PENGENDALIAN INTERN PERSEDIAAN BAHAN BAKU UNTUK KELANCARAN PRODUKSI PADA PT. GRAPHIKA BETON EVA SELVIANTI (100462201282) FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI Universitas Maritim Raja Ali Haji 2014 ABSTRAK Persediaan adalah salah satu aktiva penting yang dimiliki oleh perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu aktiva maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk menjaga persediaan tersebut dari hal-hal buruk yang mungkin terjadi. Oleh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku di PT. Graphika Beton sudah sesuai dengan unsur pengendalian intern atau belum. Yang menjadi objek penelitian ini adalah PT. Graphika Beton, yakni perusahaan industri yang bergerak dibidang penjualan beton. Untuk memperoleh data-data yang diperlukan, maka penulis menggunakan alat pengumpulan data berupa observasi dan wawancara. Dalam penelitian ini penulis menggunakan dua jenis data yaitu data primer dan data skunder. Dari hasil penelitian secara kesuluruhan penerapan pengendalian intern persediaan di PT. Graphika Beton sudah sesuai dengan unsurunsur pengendalian intern yaitu meliputi lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian dan pemantauan. Kata kunci : Unsur-unsur pengendalian intern, Persediaan.
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Persediaan bahan baku dalam suatu perusahaan manufaktur memiliki arti sangat penting karena persediaan bahan baku merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi kualitas produksi suatu perusahaan. Oleh karena itu, perlakuan akuntansi persediaan bahan baku yang baik harus diterapkan oleh pihak perusahaan untuk membantu kelancaran dalam kegiatan operasionalnya. Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk diolah dalam proses produksi atau dijual (Syakur, 2009). Persediaan
sangat rentan terhadap kerusakan maupun pencurian. Oleh karena itu diperlukan pengendalian intern yang bertujuan melindungi persediaan bahan baku tersebut dan juga agar nformasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya. Pengendalian intern persediaan dapat dilakukan dengan melakukan tindakan pengamanan untuk mencegah terjadinya kerusakan, pencurian, maupun penyimpangan lainnya. Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalai untuk mencatat permintaan, barang yang diterima tidak sesuai dengan pesanan, dan semua kemungkinan lainnya yang dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya ada di gudang. Untuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Ada beberapa bagian berkaitan dengan persediaan bahan baku, yaitu bagian pembelian, gudang dan akuntansi. Dalam teori yang terdapat dalam buku-buku referensi, terdapat pemisahan tanggungjawab masing-masing bagian secara tegas yang bertujuan untuk mencegah dan agar dapat dilakukan deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. Namun pada kenyataanya, dalam pengelolaan persediaan bahan baku pemisahan fungsi seringkali belum dilaksanakan dengan semestinya. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas, maka rumusan masalah penelitian ini adalah : “Apakah penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku di PT. Graphika Beton sudah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern ?” 1.3
Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini dilakukan adalah untuk mengetahui apakah penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku di PT. Graphika Beton sudah sesuai dengan unsurunsur pengendalian intern atau belum. 1.4
Manfaat Penelitian Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada beberapa pihak antara lain : a. Bagi Perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi PT. Graphika Beton sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan dalam meningkatkan kebijakan perusahaan atas pengendalian intern persediaan bahan baku. b. Bagi Akademisi Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi para akademisi sebagai referensi untuk menambah pengetahuan para akademisi mengenai pengendalian intern persediaan bahan baku dalam perusahaan industri.
c. Bagi Peneliti Hasil penelitian ini semoga dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya, dalam menambah pengetahuan dan memberikan keyakinan mengenai pengendalian intern persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan industri. d. Bagi Pembaca Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang akan melanjutkan penelitian sesuai dengan judul skripsi ini.
TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Persediaan Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk aktiva yang akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau aktiva yang dimasukkan secara langsung maupun tidak langsung kedalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual. (Stice dan Skousen, 2009:571) Menurut Soemarso (2009),Persediaan barang dagang (merchandise inventory) adalah barang-barang yang dimiliki perusahaan untuk dijual kembali, untuk perusahaan pabrik, termasuk dalam persediaan adalah barang-barang yang akan digunakan untuk proses produksi selanjutnya. Sedangkan pengertian persediaan menurut Syakur (2009:125), Persediaan meliputi segala macam barang yang menjadi objek pokok aktivitas perusahaan yang tersedia untuk diolah dalam proses produksi atau dijual. 2.1.1 Jenis-jenis Persediaan Menurut Imam Santoso (2007), jenis-jenis persediaan dikelompokkan sebagai berikut : 1. Bahan baku (raw material) Yaitu bahan baku yang akan diproses lebih lanjut dalam proses produksi. 2. Barang dalam proses (work in procces/good in procces) Yaitu bahan baku yang sedang diproses dimana nilainya merupakan akumulasi biaya bahan baku (raw material cost), biaya tenaga kerja (direct labor cost), dan biaya overhead (factory overhead cost). 3. Barang jadi (finished good) Yaitu barang jadi yang berasal dari barang telah selesai diproses dan tahap siap untuk dijual sesuai dengan tujuannya. 4. Bahan pembantu (factory/manufacturinf supplies) Yaitu bahan pembantu yang dibutuhkan dalam proses produksi namun tidak secara langsung dilihat secara fisik pada produk yang dihasilkan. 2.1.2 Metode Pencatatan Persediaan Ada dua macam metode pencatatan persediaan, Mulyadi (2010:556) yaitu metode mutasi persediaan (perpetual
inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian persediaan saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. 2.2 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008:216) dalam bukunya Auditing, mendefinisikan pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lain, yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tujuan. Sedangkan menurut Ardiyos (2010) dalam Kamus Besar Akuntansi, pengendalian intern adalah suatu sistem yang direncanakan guna membantu pimpinan perusahaan dalam pengendalian kelancaran operasional perusahaan dengan mencegah kemungkinan terjadinya penyelewengan, mengurangi tingkat kesalahan dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Menurut Hery (2009), pengendalian intern adalah seperangkat kebijakan dan prosedur untuk melindungi aktiva atau kekayaan perusahaan dari segala bentuk tindakan penyalahgunaan, menjamin tersedianya informasi akuntansi perusahaan yang akurat, serta memastikan bahwa semua ketentuan (peraturan) hukum atau undang-undang serta kebijakan manajemen telah dipatuhi atau dijalankan sebagaimana mestinya oleh seluruh karyawan perusahaan. 2.2.1 Tujuan Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008:180), tujuan pengendalian intern adalah untuk memberikan keyakinan memadai dalam pencapaian tiga golongan tujuan yaitu sebagai berikut: a. Keandalan informasi keuangan b. Kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi 2.2.2 Unsur-unsur Pengendalian Intern Unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari 5 unsur, menurut Mulyadi dalam bukunya auditing (2008:183-195) yaitu: 1. Lingkungan Pengendalian 2. Penaksiran Risiko 3. Informasi dan Komunikasi 4. Aktivitas Pengendalian 5. Pemantauan. 1. Lingkungan Pengendalian (control environment) Lingkungan pengendalian (control environment) adalah hal yang mendasar dalam komponen pengendalian intern. Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel
organisasi tentang pengendalian.(Mulyadi, 2008:183), Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur dalam organisasi. Menurut Mulyadi (2008:183), faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain, yaitu : a. Nilai integritas dan etika b. Komitmen terhadap kompetensi c. Dewan komisaris dan komite audit d. Filosofi dan gaya operasi manajemen e. Struktur organisasi f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab g. Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. 2. Penaksiran Risiko Menurut Hall Singleton (2007:29) dalam Nurmailiza (2010), Perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola berbagai resiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. Menurut Mulyadi (2008:188), penaksiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti : a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal. b. Perubahan standar akuntansi. c. Hukum dan peraturan baru. d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi. e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat didalam fungsi tersebut. 3. Informasi dan Komunikasi Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Transaksi terdiri dari pertukaran aktiva dan jasa antara entitas dengan pihak luar, dan transfer atau penggunaan aktiva dan jasa dalam entitas. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah salah saji dalam asersi manajemen dilaporan keuangan. (Mulyadi, 2008:188) Menurut Mulyadi dalam bukunya Auditing (2008:189), “sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi dicatat atau terjadi adalah :
a. b. c. d. e. f.
Sah. Telah diotorisasi Telah dicatat, Telah dinilai secara wajar, Telah dicatat dalam periode seharusnya, Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diperiksa dengan benar. Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada didalam maupun luar organisasi. Menurut Mulyadi (2008:189), “pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam struktur pengendalian intern”. 4. Aktivitas Pengendalian Menurut Mulyadi (2008:189), Aktivitas pengendalian (control activities) adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian tujuan entitas. Menurut Mulyadi (2008:189-195), aktivitas pengendalian dapat dikategorikan dalam berbagai aktivitas diantaranya : a. Otorisasi transaksi b. Pemisahan tugas c. Catatan akuntansi d. Pengendalian akses e. Verifikasi independen 5. Pemantauan Pemantauan (monitoring) adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan. (Mulyadi, 2008:195) METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian Dalam rangka penyusunan skripsi ini, penulis melakukan penelitian pada PT. Graphika Beton, yaitu sebuah perusahaan industri yang beralamat di jalan Baru Dompak KM. 8 Atas, Komplek Graphika Bussiness Center Tanjungpinang. 3.2
Jenis dan Sumber Data Dalam penelitian ini, penulis menggunakan dua jenis data, yaitu :
1. Data Primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari perusahaan atau data yang terjadi dilapangan yang diperoleh dari teknik wawancara, kemudian akan diolah oleh penulis, seperti : wawancara dengan staf bagian gudang. 2. Data Sekunder, yaitu data yang diperoleh dari perusahaan dalam bentuk yang sudah jadi, seperti : struktur organisasi, laporan pembelian persediaan dan laporan penjualan. 3.3
Jenis Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan adalah penelitian deskriptif. Menurut Sugiono (2007:11), “Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan antara variable satu dengan variabel yang lain. 3.4
Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan : 1. Teknik Wawancara, yaitu penulis melakukan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan pihak perusahaan, khususnya dengan bagian yang berhubungan dengan objek penelitian. 2. Teknik Observasi, yaitu metode pengumpulan data dengan melakukan pengamatan secara langsung maupun tidak langsung terhadap aktivitas yang berhubungan dengan pengendalian intern persediaan bahan baku pada PT. Graphika Beton. 3.5
Responden Responden dalam penelitian ini adalah orang-orang yang terkait dalam pengelola persediaan di PT. Graphika Beton baik secara langsung maupun tidak langsung, mulai dari gudang, pembelian, bagian akuntansi, marketing, keuangan serta tidak terkecuali unsur pimpinan yang dianggap dapat memberikan masukan dalam penulisan skripsi ini. 3.6
Metode Analisis Data Metode yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode dengan pendekatan kualitatif yaitu analisis deskriptif yang didasarkan pada penggambaran yang mendukung analisa tersebut, metode ini akan menganalisis penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku di PT. Graphika Beton apakah sudah sesuai dengan unsur pengendalian intern atau belum. PEMBAHASAN 4.1 Analisis Unsur-Unsur Pengendalian Intern Persediaan Bahan Baku 4.1.1 Lingkungan Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Pengendalian intern PT. Graphika Beton terhadap persediaan bahan baku dapat dijelaskan berdasarkan faktorfaktor yang menyusun lingkungan pengendalian dibawah ini : a. Nilai integritas dan etika PT. Graphika Beton sangat mengutamakan nilai integritas dan etika. Hal ini penting dalam pencapaian tujuan perusahaan. Nilai integritas dan etika manajemen didalam perusahaan dapat dilihat dengan adanya peraturanperaturan yang dibuat oleh perusahaan dimana karyawan harus mematuhi aturan tersebut untuk mewujudkan integritas dan loyalitas terhadap perusahaan. Menjaga etika manajemen sangat penting untuk menghindari penipuan dan kecurangan oleh karyawan. Oleh karena itu, PT. Graphika Beton menerapkan pengendalian intern untuk mengawasi hal tersebut, khususnya dalam pengendalian persediaan bahan baku. Hal ini diwujudkan dengan dilakukannya pengawasan terhadap proses transaksi pembelian persediaan bahan baku, penerimaan persediaan bahan baku, penyimpanan bahan baku hingga proses produksi dan penjualan. Menurut penulis, nilai integritas dan etika PT. Graphika Beton sudah cukup baik, dimana pengendalian intern yang memadai telah dijalankan oleh karyawan yang menjunjung tinggi integritas dan memiliki etika sehingga dapat terwujudnya tujuan pengendalian intern. b. Komitmen terhadap kompetensi Komitmen manajemen terhadap kompetensi yang dilakukan PT. Graphika Beton sudah cukup baik, hal ini dapat dilihat dengan adanya penempatan karyawan sesuai dengan bidang, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. Menurut penulis tindakan manajemen sudah cukup baik, untuk melaksanakan tugas secara efektif. c. Dewan komisaris dan komite audit Penulis tidak banyak memperoleh informasi mengenai masalah audit, karena PT. Graphika Beton tidak mempunyai komite audit. Komite audit perusahaan ini berkedudukan dikantor pusat. Namun kantor pusat akan mengirim tim audit untuk mengadakan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pengendalian intern persediaan dengan cara meminta laporanlaporan operasional terutama yang berhubungan dengan persediaan dan melakukan evaluasi. d. Filosofi dan gaya operasi manajemen Filosofi yang diterapkan PT. Graphika Beton dalam melaksanakan transaksi penjualan produk sangat mendukung dalam menciptakan lingkungan pengendalian yang memadai. Hal ini dapat dilihat dengan adanya bagian-bagian khusus yang melayani keluhan-keluhan pelanggan. PT. Graphika Beton sangat menjaga kepercayaan dari pelanggan/konsumen. Hal ini sangat penting karena perusahaan memiliki cukup banyak pesaing dan perusahaan tidak ingin kehilangan pelanggan. Selain itu, perusahaan juga menciptakan hubungan bisnis yang baik dengan para pelanggannya. Perusahaan berasumsi jika
pelayanan diberikan dengan maksimal, maka pelanggan akan senang berlangganan dengan perusahaan. Gaya operasi manajemen menekankan pentingnya laporanlaporan yang menunjukkan informasi yang benar/wajar tentang transaksi yang berhubungan dengan persediaan bahan baku, baik laporan pembelian, laporan penerimaan persediaan, laporan pengeluaran persediaan, laporan stock opname, dan laporan lainnya. Laporan-laporan tersebut dihasilkan melalui prosedur-prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta didukung oleh bukti-bukti kompeten yang cukup sehingga tercipta lingkungan pengendalian yang baik. Menurut penulis, filosofi dan gaya operasi manajemen yang dilaksanakan sudah cukup baik, yaitu laporan keuangan digunakan sebagai alat manajemen untuk mencerminkan kejujuran pertanggungjawaban keuangan kepada siapa saja baik konsumen, pemasok maupun pihak lainnya. e. Struktur organisasi Struktur organisasi perusahaan ini telah dirancang dan disusun dengan baik, yaitu secara fungsional yang terdiri dari fungsi gudang, fungsi produksi, fungsi Akuntans, fungsi administrasi, fungsi pemasaran, fungsi pembelian. Struktur organisasi PT. Graphika Beton telah sesuai dengan prinsipprinsip pembagian tugas fungsional dalam organisasi, yaitu : Fungsi operasi dan penyimpanan telah terpisah dengan fungsi akuntansi. Fungsi operasi berwenang dalam suatu kegiatan (pembelian), fungsi penyimpanan berwenang dalam menyimpan aktiva perusahaan (gudang), dan fungsi akuntansi berwenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan (akuntansi). Menurut penulis, pemisahan tugas fungsional PT. Graphika Beton sudah cukup baik, dilihat dalam pelaksanaan suatu transaksi mengenai persediaan ttelah mendukung penerapan unsur-unsur pengendalian intern. f. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab yang dilakukan oleh manajemen PT. Graphika Beton sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dengan adanya pembagian wewenang yang jelas kepada setiap pejabat di perusahaan. Menurut penulis, tindakan yang dilakukan oleh manajemen perusahaan sudah cukup baik dalam pencapaian tujuan perusahaan. g.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Kebijakan dan prosedur staf di perusahaan ini telah di terapkan cukup baik, hal ini memegang peranan yang penting bagi jalannya pengawasan karna karyawan merupakan komponen yang sangat penting dalam pelaksanaan pengendalian intern perusahaan. Dalam hal ini perusahaan telah menerapkan kebijakan perekrutan, pelatihan dan memberikan penghargaan sesuai dengan tanggung jawab setiap karyawan yang berprestasi. Dalam hal ini, perusahaan memberikan penghargaan pada karyawan yang berprestasi berupa bonus pada
setiap akhir tahun. Menurut penulis, kondisi seperti ini sudah cukup baik untuk membina kualitas karyawan yang kompeten dan jujur agar tercipta lingkungan pengendalian yang baik. 4.2.2 Penaksiran Risiko Penaksiran risiko yang dilakukan manajemen agar penyajian informasi persediaan bahan baku adalah wajar dan tepat waktu sudah cukup baik. Manajemen telah memahami dan mempelajari risiko-risiko yang ada serta membentuk tindakantindakan pengendalian yang diperlukan untuk menghadapi hal tersebut. Penentuan risiko persediaan bahan baku yang ada pada PT. Graphika Beton dilakukan atas pertimbangan persediaan bahan baku yang tidak sesuai untuk proses produksi, satu diantaranya pada kegiatan pembelian persediaan bahan baku pasir, dimana akan dilakukan uji kualitas dari persediaan bahan baku pasir, apakah sesuai dengan permintaan kualitas yang terdapat dalam surat order pembelian persediaan bahan baku tersebut. Hal ini dilakukan agar proses produksi dapat dilakukan dengan lancer dan menghasilkan produk sesuai dengan kualitas/mutu yang diinginkan konsumen.sehingga risiko berkurangnya produksi dan penjualan serta kerugian dapat di perkecil. Menurut penulis, manajemen cukup tanggap terhadap risiko-risiko yang telah di tentukan dan perubahan-perubahan yang harus dilakukan untuk bisa tetap bersaing dengan perusahaan lain. Dari segi teknologi informasi perusahaan telah menerapkan sistem komputerisasi informasi akuntansi dan keuangan. 4.2.3 Informasi dan komunikasi Sistem informasi dan komunikasi yang di lakukan oleh PT. Graphika Beton sudah cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari penyusunan prosedur yang jelas didalam perusahaan, termasuk dalam prosedur pengawasan persediaan bahan baku untuk kelancaran produksi, yang melibatkan fungsi terkait, dokumen dan catatan yang diperlukan serta laporan yang dihasilkan dan pencatatan kedalam catatan akuntansi harus didasarkan atas sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap yang di otorisasi oleh pihak yang berwenang. Sistem akuntansi PT. Graphika Beton sudah cukup memadai, hal ini dapat dilihat dari transaksi terjadi dicatatat apabila: 1. Sah. Pihak manajemen menganggap sah apabila penerimaan persediaan bahan baku sesuai dengan prosedur yang telah disepakati yaitu barang yang diterima harus sesuai dengan jumlah pemesananan. 2. Telah diotorisasi.
Pihak manajemen akan menerima persediaan bahan baku dari pemasok dan ditandatangani oleh pihak/bagian yang berwenang dalam transaksi tersebut. 3. Telah dicatat. Persediaan bahan baku yang diterima oleh perusahaan dengan menggunakan surat jalan dari pihak pemasok dan dicatat oleh bagian akuntansi. 4. Telah dinilai secara wajar. Persediaan bahan baku yang diterima harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku, misalnya persediaan diterima apabila sesuai dengan jenis, kualitas dari pesanan persediaan bahan baku tersebut. 5. Telah dicatat dalam periode seharusnya. Persediaan bahan baku yang sudah diterima dan surat jalan akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dicatat pada hari dan tanggal dengan surat jalan tersebut. 6. Telah dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diperiksa dengan benar. Surat yang diterima akan dimasukkan kedalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar oleh bagian akuntansi dan diketahui oleh pimpinan perusahaan. Menurut penulis, tindakan yang dilakukan sudah cukup baik, dilihat dari penyusunan kebijakan dan prosedur didalam perusahaan mengenai pengelolaan persediaan dan telah mendukung penerapan pengendalian intern yang baik. Serta mencegah salah saji didalam laporan keuangan, khususnya laporan yang berhubungan dengan persediaan bahan baku. 4.2.4 Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian persediaan bahan baku pada PT. Graphika Beton meliputi kebijakan dan prosedur yang dibuat oleh perusahaan ini untuk memberikan kemungkinan yang memadai bahwa sistem pengendalian persediaan bahan baku yang ditetapkan telah dilaksanakan. a. Otorisasi Transaksi Otorisasi atas transaksi dan aktivitas dengan pembubuhan tanda tangan oleh pejabat yang berhubungan dengan dokumen untuk transaksi tersebut, misalnya dalam transaksi pembelian persediaan laporan permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian, laporan penerimaan otorisasi oleh fungsi penerimaan, otorisasi pada bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya transaksi pembelian dilakukan oleh fungsi akuntansi. Menurut penulis, pemberian otorisasi atas transaksi dan aktivitas ini sudah cukup memadai dalam melaksanakan pengendalian intern persediaan bahan baku. b. Pemisahan Tugas PT. Graphika Beton telah melaksanakan pemisahan tugas yang cukup pada setiap transaksi atau kegiatan yang berkaitan dengan persediaan bahan baku. Satu diantaranya
adalah pada kegiatan transaksi pembelian persediaan bahan baku dapat dilihat bahwa ada pembagian tugas yang jelas, yakni : 1) Mengajukan permintaan pembelian persediaan bahan baku dan menyimpan persediaan di PT. Graphika Beton dilakukan oleh fungsi gudang. 2) Melakukan pemesanan persediaan bahan baku kepada pemasok oleh fungsi pembelian. 3) Menerima dan menolak persediaan bahan baku yang diterima dari pemasok oleh fungsi penerimaan 4) Mengarsipkan bukti kas keluar didalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar sebagai catatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dan mencatat persediaan yang diterima dari transaksi pembelian didalam kartu persediaan. Menurut penulis, tindakan manajemen dalam pemisahan tugas dalam setiap transaksi sudah cukup baik, sehingga dapat dilakukannya deteksi segera atas kesalahan dan ketidakberesan atas pelaksanaan tugas yang dibebankan kepada seseorang. c. Catatan Akuntansi PT. Graphika Beton telah membuat dokumen-dokumen dan catatan-catatan yang bertujuan untuk pengawasan persediaan bahan baku. Selain itu, dokumen-dokumen juga memiliki nomor urut tercetak pada dokumen-dokumen dan catatan-catatan untuk menghindari penggunaan formulir/bukti transaksi yang lebih dari satu kali. Menurut penulis, kondisi seperti ini sudah cukup baik, sehingga karyawan lebih berhati-hati dan bertanggungjawab dalam penggunaan formulir dan bukti transaksi lainnya. d. Pengendalian Akses Perlindungan fisik atas persediaan bahan baku pada PT.Graphika Beton sudah cukup efektif, yakni dengan tersedianya gudang sebagai tempat penyimpanan yang dilengkapi dengan perlengkapan untuk menanggulangi bahaya kebakaran, serta dikunci oleh karyawan yang bertanggungjawab atas tugas tersebut setelah jam kerja selesai. Perlindungan fisik terhadap dokumen-dokumen dan catatan-catatan juga dilakukan dengan baik, yaitu dokumen-dokumen dan catatancatatan tersebut di simpan dan diarsipkan dalam blinder map sebagai tempat penyimpanan dan tetap menyimpan catatancatatan yang rusak dalam catatan manual. Menurut penulis, kebijakan perusahaan dalam mewujudkan perlindungan fisik terhadap persediaan dan catatan, serta aktiva perusahaan sudah cukup memadai dalam mewujudkan penerapan pengendalian intern yang baik. e. Verifikasi independen Perusahaan telah melaksanakan pemisahan fungsi yang berhubungan dengan pengawasan persediaan. Kebijakan perusahaan ini secara tidak langsung menciptakan suatu pengecekan yang independen diantara bagian-bagian yang
melakukan penjualan, mengeluarkan persediaan untuk proses produksi, mengirim hasil produksi kepelanggan, yang mencatat dan bagian yang membuat faktur. Menurut penulis, pemisahan fungsi ini akan secara otomatis menciptakan verifikasi independen terhadap pelaksanaan masing-masing fungsi dalam pelaksanaan suatu transaksi khususnya pada transaksi yang berhubungan dengan persediaan bahan baku. 4.2.5 Pemantauan/Pengawasan Pemantauan dilakukan agar dapat membantu manajemen untuk mengetahui ketidakefektifan pelaksanaan unsur-unsur pengendalian yang lain. PT. Graphika Beton melakukan pemantauan persediaan bahan baku untuk kelancaran produksi dengan melakukan stock opname setiap bulannya untuk disesuaikan dengan perkembangan permintaan pelanggan. Evaluasi agar penyimpangan yang ditemukan juga merupakan tanggapan yang baik dalam mencerminkan adanya kesadaran akan pentingnya pengendalian yang tertanam dalam diri manajemen. Menurut penulis, dalam hal pemantauan, PT.Graphika Beton telah melakukan aktivitas pemantauan pada persediaan bahan baku dilakukan sudah cukup baik dalam mendukung terciptanya penerapan unsur-unsur pengendalian intern dalam perusahaan. Berdasarkan hasil penelitian, berikut ini penerapan unsur-unsur pengendalian intern di PT. Graphika Beton yaitu : Tabel 4.2 Unsur-unsur Pengendalian Intern No
Kode
I 1101 1102 1103 1104 1105 1106 1107 II III IV
V
1201 1301 1401 1402 1403 1404 1405 1501
Unsur-unsur Pengendalian Intern Pada PT. Graphika Beton Lingkungan Pengendalian Nilai integritas dan etika Komitmen terhadap Kompetensi Dewan komisaris dan komite audit Filosofi dan gaya operasi manajemen Struktur organisasi Pembagian wewenang dan pembebanan tanggungjawab Kebijakan dan praktik sumber daya manusia Penaksiran risiko Informasi dan komunikasi Aktivitas pengendalian Otorisasi transaksi Pemisahan tugas Catatan akuntansi Pengendalian akses Verifikasi independen Pemantauan
Ada
Tidak Ada
√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
BAB V PENUTUP 1.1
Kesimpulan Setelah menganalisis penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku di PT. Graphika Beton secara keseluruhan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan : 1. Lingkungan pengendalian yang dilakukan perusahaan atas persediaan sudah cukup baik. Hal ini dilihat dari berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian perusahaan. 2. Penaksiran risiko yang dilakukan perusahaan atas persediaan bahan baku sudah cukup baik. Hal ini terlihat dari pihak manajemen yang cukup tanggap terhadap risikorisiko yang telah di tentukan dan perubahan-perubahan yang harus dilakukan untuk bisa tetap bersaing dengan perusahaan lain. Dari segi teknologi informasi perusahaan telah menerapkan sistem komputerisasi informasi akuntansi dan keuangan. 3. Pelaksanaan informasi dan komunikasi atas persediaan bahan baku secara umum sudah cukup baik dalam mendukung penerapan pengendalian intern. Fungsi-fungsi yang terlibat, prosedur-prosedur, dokumen dan catatan yang diperlukan dibentuk dan dikoordinasikan sedemikian rupa agar informasi persediaan bahan baku yang wajar dapat dihasilkan dan dikomunikasikan setiap hari. 4. Aktivitas pengendalian yang dilakukan terhadap pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran persediaan juga sudah cukup baik. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas yang jelas pada fungsifungsi terkait. Setiap transaksi dan aktivitas perusahaan juga telah diotorisasi oleh pegawai yang berwenang, serta dokumen-dokumen yang digunakan dalam setiap transaksi tersebut telah mempunyai nomor urut tercetak sehingga telah memadai dalam menciptakan aktivitas pengendalian terhadap persediaan bahan baku. Pengawasan fisik atas persediaan dan catatan, serta pengecekan independen atas pelaksanaaan kinerja perusahaan juga telah memadai karna adanya kejelasan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab. 5. Pemantauan terhadap pengendalian intern persediaan dilaksanakan melalui kegiatan stock opname setiap bulan. 1.2 Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis berusaha memberikan saran kepada PT. Graphika Beton yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam penerapan pengendalian intern persediaan bahan baku. Adapun saran yang dapat diberikan oleh penulis adalah: sebaiknya perusahaan melakukan pembentukan komite audit, hal ini dilakukan untuk memperkuat independensi yang dipercaya untuk menilai kewajaran pertanggungjawaban keuangan yang dilakukan oleh pihak manajemen.
