Rencana Strategis Teknoilogi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (IS), pada Proses Bisnis Perusahaan, oleh Dr. Hoga Saragih, S.T., M.T.; Dr. Ir. Harisno, M.M. Hak Cipta © 2014 pada penulis GRAHA ILMU Ruko Jambusari 7A Yogyakarta 55283 Telp: 0274-889398; Fax: 0274-889057 E-mail:
[email protected] Hak Cipta dilindungi undang-undang. Dilarang memperbanyak atau memindahkan sebagian atau seluruh isi buku ini dalam bentuk apa pun, secara elektronis maupun mekanis, termasuk memfotokopi, merekam, atau dengan teknik perekaman lainnya, tanpa izin tertulis dari penerbit. ISBN: 978-602-262-184-3 Cetakan ke I, tahun 2014
KATA PENGANTAR
P
uji syukur saya panjatkan pada Tuhan yang maha Esa, karena berkat anugerah dan rahmat Tuhan sehingga buku ini bisa tercipta, saya selalu terinspirasi dengan pertanyaan jika saya membaca buku ini, pemikiran apakah yang saya dapatkan ? Untuk mengerti pertanyaan ini ada baiknya sebelum membaca buku ini coba renungkan sejenak apa yang ingin disampaikan melalui buku ini, karena kalau saya di kelas kelas S1 dan S2 saya bisa berjam-jam menerangkan konsep pemikiran buku ini, dengan menggunakan buku ini sebagai referensi dan buku wajib terutama dikampus baik untuk matakuliah dalam pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat, buku ini juga digunakan untuk bahan training di perusahaan maupun di tempat dunia usaha, dunia indutri dan pemerintahan, jadi buku ini untuk ABG yaitu Akademik, Bisnis dan Goverment, dan juga buku ini tercipta untuk masyarakat luas terutama untuk bangsa dan negara Indonesia. Membangun strategi Sistem Informasi (SI) atau Teknologi Informasi (TI) sebagai berpikir strategis dan merencanakan manajemen jangka panjang yang efektif serta pengaruh optimal informasi dalam segala bentuk. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi dengan menggunakan sarana manual dan sistem komputer, teknologi komputer, dan telekomunikasi. Termasuk di dalamnya aspek organisasi dari manajemen Sistem Informasi atau Teknologi Informasi. Peran strategis sistem informasi mencakup penggunaan teknologi informasi untuk menghasilkan produk, layanan dan kemampuan yang dapat memberi keunggulan strategis dalam berkompetisi menghadapi pasar global. Strategi Sistem Informasi (SI) atau Teknologi Informasi (TI) membawa bersama tujuan proses bisnis perusahaan, pemahaman mengenai informasi yang diperlukan untuk mendukung tercapainya tujuan, dan implementasi sistem komputer untuk menyediakan informasi yang dimaksud. Strategi SI/TI merupakan rencana untuk membangun sistem menuju visi masa depan dari peran SI/TI dalam organisasi.
vi
Rencana Strategis Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (IS) pada Proses Bisnis Perusahaan
Tujuan utama perencanaan strategis informasi adalah mempersiapkan rencana bagi pengelolaan analisis, perancangan dan pengembangan sistem berbasis komputer. Untuk perencanaan strategi informasi di sisi data, arah tinjauan strategisnya adalah terhadap kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh enterprise. Sedangkan di sisi aktivitas, arah tinjauan strategisnya adalah dalam hal pemanfaatan teknologi untuk peningkatan kinerja enterprise. Perencanaan Strategis SI/TI digunakan untuk mendukung strategi bisnis organisasi agar mampu mencapai tujuan bisnisnya dengan lebih cepat. Kemampuan tersebut terkait langsung dengan bagaimana organisasi memilih strategi, aplikasi dan kebijakan organisasi yang tepat dengan berfokus pada Sistem Informasi/Teknologi Informasi (SI/TI). Dengan Perencanaan Strategis SI/TI yang tepat, akan membantu organisasi dalam mengembangkan kompetensi intinya untuk mampu bersaing dengan kompetitor-kompetitor lain. Buku ini bisa terwujud dan tersusun atas pertolongan Andreas Winata dan Lydia Theodore, saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Andreas Winata dan Lydia Theodore dalam penulisan buku ini. Saya juga mengucapkan terima kasih untuk mahasiswa Program Pasca Sarjana MTI dan MMSI Universitas Bina Nusantara dalam mendukung penulisan buku ini sampai dengan selesai. Demikianlah kata pengantar ini saya sampaikan dengan mengucapkan rasa syukur kepadaTuhan, semoga buku ini bermanfaat bagi kita semua, Amin. Salam Sejahtera
Jakarta 20 Febuari 2014
Hoga Saragih (Dosen Tetap Universitas Bakrie)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR DAFTAR ISI BAB 1
KONSEP DASAR
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7.
BAB 2
STRATEGIC TOOLS
2.1. 2.2. 2.3. 2.4.
BAB 3
ANALISIS KERAGAAN SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 3.1. Profil Perusahaan 3.2. Produk 3.3. Struktur Organisasi 3.4. Tugas Pokok 3.5. Visi, Misi & Nilai Budaya 3.6. Keragaan Sumber Daya Manusia
Information System (IS) Information Technology ( IT) Strategy IS/IT Strategic Planning Portofolio Aplikasi IS/IT Strategic Model Kerangka Pikir IT Strategic Planning SWOT Analysis Porter Business Model Peta Strategi Balance Scorecard (BSC)
v vii 1 1 2 2 4 4 7 9 21 21 26 28 30 45 45 46 47 51 51 53
viii
Rencana Strategis Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (IS) pada Proses Bisnis Perusahaan
3.7. 3.8. 3.9. 3.10.
BAB 4
STRATEGI SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI PADA PERUSAHAAN
77
4.1. Strategi Sistem Informasi Bisnis (SI) 4.2 Strategi Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi (SI / TI) 4.3. Strategi Teknologi Informasi (TI)
77 79 80
BAB 5
MANAJEMEN PORTOFOLIO APLIKASI YANG DIUSULKAN
83
5.1. Portofolio Aplikasi Yang Diusulkan 5.2. Rencana Implementasi (Schedulling) 5.3. Perencanaan Biaya (Budgeting)
83 95 95
BAB 6
IMPLEMENTASI DAN EVALUASI IT/IS PADA STRATEGIS PLANNING PERUSAHAAN 97
6.1 6.2 6.3 6.4 6.5.
BAB 7
ENTERPRISE ARCHITECTURE
Saran dan Prasarana Anggaran Jenis Portofolio Aplikasi Analisis Kondisi Lingkungan Eksternal dan Internal Perusahaan
IS Strategic planning IT Strategic planning Portofolio Aplikasi yang diusulkan Rencana Implementasi Implementasi dan Evaluasi
54 61 61 62
97 97 98 98 99 101
7.1 Pengertian Enterprise Architecture 7.1.1. Enterprise Architecture Repository 7.1.2. Enterprise Architecture Governance DAFTAR PUSTAKA
109
TENTANG PENULIS
113 -oo0oo-
BAB 1 KONSEP DASAR
1.1. INFORMATION SYSTEM (IS)
M
enurut John Ward & Joe Peppard (2002, p20), Information System merupakan kegiatan memanfaatkan teknologi, mengumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan dan menyebarkan informasi. Sedangkan menurut Ferdinand Magalin dalam online jurnalnya yang berjudul “SISTEM INFORMASI” (2010), mengemukakan bahwa Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu perusahaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi perusahaan yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi suatu perusahaan untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi merupakan sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam perusahaan, kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Saat ini hampir seluruh sektor industri, perdagangan bahkan pemerintahan bergantung pada sistem informasi. Dalam industri seperti telekomunikasi, media atau pun jasa keuangan, dimana produk yang dikeluarkan sudah semakin digital, keberadaan organisasi tersebut tidak lepas dari dukungan sistem informasi yang efektif. Untuk itu sangat membantu berjalannya sebuah organisasi. Menurut john ward dan Joe Peppard (2002:3) “The UK Academy of Information Systems (UKAIS) defines information systems as the means by which people and organizations, utilizing technology, gather, process, store, use and disseminate information” definisi tersebut berarti sistem informasi sebagai sarana yang memungkinkan orang dan organisasi, memanfaatkan teknologi, me
2
Rencana Strategis Teknologi Informasi (TI) dan Sistem Informasi (IS) pada Proses Bisnis Perusahaan
ngumpulkan, memproses, menyimpan, menggunakan dan menyebarkan informasi, sehingga hal ini bersangkutan dengan tujuan pemanfaatan teknologi informasi pada suatu organisasi.
1.2. INFORMATION TECHNOLOGY ( IT) Menurut John Ward & Joe Peppard (2002, pp 19-20), IT (Information Technology) khusus merujuk pada teknologi, misalnya: hardware, software, dan jaringan telekomunikasi. Baik yang terlihat (ta ngible), misalnya: server, PC, router, dan kabel jaringan maupun yang tidak terlihat (intangible), misalnya: software dan lain lain. IT memfasilitasi acquisition, processing, storing, delivery dan sha ring informasi dan digital content lainnya. Dalam Oxford English Dictionary (OED2) edisi ke-2 mendefenisikan Information Technology sebagai hardware dan software, dan bisa termasuk di dalamnya jaringan dan telekomunikasi yang biasanya dalam konteks bisnis atau usaha. Information Technology berkaitan dengan penggunaan komputer dan perangkat lunak untuk melakukan konversi, penyimpanan, perlindungan, pemrosesan, transmisi, dan penerimaan informasi dengan cara yang aman. Secara umum, Information Technology adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari bagian pengirim ke penerima sehingga pengiriman informasi tersebut akan lebih cepat, lebih luas sebarannya, dan lebih lama penyimpanannya. Menurut john ward dan Joe Peppard (2002:3) “IT refers specifically to technology, essentially hardware, software and telecommunications networks. It is thus both tangible (e.g. with servers, PCs, routers and network cables) and intangible (e.g. with software of all types)”. Yang berarti Teknologi informasi (TI) lebih mengacu untuk teknologi, pada dasarnya perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan telekomunikasi. Misalnya yang berwujud adalah server, PC, router dan kabel jaringan sedangkan yang tidak berwujud adalah perangkat lunak dari semua jenis. TI memfasilitasi akuisisi, pengolahan, penyimpanan, pengiriman dan berbagi informasi dan konten digital lainnya.
1.3. STRATEGY Kata ”strategy” adalah turunan dari kata dalam bahasa Yunani, stratēgos. Adapun stratēgos dapat diterjemahkan sebagai ’komandan militer’ pada zaman demokrasi Athena. Kemudian kata strategi berasal dari bahasa Yunani “Strategia” yang berarti “Generalship” atau “umum”. Pada awalnya kata strategi ini digunakan hanya untuk kalangan militer saja, akan tetapi kemudian berkembang dan digunakan di berbagai bidang lainnya seperti dalam bisnis, ekonomi, olah raga dan sebagainya. Menurut Fred Nickols (2006), Strategy didefinisikan sebagai: “Strategy-it is perspective, position, plan, and pattern. Strategy is the bridge between policy or highorder goals on the one hand and tactics or concrete actions on the other. Strategy and tactics to gether straddle the gap between ends and means.”
