PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman
1/
O1. Tujuan Prosedur ini memberikan pedoman untuk pelaksanaan pengendalian surat masuk dan surat keluar dinas dan nondinas. 2.
Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku bagi pelaksanaan pengendalian yang meliputi penomoran, otorisasi, penerimaan, dan pengiriman surat dinas dan atau surat non-dinas Politeknik Negeri Semarang.
3.
Uraian Umum 3.1.
Yang dimaksud Surat Dinas dan Surat Non-Dinas adalah seluruh surat yang masuk ke lembaga dan atau yang keluar dari lembaga. 3.1.1
Surat Dinas 3.1.1.1
Yang dimaksud Surat Dinas keluar lembaga adalah seluruh surat yang memiliki nomor dan cap/stempel dinas lembaga dan yang ditandatangani oleh pejabat berwenang sesuai ketentuan yang berlaku. Meliputi antara lain: Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat Pengumuman/ Pemberitahuan, Surat Tugas, Surat Undangan, Surat Permohonan, Surat Balasan, Surat Pengantar, Surat Kuasa, Surat Pernyataan, Surat Perjanjian, Surat Keterangan, Berita Acara, Nota Dinas, Memo, dan lain-lain.
3.1.1.2
Seluruh Surat Dinas keluar lembaga harus diberi identifikasi kedinasan yang berupa nomor surat/tanggal surat, stempel/cap dinas lembaga, otorisasi di Urusan Tarkum sebelum diteruskan ke pihak lain yang terkait.
3.1.1.3
Yang dimaksud Surat Dinas masuk lembaga adalah surat dari luar lembaga yang ditujukan ke lembaga (pejabat yang terkait). Meliputi antara lain: Surat Keputusan, Surat Edaran, Surat Pengumuman/ Pemberitahuan, Surat Tugas, Surat Undangan, Surat Permohonan, Surat Balasan, Surat Pengantar, dan lain-lain.
3.1.1.4
Seluruh Surat Dinas masuk lembaga harus diberi identifikasi kedinasan yang berupa lembar disposisi atau nomor agenda khusus (unit kegiatan kemahasiswaan, ikatan alumni, dan lain-lain) di Urusan Tarkum sebelum diteruskan ke pihak lain yang terkait.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman
3.1.2.
2/
Surat Non-Dinas 3.1.2.1.
Yang dimaksud Surat Non-Dinas adalah seluruh surat masuk yang ditujukan kepada pegawai dan mahasiswa yang bukan urusan kedinasan.
3.1.2.2.
Seluruh Surat Non-Dinas diberi identifikasi non-kedinasan di Urusan Tarkum.
3.1.2.3.
Pendisitribusian Surat Masuk Non-Dinas meliputi: 3.1.2.3.1.
Pegawai: dikirim ke unit kerja atau langsung kepada yang bersangkutan (apabila dimungkinkan) oleh Pelaksana Caraka Urusan Tarkum.
3.1.2.3.2.
Mahasiswa: dikirim ke Adm PBM oleh Pelaksana Caraka Urusan Tarkum untuk diambil oleh mahasiswa dengan menunjukkan KTM/Identitas diri.
4.
Prosedur 4.1
Surat Dinas Masuk Pimpinan 4.1.1 Pelaksana Caraka 4.1.1.1.
Mengambil surat dari kotak pos dan menyerahkan ke Pelaksana Agendaris
4.1.1.2.
Mendistribusikan surat kepada yang berhak menerima
4.1.2 Pelaksana Agendaris 4.1.2.1.
Menerima surat dari Pelaksana Caraka, petugas POS & Giro, petugas ekspedisi dari instansi lain, dan perorangan.
4.1.2.2.
Melakukan penyortiran, pencatatan, dan identifikasi surat masuk.
4.1.2.3.
Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada Kepala Urusan Tarkum untuk diparaf.
4.1.3 Kepala Urusan Tarkum 4.1.3.1
Memeriksa surat dan memaraf lembar disposisi.
4.1.3.2
Menyerahkan kembali surat beserta lembar disposisi yang telah diparaf kepada Pelaksana Agendaris.
4.1.4 Pelaksana Agendaris 4.1.4.1
Menerima dan menggadakan surat beserta lembar disposisi dari Kepala Urusan Tarkum dan menyampaikan kepada Kasubbag Tata Usaha untuk diparaf
4.1.4.2
Mengarsip copy surat beserta lembar disposisi.
4.1.5 Kasubbag Tata Usaha 4.1.5.1
Memeriksa surat dan memaraf lembar disposisi.
4.1.5.2
Menyerahkan kembali surat beserta lembar disposisi yang telah diparaf kepada Pelaksana Agendaris.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman
3/
4.1.6 Pelaksana Agendaris 4.1.6.1. Menyerahkan surat beserta lembar disposisi kepada Sekretaris Pimpinan. 4.1.7 Sekretaris Pimpinan 4.1.7.1. Menerima dan memantau surat beserta lembar disposisi serta mencatat pada Buku Surat Masuk Pimpinan. 4.1.7.2 . Menyampaikan surat beserta lembar disposisi kepada Direktur/Pembantu Direktur. 4.1.8 Direktur/Pembantu Direktur 4.1.8.1. Menerima surat beserta lembar disposisi dan memberikan paraf beserta catatan disposisi kepada pejabat terkait/dibawahnya serta meneruskan kepada pejabat terkait melalui Sekretaris Pimpinan. 4.1.8.2
. Melakukan tinjauan terhadap tindak lanjut sesuai dengan catatan disposisi yang diberikan.
4.1.9. Sekretaris Pimpinan 4.1.9.1. Menyerahkan surat beserta lembar disposisi dari Pimpinan kepada Agendaris untuk diteruskan kepada pejabat terkait. 4.1.10. Agendaris 4.1.10.1. Menerima
surat serta disposisi dari Pimpinan untuk dicatat ke dalam Agenda (kolom
pengendalian) serta mengarsip tindasan lembar pengendalian (lembar kedua disposisi). 4.1.10.2. Meneruskan surat serta disposisi dari Pimpinan kepada pejabat terkait (sesuai disposisi) melalui Caraka. 4.1.11. Caraka 4.1.11.1. Menerima, mencatat, dan meneruskan surat serta disposisi Pimpinan kepada pejabat terkait (sesuai disposisi) dengan bukti penyerahan berupa buku ekspedisi. 4.1.12. Kabag/Kajur/Ka Unit 4.1.12.1. Melaksanakan tindak lanjut
sesuai catatan disposisi dan melaporkan hasil tindak lanjut
kepada Pimpinan sesuai kebutuhan.
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman 4.2
4/
Surat Dinas Masuk Non-Pimpinan 4.2.1 Pelaksana Agendaris 4.1.2.1
Menerima surat dari Pelaksana Caraka, petugas Pos & Giro, petugas ekspedisi dari instansi lain, dan perorangan.
4.1.2.2
Melakukan penyortiran, pencatatan, dan identifikasi surat masuk dengan memberikan nomor agenda khusus.
4.1.2.3
Action
Plant
Menyampaikan surat kepada pihak terkait dan meminta tanda tangan sebagai bukti penerimaan surat pada Buku Ekspedisi.Do Check
4.3
Surat Dinas Keluar 4.3.1 Pelaksana Tata Naskah (di tiap-tiap Unit/Bag/Jur) 4.3.1.1
Membuat surat sesuai instruksi atasan
4.3.1.3
Menyerahkan surat kepada Kabag/Kajur/Ka Unit atau pejabat yang didelegasikan secara hirarkis untuk diparaf
4.3.2 Kabag/Kajur/Ka Unit 4.3.2.1
Menerima surat dan memberikan paraf.
4.3.2.2
Menyerahkan surat yang telah diparaf kepada Pelaksana Tata Naskah (di tiap-tiap Unit/Bag/Jur)
4.3.3
Pelaksana Tata Naskah (di tiap-tiap Unit/Bag/Jur) 4.3.3.1
Menyerahkan surat yang telah diparaf oleh Kabag/Kajur/Ka Unit kepada Sekretaris Pimpinan.
4.3.4.
Sekretaris Pimpinan 4.3.4.1
Menyerahkan
surat
kepada
Pimpinan
untuk
ditandatangani
(untuk
surat
yang
ditandatangani Direktur harus diparaf oleh Pembantu Direktur) 4.3.5.
Pimpinan (Direktur/Pembantu Direktur) 4.3.5.1
Menandatangani surat dan menyerahkan kembali kepada Sekretaris Pimpinan untuk diserahkan kepada Pelaksana Tata Naskah Urusan Tarkum-Sub Bag Tata Usaha-BAUK.
Value Adding Activities Information Flow
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman
4.3.6
5/
Pelaksana Tata Naskah Urusan Tarkum-Sub Bag Tata Usaha-BAUK 4.3.6.1
Memberikan stempel/ nomor/cap lembaga/Direktur dan menggandakan surat untuk arsip.
4.3.6.2
Menyerahkan surat yang telah diproses (4.3.6.1) kepada Pelaksana Tata Naskah unit pemroses untuk proses lanjut.
4.3.7
Pelaksana Caraka 4.3.7.1
Menyampaikan surat kepada pejabat/staf terkait, untuk surat keluar intern (oleh Pelaksana Caraka Unit Pemroses)
4.3.7.2
Menyampaikan/mengirim surat keluar langsung atau melalui jasa pos/kurir ke alamat yang dituju, untuk surat ke luar lembaga (oleh Pelaksana Caraka Tarkum)
4.4
Surat Non-Dinas Masuk 4.4.1
Pelaksana Agendaris 4.1.2.1
Menerima surat dari Pelaksana Caraka, petugas Pos & Giro, petugas ekspedisi dari instansi lain, dan perorangan.
4.1.2.2
Melakukan penyortiran, dan mencatat pada Daftar Surat Masuk Non-Dinas.
4.1.2.3
Menyampaikan Daftar Surat Masuk Non-Dinas beserta surat kepada Pelaksana Caraka Urusan Tarkum untuk didistribusikan sesuai uraian poin 3.1.2.3.
5.
Lampiran PM.4.2.04 /L1 Agenda Surat Masuk PM 4.2.04/L2 Agenda Surat Keluar PM 4.2.04/L3 Buku Ekspedisi PM 4.2.04/L4 Lembar Disposisi
PROSEDUR MUTU
No. PM
4.2.04
Revisi
2
Tanggal
1 Juli 2010
PENGENDALIAN SURAT MASUK KELUAR
Halaman
6/
