RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN
( STUDI KASUS : UD. KUDA MAS LUMAJANG)
I.G.A.P Semara Putra 1)
1) S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Teknik Komputer Surabaya, email:
[email protected] Abstract: UD. Kuda Mas is a trading business that specializes in buying and selling gold located on the
Panglima Sudirman 92 Lumajang Street. UD Kuda Mas provides a many kinds of yellow gold jewelry. The day the transaction is increasing UD. Kuda Mas has some obstacles to finding and processing data purchases and sales transactions so it is difficult to know the income earned. UD Kuda Mas is also difficult to know the exact time in making a purchase or sale of goods because the price of gold is subject to change. Based on existing problems, we need an information system that can help any purchases, sales and the gold price forecasting system to provide the gold price forecast future periods, forecasting system implemented method of exponential smoothing methods holt to be a reference standard based on the method used. The system created is expected to help resolve any purchases, sales transactions, minimizing errors that may occur. and the gold price forecasting system to support existing operations so as to provide maximum benefit in the future.
Keywords : purchase and sales information systems, gold shops, exponential smoothing (holt).
Penyelesaian transaksi pembelian
UD Kuda Mas mempunyai beberapa
dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan
masalah
yaitu
dalam
bagi setiap perusahaan. Tanpa adanya sistem
persediaan barang yang masih dilakukan
yang baik, suatu perusahaan sulit untuk
secara manual, akibatnya pengecekan jumlah
mendapatkan informasi yang valid dari setiap
barang
transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi
menyebabkan banyak waktu terbuang, serta
pada UD kuda Mas sebagai usaha dagang
tidak
yang bergerak dalam bidang jual beli
penjualan dan pembelian yang baik sehingga
perhiasan emas.
UD. Kuda Mas sulit untuk mengetahui laba
dilakukan
adanya
satu
pencatatan
per
satu
stock
yang
pencatatan data transaksi
rugi yang didapat. UD Kuda Mas juga 1
mengalami kesulitan dalam menentukan waktu
yang
tepat
untuk
melakukan
dalam perhitungan yang mungkin terjadi, dan sistem
peramalan
harga
emas
sebagai
pendukung kegiatan operasional yang ada pembelian maupun penjualan barang karena harga emas sewaktu-waktu dapat berubah Berdasarkan uraian di atas, UD Kuda
Mas
membutuhkan
memberikan
keuntungan
yang
maksimal dikemudian hari. LANDASAN TEORI
1. Teori Pembelian
sistem
Pembelian adalah usaha pengadaan
informasi pembelian dan penjualan agar
barang untuk perusahaan. Dalam perusahaan
dapat melakukan pencatatan untuk setiap
dagang pembelian dilakukan dengan dijual
transaksi, mengontrol stok baru maupun stok
kembali
yang ada dan memberikan laporan yang
bentuk barang, sedangkan pada perusahaan
dibutuhkan.
manufaktur pembelian dilakukan dengan
UD
Kuda
suatu
sehingga
Mas
juga
membutuhkan suatu sistem peramalan harga emas
untuk
membantu
tanpa
mengadakan
perubahan
merubah kembali dengan merubah bentuk.
mengetahui
Pembelian (purchases) adalah harga
pergerakan harga emas karena akan lebih
pembelian (harga pokok) barang dagang
baik jika dapat mengetahui waktu yang tepat
yang diperoleh perusahaan selama periode
untuk membeli barang di saat harga rendah,
tertentu (Aliminsyah dan padji, 2003 : 450).
sehingga dapat meminimalisasi kerugian
Menurut Soemarso S.R kegiatan pembelian
dalam penjualan
dalam perusahaan dagang yaitu:
barang.
Metode yang
digunakan untuk peramalan harga emas
1.
adalah metode exponential smoothing dari
Membeli barang dagan secara tunai atau kredit.
Holt. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan setiap transaksi pembelian dan penjualan, meminimalisasi kesalahan 2
2.
Membeli
aktiva
produksi
untuk
digunakan dalam kegiatan perusahaan.
3.
Membeli
barang
sehubungan
dan
jasa
dengan
lain
dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran.
kegiatan
perusahaan.
3. Metode Eksponensial Smoothing (HOLT) diperoleh
Menurut Salah satu teknik yang
kesimpulan bahwa pembelian merupakan
digunakan untuk meramal data yang
perkiraan.
digunakan
mengikuti suatu trend adalah metode dua
untuk mencatat semua pembelian barang
parameter Holt. Teknik Holt memperhalus
dagang dalam satu periode tertentu.
trend dengan menggunakan konstanta-
2. Teori Penjualan
konstanta pemulusan yang berbeda. Tiga
Sehingga
Perkiraan
dapat
tersebut
Menurut Jober dalam Jiunkpe
persamaan yang digunakan dalam teknik
(2003), konsep penjualan adalah gagasan
ini adalah sebagai berikut:
bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali
1.
At = α Yt +(1 – α )(At-1 + Tt-1)
jika perusahaan tersebut melakukan usaha
2.
Tt = β(At – At-1)+(1 - β)Tt-1
penjualan dan promosi dalam skala besar.
3.
Ŷt+p = At + pTt
Menurut Kotler dalam Jiunkpe (2005),
Keterangan: α = konstanta penghalusan untuk data ( 0< α <1 )
penjualan
merupakan
sebuah
proses
dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan
dipenuhi,
melalui
antar
pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk
β = konstanta penghalusan untuk eliminasi trend ( 0< β <1 ) Yt At Tt
= data yang sebenarnya pada periode t = nilai pemulusan yang baru = estimasi trend
p = periode yang diramalkan Ŷt-p = Nilai Ramalan pada periode p
mempengaruhi konsumen untuk membeli
Persamaan pertama hampir sama dengan
produk
model
yang
ditawarkan.
Dalam
dasar
pemulusan
eksponential
kenyataannya penjualan mempunyai dia
tunggal,
sistem yang biasa diterapkan oleh suatu
ditambahkan pada persamaan tersebut.
perusahaan dagang yaitu yang dilakukan
Estimasi
dengan cara tunai dan penjualan yang
menghitung estimasi trend menunjukkan
hanya trend
saja
variabel
dihitung
trend dengan
bahwa estmasi trend dikalikan dengan β 3
dan kemudian ditambahkan pada estimasi
b. Persentase kesalahan absolut rata-rata
yang lama, dikalikan dengan (1 - β). Hasil
(Mean Absolut Percentage Error
dari persamaan tersebut adalah trend yang
MAPE)
dihaluskan tanpa pengaruh random.
-
MAPE merupakan prosentase yang dihitung dari nilai absolut kesalahan di masing masing periode dan dibagi dengan
4. Ukuran Ketepatan Peramalan Tidak mungkin suatu peramalan akan benar
benar
berbeda
akurat.
dengan
Ramalan
permintaan
selalu aktual.
Perbedaan antara ramalan dengan data aktual
disebut
kesalahan
ramalan.
Meskipun suatu jumlah kesalahan ramalan tidak
dapat
dihindari
namun
tujuan
ramalan adalah agar kesalahannya sekecil mungkin. Tentunya jika tingkat kesalahan tidak kecil, hal ini memberi indikasi apakah teknik ramalan yang digunakan salah, atau teknik perlu disesuaikan dengan mengubah parameter. a. Deviasi absolut rata rata (Mean Absolute Deviation – MAD) MAD
merupakan
salah
satu
mudah digunakan. MAD merupakan suatu ukuran perbedaan atau selisih antara dengan
permintaan
aktual.
Umumnya, semakin kecil MAD semakin akurat nilai suatu ramalan.
4
data
aktual
periode
tersebut
kemudian dicari rata rata kesalahannya. PERANCANGAN SISTEM
Pada
Gambar
document
flow
1
menunjukan
terkomputerisasi
menggambarkan proses pembelian barang. Proses dimulai dari pihak sales memberikan data
barang
baru,
kemudian
bagian
pembelian memasukan data barang baru yang dibeli. Setelah data barang di masukkan seluruhnya,
bagian
pengecekan
memeriksa
kesesuaian
barang
akan
tersebut.
Apabila barang ada yang tidak sesuai maka akan di kembalikan kepada pihak sales. Jika data telah sesuai maka data di simpan dan dibuatkan laporan data barang baru yang
pengukuran kesalahan yang popular dan
ramalan
nilai
ditujukan kepada manajer toko emas.
Gambar 1. Dokumen Flow Terkomputerisasi Pembelian Barang
Pada document
Gambar flow
2
Gambar 2. Dokumen Flow Terkomputerisasi Penjualan Barang
menunjukan
terkomputerisasi
menggambarkan proses penjualan barang.
Flowchart Peramalan Harga Emas
Proses dimulai dari pihak toko emas
Metode
Exponential
memperlihatkan data barang yang dijual
digunakan untuk meramalkan harga emas
kemudian pelanggan memilih barang yang
pada
sesuai. Jika pelanggan setuju dengan
dipergunakan
barang yang dipilih, bagian penjualan
metode ini adalah data harga emas setiap
akan membuat nota pembelian barang
bulannya. Metode ini menggunakan dua
untuk pelanggan. Kemudian dari data
parameter
penjualan yang ada dapat dibuatkan
menghasilkan nilai MAD (Mean Absolute
laporan penjualanuntuk diberikan kepada
Deviation) dan MAPE (Mean Absolute
manajer toko emas.
Percentage Error) terkecil. Untuk lebih jelas
periode
mendatang. untuk
yang
Data
yang
perhitungan
pada
dikombinasikan
bisa dilihat pada Gambar 3. 5
Smoothing
sampai
customer, Admin dan Manager toko emas. Pada setiap entity memberikan masukan dan sistem memberikan keluaran berupa laporan atau lainnya. Context Diagram ditunjukkan pada Gambar 4
Gambar 4. Context Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN Tujuan dibangunnya sistem ini adalah untuk membangun sebuah sistem informasi pembelian dan penjualan untuk membantu dalam melakukan transaksi yang terjadi dan sitem
peramalan
harga
emas
untuk
memberikan informasi prediksi harga emas periode
mendatang
guna
meminimalisasi
kerugian. Gambar 3. Flowchart Peramalan Harga Emas CONTEXT DIAGRAM
Context diagram UD. KUDA MAS terdapat 4 external entity, yaitu supplier,
1. Proses Transaksi Pembelian
6
kepada customer. Terdapat field yang harus diisi yaitu nama customer dan harga jual.
3. Transaksi Peramalan
Gambar 5 Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian ini digunakan untuk menambah data barang baru dengan melakukan
transaksi
pembelian.
Form
Transaksi pembelian ini terdapat field yang harus diisi yaitu jenis, model, supplier, berat, karat dan harga beli.
2. Proses Transaksi Penjualan
Gambar 7 Form Transaksi Peramalan Form transaksi peramalan ini digunakan untuk melakukan peramalan harga emas periode mendatang. Terdapat field yang harus diisi yaitu kodebobot dan jumlah data harga emas.
Gambar 6 Form Transaksi Penjualan
Form transaksi penjualan ini digunakan untuk melakukan penjualan barang satuan
7
4. Laporan Pembelian
Laporan
penjualan
digunakan
untuk
menampilkan data penjualan barang yang ada sesuai
dengan
periode.
Form
laporan
penjualan terdapat field yaitu periode.
6. Laporan Peramalan Harga Emas Form laporan peramalan harga emas ini digunakan
untuk
menampilkan
data
hasil
peramalan yang telah disimpan dan dapat dipilih berdasarkan periode Gambar 8 Laporan Pembelian Form
laporan
pembelian
digunakan
untuk menampilkan data pembelian yang ada sesuai dengan periode. Form laporan pembelian terdapat field yaitu periode.
5. Laporan Penjualan
Gambar 10 Form Laporan Hasil Peramalan KESIMPULAN
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Kuda di lumajang ini Gambar 9 Form laporan penjualan
adalah sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil uji coba, rancang bangun
8
sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Kuda Mas telah dibuat sesuai dengan kebutuhan dalam memenuhi informasi dari pihak pembelian dan penjualan. 2. Sistem dapat meramalkan harga emas pada periode 1 bulan mendatang dengan menggunakan metode exponential smoothing dengan teknik holt. 3. Dengan mengetahui harga emas pada 1 bulan periode kedepan dari hasil perhitungan peramalan tersebut, meskipun tidak dapat memberikan hasil tepat 100% setidaknya dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan oleh pihak manajerial untuk mengetahui waktu yang tepat dalam melakukan pembelian dan penjualan barang.
DAFTAR PUSTAKA
Aliminsyah dan Padji. 2003. Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung: YRAMA WIDYA
9
Arsyad, Lincolin. 2001. Peramalan Bisnis Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta. Jobber, D. & Lancaster, G. 2003. Selling and Sales Management. New Jersey: Prentice Hall Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. 2003, Analisisdan Perancangan Sistem jilid 1, Prenhallindo, Jakarta Kotler, Philip & Keller, Kevin L. 2005. Marketing Management. New Jersey: Prentice Hall. Inc Kusnandar, Rulli. 2010. Cara Cerdas Berkebun Emas. Jakarta: TRANSMEDIA
Martiningtyas, Nining, 2004, Buku Materi Kuliah STIKOM Statistika, STIKOM Surabaya, Surabaya. Neuschel, Richard F., 1976, Management Systems for Profit and Growth, McGraw-Hill, New York
