PROGRAM BANTU LAYANAN PADA BAGIAN PROSES PENERBITAN BUKU UMUM STUDI KASUS: PENERBIT ANDI Susanti Amelia Harianto Kristanto
Abstrak Ketepatan waktu terbit merupakan salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan dalam sebuah proses penerbitan karena seringkali menjadi hal yang sulit dikendalikan oleh pihak penerbit. Hal ini terjadi karena banyaknya stakeholder yang terlibat dan kurangnya kedisplinan dari tiap stakeholder untuk menyelesaikan tugasnya dengan tepat waktu. Pada akhirnya ini akan menyebabkan SOP (Standard Operating Procedure) yang berlaku pada Penerbit Andi tidak dapat dijalankan dengan baik. Customer Relationship Management merupakan pendekatan yang dapat menjaga relasi yang baik antara perusahaan dan pelanggan. Konsep dari pendekatan ini juga dapat digunakan untuk menjaga hubungan antar tiap stakeholder yang terlibat dalam proses penerbitan agar proses yang terjadi di dalamnya menjadi terpantau dengan baik. Salah satu contoh penerapan konsep dari pendekatan ini adalah dibuatnya notifikasi yang akurat untuk stakeholder yang terlibat sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Penelitian ini akan menghasilkan sebuah sistem yang mampu memberikan notifikasi yang akurat untuk setiap stakeholder yang terlibat. Notifikasi tersebut diwujudkan dalam dua cara yaitu melalui sistem tersebut dan melalui notifikasi email yang akan otomatis dikirimkan tanpa harus menjalankan sistem. Di samping itu sistem juga dapat memantau status tiap naskah lengkap dengan tanggalnya pada tiap proses yang dilewati. Dengan adanya sistem tersebut, waktu proses penerbitan dapat terpantau dengan baik dan meminimalisir terjadinya pelanggaran waktu penerbitan sehingga waktu terbit dapat berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan pada SOP di Penerbit Andi. Kata Kunci : Notifikasi Email Otomatis, Customer Relationship Management, Standard Operating Procedure 1. Pendahuluan Dalam penerbitan sebuah buku, banyak proses penting yang terjadi. Mulai dari penulis menyerahkan naskah tulisannya sampai dengan buku yang telah jadi diditribusikan ke cabangcabang Andi di berbagai kota. Masalah yang sering terjadi pada penerbitan buku adalah waktu penerbitan. Seringkali waktu penerbitan menjadi sangat lama akibat ketidak disiplinan dari masingmasing bagian proses penerbitan. Hal ini dikarenakan batas waktu yang diberikan untuk tiap-tiap bagian terkadang tidak ditepati dengan baik. Di samping itu pimpinan juga belum memiliki solusi yang tepat agar waktu terbit sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Selama ini pengontrolan masih dilakukan dengan cara manual. Ketika hasil keputusan diterima atau ditolak sebuah naskah belum juga keluar misalnya, maka manajer operasional harus mencari secara manual sampai pada tahapan proses manakan naskah tersebut telah dikerjakan. Selain itu, banyaknya stakeholder yang terlibat juga membuat proses penerbitan menjadi lebih lama. Seringkali proses penilaian telah dilakukan, namun penulis ternyata memberikan respon cukup lama sehingga pada akhirnya proses penerbitan mengalami kemunduran.
Jurnal EKSIS Vol 07 No 02 November 2014: halaman 95 - 104
Dalam penelitian ini akan dibangun sebuah sistem untuk pihak penerbitan buku yang akan memberikan peringatan (warning) pada tiap-tiap bagian proses penerbitan ketika waktu yang diberikan untuk menjalankan tugas hampir atau telah habis. Peringatan akan dilakukan dalam 2 cara yaitu peringatan pada sistem (pada tiap halaman masing-masing stakeholder yang terlibat) dan peringatan melalui email pada masing-masing stakeholder. Selain itu sistem juga dapat memberitahukan kepada administrator mengenai proses yang sedang berlangsung untuk sebuah naskah tertentu. Dengan adanya sistem ini, diharapkan dapat membantu stakeholder yang terlibat pada penerbitan agar waktu terbit menjadi lebih disiplin sesuai dengan SOP yang berlaku dan memudahkan pimpinan dalam melakukan pengontrolan terhadap naskah yang masuk. Dengan demikian sistem dapat meminimalisir terjadinya penundaan proses terbitnya sebuah naskah. 2. Landasan Teori Konsep dasar dari penelitian ini adalah memberikan peringatan pada tiap-tiap bagian yang terlibat pada proses penerbitan buku melalui 2 cara, yaitu melalui notifikasi pada sistem itu sendiri dan melalui notifikasi dengan email. a. Customer Relationship Management (CRM) CRM merupakan sebuah teori yang secara khusus membahas mengenai hubungan antara perusahaan dan pelanggannya dengan tujuan meningkatkan nilai perusahaan di mata pelanggan. Pengertian lain juga memaparkan bahwa CRM merupakan sebuah sistem yang terintegrasi dan digunakan untuk mengendalikan aktivitas-aktivitas dalam sebuah organisasi. Ada 3 komponen CRM menurut blueprint : 1. Customer Customer merupakan semua pihak yag pernah, akan dan sedang merasakan produk, jasa atau layanan yang diberikan perusahaan 2. Relationship Dalam membangun reltionship (hubungan), harus terjadi komunikasi 2 arah antara pelanggan dan perusahaan. Tujuan dari hubungan ini ialah kepuasan dari pelanggan agar pelanggan menjadi loyal dan memiliki nilai positif kepada perusahaan tersebut 3. Management CRM harus berfokus pada pengelolaan dan peningkatan hubungan sejati dengan pelanggan dalam jangka panjang. CRM membantu perusahaan untuk membangun pemahaman yang mendalam tentang nilai yang diperoleh dari mengembangkan hubungan yang solid dan kontribusi hubungan tersebut bagi pengembangan keunggulan kompetitif perusahaan. (Barners, James.G, 2000 :_) CRM menurut Berson, Alex; Smith, Stephen; Thearling, Kurt (2000:45) diklasifikasikan CRM menjadi 3 tipe : 1. Operational CRM Operational CRM atau yang dikenal dengan “front office” perusahaan umumnya mengacu pada otomatisasi dari proses bisnis sebuah perusahaan terhadap pelanggan. Area yang berkaitan dengan Operational CRM meliputi otomatisasi penjualan, pemasaran dan layanan. Contohnya yaitu penyediaan fasilitas pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu diperlukan fasilitas search 2. Analytical CRM Analytical CRM atau yang dikenal sebagai “back office” merupakan analisis data pelanggan dan pasar, seperti analisis mengenai trend pasar dan analisis perilaku pelanggan. Secara umum
96
Program Bantu Layanan …
Susanti Amelia … Analytical CRM digunakan untuk merancang dan melaksanakan pemasaran. Data yang digunakan adalah data yang didapat dari Operational CRM, dikumpulkan kemudian dianalisis, sehingga dari situ perusahaan dapat membangun relasi yang lebih kuat dengan pelanggan. Hal ini kemudian digunakan perusahaan untuk menentukan layanan yang tepat bagi pelanggan, harga dan pengembangan produk baru. Dengan demikian apa yang dilakukan perusahaan akan lebih efisien karena perusahaan dapat mengetahui lebih cepat apa yang diinginkan oleh pelanggan dan segera mewujudkannya. 3. Collaborative CRM Collaborative CRM merupakan metode yang sangat efektif dalam komunikasi karena mencakup interaksi langsung dengan pelanggan. Interaksi dapat terjadi melalui halaman web, email dan Automated Voice Response. Sebagai pendekatan penting untuk manajemen hubungan pelanggan, Collaborative CRM sangat meningkatkan layanan yang ditawarkan dan membahas masalahmasalah seperti penjualan, dukungan teknis dan pemasaran. Kasus penelitian ini termasuk tipe Analytical CRM karena program bantu ini merupakan “back-office” yang meliputi seluruh proses dalam proses penerbitan buku di Penerbit Andi dari proses penerimaan naskah, pembuatan desain hingga akhirnya naskah diterbitkan. Di samping itu, program bantu ini juga termasuk dalam tipe Collaborative CRM karena selain menghubungkan para karyawan Penerbit Andi yang terlibat dalam proses penerbitan, program ini juga merupakan penghubung antara penulis dan pihak Penerbit Andi dengan tujuan hubungan keduanya menjadi lebih terkelola dengan baik sehingga penulis puas dengan pelayanan yang diberikan oleh pihak penerbit. b. Standard Operational Procedure Standard Operating Procedure (SOP) merupakan prosedur tertulis yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses dalam perusahaan. SOP bersifat baku sehingga harus ditaati oleh seluruh karyawan dan pimpinan agar kegiatan operasional dapat berlangsung sesuai dengan harapan perusahaan dan menghasilkan keuntungan. SOP diperlukan di setiap perusahaan agar pegawai maupun pimpinan memiliki tingkat disiplin yang tinggi dalam melakukan tiap pekerjaan yang menjadi miliknya serta memperjelas apa yang menjadi wewenang dan kewajiban dari setiap bagian. Sebagai contoh dalam penelitian kali ini yaitu pada percetakan Andi khususnya bagian penerbitan, memiliki SOP untuk proses penerbitan buku. SOP ini dibuat agar masing-masing bagian yang berkaitan dengan penerbitan sebuah buku mengetahui dengan jelas wewenang dan tugas yang harus dilakukan. c. Interaksi Manusia dan Komputer Shcneiderman (1998:8) menjabarkan interaksi manusia dan komputer merupakan disiplin ilmu yang berhubungan dengan perancangan, evaluasi dan implementasi sistem komputer interaktif untuk digunakan oleh manusia, serta studi fenomena-fenomena besar yang berhubungan dengannya. Sebuah sistem harus memiliki rancangan antarmuka yang baik agar mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem tersebut. Jika prinsip-prinsip IMK diterapkan dalam pembangunan sebuah sistem dan pengguna sistem puas dalam menggunakan sistem tersebut maka relasi yang baik akan terjalin antara pengguna satu dengan yang lainnya. Dalam penelitian ini, perancangan antarmuka sistem menggunakan perancangan antarmuka interaktif 8 aturan emas.
97
Jurnal EKSIS Vol 07 No 02 November 2014: halaman 95 - 104
d. Web Design Web design mencakup berbagai keterampilan dan disiplin ilmu yang digunakan dalam produksi dan pemeliharaan website, berbagai bidang desain web yang meliputi desain grafis, desain interface, authoring, termasuk kode standar, perangkat lunak dan pengalaman pengguna desain. Beberapa hal dalam web design yang perlu diperhatikan adalah navigasi. Karena ada proses yang bersifat serial maupun pararel maka rancangan program bantu proses penerbitan di Penerbit Andi dibuat menggunakan struktur navigasi campuran. Struktur navigasi ini bersifat fleksibel dan bebas sehingga jika diperlukan adanya percabangan maka akan dibuat percabangan. Berikut adalah gambar dari struktur navigasi campuran.
1. Gambar 1. Struktur Navigasi Campuran 3. Perancangan Sistem a.
Standard Operational Procedure Proses Penerbitan pada Penerbit Andi Dasar dari pembuatan sistem ini mengacu pada Standard Operasional Procedure proses penerbitan yang berlaku pada penerbit Andi. Batasan-batasan waktu yang dipakai, bagian-bagian yang terlibat dan aliran proses penerbitan. Berikut merupakan gambaran dari SOP proses penerbitan yang berlaku di penerbit Andi.
98
Program Bantu Layanan …
Susanti Amelia … ya PENULIS
Penilaian Pemasaran
Hard Copy
2hari
5 hari Cetak naskah
2hari Masuk ke naskah masuk
Penilaian Keilmuan
Penilaian Editorial
Penilaian CV
1hari
1hari
1hari
1hari Manajer Operasional
tidak
Dewan DIreksi tidak
7 hari
diterima
Surat pemberitahuan keputusan penerimaan 30 hari Edit isi buku oleh penulis
14 hari Penerimaan SPP
30 hari Editorial Naskah 7 hari
Desain cover & isi, setting perwajahan 30 hari
ya
Surat pemberitahuan keputusan penerimaan, Pengiriman SPP (Surat Perjanjian Penerbitan)
Persetujuan Penulis
1 hari Order Cetak
7 hari
25 hari Produksi
PENULIS
2. Gambar 2. SOP Proses Penerbitan Andi 3. b.
Rancangan Sistem Proses dari sistem yang akan dibangun dapat dilihat dari Data flow diagram (DFD). DFD merupakan sebuah representasi grafik dari sebuah sistem. DFD menggambarkan komponenkomponen sebuah sistem, aliran-aliran data, penyimpanan dari data tersebut dan dokumentasi dari sistem informasi yang ada. Aliran data tersebut termasuk masukan, proses dan keluaran pada sistem. Dengan gambaran tersebut maka dapat diketahui dari mana data berasal, keluaran dalam bentuk apa, proses apa saja yang terjadi d dalamnya. Penggambaran DFD dimulai dengan penggambaran konteks diagram yang merupakan penggambaran umum dari alur data yang terdapat pada sistem. Dari konteks diagram tersebut selanjutnya dapat diuraikan kedalam DFD level 0, 1, hingga ke level yang paling detail mewakili alur data yang ada. Gambar 1 merupakan gambar DFD Level 1 yang ada pada sistem.
99
Jurnal EKSIS Vol 07 No 02 November 2014: halaman 95 - 104
Administrat or
Data penulis, data karyawan, rating Data rating
Rating Administras i Penulis
Menilai naskah
Penulis Data penulis, Data karyawan,
2.0 Penerima an Naskah
Id_karyawan Validasi penerimaan naskah Data naskah, validasi naskah Id_naskah
NilaiKeilmuan NilaiPemasaran
NilaiDewanDireksi Validasi Pengiriman SPP Hasil keputusan
4.0 Persetuju an
Bag. Setting
Validasi Penerimaan SPP Desain buku
Softcopy naskah Naskah Id naskah Validasi pengiriman SPP Validasi penerimaan SPP
Unggah softcopy Bag Penerimaan SPP
Naskah
NilaiEditorial
NilaiManop
Penulis
PenerimaanNaskah
NilaiCV
3.0 Penilaian
Bag Pengiriman SPP
Karyawan
Id_penulis
Data naskah
Data naskah
Penilai Naskah
1.0 Setup Data
Desain buku
5.0
ValidasiSPP TerimaSPP
Setting
Persetujuan penulis Naskah
Setting Id_naskah
4. 5. Data order cetak OrderCetak 6.06. Validasi selesai produksi Buat order cetak Bag 7. Produksi OrderCetak Produksi 8. 9. order cetak Bag 10. Produksi 11. Validasi selesai produksi 12. 13. 14.Gambar 3. DFD Level 1 15. c. Rancangan Basis Data Berikut merupakan rancangan database yang digunakan pada sistem. Semua tabel yang ada berjumlah 16 tabel dengan 3 entitas kuat (karyawan, naskah, penulis) dan 13 entitas lemah (penerimaan naskah, nilaiCV, nilaiEditorial, nilaiKeilmuan, NilaiPemasaran, NilaiManop, Rating, ValidasiSPP, NilaiDewanDireksi, Produksi, OrderCetak, Setting, TerimaSPP). Penulis
Persetujuan penulis
100
Program Bantu Layanan …
Susanti Amelia …
Gambar 4. Rancangan Basis Data d.
Rancangan Proses Flowchart merupakan salah satu alat yang dapat menggambarkan alur kerja sistem yang akan dibangun. Di bawah ini digambarkan aliran proses hak akses administrator. Mulai
username, password
Menu login
Berhasil?
tidak
ya Halaman Administrator
Pengaturan? ya Halaman pemgaturan
Keluar
tidak
Administrasi ?
Halaman Administrasi
tidak
Penilaian?
Halaman Penilaian
tidak
Order Cetak?
Halaman order cetak
tidak
Produksi?
Halaman Produksi
tidak
Desain buku?
Halaman desain buku
Gambar 5. Flowchart Hak Akses Administrator
Selesai
101
Jurnal EKSIS Vol 07 No 02 November 2014: halaman 95 - 104
4. Implementasi dan Analisa Sistem a. Implementasi Sistem Sistem dilengkapi dengan fasilitas tracking sebuah naskah, untuk mengetahui sampai di mana proses pembuatan naskah dan kapan naskah tersebut melewati tiap-tiap proses yang ada. Untuk lebih memudahkan pengguna, proses juga ditampilkan dengan proses bar yang mewakili tiap-tiap proses penerbitan.
Gambar 6. Halaman Proses Terbit Untuk memudahkan pengguna dalam mengontrol batas waktu tiap naskah sekaligus memberikan peringatan akan keterdesakkan waktu pengerjaan, maka pada gridview daftar naskah tiap pengguna warna baris dibedakkan sesuai dengan keterdesakkan waktu pengerjaan. Yaitu warna merah yang menunjukkan waktu pengerjaan telah habis dan warna kuning yang menunjukkan waktu pengerjaan telah mendekati batas waktu yang ditentukan. Salah satu contoh penerapannya adalah pada halaman penerimaan naskah.
Gambar 7. Pemberian Warna Berbeda pada GridView sesuai keterdesakan waktu Sistem juga dilengkapi dengan pemberian notifikasi untuk naskah-naskah yang belum dibaca oleh masing-masing pengguna. Hal ini dilakukan untuk mengingatkan pengguna mengenai jumlah naskah baru yang harus dikerjakan pengguna sehingga diharapkan pengguna akan lebih disiplin
102
Program Bantu Layanan …
Susanti Amelia … dalam melakukan tugasnya. Salah satu penerapannya ada pada halaman daftar naskah masuk bagian desain buku.
Gambar 8. Notifikasi Naskah Bagian Penerimaan SPP Notifikasi email yang diberikan oleh sistem bersifat otomatis. Email akan terkirim secara otomatis tanpa perlu menjalankan program bantu terlebih dahulu. Pengiriman notifikasi melalui email dapat dilihat pada gambar 7 dan gambar 8.
Gambar 9. Gambar Email Notifikasi Peringatan ke Bagian Penerimaan Naskah
103
Jurnal EKSIS Vol 07 No 02 November 2014: halaman 95 - 104
Gambar 10. Gambar Email Notifikasi Peringatan ke Administrator 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan: 1. Sistem mampu menampilkan notifikasi/peringatan untuk masing-masing stakeholder yang terlibat pada proses penerbitan. Peringatan didasari oleh batas waktu masing-masing proses sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan pada Standard Operating Procedure proses penerbitan pada Penerbit Andi. 2. Sistem mampu mempermudah komunikasi antar satu stakeholder dengan stakeholder lainnya dalam proses penerbitan sehingga dapat meminimalisir keterlambatan proses terbit. 3. Sistem mampu melakukan tracking suatu naskah tertentu sehingga perusahaan dapat memberikan respon yang lebih cepat kepada penulis. Daftar Pustaka Barners, J. G. (2000). Secret of Customer Relationship Management. Yogyakarta: Andi Offset. Berson, A., Smith, S., & Thearling, K. (2001). Building Data Mining Application for CRM. New York: McGraw Hill Publication.. Shcneiderman, B. (1998). Designing the User Interface-Strategies for Effective Human-Computer Interaction. USA: Addison-Wesley.
104
