Peran ncangan dan pem mbuatan sistem s peenggajian n pada PT T. PLN N (Perseroo) UIP RING R SUM M I denggan mengggunakan n Microssoft Visu ual Basic 6.0 TUGAS AKHIR
Ditulis untuk u Mem menuhi Syaarat Menyelesaiikan Pendiidikan Diplloma 3 M
O Diajukan Oleh:
BENNY IS SURA KER RINA GINTING N NIM. 10050082112
PR ROGRAM M STUD DI AKUN NTANSI JURU USAN AK KUNTAN NSI PO OLITEK KNIK NEGERI MEDAN M 20133
ABSTRAK Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk memenuhi syarat dalam menyelesaikan program Diploma III. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya dalam bidang komputer sekarang ini sangat pesat seiring dengan banyaknya penemuan‐ penemuan yang baru dalam mengembangkan teknologi tersebut. Perkembangan teknologi tersebut sangat mempengaruhi suatu perkemabangan lembaga, baik instansi pemerintah maupun swasta dalam menangani permasalah‐permasalahan yang timbul.Demikian juga halnya dengan PT PLN(Persero) UIP RING SUM I khususnya dalam pengolahan data penggajian pegawai yang datanya masih manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama. Dengan demikian peneliti mencoba membuat suatu sistem informasi Penggajian Pegawai yang memudahkan dalam penyimpanan data, dan penginformasian data‐data Penggajian, serta data‐data pegawai yang diperlukan. . Adapun Program yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 , Microsoft Access XP, Seagate Crystal Report 8.5, sebagai media pelaporan dan Windows 7.Hasil program ini menunjukkan bahwa program yang dibuat lebih akurat dari program perusahaan dan lebih cepat dan efesien dalam pengunaannya dalam system penggajian. Kata kunci : Sistem penggajian,Aplikasi Visual Basic
ABSTRACT This final project aims to meet the requirements in completing the Diploma program. Developments in science and technology especially in the field of computers today is very rapidly as the number of new discoveries in developing these technologies. The development of these technologies greatly affect a perkemabangan institutions, both government and private agencies in handling problems‐problems timbul.Demikian also the case with PT PLN (Persero) UIP RING SUM I particularly within data processing employee payroll data is still manual, so it takes a long. Thus researchers are trying to make an Employee Payroll information system that facilitates the storage of data, and informing Payroll data, and employee data are needed .The program used in the writing of this Final Project is a programming language Microsoft Visual Basic 6.0, Microsoft Access XP, Seagate Crystal Report 8.5, a Windows 7.Hasil media reporting and the program shows that the program is made more accurate than the company and the program faster and efficient in its use in the payroll system. Keywords: Payroll System, Visual Basic Application
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan anugerah‐Nya sehingga tugas akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.Laporan Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat akademis dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. Laporan ini disusun berdasarkan informasi yang diperoleh dari PT PLN (Persero) UIP RING SUM I dengan judul , ”Perancangan dan pembuatan sistem penggajian Pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0“. Selama penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis telah banyak menerima bantuan dan dukungan dari berbagai pihak baik langung maupun tidak langsung. Dengan segala keikhlasan dan kerendahan hati diucapkan terima kasih yang sebesar‐besarnya kepada : 1. M. Syahruddin, S.T., MT., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Pirma Sibarani, S.E., M.S.Ak., Ketua Jurusan Politeknik Negeri Medan. 3. M. Rikwan E.S Manik,S.E., Sekretaris Jurusan Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo‐Karo, S.E.,Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Khairul,SE., M. Kom, Dosen pembimbing utama Tugas Akhir. 6. Rehulina Bangun, S.E., M.Si Dosen pembimbing pendamping Tugas Akhir. 7. Seluruh staf pengajar Politeknik Negeri Medan yang telah memberikan bimbingan dan pengetahuannya. 8. Henry Jhon Pandiangan, Supervisor Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) UIP RING SUM – 1. 9. Kekasih yang penulis kasihi Rosari Maris br. Sinulingga. 10. Adek Saya Christy Amenda Agina br. Ginting. 11. Seluruh sahabat‐sahabat di AK‐6F yang penulis sayangi.
Dalam kesempatan ini pula, secara khusus penulis mengucapkan terima kasih kepada Ayahanda Cornelius Sangkep Ginting Munthe dan juga buat ibu penulis Debora Cahaya Pertiwi Gurusinga yang dengan penuh rasa kasih sayang memberikan dorongan, nasehat dan dukungan baik moril maupun materil kepada penulis dalam proses penyelesaian laporan ini. Penulis menyadari sepenuhnnya bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih belum sempurna disebabkan keterbatasan kemampuan penulis, oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati, penulis sangat mengharapkan kritik, dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang bertujuan memperbaiki dan melengkapi Laporan Tugas Akhir ini. Semoga tugas akhir ini bermanfaat bagi kita semua. Medan, Agustus 2013 Penulis BENNY ISURA KERINA GINTING NIM 1005082112
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PENGAKUAN KEASLIAN ABSTRAK ABSTRACT KATA PENGANTAR ........................................................................................ i DAFTAR ISI ....................................................................................................... iii DAFTAR TABEL .............................................................................................. vi DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... vii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ................................................................................................ 1 1.2 Perumusan Masalah ……………………………………………………...….. 2 1.3 Batasan Masalah ............................................................................................ 2 1.4 Tujuan Penelitan ……………………………………………………………. 2 1.5 Manfaat Penelitian .......................................................................................... 3 1.6 Teknik Pengumpulan dan Pengolahan Data ................................................... 3 1.7 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan ........................................................ 4 BAB 2 TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ........................................................................... 5 2.2 Ruang lingkup perusahaan ..............…………….…..................................... 6 2.3 Profil Perusahaan ........................................................................................... 7 2.4 Struktur Perusahaan .........................................................................................7 BAB 3 TINJAUAN PUSTAKA 3.1 Pengertian Akuntansi .................................................................................... 8 3.2 Pengertian Gaji Dan Upah ............................................................................ 9
3.3 Pengertian Komputer ................................................................................... 10 3.4 Pengertian Program …….............................................................................. 10 3.5 Pengertian Sistem …..………......................................................................... 10 3.6 Pengertian Informasi...................................................................................... 10 3.7 Pengertian Sistem Informasi …..................................................................... 11 3.8 Pengertian Microsoft Visual Basic…………………………………..……... 12 3.9 Pengertian Data Flow Diagram ………………………………..………....... 13 3.10 Pengertian Flowchart ................................................................................... 13 3.11 Crystal Report 8.5.........................................................................................16 3.12 Kaitan Akuntansi, Komputer, dengan Visual Basic ………....................… 16 BAB 4 HASIL PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA 4.1 Pengumpulan Data ..................................................................................... 17 4.2 Pengolahan Data ........................................................................................ 17 4.2.1 Diagram Alir Yang Berjalan.................................................................... 17 4.2.2 Analisa Diagram Alir Yang Berjalan....................................................... 18 4.2.3 Prosedur Penggajian Yang Diusulkan..................................................... 18 4.2.4 Diagram Alir Yang Diuskan ……........................................................... 19 4.2.5 Rancangan Struktur Database…….......................................................... 20 4.2.6 Perancangan Basis Data ………….......................................................... 20 4.2.7 Perancangan ………….………….......................................................... 21 4.2.8 Perancangan Form Laporan ………....................................................... 22 BAB 5 PEMBAHASAN 5.1 Algoritma Program .................................................................................... 25 5.2 Flowchart Sistem ………………............................................................... 25 5.2.1 Flowchart Menu Utam…..……............................................................... 28 5.2.2 Flowchart Menu File ………….............................................................. 29 5.2.3 Flowchart Menu Laporan …………....................................................... 30
5.2.4 Flowchart Menu Payroll …………......................................................... 31 5.2.4 Flowchart Payroll …………................................................................... 31 5.3 Pembahasan Program ................................................................................. 32 BAB 6. SIMPULAN DAN SARAN 6.1 Simpulan ..................................................................................................... 78 6.2 Saran ........................................................................................................... 78 DAFTAR KEPUSTAKAAN
DAFTAR TABEL
No Tabel
Judul
Hal
1.1
Jadwal Kegiatan Dan Penulisan Laporan................................4
3.1
Simbol Data ………………………………………………...13
3.2
Simbol Flowchart …………………………………………..14
4.1
Pdaftar Field Database ...........................................................17
4.2
Basis Data Perusahaan ….......................................................21
4.3
Form Output Gaji Pegawai …................................................24
DAFTAR GAMBAR
No Gambar
Judul
Hal
3.1
Transformasi Data Menjadi Informasi............................................11
4.1
Diagram Alir yang Sedang Berjalan.........................................17
4.2
Diagram Alir yang Diusulkan...................................................19
4.3
Form Menu Utama ……...........................................................21
4.4
Form Output Data Pegawai…………….…………….................22
5.1
Flowchart Menu........................................................................28
5.2
Flowchart Menu File.................................................................29
5.3
Flowchart Menu Laporan.........................................................30
5.4
FlowchartPayroll …….............................................................31
5.5
Tampilan Menu Utama …………............................................32
5.6
Tampilan Pegawai ……...........................................................34
5.7
TampilanFile Grade ….............................................................44
5.8
TampilanFile Bagian …………………………..…………….......53
5.9
TampilanPayroll ………………..............................................62
5.10
TampilanSlip Gaji ……………………………..........................77
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Perkembangan zaman yang semakin canggih telah membawa teknologi komputer berkembang begitu cepat di segala bidang. Hampir setiap perusahaan menggunakan sistem komputerisasi untuk mengerjakan dan mempermudah pekerjaan yang sederhana sampai proyek-proyek besar. Suatu informasi dapat berguna dan bermanfaat jika kita dapat mengolah data dan informasi dengan benar dan baik bagi suatu instansi perusahaan maupun organisasi. Penggunaan program dan aplikasi yang ada dalam komputer mempermudah kegiatan yang ada pada perusahaan maupun organisasi seperti pencarian data pegawai, penggajian pegawai, dan data penting lainnya. Dalam kegiatan pendidikan salah satu langkah utama dalam memudahkan sistem informasi adalah dapat mengolah data pegawai dan data penggajiannya. Dalam perkembangan teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk perancangan suatu sistem informasi yang dapat mempermudahkan penulis dalam melakukan pengolahan suatu penggajian pegawai yang selama ini dilakukan secara manual. Perancangan sistem penggajian ini dapat dilakukan dengan menggunakan pemrograman berbasis Visual Basic. Pada tugas akhir ini penulis membuat suatu sistem penggajian pegawai, dimana penulis harus mengolah data penggajian yang diproses dengan menggunakan komputer. Untuk merancang sistem informasi tersebut penulis menggunakan bahasa pemrograman yaitu Visual Basic. Dibandingkan dengan beberapa program lainnya, Visual Basic lebih mudah digunakan dan penggunaannya yang sangat baik dan menarik. PT PLN (Persero) UIP RING SUM I dalam mengolah data-data penggajian pegawainya dengan menggunakan program payroll. Yang dapat terjadinya keterlambatan dalam perhitungan dikarenakan jaringan dari sistem tersebut yang kurang baik. Oleh karena itu penulis tertarik membuat suatu aplikasi pengolahan data dengan menggunakan program visual basic 6.0 untuk membantu perusahaan dalam penanganan membuat laporan penggajian sehingga penulis menulis judul yaitu :
” Perancangan dan pembuatan sistem penggajian Pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0“ 1.2 .Masalah Sesuai dengan alasan pemilihan judul diatas, maka yang menjadi permasalahan didalam tugas akhir ini adalah apakah aplikasi perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 lebih efektif dan efisien dalam mengolah data pegawai dan data penggajian PT PLN (Persero) Pembangkitan Sumatera Bagian Utara dengan hasil yang lebih akurat? Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah : 1.
Perangkat lunak ini hanya mengolah penggajian dan data-data karyawan saja.
2.
Data (Nominal) yang diinput bukanlah data yang sebenarnya.
1.3. Batasan Masalah Dalam suatu rencana penelitian langkah utama yang harus diperhatikan adalah apa yang menjadi masalah pokok didalam penelitian, maka dapat diambil beberapa pembatasan masalah sebagai berikut : 1. Dalam perancangan sistem informasi penggajian ini tidak membahas tunjangan hari raya lembur dan tunjangan lainnya. 2. Perangkat lunak ini hanya dapat menampilkan informasi kepegawaian yang meliputi data-data pegawai dan penggajian pegawai 3. Data (nominal) yang diinput bukanlah data yang sebenarnya. 1. 4.Tujuan Pembahasan Tujuan Penelitian tugas akhir ini adalah : 1. Untuk menciptakan suatu program informasi yang berhubungan dengan penggajian pada PT PLN (Persero) UIP RING SUM I 2. Memperlancar dan mempercepat sistem penggajian dan menghasilkan informasi yang cepat dan tepat 3. Untuk mengimplementasikan ilmu yang diperoleh selama kuliah di Politeknik Negeri Medan.
1. 5.Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Dalam pengolahan data penggajian pada perusahaan tidak lagi dilakukan secara manual. 2. Memperkecil kesalahan dalam perhitungan data penggajian pada perusahaan. 3. Mengefisiensikan waktu dan tenaga dalam pengolahan data penggajian serta mengasilkan output data penggajian yang diharapkan. 1.6.1 Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu: 1. Wawancara adalah sebuah dialog yang dilakukan oleh pewawancara untuk memperoleh informasi dari pewawancara serta untuk mendapatkan data dengan cara mengajukan pertanyaan kepada unit organisasi yang berkaitan dalam pelaksanaan system pengendalian internal penggajian pegawai. (Margono,2004 :158)
2. Dokumentasi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam penelitian untuk pengumpulan data dengan menggunakan dokumen perusahaan, buku yang berkaitan dengan majalah yang membahas sebagai sumber informasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Metode ini digunakan untuk memperoleh data mengenai dokumen yang digunakan oleh perusahaan dalam sistem penggajian pegawai. (Margono,2004 : 158)
1.6.2. Teknik Pengolahaan Data 1. Merancang perangkat lunak yang terdiri dari : a. Merancang tampilan program input maupun output yang sesuai. b. Menulis kode – kode program pada Visual Basic. 2.
Melakukan pengujian pada program yang telah dirancang dan melakukan perbaikan jika ada kesalahan dalam perancangan program.
1.7. Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Tugas Akhir ini diperkirakan membutuhkan waktu selama 3 (tiga) bulan dengan alokasi waktu sebagai berikut : Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan
Minggu Ke No
Kegiatan 1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Tabulasi Dan Analisa Data
4
Menyusun Konsep Laporan
5
Konsultasi pd Pembimbing
6
Sidang Tugas Akhir
7
Perbaikan Laporan TA
8
Penggandaan Laporan
2
3
4 5
6
7
8
9
10 11 12
