KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMINJAMAN UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-08
No. Revisi 01
Hal 1 dari 5
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
y
1.
TUJUAN Prosedur ini ditetapkan agar proses peminjaman barang milik Universitas Negeri Semarang dapat berjalan secara transparan, akuntabel, dan efektif.
2.
RUANG LINGKUP a.
Peminjaman barang disini adalah peminjaman barang milik Universitas Negeri Semarang yang berada di seluruh unit.
b.
Prosedur
ini mencakup permohonan peminjaman barang / asset sampai dengan
pengembalian barang/aset yang dipinjam tersebut.
3.
REFERENSI a.
Persyaratan ISO 9001 : 2008 Klausul 6.3 Prasarana
b.
Pedoman International Workshop Agrement (IWA) 2
c.
PP. Nomor 38 Tahun 2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 6 Tahun 2006 Tentang Pengelolaan Barang Milik Negara/Daerah.
d.
Permenkeu No.96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara
Pelaksanaan Penggunaan,
Pemanfaatan, Penghapusan, dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara.
4.
DEFINISI Pinjam pakai atau peminjaman adalah penyerahan penggunaan barang/aset kepada suatu
instansi
pemerintah
atau
pihak
lain
yang
ditetapkan
dengan peraturan
perundang-undangan untuk jangka waktu tertentu tanpa menerima imbalan/sewa.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMINJAMAN UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-08
5.
No. Revisi 01
Hal 2 dari 5
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
KETENTUAN UMUM a.
Semua barang yang akan dipinjamkan harus seijin dan sepengetahuan pimpinan unit.
b.
Peminjam bertanggung jawab dalam pemeliharan/perawatan asset tersebut selama jangka waktu peminjaman, setelah jangka waktunya berakhir aset tersebut harus dikembalikan kepada pemiliknya dalam keadaan baik.
c.
Apabila peminjam adalah mahasiswa maka harus meninggalkan kartu identitas sebagai jaminan dan surat permohonan peminjaman harus dengan sepengetahuan dosen pembimbing/pendamping.
6.
PROSEDUR 6.1. Diagram Prosedur Mutu Peminjaman Unit
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMINJAMAN UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-08
No. Revisi 01
UNIT KERJA / PEMINJAM
Hal 3 dari 5
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
SUBBAG UMUM DAN
PD BAGIAN ADM UMUM
KEPEGAWAIAN
Mulai
surat permohonan peminjamam barang (diajukan kepada PD II)
Menerima surat permohonan peminjamam barang dan mengecek barang
Mendisposisikan surat permohonan & meminta bag umum untuk mengecek barang Tidak
Menerima surat balasan bahwa barang tidak bisa dipinjam
Menerima barang, mengecek & menandatangani blangko peminjaman barang
Dibuatkan surat balasan disertai alasan tidak bisa dipinjam & dikirim ke unit peminjam
Apakah barang bisa dipinjam Ya Mengecek & menyiapkan barang yg akan dipinjam
Menyerahkan barang ke peminjam disertai blangko peminjaman
Menerima dan mengecek barang Mengembalikan barang sesuai dengan waktu yang telah disepakati
Peminjam & Bag umpeg menandatangani blangko peminjaman pada bag. Pengembalian barang disetujui oleh kasubbag umpeg
Mengarsip blangko peminjaman & meletakkan / menyimpan kembali barang yang telah dikembalikan
Selesai
6.2. Rincian Prosedur :
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMINJAMAN UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-08
No. Revisi 01
Hal 4 dari 5
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
1. Mulai. 2. Peminjam mengajukan surat permohonan peminjaman
kepada
Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum. 3. Pembantu Dekan Bidang Administrasi dan Umum mendisposisikan surat tersebut kepada Kasubbag umum dan kepegawaian. 4. Subbag umum dan kepegawaian melakukan pengecekan barang apakah barang bisa dipinjam atau tidak. 5. Apabila barang bisa dipinjam Subbag umum dan kepegawaian menyiapkan barang, tetapi apabila barang tidak bisa dipinjam maka dibuatkan surat balasan kepada peminjam dan proses selesai. 6. Subbag umum dan kepegawaian menyerahkan barang yang dipinjam kepada peminjam. 7. Peminjam menerima & mengecek barang yang akan dipinjam, kaemudian menandatangani blangko peminjaman barang yang telah disiapkan subbag umum dan kepegawaian. 8. Peminjam mengembalikan barang yang dipinjam kepada subbag umum dan kepegawaian sesuai dengan waktu yang telah disepakati. 9. Subbag umum dan kepegawaian memeriksa barang yang telah dikembalikan tersebut. 10. Peminjam dan bagian umum dan kepegawaian mengisi dan menandatangani blangko peminjaman barang pada bagian pengembalian barang. 11. Bagian umum dan kepegawaian meletakkan/menyimpan kembali barang yang tersebut pada tempatnya. 12. Selesai.
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NEGERI SEMARANG (UNNES) Kantor: Gedung H lt 4 Kampus, Sekaran, Gunungpati, Semarang 50229 Rektor: (024)8508081 Fax (024)8508082, Purek I: (024) 8508001 Website: www.unnes.ac.id - E-mail:
[email protected]
PROSEDUR MUTU
PEMINJAMAN UNIT No. Dokumen PM-SARPRAS-08
No. Revisi 01
Hal 5 dari 5
Tanggal Terbit 01 Maret 2012
7. LAMPIRAN a. FM-01-SARPRAS-08 Formulir Peminjaman dan Pengambalian Barang.
