifiek op http://www.unilininsulation.com/DocumentsNLNL/Leveringsprogramma/Leveringsprogramma%20okt ober%202013.pdf - Unilin Insulation maakt deel uit van Mohawk Industries, een beursgenoteerd bedrijf op NYSE.besluiten komen tot stand op democratische wijze, beoordeeld op de zekerheid van de continuïteit van het bedrijf, zekerheid voor personeel, omgeving en waar nodig op de laatste stand van techniek. - Om besluiten te nemen zijn de verantwoordelijke functies benoemd en beschreven en zijn de bevoegdheden daarin uitgewerkt.


- Jaarlijks worden de significante MVO onderwerpen en financiële prestaties gerapporteerd via http://mohawkind.com/ - Via deze rapportages is ook inzichtelijk waar onze financiële middelen vandaan komen. - De gevolgen worden inzichtelijk gemaakt via http://mohawksustainability.com/ . - Voor Unilin Insulation is nog geen de Stakeholder analyse nog niet formeel uitgevoerd. Men kan nu al stellen dat volgende groepen tot de belangrijkste stakeholders zullen behoren: de werknemers, de klanten (projectontwikkelaars en eindklanten), de overheden, de omwonenden, het moederbedrijf, de aandeelhouders, NGO’s, het Nederlandse publiek. De activiteiten zijn terug te vinden op de diverse websites, maar voor Unilin Insulation specifiek op http://www.unilininsulation.com/nl/Documents/Leveringsprogramma2013.pdf - Unilin Insulation maakt deel uit van Mohawk Industries, een beursgenoteerd bedrijf op NYSE.besluiten komen tot stand op democratische wijze, beoordeeld op de zekerheid van de continuïteit van het bedrijf, zekerheid voor personeel, omgeving en waar nodig op de laatste stand van techniek. - Om besluiten te nemen zijn de verantwoordelijke functies benoemd en beschreven en zijn de bevoegdheden daarin uitgewerkt. - Jaarlijks worden de significante MVO onderwerpen en financiële prestaties gerapporteerd via http://mohawkind.com/ - Via deze rapportages is ook inzichtelijk waar onze financiële middelen vandaan komen. - De gevolgen worden inzichtelijk gemaakt via http://mohawksustainability.com/ - Als deel van een beursgenoteerd Amerikaans bedrijf werkt Unilin Insulation SOX compliant. - Voor Unilin Insulation is nog geen de Stakeholder analyse nog niet formeel uitgevoerd. Men kan nu al stellen dat volgende groepen tot de belangrijkste stakeholders zullen behoren: de werknemers, de klanten (projectontwikkelaars en eindklanten), de overheden, de omwonenden, het moederbedrijf, de aandeelhouders, NGO’s, het Nederlandse publiek. De mate en de manier waarop deze stakeholders zullen betrokken worden bij het MVO beleid hangt af van hun invloed (macht) en interesse die ze hebben in de materie. Unilin Insulation bv heeft ook de cultuur voor zover als kan rekening te houden met de verzuchtingen van de stakeholders. Unilin Insulation bv volgt de van toepassing zijnde inspraak- en vergunningsprocedures en erkent en respecteert hiermee de wettelijke rechten van stakeholders. Unilin Insulation bv is nog niet gekomen tot het niveau van betrokkenheid van en beïnvloeding door (externe) stakeholders. Langs de andere kant kan wel gesteld worden dat informeel medewerkers, klanten, overheden de organisatie nu reeds beïnvloeden. Unilin Insulation bv zal ernaar streven in dialoog te zijn met stakeholders met een direct belang (zoals personeel en omwonenden) en representatieve stakeholders die een meer algemeen belang vertegenwoordigen (NGO’s). Bron/overige informatie http://www.unilininsulation.com/nl http://www.unilininsulation.com/DocumentsNLNL/Leveringsprogramma/Leveringsprogramma%20oktobe r%202013.pdf http://www.unilin.com/NL/Sustainability/Paginas/default.aspx http://mohawksustainability.com/


3

Onze organisatie gedraagt zich ethisch. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - maken onze kernwaarden en principes bekend - richten onze bestuursstructuren op een manier in die ethisch gedrag bevordert (bijvoorbeeld door het voorkomen van belangenverstrengeling) - benoemen en passen normen voor ethisch gedrag toe, die aansluiten bij onze eigen doelstellingen en activiteiten en bij NEN-ISO 26000 - bemoedigen het naleven van deze normen aan - maken de gedragsnormen bekend die worden verwacht van verschillende mensen in en om de organisatie (bijvoorbeeld bestuur, medewerkers, leveranciers, contractanten, eigenaren en managers) - voorkomen of lossen belangenconflicten op in de hele organisatie die zouden kunnen leiden tot onethisch gedrag - stellen toezicht- en beheersingsmechanismen in om ethisch gedrag te monitoren, te ondersteunen en te versterken - stellen mensen binnen en buiten onze organisatie in staat onethisch gedrag te melden, zonder angst voor represailles - herkennen en pakken situaties waarin lokale weten regelgeving niet bestaat, of conflicteert met ethisch gedrag aan - leven internationaal erkende normen van ethisch gedrag bij medisch onderzoek na - respecteren het welzijn van dieren Bron/overige informatie http://www.mohawkind.com/CorporateGovernance/StandardsofConduct.htm

4

Onze organisatie respecteert de belangen van stakeholders en speelt hierop in. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - weten wie onze stakeholders zijn - erkennen en waarderen stakeholders en we reageren op bezorgdheid van stakeholders - onderkennen dat stakeholders de activiteiten van onze organisatie kunnen beïnvloeden - hebben vastgesteld of stakeholders in staat zijn met ons in contact te treden om invloed uit te oefenen en dat we hiermee rekening houden - wegen de belangen van onze stakeholders in het licht van bredere maatschappelijke verwachtingen - houden rekening met de belangen van stakeholders waarmee we geen formele relatie hebben Toelichting/voorbeelden: De Stakeholder analyse is nog niet formeel uitgevoerd voor Unilin Insulation bv. Men kan nu al stellen dat volgende groepen tot de belangrijkste stakeholders zullen behoren: de werknemers, de klanten (projectontwikkelaars en eindklanten), de overheden, de omwonenden, het moederbedrijf, de aandeelhouders, NGO’s, het Nederlandse publiek. De mate en de manier waarop deze stakeholders zullen betrokken worden bij het MVO beleid hangt af van hun invloed (macht) en interesse die ze hebben in de materie. Unilin Insulation bv heeft ook de cultuur voor zover als kan rekening te houden met de verzuchtingen van de stakeholders. Unilin Insulation bv volgt de van toepassing zijnde inspraak- en vergunningsprocedures en erkent en respecteert hiermee de wettelijke rechten van stakeholders Unilin Insulation bv is nog niet gekomen tot het niveau van betrokkenheid van en beïnvloeding door (externe) stakeholders. Langs de andere kant kan wel gesteld worden dat informeel medewerkers, klanten, overheden de organisatie nu reeds beïnvloeden


5

Onze organisatie respecteert de geldende weten regelgeving. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - stellen ons op de hoogte van de toepasselijke weten regelgeving - leven wetgeving na in alle landen waar wij actief zijn, ook als handhaving vanuit de overheid gebrekkig is - treffen maatregelen om ervoor te zorgen dat onze relaties en activiteiten in overeenstemming met weten regelgeving zijn - informeren medewerkers over recente en relevante weten regelgeving en hoe zij deze kunnen naleven - beoordelen periodiek of de organisatie nog voldoet aan weten regelgeving Toelichting/voorbeelden: Het voldoen aan de wet is een fundamenteel onderdeel van de gedragscode. Unilin Insulation bv is actief vooral in Nederland waar de wet geacht mag worden adequaat ten uitvoer te worden gebracht. Unilin Insulation bv heeft juristen, milieudeskundigen in dienst en probeert een correcte relatie op te bouwen met de toezichthoudende overheden Via sectorfederaties, nieuwsbrieven, abonnementen op databases, betrokkenheid van externe consultants houden de Unilin Insulation bv verantwoordelijken zich op de hoogte van de geldende en nieuwe (aankomende) wetgeving op het vlak van duurzaamheid en milieu. Op het gebied van Arbowet en Milieu heeft Unilin Insulation bv een informeel ISO managementsystemen waarin het naleven van relevante wetgeving wordt getoetst. Bepaalde Unilin medewerkers moeten jaarlijks een ‘Ethics Questionnaire’ invullen en verklaren dat ze gehandeld hebben in lijn met de Mohawk Code of Ethics. Bron/overige informatie http://www.mohawkind.com/CorporateGovernance/StandardsofConduct.htm

6

Onze organisatie respecteert de internationale gedragsnormen. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? - Unilin Insulation bv activiteitendomein strekt zich niet uit tot de bedoelde risicolanden. Unilin Insulation bv betrekt alleen producten van Europese leveranciers en onze afzetmarkt is Nederland/België/Luxemburg/Duitsland en Frankrijk

7

Onze organisatie respecteert en erkent de universele mensenrechten. Welke activiteiten onderneemt uw organisatie om invulling aan dit principe te geven? Wij: - respecteren deze rechten in alle landen, culturen en situaties - maken geen misbruik van of halen geen voordeel uit situaties waarin de mensenrechten onvoldoende zijn beschermd - respecteren de internationale gedragsnormen - Unilin Insulation bv volgt alle wettelijke en regelgevende verplichtingen dienaangaande. Aangezien het actieterrein van Unilin Insulation bv zich niet buiten Europa uitstrekt, is dit punt minder explictiet als aandachtspunt in het MVO beleid aanwezig.

8

Hoe heeft uw organisatie haar stakeholders geïdentificeerd (wie zijn daarbij in wat voor vorm geraadpleegd)? Bij voorbereidingen van werkzaamheden inventariseert Unilin Insulation bv partijen die voor- of nadeel kunnen ondervinden van deze activiteiten. Indien nodig gaat Unilin Insulation bv de dialoog aan.


Door regulier overleg te plegen met bepaalde stakeholders, bijvoorbeeld de bank of verzekeraars, zorgt Unilin Insulation bv er voor dat er in een sfeer van openheid en transparantie onderling vertrouwen ontstaat en in stand wordt gehouden. Ook het regulier overleg met de Ondernemingsraad heeft hetzelfde doel. Unilin Insulation bv heeft nog geen officiële analyse gemaakt van al haar stakeholders, echter op basis van openheid en vertrouwen wordt er in overleg getreden waar noodzakelijk. 9

Wie zijn de stakeholders van uw organisatie? De Stakeholder analyse is nog niet formeel uitgevoerd voor Unilin Insulation bv. Men kan nu al stellen dat volgende groepen tot de belangrijkste stakeholders zullen behoren: Eigen werknemers, Vakbonden van de arbeiders, De omwonenden, De buurtbedrijven, De gemeentelijke overheid en diensten (politie, brandweer), De toezichthoudende overheden De beroepsfederaties, De gemeenschap: scholen, burgers, De eindklant, De distributeurs, de transportfirma’s, Architecten, bouwheren, De leverancier, De transporteurs (inbound), De pers (algemeen, vakpers), Mohawk, De aandeelhouders NGO’s en andere drukkingsgroepen, De mate en de manier waarop deze stakeholders zullen betrokken worden bij het MVO beleid hangt af van hun invloed (macht) en interesse die ze hebben in de materie.

10 Waarom en waarbij betrekt uw organisatie haar stakeholders (geef voorbeelden van de manier waarop uw organisatie dat heeft gedaan)? Dit gebeurt nog niet, tenzij daar een wettelijk kader voor bestaat. Het is wel zo dat informatie uit de informele contacten richting geeft aan het duurzaamheidsbeleid. Wij betrekken onze stakeholders om: - inzicht te krijgen in de impact van onze besluiten en activiteiten op specifieke stakeholders - er achter te komen of onze positieve impact op de omgeving kan worden vergroot en negatieve impact kan worden verminderd - mogelijke conflicten tussen onze eigen belangen, die van onze stakeholders en de algemene maatschappelijke verwachtingen te bespreken en zo mogelijk op te lossen - aan bepaalde wettelijke verplichtingen die we ten opzichte van stakeholders hebben te voldoen - transparant te zijn in wat we doen (onze activiteiten en besluiten) - waar mogelijk partnerschappen te vormen die voor ons en onze stakeholders voordelen bieden (brancheorganisatie) 11 Wij hebben bij het bepalen van de relevante onderwerpen gekeken naar: - De eigen activiteiten en besluiten - Activiteiten en besluiten van organisaties in de waardeketen en invloedssfeer van uw organisatie - Dagelijkse activiteiten en bijzondere situaties Toelichting/voorbeelden: Er zal in eerste instantie gekeken worden naar de directe effecten van de eigen activiteiten en pas daarna naar de effecten die kunnen optreden bij ander bedrijven in de waardeketen. De relevantie wordt ook bepaald door de bedrijfsspecifieke situatie, door wetgevend kader of door de publieke opinie en perceptie. Stakeholders worden nog niet expliciet betrokken bij dit proces. Wel zijn de bekende standpunten van stakeholders meegenomen. De bedoeling is wel in de toekomst uitdrukkelijk de belangrijkste stakeholders te betrekken in dit proces. De relevantie wordt ook bepaald door de bedrijfsspecifieke situatie, door wetgevend kader of door de publieke opinie en perceptie


12 Welke onderwerpen zijn relevant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. De volgende prioriteiten werden vastgelegd: 1. Arbeidsveiligheid: conformiteit met de wetten en regels rond machineveiligheid en stofexplosieveiligheid ; het bevorderen van het veilig gedrag van de medewerkers: onderzoek naar arbeidsomstandigheden in 2012 en vervolg daarop in 2013. (punt 6.4 uit ISO 26000) 2. Wettelijke conformiteit: het wegwerken van non-conformiteiten in het kader van de hervergunningsprocedures; het uitbouwen van milieu- en duurzaamheidsmanagementsystemen ter borging van de wettelijke conformiteit en de continue verbetering: herziening van de milieuvergunning in 2013. (punt 6.5 uit ISO 26000) 3. Milieu-impact van producten: het uitvoeren van een levenscyclusanalyse voor alle producten die door Unilin Insulation bv op de markt gebracht worden; LCA studie in 2012. (punt 6.5 uit ISO 26000) 4. Energiebesparingsprogramma’s: investeringen in verlichting en verwarmingssystemen in 2012 en 2013. (punt 6.5 uit ISO 26000) 5. Het verankeren van duurzaamheid in het bedrijfsmanagement; nog geen plan voor gemaakt (2014). (punt 6.2 uit ISO 26000) 6. Het promoten van de Unilin Insulation bv producten als duurzame oplossingen; nog geen plan voor gemaakt (2014). (punt 6.5 uit ISO 26000) 13 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de significante onderwerpen? - Andere criteria, namelijk (Als leidraad voor de bepaling van de significantie werd de guidence standard ISO 26000 gebruikt, alsook de ervaringen en inputs van Unilin Insulation bv uit de stakeholdercontacten. Hoewel niet zo uitdrukkelijk benoemd, is de maatstaf wat algemeen aanvaardbaar of de gewoonte is.) 14 Welke onderwerpen zijn significant? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. 1. Arbeidsveiligheid: conformiteit met de wetten en regels rond machineveiligheid en stofexplosieveiligheid ; het bevorderen van het veilig gedrag van de medewerkers: onderzoek naar arbeidsomstandigheden in 2012 en vervolg daarop in 2013. 2. Wettelijke conformiteit: het wegwerken van non-conformiteiten in het kader van de hervergunningsprocedures; het uitbouwen van milieu- en duurzaamheidsmanagementsystemen ter borging van de wettelijke conformiteit en de continue verbetering: herziening van de milieuvergunning in 2013. 3. Milieu-impact van producten: het uitvoeren van een levenscyclusanalyse voor alle producten die door Unilin Insulation bv op de markt gebracht worden; LCA studie in 2012. 4. Energiebesparingsprogramma’s: investeringen in verlichting en verwarmingssystemen in 2012 en 2013. 15 Welke criteria heeft u gebruikt bij het bepalen van de prioritaire onderwerpen? - Uw prestaties afgezet tegen weten regelgeving en internationale (gedrags)normen - De mate waarin het onderwerp bijdraagt aan of afbreuk doet aan uw doelstellingen - De kosten versus de baten van het ondernemen van actie op het onderwerp - De tijd die het kost om de gewenste resultaten te bereiken - De kostenimplicaties wanneer het onderwerp niet snel wordt aangepakt - Het gemak en de snelheid waarmee acties kunnen worden uitgevoerd – de ‘quick wins’ - Andere criteria, namelijk (Als leidraad voor de bepaling van de significantie werd de guidence standard ISO 26000 gebruikt, alsook de ervaringen en inputs van Unilin Insulation bv uit de stakeholdercontacten. Hoewel niet zo uitdrukkelijk benoemd, is de maatstaf wat algemeen aanvaardbaar of de gewoonte is.)


16 Welke onderwerpen hebben prioriteit? Indien u gebruik maakt van de prioriteringsmatrix dan kunt u hiernaar verwijzen. Zie vraag 12. 17 Tot welke acties heeft dit geleid of gaat u nemen? 1. Arbeidsveiligheid: conformiteit met de wetten en regels rond machineveiligheid en stofexplosieveiligheid ; het bevorderen van het veilig gedrag van de medewerkers: onderzoek naar arbeidsomstandigheden in 2012 en vervolg daarop in 2013. 2. Wettelijke conformiteit: het wegwerken van non-conformiteiten in het kader van de hervergunningsprocedures; het uitbouwen van milieu- en duurzaamheidsmanagementsystemen ter borging van de wettelijke conformiteit en de continue verbetering: herziening van de milieuvergunning in 2013. 3. Milieu-impact van producten: het uitvoeren van een levenscyclusanalyse voor alle producten die door Unilin Insulation bv op de markt gebracht worden; LCA studie in 2012. 4. Energiebesparingsprogramma’s: investeringen in verlichting en verwarmingssystemen in 2012 en 2013. 5. Het verankeren van duurzaamheid in het bedrijfsmanagement; nog geen plan voor gemaakt (2014) 6. Het promoten van de Unilin Insulation bv producten als duurzame oplossingen; nog geen plan voor gemaakt (2014) 18 Toelichting op prioriteitsstelling (leg ook uit waarom bepaalde onderwerpen wel en niet zijn meegenomen) Alle onderwerpen zijn ingepland. 19 Geef aan welke stakeholders - en op welke wijze – u heeft betrokken bij het identificeren van relevante, significante en prioritaire onderwerpen: Stakeholders zijn niet expliciet betrokken bij dit proces. Wel zijn ons bekende standpunten van stakeholders meegenomen. 20 Welke (typen) organisaties bevinden zich in uw invloedssfeer en hoe verhouden zich die tot uw organisatie? Unilin Insulation bv heeft een aantal mogelijkheden om het gedrag van anderen in haar invloedsfeer te beïnvloeden. Dat zijn: * joint ventures en minderheidsdeelnemingen via aandeelhouderschap * moeder- en zusterbedrijven binnen de Mohawk groep via formele en informele contacten * overige hout- en PU bedrijven via branche organisaties en informele contacten * reguliere leveranciers via contractuele inkoopvoorwaarden * medewerkers via informatie-, bewustwording-, en motivatiecampagnes * klanten via informatie, reclame en productaanbod * aannemers via contractvoorwaarden en specifieke HSE afspraken * andere stakeholders via dialoog en media 21 Op welke manier stimuleert uw organisatie maatschappelijke verantwoordelijkheid bij andere organisaties? - Door een openbare verklaring over maatschappelijke verantwoordelijkheid af te leggen - Door het betrekken van de gemeenschap, politieke leiders en andere stakeholders - Door het opstarten van een lobby en het gebruik van relaties met media (via branche organisaties)


22 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de eigen activiteiten en besluiten op de maatschappij, milieu en economie? Het duurzaamheidsbeleid voor de Unilin Group wordt gecoördineerd door de CSO (Chief Sustainability officer) die rechtstreeks rapporteert aan de CEO en op kwartaalbasis de stand van zaken voorlegt aan het Corporate Directie Comité. Lokaal (Unilin Insulation bv) wordt het duurzaamheidsbeleid uitgestippeld door het lokale MT, in lijn met de strategie van de groep en rekening houdend met lokale vereisten. Unilin Insulation bv werkt informeel volgens de ISO 9001 en ISO 14001: de principes worden gevolgd, doch er is bewust gekozen (nog) niet voor certificatie te gaan. • Unilin Insulation bv onderschrijft de Mohawk Code of Conduct • Unilin Insulation bv streeft ernaar de BBT (Best Beschikbare Technieken) toe te passen • Unilin Insulation bv voert ook een actief, preventief veiligheidsbeleid • De kwaliteitsdienst van Unilin Insulation bv handelt klantklachten af • Unilin Insulation (Unilin Insulation bv) houdt de duurzaamheid en toekomstige uitdagingen op het vlak van huisvesting in gedachte bij productinnovaties Unilin gebruikt, indien gewenst, zoveel mogelijk gecertificeerd hout (FSC, PEFC) 23 Op welke manier beoordeelt uw organisatie (potentiële) (negatieve) effecten van de activiteiten en besluiten van organisaties in uw invloedssfeer op de maatschappij, milieu en economie? Mohawk/Unilin heeft een aantal basisvoorwaarden voor leveranciers vastgelegd. Mohawk/Unilin zal in joint ventures ernaar streven zo veel als mogelijk zijn standaard op vlak van Health, Safety, Environment op te leggen. 24 Hoe wordt gepaste zorgvuldigheid uitgeoefend of geïmplementeerd in uw organisatie? - Instrumenten om de impact van geplande en bestaande activiteiten in kaart te brengen - Instrumenten om uw prestaties te volgen en aanpassingen te doen in prioriteit en benadering - Instrumenten om eventuele negatieve effecten aan te pakken 25 Welke (potentiële) negatieve effecten op maatschappij, milieu en economie heeft uw organisatie geïdentificeerd? De operaties van Unilin Insulation bv als houtverwerkend, PU-producerend bedrijf hebben onvermijdelijk effect op de omgeving. Unilin Insulation bv doet al het mogelijke om de negatieve effecten van zijn activiteiten tot een minimum te beperken. Effecten van eigen activiteiten zijn: 1) op het milieu en de maatschappij. Klimaatverandering door broeikasgassen (CO2) door het verbranden van aardgas en door wegtransport (Cevotrans) Anderzijds is er een positief effect op de opwarming van de aarde door het feit dat Unilin Insulation bv isolatiemateriaal en prefab, geïsoleerde dakelementen produceert. Door het aanbieden van de Dak Vlak Methode (op maat produceren) minder afval op de bouwplaats. Afval vanuit de fabriek wordt aangeboden als recycle materiaal; 2) Op buren. Zelden en uitzonderlijk zou er geluidshinder kunnen zijn; 3) Op medewerkers. Arbeidsongevallen, ook overkomen aan derden; 4) Op klanten. Klanten wiens wensen niet worden ingevuld; 5) Effect van activiteiten van derden in de keten Houtwinning. Unilin Insulation bv zal ernaar streven, zoals de klant het vraagt, hout uit duurzame bosbouw aan te wenden De effecten van Unilin Insulation bv omvatten veel transport. Dit wordt, binnen de mate van het mogelijke, buiten de spits georganiseerd. 26 Onze organisatie heeft richting gegeven aan haar maatschappelijke verantwoordelijkheid: - Anders namelijk (Visie, missie, beleid en strategie Aandacht zit vervat in één van de 4 waarden van Unilin nl. Respect (naast Passion, Excellence, entrepreneurship). Deze waarde, alsook de duurzaamheidsgedachte wordt vertaald naar de


dagdagelijkse praktijk in het zgn Strategy Deployment process : voor elke operatie wordt de relevante duurzaamheidsaspecten en –effecten bepaald, en passend vertaald naar een richting die gegeven wordt aan het Strategisch Plan. (Top Down benadering). Daarnaast is er ook plaats voor initiatieven van de vloer (Bottom up): er wordt geluisterd naar initiatieven van medewerkers, die daartoe gemotiveerd en gesteund worden (ook bv sponsoring sociale activiteiten) Het resultaat van dit proces is dat men een afgestemd en to the point duurzaamheidsbeleid voor de verschillende vestigingen uitbouwt en resultaat levert door een antwoord te geven op ‘How to do things right’ en op de tweede vraag: ‘What are the right things to do’ Prioriteit van de te behandelen MVO onderwerpen wordt bepaald op basis van enerzijds de dringendheid en anderzijds de return (zowel economisch, sociaal als op milieuvlak) De interne stakeholders (werknemers) hebben geen formele bijdrage tot dit proces, tenzij dan op het niveau van het EFU (European Forum Unilin), waar de duurzaamheidsuitdagingen met de werknemersvertegenwoordiging besproken wordt. Externe stakeholders worden vooralsnog niet actief betrokken. Wel doet Unilin Insulation bv/Unilin de moeite op via informele kanalen het standpunt van de verschillende stakeholders te kennen. Prioritaire acties zijn - Machine veiligheid en aandacht voor veilig gedrag - Opzetten van MVO managementsysteem - Uitvoeren van LCA studies op de verschillende Unilin/Unilin Insulation bv producten - Energiebesparingsprogramma’s - Promoten van de duurzaamheidsaspecten van de Unilin/Unilin Insulation bv producten) 27 Op welke manier creëert uw organisatie draagvlak voor maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen én buiten de organisatie? Unilin Insulation bv onderkent de noodzaak om MVO-bewustzijn gestaag op te bouwen binnen het bedrijf. Via infosessies voor het personeel, bedrijfskrant, activiteiten wordt gebouwd aan het bewustzijn. Op specifieke mvo-onderwerpen (zoals veiligheid) worden door de verantwoordelijke afdelingen soortgelijke acties gevoerd. Wij hebben hierbij aandacht besteed aan: - het vergroten van kennis van de principes, MVO-kernthema’s en - onderwerpen; - de betrokkenheid van de top van de organisatie bij het nemen van haar maatschappelijke verantwoordelijkheid.; - het creëren van een cultuur van maatschappelijke verantwoordelijkheid (Unilin Insulation legt formeel geen directe rekenschap af rond deze onderwerpen.) Toelichting/voorbeelden: De producten van Unilin Insulation zijn gecertificeerd volgens de geldende standaarden (KOMO - KIWA SKH) De aard van onze organisatie maakt het noodzakelijk zeer goed de effecten op milieu en maatschappij te meten. Nauw contact met de betreffende stakeholders daarin is onontbeerlijk Unilin Insulation streeft in haar contacten met de verschillende stakeholders transparantie na rond de ontwikkeling van de activiteiten van het bedrijf en de effecten op de maatschappij, het milieu en de economie. Waar nodig organiseert ook Unilin Insulation ad hoc communicatie met de omwonenden en de lokale overheden. De Unilin-groep geeft op haar website informatie over MVO. Aandeelhouder Mohawk (VS) geeft jaarlijks een duurzaamheidsrapport uit, waarin ook de resultaten van Unilin Insulation verwerkt zijn.


28 Op welke manier ontwikkelt uw organisatie de benodigde competenties voor het nemen van maatschappelijke verantwoordelijkheid – binnen en eventueel buiten de organisatie? Dit is nog niet formeel georganiseerd, maar zal worden meegenomen. Toelichting/voorbeelden: De producten van Unilin Insulation zijn gecertificeerd volgens de geldende standaarden (KOMO - KIWA SKH) De aard van onze organisatie maakt het noodzakelijk zeer goed de effecten op milieu en maatschappij te meten. Nauw contact met de betreffende stakeholders daarin is onontbeerlijk Unilin Insulation streeft in haar contacten met de verschillende stakeholders transparantie na rond de ontwikkeling van de activiteiten van het bedrijf en de effecten op de maatschappij, het milieu en de economie. Waar nodig organiseert ook Unilin Insulation ad hoc communicatie met de omwonenden en de lokale overheden. De Unilin-groep geeft op haar website informatie over MVO. Aandeelhouder Mohawk (VS) geeft jaarlijks een duurzaamheidsrapport uit, waarin ook de resultaten van Unilin Insulation verwerkt zijn. 29 Op welke manier heeft uw organisatie haar maatschappelijke verantwoordelijkheid geïntegreerd in haar besturingsprocessen, systemen en procedures? Via het Strategy Deployment Proces Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: Onze organisatie heeft dit geïntegreerd: - Door de effecten van onze eigen activiteiten op maatschappij, milieu en economie zorgvuldig te monitoren en te managen - Door rekening te houden met effecten van besluiten, bijvoorbeeld over nieuwe activiteiten - Door ervoor te zorgen dat de principes van maatschappelijke verantwoordelijkheid in onze besturingsprocessen worden toegepast en worden weerspiegeld in onze structuur en cultuur - Door periodiek te beoordelen of wij in onze procedures en processen voldoende rekening houden met maatschappelijk verantwoordelijkheid 30 Houdt uw organisatie bij haar communicatie over maatschappelijke verantwoordelijkheid rekening met de volgende criteria? - Andere criteria, namelijk (Unilin Insulation bv heeft nog geen duurzaamheidsrapportering,maar rapporteert wel intern ivm de duurzaamheidsparameters) 31 Op welke manier communiceert uw organisatie over haar maatschappelijke verantwoordelijkheid? - In vergaderingen en gesprekken met stakeholders - Door over specifieke onderwerpen of projecten met stakeholders te communiceren - Interne communicatie tussen management en medewerkers of leden van de organisatie - Publiekscommunicatie over noodgevallen, zowel vooraf als tijdens een noodgeval 32a Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? Nee 32b Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? - Doelstellingen t.a.v. onderwerpen en kernthema’s - Prestaties t.a.v. onderwerpen en kernthema’s - Hoe en wanneer stakeholders zijn betrokken bij de rapportage - Successen en tekortkomingen en manieren waarop tekortkomingen worden aangepakt - Anders, namelijk


32c Rapporteert uw organisatie over MVO via een maatschappelijk verslag (al dan niet als losstaand verslag)? - De omvang, het onderwerp en het toepassingsgebied past bij de grootte en aard van onze organisatie (kleine organisaties verstrekken doorgaans minder informatie, bespreken minder onderwerpen en hebben een kleiner toepassingsgebied dan grote organisaties) - Het detailniveau weerspiegelt de mate van ervaring die we hebben met rapporteren (het is de verwachting dat organisaties die meer ervaring hebben met rapporteren, in staat zullen zijn meer in detail te rapporteren dan organisaties die hiermee pas net starten) 33a Zijn er conflicten of meningsverschillen (geweest) met stakeholders? Nee 33b Welke methoden heeft u om (eventuele) conflicten op te lossen? - Rechtstreekse discussies met stakeholders met wie een conflict of meningsverschil is ontstaan - Het verstrekken van schriftelijke informatie om verkeerde interpretaties te voorkomen - Formele procedures voor klachtenbehandeling - Bemiddelings- en arbitrageprocedures 34 Op welke manier monitort uw organisatie haar activiteiten die effect hebben op relevante thema’s en onderwerpen? - Feedback van stakeholders - Uitvoeren van benchmarks - Anders, namelijk (Het monitoren van activiteiten en beoordelen van prestaties De indicatoren voor MVO zijn momenteel volop in ontwikkeling: op maandbasis worden de arbeidsongevallencijfers gerapporteerd, op kwartaalbasis een aantal milieuindicatoren. Behalve voor de arbeidsveiligheidscijfers, is er geen rapportering intern De MVO prestaties/acties worden op regelmatige basis lokaal (Unilin Insulation bv) en op kwartaalbasis op groepniveau gerapporteerd en bijgestuurd. Het moederbedrijf Mohawk, de Unilin en Unilin Insulation bv directie en het EFU (werknemers) worden in meer of mindere mate betrokken in het bespreken van de MVO resultaten De organisatie Unilin heeft vooral ingezet op het aspect energiebesparing en afvalvoorkoming en beperking, alsook op arbeidsveiligheid. Op deze vlakken zijn zeer mooie resultaten geboekt. De uitdaging is nu duurzaamheid open te trekken naar het volledige spectrum en ook op het sociale luik bv gerichte en tot the point acties te voeren.) 35 Hoe heeft uw organisatie haar prestaties op relevante thema’s en onderwerpen beoordeeld? We hebben bepaald waar verkleining noodzakelijk of gewenst is. Verder hebben we verbeterprogramma's uitgevoerd op gebied van energie, afval en arbeidsveiligheid. Wij hebben ons daarbij de volgende vragen gesteld: - Zijn de beoogde doelen behaald? - Waren het, achteraf gezien, de juiste doelen? - Hadden we de juiste strategieën en processen voor de te behalen doelen? - Wat werkte goed, en waarom? Wat werkte niet goed, en waarom niet? - Wat hadden we beter anders kunnen doen? - Zijn alle relevante personen erbij betrokken?


36 Heeft u stakeholders betrokken, zo ja welke? Het moederbedrijf Mohawk, de Unilin en Unilin Insulation bv directie en het EFU (werknemers) worden in meer of mindere mate betrokken in het bespreken van de MVO resultaten 37a Welke verbeteringen of successen heeft uw organisatie bereikt? De organisatie Unilin heeft vooral ingezet op het aspect energiebesparing en afvalvoorkoming en beperking, alsook op arbeidsveiligheid. Op deze vlakken zijn zeer mooie resultaten geboekt. 37b Welke doelen zijn nog niet bereikt? De uitdaging is nu duurzaamheid open te trekken naar het volledige spectrum en ook op het sociale luik bv gerichte en tot the point acties te voeren. 38 Aan welke MVO-initiatieven en eventuele bijbehorende instrumenten neemt uw organisatie deel? In België is Unilin lid van het KAVRI duurzaamheids netwerk. 39 Welke van de onderstaande punten heeft u overwogen bij de keuze voor dit initiatief? - Ondersteunt de principes NEN-ISO 26000 - Geeft praktische richtlijnen om met MVO aan de slag te gaan - Is ontwikkeld om door verschillende organisaties te worden toegepast - Wordt beheerd door een niet-commerciële organisatie 40 Welke concrete acties worden uitgevoerd in verband met het MVO-initiatief? - nodigen scholen uit, we laten jongeren kennismaken met ons bedrijf; - op vraag van onze klanten zijn wij actief betrokken bij productontwikkelingen; - willen langdurige, goede relaties opbouwen met onze leveranciers; - medewerkers tevredenheid onderzoek; - Co2 uitstoot verminderen; - zijn maatschappelijk betrokken in de regio door middel van sponsoring; - terugdringen energieverbruik. Onder andere door vernieuwde volledig gestuurde koeling/verwarming kantoorpand. Afval wordt gescheiden.

Datum 06-01-2014

- Deze rapportage is gecreëerd m.b.v. de webtool zelfverklaring ISO 26000 -

Referentiematrix Zelfverklaring NEN-ISO 26000

Recommend Documents