PRESENTASI EFEKTIF DENGAN MS POWERPOINT
ISROI
Pendahuluan Presentasi adalah salah satu aktivitas yang tidak bisa dilepaskan dari hampir semua bidang pekerjaan saat ini. Presentasi dilakukan pada rapat-rapat rutin, rapat kerja, atau rapat tim dan panitia. Presentasi dilakukan pada saat penyampaian proposal kerja ataupun laporan hasil pekerjaan tersebut. Presentasi produk untuk melakukan penjualan. Guru mengajar dan dosen memberikan kuliah pada prinsipnya adalah presentasi. Presentasi juga dilakukan pada acara-acara seminar, workshop, dan palatihan. Jika Anda mengikuti LKTI, Anda harus melakukan presentasi. Jika Anda menjadi mahasiswa, Anda akan banyak melakukan presentasi, misalnya: presentasi praktikum, quiz, laporan PKL, kolokium, dan seminar hasil penelitian. Ketrampilan melakukan presentasi adalah salah satu modal untuk berhasil dalam bekerja. Tidak jarang keberhasilan suatu pekerjaan ditentukan oleh keberhasilan melakukan presentasi. Dalam sebuah rapat panitia misalnya, kepiawian mengkoordinasikan tim panitia sebagian ditentukan oleh ketrampilan presentasi. Mempelajari bagaimana melakukan presentasi yang efektif akan sangat membantu dalam melakukan pekerjaan. Salah satu program aplikasi yang handal untuk membuat presentasi adalah MS PowerPoint. PowerPoint salah satu anggota keluarga dari Microsoft Office dalam OS Windows. Sejak pertama kali Windows dilucurkan (Windows 1.1), PowerPoint sudah disertakan. Versi terbaru dari PowerPoint adalah MS PowerPoint 2003. PowerPoint 2003 jauh lebih canggih dari pada nenek moyang PowerPoint generasi pertama yang akan dijelaskan nanti. Menguasai program PowerPoint akan sangat membantu dalam melakukan presentasi. PowerPoint banyak memiliki kemampuan dan fasilitas. Semua kemampuan dan fasilitas PowerPoint tersebut harus didayagunakan secara optimal agar presentasi berjalan efektif. Makalah ini akan menjelaskan bagaimana melakukan presentasi yang efektif dengan menggunakan PowerPoint.
1
Presentasi Presentasi adalah salah satu bentuk komunikasi yaitu pertukaran pesan/informasi antara Anda dengan seseorang atau beberapa orang. Anda membawa informasi tersebut kemudian menyampaikannya kepada orang lain melalui sebuah saluran. Selanjutnya orang menerima informasi dan bereaksi atas informasi yang diterimanya tersebut. Keberhasilan suatu presentasi ditentukan oleh seberapa banyak informasi yang dapat diterima oleh orang dan seberapa ketepatan reaksi yang diberikan oleh orang seperti yang Anda inginkan. Sebagai contoh, Anda melakukan presentasi produk untuk melakukan penjualan. Anda mempresentasikan semua keunggulan produk yang Anda jual. Presentasi dikatakan berhasil jika orang yang mengikuti presentasi mau membeli produk Anda tersebut. Ada banyak sekali saluran untuk melakukan presentasi. Pada makalah ini presentasi di batasi dengan menggunakan komputer sebagai salah satu alat bantu untuk presentasi. Presentasi dapat juga dilakukan secara langsung (face to face) dengan media slide proyektor, OHP, atau data proyektor (LCD/InFocus). Presentasi dapat juga dilakukan secara tidak langsung. Misalnya dengan mengirimkan file presentasi dalam CD kepada orang lain. Presentasi memiliki beberapa tujuan. Tujuan presentasi akan sangat menentukan bagaimana kita akan melakukan dan mendesain presentasi. Tujuan presentasi tersebut adalah sebagai berikut: 1. Menginformasikan: presentasi berisi informasi yang akan disampaikan kepada orang lain. Presentasi semacam ini sebaiknya menyampaikan informasi secara detail dan jelas (clear) sehingga orang dapat menerima informasi dengan baik dan tidak salah presepsi terhadap informasi yang diberikan tersebut. 2. Meyakinkan: presentasi berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis sehingga menyakinkan orang atas suatu topik tertentu. Kondradiksi dan ketidakjelasan informasi dan penyusunan yang tidak logis akan mengurangi keyakinan orang atas presentasi yang diberikan. 3. Membujuk: presentasi yang berisi informasi, data, dan bukti-bukti yang disusun secara logis agar orang mau melakukan suatu aksi/tindakan. Presentasi dapat berisi bujukan, atau rayuan yang disertai dengan bukti-bukti sehingga orang merasa tidak ragu dan yakin untuk melakukan suatu tindakan. 4. Menginspirasi: presentasi yang berusaha untuk membangkitkan inspirasi orang. 5. Menghibur: presentasi yang berusahan untuk memberi kesenangan pada orang melalui informasi yang diberikan. PowerPoint merupakan salah satu media untuk menyampaikan presentasi. PowerPoint dapat merupakan bagian dari keseluruhan presentasi maupun menjadi satusatunya sarana penyampaian informasi. PowerPoint sebagai pendukung presentasi misalnya adalah PowerPoint sebagai alat bantu visual dalam presentasi oral. PowerPoint dapat pula menjadi media utama penyampaian presentasi, misalnya pada
2
presentasi produk/iklan mini, profil perusahaan, dan presentasi online. Presentasi semacam ini dapat disertai dengan narasi dan ilustrasi suara, musik, atau video yang dimainkan pada saat presentasi. Keunggulan MS PowerPoint PowerPoint memiliki beberapa keunggulan dibandingkan program lain, antara lain sebagai berikut: 1. Menyediakan banyak pilihan media presentasi: a. Overhead Tranparacies (Tranparansi Overhead): menggunakan slide proyektor atau OHP, b. Slide Show Presentation (Presentasi Slide Show): menggunakan LCD atau InFocus, c. Online Presentation (Presentasi Online): melalui internet atau LAN, d. Print Out dan Handout : presentasi dicetak dan dibagikan pada peserta. 2. Presentasi Multimedia: kita dapat menambahkan berbagai multimedia pada slide presentasi, seperti : clip art, picture, gambar animasi (GIF dan Flash), background audio/music¸narasi, movie (video klip). 3. Pemaketan slide presentasi ke dalam CD. PowerPoint 2003 memiliki fasilitas untuk memaket slide presentasi ke dalam CD. Presentasi ini dapat ditampilkan langsung (autorun) dan masih dapat ditampilkan walaupun tidak terinstall program PowerPoint. 4. Modus Slide Show yang lengkap. 5. Custom Animation. PowerPoint memiliki fasilitas custom animation yang sangat lengkap. Dengan fasilitas ini presentasi dapat menjadi lebih ’hidup’, menarik, dan interaktif. Lankah-langkah Desain Presentasi Membuat desain presentasi tidak hanya sekedar ‘mempercantik’ tampilan presentasi, namun lebih dari itu, yaitu : mendesain presentasi yang memudahkan audien menyerap informasi dan tujuan presentasi tercapai. Sering penulis perhatikan, banyak presenter yang mendesain presentasi sedemikian indahnya, sayangnya desain tersebut hanya enak dilihat tapi sulit dipahami. Sering juga desain presentasi dibuat monoton dan ‘datar-datar’ saja atau hanya melulu berisi teks saja, sehingga audien menjadi cepat bosan dan mengantuk. Sebelum mulai mendesain presentasi ada beberapa langkah untuk mendesain presentasi, yaitu sebagai berikut:
3
Tetapkan tujuan, kenali audien, dan media presentasi
Outline Presentasi
Mendesain presentasi: menambahkan font,warna, background, dll
Menambahkan grafik, multimedia (sound, animasi, movie, transisi slide), dan narasi
Review dan perbaikan
Presentasi PowerPoint
Pertama tetapkan terlebih dahulu tujuan melakukan presentasi. Tujuan harus jelas dan spesifik. Tujuan ini akan menjadi guideline pada saat membuat desain presentasi. Selanjutnya kenali audien atau pada siapa presentasi tersebut ditujukan. Dengan lebih mengenal audien akan semakin memudahkan untuk membuat desain presentasi yang sesuai. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dari audien antara lain: Usia Jenis Kelamin Tingkat Pendidikan Latar Belakang Sosial Budaya Kedudukan dan Jabatan Jumlah Media apa yang dipakai untuk melakukan presentasi. Misalnya media yang digunakan adalah OHP, maka kita tidak mungkin menggunakan custom animation, sound, dan video klip.
4
Langkah berikutnya adalah mulailan membuat ouline presentasi. Tuliskan outline di atas kertas atau dalam dokumen MS Word atau langsung di atas slide PowerPoint. Outline dibuat berdasarkan makalah presentasi jika ada. Pada saat membuat outline ini, pikirkan juga bahan-bahan pendukung presentasi, misalnya: clip art, picture, sound, background musik, video klip dan lain sebagainya. Selanjutnya mulailah tuangkan desain di atas slide PowerPoint. Lengkapi outline yang sudah dibuat dengan keterangan tambahan. Berilah warna pada font. Atur tata letaknya. Berilah warna pada background. Berikutnya, mulai menambahkan multimedia ke dalam slide. Tambahkan clip art, picture, atau gambar lainnya. Aturlah tata letaknya agar tampak menarik. Tambahkan pula efek animasi, bakcground audio, dan video. Namun harus diperhatikan bahwa semua komponen multimedia ini harus memperjelas isi presentasi dan mendukung pencapaian tujuan presentasi. Sebelum menyelesaikan desain, ulas ulang desain yang telah dibuat. Jika perlu minta pendapat dan masukan dari orang lain. Lakukan perbaikan-perbaikan jika diperlukan, hingga Anda telah yakin presentasi telah seperti yang diinginkan. Elemen dan Prinsip Desain Presentasi Presentasi dengan PowerPoint adalah presentasi visual, Anda memiliki kekuatan untuk mengatur gerakan mata audien, memanipulasi emosinya, dan mempercepat denyut jantung audien. Sebuah penelitian yang dilakukan oleh Universiti of Minnesota School of Management dan disponsori oleh 3M menemukan bahwa presentasi visual lebih efektif dalam menyampaikan informasi dan mempengaruhi audien daripada presentasi nonvisual. Elemen-elemen visual presentasi jika digunakan secara efektif dapat memberikan dampak yang besar pada audien. Elemen-elemen desain presentasi antara lain sebagai berikut : Warna Gambar (picture), animasi dan movie Bentuk (shape) Garis Teks Value atau tone Tekstur Suara Volume atau ukuran Elemen yang paling berpengaruh pada presentasi visual adalah warna dan gambar (picture, movie, dan animasi). Penggunaan dua macam elemen ini dengan efektif akan membantu keberhasilan presentasi.
5
Warna
Gambar 1. Roda Warna Warna adalah cahaya dan cahaya adalah energi. Ilmuwan banyak menemukan bukti bahwa ada pengaruh nyata warna terhadap aspek psikologi manusia. Orang akan memberikan reaksi tertentu ketika terekspose oleh warna-warna tertentu. Warna dapat menstimulasi, membangkitkan gairah, menekan, menenangkan, membangkitkan selera makan, dan menciptakan kesan hangat atau dingin. Aspek psikologi warna berkaita erat dengan pengalaman personal dan lingkungan sosial budaya. Warna juga memberikan pengaruh pada tubuh seperti halnya memberikan pengaruh pada pikiran manusia. Namun, demikian warna juga memilik pengaruh yang universal, misalnya: kesan hangat atau dingin. Warna yang dominan dalam desain presentasi akan memberi ’jiwa’ pada presentasi tersebut. Sesuaikan kombinasi warna dengan respon audien yang diinginkan sehingga tujuan presentasi tercapai. Pembagian warna: Warna Primer: merah, kuning, biru Warna Sekunder: warna dari campuran dua warna primer yang berdekatan dalam roda warna Warna Tersier: warna dari campuran dua warna sekunder dan warna primer yang saling berdekatan Temperatur Warna: warna dingin, warna hangat, dan warna netral.
6
Tidak ada aturan umum untuk mengkombinasikan warna dalam slide presentasi. Namun demikian ada beberapa aturan dasar untuk mengkombinasikan warna, yaitu: kombinasi warna komplemen dan kombinasi warna analog. Beberapa tip untuk mengkombinasikan warna dalam PowerPoint: 1. Ada dua skema yang biasa digunakan untuk menentukan warna desain presentasi,yaitu: latar belakang warna gelap dengan teks atau gambar berwarna terang; atau latar belakang terang dengan teks atau gambar berwarna gelap. 2. Gunakan tiga hingga empat warna pokok saja. Jangan mengkombinasikan terlalu banyak warna, karena akan menyulitkan audien untuk memfokuskan perhatian. Warnawarna lainnya dapat divariasikan dari warna-warna pokok tersebut. 3. Gunakan kombinasi warna yang konsisten untuk semua slide. Contoh kombinasi latar belakang gelap – latar depan terang: Latar belakang : biru tua atau ungu tua Tulisan dan gambar : putih atau kuning Warna untuk penekanan : merah, hijau lemon, oranye terang, biru terang. Contoh kombinasi warna latar belakang terang – latar depan gelap: Latar belakang : biru muda terang Tulisan dan gambar : biru tua, hitam, ungu tua Warna untuk penekanan : hijau tua, merah Kombinasi warna yang sebaiknya dihindari dalam desain presentasi: o o o o
Merah – hijau Coklat – hijau Ungu – biru Hitam - biru
Warna-warna yang sebaiknya tidak digunakan sebagai background: merah dan kuning. Picture dan movie Satu gambar seribu makna. Satu gambar dapat mengantikan penjelasan yang dituliskan dengan kata-kata. Orang akan lebih cepat dan lebih mudah menangkap informasi yang disampaikan dengan gambar daripada dengan kata-kata/tulisan. Selain daripada itu gambar lebih bersifat universal, sedangkan kata-kata terbatas pada orang yang memahami bahasa dari kata-kata tersebut. Dalam mendesain presentasi sebaiknya visualisasikan ide, gagasan, data dan informasi dalam bentuk gambar. Pengambaran visual ini sangat membantu orang mencerna isi presentasi. Apabila isi presentasi tidak dapat ditampilkan dalam bentuk gambar, sebisa mungkin disertakan ilustrasi yang dapat membantu audien mengerti dan 7
memusatkan perhatian pada isi presentasi tersebut. Jadi gambar tidak hanya dijadikan sebagai penghias presentasi saja. Animasi Efek animasi merupakan salah satu kelebihan PowerPoint. Tidak kurang dari 203 efek animasi yang tersedia. Efek animasi ini dapat diterapkan pada objek teks, grafik, gambar, garis dan shape. Penggunaan efek animasi yang tepat dan efektif dapat membantu keberhasilan presentasi. Namun, penggunaan efek animasi yang berlebihan justru akan mengacaukan presentasi. Penggunaan efek animasi dalam desain presentasi harus benar-benar efektif. Elemen-elemen desain presentasi secara bersama-sama membangun sebuah presentasi PowerPoint. Desain presentasi akan terlihat bagus, menarik, dan mudah dipahami apabila mengikuti prinsip-prinsip desain presentasi. Prinsip-prinsip desain presentasi antara lain adalah sebagai berikut:
Penekanan (emphasis) Harmoni Kesatuan dan Konsistensi Keseimbangan
Emphasis atau penekanan sering juga disebut dengan pusat perhatian. Dalam setiap desain slide presentasi harus ada satu bagian yang menjadi pusat perhatian. Emphasis dapat diberikan pada sebuah elemen atau sekelompok elemen. Emphasis dapat juga diberikan pada bagain yang paling penting dari isi presentasi. Emphasis dapat diberikan dengan berbagai cara, misalnya: ukuran yang paling besar, warna yang paling mencolok atau menonjol, animasi, penambahan suara, ataupun dengan movie. Harmoni berkaitan dengan rasa atau perasaan. Harmoni dapat diciptakan dengan berbagai cara. Kombinasi warna akan menciptakan harmoni. Variasi ukuran/volume untuk huruf/bentuk akan menciptakan harmoni. Begitu pula variasi bentuk akan menciptakan harmoni. Kesatuan (Unity) dan konsistensi akan menjaga perhatian audien. Kesatuan disini bukan berarti tanpa variasi. Kesatuan dapat diciptakan misalnya dengan menggunakan huruf yang sama tetapi dengan ukuran yang berbeda-beda. Ukuran font untuk judulmisalnya- 28 pt, sedangkan ukuran teks biasa 20 pt. Penggunan huruf yang sama dengan ukuran dan warna yang sama untuk setiap sub judul akan menciptakan konsistensi. Kalau Anda menggunakan desain template, penggunaan desain template yang sama untuk seluruh slide akan menciptakan kesatuan dan konsistensi. Keseimbangan berkaitan dengan penempatan elemen-elemen desain presentasi. Keseimbangan adalah perbandingan komposisi sisi kanan dan sisi kiri atau sisi bawah dengan sisi atas. Keseimbangan dapat dibagi menjadi dua macam: Keseimbangan Simetris atau formal. Sisi yang saling berlawanan memiliki bobot yang sama atau seimbang. 8
Keseimbangan Asimetris. Sisi yang berlawanan memiliki bobot yang tidak sama. Arah keseimbangan dapat dibagi menjadi : Radial Diagonal
Gambar 2. Keseimbangan simetris
Gambar 3. Keseimbangan radial
9
Gambar 4. Keseimbangan diagonal asimetris
Gambar 5. Keseimbangan radial asimetris Tip Presentasi Dengan Powerpoint Beberapa tip untuk membuat desain presentasi PowerPoint yang efektif: 1. Kenali audien dan tetapkan tujuan presentasi yang jelas sebelum mulai mendesain. 2. Buat outline yang runtut dan logis sebelum mendesain. 3. Satu ide pokok dalam satu slide. 4. Selalu ada emphasis dalam setiap slide. Gunakan beberapa kombinasi teknik untuk membuat emphasis yang kuat. 5. Gunakan kombinasi warna dan gambar untuk mempengaruhi emosi audien. 6. Gunakan kombinasi warna yang kontras dan tidak lebih dari 3 - 4 warna pokok. 7. Hindari kombinasi merah – hijau, coklat - hijau, biru – ungu, biru – hitam.
10
8. Sedapat mungkin visualisasikan ide, gagasan, dan data dengan grafik atau gambar ilustrasi. Namun, jangan menggunakan banyak gambar dalam satu slide. 9. Gunakan efek animasi, suara, movie, dan link untuk memperjelas dan menarik perhatian audien. Namun, pengunaannya harus hemat dan hati-hati agar tidak merusak konsentrasi audien. 10. Konsisten dan menyatu (unity) dalam desain agar audien tidak kesulitan mengikuti logika presentasi.
Biografi Singkat Penulis Isroi dilahirkan 31 tahun yang lalu di kota Magelang, Jawa Tengah. Menghabiskan masa kecil hingga dewasa di kota kelahirannya. Sempat menganggur selama satu tahun setelah lulus dari SMAN I Magelang. Bosan menggangur kemudian melanjutkan kuliah S1 di Jurusan Biologi Lingkungan Fakultas Biologi UNSOED Purwokerto dan lulus enam tahun kemudian dengan predikat Sangat Memuaskan. Selama kuliah sempat menjadi asistem mahasiswa untuk 6 mata kuliah. Aktif di berbagai organisasi kampus dan luar kampus. Setelah lulus S1 langsung melanjutkan S2 di Jurusan Bioteknologi IPB, lulus tiga tahun kemudian dengan predikat Cum Laude. Menempuh kuliah sambil kerja, berjualan dan menikah. Pernah berjualan kertas dan komputer, pernah juga sebagai kerja desain grafik dan kerja partime. Bidang yang ditekuninya adalah mikrobiologi tanah, namun hobinya adalah komputer dan menulis. Pernah bekerja sebagai webmaster dan saat ini bekerja sebagai peneliti mikroba di Balai Penelitian Bioteknologi Perkebunan Indonesia. Buku komputer yang telah ditulisnya dan diterbitkan oleh PT Elex Media Komputindo antara lain: SPK Visual Basic 6.0, SPP Trik Efek Animasi pada PowerPoint, Trik Desain Presentasi dengan PowerPoint, dan Membuat Video Klip dengan Windows Movie Maker (proses terbit) dan masih akan terus menulis buku-buku komputer lainnya.
11
