Perencanaan Sumber Daya Manusia MAKALAH Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Perencanaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Dosen Pembimbing : Drs. Heru Susilo, M.A.
Oleh : Agus Gede Wily Adnyana
(125030207111102)
Firmananda Hutama
(125030200111183)
Ilham Nuryasin
(125030207111019)
Mohammad Hairul Imam
(125030207111026)
Novita
(125030200111177)
Rizqi Anuari
(125030207111067)
Rizki Dwi Setyawan
(125030207111146)
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI BISNIS FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2014
KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas berkat dan rahmatnya sehingga makalah ini dapat terselasaikan sesuai dengan waktunya. Di era sekarang kita tidak bisa terlepas dari perubahan yang terus-menerus dan berlangsung secara cepat, tingkat persaingan semakin tinggi, khususnya di dunia organisasi bisnis, setiap organisasi saling menunjukkan keunggulannya masingmasing dan informasi merupakan bagian terpenting dalam proses pengembangan suatu organisasi. Dalam pengambilan suatu keputusan seorang pemimpin memerlukan sebuah informasi yang dapat mendukung pencapaian tujuan organisasi perusahaan. Sebuah sistem informasi bagi organisasi sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusasan agar dapat akurat dan tepat, penulis mengkhususkan pada kesetaraan kesempatan kerja dan sistem informasi sumber daya manusia. Akhir kata penulis mengucapakan banyak terima kasih untuk semua pihak yang telah mendukung dibuatnnya makalah ini, semoga makalah dapat bermanfaat.
Page 1
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................1
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang …………………………………………………………....3
1.2
Tujuan ………………………………………………………………….....3
BAB II PEMBAHASAN 2.1
Teori dari Kesetaraan Kesempatan Kerja dan SISDM ...........................4
2.2
Kasus Diskriminasi Kesempatan Kerja ………………………..……......10
2.3
Memahami Model SISDM...................................................................... 14
2.3
Memahami Kasus SISDM dan Planning Reqirement & Supply………..17
BAB III PENUTUP 3.1
Kesimpulan
……………………………………………………....……21
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................22
Page 2
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama
organisasi dalam mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Perencanaan sumber daya manusia (PSDM) juga dapat di artikan yaitu merupakan fungsi utama yang harus dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai fungsi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat.
1.2 Tujuan 1. Untuk memahami teorisasi dari kesetaraan kesempatan kerja dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) 2. Untuk memahami berbagai kasus diskriminasi kesempatan kerja 3. Untuk memahami model SISDM 4. Untuk memahami kasus SISDM dan planning reqruirements & supply
Page 3
BAB II PEMBAHASAN 2.1 Teori dari Kesetaraan Kesempatan Kerja dan SISDM A. Kesetaraan dan Kesempatan Kerja Hukum-Hukum yang Mempengaruhi Peluang Kerja yang Setara (Equal Employment Opportunity) Hukum-hukum utama meliputi:
Civil Rights Act tahun 1866
Equal Pay Act tahun 1963
Control Act (IRCA) tahun
Title VII of the Civil Rights
1986
Immigration Reform and
Act tahun 1964, sebagaimana
Immigration Act tahun 1990
Diamandemen tahun 1972
Illegal Immigration Reform
Age Discrimination in
and Immigrant Responsibility
Employment Act tahun 1967,
Act tahun 1996
sebagaimana Diamandemen
Civil Rights Act tahun 1991
tahun 1978 dan 1986
Uniformed Services
Rehabilitation Act tahun
Employment and
1973
Reemployment Rights Act
Pregnancy Discrimination
tahun 1994 dan
Act tahun 1978
Veteran’s Benefits Improvment Act tahun 2004
Pengertian Affirmative Action Affirmative Action dapat didefinisikan sebagai: (1) Rencana yang berorientasikan hasil (results-oriented plan) dan program yang dimaksudkan untuk menanggulangi ketidak-adilan dalam lapangan pekerjaan, termasuk tindakan positif berupa target-target khusus dalam hal mempekerjakan pekerja dan dalam
Page 4
hal promosi; (2) Suatu konsep abstrak mengenai keadilan organisasi yang menunjukkan bagaimana reward, insentif, sanksi dan juga pekerjaan dialokasikan dalam suatu lembaga (organisasi) Jadi kesempatan yang sama bagi pekerjaan harus disertai dengan affirmative action, karena kesempatan yang sama saja sebenarnya tidaklah cukup. Affirmative action harus dijalankan bersama dengan kesempatan yang sama tersebut guna membantu mereka yang tidak memiliki akses dan tidak beruntung dalam menikmati berbagai lapangan kerja yang ada. Kesempatan Kerja yang Sama versus Affirmative Action Banyak orang, termasuk para pejabat pemerintah, menganggap nilai bagi kesempatan kerja yang sama (equal employment opportunity, atau EEO) dan affirmative action (AA) sebagai dua hal yang sama. Padahal tidak sama. Nilai EEO menekankan dan menghendaki perlakuan yang sama (equality of treatment). Sedangkan nilai atau hukum AA menekankan perlu adanya perlakuan khusus terhadap kelompok-kelompok tertentu. Jadi, EEO lebih mencerminkan niali hakhak perseorangan, sedangkan AA dimaksudkan untuk menjamin nilai keadilan sosial (social equity). Keduanya mempunyai dasar pijakan atau hukum yang saling berbeda. Hukum yang mendasari persamaan hak atas pekerjaan biasanya melarang para majikan , baik di sektor publik maupun swasta, untuk tidak membuat keputusan-keputusan perihal pekerjaan yang di dasarkan pada perbedaan perlakuan atas dasar ras, warna kulit, agama, jenis kelamin, asal-usul kebangsaan, dan daerah. Sebaliknya, AA tidak hanya melarang diskriminasi, tetapi mengharuskan para majikan, serikat-serikat, dan lembaga-lembaga kerja untuk mengambil langkah-langkah positif guna mengurangi praktek-praktek tak terwakilkan kelompok-kelompok masyarakat tertentu melalui penyiapan dan pelaksanaan rencana-rencana affirmative action. Tindakan ini diambil karena memang dalam kenyataan sering dijumpai adanya tindak diskriminasi. Tindakan affirmative action ini dimaksudkan untuk lebih memperkuat posisi nilai keadilan
Page 5
sosial dengan cara mewujudkan adanya perwakilan yang proporsional dalam sistem manajemen sumber daya manusia, atau sistem kepegawaian pada sektor publik dan swasta. Pada sektor publik dikenal dengan representative bureaucracy. Pengadilan dan Diskriminasi Pengadilan bertanggung jawab untuk memaksakan pelaksanaan AA melalui aturan-aturan administratif dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi antara hukum-hukum dan peraturan-peraturan administrasi. Konflik-konflik yang demikian terjadi karena adanya pengaruh dari berbagai kelompok kepentingan dan kelompok-kelompok kepentingan itu sering mempunyai tujuan yang saling bersaing. Tipe Diskriminasi dalam Manajemen SDM Secara umum, ada dua tipe diskriminasi dalam perspektif nilai keadilan sosial, yaitu: 1. Prima Facie Discrimination Diskriminasi yang bilamana seorang majikan tidak mempekerjakan orang secara proporsional berdasarkan kelompok-kelompok atau karakteristikkarakteristik anggota masyarakat-masyarakat tertentu, sekalipun kelompok atau karakteristik anggota masyarakat yang demikian ada tersedia di pasar tenaga kerja. 2. Bottom Line Definisi diskriminasi yang secara luas dipakai adalah Bottom Line, yang menganggap bahwa diskriminasi dapat dianggap terjadi terhadap seseorang apabila: (1) Ia adalah anggota dari suatu kelompok tertentu yang dilindungi oleh hukum dan (2) presentase pekerja dari kelompok itu yang dipekerjakan oleh majikan sangat jauh dibawah presentasenya yang ada dalam pasar tenaga kerja. Dapat dicatat disini bahwa apakah seorang majikan bermaksud melakukan diskriminasi adalah tidak relevan
Page 6
sepanjang dampak dari pada diskriminasi terhadap seseorang atau sekelompok orang dapat di demonstrasikan. Definisi Bottom Line ini pertama kali diungkapkan dalam Uniform Guidelines, yang diterbitkan oleh Pemerintah Federal Amerika Serikat. Berdasarkan definisi ini, bagian-bagian dari proses seleksi yang mempunyai dampak yang merugikan dapat terus digunakan sepanjang proses keseluruhan tidak menghasilkan dampak yang merugikan (diskriminasi) terhadap suatu kelompok tertentu. B. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Tiap perusahaan memiliki suatu sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem informasi sumber daya manusia (human resource information system), atau HRIS. Istilah sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management system), atau HRMS semakin populer, tetapi kita akan menggunakan istilah HRIS karena masih digunakan secara luas. Walau mudah menganggap HRIS sebagai sistem berbasis komputer, padangan ini dapat menyesatkan karena dua asalan. Pertama, sejumlah besar HRIS tidak berbasis komputer, dan kedua, istilah ini juga diterapkan pada orangorang yang bekerja dengan komputer. Organisasi SDM umumnya mencakup suatu seksis HRIS yang bertanggung jawab mengelola sistem konseptual dari data dan informasi sumber daya manusia. Tempat HRIS dalam Perusahaan Sekitar 10% perusahaan Association of Human Resource System Profesionals (HRSP) melaporkan bahwa mereka tidak memiliki unit HRIS formal tetapi, bagi yang memilikinya unit ini berada pada berbagai tempat. Kebanyakan unit (73,5%) berada di SDM tetapi, sebagian (8,4%) merupakan bagian dari jasa informasi, sebagian (1,8%) berada di bagian gaji dari departemen akuntansi, dan
Page 7
sebagian (4,9%) ditempatkan di luar perusahaan seperti di organisasi jasa dan outsourcers. Penempatan HRIS dalam SDM Pengaturan yang paling populer adalah HRIS melapor langsung kepada direktur sumber daya manusia (48,3%), tapi ada kemungkinan yang lain. Di beberapa perusahaan, HRIS merupakan subunit dari kelompok SDM lain seperti kompensasi dan tunjangan (20,1%), atau perencanaan SDM (2,5%). Jumlah pegawai purna waktu dari unit HRIS berkisar dari 0 sampai 260. Rata-rata ada 5,87 progammer/analisis, 4,28 operator pemasukan data, 4,20 analisis sistem, dan berbagai personil manajemen dan pendukung lainnya. Pengaruh Peraturan Pemerintah Sampai saat ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Data keuangan dan material dilihat sebagai kunci keberhasilan perusahaan, sehingga data pegawai dianggap tidak lebih sebagai tugas yang seperlunya. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan diharuskan untuk menyediakan data statistk bagi pemerintah nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer. Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan
bagi
pengembangan
sistem
personalia
berorientasi
informasi
(information-oriented personnel systems). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian
Page 8
sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang di tempatkan di SI. Keadaan ini berlanjut sampai akhir 1970-an, saat inovasi dalam teknologi komputer melahirkan HRIS seperti yang kita kenal sekarang. Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi SDM merupakan serangkaian proses yang mencakup pada pengumpulan bahan, peringkasan, dan penganalisaan data berhubungan erat dengan manajemen SDM dan perancanaan SDM. Aktifitas-aktifitas rekrutmen, seleksi pelatihan dan pengembangan, manajer karir, kompensasi dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan-keputusan. Sistem informasi sumber daya manusia dirancang untuk membantu para manajer membantu membuat keputusankeputusan yang lebih efektif. Oleh karena itu, jika hal ini merupakan penyerobotan privasi pribadi, informasi tersebut hendaknya tidak dimasukan SISDM.
Sebagai
alat
penilaian
suplai
SDM,
sistem
infomasi
SDM
memungkinkan perusahaan menyimpan data persediaan tenaga ahli (skill inventory) dan persediaan manajemen (manajemen inventory) dalam cara paling sesuai dengan kebutuhan perencanaan SDM. Manfaat-manfaat khusus dari sistem informasi SDM adalah menilai suplai SDM yang meliputi: 1. Memeriksa kapabilitas karyawan-karyawan saat ini guna mengisi kekosongan yang diproyeksikan di dalam perusahaan 2. Menyoroti posisi-posisi yang para pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, akan pensiun atau akan diberhentikan 3. Menggambarkan pekerjaan-pekerjaan yang spesifik atau kelas-kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi yang melebihi kadar normal 4. Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaandan kelas pekerjaan guna memastikan apakah semua itu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Page 9
5. Mengantisipasi kebutuhan-kebutuhan recruitment, seleksi, pelatihan, dan pengembangan dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu karyawan-karyawan bermutu ke dalam lowongan pekerjaan. 6. Perencanaan sumber daya manusia untuk mengantisipasi pergantianpergantian dan promosi-promosi. 7. Laporan-laporan kompensasi untuk memperoleh informasi menyangkut seberapa besar setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya financial dari setiap karyawan dibayar, biaya-biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya-biaya financial dari setiap kenaikan- kenaiakan gaji dan perubahan-perubahan kompensasi. 8. Riset sumber daya manusia untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seperti perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang paling produktif guna mencapai calon-calon baru. 9. Penilaian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut 2.2 Kasus Diskriminasi Kesempatan Kerja Menurut laporan Kepala Badan Pusat Statistik (BPS) seperti yang diberitakan finance.detik.com pada 5 Mei 2011, hingga Februari 2011 jumlah pengangguran di Indonesia mencapai 8,12 juta orang atau turun 470 ribu orang dibandingkan dengan bulan Februari 2010 yang ketika itu berjumlah 8,59 juta orang. Namun demikian jumlah angkatan kerja bertambah sebanyak 3,4 juta orang menjadi 119.4 juta orang dan untuk jumlah penduduk yang bekerja di Indonesia mencapai 111,3 juta orang, atau bertambah sekitar 3,9 juta orang. Kondisi di atas menggambarkan adanya penambahan lapangan kerja untuk menampung pencari kerja dan sektor industri manufaktur menjadi penampung
Page 10
terbesar tenaga kerja pada Februari 2011. Walau demikian, perubahan data yang cukup baik diatas tidak selalu menyelesaikan persoalan ketenagakerjaan yang selama ini sering dipermasalahkan. Upah rendah dan kesejahteraan selalu menjadi persoalan utama. Berdasarkan masalah ini, tidak berlebihan apabila diasumsikan para pekerja yang “terserap” pada lapangan kerja, dapat mengindikasikan “tenaga kerja murah” dimana para pencari kerja terpaksa menerima pekerjaan walau mendapat upah rendah tanpa jaminan kesejahteraan yang layak. Hal itu memang dapat dimaklumi, karena tuntutan hidup akan mendorong setiap orang berlomba-lomba didalam mencari pekerjaan. Apapun kesempatan yang ada di depan mata tidak akan pernah disia-siakan, diambil dulu (dari pada nganggur) sebagai batu loncatan untuk pekerjaan berikutnya yang mungkin lebih baik. Bagaimana dengan mereka yang sudah bekerja melihat keadaan ini? Persaingan pasti ada, dengan adanya tenaga kerja murah dapat mengancam posisi para pekerja yang ada. Apalagi bagi mereka yang dahulunya berstatus kontrak ataupun buruh lepas. Mudah sekali “ditendang” kapan saja. Peraturan di setiap perusahaan khususnya perusahaan swasta pasti berbeda-beda, begitu juga yang dialami perusahaan dimana teman saya bekerja. Bagian HRD kadang membuat peraturan yang dinilai berlebihan dan justru melanggar peraturan dan undang-undang tenaga kerja yang berlaku. Apa daya kekuatan para pekerja, walau merasa tidak diperlakukan adil, dengan sangat terpaksa harus menuruti aturan yang ada. Kalau tidak ancaman PHK “tanpa pesangon” sudah pasti ada di depan mata, karena untuk menghindari memberikan pesangon pihak perusahaan akan membuat karyawan yang bermasalah tersebut merasa tidak nyaman sehingga tanpa menunggu lama karyawan tersebut pasti akan mengundurkan diri, dan untuk kasus pengunduran diri perusahaan terbebas dari pemberian pesangon.
Page 11
Menurut teman saya, peraturan yang dibuat bagian HRD itu diantaranya harus memakai pakaian atau seragam kerja yang sudah ditentukan, potongan rambut harus rapi (tidak boleh gondrong) mengingat mesin produksi yang digunakan sangat rentan terjadi kecelakaan, menggunakan sepatu kerja, tidak mangkir tanpa alasan yang jelas pada saat jam kerja, dilarang makan di saat jam kerja, dilarang sms an apalagi online di saat jam kerja. Teman saya pun bercerita bahwa beberapa waktu lalu ada seorang operator yang kena teguran dari security karena dia mencat merah rambutnya. Si operator pun bertanya “Memang ada peraturan yang melarang mencat rambut?” Dia pun mengatakan kepada security itu “ Baca lagi deh Pak peraturannya, kalaupun ada peraturannya, tuh si ibu R (staff HRD) juga dicat merah kok rambutnya.” Bapak security tersebut tidak bisa menindaklanjuti kasus ini dan hanya melaporkan kepada manager HRD, dan besoknya si ibu R langsung mencat hitam kembali rambutnya. Lain waktu ada juga operator yang sedang mengetik sms dan kebetulan ada staff HRD yang memantau ke area produksi. Kasus itu langsung dilaporkan kepada supervisor nya, si supervisor yang tahu kalau anak buahnya kirim sms atas perintahnya karena menyangkut pekerjaan yang mengaharuskan dia menghubungi departemen lain yang cukup jauh tentu saja langsung membela bawahannya, dan si operator tersebut bebas dari sanksi. Di tempat teman saya bekerja memang ada peraturan dilarang makan pada saat jam kerja, tetapi ketika teman saya mendatangi kantor bagian HRD untuk keperluan meminta ijin cuti, disana para staff HRD sedang asyik aja memainkan gadget mewahnya sambil makan cemilan yang berjejer dalam toples cantik diatas meja kerja para staff itu. Bukankah ini sungguh menyakitkan bagi para operator produksi yang selama kurang lebih 8 jam atau mungkin 12 jam kerja (jika mereka lembur) berada di area produksi yang sungguh sangat panas dan sudah pasti akan memunculkan rasa haus dan lapar, berbeda dengan para ibu dan bapak terhormat
Page 12
itu yang dari pagi hingga sore berada dalam ruangan ber AC, sehingga ketika jam pulang kerjapun mereka tetap terlihat cantik dan ganteng. Itu hanya beberapa kasus yang diceritakan kepada saya yang menyiratkan adanya diskriminasi. Mengapa saya bilang “diskriminasi”? Karena peraturanperaturan itu hanya ditegakkan pada karyawan/karyawati level bawah, sedangkan level atas “aman” jika melanggar peraturan itu. Sayang sekali memang peraturan yang tertulis indah dan menentramkan jika dibaca itu hanya sebagai pelengkap papan pengumuman dan berlaku hanya untuk karyawan level operator produksi sebagai level terendah, padahal tenaga merekalah yang mengerjakan semua orderan yang diterima perusahaan. Tanpa mereka dijamin perusahaan tidak akan mendapat keuntungan yang berlipat, seharusnya perusahaan lebih memperhatikan mereka (kesejahteraan, kesehatan, keselamatan dan hari tua mereka). Ternyata pembuat kebijakan pada perusahaan dengan sadar melanggar aturan yang ada. Diskriminasi di lingkungan kerja yang tidak boleh dilakukan, ternyata dilanggar begitu saja. Seolah-olah peraturan dibuat hanya untuk karyawan rendahan. Tidak berlaku untuk karyawan level atas yang dianggap memiliki posisi “nyaman”. Seharusnya peraturan yang ditetapkan sebuah perusahaan berlaku untuk semua karyawan tanpa melihat level, siapapun yang melanggar harus dikenakan sanksi walaupun dia seorang manager. Adakah perusahaan yang “adil” dalam penegakkan aturan? Inilah kenyataannya wajah lingkungan kerja di Indonesia yang selalu ditutupi dengan angka-angka keberhasilan yang disebutkan diawal. Mungkin bagi kebanyakan orang dapat dijadikan indikator keberhasilan pemerintah. Namun sama sekali tidak ada artinya bagi para pekerja, khususnya tenaga kerja rendahan, karena pemerintah selaku pembuat kebijakan di negeri ini biasanya lebih berpihak kepada pemilik perusahaan atau investor (yang mayoritas pihak asing) daripada rakyatnya. Inilah bukti bahwa rakyat Indonesia masih terjajah di bumi yang katanya sudah merdeka selama lebih dari setengah abad ini.
Page 13
2.3 Model SISDM Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Gambar 1 Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia, kita menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian dan intelejen. Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer. Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer. Subsitem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan. Berbagai komponen input, penyimpanan dan output membentuk model HRIS yang tampak pada Gambar 1.
Page 14
Sistem Informasi Akuntansi Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen data personil dan akuntansi. 1. Elemen data personil relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Contohnya adalah nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. 2. Elemen data akuntansi terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis dibandingan data personil. Contohnya adalah upah perjam, gaji bulanan, pendapatan kotor saat ini, dan pajak penghasilan tahun berjalan. SIA menyediakan data akuntasi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil – keuangan dan nonkeuangan
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contohnya adalah penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan, dan penelitian keluhan. 1. Penelitian suksesi dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia. 2. Analisis dan evaluasi jabatan mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan. 3. Penelitian keluahn membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.
Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia Subsistem intelijen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.
Page 15
1. Intelijen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi
yang
membantu
perusahaan
mengikuti
berbagai
peraturan ketenagakerjaan. 2. Intelijen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi yang memberikan employee benefit, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan. 3. Intelijen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan. 4. Intelijen masyarakat global. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, serta untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya. 5.
Intelijen
masyarakat
keuangan.
Masyarakat
keuangan
memberikat data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil. 6. Intelijen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka
sebagai
sumber
pegawai
baru
yang
baik
dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Database HRIS Tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen dan pemasukan data. 1. Isi database. Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. 2. Lokasi database HRIS. Dalam perusahaan HRSP, sebagaian besar database HRIS
ditempatkan pada komputer sentral
Page 16
perusahaan, tetapi database yang lain juga berada di SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan. 3. Perangkat lunak manajemen database. Unit HRIS telah menerapkan sistem manajamen database (DBMS) untuk mengelola database HRIS mereka. 4. Pemasukan data. Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukkan data dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan oleh sekitar 24,2% perusahaan 2.4 Kasus SISDM dan Planning Requirement and Supply Perusahan beras Pandan Wangi yang kami analisis adalah PT. Hasil Bumi Indonesia yang dimiliki oleh Tn. Anto Akhmad yang beralamat di Jl. Tanjung Awar-awar, desa Remen Tuban dan Lamongan 65135 Jawa Timur Indonesia. Perusahan tersebut bergerak dalam nidang agribisnis terutama beras pandan wangi adapun komoditi-komoditi yang lainya berupa jagung, jahe, kacang tanah, kunyit dan lain sebahainya. Sistem informasi SDM yang terdapat didalam perusahaan tersebut sudah cukup baik, hal tersebut dilihat dari Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring) tenaga kerja untuk bekerja diperusahaan tersebut., yaitu menggunakan tahapan-tahapan didalam penerimaan tenaga kerja. a. Persiapan PT. Hasil Bumi dalam perekrutan karyawan melakukan perencanaan kebutuhan akan sumber daya manusia dengan menentukan jumlah lowongan pekerjaan yang dibutuhkan dan struktur pekerjaan yang akan ditempati oleh para pelamar pekerja. Hal itu terlihat dengan adanya posisi-posisi pekerjaan yang dibutyuhkan oleh perusahaan sebagai berikut :
Page 17
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (S1) 1. SI | Engineer Sistem Informasi | Informatika 2. NG | Staf Niaga | Teknik Elektro, Ekonomi Manajemen 3. KU | Staf Keuangan | Ekonomi Manajemen 4. AK | Staf Akuntansi | Ekonomi jrs. Akuntansi 5.HM
|
Staf
Humas
|
Fak.
Ilmu
Komunikasi,
Fisip
Komunikasi
Kode Jabatan | Jabatan | Bidang Studi (D3) 1. TSO | Teknisi Sistem Operasi Tenaga Listrik | Teknik Elektro 2. TPD | Teknisi Pengolah Data | Informatika 3. PAS | Pelaksana Administrasi & SDM | Administrasi Niaga, Ekonomi Manajemen, Sekretariat, Informatika 4. PKU | Pelaksana Keuangan | Ekonomi Manajemen 5. PAK | Pelaksana Akuntansi | Ekonomi Akuntansi b. Rekrutmen Tenaga Kerja / Recruitment Dalam memenuhi kebutuhan sumberdaya (tenaga kerja) karyawan akan perusahaannya. PT. Hasil Bumi menggambarkan kebutuhan karyawan yang diperlukan dalam perusahaannya yang disertai dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh para calon karyawan. Hal ini terlihat dari keterangan dalam lembaran lowongan kerjanya sebagai berikut : Persyaratan 1. Umum - Batas Usia : S1 : Kelahiran 1980 dan sesudahnya
Page 18
D3 : Kelahiran 1983 dan sesudahnya. -Bidang Studi sesuai dengan jabatan yang dilamar. - IPK : 2,75 untuk S1/D3 Teknik dan 2,9 untuk S1/D3 non teknik. - Sehat jasmani dan rohani untuk melaksanakan tugas pekerjaan di PT PLN (Persero) di seluruh Indonesia. - Tidak dipungut biaya apapun untuk mengikuti program rekrutmen/seleksi dan Diklat Prajabatan yang diselenggarakan oleh PT PLN (Persero). - Hanya Pelamar yang memenuhi persyaratan yang akan dipanggil untuk mengikuti seleksi/tes yang diselenggarakan dengan sistem gugur. - Tidak ada korespondensi berkaitan dengan rekrutmen ini. - Keputusan Panitia tidak dapat diganggu gugat. c. Seleksi tenaga kerja / Selection PT. Hasil Bumi mengunakan tahapan dalam penerimaan tenaga kerjanya yaitu : Seleksi administrasi 1) General Aptitude test (GAT). 2) Tes Psikologi dan Diskusi Kelompok. 3) Wawancara. 4) Tes kesehatan. d. Pengembangan dan Evaluasi Karyawan / Development and Evaluation PT. Hasil Bumi mengadakan pelatihan bagi para calon tenaga kerja yang telah diterima dalam perusahaanya. Hal ini terlihat dalam lembaran lowongan pekerjaannya sebagai berikut :
Page 19
Pelamar/Peserta seleksi penerimaan yang lulus/memenuhi syarat dalam proses seleksi di atas, akan dipanggil untuk mengikuti Program Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan (Diklat Prajab). Selama mengikuti Diklat Prajab status peserta adalah Siswa Diklat Prajabatan dan Diklat Prajabatan dilaksanakan selama + 12 bulan meliputi : 1. Pembinaan Kedisiplinan. 2. Pengenalan Perusahaan. 3. Pembidangan. 4. On The Job training (OJT). 5. Memberikan kompensasi dan proteksi pada pegawai / Compensation and protection PT. Hasil Bumi mencantumkan upah/gajih yang akan diterima oleh calon pekerja dalam lembaran lowongan pekerjaannya. e. Jenjang Karir Karena PT. Hasil Bumi merupakan PT milik swasta oleh karena itu jenjang karir ditentukan oleh kinerja para karyawan dalam bekerja dan juga dari prestasi-prestasi kerja karyawan yang telah diraih. PT. Hasil Bumi juga menerapkan subsistem-subsistem yang terdapat didalam sistem informasi SDM seperti Riset SDM, Intelijen SDM, Manajemen Tenaga Kerja dan pelaporan lingkungan.
Page 20
BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan, Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
Page 21
DAFTAR PUSTAKA
Cardoso, G. Faustino, Manajemen Sumber Daya Manusia, ANDI, Yogyakarta, 1995.
McLeod, Raymond Jr, Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer, PT Prenhallindo, Jakarta, 1995.
Mondy, W. R., Manajemen Sumber Daya Manusia, Erlangga, Jakarta, 2008.
http://lifestyle.kompasiana.com/urban/2012/01/07/miris-masih-adadiskriminasi-di-lingkungan-kerja-428370.html
http://file.upi.edu/Direktori/FPEB/PRODI._MANAJEMEN_FPEB/197207 152003121-CHAIRUL_FURQON/014._SIM-sistem_informasi_SDMcontoh_kasus.pdf
Page 22
