RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LOGISTIK

ISSN 2088-4842

OPTIMASI SISTEM INDUSTRI

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LOGISTIK Rachmad Hidayat1 1

Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Trunojoyo Madura

Email: [email protected]

Abstract The purpose of this study to design a logistics management information system, which is able to overcome the problem of delay in sending information data items. This information system is designed to be easier to manage enterprise data, and makes all job become more effective and efficient. One of the conveniences one would be given through this information system is in search for an information about an item because all the data items will be recorded for inclusion into the database so that the information search an item will be easy and fast. Keywords: Information system, logistic, effective, efficient, database

Abstrak Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang sistem informasi manajemen logistik yang mampu untuk mengatasi permasalahan keterlambatan dalam pengiriman item-item data informasi. Sistem informasi ini dirancang untuk mempermudah manajemen data perusahaan dan menjadikan semua pekerjaan lebih efektif dan efisien. Salah satu kemudahan yang ditawarkan oleh sistem informasi ini ada dalam hal pencarian informasi terkait sebuah item karena semua data item akan disimpan untuk penyertaannya dalam database sehingga pencarian informasi menjadi lebih mudah dan cepat. Keywords: Sistem informasi, logistik, efektif, efisien, database

1. PENDAHULUAN Sistem Informasi Manajemen Logistik merupakan sistem pengelolaan persediaan barang habis pakai yang dapat memberikan kemudahan dalam pengelola data dan informasi logistik, menyediakan data logistik yang akurat untuk keperluan perencanaan kebutuhan barang, analisa kebutuhan dan distribusi, Membantu kelancaran pekerjaan di bidang logistik, terutama dalam pembuatan laporan kebutuhan, distribusi barang. Keakuratan informasi sangatlah dibutuhkan, terutama informasi mengenai harga jual, harga pokok penjualan dan sisa persediaan dalam sistem informasi manajemen karena keakuratan informasiinformasi tersebut mempengaruhi hubungan perusahaan terhadap pihak-pihak yang bersangkutan serta sistem informasi manajemen pada perusahaan itu sendiri [1]. Fitur Sistem Informasi Manajemen Logistik biasanya adalah (1) Remainder/ Notifikasi. Sistem ini dikembangkan sebagai alat bantu pengelola untuk mendapatkan informasi mengenai apa yang harus diproses agar proses administrasinya tidak

Rancang Bangun Sistem....(R. Hidayat)

mengalami keterlambatan. Informasi yang di tampilkan antara lain: (a) Jumlah Barang Masuk Berdasarkan Kelompok Barang. (b) Jumlah Barang Keluar Berdasarkan Kelompok Barang. (c) Stok Barang Berdasarkan Kelompok Barang. (d) Jumlah Ajuan Barang. (2) Dashboard. Sistem informasi eksekutif yang menjadi kebutuhan pengambil kebijakan atau pegawai yang berkompeten terhadap permasalahan logistik, dapat dijadikan dalam tampilan dashboard yang berisi tampilan informasi dalam bentuk grafik dengan parameterparameternya sehingga mudah untuk dimengerti. Fitur dashboard dikembangkan untuk Sistem Informasi Manajemen Logistik ini antara lain menampilkan : (a) Monitoring Stok Barang, (b) Monitoring Barang Masuk dan (c) Monitoring Barang Keluar [2]. Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang

707

ISSN 2088-4842


mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusankeputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik [3]. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru. Sebuah perusahaan mengadakan transaksitransaksi yang harus diolah agar bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan. 2. TINJAUAN PUSTAKA Suatu sistem suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem yang saling berinteraksi satu sama lainnya dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran dapat tercapai. Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu [4]. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sipfat-sifat yang tertentu, yaitu (1) Komponen Sistem. Suatu system yang terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling

708

bekerja sama membentuk suatu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem itu sendiri yang akan menjalankan fungsi tertentu dan akan pula mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. (2) Batas Sistem. Batas sistem merupakan batas daerah yang membatasi sistem dengan sistem atau lingkungan luar sistem lainnya. (3) Lingkungan Luar Sistem. Lingkungan luar sistem merupakan batas dari system yang mempengaruhi operasi system. (4) Penghubung Sistem. Penghubung sistem atau Interface merupakan media penghubung antar subsistem-subsistem dengan sistem lainnya. Dengan penghubung suatu sistem dapat berinteraksi dengan subsistem lainnya untuk membentuk suatu kesatuan. (5) Masukan Sistem. Masukan sistem adalah data yang dimasukan untuk diproses yang akhirnya berguna bagi pemakaiannya. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input). (6) Keluaran Sistem. Keluaran (output) system merupakan hasil dari data yang telah diproses. (7) Pengolah Sistem. Pengolah sistem merupakan alat pemrosesan dari suatu masukan (inputan) yangberupa data sehingga menghasilkan suatu keluaran (output). (8) Sasaran Sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kaluau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi tidak akan ada gunannya. Sasaran dari sistem sangata menentukan sekali masukan yang dihubungkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan. [5]. Suatu proses pengolahan data terdiri dari 3 tahap dasar yang disebut dengan diagram pengolahan data yaitu, Input, Processing, Output seperti pada gambar 1.

Gambar 1. Diagram Pengolahan Input merupakan komponen bergerak dimana sistem itu dioperasikan output adalah hasil operasi yang merupakan aktifitas yang dapat mentranformasikan input menjadi output. Tiga tahap desain dari diagram pengolahan data tersebut dapat dikembangkan lebih lanjut sebagai alat pengembang proses pengolahan data tersebut mempunyai empat tahap proses [6].

Jurnal Optimasi Sistem Industri, Vol. 13 No. 2, Oktober 2014:707-724

ISSN 2088-4842


Sistem Informasi Manajemen merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walaupun tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuk dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi [7]. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Definisi sebuah sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen, keputusan, dan sebuah data base [8]. 3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Metode Peramalan Dalam Sistem Penjabaran tentang metode peramalan dalam system ini. Peramalan menggunakan metode single moving average merupakan indikator yang paling sering digunakan dan paling standar. Jika di Indonesiakan artinya kira-kira adalah rata-rata bergerak. Moving average sendiri memiliki aplikasi 𝑀𝑡 =

𝑋𝑡 + 𝑋 𝑡 − 1 + ⋯ + 𝑋(𝑡 − 𝑁 + 1) 𝑁


Selain itu juga disertakan rumus perhitungan error atau kesalahan dalam peramalan. Berikut rumus menghitung kesalahan dalam ramalan. 𝐸𝑟𝑟𝑜𝑟 = 𝐷𝑎𝑡𝑎 𝑅𝑖𝑖𝑙 − 𝑅𝑎𝑚𝑎𝑙𝑎𝑛 𝑒𝑖 = 𝑋𝑖 − 𝐹𝑖 dimana: Xi adalah data periode ke i Fi adalah ramalan periodeke t Mean Absolute Error adalah rata – rata absolute dari kesalahan meramal, tanpa mengiraukan tanda positif atau negatif. 𝑛

𝑀𝑒𝑎𝑛 𝐴𝑏𝑠𝑜𝑙𝑢𝑡𝑒 𝐸𝑟𝑟𝑜𝑟 = 𝑖=𝑛

𝑒𝑖 𝑛

Mean Squared Error adalah kesalahan meramal dikuadratkan. 𝑛

𝑀𝑒𝑎𝑛 𝑆𝑞𝑢𝑎𝑟𝑒𝑑 = 𝑖=𝑛

𝑒𝑖 2 𝑛

(2) rata-rata

(3)

Nilai dari peramalan 4 bulanan digunakan sebagai permintaan pada economic order quantity (EOQ). Perhitungan persediaan barang menggunkan metode economic order quantity. Model ini memiliki parameter yang dipakai:

𝐸𝑂𝑄 =

2𝐶𝑅 𝐻

(4) Dimana: R = Permintaan satu periode (unit ) C = Biaya pemesanan satu kali pesan H = Biaya penyimpanan perunti dalam satu periode Pemodelan EOQ bertujuan untuk meminimalkan jumlah pesanan yang disesuaikan dengan jumlah permintaan per periode, kemudian dilanjutkan ke titik pemesanan kembali. Pemesanan kembali (Reorder Point) harus dilakukan agar barang yang dipesan dapat datang tepat pada waktunya. Reorder Point (B) ditentukan berdasarkan 3 variabel, yaitu tenggang waktu antara pemesanan dengan saat barang datang yang disebut lead Time (L), permintaan satu periode (R) dan banyaknya periode lead time dalam periode permintaan (N). 𝐵=

(1)

(2)

𝑅𝐿 𝑁

Setelah quantity

(5) menentukan dan reorder

economic order point, dilanjutkan 709

ISSN 2088-4842


dengan perhitungan safety stock. Untuk menentukan safety stock dapat dipakai cara yang lebih mudah yaitu dengan menggunakan metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata – rata. Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakainan maksimum dan pemakaian rata –rata dalam jangka waktu tertentu (misalnya perbulan) kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. 𝑆𝑎𝑓𝑒𝑡𝑦 𝑆𝑡𝑜𝑐𝑘 = 𝑃𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚 − 𝑝𝑒𝑚𝑎𝑘𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑥𝑙𝑒𝑎𝑑𝑡𝑖𝑚𝑒 3.2 Use Case Diagram Diagram use case menyajikan interaksi antara use case dan aktor, dimana aktor

dapat berupa orang, peralatan, atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Use case diagram merupakan penjelasan sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (aktor). Diagram ini menunjukkan fungsionalitas suatu sistem atau kelas dan bagaimana system berinteraksi dengan dunia luar. Use case diagram dapat digunakan selama proses analisis untuk menangkap requirements sistem dan untuk memahami bagaimana sistem seharusnya bekerja. Use case diagram disajikan seperti gambar 2.

Gambar 2. Diagram use case 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Sistem Analisa sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

710

mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Perancangan proses aplikasi dilakukan dengan mengecek terlebih dahulu data yang telah diinputkan dengan menganalisa data kemudian data diproses


ISSN 2088-4842

untuk menghasilkan outputan atau hasil laporan sesuai dengan yang diingankan. Dalam sistem yang dibuat inputan data berupa data informasi barang yang diperlukan sistem, diantaranya, data barang, dan segala sesuatau yang berhubungan dengan sistem. Setelah pengimputan data informasi barang, data tersebut diproses oleh sistem. Proses disini meluputi memasukkan data ke database dan oleh sistem akan diproses tergantung keinginan user. Sedangkan output dari sistem tersebut berupa laporan yang nantinya akan mejadi pertimbangan perusahaan untuk memutuskan tindakan yang diambil kedapan. Kebutuhan data dalam Sistem Informasi yang akan dibuat diperlukan antara lain: (1). Data Barang. Data-data yang dibutuhkan dalam barang adalah Nomer Id barang, nama barang, harga jual, harga beli, stock barang. (2). Data Master Supplier. Data yang dibutuhkan adalah ID suplier, nama nama suplier, alamat, telpon. (3). Data Komsumen. Data yang dibutuhkan adalah Nomer Faktur, Tgl Faktur, nama, alamat, telpon, batal, tanggal batal. (4). Data Stock Barang. Data yang dibutuhkan adalah jumlah barang yang tersedia. 4.2 Design Sistem Berdasarkan diagram use case, secara umum aplikasi sistem informasi managemen ini mempunyai menu akses login bagi tiaptiap user yang menampilkan beberapa menu pilihan yaitu: Admin Setelah sukses login, admin dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut : - Add, update, delete → Data Barang - Add, update, delete → Data Supplier - Add, update, delete → Data Peramalan - Add, update, delete → Data EOQ - Add, update, delete → Data Stock - Add, update, delete → Data Pembelian - Add, update, delete → Data Penjualan Manager Setelah sukses login, Mananager dapat melakukan beberapa hal sebagai berikut : - Add, update, delete → Data Barang - Add, update, delete → Data Supplier - Add, update, delete → Data Peramalan - Add, update, delete → Data EOQ - Add, update, delete → Data Stock - Add, update, delete → Data Pembelian - Add, update, delete → Data Penjualan - Add, update, delete → Username - Cetak → Grafik Penjualan - Cetak → Grafik Pembelian - Cetak → Laporan Peramalan - Cetak → Laporan EOQ



- Cetak → Laporan Stock - Cetak → Laporan Pembelian - Cetak → Laporan Penjualan 4.3 Pemodelan Sistem Pemodelan dilakukan dengan activity diagram yaitu memodelkan alur kerja (workflow) sebuah proses bisnis dan urutan aktivitas dalam suatu proses. Diagram ini sangat mirip dengan sebuah flowchart karena kita dapat memodelkan sebuah alur kerja dari satu aktifias ke aktifitas lainnya atau dari satu aktifitas kedalam keadaan sesaat (state). Admin login, jika sukses admin dapat mengakses halaman admin, jika gagal admin harus login ulang. Demikian seterusnya Activity Diagram dilakukan pada Input Data Barang. Admin memasukkan data barang pada tabel Data barang. Input Data Kondisi Persediaan Barang. Admin memasukkan data barang pada tabel data kondisi persediaan Barang. Input Data Stock History Barang. Admin dapat memeriksa stok barang dari mulai masuknya barang, keluar barang sampai sisa persediaan barang yang ada. Input Data Supplier. Admin memasukkan data barang pada tabel Data Supplier. Activity Diagram Input Data Detail Pembelian. Admin memasukkan data barang pada tabel Data Detil Pembelian. Input Data Detil Penjualan. Admin memasukkan data barang pada tabel Data Detil Penjualan. Mencetak Laporan Pembelian. Manager dapat mencetak laporan Pembelian untuk mengatahui transaksi yang telah terjadi. Mencetak Laporan Penjualan. Manager dapat mencetak laporan Penjualan untuk mengatahui transaksi yang telah terjadi. Mencetak Laporan Persediaan EOQ. Manager dapat mencetak laporan EOQ barang. Mencetak Laporan Peramalan. Manager dapat mencetak laporan dari hasil peramalan. 4.4 Rancangan Database Membangun sebuah aplikasi desktop khususnya aplikasi desktop yang dinamis salah satu hal yang paling penting untuk mendukungnya adalah keberadaan sebuah . informasi manajemen program barang logistik ini telah mempunyai rancangan database tabel Barang berisi data-data barang. Data base data ramaalan dan hasil ramalan. Tabel Kondisi Persediaan berisi data kondisi barang. Tabel Kota berisi data nama kota. Tabel Stock History berisi datadata history stock barang. Tabel Detil Pembelian berisi data-data detil pembelian barang. Tabel Pembelian berisi data-data pembelian barang. Tabel EOQ (Economic

711

ISSN 2088-4842


Order Quantity) berisi data-data pemesanan barang. Tabel Supplier berisi data-data supplier barang. Tabel Detil Penjualan berisi data-data detil penjualan barang. Tabel Penjualan berisi data-data penjualan barang. Tabel Stock barang berisi data-data jumlah persediaan barang, Tabel pengguna berisi data-data yang bisa menggunakan aplikasi ini karena aplikasi ini dilengkapi dengan login yang disesuaikan level user. Semua data base diisi oleh admint. 4.5 Implementasi Sistem Implementasi sistem ini berisi tampilantampilan menu yang terdapat pada sistem informasi peningkatan performa hardware. Spesifikasi perangkat keras yang kami gunakan untuk membuat sistem sebagai implementasi program adalah Pentium IV 1,6 GHz; DDRAM 256 MB; HARDISK 40 GB; VGA CARD dan SOUND CARD, Keyboard, Mouse, Stavolt, Speaker. Untuk perangkat lunak yang digunakan dalam membangun

sistem ini adalah Microsoft SQL Server 2005 sebagai Server, Database; Bahasa pemrograman Microsoft Visual, Studio 2005. Halaman awal ini merupakan tampilan awal dari sistem yang menghubungkan semua user ke menu-menu selanjutnya. Pada halaman ini terdapat beberapa menu yaitu: (1) Menu Master yang terdiri dari Master Barang dan Master Supplier. (2) Menu Transaksi yang terdiri dari Pembelian, Penjualan, Peramalan, EOQ (Economic Oder Quantity) dan Stock. (3) Menu Laporan terdiri dari Laporan Pembelian, Laporan Penjualan, Laporan Permalan dan Persediaan EOQ. (4) Menu Grafik yaitu Grafik Penjualan dan Grafik Pembelian. (5) Menu System yaitu Username dan About. (6) Menu Login, Loguot dan Exit. Form login adalah login yang harus dilakukan admin dan manager untuk memasuki halaman seperti gambar 3.

Gambar 3. Form login Form Master Barang adalah berisi pengimputan data informasi barang yang mengelompokakan barang berdasarkan

712

groupnya. Pengisian data dilakukan oleh admin, seperti gambar 4.


ISSN 2088-4842


Gambar 4. Form Master Barang Form Master Supplier adalah pengimputan data Infromasi supplier atau penyedia

barang yang dilakukan oleh admin, seperti Gambar 5.

Gambar 5. Form Master Supplier Form peramalan barang adalah prediksi atau peritungan suatu barang dalam kurun waktu satu tahun, seperti Gambar 6.


713

ISSN 2088-4842


Gambar 6. Form Peramalan Barang Form Pembelian adalah pengimputan data transaksi pembelian yang dilakukan oleh admin, seperti Gambar 6 seperti Gambar 7.

Gambar 7. Form Pembelian Barang From Penjualan adalah pengimputan data transaksi penjualan yang dilakuan oleh admin, seperti Gambar 8.

714


ISSN 2088-4842


Gambar 8. Form Penjualan Barang Form EOQ adalah pengimputan data pemesanna barang yang dilakukan admin. EOQ ini berfungsi untuk memperhitungkan

kebutuhan barang yang diperlukan dalam pemesanan, seperti gambar 9.

Gambar 9. Form EOQ Form Stock adalah pengimputan data stock barang yang dilakukan oleh admin, seperti gambar 10.


715

ISSN 2088-4842


Gambar 10. Form Stock Barang Form pembelian barang adalah grafik mengenai data pembelian dalam satu tahun. Form pembelian barang seperti gambar 11.

Gambar 11. Form Pembelian Barang Form penjualan barang adalah form laporan ini berisi mengenai laporan Penjualan barang, seperti gambar 12.

716


ISSN 2088-4842


Gambar 12. Form Penjualan Barang Laporan Pembelian adalah laporan yang berisi mengenai laporan penjualan barang, seperti gambar 13.

Gambar 13. Form laporan pembelian Laporan Penjualan adalah Laporan yang berisi mengenai laporan penjualan barang. seperti gambar 14.


717

ISSN 2088-4842


Gambar 14. Form Laporan Penjualan Laporan Peramalan adalah laporan yang berisi mengenai laporan data-data hasil peramalan yang datanya dimasukkan oleh admin, seperti gambar 15. Ramalan di sini dimaksudkan untuk memperkirakan permintaan dimasa yang akan datang berdasarkan data penjualan masa lampau yang dianalisis dengan cara tertentu. Data peramalan masa lampau dapat memberikan

pola pergerakan atau pertumbuhan permintaan pasar. Dalam peramalan, perubahan-perubahan penjualan selalu diketahui dan dimonitor. Sebab-sebab yang menimbulkan perubahan volume penjualan biasanya merupakan hal yang sangat kompleks dan dibutuhkan analisis yang lebih dalam.

Gambar 15. Form Laporan Peramalan Laporan Peramalan EOQ adalah laporan yang berisi mengenai laporan Peramalan

718

EOQ. Gambar 16 adalah EOQ (Economic Order Quantity) berisi data-data pemesanan


ISSN 2088-4842

barang admin.

yang

datanya

dimasukkan


oleh

Gambar 16. Form Laporan Peramalan EOQ 4.6. Pengukuran kesuksesan sistem Pengujian sistem adalah proses eksekusi suatu program dengan maksud menemukan kesalahan. Proses ini merupakan elemen kritis dari jaminan kualitas sistem dan merepresentasikan spesifikasi, desain dan pengkodean. Pada pengujian sistem ini digunakan jenis pendekatan Black Box yaitu Pengujian yang digunakan untuk menguji fungsi-fungsi khusus dari perangkat lunak yang dirancang. Pada teknik ini, kebenaran perangkat lunak


yang diuji hanya dilihat berdasarkan keluaran yang dihasilkan dari data atau kondisi masukan yang diberikan untuk fungsi yang ada tanpa melihat bagaimana proses untuk mendapatkan keluaran tersebut. Dari keluaran yang dihasilkan, kemampuan program dalam memenuhi kebutuhan pemakai dapat diukur sekaligus dapat diiketahui kesalahan-kesalahannya. Hasil pengujian menggunakan pendekatan black box seperti Tabel 1.

719

ISSN 2088-4842


Tabel 1. Pengujian Sistem dengan Pendekatan Black Box No. 1.

Jenis pengujian Fungsi

Deskripsi

Hasil Pengujian

Pencarian dokumen terkait. . Penggunaan modus Boolean OR Penggunaan modus Boolean AND Pencarian berdasarkan 1 kata kunci Pencarian berdasarkan lebih dari 1 kata kunci Pencarian sederhana Menampilkan dokumen dengan tipe PDF

Menampilkan dokumen dengan tipe HTML

Menampilkan dokumen Microsoft Office

dengan

tipe

Pembuatan tipe dokumen Pembuatan atribut Pembuatan segmen atau kelompok

Pengelompokkan segmen.

2.

Antarmuka

dokumen

ke

dalam

Antar muka login Antar muka pencarian dokumen

Antar muka entri data

Antar muka viewer

Antar muka administrator aplikasi

Antar muka administrator pengguna

Dapat melakukan akses dokumen terkait berupa sejarah dan lampiran. Penggunaan modus Boolean OR telah berfungsi dengan baik. Penggunaan modus Boolean AND telah berfungsi dengan baik Hasil pencarian telah sesuai dengan kata kunci yang dimasukkan Pencarian lebih dari 1 kata kunci telah berfungsi dengan baik dan menampilkan hasl yang sesuai. Pencarian sederhana dapat melakukan pencarian sesuai dengan kata kunci yang diinputkan. Dapat menampilkan dokumen tipe PDF dengan tampilan yang lengkap dan format yang sesuai dengan dokumen asli Dapat menampilkan dokumen tipe HTML dengan tampilan yang lengkap dan format yang sesuai dengan dokumen asli Dapat menampilkan dokumen Microsoft Office dengan tampilan yang lengkap dan format yang sesuai dengan dokumen asli Pembuatan tipe dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Pembuatan atribut dapat berfungsi dengan baik. Pembuatan segmen atau kelompok dapat dilakukan dengan baik serta dapat menampung dokumen yang sesuai criteria segmen. Dokumen dapat ditampung dalam segmen yang disesuaikan dengan atribut yang dimiliki dokumen.

Antarmuka login sudah dapat menampilkan kolom isian nama pengguna dan password Antarmuka pencarian dokumen yang tidak terlalu banyak menampilkan kolom, memudahkan pengguna dalam melakukan pencarian dokumen. Halaman entri data sudah menampilkan seluruh kolom pengisian secara lengkap dan menampilkan menu tambahan dalam bentuk tombol yang akan dibuka jika dibutuhkan. Tampilan viewer berupa segmen-segmen yang sederhana sehingga mudah dipahami oleh pengguna, termasuk keterangan segmen yang selalu tertera di bagian atas halaman. Halaman administrator aplikasi menampilkan menu berupa tombol-tombol sehingga menyederhanakan tampilan. Halaman administrator pengguna menampilkan menu berupa tombol-tombol sehingga menyederhanakan tampilan.

3.

Struktur data/ pengaksesan basis data

Struktur data / pengaksesan basis data

Pengaksesan basis data sudah sesuai dengan fungsi yang sedang dijalankan

4.

Inisialisasi dan akhir program

Inisialisasi dan akhir program

Untuk setiap jenis user, tahap inisialisasi dan akhir program sudah sama yaitu Login dan Logout

5.

Performasi

Mengukur performasi sistem dalam kurun waktu tertentu

Penggunaan system secara terus menerus dalam kurun waktu 1 minggu tidak mengubah fungsionalitas sistem dan konsistensi basis data.

720


ISSN 2088-4842


Setelah melakukan implementasi sistem dan melakukan bebagai perbaikan, maka bisa diukur tingkat keberhasilan sistem.

Berikut ini beberapa pengukuran kesuksesan sistem pada tahap implementasi.

Tabel 2. Kriteria Kesuksesan Sistem Kriteria Kesuksesan Sistem 1. Keterlibatan pemakai 2. Dukungan manajemen eksekutif 3. Kebutuhan yg jelas 4. Perencanaan yg sesuai 5. Harapan yg realistis 6. Visi & sasaan ygjelas 7. Kerja keras TOTAL

Nilai 19 16 15 11 10 3 26 100

Setelah memberi nilai pada seluruh kriteria kesuksesan sistem, dilakukan persentasi pada setiap kriteria tersebut. Tabel 3. Persentasi Kriteria Kesuksesan Sistem Kriteria Kesuksesan Sistem 1. Keterlibatan pemakai 2. Dukungan manajemen eksekutif 3. Kebutuhan yg jelas 4. Perencanaan yg sesuai 5. Harapan yg realistis 6. Visi & sasaan ygjelas 7. Kerja keras Lainnya

Persentasi 15.9% 13,9% 13,0% 9,6% 8,2% 2,9% 2,4% 13,9%

Selain kriteria kesuksesan, faktor tantangan sistem juga menentukan tingkat kesuksesan sistem. Berikut ini adalah persentasi faktor

tantangan yang muncul pengembangan sistem.

pada

proses

Tabel 4. Persentasi Faktor Tantangan Sistem Faktor Tantangan Sistem 1. Tidak ada masukkan dari pemakai 2. Kebutuhan & spesifikasi tg tdk sempurna 3. Mengubah kebutuhan dan spesifikasi 4. Tidak ada dukungan manajemen eksekutif 5. Ketidakmampuan teknologi 6. Tidak ada sumber daya 7. Harapan yg tdk realistis 8. Sasaran tdk jelas 9. Batasan waktu tdk realistis 10. Teknologi baru 3.7% Lainnya 23.0%

Selain tantangan yang muncul pada proses pengembangan sistem, terdapat factor yang sifatnya menghalangi atau memperlambat


Prosentase 12,8 12,3 11,8 7,5 7,0 4 5,9 3 3 3,7 23

kegiatan. Berikut penghalang.

ini

persentasi

faktor

721

ISSN 2088-4842

Tabel 5.


Persentasi Faktor Penghalang Kesuksesan Sistem

Faktor Penghalang Kesuksesan Sistem 1. Kebutuhan tdk lengkap 2. Tidak ada masukan/ keterlibatan pemakai 3. Tidak ada sumber daya 4. Harapan yg tdk realistis 5. Tidak ada dukungan manajemen eksekutif 6. Perubahan kebutuhan dan spesifikasi 7. Tidak ada perencanaan Lainnya

%Persentasi 13,1% 12,4% 10,6% 9,9% 9,3% 8,7% 8,1% 9,9%

Dari proses persentasi faktor kesuksesan, tantangan dan penghalang disimpulkan bahwa kebutuhan pengguna menjadi faktor penting dalam kesuksesan sistem. Proses pengembangan sistem dirancang dari kebutuhan pengguna yang mengalami kesulitan dalam menggunakan sistem yang berjalan saat ini. 4.7. Analisis Cost-Benefit Efektifitas penggunaan sistem informasi manajemen secara umum memang sangat sulit diidentifikasi, hal ini dikarenakan pengembangan sistem informasi manajemen yang biasanya menyita banyak investasi perusahaan ternyata tidak bisa memberikan kepastian pengembalian hasil yang nyata secara ekonomis. Kenyataan ini menyebabkan kebingungan para pengambil keputusan strategis perusahaan dalam mencari alat analisis yang dapat mendukung dalam memutuskan untuk membeli atau mengembangkan sistem informasi perusahaan untuk mendukung efektifitas kinerja operasional sehari-hari perusahaan. Secara umum memang sulit untuk mengukur secara ekonomis tingkat pengembalian hasil dari suatu investasi pengembangan sistem informasi

manajemen, karena sulitnya mengukur nilai keuntungan ekonomis yang dihasilkan dari sebuah sistem informasi manajemen karena yang dihasilkan lebih berupa peningkatan kinerja operasional perusahaan yang sifatnya intangible. Sebenarnya sudah ada metode pengukuran yang dapat dipakai untuk mengantisipasi permasalahan tersebut. Namun diyakini bahwa metode tersebut masih belum bisa memberikan peertimbangan penilaian yang akurat atas tingkat kelayakan secara ekonomis pengembangan suatu sistem informasi manajemen yang lebih dikarenakan kesulitan dalam mengkonversikan peningkatan kinerja operasional perusahaan dalam satuan nilai ekonomis (moneter) yang nyata. Metode tersebut adalah ‘Cost & Benefits Analysis’ dimana dalam penilaian tersebut terlebih dahulu kita harus dapat mengidentifikasi dan mengkonversikan komponen-komponen penilaian yaitu biayabiaya dan manfaat-manfaat yang dihasilkan oleh proyek sistem informasi tersebut kedalam nilai ekonomis atau moneter. Berikut ini adalah disajikan data dan hasil perhitungan menggunakan alat ukur analisis finansial.

Tabel 6. Komponen Biaya Dalam jutaan rupiah Komponen Penilaian Procurement Cost Start Up Cost Project Related Cost Ongoing Cost TOTAL COST Tangible benefits Intangible Benefits TOTAL BENEFITS SELISIH

Tahun 0 Rp. 13,1 2,0 9,0 0,0 24,1 0,0 0,0 0,0 24,1

Tahun `1 Rp. 0,0 0,0 0,0 116,1 116,1 24,362 124,106 148,469 32,369

Komponen biaya untuk procurement cost adalah biaya konsultasi pengadaan dan biaya fasilitas hardware berturut-turut adalah 5 juta, 7 juta dan 1.1 juta. Untuk

722

start up cost adalah biaya instalasi dan biaya reorganisasi masing-masing 1 juta. Untuk project related cost adalah biaya survei, biaya dokumentasi, biaya rapat, biaya


ISSN 2088-4842

pelatihan SDM, biaya trasnportasi dan biaya komunikasi berturut-turut adalah 1.5 juta, 1 juta, 2 juta, 1.5 juta, 1.5 juta dan 1.5 juta. Untuk ongoing cost adalah biaya SDM, biaya overhead, biaya perawatan hardware, biaya perlengkapan dan biaya manajemen operasional berturut-turut adalah 2.1 juta, 60 juta, 36 juta, 6 juta dan 12 juta. Komponen manfaat untuk tangible benefits adalah efisiensi biaya lembur admin dan efisiensi biaya nomer antrian sebesar 24 juta dan 362 ribu. Payback Period. Berdasarkan data pada tabel 6, perhitungan payback period untuk model pertama. Nilai investasi = Rp24.100.000,00 Cash inflow tahun 1 = Rp32.369.212,50 = Rp 8.269.212,50 Berdasarkan perhitungan diatas, nilai investasi adalah lebih rendah dibandingkan cash inflow yang mengakibatkan surplus pada tahun pertama dengan nilai Rp 8.269.212,50. Dalam waktu kurang dari satu tahun nilai dari investasi yang dikeluarkan sudah dapat ditutupi dengan cash inflow pada tahun pertama. Untuk perhitungan pengembalian investasi (payback period) untuk lebih tepatnya adalah 8,934 bulan. Return On Investment. Berdasarkan data pada Tabel 6, perhitungan return on Investment (ROI) untuk model pertama. Total Manfaat = Rp148.469.212,50 Untuk total biaya yang dikeluarkan: Biaya tahun ke-0 = Rp 24.100.000,00 Biaya tahun ke-1 = Rp116.100.000,00 Total Biaya = Rp140.200.000,00 Kemudian, ROI adalah: ROI =((Rp148.469.212,50 - Rp140.200.000)/ Rp140.200.000,00) X 100%

= 0,0590 = 6%. Nilai ROI adalah lebih besar dari 0, jadi investasi sistem informasi manajemen logistik ini dapat diterima. Pada proyek ini nilai ROI adalah 0,0590 atau 6%, ini berarti bahwa proyek dapat diterima karena akan memberikan keuntungan sebesar 6% dari total biaya investasinya. Net Present Value. Berdasarkan data pada tabel 6, perhitungan net present value (NPV) adalah: NPV = (-24.100.00,00) + 30.609.184,40 = Rp 6.509.184,40 Pada perhitungan NPV, tingkat suku bunga diskonto adalah sebesar 5,75% pertahun berdasarkan data Bank Indonesia Juli 2014.



Hasil perhitungan nilai NPV adalah sebesar Rp 6.509.184,40. ini berarti bahwa nilai NPV proyek tersebut > 0 sehingga proyek dapat diterima. Internal Rate of Return. Berdasarkan data pada tabel 6, perhitungan IRR adalah seperti Gambar 17.

Gambar 2. Perhitungan IRR Perhitungan nilai IRR diatas dilakukan menggunakan Microsoft Excel 2007. Untuk nilai dari IRR yang disyaratkan adalah 25%, maka didapat nilai IRR sesungguhnya adalah 0,34 atau 34%. 5. KESIMPULAN DAN SARAN Sistem informasi logistik ini dapat membantu pimpinan perusahaan dalam pengawasan barang-barang logistik dan membantu memutuskan kapan perusahaan menyediakan stock barang. Sistem ini memberikan kemudahan dalam mendata barang-barang logistik yang bertujuan memberikan informasi mengenai barang– barang tersebut. Sistem ini dapat melakukan cetak laporan penjualan, laporan pembelian, laporan peramalan, laporan EOQ. Perusahaan dapat melakukan perencanaan kedepan dari hasil laporan- laporan tersebut. Sistem informasi manajemen ini dapat dikembangkan dengan sistem pengambilan keputusan bagi pimpinan perusahaan untuk menentukan seberapa besar penambahan barang logistik dalam satu tahun. Sistem informasi ini bisa dikembangkan lebih lanjut dengan menambahkan menu-menu yang lebih interkatif dan user lebih mudah mengoperasikannya. DAFTAR PUSTAKA

[1]

[2]

Ismail, M. UMM. Retrieved from UMM Web Site: http://directory.umm.ac. id/SIPT/akuntansi-mutia.pdf, 22 Oktober 2013. Yulia, Winda Natalia dan Indro Setiawan, Sistem Informasi Logistik Untuk Perusahaan Ekspedisi PT. Rajawali Imantaka Sempurna, Unpublished [Laporan Penelitian No. 133/Pen/Informatika/I/2012]. Univer sitas Kristen Petra, 2012. 723

ISSN 2088-4842

[3]

[4] [5] [6]

[7]

[8]

724


Pangestu, D. W. Ilmu Komputer. Com. Retrieved from Ilmu Komputer.Com Web Site: ilmu komputer.com, 22 October 2003. Gaol, C. J. Sistem Informasi Manajemen: Pemahaman dan Aplikasi. Jakarta: Grasindo, 2008. Raymond McLeod, J., & Schell, G. P. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2008. Djumiarti, T. Undip. Retrieved from Undip Web Site:http://eprints.undip. ac.id/9848/1/BUKU_AJAR_SIM_Pubk_U TK_Mhs.pdf. 22 Okober 2013. Sentranet. Sentranet. Retrieved from Sentranet Web Site: http: //www. sentranet.co.id / component /content/article/46-ict-world/93-apa-itu - sistem - informasi - manajemen. html, 22 Okober 2013. Nugroho, Adi. 2005. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika, 2005.


RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI LOGISTIK

Recommend Documents