PENGURUSAN TABUNG AMANAH RA & COE BENGKEL PENGURUSAN KEWANGAN DAN PENYEDIAAN BELANJAWAN HOLIDAY INN MELAKA 10-12 SEPTEMBER 2012 OLEH : AMYRUDIN BIN MOHAMAD MALI
[email protected], Ext : 30571
PENGENALAN
1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN 2. JENIS PERBELANJAAN DIBENARKAN 3. TANGGUNGJAWAB PTJ (RA , COE) 4. ISU-ISU 5. SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 6. LAMPIRAN RINGKASAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
1. KLASIFIKASI TABUNG AMANAH & SUMBER PERUNTUKAN AKAUN AMANAH RA / COE (BAJET A) JENIS
SUMBER PERUNTUKAN
PERBELANJAAN DIBENARKAN
1. Tabung Operasi
Sumber Universiti
- Perbelanjaan operasi berdasarkan bajet yang diluluskan
2. Tabung Induk
Hasil-Hasil Sewaan / Kerja Ujikaji sampel
-Menampung Belanja Operasi
3. Tabung Seminar
Yuran Peserta/Penajaan luar
-Perbelanjaan mengadakan seminar seperti yang diluluskan dalam Kertas Kerja
4. Tabung Perundingan
Geran luar daripada agensi/kerajaan
-Perbelanjaan Kerja-kerja Perundingan
2. PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKAN PERBELANJAAN OPERASI
PERBELANJAAN SEMINAR
PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup -Elaun Makan -Tambang Pengangkutan / EPK -Yuran Kursus -Latihan Staf
-
SODO B21000 Perjalanan & Sara Hidup -Elaun Makan -Tambang Pengangkutan / EPK
SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran pos biasa, kurier -Telefon -Air, Elektrik - Internet (multimedia)
SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier
SODO B23000 Perhubungan / Utiliti -Bayaran Pos (Kad jemputan), kurier
PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKANSAMB… PERBELANJAAN OPERASI
PERBELANJAAN SEMINAR
PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B24000 Sewaan -Bangunan, Ruang, Kenderaan, Alatan, Khemah,Perabot, Kelengkapan
SODO B24000 Sewaan -Ruang makmal, dewan seminar,
SODO B24000 Sewaan -Ruang makmal, dewan seminar,
SODO B26000 Bahan Mentah untuk penyelenggaraan dan pembaikan - Alat ganti
-
-
SODO B27000 Bekalan -Alat tulis, Kertas, toner,
SODO B27000 SODO B27000 Bekalan Bekalan - Bahan guna habis, - Bahan guna habis, alatulis, kertas alatulis, kertas ** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat SODOPendaftar B28000 Penyelenggaraan & Pembaikan Kecil - Bangunan, Kemudahan Elektrik, Kenderaan, Peralatan & Lengkapan,Komputer, Alatan Makmal
PERBELANJAAN LAZIM / DIBENARKANSAMB… PERBELANJAAN OPERASI
PERBELANJAAN SEMINAR
PERBELANJAAN PERUNDINGAN
SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Bengkel Perancangan PTJ (Pakej) -Upah -Bayaran Syarahan Sambilan -Keraian -Pendahuluan Pelbagai (Petty Cash) -Elaun Panel Penilai
SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Keraian (Makan minum urusetia, penceramah) -Perkhidmatan pengiklanan /percetakan (Brocure,Banner, iklan, Backdrops) -Cenderamata -Bengkel (Pakej) - Upah / Saguhati
SODO B29000 Perkhidmatan Ikhtisas dan Hospitaliti -Yuran Perundingan -Upah
** Lantikan RA/RO adalah tidak dibenarkan menggunakan peruntukan Operasi Pusat Kecemerlangan. Lantikan Kontrak/sementara perlu dibuat menerusi Pejabat Pendaftar
TANGGUNGJAWAB PTJ (RA/COE)
•
Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT yang dihantar ke Pejabat Bendahari lengkap beserta dokumen sokongan yang diperlukan.
•
Memastikan tuntutan/bayaran bil, invois, PT dibuat selaras dengan peraturan perbendaharaan dan yang digunapakai oleh Pihak Universiti.
•
Memastikan bahawa bayaran/tuntutan yang dibuat teratur, munasabah dan berpatutan serta mengawal perbelanjaan tuntutan yang berkenaan.
•
Memastikan semua dokumen yang di perlukan dilampirkan ke Pejabat Bendahari.
•
Menyimpan rekod transaksi kewangan dan memastikan rekod kewangan dipadan suai (reconcile) dengan rekod kewangan pejabat bendahari (Lejer Projek & Penyata Pendapatan Terperinci) (Rujuk :Contoh Lejer Projek dan Penyata Pendapatan Terperinci)
ISU - ISU
• 1. Dokumen pembayaran dikemukakan ke Pejabat Bendahari
tidak lengkap. Contoh:- Invois tiada perakuan pembayaran pegawai, tiada surat arahan bertugas, tidak mengisi e-form, maklumat tuntutan tidak lengkap. Akibat:a) Dokumen terpaksa dikembalikan ke PTJ dan ini telah melengahkan pembayaran dibuat kepada pembekal dan staf. b) Unit bayaran membayar tuntutan berdasarkan maklumat yg ada shj kerana kegagalan menghubungi staf/penuntut bayaran melalui telefon
ISU - ISU
• 2. Pesanan Tempatan disediakan menggunakan vot yang salah (sengaja atau tidak sengaja) Akibat:a) Proses pembetulan Vot terpaksa dibuat terlebih dahulu sebelum proses penyediaan cek dapat dilakukan. Ini telah memanjangkan proses pembayaran secara keseluruhannya.
ISU - ISU 3. Tuntutan bil/invois melangkaui tahun dan tiada pengesahan pembayaran dari PTJ Akibat:a) Kelewatan pembayaran kepada pembekal. Dokumen terpaksa dipulangkan kepada PTJ untuk disahkan pembayaran, mendapatkan akuan sumpah, salinan invois disahkan benar. - Pegawai yang membuat perolehan perlu bertanggungjawab untuk mengesahkan pembayaran. - Menjejaskan nama baik Universiti atas kelewatan pembayaran
ISU - ISU • 4. Perolehan yang telah dibuat tidak dibenarkan berdasarkan Peraturan Universiti yang digunapakai.
Contohnya:- Perolehan yang sepatutnya menggunakan PT (jumlah keseluruhan perolehan melebihi RM 1,000 ) tidak dipatuhi. Invois telah diperolehi drp pembekal PT tidak di keluarkan.(Seminar/Kursus : Alasan lazim-Dibuat secara last minit / buat dahulu tanpa rujuk ke bhgn kewangan) Akibat:a) Perlanggaran peraturan dalam Proses Perolehan yang dibuat menyebabkan Proses Pembayaran menghadapi masalah. - Pegawai kurang bertanggungjawab dalam urusan perolehan menyebabkan masalah ini timbul. - Pembekal/Staf yang menjadi mangsa kelewatan pembayaran.
ISU - ISU • 5. Memecahkecilkan Perolehan -Perolehan bawah RM 1,000.00 Akibat:Perolehan bawah RM 1,000.00 :-Aktiviti memecahkecilkan perolehan merupakan suatu kesalahan dalam peraturan kewangan kerajaan. •
6. Mencampuraduk Projek Perundingan / seminar / projek-projek khas dalam Tabung Induk / Tabung Operasi Pusat Kecemerlangan Akibat:-Sumber Pendapatan /terimaan/Perbelanjaan bercampur aduk dalam satu tabung. -Kegagalan mengenalpasti transaksi kewangan & Pelaporan gagal dibuat / kurang tepat :-Aktiviti tersebut merupakan suatu kesalahan dan pelanggaran terhadap garis panduan tabung dan mengundang kepada teguran audit. -
ISU - ISU
• 6. Invois/bill ditujukan terus ke Pejabat Bendahari oleh Pembekal Akibat:a) Pengesanan bil/invois terpaksa dilakukan terlebih dahulu oleh Pihak Pejabat Bendahari dan seterusnya diberi ke PTJ yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya. :-Aktiviti ini memanjangkan tempoh proses bayaran secara keseluruhannya
ISU - ISU • 7. Sistem belum matang
• 8. Perbelanjaan melebihi peruntukan • 9. Kurang mahir dengan sistem • 10. Terlalu lewat kemukakan permohonan pendahuluan • 11. Tidak buat pelarasan pendahuluan
• Kandungan SPP. Bil 7/2006 Proses Penyemakan dan Pengesahan Bayaran di PTJ/ Fakulti/RA/COE
0 hari Tarikh bekalan/perkhidmatan lengkap diterima.
Proses Pembayaran & Penyediaan Cek di Pejabat Bendahari
7 hari Daftar/Mohon bayaran di PTJ (e- form)
9 hari E-form dan dokumen sokongan diterima di Pejabat Bendahari
14 hari Tarikh Cek Siap
SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 1. Perjalanan : Tugas Rasmi (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2006 (Perbatuan) - Pekeliling Pentadbiran Bil. 7/2007 (Perbatuan) - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.8 Tahun 2010 - Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010 - Pekeliling Perkhidmatan Bil 1/2012 (Klausa Elaun Perjalanan Kenderaan) Tugas Rasmi (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil. 1 Tahun 2009 2. Perjalanan: Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 - Pekeliling Pejabat Bendahari Bil 10/2010
SUMBER RUJUKAN / PERATURAN Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 3. Saguhati/Honorarium - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995 - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996 - Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2005 - Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2008 4. Pendahuluan Staf Perjalanan - Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1993 - Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 1998 Pelbagai - Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 tahun 1990
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
• • • • • • • •
Elaun Makan Sewa Hotel Elaun Lodging Elaun Harian Perbatuan Tambang Gantian Tambang Pengangkutan Awam cth. teksi Pelbagai cth. dobi,parking,cas panggilan telefon
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 1.Perjalanan: -Tugas Rasmi (Dalam Negeri) Gred Elaun Makan Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Hotel Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Lodging Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Utama/Kha 115.00 s A keatas
165.00
300.00
300.00
80.00
85.00
Utama/Kha 100.00 s B dan C
130.00
300.00
300.00
75.00
80.00
53 to 54
85.00
115.00
300.00
300.00
70.00
75.00
45 to 52
60.00
80.00
180.00
200.00
60.00
70.00
41 to 44
45.00
65.00
160.00
170.00
55.00
60.00
27 to 40 17 to 26
40.00 40.00
55.00 55.00
140.00 130.00
160.00 150.00
45.00 40.00
50.00 45.00
1 to 16
35.00
50.00
120.00
140.00
35.00
40.00
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 1.Perjalanan: -Tugas Rasmi (Luar Negeri) Gred
Utama/Khas A keatas
Elaun Makan
Hotel
Kadar/Hari
Kadar/Hari
370.00
Utama/Khas B dan C 340.00
Actual (Standard Suite)
Lodging
Appendix 1
Actual (Standard Room) Appendix 1
53 to 54
320.00
Actual (Standard Room) Appendix 1
45 to 52
270.00
Actual (Standard Room) Appendix 1
1 to 44
Appendix 1
Actual (Standard Room) Appendix 1
Appendix 1 Berdasarkan Appendix A, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 & Pekeliling Pejabat Bendahari UTM Bil.1 Tahun 2009
Category I II III IV V
Elaun Makan (RM) 175 195 215 235 255
Pendahuluan /Sewa Hotel (RM) 400 440 480 520 560
Lelaun Lojing (RM) 100 120 140 160 180
Category I Afghanistan Bangladesh Bolivia Bulgaria Cambodia
Angola Argentina Botswana Ethiophia Ghana Greece Guinea
Chile Columbia Ecuador Fiji India
Hungary Indonesia Lesotho Madagascar Malawi Mali Malta
Kribati Laos Maldives Mauritius Mynmar Category II Morrocco Mozambique Namibia Nauru New Zealand Papua New Guinea
Nepal North Korea Pakistan Peru Philippines
Portugal Tuvalu Samoa Vietnam Sri Lanka Tanzania Tonga
Paraguay Poland Republic Czech Republic Slovac Senegal Seychelles South Africa
Solomon Island Swaziland Taiwan Thailand Tunisia Uganda Uruguay
Vanuatu Zimbabwe
Samb. Appendix 1 Category III Albania Algeria Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahrain
Balarus Brunei China Cuba Cyprus Egypt
Georgia Gibraltar Iraq Ireland Jamaica Jordan Kasakstan
Kenya Kuwait Kyrgyzatan Lebanon Libya Luxembourg Moldova
Mongolia Netherland Norway Qatar Romania Russia Spain
Sudan Tajikistan Turkmenistan Ukraine Uzbekistan
France
Niger
Singapore
Venezuela
Gambia Germany Guyana
Nigeria Saudi Arabia Serbia & Montenegro
Surinam Switzearland Syria
Yemen Zambia
Sweden Trinidad & Tobago Turkey
United Arab Emirates United Kingdom USA
Category IV Belgium
Canada
BosniaHerzegovina Croatia Brazil Benin Denmark
Category V Barbados Dubai Finland Japan
Hong kong Iran Italy Macau
Oman South Korea St. Lucia Mexico
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 2.Menghadiri Kursus/Seminar (Dalam Negeri) -Kursus Gred Elaun Makan Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Hotel Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Lodging Peninsular Malaysia
Sabah, Labuan & Sarawak
Utama/Kha 90.00 s A keatas
120.00
300.00
300.00
80.00
85.00
Utama/Kha 90.00 s B dan C
120.00
300.00
300.00
75.00
80.00
53 to 54
70.00
90.00
300.00
300.00
70.00
75.00
45 to 52
60.00
80.00
145.00
160.00
60.00
70.00
41 to 44
45.00
65.00
130.00
140.00
55.00
60.00
17 to 40
40.00
55.00
80.00
100.00
35.00
40.00
1 to 16
35.00
50.00
65.00
80.00
30.00
35.00
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN 2.1 Menghadiri Kursus/Seminar (Luar Negeri) Gred
Elaun Makan
Hotel
Rate/day
Rate/day
Lodging
300.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
Utama/Khas B dan C 270.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
Utama/Khas A keatas 53 to 54
240.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
45 to 52
200.00
Actual (Standard Room) Appendix 2
1 to 44
Appendix 2
Appendix 2
Appendix 2
Appendix 2 Berdasarkan Appendix C,Pekeliling Perbendaharaan Bil.3 Tahun 2005
Category I II III IV V
Meal Allowance (RM) 100 120 140 160 180
Advance /Hotel Rental (RM) 200 300 400 500 600
Lodging Allowance (RM) 100 120 140 160 180
Category I Afghanistan Bangladesh Bolivia Bulgaria Cambodia
Angola Argentina Botswana Ethiophia Ghana Greece Guinea
Chile Columbia Ecuador Fiji India
Hungary Indonesia Lesotho Madagascar Malawi Mali Malta
Kribati Laos Maldives Mauritius Mynmar Category II Morrocco Mozambique Namibia Nauru New Zealand Papua New Guinea
Nepal North Korea Pakistan Peru Philippines
Portugal Tuvalu Samoa Vietnam Sri Lanka Tanzania Tonga
Paraguay Poland Republic Czech Republic Slovac Senegal Seychelles South Africa
Solomon Island Swaziland Taiwan Thailand Tunisia Uganda Uruguay
Vanuatu Zimbabwe
Con’t Appendix 2 Category III Albania Algeria Armenia Australia Austria Azerbaijan Bahrain
Balarus Brunei China Cuba Cyprus Egypt
Georgia Gibraltar Iraq Ireland Jamaica Jordan Kasakstan
Kenya Kuwait Kyrgyzatan Lebanon Libya Luxembourg Moldova
Mongolia Netherland Norway Qatar Romania Russia Spain
Sudan Tajikistan Turkmenistan Ukraine Uzbekistan
France
Niger
Singapore
Venezuela
Gambia Germany Guyana
Nigeria Saudi Arabia Serbia & Montenegro
Surinam Switzearland Syria
Yemen Zambia
Sweden Trinidad & Tobago Turkey
United Arab Emirates United Kingdom USA
Category IV Belgium
Canada
BosniaHerzegovina Croatia Brazil Benin Denmark
Category V Barbados Dubai Finland Japan
Hong kong Iran Italy Macau
Oman South Korea St. Lucia Mexico
LAMPIRAN KEPADA SUMBER RUJUKAN / PERATURAN
