[Privacyregeling sociale teams 2015.def] F004©ICT
Inhoud 1
Aanleiding ........................................................................................................................................... 2
2
De Partners ......................................................................................................................................... 3
3
Artikelen ............................................................................................................................................. 5 1 Begripsbepalingen ..................................................................................................................................................... 5 2 Doel van de gegevensverwerking ................................................................................................................................ 9 3 Toepassingsgebied .................................................................................................................................................... 9 4 Verantwoordelijkheden van de colleges van B&W .......................................................................................................... 9 5 Verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de leden van het sociaal team .............................................................. 10 6 Informeren van de cliënt en het vragen van toestemming ............................................................................................ 10 7 Verwerking van persoonsgegevens indien de cliënt wordt aangemeld door een verwijzer ................................................. 11 8 Verstrekken van politiegegevens ............................................................................................................................... 11 9 De persoonsgegevens van de cliënt die bekend zijn bij instellingen die deelnemen aan het sociaal team ............................ 12 10 Vastleggen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens van de cliënt .................................................................... 12 11 Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand ..................................................................................................... 13 12 Voeren van overleg binnen het sociaal team over de ondersteuning aan een cliënt ........................................................ 14 13 Verstrekken van persoonsgegevens van de cliënt aan anderen die niet tot het sociaal team behoren .............................. 14 14 Verstrekken van persoonsgegevens van de cliënt aan anderen zonder zijn toestemming ................................................ 15 15 Verstrekken van gegevens van een cliënt in verband met signalen van huiselijk geweld en/of kindermishandeling ............ 15 16 Opnemen in Matchpoint ......................................................................................................................................... 16 17 Recht op informatie, inzage en afschrift ................................................................................................................... 17 18 Correctierecht ....................................................................................................................................................... 18 19 Vernietigingsrecht ................................................................................................................................................. 18 20 Uitoefenen van de taken van de verantwoordelijken door de leidinggevende van het sociaal team .................................. 18 21 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s) ................................................................................ 19 21 Geheimhouding ..................................................................................................................................................... 19 22 Slotbepalingen ..................................................................................................................................................... 20
4
Toelichting Privacyregeling Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer .......................................................... 21
5
Ondertekening ................................................................................................................................... 34
1
1
Aanleiding
De aanleiding voor deze regeling is dat de partners gezamenlijk integrale en effectieve ondersteuning willen bieden aan inwoners van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer bij vragen en problemen op het gebied van zorg, welzijn, wonen en werk en inkomen; De hieronder genoemde partijen, overwegende dat: dat het de ambitie is van de partners om bij het bieden van deze ondersteuning goed aan te sluiten bij de vragen van cliënten en bij de eigen kracht van hen zelf en bij die van hun sociale netwerk; dat het daarnaast de ambitie is van de partners om pro actief in te spelen op behoeften en vragen van inwoners op het gebied van zorg, welzijn, wonen en werk en inkomen in die gevallen waarin de inwoners zich niet zelf tot het sociaal team wenden maar ondersteuning van het sociaal team wel dringend behoeven; dat de partners daartoe samenwerken met de sociale teams zodat de ondersteuning voor cliënten laagdrempelig en goed bereikbaar is; dat het voor dit doel noodzakelijk is persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, te verwerken; dat de politie een belangrijke partij is die in de uitvoering veel zorg gerelateerde problemen signaleert. Daar waar problemen niet door de politie opgepakt kunnen worden, informatie overeenkomstig artikel 20 van de Wet politiegegevens, met het sociaal team worden gedeeld. dat de politie indien noodzakelijk, veiligheid en overlast is aan de orde, door het sociaal team wordt geïnformeerd. dat de partners deze persoonsgegevens rechtmatig en zorgvuldig wensen te verwerken; dat het daarom noodzakelijk is de verwerking van persoonsgegevens nader te regelen;
besluiten de volgende privacyregeling vast te stellen.
2
2
De Partners
De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer en het bevoegd gezag van: Altra; Amstelring; Brentano; Brijder Verslavingszorg; Jeugdbescherming regio Amsterdam; Eigen Haard; GGD Amsterdam; GGZ InGeest; MEE Amstel en Zaan; Politie eenheid Amsterdam; Spirit; Vita welzijn en advies; Thuiszorg Aalsmeer Opvoedpoli Amsterdam. Veilig Thuis (AMHK) Huisartsen (huisartsenvereniging Amstelland) Basis onderwijs scholen Voortgezet onderwijs scholen
Hierna te noemen de partners. Gelet op de wet – en regelgeving die van toepassing is: Artikel 8 EVRM, artikel 10 Grondwet en artikel 272 Wetboek van Strafrecht; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet en besluit politiegegevens; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet op de jeugdzorg, alsmede de komende Jeugdwet;
3
Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers; Gedragscode van het Nederlands Instituut voor Psychologen; Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Onderwijskundigen en Pedagogen; Handreiking Bemoeizorg van KNMG, GGD Nederland en GGZ Nederland; De privacyreglementen van de in de aanhef genoemde instellingen.
4
3
Artikelen
Artikel 1
Begripsbepalingen
Beheerder
degene die, onder verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de verantwoordelijken, de dagelijkse zorg heeft voor het beheer van de gegevens die in het bestand zijn opgenomen, zijnde de leidinggevende van het sociaal team;
Bestand
de digitale verzameling persoonsgegevens van cliënten, vastgelegd door de leden van het sociaal team met het oog op de ondersteuning die aan cliënten wordt geboden en dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is;
Betrokkene
de persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
Bijzondere persoonsgegevens
persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod;
Casusregisseur
het lid van het sociaal team dat samen met de cliënt zijn vragen en behoeften aan ondersteuning verkent en hem op basis van een ondersteuningsplan ondersteuning biedt;
5
Cliënt
inwoner van de gemeente Amstelveen of Aalsmeer aan wie het sociaal team ondersteuning biedt, of die op ondersteuning door het sociaal team is aangewezen, daaronder ook begrepen de personen die deel uit maken van het gezin van de cliënt en die rechtstreeks zijn betrokken bij deze ondersteuning;
Gezin
de persoon of de personen met wie de cliënt in gezinsverband leeft of heeft geleefd, daaronder ook verstaan de persoon of personen met wie de cliënt in gezinsverband leeft of heeft geleefd terwijl van dit gezinsverband geen (minderjarige) kinderen deel uit maken;
Ondersteuning
iedere vorm van hulp of toeleiding geboden door het sociaal team aan een cliënt in verband met zijn vragen of behoeften op het gebied van zorg, welzijn, wonen en inkomen, daaronder ook begrepen het motiveren van een cliënt om de hulp of ondersteuning te aanvaarden die hij dringend behoeft;
Extern overleg
overleg tussen het sociaal team en beroepskrachten die geen deel uit maken van het sociaal team over de ondersteuning aan een cliënt;
Huiselijk geweld
lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring;
Kindermishandeling
elke vorm van een voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van
6
wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel;
Leidinggevende
de leidinggevende van het sociaal team;
Lid sociaal team
beroepskracht die deel uit maakt van (de kern of de schil van) het sociaal team en vanuit dit team ondersteuning biedt aan cliënten;
Matchpoint
Verwijsindex Risicojongeren in de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer;
Minderjarige
persoon tot achttien jaar;
Partners
de gemeentelijke diensten en de instellingen/organisaties die samenwerken met het sociaal team vormen of daarbij betrokken zijn en in verband hiermee deze regeling ondertekenen;
Persoonsgegeven
gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon;
Sociaal netwerk
de personen met wie de cliënt zich verbonden voelt, daaronder in ieder geval verstaan de leden van het gezin van de cliënt;
Sociaal team
het team van beroepskrachten van de partners dat aan cliënten ondersteuning biedt, ongeacht of deze beroepskrachten deel uit maken van het sociaal team of de schil;
7
Verantwoordelijken
verantwoordelijken in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens zijn de colleges van B&W van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer;
Verwerking van persoonsgegevens
elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
Verwijzer
de beroepskracht die geen lid is van het sociaal team en die op basis van zijn contacten met zijn cliënt meent dat deze is aangewezen op ondersteuning van het sociaal team en die hem daarom bij het sociaal team aanmeldt;
Wettelijk vertegenwoordiger
de ouder van de minderjarige die het gezag over hem uitoefent, of indien er geen ouder is die het gezag uitoefent, de voogd van de minderjarige die het gezag over hem uitoefent;
Wilsonbekwaamheid
niet in staat zijn tot het uitoefenen van rechten of het overzien van de gevolgen daarvan in een bepaalde situatie;
Ondersteuningsplan
het geheel van afspraken dat de casusregisseur over de ondersteuning met de cliënt maakt en vastlegt in het bestand.
8
Artikel 2
Doel van de gegevensverwerking
Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van deze regeling is het bieden van ondersteuning aan inwoners van Amstelveen en Aalsmeer op het gebied van zorg, welzijn, wonen en inkomen, waarbij goed wordt aangesloten bij de vragen en behoeften die zij hebben en bij de eigen kracht waarover zijzelf en hun sociale netwerk beschikken.
Artikel 3
Toepassingsgebied
1. Deze regeling is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door het sociaal team in verband met het bieden van ondersteuning aan cliënten. 2. Deze regeling betreft iedere vorm van verwerking van de in het eerste lid genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, via e mail of anderszins digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt.
Artikel 4
Verantwoordelijkheden van de colleges van B&W
1. De colleges van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer treffen, als verantwoordelijken in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens, de voorzieningen die redelijkerwijs nodig zijn om: de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens te bevorderen; de in het bestand opgenomen persoonsgegevens te beveiligen; er voor te zorgen dat er niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan nodig is voor het in artikel 2 beschreven doel en dat deze gegevens niet voor andere doelen worden gebruikt. 2. De colleges van B&W dragen er zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van deze regeling wordt aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
9
Artikel 5
Verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de leden van het sociaal team
1. Ieder die op grond van deze regeling bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken draagt er zorg voor dat: de persoonsgegevens die hij op basis van deze regeling verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn en dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen; afdoende maatregelen worden genomen ter beveiliging van de persoonsgegevens die hij op basis van deze regeling verwerkt; hij de bepalingen van deze regeling naleeft, evenals de instructies die hem door de verantwoordelijken gegeven worden in verband met de beveiliging van de persoonsgegevens die op basis van deze regeling worden verwerkt.
Artikel 6
1.
Informeren van de cliënt en het vragen van toestemming
De casusregisseur van het sociaal team informeert de cliënt aan wie het team ondersteuning biedt zo spoedig mogelijk over de verwerking van zijn persoonsgegevens. De cliënt krijgt daarbij te horen of lezen welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, welke rechten de cliënt kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten kan wenden. Ook beschrijft de casusregisseur de samenstelling en de werkwijze van het team. De casusregisseur legt het de cliënt uit dat de overige leden van het sociaal team, voor zover dit noodzakelijk is voor de ondersteuning, in een teamoverleg of anderszins, kennis kunnen nemen van zijn gegevens.
2.
Indien de cliënt is aangemeld door een verwijzer wordt de cliënt eveneens geïnformeerd over de identiteit van de verwijzer en over de gegevens die de verwijzer over de cliënt aan het sociaal team heeft verstrekt. a.
De cliënt wordt hierover niet geïnformeerd indien de veiligheid van de verwijzer hierdoor in het geding komt.
3.
Nadat het sociaal team de cliënt heeft geïnformeerd zoals beschreven in het eerste en het tweede lid, vraagt het sociaal team de cliënt om toestemming voor de verwerking van zijn gegevens binnen het sociaal team.
10
Artikel 7
Verwerking van persoonsgegevens indien de cliënt wordt aangemeld door een verwijzer
1.
Voor een aanmelding van een cliënt bij het sociaal team door een verwijzer geldt als uitgangspunt dat de verwijzer deze aanmelding vooraf met de cliënt heeft besproken en dat hij met de aanmelding instemt. Is het voor de verwijzer niet mogelijk om het gesprek aan te gaan of om toestemming te krijgen voor de verwijzing, dan beziet het sociaal team samen met de verwijzer of, en zo ja op welke wijze en door wie contact met de cliënt zal worden gezocht om de noodzaak van de verwijzing te bespreken en de toestemming van de cliënt daarvoor te krijgen.
2.
Indien het sociaal team en de verwijzer er samen niet in slagen de instemming van de cliënt voor de verwijzing te krijgen, dan onderneemt het sociaal team toch actie naar aanleiding van deze melding indien er concrete aanwijzingen zijn dat de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van de verwijzer, van een lid van het sociaal team of die van anderen wordt bedreigd.
Artikel 8 Verstrekken van politiegegevens
1. Indien de politie signaleert dat een meerderjarig persoon in aanmerking komt voor ondersteuning door het sociaal team, dan meldt de politie (wijkagent) deze persoon aan bij het sociaal team. Het sociaal team beziet in overleg met de wijkagent of, en zo ja op welke wijze en door wie contact met de cliënt zal worden gezocht om de noodzaak van de signalering te bespreken en de toestemming voor de aanmelding van de cliënt te krijgen. 2. De politie doet indien er sprake is van (een urgent) zorgsignaal over een minderjarig kind een zorgmelding bij ‘Veilig thuis’. 3. Politiegegevens kunnen ten behoeve van het bieden van ondersteuning aan inwoners van Amstelveen en Aalsmeer worden verstrekt aan medewerkers van het sociaal team. De gegevens worden versterkt bij vragen of behoeften op het gebied van zorg, welzijn, wonen en inkomen. Hierbij gaat het om: a.
informatie met betrekking tot de veiligheid van de medewerkers van het sociaal team
b.
informatie over de achtergrond, ernst en urgentie van de gemelde casus.
c.
de politie verstrekt hierbij geen gegevens over antecedenten of strafbare feiten.
4. Overeenkomstig artikel 20 van de Wet politiegegevens is een beslissing namens de korpschef genomen waardoor in de situaties als bedoeld in het eerste en tweede lid politiegegevens kunnen worden verstrekt aan de sociale Teams.
11
Artikel 9
De persoonsgegevens van de cliënt die bekend zijn bij instellingen die deelnemen aan het sociaal team
1.
Indien de cliënt zichzelf aanmeldt bij het sociaal team omdat hij ondersteuning wenst, inventariseert het lid van het sociaal team dat voor de cliënt als casusregisseur optreedt, samen met de cliënt, zijn vragen en behoeften. Ook inventariseert de casusregisseur of de cliënt momenteel of in het recente verleden ondersteuning, zorg of een andere vorm van dienstverlening heeft (gehad) van een van de partners. Indien dit het geval is, kan de casusregisseur, via het lid van het sociaal team dat toegang heeft tot de persoonsgegevens van de cliënt die door deze partner zijn vastgelegd, kennis nemen van deze gegevens, voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning die het sociaal team zal gaan bieden. De casusregisseur bespreekt met de cliënt de gegevens waarvan hij op deze wijze kennis neemt.
2.
Indien de cliënt door een verwijzer wordt aangemeld bij het sociaal team, zoekt de casusregisseur eerst contact met de cliënt voordat gegevens zoals bedoeld in het eerste lid door het sociaal team worden ingezien. Het inzien van deze gegevens vóór het contact met de cliënt is toegestaan als dit naar het oordeel van het sociaal team noodzakelijk is in verband met concrete aanwijzingen van bedreigingen van de veiligheid van de cliënt, zijn gezinsleden, de leden van het sociaal team, de verwijzer, of die van anderen.
3.
De afspraken die de casusregisseur over de ondersteuning met de cliënt maakt, legt de casusregisseur vast in het ondersteuningsplan.
Artikel 10
1.
Vastleggen, bewaren en vernietigen van persoonsgegevens van de cliënt
Het sociaal team legt in het digitale bestand de persoonsgegevens van de cliënt vast die noodzakelijk zijn voor zorgvuldige ondersteuning aan de cliënt. Daaronder worden in ieder geval verstaan: de NAW – gegevens, geboorte datum en het burgerservice nummer van de cliënt; voor zover relevant voor de ondersteuning: de samenstelling van het gezin van de cliënt en zo nodig de NAW – gegevens, geboorte datum en het burgerservice nummer van een of meer gezinsleden; voor zover relevant voor de ondersteuning de NAW - gegevens van de leden van het sociaal netwerk van de cliënt; de naam en functie van een eventuele verwijzer, de aanleiding voor de verwijzing en de contacten die de verwijzer met de cliënt over deze aanmelding heeft gehad, tenzij de veiligheid van de verwijzer hierdoor in het geding komt;
12
de doelen die de cliënt met de ondersteuning wil bereiken, het ondersteuningsplan, de namen en contactgegevens van de beroepskrachten en van anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van dit plan; gegevens over de uitvoering, de wijziging of aanvulling en de mogelijke stagnaties in de uitvoering van het ondersteuningsplan; de afsluiting van de ondersteuning, het oordeel van de cliënt hierover en de resultaten die met de ondersteuning zijn behaald. er worden geen medische gegevens geregistreerd anders dan ‘dat’ gegevens. er worden geen strafrechtelijke gegevens geregistreerd anders dan ‘dat’ gegevens 2.
De persoonsgegevens in het bestand worden maximaal zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de ondersteuning is afgesloten, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is uit een oogpunt van zorgvuldige ondersteuning.
3.
De beheerder draagt er zorg voor dat de gegevens zoals bedoeld in het tweede lid na de bewaartermijn zoals genoemd in het tweede lid zo spoedig mogelijk worden vernietigd, of zodanig van identificerende kenmerken worden ontdaan dat zij redelijkerwijs niet langer zijn te herleiden tot een individuele persoon.
Artikel 11
1.
Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand
De casusregisseur en de overige leden van het sociaal team die direct betrokken zijn bij de ondersteuning aan de cliënt hebben toegang tot de persoonsgegevens van de cliënt die in het bestand zijn opgenomen. De cliënt wordt geïnformeerd over het feit dat deze mensen en de personen in artikel 2 van dit artikel, zijn gegevens kunnen inzien.
2.
Voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening hebben daarnaast toegang tot de persoonsgegevens in het bestand: de leidinggevende van het sociaal team; degene die belast is met de afhandeling van klachten over de geboden ondersteuning door het sociaal team; indien er huiselijk geweld aan de orde is de medewerkers van Veilig Thuis,
3.
Aan anderen dan de in het eerste en tweede lid genoemde personen wordt geen toegang gegeven tot de persoonsgegevens in het bestand, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt.
4.
Iedere partner van wie beroepskrachten op grond van deze bepaling toegang hebben tot het bestand legt in een interne regeling vast: welke functionarissen van de betreffende partner voor welk doel toegang hebben tot de gegevens in het bestand; tot welke persoonsgegevens deze toegang zich uitstrekt;
13
of de betreffende functionaris die toegang heeft ook een schrijfbevoegdheid heeft. 5.
De beheerder kent op basis van de regelingen zoals bedoeld in het vierde lid autorisaties toe aan de leden van het team die hen toegang verschaffen tot (bepaalde delen van) het bestand en die hen zo nodig ook de bevoegdheid geven om gegevens in het bestand op te nemen, aan te vullen of te wijzigen.
Artikel 12
Voeren van overleg binnen het sociaal team over de ondersteuning aan een cliënt
Voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning van een cliënt kunnen de leden en de leidinggevende van het sociaal team de voor deze ondersteuning noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt aan elkaar verstrekken. Artikel 13
Verstrekken van persoonsgegevens van de cliënt aan anderen die niet tot het sociaal team behoren
1.
Het sociaal team vraagt vooraf toestemming aan de cliënt voor het verstrekken van persoonsgegevens aan ieder ander die geen deel uit maakt van het sociaal team, daaronder ook verstaan het verstrekken van persoonsgegevens door een lid van het sociaal team in een extern overleg.
2.
De toestemming zoals bedoeld in het eerste lid wordt gevraagd nadat de cliënt door het sociaal team is geïnformeerd over: het doel van de verstrekking, de persoon of instelling aan wie de gegevens worden verstrekt en de aard en de inhoud van de gegevens die zullen worden verstrekt.
3.
Indien de toestemming van de cliënt schriftelijk is gegeven, wordt deze vastgelegd in het bestand. Is de toestemming mondeling gegeven, dan maakt het sociaal team daarvan een aantekening in het bestand waaruit blijkt voor welke gegevensverstrekking de cliënt zijn toestemming heeft verleend en op welke datum dit is gebeurd.
14
Artikel 14
Verstrekken van persoonsgegevens van de cliënt aan anderen zonder zijn toestemming
1.
Stelt een lid van het sociaal team vast dat: een cliënt mogelijkerwijs in een zeer ernstige situatie verkeert; in verband met de ernst van de situatie en de vitale belangen van de cliënt; de cliënt dringend is aangewezen op behandeling, zorg, onderzoek of een andere interventie die het sociaal team zelf niet kan bieden en dat; ondanks inspanningen van het sociaal team het niet mogelijk is om de toestemming van de cliënt voor de noodzakelijke verstrekking van persoonsgegevens te vragen of te krijgen, dan kan het sociaal team besluiten toch persoonsgegevens van hem te verstrekken aan een of meer anderen die geen deel uit maken van het sociaal team. Dit onder de voorwaarde dat het de enige mogelijkheid is om de ernst van de situatie te verminderen en de vitale belangen van de cliënt die in verband met deze situatie aan de orde zijn, te dienen.
2.
Over een verstrekking van gegevens aan anderen die geen deel uit maken van het sociaal team, zoals bedoeld in het eerste lid, voert een lid van het sociaal team vooraf overleg met minimaal één ander lid van het sociaal team en met de leidinggevende.
3.
De beslissing zoals bedoeld in het eerste en tweede lid wordt vastgelegd in het bestand met daarbij de redenen die tot het besluit hebben geleid.
4.
De cliënt wordt zo spoedig mogelijk over de verstrekking van zijn gegevens mondeling of schriftelijk geïnformeerd. Het informeren van de cliënt kan uitsluitend worden uitgesteld indien en voor zover er concrete aanwijzingen zijn om aan te nemen dat de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het sociaal team of die van anderen door dit infomeren wordt bedreigd.
Artikel 15
Verstrekken van gegevens van een cliënt in verband met signalen van huiselijk geweld en/of kindermishandeling
1.
In geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling volgt het sociaal team de stappen van de Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. Het sociaal team draagt er zorg voor dat de stappen die het zet zorgvuldig worden vastgelegd in het bestand en dat bij het zetten van de stappen ook wordt overlegd met de leidinggevende van het sociaal team.
2.
Indien het Advies – en Meldpunt Huiselijk geweld en Kindermishandeling, Veilig thuis, het sociaal team benadert in verband met een melding van signalen van kindermishandeling en/of huiselijk geweld, kan het sociaal team, zo nodig zonder toestemming van de cliënt,
15
de voor de taakuitoefening van Veilig thuis de noodzakelijke persoonsgegevens van de cliënt verstrekken. 3.
Van de verstrekking zoals bedoeld in het tweede lid maakt het sociaal team een aantekening in het bestand.
4.
Over de verstrekking zoals bedoeld in het tweede lid wordt de cliënt, voor zover mogelijk in verband met de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het sociaal team, of die van anderen, geïnformeerd. Over het verstrekken van informatie aan Veilig thuis door het sociaal team vindt vooraf overleg plaats met de leidinggevende van dit team.
Artikel 16 1.
Opnemen in Matchpoint
Het sociaal team kan een cliënt tot 23 jaar, zo nodig zonder toestemming van de cliënt en/of zijn wettelijk vertegenwoordiger, opnemen in Matchpoint indien het sociaal team het redelijk vermoeden heeft dat de jongere in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd door een van de volgende risico’s: de jeugdige staat bloot aan geestelijk, lichamelijk of seksueel geweld, enige andere vernederende behandeling, of verwaarlozing; de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende psychische problemen, waaronder verslaving aan alcohol, drugs of kansspelen; de jeugdige heeft meer dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende ernstige opgroei- of opvoedingsproblemen; de jeugdige is minderjarig en moeder of zwanger; de jeugdige verzuimt veelvuldig school of een andere onderwijsinstelling, dan wel verlaat die voortijdig of dreigt die voortijdig te verlaten; de jeugdige is niet gemotiveerd om door legale arbeid in zijn levensonderhoud te voorzien; de jeugdige heeft meer of andere dan bij zijn leeftijd normaliter voorkomende financiële problemen; de jeugdige heeft geen vaste woon – of verblijfplaats; de jeugdige is een gevaar voor anderen door lichamelijk of geestelijk geweld of ander intimiderend gedrag; de jeugdige laat zich in met activiteiten die strafbaar zijn gesteld; de ouders of andere verzorgers van de jeugdige schieten ernstig tekort in de verzorging of opvoeding van de jeugdige;
2.
In geval van het opnemen in Matchpoint zoals bedoeld in het eerste lid worden naast het burger servicenummer van de jeugdige worden uitsluitend de volgende gegevens in de verwijsindex opgenomen:
16
de identiteit en de contactgegevens van het lid van het sociaal team dat de melding doet; de datum en het tijdstip van de melding; de datum en de tijd waarop op grond van artikel 2n tweede lid onder a Wet op de jeugdzorg, de gegevens over de melding uit de verwijsindex zullen worden verwijderd. 3.
Over het opnemen van een jongere in Matchpoint en de risico’s die daarvoor de aanleiding vormen, voert het lid van het sociaal team, zo mogelijk vooraf, overleg. Dit overleg wordt gevoerd met de wettelijk vertegenwoordigers als de cliënt nog geen twaalf jaar oud is, met de jeugdige cliënt en zijn wettelijk vertegenwoordigers als de cliënt tussen twaalf en zestien jaar oud is en met de jeugdige cliënt als hij zestien jaar of ouder is.
4.
Op het voeren van overleg met andere instellingen of beroepskrachten die een jongere eveneens hebben opgenomen in Matchpoint en die geen deel uit maken van het sociaal team zijn de artikel 13 en 14 van toepassing.
Artikel 17 1.
Recht op informatie, inzage en afschrift
Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot een van de verantwoordelijken te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben.
2.
De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en).
3.
Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: de veiligheid van de Staat; het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen; de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen.
4.
De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing.
17
Artikel 18 1.
Correctierecht
Nadat de betrokkene op grond van artikel 17 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking.
2.
Is de betrokkene het niet eens met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen.
3.
De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in het eerste en tweede lid.
4.
Leidt het verzoek om correctie tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan dragen de verantwoordelijken er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan derden die op grond van deze regeling kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens.
Artikel 19 1.
Vernietigingsrecht
De betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot een van de verantwoordelijken te wenden met het verzoek gegevens uit het bestand die op hem betrekking hebben te vernietigen.
2.
In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van het verzoek de gegevens die in het bestand zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang moet worden geacht voor een ander dan de betrokkene of het vernietigen van de gegevens in strijd is met een wettelijke plicht of met verplichtingen die de verstrekker van de financiering van de ondersteuning het sociaal team heeft opgelegd in verband met het afleggen van verantwoording over de inzet van de verstrekte financiële middelen.
Artikel 20
Uitoefenen van de taken van de verantwoordelijken door de leidinggevende van het sociaal team
Op basis van een schriftelijk mandaat kunnen de verantwoordelijken hun taken en bevoegdheden zoals omschreven in artikel 17, 18 en 19 overdragen aan de leidinggevende van het sociaal team.
18
Artikel 21 1.
Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s)
De rechten die een cliënt of een betrokkene op basis van deze regeling heeft, worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de cliënt nog geen twaalf jaar oud is.
2.
De rechten zoals bedoeld in het eerste lid worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de cliënt of de betrokkene beiden, indien de cliënt of de betrokkene al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud is.
3.
Vanaf zestien jaar oefent een cliënt of een betrokkene zijn rechten zelfstandig uit.
4.
In geval een cliënt of een betrokkene van zestien jaar of ouder door de leidinggevende van het sociaal team voor het uitoefenen van zijn rechten wilsonbekwaam wordt geacht, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger(s). Heeft een meerderjarige wilsonbekwame cliënt of betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger, dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de cliënt of betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de cliënt of de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een meerderjarige broer of een zus, of een meerderjarig kind van de cliënt of de betrokkene zijn rechten uitoefenen.
5.
De rechten die een (wettelijk) vertegenwoordiger uitoefent op basis van dit artikel, kunnen door de leidinggevende worden beperkt of geweigerd indien zwaarwegende belangen van de cliënt of de betrokkene zich tegen deze uitoefening verzetten.
6.
De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing indien de cliënt of de betrokkenen op grond van deze regeling om toestemming dient te worden gevraagd voor een gegevensverstrekking of daarover dient te worden geïnformeerd.
Artikel 21
Geheimhouding
Een ieder die op grond van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van een cliënt of een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of deze regeling anders bepaalt.
19
Artikel 22
Slotbepalingen
1.
Deze privacyregeling treedt voor de duur van een jaar in werking op 1 januari 2015.
2.
Indien de in de aanhef genoemde partners uiterlijk drie maanden voor de einddatum van deze regeling geen ander besluit hebben genomen, wordt deze regeling geacht stilzwijgend en ongewijzigd te zijn verlengd voor een periode van een jaar.
3.
Deze regeling kan worden ingetrokken of gewijzigd door een gezamenlijk besluit van de in de aanhef genoemde partners.
4.
Instellingen die niet in de aanhef worden genoemd en deel gaan nemen aan een of meer sociaal teams binden zich aan deze privacyregeling door het ondertekenen van de toetredingsverklaring die als bijlage 2 is opgenomen bij deze regeling. Door het onderteken van deze verklaring treden zij in de rechten en plichten die deze regeling aan de in de aanhef genoemde partners toekent.
5.
Deze regeling kan worden aangehaald als Privacyregeling Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer 2015.
Amstelveen, 6 januari 2015 Aalsmeer, 6 januari 2015
burgemeester en wethouders van de gemeente Amstelveen, de secretaris, de burgemeester,
mr. R.J.T. Schurink
mevrouw drs. M.M. van 't Veld
burgemeester en wethouders van de gemeente Aalsmeer, de secretaris, de burgemeester,
mr. F.L. Romkema
drs. J. Vonk-Vedder
20
4 Toelichting Privacyregeling Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer Inleiding De Privacyregeling Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer 2015 beschrijft hoe de sociale teams om behoren te gaan met informatie over burgers die door het sociaal team worden ondersteund. Deze toelichting geeft uitleg en achtergronden bij de privacyregeling. De regeling vervangt de privacyregeling sociale teams die februari 2014 is vastgesteld door de colleges van Amstelveen en Aalsmeer. NB: Mocht er in een sociaal team (een medewerker van) een nieuwe instelling mee gaan doen die niet in de aanhef van de privacyregeling wordt genoemd, dan sluit deze partners zich via een aansluitingsverklaring aan bij de privacyregeling. Daardoor zijn ook de teamleden van de nieuwe partners gebonden aan de privacyregeling van de sociaal teams. De privacyregeling is vanzelfsprekend geschreven op basis van de wettelijke regelingen over privacy en beroepsgeheim die gelden voor de verschillende sectoren die vertegenwoordigd zijn in de teams, zoals (geestelijke) gezondheidszorg, thuiszorg, maatschappelijk werk, maatschappelijke ondersteuning, participatie, enzovoort.
Artikelen 1 tot en met 5 Algemene bepalingen Artikel 1 Begrippen Onder het begrip persoonsgegevens valt alle informatie over een individuele cliënt of zijn gezin, zoals: naam, adres, ondersteuningsvraag en informatie over de ondersteuning die wordt geboden. Bepaalde persoonsgegevens genieten een bijzondere wettelijke bescherming. De wet noemt dit bijzondere persoonsgegevens. Het gaat om gegevens die bijzonder privacygevoelig zijn zoals o.a. persoonsgegevens over ras en etniciteit, gegevens over de gezondheid, over de godsdienst, over de politieke overtuiging, enzovoort. Met cliënt wordt gedoeld op iedere inwoner van Amstelveen en Aalsmeer aan wie het sociaal team ondersteuning biedt, heeft geboden of gaat bieden. Onder het begrip cliënt vallen uitdrukkelijk ook de gezinsleden van de cliënt die bij de ondersteuning betrokken zijn. Het team werkt immers op basis van 1Gezin,1Plan en 1Regisseur. Als in deze toelichting en in de regeling gesproken wordt over de cliënt wordt gedoeld op de cliënt en de gezinsleden die betrokken zijn bij de ondersteuning. NB: er is ook sprake van een gezin als twee of meer mensen in gezinsverband wonen zonder minderjarige kinderen.
21
Het begrip ondersteuning wordt gebruikt voor alle activiteiten van het sociaal team die er op zijn gericht de cliënt en zijn gezin te ondersteunen in zijn vragen of behoeften op het terrein van zorg, welzijn, wonen en inkomen, inclusief het pro actief signaleren van en reageren op mogelijke vragen en behoeften. Met het begrip Sociaal Team wordt gedoeld op het sociaal team en de partners waarmee samengewerkt wordt. Verwerken van persoonsgegevens is de verzamelterm voor iedere handeling met persoonsgegevens zoals: opslaan, opvragen, doorgeven, bewerken, analyseren en bewaren. De beheerder is de functionaris die de dagelijkse zorg heeft voor het bestand en voor de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen. De leidinggevende van het sociaal team treedt op als beheerder van het bestand. Het bestand is de term die wordt gebruikt voor de digitale verzameling van persoonsgegevens van cliënten. Er is bewust gekozen voor de neutrale aanduiding ‘bestand’ zonder vermelding van merknaam of type, zodat bij vervanging van het systeem dat nu gebruikt wordt de tekst van de privacyregeling niet behoeft te worden aangepast. NB: Als het reglement de term bestand gebruikt gaat het uitdrukkelijk om de verzameling van persoonsgegevens van het sociaal team, niet om de cliëntdossiers van de instellingen die deelnemen aan de sociaal teams. Partners wordt gebruikt voor de gemeentebesturen en de instellingen die mee doen aan de sociale teams en die daarom deze privacyregeling hebben ondertekend, of die er zich later, door middel van een aansluitverklaring, aan hebben gebonden. Artikel 2 Doel In artikel 2 wordt het doel beschreven van de verwerking van persoonsgegevens. Dit artikel geeft daarmee antwoord op de vraag waarom de gegevens van cliënten worden verwerkt. Deze bepaling is van belang omdat aan dit doel de gehele gegevensverwerking door het sociaal team wordt ‘opgehangen’. Artikel 3 Reikwijdte De regels over de omgang met persoonsgegevens gelden voor iedere verwerking van persoonsgegevens van cliënten door leden van de sociaal teams, ongeacht of dit mondeling, schriftelijk, via beeldmateriaal of elektronisch gebeurt. Artikel 4 en 5 verantwoordelijkheden De Wet bescherming persoonsgegevens noemt het orgaan of de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de gegevensverwerking de verantwoordelijke. Dit is degene die
22
ook deze regeling vaststelt en kan wijzigen of intrekken. In deze regeling zijn als verantwoordelijken aangewezen de colleges van B&W van de beide gemeenten. De verantwoordelijken dragen, vooral ook naar buiten toe, de eindverantwoordelijkheid voor de gegevensverwerking. In artikel 4 wordt deze eindverantwoordelijkheid beschreven. Artikel 5 beschrijft de eigen verantwoordelijkheid van de leidinggevende en de leden van de sociale teams. Van alle beroepskrachten die met persoonsgegevens van cliënten omgaan, wordt verwacht dat zij dit zorgvuldig doen en dat zij zich houden aan de bepalingen van deze regeling.
Artikel 6
Informeren van de cliënt en het vragen van toestemming
In het eerste contact met de cliënt zal het er vooral om gaan om de vragen en behoeften van de cliënt in beeld te brengen en om samen te bekijken welke ondersteuning de cliënt daarbij nodig heeft. Vanuit de privacyregeling is van belang dat daarnaast in dit eerste contact ook een en ander over privacy aan de orde komt. In een eerste contact behoort het sociaal team, de betreffende casusregisseur, de cliënt ook te informeren over het feit dat het sociaal team gegevens van hem vastlegt, om welk type gegevens het gaat en met welk doel dit gebeurt. Ook moet de cliënt dan gewezen worden op de rechten (op inzage, correctie en dergelijke) die hij kan uitoefenen en hij moet weten tot wie hij zich daarvoor moet wenden. Wellicht kan dit via een korte tekst in een brochure over de sociale teams waarbij voor meer informatie wordt verwezen naar de website. Dit informatierecht van de cliënt is een kernbepaling van de wet omdat alleen een cliënt die weet dat zijn gegevens worden vastgelegd, zijn overige wettelijke rechten kan uitoefenen. Vragen van toestemming voor de uitwisseling van gegevens binnen het sociaal team. Het sociaal team is bewust opgezet als een team van beroepskrachten uit verschillende disciplines en sectoren. De multidisciplinaire samenstelling is de kracht van het team. De uitwisseling van persoonsgegevens binnen het team is niet zondermeer mogelijk. Daarom dient het sociaal team in de eerste contacten met de cliënt duidelijk te maken wat het sociaal team is en hoe het werkt. Als de werkwijze duidelijk is, dient voor de uitwisseling van gegevens binnen het team toestemming te worden gevraagd aan de cliënt. Dat kan mondeling gebeuren. In dat geval moet het sociaal team de verkregen toestemming nauwkeurig (met datum en aan wie toestemming is gevraagd) vastleggen in het bestand. Wordt de toestemming schriftelijk gevraagd, dan wordt deze (al dan niet gescand) toegevoegd aan het bestand.
Artikel 7
Verwerken van cliëntgegevens in geval van een verwijzing
Om een zorgvuldige en vooral open werkwijze richting cliënten te borgen, bepaalt artikel 7 dat een verwijzer (dit wil zeggen een beroepskracht die geen lid is van het sociaal team en die de cliënt vanwege zijn ondersteuningsvraag aanmeldt bij het sociaal team) een cliënt in principe pas
23
aanmeldt als hij deze aanmelding met zijn cliënt heeft besproken en daarvoor de toestemming van de cliënt heeft. Lukt dat de verwijzer niet, dan is de eerste actie van het sociaal team om samen met de verwijzer te bekijken of, en zo ja hoe er contact kan worden gezocht met de cliënt om de noodzaak van de verwijzing te bespreken en de instemming van de cliënt hiervoor te krijgen. Deze bepaling wil om te beginnen bereiken dat een verwijzer zijn aanmelding doet in alle openheid richting cliënt. Maar in sommige gevallen zal een verwijzer dit moeilijk vinden. Ook dan staat de deur van het sociaal team voor hem open, maar dan vooral om de verwijzer te ondersteunen in het zoeken van contact met de cliënt, eventueel samen met een lid van het sociaal team, om de verwijzing te bespreken en de cliënt mee te krijgen in de noodzaak van deze verwijzing. Zo wordt toch de gewenste openheid richting cliënt bereikt en ondersteunen verwijzer en sociaal team elkaar. Uitzondering op de regel van openheid en toestemming is de situatie waarin de verwijzer aannemelijk kan maken dat er concrete aanwijzingen zijn voor een bedreiging van de veiligheid van de cliënt of die van anderen. Alleen in dat geval kan het sociaal team besluiten om zo nodig zonder dat cliënt hiervan weet acties in gang te zetten gericht op het vergroten van de veiligheid.
Artikel 8
Verstrekken van politie gegevens
In artikel 8 is geregeld welke gegevens de politie verstrekt indien dit nodig is.
Artikel 9
De gegevens van de cliënt die bekend zijn bij de instellingen die deel uit maken van het team
Ook de bepaling van artikel 9 borgt een open werkwijze richting gezin. Meldt een cliënt zichzelf aan, dan bekijkt het sociaal team of het gelet op de ondersteuningsvraag nodig is om kennis te nemen van de inhoud van eerdere contacten die de cliënt had met de instellingen die samen het team vormen. Indien het sociaal team meent dat het kennis nemen van deze gegevens voor de ondersteuningsvraag nodig is, dan worden deze gegevens door de casusregisseur ook met de cliënt doorgesproken. Zo wordt een transparante werkwijze bevorderd en wordt voorkomen dat de casusregisseur met ‘verborgen’ informatie zit in zijn contacten met het gezin. Zoekt het sociaal team contact met een cliënt die door een verwijzer is aangemeld, dan gaat het team eerst met de cliënt spreken, voordat het team informatie over de cliënt inziet bij een of meer van de partnerinstellingen. Pas als het contact gelegd is wordt, zo nodig, ook eerdere info over de cliënt bij de partnerinstellingen ingezien en deze wordt ook weer doorgesproken met de cliënt. NB: Van de regel om ‘blanco’ naar de cliënt toe te gaan, kan alleen worden afgeweken als er concrete aanwijzingen zijn om te vrezen voor de veiligheid van de cliënt, zijn gezinsleden, de leden van het sociaal team of die van anderen.
24
25
Artikel 10
Inhoud van het bestand, bewaartermijn en vernietigen
Artikel 10 geeft aan welke gegevens van cliënten worden vastgelegd in het bestand. Vuistregel daarbij is dat die gegevens worden vastgelegd die nodig zijn voor zorgvuldige ondersteuning. Het zal vooral gaan om een beschrijving van de ondersteuningsbehoefte van de cliënt en om de afspraken die over de ondersteuning met de cliënt worden gemaakt. Het is zeker niet de bedoeling dat het bestand een bundeling wordt van de cliëntdossiers van de partners. Gegevens in het bestand zijn als regel bekend bij de cliënt Als uitgangspunt geldt in het kader van een transparante en zorgvuldige ondersteuning dat de gegevens die in het bestand over een cliënt zijn opgenomen, zijn doorgesproken of in ieder geval bekend zijn bij de cliënt. Op deze regel kan alleen een uitzondering worden gemaakt in verband met de veiligheid van de cliënt, van zijn gezinsleden, van het sociaal team of die van anderen. Is bepaalde informatie wel in het bestand vastgelegd maar (nog) niet besproken met de cliënt, dan maakt het lid van het sociaal team die de aantekening vastlegt in het bestand daarbij een aantekening dat en waarom de gegevens (nog) niet zijn doorgesproken met de cliënt. Bewaartermijn De gegevens van de cliënt worden zeven jaar bewaard. De termijn wordt gerekend vanaf het jaar waarin de ondersteuning van het sociaal team is afgesloten. NB: Voor de bewaartermijn wordt aangesloten bij andere bewaartermijnen die binnen de gemeente gelden voor persoonsgegevens. Er is niet gekozen voor de bewaartermijn van vijftien jaar van de nieuwe Jeugdwet omdat deze termijn als een te lange bewaartermijn wordt gezien, zeker ook omdat het vooral gaat om procesafspraken. De inhoud van de hulp en zorg wordt vastgelegd in cliëntdossiers van de partners. Voor deze dossiers van de partners geldt over het algemeen een wettelijke bewaartermijn van vijftien jaar.
Artikel 11
Toegang tot de gegevens in het bestand
Artikel 11 regelt de toegang tot de gegevens van cliënten in het bestand. Uitgangspunt is dat de casusregisseur en de overige leden van het team die rechtstreeks bij de ondersteuning aan de cliënt zijn betrokken toegang hebben tot de gegevens die over het gezin het bestand zijn opgenomen. Ook de andere leden van het sociaal team (die niet direct bij de hulpverlening zijn betrokken) hebben toegang tot het bestand, voor zover dit voor het uitvoeren van hun taken noodzakelijk is. Bijvoorbeeld als een teamlid optreedt als vervanger van een ander teamlid bij ziekte of verlof. De leidinggevende van het sociaal team heeft eveneens toegang tot het bestand, voor zover dit nodig is voor het uitoefenen van zijn leidinggevende taken. Tot slot biedt artikel 10 de mogelijkheid voor toegang tot de gegevens in verband met afhandeling van klachten.
26
NB: Intern treffen alle partners een regeling waarin ze vaststellen wie er van hun medewerkers toegang hebben tot het bestand, vanuit welke functie dat gebeurt en of er naast leesbevoegdheden ook schrijfbevoegdheden worden toegekend. Op basis van deze regelingen kent de beheerder van het bestand autorisaties toe.
Artikel 12
Uitwisselen van gegevens in verband met intern overleg binnen het sociaal team
Artikel 12 maakt het mogelijk dat teamleden ad hoc of structureel overleggen met elkaar over de ondersteuning aan de cliënt.
Artikel 13
Verstrekken van persoonsgegevens aan anderen buiten het sociaal team
De beroepskrachten van het sociaal team hebben een beroepsgeheim. Dit beroepsgeheim wordt afgeleid uit algemene privacy bepalingen zoals deze zijn opgenomen in artikel 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden (EVRM) en in artikel 10 van de Grondwet. Voor maatschappelijk werkers is het algemene beroepsgeheim dat voor alle beroepskrachten geldt die cliënten enigerlei vorm van ondersteuning, activering, begeleiding of een andere vorm van individuele ondersteuning bieden, nader uitgewerkt in de Beroepscode voor de maatschappelijk werker van de NVMW. Voor psychologen, pedagogen en onderwijskundigen is dat gebeurd in de gedragscodes va n het NIP en de NVO. Naast de algemene regeling over het beroepsgeheim kennen sommige beroepsgroepen een ‘eigen’ wet waarin hun beroepsgeheim is vastgelegd. Zo geldt voor medisch zorgverleners, zoals artsen, verpleegkundigen en zorgverleners in de GGZ, het beroepsgeheim dat in de Wet Big en in de Wgbo is vastgelegd. De Wet op de jeugdzorg kent een eigen regeling in de Wet op de jeugdzorg. Waar het ook is vastgelegd, het beroepsgeheim van de leden van het sociaal team betekent dat zij, zonder toestemming van hun cliënt, als regel geen informatie over hem aan anderen mogen verstrekken. Dit beroepsgeheim is een belangrijk instrument om de drempel tot de ondersteuning van o.a. het sociaal team laag te houden. Wijkbewoners zullen sneller geneigd zijn om zich tot het sociaal team te wenden en open over hun zorgen te spreken, als ze er op kunnen vertrouwen dat het besprokene binnenskamers blijft. Zo bezien is het beroepsgeheim een belangrijke sleutel tot effectieve ondersteuning. De beroepskracht moet gericht toestemming vragen voor een bepaalde verstrekking. Dit wil zeggen dat hij de cliënt moet vertellen met wie hij over hem wil spreken, bijvoorbeeld met de huisarts of met de school. Daarnaast moet hij de cliënt, voordat hij toestemming vraagt, ook uitleggen waarom hij over hem wil spreken met een of meer andere.
27
NB: Vanwege deze eis van gerichte toestemming, is de toestemmingsverklaring die de cliënt aan het begin van zijn contacten met het sociaal team ondertekent niet voldoende. Daarmee geeft hij alleen toestemming voor de interne uitwisseling van gegevens binnen het sociaal team. Is ook extern overleg nodig bijvoorbeeld met school of met de huisarts, dan moet daarvoor gericht toestemming worden gevraagd. Werkwijze bij het vragen van toestemming Het vragen van toestemming gebeurt bij voorkeur als volgt: 1.
Leg de cliënt uit waarom je gegevens wilt verstrekken, om welke gegevens het gaat en aan wie ze worden verstrekt of met wie je ze wilt bespreken;
2.
Nodig uit om reactie te geven (wat vindt u daarvan?);
3.
Ga zo nodig in op vragen en bezwaren en bezie of je daaraan tegemoet kunt komen;
4.
Stel vast of je toestemming hebt gekregen van de cliënt.
Schriftelijke en mondeling gegeven toestemming vastleggen in het bestand Krijgt de beroepskracht toestemming van de cliënt, dan maakt hij daarvan een aantekening in het bestand. Wordt de toestemming schriftelijk gegeven, dan kan deze worden toegevoegd aan het bestand, is de toestemming mondeling gegeven dan maakt de beroepskracht die toestemming heeft gevraagd daarvan een aantekening in het bestand zodat duidelijk is wie hem op welke datum voor een bepaalde gegevensverstrekking toestemming heeft verleend. Duur van de toestemming Toestemming wordt gericht gevraagd en gegeven. Van belang daarbij is ook dat het voor de cliënt duidelijk is of het om een eenmalige gegevensuitwisseling gaat, of dat tijdens de ondersteuning structureel gegevensuitwisseling plaats zal vinden met een andere instantie.
Artikel 14
Verstrekken van informatie over de cliënt zonder zijn toestemming
Geen enkel beroepsgeheim is absoluut. Daarom biedt de privacyregeling de leden van het sociaal team, als zij geen toestemming krijgen of als zij deze niet kunnen vragen en de cliënt zich in een zeer ernstige situatie bevindt, de mogelijkheid om zonder toestemming van de cliënt met anderen over hem te spreken. Bevindt de cliënt (of een lid van zijn gezin) zich in een zeer ernstige situatie, en heeft hij dringend ondersteuning of een andere interventie nodig, en krijgt het sociaal team, ondanks serieuze pogingen daartoe, geen toestemming, of kan het team deze niet vragen in verband met de veiligheid; dan kan hij toch met anderen over hem spreken als dit de enige manier is om de zeer ernstige situatie te verbeteren, bijvoorbeeld door hem toe te leiden naar de noodzakelijke ondersteuning.
28
Opmerkingen Voordat een dergelijk besluit genomen wordt, overlegt het lid van het sociaal team met minstens één ander teamlid en met de leidinggevende om samen te bekijken of het echt niet mogelijk is om toestemming te vragen of te krijgen en of er werkelijk sprake is van een zo ernstige situatie dat het beroepsgeheim dient te worden verbroken. Een beroepskracht die zonder toestemming van de cliënt toch gegevens over hem aan een ander verstrekt maakt een aantekening over deze verstrekking in het bestand onder vermelding van de reden voor deze verstrekking. In het kader van een transparante werkwijze is het van belang om de cliënt zo spoedig mogelijk te informeren over het feit dat zijn gegevens zonder zijn toestemming zijn verstrekt aan een of meer anderen. Artikel 15
Meldrecht Advies en Meldpunt Huiselijke Geweld en Kindermishandeling (AMHK)en het hanteren van de Meldcode
De Wet op de jeugdzorg biedt iedere beroepskracht met een beroepsgeheim het recht om vermoedens van kindermishandeling te melden aan het Advies en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (Veilig thuis) , ook als hij daarvoor geen toestemming van de ouders of het kind kan krijgen. Dit wettelijk meldrecht omvat ook het recht om informatie te verschaffen over de cliënt, als het AMK daar in het kader van een onderzoek naar kindermishandeling, om vraagt. De Wet maatschappelijke ondersteuning biedt, sinds 1 juli 2013, een vergelijkbaar meldrecht bij het Steunpunt Huiselijk Geweld voor vermoedens van huiselijk geweld waarbij uitsluitend meerderjarigen als slachtoffer, pleger of getuige zijn betrokken. Volgen van de stappen van de meldcode In geval van vermoedens of signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling zijn de leden van het sociaal team verplicht om de stappen van de Meldcode kindermishandeling en huiselijk geweld te volgen die door het sociaal team wordt gehanteerd. Dat is de meldcode van de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer. Het gaat om de volgende stappen: signalen vastleggen; collegiaal advies en/of advies van Veilig thuis of een deskundige op het terrein van letselduiding; gesprek over de signalen met de cliënt tenzij dit in verband met de veiligheid van de cliënt, van de beroepskracht of die van anderen niet mogelijk is; wegen van de ernst en de aard van het huiselijk geweld of de kindermishandeling, en in alle gevallen van twijfel (opnieuw) raadplegen van AMHK;
29
beslissen: zelf hulp of ondersteuning bieden of organiseren of (ook) een melding doen bij het Veilig thuis. Voor de sociale teams geldt dat zij bij het zetten van de stappen (ook) altijd overleg voeren met de leidinggevende van de sociale teams. Voor meer informatie over het signaleren van kindermishandeling en huiselijk geweld en over het volgen van de meldcode verwijzen we naar de Meldcode Kindermishandeling en Huiselijk geweld van de beide gemeenten. Artikel 16
Opnemen van een jongere in Matchpoint
In artikel 16 is het wettelijk meldrecht opgenomen voor het doen van een melding in de verwijsindex risicojongeren, Matchpoint genaamd. Beroepskrachten hebben op basis van artikel 2j Wet op de jeugdzorg in geval van een redelijk vermoeden van een aantal in de wet genoemde risico’s (die zijn overgenomen in artikel 16 van de privacyregeling) het recht om een jongere op te nemen in de verwijsindex. Omdat er een wettelijk meldrecht is kan de melding ook worden gedaan als de jeugdige en/of zijn ouders daarvoor geen toestemming geven. Het gaat bij dit meldrecht om een zorgvuldige afweging waarbij de beroepskracht niet alleen moet beoordelen of er sprake is van een van de genoemde risico’s maar ook of daardoor de condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid feitelijk worden bedreigd. In het kader van een open werkwijze bespreekt het sociaal team de risico’s die het sociaal team signaleert en de melding, bij voorkeur vooraf, met de jeugdige en zijn ouders. Overleg na een ‘match’ Ontstaat er een match met een andere beroepskracht die de jongere ook in Matchpoint heeft opgenomen, dan gelden voor dit overleg de regels van artikel 13 en 14. Dit wil zeggen dat dit overleg als regel plaats vindt op basis van toestemming en dat alleen in uitzonderlijke situaties overleg kan worden gevoerd zonder dat daarvoor toestemming is gevraagd of gekregen.
Artikel 17, 18 en 19 Rechten van betrokkenen Personen van wie het sociaal team gegevens heeft vastgelegd worden in de Wet bescherming persoonsgegevens betrokkenen genoemd. Te denken valt bij betrokkenen natuurlijk op de eerste plaats aan cliënten. Maar de kring van betrokkenen is ruimer, want het sociaal team legt bijvoorbeeld ook gegevens vast van een verwijzer of van een lid van het sociaal netwerk van de cliënt dat wellicht het gezin hulp kan bieden. De verwijzer en het lid van het sociaal netwerk zijn geen cliënt maar vallen wel onder de definitie van betrokkene. De Wet bescherming persoonsgegevens kent een aantal rechten toe aan de betrokkene. Deze betrokkene kan zijn rechten uitoefenen ten aanzien van alle persoonsgegevens die in het bestand van
30
het sociaal team zijn opgenomen voor zover deze gegevens op hem betrekking hebben. Het gaat om de volgende rechten: Recht op informatie, inzage en afschrift (artikel 17); Recht op correctie van feitelijke onjuistheden en een recht op het toevoegen van een eigen verklaring als de betrokkene het niet eens is met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen (artikel 18); Recht op vernietiging van (bepaalde) gegevens die over de cliënt in het bestand zijn opgenomen (artikel 19). Informatie inzage en afschrift Een betrokkene kan verzoeken hem mede te delen of er gegevens over hem in het bestand zijn opgenomen. Is dit het geval, dan dient de betrokkene in principe inzage te krijgen in of een volledig afschrift te krijgen van alle gegevens die over hem in het bestand zijn opgenomen. Dit recht kan alleen in bijzondere gevallen worden beperkt of geweigerd. In artikel 16 lid 4 worden de (in de wet beschreven) redenen daarvoor genoemd. Van belang voor de praktijk van het sociaal team is vooral dat inzage en of afschrift beperkt of geweigerd kunnen worden in verband met ‘rechten en vrijheden van anderen’. Dit maakt het mogelijk om in een bijzonder geval bepaalde gegevens niet ter inzage te geven in verband met privacybelangen of de veiligheid van een gezinslid of een (ex) partner van de cliënt. Vanwege deze beperking is het van belang dat de gegevens in het bestand eerst goed worden doorgelezen voordat de gegevens aan de verzoeker bekend worden gemaakt, zodat eerst wordt beoordeeld of er een reden is om bepaalde gegevens (zoals bijvoorbeeld een geheim adres) af te schermen voordat de betrokkene zijn gegevens inziet. Status van persoonlijke werkaantekeningen Persoonlijke werkaantekeningen van een lid van het sociaal team vallen buiten de rechten op inzage, afschrift en dergelijke. Onder persoonlijke werkaantekeningen vallen alleen die aantekeningen die het lid van het sociaal team maakt als tijdelijke en strikt persoonlijke geheugensteun ten behoeve van een volgend contact. Vanaf het moment dat de beroepskracht zijn persoonlijke werkaantekeningen deelt met een ander lid van het sociaal team of met iemand daarbuiten, vallen deze aantekeningen onder het recht op inzage, afschrift en dergelijke. In feite is er dus nauwelijks ruimte voor het maken van persoonlijke werkaantekeningen want ook in geval van intern overleg binnen het team krijgen persoonlijke werkaantekeningen de status van gegevens die tot het dossier behoren en waarop recht op inzage e.d. kan worden uitgeoefend. Alle signalen over ernstige of zorgelijke situaties waarin een cliënt of een gezinslid van de cliënt mogelijkerwijs verkeert, behoren in ieder geval te worden vastgelegd in het bestand zodat deze ook bij afwezigheid van het lid van het sociaal team in volgende contacten tussen de cliënt en een ander lid van het sociaal team, bekend zijn bij het sociaal team.
31
Artikel 18
Correctierecht
Blijkt uit het recht op inzage en informatie dat het bestand informatie bevat die feitelijk onjuist is, of die overbodig is, gelet op de ondersteuning die het sociaal team biedt, dan kan de cliënt het sociaal team verzoeken om deze informatie te corrigeren of weg te halen. Het sociaal team dient binnen vier weken op dit verzoek te reageren. Een afwijzing van het verzoek moet zorgvuldig worden gemotiveerd. Is een betrokkene het niet eens met een oordeel dat of een mening die over hem in het bestand is opgenomen, dan heeft hij het recht om een eigen verklaring aan de gegevens toe te voegen waarin hij uitlegt dat hij het niet eens is met dit oordeel en waarom niet. Artikel 19
Vernietigingsrecht
De betrokkene kan het sociaal team verzoeken (een deel van) zijn gegevens uit het bestand te verwijderen. In principe moet het sociaal team binnen drie maanden aan een dergelijk verzoek voldoen. Maar het verzoek kan (gedeeltelijk) worden geweigerd als het bewaren van de gegevens van ‘aanmerkelijk belang’ kan zijn voor een ander dan de betrokkene. Op basis van deze uitzondering kan het sociaal team bijvoorbeeld besluiten om gegevens over mogelijk huiselijk geweld te bewaren in verband met de veiligheid van de partner van de betrokkene die om vernietiging verzoekt.
Artikel 20
Taken van de verantwoordelijken mandateren aan de beheerder
Formeel moet de betrokkene zich voor het uitoefenen van zijn rechten wenden tot een van de verantwoordelijken, dit wil zeggen tot het bevoegd gezag van een van de instellingen. Maar de verantwoordelijken kunnen deze taak, op basis van een mandaatbesluit, overdragen aan de leidinggevende van het sociaal team die ook beheerder is van het bestand. Zo wordt het mogelijk dat de leidinggevende / beheerder de verzoeken om inzage, informatie, correctie en vernietiging afhandelt. Artikel 21
De positie van ouders en kinderen
De rechten die op basis van deze regeling kunnen worden uitgeoefend worden in sommige gevallen uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger, dit wil zeggen door degene die het gezag over de minderjarige heeft. Is een betrokkene of een cliënt nog geen twaalf jaar oud dan oefent of oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) de rechten van het kind uit. Is een cliënt of een betrokkene al wel twaalf maar nog geen zestien jaar oud, dan oefenen de wettelijk vertegenwoordiger(s) en de jeugdige de rechten van de jeugdige cliënt of betrokkenen beiden uit. Vanaf zestien jaar oefent de jeugdige betrokkene of cliënt zijn rechten zelfstandig uit.
32
Wilsonbekwaamheid Mocht een jeugdige cliënt of betrokkene van zestien jaar of ouder bijvoorbeeld door een geestelijke beperking of een psychiatrische stoornis naar het oordeel van het sociaal team niet in staat worden geacht om zijn rechten (zelfstandig) uit te oefenen of de gevolgen daarvan te overzien, dan worden zijn rechten uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s), of door de ouder(s) als hij na zijn meerderjarigheid geen wettelijk vertegenwoordiger heeft. Beperken van rechten van wettelijk vertegenwoordiger(s) Bij het uitoefenen van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger(s) geldt een belangrijke beperking, die is geformuleerd in lid 5 van artikel 20. Is het uitoefenen van deze rechten in strijd met zwaarwegende belangen van de jeugdige cliënt, dan kan het sociaal team deze rechten beperken of zo nodig weigeren. Bijvoorbeeld als een ouder wil dat de aantekeningen over een vermoeden van kindermishandeling en een melding bij het Veilig thuis uit het dossier worden verwijderd. Dit verzoek kan worden afgewezen indien het sociaal team meent dat het van belang is om deze aantekeningen te bewaren gelet op de veiligheid van het kind van de cliënt.
Artikel 22
Geheimhouding
Artikel 21 van de regeling bepaalt uitdrukkelijk dat ieder die op basis van deze regeling kennis neemt van persoonsgegevens van cliënten een geheimhoudingsplicht heeft. Deze bepaling zorgt er voor dat ook beroepskrachten die zelf geen beroepsgeheim hebben, zoals bijvoorbeeld de leidinggevende van het sociaal team, de gegevens van cliënten waarvan zij kennis nemen geheim houden, tenzij de wet of deze regeling verstrekking van gegevens mogelijk maakt.
Artikel 23
Slotbepalingen
De slotbepalingen bieden o.a. de mogelijkheid voor nieuwe instellingen om deel te gaan nemen aan de sociaal teams door de toetredingsverklaring te ondertekenen.
33
5
Ondertekening
Toetredingsverklaring privacyreglement Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer 2015
Ondertekening Privacyreglement Sociale Teams Amstelveen en Aalsmeer 2015
Aldus overeengekomen te…………………………………………
op ………………………,
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
34
