Seri Pengembangan Perpustakaan Pertanian no. 3
PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENERIMAAN MAJALAH
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian BOGOR 2000
Seri Pengembangan Perpustakaan Pertanian no. 3
PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENERIMAAN MAJALAH
Oleh: Bunyamin Akhmad Syaikhu Sulastuti Sophia
Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian
Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian BOGOR 2000
MAJALAH Majalah adalah terbitan yang direncanakan terbit secara periodik dengan judul yang sama selama kurun waktu yang cukup lama atau terus menerus. Majalah biasanya diterbitkan lebih dari satu kali dalam setahun, dilengkapi volume dan nomor terbitan yang berurutan untuk setiap penerbitan. Kala terbit majalah ada yang mingguan (weekly), dua mingguan (bi-weekly atau semi monthly), bulanan (monthly), dua bulanan (bimonthly), tiga bulanan (quarterly), enam bulanan (semi annually), tahunan (annualy), dua tahunan (bi-annually atau biennial), tidak teratur (irregular), dan lain lain.
PENERIMAAN MAJALAH Langkah-langkah penerimaan meliputi : 1. Buka pembungkus majalah, periksa alamat pengirim dan penerima pada pembungkus. 2. Cocokan majalah yang diterima dengan surat pengantar dan daftar pesanan perpustakaan.
Bila tidak cocok
beri catatan dan kembalikan lagi. Selain itu periksa fisik majalah barangkali ada kerusakan atau ada halaman yang kurang. 3. Bila kiriman sudah cocok dengan pesanan, kirimkan surat pengantar atau tanda terimanya kepada pengirim. 4. Catat
majalah pada kartu majalah, dan perhatikan
apakah majalah yang diterima merupakan lanjutan dari nomor yang sudah ada, atau nomor pertama dari pesanan kita. Kalau majalah tersebut merupakan koleksi baru di perpustakaan kita, maka buatkan kartu registrasi baru. 5. Memberi stempel perpustakaan dan stempel pemilikan 6. Majalah yang sudah dicatat/diregistrasi, kemudian dikirim ke ruang bagian majalah untuk dipamerkan. Contoh stempel pemilikan: Tgl terima : Nomor induk : Asal Perolehan : Beli/Tukar/Hadiah Dari:
Contoh stempel instansi: Pusat Perpustakaan dan PenyebaranTeknologi Pertanian
PENCATATAN MAJALAH DENGAN SISTEM KARDEKS Kardeks merupakan alat untuk menyimpan kartu yang mencatat terbitan berseri serta rekaman lain, terbuat dari baja dan dibagi dalam beberapa laci yang tergantung, setiap laci memiliki ukuran lebar 23 cm panjang 55 cm serta tinggi 3 cm. Setiap kardeks terdiri dari 16 laci dan bisa memuat 1000 kartu. Kartu-kartu kardeks tersebut berisi informasi tentang: •
volume,
•
tahun terbit,
•
nomor terbitan,
•
tanggal penerimaan,
•
Kala terbit,
•
nama penerbit,
•
alamat penerbit,
•
judul majalah,
•
harga, ISSN,
•
dan lainnya sesuai keperluan.
Kartu-kartu yang berisi informasi mengenai majalah disusun menurut urutan abjad judul majalah. Contoh kartu untuk kardeks dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
Volume, Nomor, Tahun yang diterima VOL.
Thn
CATATAN
Tanggal penerimaan Nomor Penerbitan
Penerbit : ………………………………………………………………..……… Alamat Penerbit : ………………………………………………………………….……. Judul majalah :…………………… …………………………………………….…….
Perolehan: B/T/H
Apabila perpustakaan tidak memiliki kardeks, maka kartu-kartu registrasi majalah dapat ditempatkan di dalam kardus, untuk itu judul majalah, penerbit, dan alamat penerbit, diletakkan di sebelah atas kartu. Contoh: Judul majalah :…………………… …………………………………………….……………………………… Penerbit : ………………………………………………………………..……………………………….. Alamat Penerbit : ………………………………………………………………….…………………………….. CATATAN Volume, Nomor, Tahun yang diterima VOL
thn
Tanggal penerimaan Nomor Penerbitan
Perolehan: B/T/H
CARA MENCATAT KE DALAM KARTU MAJALAH : Sebelum mengisi kartu, pustakawan perlu mencari letak
data
yang
akan
dimasukkan
ke
dalam
kartu
registrasi. Data tentang judul, volume, nomor, dan tahun terbit biasanya dapat ditemukan secara mudah pada sampul depan dari majalah tersebut. Bilamana tidak didapati perlu dicari lebih jauh ke halaman judul (bila ada) atau pada balik halaman sampul. Pada halaman tersebut acapkali juga mengandung informasi tentang keredaksian majalah, seperti penerbit atau lembaga penerbit, alamat penerbit, kota terbit, tahun terbit, tahun pertama terbit, kala terbit, perubahan judul dan sebagainya. Informasi seperti itu acapkali juga dapat dijumpai pada punggung majalah, atau pada halaman lain
di
mana
informasi
tentang
penerbit/redaksi
dicantumkan. Informasi tentang volume dicatat pada kolom volume dengan menggunakan angka biasa walau pun pada
majalah dituliskan dalam angka Romawi. Tahun dicatat di dalam kolom tahun, diikuti dengan nomor majalah pada tahun itu secara berurutan dari yang terdahulu hingga yang terakhir. Nomor-nomor majalah yang terlambat diterima
harus
juga
disediakan
tempatnya.
Hal
ini
dimaksudkan bila nomor majalah tersebut akan diadakan kemudian, maka nomornya pun kelak dapat diletakkan pada posisi urutan terbitnya. Kala terbit majalah tidak selalu dapat dilihat dengan mudah pada majalahnya. Ada kalanya pustakawan harus mengumpulkan beberapa nomor majalah untuk mengetahuinya, apakah seminggu sekali, sebulan sekali, atau tiga bulan sekali dan lainnya. Demikian pula bila ingin mengetahui tahun pertama suatu majalah terbit, bila tidak tercantum pada majalah, seringkali perlu menghitung mundur, misalnya berapa lama suatu volume berganti, setahun sekali, dua tahun sekali atau setahun dua kali, bahkan ada yang setahun tiga kali berganti volume. Atas dasar masa pergantian volume
tersebut dapat dihitung tahun berapa majalah tersebut pertama kali terbit. Contoh: Bila pergantian volume setahun sekali, dan kala terbit 12 kali dalam setahun, lalu dilihat bahwa majalah yang terbit pada bulan Oktober 2000 bervolume 20 nomor 10, maka tahun pertama terbitnya dapat dihitung dengan rumus berikut ini 2000 - (20-1) = tahun 1981, tepatnya pada bulan Januari 1981. Kolom catatan diisi data antara lain bila ada penyimpangan pada kala terbit, ada perubahan judul, perubahan volume dan lain-lain. Kolom kala terbit diisi menurut kala terbit majalah yang diterima misalnya bulanan (monthly); dua bulanan (bimonthly); tiga bulanan (quarterly); dua kali setahun (semi annually), dan seterusnya. Data tentang perolehan diisi dengan cara mencoret cara perolehan yang tidak sesuai.
Bila majalah yang
diterima merupakan hasil pembelian maka yang dicoret T dan H, bila hasil pertukaran, maka yang dicoret B dan H,
sedangkan bila pemberian cuma-cuma dari perorangan atau lembaga lain, maka yang dicoret adalah B dan T. Untuk membedakan ketiga cara pengadaan majalah dapat juga digunakan indeks warna, dalam hal ini warna kartu dibedakan misalnya kartu merah berisi data majalah hasil pembelian; kartu hijau hasil penukaran dan kartu putih majalah-majalah hadiah. Untuk judul-judul majalah yang khas seperti Tempo, Femina, Trubus dan sebagainya, jelas tidak ada masalah dalam menentukan judul yang akan dicantumkan di dalam kartu registrasi. Untuk judul-judul majalah yang tidak khas harus konsisten, sebaiknya judul dimulai dengan nama lembaga/institusi
yang
menerbitkannya
baru
diikuti
dengan nama majalahnya. Kartu registrasi majalah setelah diisi, disusun berdasarkan jajaran abjad judul majalah dan disimpan di dalam
kardeks
atau
dalam
kotak
karton.
Untuk
memudahkan temu kembali setiap perubahan abjad diberi sisipan penyekat dari karton yang lebih tinggi ukurannya
dan
bertanda
huruf
permulaan
judul
majalah
yang
dijajarkan di belakangnya.
HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN 1. Bila ada perubahan judul, untuk itu pada kolom catatan diberi tulisan dilanjutkan dengan… (sebutkan judul majalah yang menggantikan judul tersebut) 2. Bila majalah berhenti terbit, maka untuk itu tahun pertama terbit ditutup dengan tahun terbit terakhir. 3. Penggabungan dari 2 atau lebih judul majalah menjadi satu atau sebaliknya, maka pada catatan disebutkan adanya
penggabungan
tersebut,
serta
digabung
menjadi judul baru. Sebaliknya bila dari satu judul majalah dijadikan lebih dari satu judul, maka juduljudul baru tersebut juga disebutkan dalam kolom catatan. Setelah itu dibuat kartu registrasi baru untuk judul baru tersebut.
4. Perubahan Volume, 5. Nomor penerbitan
Disebut pada catatan
6. Perubahan kala terbit 7. Perubahan format majalah dsb. Pencatatan perubahan-perubahan tersebut di kolom catatan
dimaksudkan
untuk
mengetahui
sejarah
penerbitan majalah tersebut. Penerimaan dan pencatatan majalah yang tertib akan memberikan manfaat sebagai berikut: 1.
Mengetahui nomor-nomor majalah yang diterima, sehingga bila ada pesanan yang belum diterima dapat pula diketahui.
2.
Melihat riwayat suatu majalah
3.
Mengetahui
judul-judul
majalah
yang
dimiliki
perpustakaan 4.
Dapat dibuat daftar tambahan majalah baru secara berkala, bulanan, triwulanan, atau tahunan.
