PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI BERBASIS WEB PADA BOGIMIN CRAFT JALAN KASONGAN KECAMATAN KASIHAN KABUPATEN BANTUL SKRIPSI
Diajukan kepada Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan guna Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh: ARSYAD DYAN PRASETYO 12812141028
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN PENDIDIKAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA 2017
ii
iii
iv
MOTTO “Hasbunallah Wa Ni’mal Wakil, Ni’mal Maula Wa Ni’man Nashir” (Q.S. Ali Imran ayat 173). “Without Struggle, Life isn’t Life” (Arsyad Dyan).
v
PERSEMBAHAN Dengan memanjatkan puji syukur kepada Allah SWT, tugas akhir skripsi ini penulis persembahkan kepada: 1.
Bapak Haryanto dan Ibu Sudaryati, orang tua yang senantiasa memberikan doa, bimbingan dan dukungan serta semangat yang diberikan.
2.
Nandra Dyah Puspita, kakak yang selalu memberikan bantuan dan dukungan motivasi sehingga tugas akhir ini berjalan dengan lancar.
vi
BINGKISAN Karya Tulis ini penulis bingkiskan untuk: 1. Izhal, Putra, Cicik, Nurul, Retno, Ratma, Akbar, Farhan, Mas Rizky, Mas Ricko, Mas Tamal, Ichsan dan teman-teman semua yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih banyak atas semangatnya. 2. Teman Teman Hamka Perkasa semua. Terima kasih telah menjadi hiburan di kala penat. 3. Teman-teman Akuntansi angkatan 2012 yang senantiasa memberikan dukungan
dan
semangat
selama
menyusun
skripsi
ini
dan
untuk
kebersamaannya selama ini sebagai keluarga. 4. Almamaterku Universitas Negeri Yogyakarta yang sudah memberi banyak ilmu bagi saya.
vii
PERANCANGAN SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN TUNAI BERBASIS WEB PADA BOGIMIN CRAFT JALAN KASONGAN KECAMATAN KASIHAN KABUPATEN BANTUL Oleh: Arsyad Dyan Prasetyo 12812141028 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan (1) mengetahui sistem akuntansi penjualan tunai yang sedang berjalan pada Bogimin Craft, dan (2) merancang sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web sesuai untuk Bogimin Craft. Penelitian ini merupakan penelitian research and development. Subjek penelitian ini adalah Bogimin Craft yang beralamat di Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul. Objek dalam penelitian ini adalah sistem akuntansi penjualan tunai. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dokumentasi, observasi, dan wawancara. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft adalah metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan analisis sistem, tahapan perancangan sistem, dan tahapan implementasi sistem. Analisis sistem dengan analisis PIECES, analisis kebutuhan sistem dan analisis kelayakan sistem. Desain program dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web meliputi desain input, desain output, dan desain database . Implementasi sistem memaparkan pengujian aplikasi sistem berbasis web dan konversi sistem baru pada Bogimin Craft. Berdasarkan penelitian yang dilakukan diketahui bahwa (1) sistem akuntansi penjualan tunai yang telah diterapkan pada Bogimin Craft masih bersifat manual. (a) Fungsi yang terkait adalah fungsi penjualan, fungsi gudang dan produksi, dan fungsi akuntansi. (b) Dokumen yang digunakan adalah nota penjualan. (c) Catatan yang terkait adalah laporan penjualan dan daftar stok barang. (d) Flowchart sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft terdiri dari bagian penjualan, bagian produksi dan gudang, bagian akuntansi. (2) Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang dirancang terdiri dari desain input, desain output, dan desain database. (a) Desain input terdiri dari 10 form input (pendaftaran pelanggan, login pelanggan, kantong belanja, input barang, input kategori, tarif pengiriman, konfirmasi pembayaran, login admin web, login admin kasir, penjualan offline). (b) Desain output terdiri dari 10 laporan (data pelanggan, katalog barang, pesanan barang, invoice, persediaan barang, penjualan online, penjualan offline, penjualan total, best seller, log aktifitas). (c) Untuk desain database terdiri dari 10 tabel (pelanggan, admin, pesanan, detail pesanan, konfirmasi, kategori, barang, tarif pengiriman, laporan barang, log aktifitas). Untuk desain input dan desain output dirancang menggunakan software Bootstrap dan Laravel, sedangkan untuk desain database menggunakan MySQL. Konversi sistem menggunakan metode konversi paralel. Hasil implementasi dapat berjalan dengan baik dan mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh Bogimin Craft. Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penjualan Tunai, Web
viii
DESIGNING ACCOUNTING SYSTEM OF WEB BASED CASH SALE AT BOGIMIN CRAFT KASONGAN STREET KECAMATAN KASIHAN KABUPATEN BANTUL By: Arsyad Dyan Prasetyo 12812141028 ABSTRACT This research is intended to (1) find out the accounting system of cash sale at Bogimin Craft and (2) design a suitable accounting system of web based cash sale for Bogimin Craft. This research was a research and development study. The subject of this research was Bogimin Craft located in Kasongan Street, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul. The object of this research was the accounting system of cash sales. The data collection technique used were documentation, observation, and interview. The method of system development used in the designing accounting system of web based cash sale was System Development Life Cycle (SDLC). There were three phases of developing, i.e.: system analysis phase, system designing phase, and system implementation phase. The system analysis phase was obtained by using PIECES analysis, system needs analyis, and system feasibility analyis. The programme designing in the accounting system web based cash sale consisted of input desgin, output design, and database design. The system implementation described the application testing of web based system and the new system conversion at Bogimin Craft. The results of the research reveal that (1) the accounting system of cash sale applied by Bogimin Craft was still a manual system, i.e.: (a) the related functions were the functions of sales, warehouse and production functions, and accounting functions, (b) the document used was bill of sales, (c) the related records were the sales report and a list of stock items. (d) the flowchart accounting system of cash sales at Bogimin Craft consisted of the sale, production and warehouse, and accounting. (2) the web-based cash sales accounting system designed consists of the input design, output design, and database design. (a) The input design consists of 10-form input. They are customer registration, customer login, shopping bags, goods input, categories input, shipping rates, payment confirmation, login of the web admin, admin login cashier, and offline sales. (b) the output design consists of 10 reports. They are customer data reports, catalogs, order goods, invoice, inventory, online sales, offline sales, total sales, best seller, log activity. (c) the database design consists of 10 tabels. They are customer, admin, orders, order details, confirmation, categories, items, shipping rates, goods report, log activity. The input and output design are designed using Bootstrap and Laravel software. On the other hand, the database design uses MySQL. The conversion system uses parallel conversion method. The result of the implementation runs well and is able to produce the information required by Bogimin Craft. Keywords: Accounting System, Cash Sale, Web
ix
KATA PENGANTAR Alhamdulillahirabbil’alamin puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir Skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Jalan Kasongan Kecamatan Kasihan Kabupaten Bantul” dengan lancar. Tugas Akhir Skripsi ini disusun dalam rangka memenuhi sebagian syarat guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta. Dalam menyusun Tugas Akhir ini, penulis banyak menemukan kendala dan hambatan. Penulis menyadari bahwa penyelesaian skripsi ini dapat terlaksana berkat bantuan dan bimbingan berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada: 1.
Prof. Dr. Rochmat Wahab, M.Pd., M.A., Rektor Universitas Negeri Yogyakarta.
2.
Dr. Sugiharsono, M.Si., Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta.
3.
RR. Indah Mustikawati, M.Si., Ak., CA., Ketua Jurusan Pendidikan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta.
4.
Dr. Denies Priantinah, M.Si., Ak., CA., Ketua Program Studi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta.
5.
Mimin Nur Aisyah, M.Sc., Ak., Pembimbing Akademik yang telah memberikan arahan selama peneliti menuntut ilmu.
x
6.
Diana Rahmawati, M.Si., Dosen Pembimbing yang telah banyak membantu dalam memberikan bimbingan kepada penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
7.
Siswanto, M.Pd., Dosen Narasumber yang telah memberikan arahan dan saran dalam penulisan skripsi ini.
8.
Bapak Ibu Dosen, yang telah memberi bekal ilmu yang tidak ternilai harganya kepada penulis selama belajar di Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta.
9.
Sdr. Damas Herlambang pemilik Bogimin Craft yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian.
10. Semua pihak-pihak terkait yang telah membantu penulis menyelesaikan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu. Semoga Allah SWT memberikan balasan pahala dan nikmat atas bantuan yang selama ini telah diberikan kepada penulis. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini jauh dari sempurna, oleh karena itu saran dan kritik yang bersifat membangun selalu diharapkan penulis untuk perbaikan dimasa yang akan datang. Akhirnya, harapan penulis mudah-mudahan hasil penelitian ini dapat bermanfaat bagi semua pihak. . Yogyakarta, 13 Januari 2017 Penulis,
Arsyad Dyan Prasetyo NIM. 12812141028
xi
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL ................................................................................................ HALAMAN PERSETUJUAN ................................................................................ HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................. HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN SKRIPSI ........................................... MOTTO .................................................................................................................... HALAMAN PERSEMBAHAN .............................................................................. HALAMAN BINGKISAN ....................................................................................... ABSTRAK ................................................................................................................ ABSTRACT ............................................................................................................... KATA PENGANTAR .............................................................................................. DAFTAR ISI ............................................................................................................. DAFTAR TABEL .................................................................................................... DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................
i ii iii iv v vi vii viii ix x xii xv xvi xix
BAB I. PENDAHULUAN ........................................................................................
1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................................ B. Identifikasi Masalah .................................................................................. C. Pembatasan Masalah.................................................................................. D. Perumusan Masalah ................................................................................... E. Tujuan Penelitian ....................................................................................... F. Manfaat Penelitian .....................................................................................
1 5 6 7 7 7
BAB II. KAJIAN TEORI ........................................................................................
9
A. Deskripsi Teori .......................................................................................... 1. Sistem.................................................................................................... a. Pengertian Sistem ........................................................................ b. Sifat-sifat Sistem ......................................................................... 2. Sistem Akuntansi .................................................................................. a. Pengertian Sistem Akuntansi....................................................... b. Unsur-unsur Sistem Akuntansi .................................................... 3. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai ....................................................... a. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Tunai ........................... b. Fungsi-fungsi yang Terkait ......................................................... c. Dokumen yang Digunakan .......................................................... d. Catatan Akuntansi yang Digunakan ............................................ e. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ............................... f. Pengendalian Intern Sistem Penjualan Tunai .............................. g. Flowchart Sistem Penjualan Tunai ............................................. 4. Perancangan dan Pengembangan Sistem .............................................. a. Pengertian Perancangan Sistem...................................................
9 9 9 10 11 11 12 13 13 14 15 22 26 27 30 34 34
xii
b. Pengertian Pengembangan Sistem............................................... c. Metode Pengembangan Sistem ................................................... 5. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web ................................ a. Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web .... b. Desain Program dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web ............................................................................... 6. Penggunaan Bootstrap, XAMPP dan MySQL untuk Perancangan Sistem Penjualan Tunai Berbasis Web ................................................. B. Penelitan yang Relevan ............................................................................. C. Kerangka Pikir ........................................................................................... D. Paradigma Penelitian ................................................................................. E. Pertanyaan Penelitian ................................................................................
35 36 49 49 52 61 65 66 68 69
BAB III. METODE PENELITIAN ........................................................................ 70 A. Tempat dan Waktu Penelitian ................................................................... B. Jenis Penelitian .......................................................................................... C. Subjek dan Objek Penelitian...................................................................... D. Definisi Operasional Variabel ................................................................... E. Teknik Pengumpulan Data ........................................................................ F. Instrumen Penelitian .................................................................................. G. Teknik Analisis Data .................................................................................
70 70 70 70 71 72 73
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ....................................... 82 A. Deskripsi Data Umum ............................................................................... 82 1. Sejarah Bogimin Craft .......................................................................... 82 2. Lokasi Perusahaan ................................................................................ 82 3. Struktur Organisasi Perusahaan ............................................................ 82 B. Hasil Penelitian .......................................................................................... 84 1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang Digunakan pada Bogimin Craft ..................................................................................................... 84 2. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft ...................................................................................... 91 C. Pembahasan ............................................................................................... 211 1. Fungsi Terkait Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Bogimin Craft .................................................................................................... 211 2. Dokumen dan Catatan yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft .................................................................. 213 3. Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft . 214 4. Sistem Pengendalian Intern pada Bogimin Craft ............................... 215 5. Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft ..................................................................................... 217 6. Desain Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft ........ 219 7. Desain Program Web dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft ............................................................................ 219
xiii
8. Implementasi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft ............................................................................ 220 D. Keterbatasan Penelitian ............................................................................. 222 BAB V. KESIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 223 A. Kesimpulan ................................................................................................ 223 B. Saran .......................................................................................................... 226 DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................... 228 LAMPIRAN .............................................................................................................. 230
xiv
DAFTAR TABEL Tabel
Halaman
1. 2.
Tabel Ringkasan PIECES pada Bogimin Craft .................................................. 97 Rincian Biaya dan Manfaat Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft...................................................................... 112 3. Tabel Pelanggan .................................................................................................. 165 4. Tabel Admin ....................................................................................................... 166 5. Tabel Pesanan ..................................................................................................... 166 6. Tabel Detail Pesanan ........................................................................................... 168 7. Tabel Konfirmasi ................................................................................................ 168 8. Tabel Kategori .................................................................................................... 169 9. Tabel Barang ....................................................................................................... 169 10. Tabel Tarif Pengiriman ....................................................................................... 170 11. Tabel Laporan Barang......................................................................................... 171 12. Tabel Log Aktifitas ............................................................................................. 171
xv
DAFTAR GAMBAR Gambar 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42.
Halaman
Faktur Penjualan Tunai ........................................................................... Pita Register Kas ..................................................................................... Credit Card Sales Slip ............................................................................ Bill of Lading .......................................................................................... Faktur Penjualan COD ............................................................................ Bukti Setor Bank ..................................................................................... Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan ...................................................... Jurnal Penjualan ...................................................................................... Jurnal Penerimaan Kas ............................................................................ Jurnal Umum ........................................................................................... Kartu Persediaan ..................................................................................... Kartu Gudang .......................................................................................... Flowchart Sistem Penjualan Tunai ......................................................... Flowchart Sistem Penjualan Tunai ......................................................... Flowchart Sistem Penjualan Tunai ......................................................... Pendekatan Konversi Langsung .............................................................. Pendekatan Konversi Paralel .................................................................. Pendekatan Konversi Modular ................................................................ Pendekatan Konversi Phase-in ............................................................... Paradigma Penelitian .............................................................................. Struktur Organisasi Bogimin Craft ......................................................... Laporan Penjualan Bogimin Craft .......................................................... Daftar Stok Barang Bogimin Craft ......................................................... Nota Penjualan Bogimin Craft ................................................................ Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Bogimin Craft ............... Faktur Penjualan Tunai ........................................................................... Bill of Lading .......................................................................................... Rekap Harga Pokok Penjualan ................................................................ Jurnal Penjualan ...................................................................................... Jurnal Penerimaan Kas ............................................................................ Jurnal Umum ........................................................................................... Kartu Persediaan ..................................................................................... Kartu Gudang .......................................................................................... Desain Entity Relationship Diagram (ERD)........................................... Rancangan Hubungan Antar Tabel ......................................................... Diagram Konteks .................................................................................... Diagram Flow Diagram Level 0 ............................................................. DFD Level 1 Proses Pemesanan Barang ................................................ DFD Level 1 Proses Konfirmasi Pesanan ............................................... DFD Level 1 Proses Manajemen Data .................................................... Proses Pendaftaran Pelanggan ................................................................ Proses Transaksi Pembelian ....................................................................
xvi
16 17 18 19 20 21 22 23 23 24 25 25 30 31 32 47 47 48 48 68 83 86 87 88 91 122 125 127 128 129 131 132 134 139 140 141 142 143 144 144 145 145
43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65. 66. 67. 68. 69. 70. 71. 72. 73. 74. 75. 76. 77. 78. 79. 80. 81. 82. 83. 84. 85. 86. 87. 88.
Proses Login Admin ................................................................................ Proses Kelola Kategori Barang ............................................................... Proses Kelola Data Barang ..................................................................... Proses Kelola Data Tarif Pengiriman...................................................... Proses Lihat Laporan .............................................................................. Form Pendaftaran Pelanggan .................................................................. Form Login Pelanggan ............................................................................ Form Kantong Belanja ............................................................................ Form Form Input Barang ........................................................................ Form Input Kategori ............................................................................... Form Tarif Pengiriman ........................................................................... Form Konfirmasi Pembayaran ................................................................ Form Form Login Admin Web ............................................................... Form Form Login Admin Kasir .............................................................. Form Form Penjualan Offline ................................................................. Laporan Data Pelanggan ......................................................................... Katalog Barang ....................................................................................... Laporan Pesanan Barang......................................................................... Laporan Persediaan Barang .................................................................... Laporan Penjualan Online Harian ........................................................... Laporan Penjualan Online Bulanan ........................................................ Laporan Penjualan Online Tahunan ........................................................ Laporan Penjualan Offline Harian........................................................... Laporan Penjualan Offline Bulanan ........................................................ Laporan Penjualan Offline Tahunan ....................................................... Laporan Penjualan Total Harian ............................................................. Laporan Penjualan Total Bulanan ........................................................... Laporan Penjualan Total Tahunan .......................................................... Laporan Best Seller ................................................................................. Invoice ..................................................................................................... Log Aktifitas ........................................................................................... Pengujian Login Admin .......................................................................... Menu Utama Admin ............................................................................... Tampilan Menu Administrator ............................................................... Pengujian Tambah Admin Kasir ............................................................. Tampilan Menu Admin Kasir Setelah Tambah Kasir ............................. Pengujian Tambah Kategori Barang ....................................................... Tampilan Menu Data Kategori Barang ................................................... Pengujian Edit Kategori Barang ............................................................. Pengujian Tambah Data Barang ............................................................. Tampilan Menu Data Barang .................................................................. Pengujian Edit Data Barang .................................................................... Pengujian Tambah Persediaan Barang .................................................... Pengujian Tambah Data Tarif Pengiriman.............................................. Tampilan Menu Data Tarif Pengiriman .................................................. Pengujian Edit Data Tarif Pengiriman ....................................................
xvii
146 146 147 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 156 157 158 158 159 159 160 160 161 161 162 162 163 163 163 163 164 164 173 173 174 174 175 176 177 177 179 179 180 181 182 182 183
89. Halaman Utama Web .............................................................................. 90. Pengujian Pendaftaran Pelanggan ........................................................... 91. Pengujian Login Pelanggan..................................................................... 92. Halaman Utama Web Setelah Login ....................................................... 93. Tampilan Koleksi Barang ....................................................................... 94. Tampilan Detail Produk .......................................................................... 95. Tampilan Belanja .................................................................................... 96. Form Kantong Belanja Belanja .............................................................. 97. Form Detail Kantong Belanja ................................................................. 98. Invoice ..................................................................................................... 99. Tampilan Checkout ................................................................................. 100.Form Konfirmasi Pembayaran ................................................................ 101.Status Pesanan Barang ............................................................................ 102.Pengujian Login Admin Kasir ................................................................ 103.Tampilan Menu Utama Admin Kasir...................................................... 104.Pengujian Data Pembeli .......................................................................... 105.Pengujian Input Penjualan Offline .......................................................... 106.Pengujian Konfirmasi Data Pembelian ................................................... 107.Pengujian Login Admin .......................................................................... 108.Menu Utama Admin ............................................................................... 109.Tampilan Awal Menu Laporan ............................................................... 110.Pengujian Laporan Data Pelanggan ........................................................ 111.Pengujian Katalog Barang ...................................................................... 112.Pengujian Laporan Pesanan Barang ........................................................ 113.Pengujian Laporan Persediaan Barang ................................................... 114.Pengujian Laporan Penjualan Online Harian .......................................... 115.Pengujian Laporan Penjualan Online Bulanan ....................................... 116.Pengujian Laporan Penjualan Online Tahunan ...................................... 117.Pengujian Laporan Penjualan Offline Harian.......................................... 118.Pengujian Laporan Penjualan Offline Bulanan ....................................... 119.Pengujian Laporan Penjualan Offline Tahunan ...................................... 120.Pengujian Laporan Penjualan Total Harian ............................................ 121.Pengujian Laporan Penjualan Total Bulanan .......................................... 122.Pengujian Laporan Penjualan Total Tahunan ......................................... 123.Pengujian Laporan Best Seller ................................................................ 124.Invoice ..................................................................................................... 125.Pengujian Log Aktifitas ..........................................................................
xviii
184 185 186 186 187 187 188 189 190 191 192 193 194 194 195 195 196 197 197 198 198 200 201 201 202 203 203 204 204 205 205 206 206 206 207 208 209
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Halaman
Surat Izin Penelitian ............................................................................................ Daftar Pertanyaan ................................................................................................ Printer .................................................................................................................. Modem ................................................................................................................ Tarif Listrik ......................................................................................................... Tarif Internet .......................................................................................................
xix
231 233 235 235 236 236
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Berkembang pesatnya usaha bisnis di Indonesia mendorong perusahaan kecil dan menengah untuk melakukan kegiatan operasionalnya secara efektif dan efisien sehingga perusahaan kecil dan menengah tersebut tetap dapat bersaing dengan perusahaan-perusahaan lain. Suatu informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu sangat diperlukan perusahaan karena akan meningkatkan kegiatan operasional perusahaan. Sistem informasi yang berkualitas di sisi lain dapat membuat perusahaan mengambil keputusan sesuai dengan sistem yang diterapkan. Dengan demikian penggunaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk sebuah perusahaan. Berkembangnya internet di masa sekarang membawa banyak pengaruh bagi dunia bisnis dan perdagangan. Pelaku bisnis saat ini sudah banyak yang menggunakan media internet sebagai sarana untuk menyediakan informasi berbagai produk yang dijual serta peningkatan pelayanan terhadap pelanggan. Media internet yang tak mengenal batasan ruang dan waktu tersebut oleh pelaku bisnis digunakan karena untuk meningkatkan penjualan produk mereka. Terdapat berbagai cara dalam menyampaikan informasi penjualan lewat internet seperti menggunakan jejaring sosial seperti facebook ataupun blog. Namun, terdapat salah satu cara yang efektif dan efisien yaitu dengan membuat aplikasi web. Aplikasi web tersebut dapat diakses oleh calon pembeli dari mana saja dan kapan saja sehingga calon pembeli tidak perlu datang langsung ke toko. Berbekal smartphone atau komputer, calon pelanggan dapat langsung melihat berbagai
1
2
macam produk yang yang disajikan pada layar monitor, serta dapat pula mengakses, memesan dan membayar produk yang ditampilkan dengan pilihan yang disediakan. Transaksi online mampu menghubungkan antara penjual dan pembeli tanpa dibatasi oleh ruang dan waktu. Transaksi secara online oleh karena itu dapat berpotensi mendatangkan calon pelanggan dari manapun. Transaksi penjualan online dapat terlaksana apabila sistem penjualan perusahaan tersebut berbasis web. Sistem akuntansi penjualan berbasis web merupakan penjualan produk melalui media internet, atau lebih dikenal dengan nama E-Commerce. ECommerce dapat memberikan banyak kesempatan kepada para pengusaha untuk memasarkan produknya secara luas dan tidak terbatas dalam satu wilayah. Penjualan tunai merupakan penjualan dengan mengambil barang dari gudang dan langsung dikirim ke pembeli dengan syarat pembayaran langsung dengan menggunakan uang tunai. Sistem penjualan tunai pada umumnya didasarkan pada asumsi bahwa pembeli akan mengambil barang setelah harga barang dibayar ke kasir. Sistem akuntansi penjualan merupakan bagian yang penting dalam sistem akuntansi perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik dan benar. Transaksi penjualan memiliki peran yang besar dalam menghasilkan pendapatan bagi perusahaan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem akuntansi penjualan yang dikelola dengan baik dan benar, diharapkan informasi yang dihasilkan terkait dengan pengorganisasian formulir, catatan dan laporan akan memudahkan perusahaan dalam pengendalian perusahaan. Pengendalian yang dimaksudkan
3
adalah pengendalian dalam arus perputaran barang dalam penjualan yang memungkinkan terjadinya fraud misalnya kelalaian dalam pengontrolan barang yang terjual. Pengelolaan transaksi yang baik dapat berpengaruh pada kemudahan manajemen dalam melakukan pengendalian terkait sistem akuntansi penjualan pada perusahaan tersebut, serta mampu menekan kerugian akibat pengendalian intern yang kurang maksimal. Bogimin Craft adalah Usaha Kecil Menengah (UKM) yang bergerak di bidang industri gerabah. Produk perusahaan yang berupa guci, vas, meja, kursi, teraacota, dan patung pada awalnya hanya dipasarkan melalui toko yang dibuka oleh pemilik. Namun seiring dengan berjalannya waktu penjualan melalui toko tersebut kurang berkembang karena hanya menunggu calon pembeli datang ke toko. Sistem penjualan tunai pada Bogimin Craft selama ini masih menggunakan sistem manual, sehingga kinerjanya kurang efektif dikarenakan masih banyaknya penumpukan dokumen-dokumen dan terjadinya perangkapan fungsi. Selain itu terjadi kesulitan dalam pencarian data-data sehingga membuang waktu dan mempersulit pencatatannya. Masalah lain yang dihadapi oleh perusahaan adalah kurangnya bukti transaksi, satu-satunya dokumen yang digunakan yaitu nota penjualan. Berbagai masalah dalam kegiatan penjualan tersebut menyebabkan kesulitan pengendalian intern. Hal tersebut terlihat dengan seringnya terjadi keterlambatan penyusunan laporan penjualan, kesalahan pencatatan dan perhitungan persediaan.
4
Disamping itu, calon pembeli mengalami kesulitan untuk memperoleh informasi mengenai jenis barang, gambar, ketersediaan, deskripsi produk, dan informasi harga produk merupakan salah satu kendala yang dihadapi selama penggunaan sistem yang telah diterapkan. Sistem tersebut mengharuskan calon pembeli datang ke toko untuk mengetahui informasi secara mendetail tentang produk yang dibutuhkan. Hal ini menyebabkan banyak waktu terbuang yang dibutuhkan pelanggan untuk memperoleh informasi. Selain itu untuk melakukan pembelian, pembeli juga dipersulit dengan tidak adanya sistem yang mempermudah pembeli untuk melakukan pembelian selain dengan datang langsung ke toko. Kendala seperti ini akan berdampak pada berkurangnya niat pembeli untuk melakukan transaksi. Usaha kecil dan menengah di masa sekarang sudah banyak yang menggunakan transaksi penjualan online. Transaksi penjualan online dapat efektif dan efisien jika sistem penjualan perusahaan tersebut berbasis web. Penggunaan penjualan tunai berbasis web tersebut diperlukan guna meningkatkan kualitas informasi yang dihasilkan. Sistem penjualan berbasis web yang merupakan penjualan produk melalui media internet, atau lebih dikenal dengan nama ECommerce. Penggunaan e-commerce diharapkan dapat memperbaiki kinerja perusahaan menjadi lebih baik serta guna merespon dengan cepat kebutuhan pelanggan akan informasi penjualan tunai secara lebih luas yang berujung pada peningkatan penjualan. Bogimin Craft dirasa perlu membuat sistem akuntansi penjualan berbasis web karena melalui web perusahaan dapat lebih mudah memasarkan produknya.
5
Berbagai kalangan terutama UKM menggunakan web dikarenakan dapat menekan biaya operasional dibanding dengan menggunakan media promosi lainnya. Penggunakan web disisi lain dapat mengurangi kesulitan pencarian data transaksi penjualan seperti jika dilakukan secara manual selain itu dapat mempermudah dalam pengendalian intern perusahaan. Berdasarkan latar belakang permasalahan yang telah diuraikan serta melihat pentingnya pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai pada perusahaan Bogimin Craft, maka penulis mencoba untuk melakukan perancangan suatu sistem penjualan tunai berbasis web perusahaan Bogimin Craft. Diharapkan dengan sistem tersebut pengelolahan data penjualan pada Bogimin Craft menjadi lebih akurat dan lebih cepat dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan Berdasarkan hal tersebut di atas, penulis memiliki minat untuk mengambil topik penelitian dengan judul “Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Jalan Kasongan Kecamatan Kasihan Kabupaten Bantul.” B. Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah diatas, maka dapat dibuat suatu identifikasi masalah sebagai berikut: 1.
Bogimin Craft masih menggunakan sistem penjualan yang sederhana sehingga terkadang terjadi kesalahan pencatatan dan keterlambatan laporan penjualan.
2. Bogimin Craft belum mempunyai sistem yang mempermudah pelanggan untuk melakukan pembelian selain dengan datang langsung ke toko. Masalah
6
seperti ini semakin lama dapat mengurangi minat pelanggan untuk melakukan transaksi. 3.
Keberadaan Bogimin Craft yang masih memiliki satu toko belum cukup untuk menjangkau konsumen di luar daerah.
4.
Penyimpanan dan pengarsipan data yang tidak tertata rapi menyebabkan sistem yang berlaku tidak dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan secara real time.
5.
Belum tersedianya sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
C. Pembatasan Masalah Berdasarkan identifikasi masalah, peneliti membatasi masalah pada perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada perusahaan Bogimin Craft. Data input yang akan digunakan berupa data pelanggan, data barang, dan data pembayaran. Data input tersebut kemudian diproses dalam transaksi penjualan dan menghasilkan data keluaran yang berupa laporan daftar pelanggan, laporan barang terjual, dan laporan penjualan. Dalam aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web ini hanya membahas mengenai pengolahan data penjualan tunai sampai proses pembuatan laporan. Pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web ini tidak dibahas mengenai retur penjualan atau pengembalian barang yang telah dikirim dan laporan keuangan per-periode apapun.
7
D. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah, dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut: 1.
Bagaimana sistem akuntansi penjualan tunai yang sedang berjalan pada Bogimin Craft?
2.
Bagaimana perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang sesuai untuk Bogimin Craft?
E. Tujuan Penelitian Penelitian ini bertujuan sebagai berikut: 1.
Mengetahui sistem akuntansi penjualan tunai yang sedang berjalan pada Bogimin Craft.
2.
Merancang sistem akuntansi penjualan tunai bebasis web yang sesuai untuk Bogimin Craft.
F. Manfaat Penelitian Manfaat penelitian dibedakan menjadi dua macam yaitu manfaat teoritis dan manfaat praktis. 1.
Manfaat teoritis yaitu : a. Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi bahan referensi untuk penelitian yang sejenis selanjutnya. b. Penelitian ini diharapkan dapat menambah dan mengembangkan wawasan, informasi, serta pemikiran dan ilmu pengetahuan yang khususnya berkaitan dengan perancangan sistem penjualan tunai berbasis web.
8
2.
Manfaat praktis yaitu : a. Bagi Bogimin Craft, hasil dari penelitian ini dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk memperbaiki sistem penjualan tunai sehingga dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. b. Bagi penulis, hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan pengalaman mengenai perancangan dan pengaplikasian sistem penjualan yang berbasis web pada suatu perusahaan. c. Bagi pihak lain, sebagai bahan acuan bagi peneliti lain yang berminat untuk melakukan penelitian sejenis, serta memberi motivasi untuk melakukan penelitian–penelitian tentang penerapan sistem informasi akuntansi penerimaan kas pada suatu perusahaan.
BAB II KAJIAN TEORI A. Deskripsi Teori 1.
Sistem a. Pengertian Sistem Menurut Marshal B. Romney (2005: 2), “sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. Pengertian lain menurut Nugroho (2001: 2), definisi sistem adalah “sesuatu yang memiliki bagianbagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap, yaitu: input, proses dan output." Kemudian menurut Steven A. Moscove dalam Zaki Baridwan (1996: 4) “sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian (disebut subsistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuantujuan tertentu”. Sedangkan definisi menurut Mulyadi (2010: 5), "sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan." Berdasarkan dari berbagai definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem adalah suatu interaksi jaringan yang terdiri komponenkomponen dan unsur-unsur yang ada untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut akan tercapai bila komponen-komponen dan unsur-unsur yang ada di dalam sistem saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan yang saling bekerja sama dalam melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
9
10
b. Sifat-sifat Sistem Sifat sistem yang terkandung dalam sistem memperlihatkan bagaimana sistem seharusnya ada. Menurut Narko (2007: 2) sifat sistem adalah sebagai berikut: 1) Mempunyai Tujuan Tujuan sistem merupakan pemotivasi bekerjanya suatu sistem. Tujuan dari suatu sistem yang bekerja pada perusahaan adalah memperoleh laba. 2) Mempunyai Input-Proses-Output Input berupa masukan terhadap sistem, output berupa keluaran sistem, sedangkan proses merupakan metode dimana input diubah menjadi output. 3) Mempunyai Lingkungan Setiap sistem, mempunyai lingkungan seperti perusahaan yang mempunyai lingkungan ekonomi, politik, sosial, budaya, hukum. 4) Mempunyai Elemen-Elemen yang Saling Terkait Seperti pada sistem akuntansi yang mempunyai elemen-elemen seperti sistem akuntansi penjualan, sistem akuntansi penggajian, sistem akuntansi persediaan barang. 5) Mempunyai Pengendali Sistem Setiap sistem harus bisa mengatur semua subsistemnya agar dapat
mencapai
semua
tujuan
yang
diinginkannya.
Agar
pengendalian sistem dapat efektif maka dibutuhkan umpan balik.
11
Umpan balik tersebut dibandingkan dengan standar yang berlaku maka dapat diketemukan penyimpangan-penyimpangan. 6) Mempunyai Pengguna Pengguna disini harus diartikan secara luas. Misalnya seperti perusahaan maka pengguna sistem adalah pemegang saham, kreditur, pemerintah, dan manajemen. 2.
Sistem Akuntansi a.
Pengertian Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2010: 3). Sedangkan menurut Menurut George H. Bodnar (1996: 181), sistem akuntansi merupakan metode dan catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksitransaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang bersangkutan. Dari definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi merupakan kumpulan atau jaringan yang saling berhubungan antara organisasi formulir, catatan, dan laporan keuangan dengan tujuan menghasilkan suatu informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan dalam rangka pengelolaan perusahaan.
12
b. Unsur-unsur Sistem Akuntansi Unsur-unsur suatu sistem akuntansi pokok (Mulyadi, 2001: 2) adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Berikut ini adalah uraian lebih lanjut pengertian masingmasing unsur sistem akuntansi: 1) Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, contoh formulir adalah: faktur penjualan bukti kas keluar, dan cek. 2) Jurnal Merupakan
catatan
akuntansi
pertama
digunakan
untuk
mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya, contoh jurnal adalah: jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum. 3) Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelum dalam jurnal umum. 4) Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rincian lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang rincian data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku beras
13
5) Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umum piutang daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. 3.
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai a.
Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Penjualan merupakan suatu fungsi yang paling penting dalam suatu perusahaan. Fungsi penjualan dikatakan penting karena dari fungsi itulah perusahaan memperoleh pendapatan. Proses penjualan tunai yaitu pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Menurut Mulyadi (2010: 456), perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi atau pembayaran dengan kartu kredit sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Sistem akuntansi penjualan tunai menurut Mulyadi (2001: 452) adalah sistem yang melibatkan sumber daya dalam suatu organisasi, prosedur, data, serta saran pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam
pengambilan keputusan.
Nugroho
(2001:
2)
menyatakan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai merupakan suatu
14
sistem yang menggambarkan komponen organisasi dalam proses mengumpulkan,
klasifikasi,
mengolah,
menganalisa
serta
mengkomunikasikan data transaksi penjualan yang memanfaatkan teknologi komputer dengan tujuan untuk mendapatkan informasi mengenai penjualan dan untuk pengambilan keputusan untuk masa sekarang maupun masa yang akan datang. Dari beberapa definisi di atas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai adalah suatu kumpulan organisasi dalam proses mencatat, mengolah, serta menganalisa data transaksi penjualan yang menghasilkan laporan yang berkaitan dengan penjualan dan menyediakan informasi penjualan yang dibutuhkan oleh perusahaan. b. Fungsi-fungsi yang Terkait Sistem akuntansi penjualan tunai memiliki beberapa fungsi yang mendukung untuk memudahkan dilakukannya pengendalian intern. Berikut ini merupakan fungsi yang terkait dengan penjualan tunai menurut Mulyadi (2010: 462) yaitu : 1) Fungsi Penjualan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli guna kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. Dalam struktur organisasi, fungsi penjualan ini berada pada bagian order penjualan.
15
2) Fungsi Kas Dalam transaksi ini penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerimaan kas dari pembeli. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian kasa. 3) Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut kepada fungsi pengiriman. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian gudang 4) Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggungjawab dalam pengepakan barang dan pengiriman barang yang sudah dibayar kepada pembeli. Dalam struktur organisasi, fungsi ini berada pada bagian pengiriman. 5) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan saat transaksi penjualan telah dilaksanakan. Fungsi ini berada di bagian jurnal c.
Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2010: 463) dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dalam penjualan tunai yaitu : 1) Faktur Penjualan Tunai Dokumen faktur penjualan tunai digunakan untuk mencatat berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai
16
transaksi penjualan tunai. Faktur penjualan tunai diisi oleh bagian penjualan yang berfungsi sebagai pengantar pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas dan sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. Tembusan faktur ini selanjutnya dikirimkan ke fungsi pengiriman sebagai perintah untuk mengirimkan barang kepada pembeli yang telah melakukan pembayaran kepada fungsi kas. Tembusan faktur ini juga berfungsi sebagai slip pembungkus (packing slip) yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman di atas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang. FAKTUR PENJUALAN TUNAI Nama Pembeli:
Alamat:
Nomor
Kode
Urut
Barang
Nama Barang
Tanggal:
Satuan
Harga Satuan
Nomor
Kuantitas
Jumlah Harga
Jumlah Dicatat dalam
Dicatat dalam
Buku Pembantu
Jurnal
Diserahkan
Tanggal Tanda Tangan
Gambar 1. Faktur Penjualan Tunai (Mulyadi, 2010: 464)
Dijual
17
2) Pita Register Kas Dokumen Pita Register Kas dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register kas. Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan. Terima Kasih 12.500,00 15.000,00 20.000,00 57.000,00 75.000,00 179.500,00 ST 180.000,00 500,00 C
Gambar 2. Pita Register Kas (Mulyadi, 2010: 464) 3) Credit Card Sales Slip Dokumen ini dicetak oleh bank yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai bukti untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan oleh pemegang kartu kredit.
C A R D H O L D E R
542195 Date
INITIALS
AUTHORIZATION CODE CHECK/BILL NUMBER
AMOUNT
DESCRIPTION
M E R C H A N T
TOTAL
MERCHANT COPY
18
Rp
CARDHOLDER SIGNATURE
Gambar 3. Credit Card Sales Slip (Mulyadi, 2010: 465) 4) Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjualan Cash On Delivery (COD) yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.
19
NOMOR SURAT PENGIRIMAN ORDER
KODE PELANGGAN NOMOR
LOKASI
DEPT.
BATAS KREDIT
JENIS
NOMOR SURAT ORDER PENJUALAN
DIKIRIM KEPADA
TGL. DITERI MA
TGL. KIRM DIMINTA
DIKIRM MELALUI
JUMLAH KALI ANGKUT
TGL KIRIM
NOMOR FAKTUR
JUMLAH UNIT DIKIRM
UNIT
KETERANGAN
PERUSAHAAN
TANGGAL
PARCEL POST
Rp.
KODE BARANG
BACK ORDER DARI
ISILAH DENGAN HURUF CETAK
DITERIMA OLEH
JENIS YNG DIPE SAN
DIKIRM DARI
KUANTITAS BACK ORDER
JUMLAH BIAYA ANGKUT
Rp.
JENIS YANG DIBATALKAN
BERAT
MANAJER
BAGIAN ANGKUTAN UMUM
PENGIRIMAN JUMLAH BERAT DIKIRM
…………………………
……………………….
Gambar 4. Bill of Lading (Mulyadi, 2010: 466) 5) Faktur Penjualan Cash On Delivery (COD) Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan Faktur Penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian angkutan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan barang dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan Faktur Penjualan ini digunakan oleh
20
perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.
FAKTUR PENJUALAN COD Nama Pembeli
Nomor
Kode
urut
Barang
Alamat
Tanggal
Nama Barang
Satuan
Nomor
Nomor Bill of Lading
Harga
Kuantitas
Satuan
Faktur Jumlah Harga
Jumlah Dicatat dalam
Dicatat
Diterima
Buku
dalam
oleh
Pembantu
Jurnal
pelanggan
Diserahkan
Dijual
Tanggal Tanda Tangan
Gambar 5. Faktur Penjualan COD (Mulyadi, 2010: 467) 6) Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor terdiri dari 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas dari hasil penjualan tunai ke bank. 2 lembar tembusannya diminta kembali dari bank setelah ditanda tangani dan dicap oleh bank sebagai bukti
21
penyetoran kas ke bank. Bukti Setor Bank diserahkan oleh bagian kas kepada bagian akuntansi, dan dipakai oleh bagian akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.
BUKTI SETOR BANK Nama:
Bank
No.Cek
Jumlah Rupiah
No Rekening:
Tanda Tangan:
Credit Card Sales Slip Uang Tunai Jumlah
Jumlah Rupiah
Pengesahan Bank
Gambar 6. Bukti Setor Bank (Mulyadi, 2010: 468) 7) Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh bagian akuntansi untuk merekap harga pokok penjualan yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.
22
REKAP HARGA POKOK PENJUALAN Bulan
Nomor
Kode Rekening
Tgl,Pembuatan
Nama Persediaan
Departemen Akuntansi Biaya
Jumlah Rupiah
Bagian Kartu Persediaan
Gambar 7. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan (Mulyadi, 2010: 218) d.
Catatan Akuntansi yang Digunakan Berikut adalah catatan akuntansi yang digunakan menurut Mulyadi (2010: 468) : 1) Jurnal Penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh bagian akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.
23
JURNAL PENJUALAN Tanggal
Keterangan
Nomor
Piutang
Penjualan
Lain-lain
Hasil
Bukti
Dagang
Tunai
Debit
Penjualan
Debit
Debit
Kredit No.
Jumlah
Rek.
Gambar 8. Jurnal Penjualan (Mulyadi, 2010: 108) 2) Jurnal Penerimaan Kas Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.
JURNAL PENERIMAAN KAS Tanggal
Keterang
Nomor
Kas
Piutang
Penjualan
an
Bukti
Debit
Dagang
Tunai
Kredit
Kredit
Lain-lain Kredit No.Rek
Jumlah
Gambar 9. Jurnal Penerimaan Kas (Mulyadi, 2010: 110)
24
3) Jurnal Umum Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian, penerimaan dan pengeluaran kas, depresiasi aktiva tetap dan transaksi lainnya. Karena dalam perusahaan kecil volume transaksinya masih sedikit, jurnal umum seperti pada Gambar 10 tersebut cukup untuk menampung semua jenis transaksi.
Jurnal Umum Tanggal
Keterangan
Nomor
Nomor
Bukti
Rek.
Debit
Kredit
Gambar 10. Jurnal Umum (Mulyadi, 2010: 102) 4) Kartu Persediaan Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.
25
KARTU PERSEDIAAN Nama Barang No Rekening
Kode Satuan Barang Titik Pesan K embal i
Gudang EOQ
Pembel ian T g l
No SO P
Jml Dipesa n
No Lantai Maximum
No Lokasi
Minimum
Peneri maan Sisa Pes ana n
Jml Dite rim a
Tgl
N o L P B
Kuanti tas
Sifat Khusus Barang Pemakai an
Harga Satuan
Jumlah Harga
Tgl
No BP BG
Kua ntit as
Hargta Satuan
Sal do Jumlah Harga
Kuanti tas
Harga Satuan
Gambar 11. Kartu Persediaan (Mulyadi, 2010: 140) 5) Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual. KARTU GUDANG NO. KODE
GUDANG
NAMA BARANG
LOKASI
SPESIFIKASI
MINIMUM
DITERIMA
TGL
NO. BUKTI
MAKSIMUM SATUAN
DIPAKAI
KUANTITAS
TGL.
NO
SISA
KUANTITAS
KUANTITAS
BUKTI
Gambar 12. Kartu Gudang (Mulyadi, 2010: 209)
KETERANGAN
Jumla h Harg a
26
e.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Prosedur yang membentuk sistem
dalam sistem penjualan tunai
menurut Mulyadi (2010: 469) adalah sebagai berikut: 1) Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli 2) Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap “Lunas” pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli
untuk
memungkinkan
pembeli
tersebut
melakukan
pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman 3) Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini pengiriman hanya menyerahkan barang yang sudah dibayar kepada pembeli. 4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penjualan dan jurnal
27
penerimaan kas. Disamping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan. 5) Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Sistem
pengendalian
intern terhadap kas
mengharuskan
penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada satu hari. Dalam prosedur ini, fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6) Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas 7) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi membuat bukti memorial sebagai dokumen sumber untuk pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. f.
Pengendalian Intern Sistem Penjualan Tunai Menurut Mulyadi (2010: 470-471), dalam perancangan sistem organisasi yang berkaitan dengan penjualan tunai, unsur pokok pengendalian intern dijabarkan sebagai berikut: 1) Organisasi (a) Fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kas.
28
(b) Fungsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi. (c) Fungsi penyerahan harus dipisahkan dari fungsi akuntansi. (d) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan uang (e) Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 2) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (a) Penerimaan order dari konsumen diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. (b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan cara membubuhkan “lunas” pada faktur penjualan tunai dan menempelkan pita kas register kas pada faktur penjualan tunai. (c) Penjualan
dengan
kartu
kredit
bank
didahului
dengan
permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit. (d) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai. (e) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasikan oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda panah pada faktur penjualan tunai. 3) Praktik yang Sehat (a) Faktur
penjualan
tunai
bernomor
urut
tercetak
dan
pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh fungsi penjualan.
29
(b) Jumlah kas yang diterimakan dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. (c) Perhitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Dengan adanya pengendalian internal, diharapkan setiap bagian mau dan mampu mematuhi kebijakan yang telah dicanangkan oleh pihak manajemen.
30
g.
Flowchart Sistem Penjualan Tunai
FPT : Faktur Penjualan Tunai PRK: Pita Register Kas
Gambar 13. Flowchart Sistem Penjualan Tunai (Mulyadi, 2010: 476)
31
Gambar 14. Flowchart Sistem Penjualan Tunai (Mulyadi, 2010: 476)
32
Bagian Jurnal
6
Bagian Kartu Persediaan
5
7
8
PRK 1
PRK
RHPP
FPT
Bukti Setor Bank
1 FPT
Bukti Memorial
N Kartu Persediaan
Jurnal Penerimaan Kas
Jurnal Penjualan
Jurnal Umum
T
N
7
Membuat rekapitulasi HPP
Selesai
RHPP
Membuat Bukti memorial
RHPP
Bukti Memorial
8
RHPP : Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Gambar 15. Flowchart Sistem Penjualan Tunai (Mulyadi, 2010: 477)
Secara Periodik
33
Penjelasan Flowchart Sistem Penjualan Tunai menurut Mulyadi (2010): Penjualan tunai dimulai dari bagian order penjualan menerima order dari pembeli, kemudian bagian order penjualan mengisi faktur penjualan tunai (FPT) dan dibuat rangkap 3. FPT 1 diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke bagian kasa. FPT 2 diserahkan ke bagian gudang. Kemudian FPT 3 di arsipkan permanen sesuai nomor urut. Berdasarkan FPT 1 pembeli melakukan pembayaran di bagian kasa, kemudian bagian kasa menerima uang dari pembeli dan mengoperasikan mesin Pita Register Kas (PRK). Kemudian FPT 1 dan PRK diberikan ke bagian pengiriman. Kemudian bersamaan dengan aktivitas tadi FPT 2 dari bagian penjualan diserahkan ke bagian gudang. Berdasarkan FPT 2 bagian gudang mengisi kartu gudang untuk catatan barang yang keluar. Setelah itu barang diserahkan kepada bagian pengiriman bersama dengan FPT 2. Aktivitas selanjutnya yaitu bagian pengiriman mencocokan antara FPT 1 dan PRK dari bagian kasa dengan FPT 2 yang diserahkan bagian gudang bersamaan dengan barang yang dipesan oleh pembeli. Setelah cocok, barang diserahkan kepada pembeli dengan FPT 2 sebagai slip pembungkus. Kemudian FPT 1 dan PRK diserahkan ke bagian jurnal untuk pencatatan transakasi penjualan. Oleh bagian jurnal FPT 1 dan PRK dicatat ke dalam jurnal penjualan dan setelah itu FPT 1 dan PRK diserahkan ke bagian kartu persediaan.
34
Pada bagian kartu persediaan, FPT 1 dan PRK dicatat ke dalam kartu persediaan dan setelah itu FPT 1 dan PRK diarsipkan secara permanen berdasarkan nomor. Setelah itu bagian kartu persediaan membuat dokumen rekapitulasi HPP secara periodik dan Bukti Memorial. Kemudian RHPP serta Bukti Memorial diserahkan kepada bagian jurnal untuk dicatat di jurnal umum. Kemudian aktivitas terakhir setelah semua kas dari setiap aktivitas penjualan terkumpul. Maka bagian kasa akan menyetor kas dari aktivitas penjualan ke bank. Pertama-tama bagian kas mengisi bukti setor bank yang dibuat rangkap 3. Bukti setor bank 1 diserahkan kepada bank bersama dengan uang, kemudian bukti setor bank 2 diberikan kepada bagian jurnal, dan bukti setor 3 diarsipkan secara permanen berdasar nomor urut oleh bagian kasa. Kemudian berdasar bukti setor bank 2 maka bagian jurnal mencatatnya ke jurnal penerimaan kas dan bukti setor 2 diarsipkan secara permanen berdasarkan tanggal oleh bagian jurnal. 4.
Perancangan dan Pengembangan Sistem a.
Pengertian Perancangan Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007: 24), “Perancangan suatu sistem adalah penjelasan secara detail tentang bagaimana bagian-bagian dari sistem informasi diimplementasikan”. Sedangkan menurut Mulyadi (2010: 1), “Perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi sebagai pertimbangan”.
35
Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah proses penyusunan bagian-bagian sistem informasi yang sudah ada secara keseluruhan menjadi sistem baru yang berkualitas sehingga dapat menghasilkan suatu informasi yang tepat dan akurat sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan perusahaan. b. Pengertian Pengembangan Sistem Menurut Jeffery, Lonnie dan Kevin (2004: 78), “Sistem merupakan satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, dan peralatan terotomatisasi yang digunakan para stakeholder untuk mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki sistem informasi dan perangkat lunak”. Begitu pula menurut Mulyadi (2010: 39) yang mengatakan bahwa pengembangan sistem adalah langkah-langkah yang dilalui analis sistem dalam pengembangan sistem informasi. Sedangkan Nugroho (2001: 521) mendefinisikan
pengembangan
sistem
sebagai
daur
dari
suatu
perkembangan sistem informasi mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan,
proses
pengembangannya,
hingga
implementasi
dan
operasionalnya. Dari
beberapa
pengertian
diatas
dapat
disimpulkan
bahwa
pengembangan sistem adalah meyusun kembali sistem yang dimulai dengan menganalisis gagasan, proses pengembangannya, hingga implementasi
yang
digunakan
untuk
memperbaiki
kekurangan-
kekurangan dari sistem yang telah ada sebelumnya. Jadi, pengembangan
36
sistem digunakan untuk memperbaiki atau mengganti sistem yang sudah ada sehingga dapat mengasilkan informasi yang bermanfaat bagi perusahaan. c.
Metode Pengembangan Sistem Metodologi untuk tahap pengembangan sistem yang cocok dapat menggunakan satu metode yaitu System Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi yang cocok dalam pengembangan sistem. Nugroho (2001: 521) mendefinisikan System Development Life Cycle adalah daur dari suatu perkembangan sistem informasi mulai dari konsepsi yang berwujud gagasan, proses pengembangannya, hingga implementasi dan pengoperasiannya. Sedangkan Menurut Jeffery, Lonnie dan Kevin (2004: 80) “SDLC adalah pemfaktoran umur hidup sebuah sistem ke dalam dua tahap yaitu pengembangan sistem dan operasi sistem. Menurut Jogiyanto (2005: 433) Sistem Development Life Cycle dimulai dari suatu tahapan sampai tahapan terakhir dan kembali lagi ke tahapan awal membentuk suatu siklus atau daur hidup. Dari beberapa teori diatas dapat diambil kesimpulan bahwa System Development Life Cycle (SDLC) adalah tahapan perkembangan sistem informasi yang dimulai dari gagasan, proses pengembangan, sampai implementasi dan pengoperasian sistem yang membentuk suatu daur hidup sistem.
37
Menurut Marshall B.Romney, Paul John Steinbart (2005) tahapantahapan dalam metode System Development Life Cycle adalah sebagai berikut: 1) Tahap Analisis Sistem Dalam tahap analisis sistem, informasi yang diperlukan untuk mengembangkan sistem baru akan dikumpulkan. Permintaan akan pengembangan
sistem
diprioritaskan
untuk
memaksimalkan
penggunaan sumber daya pengembangan yang terbatas. Apabila sebuah proyek dapat melalui pemeriksaan awal, sistem yang ada saat ini akan disurvey untuk menetapkan serta sifat serta lingkup proyek dan untuk mengidentifikasi kekuatan serta kelemahannya. Setelah itu akan dilakukan studi mendalam atas sistem yang diajukan untuk menetapkan kelayakannya. Apabila sistem yang diajukan sudah layak, maka kebutuhan informasi para pemakai dan para manajer akan diidentifikasi serta didokumentasikan. Menurut Hanif Al Fatta (2007: 27) tahapan analisis adalah tahapan dimana sistem yang sedang berjalan dipelajari dan sistem pengganti diusulkan. Tahapan analisis meliputi tiga tahap yaitu : a) Analisis Kelemahan Sistem Lama Dalam tahapan ini analisis digunakan untuk mengetahui kelemahan sistem lama. Sehingga diketahui apa saja yang harus diperbaiki pada sistem lama tersebut.
38
Metode yang dapat digunakan dalam tahap analisis kelemahan sistem lama adalah menggunakan metode PIECES. Menurut Hanif Al Fatta (2007: 51) untuk mengidentifikasi masalah dari sistem lama, harus melakukan analisis terhadap kinerja
(performance),
informasi
(information),
ekonomi
(economy), keamanan aplikasi (control), efisiensi (efficiency), dan pelayanan pelanggan (services). 1) Kinerja (Performance) Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan tugas pelayanan dengan cepat sehingga sasaran atau tujuan segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap dari suatu sistem. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan dalam waktu tertentu, sedangkan waktu tanggap adalah waktu transaksi yang terjadi dalam proses kinerja. 2) Informasi (Information) Analisis terhadap informasi adalah evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan nilai atau produk yang bermanfaat untuk menyikapi peluang dalam menangani masalah yang muncul. Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi sekarang, kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan
39
ataupun situasi yang sekarang, kurangnya informasi yang tepat waktu, terlalu banyak informasi, informasi tidak akurat. 3) Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi merupakan penilaian sistem atas biaya dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem baru yang diterapkan. Penilaian tersebut berupa peningkatan terhadap
manfaat
atau
keuntungan-keuntungan
atau
penurunan-penurunan biaya yang terjadi serta persoalan ekonomis dan peluang yang berkaitan dengan masalah biaya. 4) Pengendalian (Control) “Kontrol
dipasang untuk
meningkatkan kinerja
sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan” (Hanif Al Fatta, 2007: 53) dalam analisis keamanan ini perlu diperhatikan tentang keamanan atau kontrol yang lemah atau keamanan yang berlebihan. 5) Efisiensi (Efficiency) Efisiensi
berbeda
dengan
ekonomis.
Ekonomis
berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan biaya yang paling minimum, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang
40
ada tersebut digunakan dengan biaya yang paling minimum untuk meminimalkan pemborosan.Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak – banyaknya dengan input seminim mungkin. Sistem dikatakan tidak efisien bila waktu yang terbuang, data input berlebihan, data diproses berlebihan, informasi output berlebihan, usaha berlebihan, dan material yang berlebihan pula. 6) Pelayanan (Services) Analisis pelayanan merupakan analisis terhadap peningkatan pelayanan yang diberikan oleh sistem. Apabila pelayanan dari sistem yang lama sudah baik, diharapkan pelayanan menggunakan sistem baru lebih cepat dan memuaskan konsumen.Adapun kriteria-kriteria suatu sistem dikatakan buruk (Hanif Al Fatta, 2007:54), jika sistem tersebut menghasilkan produk yang tidak akurat, tidak konsisten dan tidak dipercaya,sistem sukar dipelajari dan sukar digunakan, sistem canggung, serta sistem tidak fleksibel. b) Analisis Kebutuhan Sistem Menurut Hanif Al Fatta (2007: 63), tujuan dari fase analisis adalah memahami kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan
41
tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Dalam analisis kebutuhan sistem dijabarkan bagaimana sistem yang baru seharusnya berjalan berdasarkan analisis kelemahan sistem. Dimana kelemahan-kelamahan sistem yang lama akan diperbaharui dan sistem yang baru akan dibuat untuk mengatasi kelemahan tersebut. Terdapat dua macam kebutuhan sistem, yaitu: 1) Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan oleh sistem, selain itu juga berisi informasi-informasi yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. 2) Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional adalah tipe kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem, meliputi operasional, kinerja, keamanan, dan informasi. (a) Kebutuhan Operasional Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan perangkat
keras
maupun
perangkat
dibutuhkan sistem untuk beroperasi.
lunak
yang
42
(b) Kebutuhan Kinerja Kebutuhan kinerja menjelaskan seperti apa kinerja atau kemampuan sistem baru yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. (c) Kebutuhan Keamanan Mekanisme
keamanan
seperti
apa
yang
dibutuhkan oleh pemakai dijelaskan pada analisis ini. (d) Kebutuhan Informasi Kebutuhan informasi
informasi
nonfungsional
menjelaskan yang
tentang
dibutuhkan
oleh
pemakai. c) Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem adalah mempertimbangkan apakah sistem yang baru akan diterapkan layak dengan situasi dan kondisi tersebut. Dalam analisis kelayakan sistem menurut Nugroho (2001: 547) dibagi menjadi empat yaitu: 1) Kelayakan Teknis Kriteria kelayakan ini bersangkut-paut dengan tingkat dan karakteristik dalam industi komputer serta kemampuan perusahaan
dalam
menerapkan
teknologi.
Untuk
mengevaluasi kelayakan teknis harus menentukan apakah perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk
43
mengimplementasikan sistem yang diusulkan telah tersedia dalam perusahaan. 2) Kelayakan Operasional Dalam menguji kelayakan operasional dari suatu alternatif, harus menentukan apakah perubahan sistem yang diusulkan benar-benar bisa diterapkan dan memenuhi sasaran yang diinginkan. Alternatif yang tidak memenuhi kriteria harus diabaikan. 3) Kelayakan Waktu Kelayakan waktu merupakan merupakan pengujian dalam kelayakan sistem dengan memperhitungkan apakah sistem yang baru dapat diterapkan dalam jangka waktu yang layak. Untuk menguji kelayakan waktu harus diprediksi jangka waktu yang diperlukan untuk mendesain dan mengimplementasikan sistem yang baru. Beberapa faktor yang mempengaruhi jangka waktu itu antara lain adalah: (a) Jangka waktu penyerahan perangkat keras (b) Jangka waktu penyerahan perangkat lunak (c) Jangka waktu pelatihan karyawan (d) Jangka waktu konversi sistem lama ke sistem baru 4) Kelayakan Ekonomis Untuk melaksanakan pengujian kelayakan ekonomis, harus menentukan apakah perubahan yang diusulkan
44
memang benar-benar memberikan manfaat yang secara finansial ekonomis lebih besar daripada pengorbanan. Menurut Hanif Al Fatta (2007: 77) “tujuan dari analisis biaya dan manfaat ini adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan”. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menentukan standar kelayakan proyek. Metode kuantitatif yang dapat digunakan sebagai berikut: (a) Metode Payback (Payback Period) Payback period menunjukan periode waktu yang diperoleh untuk menutup kembali uang yang telah diinvestasikan dengan hasil yang akan diperoleh dengan hasil yang akan diperoleh dari investasi tersebut. Apabila investasi yang akan dilaksanakan lebih singkat/pendek waktunya dibanding payback maksimum yang diisyaratkan maka investasi ini akan dilaksanakan, tetapi sebaliknya apabila lebih panjang waktunya
dibanding
investasi akan ditolak.
payback
maksimum
maka
45
Berikut ini rumus yang digunakan menurut Indriyo Gitosudarmo (2002: 141): biaya yang belum ditutupi tahun sebelum x 12 bulan PP = penutupan penuh + arus kas tahun berjalan
(b) Metode Return On Invesment Return on invesment adalah besarnya keuntungan yang bisa diperoleh dalam (%) selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek. Untuk menghitungnya digunakan rumus : ROI =
total manfaat - total biaya total biaya
x 100 %
Jika ROI bernilai positif maka ROI dianggap layak, jika bernilai negatif maka akan dianggap tidak layak. (c) Metode Net Present Value (NPV) Adalah analisis yang menggambarkan selisih antara penerimaan dan pengeluaran per tahun yang digambarkan
rumus
sebagai
berikut
(Indriyo
Gitosudarmo, 2002: 141): NPV = - nilai proyek +
proceed1 proceed2 proceedn + + (1+I)1 (1+I) 2 (1+ I) n
l merupakan interest rate yang digunakan sedangkan Proceed adalah total manfaat-total biaya. Dari rumus diatas apabila NPV lebih besar dari nol maka proyek layak untuk dilanjutkan.
46
2) Tahap Desain Sistem Tahap desain dibedakan menjadi 2 yaitu desain konseptual dan desain fisik. Dalam tahap desain konseptual, perusahaan memutuskan cara bagaimana memenuhi kebutuhan para pemakai sistem. Tahap pertama adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi desain serta alternatif yang tepat. Spesifikasi terinci yang menjelaskan secara umum apa yang harus dicapai oleh sistem tersebut dan bagaimana sistem tersebut akan dikendalikan, harus dikembangkan. Tahap desain konseptual selesai ketika persyaratan desain konseptual diberitahukan ke komite pelaksana sistem informasi. Dalam tahap desain fisik, perusahaan mengartikan persyaratan umum yang berorientasi pada pemakai dari desain konseptual ke dalam spesifikasi terinci yang digunakan untuk mengkodekan serta menguji program komputer tersebut. Dokumen input dan output didesain, program komputer ditulis, file serta database dibuat, prosedur dikembangkan, dan pengendalian dibangun untuk dapat terintegrasi ke dalam sistem baru tersebut. Tahap ini selesai ketika desain fisik dari sistem yang diajukan dilaporkan kepada komite pelaksana sistem informasi. 3) Tahap Implementasi dan Perubahan Tahap ini adalah tahap terakhir tempat semua elemen dan aktivitas sistem tersebut disatukan. Oleh karena kerumitan dan peran
47
penting tahap ini, maka rencana implementasi dan perubahan dikembangkan serta diikuti dengan teliti. Hardware dan software baru dipasang dan diuji. Pegawai baru yang menjalankan sistem perlu dipekerjakan dan dilatih, atau pegawai yang telah ada direlokasi. Prosedur pemrosesan baru harus diuji dan mungkin diubah. Pendekatan dari sistem lama ke sistem baru diperlukan pendekatan konversi tertentu. Terdapat empat pendekatan yang digunakan untuk merubah sistem lama ke sistem baru yaitu: a) Konversi Langsung Konversi langsung adalah implementasi sistem baru secara langsung dan menghentikan segera pemakaian sistem yang lama. Sistem Lama
Sistem Baru
Gambar 16. Pendekatan Konversi Langsung (Mulyadi, 2010: 55) b) Konversi Paralel Konversi paralel adalah implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama dalam jangka waktu tertentu. Sistem Lama Sistem Baru
Gambar 17. Pendekatan Konversi Paralel (Mulyadi, 2010: 56)
48
c) Konversi Modular Konversi modular seringkali disebut dengan pendekatan pilot project,
adalah implementasi sistem baru ke dalam
organisasi secara sebagian-sebagian. Sistem Lama Sistem Lama
Sistem Lama Sistem Lama
Sistem Lama Sistem Baru
Sistem Baru Sistem Baru
Gambar 18. Pendekatan Konversi Modular (Mulyadi, 2010: 56) d) Konversi Phase-in Konversi phase-in mirip dengan konversi modular. Beda yang ada di antara keduanya adalah terletak pada konversi modular membagi organisasi untuk implementasi sistem baru, sedangkan pada konversi phase-in yang dibagi adalah sistemnya sendiri. Sistem Lama Sistem Baru
Gambar 19. Pendekatan Konversi Phase-in (Mulyadi, 2010: 57) 4) Operasional dan Pemeliharaan Sistem baru yang sekarang berjalan digunakan sesuai kepentingan perusahaan. Selama masa hidupnya, sistem tersebut secara periodik akan ditinjau. Perubahan akan dibuat jika timbul masalah atau ternyata terdapat kebutuhan baru. Selanjutnya organisasi akan menggunakan sistem yang telah diperbaiki tersebut. Dalam penelitian ini, hanya sampai pada tahap perancangan dan
49
pengembangan tidak membahas mengenai tahapan pemeliharaan karena keterbatasan peneliti mengenai waktu, biaya, dan lain-lain. 5.
Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web a.
Pengertian Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web Menurut George H. Bodnar (1996: 181), sistem akuntansi merupakan
metode
dan
catatan-catatan
yang
dibuat
untuk
mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan
transaksi-transaksi
organisasi
dan
menyelenggarakan
pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban yang bersangkutan. Internet adalah jaringan internasional komputer (dan jaringanjaringan lebih kecil) yang saling berhubungan. Hubungan yang menghubungkan
komputer-komputer
tersebut
dinamakan
tulang
punggung (backbone) internet (Marshal B. Romney dan Paul John Steinbart, 2006: 77). World Wide Web (WWW) adalah sistem client/server yang dirancang untuk menggunakan dokumen hypertext dan hypermedia via Internet. WWW menggunakan Hypertext Transfer Protocol (HTTP) untuk bertukar informasi, gambar, dan data lain. Dokumen diformat dalam Hypertext Markup Language (HTML) yang digunakan untuk menciptakan halaman dan dokumen yang disajikan pada Web (Ellsworth Jill H. dan Matthew V. Ellsworth: 1997). URL merupakan singkatan dari Uniform Resources Locator adalah cara standar yang digunakan untuk menentukan situs atau halaman pada internet. URL merupakan cara standar untuk menampilkan informasi
50
tentang jenis isi dan lokasi file : nama file, lokasi komputer di internet, letak file di dalam komputer, dan protokol internet yang digunakan untuk mengakses file itu (Ellsworth Jill H. dan Matthew V. Ellsworth: 1997). E-Commerce adalah konsep baru yang menggambarkan proses pembelian dan penjualan atau pertukaran produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer termasuk internet (Turban, Efraim, 2000). ECommerce dapat diartikan secara dekat. Itu dapat dikatakan mencakup hanya transaksi bisnis yang disetujui dengan pelanggan dan pemasok dan sering digambarkan sebagai bagian dari internet, mengingat tidak ada alternative lain untuk komunikasi. Ada tiga pilar elektronik yang menyokong proses-proses pasar terbuka yaitu: informasi elektronik, hubungan elektronik, dan transaksi elektronik (McLeod, Raymond, 1998). Pemrosesan transaksi penjualan tunai berbasis web berarti penjualan tersebut dilakukan secara real time. Menurut James A. Hall (2007: 257), sistem real time adalah pemrosesan transaksi secara individual saat peristiwa ekonomi muncul. Jika respon komputer melewati batas waktu tersebut, maka terjadi degradasi performansi atau kegagalan sistem. Sebuah real time system adalah sistem yang kebenarannya secara logis didasarkan pada kebenaran hasil hasil keluaran sistem dan ketepatan waktu hasil-hasil tersebut dikeluarkan. Salah satu contoh adalah pemesanan produk guci secara online, yaitu dengan cara memproses permintaan pelanggan secara langsung. Begitu juga sistem informasi
51
akuntansi penjualan tunai berbasis web yang akan memproses transaksi penjualan secara langsung yang dilakukan pembeli yang memesan guci melalui web dan akan diproses secara langsung satu per satu tanpa menunggu terjadinya proses transaksi yang lain. Sistem penjualan tunai berbasis web termasuk dalam sistem immediate processing (online). Menurut Nugroho (2001: 80) sistem immediate processing adalah sistem dimana setiap transaksi direkam dan diproses segera setelah transaksi terjadi. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam sistem online menurut Nugroho (2001: 81) adalah: 1) Data entry dan editing data Data entry adalah kegiatan memasukkan data yang akan diproses. Editing data adalah proses pemeriksaan terhadap keabsahan data untuk menemukan kemungkinan kesalahan sehingga dapat diperbaiki. 2) File updating atau pemeliharaan file Memberikan informasi kepada komputer mengenai jenis transaksi yang akan direkam dan jenis kegiatan yang akan dilaksanakan dalam sistem online. Pada umumnya file yang terpengaruh oleh suatu transaksi berjumlah lebih dari satu. 3) File inquiry atau permintaan informasi dari file
52
Dalam sistem online permintaan informasi dapat dilakukan melalui perangkat input. 4) Penyusunan Laporan Komputer dapat mencetak laporan atau dokumen di bawah kendali program penyusunan laporan. Dari beberapa kesimpulan di atas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah kumpulan dokumen yang dirancang dan diolah untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan menganalisis data-data transaksi penjualan tunai yang terjadi dengan memanfaatkan sarana web sehingga menghasilkan laporan yang berkaitan dengan tranksasi penjualan tunai bagi perusahaan. b. Desain Program dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web Dalam perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tunai berbasis web terdapat beberapa tahap permodelan yang harus dilalui, yaitu: 1) Permodelan Database Menurut Hanif Al Fatta (2007: 121), data model adalah cara untuk menggambarkan data yang digunakan dan diciptakan dalam suatu sistem bisnis. Salah satu cara permodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram). Bagi perancang basis data, ERD berguna untuk memodelkan sistem yang nanti akan dikembangkan. Selain itu juga membantu saat melakukan analisis
53
dan perancangan basis data karena model ini dapat menunjukkan macam data yang dibutuhkan dan kerelasian antara data didalamnya. Sedangkan bagi pengguna, model ini sangat membantu dalam hal pemahaman model sistem dan rancangan basis data yang akan dikembangkan oleh perancang basis data (Edhy Sutanta, 2004: 79). 2) Permodelan Proses Permodelan proses ini dapat memudahkan pemakai yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dikerjakan. Permodelan proses dapat digambarkan melalui Data Flow Diagram (DFD). Marshall B. Romney & Paul John Steinbart (2006:
184)
menyampaikan
bahwa
DFD
secara
grafis
mendeskripsikan arus data didalam sebuah organisasi. DFD juga digunakan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan untuk merencanakan sistem yang baru. 3) Desain Interface Pada tahap ini desain yang dibuat adalah desain input, ouput, dan desain fisik database dari aplikasi sistem. a) Desain Input “Desain input merupakan proses memilih data apa saja yang menjadi input” (Hanif Al Fatta, 2007: 29). Data yang digunakan merupakan data yang dimasukkan kedalam program sehingga menghasilkan output atau laporan yang berguna bagi
54
pengguna program. Data yang dimasukkan ke dalam web mengenai informasi produk dan tata cara pemesanan. Adapun desain input melalui beberapa form sebagai berikut: (1) Form Pendaftaran Pelanggan Form ini digunakan oleh pengunjung untuk mendaftar sebagai pelanggan pada situs perusahaan agar dapat melakukan pemesanan produk. (2) Form Login Pelanggan Form ini digunakan oleh pengunjung untuk masuk ke sebagai pelanggan dan bisa melakukan proses pembelian atau pemesanan produk. Apabila belum menjadi pelanggan maka
pengunjung
tidak
bisa
melakukan
transaksi
pembelian. (3) Form Kantong Belanja Form ini digunakan oleh pelanggan untuk memesan barang yang akan dibeli. (4) Form Input Barang Form ini digunakan untuk memasukkan barang baru yang dilakukan oleh admin. (5) Form Input Kategori Form ini digunakan untuk memasukkan kategori barang di dalam web yang dipakai guna memudahkan pencarian barang.
55
(6) Form Tarif Pengiriman Form ini digunakan untuk memasukkan alamat tujuan pengiriman, yang dapat memberikan informasi kepada pelanggan mengenai tarif pengiriman ke alamat yang dituju oleh pelanggan. (7) Form Konfirmasi Pembayaran Form
ini
digunakan
untuk
mengkonfirmasi
bahwa
pelanggan sudah membayar dengan cara transfer di nomor rekening yang sudah disediakan perusahaan. (8) Form Login Admin Web Form ini digunakan oleh bagian administrasi untuk dapat masuk ke dalam sistem dan melakukan perubahan terhadap informasi yang terdapat dalam web. (9) Form Login Admin Kasir Form ini digunakan oleh bagian kasir untuk dapat masuk ke dalam sistem dan memasukkan data penjualan yang terjadi langsung di toko. (10) Form Penjualan Offline Form ini digunakan oleh admin untuk memasukan data penjualan yang terjadi langsung di toko. b) Desain Output “Desain output” merancang informasi yang akan dijadikan output” (Hanif Al Fatta, 2007: 29). Dari data input yang
56
dimasukkan maka diharapkan mampu menghasilkan laporan yang sesuai dengan kebutuhan. Sehingga dari sistem tersebut dapat dihasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. Desain output akan menghasilkan beberapa laporan antara lain: (1) Laporan Data Pelanggan Laporan data pelanggan merupakan laporan yang berisi informasi mengenai pembeli yang sudah menjadi pelanggan di perusahaan. Data pelanggan diperoleh ketika pelanggan melakukan pendaftaran pelanggan berupa pembuatan akun saat pertama kali akan melakukan pemesanan produk. (2) Katalog Barang Katalog barang memuat informasi mengenai nama barang, kode barang, dan gambar barang yang tersedia sekarang. (3) Laporan Pesanan Barang Laporan pesanan barang merupakan laporan yang berisi informasi mengenai pesanan pelanggan, seperti nama pemesan, tanggal pesanan, kode pesanan, total pembayaran, dan status pesanan barang. (4) Invoice Invoice berisi identitas pembeli, harga total, total barang yang dibeli, tanggal pembelian, tanggal pembayaran, dan jumlah yang dibayarkan.
57
(5) Laporan Persediaan Barang Laporan persedian berisi informasi mengenai jumlah barang yang masih dimiliki perusahaan. (6) Laporan Penjualan Online Laporan ini berisi tentang informasi penjualan tunai yang dilakukan dari toko online. Laporan dari toko online terdiri dari tiga kategori yaitu laporan penjualan online harian, laporan penjualan online bulanan, dan laporan penjualan online tahunan. (7) Laporan Penjualan Offline Berisi informasi penjualan tunai yang dilakukan oleh kasir dari transaksi yang dilakukan langsung di toko. Penjualan tunai langsung dari kasir juga tercatat pada sistem ini sehingga dapat diketahui perbandingan antara penjualan tunai dari toko online dan penjualan tunai dari kasir. Laporan ini terdiri dari laporan penjualan offline harian, laporan penjualan offline bulanan, dan laporan penjualan offline tahunan. (8) Laporan Penjualan Total Berisi informasi mengenai keseluruhan hasil dari laporan penjulan online dan penjualan offline. Dalam laporan ini berisi informasi tentang periode laporan, jumlah barang terjual dan jumlah harga dari transaksi online, jumlah
58
barang terjual dan jumlah harga dari transaksi offline, jumlah barang terjual dan jumlah harga dari semua transaksi. Admin dapat membandingkan hasil antara penjualan online dan penjulan offline. Laporan penjualan total disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan total harian, laporan penjualan total bulanan, dan laporan penjualan total tahunan. (9) Laporan Best Seller Laporan best seller berisi informasi mengenai barang yang laris terjual baik secara online maupun pembelian langsung di toko. (10) Log Aktifitas Log aktifitas merupakan catatan yang berisi seluruh kegiatan yang dilakukan oleh admin setelah melakukan login pada sistem. c)
Desain Fisik Database Desain Fisik database merupakan proses merancang database sebagai tempat data input dimasukkan dan diolah sehingga menjadi informasi yang diperlukan. Dari desain file dan database akan dibuat beberapa tabel sebagai berikut: (1) Tabel Pelanggan Tabel ini berisi tentang data-data pelanggan meliputi nama, username, email, password, id pelanggan, alamat, nomor
59
telepon, tanggal pembelian, dan aktivasi akun pelanggan yang telah mendaftar. (2) Tabel Admin Tabel ini berisi informasi mengenai data karyawan meliputi: id karyawan, nama karyawan, username, password, contact person, jabatan, dan lain sebagainya. (3) Tabel Pesanan Tabel ini berisi informasi mengenai pesanan meliputi: id pesanan, nomor pesanan, tanggal pesanan, id pelanggan, jenis transaksi, kota, berat, tarif pengiriman, potongan harga, total pembayaran, alamat pengiriman, nomor telepon, kode pesanan, status pemesanan barang, dan tanggal pengiriman. (4) Tabel Detail Pesanan Tabel ini digunakan untuk menghubungkan dengan koleksi barang sehingga dapat menghasilkan laporan penjualan. Selain itu dari tabel detail pesanan ini dapat digunakan untuk membuat faktur penjualan. (5) Tabel Konfirmasi Tabel ini digunakan untuk menyimpan data konfirmasi pembayaran barang. Tabel ini berisi id konfirmasi, id pesanan, bukti, dan status konfirmasi apakah pembeli sudah membayar atau belum.
60
(6) Tabel Kategori Tabel ini digunakan untuk menyimpan data kategori dari barang. Tabel ini berisi tipe barang dan nama tipe barang. (7) Tabel Barang Tabel ini berisi tentang informasi barang yang ditampilkan di dalam web. Informasi yang ditampilkan yaitu id barang, nama barang, harga pokok, harga jual, jumlah persediaan, berat, ukuran, foto, dan deskripsi mengenai barang tersebut (8) Tabel Tarif Pengiriman Tabel ini digunakan untuk menyimpan data nama kota, biaya pengiriman, dan jasa pengiriman. Biaya pengiriman dibedakan berdasarkan kota saat pengiriman barang dilakukan. (9) Tabel Laporan Barang Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jumlah persediaan barang yang akan menghasilkan laporan persediaan barang. (10) Tabel Log Aktifitas Tabel log aktifitas digunakan untuk menyimpan data aktifitas admin saat admin login ke dalam sistem. Informasi yang ditampilkan yaitu id admin dan aktifitas yang dilakukan oleh admin.
61
6.
Penggunaan Bootstrap, XAMPP dan MySQL untuk Perancangan Sistem Penjualan Tunai Berbasis Web Bootstrap merupakan framework ataupun alat untuk membuat aplikasi web ataupun situs web responsive secara cepat, mudah, dan gratis. Bootstrap terdiri dari Cascading Style Sheet (CSS) dan HyperText Markup Language (HTML) untuk menghasilkan Grid, Layout, Typhography, Tabel, Form, Navigation, dan lain-lain. Di dalam Bootstrap juga sudah terdapat jQuery plugins untuk menghasilkan komponen UI yang cantik seperti Transitions, Modal, Dropdown, Scrollspy, Tooltip,Tab, Popover, Alert, Button, Carousel, dan lain-lain (Husein Alatas, 2013: 2). Bootstrap dapat membantu kita membuat responsive website dengan cepat dan mudah dan dapat berjalan sempurna pada browser-browser populer seperti Chrome, Firefox, Safari, Opera, dan Internet Explore. XAMPP merupakan web server yang paling banyak digunakan di dunia dan multi platData. Di dalam XAMPP sudah terdapat Hypertext Preprocessor (PHP) dan My Strucktured Query Language (MySQL). XAMPP adalah web server open source yang dapat kita gunakan secara gratis. XAMPP merupakan web server yang stabil dan paling aman dibandingkan dengan web server lain. Database yang digunakan adalah MySQL dan tool management databasenya adalah PhpMyadmin, dikelola dengan MySQL berbasis web yang digunakan untuk mendefinisikan data dan memanipulasi data yang tersimpan dalam MySQL. PhpMyadmin akan mempermudah kita dalam menggunakan Database Management System
62
(DBMS). Sedangkan PHP yang sudah terdapat dalam XAMPP merupakan bahasa pemprograman yang sering dan paling banyak digunakan dalam pengembangan sistem berbasis web. Berdasarkan alasan yang dikemukakan di atas maka peneliti memilih Bootstrap sebagai program yang digunakan untuk membuat desain interface web, kemudian untuk web server menggunakan XAMPP yang dihubungkan dengan database
dimana dalam pembuatan
database peneliti memilih
MySQL sebagai alternatif karena keamanan yang terjamin dimana semua password yang digunakan akan diacak, hal tersebut akan menyulitkan untuk dilakukannya pencurian password ataupun sabotase dengan sengaja. MySQL adalah sebuah perangkat lunak iasm manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia (Betha Sidik, 2005: 10). MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management Sistem). Sedangkan RDBMS sendiri akan lebih banyak mengenal istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan dalam perintah-perintah di MySQL. MySQL merupakan RDBMS (Relational Database Management Sistem) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Dimana setiap orang bebas untuk menggunakan MySQL, namun tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. Banyak situs web yang menggunakan MySQL sebagai database server (server yang melayani permintaan akses terhadap database).
63
MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. Keandalan suatu sistem database (DBMS) dapat diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan proses perintah-perintah SQL, yang dibuat oleh user maupun programprogram aplikasinya. Sebagai database server, MySQL dapat dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh single user, kecepatan query MySQL sepuluh kali lebih cepat dari PostgreSQL dan lima kali lebih cepat dibandingkan Interbase. Menurut Betha Sidik (2005: 20) MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain : a. Portabilitas. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi. b. Open Source. MySQL didistribusikan secara open source, dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma. c. Multiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. d. Performance tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
64
e. Jenis Kolom. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed / unsigned integer, float, double, chart, text, date, timestamp, dan lain-lain. f. Perintah dan Fungsi. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam perintah (query). g. Keamanan. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta sandi terenkripsi. h. Skalabilitas dan Pembatasan. MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman (records) lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya. i. Konektivitas.
MySQL
dapat
melakukan
koneksi
dengan
klien
menggunakan protokol TCP/IP, Unix soket (UNIX), atau Named Pipes (NT). j. Lokalisasi. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada klien dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meski pun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk di dalamnya. k. Antar Muka. MySQL memiliki interface (antar muka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface).
65
l. Klien dan Peralatan. MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan (tool) yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online. B. Penelitian Relevan Dalam penelitian yang dilakukan oleh Totok Indarto (2010) dengan judul “Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Perusahaan Kerajinan Karya Mandiri” menghasilkan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang dapat meminimalkan kinerja karyawan dan dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam penagihan kepada pelanggan serta mempermudah pengendalian intern perusahaan. Dalam penelitian ini memiliki kesamaan yaitu pemakaian analisis PIECES dalam menganalisis sistem lama dan perancangan berfokus pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web. Selain itu dalam penelitian yang diteliti Totok Indarto bergerak di bidang yang sama, yaitu bidang kerajinan. Perbedaannya terletak pada program untuk membuat desain interface sistem, dalam penelitian Totok Indarto menggunakan Macromedia Dreamweaver sedangkan penulis menggunakan Bootstrap. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Yuwandito Wiharjanto (2012) dengan judul “Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web Sebagai Sarana Informasi Produk Bagi Konsumen Pada PT. Warna AC” menghasilkan sistem baru yang dikatakan layak secara teknik, operasional, ekonomi, hukum, sosial. Dalam penelitian ini memiliki kesamaan yaitu perancangan berfokus pada penjualan tunai berbasis web, metode analisis sistem yang digunakan yaitu dengan
66
metode analisis PIECES, untuk database web menggunakan MySQL, serta samasama perancangan sistem untuk membantu proses serta pengolahan data penjualan. Perbedaannya terletak pada aplikasi pembuatan desain interface peneliti terdahulu menggunakan Macromedia Dreamweaver sedangkan penulis menggunakan Bootstrap. Dalam penelitian yang dilakukan oleh Noviana Nuryanti (2013) dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Toko Bariklana” menghasilkan sistem baru yang dibuat memberi manfaat dan keuntungan yang lebih besar daripada sistem lama. Dalam penelitian ini memiliki kesamaan yaitu berfokus pada sistem penjualan tunai berbasis web, teknik analisis data sama menggunakan Sistem Development Life Cycle, metode analisis sistem menggunakan PIECES dan MySQL untuk desain databasenya. Perbedaannya terletak pada desain interface yang digunakan di dalamnya. Desain interface dalam penelitian Noviana Nuryanti menggunakan Notepad++ sedangkan penulis menggunakan Bootstrap. C. Kerangka Berpikir Sistem akuntansi penjualan tunai yang berkualitas dimanfaatkan untuk mengolah suatu informasi penjualan tunai menjadi informasi yang relevan dan akurat. Sistem akuntansi penjualan tunai di sisi lain juga bermanfaat untuk mengurangi fraud dalam pengendalian informasi mengenai penjualan tunai yang terjadi. Sistem penjualan tunai juga memiliki peranan lain yaitu mengolah data transaksi penjualan dari order penjualan barang sampai dengan pencatatan harga pokok penjualan. Data transaksi penjualan yang terjadi dalam suatu periode
67
tertentu setelah terkumpul dapat diproses menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi pihak-pihak yang memerlukan. Sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Bogimin Craft sekarang masih menggunakan sistem penjualan yang manual sehingga kinerjanya belum efektif. Kurangnya bukti transaksi dan terjadinya perangkapan tugas yang dijalankan oleh fungsi-fungsi yang ada menjadi alasan lain pengendalian intern kurang efektif. Kegiatan penjualan produk dalam Bogimin Craft masih mengandalkan toko yang dibuka oleh pemilik di daerah Kasongan. Berbagai kendala dalam kegiatan penjualan tersebut menyebabkan kesulitan dalam penyajian laporan keuangan yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web sangat diperlukan untuk dapat mengurangi kesulitan pencarian data transaksi penjualan seperti jika dilakukan secara manual. Penggunaan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web juga dapat mempermudah dalam pengendalian intern perusahaan. Kegiatan pemasaran dan pemesanan produk Bogimin Craft dapat juga dilakukan dengan menggunakan web ini. Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai dengan database dapat mengakomodasi kebutuhan informasi yang berkaitan dengan penjualan tunai pada Bogimin Craft. Software database yang akan digunakan adalah MySQL. Sedangkan untuk software yang akan digunakan untuk merancang desain interface adalah Bootstrap. Rancangan sistem meliputi desain input, output, dan database.
68
Desain input meliputi form pendaftaran pelanggan, form login pelanggan, form kantong belanja, form input barang, form input
kategori, form tarif
pengiriman, form konfirmasi pembayaran, form login admin web, form login admin kasir, dan form penjualan offline. Kemudian untuk desain output meliputi laporan data pelanggan, katalog barang, laporan pesanan barang, invoice, laporan persediaan barang, laporan penjualan online, laporan penjualan offline, laporan penjualan total, laporan best seller, dan log aktifitas. Sedangkan untuk desain database meliputi tabel pelanggan, tabel admin, tabel pesanan, tabel detail pesanan, tabel konfirmasi, tabel kategori, tabel barang, tabel tarif pengiriman, tabel laporan barang, dan tabel log aktifitas. D. Paradigma Penelitian Paradigma yang dimaksudkan dalam penelitian ini adalah tahap-tahap dalam perancangan sistem, yaitu: Analisis Sistem
Perancangan Sistem
Implementasi Sistem Gambar 20. Paradigma Penelitian Tahap analisis sistem bertujuan untuk mengetahui sistem yang telah diterapkan oleh perusahaan, kebutuhan sistem yang akan diperbarui, dan kelayakan sistem yang akan diterapkan. Tahap perancangan sistem bertujuan
69
untuk merancang sistem baru yang akan diterapkan pada perusahaan. Tahap terakhir adalah implementasi sistem yang bertujuan untuk menguji program yang telah dibuat. E. Pertanyaan Penelitian 1.
Fungsi apa yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft?
2.
Catatan dan dokumen apa yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft?
3.
Bagaimana prosedur-prosedur yang terkait dengan penjualan tunai pada Bogimin Craft Clothing?
4.
Bagaimana sistem pengendalian intern penjualan tunai yang ada pada Bogimin Craft?
5.
Bagaimana flowchart sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft?
6.
Bagaimana tahap analisis dalam peracangan sistem penjualan tunai berbasis web sebagai sarana informasi produk bagi konsumen yang sesuai pada Bogimin Craft?
7.
Bagaimana desain sistem penjualan tunai berbasis web sebagai sarana media informasi produk bagi konsumen yang sesuai pada Bogimin Craft?
8.
Bagaimana tahap implementasi sistem penjualan tunai berbasis web yang diterapkan pada Bogimin Craft mampu menjadi sarana informasi produk bagi konsumen?
BAB III METODE PENELITIAN A. Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Bogimin Craft yang beralamat di Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan April tahun 2016 untuk tahap pra penelitian yaitu meneliti terlebih dahulu apakah Bogimin Craft terdapat masalah yang berkaitan dengan penjualan produknya. Bulan Juli 2016 untuk perancangan dan implementasi sistem penjualan tunai berbasis web. B. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang akan dilakukan peneliti termasuk dalam klasifikasi penelitian research and development (penelitian dan pengembangan), yaitu penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan produk sehingga menghasilkan produk yang berkualitas. Penelitian ini merancang sistem penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft yang merupakan perkembangan dari e-commerce atau penjualan secara online dengan sarana internet. C. Subjek dan Objek Penelitian Subjek
penelitian
ini
adalah
Bogimin
Craft.
Sedangkan
objek
penelitiannya adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft yang meliputi dokumen, catatan, prosedur, dan fungsi-fungsi yang terkait. D. Definisi Operasional Variabel Sistem akuntansi penjualan tunai adalah suatu kumpulan organisasi dalam proses mencatat, mengolah, serta menganalisa data transaksi penjualan yang
70
71
menghasilkan laporan penjualan sehingga berguna untuk menyediakan informasi penjualan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Sistem penjualan tunai pada penelitian ini berupa sistem penjualan yang dilaksanakan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga terhadap barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan yang terjadi kemudian dicatat oleh perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah kumpulan dokumen yang dirancang dan diolah untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, dan menganalisis
data-data
transaksi
penjualan
tunai
yang
terjadi
dengan
memanfaatkan sarana web sehingga menghasilkan laporan yang berkaitan dengan tranksasi penjualan tunai bagi perusahaan. Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah pengembangan sistem melalui analisis sistem yang berwujud gagasan, proses, pengembangan, hingga implementasi yang digunakan untuk mengembangkan dan memperbaiki sistem yang berkaitan dengan pengolahan data penjualan tunai berbasis web untuk memproses data penjualan sebagai input untuk menghasilkan laporan yang berkaitan dengan penjualan tunai. E. Teknik Pengumpulan Data Guna memperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan beberapa teknik pengumpulan data yaitu sebagai berikut : 1. Dokumentasi Pengumpulan data yang diperoleh dari beberapa dokumen yang dimiliki perusahaan. Teknik ini digunakan untuk memperoleh data tentang bagian-
72
bagian dalam perusahaan, dokumen, catatan, prosedur dalam sistem penjualan tunai pada Bogimin Craft. 2. Wawancara Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara tanya jawab langsung kepada pemilik perusahaan yaitu Damas Herlambang. Teknik ini digunakan untuk memperoleh gambaran umum tentang perusahaan, sistem dan prosedur penjualan tunai yang telah diterapkan pada Bogimin Craft. 3. Observasi Teknik pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung terhadap kegiatan penjualan tunai pada Bogimin Craft. Hasil yang diperoleh dengan teknik ini adalah gambaran proses penjualan tunai produk, peralatan yang digunakan, dan cara pencatatan transaksi penjualan tunai yang dilakukan. F. Instrumen Penelitian 1. Rekaman Rekaman digunakan untuk mendokumentasikan berbagai informasi yang diperoleh selama proses penelitian dengan menggunakan metode wawancara. 2. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara adalah daftar pertanyaan yang akan diajukan kepada narasumber, yaitu pimpinan Bogimin Craft (Damas Herlambang) pada saat dilaksanakan penelitian. Berikut pertanyaan yang akan diajukan, yaitu: a) Bagaimana sejarah dan struktur organisasi Bogimin Craft? b) Produk-produk apa saja yang dijual pada Bogimin Craft? c) Fungsi-fungsi apa yang terkait dalam aktivitas penjualan tunai?
73
d) Bagaimana prosedur penjualan tunai yang diterapkan pada Bogimin Craft? e) Dokumen-dokumen apa saja yang terkait dengan aktivitas penjualan tunai? f)
Catatan akuntansi apa saja yang mendukung sistem penjualan tunai pada Bogimin Craft?
G. Teknik Analisis Data Proses analisis data dimulai dengan mengolah informasi yang sudah diperoleh berdasarkan hasil wawancara, observasi, maupun analisis dokumen terkait. Teknik pengembangan sistem menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Kerangka kinerja yang digunakan dalam penelitian ini dijabarkan di dalam System Development Life Cycle (SDLC) yang meliputi: 1. Tahap Analisis Analisis sistem merupakan proses pengujian sistem informasi yang sudah ada beserta lingkungannya dengan tujuan untuk mendapatkan informasi yang dapat digunakan dalam pengembangan kemampuan sistem tersebut (Nugroho Widjajanto. 2001: 523). Terdapat tiga jenis analisis yang dapat digunakan dalam tahap analisis sistem, yaitu: a.
Analisis Kelemahan Sistem Lama Menurut Hanif Al Fatta (2007: 49) “Pengembangan sistem informasi untuk produk pesanan memerlukan analisis yang tepat untuk bisa memetakan terlebih dahulu masalah dan kelemahan pada sistem lama”. Ada beberapa metode yang bisa digunakan diantaranya adalah metode PIECES.
74
Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisa terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pelanggan.
Analisis
PIECES
yang
merupakan
singkatan
dari
(performance, information, economy, control, efficiency,and service). Dapat menyimpulkan beberapa masalah utama, analisis ini penting dikarenakan yang sering muncul dipermukaan bukanlah masalah utama,melainkan gejala dari masalah utama saja. b. Analisis Kebutuhan Sistem Dalam analisis kebutuhan sistem dijabarkan bagaimana sistem yang baru seharusnya berjalan berdasarkan analisis kelemahan sistem. Dimana kelemahan-kelemahan sistem yang lama akan diperbaharui dan sistem yang baru akan dibuat untuk mengatasi kelemahan dari sistem lama tersebut. Analisis kebutuhan sistem dibagi menjadi dua yaitu kebutuhan fungsional (functional reqruitment) dan kebutuhan non-fungsional (nonfunctional requirtment). 1) Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Fungsional adalah jenis kebutuhan yang berisis tentang proses-proses apa saja yang nantinya akan dilakukan oleh sistem, selain itu juga berisi informasi-informasi yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem.
75
2) Kebutuhan Non Fungsional Kebutuhan ini adalah jenis kebutuhan yang berisi properti perilaku yang dimiliki oleh sistem meliputi operasional, kinerja, keamanan, dan informasi. (a) Kebutuhan Operasional Merupakan kebutuhan yang berkaitan dengan perangkat keras maupun perangkat lunak yang dibutuhkan sistem untuk beroperasi. (b) Kebutuhan Kinerja Kebutuhan kinerja menjelaskan seperti apa kinerja atau kemampuan sistem baru yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. (c) Kebutuhan Keamanan Mekanisme keamanan seperti apa yang dibutuhkan oleh pemakai dijelaskan pada analisis ini. (d) Kebutuhan Informasi Kebutuhan
informasi
menjelaskan
tentang
informasi
nonfungsional yang dibutuhkan oleh pemakai. c. Analisis Kelayakan Sistem Dalam analisis kelayakan sistem dibagi menjadi empat yaitu : 1) Kelayakan Teknis Kriteria kelayakan teknis ini bersangkut-paut dengan tingkat dan karakteristik dalam industri komputer serta kemampuan perusahaan dalam menerapkan teknologi.
76
2) Kelayakan Operasional Kelayakan operasional menyangkut beberapa aspek, antara lain aspek informasi dan aspek psikologis. 3) Kelayakan Ekonomis Beberapa metode kuantitatif menurut Hanif Al Fatta (2007: 77) yang digunakan untuk menentukan strandar kelayakan proyek. Metode yang dapat digunakan adalah sebagai berikut : a) Analisis Payback (Payback Period) Payback period menunjukan periode waktu yang diperoleh untuk mengembalikan kembali uang yang telah diinvestasikan dengan hasil yang akan diperoleh dari investasi tersebut. Apabila investasi yang akan dilaksanakan lebih singkat/pendek waktunya dibanding payback maksimum, maka investasi ini akan dijalankan, tetapi sebaliknya apabila lebih panjang waktunya dibanding payback maksimum maka investasi akan ditolak. Berikut ini rumus yang digunakan menurut Indriyo Gitosudarmo (2002: 141):
biaya yang belum ditutupi tahun sebelum x 12 bulan PP = penutupan penuh + arus kas tahun berjalan
b) Return On Investment (ROI) Return on invesment adalah besarnya keuntungan yang bisa diperoleh dalam (%) selama periode waktu yang telah ditentukan untuk menjalankan proyek. Jika ROI bernilai positif maka proyek layak dijalankan, namun jika ROI bernilai negative maka proyek tidak layak dijalankan.
77
Untuk menghitungnya digunakan rumus : ROI =
total manfaat - total biaya total biaya
x 100 %
c) Analisis Net Present Value (NPV) Net Present Value adalah analisis yang menggambarkan selisih antara penerimaan dan pengeluaran per tahun. Jika NPV lebih dari nol, maka proyek layak untuk tetap dijalankan. NPV dapat
dihitung
dengan
rumus
sebagai
berikut
(Indriyo
Gitosudarmo, 2002: 141):
NPV = - nilai proyek +
proceed1 proceed2 proceedn + + (1+I)1 (1+I) 2 (1+ I) n
2. Tahap Perancangan Sistem Apabila sistem telah dikatakan layak, selanjutnya penulis akan membuat program yang akan dirancang sesuai dengan kebutuhan dari sistem informasi penjualan tunai perusahaan sehingga akan memudahkan pelanggan dalam bertransaksi dan perusahaan dalam memproses transaksi. a.
Permodelan Database Salah satu cara permodelan data adalah dengan ERD (Entity Relationship Diagram) yang merupakan gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan, dan digunakan dalam sistem bisnis. Dari hasil analisis dan informasi-informasi yang diperoleh penulis akan menentukan tabel apa saja yang diperlukan, kemudian menentukan
78
field name dari tiap tabel sehingga beberapa tabel akan menjadi dasar pembuatan database. Selanjutnya, jika diperlukan akan ditentukan hubungan antar tabel menggunakan query dari permodelan database ini. b.
Permodelan Proses Pada tahap ini penulis akan melakukan permodelan proses, agar dapat memudahkan pemakai yang kurang memahami bidang komputer untuk menguasai sistem yang akan dioperasikan. Permodelan proses dapat digambarkan melalui Data Flow Diagram (DFD). Diagram arus data ini secara grafis mendiskripsikan arus data di dalam sebuah organisasi. DFD diperlukan untuk mendokumentasikan sistem yang telah ada dan untuk merencanakan sistem baru.
c.
Desain Interface Pada tahap ini penulis akan mendesain tampilan antarmuka dalam web. Pada tahap ini desain yang dibuat adalah desain input, ouput, dan desain fisik database dari aplikasi sistem. 1) Desain Input Desain input berupa data yang dimasukkan ke dalam web mengenai informasi produk barang dan tata cara pembelian melalui internet pada penjualan berbasis web perusahaan Bogimin Craft. Desain input melalui beberapa form sebagai berikut : a)
Form pendaftaran pelanggan
b) Form login pelanggan c)
Form kantong belanja
79
d) Form input barang e)
Form input kategori
f)
Form tarif pengiriman
g) Form konfirmasi pembayaran h) Form login admin web i)
Form login admin kasir
j)
Form penjualan offline
2) Desain Output Output berisikan informasi mengenai pembeli yang telah melakukan pesanan dalam melakukan pembelian secara online dengan mencantumkan username, email, password, nama, alamat, nomor telepon, dan pesanan barang yang akan dibeli oleh pelanggan. Sehingga dari output tersebut dapat di tinjak lanjuti oleh perusahaan untuk verifikasi pembayaran dan pengiriman barang. Desain output akan menghasilkan beberapa laporan antara lain: a)
Laporan data pelanggan
b) Katalog barang c)
Laporan pesanan barang
d) Invoice e)
Laporan persediaan barang
f)
Laporan penjualan online
g) Laporan penjualan offline h) Laporan penjualan total
80
i)
Laporan best seller
j)
Log Aktifitas
3) Desain Fisik Database Desain fisik dalam hal ini merupakan desain dalam bentuk file dan database memuat data yang diolah dan ditampilkan pada laporan tercetak, pada layar monitor, ataupun dalam bentuk dokumen. Database berupa nomor ID barang dan harga barang yang akan digunakan sebagai sumber acuan dari pemesanan barang dari pelanggan. Dari desain file dan database akan dibuat beberapa tabel sebagai berikut: a)
Tabel pelanggan
b) Tabel admin c)
Tabel pesanan
d) Tabel detail pesanan e)
Tabel konfirmasi
f)
Tabel kategori
g) Tabel barang h) Tabel tarif pengiriman i)
Tabel laporan barang
j)
Tabel log aktifitas
3. Tahap Implementasi Sistem Implementasi sistem akan melalui beberapa tahapan sebagai berikut: a. Pengujian Program
81
Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apakah web dapat menjalankan transaksi telah berjalan dengan baik atau belum. Pengujian program juga dilakukan sebagai acuan apakah sistem penjualan tunai berbasis web yang diterapkan telah sesuai dengan program yang dirancang. b. Analisis Hasil Implementasi Analisis hasil implementasi dimaksudkan untuk mengetahui hasil dari implementasi sistem jika ada kekurangan maka sistem akan diperbaiki. Analisis juga dilakukan untuk mengetahui konversi yang tepat untuk menerapkan sistem tersebut. c. Konversi Sistem Konversi sistem digunakan untuk mengubah sistem lama ke dalam sistem baru. Konversi sistem ditetapkan sesuai dengan analisis hasil implementasi sistem. Konversi sistem pada penelitian ini menggunakan konversi paralel dimana sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersama-sama dalam jangka waktu yang ditentukan. Konversi paralel digunakan untuk menghindari apabila sistem baru mempunyai kekurangan yang masih harus diperbaiki.
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN A. Deskripsi Data Umum 1. Sejarah Bogimin Craft Bogimin Craft didirikan pada tahun 1995. Perusahaan ini bergerak di bidang industri gerabah yang menjual barang-barang unik seperti guci, vas, meja, kursi, teraacota, dan patung. Bogimin Craft secara resmi terdaftar sebagai Usaha Kecil Menengah pada tahun 1997 berdasarkan pada Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) yang dimilikinya. Produk usaha pada awalnya hanya dipasarkan melalui toko yang dibuka sendiri oleh pemilik. Seiring berjalannya waktu hal tersebut dirasa kurang membuat perusahaan berkembang karena penjualan produk Bogimin Craft hanya menunggu calon pembeli datang ke toko. Perusahaan ini memiliki toko yang jadi satu dengan gudang dan kantor yang terletak di rumah pemilik dari Bogimin Craft itu sendiri. 2. Lokasi Perusahaan Bogimin Craft beralamat di Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta. Lokasi ini juga merupakan tempat tinggal dari Damas Herlambang selaku pemilik dari Bogimin Craft. Untuk kegiatan produksi dikerjakan sendiri oleh karyawan perusahaan di lokasi yang tidak jauh dari toko. 3. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan salah satu faktor penting dalam perusahaan. Adanya struktur organisasi yang baik memudahkan usaha dalam mencapai
82
83
tujuan yang telah ditentukan. Struktur organisasi ini mencerminkan hubungan antar karyawan, tugas, wewenang serta tanggung jawab terhadap perusahaan. Struktur organisasi Bogimin Craft masih sangat sederhana, di mana peran terbesar masih dipegang oleh pimpinan perusahaan yaitu pemilik sebagai pengambilan keputusan atau wewenang dan pengendalian perusahaan. Adapun struktur organisasi pada Bogimin Craft dapat dilihat pada gambar berikut ini:
Gambar 21. Struktur Organisasi Bogimin Craft Deskripsi pelaksanaan tugas pada perusahaan Bogimin Craft adalah sebagai berikut: a.
Pimpinan Pimpinan perusahaan memiliki wewenang sebagai pengambil keputusan sekaligus pengendalian perusahaan. Pengambilan keputusan didasarkan pada pertimbangan atau laporan yang telah diberikan dari masing-masing bagian kerja dalam perusahaan. Sedangkan pengendalian yaitu mengawasi kinerja setiap bagian-bagian yang ada dalam perusahaan.
b.
Bagian Produksi dan Gudang Bagian produksi dan gudang memiliki wewenang dalam pengaturan kegiatan produksi dan mengawasi keluar masuknya barang.
84
c.
Bagian Penjualan Bagian penjualan bertugas menerima pesanan dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai. Bagian penjualan juga memiliki tugas memasarkan barang hasil produksi yang telah dihasilkan dalam perusahaan. Tanggung jawab pemasaran berada di tangan bagian penjualan yang diawasi langsung oleh pimpinan perusahaan.
d.
Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertugas mencatat semua transaksi yang terjadi pada perusahaan. Bagian akuntansi juga bertanggung jawab atas fungsi kasir dalam transaksi penjualan.
B. Hasil Penelitian 1. Sistem Akuntansi Penjualan Tunai yang Digunakan pada Bogimin Craft a.
Fungsi yang Terkait dengan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan oleh Bogimin Craft berkaitan dengan sistem persediaan barang dan sistem penerimaan kas. Apabila terjadi transaksi penjualan tunai maka persediaan barang yang ada di gudang mengalami pengurangan sedangkan pada sistem penerimaan kas akan mendapat tambahan kas dari pendapatan penjualan. Maka dari itu terdapat beberapa fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft yang turut melancarkan transaksi penjualan tunai pada perusahaan tersebut. Berikut fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft:
85
1) Fungsi Penjualan Fungsi akuntansi pada Bogimin Craft dijalankan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pembeli, dan mengisi faktur penjualan tunai yang selanjutnya menyerahkan kepada pembeli sebagai dokumen untuk kepentingan pembayaran pesanan barang. 2) Fungsi Gudang Fungsi gudang pada Bogimin Craft dijalankan oleh bagian produksi dan gudang. Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengatur arus perputaran persediaan barang pada perusahaan. Bagian gudang mengeluarkan dan mengirim barang dari gudang sesuai dengan pesanan dari bagian penjualan. 3) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi pada Bogimin Craft dijalankan oleh bagian akuntansi. Bagian akuntansi bertanggung jawab dalam pencatatan transaksi yang terjadi dalam perusahaan. Bagian akuntansi juga merangkap sebagai kasir dalam penjualan. Pengeluaran yang akan dilakukan juga melalui persetujuan bagian akuntansi dan diawasi langsung oleh pemilik terlebih dahulu apakah pengeluaran kas sesuai dengan kondisi keuangan perusahaan atau tidak. b. Catatan dan Dokumen Yang Digunakan Dalam Transaksi Penjualan Tunai Pada Bogimin Craft 1) Catatan Akuntansi yang Digunakan
86
Catatan akuntansi yang digunakan oleh Bogimin Craft terkait sistem akuntansi penjualan tunai tergolong masih sangat sederhana yakni meliputi laporan penjualan dan daftar persediaan barang saja. Laporan penjualan yang digunakan masih sangat sederhana yakni meliputi nomor, kode barang, nama barang, ukuran, dan harga. Tanggal transaksi dan nomor nota tidak dicantumkan sehingga kurang memberikan
informasi
dan
menyulitkan
manajemen
dalam
mencocokan laporan penjualan dengan nota penjualan apakah barang yang yang dibeli dicatat sesuai dengan nota yang dikeluarkan. Berikut adalah gambar dari laporan penjualan yang digunakan oleh Bogimin Craft:
Gambar 22. Laporan Penjualan Bogimin Craft
87
Informasi pada laporan penjualan tersebut sangat minim dikarenakan tidak ada informasi diskon sehingga tidak dapat dibedakan jika adanya potongan harga atau tidak.
Gambar 23. Daftar Stok Barang Bogimin Craft Pada Bogimin Craft tidak dibuat adanya laporan barang keluar namun hanya ada daftar stok barang yang diberi kolom barang terjual. Dalam
hal
ini
akan
menyulitkan
pihak
manajemen
dalam
pengendalian barang yang keluar jika terjadi transaksi penjualan. 2) Dokumen yang Digunakan Nota adalah satu-satunya bukti penjualan yang digunakan pada transaksi penjualan Bogimin Craft. Berikut adalah gambar nota
88
penjualan yang digunakan sebagai bukti pembayaran pembeli pada Bogimin Craft :
Gambar 24. Nota Penjualan Bogimin Craft Nota yang digunakan hanya berisi nomor, tanggal, nama pembeli, nama barang, banyak barang, dan jumlah harga. Tidak disebutkan adanya diskon penjualan dalam nota tersebut sehingga kurang memberikan informasi penjualan dan menyulitkan manajemen dalam melakukan pengecekan. c.
Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft 1) Prosedur Order Penjualan Prosedur yang pertama dilakukan oleh bagian penjualan. Bagian penjualan menerima pesanan dari pembeli dan mencatatnya pada faktur penjualan berangkap 2. Lembar pertama diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran di bagian kasir. Kemudian lembar kedua diserahkan ke bagian gudang.
89
2) Prosedur Penerimaan Kas Bagian akuntansi yang bertindak sebagai kasir menerima pembayaran dari pembeli beserta faktur penjualan tunai lembar pertama. Kemudian bagian akuntansi mencatat transaksi tersebut berdasarkan nomor faktur penjualan tunai, tanggal, dan barang yang dibeli konsumen di laporan penjualan dan penerimaan kas. Setelah itu bagian akuntansi membubuhkan cap lunas di faktur yang dibayar oleh pembeli untuk kepentingan pengambilan barang di bagian gudang. 3) Prosedur Penyerahan Barang Bagian gudang melakukan pengecekan faktur lembar pertama dan kedua. Berdasarkan faktur penjualan tunai lembar pertama dan kedua, maka bagian gudang akan menyerahkan barang yang dibeli oleh pembeli dan mengembalikan faktur penjualan tunai lembar pertama kepada pembeli. Setelah itu, faktur penjualan tunai yang kedua dicatat dalam laporan barang keluar dan mengarsipkan nota berdasarkan tanggal. 4) Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Setelah transaksi selama satu hari selesai dilaksanakan, maka bagian akuntansi melakukan fungsi akuntansi yang mencatat setiap transaksi yang terjadi.
90
d. Sistem Pengendalian Intern pada Bogimin Craft Sistem pengendalian intern yang diterapkan pada Bogimin Craft masih belum berjalan dengan baik. Berikut adalah sistem pengendalian dari Bogimin Craft: 1) Organisasi Penerapan pengendalian intern pada organisasi belum diterapkan dengan baik dikarenakan masih adanya perangkapan fungsi pada bagian akuntansi dan kasir seperti fungsi akuntansi belum terpisah dengan fungsi kas. Untuk kas masuk, sepenuhnya masih ditangani oleh bagian akuntansi. Selain itu juga fungsi produksi dengan fungsi gudang merangkap sebagai fungsi pengiriman. 2) Sistem Otorisasi Sistem otorisasi belum diterapkan pada Bogimin Craft seperti dokumen yang digunakan sebagai bukti untuk mengeluarkan barang hanya satu yaitu nota penjualan. Dalam pembuatan laporan penjualan pun masih sangat sederhana dan tidak dicantumkannya nomor nota sehingga
sulit
untuk
melakukan
pengecekan.
Maka
sistem
pengendalian intern pada sistem otorisasi belum berjalan sesuai dengan teori. 3) Praktik yang Sehat Pada Bogimin Craft masih belum diterapkannya praktik yang baik dimana tidak dilakukannya pencocokan fisik dengan catatannya, seperti faktur penjualan dan bill of lading belum bernomor urut yang
91
menyebabkan kesulitan dalam pencocokan dokumen, serta tidak adanya rotasi jabatan. e.
Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft
Gambar 25. Flowchart Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Bogimin Craft 4. Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Bogimin Craft mempunyai beberapa kelemahan berhubungan dengan pengendalian intern,
92
kecepatan informasi dan dokumen yang terkait dengan penjualan tunai. Pengorganisasian dokumen dan informasi yang dihasilkan dari penjualan tunai secara manual menyebabkan bukti transaksi penjualan dan dokumen pemesanan sangat rawan terjadi kekeliruan maupun kehilangan. Penggunaan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web diharapkan mampu mengatasi permasalahan yang dihadapi perusahaan saat ini. Langkah yang dilakukan untuk mengetahui sistem yang sesuai adalah menggunakan metode SDLC yang melalui beberapa tahapan sebagai berikut: a.
Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Analisis sistem dibutuhkan dalam suatu perancangan sistem untuk mengetahui kelemahan sistem lama dan kebutuhan apa saja yang diperlukan untuk memperbaiki sistem lama tersebut, sehingga didapatkan sistem baru yang dapat memperbaiki kekurangan yang ada pada sistem lama. Analisis sistem terdiri dari tiga tahap yang meliputi: 1) Analisis Kelemahan Sistem Lama Analisis kelemahan sistem lama merupakan analisis untuk mengetahui kelemahan apa saja yang terdapat dalam sistem lama dan perlu diperbaiki oleh perusahaan. Untuk menemukan kelemahan dalam sistem lama digunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Service). Dimana isi dari analisis PIECES sebagai berikut:
93
a)
Kinerja (Performance) Analisis kinerja pada sistem penjualan tunai di Bogimin Craft adalah menganalisis kemampuan sistem dalam meningkatkan tugas pelayanan penjualan dengan cepat dan tepat sasaran. Kelemahan pada sistem lama yaitu pembuatan pesanan pembelian dilakukan secara manual sehingga terbatas oleh jam kerja karyawan saja dalam pelayanan penjualan dan pemrosesan data penjualan memakan banyak waktu. Sistem baru yang dirancang mampu mengatasi dalam kecepatan perhitungan pesanan dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan jumlah pesanan dan tagihan serta dapat melayani penjualan selama 24 jam dengan menggunakan media web.
b) Informasi (Information) Analisis informasi menunjukan bahwa sistem informasi pada penjualan tunai Bogimin Craft dinilai masih kurang. Kelemahan sistem lama adalah kurang lengkapnya dokumen dan catatan akuntansi maupun penyimpanan yang belum tertata dengan baik. sehingga menyebabkan ketidak sesuaian informasi penjualan yang dihasilkan pada sistem yang berjalan saat ini. Sistem baru yang dirancang dapat memberikan informasi dengan dokumen, dan catatan akuntansi yang lengkap dan tertata dengan baik.
94
c)
Ekonomi (Economy) Kelemahan sistem lama adalah besarnya biaya operasional untuk biaya gaji lembur bagian penjualan disaat terjadi banyak transaksi penjualan karena lamanya proses rekap data penjualan harian. Selain itu, sistem manual yang membutuhkan proses input dan pembuatan catatan berulang, sehingga membutuhkan dana untuk membeli buku catatan dan peralatan tulisnya. Perbaikan yang dilakukan oleh sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah sistem yang baru dapat meminimalkan kerja karyawan, sehingga akan meminimalkan pengeluaran gaji karyawan. Penjualan tunai dengan menggunakan web mampu meminimalkan biaya pengeluaran yang berhubungan dengan penjualan tunai perusahaan. Dalam sistem yang dikembangkan, proses pencatatan dilakukan secara otomatis sehingga tidak banyak mengeluarkan biaya untuk pembelian alat tulis.
d) Pengendalian (Control) Sistem pengendalian secara manual yang berjalan saat ini dapat menimbulkan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan karena tidak adanya sistem otorisasi. Kelemahan lain dari sistem tersebut adalah data transaksi yang tersimpan secara manual dan tidak adanya sistem otorisasi menyebabkan kehilangan dan menimbulkan kesulitan pada pengendalian perusahaan. Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang akan dirancang
95
mampu menghindari hal tersebut karena penyimpanan data transaksi akan dilakukan secara otomatis, sistem otorisasi pada semua fungsi, dan terhindar dari kehilangan maupun kerusakan. Perbaikan yang dilakukan oleh sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah sistem baru dengan sistem otorisasi. e) Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan pemakaian sumber daya manusia, penghematan biaya dan ketepatan pemakaian waktu. Sistem yang dirancang diharapkan mampu mengatasi dalam kecepatan perhitungan pesanan. Laporan yang dihasilkan sesuai dengan jumlah pesanan dan tagihan. Kelemahan sistem lama adalah proses pencatatan yang dilakukan secara manual memungkinkan adanya kesalahan dalam pembuatan pesanan dan jumlah tagihan. Selain itu pembuatan pesanan pembelian secara manual dapat menyebabkan pemborosan dalam hal keuangan seperti pembuatan nota, pencatatan harian hingga pembuatan laporan. Adanya tambahan biaya lembur pegawai untuk penjualan dihari libur. Perbaikan yang dilakukan oleh sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah penggunaan web dapat mengurangi pemborosan
kas
perusahaan
untuk
kegiatan
pencatatan
penjualan karena otomatis dicatat dan dihitung di dalam database web secara akurat. Selain itu, web juga dapat melayani penjualan
96
secara 24 jam tanpa harus ada bagian penjualan yang melayani secara langsung, jadi dapat menghemat gaji lembur pegawai. f) Pelayanan (Service) Sistem penjualan pada Bogimin Craft hanya bisa melakukan transaksi pada jam kerja saja dan pembeli harus datang langsung ke toko sehingga menyebabkan pembeli yang sibuk dan berada di luar kota tidak bisa membeli secara leluasa dikarenakan keterbatasan informasi mengenai gambar dan detail produk. Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web mampu melayani pembeli selama 24 jam tanpa berhenti dan pembeli dapat melakukan transaksi dimana saja.
97
Tabel 1. Tabel Ringkasan PIECES pada Bogimin Craft
Jenis Analisis
Sistem Lama Pembuatan pesanan pembelian
Sistem Baru Mampu mengatasi dalam
dilakukan secara manual
kecepatan perhitungan pesanan
Kinerja
sehingga terbatas oleh jam kerja
dan laporan yang dihasilkan
(Performance)
karyawan saja dalam pelayanan
sesuai dengan jumlah pesanan dan
penjualan.
tagihan serta pelayanan penjualan 24 jam.
Kurang lengkapnya dokumen
Memberikan informasi yang
dan catatan akuntansi.
lengkap dan tersimpan dengan
Informasi baik dengan dokumen, dan catatan (Information) akuntansi yang lengkap
Biaya operasional untuk gaji
Meminimalkan pengeluaran gaji
Ekonomi
lembur. Membutuhkan proses
karyawan. Meminimalkan biaya
(Economy)
input dan pembuatan catatan
pengeluaran yang berhubungan
berulang, sehingga
dengan pembelian alat tulis.
membutuhkan biaya yang besar. Sistem pengendalian yang
Penyimpanan data transaksi pada
berjalan dapat menimbulkan
sistem baru akan dilakukan secara
manipulasi karena belum
otomatis, sistem otorisasi
berjalannya otorisasi.
diterapkan pada semua fungsi.
Pengendalian (Control)
98
Efisiensi (Eficiency)
Memungkinkan adanya
Pencatatan dan perhitungan
kesalahan dalam pembuatan
dilakukan secara otomatis.
pesanan dan kesalahan pada
Penjualan dilayani secara 24 jam
jumlah tagihan.
secara online.
Hanya bisa melakukan transaksi
Pelayanan transaksi dilakukan
pada jam kerja saja dan pembeli
selama 24 jam dari manapun
harus datang langsung ke toko.
dengan koneksi internet.
Pelayanan ( Service )
2) Analisis Kebutuhan Sistem Dalam analisis kebutuhan sistem dijelaskan kebutuhan apa saja yang ada dalam sistem lama sehingga nantinya dapat diperbaharui oleh sistem baru yang akan berjalan. Analisis kebutuhan dibagi menjadi dua sebagai berikut: a)
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional berisi proses apa saja yang dapat dilakukan oleh sistem yang baru. Proses yang dimaksud adalah sebagai berikut: (1) Sistem yang dirancang dapat melakukan pengendalian intern (a) Sistem dapat menyediakan informasi yang benar secara
tepat dan relevan. (b) Sistem dilengkapi dengan password, sehingga hanya
admin dan karyawan yang dapat mengakses ke web administrator.
99
(c) Sistem dapat membuat laporan penjualan secara tepat
dan benar. (2) Sistem yang dirancang dapat melakukan input dan edit
informasi tentang barang yang akan dijual dan ditampilkan dalam web (a) Pengguna dapat memasukkan berbagai jenis barang disertai dengan deskripsi barang, informasi harga, potongan harga dan foto barang yang akan dijual. (b) Pengguna dapat mengganti deskripsi barang, harga barang, potongan harga dan persediaan barang yang dimasukan ke dalam web. (c) Pengguna dapat menampilkan koleksi barang yang dijual dalam web tersebut. (3) Sistem yang dirancang dapat menampilkan data pelanggan
yang melakukan pembelian (a) Pelanggan dapat memasukan data diri meliputi nama, alamat, tempat dan tanggal lahir, nomor telepon, dan email. (b) Pembeli dapat memilih password dan username yang digunakan untuk login sebagai pelanggan untuk menjaga keamanan data pribadinya.
100
(c) Pembeli dapat melakukan transaksi pembelian setelah melakukan pendaftaran sebagai pelanggan terlebih dahulu. (d) Pembeli dapat melakukan transaksi penjualan tanpa ada batas waktu setelah menjadi pelanggan. (4) Sistem yang dirancang dapat melakukan transaksi penjualan
tunai secara tepat (a) Pembeli dapat mengetahui barang yang dipesan melalui kantong belanja. (b) Pembeli dapat mengetahui tagihan yang harus dibayar kepada penjual. (c) Pembeli mengetahui barang apa saja yang dipesan. (d) Pembeli dapat mengetahui transaksi pembelian yang telah dilakukan pembeli. (5) Sistem yang dirancang dapat membuat laporan transaksi
penjualan (a) Admin dapat mengetahui rincian penjualan barang dan pembeli yang memesan barang tersebut. (b) Admin dapat mengetahui data tentang pelanggan yang telah terdaftar dalam laporan pelanggan. (c) Admin dapat mengetahui jumlah tagihan kepada pembeli yang dibuat secara otomatis oleh sistem.
101
(d) Admin dapat mengetahui barang apa saja yang ditampilkan dan dijual di dalam web. (e) Admin
dapat
mencetak
invoice penjualan
secara
otomatis. (f) Admin dapat mengecek status barang yang telah dibeli. (g) Admin dapat mengetahui karyawan yang mempunyai akses ke dalam web. b) Kebutuhan non Fungsional Kebutuhan non fungsional merupakan kebutuhan pendukung untuk menjalankan sistem yang baru. Berikut adalah kebutuhan pendukung yang dibutuhkan oleh sistem yang baru: (1) Operasional (a) Sistem
operasi
minimal
yang
digunakan
adalah
Microsoft Windows XP. (b) Processor minimal Pentium 4. (c) Kebutuhan memori 512 MB - 2 GB RAM dan kapasitas hard disk minimal 40 GB. (d) Dilengkapi dengan koneksi internet. (2) Keamanan (a) Aplikasi
dan
akses
database
dilengkapi
dengan
password. (b) Password pelanggan dijaga kerahasiaannya dengan sistem database yang aman.
102
(c) Akses
untuk
login
admin
dibatasi
untuk
yang
berkepentingan saja. (3) Informasi (a) Digunakan untuk menginformasikan data diri dan password yang digunakan kepada pelanggan. (b) Apabila terdapat kesalahan password ataupun nama akan diberitahukan secara otomatis. (c) Memuat informasi data penjualan. (d) Informasi yang disajikan sesuai dengan yang dibutuhkan dalam transaksi penjualan tunai. (4) Kinerja (a) Dalam melakukan transaksi, pelanggan tidak terbatas oleh waktu selama 24 jam. (b) Akses web tidak terbatas oleh waktu dengan tersedianya media untuk mengakses internet. (c) Untuk melakukan transaksi tidak terbatas dan bisa berulang kali dilakukan. 3) Analisis Kelayakan Sistem a)
Kelayakan Teknik Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web dapat dikatakan layak karena memenuhi persyaratan sebagai berikut: (1) Teknologi yang digunakan untuk menjalankan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web sudah sangat
103
memadai untuk mendukung penerapan sistem tersebut. Bogimin Craft juga sudah mempunyai seperangkat laptop dengan spesifikasi processor Intel Pentium Quad Core @2,24 GHz, RAM 2,87 GHz, hard disk 1000 Gb, DVD RW Internal, Wifi, 14,0” dan HD LED sehingga telah memenuhi persyaratan minimum kebutuhan nonfungsional dari sistem baru tersebut. (2) Sistem baru yang akan diterapkan dapat terintegrasi dengan sistem yang lama karena sistem yang lama masih menggunakan sistem manual maka sistem yang baru dapat melengkapi kekurangan sistem lama. (3) Bogimin Craft telah memiliki karyawan yang sudah terbiasa mengoperasikan komputer dan internet sehingga penerapan sistem baru tidak akan mengalami kesulitan. b) Kelayakan Operasional Faktor yang mempengaruhi kelayakan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web sebagai berikut: (1) Sistem yang dikembangkan dapat memenuhi kebutuhan
informasi yang dibutuhkan oleh Bogimin Craft. (2) Sistem yang dikembangkan dapat mempermudah perhitungan
jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pelanggan dan pengarsipan bukti transaksi penjualan.
104
(3) Sistem
yang
dikembangkan
dapat
meningkatkan
pengendalian intern perusahaan dalam mengontrol perputaran barang pada Bogimin Craft. (4) Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat memenuhi
kriteria dalam pengoperasian sistem. c) Kelayakan Waktu Dalam pembuatan sistem baru dibutuhkan waktu untuk menerapkan sistem baru untuk menggantikan sistem lama. Beberapa faktor yang mendukung agar sistem yang baru dikatakan layak dari segi waktu: (1) Untuk pengadaan perangkat keras tidak dibutuhkan karena
perusahaan sudah memiliki komputer yang layak untuk memenuhi kebutuhan sistem yang baru. (2) Untuk pembuatan sistem baru berbasis web dibutuhkan
waktu selama 3 bulan sehingga waktu yang dibutuhkan relatif normal. (3) Untuk pelatihan karyawan hanya dibutuhkan waktu 1 minggu
karena
karyawan
sudah
terbiasa
dengan
penggunaan
komputer dan internet. (4) Untuk konversi sistem dari sistem yang lama ke sistem baru
dibutuhkan waktu 3 minggu. Jadi total waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan sistem baru berbasis web untuk Bogimin Craft selama 4 bulan.
105
d) Kelayakan Ekonomi Dalam pembuatan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web dibutuhkan biaya untuk mengembangkan sistem baru tersebut
sehingga
diperlukan
penilaian
ekonomis
untuk
mengetahui besarnya manfaat yang diperoleh perusahaan dari pembuatan sistem baru tersebut. Berikut ini disajikan biaya dan manfaat untuk sistem penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft: (1) Rincian biaya perhitungan untuk pembuatan sistem akuntansi
penjualan tunai berbasis web: (a) Investasi Awal Hardware Spesifikasi hardware (sumber: www.els.co.id diakses 14 Oktober 2016). (i) Laptop dengan spesifikasi Intel Pentium Quad Core, 2,24GHz, RAM 2 GB, HDD 1000GB, DVD RW Internal,
Wifi,
14,0”
HD
LED
senilai
3.799.000,00 (ii) Modem Wifi ZTE MF65 senilai Rp 345.000,00 (iii) Printer Canon IP2770 senilai Rp 625.000,00 Total investasi awal hardware Rp 4.769.000,00 (b) Investasi Awal Pengadaan Web (i) Biaya pembuatan web Rp 2.000.000,00
Rp
106
(ii) Biaya pembelian web hosting dan domain per tahun Rp
250.000,00
(sumber:
www.rumahweb.com
diakses 14 Oktober 2016). (c) Investasi Awal Pemasangan Sistem (i) Biaya instalasi Operating System (OS) Rp 50.000,00 (d) Biaya Operasional dan Perawatan (i) Biaya Overhead Listrik Harga tarif dasar listrik berdasarkan asumsi perusahaan listrik negara Rp 1.459,74 per kWh untuk rumah dengan daya 1300 VA pada Oktober 2016 (sumber: www.pln.co.id diakses 14 Oktober 2016). Jumlah daya laptop 45 watt = 0,045 kWh. Jumlah jam operasional komputer per hari 8 jam. Selama 1 minggu (6 hari), 1 bulan (24 hari), dan 1 tahun (288 hari). Tahun I Jumlah rata-rata biaya pemakaian listrik per hari: Rp 1.459,74 x 0,045 kWh x 8 jam = Rp 525,5 Jumlah biaya pemakaian listrik dalam 1 bulan: Rp 525,5 x 24 hari = Rp 12.612,00 Jumlah biaya dalam 1 tahun: Rp 525,5 x 288 hari = Rp 151.344,00
107
Untuk tahun ke 2 dan ke 3 diasumsikan sama, karena tidak terjadi kenaikan Tarif Dasar Listrik. (ii) Biaya perawatan software dan pembayaran internet Tahun I Biaya install software Rp 50.000,00 Diasumsikan instalasi software atau upgrade setiap setahun sekali dan biaya tetap. Pembayaran internet unlimited selama 1 tahun: 12 x Rp 50.000,00 = Rp 600.000,00 (sumber: www.smartfren.com diakses 14 Oktober 2016). Sedangkan pembayaran intenet diasumsikan turun
10%
per
tahun
(sumber:
www.tekno.kompas.com diakses 15 Oktober 2016). Tahun II Biaya internet diasumsikan turun 10 % per tahun Biaya internet = Rp 600.000,00 – (10% x 600.000) = Rp 600.000,00 – Rp 60.000,00 = Rp 540.000,00 Tahun III Biaya internet = Rp 540.000,00 – (10% x 540.000) = Rp 540.000,00 – Rp 54.000,00 = Rp 486.000,00
108
(iii) Biaya Operasional Sistem Baru Dalam 1 tahun diasumsikan terjadi 4.000 transaksi, berarti menghabiskan 4.000 lembar. Setiap satu lembar digunakan untuk satu kali transaksi yang berisi invoice pembayaran. Jadi, kertas yang dibutukan untuk sistem baru adalah 4000 : 500 = 8 rim. Pemakaian kertas 1 tahun 8 Rim, @ Rp 33.000,00 (sumber: Toko Pembantu). 8 x Rp 33.000,00 = Rp 264.000,00 Untuk mencetak invoice pembayaran dan laporan Bogimin Craft membutuhkan tinta hitam untuk satu cartidge yang dapat dipakai selama satu bulan @ Rp 30.000,00. Biaya pembelian tinta dalam 1 tahun sebesar: 12 x Rp 30.000,00 = Rp 360.000,00 Jadi, dari perhitungan tersebut biaya operasional sistem baru adalah: Pembelian kertas
= Rp 264.000,00
Pembelian tinta
= Rp 360.000,00
Total biaya operasional sistem baru= Rp 624.000,00
109
(e) Biaya Depresiasi Metode yang digunakan untuk menghitung biaya depresiasi sistem baru adalah metode garis lurus. Diasumsikan hardware memiliki umur ekonomis selama 5 tahun dan nilai sisa sebesar Rp 0. Maka besarnya depresiasi tiga tahun adalah: Harga Perolehan ilai Sisa mur Ekonomis
Biaya Depresiasi
p 4.7 9.000,00 tahun p9
p0
.800,00
Jadi, besarnya biaya depresiasi sistem baru setiap tahunnya adalah Rp 953.800,00. (2) Rincian biaya operasional sistem akuntansi penjualan tunai
secara manual (a) Biaya Pembuatan Nota Penjualan Diasumsikan dalam 1 hari minimal terjadi 10 kali transaksi, sehingga dalam 1 bulan (30 hari kerja): 10 x 30 hari
= 300 kali / bulan
300 x 12 bulan
= 3600 kali / bulan
Jika 1 buah nota berisi 50 lembar, maka diperlukan: 3600 : 50 lembar = 72 buah nota Jika 1 buah nota seharga Rp 20.000,00 maka dalam 1 tahun menghabiskan:
110
Rp 20.000,00 x 72 = Rp 1.440.000,00 (b) Biaya Pembelian Buku Kas Diasumsikan bahwa adminitrasi menghabiskan 15 buah buku per tahun @ Rp 25.000,00, maka: 15 x Rp 25.000,00 = Rp 375.000,00 (c) Biaya Lembur Karyawan Setiap melakukan perekapan seluruh transaksi termasuk menghitung stok barang pada akhir jam kerja, biasanya dihitung lembur oleh perusahaan. Besaran lembur yang ditetapkan sebesar Rp 10.000,00 per jam. Perhitungan biaya lembur 1 tahun, yaitu: 30 hari x 12 bulan x Rp 10.000,00 = Rp 3.600.000,00 Dari perhitungan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penjualan tunai manual di Bogimin Craft menghabiskan biaya operasional sebesar: Pembuatan nota penjualan = Rp 1.440.000,00 Pembelian buku kas
= Rp
Biaya gaji lembur
= Rp 3.600.000,00
Total biaya operasional
= Rp 5.415.000,00
(3) Penghematan
penerapan
sistem
375.000,00
informasi
akuntansi
penjualan tunai berbasis web Dari rincian perhitungan di atas dapat diketahui bahwa penggunaan sistem manual pada Bogimin Craft memerlukan
111
biaya sebesar Rp 5.415.000,00 per tahun, sedangkan dalam penerapan sistem baru biaya yang diperlukan sebesar Rp 624.000,00 per tahun. Penghematan operasional yang bisa dilakukan dengan menggunakan sistem baru sebesar: Biaya operasional sistem lama
= Rp 5.415.000,00
Biaya operasional sistem baru
= (Rp
Penghematan biaya operasional
= Rp 4.791.000,00
624.000,00)
Dari total pengurangan biaya dari sistem lama dan sistem baru, maka sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web bisa melakukan penghematan sebesar Rp 4.791.000,00 dari sistem lama dalam 1 tahun.
112
Tabel 2. Rincian Biaya dan Manfaat Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Rincian Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Investasi awal pengadaan sistem baru: Rp 4.769.000,00 a. Pengadaan hardware Rp 2.250.000,00 b. Pengadaan web Rp 50.000,00 c. Pemasangan Total Investasi Awal Rp 7.069.000,00 Biaya operasional sistem Rp 624.000,00 Rp 624.000,00 penjualan tunai berbasis web Biaya Pemeliharaan dan Perawatan Biaya listrik (12 a. Rp 151.344,00 Rp 151.344,00 bulan) Biaya perawatan b. Rp 50.000,00 Rp 50.000,00 software Biaya pembayaran c. Rp 600.000,00 Rp 540.000,00 internet d. Biaya depresiasi Rp 953.800,00 Rp 953.800,00 Total Biaya Pemeliharaan dan Rp 1.755.144,00 Rp 1.695.144,00 Perawatan Penghematan yang bisa Rp 4.791.000,00 Rp 4.791.000,00 dilakukan dengan menerapkan web Selisih Biaya Total dan Rp(7.069.000,00) Rp 3.035.856,00 Rp 3.095.856,00 Manfaat
Tahun 3
Rp
624.000,00
Rp
151.344,00
Rp
50.000,00
Rp
486.000,00
Rp
953.800,00
Rp 1.641.144,00
Rp 4.791.000,00 Rp 3.149.856,00
Berdasarkan perhitungan proyeksi sumber daya tersebut, sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang telah diterapkan pada Bogimin Craft belum mencerminkan penghematan finansial yang cukup signifikan. Penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang baru dapat menekan biaya operasional sistem yang lama yang terdiri dari pembuatan nota penjualan, pembelian buku kas, dan biaya lembur hingga mencapai Rp
113
624.000,00 sehingga penerapan sistem informasi akuntansi penjualan tunai yang baru memberikan penghematan biaya operasional sebesar Rp 4.791.000,00. Untuk menilai seberapa besar manfaat sistem baru secara finansial bagi perusahaan digunakan analisis: (a) Analisis Payback Period Perhitungan analisis payback periode sebagai berikut : Nilai Investasi
: Rp 7.069.000,00
Proceed tahun 1
: Rp 3.035.856,00
Jadi, pengembalian sudah dapat dicapai selama 2 tahun lebih 3 bulan 28 hari. Proyek ini dapat dinyatakan layak karena periode pengembalian lebih kecil dari periode investasi yaitu kurang dari 3 tahun. (b) Analisis Return on Investment Perhitungan presentase manfaat yang dihasilkan oleh sistem dibandingkan dengan biaya pengadaan sistem. Perhitungan:
114
Biaya pengadaan sistem tahun ke-0
: Rp
7.069.000,00
Biaya perawatan sistem tahun ke-1
: Rp
1.755.144,00
Biaya perawatan sistem tahun ke-2
: Rp
1.695.144,00
Biaya perawatan sistem tahun ke-3
: Rp
1.641.144,00
Total biaya
: Rp 12.160.432,00
Total manfaat tahun ke-1
: Rp
4.791.000,00
Total manfaat tahun ke-2
: Rp
4.791.000,00
Total manfaat tahun ke-3
: Rp
4.791.000,00
Total manfaat
: Rp 14.373.000,00
Rumus Return on Invesment adalah :
Jadi, sistem baru akan memberikan keuntungan sebesar 18,2% dari biaya pengadaan sistem. Nilai ROI lebih besar dari 0 (nol) maka ROI dikatakan layak dan sistem baru layak untuk dijalankan. (c) Analisis Net Present Value Perhitungan analisis NPV adalah sebagai berikut:
115
Diperkirakan bunga diskonto (i) sebesar 6,5% (sumber: www.bi.go.id
diakses
16
Oktober
2016),
maka
perhitungannya adalah sebagai berikut :
NPV = (Rp 7.069.000) + Rp 2.850.659,01 + Rp 2.729.490,18 + Rp 2.158.703,79 NPV = (Rp 7.069.000) + Rp 7.738.762,98 NPV = Rp 669.762,98 Jadi, dapat disimpulkan apabila sistem baru ini dijalankan dapat menghasilkan keuntungan sebesar Rp 669.762,98. NPV bernilai positif maka sistem ini layak untuk dijalankan. b. Desain Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Desain sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web merupakan desain yang dirancang untuk memperbarui sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft. Sistem yang dirancang diharapkan mampu mengatasi permasalahan perusahaan yang berhubungan dengan penjualan tunai yang akan dilakukan melalui web. Desain sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web meliputi beberapa tahapan sebagai berikut: 1) Fungsi-fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft
116
a)
Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, order yang dilakukan merupakan order melalui web. Informasi pesanan dari web tersebut yang digunakan sebagai dasar untuk mengisi invoice yang berguna sebagai faktur penjualan tunai yang dicetak secara otomatis dan memberikan invoice tersebut kepada fungsi kas. Sementara fungsi kasir akan menunggu konfirmasi dari pemesan apakah pembayaran sudah dilakukan atau belum.
b) Fungsi Kas Dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web atau melalui internet, maka fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan konfirmasi pembayaran. Dimana fungsi ini akan mencocokan apakah pembeli yang memesan barang telah membayar melalui jasa transfer. Pengecekan pembayaran dilakukan dengan mencocokan tiga angka unik transfer untuk mengidentifikasi pemesan yang membeli barang. Apabila pembeli sudah melakukan pembayaran maka fungsi kas akan mencetak faktur penjualan tunai dan dilanjutkan proses pengiriman barang. c)
Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan tunai berbasis web, fungsi ini menyiapkan
barang
yang
dipesan
pembeli. Serta mengisi
117
menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman untuk dikirim melalui jasa paket. d) Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk mengirim barang yang dipesan setelah barang diserahkan oleh
fungsi
gudang. Pengiriman dilakukan setelah konfirmasi dari bagian kasir telah selesai dilakukan. Pengiriman dilakukan melalui jasa pengiriman sedangkan apabila terjangkau pengiriman langsung dilakukan oleh bagian pengiriman. e)
Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan tunai berbasis web, fungsi ini bertanggung jawab sebagai pembuat laporan penjualan.
2) Jaringan prosedur yang terkait dan membentuk sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft a)
Prosedur order penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli secara online melalui media web. Kemudian fungsi penjualan mencetak invoice sesuai pesanan untuk diserahkan kepada bagian kas, dan bagian gudang. Invoice tersebut digunakan sebagai dasar dalam konfirmasi pembayaran oleh bagian kas. Dan invoice lembar kedua diberikan ke bagian gudang sebagai dasar untuk mengeluarkan barang setelah pembayaran selesai dilakukan.
118
b) Prosedur penerimaan kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang yang dibeli dengan cara transfer melalui bank dengan cara mencocokan identitas diri dan unik transfer antara invoice dan nilai transfer. Kemudian fungsi kas mencetak invoice di dalam web. Setelah pencetakan selesai maka invoice di cap lunas dan diserahkan ke bagian gudang. c)
Prosedur penyerahan barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman melakukan pengiriman barang setelah menerima dua invoice dari bagian gudang dan barang yang akan dikirim. Invoice lembar kedua digunakan sebagai
slip
pembungkus
untuk
identifikasi barang oleh
penerima, sedangkan invoice lembar pertama diserahkan ke bagian akuntansi sebagai dasar pencatatan dalam jurnal penjualan. Karena menggunakan jasa angkut maka akan disertai dengan bill of lading yang dibuat oleh bagian pengiriman rangkap 2 sebagai dokumen serah terima barang dengan perusahaan angkutan umum dan untuk mempermudah pengontrolan barang apabila terjadi kerusakan dan salah kirim. Bill of lading lembar pertama diserahkan kepada perusahaan angkutan umum, Sedangkan bill of lading lembar kedua diserahkan ke bagian penjualan yang menandakan bahwa barang yang dipesan telah dikirim dan diarsip sesuai nomor pesanan.
119
d) Prosedur pencatatan penjualan tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai sesuai dengan invoice yang diberikan dari bagian pengiriman. Dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas. Di samping itu fungsi akuntansi juga mencatat berkurangnya persediaan barang yang dijual dalam kartu persediaan sesuai dengan invoice dan diurutkan sesuai waktu pencatatan e)
Prosedur penyetoran kas ke bank Sistem
pengendalian
intern
terhadap
kas
mengharuskan
penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. Karena pembayaran sudah melalui transfer maka penyetoran kas hanya memindahkan kas ke rekening perusahaan. Karena rekening yang digunakan untuk pembayaran berbeda dengan rekening kas perusahaan, untuk menghindari kemungkinan penyalahgunaan kas yang dilakukan oleh karyawan. Dimana bukti transfer bank rangkap 2 diotorisasi oleh bank penerima kas. Lembar pertama diserahkan ke bank sedangkan lembar kedua diberikan kepada bagian akuntansi dan dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas
120
f)
Prosedur pencatatan penerimaan kas Dalam prosedur penerimaan kas, fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas berdasarkan bukti transfer bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas.
g) Prosedur pencatatan harga pokok penjualan. Dalam fungsi pencatatan HPP fungsi akuntansi membuat rekapitulasi harga pokok penjualan berdasarkan data yang dicatat dalam kartu persediaan. Berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan ini, fungsi akuntansi melakukan pencatatan harga pokok penjualan ke dalam jurnal umum. 3) Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft a)
Faktur Penjualan Tunai Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan mengenai transaksi penjualan tunai berbasis web. Faktur penjualan tunai juga digunakan sebagai backup data penjualan. Hal ini dimaksudkan apabila data yang terekam dalam database penjualan online yang ada dalam web mengalami kerusakan sehingga dapat ditanggulangi dengan dokumen ini. Tembusan faktur ini dikirimkan oleh admin ke bagian gudang sebagai perintah pengiriman barang ke pembeli yang telah melaksanakan pembayaran. Tembusan faktur ini juga digunakan sebagai slip pembungkus yang ditempelkan oleh fungsi pengiriman diatas pembungkus, sebagai alat identifikasi bungkusan barang.
121
b) Bill of Lading Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada jasa pengiriman paket. Dokumen ini digunakan oleh bagian gudang dalam bagian penjualan untuk mengubah status pesanan dari pelanggan. c)
Bukti Setoran Karena pendapatan dari penjualan melalui web akan langsung masuk ke rekening yang digunakan oleh perusahaan. Maka bukti setoran atau bukti transfer dijadikan bukti pembayaran oleh pelanggan. Apabila transfer dilakukan melalui mesin ATM maka struk pembayaran menjadi bukti setor bank yang sah untuk digunakan. Jika diperlukan sebagai bukti transaksi maka bukti tersebut bisa dicetak.
d) Rekap Harga Pokok Penjualan Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan). Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan harga pokok produk yang dijual. Berikut contoh tabel yang dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web sesuai yang disebutkan di atas: a)
Faktur Penjualan Tunai
122
Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Nomor Faktur : Tanggal : ID Pelanggan : Nama Pemesan : Alamat Pemesan : Daftar Barang Detail No
Kode Barang
Nama Barang
Harga
Jumlah Barang
Sub Total
Jumlah : Diskon : Biaya Kirim: Total Pembayaran : Gambar 26. Faktur Penjualan Tunai Faktur Penjualan Tunai terdiri dari : (1) Nomor Faktur
: Nomor faktur dibuat secara otomatis oleh web sehingga tidak dapat terjadi kesalahan penulisan nomor faktur. Nomor faktur disesuaikan dengan nomor pesanan pada web.
(2) Tanggal
: Tanggal transaksi dibuat secara otomatis oleh
web.
Digunakan
untuk
mengidentifikasi kapan penjualan tersebut terjadi.
123
(3) ID Pelanggan
: ID Pelanggan berisi nama pelanggan yang digunakan di dalam web.
(4) Nama Pemesan
: Nama pemesan berisi nama asli pembeli yang berfungsi untuk pengiriman barang ditujukan kepada siapa.
(5) Alamat Pemesan : Berisi alamat pembeli di dalam web tersebut. (6) Kode Barang
: Berisi kode barang sesuai yang tertera pada web.
(7) Nama Barang
: Berisi nama barang yang dipesan pembeli dalam web.
(8) Harga
: Berisi harga barang yang dipesan berdasar jumlah satuan.
(9) Jumlah barang
: Berisi jumlah barang yang dipesan.
(10) Sub total
: Berisi
jumlah
harga
barang
satuan
dikalikan jumlah barang yang dipesan. (11) Jumlah
: Berisi jumlah harga sub total barang yang dipesan.
(12) Diskon
: Berisi potongan harga yang diberikan apabila ada.
(13) Biaya Kirim
: Berisi biaya pengiriman barang tersebut ke alamat yang dicantumkan pembeli.
124
(14) Total Pembayaran : Berisi total harga barang yang dibeli ditambah biaya pengiriman. Pada perancangan formulir faktur penjualan tunai sudah sesuai dengan teori, yaitu terdapat jumlah barang untuk mengetahui jumlah barang yang dipesan. Kemudian terdapat nomor faktur penjualan, nama pembeli, dan alamat untuk mengetahui alamat pembeli barang. Setelah menerima transfer pembayaran oleh pembeli bagian kas mencocokan nama pembeli dan nama struk yang ditambahkan nomor faktur yang dibayarkan pembeli, setelah mencocokan dengan faktur atau laporan transaksi per nomor maka akan diketahui pembeli yang telah melakukan pembayaran kemudian dilakukan proses pengiriman barang. Biaya kirim dalam faktur dibuat secara otomatis oleh web sesuai dengan daerah tujuan pengiriman yang diinginkan oleh pembeli atau pelanggan. Faktur penjualan dibuat secara otomatis oleh web sesuai pesanan pembelian sehingga kesalahan penjumlahan, alamat, biaya kirim ataupun pemesanan dapat terhindar. Faktur penjualan akan diotorisasi oleh admin dengan membubuhkan cap lunas setelah pembeli melakukan pembayaran. Bagi sistem pengendalian intern faktur penjualan tunai ini digunakan untuk mengecek agar barang yang dikirim dapat sampai ke tangan penjual sehingga tidak terjadi salah kirim dan tidak mengakibatkan kerugian bagi perusahaan, karena kerusakan
125
barang atau kehilangan sebelum sampai ke pembeli merupakan tanggung jawab perusahaan sebagai pengirim barang. b) Bill of Lading Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
ISILAH DENGAN HURUF CETAK Dikirim Kepada
…………………. ……………………. Diterima Oleh Dikirim melalui
Jenis yang Dipesan
Kode Barang
Jml. Kali Angkut
Nomor Faktur
Tgl.Kirim
Unit
Keterangan
Jumlah Unit Dikirim
Perusahaan Angkutan
Tanggal
Parcel Post
Jumlah Biaya Kirim
Rp
Rp
Kuantitas Back Order
Jenis yang dibatalkan
Bagian Pengiriman
Jumlah Berat Dikirim ………………..
………………….
Gambar 27. Bill of Lading Bill of lading terdiri dari : (1) Jenis yang dipesan
: Berisi tentang jenis barang yang dipesan. Misalnya guci, vas, pilar, atau jenis barang yang lain.
(2) Kode Barang
: Kode barang berisi sesuai dengan kode barang/nama barang yang tertera pada faktur.
Berat
126
(3) Nomor Faktur
: Berisi nomor faktur penjualan untuk memudahkan pengiriman
pengecekan agar
dalam
tidak
terjadi
kesalahan. (4) Unit
: Berisi jumlah barang yang dipesan menurut jenis barang.
(5) Keterangan
: Berisi tentang keterangan apabila terjadi
kesalahan
kirim
ataupun
kerusakan barang. (6) Kuantitas back order : Berisi
jumlah
barang
yang
dikembalikan apabila ada. (7) Jenis yang dibatalkan : Berisi jenis apa saja yang dibatalkan
dalam pengiriman apabila ada jenis yang rusak ataupun salah kirim. (8) Berat
: Berisi berat barang yang dikirim.
Pada perancangan formulir bill of lading telah sesuai dengan teori dimana terdapat jenis yang dipesan, unit, keterangan, kuantitas back order dan jumlah berat yang dikirim. Namun pada perancangan form tersebut peneliti mengganti nomor katalog dengan nomor faktur untuk memudahkan pengecekan apabila terjadi back order karena kesalahan pengiriman ataupun kerusakan barang. Hal tersebut juga berfungsi untuk mencocokan antara faktur yang dikirim ke pembeli apakah sesuai dengan bill
127
of
lading
yang
diterima
bagian
penjualan
sehingga
meminimalisasi kesalahan kirim barang dan kemungkinan penggelapan barang dalam perjalanan. Formulir bill of lading ini diotorisasi oleh perusahaan angkutan umum dan bagian gudang. Bill of lading diarsip oleh perusahaan pengiriman sebagai bukti bahwa barang tersebut sudah dikirim ke pelanggan. c)
Rekap Harga Pokok Penjualan Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
REKAP HARGA POKOK PENJUALAN Bulan
Nomor
Tanggal Pembuatan
Kode rekening
Nama Persediaan
Jumlah Rupiah
Bagian Akuntansi ……………………
Gambar 28. Rekap Harga Pokok Penjualan 4) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft a)
Jurnal penjualan Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan.
128
Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Tanggal
No. Faktur
Keterangan
F
Jumlah
Bagian Akuntansi …………………..
Gambar 29. Jurnal Penjualan Jurnal Penjualan terdiri dari: (1) Tanggal
: Berisi tanggal saat transaksi terjadi sesuai tanggal dimana faktur dibuat.
(2) No. Faktur
: Berisi nomor sesuai urutan transaksi yang tercetak pada faktur.
(3) Keterangan
: Berisi nama pembeli yang tercetak pada faktur.
(4) F
: Untuk mengetahui apakah faktur telah dicetak atau belum Perancangan jurnal penjualan ini sudah sesuai dengan teori
yang ada yaitu adanya tanggal, nomor faktur, keterangan. No faktur digunakan untuk mengontrol dan mencocokan dengan faktur penjualan sehingga transaksi dapat diurutkan sesuai dengan tanggal terjadinya transaksi.
129
Jurnal penjualan diotorisasi oleh bagian akuntansi. Bagian akuntansi berwenang mengotorisasi dokumen tersebut karena bagian akuntansi bertanggung jawab terhadap transaksi penjualan. b) Jurnal penerimaan kas Pada bagian jurnal digunakan untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai. Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Tanggal
Keterangan
F
Debet Kas Potongan Penjualan Penjualan Tunai
Kredit F Lain-lain Kredit Jumlah Akun
Gambar 30. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal Penerimaan Kas terdiri dari : (1) Tanggal
: Berisi
tanggal
sesuai
dengan
kronologis terjadinya transaksi yang diurutkan sesuai waktu. (2) Keterangan
: Berisi nama transaksi yang dicatat dalam jurnal.
(3) F
: Digunakan
untuk
mengecek
ada
tidaknya faktur yang terdapat dalam transaksi tersebut, begitu pula pada kolom kredit.
130
(4) Kas
: Berisi
jumlah
pemasukan
yang
didapat dalam transaksi tersebut. (5) Potongan Penjualan : Berfungsi untuk mengecek apakah ada atau tidak potongan penjualan dalam tansaksi tersebut. (6) Penjualan Tunai
: Berisi
jumlah
pendapatan
yang
berasal dari penjualan tunai. (7) Lain-lain kredit
: Berisi pemasukan yang didapat oleh perusahaan selain dari penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
Pada perancangan jurnal penerimaan kas telah sesuai dengan teori dimana terdapat tanggal, keterangan, kas, penjualan tunai, dan kredit. Namun pada perancangan ini peneliti menambahkan faktur untuk mengecek apakah faktur terdapat pada transaksi tersebut. Sehingga memudahkan dalam pengecekan yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Dalam jurnal diatas juga terdapat potongan penjualan untuk memudahkan pencatatan jika terjadi potongan penjualan yang diberikan kepada pembeli apabila ada diskon maupun potongan yang lain. c)
Jurnal umum Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak dapat dicatat oleh jurnal khusus.
131
Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta
Tanggal
Keterangan No. Bukti
Ref
Debet
Kredit
Gambar 31. Jurnal Umum Jurnal Umum terdiri dari : (1) Tanggal
: Berisi tentang tanggal terjadinya transaksi yang diurutkan secara kronologis sesuai dengan urutan waktu.
(2) Keterangan
: Pada kolom ini diisi dengan nama rekening yang harus diletakkan pada kolom debet atau kredit. Untuk akun yang kredit, akan diletakkan lebih menjorok ke kanan daripada akun debet.
(3) No. Bukti
: Digunakan untuk mencatat dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan pada jurnal di atas. Nomor ini digunakan untuk mencari
kembali
dokumen
yang
bersangkutan dengan transaksi tersebut. (4) Ref
: Diisi nomor kode akun buku besar sebagai tempat
pemindah
bukuan
data
yang
bersangkutan. Kolom ini diisi saat data pos jurnal
transaksi
yang
bersangkutan
dipindahkan ke dalam buku besar.
132
(5) Debet/Kredit : Diisi dengan jumlah nominal transaksi. Perancangan jurnal umum telah sesuai dengan teori dimana terdapat tanggal, keterangan, nomor bukti, ref, debet dan kredit. Nomor bukti digunakan untuk memverifikasi kembali rekening yang telah di masukan ke dalam jurnal umum. Jurnal umum membantu bagian akuntansi untuk mencatat transaksi selain transksi dari penjualan. Jurnal umum dalam siklus penjualan digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual. d) Kartu Persediaan Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan digunakan untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan. Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta Nama Barang : Kode Barang : Tanggal Kuantitas
Masuk Harga Satuan
Total
Kuantitas
Keluar Harga Satuan
Total
Kuantitas
Saldo Harga Satuan
Total
Bagian Akuntansi …………………………………..
Gambar 32. Kartu Persediaan Kartu Persediaan terdiri dari : (1) Nama Barang : Berisi
nama
perusahaan.
barang
yang
dijual
oleh
133
(2) Kode Barang : Berisi kode sesuai kode barang yang akan dicatat. (3) Tanggal
: Berisi tanggal terjadinya transaksi.
(4) Kuantitas
: Berisi banyaknya barang yang masuk, keluar, ataupun saldo setelah terjadinya penjualan.
(5) Harga Satuan: Berisi harga satuan ketika transaksitersebut terjadi. (6) Total
: Berisi jumlah total barang dikalikan harga satuan barang tersebut.
Pada perancangan form untuk kartu persediaan ini sudah sesuai dengan teori dimana terdapat nama barang, kode barang untuk memudahkan pengecekan, tanggal terjadinya transaksi, kuantitas untuk mencatat jumlah barang, serta total. Kartu persediaan digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang. Kartu persediaan diotorisasi oleh fungsi akuntansi sesuai dengan penjualan barang yang terjadi. e)
Kartu Gudang Kartu gudang digunakan untuk mencatat rincian barang keluar sehingga memudahkan bagian gudang dalam mengecek keadaaan persediaan barang yang ada pada gudang.
134
Jalan Kasongan, RT 02, DK 17, Bangunjiwo, Kasihan, Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta Nama Barang : Kode Barang : Masuk Tanggal
Keluar
No.Bukti
Kuantitas
Tanggal
No.Faktur
Saldo Kuantitas
Kuantitas
Keterangan
Bagian Gudang …………………………………..
Gambar 33. Kartu Gudang Kartu gudang terdiri dari : (1) Tanggal
: Berisi tanggal keluar atau masuk barang dari gudang.
(2) No. Bukti
: Berisi nomor bukti barang ketika masuk ke gudang.
(3) No.Faktur
: Berisi nomor faktur penjualan saat barang keluar gudang.
(4) Kuantitas
: Berisi jumlah barang yang masuk ataupun keluar dari gudang.
Pada perancangan form kartu gudang telah sesuai dengan teori yaitu terdapat nama barang dan kode barang. Kemudian tanggal, no bukti dan no faktur. Peneliti menambahkan no faktur yang berfungsi untuk mengecek apakah barang yang tertera pada faktur telah sesuai dengan barang yang keluar dari gudang. Jumlah barang yang tersisa juga dicocokan dengan jumlah stok barang yang tertera pada web. Kartu gudang diotorisasi oleh
135
bagian gudang, karena keluar masuk barang di gudang adalah tanggung jawab dari bagian gudang untuk menghindari pencurian maupun penggelapan barang. 5) Sistem Pengendalian Intern Unsur pokok pengendalian intern sistem penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft meliputi struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktek yang sehat. Berikut adalah penjelasannya: a)
Struktur Organisasi Untuk dapat memenuhi pengawasan yang baik, sebaiknya perusahaan melakukan pemisahaan fungsi-fungsi operasional sehingga dapat menghindari terjadinya penggelapan barang hasil produksi maupun penggelapan kas perusahaan. Dalam Bogimin Craft masih terdapat perangkapan fungsi-fungsi operasional sehingga rawan terjadi penggelapan dan pencurian oleh karyawan. Pemisahan fungsi Bogimin Craft pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah sebagai berikut: (1) Fungsi penjualan terpisah dari fungsi gudang Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kecurangan dalam proses pemesanan dan pengiriman maka fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi gudang. Kemungkinan kecurangan yang terjadi adalah apabila fungsi tersebut merangkap adalah
136
barang yang keluar dari gudang tidak sama dengan pesanan dari pembeli karena tidak adanya pengawasan. (2) Fungsi produksi terpisah dengan fungsi gudang Hal
ini
dimaksudkan
agar
fungsi
produksi
tidak
menggelapkan barang setelah diproduksi dan sesuai dengan perintah produksi yang ditentukan oleh perusahaan. Karena jika fungsi ini dipisahkan maka akan ada kontrol barang yang masuk gudang setelah diproduksi. Berbeda jika fungsi tersebut menjadi satu, penggelapan barang hasil produksi akan sangat mudah dan leluasa. (3) Transaksi dilakukan lebih dari satu fungsi Transaksi yang dilakukan oleh lebih dari satu fungsi akan mengakibatkan pengecekan antar fungsi sesuai tugas dan tanggung jawab fungsi masing-masing sehingga akan tercipta pengendalian intern yang baik dalam perusahaan. Hal itu memungkinkan penggelapan maupun kemungkinan yang buruk dalam perusahaan tidak akan terjadi. b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web adalah sebagai berikut: (1) Faktur penjualan tunai berupa invoice dibuat otomatis oleh web sehingga menghindari kemungkinan manipulasi maupun kesalahan penghitungan tagihan kepada pembeli.
137
(2) Bill of lading diotorisasi oleh jasa pengiriman paket dan bagian gudang yang mengirimkan barang. (3) Bukti setor bank atau bukti transfer diotorisasi oleh bank yang menyimpan kas perusahaan. (4) Pencatatan terjadinya penjualan didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pembeli. c) Praktek yang Sehat Untuk menciptakan praktek yang sehat di dalam perusahaan, berikut cara-cara yang harus ditempuh: (1) Faktur penjualan tunai bernomor urut yang tercetak otomatis dari web diurutkan sesuai nomor. Dipertanggung jawabkan oleh bagian admin dan bagian gudang kepada pemilik. (2) Pengiriman
barang
dilakukan
setelah
bagian
gudang
menerima faktur penjualan dari bagian kas yang menandakan pembayaran
telah
dilakukan
oleh
pembeli
dan
mencocokannya dengan faktur penjualan yang diberikan oleh bagian admin. (3) Terdapat pengecekan terhadap faktur penjualan dan bill of lading
sebelum
barang
dikirim
untuk
menghindari
kecurangan dalam pengadaan barang maupun manipulasi harga.
138
(4) Faktur penjualan dicap lunas setelah pembeli melakukan pembayaran untuk memudahakan pengecekan pembayaran barang. (5) Semua dokumen diurutkan sesuai nomor urut dan sesuai tanggal terjadinya transaksi secara runtut (menurut waktu) sehingga
memudahkan
manajemen
dalam
memeriksa
dokumen tersebut. c.
Desain Program Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Setelah analisis sistem dan desain sistem akuntansi selesai dilakukan dan dikatakan layak, maka tahap selanjutnya adalah tahap desain program sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web. Desain program terdiri dari desain input, desain output dan desain fisik database. Berikut adalah tahap dimana desain interface program dirancang menggunakan software Bootstrap dan Laravel kemudian desain fisik database menggunakan MySQL. 1) Permodelan Database Proses permodelan database pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web terdiri dari desain database dan rancangan hubungan antar tabel sebagai berikut:
139
a)
Desain Entity Relationship Diagram (ERD)
Gambar 34. Desain Entity Relationship Diagram (ERD)
140
b) Rancangan Hubungan Antar Tabel
Gambar 35. Rancangan Hubungan Antar Tabel
141
2) Permodelan Proses Permodelan proses ini bertujuan untuk memudahkan user dalam memahami sistem yang akan dikerjakan. Selain itu, dengan permodelan ini cara mengkomunikasikan proses-proses sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web akan lebih efisien. Adapun permodelan proses dapat digambarkan sebagai berikut: a)
Diagram Konteks
Gambar 36. Diagram Konteks
142
b) Diagram Flow Diagram Level 0
Gambar 37. Diagram Flow Diagram Level 0
143
c)
Diagram Rinci (1) DFD Level 1 Proses Pemesanan Barang
Gambar 38. DFD Level 1 Proses Pemesanan Barang
144
(2) DFD Level 1 Proses Konfirmasi Pesanan
Gambar 39. DFD Level 1 Proses Konfirmasi Pesanan (3) DFD Level 1 Proses Manajemen Data
Gambar 40. DFD Level 1 Proses Manajemen Data
145
d) Diagram Proses Flowchart (1) Proses Pendaftaran Pelanggan
Gambar 41. Proses Pendaftaran Pelanggan (2) Proses Transaksi Pembelian
Gambar 42. Proses Transaksi Pembelian
146
(3) Proses Login Admin
Gambar 43. Proses Login Admin (4) Proses Kelola Kategori Barang
Gambar 44. Proses Kelola Kategori Barang
147
(5) Proses Kelola Data Barang
Gambar 45. Proses Kelola Data Barang (6) Proses Kelola Data Tarif Pengiriman
Gambar 46. Proses Kelola Data Tarif Pengiriman
148
(7) Proses Lihat Laporan
Gambar 47. Proses Lihat Laporan
149
3) Desain Interface a)
Desain Input Desain input merupakan data yang dimasukan ke dalam web tersebut. Berikut adalah tampilan form untuk memasukan datadata yang diperlukan ke dalam web: (1) Form Pendaftaran Pelanggan
Gambar 48. Form Pendaftaran Pelanggan Form pendaftaran pelanggan berisi: Nama lengkap
: Nama diisi sesuai nama pelanggan.
E-mail
: alamat email yang digunakan untuk kepentingan login pelanggan.
Password
: diisi sesuai kehendak pelanggan dan digunakan untuk login sebagai pelanggan.
Ulangi password : diisi sesuai password yang dibuat di atas. Kota
: diisi sesuai kota pelanggan.
150
Alamat
: alamat diisikan dengan alamat sebenarnya pelanggan.
Kode pos
: diisi dengan kode pos sesuai daerah pelanggan.
No Telepon
: diisi dengan nomor telepon yang dapat dihubungi.
Masukan Kode
: isikan sesuai captcha
/ kode
yang
ditampilkan. Form pendaftaran pelanggan digunakan pelanggan untuk melakukan pendaftaran sebagai pelanggan dalam web. Untuk melakukan pendaftaran pelanggan diharuskan mengisi semua kolom yang disediakan. (2) Form Login Pelanggan
Gambar 49. Form Login Pelanggan Form login pelanggan berisi: E-mail
: diisi sesuai alamat e-mail yang didaftarkan pelanggan.
151
Password
: diisi sesuai password yang dipilih oleh pelanggan.
Form login pelanggan digunakan oleh pelanggan untuk masuk ke dalam web setelah melakukan pendaftaran pelanggan sehingga pelanggan dapat melakukan proses pemesanan barang. (3) Form Kantong Belanja
Gambar 50. Form Kantong Belanja Form kantong belanja digunakan oleh pelanggan untuk melakukan input daftar barang dan jumlah barang yang akan dipesan. Pada form ini juga disediakan informasi mengenai total harga barang pesanan.
152
(4) Form Input Barang
Gambar 51. Form Input Barang Form input barang berisi: Nama
: diisi sesuai nama barang yang ditampilkan.
Kategori
: dipilih sesuai barang yang akan dimasukan ke dalam kategori apa.
Berat
: diisi sesuai berat dari barang tersebut.
Ukuran
: dipilih sesuai ukuran barang.
Persediaan
: diisi sesuai dengan jumlah.
Harga pokok
: diisi dengan harga pokok barang.
Harga jual
: diisi dengan harga jual barang.
Deskripsi
: berisi penjelasan mengenai barang yang ditampilkan.
153
Gambar
: untuk meng upload gambar barang yang akan ditampilkan.
Form input barang digunakan oleh admin untuk menginput informasi mengenai barang-barang yang akan ditampilkan. (5) Form Input Kategori
Gambar 52. Form Input Kategori Form input kategori berisi: Nama
: diisi sesuai nama kategori barang.
Keterangan
: diisi sesuai penjelasan kategori barang.
Form
tambah
kategori
barang
digunakan
untuk
memisahkan barang sesuai dengan kategori barang yang dimaksud. Pemisahan sesuai kategori ditujukan untuk mempermudah pelanggan dalam melakukan pencarian barang sesuai dengan kategori barang yang pelanggan maksud.
154
(6) Form Tarif Pengiriman
Gambar 53. Form Tarif Pengiriman Form input tarif pengiriman berisi: Kota
: diisi sesuai kota pengiriman.
Jasa pengiriman
: diisi nama jasa pengiriman.
Tarif pengiriman : diisi sesuai dengan tarif pengiriman ke kota tersebut. Estimasi waktu
: diisi
sesuai
berapa
lama
waktu
pengiriman. Form tarif pengiriman digunakan untuk menginput data berkaitan dengan tarif pengiriman dan nama kota yang dapat memberikan informasi kepada pelanggan mengenai tarif pengiriman ke alamat yang dituju pelanggan.
155
(7) Form Konfirmasi Pembayaran
Gambar 54. Form Konfirmasi Pembayaran Form Konfirmasi Pembayaran berisi: Nama pembeli
: diisi nama lengkap pembeli.
No. pesanan
: diisi sesuai nomor pesanan yang terdapat dalam invoice.
Bank Anda
: diisi nama bank pengirim.
Rekening atas nama : diisi nama pemilik rekening yang digunakan. Nominal transfer
: diisi
sesuai nominal
uang
yang
ditransfer. Tanggal transfer
: diisi sesuai tanggal saat melakukan transfer.
Bukti pembayaran
: upload foto bukti transfer yang telah dilakukan oleh pelanggan.
156
Form konfirmasi pembayaran digunakan oleh pelanggan melakukan konfirmasi setelah melakukan pembayaran atas barang yang dipesan. (8) Form Login Admin Web
Gambar 55. Form Login Admin Web Form login admin web berisi: Email
: diisi email admin
Password
: diisi password yang telah ditentukan admin
Form login admin web digunakan bagian admin untuk masuk ke dalam sistem dan mengakses data dalam web. (9) Form Login Admin Kasir
Gambar 56. Form Login Admin Kasir
157
Form login admin web berisi: Email
: diisi e-mail admin.
Password
: diisi password yang telah ditentukan admin.
Form login admin kasir digunakan bagian admin untuk masuk ke dalam sistem dan memasukkan data transaksi penjualan yang terjadi langsung di toko. Tampilan form login admin web dan admin kasir didesain sama, namun setelah klik login maka akan langsung masuk ke halaman utama yang berbeda sesuai dengan e-mail dan password admin apakah terdaftar sebagai admin web atau admin kasir. (10) Form Penjualan Offline
Gambar 57. Form Penjualan Offline Form penjualan offline digunakan untuk menginput transaksi penjualan yang terjadi di toko oleh admin kasir.
158
b) Desain Output Desain output yaitu informasi yang dihasilkan dari web tersebut. Output dari web tersebut akan menghasilkan beberapa laporan sebagai berikut: (1) Laporan Data Pelanggan
Gambar 58. Laporan Data Pelanggan Laporan data pelanggan digunakan untuk mengetahui pelanggan yang mendaftar di dalam web tersebut. Laporan ini berisi informasi tentang kode pelanggan, nama, alamat, nomor telepon, dan e-mail. (2) Katalog Barang
Gambar 59. Katalog Barang Katalog barang digunakan untuk mengetahui barang apa saja yang dijual oleh perusahaan. Laporan ini berisi informasi tentang id barang, gambar, nama barang, kategori, dan harga.
159
(3) Laporan Pesanan Barang
Gambar 60. Laporan Pesanan Barang Laporan pesanan barang digunakan untuk mengetahui pesanan dari pelanggan yang masuk melalui web. Laporan ini berisi informasi tentang tanggal pesanan, kode pesanan, nama pelanggan, total pembayaran, dan status pesanan. (4) Laporan Persediaan Barang
Gambar 61. Laporan Persediaan Barang Laporan persediaan barang digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan dan detail barang yang dimiliki oleh perusahaan. Laporan ini berisi informasi tentang id barang, nama barang, kategori, ukuran, berat, harga pokok, harga jual, jumlah persediaan persediaan, jumlah barang terjual, dan sisa barang.
160
(5) Laporan Penjualan Online Laporan penjualan online digunakan untuk mengetahui informasi yang berkaitan dengan transaksi penjualan tunai pada Bogimin Craft. Dalam laporan ini berisi informasi tentang tanggal pesanan, jumlah barang terjual, harga pokok, harga jual, dan laba. Laporan penjualan online disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan online harian, laporan penjualan online bulanan, dan laporan penjualan online tahunan. (a) Laporan Penjualan Online Harian
Gambar 62. Laporan Penjualan Online Harian (b) Laporan Penjualan Online Bulanan
Gambar 63. Laporan Penjualan Online Bulanan
161
(c) Laporan Penjualan Online Tahunan
Gambar 64. Laporan Penjualan Online Tahunan (6) Laporan Penjualan Offline Laporan penjualan offline digunakan untuk mengetahui informasi yang berkaitan dengan keseluruhan hasil transaksi penjualan tunai oleh kasir dari pelanggan yang datang langsung ke toko. Penjualan offline juga tercatat pada sistem ini sehingga dapat diketahui perbandingan antara penjualan online dan penjulan offline. Dalam laporan ini berisi informasi tentang tanggal pesanan, jumlah barang terjual, jumlah harga pokok, harga jual, dan laba. Laporan penjualan offline disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan offline harian, laporan penjualan offline bulanan, dan laporan penjualan offline tahunan. (a) Laporan Penjualan Offline Harian
Gambar 65. Laporan Penjualan Offline Harian
162
(b) Laporan Penjualan Offline Bulanan
Gambar 66. Laporan Penjualan Offline Bulanan (c) Laporan Penjualan Offline Tahunan
Gambar 67. Laporan Penjualan Offline Tahunan (7) Laporan Penjualan Total Laporan penjualan total digunakan untuk mengetahui informasi yang berkaitan dengan keseluruhan hasil dari laporan penjulan online dan penjualan offline. Dalam laporan ini berisi informasi tentang periode laporan, jumlah barang terjual dan jumlah harga dari transaksi online, jumlah barang terjual dan jumlah harga dari transaksi offline, jumlah barang terjual dan jumlah harga dari semua transaksi. Admin dapat membandingkan hasil antara penjualan online dan penjulan offline. Laporan penjualan total disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan total harian, laporan penjualan total bulanan, dan laporan penjualan total tahunan.
163
(a) Laporan Penjualan Total Harian
Gambar 68. Laporan Penjualan Total Harian (b) Laporan Penjualan Total Bulanan
Gambar 69. Laporan Penjualan Total Bulanan (c) Laporan Penjualan Total Tahunan
Gambar 70. Laporan Penjualan Total Tahunan (8) Laporan Best Seller
Gambar 71. Laporan Best Seller Laporan best seller digunakan untuk mengetahui barang apa saja yang paling banyak terjual. Informasi yang
164
ditampilkan yaitu id barang, nama barang, kategori, dan jumlah terbeli. (9) Invoice
Gambar 72. Invoice Invoice dicetak secara otomatis oleh web sehingga mengurangi resiko kesalahan pembuatan invoice maupun manipulasi yang dilakukan oleh karyawan. (10) Log Aktifitas
Gambar 73. Log Aktifitas
165
Log aktifitas merupakan catatan yang berisi seluruh kegiatan yang dilakukan oleh admin setelah melakukan login pada sistem. c)
Desain Fisik Sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web dalam penerapannya membutuhkan database sebagai media penyimpan data-data yang dibutuhkan pada penjualan tunai berbasis web. Oleh karena itu diperlukan desain database yang mampu dan sesuai kebutuhan dalam penyimpanan data serta pengolahan informasi yang sesuai untuk Bogimin Craft. Adapun desain fisik database adalah sebagai berikut: (1) Tabel Pelanggan
Data
Type
id_pelanggan
int(10)
nama
varchar(100)
email
varchar(50)
password
varchar(255)
alamat
text
kode_pos
varchar(10)
kota
varchar(50)
no_telepon
varchar(15)
foto
varchar(50)
Tabel 3. Tabel Pelanggan
166
Tabel pelanggan digunakan untuk menyimpan data pelanggan saat mendaftar dan untuk menyimpan password, username, dan id pelanggan yang digunakan untuk keperluan login dan untuk menentukan pembeli saat melakukan transaksi pembelian. (2) Tabel Admin
Data
Type
id
int(10)
nama
varchar(100)
email
varchar(50)
kode_admin
varchar(20)
foto
varchar(50)
password
varchar(255)
alamat
text
no_telepon
varchar(15)
Tabel 4. Tabel Admin Tabel ini berisi informasi mengenai username admin beserta password saat akan melakukan login ke dalam menu administrator. (3) Tabel Pesanan
Data id_pesanan
Type int(10)
167
no_pesanan
varchar(10)
tgl_pesanan
timestamp
id_pelanggan
int(10)
jenis_transaksi
Enum(‘Offline’,’Online’)
nama_pelanggan
varchar(100)
no_telepon
varchar(15)
alamat
text
kota
varchar(50)
berat
int(11)
tarif_pengiriman
int(11)
potongan_harga
int(11)
total_pembayaran int(11) kode_pesanan
varchar(15)
status
varchar(50)
tgl_kirim
timestamp
Tabel 5. Tabel Pesanan Tabel pesanan digunakan untuk menyimpan data pesanan pelanggan setelah melakukan pemesanan di dalam web. Tabel ini menyimpan informasi id pesanan, nomor pesanan, tanggal pesanan, id pelanggan, jenis transaksi, kota, berat, tarif pengiriman, potongan harga, total pembayaran, alamat pengiriman, nomor telepon, kode pesanan, status pemesanan barang, dan tanggal pengiriman.
168
(4) Tabel Detail Pesanan
Data
Type
id_detail pesanan
int(10)
id_pesanan
int(10)
id_barang
int(10)
harga
int(11)
jumlah
int(11)
Tabel 6. Tabel Detail Pesanan Tabel detail pesanan digunakan untuk menghubungkan dengan koleksi barang sehingga dapat menghasilkan laporan penjualan. Selain itu dari tabel detail pesanan ini dapat digunakan untuk membuat faktur penjualan. (5) Tabel Konfirmasi
Data
Type
id_konfirmasi
int(10)
id_pesanan
int(10)
id_admin
int(11)
bank
varchar(50)
no_rekening
varchar(30)
nama_pengirim
varchar(100)
nominal
int(11)
bukti
varchar(50)
169
tanggal_transfer
date
status_konfirmasi tinyint(1)
Tabel 7. Tabel Konfirmasi Tabel konfirmasi digunakan untuk menyimpan data konfirmasi
pembayaran
barang.
Tabel
ini
berisi
id
konfirmasi, id pesanan, bukti, dan status konfirmasi apakah pembeli sudah membayar atau belum. (6) Tabel Kategori
Data
Type
id_kategori
int(10)
nama_kategori
varchar(255)
keterangan
text
Tabel 8. Tabel Kategori Tabel kategori barang digunakan untuk menyimpan data kategori barang meliputi nama kategori barang, kode kategori barang, dan keterangan kategori. (7) Tabel Barang
Data
Type
id_barang
int(10)
id_kategori
int(10)
kode_barang
varchar(20)
nama
varchar(100)
170
deskripsi
text
harga_pokok
int(11)
harga_jual
int(11)
berat
int(11)
persediaan
int(11)
ukuran
enum (‘small’,’medium’,’high’)
foto
varchar(50)
Tabel 9. Tabel Barang Tabel barang berisi tentang informasi barang yang ditampilkan di dalam web. Informasi yang ditampilkan yaitu id barang, nama barang, harga pokok, harga jual, jumlah persediaan, berat, ukuran, foto, dan deskripsi mengenai barang tersebut. (8) Tabel Tarif Pengiriman
Data
Type
id_tarif pengiriman
int(11)
nama_kota
varchar(50)
jasa_pengiriman
varchar(50)
tarif_pengiriman
int(11)
estimasi_waktu
int(2)
Tabel 10. Tabel Tarif Pengiriman
171
Tabel tarif pengiriman digunakan untuk menyimpan data kota, biaya pengiriman, jasa pengiriman, dan estimasi waktu. Dimana biaya pengiriman dibedakan berdasarkan kota saat pengiriman barang dilakukan. (9) Tabel Laporan Barang
Data
Type
id_laporan
int(10)
id_barang
int(10)
keluar
int(11)
masuk
int(11)
persediaan
int(11)
Tabel 11. Tabel Laporan Barang Tabel laporan barang berfungsi untuk menyimpan data yang berhubungan dengan persediaan barang. Tabel ini berisi id barang, jumlah keluar dan masuk barang, serta sisa persediaan barang. (10) Tabel Log Aktifitas
Data
Type
id_log
int(10)
id_admin
int(10)
aktifitas
varchar(255)
Tabel 12. Tabel Log Aktifitas
172
Tabel log aktifitas digunakan untuk menyimpan data aktifitas admin saat admin login ke dalam sistem. Informasi yang ditampilkan yaitu id admin dan aktifitas yang dilakukan oleh admin. d. Implementasi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Implementasi
merupakan
tahap
terakhir
dalam
kegiatan
pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft. Implementasi terdiri dari beberapa tahap pengujian sebagai berikut: 1) Penggunaan Sistem Admin a)
Login Admin Form
login
digunakan
untuk
masuk
ke menu
utama
administrator dimana didalamnya digunakan untuk mengisi berbagai informasi yang ada di dalam web. Contohnya informasi tentang produk yang akan dijual di dalam web dan mengakses laporan yang dihasilkan oleh web. E-mail dan password admin diisi sesuai dengan data yang telah dibuat sebelumnya. Pada form login admin diisi dengan data sebagai berikut: E-mail
:
[email protected]
Password
: bogimincraft
173
Gambar 74. Pengujian Login Admin Kemudian setelah tombol login di klik maka akan ditampilkan halaman utama administrator sebagai berikut:
Gambar 75. Menu Utama Admin b) Tambah Admin Form penambahan admin digunakan untuk menambahkan admin yang dilakukan oleh super admin. Admin yang ditambahkan oleh super admin disebut dengan admin kasir. Perbedaan dengan super admin yaitu admin kasir tidak bisa melakukan aktifitas melihat data admin pada menu super administrator dan log aktifitas admin.
174
Untuk melihat menu admin kasir maka pilih menu admin kasir pada dashboard sebelah kiri tampilan lalu akan muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 76. Tampilan Menu Administrator Tampilan menu admin kasir merupakan tampilan yang berisi data admin kasir yang telah terdaftar. Pada tampilan ini terdapat kode kasir, nama, alamat, nomor telepon, dan email. Apabila akan menambahkan admin kasir maka klik tombol tambah kasir yang berada di kanan atas tampilan menu admin kasir lalu akan ditampilkan form sebagai berikut:
Gambar 77. Pengujian Tambah Admin Kasir Pada form penambahan admin diisi dengan data sebagai berikut: Nama
: Dyan
175
E-mail
:
[email protected]
Alamat
: Jalan KHA. Dahlan
Nomor Telepon : 081226726666 Password
: admin5758
Apabila pengisian data tambah admin kasir selesai lalu klik tombol simpan. Maka data akan tersimpan dalam database. Setelah selesai melakukan pengisian data barang, maka akan ditampilkan tampilan menu admin kasir sebagai berikut:
Gambar 78. Tampilan Menu Admin Kasir Setelah Tambah Kasir c) Input Data Form input data digunakan untuk memasukkan berbagai informasi yang akan ditampilkan pada halaman web. Data yang diperlukan meliputi data kategori barang, data barang, dan data tarif pengiriman. Pengujian input dilakukan sebagai berikut: (1) Kelola Kategori Barang Aktifitas kelola kategori terdiri dari tambah data kategori, edit data kategoi, dan hapus data kategori. Input data kategori digunakan untuk memasukan data kategori yang digunakan untuk membedakan jenis kategori barang, dimana
176
nantinya dapat memudahkan pelanggan untuk memilih barang sesuai dengan kategori yang diinginkan. Input data kategori barang dilakukan dengan memilih menu “Kategori Barang”. Setelah itu klik “Tambah Kategori” lalu masukkan kategori
barang
yang
diinginkan
pada
kolom
yang
disediakan. Form kategori barang diisi dengan data sebagai berikut: Nama Kategori : Vas Keterangan
: Berisi koleksi vas dengan berbagai motif yang menarik.
Gambar 79. Pengujian Tambah Kategori Barang Apabila pengisian data kategori selesai maka langkah selanjutnya klik tombol simpan maka kategori akan langsung ditampilkan di dalam web sesuai dengan keterangan yang diisikan. Setelah selesai melakukan pengisian data kategori, maka akan ditampilkan tampilan menu data kategori sebagai berikut:
177
Gambar 80. Tampilan Menu Data Kategori Barang Jika akan dilakukan perubahan data kategori maka pilih nama kategori, apakah akan dihapus atau diubah. Jika akan menghapus data barang tersebut maka klik icon bergambar keranjang sampah pada kolom operasi. Apabila akan mengubah data kategori maka klik icon bergambar pensil pada kolom operasi dan akan muncul form sebagai berikut:
Gambar 81. Pengujian Edit Kategori Barang Ubah nama kategori dan keterangannya. Apabila perubahan telah selesai dilakukan maka langkah selanjutnya yaitu klik tombol simpan maka proses edit data kategori selesai dilakukan.
178
(2) Kelola Data Barang Aktifitas kelola data barang terdiri dari tambah data barang, edit data barang, dan tambah persediaan. Aktifitas tambah data barang digunakan untuk menambahkan data barang yang akan dimasukan ke dalam web. Input data barang dilakukan dengan memilih menu “Barang”. Setelah itu klik “Tambah Barang” lalu masukkan data barang yang diinginkan pada kolom yang disediakan. Data barang yang akan dimasukkan yaitu: Nama barang
: Guci Gendang Putih (Medium)
Kategori
: Guci
Berat
: 10
Persediaan
:2
Harga pokok
: 100000
Harga jual
: 170000
Deskripsi
: guci berkualitas yang terbuat dari tanah liat dengan ornamen dari kaca.
Gambar barang : gambar diambil dari komputer. Berikut adalah tampilan form tambah data barang:
179
Gambar 82. Pengujian Tambah Data Barang Apabila pengisian data selesai maka langkah selanjutnya klik tombol simpan maka barang akan langsung ditampilkan di dalam web sesuai dengan keterangan yang diisikan. Setelah selesai melakukan pengisian data barang, maka akan ditampilkan tampilan menu data barang sebagai berikut:
Gambar 83. Tampilan Menu Data Barang
180
Jika akan dilakukan perubahan data barang maka pilih nama barang, apakah akan dihapus atau diubah. Jika akan menghapus data barang tersebut maka klik icon bergambar keranjang sampah pada kolom operasi. Apabila akan mengubah data barang maka klik icon bergambar pensil pada kolom operasi dan akan muncul form sebagai berikut:
Gambar 84. Pengujian Edit Data Barang Setelah selesai melakukan pengubahan data barang lalu klik tombol simpan. Kemudian data barang akan tampil di dalam web sesuai dengan data yang sudah diubah. Apabila akan menambah persediaan barang maka klik icon bergambar plus pada kolom operasi dan akan muncul form sebagai berikut:
181
Gambar 85. Pengujian Tambah Persediaan Barang Kemudian klik tombol simpan, maka jumlah penambah yang dimasukkan akan secara otomatis ditambahkan dengan jumlah sisa barang yang tersedia pada item tersebut. (3) Kelola Data Tarif Pengiriman Aktifitas kelola data tarif pengiriman terdiri dari tambah data tarif pengiriman dan edit data tarif pengiriman. Aktifitas tambah data tarif pengiriman digunakan untuk memasukan data kota dan tarif kirim yang digunakan untuk menentukan besarnya tarif pengiriman. Input data tarif pengiriman dilakukan dengan memilih menu “Tarif Pengiriman”. Setelah itu klik “Tambah Tarif Pengiriman” lalu masukkan data tarif pengiriman yang diinginkan pada kolom yang disediakan. Data yang harus dimasukan adalah sebagai berikut: Nama Kota
: Jakarta
Jasa Pengiriman
: Indah Logistik
Tarif
: 3300
Estimasi Waktu
: 3 hari
182
Gambar 86. Pengujian Tambah Data Tarif Pengiriman Apabila pengisian data tarif pengiriman selesai lalu klik tombol simpan. Maka data akan tersimpan dalam database. Setelah selesai melakukan pengisian data tarif pengiriman, maka akan ditampilkan tampilan menu data barang sebagai berikut:
Gambar 87. Tampilan Menu Data Tarif Pengiriman Jika akan dilakukan perubahan data tarif pengiriman maka pilih nama kota, apakah akan dihapus atau diubah. Jika akan menghapus data barang tersebut maka klik icon bergambar keranjang sampah pada kolom operasi. Apabila akan mengubah data tarif pengiriman maka klik icon bergambar pensil pada kolom operasi dan akan muncul form sebagai berikut:
183
Gambar 88. Pengujian Edit Data Tarif Pengiriman Setelah selesai melakukan pengubahan data tarif pengiriman lalu klik tombol simpan. Maka data tarif pengiriman akan tampil di dalam web sesuai dengan data yang sudah diubah. 2)
Pengujian Transaksi Pembelian a) Pendaftaran Pelanggan Sebelum dapat melakukan transaksi pembelian maka pengunjung diharuskan melakukan proses registrasi sebagai pelanggan terlebih dahulu. Berikut tampilan halaman utama web apabila pelanggan belum melakukan proses registrasi:
184
Gambar 89. Halaman Utama Web Karena belum melakukan pendaftaran sebagai pelanggan maka yang bisa dilakukan oleh pengunjung hanya melihat koleksi barang saja. Apabila akan melakukan pendaftaran sebagai pelanggan maka klik teks register lalu akan muncul form register dan diisi dengan data sebagai berikut: Nama lengkap
: Dyan Prasetyo
E-mail
:
[email protected]
Password
: dyan5758
Ulangi password
: dyan5758
Kota
: Yogyakarta
Alamat
: Suronatan
Kode pos
: 55262
No Telepon
: 081226725758
Masukan Kode
: 2py3Y
185
Gambar 90. Pengujian Pendaftaran Pelanggan Setelah pengisian form pendaftaran pelanggan selesai kemudian pilih tombol register dan data akan tersimpan dalam database. Pelangan memperoleh akses untuk melakukan pesanan pembelian melalui web tersebut. b) Login Pelanggan Apabila pendaftaran sebagai pelanggan telah selesai dilakukan maka pelanggan dapat mengakses halaman web setelah melakukan login. Berikut merupakan ujicoba login sebagai pelanggan yaitu dengan memasukan alamat email dan password yang telah didaftarkan:
186
Gambar 91. Pengujian Login Pelanggan Setelah mengisi alamat email dan password
maka klik
tombol login dan akan muncul halaman sebagai berikut:
Gambar 92. Halaman Utama Web Setelah Login c) Pengujian Transaksi Pembelian Jika telah masuk sebagai pelanggan maka dapat melakukan transaksi dengan melihat koleksi barang yang ditampilkan terlebih dahulu seperti berikut ini:
187
Gambar 93. Tampilan Koleksi Barang Untuk melakukan transaksi pembelian langkah pertama yang harus dilakukan adalah memilih barang yang akan dipesan. Pelanggan dapat melihat tampilan detail barang yang diperoleh melalui tombol view detail yang berada dibawah gambar barang. Jika pelanggan sudah mengetahui detail barang yang akan dipesan maka langsung klik tombol beli yang akan mengarahkan pada form beli.
Gambar 94. Tampilan Detail Produk
188
Pada
tampilan
detail
barang
ditampilkan
informasi
mengenai jumlah persedian, deskripsi barang, dan cek estimasi pengiriman. Cek estimasi pengiriman dapat diketahui hanya dengan memasukkan nama kota contohnya “Bandung” dan secara otomatis muncul berapa hari estimasi pengiriman yaitu 2 hari. Setelah melihat barang yang akan dibeli lalu klik tombol beli. Kemudian akan muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 95. Tampilan Belanja Tampilan belanja berfungsi untuk memasukkan jumlah barang yang dibeli. Sementara nama, harga satuan, dan gambar barang sudah muncul secara otomatis. Isi kolom jumlah secara manual. Jumlah : 2 Setelah memasukkan jumlah yang diinginkan, klik tombol lanjutkan yang mengarahkan ke form kantong belanja sebagai berikut:
189
Gambar 96. Form Kantong Belanja Belanja Pada kantong belanja terdapat informasi mengenai jumlah barang yang dipesan, harga satuan barang, dan harga total. Jika pelanggan membatalkan salah satu pesanan, maka klik tombol icon keranjang sampah. Pelanggan dapat menambahkan pesanan barang lain dengan cara klik tombol kembali. Di bawah form kantong belanja, pelanggan akan disajikan informasi mengenai ketentuan diskon di Bogimin Craft. Apabila jumlah barang yang akan dibeli telah sesuai maka klik tombol lanjut yang mengarahkan pada form detail kantong belanja sebagai berikut:
190
Gambar 97. Form Detail Kantong Belanja Pada tahap ini pelanggan tidak perlu mengisikan nama, alamat pengiriman, nomor telepon, e-mail karena sudah terisi secara otomatis tetapi alamat pengiriman dapat diperbarui. Alamat pengiriman dapat diperbarui dengan klik tombol ubah data. Pelanggan hanya tinggal mengisi pilihan jasa pengiriman dan kota tujuan. Alamat Pengiriman
: Jalan Dago No. 57
Jasa Pengiriman
: Indah Logistik
Kota Tujuan
: Bandung
Apabila jumlah barang yang akan dibeli sudah sesuai dan alamat pengiriman sudah sesuai dengan tujuan barang yang akan
191
dikirim maka klik tombol lanjut dan akan muncul invoice pemesanan sebagai berikut:
Gambar 98. Invoice Pada tampilan invoice pemesanan terdapat nomor unik transfer yang digunakan sebagai identifikasi dalam transfer yang diterima
oleh
bagian
admin.
Pembuatan
invoice
sudah
terotomatisasi sehingga kemungkinan dari kesalahan tagihan cukup kecil. Jumlah pembayaran yang diterima dicocokan dengan invoice, apabila telah sesuai maka barang siap dikirim. Invoice dapat dicetak oleh pelanggan sebagai bukti pembelian dengan klik tombol cetak. Setelah pelanggan melihat invoice lalu klik selesai yang mengarahkan pada tampilan checkout sebagai berikut:
192
Gambar 99. Tampilan Checkout Tampilan tersebut berisi jumlah yang harus dibayarkan, syarat
dan
panduan
transaksi,
serta
tombol
konfirmasi
pembayaran yang berfungsi mengarahkan pelanggan pada halaman konfirmasi. Apabila pelanggan telah melakukan transfer pembayaran ke rekening yang sudah disediakan, maka pelanggan dapat melakukan konfirmasi pembayaran dengan mengisi kolom pada form konfirmasi pembayaran disertai dengan upload bukti transfer sebagai berikut:
193
Gambar 100. Form Konfirmasi Pembayaran Form konfirmasi pembayaran diisi dengan data sebagai berikut: Nama pembeli
: Dyan Prasetyo
Nomor pesanan
: (terisi secara otomatis oleh sistem)
Bank anda
: BNI
Rekening atas nama
: Dyan Prasetyo
Nomor rekening
: 5758925
Nominal transfer
: 1907718
Tanggal transfer
: 01/12/2017
Bukti pembayaran
: upload foto bukti transfer.
Setelah selesai melakukan konfirmasi pembayaran, maka status pesanan pada form profile pelanggan akan berubah menjadi proses yang menandakan bahwa barang sedang dalam proses konfirmasi admin.
194
Gambar 101. Status Pesanan Barang 3) Pengujian Penjualan Offline a)
Login Admin Kasir Login admin kasir dilakukan sama seperti saat melakukan input data awal untuk masuk ke dalam halaman admin, yaitu dengan memasukkan e-mail dan password kasir yang telah ditambahkan oleh super admin sebagai berikut:
Gambar 102. Pengujian Login Admin Kasir Form login admin kasir diisi data sebagai berikut: E-mail
:
[email protected]
Password
: admin5758
Maka setelah login akan muncul halaman utama menu admin kasir, yaitu sebagai berikut:
195
Gambar 103. Tampilan Menu Utama Admin Kasir b) Input Data Pembeli Setelah login sebagai admin, pilih menu “penjualan offline” lalu klik tombol tambah penjualan maka akan muncul form yang akan digunakan oleh admin yang bertindak sebagai kasir untuk memasukkan data identitas pembeli. Data input yang diisikan antara lain berupa: No. Pesanan
: (terisi otomatis oleh sistem)
Nama
: Nandra Dyah
No. Telepon
: 081804048800
Alamat
: Gunung Sempu
Kota
: Yogyakarta
Namun apabila pembeli tidak berkenan melengkapi form konfirmasi, form ini dapat dikosongkan dan dapat dilewati dengan klik tombol submit.
Gambar 104. Pengujian Data Pembeli
196
c) Input Data Barang Dibeli Setelah selesai mengisi data pembeli, proses selanjutnya yaitu melakukan input data barang yang dibeli. Form input penjualan offline diisi dengan data sebagai berikut: Nama barang
: Guci Venus Putih dan Emas (Small)
Harga satuan
: (terisi otomatis oleh sistem)
Jumlah beli
:2
Gambar 105. Pengujian Input Penjualan Offline d) Konfirmasi Data Pembelian Apabila proses input data pembelian telah dilakukan maka akan ditampilkan halaman konfirmasi untuk memastikan data yang dimasukkan sudah benar. Transaksi diakhiri ketika kasir menerima uang pembayaran dari pembeli lalu kasir akan mencetak nota dengan cara klik tombol cetak. Setelah nota dicetak lalu klik tombol selesai dan data akan tersimpan secara otomatis dalam database.
197
Gambar 106. Pengujian Konfirmasi Data Pembelian 4) Pengujian Laporan Setelah proses transaksi dan proses memasukan data selesai maka pengujian terakhir yaitu pengujian laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web. Pengujian laporan dilakukan setelah input data awal dan pengujian transaksi selesai dilakukan. Langkah pengujian laporan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web dilakukan sebagai berikut: a)
Login admin Login admin sama dengan saat melakukan input data awal untuk masuk ke dalam halaman admin, yaitu sebagai berikut:
Gambar 107. Pengujian Login Admin
198
Form login admin diisi dengan data sebagai berikut: E-mail
:
[email protected]
Password
: bogimincraft
Setelah melakukan login maka akan muncul halaman utama admin sebagai berikut:
Gambar 108. Menu Utama Admin Untuk melihat laporan dapat diperoleh dengan memilih menu laporan pada menu utama admin maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Gambar 109. Tampilan Awal Menu Laporan
199
Pada tampilan ini dilakukan pemilihan laporan yang ingin ditampilkan. Isi kolom-kolom pada menu laporan ini dipilih seperti berikut: Jenis laporan
: pilih salah satu (penjualan, katalog barang, persediaan barang, best seller).
Jenis penjualan
: pilih salah satu (online, offline, total).
Kategori laporan
: pilih salah satu (harian, bulanan, tahunan).
Bulan
: diisi laporan bulan apa yang akan dilihat.
Tahun
: diisi laporan tahun berapa yang akan dilihat.
Setelah dipilih laporan yang ingin ditampilkan, klik pada tombol proses, maka laporan yang diinginkan akan muncul. b) Laporan Data Pelanggan Laporan data pelanggan memuat data pelanggan yang telah melakukan pendaftaran sebagai pelanggan di dalam web. Informasi yang ditampilkan berupa kode pelanggan, nama pelanggan, alamat, nomor telepon, dan alamat e-mail. Laporan data pelanggan dapat dilihat dengan cara klik menu “pelanggan” yang terletak di sebelah kiri halaman utama admin, sebagai berikut:
200
Gambar 110. Pengujian Laporan Data Pelanggan c) Katalog Barang Katalog barang digunakan untuk mengetahui barang apa sajakah yang ditampilkan ke dalam web. Untuk melihat katalog barang, klik menu laporan lalu isikan kolom-kolom yang tersedia sebagai berikut: Jenis laporan
: pilih katalog barang
Jenis penjualan
:-
Kategori laporan
:-
Bulan
:-
Tahun
:-
Setelah dipilih lalu klik proses maka akan tampil tampilan katalog barang, sebagai berikut:
201
Gambar 111. Pengujian Katalog Barang Informasi yang ditampilkan berupa id barang, gambar, nama barang, kategori, ukuran dan harga jual. Katalog barang ini dapat dicetak untuk kepentingan pihak manajemen. d) Laporan Pesanan Barang Untuk melihat laporan ini maka klik menu “pesanan” yang terletak di sebelah kiri halaman utama admin, lalu akan ditampillkan laporan seperti berikut:
Gambar 112. Pengujian Laporan Pesanan Barang Laporan pesanan barang bertujuan untuk menampilkan informasi pesanan dari pelanggan, seperti tanggal pesanan, kode pesanan, nama pelanggan, total pembayaran, dan status pesanan. Laporan
202
ini juga digunakan untuk mengecek status pesanan dari pelanggan. e)
Laporan Persediaan Barang Untuk melihat katalog barang,
klik menu laporan lalu
isikan kolom-kolom yang tersedia sebagai berikut: Jenis laporan
: pilih persediaan barang
Jenis penjualan
:-
Kategori laporan
:-
Bulan
: Januari
Tahun
: 2017
Setelah dipilih lalu klik proses maka akan tampil laporan persediaan barang bulan Januari 2017, sebagai berikut:
Gambar 113. Pengujian Laporan Persediaan Barang Laporan
persediaan
barang
bertujuan
untuk
memberikan
informasi mengenai beberapa variasi barang, seperti id barang, nama barang, kategori, ukuran, berat, harga pokok, harga jual, persediaan, barang terjual dan sisa persediaan.
203
f)
Laporan Penjualan Online Laporan ini berisi tentang informasi yang berkaitan dengan hasil penjualan tunai Bogimin Craft yang dilakukan secara online. Laporan penjualan online disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan online harian, laporan penjualan online bulanan dan laporan penjualan online tahunan. Jika admin ingin mengetahui penjualan online harian maka admin dapat memilih “Laporan Penjualan” pada kolom jenis laporan, “Penjualan Online” pada kolom jenis penjualan, “Harian” pada kolom kategori, dan memilih bulan yang diinginkan pada kolom bulan dalam menu laporan maka akan muncul laporan sebagai berikut:
Gambar 114. Pengujian Laporan Penjualan Online Harian Langkah yang sama dapat dilakukan ketika admin ingin melihat laporan penjualan online bulanan atau tahunan. Namun, perbedaan terletak hanya pada kolom kategori dipilih “Bulanan” untuk laporan bulanan dan “Tahunan” untuk laporan tahunan.
Gambar 115. Pengujian Laporan Penjualan Online Bulanan
204
Gambar 116. Pengujian Laporan Penjualan Online Tahunan g) Laporan Penjualan Offline Laporan penjualan tunai offline berisi secara kesuluruhan hasil penjualan tunai yang dilakukan oleh kasir dari pelanggan yang datang langsung ke toko. Penjualan tunai langsung dari kasir juga tercatat pada sistem ini sehingga nanti dapat diketahui perbandingan penjualan online dan penjualan offline. Laporan ini juga disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan offline harian, laporan penjualan offline bulanan, dan laporan penjualan offline tahunan. Jika admin ingin mengetahui penjualan tunai per hari dari kasir maka admin dapat memilih “Laporan Penjualan” pada kolom jenis laporan, “Penjualan Offline” pada kolom jenis penjualan, “Harian” pada kolom kategori, dan memilih bulan yang diinginkan pada kolom bulan dalam menu laporan maka akan muncul laporan sebagai berikut:
Gambar 117. Pengujian Laporan Penjualan Offline Harian
205
Langkah yang sama dapat dilakukan ketika admin ingin melihat laporan penjualan offline bulanan atau tahunan. Namun, perbedaan terletak hanya pada kolom kategori dipilih “Bulanan” untuk laporan bulanan dan “Tahunan” untuk laporan tahunan.
Gambar 118. Pengujian Laporan Penjualan Offline Bulanan
Gambar 119. Pengujian Laporan Penjualan Offline Tahunan h) Laporan Penjualan Total Laporan penjualan tunai total berisi keseluruhan hasil dari laporan penjualan online dan penjualan offline. Admin dapat membandingkan hasil penjualan online dan penjualan offline melalui laporan ini. Laporan ini juga disajikan dalam tiga kategori yaitu laporan penjualan total harian, laporan penjualan total bulanan, dan laporan penjualan total tahunan. Jika admin ingin mengetahui penjualan total harian maka admin dapat memilih “Laporan Penjualan” pada kolom jenis laporan, “Penjualan Total” pada kolom jenis penjualan, “Harian” pada kolom kategori, dan
206
memilih bulan yang diinginkan pada kolom bulan dalam menu laporan maka akan muncul laporan sebagai berikut:
Gambar 120. Pengujian Laporan Penjualan Total Harian Langkah yang sama dapat dilakukan ketika admin ingin melihat laporan penjualan total bulanan atau tahunan. Namun, perbedaan terletak hanya pada kolom kategori dipilih “Bulanan” untuk laporan bulanan dan “Tahunan” untuk laporan tahunan.
Gambar 121. Pengujian Laporan Penjualan Total Bulanan
Gambar 122. Pengujian Laporan Penjualan Total Tahunan i)
Laporan Best Seller Laporan best seller digunakan untuk mengetahui barang apa saja yang paling laris terjual. Informasi yang ditampilkan yaitu id barang, nama barang, kategori, dan jumlah terbeli. Laporan best
207
seller akan menampilkan barang yang terjual sesuai dengan urutan yang terbanyak. Untuk melihat laporan best seller, klik menu laporan lalu isikan kolom-kolom yang tersedia sebagai berikut: Jenis laporan
: pilih best seller
Jenis penjualan
: pilih Total
Kategori laporan
: pilih Bulanan
Bulan
: pilih Januari
Tahun
: 2017
Setelah dipilih lalu klik proses maka akan tampil laporan best seller, sebagai berikut:
Gambar 123. Pengujian Laporan Best Seller j)
Invoice Invoice digunakan oleh admin sebagai faktur penjualan tunai yang dapat tercetak otomatis. Untuk melihat invoice maka klik menu “pesanan” lalu pilih pesanan dari pelanggan yang akan dilihat selanjutnya klik icon detail pesanan pada tombol operasi.
208
Setelah itu muncul halaman detail pesanan lalu klik tombol “cetak’ maka akan ditampilkan invoice sebagai berikut:
Gambar 124. Invoice k) Log Aktifitas Log aktifitas merupakan catatan yang berisi seluruh kegiatan yang dilakukan oleh admin setelah melakukan login pada sistem. Informasi yang ditampilkan adalah tanggal login admin, nama admin, e-mail, dan aktifitas admin. Untuk melihat laporan log aktifitas klik menu log administrator yang berada di sebelah kiri tampilan halaman utama admin maka akan muncul tampilan laporan, sebagai berikut:
209
Gambar 125. Pengujian Log Aktifitas 5) Analisis Hasil Implementasi Berdasarkan hasil implementasi sistem dapat diketahui bahwa pada saat pengujian sistem berjalan dengan baik dengan adanya sistem otorisasi,
dokumen,
catatan,
pemisahan
fungsi
yang
jelas
menyebabkan pengendalian intern dalam perusahaan menjadi lebih mudah dan terkontrol dengan baik. Pengujian program juga berjalan dengan baik yang ditunjukan dengan tidak adanya error pada program web tersebut. Sistem dapat mengotomatisasi faktur penjualan sesuai dengan transaksi
yang dilakukan oleh pembeli.
Penggunaan
penyertaan foto bukti transfer dalam melakukan transaksi pembelian membuat pelanggan dimudahkan hanya dengan menggunakan satu aplikasi dalam sistem itu saja serta memudahkan bagian admin untuk melakukan konfirmasi pembayaran. Data yang dimasukan dalam database juga tersimpan dengan baik. Database yang tersimpan dengan baik di dalam web meningkatkan
210
keamanan dari kerusakan apabila komputer yang digunakan mengalami kerusakan, karena database tersebut tersimpan di dalam web hosting dan tidak terpengaruh apabila terjadi kerusakan komputer ataupun saat komputer hilang. Program dilengkapi dengan password untuk membatasi akses masuk ke dalam program demi keamanan sistem. Pelanggan harus melakukan pendaftaran dahulu sebelum bisa melakukan transaksi. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga agar tidak sembarang orang dapat melakukan transaksi serta untuk kepentingan pengendalian. Kelebihan dari aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai ini dapat melayani pembeli secara otomatis tanpa pantauan karyawan. Karyawan hanya dibutuhkan untuk mengkonfirmasi pembayaran yang dilakukan pembeli. Sistem terotomatisasi dengan baik sehingga kesalahan hitung maupun kesalahan penulisan alamat pembeli dapat dihindari. Aplikasi sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web mampu memproses transaksi penjualan secara besama-sama sehingga pelayanan tidak akan terhambat ditambah akses web selama 24 jam mendukung para pembeli di berbagai daerah dengan tingkat kesibukan yang tinggi untuk dapat bertransaksi tanpa harus datang ke toko. Kemungkinan kerusakan aplikasi maupun pencurian data sangat kecil karena password yang terdapat dalam web telah dienkripsi atau diacak sehingga menyulitkan pencurian data yang dilakukan oleh cracker. Kelemahan dari segi program atau web adalah saat terjadi kerusakan yang dalam program tersebut karyawan belum menguasai perbaikan program karena hanya dilatih untuk menjalankan program tersebut.
211
Sehingga masih dibutuhkan teknisi dari luar perusahaan untuk memperbaiki program apabila terjadi kerusakan sistem. Kelemahan lain adalah pelanggan yang belum terdaftar harus melakukan registrasi terlebih dahulu untuk dapat melakukan transaksi.
6) Konversi Sistem Konversi sistem pada penelitian ini menggunakan metode konversi paralel dimana sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersama-sama
dalam
jangka
waktu
yang
telah
ditentukan.
Implementasi sistem baru secara bersamaan dengan pemakaian sistem yang lama selama satu bulan. Dalam pendekatan ini, keluaran sistem baru selama satu bulan dibandingkan dengan keluaran sistem lama dan perbedaannya yang timbul direkonsiliasi. Pendekatan ini memberikan
perlindungan
bagi
organisasi
dari
kemungkinan
kegagalan sistem yang baru dalam menghasilkan keluaran yang diperlukan. Selain itu, metode konversi paralel digunakan agar admin terbiasa menggunakan sistem yang baru. C. Pembahasan 1.
Fungsi Terkait Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Pada Bogimin Craft Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penjualan tunai menurut teori adalah fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, fungsi akuntansi. Tetapi pada penelitian ini penulis hanya menemukan tiga fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi gudang serta fungsi akuntansi pada Bogimin Craft. Hal ini berbeda sekali dengan teori dimana terdapat fungsi
212
pengiriman yang bertanggung jawab atas pengiriman barang, fungsi penjualan yang bertugas menerima pesanan dan mengisi faktur, fungsi gudang yang bertugas menyipakan barang yang dipesan pembeli, dan fungsi akuntansi yang bertugas mencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas serta membuat laporan penjualan. Perusahaan berskala kecil menengah seperti Bogimin Craft cenderung memiliki fungsi yang lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar yang fungsinya sudah sangat kompleks. Hal ini tentunya menyebabkan terjadinya perangkapan tugas diantara fungsi-fungsi tersebut. Masalah tesebut senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Totok Indarto (2010), pada perusahaan Kerajinan Karya Mandiri yang menemukan perangkapan fungsi pada perusahaan tersebut yang terjadi pada fungsi kasir dengan fungsi administrasi. Hal tersebut terjadi dikeranakan kedua fungsi dikerjakan oleh satu orang yang sama, sehingga menimbulkan pula perangkapan tugas. Dalam
penelitian Noviana Nuryanti (2013), pada Toko Bariklana juga
menemukan perangkapan fungsi yaitu fungsi penjualan dan fungsi kasir. Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Totok Indarto (2010) dan Noviana Nuryanti (2013) terdapat kesamaan yaitu terjadi perangkapan fungsi pada sistem penjualan tunai perusahaan. Seharusnya pada Bogimin Craft sudah menerapkan pemisahan fungsifungsi yang ada. Selain itu juga menambahkan fungsi pengiriman agar fungsi gudang tidak melakukan pengiriman sendiri. Hal tersebut diusulkan oleh
213
peneliti
untuk
dilakukan
perancangan
untuk
memudahkan
dalam
pengendalian intern perusahaan. 2.
Dokumen dan Catatan yang Terkait Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Dokumen dan catatan pada sistem akuntansi penjualan tunai menurut teori meliputi faktur penjualan tunai, pita kas register, bill of lading, faktur penjualan COD, bukti setor bank, rekap harga pokok penjualan. Sedangkan catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi penjaulan tunai adalah jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang. Pada Bogimin Craft dokumen yang digunakan dalam transaksi penjualan tunai baru sebatas menggunakan nota, dimana nota digunakan sebagai satusatunya bukti transaksi yang digunakan dalam kegiatan penjualan tunai. Nota dibuat rangkap 2. Nota pertama diberikan kepada pelanggan dan nota ke dua digunakan untuk arsip perusahaan. Hal ini menyulitkan bagi pengecekan barang yang ada di gudang karena bagian gudang tidak memiliki bukti apapun dalam proses barang keluar dari gudang. Saat terjadi kehilangan barang ataupun kerusakan, bagian gudang tidak bisa mengecek kesalahan tersebut, dikarenakan minimnya bukti transaksi. Catatan yang digunakan dalam Bogimin Craft meliputi laporan penjualan dan laporan daftar stok barang. Dalam catatan yang digunakan seharusnya juga terdapat kartu persediaan untuk mengetahui posisi barang yang berada pada gudang, laporan yang dibuat perusahaan masih sangat minim infomasi dimana nomor nota
214
tidak dicantumkan dalam laporan tersebut. Selain itu pada kolom harga tidak disebutkan adanya diskon atau tidak sehingga sulit membedakan harga asli dengan harga yang sudah diberi diskon. Hasil penelitian tersebut selaras dengan penelitian yang dilakukan Yuwandito Wiharjanto (2012) pada perusahaan PT. Warna AC menemukan satu dokumen akuntansi yaitu nota penjualan dan catatan akuntansi yang digunakan yaitu laporan penerimaan kas, laporan penjualan, dan laporan barang keluar. Hal yang sama juga terdapat dalam penelitian yang dilakukan Totok Indarto (2010) pada perusahaan Kerajinan Karya Mandiri yang menemukan satu dokumen akuntansi yaitu nota penjualan dan catatan akuntansi yang digunakan diantaranya laporan penjualan, laporan penerimaan kas, serta laporan barang keluar. Dengan sistem yang berbasis web, data-data tersimpan di basis data, pencarian dapat dilakukan dengan mudah, tidak membutuhkan tempat yang banyak dan mengurangi kerusakan dalam pencatatan yang dilakukan secara manual sehingga mendukung proses pengambilan keputusan secara cepat. 3.
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Dalam Bogimin Craft dari bagan alir yang ditemukan menggambarkan dimana terjadi perangkapan fungsi. Dimana bagian penjualan, bagian produksi dan bagian gudang menjadi satu. Dalam bagan alir tersebut juga tidak ditemukan bagian pengiriman sehingga tidak sesuai dengan teori dimana dalam sistem akuntansi penjualan tunai seharusnya setiap fungsi yang ada harus terpisah dan terdapat juga bagian pengiriman yang bertugas
215
mengirimkan
barang
kepada
pembeli.
Ketidaksesuaian
tersebut
mengakibatkan peluang terjadinya penyelewengan sangat besar, untuk itu dibutuhkan perubahan dalam Bogimin Craft terkait dengan sistem akuntansi penjualan untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Hasil penelitian yang sama ditunjukan oleh Totok Indarto (2010) yang menemukan bagan alir terdiri dari tiga bagian, yaitu bagian penjualan, bagian administrasi, dan bagian gudang sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Noviana Nuryanti (2013) ditemukan bagan alir yang menggambarkan proses penjualan barang yang dilakukan oleh bagian penjualan yang merangkap sebagai bagian administrasi. Dalam penelitian Yuwandito Wiharjanto (2012) ditemukan bagan alir perusahaan yang terdiri dari bagian penjualan, bagian gudang, bagian kas, dan bagian akuntansi. Dari ketiga penelitian tersebut memiliki kemipiripan dalam penilitian yang penulis lakukan yaitu bagan alir yang ada dalam perusahaan juga masih sederhana karena hanya tersusun atas tiga sampai empat bagian tergantung dari prosedur yang digunakan perusahaan. 4.
Sistem Pengendalian Intern pada Bogimin Craft Sistem pengendalian intern pada Bogimin Craft berjalan kurang lancar dimana dari segi organisasi masih terdapat perangkapan fungsi, selain itu sistem otorisasi juga belum berjalan terbukti dengan hanya menggunakan satu dokumen yaitu nota penjualan sebagai bukti untuk pengeluaran barang. Dalam pembuatan laporan penjualan pun masih sangat sederhana dan tidak dicantumkannya nomor nota sehingga sulit untuk melakukan pengecekan.
216
Berbeda dengan yang disebutkan dalam teori dimana setiap fungsi dalam perusahaan harus terpisah dan penerapan sistem otorisasi di setiap fungsi yang baik akan mempermudah dalam pengendalian intern perusahaan tersebut. Hasil penelitian tersebut senada dengan penelitian yang dilakukan oleh Totok Indarto (2010) pengendalian intern pada perusahaan Kerajinan Karya Mandiri belum ada pemisahan tugas secara jelas antara bagian kas dan bagian administrasi serta sistem otorisasi yang belum berlancar lancar. Sedangkan penelitian yang dilakukan oleh Noviana Nuryanti (2013) pengendalian intern pada Toko Bariklana belum berjalan dengan baik karena masih terjadi perangkapan tugas yaitu bagian penjualan yang merangkap sebagai bagian administrasi dan bagian kas. Penelitian yang dilakukan Yuwandito Wiharjanto (2012) pengendalian intern pada perusahaan PT. Warna AC belum berjalan dengan baik karena belum adanya pemisahan tugas yang jelas antara bagian gudang dengan bagian pengiriman. Dari ketiga penelitian tersebut memiliki kesamaan dengan peneltian yang penulis lakukan yaitu menemui bahwa perusahaan belum memiliki pemisahan tugas yang terorganisasi dengan baik. Belum adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas menyebabkan karyawan dapat melakukan kecurangan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang kurang berjalan dengan baik juga memungkinkan terjadinya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan.
217
Dengan penggunaan sistem penjualan tunai berbasis web, terdapat pemisahan fungsi yang jelas dan pengawasan bisa lebih diperketat karena pengecekan data bisa sewaktu waktu dengan melihat data yang tersimpan di database sehingga akan diketahui kinerja dari karyawan tersebut. Pemisahan fungsi yang tegas dapat meminimalisir terjadinya kecurangan dan penyelewengan yang dilakukan oleh karyawan. 5.
Analisis Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Analisis sistem dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu tahap analisis pendahuluan dan tahap analisis sistem. Analisis pendahuluan dilakukan dengan cara menganalisis kelemahan yang ada pada sistem yang telah berjalan pada perusahaan, yang kemudian dibandingkan dengan keunggulan menggunakan sistem baru. Melalui analisis sistem lama ditemukan beberapa kelemahan pada Bogimin Craft diantaranya kesulitan dalam penjualan produk, pengendalian intern yang kurang baik karena tidak adanya sistem otorisasi dan kesulitan pengarsipan data secara baik. Berdasarkan analisis PIECES, sistem baru (berbasis web) memberikan manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan sistem lama (manual). Hasil analisis sistem lama pada Bogimin Craft sejalan dengan penelitian yang dilakukan Totok Indarto (2010) menunjukkan bahwa sistem lama memiliki beberapa kelemahan dalam penjualan produk dan pengendalian intern. Pada penelitian Noviana Nuryanti (2013) menunjukkan beberapa kelemahan dalam sistem lama diantaranya pemasaran produk, biaya
218
operasional menghabiskan dana yang besar, dan laporan yang dibutuhkan masih belum akurat. Sedangkan pada penelitian yang dilakukan Yuwandito Wiharjanto (2012) menemukan beberapa kelemahan sistem lama diantaranya rentan terjadi kerusakan atau kehilangan data penjualan dan informasi yang dihasilkan kurang cepat, tepat, dan akurat. Berdasarkan ketiga penelitian tersebut memiliki kesamaan dengan penelitan yang penulis lakukan yaitu sama-sama menemukan bahwa sistem manual yang diterapkan pada perusahaan masih memiliki kelemahan berkaitan dengan kinerja, informasi yang dihasilkan, keekonomisan, keamanan, efisiensi, dan pelayanan yang diberikan oleh sistem tersebut. Dengan demikian sistem yang telah dikembangkan memang layak dan memberikan manfaat positif terhadap perusahaan. Analisis sistem dilakukan dengan cara menganalisis sistem baru yang akan dijalankan pada perusahaan. Analisis sistem terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan analisis kelayakan sistem. Berdasarkan analisis kebutuhan sistem, kebutuhan untuk mengembangkan sistem baru dapat terpenuhi baik secara fungsional maupun non fungsional. Dalam analisis kelayakan sistem, sistem yang akan dikembangkan mempunyai nilai periode pengembalian 2 tahun lebih 3 bulan, ROI 18,2 % dan nilai NPV sebesar Rp 669.762,98. Dari hasil kelayakan sistem tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem layak untuk dikembangkan karena periode pengembalian lebih kecil dari usia investasi dan nilai NPV dan ROI menunjukan bahwa sistem layak untuk dijalankan.
219
6.
Desain Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft terdapat beberapa fungsi yaitu fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Fungsi tersebut sesuai dengan teori sehingga memudahkan manajemen dalam pengendalian perusahaan. Perancangan sistem ini sama seperti yang dilakukan Totok Indarto (2010) dikarenakan perancangan yang dimaksudkan untuk mengatasi kekurangan dalam perusahaan sehingga mengurangi kesulitan pengendalian intern yang terjadi pada perusahaan. Sedangkan pada penelitian yang dilakukan Noviana Nuryanti (2013) dan Yuwandito Wiharjanto tidak ditemukan perancangan sistem akuntansi. Catatan dan dokumen dalam sistem akuntansi penjualan tunai menurut teori meliputi faktur penjualan, bill of lading, bukti transfer bank, RHPP, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang. Dalam sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft catatan dan dokumen yang digunakan sesuai dengan teori yang meliputi faktur penjualan, bill of lading, bukti transfer bank, RHPP, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
7.
Desain Program Web dalam Sistem Akuntansi Penjualan Tunai pada Bogimin Craft Menurut teori tahapan desain dibagi menjadi dua yaitu desain fisik dan desain database. Desain program dalam penelitian ini terdiri dari desain logis dan desain fisik. Desain logis berupa desain input yang terdiri dari 10 form
220
dan desain output berupa 10laporan. Desain fisik meliputi desain database program yang terdiri dari 10 tabel database untuk menyimpan data yang diperlukan dalam program. Hasil penelitian tersebut senada dengan penitian Noviana Nuryanti (2013) yang merancang beberapa desain program diantaranya desain database terdiri dari 11 tabel, desain input terdiri dari 12 form, dan desain output terdiri dari 13 laporan. Sedangkan penelitian yang dilakukan Yuwandito Wiharjanto (2012) merancang desain database program yang terdiri dari 6 tabel, desain input terdiri dari 6 form, dan desain ouput terdiri dari 2 laporan. Dalam penelitian ini program didesain agar dapat memperbaiki kekurangan yang ada dan memudahkan perusahaan dalam memperbaiki kinerja penjualan perusahaan sehingga dapat memecahkan masalah perusahaan terkait dengan penjualan produknya dan untuk memperlancar proses transaksi penjualan tunai. 8.
Implementasi Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Bogimin Craft Implementasi sistem pada penelitian ini menggunakan metode konversi paralel dimana sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersama-sama dalam jangka waktu yang ditentukan. Metode konversi paralel digunakan untuk menghindari apabila sistem baru mempunyai kekurangan yang masih harus diperbaiki. Dalam penelitian ini, dibutuhkan waktu penerapan sistem baru dengan sistem lama selama 1 bulan. Hal yang sama juga dilakukan pada
221
penelitian Totok Indarto (2010), Noviana Nuryanti (2013), dan Yuwandito Wiharjanto (2012) yang menggunakan metode konversi paralel.
Pengujian sistem dilakukan dengan menjalankan aplikasi sistem dengan memasukkan data pada masing-masing form dan ujicoba transaksi penjualan baik online serta offline untuk menguji sistem apakah sudah berjalan dengan baik atau masih memerlukan beberapa perbaikan. Sistem akuntansi tunai penjualan berbasis web dapat meningkatkan kinerja perusahaan karena penerapan sistem otorisasi dan dokumen yang lengkap serta pembuatan dokumen penagihan yang bisa dilakukan secara otomatis sehingga menghindarkan dari kemungkinan kesalahan penagihan maupun salah kirim kepada pembeli. Keunggulan dari program web dalam sistem ini karena akses web bisa dilakukan dimana saja tanpa harus mengandalkan perlengkapan komputer dalam perusahaan dengan jaringan koneksi yang tersedia dan program bisa diakses selama 24 jam. Program melakukan transaksi penjualan secara otomatis. Program ini didesain agar mudah untuk diopersasikan sehingga pegawai tidak kesulitan dalam menjalankan program tersebut. Informasi yang dihasilkan dari web tersebut dapat memudahkan pelanggan maupun pengguna.
Berdasarkan hasil implementasi sistem, pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web mampu memberikan manfaat yang besar, diantaranya mempermudah dalam mengolah dan menyimpan data, mencegah kerusakan data, meningkatkan keamanan data, mempercepat dalam menyediakan informasi penjualan bagi pelanggan, serta meningkatkan kinerja perusahaan khususnya di bidang penjualan produknya.
222
Kendala pada saat tahap implementasi yaitu apabila terjadi listrik padam. Penjualan tunai offline atau penjualan lewat kasir tidak dapat dilakukan karena koneksi terputus. Untuk menanggulanginya, admin atau kasir harus mencatat secara manual dan setelah listrik kembali menyala transaksi dapat diinput ke dalam sistem. Kendala lain yaitu apabila koneksi intenet bermasalah dapat menghambat kerja dari admin atau bagian kasir. D. Keterbatasan Penulis menghadapi berbagai kendala dalam melakukan penelitian. Perancangan yang dilakukan juga masih memiliki banyak kekurangan dan keterbatasan yang berasal dari diri penulis sendiri maupun program aplikasi yang digunakan. Keterbatasan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1.
Sistem yang dirancang hanya digunakan pada Bogimin Craft karena sudah disesuaikan dengan kondisi dan data yang ada serta kebutuhan pada perusahaan tersebut, sehingga tidak dapat diterapkan di perusahaan lain.
2.
Pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web hanya sampai pada tahap implementasi dan konversi sistem dan tidak sampai pada tahap operasi dan pemeliharaan sistem tersebut.
3.
Dalam memberikan informasi mengenai invoice pembayaran, pengiriman barang dan konfirmasi pembayaran pada pelanggan yang sudah melakukan pembayaran belum mengadopsi sistem sms gateaway, yaitu program sms otomatis.
4.
Sistem yang dirancang mengharuskan pelanggan yang belum terdaftar harus melakukan registrasi terlebih dahulu untuk dapat melakukan transaksi.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada Bogimin Craft mengenai perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web dapat diambil kesimpulan bahwa: 1.
Sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Bogimin Craft masih bersifat manual dan sederhana. Hal ini dapat dilihat dari unsur-unsur sistem akuntansi penjualan tunai yang diterapkan pada Bogimin Craft, diantaranya: a. Fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft terdiri dari fungsi penjualan, fungsi gudang serta fungsi akuntansi. b. Dokumen dan catatan sistem akuntansi penjualan tunai pada Bogimin Craft meliputi nota penjualan, laporan penjualan, dan laporan daftar stok barang. c. Bagan alir atau flowchart sistem akuntansi penjualan tunai tpada Bogimin Craft erdiri dari tiga fungsi, yaitu bagian penjualan, bagian produksi dan gudang, serta bagian akuntansi. d. Sistem pengendalian intern pada Bogimin Craft berjalan kurang lancar dimana dari segi organisasi masih terdapat perangkapan fungsi, selain itu sistem otorisasi juga belum berjalan terbukti dengan hanya menggunakan satu dokumen yaitu nota penjualan sebagai bukti untuk pengeluaran barang.
223
224
2.
Perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft dengan metode System Life Development Cycle (SDLC) dilakukan melalui tiga tahap, yaitu analisis, desain, dan implementasi sebagai berikut: a. Tahap analisis meliputi analisis pendahuluan dan analisis sistem. Hasil analisis sistem menyatakan bahwa perancangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft layak dilakukan. Hasil analisis PIECES, sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web memberikan banyak manfaat dan keuntungan bagi perusahaan dibandingkan dengan penggunaan sistem lama. Berdasarkan analisis kebutuhan sistem, kebutuhan pengembangan sistem dapat terpenuhi baik secara fungsional maupun non fungsional. Sedangkan berdasarkan analisis kelayakan sistem bahwa sistem baru tersebut layak dikembangkan baik secara teknik, operasional, dan ekonomi. b. Desain sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft sebagai berikut: 1) Fungsi yang terkait sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft terdiri dari fungsi penjualan, fungsi kasir, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. 2) Dokumen dan catatan yang terdapat pada sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft meliputi faktur penjualan, bill of lading, bukti transfer bank, RHPP, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
225
c. Desain program web meliputi desain pendahuluan berupa desain input dan desain output kemudian desain fisik database. Pada sistem ini desain input terdapat 10 form dan desain outpout program terdapat 10 laporan. Desain fisik meliputi desain database program yang terdiri dari 10 tabel dan tabel database teresebut berfungsi untuk menyimpan data yang diperlukan dalam program. Desain interface program berbasis PHP yang dirancang menggunakan software Bootstrap dan Laravel kemudian desain fisik database menggunakan MySQL. d. Implementasi sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft menggunakan metode konversi paralel. Konversi yang dipilih adalah
konversi paralel. Implementasi sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web pada Bogimin Craft menunjukkan bahwa sistem dapat berjalan dengan baik. Sistem tersebut dapat menyimpan data-data yang telah diinput, setelah itu dapat ditampilkan kembali tanpa kesulitan mencari data yang sudah diinput tersebut. Sistem yang dirancang mempermudah dalam memperbaiki kinerja penjualan perusahaan sehingga dapat memecahkan masalah perusahaan terkait dengan penjualan produknya dan untuk memperlancar proses transaksi penjualan tunai. Kendala pada saat tahap implementasi yaitu apabila terjadi listrik padam. Penjualan tunai offline atau penjualan lewat kasir tidak dapat dilakukan karena koneksi terputus. Untuk menanggulanginya, admin atau kasir harus mencatat secara manual dan setelah listrik kembali menyala transaksi dapat diinput ke dalam sistem. Kendala lain yaitu apabila koneksi intenet bermasalah dapat
226
menghambat kerja dari admin atau bagian kasir. Kelemahan dari sistem adalah perancangan hanya digunakan untuk proses penjualan tunai pada Bogimin Craft, tidak bisa digunakan untuk mengolah proses yang lainnya. Sementara itu terdapat kelemahan dari segi program atau web adalah saat terjadi kerusakan yang dalam program tersebut karyawan belum menguasai perbaikan program karena hanya dilatih untuk menjalankan program tersebut. Sehingga masih dibutuhkan teknisi dari luar perusahaan untuk memperbaiki program apabila terjadi kerusakan sistem. Kelemahan lain adalah pelanggan yang belum terdaftar harus melakukan registrasi terlebih dahulu untuk dapat melakukan transaksi.
B. Saran Penulis memberikan saran untuk pengembangan sistem pada perusahaan agar di masa mendatang dapat menjadi lebih baik lagi, adalah sebagai berikut: 1.
Pemisahan fungsi-fungsi dan otorisasi yang jelas sehingga untuk adanya satu transaksi melibatkan beberapa bagian sehingga memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian intern.
2.
Evaluasi sistem secara rutin dan pengembangan dari sistem yang sudah berjalan sekarang untuk mengantisipasi adanya hal buruk yang diakibatkan dari sistem yang sudah berjalan di kemudian hari.
3.
Pengembangan sistem akuntansi penjualan tunai berbasis web yang dirancang penulis hendaknya dikembangkan sesuai dengan perkembangan teknologi, seperti peningkatan keamanan dalam bertransaksi, fasilitas transaksi pembayaran, back up dan recovery system, dan fitur-fitur lainnya untuk melengkapi fasilitas yang ada.
227
4.
Pengembangan program web agar dapat mengirimkan informasi mengenai invoice pembayaran, pengiriman barang, dan laporan dari pelanggan yang sudah menerima barang melalui sms gateaway.
5.
Pengembangan program web agar pelanggan dapat melakukan transaki tanpa proses registrasi.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi. Betha Sidik. (2005). MySQL. Bandung: Informatika. Edhy Sutanta. (2004). Sistem Basis Data. Yogyakarta: Graha Ilmu. Ellsworth Jill H. dan Matthew V. Ellsworth. (1997). Pemasaran di Internet. Terjemahan Yulianto. Jakarta: Grasindo. George H. Bodnar dan W. S. Hopwood. (1996). Sistem Informasi Akuntansi, Buku 1, terjemahan Rudi M. Tambunan dan Amir Abadi. Jakarta: Salemba Empat. Husein Alatas. (2013). Responsive Web Design dengan PHP dan Bootstsrap. Yogyakarta: Lokomedia. Hall, James A. (2007). Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4 Terjemahan. Jakarta: Salemba Empat. Indriyo Gitosudarmo dan Basri. (2002). Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE. Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dkk. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto. (2005). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. (2005). Sistem Informasi Akuntansi. Buku Dua. Jakarta: Salemba Empat. . (2006). Sistem Informasi Akuntansi, Buku Satu. Jakarta: Salemba Empat. McLeod, Raymond. (1998). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat. _______. (2010). Sistem Akuntansi Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Narko. (2007). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Yayasan Pustaka Nusatama. Nugroho Widjajanto. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Erlangga.
228
229
Noviana Nuryanti. (2013). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Toko Bariklana. UNY: Skripsi. Totok Indarto. (2010). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web pada Perusahaan Kerajinan Karya Mandiri. UNY: Skripsi. Turban, Efraim. (2000). Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Salemba Empat Yuwandito Wiharjanto. (2012). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web Sebagai Sarana Informasi Produk Bagi Konsumen Pada PT. Warna AC. UNY: Skripsi. Zaki Baridwan. (1996). Sistem Akuntansi, Edisi Kelima, Yogyakarta: BPFE.
230
Lampiran I Surat Izin Penelitian
231
232
Lampiran II Daftar Pertanyaan
233
Daftar Pertanyaan 1.
Bagaimana sejarah berdirinya Bogimin Craft?
2.
Di mana lokasi kantor Bogimin Craft?
3.
Bagaimana struktur organisasi Bogimin Craft?
4.
Masalah apa saja yang dihadapi selama ini pada perusahaan?
5.
Catatan dan dokumen akuntansi apa saja yang digunakan dalam perusahaan?
6.
Bagaimanakah flowchart atau bagan alir perusahaan dalam menjalankan transaksi penjualan tunai?
7.
Bagaimana sistem kerja karyawan pada Bogimin Craft?
8.
Berapa gaji pokok dan bonus lembur karyawan pada Bogimin Craft?
9.
Apakah ada fasilitas pendukung seperti komputer, koneksi internet, dan lainlain yang digunakan untuk mendukung transaksi penjualan pada Bogimin Craft?
234
Lampiran III Brosur Printer, Modem, Tarif Listrik, dan Tarif Internet
235
Printer
Modem
236
Tarif Listrik
Tarif Internet
