Publicatiedatum Titel Auteur(s)
Aantal pagina's
07-10-2011 Zeven concrete toepassingen van sociale media Pieter Arends Arjan Geurts Migiel Gloudemans Tom Gouman Maarten Kuiper Bram Lankreijer Ruben van Wendel de Joode 10 Het enthousiasme over sociale media en de mogelijkheden die ze bieden is overgeslagen van individuen naar de organisaties waar ze werken. Veel organisaties hebben inmiddels hun eerste ervaringen opgedaan en dit leidt tot mooie verhalen over de toepassingsmogelijkheden van sociale media voor kleine en grote organisaties, in bedrijfsleven en overheid. Deze verhalen gaan gepaard met vele vragen van diezelfde organisaties. Want wat heb je er als organisatie aan om actief te zijn op sociale netwerken? Hoe weet je dat al dat online genetwerk van je medewerkers iets toevoegt aan je organisatie? En – misschien nog wel de belangrijkste vraag – hoe realiseer je deze toegevoegde waarde? Deze vragen houden ook ons, adviseurs bij Twynstra Gudde, bezig. In deze whitepaper geven wij onze visie op hoe je als organisatie sociale media kan laten renderen. We bespreken zeven concrete toepassingsgebieden.
www.twynstragudde.nl
1. Het Nieuwe Werken Centraal in Het Nieuwe Werken staat het tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken, gestuurd op resultaat in plaats van aanwezigheid. Belangrijke principes van Het Nieuwe Werken zijn: - de mens is de kritische productiefactor, medewerkers bepalen zelf hoe, waar, wanneer en met wie ze werken - er wordt gewerkt aan en gestuurd op concrete resultaten - er wordt gewerkt in (tijdelijke) netwerkverbanden. Bij deze principes zijn verbinding en interactie een belangrijke voorwaarde. Echter, juist door het tijd- en plaatsonafhankelijk werken worden interactie en verbinding minder vanzelfsprekend. Immers, niet iedereen is van 9 tot 5 op kantoor aanwezig. Sociale media kunnen een belangrijke bijdrage leveren in het ‘herstellen’ van de verbinding en de interactie. Zowel van medewerkers onderling, maar ook met klanten, leveranciers en de rest van de wereld. Sociale media faciliteren verbindingen tussen collega’s onderling. Sterker nog, het voorkomt niet alleen dat de onderlinge contacten stagneren, maar het kan de onderlinge contacten zelfs versnellen. Uit onderzoek blijkt dat een mens een beperkt aantal relaties echt kan onderhouden. De inschattingen hiervoor lopen uiteen van 150 tot 200 relaties. Met sociale media kan dit juist toenemen tot wel 1.500 relaties. Daarnaast zijn er via web 2.0 effectieve instrumenten beschikbaar om het kennismanagement vorm te geven. Voorbeeld Rijkswaterstaat Bij Rijkswaterstaat is Yammer effectief ingezet om 9.000 medewerkers met elkaar te verbinden. Over de grenzen van de organisatie heen kan iedereen nu met alle collega’s verbinding tot stand brengen. Yammer levert in haar oplossing instrumenten om het informatie-aanbod te sturen en te selecteren. Zo volgen medewerkers alleen die mensen die ze interessant vinden en waarvan ze denken dat ze er iets aan hebben of aan kunnen geven. Verbinding tussen mensen is de basis voor het succes. Meer lezen - Whitepaper Het Nieuwe Werken, George Maas, Jurgen van der Meer, Eric van Capelleveen en Rudy Kor, Amersfoort, 2011 - Artikel Het Nieuwe Werken, Een integrale verandering!, Jos Kalfsbeek, Amersfoort, 2010 - Artikel Het Nieuwe Werken werkt!, Arne van ’t Spijker en Jurgen van der Meer, Amersfoort, 2010
579127
2/2
2. Sociale media: een organisatieverandering van betekenis Organisaties veranderen continu. Als adviseurs worden wij regelmatig gevraagd om deze veranderingstrajecten te begeleiden. Hierbij kan het gaan om het opstellen van een veranderstrategie tot aan het uitvoeren van het verandertraject. Veranderen is weliswaar complex, maar niet onmogelijk. Met de juiste instrumenten en een aanpak op maat blijken veranderingen wel degelijk te sturen. De kleurentheorie van De Caluwé en Vermaak (2006) neemt in onze veranderaanpak een belangrijke plek in. Deze kleurentheorie is een manier om naar veranderen te kijken, vooral bedoeld voor het gesprek én de communicatie over de verandering. In deze theorie zijn verschillende strategieën en benaderingen voor organisatieveranderingen geordend in vijf verschillende “scholen”. Het gaat uit van verschillende manieren van denken over veranderen en draagt bij aan het meervoudig kijken naar verandering. Geen van de vijf veranderkleuren blijkt zaligmakend te zijn voor een geslaagde verandering. De uitdaging is om de kleurencombinatie te maken die aansluit bij uw organisatie. Web 2.0-technologie en sociale media kunnen ingezet worden als instrument bij een organisatieverandering en bieden daarmee nieuwe kansen. In veel gevallen helpt het mensen in een organisatie dichter bij elkaar te brengen, te luisteren naar wat er speelt en biedt het nieuwe manieren van communiceren. Afhankelijk van de gekozen veranderstrategie passen daar verschillende ondersteunende middelen bij, van de oprichting van een Yammer-omgeving tot het opzetten van een online community rondom voor de verandering relevante onderwerpen. In onze optiek ligt de sleutel voor een geslaagde inzet van sociale media in een organisatie juist ook bij het gedrag van mensen.
Meer lezen - Leren veranderen. Een handboek voor de veranderkundige. Léon de Caluwé en Hans Vermaak (2006) - Voorbeeldige veranderaars: Succesvolle aanpak voor het veranderen van ICT-organisaties (2007) Marc van Leeuwen en Dorine Wesel - Connect!; De impact van sociale netwerken op organisaties en leiderschap (2010) Menno Lanting
579127
3/3
3. Levendige bijeenkomsten met inzet van sociale media Twynstra Gudde heeft veel ervaring met het organiseren en uitvoeren van allerlei soorten en vormen van bijeenkomsten. Bijeenkomsten kunnen verschillende doelen hebben, bijvoorbeeld het collectief maken van beelden, belangrijke momenten markeren of van elkaar leren. Voorbeelden van methoden om een bijeenkomst te organiseren zijn Open Space en Large Group Interventions. De Open Space daagt deelnemers uit om zelf de agenda te bepalen en helpt in het generen van ideeën en initiatief vanuit de deelnemers. Large Group Interventions benutten de dynamiek van grote groepen in het creëren van verandering. De inzet van 2.0-middelen kan helpen bij het vergroten van de effectiviteit van een bijeenkomst. Zowel voor, tijdens als na afloop van een bijeenkomst kunnen 2.0-middelen bijdragen, hieronder een paar praktijkvoorbeelden: Wij hebben goede ervaringen in het gebruik van zogenaamde open uitnodigingen. Niet langer probeer je deelnemers met persoonlijke uitnodigingen te werven. Twitter en LinkedIN helpen je om op een virale wijze je evenement onder de aandacht van velen te brengen. Aanmelden gaat uiteraard ook digitaal, zodat je altijd weet hoeveel mensen er zullen zijn en hen ook eenvoudig kunt benaderen. De kracht van open uitnodigingen ontstaat wanneer deelnemers andere mensen gaan attenderen op de bijeenkomst. Een persoonlijke aanbeveling werkt immers beter dan een wervende tekst van de organisatie. De hashtag is een veelgebruikte manier om sociale media in te zetten tijdens bijeenkomsten en congressen. Mits goed toegepast, kan dit dan ook heel krachtig werken. Wij adviseren dit alleen te doen als de sprekers en de organisatie ook in staat is om actief in te spelen op de discussie die op Twitter over jouw bijeenkomst wordt gevoerd. Na afloop van de bijeenkomst gaat de discussie op Twitter gewoon door. Niet alleen weet je als organisator wie er bij je bijeenkomst aanwezig zijn geweest en hoe je ze in de toekomst kunt bereiken, maar je kunt meteen van hen horen wat hun ervaringen zijn met de bijeenkomst. Wij raden het aan om als organisator actief deel te nemen aan deze dialoog. De inzet van dergelijke 2.0-toepassingen dragen bij aan een eigentijdse en effectieve bijeenkomst, maar belangrijker nog, door de inzet van sociale media krijgen bijeenkomsten een meer open een interactief karakter. Meer lezen - Where good ideas come from; the natural history of innovation Steven Johnson, 2010 - When ideas have sex. On TEDGlobal 2010. Matt Ridley, 2010 - Structural Holes and Good Ideas. The American Journal of Sociology, sep 2004; 110, 2. pg 349, Ronald S. Burt, 2004
579127
4/4
4. Binden van jong talent Generatie Y dient zich aan op de arbeidsmarkt, terwijl de baby-boomers deze juist weer verlaten. Ondanks de economische teruggang van de afgelopen jaren is de slag om gekwalificeerd en talentvol personeel volop aan de gang. Talentmanagement helpt organisaties om de echte talenten aan te trekken en hen te begeleiden in hun ontwikkeling. Wij zijn voorstander van de toepassing van talentmanagement, zowel binnen onze eigen organisatie als voor onze opdrachtgevers. Deze overtuiging heeft onder andere geleid tot een boek over dit onderwerp (Jongleren met Talent), het Talentnetwerk en het eigen talentprogramma AdviesTalent. Actuele talentmanagement-vraagstukken - Hoe trekken we het juiste talent aan - hoe spelen we in op de toetreding van de generatie Y (geboren 1975-1990) tot de arbeidsmarkt - hoe benutten we de economische crisis als kans om talenten aan te trekken - hoe ontwikkelen we het potentieel in onze organisatie ter compensatie van de vergrijzing van ons bestand? Generatie Y verschilt als werknemer in vele opzichten van voorgaande generaties. Deze generatie wil graag persoonlijke uitdagingen, aandacht voor zelfontplooiing, flexibiliteit in arbeidsvoorwaarden en is niet op zoek naar life-timeemployment. Deze generatie is opgegroeid met technologie en sociale media behoren tot het standaard gereedschap. Onder andere daarom kunnen sociale media goed worden ingezet rondom talentmanagement. Wij zien een aantal mogelijkheden daarvoor. Werving van personeel in het algemeen en van jong talent in het bijzonder vindt steeds vaker plaats met gebruik van sociale media. LinkedIN is de defacto standaard in het presenteren van je professionele profiel. Niet langer ben je als organisatie afhankelijk van werving- en selectiebureaus of dure advertenties. Op LinkedIN zijn potentiële kandidaten voor een vacature snel gevonden. Wanneer daarvoor ook nog eens de bestaande medewerkers worden gevraagd hun netwerk aan te spreken, blijkt regelmatig dat de juiste kandidaat dichterbij is dan gedacht. Sociale media zijn niet langer alleen de omgeving waar mensen op privégebied hun netwerk onderhouden. Steeds meer organisaties zijn ook zelf actief op sociale netwerken zoals Facebook en LinkedIN. Op deze manier zorg je er als organisatie voor dat je zichtbaar bent en heb je de kans jezelf te profileren als een aantrekkelijke werkgever. Sociale netwerken zoals Yammer bieden de mogelijkheid tot bedrijfsbrede discussie tussen medewerkers van uw organisatie. Afgeschermd van mensen buiten de eigen organisatie bovendien.
579127
5/5
Uit onderzoek blijkt dat voor generatie Y de scheiding tussen werk en privé minder van belang is. Privé en zakelijk lopen zowel in tijd als in aandacht door elkaar heen. Mede door tools zoals Yammer faciliteert u uw medewerkers om op het moment dat hun dat uitkomt werk te doen, kennis te delen en in contact te staan met collega’s.
Meer lezen - JongLeren met Talent; de match tussen organisatie X en generatie Y, Jolink, Korten & Verhiel, 2009 - Generatie Einstein, Inez Groen & Jeroen Boschma, 2007 - Easycratie, Martijn Aslander & Erwin Witteveen, 2010
579127
6/6
5. Strategisch management in een 2.0-tijdperk Strategisch management heeft zich ontwikkeld tot essentieel onderdeel van bedrijfsvoering. Twynstra Gudde heeft vele organisaties in bedrijfsleven en overheid geholpen met het ontdekken, bepalen en ontwerpen van hun strategie voor de komende jaren. Uit die ervaring leren wij dat strategie heel vaak wordt gezien als het mooie meerjarenplan dat door de directie wordt gepresenteerd. Tegelijkertijd zien we dat echt succesvolle strategieën vooral ontstaan wanneer medewerkers uit alle lagen en hoeken van de organisatie daarbij betrokken zijn en strategievorming niet een vijfjaarlijks ritueel van de directie is, maar een continu proces met grote betrokkenheid. Organisaties worden immers transparanter, flexibeler en platter. Dit zijn bij uitstek omgevingen waarin de inzet van 2.0-toepassingen zoals sociale media goed gedijen. Sociale media zijn daardoor steeds vaker onderwerp van de strategie. Begrippen als transparantie, de netwerkorganisatie en Het Nieuwe Werken worden gebruikt om de ontwikkeling van de eigen organisatie te schetsen. Diverse sociale media-toepassingen kunnen organisaties helpen om deze ontwikkeling te realiseren. Daarnaast zien wij een belangrijke en waardevolle rol weggelegd voor sociale media in het proces van strategievorming. Niet langer is het de Raad van Bestuur die zich vier dagen terugtrekt op de hei, maar wordt de hele organisatie betrokken bij het bepalen of invullen van de strategische thema’s voor de komende jaren. Meer lezen - Blue Ocean Strategy. Harvard Business Review (Boston: Harvard Business School Press): 76–85. Kim C, & Mauborgne R October 2004. - The Strategy Process: Concepts and Contexts. Prentice-Hall, Mintzberg H, & Quinn JB (1992).
579127
7/7
6. Samenwerken Organisaties werken steeds vaker samen met anderen om hun doelen te realiseren. Dit kunnen andere organisaties zijn, maar ook individuen. Samenwerken gebeurt in allianties, ketens of netwerken. In de praktijk blijkt dat samenwerken lastig is: zo verloopt besluitvorming trager, moet een organisatie een deel van haar autonomie opgeven en betekent samenwerken dat ze een deel van haar kennis weggeeft. Samenwerken is dus nodig, maar succesvol samenwerken is nog lang niet vanzelfsprekend. Wij worden vaak door organisaties gevraagd voor het ontwikkelen van een samenwerkingsstrategie, het trainen van de samenwerkingsvaardigheid of het vinden van de juiste partners. Dit doen wij vanuit onze kennis en ervaring op het gebied van samenwerkingskunde en strategisch omgevingsmanagement. Sociale media leiden tot allerlei nieuwe relaties tussen individuen en organisaties en tot nieuwe vormen van samenwerken. In onze optiek zijn sociale media en samenwerken twee onderwerpen die onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. De relatie gaat daarbij twee kanten op: sociale media kunnen leren van het gedachtegoed rondom samenwerken en andersom kan samenwerken leren van de mogelijkheden en onmogelijkheden van sociale media.
Meer lezen - Organiseren tussen organisaties: Inrichting en besturing van samenwerkingsrelaties, Scriptum, Kaats, Van Klaveren en Opheij (2005) - Eerste hulp bij samenwerken, Elsevier, Bremekamp (2010)
579127
8/8
7. Burgerparticipatie Burgerparticipatie wordt door burgers en overheden belangrijk gevonden. Voor overheden is dit vaak een middel om de legitimiteit van besluiten te verhogen of de effectiviteit te vergroten, bijvoorbeeld door gebruik te maken van burgers als ervaringsdeskundigen. Dit omdat burgers vaak veel beter weten wat er speelt, welke problemen er zijn en wat goede oplossingen kunnen zijn. Daarnaast kan het de betrokkenheid en het zelforganiserende vermogen bevorderen. De burger wordt steeds mondiger, wil meer betrokken worden en stelt daarbij ook steeds hogere eisen. Mensen willen niet meer vrijblijvend meepraten met een overheid die daarna doet wat ze zelf wil. Terecht, want burgerparticipatie is geen noodzakelijk kwaad, maar kan juist een verrijking van het beleid zijn. Onze ervaring is dat burgerparticipatie leidt tot betere plannen, meer passende oplossingen en snellere besluitvorming. Burgers kunnen met elkaar mooie dingen tot stand brengen, zowel in participatietrajecten waarin zij zelf het initiatief nemen, alsook in trajecten geïnitieerd door de overheid. Sociale media maken dit alles versneld mogelijk. Groepen mensen weten elkaar op deze manier steeds sneller te vinden en te verenigen in online communities over een voor hen relevant onderwerp. Dit vraagt van overheidsorganisaties andere manieren van organiseren, en brengt tevens kansen met zich mee. Een vernieuwende aanpak, waarbij traditionele middelen naast de mogelijkheden van bijvoorbeeld sociale media ingezet worden, helpt daarbij. Traditionele bijeenkomsten, adviescommissies, enquêtes en dergelijke worden aangevuld met online communities, raadplegen via Twitter of sociale netwerksites. Als overheid kan je niet om deze mogelijkheden heen. Burgers organiseren zichzelf via sociale media en daar moet je als overheid op inspelen. Meer lezen - Artikel Derde generatie burgerparticipatie doe je zo!, Meryem Kilic, Amersfoort, 22 oktober 2008. - Slimme overheid luistert naar actieve burgers, Bert ter Avest en Jaap Warmerhoven, Uitgesproken! Twynstra Gudde 2006 - Ondertussen... online, Hoe de rijksoverheid kan inspelen op het veranderende medialandschap, Den Haag, juni 2009, uitgave van de interdepartementale werkgroep Elders op Internet, in opdracht van de Voorlichtingsraad
579127
9/9
Over ons De auteurs van deze whitepaper zijn allen adviseur bij Twynstra Gudde. Op www.tg20.nl verzamelen wij voorbeelden, inspiratie en leesvoer rondom de onderwerpen sociale media, 2.0 en Het Nieuwe Werken. Regelmatig organiseren wij #OpenOntbijt-bijeenkomsten in onze vestigingen in Den Haag en Amersfoort. Een laagdrempelige manier om kennis te maken met andere geïnteresseerden in sociale media en kennis en ervaring uit te wisselen. Door je aan te melden voor de daarvoor aangemaakte groep op LinkedIN blijf je op de hoogte van aanstaande edities van dit evenement: http://www.linkedin.com/groups?mostPopular=&gid=3669811 Twynstra Gudde is een onafhankelijk en toonaangevend organisatieadviesbureau. Onze kerncompetenties zijn project- en programmamanagement, verander-, organisatie- en samenwerkingskunde. Dagelijks doen de publieke sector en het bedrijfsleven een beroep op onze adviseurs en managers en buigen we ons over uitdagende, vaak complexe vraagstukken. Amersfoort, oktober 2011 Pieter Arends Arjan Geurts Migiel Gloudemans Tom Gouman Maarten Kuiper Bram Lankreijer Ruben van Wendel de Joode
579127
10/10
